Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
diprogramkan. Hal ini tidak sesuai dengan sub clause 8.2.2 audit internal.
Selain itu juga dapat menimbulkan dampak dan menghambat
perencanaan realisasi produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan
atau sub clause 7.1 perencanaan realisasi produk. Ketidaksesuaian yang
tidak segera diperbaiki dan dibiarkan begitu saja juga menunjukkan
komitmen manajemen yang lemah atau tidak sesuai dengan sub clause
5.1. Komunikasi internal yang tidak effektif antar personel, bertentangan
dengan sub clause 5.5.3. Juga manajemen tidak memenuhi persyaratan
pada sub clause 8.5.2 tindakan perbaikan, dimana organisasi harus
segera melakukan tindakan perbaikan untuk menghilangkan penyebab
penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah kejadian tersebut terulang
kembali.
Kasus (7) Situasi :
Sebuah bank memiliki berbagai layanan kepada customer (misalnya
layanan tabungan bagi perorangan dan perusahaan). Namun, hanya
menerapkan system manajemen mutu untuk pelaksanaan internet
banking, dan untuk pelayanan ini bank menyatakan telah memenuhi
kesesuaian dengan ISO 9001:2008. Dalam panduan mutu, juga jelas
dicantumkan area-area yang menerapkan ISO 9001:2008 dan semua
persyaratan dalam standard pelayanan internet banking nya kecuali
untuk sub clause 7.5.4 barang milik pelanggan. Pengecualian tersebut
dilakukan karena bank tidak merasa bahwa dalam pelayanan internet
banking mereka tidak berhubungan dengan barang milik pelanggan.
Pembahasan : Dapatkan bank mengecualikan sub clause 7.5.4 barang
milik pelanggan dalam penerapan system manajemen Terdokumentasinya dan menyatakan kesesuaian SMM-nya dengan ISO 9001:2008 ?
Keputusan yang diambil oleh bank untuk mengecualikan sub clause 7.5.4
barang milik pelanggan adalah tidak tepat, karena bank juga menerima
informasi yang diberikan pelanggannya dalam pelayanan internet banking
tersebut, seperti data data pribadi atau data rahasia. Sub clause 7.5.4
barang milik pelanggan pada ISO 9001:2008 menuntut perusahaan untuk
menjaga barang milik pelanggan selama berada di dalam pengawasan
perusahaan atau selama digunakan oleh perusahaan. Dalam catatan sub
clause 7.5.4 barang milik pelanggan, telah jelas dicantumkan bahwa
barang milik pelanggan dapat meliputi hak kekayaan intelektual dan data
pribadi. Dalam situasi ini, bank memegang data rahasia pelanggan yang
penting
dalam
penggunaan
pelayanan
internet
banking
yang
disediakannya (contohnya: nomor PIN pelanggan). Maka, bank harus
memasukkan sub clause 7.5.4 barang milik pelanggan kedalam SMM-nya.
Apabila tidak diterapkan, maka dapat dijadikan temuan oleh auditor.
Kasus (8) Situasi :
Sebuah perusahaan elektronik PT. XYZ membngun sebuah pabrik baru
untuk perakitan ponsel, sebagai sub kontraktornya. Perusahaan tersebut
hanya memiliki satu pelanggan dan pelanggan tersebut bertanggung
jawab menangani dan menyediakan desain produk, memberitahukan
PT. DNM meliputi rapat untuk review desain, serta verifikasi dan validasi
kegiatan desain. Sebagai tambahan, manajer proyek juga bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa kegiatan desain memenuhi persyaratan
ISO 9001:2008 sub clause 7.3 Desain dan pengembangan. Sedangkan PT.
FNR mengecualikan sub clause 7.3 dari system manajemen mutu
perusahaannya dengan alasan kegiatan desain telah diserahkan kepada
tenaga outsourcing.
Pembahasan : Apakah perusahaan PT. DNM diperbolehkan untuk
mengecualikan sub clause 7.3 Desain dan pengembangan produk dalam
dokumen system manajemen Terdokumentasinya yang disusun
berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008? Keputusan perusahaan untuk
mengecualikan sub clause 7.5.3 identifikasi dan kemampuan telusur
diperbolehkan. Karena dalam ISO 9001:2008 ketertelusuran hanya
diperlukan
apabila
disyaratkan.
Kasus (11) Situasi :
Sebuah perusahaan konsultasi PT.DKM memberikan jasa audit internal
untuk perusahaan perusahaan kecil yang menerapkan system
manajemen mutu yang sesuai dengan ISO 9001:2008. PT.DKM
mengembangkan metodologi dan perangkatnya untuk penunjang
pelaksanaan audit internal perusahaan pelanggan berdasarkan ISO
19001:2002. Jasa yang diberikan termasuk hasil akhir berupa penulisan
Laporan audit internal dan semua data pendukung dari audit yang
dilakukan. PT.DKM tidak termasuk sub clause 7.3 desain dan
pengembangan produk dengan alasan bahwa sebagai penyedia jasa,
perusahaan tidak memiliki aktivitas desain dan pengembangan produk.
Pembahasan : Apakah diperbolehkan bagi PT. DKM untuk mengecualikan
sub clause 7.3 Desain dan pengembangan produk dalam dokumen system
manajemen Terdokumentasi-nya dan menyatakan telah memenuhi
persyaratan ISO 9001:2008? Keputusan PT.DKM untuk mengecualikan
sub clause 7.3 Desain dan pengembangan produk tidak tepat karena
perusahaan telah melakukan pengembangan layanan jasa untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan, termasuk mengembangkan metodologi
dan perangkatnya untuk pelaksanaan audit dan penyampaian laporan
tertulis.
Kasus (12) Situasi :
Sebuah perusahaan konsultan PT.ABCD menyediakan layanan audit
keuangan untuk perusahaan besar. Produk yang diberikan kepada
pelanggan berupa laporan audit keuangan internal. Didalam kontrak yang
ditetapkan, dinyatakan bahwa kontrak selesai apabila PT.ABCD telah
memberitahukan, mengklarifikasi, dan mereview laporan bersama
pelanggan, serta telah meminta persetujuan pelanggan yang ditandai
penandatanganan laporan oleh pelanggan. Segala kegiatan selama
penandatanganan, merupakan isi dari kontrak tambahan. PT.ABCD
menyatakan system manajemennya telah memenuhi persyaratan ISO
Direktur Pemasaran
Kesimpulan audit :
Berdasarkan temuan (bukti) yang diperoleh selama audit yang dilakukan,
dapat disimpulkan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
Kondisi:
Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk
produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat,
sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan
penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku
sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi hanya
mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal pengiriman yang ditetapkan.
Karena proses produksi harus terus berjalan, supervisor
memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan
bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya diproses,
yang menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai
15% untuk produk nonsutra.
Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal
penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin
dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang berakibat
terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.
Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari
pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam
jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang menyebabkan tertundanya
pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.
Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak
disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan, yang
menyebabkan terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam
seminggu.
Kriteria:
Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara
ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal
produksi setiap jenis produk.
2.
Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :
a.
Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi
setiap bulan untuk setiap jenis barang,
1.
b.
c.
d.
3.
a.
b.
c.
4.
5.
6.
Penyebab:
Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan
Saat beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi
sering belum siap karena masih diperbaiki
3.
Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar
untuk melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan
(perubahan) permintaan dari pelanggan.
4.
Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara
bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas
produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
1.
2.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Akibat:
Laba menurun selama 2 tahun terakhir secara signifikan
Pengiriman barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk
setiap pesanan
Proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu
Terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur
Tengah menunda pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan
memenuhi pesanan berikutnya.
Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk
yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan
jadwal pesanan yang telah ditetapkan.
Pasar dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume
penjualan tahun lalu yang mencapai 525 miliar.
Pejabat yang bertanggung jawab:
Direktur Utama dan Manajer Produksi
Rekomendasi :
Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus
menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini
dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
1.
Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang
tidak memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan
perubahan jadwal jika ada tambahan (perubahan) pesanan dari
pelanggan
2.
Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku,
dan pemeliharaan fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian
program
3.
Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak
selalu tepat dengan jadwal penggunaannya
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan
rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil
manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.