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Manual de Cargos e Funções Administrativas Maio de 2010

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MANUAL DE CARGOS E FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

ECSP

Maio de 2010

Índice

Diretor Administrativo e Financeiro Assistente Financeiro Assistente de Recursos Humanos 05 Assistente Administrativo 06 Secretária/Assistente Diretoria 07 Recepcionista Suporte de Informática Copeira Faxineira Manutenção Geral 12

03 04

08 09 10 11

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Diretor Administrativo Financeiro O Diretor Administrativo e Financeiro tem a incumbência de representar a Diretoria da EC nos moldes e limites estabelecidos em Regulamento Interno. Tem como principal incumbência a coordenação e supervisão da área administrativa e financeira, visando fornecer a Diretoria subsídios para controle geral da empresa. O Diretor contará com o suporte de uma consultoria externa para estruturação da área e desenvolvimento de instrumentos e relatórios que facilitem o controle e gerenciamento do setor. Atribuições: coordenação do setor administrativo e financeiro acompanhamento dos investimentos financeiros controles estatísticos: resultados de clientes e ou contratos assinatura de cheques, juntamente com outro integrante da Diretoria supervisão do trabalho desenvolvido pelos assistentes administrativo, financeiro e de recursos humanos aprovação de férias da equipe administrativa e financeira aprovação da contratação de nos funcionários ligados ao setor 3

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análise de compra de equipamentos e serviços de valor superior ao limite estabelecido pela Diretoria comunicação entre o setor e Diretoria

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Assistente Financeiro Atribuições: alimentação do sistema financeiro vigente elaborar relatórios gerenciais conforme orientação do Diretor Administrativo e Financeiro elaborar todas as rotinas relativas a contas a pagar, a receber, fluxo de caixa, reembolso de despesas efetuar conciliação bancária diária controle de despesas reembolsáveis e adiantamentos interação com os gerentes de conta, negociação de taxas, empréstimos e serviços bancários controle de serviços terceirizados ligados ao seu setor controle e acompanhamento financeiro de contratos e cobrança de inadimplentes confidencialidade de dados e informações backup diário de dados do seu setor conferência da folha de pagamento fornecer ao contador dados e documentos necessários à contabilidade controle e coordenação do office-boy controle e circulação de correspondência e documentos em geral relacionados a sua área Perfil profissional: Instrução: segundo grau completo ou superior em curso Experiência: três anos na função Aptidões: desenvoltura para relacionamento com clientes, habilidade em cálculos e operações financeiras, domínio de Excel e desenvoltura em lidar com softwares financeiros.

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Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido Reporte Imediato: Diretor Administrativo e Financeiro Reporte Mediato: Diretoria

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Assistente de Recursos Humanos Atribuições: seleção de funcionários ligados ao setor administrativo e financeiro entrevista de desligamento de funcionários rescisão de contrato de trabalho, juntamente com contador controle junto ao contador do processo de regularização e formalização colaboradores controle e requisição de VR e VT atualização de manuais organizacionais e de procedimentos internos controle de férias, licença maternidade e licença remunerada controle de jornada de trabalho dos profissionais, incluindo faltas, atestados médicos etc recepção e orientação a novos colaboradores quanto as normas e políticas internas da agência Perfil profissional: Instrução: segundo grau completo ou superior em curso Experiência: dois anos na função Aptidões: desenvoltura para relacionamento interpessoal, conhecimento de cálculos e operações financeiras, senso de organização e domínio de Excel. Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido Reporte Imediato: Diretor Administrativo e Financeiro Reporte Mediato: Diretoria 7 de contrato de trabalho entre agencia e

Assistente Administrativo Atribuições: cotação de preço; compras e controle de estoque; coordenação e supervisão da recepção, copa e limpeza; coordenação e supervisão dos serviços relacionados a manutenção do espaço físico e decoração; coordenação do suporte de informática; preparo de informações conforme solicitação da chefia; arquivo de documentos ligados ao seu setor; divulgação de informações e comunicados aos colaboradores quando solicitado; colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela administração; supervisão das atividades desenvolvidas por seus subordinados.

Perfil Profissional: Instrução: segundo grau completo ou superior em curso. Experiência: dois anos como auxiliar de escritório, ou um ano na função. Aptidões: versatilidade, iniciativa, boa redação, disponibilidade para trabalhos extraordinários e conhecimentos de informática nível intermediário. Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido Reporte Imediato: Diretor Administrativo e Financeiro 8

Reporte Mediato: Diretoria

Secretária/Assistente de Diretoria Atribuições: trabalhos pertinentes à secretaria, datilografia de textos, controle de agenda, apoio ao trabalho da respectiva chefia; efetuar ligações para a chefia; recepção e transmissão de recados; redação própria para correspondências rotineiras; execução de atividades ligadas a assuntos particulares da chefia; coordenação dos trabalhos da chefia com sua equipe se solicitado; organização e manutenção de arquivo de correspondências e documentos particulares da chefia. Perfil profissional: Instrução mínima: segundo grau completo e/ou técnico de secretariado com registro no DRT, boa redação, discrição, Experiência: três anos na função. Aptidões: boa redação, discrição, dinamismo, iniciativa, versatilidade para lidar com diferentes assuntos, conhecimentos de informática – nível intermediário. Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min Horário de almoço: 60 minutos em horário indefinido Reporte Imediato: Diretoria Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Recepcionista Atribuições: Atendimento e transferência de ligações; anotação e transmissão de recados para todos os profissionais; recepção e atendimento a pessoas e/ou clientes encaminhando a quem de direito, de acordo com o assunto a ser tratado; solicitação do serviço da copeira sempre que necessário; atualização protocolo interna; controlar a agenda da sala de reuniões; operação do sistema de telefonia; manutenção da recepção organizada; colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela administração; Perfil profissional: Instrução mínima desejável: segundo grau completo. Experiência: dois anos na função. Aptidões: boa aparência, desembaraço, dinamismo, habilidade no trato com o público, senso de organização, boa dicção para atender e efetuar ligações telefônicas. Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 08h30min às 18h00min Horário de almoço: 12h00min às 13h30min Reporte Imediato: Assistente Administrativo Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro 10 e de cadastro de de clientes conforme e informações documentos, enviadas pelo setor de atendimento; recepção correspondências encaminhando ao responsável pela circulação para distribuição

Suporte de TI Atribuições: suporte e treinamento aos usuários manutenção dos equipamentos instalação e configuração de softwares análise de soluções e produtos de TI a serem adquiridos acompanhamento na implantação de novos sistemas e projetos ligados a TI Suporte a sistemas operacionais, a redes de computadores e Intranets Backup diário e controle de antivírus em todas as máquinas Interação com fornecedores de TI

Perfil profissional: Instrução mínima desejável: ensino superior na área de informática, ainda que em andamento. Experiência: um ano na função. Aptidões: habilidade no trato com o público, iniciativa, agilidade, senso de organização. Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h00min às 18h00min Horário de almoço: das 12h30min às 13h30min Reporte Imediato: Assistente Administrativo Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Copeira Atribuições: preparo de café, chá, bem como manutenção das garrafas térmicas disponíveis no escritório; limpeza da louça e da copa; conservação das salas de reunião limpas e organizadas; serviço de café, chá e água nas reuniões; preparo de lanches em reuniões quando necessário; recolhimento do lixo dos banheiros do 2º andar e dos cestos em geral, colocando-os na área externa da casa; controle de material de consumo e de limpeza da copa; manutenção e utilização do uniforme de trabalho; conservação dos equipamentos sob sua responsabilidade; limpeza dos banheiros localizados no 2º andar, do estúdio, do depósito e de outras áreas internas da casa conforme cronograma definido pela chefia; colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela administração. Perfil profissional: Instrução mínima desejável: primeiro grau. Experiência: um ano na função com referências. Aptidões: boa aparência, discrição, organização, iniciativa e habilidade no trato com o público. Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 09h30min às 19h00min Horário de almoço: 13h30min às 15h00min Reporte Imediato: Assistente Administrativo Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Faxineira Atribuições: fazer o café da copa assim que chegar ao trabalho; manutenção da copa limpa em conjunto com a copeira; limpeza de vidros, piso, estúdio, depósito, banheiro do subsolo e do térreo entre outras áreas internas da casa conforme cronograma desenvolvido pela chefia; recolhimento do lixo dos banheiros do subsolo e do térreo; controle de material de limpeza; manutenção e utilização do uniforme de trabalho; conservação dos equipamentos sob sua responsabilidade; colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela administração. Perfil profissional: Instrução mínima desejável: primeiro grau. Experiência: um ano na função com referências. Aptidões: discrição, iniciativa e senso de organização.

Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 07h00min às 16h00min Horário de almoço: 11h00min às 12h00min Reporte Imediato: Assistente Administrativo Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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Manutenção Geral Atribuições: conservação das áreas internas e externas da casa, como pintura, consertos e instalações em geral; manutenção do jardim; limpeza das áreas externas da casa como cobertura, garagem e vidros conforme cronograma definido pela chefia; conservação dos equipamentos e materiais sob sua responsabilidade; manutenção e utilização do uniforme de trabalho; recolhimento do lixo do setor de criação; encaminhar o lixo reciclável para área externa da casa; colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela administração. Perfil profissional: Instrução mínima desejável: primeiro grau. Experiência: um ano na função com referências. Aptidões: discrição, habilidade manual para consertos e instalações, iniciativa e senso de organização. Horário de trabalho: de 2ª feira à 6ª feira das 07h00min às 16h00min Horário de almoço: 11h30min às 12h30min Reporte Imediato: Assistente Administrativo Reporte Mediato: Diretor Administrativo Financeiro

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