Você está na página 1de 74

LETCIA DA SILVA DE CASTRO

O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU:


OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Porto Alegre, novembro de 2008.


2

LETCIA DA SILVA DE CASTRO

O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU:


OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Relatrio apresentado Comisso de Estgios


do Curso de Arquivologia da UFRGS, como
pr-requisito para aprovao do Estgio
Supervisionado em Arquivologia I e II.
Orientadora: Professora Valria Bertotti.

Porto Alegre, novembro de 2008.


3

Dedico este trabalho a todos


aqueles que acreditam no poder
da socializao da informao
como forma de levar cidadania,
educao e qualidade de vida sociedade.
4

Agradeo minha famlia


pela pacincia e colaborao
em mais esta empreitada;
e vida, pela oportunidade
de fazer pela segunda vez
algo que poucos brasileiros tem chance:
estudar e fazer o que gostam.
5

O pior analfabeto o analfabeto poltico.


Ele no houve, no fala, nem participa
dos acontecimentos polticos,
Ele no sabe que o custo de vida,
o preo do feijo, do peixe,
da farinha, da renda de casa,
dos sapatos, dos remdios,
dependem das decises polticas.

Bertold Brecht
6

RESUMO

Relatrio de estgio supervisionado realizado com o objetivo de colocar em prtica


os conhecimentos obtidos durante o curso de Arquivologia. Os mtodos utilizados
foram observao, avaliao, descrio e elaborao de banco de dados para
otimizao das rotinas do Arquivo Corrente do Museu de Histria da Medicina do Rio
Grande do Sul. Descreve o trabalho de gesto de documentos com os diferentes
tipos documentais usando a Tabela de Temporalidade de Documentos e a descrio
das fotos digitais da Assessoria de Comunicao do Museu. Relata os
procedimentos para atingir o objetivo principal do trabalho e demonstra a capacidade
de adaptar a Teoria Arquivstica s necessidades do arquivo em questo, assim
como descreve as dificuldades encontradas neste percurso. Destaca as
disparidades que o desconhecimento terico provoca nos acervos e a importncia
de conhecer bem a instituio em que est sendo realizado o trabalho arquivstico,
bem como a necessidade de profissionais capacitados para conduzir e/ou orientar o
trabalho. Tambm destaca a padronizao como recurso de organizao de acervos
convencionais ou digitais. Inclui uma proposta de sistema de recuperao da
informao que unifique os dados constantes nos principais documentos sobre os
acervos da instituio, com vistas melhoria do acesso s informaes tanto para o
pblico interno como para o pblico externo.

PALAVRAS-CHAVE: Estgios. Relatrios tcnicos. Arquivologia. Descrio


Arquivstica. Elaborao de Banco de Dados.
7

ABSTRACT

Report about supervised work as trainee conducted with the objective of putting into
practice the knowledge obtained during the Archives Administrations course. The
methods used were observation and appraisal, description and development of data
bank routines for optimization of the Current Records of the Museum of the History of
Medicine of Rio Grande do Sul. Describes the process of records management with
the different record types using the Records Schedule of Documents and description
of digital photos of the Office of Communication of the Museum. Reports procedures
to achieve the main objective of the work and demonstrates the ability to adapt the
Archives Theory to the needs of the archive in question, and describes the difficulties
found during the this journey. Highlights the disparities that ignorance causes (when
theories are not known) and the importance of knowing well the institution where the
work is being performed, as well as the need for prepared professionals to lead and /
or guide the work. It also highlights the standardization as a resource for organizing
collections of digital or conventional. It includes a proposal for an information retrieval
system that unifies the information contained in key documents on the institution's
collections, improving access to information to the public - internally and externally.

KEYWORDS: Training. Technical Reports. Archive Administration. Archival


Description. Database development.
8

NDICE DE FIGURAS E QUADROS

FIGURA 1 - Banco de Dados Integrar MUHM ...................................................................................... 21


FIGURA 2 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (antes) ............................................................ 25
FIGURA 3 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (depois) .......................................................... 26
FIGURA 4 - Banco de dados de Fotos da ASCOM MUHM .................................................................. 27

QUADRO 1 - Paralelo entre cdigos de assuntos SIMERS x MUHM .................................................. 23


QUADRO 2 - Cadastro de fotgrafos.................................................................................................... 24
9

SUMRIO

1 INTRODUO ............................................................................................................................. 10

1.1 Objetivos............................................................................................................................. 11
1.1.1 Objetivo Geral..................................................................................................................... 11
1.1.2 Objetivos Especficos ......................................................................................................... 11
1.2 Apresentando o Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul................... 11
1.2.1 O pblico alvo .................................................................................................................... 15
1.2.2 O mantenedor .................................................................................................................... 15

2 O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU ......................................................................................... 16

2.1 O Arquivo Corrente do MUHM......................................................................................... 17


2.1.1 Enquadramento na TTD: Gesto de Documentos...................................................... 19
2.1.2 Integrao das informaes dos diferentes acervos................................................. 20
2.2 O acervo de fotografias da Assessoria de Comunicao do MUHM ....................... 22
2.2.1 Descrio do Arquivo Fotogrfico-Digital da ASCOM/MUHM ................................. 22
2.2.2 Um banco de dados para a Assessoria de Comunicao ...................................... 26

3 CONCLUSES ............................................................................................................................ 28

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..................................................................................................... 31

APNDICE A - Formulrio de Atividades Desempenhadas pelo estagirio ................................. 32


APNDICE B - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Acervo Bibliogrfico.............. 35
APNDICE C - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Acervo Museolgico.............. 38
APNDICE D - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Pesquisa ................................. 41
APNDICE E - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Secretaria................................ 44
ANEXO A - Autorizao ...................................................................................................................... 47

ANEXO B - Transcrio da Ata de Fundao do MUHM ................................................................. 49


ANEXO C - Transcrio do Regimento Interno do MUHM .............................................................. 51
ANEXO D - Organograma do SIMERS ............................................................................................... 59
ANEXO E - Tabela de Temporalidade de Documentos do SIMERS - TTD..................................... 61
ANEXO F - Plano de Classificao de Documentos do SIMERS.................................................... 74
10

1 INTRODUO

O presente trabalho o Relatrio do Estgio Supervisionado realizado no


Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM). Inaugurado em
outubro de 2007, em Porto Alegre, a instituio j conta com um rico acervo, tendo
em vista o trabalho que precedeu a conseqente transformao do projeto em
museu. No entanto, a particularidade aqui existente a de que o MUHM, de fato,
no Pessoa Jurdica, sendo mantido tanto no que diz respeito a recursos
financeiros e materiais quanto humanos pelo Sindicato Mdico do Rio Grande do Sul
(SIMERS), e, por este motivo, o Arquivo Corrente do museu enquadra-se,
administrativamente, no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de
Documentos do Sindicato (TTD).

O estgio foi inicialmente supervisionado pela arquivista responsvel pela


Gesto Documental do Sindicato, contratada de forma temporria, e pela Direo,
antes sob a responsabilidade da historiadora Juliane Serres. Atualmente a
superviso e a direo esto a cargo do tambm historiador verton Quevedo. O
trabalho partiu da anlise de relatrios e instrumentos arquivsticos existentes e
leituras sobre Avaliao e Descrio de Documentos. No foram abordadas aqui
questes referentes conservao preventiva de documentos e condies fsicas do
acervo, embora tenham sido identificadas nos levantamentos a respeito da situao
dos arquivos.

No primeiro captulo sero apresentados os objetivos (geral e especfico)


deste trabalho e o histrico do museu, seu pblico e seu mantenedor. No captulo
seguinte, O Arquivo por trs do Museu, so relatadas as condies dos acervos
trabalhados, estratgias e procedimentos utilizados, bem como as dificuldades
encontradas e sugestes propostas. Por fim, no terceiro captulo, so apresentadas
as concluses e comentrios aps o trabalho realizado.
11

1.1 Objetivos

O trabalho que ora apresentamos est dividido em Objetivo Geral onde so


expostas de forma ampla as principais atividades a serem desempenhadas e
Objetivos Especficos onde so apresentadas as suas principais proposies.

1.1.1 Objetivo Geral

Realizar atividades pertinentes profisso de Arquivista, da avaliao,


organizao e descrio de documentos at a proposio de solues para o acervo
trabalhado.

1.1.2 Objetivos Especficos

Colocar em prtica as teorias estudadas no curso de Arquivologia.

Enquadrar o Arquivo Corrente do Museu de Histria da Medicina do Rio


Grande do Sul Tabela de Temporalidade de Documentos do Sindicato Mdico do
RS, seu mantenedor.

Realizar avaliao, organizao e descrio arquivstica de documentos


fotogrficos digitais da Assessoria de Comunicao.

1.2 Apresentando o Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul

No ms de abril de 2004 o Sindicato Mdico do Rio Grande do Sul iniciou um


programa de recuperao da memria da medicina no Estado, atravs de um projeto
12

intitulado Memria Mdica. Nessa poca, foi realizada uma campanha, atravs do
rgo de imprensa do Sindicato (SIMERS em Revista), procurando mobilizar os
mdicos e a comunidade para doaes de acervos museolgicos, arquivsticos e
bibliogrficos para dar incio constituio do acervo. O Acervo Histrico SIMERS,
como foi inicialmente chamado, comeou suas atividades naquele mesmo semestre,
em um espao cedido pelo Sindicato Mdico, e desde ento so recebidas doaes
de todas as partes do Rio Grande do Sul, diretamente dos profissionais mdicos, de
suas famlias e pessoas da comunidade. Nos dois anos seguintes, novas
campanhas para aquisio de acervo foram empreendidas.

Em abril de 2006, com um acervo relativamente extenso - cerca de cinco mil


itens, entre objetos, livros e documentao em geral - o Museu de Histria da
Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM) foi oficialmente criado, sendo a primeira
instituio do gnero no Estado. A seguir, foi credenciado no Sistema Estadual de
Museus (SEM-RS) e no Cadastro Nacional de Museus do IPHAN, Ministrio da
Cultura. O Museu foi lanado comunidade durante um evento em 18 de outubro de
2006, Dia do Mdico, juntamente com uma exposio comemorativa ao dia do
mdico intitulada Retratos da Medicina: a histria mdica do Rio Grande do Sul. No
entanto, pela Diretoria do SIMERS, a aprovao aconteceu em abril de 2007.
Exatamente um ano depois do lanamento comunidade, o Museu abriu suas
portas em nova sede, no prdio histrico do Hospital Beneficncia Portuguesa
(avenida Independncia, 270, Centro de Porto Alegre). A Reserva Tcnica continua
no endereo anterior sede (avenida Ipiranga, 3501, sala 7, Petrpolis, Porto
Alegre).

Atualmente o MUHM funciona com base no trip preservao, pesquisa e


comunicao. A preservao e a pesquisa so realizadas por setores especficos: o
Setor de Acervo e de Pesquisa. A comunicao ocorre por meio de exposies,
atividades culturais e aes educativas.

Em consonncia com sua misso, o MUHM tem como objetivos, segundo seu
Regimento Interno (Anexo C):
13

constituir acervos, cuidando de sua preservao, conservao,


organizao, restaurao e divulgao; prestar atendimento
comunidade cientfica, disponibilizando seus acervos; contribuir com
a formao de recursos humanos atravs de estgios na instituio;
prestar informaes sobre a histria da medicina a toda a
comunidade; produzir conhecimento sobre a histria da Medicina do
Rio Grande do Sul por meio de pesquisa cientfica e exposies;
fomentar e promover encontros entre pesquisadores dedicados
histria da medicina, sade e a doenas; digitalizar acervos raros
referentes Medicina para disponibilizar virtualmente; tornar-se um
espao dedicado cultura mdica no Estado; ser um espao ldico-
educativo para o pblico escolar, atravs de Aes Educativas e
oficinas.

Os acervos do Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul tm sido


adquiridos, majoritariamente, atravs de doaes, e encontram-se divididos em seis
grupos:

a) Acervo Bibliogrfico: formado por livros de diversas especialidades


mdicas, catlogos e manuais de medicina dos sculos XIX e XX;
b) Acervo Museolgico: composto, por exemplo, por instrumentos mdico-
cirrgicos, aparelhos de diagnstico e farmcia, dividido em especialidades
mdicas;
c) Acervo Arquivstico: composto por fundos institucionais e privados. A
Documentao permite conhecer a trajetria de muitos profissionais que
atuaram no Rio Grande do Sul, bem como de algumas instituies de sade,
como o caso do centenrio Hospital de Beneficncia Portuguesa, que hoje
abriga o Museu;
d) Acervo Digitalizado: composto de obras raras do sculo XIX, revistas
mdicas, dicionrios e algumas teses1;
e) Acervo Audiovisual: dividido em Videoteca e Audioteca. Na Videoteca,
encontra-se uma coletnea de depoimentos em vdeo digital sobre
personagens da histria da Medicina gacha e brasileira. Na Audioteca,
encontra-se depoimentos cedidos do projeto Futuro SIMERS em gravaes
digitais. Nela possvel ouvir sobre a trajetria de personalidades que
ajudaram a construir a Medicina gacha. So relatos dos prprios
personagens abordados. Alm de aspectos da vida dos entrevistados,

1
Teses disponveis no site do MUHM: www.muhm.org.br
14

tambm possvel conferir histrias curiosas que registram as diversas


pocas da Medicina no sculo XX e nos tempos atuais2;
f) Acervo Iconogrfico: o Arquivo Iconogrfico constitudo por conjuntos
documentais fotogrficos produzidos e acumulados por pessoas cujas
trajetrias pessoais esto associadas histria da sade. Quase sempre
estes conjuntos fotogrficos articulam-se aos fundos documentais textuais
que integram o Arquivo, ou ainda, se compem de fotografias histricas de
personagens e instituies que ilustram o desenvolvimento da atividade
mdica no Rio Grande do Sul.

Estes ltimos quatro tipos de acervo, na verdade, vm sendo objeto de


discusso e devem passar a ser chamados unicamente de Acervo Arquivstico.

O MUHM composto por uma Direo, uma Secretaria que no possui


funcionrios especficos para este setor e quatro setores: de Acervo, de Pesquisa,
de Comunicao e Educativo, conforme pode ser visualizado nos Anexos B e C.
Estes anexos, referentes Ata de criao e Regimento Interno, foram apenas
transcritos, tendo em vista a ausncia dos originais nas dependncias do Museu.

O setor de Pesquisa est integrado com a Reserva Tcnica, colaborando na


compreenso da Histria da Medicina do Rio Grande do Sul, atravs do estudo das
trajetrias de seus personagens, instituies e desenvolvimento de suas tcnicas.

A pesquisa parte importante na montagem das exposies e, alm de ser


um elemento chave para a existncia e funcionamento do museu, atravs dos
profissionais de memria que integram a equipe, auxilia pesquisadores e
interessados na rea, uma vez que dispomos de breves biografias de indivduos
ligados prtica mdica e de histricos institucionais. Tais histricos (biogrficos ou
institucionais) so constantemente alimentados no site do Museu, disponibilizando
mais informaes comunidade, seja atravs da visita do pesquisador reserva
tcnica, seja atravs do museu virtual.

2
Acervo disponvel no site do MUHM: www.muhm.org.br
15

1.2.1 O pblico alvo

O MUHM tem sido visitado, preferencialmente, por estudantes, sejam eles em


idade escolar, ou ainda universitrios, acadmicos das mais diversas reas. Assim,
como um retorno de interesse do pblico, o Museu tem dedicado ateno especial
confeco de atividades voltadas aos estudantes em idade escolar, de ensino
fundamental e mdio, uma vez que o pblico acadmico do Museu j se encontra
contemplado com um ciclo de palestras voltadas a Histria da Sade, desde a
inaugurao do MUHM.

A composio do pblico tambm inclui estudantes e profissionais formados


em Medicina, sendo o museu um importante agente para o cumprimento da misso
de seu mantenedor.

1.2.2 O mantenedor

O MUHM mantido por uma instituio que possui uma histria de luta
dedicada classe mdica e a defesa de seus interesses: o SIMERS, que possui 77
anos de histria e que tem expandido sua rea de atuao, extrapolando os
interesses da categoria que defende, atuando junto sociedade gacha no que diz
respeito a polticas pblicas que visam como objetivo primeiro, o bem estar social e
a sade da populao.

O Museu est presente na estrutura do SIMERS (Anexo D) ligado diretamente


Diretoria, sem intermedirios. Apesar de no ser uma atividade-fim do Sindicato, o
Museu contribui intensamente para no s alcanar a misso cultural da entidade,
mas tambm para divulgar a histria do Sindicalismo Mdico no Estado.
16

2 O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU

Quem visita museus no imagina o trabalho realizado antes das exposies


serem inauguradas. No caso do MUHM, desde a chegada das doaes so emitidos
Termos de Doao que circulam entre os setores e embasaro ou sero objeto de
trabalho do setor de Pesquisa, para aps um processo de compilao as
informaes e objetos, livros ou documentos serem expostos comunidade, seja
com a interveno do setor Educativo, seja atravs da participao em eventos
acadmicos ou publicaes. Finalmente, todo este processo precisa ser divulgado
pelo setor de Comunicao, que tambm registra fotograficamente e em forma de
matrias jornalsticas institucionais todas as aes da instituio.

possvel observar, neste breve relato, algumas aes rotineiras do MUHM.


Um olhar mais atento leva a conhecer os principais documentos que registram estas
rotinas formalmente.

Analisando o Arquivo Corrente do MUHM e a Teoria Arquivstica, no que diz


respeito Gesto Documental e aplicao de instrumentos de destinao, o trabalho
foi realizado de forma a verificar se os documentos do Museu estavam preparados
em caso negativo, prepar-los para futuros procedimentos de transferncia e
eliminao ou guarda permanente.

No que diz respeito relao do Museu com o Sindicato e a sua presena no


Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), foi
chamada uma classe de Documentao Museolgica (ver Anexos F e E,
respectivamente).
17

2.1 O Arquivo Corrente do MUHM

O Arquivo Corrente do Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul


abarca, basicamente, os setores de Pesquisa, Acervo (Museolgico) e Biblioteca,
alm de um setor virtual, que a Secretaria.

O arquivo est dividido em pastas polionda com os seguintes tipos


documentais:

a) atas das reunies do MUHM;


b) contratos;
c) correspondncia expedida;
d) correspondncia recebida;
e) doaes a outras instituies;
f) documentos (de constituio do museu);
g) documentos de doaes (Termo de Doao, histrico e assinatura do
doador);
h) projetos (especialmente com vistas a Leis de Incentivo Cultura);
i) trmites internos entre setores.

Para trabalhar com a documentao destes setores, foi elaborado um


levantamento (Apndices B a E) que aborda desde o volume at condies de
armazenamento, passando pela opinio dos entrevistados sobre a documentao.

Estes documentos foram, at 2007, gerenciados pelo responsvel do setor de


Pesquisa e da Direo, por tratarem mais diretamente com as atividades
burocrticas da atividade-fim do museu, dividindo as atribuies do setor de
Secretaria, que, como salientamos anteriormente, no possui nenhum funcionrio
exclusivo. Doaes em forma de documentos tambm so gerenciadas pelo setor
de Pesquisa, na falta de um funcionrio dedicado ao setor de Arquivo, que possui,
nos ltimos meses, apenas um estagirio destacado, e o apoio de uma arquivista
contratada como consultora.
18

Alm destes documentos contidos nestas pastas, existe ainda um outro tipo
de documentao de responsabilidade dos setores de Acervo Museolgico e de
Biblioteca. No entanto, estes setores restringem seu campo de atuao rea
tcnica, concentrando-se na conferncia do material recebido e depois passando a
procedimentos como higienizao e catalogao, sendo novamente acionados em
reunies para auxiliar na concepo de exposies. As informaes sobre as peas
e livros sob sua guarda tambm so de responsabilidade do setor de Pesquisa, fato
que acarretou/acarreta uma duplicidade de documentos do tipo trmite interno entre
setores.

Esta foi a principal dificuldade encontrada, portanto. No entanto, examinando


novamente a TTD (conforme Anexo E) com mais cuidado, possvel verificar que os
documentos de maior problemtica, que tratam dos trmites internos entre setores,
permanecem na fase corrente por apenas dois (02) anos, no representando,
portanto, volume que justifique preocupaes maiores. Alm disso, essa duplicidade,
neste ano, deixou de acontecer, pois os setores reformularam o documento de forma
a contemplar o trmite de forma nica.

A primeira dvida que surgiu foi quanto TTD: como fazer a Gesto
Documental de uma instituio que existe dentro de outra? Seria necessrio criar
outra srie especfica?

Uma anlise mais detalhada, no entanto, seguida de discusses com a


arquivista responsvel e com a orientadora deste trabalho, possibilitou visualizar que
a prpria TTD prev um campo Setor de origem que resolve o problema. A
preocupao aqui era a de que um pesquisador, no futuro, quisesse selecionar, por
exemplo, apenas as atas do MUHM, e no todas do SIMERS, e no fosse possvel.
No entanto, esta preocupao mostrou-se infundada.

Nesta linha, os eventuais futuros problemas que poderiam surgir com os


setores Educativo e de Comunicao, que apenas recentemente existem de fato,
tambm no ocorrero, visto que esto previstos tambm na TTD: o setor Educativo,
alm de elaborar projetos (j previstos), emite basicamente relatrios, e, a
Comunicao, alm de tambm emitir este tipo documental (relatrios), trabalha com
19

uma tipologia totalmente prevista no instrumento de destinao elaborado. No


entanto, faz parte dos objetivos deste trabalho descrever o acervo fotogrfico digital
da Assessoria de Comunicao, pois, apesar da previso na TTD, no havia sido
feita descrio deste acervo at o momento, cuja caracterizao ser melhor
detalhada no prximo subcaptulo (2.2).

2.1.1 Enquadramento na TTD: Gesto de Documentos

Os tipos documentais objeto deste trabalho enquadram-se na TTD conforme


a classificao em vigor no Plano de Classificao de Documentos proposto
(Anexos E e F) porm classificado em diferentes classes:

a) Administrao Geral quando tratarem-se de documentos referentes a


Contratos e Projetos ou Planos de Trabalho;
b) Organizao e Funcionamento quando diz respeito a Atas e
Documentos de Constituio do Museu, Relatrios de resultado e
Comunicao; e, finalmente,
c) Gerenciamento da Informao quando tratarem-se de Correspondncia,
Documentao Museolgica e Memria Institucional.

Basta que, no campo setor de origem ou guarda, acrescente-se o MUHM ao


fazer transferncias.

Considerando, portanto, a adequao dos documentos TTD, com seus


prazos de destinao estabelecidos e descrio sumria das classes j realizada
pela arquivista responsvel, e que a maior parte da documentao corrente e que
grande parte da documentao, em especial as Correspondncias Expedidas no
possuem arquivo em papel, diminuindo consideravelmente a expectativa de massa
documental, optamos por passar a uma segunda fase, a partir da observao e
leitura atenta dos documentos, em especial os que dizem respeito a Termos de
Doao e Trmites Internos entre Setores.
20

A anlise desta documentao permitiu verificar a existncia de uma lacuna


de comunicao entre os setores, que passou a ser objeto de ateno do estgio
realizado, atravs da elaborao de um banco de dados para integrar estas
informaes.

2.1.2 Integrao das informaes dos diferentes acervos

Ao realizar o presente estgio para elaborao deste relatrio foi verificada a


necessidade de unificar informaes que estavam espalhadas em diferentes tipos
documentais e setores para facilitar a busca e acesso a estas informaes.
Atualmente existem, por exemplo, termos de doao com descrio sumria, guias,
inventrios, bancos de dados e listagens que no se comunicam.

Com o intuito de contribuir para essa melhoria, foi elaborada uma proposta de
banco de dados em Excel, para futuramente ser importado para uma base mais
potente, que contenha todas as informaes em um s lugar.

Assim sendo, a partir das informaes que o responsvel pelas doaes


informou serem necessrias, juntamente com as que foram percebidas, foi criado o
Banco de Dados Integrar MUHM3.

3
Este Banco de Dados possui os seguintes campos originais: nmero (de entrada da doao no
acervo); nome (do doador); histrico/biografia; data de entrada; endereo; cidade; unidade da
federao; cep; fone; e-mail; observaes; e acervo. Os campos novos so: outras datas (campo
criado durante o estgio e que foi separado da data de entrada para permitir a listagem isolada da
primeira entrada, que a que conta na hora de definir o ordenamento dos doadores); e divises
sobre o campo originalmente chamado acervo. Estas divises so: acervo museolgico que em
caso positivo recebe a marcao MUS; quantidade de peas; nome das peas; cdigo de peas;
localizao das peas; especialidade das peas; funcionalidade das peas; acervo bibliogrfico que
em caso positivo recebe a marcao BIB; quantidade de livros; referncia numrica dos livros;
localizao dos livros; especialidade (mdica) dos livros; e acervo arquivstico que em caso positivo
recebe a marcao AQV (se no definido o tipo documental), ICO (se definido como iconogrfico),
REJ (se recortes de jornais), FOT (se referentes a fotos) ou DIG (se documentos digitais);
quantidade de documentos; referncia dos documentos no quadro de arranjo; descrio dos
documentos; localizao dos documentos. Estas definies foram feitas por quem recebeu as
doaes no momento, e precisam ser verificadas se efetivamente correspondem realidade.
21

FIGURA 1 - Banco de Dados Integrar MUHM

Somaram-se s informaes a respeito do doador (nome, endereo, formas


de contato, eventuais histricos e biografias) e da descrio sumria da doao
conforme o tipo de acervo, colunas que permitem a insero de informaes sobre
peas, livros e documentos, quanto a quantidade, localizao e descrio e/ou
funcionalidade, bem como codificao, quando houver.

O preenchimento deste banco de dados, conforme sugere o nome Integrar,


deve ser feito em parceria entre os setores envolvidos para o correto preenchimento
dos campos, especialmente porque algo dinmico, j que pesquisas sobre os
materiais doados e seus doadores esto sempre sendo realizadas.

A proposta e todas as consideraes dela decorrentes, como a j citada no


captulo 1 sobre o Acervo Arquivstico, atualmente erroneamente dividido ou
concorrendo com mais tipos de acervo, foram aceitas pela pessoa responsvel pelo
setor de Pesquisa, que atualmente tambm o diretor do MUHM, e o banco de
dados j foi encaminhado ao setor para implantao.
22

2.2 O acervo de fotografias da Assessoria de Comunicao4 do MUHM

A Assessoria de Comunicao do Museu de Histria da Medicina do Rio


Grande do Sul possui um acervo fotogrfico exclusivamente digital, assim como
todos os demais documentos que gera clipagens, releases, relatrios, fotografias.
A tipologia documental com a qual trabalha e todo o seu arquivo so digitais,
podendo ser impressas ou no, que, mesmo assim, estaro previstos na TTD
(Anexo E, cdigo 012).

Neste trabalho, como nos detemos s fotografias, cabe relacionar os


principais tipos de assuntos que so comumente fotografados: eventos
inauguraes, palestras, lanamentos de livros, saraus; visitas ao museu; aes de
projetos especficos; visitas interinstitucionais, convnios; doaes; obras e partes
internas da instituio; exposies; atividades de funcionrios.

2.2.1 Descrio do Arquivo Fotogrfico-Digital da ASCOM/MUHM

A idia de realizar o trabalho de descrio do arquivo fotogrfico digital da


Assessoria de Comunicao (ASCOM) do MUHM partiu de trs fatores:

a) o crescimento vertiginoso de fotos/arquivos digitais gerados por evento e o


alto ndice de eventos realizados;
b) a observao de que foi feito o mesmo trabalho com o acervo fsico de
fotografias do SIMERS;
c) o fato da autora deste trabalho ser tambm jornalista e a atual responsvel
pelo setor, reconhecendo a importncia e garantindo a autonomia
necessria.

4
Embora o nome formal seja Setor de Comunicao, trataremos a respeito da funo exercida, que
a de Assessoria de Comunicao.
23

Partindo do trabalho de descrio j realizado com o acervo fotogrfico do


SIMERS, que inclui uma srie de itens, inclusive um cdigo de assunto que j
existia e foi mantido para preservar o princpio da ordem original foi elaborado um
banco de dados semelhante, porm levando em considerao as caractersticas
especficas das fotografias do acervo da ASCOM, tanto no que diz respeito
atividade fim do MUHM quanto ao suporte em questo.

CDIGO DESCRIO SIMERS CDIGO DESCRIO MUHM


- - ACE ACERVO
- - AAM AMIGOS DO MUHM
BON BONECOS BON BONECOS
CON CONVNIOS CON CONVNIOS
- - DOA DOAES
EVE EVENTOS EVE IDEM
EXP EXPOSIES EXP IDEM
FUN FUNCIONRIOS, EQUIPE FUN IDEM
LOC LOCAIS LOC IDEM
LUT LUTAS LUT IDEM
SMM SIMERS NA MDIA MMM MUHM NA MDIA
PAT PATRIMNIO PAT IDEM
POS POSSES POS IDEM
- - PBB PROJETO BIBLIOTECONOMIA
- - PHO PROJETO HISTRIA ORAL
- - PRD PROJETO RECUPERA DOCS
- - VRT VISITAS RESERVA TCNICA
VII VISITAS INTERINSTITUCIONAIS VII IDEM
VIS VISITAS SIMERS VIM VISITAS MUHM
ASS ASSEMBLIAS - -
PRE PRMIOS - -
SIN SINDICATO AES INTERNAS - -
SIT SITUAES - -
SOR SORTEIOS - -
QUADRO 1 - Paralelo entre cdigos de assuntos SIMERS x MUHM

Tambm foi elaborado um critrio para nomear os arquivos gerados pelas


mquinas fotogrficas j na origem, que consiste na seguinte lgica: AAMMDD-
COD-EVENTO-FOTOGRAFO, sendo AA ano com dois dgitos, MM ms com dois
dgitos, DD dia com dois dgitos, o cdigo aquele pr-estabelecido acima, uma
referncia conforme o acontecimento fotografado e as iniciais do fotgrafo, conforme
cadastro elaborado para evitar duplicidade de iniciais.
24

INICIAIS NOME
DC Diego Castro*
DV Daniela Vallandro
EQ verton Quevedo
JS Juliane Serres
LC Letcia Castro*
NDEF Indefinido, equipe, leigos (no fotgrafos)
PC Patrcia Comunello*
SO Samir Oliveira **
VD Viviane Dreher*
VS Viviane Seibel*
* Jornalista
** Estagirio de jornalismo
QUADRO 2 - Cadastro de fotgrafos

Considerando que a massa virtual j soma 12 Gigabytes divididos em 6.204


arquivos e 237 pastas, a inteno deste trabalho no esgotar a descrio de todos
os arquivos, mas dar incio e subsdios para a continuidade deste trabalho.

No entanto, o trabalho foi bastante adiantado. Foi realizada a descrio da


totalidade desta massa documental virtual atravs do uso de um software freeware
(gratuito)5 pesquisado para este fim, para substituir o software anterior, que
necessitava de licena. O referido software, finalmente, permite:

a) renomear arquivos em lote fato necessrio considerando que toda esta


massa no tinha padronizao nos nomes de pastas ou arquivos;
b) inserir descrio em todas as fotos ao mesmo tempo e/ou individualizadas;
c) registrar caractersticas do documento como dimenso, resoluo, tipo de
imagem;
d) listar em arquivo todas estas informaes.

5
XnView, disponvel em http://www.xnview.com
25

FIGURA 2 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (antes)


26

FIGURA 3 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (depois)

Estas listagens que o software permite criar foram feitas com todas as fotos e
assuntos, resultando em 174 arquivos com informaes. Posteriormente, essas
informaes sero unificadas em um nico banco de dados, tambm em Excel,
como o Integrar, para facilitar a busca e a emisso de relatrios.

2.2.2 Um banco de dados para a Assessoria de Comunicao

Tendo sido cumprido em definitivo o passo de descrever e padronizar todo o


acervo da Assessoria de Comunicao do MUHM, ficou para a instituio apenas a
tarefa de unificar todas as descries feitas em um banco de dados que tambm j
foi elaborado e iniciado.
27

FIGURA 4 - Banco de dados de Fotos da ASCOM MUHM

Este banco de dados possui os seguintes campos: micro (nmero de cdigo


do computador utilizado); pasta dentro da estrutura Fotos_Ascom; nome do arquivo
com extenso jpg; cdigo do evento segundo o cdigo de assunto definido; data;
descrio; crdito do fotgrafo (iniciais definidas); dimenso em bytes; tamanho
(largura x algura); local-cidade; origem (setor); e observao. O banco de dados
utilizado como referncia tambm possua dimenso, porm em centmetros, e
pasta ou estante, ao invs do computador e pasta virtual, alm de incluir um campo
para registrar se a foto era em preto-e-branco ou colorida. No caso das fotos da
Assessoria de Comunicao, todas so coloridas, motivo pelo qual optamos por no
incluir um campo para este fim.
28

3 CONCLUSES

O Arquivo Corrente do Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul


precisava comunicar-se com o trabalho de Gesto Documental iniciado por uma
arquivista, enquadrando os documentos no Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade de Documentos. Outra necessidade detectada e por este motivo
proposta, foi a de realizar descrio no acervo fotogrfico digital da Assessoria de
Comunicao do Museu. A realizao da primeira etapa deste trabalho, no entanto,
mostrou-se mais rpida do que o inicialmente pensado, e, por outro lado, algumas
necessidades foram notadas. Havia uma contrariedade relativa a, por um lado,
duplicidade de documentos, e, por outro, inexistncia de um banco de dados que
centralizasse as informaes constantes nestes documentos.

Por este motivo, alm de realizar o enquadramento do arquivo TTD, foi


proposto um banco de dados, inicialmente em Excel, que unifica as principais
informaes que circulam nos diferentes setores sugesto que foi aceita pela
direo do MUHM.

Cabe observar e relatar que setores como o Educativo e de Comunicao


exceto quando contemplados nos relatrios do Museu no dispe, at o momento,
de arquivo corrente em suporte papel. At aqui, apenas as fotografias tambm
digitais do setor de Comunicao foram objeto de trabalho arquivstico. Esta
observao, por si s, indica a necessidade de um trabalho especfico para com
estes setores no sentido de realizar Gesto de Documentos Eletrnicos, porm,
como os tipos documentais trabalhados pela Comunicao j esto previstos na
TTD e o setor Educativo gera primordialmente relatrios, acreditamos estar
garantida, por hora, a integridade dos documentos para Guarda Permanente no
futuro.

Outra informao relevante a de que o Museu de Histria da Medicina do


Rio Grande do Sul uma instituio nova, porm multidisciplinar e com profissionais
29

abertos, em todos os nveis, a realizar as melhorias necessrias. E, considerando o


pequeno volume de massa documental do Arquivo Corrente em detrimento do
material efetivamente museolgico, bibliogrfico e arquivstico, especialmente devido
ao pouco tempo de existncia da instituio de forma efetivamente organizada,
torna-se extremamente pertinente manter e ampliar, com profissionais capacitados,
o trabalho de Gesto Documental ora iniciado. Um outro ponto que no foi abordado
neste trabalho e que foi alertado equipe a questo Diplomtica, j que a forma
como os documentos so criados e emitidos possuem uma caracterizao
incompleta do ponto de vista arquivstico para anlises futuras.

Por fim, apesar de j ter trabalhado anteriormente com descrio de


fotografias, preciso salientar a diferena de um trabalho tcnico realizado em
consonncia com outro j iniciado com suportes e cdigos diferentes um do outro.

preciso estar atento s necessidades de adaptao da descrio como


por exemplo incluir o tamanho do arquivo em bytes e pontos grficos alm da
dimenso da foto em centmetros. Tambm preciso cuidado para no criar
solues que dupliquem as j existentes. H ainda o fator de evitar lacunas futuras
nos registros digitais. Nesse sentido, esperamos ter contribudo para com que o
acervo passe a ser encarado to seriamente quanto o em suporte papel.

Ao mesmo tempo, o trabalho com os documentos em suporte convencional


proporcionou visualizar as possibilidades e necessidades de integrao s possveis
na atualidade com o advento da Tecnologia da Informao mas que precisa do
crebro humano para relacionar e abastecer corretamente as bases de dados.

A instruo que ficar para aqueles que vierem no apenas auxiliar a


instituio e o trabalho das pessoas que l trabalham como tambm os
pesquisadores futuros. Alm disso, para quem elabora trabalhos como este,
acrescida a satisfao que lembra o sentimento de paternidade. Neste trabalho, tal
qual na vida, existe responsabilidade e a possibilidade de erros e acertos, e no
apenas orgulho.
30

Finalmente, esperamos ter lanado uma semente que caminhe para um


processo de descrio de acordo com a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica
(NOBRADE) para muito breve, para depois seguir a passos seguintes, como o
registro de autoridade (atravs da ISAAR (CPF), norma internacional para este fim).
31

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2


ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro, FGV, 2004.

DE FILIPPI, Patrcia, LIMA, Solange Ferras de, CARVALHO, Vnia Carneiro de.
Como tratar colees de fotografias. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa
Oficial, 2000. (Como fazer, 4)

Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo


Nacional, 2005. 232p

LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo:


elaborao de instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa
Oficial do Estado de So Paulo, 2002. (Como fazer, 6)

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos. 2. ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos


eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea.
Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007. 160p.

XnView.<http://www.xnview.com>. Acesso em: 10 nov. 2008.


32

APNDICE A - Formulrio de Atividades Desempenhadas pelo estagirio


33
34
35

APNDICE B - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Acervo


Bibliogrfico
36
37
38

APNDICE C - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Acervo


Museolgico
39
40
41

APNDICE D - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Pesquisa


42
43
44

APNDICE E - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Secretaria


45
46
47

ANEXO A - Autorizao
48
49

ANEXO B - Transcrio da Ata de Fundao do MUHM


50
51

ANEXO C - Transcrio do Regimento Interno do MUHM


52
53
54
55
56
57
58
59

ANEXO D - Organograma do SIMERS


60
61

ANEXO E - Tabela de Temporalidade de Documentos do SIMERS - TTD


62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74

ANEXO F - Plano de Classificao de Documentos do SIMERS