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MANUAL DE CARGOS E FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

ECSP

Maio de 2010
Índice

Diretor Administrativo e Financeiro 03


Assistente Financeiro 04
Assistente de Recursos Humanos
05
Assistente Administrativo
06
Secretária/Assistente Diretoria
07
Recepcionista 08
Suporte de Informática 09
Copeira 10
Faxineira 11
Manutenção Geral
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Diretor Administrativo Financeiro

O Diretor Administrativo e Financeiro tem a incumbência de representar


a Diretoria da EC nos moldes e limites estabelecidos em Regulamento
Interno.

Tem como principal incumbência a coordenação e supervisão da área


administrativa e financeira, visando fornecer a Diretoria subsídios para
controle geral da empresa.

O Diretor contará com o suporte de uma consultoria externa para


estruturação da área e desenvolvimento de instrumentos e relatórios
que facilitem o controle e gerenciamento do setor.

Atribuições:

- coordenação do setor administrativo e financeiro


- acompanhamento dos investimentos financeiros
- controles estatísticos: resultados de clientes e ou contratos
- assinatura de cheques, juntamente com outro integrante da
Diretoria
- supervisão do trabalho desenvolvido pelos assistentes
administrativo, financeiro e de recursos humanos
- aprovação de férias da equipe administrativa e financeira
- aprovação da contratação de nos funcionários ligados ao setor

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- análise de compra de equipamentos e serviços de valor superior
ao limite estabelecido pela Diretoria
- comunicação entre o setor e Diretoria

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Assistente Financeiro

Atribuições:
- alimentação do sistema financeiro vigente
- elaborar relatórios gerenciais conforme orientação do Diretor
Administrativo e Financeiro
- elaborar todas as rotinas relativas a contas a pagar, a receber,
fluxo de caixa, reembolso de despesas
- efetuar conciliação bancária diária
- controle de despesas reembolsáveis e adiantamentos
- interação com os gerentes de conta, negociação de taxas,
empréstimos e serviços bancários
- controle de serviços terceirizados ligados ao seu setor
- controle e acompanhamento financeiro de contratos e cobrança
de inadimplentes
- confidencialidade de dados e informações
- backup diário de dados do seu setor
- conferência da folha de pagamento
- fornecer ao contador dados e documentos necessários à
contabilidade
- controle e coordenação do office-boy
- controle e circulação de correspondência e documentos em geral
relacionados a sua área

Perfil profissional:
- Instrução: segundo grau completo ou superior em curso
- Experiência: três anos na função
- Aptidões: desenvoltura para relacionamento com clientes,
habilidade em cálculos e operações financeiras, domínio de Excel
e desenvoltura em lidar com softwares financeiros.

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Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min
Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido

Reporte Imediato: Diretor Administrativo e Financeiro


Reporte Mediato: Diretoria

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Assistente de Recursos Humanos

Atribuições:
- seleção de funcionários ligados ao setor administrativo e
financeiro
- entrevista de desligamento de funcionários
- rescisão de contrato de trabalho, juntamente com contador
- controle junto ao contador do processo de regularização e
formalização de contrato de trabalho entre agencia e
colaboradores
- controle e requisição de VR e VT
- atualização de manuais organizacionais e de procedimentos
internos
- controle de férias, licença maternidade e licença remunerada
- controle de jornada de trabalho dos profissionais, incluindo faltas,
atestados médicos etc
- recepção e orientação a novos colaboradores quanto as normas e
políticas internas da agência

Perfil profissional:
- Instrução: segundo grau completo ou superior em curso
- Experiência: dois anos na função
- Aptidões: desenvoltura para relacionamento interpessoal,
conhecimento de cálculos e operações financeiras, senso de
organização e domínio de Excel.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min


Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido

Reporte Imediato: Diretor Administrativo e Financeiro


Reporte Mediato: Diretoria

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Assistente Administrativo

Atribuições:
- cotação de preço;
- compras e controle de estoque;
- coordenação e supervisão da recepção, copa e limpeza;
- coordenação e supervisão dos serviços relacionados a
manutenção do espaço físico e decoração;
- coordenação do suporte de informática;
- preparo de informações conforme solicitação da chefia;
- arquivo de documentos ligados ao seu setor;
- divulgação de informações e comunicados aos colaboradores
quando solicitado;
- colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela
administração;
- supervisão das atividades desenvolvidas por seus subordinados.

Perfil Profissional:
- Instrução: segundo grau completo ou superior em curso.
- Experiência: dois anos como auxiliar de escritório, ou um ano na
função.
- Aptidões: versatilidade, iniciativa, boa redação, disponibilidade
para trabalhos extraordinários e conhecimentos de informática -
nível intermediário.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min


Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido

Reporte Imediato: Diretor Administrativo e Financeiro

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Reporte Mediato: Diretoria

Secretária/Assistente de Diretoria

Atribuições:
- trabalhos pertinentes à secretaria, datilografia de textos, controle
de agenda, apoio ao trabalho da respectiva chefia;
- efetuar ligações para a chefia;
- recepção e transmissão de recados;
- redação própria para correspondências rotineiras;
- execução de atividades ligadas a assuntos particulares da chefia;
- coordenação dos trabalhos da chefia com sua equipe se
solicitado;
- organização e manutenção de arquivo de correspondências e
documentos particulares da chefia.

Perfil profissional:
- Instrução mínima: segundo grau completo e/ou técnico de
secretariado com registro no DRT, boa redação, discrição,
- Experiência: três anos na função.
- Aptidões: boa redação, discrição, dinamismo, iniciativa,
versatilidade para lidar com diferentes assuntos, conhecimentos
de informática – nível intermediário.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min


Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido

Reporte Imediato: Diretoria


Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Recepcionista

Atribuições:
- Atendimento e transferência de ligações;
- anotação e transmissão de recados para todos os profissionais;
- recepção e atendimento a pessoas e/ou clientes encaminhando a
quem de direito, de acordo com o assunto a ser tratado;
- solicitação do serviço da copeira sempre que necessário;
- atualização de cadastro de clientes conforme informações
enviadas pelo setor de atendimento;
- protocolo e recepção de correspondências e documentos,
encaminhando ao responsável pela circulação para distribuição
interna;
- controlar a agenda da sala de reuniões;
- operação do sistema de telefonia;
- manutenção da recepção organizada;
- colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela
administração;

Perfil profissional:
- Instrução mínima desejável: segundo grau completo.
- Experiência: dois anos na função.
- Aptidões: boa aparência, desembaraço, dinamismo, habilidade no
trato com o público, senso de organização, boa dicção para
atender e efetuar ligações telefônicas.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 08h30min às 18h00min


Horário de almoço: 12h00min às 13h30min

Reporte Imediato: Assistente Administrativo


Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Suporte de TI

Atribuições:
- suporte e treinamento aos usuários
- manutenção dos equipamentos
- instalação e configuração de softwares
- análise de soluções e produtos de TI a serem adquiridos
- acompanhamento na implantação de novos sistemas e projetos
ligados a TI
- Suporte a sistemas operacionais, a redes de computadores e
Intranets
- Backup diário e controle de antivírus em todas as máquinas
- Interação com fornecedores de TI

Perfil profissional:
- Instrução mínima desejável: ensino superior na área de
informática, ainda que em andamento.
- Experiência: um ano na função.
- Aptidões: habilidade no trato com o público, iniciativa, agilidade,
senso de organização.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min


Horário de almoço: das 12h30min às 13h30min

Reporte Imediato: Assistente Administrativo


Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Copeira

Atribuições:
- preparo de café, chá, bem como manutenção das garrafas
térmicas disponíveis no escritório;
- limpeza da louça e da copa;
- conservação das salas de reunião limpas e organizadas;
- serviço de café, chá e água nas reuniões;
- preparo de lanches em reuniões quando necessário;
- recolhimento do lixo dos banheiros do 2º andar e dos cestos em
geral, colocando-os na área externa da casa;
- controle de material de consumo e de limpeza da copa;
- manutenção e utilização do uniforme de trabalho;
- conservação dos equipamentos sob sua responsabilidade;
- limpeza dos banheiros localizados no 2º andar, do estúdio, do
depósito e de outras áreas internas da casa conforme cronograma
definido pela chefia;
- colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela
administração.

Perfil profissional:
- Instrução mínima desejável: primeiro grau.
- Experiência: um ano na função com referências.
- Aptidões: boa aparência, discrição, organização, iniciativa e
habilidade no trato com o público.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h30min às 19h00min


Horário de almoço: 13h30min às 15h00min

Reporte Imediato: Assistente Administrativo


Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Faxineira

Atribuições:
- fazer o café da copa assim que chegar ao trabalho;
- manutenção da copa limpa em conjunto com a copeira;
- limpeza de vidros, piso, estúdio, depósito, banheiro do subsolo e
do térreo entre outras áreas internas da casa conforme
cronograma desenvolvido pela chefia;
- recolhimento do lixo dos banheiros do subsolo e do térreo;
- controle de material de limpeza;
- manutenção e utilização do uniforme de trabalho;
- conservação dos equipamentos sob sua responsabilidade;
- colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela
administração.

Perfil profissional:
- Instrução mínima desejável: primeiro grau.
- Experiência: um ano na função com referências.
- Aptidões: discrição, iniciativa e senso de organização.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 07h00min às 16h00min


Horário de almoço: 11h00min às 12h00min

Reporte Imediato: Assistente Administrativo


Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Manutenção Geral

Atribuições:
- conservação das áreas internas e externas da casa, como pintura,
consertos e instalações em geral;
- manutenção do jardim;
- limpeza das áreas externas da casa como cobertura, garagem e
vidros conforme cronograma definido pela chefia;
- conservação dos equipamentos e materiais sob sua
responsabilidade;
- manutenção e utilização do uniforme de trabalho;
- recolhimento do lixo do setor de criação;
- encaminhar o lixo reciclável para área externa da casa;
- colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela
administração.

Perfil profissional:
- Instrução mínima desejável: primeiro grau.
- Experiência: um ano na função com referências.
- Aptidões: discrição, habilidade manual para consertos e
instalações, iniciativa e senso de organização.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 07h00min às 16h00min


Horário de almoço: 11h30min às 12h30min

Reporte Imediato: Assistente Administrativo


Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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