ANALISA SISTEM PENGOLAHAN ADMINISTRASI SURAT MASUK

Pokok permasalahan yang terjadi :

1. Sering terlambatnya Surat kepada bagian yang dimaksud atau bahkan tidak
sampai kepada bagian yang dimaksud.
2. Sering kehilangan arsip surat .

Kondisi yang ada :

1. Bagian Pengolahan Surat dibawah seksi Kesekretariatan.
2. Personal yang mendapat tugas pengolahan administrasi 1 orang.
3. Surat masuk rata-rata per hari mencapai 52 surat.
4. Surat harus didistribusikan kepada 7 seksi, yaitu : Seksi Kesekretariatan, Seksi
Marketing, Seksi Humas, Seksi Pelayanan Pembelian, Seksi Pelayanan Penjualan,
Seksi Keuangan dan Personalia dan Direksi.
5. Pencatatan Registrasi Surat dilakukan Manual.
6. Setiap surat masuk disertakan Lembar Disposisi dan kartu kendali.
7. Surat masuk diarsipkan pada masing-masing seksi.

Identifikasi masalah :
1. Skema prosedur yang ditetapkan sudah dinilai efektif dan efesien, tetapi pada
pelaksanaanya sering dilakukan pendistribusian surat langsung kepada seksi yang
dituju atau langsung kepada direksi tanpa melalui Kasie Kesekretariatan.
2. Pelaksana yang mendapat tugas pengolahan administrasi surat merangkap tugas
dengan bagian pencatatan pembelian dan penjualan.
3. Surat yang masuk ke Perusahaan Diregister oleh pelaksana pengolahan
administrasi surat , tetapi saat pendistribusian kepada masing-masing seksi tidak
dilakukan pencatatan distribusi.
4. Pemahaman pelaksana pengolahan administrasi surat tidak begitu memahami
maksud dan tujuan surat sehingga terjadi salah pendistribusian surat.
5. Pada setiap seksi tidak ada pelaksana yang menangani perarsipan surat secara
khusus, sehingga tata kearsipan surat tidak rapih dan tidak tertata dengan rapih.
Pemecahan masalah :
1. Skema dan prosedur yang sudah dinilai baik dan jumlah surat masuk sudah
terhitung banyak pada setiap harinya maka sudah saatnya dilakukan perubahan
system manual menjadi berbasis komputer.
2. Harus ada sebuah keputusan dari Direksi untuk menetapkan prosedur alur surat
masuk , sehingga semua bagian harus melaksanakan tanpa kecuali.
3. Pelaksana pengolahan administrasi surat tidak merangkap tugas, sehingga
pelaksana tersebut dapat berkonsentrasi kepada pekerjaan utamanya.
4. Setiap seksi harus ada pelaksana khusus yang menangani administrasi surat
masuk beserta pengarsipannya.
5. Diberikan pelatihan tentang tata kearsipan dinamis kepada pegawai.
6. Dilakukan pencatatan saat dilakukan pendistribusian surat kepada masing-masing
seksi atau direksi oleh bagian kesekretarian.
7. Setiap periode tertentu harus ada rekonsiliasi surat antara bagian administrasi
dengan masing-masing seksi.

Prosedur Pengelolan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkahlangkah sebagai
berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia.
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah
lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam
buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail
Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat
dan diberi nomor agenda surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada
pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk
dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk Penyimpanan berkas atau arsip surat dari
pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan
yang berlaku untuk kantor tersebut.
(Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).