PAC Gebruikershandleiding

© 2002-2010 Verkaart Automatisering
PAC
PAC voor Uitgeverijen
door N.M.W. Verkaart
PAC Gebruikershandleiding is geschreven door Niels

Verkaart van Verkaart Automatisering in opdracht van de
uitgeverijbranche.
PAC Gebruikershandleiding
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of
openbaar gemaakt worden in enigevorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of door foto-kopieën,
opname, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verkaart Automatisering.
Hoewel deze handleiding met veel zorg is samengesteld, aanvaarden auteur(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid
voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding.
Er kan geen beroep worden gedaan, om welke reden dan ook, op de in deze uitgave voorkomende gegevens,
informatie of meningen. Verkaart Automatisering is dan ook niet aansprakelijk voor eventuele schade, verliezen of
andere gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in deze uitgave voorkomende gegevens,
informatie of meningen.
Uitgegeven: april 2010 in Castricum
Versie: 780/883 (1.762.195 / 6-1-2009) gewijzigd 3-2-09/28-4-10
Speciale dank gaat naar:

Uitgever
Alle mensen die hebben bijgedragen aan dit document, met name
Verkaart Automatisering
Ludger van Zwetselaar van Het Spectrum, Arran McLean, León
Carpay en Drs. Jantien Stuifbergen.
Omslagontwerp
N.M.W. Verkaart
Redactie
N.M.W. Verkaart
A. Zweegers
E. Dijkstra
I PAC Gebruikershandleiding
Inhoud
Voorwoord 1
Deel I Deze handleiding 3

1 Doel van de
...................................................................................................................................
handleiding 3
2 Voor wie is...................................................................................................................................
deze handleiding 3
3 Opzet van ...................................................................................................................................
de handleiding 3
4 Conventies
...................................................................................................................................
in deze handleiding 4
Deel II Inleiding van PAC 8

1 Korte beschrijving
...................................................................................................................................
van PAC 8
Deel III Werken met PAC 10

1 PAC starten
................................................................................................................................... 10
2 Navigeren...................................................................................................................................
in PAC 12
Venster openen .......................................................................................................................................................... 12
Navigeren binnen vensters
.......................................................................................................................................................... 12
Zoekvensterknop .......................................................................................................................................................... 13
Zoeken .......................................................................................................................................................... 13
Toevoegen .......................................................................................................................................................... 14
Venster sluiten .......................................................................................................................................................... 15
PAC afsluiten .......................................................................................................................................................... 15
Knoppen en toetsen
.......................................................................................................................................................... 16
Invulvelden .......................................................................................................................................................... 17
Overige vensters .......................................................................................................................................................... 17
Deel IV Cockpit 19
1 Mijn projecten
................................................................................................................................... 20
2 Potentiële...................................................................................................................................
herdrukken 21
3 Geblokkeerde
...................................................................................................................................
orders 22
4 Voorraad...................................................................................................................................
overboeken 23
5 Te controleren
...................................................................................................................................
relaties FA 24
Deel V Relatiebeheer 26
1 Inleiding ................................................................................................................................... 26
2 Relatie zoeken
................................................................................................................................... 26
Relatie zoeken op categorie
.......................................................................................................................................................... 27
Relatie zoeken op categoriegroep
.......................................................................................................................................................... 29
3 Relatie toevoegen
................................................................................................................................... 31
Persoon toevoegen.......................................................................................................................................................... 32
Organisatie toevoegen
.......................................................................................................................................................... 33
4 Relatie wijzigen
................................................................................................................................... 33
Relatienaam wijzigen
.......................................................................................................................................................... 35
Persoonsnaam .........................................................................................................................................................
wijzigen 35
Organisatienaam
.........................................................................................................................................................
wijzigen 36
Zoekcode en alias ..........................................................................................................................................................
wijzigen 36
Adres wijzigen .......................................................................................................................................................... 37

Inhoud II
Telefoonnr, web en..........................................................................................................................................................

email wijzigen 41
Relatie indelingen wijzigen
.......................................................................................................................................................... 42
Afdelingen .......................................................................................................................................................... 45
Media .......................................................................................................................................................... 45
Relatieverbanden .......................................................................................................................................................... 46
Relatieverband .........................................................................................................................................................
toevoegen 47
Relatieverband .........................................................................................................................................................
wijzigen 49
Relatieverband .........................................................................................................................................................
verwijderen 51
Contactpersoon.........................................................................................................................................................
toevoegen 51
Contactpersoon.........................................................................................................................................................
koppelen 51
Relatie openen ......................................................................................................................................................... 51
Vrije velden ......................................................................................................................................................... 51
Voorbeelden ......................................................................................................................................................... 51
Financiën .......................................................................................................................................................... 54
Inkoop .......................................................................................................................................................... 55
Verkoop .......................................................................................................................................................... 56
Documenten .......................................................................................................................................................... 57
Tekst(bestand)en .......................................................................................................................................................... 59
Mediabestanden .......................................................................................................................................................... 60
Opmerkingen .......................................................................................................................................................... 61
Opmerking zoeken
......................................................................................................................................................... 61
Opmerking zoeken via.........................................................................................................................................
het zoekvenster 62
het filter 62
Ctrl + F 63
Opmerking toevoegen
......................................................................................................................................................... 63
Opmerking wijzigen
......................................................................................................................................................... 65
Opmerking verwijderen
......................................................................................................................................................... 65
Royalty .......................................................................................................................................................... 65
Inleiding ......................................................................................................................................................... 65
Algemeen ......................................................................................................................................................... 66
Contracten ......................................................................................................................................................... 66
Voorschotten ......................................................................................................................................................... 67
Afrekeningen ......................................................................................................................................................... 68
Pers .......................................................................................................................................................... 68
Vrije velden .......................................................................................................................................................... 69
Wijzigingshistorie .......................................................................................................................................................... 0
Gebruiker .......................................................................................................................................................... 69
5 Relatie verwijderen
................................................................................................................................... 70
6 Relaties selecteren
................................................................................................................................... 71
Mogelijkheden .......................................................................................................................................................... 75
Relatieselectie mbv..........................................................................................................................................................
categorieën 80
Actie na doorgaan .......................................................................................................................................................... 83
7 Werkinstructie
...................................................................................................................................
relatie 84
Het invoeren van een
..........................................................................................................................................................
nieuwe relatie: schematisch 84
Een relatie of een relatieverband?
.......................................................................................................................................................... 84
Een op zichzelf staande
..........................................................................................................................................................
relatie 85
Relatie toevoegen
......................................................................................................................................................... 85
Relatie wijzigen......................................................................................................................................................... 87
Indelingen ......................................................................................................................................... 87
Een relatie met relatieverband
.......................................................................................................................................................... 88
Bestaat de Hoofdrelatie
.........................................................................................................................................................
al? 88
Relatieverband .........................................................................................................................................................
toevoegen 88
Relatieverband .........................................................................................................................................................
wijzigen 91
Indelingen ......................................................................................................................................... 91
8 Gemaakte...................................................................................................................................
keuzes in ontwerp PAC Relatiebeheer 92
Deel VI Projectbeheer 95
II
III PAC Gebruikershandleiding
1 Inleiding ................................................................................................................................... 95
2 Project zoeken
................................................................................................................................... 96
3 Project toevoegen
................................................................................................................................... 96
4 Project wijzigen
................................................................................................................................... 99
Project auteurs wijzigen
.......................................................................................................................................................... 101
Project hiërarchie.......................................................................................................................................................... 104
Relatierollen .......................................................................................................................................................... 105
Extra titels .......................................................................................................................................................... 107
Project notities en..........................................................................................................................................................
memovelden 107
Project documenten
.......................................................................................................................................................... 107
Project verwijderen
..........................................................................................................................................................
of deactiveren 108
Fondslijsten publiceren
..........................................................................................................................................................
op internet 109
Inleiding webfondslijst
......................................................................................................................................................... 109
De module webfondslijst
.........................................................................................................................................................
gebruiken 109
Ingang kiezen ......................................................................................................................................... 109
Aanbiedingslijst ......................................................................................................................................... 109
Fondslijst ......................................................................................................................................... 110
Het wijzigen van
.........................................................................................................................................................
de stijl van een pagina 112
index.php.htm ......................................................................................................................................... 112
fonds.php.htm ......................................................................................................................................... 113
Demo website ......................................................................................................................................................... 0
5 Projecten
...................................................................................................................................
selecteren 114
6 Werkinstructie
...................................................................................................................................
project 118
Het invoeren van ..........................................................................................................................................................
een nieuw project: schematisch 118
Project toevoegen.......................................................................................................................................................... 118
Project wijzigen .......................................................................................................................................................... 120
Uitgave toevoegen
.......................................................................................................................................................... 122
Uitgave wijzigen .......................................................................................................................................................... 123
Druk toevoegen .......................................................................................................................................................... 124
Druk wijzigen .......................................................................................................................................................... 125
OPTIONEEL: Projectwizard
.......................................................................................................................................................... 126
Deel VII Uitgavebeheer 130

1 Inleiding................................................................................................................................... 130
2 Uitgave ...................................................................................................................................
zoeken 130
3 Uitgave ...................................................................................................................................
toevoegen 131
4 Uitgave ...................................................................................................................................
wijzigen 134
Relatierollen .......................................................................................................................................................... 137
Extra titels .......................................................................................................................................................... 138
Teksten .......................................................................................................................................................... 138
Verkoop .......................................................................................................................................................... 138
Voorraad ......................................................................................................................................................... 139
Verkoopprijs ......................................................................................................................................................... 139
Aanbieding en referenties
.......................................................................................................................................................... 140
In Nota .......................................................................................................................................................... 141
CB .......................................................................................................................................................... 143
Pers .......................................................................................................................................................... 143
Administratie .......................................................................................................................................................... 143
Leveranciersopdracht
.......................................................................................................................................................... 144
Royalty .......................................................................................................................................................... 144
Algemeen ......................................................................................................................................................... 145
Contracten ......................................................................................................................................................... 145
Voorschotten ......................................................................................................................................................... 146
Voorraadcorrecties
......................................................................................................................................................... 146

Inhoud IV
Tekst(bestand)en.......................................................................................................................................................... 147
Mediabestanden .......................................................................................................................................................... 148
Documenten .......................................................................................................................................................... 148
Trefwoorden .......................................................................................................................................................... 148
Uitgave calculatie..........................................................................................................................................................
royaltycontract 149
5 Uitgave ...................................................................................................................................
verwijderen 150
6 Uitgave ...................................................................................................................................
deactiveren 151
Deel VIII Drukbeheer 153

1 Inleiding................................................................................................................................... 153
2 Druk zoeken
................................................................................................................................... 153
3 Druk toevoegen
................................................................................................................................... 154
4 Druk wijzigen
................................................................................................................................... 159
Relatierollen .......................................................................................................................................................... 160
Druk kenmerken .......................................................................................................................................................... 161
Druk afleveradressen
.......................................................................................................................................................... 164
Onderhanden werk
.......................................................................................................................................................... 165
Druk fiatteringen .......................................................................................................................................................... 166
Druk scenario's .......................................................................................................................................................... 167
Druk aanbiedingstelling
.......................................................................................................................................................... 167
5 Druk verwijderen
................................................................................................................................... 169
6 Druk deactiveren
................................................................................................................................... 169
Deel IX Onderhanden Werk 171

1 Onderhanden
...................................................................................................................................
werk totaallijst 172
2 Onderhanden
...................................................................................................................................
werk detaillijst 173
Deel X Calculaties 175

1 Inleiding................................................................................................................................... 175
2 Calculatie
...................................................................................................................................
invoeren 175
Calculatie algemene
..........................................................................................................................................................
stuurwaarden 176
Calculatie kosten .......................................................................................................................................................... 178
Calculatie kenmerken
.......................................................................................................................................................... 180
Calculatie recapitulatie
.......................................................................................................................................................... 180
Calculatie omzet en
..........................................................................................................................................................
rendement 180
Calculatie afzetperiodeverdeling
.......................................................................................................................................................... 183
Calculatie belangrijke
..........................................................................................................................................................
acties 183
3 Calculatie
...................................................................................................................................
historie 184
4 Calculatiemodelbeheer
................................................................................................................................... 184
5 Drukstaffels
................................................................................................................................... 187
Drukstaffels importeren
.......................................................................................................................................................... 187
Drukstaffel toevoegen
......................................................................................................................................................... 187
Drukstaffel wijzigen
......................................................................................................................................................... 188
Drukstaffels koppelen
......................................................................................................................................................... 190
Drukstaffels opvragen
.......................................................................................................................................................... 191
6 Financiële
...................................................................................................................................
Export 192
Bestmate koppeling
.......................................................................................................................................................... 193
Connector .......................................................................................................................................................... 193
Deel XI Fiatteringen 195

1 Inleiding................................................................................................................................... 195
IV
V PAC Gebruikershandleiding
2 Fiatoverzicht
................................................................................................................................... 196
3 Fiatteren...................................................................................................................................
tijdens het gebruik 198
Deel XII Planningen 201

1 Inleiding................................................................................................................................... 201
2 Planning...................................................................................................................................
opvoeren 201
Planning algemeen
.......................................................................................................................................................... 202
Planning trajecten.......................................................................................................................................................... 203
Planning activiteiten
.......................................................................................................................................................... 204
3 Publiceren
...................................................................................................................................
op internet 206
Inleiding module webplanning
.......................................................................................................................................................... 206
De online webplanning
..........................................................................................................................................................
gebruiken 206
Webplanning inlogscherm
......................................................................................................................................................... 206
Webplanning planningpagina
......................................................................................................................................................... 206
Wijzigen van een ..........................................................................................................................................................
bestaande pagina 208
Database ......................................................................................................................................................... 208
Sjabloon ......................................................................................................................................................... 208
Maken van nieuwe..........................................................................................................................................................
pagina 209
4 Demo website
................................................................................................................................... 0
5 Leveranciersopdracht
................................................................................................................................... 210
Een leveranciersopdracht
..........................................................................................................................................................
geven 210
Een leveranciersopdracht
..........................................................................................................................................................
tonen 211
Deel XIII Begroting 213

1 Inleiding...................................................................................................................................
Begroting 213
2 Begroting
...................................................................................................................................
titelbeheer 213
Begrotingstitels koppelen
..........................................................................................................................................................
en importeren 214
Begrotingstitels aanmaken
..........................................................................................................................................................
en bewerken 215
Begrotingstitels verwijderen
.......................................................................................................................................................... 216
3 Begrotingbeheer
................................................................................................................................... 216
Begroting zoeken.......................................................................................................................................................... 216
Begroting toevoegen
.......................................................................................................................................................... 217
Begroting wijzigen
.......................................................................................................................................................... 218
Algemene informatie
......................................................................................................................................................... 220
Titels ......................................................................................................................................................... 221
Titels opnemen ......................................................................................................................................... 222
Een titel opnemen ......................................................................................................................................... 223
Begrotingsregels ......................................................................................................................................... 224
Regel toevoegen ................................................................................................................................... 224
Regel wijzigen ................................................................................................................................... 226
Regel verwijderen ................................................................................................................................... 226
Regels tonen ................................................................................................................................... 227
Begroting overnemen......................................................................................................................................... 227
Realisatie Importeren......................................................................................................................................... 227
Begroting exporteren......................................................................................................................................... 228
Begroting verwijderen
.......................................................................................................................................................... 228
Begroting deactiveren
..........................................................................................................................................................
/ historisch maken 228
Deel XIV Royalty 230

1 Inleiding...................................................................................................................................
Royalty 230
2 Proces ................................................................................................................................... 230
Afrekenperiode .......................................................................................................................................................... 231
Voorraad en Omzet
.......................................................................................................................................................... 232

Inhoud VI
Afrekeningen genereren
.......................................................................................................................................................... 234
3 Royalty ...................................................................................................................................
contract 235
Royalty contract zoeken
.......................................................................................................................................................... 235
Royalty contract toevoegen
.......................................................................................................................................................... 236
Royalty contract wijzigen
.......................................................................................................................................................... 238
Algemeen ......................................................................................................................................................... 240
Exploitatiegroepen
......................................................................................................................................................... 240
Verkoopsoorten
.........................................................................................................................................................
en staffels 241
Uitgaven per exploitatiegroep
......................................................................................................................................................... 242
Rechthebbenden
......................................................................................................................................................... 242
Verkoopstand .........................................................................................................................................................
bij uitgave 243
Contractstatus......................................................................................................................................................... 243
Royalty contract verwijderen
.......................................................................................................................................................... 243
4 Modelcontractsjabloon
................................................................................................................................... 244
5 Voorraadcorrectiebeheer
................................................................................................................................... 245
Overige rechten .......................................................................................................................................................... 247
6 Voorschottenbeheer
................................................................................................................................... 247
Royalty voorschot..........................................................................................................................................................
zoeken 248
toevoegen 248
wijzigen 250
verwijderen 253
7 Ramsjbrieven
...................................................................................................................................
versturen 253
8 Werkinstructies
................................................................................................................................... 254
Nieuw jaar openen.......................................................................................................................................................... 254
Activeren nieuwe ..........................................................................................................................................................
periode 255
Contracten en voorschotten
..........................................................................................................................................................
door het jaar heen invoeren 256
Mutaties importeren
.......................................................................................................................................................... 256
Mutaties van Centraal
.........................................................................................................................................................
Boekhuis 257
Mutaties vanuit.........................................................................................................................................................
PAC Logistiek 257
Mutaties vanuit.........................................................................................................................................................
Boekhouding/overig 257
Verwerken en controles
..........................................................................................................................................................
uitvoeren 257
Voorlopige afrekeningen
..........................................................................................................................................................
maken 258
Handmatige mutaties
..........................................................................................................................................................
toevoegen 259
Rapportages afdrukken
.......................................................................................................................................................... 259
Definitief maken afrekeningen
.......................................................................................................................................................... 260
Journaalposten maken
.......................................................................................................................................................... 260
Belangrijke informatie
.......................................................................................................................................................... 262
9 Veel gestelde
...................................................................................................................................
vragen Royalty 262
Deel XV Titellijst en aanbiedingsbeheer 266

1 Inleiding................................................................................................................................... 266
2 Titellijst...................................................................................................................................
zoeken 266
3 Titellijst...................................................................................................................................
toevoegen 267
4 Titellijst...................................................................................................................................
wijzigen 268
5 Titellijst...................................................................................................................................
verwijderen 271
Deel XVI Verkoopprijzenbeheer 273

1 Inleiding................................................................................................................................... 273
2 Verkoopprijzen
...................................................................................................................................
per uitgave 273
3 Verkoopprijzen
...................................................................................................................................
per datum 273
4 Verkoopprijzen
...................................................................................................................................
importeren 274
VI
VII PAC Gebruikershandleiding
5 Verkoopprijzen
...................................................................................................................................
exporteren 276
Deel XVII Voorraad 280

1 Inleiding...................................................................................................................................
Voorraadbeheer 280
2 Voorraad
...................................................................................................................................
zoeken 280
3 Voorraad
...................................................................................................................................
beheren 281
Kop .......................................................................................................................................................... 281
Voorraadmutaties.......................................................................................................................................................... 282
Toevoegen ......................................................................................................................................................... 283
Wijzigen ......................................................................................................................................................... 284
Afboeken ......................................................................................................................................................... 285
Backorders .......................................................................................................................................................... 285
4 Voorraadherwaardering
................................................................................................................................... 286
5 Opdracht
...................................................................................................................................
verwerken 286
Kop .......................................................................................................................................................... 287
Openstaande opdrachten
.......................................................................................................................................................... 288
Verwerkingsruns .......................................................................................................................................................... 288
Deel XVIII Orderbeheer 290

1 Opdrachten
...................................................................................................................................
invoeren 290
Inleiding .......................................................................................................................................................... 290
Order zoeken .......................................................................................................................................................... 290
Order toevoegen .......................................................................................................................................................... 291
Order wijzigen .......................................................................................................................................................... 291
Order kop ......................................................................................................................................................... 292
Order regels ......................................................................................................................................................... 294
Order overig ......................................................................................................................................................... 296
Order invoergedrag
......................................................................................................................................................... 297
Orders exporteren.......................................................................................................................................................... 298
Order vervallen .......................................................................................................................................................... 299
Order verwijderen.......................................................................................................................................................... 299
2 Opdrachten
...................................................................................................................................
op titel invoeren 300
Order op titel zoeken
.......................................................................................................................................................... 300
Order op titel toevoegen
.......................................................................................................................................................... 301
Order op titel wijzigen
.......................................................................................................................................................... 301
Orders op titel verwerken
.......................................................................................................................................................... 303
Orders op titel verwijderen
.......................................................................................................................................................... 303
3 Import van
...................................................................................................................................
bulk orders (BGN) 303
4 Order Portable
................................................................................................................................... 304
5 Ordertelling
................................................................................................................................... 304
Het invullen van targets
.......................................................................................................................................................... 304
Importeren en tellen
.......................................................................................................................................................... 305
Importeren van.........................................................................................................................................................
In Nota bestanden 305
Tellen van orders
......................................................................................................................................................... 305
Het bekijken en genereren
..........................................................................................................................................................
van rapportages 307
Ordertelling in .........................................................................................................................................................
PAC 307
Ordertelling middels
.........................................................................................................................................................
onze overzichten 307
6 CB Communicatie
................................................................................................................................... 307
Orders exporteren..........................................................................................................................................................
naar CB 307
Ontvangstbevestiging
..........................................................................................................................................................
Orders van CB 308
Deel XIX Faktuur 310

1 Inleiding................................................................................................................................... 310
Inhoud VIII
2 Fakturen...................................................................................................................................
invoeren 310
Faktuur zoeken .......................................................................................................................................................... 310
Faktuur toevoegen
.......................................................................................................................................................... 311
Faktuur wijzigen .......................................................................................................................................................... 312
Faktuur Kop ......................................................................................................................................................... 312
Faktuur Regels......................................................................................................................................................... 313
Totalen en Functietoetsen
......................................................................................................................................................... 314
Statusinformatie
......................................................................................................................................................... 314
Enkele faktuur verwerken
.......................................................................................................................................................... 316
3 Fakturen...................................................................................................................................
en BTW 316
4 Fakturen...................................................................................................................................
verwerken 316
5 Combinatie
...................................................................................................................................
van PAC Order en PAC Factuur 317
6 Faktuurhistorie
................................................................................................................................... 318
Deel XX Publiciteit 322

1 Recensierondebeheer
................................................................................................................................... 322
Inleiding .......................................................................................................................................................... 322
Recensieronde zoeken
.......................................................................................................................................................... 322
Recensieronde toevoegen
.......................................................................................................................................................... 323
Recensieronde wijzigen
.......................................................................................................................................................... 324
Titels wijzigen ......................................................................................................................................................... 326
Recensenten wijzigen
......................................................................................................................................................... 326
Aanvragen op .........................................................................................................................................................
recensent invoeren 327
Aanvragen verwerken
......................................................................................................................................................... 328
Instellingen ......................................................................................................................................................... 330
Recensieronde verwijderen
.......................................................................................................................................................... 331
Rapportages .......................................................................................................................................................... 332
Webrecensiebeheer
.......................................................................................................................................................... 333
Inleiding webrecensiebeheer
......................................................................................................................................................... 333
De module webrecensiebeheer
.........................................................................................................................................................
starten 333
Inloggen ......................................................................................................................................... 334
Registreren ......................................................................................................................................... 334
Als u bent ingelogd...
......................................................................................................................................................... 336
Een perslijst selecteren
......................................................................................................................................... 336
Een perslijst sorteren......................................................................................................................................... 337
Boeken aanvragen ......................................................................................................................................... 337
Boekenlijst exporteren
......................................................................................................................................... 338
Stijl wijzigen ......................................................................................................................................... 339
Wijzigen van de
.........................................................................................................................................................
stijl van een pagina 339
Inleiding ......................................................................................................................................... 339
Templates ......................................................................................................................................... 339
index.php.htm ................................................................................................................................... 340
login.php.htm ................................................................................................................................... 341
melding.htm ................................................................................................................................... 342
register.php.htm ................................................................................................................................... 342
register_e-mail.htm................................................................................................................................... 343
Demo website ......................................................................................................................................................... 0
2 ONE Orders
................................................................................................................................... 343
Overweging zelf verzenden
..........................................................................................................................................................
of uitbesteden 344
3 Recensies
...................................................................................................................................
Invoeren 344
Inleiding .......................................................................................................................................................... 344
Recensie zoeken .......................................................................................................................................................... 344
Recensie toevoegen
.......................................................................................................................................................... 345
Recensie wijzigen.......................................................................................................................................................... 346
Recensie verwijderen
.......................................................................................................................................................... 347
VIII
IX PAC Gebruikershandleiding
Deel XXI Documenten en mailingen 350

1 Inleiding................................................................................................................................... 350
2 Mailing zoeken
................................................................................................................................... 350
3 Mailing toevoegen
................................................................................................................................... 351
4 Mailing wijzigen
................................................................................................................................... 351
Mailing algemeen.......................................................................................................................................................... 352
Mailing ontvangers
.......................................................................................................................................................... 353
Mailing deelnemers
.......................................................................................................................................................... 354
Mailing uitvoeren.......................................................................................................................................................... 355
Mailing openen .......................................................................................................................................................... 355
5 Mailing verwijderen
................................................................................................................................... 355
Deel XXII DocShare 358

1 DocShare
...................................................................................................................................
Inleiding 358
2 Document
...................................................................................................................................
tonen 358
3 Document
...................................................................................................................................
maken 359
4 Document
...................................................................................................................................
koppelen 359
5 Document
...................................................................................................................................
verwijderen 359
Deel XXIII Context Informatie Manager 361

1 Inleiding................................................................................................................................... 361
2 Weergave
................................................................................................................................... 361
3 Problemen
................................................................................................................................... 364
Deel XXIV Overzichten 366

1 Standaard
...................................................................................................................................
overzichten 366
Algemeen .......................................................................................................................................................... 367
Verschijningslijst
......................................................................................................................................................... 367
Verschijningslijst
.........................................................................................................................................................
met kostprijs 368
Fiatscherm ......................................................................................................................................................... 368
Alle projecten,.........................................................................................................................................................
uitgaven en drukken 369
Administratie .......................................................................................................................................................... 369
Onderhandenwerk
......................................................................................................................................................... 369
Dagboektransactiehistorie
......................................................................................................................................................... 370
Planning .......................................................................................................................................................... 371
Planning ......................................................................................................................................................... 371
Afleverlijst ......................................................................................................................................................... 371
Afleverlijst Excel
......................................................................................................................................................... 372
Planning Drukker
......................................................................................................................................................... 372
POD Scanlaser
......................................................................................................................................................... 373
Niet gestarte/gerealiseerde
.........................................................................................................................................................
activiteiten 373
Faseoverschrijdingen
......................................................................................................................................................... 374
Capaciteit drukker
......................................................................................................................................................... 374
Verkoop .......................................................................................................................................................... 375
Aanbiedingstelling
.........................................................................................................................................................
Excel 375
Aanbiedingstelling
.........................................................................................................................................................
Excel Target en Stand 375
Aanbiedingslijst
......................................................................................................................................................... 376
Aanbiedingslijst
.........................................................................................................................................................
uitgebreid 377
Controle afwijkende
.........................................................................................................................................................
prijzen PAC met CB 377
Controle afwijkende
.........................................................................................................................................................
prijsdatums PAC met CB 378
Voorraadlijst ......................................................................................................................................................... 378

Inhoud X
Voorraadlijst Compleet
......................................................................................................................................................... 379
Planning CB ......................................................................................................................................................... 380
Planning Libridis
......................................................................................................................................................... 380
Aanleverplanning
.........................................................................................................................................................
totaal 381
Planning Totaal
......................................................................................................................................................... 382
Herdruksignalering
......................................................................................................................................................... 382
Agenda verkoop-marketing-publiciteit
......................................................................................................................................................... 382
Klantorders per
.........................................................................................................................................................
titel 383
Pers en Publiciteit.......................................................................................................................................................... 384
Pers Intekenlijst
......................................................................................................................................................... 384
Recensielijst ......................................................................................................................................................... 385
Secretariaat .......................................................................................................................................................... 385
Relatielijst ......................................................................................................................................................... 385
Verjaardagen ......................................................................................................................................................... 386
2 Onze overzichten
................................................................................................................................... 386
3 Extra logistieke
...................................................................................................................................
overzichten 387
12 maandenlijst (CB
..........................................................................................................................................................
+ PM) 388
Controle uitgaven..........................................................................................................................................................
zonder actuele druk 389
Niet gejournaliseerde
..........................................................................................................................................................
omzet 389
Niet gejournaliseerde
..........................................................................................................................................................
voorraadmutaties 390
Verwerkte opdrachten
..........................................................................................................................................................
zonder factuur 391
Voorraad herwaarderingslijst
.......................................................................................................................................................... 391
Voorraad op peildatum
.......................................................................................................................................................... 391
4 Royalty ...................................................................................................................................
overzichten 391
Voorschottenlijst .......................................................................................................................................................... 392
Deel XXV Omzetrapportage 394

1 Inleiding................................................................................................................................... 394
2 Rapportages
...................................................................................................................................
maken en bewerken 394
Omzetgegevens .......................................................................................................................................................... 395
Rijen en Filters .......................................................................................................................................................... 396
Rijen ......................................................................................................................................................... 396
Een filter selecteren
......................................................................................................................................................... 398
Selecteren vanuit de.........................................................................................................................................
resultaten 398
Selecteren bij de filters
......................................................................................................................................... 400
Kolommen .......................................................................................................................................................... 401
Omzettype kiezen
......................................................................................................................................................... 401
Kolommen per.........................................................................................................................................................
omzettype kiezen 402
Kolomgroepering
......................................................................................................................................................... 402
Filters extra .......................................................................................................................................................... 403
Meerdere rapportages
..........................................................................................................................................................
tegelijk 403
3 Standaard
...................................................................................................................................
rapportages 404
Standaard Systeemrapportages
.......................................................................................................................................................... 404
Standaard Gebruikersrapportages
.......................................................................................................................................................... 404
Gebruikersrapportage
.........................................................................................................................................................
aanmaken 404
Gebruikersrapportages
.........................................................................................................................................................
selecteren 405
Rapportages beschikbaar
..........................................................................................................................................................
stellen 405
4 Afdrukken
...................................................................................................................................
en Exporteren 405
Afdrukken .......................................................................................................................................................... 405
Exporteren naar Excel
.......................................................................................................................................................... 406
Exporteren naar XML
.......................................................................................................................................................... 406
Exporteren Standaard
..........................................................................................................................................................
rapportage 406
Importeren Standaard
..........................................................................................................................................................
rapportage 407
5 Omzetrapportage
...................................................................................................................................
portable 407
X
XI PAC Gebruikershandleiding
Deel XXVI Communicatie 410

1 Importeren
................................................................................................................................... 410
Mutaties van CB .......................................................................................................................................................... 411
Onderhanden werk
.......................................................................................................................................................... 412
2 Exporteren
................................................................................................................................... 412
Journaalposten .......................................................................................................................................................... 412
3 Batchscriptbeheer
................................................................................................................................... 414
4 ONIX ................................................................................................................................... 414
5 Centraal...................................................................................................................................
Boekhuis 414
CB Klantgroepmapping
.......................................................................................................................................................... 414
CB Omzetmutatietypes
.......................................................................................................................................................... 414
CB-Voorraadmutatiecodes
.......................................................................................................................................................... 416
Royalty .......................................................................................................................................................... 417
CB-Voorraadstandstypes
......................................................................................................................................................... 417
6 Drukkerij
...................................................................................................................................
Staffels 417
Staffeldrukkerijen.......................................................................................................................................................... 417
Staffelverschijningsvormen
.......................................................................................................................................................... 418
Staffelformaten .......................................................................................................................................................... 418
Staffelpapiersoorten
.......................................................................................................................................................... 419
7 Werkinstructies
...................................................................................................................................
communicatie 419
CB Omzet koppelvelden
..........................................................................................................................................................
instellen 419
ISBN onbekend
.........................................................................................................................................................
in PAC 419
Relatie als CB-relatie
.........................................................................................................................................................
onbekend in PAC 420
CBRelatie heeft
.........................................................................................................................................................
geen klantgroepindeling in PAC 420
Omzetmutatie .........................................................................................................................................................
typecombinatie niet eerder verwerkt 421
Deel XXVII Financiële koppeling 424

1 Exporteren
...................................................................................................................................
van Projecten 424
2 Exporteren
...................................................................................................................................
van Calculaties 424
3 Importeren
...................................................................................................................................
van realisatiegegevens ten behoeve van OHW 425
4 Export van
...................................................................................................................................
banken, uitgaves en van crediteuren en debiteuren relaties 425
5 Import van
...................................................................................................................................
stamgegevens ten behoeve van registratie van relatiegegevens 426
6 Journaalposten
...................................................................................................................................
exporteren 427
Batchrun .......................................................................................................................................................... 428
Journaalverslagen
..........................................................................................................................................................
inleiding 428
Journaalverslag omzet
.......................................................................................................................................................... 429
Journaalverslag voorraadmutaties
.......................................................................................................................................................... 429
Journaalverslag Onderhanden
..........................................................................................................................................................
werk afsluitsaldo 430
Journaalverslag royalty
..........................................................................................................................................................
verrekening berekende royalty 430
..........................................................................................................................................................
verrekening Contractvoorschotmutatie 431
..........................................................................................................................................................
verrekening Algemene voorschotten 431
..........................................................................................................................................................
verrekening Kosten derden 432
..........................................................................................................................................................
verrekening Verplichting 432
Deel XXVIII ONIX en XML koppeling 434

1 Inleiding...................................................................................................................................
ONIX en XML 434
2 ONIX CB................................................................................................................................... 434
Inleiding ONIX CB.......................................................................................................................................................... 434
Inrichting van PAC
..........................................................................................................................................................
ONIX CB 435
Ontvangstbevestiging
..........................................................................................................................................................
ONIX CB 436

Inhoud XII
3 ONIX en...................................................................................................................................
XML ScanLaser 437
4 ONIX Commisariaat
...................................................................................................................................
voor de Media 437
Werkinstructie ONIX
..........................................................................................................................................................
CvdM 438
5 ONIX Bercker
................................................................................................................................... 443
6 XML Koppeling
...................................................................................................................................
website 443
7 Werken ...................................................................................................................................
met ONIX en XML 443
8 Alle ONIX
...................................................................................................................................
en XML inrichtingselementen op een rijtje 444
Deel XXIX Outlook koppeling 450

1 Inleiding................................................................................................................................... 450
2 Relatiebeheer
................................................................................................................................... 450
Deel XXX Batchrun 454

1 Batchrun
...................................................................................................................................
in PAC 454
Script toevoegen .......................................................................................................................................................... 455
Script wijzigen .......................................................................................................................................................... 457
Script verwijderen.......................................................................................................................................................... 457
2 Batchrun
...................................................................................................................................
Taakoverzicht 457
Taak toevoegen .......................................................................................................................................................... 459
Taak wijzigen .......................................................................................................................................................... 460
Taak verwijderen .......................................................................................................................................................... 461
3 Werking...................................................................................................................................
van batchrun 461
Deel XXXI Applicatiebeheer 464

1 Systeemniveau
................................................................................................................................... 465
Systeemfuncties .......................................................................................................................................................... 465
Wijzigen van de
.........................................................................................................................................................
locatie en blokkeren van de administratie 466
Comprimeren .........................................................................................................................................................
(en herstellen) 468
Reservekopie opslaan
......................................................................................................................................................... 468
Reservekopie herstellen
......................................................................................................................................................... 469
Ingelogde gebruikers
......................................................................................................................................................... 472
Superrechten herstellen
......................................................................................................................................................... 472
Administratie en
.........................................................................................................................................................
Orders naar PAC.net verzenden/van PAC.net ophalen 473
Versturen naar.........................................................................................................................................................
Verkaart Automatisering 473
Verzenden met.........................................................................................................................................................
PAC Filesender 473
Updaten van PAC
......................................................................................................................................................... 474
2 Administratieniveau
................................................................................................................................... 475
Rechtenbeheer .......................................................................................................................................................... 475
Inleiding ......................................................................................................................................................... 475
Rollenbeheer ......................................................................................................................................................... 476
Rol zoeken ......................................................................................................................................... 476
Rol toevoegen ......................................................................................................................................... 477
Rol wijzigen ......................................................................................................................................... 478
Rol verwijderen ......................................................................................................................................... 480
Gebruikersbeheer
......................................................................................................................................................... 480
Gebruiker zoeken ......................................................................................................................................... 480
Gebruiker toevoegen......................................................................................................................................... 481
Gebruiker wijzigen ......................................................................................................................................... 483
Gebruiker verwijderen
......................................................................................................................................... 485
Wat zijn mijn rechten?
......................................................................................................................................................... 485
Werkinstructie.........................................................................................................................................................
rechten toekennen 486
Het aanmaken van een
.........................................................................................................................................
Rol 486
Het aanmaken van een
.........................................................................................................................................
gebruiker 487
XII
XIII PAC Gebruikershandleiding
Het bijwerken van rechten

......................................................................................................................................... 487
Administratie instellingen
.......................................................................................................................................................... 487
Algemene instellingen
......................................................................................................................................................... 487
Project ......................................................................................................................................... 489
Relatie ......................................................................................................................................... 490
Calculatie ......................................................................................................................................... 491
Planning ......................................................................................................................................... 493
Verkoop Algemeen ......................................................................................................................................... 494
Verkoop Order ......................................................................................................................................... 495
CB ONE orders ......................................................................................................................................... 496
Verkoop Fakturatie ......................................................................................................................................... 497
Logistiek ......................................................................................................................................... 497
Onderhanden werk ......................................................................................................................................... 498
Royalty ......................................................................................................................................... 499
Documenten en overzichten
......................................................................................................................................... 503
Bestandsmappen ......................................................................................................................................... 503
Import ......................................................................................................................................... 504
Export ......................................................................................................................................... 505
ONIX ......................................................................................................................................... 506
PAC.Net ......................................................................................................................................... 507
Centraal Boekhuis ......................................................................................................................................... 508
AccountView ......................................................................................................................................... 509
Financieel ......................................................................................................................................... 510
Context Informatie Manager
......................................................................................................................................... 511
Wizard keuzelijsten ......................................................................................................................................... 511
Systeem ......................................................................................................................................... 512
Prototypes ......................................................................................................................................... 514
ISBN Herkenningstekens
......................................................................................................................................................... 514
Vrije relatievelden
......................................................................................................................................................... 515
Relatierollen ......................................................................................................................................................... 516
Titeltypes ......................................................................................................................................................... 516
Gebruikersinstellingen
.......................................................................................................................................................... 517
Algemeen ......................................................................................................................................................... 518
Relatie ......................................................................................................................................................... 520
Project ......................................................................................................................................................... 521
Uitgave ......................................................................................................................................................... 522
Druk ......................................................................................................................................................... 522
Planning ......................................................................................................................................................... 523
Autorisatie ......................................................................................................................................................... 524
Calculatie ......................................................................................................................................................... 525
Verkooporder ......................................................................................................................................................... 525
Royalty ......................................................................................................................................................... 526
Pers ......................................................................................................................................................... 527
Context Informatie
.........................................................................................................................................................
Manager 528
Documenten en
.........................................................................................................................................................
overzichten 528
Management Functies
.......................................................................................................................................................... 529
Rechten bijwerken
......................................................................................................................................................... 530
Ingelogde gebruikers
.........................................................................................................................................................
tonen 530
Wijzigingslog tonen
......................................................................................................................................................... 531
Totaal-Audit bestand
.........................................................................................................................................................
maken 531
Verwerkingslogboek
.........................................................................................................................................................
tonen 532
Beveiligde functies
......................................................................................................................................................... 532
Rapportage .......................................................................................................................................................... 536
Documentveldenbeheer
......................................................................................................................................................... 536
Documentsoorten
......................................................................................................................................................... 537
Relatie algemeen ......................................................................................................................................... 541
Leveranciersopdracht
......................................................................................................................................... 541
Faktuur ......................................................................................................................................... 542

Inhoud XIV
Royaltycontract ......................................................................................................................................... 542

Onze overzichtsgroepen
......................................................................................................................................................... 542
Onze overzichtenbeheer
......................................................................................................................................................... 542
Scenario's .......................................................................................................................................................... 544
Hoofdscenariobeheer
......................................................................................................................................................... 544
Calculatiescenariobeheer
......................................................................................................................................................... 545
Fiatscenariobeheer
......................................................................................................................................................... 546
Planningscenariobeheer
......................................................................................................................................................... 549
Calc.royaltyscenariobeheer
......................................................................................................................................................... 550
Kenmerkscenariobeheer
......................................................................................................................................................... 551
3 Applicatiekennis
................................................................................................................................... 552
Installatie en systeemeisen
.......................................................................................................................................................... 552
Access ......................................................................................................................................................... 552
Installatievoorschriften
......................................................................................................................................... 552
Systeemeisen ......................................................................................................................................... 554
SQL ......................................................................................................................................................... 554
......................................................................................................................................... 554
Systeemeisen ......................................................................................................................................... 555
Omzetrapportage
......................................................................................................................................................... 555
......................................................................................................................................... 555
Systeemeisen ......................................................................................................................................... 556
Test omgeving opzetten
.......................................................................................................................................................... 556
Tweede versie.........................................................................................................................................................
van PAC installeren 556
Administratie kopiëren
......................................................................................................................................................... 558
PAC koppelen.........................................................................................................................................................
aan de testadministratie 558
Sjablonen .......................................................................................................................................................... 560
Word Sjablonen
.........................................................................................................................................................
in PAC 560
Word sjabloon koppelen
.........................................................................................................................................
aan PAC 560
Een nieuw sjabloon................................................................................................................................... 561
Velden exporteren uit
...................................................................................................................................
PAC 561
Sjabloon koppelen aan
...................................................................................................................................
PAC 561
Het sjabloon opmaken
......................................................................................................................................... 562
Excel Sjablonen
.........................................................................................................................................................
in PAC 562
Excel sjabloon koppelen
.........................................................................................................................................
aan PAC 562
Een nieuw sjabloon................................................................................................................................... 562
Velden exporteren uit
...................................................................................................................................
PAC 563
Het Excel Sjabloon opmaken
......................................................................................................................................... 563
De opbouw van het ...................................................................................................................................
excelsjabloon 563
Tips en Trucs ......................................................................................................................................................... 564
Word ......................................................................................................................................... 564
Kenmerk naam alleen
...................................................................................................................................
zichtbaar als kenmerk gevuld 564
Kopjes alleen zichtbaar
...................................................................................................................................
bij inhoud 565
Word decimalen weergeven
................................................................................................................................... 565
Excel ......................................................................................................................................... 565
Alleen tonen als... ................................................................................................................................... 565
Voorwaardelijke opmaak
................................................................................................................................... 566
Lange inhoud veld ................................................................................................................................... 566
Technische details
.......................................................................................................................................................... 566
FTP verzenden/PUT
......................................................................................................................................................... 566
FTP ontvangen/GET
......................................................................................................................................................... 567
SQL Server en PAC
.......................................................................................................................................................... 567
Inleiding XML Export
.......................................................................................................................................................... 568
Release notes .......................................................................................................................................................... 569
Mapverwijzingen .......................................................................................................................................................... 569
PAC.ini .......................................................................................................................................................... 570
Feiten en weetjes .......................................................................................................................................................... 570
Problemen .......................................................................................................................................................... 571
Technische database
.........................................................................................................................................................
problemen 571
XIV
XV PAC Gebruikershandleiding
Problemen verhelpen
.......................................................................................................................................................... 573
Administratie of
.........................................................................................................................................................
databasebestand in gebruik 573
Technische ondersteuning
.........................................................................................................................................................
in gebruik zijnde bestanden 574
Reservekopie herstellen
.........................................................................................................................................................
van tape e.d. 574
Veel gestelde vragen
.........................................................................................................................................................
applicatieproblemen 575
Deel XXXII Administratie inrichten 577

1 Project ................................................................................................................................... 578
Titellijstsoorten .......................................................................................................................................................... 578
Fondsgroepbeheer
.......................................................................................................................................................... 578
Fondsbeheer .......................................................................................................................................................... 581
Fondsklantgroepbeheer
.......................................................................................................................................................... 584
Merken .......................................................................................................................................................... 585
Genres .......................................................................................................................................................... 586
Trefwoorden .......................................................................................................................................................... 586
ISBN ranges .......................................................................................................................................................... 587
NUR .......................................................................................................................................................... 587
2 Productie
................................................................................................................................... 588
Verschijningsvormen
.......................................................................................................................................................... 588
Druksoorten .......................................................................................................................................................... 590
Papier .......................................................................................................................................................... 590
Formaten ......................................................................................................................................................... 590
Families ......................................................................................................................................................... 591
Kwaliteitsaanduidingen
......................................................................................................................................................... 592
Papiersoorten ......................................................................................................................................................... 592
Kenmerken .......................................................................................................................................................... 593
Kenmerkgroepen
......................................................................................................................................................... 593
Kenmerken ......................................................................................................................................................... 593
Kenmerkbeheer
......................................................................................................................................................... 595
3 Planning................................................................................................................................... 599
Trajecten .......................................................................................................................................................... 599
Fasen .......................................................................................................................................................... 600
Activiteiten .......................................................................................................................................................... 600
Feestdagen .......................................................................................................................................................... 601
4 Calculatie
................................................................................................................................... 602
Tabbladen .......................................................................................................................................................... 602
Groepen .......................................................................................................................................................... 603
Componenten .......................................................................................................................................................... 604
Kostensoorten .......................................................................................................................................................... 604
Rendementcomponenten
.......................................................................................................................................................... 605
Verkoopsoorten .......................................................................................................................................................... 606
Royaltyverkoopsoorten
.......................................................................................................................................................... 607
Royaltycontracttypes
.......................................................................................................................................................... 608
5 CRM ................................................................................................................................... 608
Categorieweergavegroep
.......................................................................................................................................................... 608
Categoriebeheer .......................................................................................................................................................... 609
Relatieverbandtypes
.......................................................................................................................................................... 610
Functies .......................................................................................................................................................... 610
Predicaten .......................................................................................................................................................... 611
Landen .......................................................................................................................................................... 611
Landcategorieën .......................................................................................................................................................... 613
Talen .......................................................................................................................................................... 613
6 Verkoop................................................................................................................................... 614
Opdrachttypes .......................................................................................................................................................... 614
Verkoopsoorten .......................................................................................................................................................... 615
Verkoopsoortcategorieën
.......................................................................................................................................................... 617

Inhoud XVI
Klantgroepen .......................................................................................................................................................... 617

Leveringsvoorwaardebeheer
.......................................................................................................................................................... 618
Betalingscondities
.......................................................................................................................................................... 618
Faktuurcodes .......................................................................................................................................................... 619
Faktuurnummers .......................................................................................................................................................... 620
Faktuursneltoetsen
.......................................................................................................................................................... 621
Opdrachttekstsjablonen
.......................................................................................................................................................... 622
7 Publiciteit
................................................................................................................................... 623
Doelgroepen .......................................................................................................................................................... 623
Recensiekwaliteiten
.......................................................................................................................................................... 624
8 Royalty ................................................................................................................................... 624
Royalty inrichting.......................................................................................................................................................... 624
Contracttypes .......................................................................................................................................................... 627
Exploitatiegroepen
.......................................................................................................................................................... 627
Afrekeningsoorten
.......................................................................................................................................................... 628
Royaltyverkoopsoort
..........................................................................................................................................................
mapping 629
Componenten .......................................................................................................................................................... 629
Omzet-componentmapping
.......................................................................................................................................................... 630
Voorraad-componentmapping
.......................................................................................................................................................... 631
Mutatietype-componentmapping
.......................................................................................................................................................... 632
Royaltycontractscenario
.......................................................................................................................................................... 633
Betalingsmomentenscenariobeheer
.......................................................................................................................................................... 634
9 Logistiek
................................................................................................................................... 635
Magazijnen .......................................................................................................................................................... 635
Pakbontypes .......................................................................................................................................................... 636
VoorraadMutatietypes
.......................................................................................................................................................... 637
10 Administratie
................................................................................................................................... 637
Boekjaren .......................................................................................................................................................... 638
Journaalposttypen
.......................................................................................................................................................... 638
Omzetjournaalposten
......................................................................................................................................................... 640
Voorraadjournaalposten
......................................................................................................................................................... 641
Onderhanden .........................................................................................................................................................
werk afsluitsaldo journaalposten 643
Royalty verrekening
.........................................................................................................................................................
Algemeenvoorschotmutatie 645
Royalty verrekening
.........................................................................................................................................................
Berekende royalty 645
Royalty verrekening
.........................................................................................................................................................
Contractvoorschotmutatie 646
Royalty verrekening
.........................................................................................................................................................
Verplichting 647
Royalty verrekening
.........................................................................................................................................................
Kosten derden 648
Royalty voorschot
.........................................................................................................................................................
afboeking 648
Royalty voorschot
.........................................................................................................................................................
opboeking 648
Dagboeknummers.......................................................................................................................................................... 648
Begrotingssoorten
.......................................................................................................................................................... 649
Begrotingsverkoopsoorten
.......................................................................................................................................................... 649
Begrotingsverkoopverdelingen
.......................................................................................................................................................... 650
BTWcodes .......................................................................................................................................................... 650
BTWmappings .......................................................................................................................................................... 651
Valutas .......................................................................................................................................................... 652
Banken .......................................................................................................................................................... 653
11 Nieuw jaar
...................................................................................................................................
inrichten 654
Deel XXXIII Tips en trucs 656

1 Gebruikersinstellingen
................................................................................................................................... 656
2 Venster ................................................................................................................................... 656
3 Zoeken ...................................................................................................................................
met * 656
Deel XXXIV Website 0

XVI
XVII PAC Gebruikershandleiding
Index 657

Voorwoord 1
Voorwoord
Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die met

PAC wil gaan werken en die tegelijk wil zien hoe hij of
zij het best zijn administratie kan (her) inrichten.
Na het doorlezen van deze handleiding weet u de

belangrijkste onderdelen van PAC goed te gebruiken.

Deel
I
Deze handleiding 3
1 Deze handleiding
1.1 Doel van de handleiding
In deze handleiding wordt beschreven:
welke taken in PAC kunnen worden uitgevoerd,

hoe deze taken kunnen worden uitgevoerd,
en eventueel door wie die taken kunnen worden uitgevoerd.
1.2 Voor wie is deze handleiding

Deze handleiding is bestemd voor iedereen die als gebruiker te maken krijgt met PAC.
Wie eenmaal met PAC aan het werk is zal de Gebruikershandleiding niet vaak nodig hebben, want het
programma is logisch van opbouw en daardoor intuïtief te gebruiken. De handleiding kan u
ondersteunen bij het uitvoeren van taken die niet regelmatig door u worden uitgevoerd. De
regelmatige gebruiker kan de Gebruikershandleiding als naslagwerk gebruiken.
1.3 Opzet van de handleiding

Deze handleiding bestaat uit een inleiding en meerdere hoofdstukken.
In de Inleiding 8 wordt uitgelegd wat PAC is en welke handelingen kunnen worden uitgevoerd. Ook
worden de conventies beschreven die bij de opmaak van de handleiding zijn gehanteerd.
In het hoofdstuk Werken met PAC 10 , wordt beschreven op welke manier PAC kan worden gestart
zodat de gebruikers ermee kunnen werken. Ook wordt hier een beschrijving gegeven van algemene
kenmerken van PAC zoals navigatie methoden, sneltoetsen en dergelijke.
Het hoofdstuk Cockpit 19 beschrijft de manier waarop de cockpit functie in PAC kan worden gebruikt
om makkelijk overzicht te houden in de lopende projecten waarbij u betrokken bent.
Vervolgens wordt in Relatiebeheer 26 beschreven hoe u relaties, zoals auteurs, medewerkers en

leveranciers aanmaakt en beheert.
Dan wordt de projecthiërarchie beschreven in de hoofdstukken Projectbeheer 95 , Uitgavebeheer 130

en Drukbeheer 153 .
De uitgeefprocessen komen aan bod in de hoofdstukken Calculaties 175 , Fiatteringen 195 en

Planningen 201 .
In het hoofdstuk Begroting 637 wordt ingegaan op de mogelijkheden die de module Begroting biedt
voor het werken met begrotingen binnen PAC.
Het opstellen van royaltycontracten en voorschotten wordt behandeld in het hoofdstuk Royalty 624 .
U leest over het éénmalig definiëren van titellijsten welke u vaak opnieuw gebruikt voor diverse
doelen in de uitgeverij in het hoofdstuk Titellijst en aanbiedingsbeheer 266 .
In het hoofdstuk Verkoopprijzenbeheer 273 wordt beschreven hoe u de wisselende prijzen van uw
producten eenvoudig kunt bijhouden.
Vervolgens komen de logistieke zaken aan de orde: Voorraadbeheer 281 , Orderbeheer 290 en
Fakturatie 310 .

Versie 780/883 (1.762.195 / 6-1-2009) gewijzigd 3-2-09/28-4-10
4 PAC Gebruikershandleiding
Voordat een product verschijnt kunt u het onder de aandacht brengen bij de pers door hen (recensie)
exemplaren te versturen. U leest dit in het hoofdstuk Recensierondebeheer 322 .
Alle volgende hoofdstukken betreffen het communiceren met andere applicaties, relaties, zowel
intern als extern.
Tot volgen enkele hoofdstukken mbt de inrichting van de applicatie en de beheersaspecten rondom
applicaties als PAC.
1.4 Conventies in deze handleiding

In deze handleiding worden de volgende conventies gehanteerd.
Instructies
Aanwijzingen die de gebruiker letterlijk moet opvolgen, worden voorafgegaan door een blauw
driehoekje. Ook een opvolgende gewijzigde status wordt hiermee weergegeven, bijvoorbeeld:
Zet de computer aan.
De computer staat aan.
Schermonderdelen
Onderdelen op het scherm waarmee een actie kan worden uitgevoerd, zoals knoppen en
invulvelden, worden vet genoteerd, bijvoorbeeld:
Klik op Projectbeheer.
De namen van vensters en tabbladen worden vet en blauw genoteerd, bijvoorbeeld:
Het venster Zoeken Project wordt geopend.
Toetsnamen
Namen van toetsen worden in hoofdletters genoteerd. De toetsen Alt, Shift en Ctrl beginnen
alleen met een hoofdletter. Een gelijktijdige combinatie van toetsen wordt gescheiden door het
plus (+) symbool, bijvoorbeeld:
Druk op ENTER.
of:
U kunt het venster ook sluiten met Alt + S.
Getypte invoer
Door de gebruiker in te voeren of reeds ingevulde tekst is scheef gedrukt, bijvoorbeeld:
Typ de naam van de organisatie, bijvoorbeeld Vertaalbureau Losman.
of:
Voer bij Code de eerste tekens in, bijvoorbeeld 20.
Verwijzingen naar andere vensters of menu opties

In de handleiding wordt regelmatig verwezen naar andere schermen binnen PAC. De instructie
om op zo'n locatie te komen wordt weergegeven door middel van de venster-, veld-, tab- of
knopnamen gescheiden door het teken '|'
Stel het initiële tabblad van uitgavebeheer in onder Hoofdmenu | Gebruikersinstellingen |
Profiel openen | Uitgavebeheer | Initieel TAB voorkeur
Voorbeelden, waarschuwingen, tips & trucs, achtergrondinformatie, koppeling met andere module,
beleidsscenario's, batchrun en power-functies
o Voorbeelden worden voorafgegaan door de afbeelding en worden als volgt ingesprongen:

Deze handleiding 5
Als u op Projectbeheer klikt, wordt het venster Zoeken Project geopend.
o Op vergelijkbare wijze worden waarschuwingen aangegeven. Deze worden voorafgegaan door

de afbeelding en worden ingesprongen:
U kunt een maximale verschijningsdatum invoeren. Dit is echter geen harde deadline, maar
u wordt visueel geattendeerd op een gevaar.
o Tips en trucs voor extra mogelijkheden of om bepaalde handelingen op een efficiënte wijze uit
te voeren worden vooraf gegaan door de afbeelding en worden ingesprongen:
U kunt een standaard categorie instellen voor het zoeken naar relaties.
o Soms wordt achtergrondinformatie over bepaalde functionaliteit genoemd. Dit wordt vooraf
gegaan door de afbeelding en wordt ingesprongen:
In de documentsoorten kunt u het sjabloon voor de brief maken en in Word gebruik maken
van de volgende extra velden (...).
o PAC Modules kunnen koppelingen met andere modules hebben. Als daarover informatie
beschikbaar is dan wordt dat met de afbeelding weergegeven:
Indien u gebruik maakt van de module PAC Omzetrapportage dan heeft u nog veel meer
detail en groepeer rapportages tot uw beschikking. Veelal zijn deze zeer vrij zelf te bouwen.
o De processen binnen uw uitgeverij kunt u binnen PAC waar mogelijk zoveel mogelijk hierop
laten aansluiten door de juiste inrichting hiervoor te kiezen. Het is soms echter lastig om dit
goed te kiezen zonder andere mogelijkheden te hebben aanschouwd. Daarom worden in
sommige gevallen enkele (beleids)scenario's geschetst. Deze scenario's worden vooraf gegaan
door de afbeelding :
Bij het gebruik van de logistieke modules en het journaliseren van de mutaties kunnen twee
scenario's worden onderscheiden:
(...)
o Enkele functionaliteiten kunnen volledig automatisch worden gestart met behulp van een
scheduler: PAC Batchrun. Deze functies worden vooraf gegaan door de afbeelding en
worden ingesprongen:
Met batchrun kunnen de geleverde aantallen kunnen vanuit de logistieke modules

automatisch worden bijgewerkt.

o In sommige delen van PAC zitten Power-functies om beveiligde handelingen door een gewone
gebruiker uit te kunnen voeren. Deze functies worden vooraf gegaan door de afbeelding en
worden ingesprongen:
Met de power-user functie Wijzigen van het CBRelatieID in relatiebeheer kunt u de vaste
CBRelatieID bij een relatie wijzigen om een relatie te koppelen aan de overeenkomstige
CBRelatie.

Deel
II
2 Inleiding van PAC

2.1 Korte beschrijving van PAC
PAC vindt zijn oorsprong in het BPS (Budget en Prognose Systeem) van J.M. Meulenhoff en ideeën
van diverse personen betrokken bij de ontwerpfase van PAC. De benaming PAC is ontstaan door de
eerste letters van de eerste modules waaruit het is opgebouwd: Planning, Autorisatie en Calculatie.
Inmiddels zijn vele modules toegevoegd, maar hebben we besloten om de naam te houden zoals het
is.
In PAC worden projecten (titels, uitgaven, drukken), planningen, calculaties en fysieke kenmerken
vastgelegd. Veel personen en organisaties kunnen te maken krijgen met een project. Deze kunnen
allen worden beheerd middels het centrale relatiesysteem en worden toegewezen aan diverse
werkzaamheden en hoedanigheden binnen het project. Pers- en presentexemplaren kunnen worden
beheerd middels het perssysteem. U kunt (aanbieding)lijsten éénmalig vastleggen en vele malen
genereren ten behoeve van diverse lijsten en online publicatie op internet. Ook bent u in staat eigen
overzichten in PAC te zetten gebaseerd op samenvoegingen met Word en Excel, zoals druk- of
bindopdrachten, planningsoverzichten en mailingen. Boekhandelsorders kunnen eenvoudig worden
ingevoerd op beurzen of door de binnendienst en centraal worden verzameld voordat het elektronisch
naar o.m. Centraal Boekhuis of Libridis wordt verzonden. Automatische tellingen per klantgroep
kunnen worden gegenereerd op basis van behaalde orders (in nota) en deze kunt u vergelijken met
gestelde targets en u kunt daarmee ook het risico verlagen van de oplagebepaling.
Met behulp van de logistieke modules kunnen fakturen van orders worden gemaakt, voorraad intern
of PM bijgehouden (inclusief CB integratie), kostprijzen van de voorraad en omzet vastgelegd,
omzetrapportages per magazijn en integraal en alle andere mogelijke invalshoeken worden gemaakt.
De financiële afwikkeling verloopt via integratie met een (extern) boekhoudsysteem.
Integratie met de website(s), CB, CvdM, drukkerijen gebeurt middels (semi) geautomatiseerde
processen waarbij (in overleg) kan worden aangegeven welke gegevens moeten worden
doorgestuurd, tot en met versturen van (delen van) hoofdstukken van pagina's, recensieteksten,
auteursfoto's en omslagen. Een koppeling met Outlook zorgt ervoor dat documenten, omslagen,
foto's eenvoudig kunnen worden gemaild. Tevens kunnen taken en afspraken worden gemaakt.
De geboden functionaliteit binnen PAC kan door een applicatiebeheerder middels rollen worden
toegewezen aan medewerkers van de uitgeverij. Tevens kunnen gebruikers de look and feel van PAC
aanpassen aan hun eigen wensen en eisen middels vele instelbare gebruikersinstellingen.
PAC maakt het mogelijk om de gehele levenscyclus van concept, manuscript, voorbereiding,
productie, verkoop en vernietiging te beheersen.

Deel
III
3 Werken met PAC

3.1 PAC starten
PAC wordt gestart door middel van een pictogram op het bureaublad.
Klik op het pictogram
Vervolgens verschijnt er een dialoogvenster waar u zich aanmeldt met uw gebruikersnaam en

wachtwoord.
Voer naam en wachtwoord in en klik op OK.
Het venster Administratie openen van PAC wordt dan weergegeven:

Werken met PAC 11
U heeft nu de mogelijkheid om de administratie te openen die u wenst. Standaard is dit de laatste

administratie die u heeft gebruikt.
Klik op de knop Openen om de administratie te openen
Het hoofdmenu wordt nu geopend:

3.2 Navigeren in PAC

Voordat de verschillende opties van het hoofdmenu aan de orde komen, maakt u kennis met een
aantal algemene navigatieprincipes.
3.2.1 Venster openen

Vanuit het hoofdmenu opent u de verschillende onderdelen van PAC door op de knoppen te klikken.
Vervolgens wordt dan een venster geopend waarin u verder kunt gaan.
Als u op Projectbeheer klikt, wordt het venster Zoeken Project geopend.
U kunt ook naar een venster gaan dat al geopend is, via de menubalk boven aan het scherm:
Klik op Venster in de menubalk en kies het gewenste venster uit het menu.
3.2.2 Navigeren binnen vensters

In alle vensters van PAC kunt u van veld naar veld gaan:
Door op het veld van uw keuze te klikken
of:
Door op TAB te drukken tot u bij het gewenste veld bent.
Wilt u terug naar het vorige veld, dan kunt u op Shift + TAB drukken.
In alle vensters met tabbladen kunt u van tab naar tab gaan:
Door op de tab van uw keuze te klikken

Werken met PAC 13
of:
Door op Ctrl + TAB te drukken tot u bij de gewenste tab bent.
Wilt u terug naar het vorige tabblad, dan kunt u op Shift + Ctrl + TAB drukken.
Een voorbeeld van een venster met tabbladen:
3.2.3 Zoekvensterknop
Naast veel velden ziet u een pictogram in de vorm van een vergrootglas:
Dit vergrootglas is de zogenoemde zoekvensterknop. Door op deze knop te klikken opent u een
zoekvenster waaruit een waarde voor het veld kan worden geselecteerd.
3.2.4 Zoeken
In de zoekvensters kunt u de onderdelen in de lijst op verschillende manieren selecteren:
Door met de muis of de pijltoetsen de juiste regel te markeren en vervolgens op de knop
Open te klikken
Door met de muis of de pijltoetsen de juiste regel te markeren en vervolgens op ENTER te
drukken
Door op de bovenste regel een kenmerk in te voeren van het gezochte onderdeel. Hierbij
kunnen ook jokertekens (* en ?) worden gebruikt, bijvoorbeeld *05007 in het veld ISBN.
In dit geval worden alle regels gesorteerd op het veld waarin u tekens typt.
Wanneer een zoekvenster meer regels bevat dan op het scherm kunnen worden afgebeeld,

kunt u een volgende of vorige reeks regels weergeven door op Page Down respectievelijk
Page Up te drukken.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een zoekvenster waarin het kenmerk ISBN van een project wordt
ingevoerd.
Als u niet een bestaand onderdeel wilt openen maar een nieuw onderdeel wilt aanmaken, kiest u niet
de knop Open maar de knop Nieuw.
Als u gebruik maakt van de instelling Zoekcondities bewaren en laden dan kan het handig zijn
om in 1x alle voorgaande condities te wissen ipv deze met de hand te moeten verwijderen. Druk
hiervoor op de functietoets F6. Dit is tevens handig in sommige situaties dat het zoekvenster
geen resultaat meer geeft.
3.2.5 Toevoegen
Wanneer u in een zoekvenster niet de knop Open maar de knop Nieuw kiest, wordt een
toevoegvenster geopend, bijvoorbeeld Toevoegen project. Hierin worden over het algemeen de
minimale, maar verplichte gegevens ingevoerd. Vervolgens heeft u na het kiezen van de knop
Toevoegen over het algemeen de mogelijkheid om de gegevens verder in te vullen in het
overeenkomstige beheervenster. Soms komt het voor dat een nieuw gegeven tussentijds nodig is,
bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuwe auteur tijdens het toewijzen van auteurs aan een project.
Dan wordt het beheervenster niet geopend. U heeft dan altijd naderhand de mogelijkheid om deze
auteur verder aan te vullen.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een toevoegvenster:

Werken met PAC 15
Op de meeste velden wordt een filter gelegd naar de database zodat u op het laatste
moment kunt voorkomen dat u dubbele gegevens in PAC gaat invoeren. Eventuele
resultaten van overeenkomstige gegevens, in dit geval projecten, worden getoond. U kunt
nu het project selecteren en op de knop Selecteren klikken om het toevoegen af te breken
en direct naar dit project te gaan.
Bij veel toevoegvensters zal worden gevraagd naar verplichte velden. Indien u deze vergeet
in te vullen zal een venster met informatie verschijnen zoals hieronder:
3.2.6 Venster sluiten

In elk venster van PAC ziet u rechtsonder een knop Sluiten. Door op deze knop te klikken, gaat u
terug naar het vorig geopende venster in PAC.
3.2.7 PAC afsluiten

Als u in het Hoofdmenu op Afsluiten klikt, wordt PAC afgesloten.

3.2.8 Knoppen en toetsen

Zoals gebruikelijk in Windows-programma's, is voor de meeste muisknoppen een alternatief
beschikbaar in de vorm van een sneltoets: een combinatie van Alt en het teken dat in de knopnaam
onderstreept is. Zo kan in plaats van de knop Sluiten altijd de sneltoetscombinatie Alt + S worden
gebruikt.
De meest voorkomende standaard PAC knoppen zijn:
F1 Geïntegreerde help
F5 Opent direct het zoekscherm (op het moment dat u in een veld staat van
waaruit u een zoekscherm kunt openen).
F6 In zoekscherm wist dit alle huidige ingevulde condities
F11 Instellingen openen (deze toets kan worden gewijzigd in
gebruikersinstellingen)
F12 Menu openen (deze toets kan worden gewijzigd in gebruikersinstellingen)
Alt + S Sluiten actief venster

Alt + O Openen
Alt + N Nieuw / Toevoegen (in zoekvenster)
Alt + T Nieuw / Toevoegen (in wijzigvensters)
Alt + Z Zoeken
Alt + V Venstermenu openen (OF heel soms Verwijderen)
Alt + A Afdrukken
Shift + F2 Weergave (memo)veld uitbreiden mbv een zoomvenster
Ctrl + F1 Technische database informatie van de huidige PAC sessie

Ctrl + F10 PAC keihard afsluiten bij technische problemen
Hieronder volgt een beperkt overzicht van standaard Windows knoppen:
Ctrl + F4 Sluiten actief venster

Alt + F6 Wisselen tussen geopende vensters
Ctrl + X Knippen (naar klembord en origineel wissen)

Ctrl + C Kopiëren (naar klembord)
Ctrl + V Plakken (vanuit klembord)
Ctrl + P Afdrukken actief venster

Ctrl + F Hiermee opent u het tabblad Zoeken in het dialoogvenster Zoeken en
vervangen
Ctrl + H Hiermee opent u het tabblad Vervangen in het dialoogvenster Zoeken en
vervangen
Ctrl + Z Typen ongedaan maken

Alt + BACKSPACE Typen ongedaan maken
ESC Wijzigingen in het actieve veld of de actieve record ongedaan maken. Als u
zowel het veld als de record hebt gewijzigd, drukt u twee maal op ESC. Met
de eerste toetsaanslag worden de wijzigingen in het actieve veld ongedaan
gemaakt en met de tweede toetsaanslag de wijzigingen in de actieve record.
PrintScreen Een afbeelding maken van het gehele beelscherm en plaatsen in het
klembord (met Ctrl + V is dit bv in een email te plaatsen)
Alt + PrintScreen Een afbeelding maken van alleen het actieve venster op het beeldscherm en plaatsen

Werken met PAC 17
in het klembord
3.2.9 Invulvelden
Velden waarin u gegevens moet invoeren, hebben een witte of een gele achtergrond.
In de witte velden kunt u gegevens typen, bijvoorbeeld wanneer u de omschrijving van een nieuwe
opdracht invoert.
In de gele velden kunt u niet rechtstreeks gegevens typen. Deze velden zijn uitgeschakeld, maar
veelal heeft u wel de mogelijkheid om de inhoud te wijzigen middels een zoekvensterknop. In dat
geval kan via deze knop een zoekvenster worden geopend met waarden die in het veld kunnen
worden ingevuld.
Een voorbeeld van een venster met witte en gele velden:
De zoekvensterknop naast de gele velden (en soms witte velden) geeft aan dat u bijvoorbeeld de
auteurs uit een zoekvenster moet selecteren. Indien van toepassing wordt in een leeg geel veld ook
wel de aanduiding <F5> is zoeken weergegeven. In dat geval kunt u ook de toets F5 gebruiken,
indien het veld de focus heeft, om het zoekvenster te openen.
3.2.10 Overige vensters

Tijdens het gebruik van PAC zult u ook met voortgangsmeters te maken krijgen:
Hiermee wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang van langer lopende processen. Als
processen langer duren dan 20 seconden dan wordt ongeveer elke 10 seconden (voor zover
mogelijk) een geschatte eindtijd weergegeven.

Deel
IV
Cockpit 19
4 Cockpit
Vanuit het hoofdmenu in PAC kunt u navigeren door alle bestaande projecten binnen de uitgeverij. U
zult echter meestal alleen de projecten willen inzien waarmee u zelf op de een of andere wijze
betrokken bent. Dit is mogelijk met de cockpit functie via PAC. U vindt deze door, als u PAC heeft
opgestart, te klikken op de knop Cockpit.
U ziet nu het volgende scherm:

4.1 Mijn projecten
In dit scherm ziet u de projecten/uitgaven/drukken waarbij u in een bepaalde rol 105 actief betrokken
bent. U kunt uit deze projecten weer een selectie maken door het gebruik van de velden
projectstatus, uitgavestatus en drukstatus. En u kunt de gegevens anders sorteren door de
sorteervolgorde aan te passen.
U ziet nu voor ieder ISBN dat staat weergegeven in uw cockpit een aantal gegevens staan: de titel,
auteur, het ISBN, de druk, eventuele toevoegingen, de verschijningsdatum, de fondsgroep, de
omschrijving van de fondsgroep, het fonds en de omschrijving van het fonds. u kunt deze
basisgegevens dus snel inzien via de cockpit. Als u meer gegevens van een project, uitgave of druk
wilt bekijken klikt u op de betreffende regel en klikt u op Project openen, Uitgave openen of Druk openen.
U komt nu in het standaard projectscherm, uitgavescherm of drukscherm, waar u de overige
gegevens kunt inzien.

Cockpit 21
4.2 Potentiële herdrukken
In dit scherm ziet u de titels die in aanmerking komen voor een herdruk, met de bijbehorende
informatie (auteur, ISBN, Voorraad, Minimum (de door u ingestelde minimum voorraad bij
Uitgavebeheer - Verkoop 138 ), Verschil (het verschil tussen de voorraad en de door u ingestelde
minimum voorraad),In order, In backorder. In Nota, Datum vrd, Datum min, Fondsgroep en
omschrijving van de fondsgroep).
Door een titel te selecteren kunt u direct de overige gegevens van het project of de uitgave zien,
door te klikken op de knop project openen of uitgave openen. Ook kunt u deze lijst via de export wizard
exporteren naar Word. Excel of Internet Explorer.
U kunt filteren op Projectstatus, Uitgavestatus en Magazijn. Dit geldt expliciet niet voor de exportwizard,
daar deze een betrouwbaar totaalbeeld moet vormen.

4.3 Geblokkeerde orders
In dit scherm ziet u de orderregels die op dit moment nog worden geblokkeerd voor export met de
bijbehorende informatie (CBRelatieID, Naam, O.exp (Exporteren op Orderniveau), Opdracht Type,
Opdrachtnr, Datum, Referentie, Klantreferentie per order, R.exp (Exporteren op orderregelniveau),
Aantal, Korting, Referentie, Klantreferentie per regel, ISBN, VKS (Verkoopsoort), U.exp (Exporteren
op Uitgaveniveau), Titel en Auteur).
Er zijn drie blokkadeniveau's mogelijk:

1. Op uitgaveniveau kunt u ervoor zorgen dat alle orderregels waarin dat ISBN voorkomt worden
geblokkeerd voor export. Kolom U.exp. Zie ook Uitgavebeheer 138 (tabblad verkoop).
2. Op orderniveau kunt u ervoor zorgen dat de gehele order (alle orderregels) wordt geblokkeerd
voor export. Kolom O.exp. Zie ook Orderbeheer 291 (kop).
3. Op orderregelniveau kunt u ervoor zorgen dat alleen die regel wordt geblokkeerd voor export.
Kolom R.exp. Zie ook Orderbeheer 291 (regel).
Hier kunt u dus direct zien welke orderregels nog worden geblokkeerd en waarom. In bovenstaand
voorbeeld is te zien dat de orderregels wel op uitgave en orderniveau op exporteren staan, maar nog
niet op Orderregelniveau.
U kunt direct vanuit de cockpit de orderregels op exporteren zetten door de aanvinkvakjes in de

juiste kolom aan te vinken. De orderregels verdwijnen dan direct uit het overzicht in de cockpit. Met
de knop Vrijgeven zet u in een keer alle geblokkeerde orders op exporteren.
Verder kunt u vanuit de cockpit direct het bijbehorende project of de bijbehorende uitgave openen
met de knoppen project openen en uitgave openen.

Cockpit 23
4.4 Voorraad overboeken
Bij een nieuwe (grote) inslag die wordt doorgegeven van het CB, betreft het over het algemeen de
inslag op een nieuwe druk. PAC kan er daarom niet zomaar van uitgaan dat de mutatie moet worden
uitgevoerd op de bestaande druk, maar in geval van inslag (andere mutatietypes zijn ook mogelijk)
moet de gebruiker beslissen. In dit geval zal PAC deze mutatie dus niet direct verwerken, maar in de
cockpit plaatsen. U kunt deze mutaties vervolgens in de cockpit beoordelen en vervolgens op de
juiste manier instellen. Als al deze overboekingsvragen zijn beantwoord dan dient men de knop
Verder verwerken in te drukken om de onderliggende voorraad- en omzetmutaties door te voeren in
PAC.
Welke mutaties in de cockpitfunctie Voorraad overboeken terecht komen zijn gedefinieerd in de

stamgegevens onder voorraadmutatietypes 637 .
Als tijdens de import ook andere meldingen zijn voorgekomen (vaak ontbrekende of ongeldige
koppelgegevens) dan dienen deze opgelost te worden door de gebruiker in de relevante
stamgegevens. Nadat dit is uitgevoerd kan de knop Instel. verwerken worden gebruikt. Deze
geblokkeerde mutaties worden dan opnieuw geevalueerd en verwerkt.

4.5 Te controleren relaties FA
Wanneer door de verkoopafdeling nieuwe klanten worden aangemaakt kan het zijn dat er financiële
gegevens/afspraken ontbreken of nog onbekend zijn. Dan kunnen deze nieuwe relaties door het
toepassen van een speciale relatiecategorie op een later tijdstip vanuit de cockpit alsnog worden
aangevuld met de ontbrekende financiële gegevens. Het is daarbij belangrijk te weten dat de relaties
in de cockpit staan omdat de relatiecategorie is aangevinkt. Om de relatie dus uit de cockpit te laten
verdwijnen (als deze compleet is aangevuld) moet de relatiecategorie bij deze relatie dus weer
worden uitgezet.
In onderstaand voorbeeld is de categorie-indeling bij de relatie van toepassing waarbij Te controleren

FA resulteert in weergave in de cockpit:

Deel
V
5 Relatiebeheer
5.1 Inleiding
De hedendaagse uitgeverij heeft te maken met een heel scala aan werkzaamheden. Veel van deze
werkzaamheden worden uitbesteed aan diverse leveranciers en dienstverleners. Het coördineren
hiervan is daarom ook een zeer belangrijke bezigheid binnen de uitgeverij. Deze coördinatie kan
alleen goed verlopen als de naam- en adresgegevens van de betrokkenen correct worden
bijgehouden. Maar nog belangrijker is dat de relatiegegevens slechts op één plek worden gewijzigd
en bewaard. De module Relatiebeheer kan hiervoor uitstekend worden gebruikt.
In het relatiebeheer kunnen de diverse soorten relaties worden bijgehouden. Deze relaties kunnen
worden ingedeeld in verschillende categorieën. Het kan voorkomen dat een relatie zowel een auteur
is als een vertaler of een interne medewerker en auteur. Dit kan in het relatiebeheer van PAC worden
vastgelegd door de relatie in de juiste categorie in te delen.
De relatie kan worden bezocht, documenten en fakturen kunnen worden gestuurd en leveringen
kunnen geschieden. Dit kan allemaal op verschillende adressen gebeuren. Om deze reden worden bij
elke relatie standaard vier adressen bijgehouden die aanvankelijk alle gelijk zijn aan het bezoekadres,
maar dit kan uiteraard worden aangepast.
Het is mogelijk om losse relaties in te voeren, maar ook kunnen de verbanden tussen meerdere
relaties worden vastgelegd. Sinds december 2005 is het PAC relatiebeheer vernieuwd, zodat niet
alleen het verband bedrijf - contactpersoon kan worden opgegeven, maar ook verbanden tussen
bedrijven en verbanden tussen personen kunnen worden opgenomen. Dit stelt u in staat om
ingewikkelde relatie hiërarchieën uit te werken in PAC.
Daarnaast is het mogelijk om op het verband zelf (dus niet alleen op de relaties) gegevens vast te
leggen. Voorheen zaten er standaard regels in PAC over welke adressen werden overgenomen op het
moment dat een persoon contactpersoon was bij een bedrijf. Op het moment dat bijvoorbeeld post
naar deze persoon werd toegestuurd ging dit naar het bedrijf, ter attentie van de naam van de
contactpersoon. Dit is sinds december 2005 flexibeler ingericht: u kunt nu zelf bepalen welk adres bij
een bepaald verband wordt aangesproken.
5.2 Relatie zoeken

U kunt relaties zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Relatiebeheer

Relatiebeheer 27
Het zoekvenster Zoeken Relatie wordt geopend.
U zoekt de auteur Dick Cornwall. Zie het onderstaande venster.
U start met typen van corn in het veld Naam.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de relatie selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open.
Indien u een nieuwe relatie wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
5.2.1 Relatie zoeken op categorie

Naast het direct zoeken van relaties op nr, naam, etc. heeft u ook de mogelijkheid om eerst de
categorie waarin u wilt zoeken te selecteren. Zo kunt u de lijst verkleinen tot alleen het
'auteursbestand' of 'alle gedrukte media organisaties'.
U kunt relaties zoeken op categorie vanuit het hoofdmenu.
Klik op Relatiebeheer op categorie
Het zoekvenster Zoeken Relatiecategorie wordt geopend.

U kunt nu het gewenste relatiecategorie selecteren en openen om de relaties hiervan te zien en

daarmee verder te zoeken.
U zoekt naar een auteur. Selecteer de categorie Auteur en klik op Open. De relaties in de
relatiecategorie auteur wordt getoond in het volgende venster:

Relatiebeheer 29
Indien u veel gebruik maakt van dezelfde categorie, dan kunt u deze categorie als
standaard instellen in Systeem | Gebruikersinstellingen | Profiel openen | Relatie | Relatie zoeken
in veld:
5.2.2 Relatie zoeken op categoriegroep

Naast het direct zoeken van relaties op nr, naam, etc. en het zoeken op categorie heeft u ook de
mogelijkheid om eerst de categoriegroep waarin u wilt zoeken te selecteren. Zo kunt u de lijst
verkleinen tot bijvoorbeeld alleen de leveranciers (drukkerijen, binders, etc) of de persrelaties (alle
media).
U kunt relaties zoeken op categoriegroep vanuit het hoofdmenu.
Klik op Relatiebeheer op cat.groep
Het zoekvenster Zoeken Relatiecategoriegroep wordt geopend.

U kunt nu de gewenste catagoriegroep selecteren en openen om de relaties hiervan te zien en

daarmee verder te zoeken.
U zoekt naar een leverancier. Selecteer de categoriegroep Leverancier en klik op Open. De

leverancierslijst wordt getoond in het volgende venster:

Relatiebeheer 31
Indien u veel gebruik maakt van dezelfde categoriegroep, dan kunt u deze categoriegroep
als standaard instellen in Systeem | Gebruikersinstellingen | Profiel openen | Relatie | Relatie
zoeken in veld:
5.3 Relatie toevoegen

Indien u heeft gekozen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken relatie (of specifieke categorie(groep)en)
dan wordt eerst gevraagd of het om een persoon of een organisatie gaat:
Dit is van groot belang omdat bij personen en organisaties andere kenmerken verplicht zijn. U heeft
nu twee mogelijkheden om een relatie toe te voegen, als persoon of als organisatie. Deze laatste kan

weer contactpersonen hebben.
5.3.1 Persoon toevoegen

U kunt een persoon toevoegen middels het volgende venster:
Kies voor de knop Persoon om een persoon toe te voegen. Het volgende venster wordt dan
getoond:
Type de naam van de persoon die u wilt toevoegen. Dit is een verplicht veld.
Vul daarna eventueel de overige velden in.

Relatiebeheer 33
Klik daarna op de knop Toevoegen.
5.3.2 Organisatie toevoegen

U kunt een organisatie toevoegen middels het volgende venster:
Kies voor de knop Organisatie om een bedrijf/organisatie toe te voegen. Het volgende
venster wordt dan getoond:
Type de naam van de organisatie die u wilt toevoegen. Dit is een verplicht veld.
Vul daarna eventueel de overige velden in.
Druk daarna op de knop Toevoegen.
5.4 Relatie wijzigen

Na het toevoegen van een nieuwe of het selecteren van een bestaande relatie wordt het
onderhoudvenster van de relatie geopend. U bent hiermee in staat de relatiekaart te voorzien van

diverse relevante gegevens, zoals naam en titels, adressen en contactgegevens. De relatie kan in één
of meerdere categorieën worden ingedeeld om eenvoudig selecties te kunnen uitvoeren. Ook kunnen
acties worden uitgevoerd zoals het maken van een standaard document waaronder een brief of
etiket.
Het onderhoudsvenster om relaties te wijzigen (in dit geval een persoon) wordt hieronder
weergegeven:
U kunt achtereenvolgens de volgende zaken invullen:

De volledige naam 35
Zoekcode en alias 36
De adressen 37
Telefoon-, web- en emailadressen 41
Notities
En per tabblad komen vervolgens onderstaande zaken aan bod:

Indelingen van de relatie 42
Relatieverbanden 46
Financiën 54
Inkoopdetails 55
Verkoopdetails 56
Documenten 57
Tekst(bestanden) 59
Mediabestanden 60
Opmerkingen 61
Royalty 65
Pers 68
Vrije Velden 69
Wijzigingshistorie: Wie heeft op welk moment ´iets´ gewijzigd.
Gebruiker 69

Relatiebeheer 35
Conversie, hierin wordt een memoveld gevuld met conversiegegevens die niet in standaard
PAC velden kunnen worden gezet
Het verwijderen van de relatie kan alleen plaatsvinden als deze verder nergens is gekoppeld
aan projecten e.d.
U kunt meerdere relatievensters tegelijk open hebben staan door opnieuw een relatie op te
zoeken of toe te voegen. Dit wordt overzichtelijk gehouden door de naam van de relatie in
de titelbalk weer te geven. Zo kunt u de vensters eenvoudig onderscheiden.
5.4.1 Relatienaam wijzigen

Klik op de knop Volledige naam... of op het gele vak met de naam om de naam van de relatie te
wijzigen:
Zie persoonsnaam wijzigen 35
of
Zie organisatienaam wijzigen 36
5.4.1.1 Persoonsnaam wijzigen

Klik op de knop Volledige naam... of op het gele vak met de naam om de naam van de persoon te
wijzigen:
Het volgende venster wordt getoond:
U heeft de mogelijkheid om het geslacht van de persoon aan te geven. Dit wordt verder

nergens binnen PAC gebruikt.

Vervolgens kunt u de titel (predicaat) van de persoon selecteren. Tijdens het samenvoegen
met brieven wordt dit gebruikt voor de adressering en de aanhef. Deze lijst is
onderhoudbaar in stamgegevensbeheer 611 .
Vul vervolgens de voornaam van de persoon in. Dit is slechts ter aanvulling. Het kan
eventueel worden gebruikt in een documentsjabloon voor een persoonlijke aanhef.
Vul de voorletters in. Deze worden getoond bij de volledige naam.
Vul de eventuele voorvoegsels in, zoals van, de, van 't, etc. Deze worden getoond bij de
volledige naam.
Vul bij naam de achternaam van de persoon in.
Eventuele achtervoegsels kunt u ook invullen. Dit wordt verder niet gebruikt.
5.4.1.2 Organisatienaam wijzigen

Klik op de knop Volledige naam... of op het gele vak met de naam om de naam van de organisatie te
wijzigen:
Vul de eventuele voorvoegsels in, zoals Drukkerij, Boekhandel, etc. Deze worden getoond
bij de volledige naam.
Vul bij naam de organisatienaam in.
Eventuele achtervoegsels kunt u ook invullen. Dit wordt verder niet gebruikt.
5.4.2 Zoekcode en alias wijzigen

U kunt het zoeken van relaties eenvoudiger maken indien u veel dezelfde namen gebruikt. Bij veel
dezelfde namen zal het zoeken een stuk complexer worden ondanks het gebruik van jokertekens (*
en ?). Op dat moment kunt u ervoor kiezen om de zoekcode te gebruiken met een specifieke tekst
voor de relatie. Ook wordt de zoekcode vaak gebruikt om een oud nummer (relatienr) in te zetten,
zodat gebruikers ook hierop kunnen blijven zoeken.
Het alias van een auteur kan worden ingevuld in het veld Alias. Het veld Alias is alleen beschikbaar bij
personen.
Zie onderstaande venster voor de velden:

Relatiebeheer 37
Vul in het veld Zoekcode een duidelijk en vindbare code in.
5.4.3 Adres wijzigen

Bij de relatie kunt u vier adressen invoeren voor verschillende doeleinden. U kunt een adres invullen
voor bezoeken, correspondentie (post), fakturen en leveringen. Alle hebben een speciale functie
binnen PAC. Zo wordt het bezoekadres standaard gebruikt voor het vullen van alle andere adressen,
zodat u deze niet apart hoeft in te vullen indien deze hetzelfde zijn als het bezoekadres zelf. Het
correspondentieadres wordt gebruikt tijdens het samenvoegen met standaard documenten. De
faktuur- en afleveradressen worden op dit moment getoond bij het invoeren van orders, zie
Orderinvoer 290 . Fakturen worden altijd naar het faktuuradres gestuurd. Het afleveradres wordt ook
gebruikt tijdens het maken van een druk- of bindopdracht met behulp van de module Document-
opdracht, zie maken leveranciersopdracht 205 .
Het onderstaande deel van het relatievenster geeft de adresgegevens weer:
We willen het bezoekadres invoeren
Selecteer het tabblad bezoek (indien dit nog niet geselecteerd is).
Klik op de knop Adres of in het witte vak waarin het adres staat om het huidige adres te
wijzigen. Het adres kan worden gewijzigd in het volgende venster:

Vul nu de aparte velden voor straat, (huis)nr en toevoeging in. Adresregel 1 wordt
automatisch gevuld door het invullen van deze drie velden.
U kunt vervolgens Adresregels 2 en 3 invullen met extra adresgegevens indien nodig.
Daarna vult u de postcode en de plaats in.
Niet verplicht, maar desondanks handig is het gebruik van het land. U kunt per land een
andere adres volgorde opvoeren, zie stamgegevens 611 .
Vervolgens kunt u extra informatie opgeven over Locatie, Afdeling en/of kamernummer.
Klik vervolgens op Sluiten om het bezoekadres op te slaan. De adresgegevens worden dan
in het relatievenster weergegeven.
U kunt een ander adres selecteren door op één van de andere tabbladen te klikken.
De tekens - ? ,+ ? en + ? worden gebruikt. Deze tekens geven aan dat het adres is
overgenomen van een ander adres.
- ? : Het adres is overgenomen van het bijbehorende bezoekadres (zie afbeelding hierboven).

Relatiebeheer 39
De overige twee tekens komen alleen voor als er een adres wordt ingevuld in een relatieverband
46 .
+ ? : Het adres is overgenomen van de relatie hoger in de hiërarchie (de hoofdrelatie).

+ ? : Het adres is overgenomen van de relatie lager in de hiërarchie (de subrelatie).
We hebben een organisatie Vertaalbureau Losman en een contactpersoon P. Losman.
+ ? : Het adres is overgenomen van Vertaalbureau Losman.

+ ? : Het adres is overgenomen van P. Losman.
We willen het correspondentieadres wijzigen in postbus 100, 1000 AC, Amsterdam
Klik op Postadres om het correspondentieadres te tonen. Het huidige adres wordt getoond.
Dit is nu nog gelijk aan het bezoekadres.
Klik vervolgens op de knop Adres of in het witte vak waarin het adres staat om het
correspondentieadres te tonen. Het volgende venster wordt getoond:
Bovenaan, naast bezoekadres, ziet u een keuzelijst. Deze staat nu ingesteld op gelijk aan
bezoekadres. Dit betekent dat een wijziging in het bezoekadres direct wordt weergegeven in het
postadres.
Kies in de keuzelijst voor Handmatig ingevuld.

De gele vakjes worden nu wit en u kunt de diverse adresvelden invullen:

Als u adresgegevens instelt voor een relatieverband 46 , heeft u nog meer mogelijkheden dan
alleen handmatig ingesteld en gelijk aan bezoekadres. Bij een relatieverband legt u een verband tussen
twee relaties. Van deze twee relaties kunt u ook gegevens overnemen via de mogelijkheden: gelijk
aan hoofdrelatie en gelijk aan subrelatie. De meest voor de hand liggende optie bij een verband tussen
organisatie en contactpersoon is gelijk aan hoofdrelatie, tenzij het een thuiswerker of
buitendienstmedewerker betreft.
Als u nu wilt weten hoe een adresetiket er zou uitzien, dan klikt u op het briefknopje:
U ziet dan onderstaande scherm met de bijbehorende instellingen:

Relatiebeheer 41
5.4.4 Telefoonnr, web en email wijzigen

De contactgegevens als telefoonummer, mobiel telefoonnummer, faxnummer, emailadres en
websiteadres kunt u invullen bij het volgende onderdeel binnen het relatievenster:
Klik op Telefoon om het telefoonnummer in te voeren. U kunt ook twee telefoonnummers,

doorkiesnummers of een extra hulp tekst zoals na 20.00 uur invullen.
Druk op TAB om naar het veld Mobiel te gaan en vervolgens naar Fax
In het veld EMail kunt u het emailadres invoeren. Door vervolgens te dubbelklikken op de
ingevulde tekst kunt u een email sturen naar de relatie met behulp van MS-Outlook.
In het veld Website kunt u de domeinnaam van de relatie invullen. Als u de website wilt
tonen, kunt u dubbelklikken op de ingevulde tekst. Internet Explorer zal vervolgens met de
ingevuld website worden geopend.
Als u contactgegevens wilt opgeven bij een relatieverband heeft u nog extra mogelijkheden:

U kunt hier kiezen om uw gegevens over te nemen uit de subrelatie (sub) of de hoofdrelatie
(kop). Hierdoor kunt u met een druk op de knop de juiste gegevens overnemen, zonder dat u
een relatie hoeft te openen en deze gegevens handmatig hoeft te kopiëren.
5.4.5 Relatie indelingen wijzigen

U kunt de relatie in diverse categorieën indelen zodat deze in diverse lijsten zichtbaar wordt. Ook
kunt u rechten op diverse categorieën verlenen aan gebruikers zodat de relaties door
verantwoordelijke gebruikers kunnen worden gewijzigd en door anderen slechts kunnen worden
opgevraagd en geselecteerd zonder de mogelijkheid tot wijzigen, zie rechtenbeheer 475 .
Eén van de meest krachtige mechanismen is de relatieselectiefunctie (module PAC Document 350 en
PAC Pers 322 ) waarmee door slim gebruik van categorieën de juiste relaties snel en accuraat kunnen
worden geselecteerd ten behoeve van diverse doeleinden, zie selecties maken 71 .
Daarnaast kan een persoon een specifieke functie hebben, zoals directeur, accountmanager, e.d. Ook
kunt u eventueel een taal en valutacode invullen.
Zie onderstaande venster voor een overzicht van de velden:
De betreffende relatie is ook een Auteur.
Klik op Auteur. De categorie is nu geselecteerd. Het veld is nu blauw gekleurd en er is een

kruisje verschenen in de tweede kolom.

Relatiebeheer 43
Op dezelfde wijze kunt u ook categorieën verwijderen uit de indeling. U klikt dan opnieuw
op de naam van de betreffende categorie. Het veld wordt nu weer wit en het kruisje is
verdwenen.
Het is belangrijk goed na te denken over de categorieën die u gebruikt en waar u deze
plaatst. U kunt zowel categorieën plaatsen op de relatie zelf als op een relatieverband 49 . De
categorieën worden gebruikt om 'lijsten' te vormen in PAC. Bijvoorbeeld als u een auteur
koppelt aan een project, dan zult u alleen een lijst krijgen met de relaties/relatieverbanden die
de categorie auteur hebben. Ook kunt u bij het maken van mailingen selecteren op een
categorie: bijvoorbeeld, u kunt een mailing sturen naar alle auteurs. Houdt met deze zaken
rekening als u bepaald welke categorieëen u aan een relatie of relatieverband wilt toekennen.
In bovenstaand voorbeeld ziet u dat de groep Medewerkers is ingeklapt. U kunt voor uzelf
dus groepen weergeven of verbergen en dit blijft PAC voor u onthouden. Indien er bij een
relatie toch een categorie is aangevinkt bij een ingeklapte groep dan wordt deze wel
weergegeven voor de duidelijkheid.
Via de stamgegevens van de categorie kunt u aanvullende informatie kwijt bij een categorie
in het veld notities. Deze informatie wordt in bovenstaand scherm ook weergegeven als u
een paar seconden met uw muis boven de categorie blijft hangen. Het veld notities bestaat
uit twee delen: eerste deel wordt op het scherm weergegeven zoals beschreven, en het
tweede deel is tbv interne notities zoals van wie de categorie is (afdeling), de doelstelling
en bv een wijzigingshistorie voor uzelf; u scheidt de twee delen dmv drie sterretjes (***).
Zoals al gezegd kan via het rechtenbeheer 475 worden bepaald of u als gebruiker recht heeft op het
toewijzen van een bepaalde categorie aan een relatie of niet. Als u dit recht niet heeft, zult u zien dat
de naam van de categorie italic (scheef) staat afgedrukt. Als u klikt op deze categorie zal er niks
gebeuren. Als u deze categorie toch wilt toewijzen aan de relatie moet u nagaan wie wel het recht
heeft op het toekennen van deze categorie binnen uw uitgeverij, of kunt u de applicatiebeheerder
vragen dit recht ook aan u toe te kennen.
Er zijn ook overige indelingen mogelijk:

Naast het indelen in categorieën kunnen relaties, vooral personen, ook een bepaalde functie
verrichten. Denk aan een directeur, accountmanager e.d. U kunt slechts één functie invullen per
relatie.
Klik op de zoekvensterknop om een functie te zoeken:
De relatie kan ook een eigenaar hebben. Dat is een interne medewerker die benoemd is als eigenaar
van de relatie. Dat kan zorgen voor een stukje benoemd rechtenbeheer.

Relatiebeheer 45
Vervolgens kunt u de (standaard) taal en valuta van de persoon of organisatie invullen:
Een persoon kan nog enkele personalia hebben als:

Geboortedatum
Overlijdensdatum
BurgerServiceNr.:
Dit is de nieuwe benaming van het vroegere sofinummer. Het
Burgerservicenummer moet voldoen aan de elfproef. Zie www.burgerservicenummer.nl
5.4.6 Afdelingen
Het tabblad Afdelingen is alleen aanwezig bij Relaties die een Organisatie zijn. In het tabblad
Afdelingen kunt u de afdelingen opgeven die bij deze organisatie horen.
Afdelingen worden bijvoorbeeld gebruikt bij boekhandels. De boekhandels hebben verschillende

afdelingen met een verschillend stroomnummer. Zo is het mogelijk om aan een magazijn als CB de
opdracht te geven bestelde titels direct aan de juiste afdeling te adresseren. Het stroomnummer kunt
u invullen bij externe code.
U kunt van deze afdelingen gebruik maken bij het orderbeheer 290 indien dit is aangevinkt bij
Algemene instellingen | Verkoop Order 495 | Afdeling gebruiken ipv stroomnr.
5.4.7 Media
Het tabblad Media is alleen aanwezig bij Relaties die een Organisatie zijn. In het tabblad Media kunt
u de media opgeven die bij deze organisatie horen. U kunt dus bijvoorbeeld alle tijdschriften en
dagbladen die onder een overkoepelend concern vallen hier opgeven.

In dit tabblad kunt u een willekeurige code opgeven. En verder kunt u de volgende velden invullen:
omschrijving van het medium
een doelgroep van dit medium
een verschijningsfrequentie
de oplage
Deadline voor het inleveren van advertenties
Indicatie van de advertentiekosten, bijvoorbeeld per grootte of aantallen
Opmerkingen
Eventueel de volgorde waarin ze in dit tabblad moeten worden getoond.
Het tabblad Media moet goed zijn ingevuld om het invoeren van Recensies onder Publiciteit 346 goed
te laten verlopen.
5.4.8 Relatieverbanden
U bent in staat om in PAC relatieverbanden aan te leggen. Een relatieverband is, zoals de naam al
een beetje aangeeft, een verband tussen twee relaties. Dus bijvoorbeeld: Piet Pietersen is
contactpersoon van Drukkerij X. Er zijn twee relaties: een hoofdrelatie, Drukkerij X, en een subrelatie,
Piet Pietersen. En hiertussen bestaat een relatieverband: is contactpersoon van.
Op alle drie deze niveaus (hoofdrelatie, subrelatie en relatieverband) kunt u in PAC adresgegevens en
gegevens over de indeling (categorieën) kwijt. Hierdoor bent u in staat om heel ingewikkelde
relatieverbanden goed weer te geven.
Het makkelijkste om het idee achter relatieverbanden goed te begrijpen is om 'te denken in
etiketten'. Als u een relatie selecteert zonder relatieverband dan krijgt u een etiket in de vorm:
Piet Pietersen
Plantagelaan 32
1000 AA Amsterdam
Maar selecteert u een relatieverband, dan krijgt u een etiket in de vorm:
Drukkerij X
T.a.v. Piet Pietersen
Singel 201
1012 BB Amsterdam
In het tabblad relatieverbanden ziet u een overzicht van de verbanden tussen de relatie die u heeft
geselecteerd en andere relaties. Als u een relatieverband aanmaakt met een andere relatie, dan zal
dit verband zowel bij de ene als bij de andere relatie worden getoond in het tabblad
relatieverbanden.

Relatiebeheer 47
U heeft de relatie Volkskrant geselecteerd.
Het vertaalbureau heeft één verband:

1. Volkskrant heeft als contactpersoon Manders.
Als u een relatieverband aanmaakt met een andere relatie, dan zal dit verband zowel bij de ene als
bij de andere relatie worden getoond in het tabblad relatieverbanden.
U kunt vanuit het tabblad relatieverbanden:

Relatieverband toevoegen 47
Relatieverband openen 49
Relatieverband verwijderen 51
Contactpersoon toevoegen 51
Contactpersoon koppelen 51
Relatie openen 51
5.4.8.1 Relatieverband toevoegen

U kunt een nieuw relatieverband met een andere relatie aanmaken door op de knop verband
toevoegen te klikken.
U krijgt nu een scherm te zien waarin u aan kunt geven met wie u een verband wil creëren en wat
voor type verband dit is. Bij het verbandtype kunt u kiezen uit een lijst met verbandtypes die u heeft
opgegeven in de stamgegevens 610 .

Als u vervolgens op volgende klikt ziet u het volgende scherm:
Hierin kunt u aangeven van welke relatie u de adressen over wilt nemen.
Gelijk aan hoofdrelatie: de adressen worden overgenomen van de hoofdrelatie. Bijvoorbeeld in

het geval van het verband Organisatie - Persoon is Organisatie de hoofdrelatie.
Gelijk aan subrelatie: de adressen worden overgenomen van de subrelatie. Bijvoorbeeld in het
geval van het verband Organisatie - Persoon is Persoon de subrelatie.
Handmatig invullen: er worden geen adressen overgenomen. U kunt het bezoekadres handmatig
invullen. De overige adressen (post, aflever en faktuuradres) zullen worden overgenomen van
het bezoekadres.

Relatiebeheer 49
Klik nu op voltooien. Het relatieverband scherm wordt geopend.
Hierin kunt u alle gegevens van uw relatieverband opvoeren. U kunt hier:
Het bezoek, post, aflever en faktuuradres opgeven, op eenzelfde wijze als staat beschreven onder
relatie adres wijzigen 37 . Standaard worden de gegevens van de hoofdrelatie overgenomen.
Het telefoonnummer, mobielnummer, fax en emailadres invullen voor het relatieverband, zoals ook
staat beschreven onder Telefoonnr, web en email wijzigen 41 . U kunt dit zelf opvoeren, of met een
druk op de knop overnemen van de subrelatie of de hoofdrelatie.
Het verband in categorieën indelen, op eenzelfde wijze als staat beschreven onder relatie
indelingen wijzigen 42 .
Het is erg belangrijk uw categorieën zorgvuldig te kiezen. Bij een relatieverband tussen Relatie
X en Y kunt u een categorie op 3 plaatsen toekennen: 1. bij Relatie X, 2. bij Relatie Y en 3. op het
verband tussen de twee relaties. Zorg voor uzelf voor een duidelijke scheiding tussen deze drie
partijen. Bijvoorbeeld: Persoon X is medewerker van Uitgeverij Y. Dan vult u bij Persoon X de privé
gegevens van X in, bij Uitgeverij Y vult u de bedrijfsgegevens van Y in en in het verband tussen X
en Y vult u de gegevens van X in als hij werkt bij Y (oftewel het doorschakelnummer van X, zijn
kamernummer, etc.)
Vrij velden invullen.
5.4.8.2 Relatieverband wijzigen

U kunt uw relatieverband inzien door het relatieverband te selecteren en op verband openen te
klikken.
U ziet vervolgens het relatieverband scherm weergegeven, met hierin de gegevens die over dit
verband bekend zijn

Hierin kunt u alle gegevens van uw relatieverband wijzigen. U kunt hier:
Het bezoek, post, aflever en faktuuradres wijzigen, op eenzelfde wijze als staat beschreven onder
relatie adres wijzigen 37 . Afhankelijk van de algemene instellingen worden de gegevens van de
hoofdrelatie of subrelatie overgenomen.
De tekens - ? ,+ ? en + ? worden gebruikt. Deze tekens geven aan dat het adres is
overgenomen van een ander adres.
- ? : Het adres is overgenomen van het bijbehorende bezoekadres (geldt alleen voor andere
adressen dan bezoekadres).
De overige twee tekens kunnen alleen hier bij een relatieverband voorkomen:
+ ? : Het adres is overgenomen van de relatie hoger in de hiërarchie (de hoofdrelatie).

+ ? : Het adres is overgenomen van de relatie lager in de hiërarchie (de subrelatie).
We hebben een organisatie Vertaalbureau Losman en een contactpersoon P. Losman.
+ ? : Het adres is overgenomen van Vertaalbureau Losman.

+ ? : Het adres is overgenomen van P. Losman.
Het telefoonnummer, mobielnummer, fax en emailadres wijzigen voor het relatieverband, zoals ook
staat beschreven onder Telefoonnr, web en email wijzigen 41 . U kunt dit zelf opvoeren, of met een
druk op de knop overnemen van de subrelatie of de hoofdrelatie.
Het verband in categorieën wijzigen, op eenzelfde wijze als staat beschreven onder relatie
indelingen wijzigen 42 .
Vrij velden wijzigen/invullen 51 .
Tevens kunt u documenten maken, verwijderen of koppelen aan het specifieke verband. Zie verder

Relatiebeheer 51
Relatie documenten 57 .
Tot slot kunt u een relatieverband deactiveren middels het knopje naast het veld Status. Dit kunt u
doen zodat het onmogelijk wordt om dit verband te kiezen als mogelijkheid bij selecties e.d. terwijl
de historie blijft bestaan omdat u het niet hoeft te verwijderen.
5.4.8.3 Relatieverband verwijderen
Als u een relatieverband wilt verwijderen selecteert u het betreffende verband en klikt u op de knop
verband verwijderen.Er wordt u vervolgens gevraagd of u zeker weet dat u dit wilt doen.
Als u dit zeker weet, klikt u op Ja. Als u het verband toch niet wilt verwijderen klikt u op Nee of
Annuleren.
5.4.8.4 Contactpersoon toevoegen

De knoppen contactpersoon toevoegen is een variant op de knop Relatieverband toevoegen 47 . Waar je
bij het toevoegen van een relatieverband moet aangeven wat de hoofdrelatie is en wat de subrelatie,
en van welke van de twee relaties de adresgegevens worden overgenomen, is dit bij het toevoegen
van een contactpersoon dit allemaal al voorgedefinieerd. Het aanmaken van een relatieverband voor
een contactpersoon gaat zo dus veel sneller met deze knop.
5.4.8.5 Contactpersoon koppelen
Met contactpersoon koppelen kunt u een al bestaande relatie met een druk op de knop koppelen aan de
relatie die u heeft geopend. Het aanmaken van een relatieverband voor een contactpersoon gaat zo
dus veel sneller met deze knop.
5.4.8.6 Relatie openen
U kunt de relatie waaraan u uw relatie heeft gekoppeld direct openen door het relatieverband te
selecteren en op de knop relatie openen te klikken.
5.4.8.7 Vrije velden
Bij uw relatie of relatieverband kunt u nu zelf vrije velden toevoegen. Zo kunt u dus velden die niet in
PAC voorkomen of voor uw uitgeverij uniek zijn weergeven en door uw medewerkers laten invullen.
Deze vrije velden kunt u zelf opstellen in de stamgegevens 515 .
U kunt uw vrije velden vullen met tekst / cijfers, of door een selectie te maken uit een keuzemenu,
als deze is weergegeven.
Vrije velden zijn niet beschikbaar in overzichten of in andere onderdelen binnen PAC. Het
heeft zuiver een registratieve en raadpleeg functie.
5.4.8.8 Voorbeelden
Het is erg belangrijk de plaats van uw categorieën en adresgegevens zorgvuldig te kiezen. Bij een
relatieverband tussen Relatie X en Y kunt u een categorie en adresgegevens op 3 plaatsen
toekennen: 1. bij Relatie X, 2. bij Relatie Y en 3. op het verband tussen de twee relaties. Maar
wanneer moet u nu waar gegevens neerzetten?
Om u hierbij te helpen geven we hieronder een aantal voorbeelden van een aantal type relaties en

hoe u deze in PAC in moet voeren.
VOORBEELD 1: Auteur Karin Hanssen

Karin Hanssen is een auteur en heeft verder geen verbanden met andere relaties. Het volstaat
daarom om enkel een relatie toe te voegen 31 en bij deze relatie de adresgegevens en benodigde
categorieën (Auteur) toe te voegen. U hoeft dus geen relatieverbanden aan te maken.
Als u nu in het relatieselectie beheer alle relaties selecteert met de categorie Auteur, dan krijgt u
vervolgens het volgende etiket te zien voor Karin Hanssen.
Karin Hanssen
Straatnaam Karin 1
1000AA Amsterdam
VOORBEELD 2: Design Ontwerpbureau

Het kan misschien voorkomen dat u een organisatie invoert in PAC die geen contactpersonen heeft.
Denk bijvoorbeeld aan een eenmanszaak. In dit geval heeft de organisatie dus geen verbanden met
andere relaties. Het volstaat daarom om enkel een relatie toe te voegen 31 en bij deze relatie de
adresgegevens en benodigde categorieën (Ontwerpbureau) toe te voegen. U hoeft dus geen
relatieverbanden aan te maken.
Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie Ontwerpbureau, dan
krijgt u vervolgens het volgende etiket te zien voor Design Ontwerpbureau.
Design Ontwerpbureau
Straatnaam Design 2
1000AA Amsterdam
VOORBEELD 3: Vertaalbureau FRENDU met vertaler Odo Paas

In dit geval is er sprake van een relatieverband tussen twee relaties. U dient nu het volgende te
doen:
1. Maak een relatie FRENDU aan (als deze nog niet bestaat). Vul hier het adres van het bedrijf in.
2a. Als de relatie Odo Paas al bestaat, klik dan op Contactpersoon koppelen
2a. Als de relatie Odo Paas nog niet bestaat, klik dan op Contactpersoon toevoegen
3. Nu opent het relatieverband. Vink nu op het relatieverband de categorie vertaler aan. Odo Paas
is namelijk contactpersoon van FRENDU in de rol van vertaler.
Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie vertaler, dan krijgt u
vervolgens het volgende etiket te zien voor Odo Paas.
FRENDU
t.a.v. De Hr. O. Paas
Oranjelaan 24A
2918AZ Haarlem

Relatiebeheer 53
VOORBEELD 4: Vertaalbureau FRENDU met (thuiswerkende) freelance vertaler Paul

Waanders
doen:
1. Maak een relatie FRENDU aan (als deze nog niet bestaat). Vul hier het adres van het bedrijf in.
2a. Als de relatie Paul Waanders al bestaat, klik dan op Contactpersoon koppelen
2a. Als de relatie Paul Waanders nog niet bestaat, klik dan op Contactpersoon toevoegen
3. Nu opent het relatieverband. Vink nu op het relatieverband de categorie vertaler aan. Paul
Waanders is namelijk contactpersoon van FRENDU in de rol van vertaler.
4. Bij een contactpersoon wordt standaard het bezoekadres overgenomen van de hoofdrelatie
(het vertaalbureau). Paul Waanders werkt echter als freelancer vanuit huis. Het adres moet
daarom worden overgenomen van de subrelatie. Klik op de knop Adres in het tabblad bezoek en
wijzig gelijk aan hoofdrelatie in gelijk aan subrelatie. Dit herhaalt u voor de overige adressen
(Post, Aflever en Faktuur). Als het adres veld nu leeg is, dan dient u bij de relatie Paul Waanders
het adres nog in te vullen.
Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie vertaler, dan krijgt u
vervolgens het volgende etiket te zien voor Paul Waanders.
FRENDU
t.a.v. De Hr. P. Waanders
Wilhelmuslaan 15
2635AA Dieren

VOORBEELD 5: Professor Chiel Geerten werkt in zijn functie als professor bij de
Universiteit als auteur voor het fonds educatief, maar is ook zelf auteur van
fictieboeken.
doen:
1. Maak een relatie Universiteit aan (als deze nog niet bestaat). Vul hier het adres in.
2a. Als de relatie Chiel Geerten al bestaat, klik dan op Contactpersoon koppelen
2a. Als de relatie Chiel Geerten nog niet bestaat, klik dan op Contactpersoon toevoegen
3. Nu opent het relatieverband. Vink nu op het relatieverband de categorie auteur en de categorie
educatief aan. Chiel Geerten is namelijk als auteur & educatief verbonden aan de universiteit.
4. Sluit vervolgens het relatieverband en open de relatie Chiel Geerten. Vink hier de categorie
auteur en fictie aan. In zijn vrije tijd is Chiel Geerten dus auteur van fictie. Zijn fictie titels hebben
niets te maken met zijn werk voor de Universiteit. Daarom worden deze categorieën op de relatie
zelf geplaatst, en niet op het relatieverband.
Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie auteur én de

categorie educatief, dan krijgt u vervolgens de volgende etiket te zien voor Chiel Geerten:
Universiteit
t.a.v. Chiel Geerten
Straatnaam Uni 3
1000AA Amsterdam
Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie auteur én de

categorie fictie, dan krijgt u vervolgens de volgende etiket te zien voor Chiel Geerten:
Chiel Geerten
Straatnaam Chiel 3
1901AA Castricum
5.4.9 Financiën
Omdat PAC koppelingen ondersteund met financiële pakketten als Bestmate en AccountView, kunnen
ook in PAC enkele financiële gegevens worden geregistreerd. Dit gebeurd dan in het tabblad

Relatiebeheer 55
Financien.
In dit tabblad kan worden ingevuld:
Het BTW nummer

Twee bankrekeningen (bankrekening 1 en bankrekening 2) met bijbehorende banken (Bank 1 en
Bank 2)
De subgrootboekrekening voor crediteuren
Een crediteurennummer (leveranciersnummer 1). Wanneer dit nummer is ingevoerd kan deze
standaard niet meer worden gewijzigd. U kunt ook automatisch een eerstvolgend nummer
laten toekennen door op de knop Nummer toekennen te klikken.
Een leveranciersnr 2 (kan bijvoorbeeld worden gebruikt als een nummer zoals de uitgeverij bij
de leverancier bekend staat, maar dan als hun klantnr)
De bijbehorende betalingsconditie (binnen hoeveel dagen dient de crediteur te worden
betaald).
De subgrootboekrekening voor debiteuren
Een debiteurennummer (klantnr 1). Dmv de knop Nummer toekennen wordt automatisch een
debiteurennr gegenereerd.
Een klantnr 2 (kan bijvoorbeeld worden gebruikt als oud nr oid)
De bijbehorende betalingsconditie (binnen hoeveel dagen dient de debiteur te hebben betaald).
Door het geven van recht op de rechtenfuncties Debiteurengegevens en Crediteurengegevens kunnen

deze gegevens via een rol wijzigbaar worden gemaakt.
Indien een relatie een debiteurnr of crediteurnr heeft dan kan de relatie in z'n geheel niet worden
verwijderd ivm koppelingen en afhankelijkheden met de financiële administratie.
5.4.10 Inkoop
U kunt enkele vaste administratieve gegevens invullen over uw leverancier in het tabblad Inkoop. Ook
kunt hier voor de calculatie aangeven met welke drukstaffels wordt gerekend indien deze leverancier,
vaak de drukkerij, wordt geselecteerd in de calculatie. Hieronder ziet u het tabblad:

U kunt de staffeldrukkerij koppelen aan de drukkerij die u hier heeft geselecteerd. Dit is vooral van
belang bij concerns waarbij het staffelbeheer op een centrale locatie wordt uitgevoerd. De
werkmaatschappijen kunnen dan automatisch met deze staffels rekenen en hoeven dan alleen zelf de
drukkerij(en) op te voeren en te koppelen aan de staffeldrukkerijen. Deze kunt u hier selecteren.
5.4.11 Verkoop
U kunt enkele klantgegevens invoeren in het tabblad Verkoop. Denk hierbij aan aansluitgegevens bij
het Centraal Boekhuis (CB), klantgroep en bankdetails. Zie onderstaande venster voor het
detailvenster:
Op basis van de gegevens van het CB en de klantgroepmapping in PAC (Communicatie - CB

Klantgroepmapping) wordt een klant ingedeeld in een bepaalde klantgroep, ten benhoeve van de
juiste in nota telling en van de module PAC Omzetrapportage. De klantgroep waarin de relatie is
ingedeeld staat in het veld Klantgroep en wordt automatisch bijgewerkt op basis van de import van CB
gegevens, als dit is aangegeven bij Bijwerken bij import. U kunt er ook voor kiezen deze klantgroep
handmatig in te stellen. Kies dan bij Bijwerken bij import voor alleen NAW. Het klantgroep veld wordt
nu toegankelijk en kan handmatig worden aangepast.
U kunt een accountmanager koppelen aan deze klant. Hiermee wordt bereikt dat andere medewerkers
van de uitgeverij kunnen zien wie het accountmanagement voor deze klant/relatie doet. Verder biedt
het geen waarde, deze functie is enkel ten behoeve van registratie en informatie.
Tevens ziet u hoe de relatie/klant geregistreerd is bij het Centraal Boekhuis. Zo ziet u het CB
RelatieID en het oude aansluitingsnummer (indien dit bekend is). U kunt in bij het veld Voorkeur
stroomnr. het standaard stroomnr (oude subnr) invoeren waarop orders worden ingevoerd in
opdrachtbeheer.
In incidentele gevallen komt het voor dat een CBRelatie niet door het CB is aangeleverd, maar waar
toch omzet op wordt geregistreerd (dit is een bekend probleem bij het CB). Om dat in PAC toch
hanteerbaar te maken is er een voorziening getroffen via de powerfunctie. Als de gebruiker een
CBRelatieID aan een bestaande of nieuwe relatie wil toekennen dan kan hij het wachtwoord
opvragen aan de interne applicatiebeheerder binnen de utiegeverij, deze via de gebruikersinstellingen
invoeren en vervolgens via relatiebeheer de juiste acties uitvoeren.
Het wijzigen van CB-klantgegevens gebeurt automatisch indien het veld Bijwerken bij import is
aangevinkt. De naam, adres- en klantgroepgegevens zullen dan worden bijgewerkt uit de
importgegevens die het CB levert. U kunt er echter ook voor kiezen om alleen de NAW gegevens te
laten bijwerken. U kunt dan de klantgroep handmatig instellen. U kunt er ook voor kiezen om alleen
de Klantgroep bij te werken. Dan zult u wijzigingen in de NAW gegevens zelf moeten doorvoeren.

Relatiebeheer 57
Tot slot heeft u de mogelijkheid om diverse verkoopnotities in te voeren. Denk hierbij aan
bezoekgegevens van uw vertegenwoordigers, etc.
5.4.12 Documenten
In PAC is het mogelijk om diverse standaard document, sjablonen, in Microsoft Word aan te maken
en te koppelen aan documentsoorten. Daarmee bent u in staat om heel eenvoudig en snel standaard
brieven, etiketten en meer naar een relatie te sturen. Dit bespaart u veel werk. Hieronder ziet u het
tabblad Documenten:
Automatisch wordt een historie opgebouwd van alle verstuurde documenten zodat u snel kunt
terugzien en inzien welke documenten u heeft verstuurd. Indien dat ook zo is ingesteld in de
documentsoort (historie Aan).
Om een nieuw document te maken klikt u op de knop Document maken. De mogelijkheid bestaat om
voor de knop Etiket maken (naast Document maken) een eigen voorkeursdocument als snelknop 487 te
kiezen. U kunt ook de knop Uitgebreid document gebruiken om meer details in te vullen, dit werkt
echter iets vertragend door de hoeveelheid velden.
Klik op de knop Document maken. Het volgende venster verschijnt:

Selecteer de Actie en Soort en vul de gegevens Betreft, Tekendatum en Inhoud eventueel

verder in.
Klik vervolgens op de knop Uitvoeren. Het volgende venster verschijnt indien uw
gebruikersinstelling Hoofddocument bewerken 487 aangevinkt is:
Klik op Ja om het document op basis van het sjabloon te bewerken voordat u het
samenvoegt. U heeft nu de mogelijkheid om het document te wijzigen voordat het met
gegevens wordt samengevoegd.
Wijzig het document naar uw wensen en klik vervolgens in de taakbalk op de

geselecteerde relatie binnen PAC. Het volgende venster is dan actief:
Klik dan op OK om de samenvoeging definitief te maken
Klik op Nee om het document direct samen te voegen met het sjabloon.
Indien de gebruikersinstelling Samenvoegdocument tonen/bew. 487 is aangevinkt, dan zal het

Relatiebeheer 59
samengevoegde document worden weergegeven. Zo kunt u ervoor kiezen om het:

te wijzigen
af te drukken
te mailen
Anders wordt het direct afgedrukt.
U kunt uiteraard ook bestaande documenten openen.
Klik op de knop Openen
Bestaande documenten zijn ook weer te verwijderen.
Klik op de knop Verwijderen
Indien u tevens beschikt over de module PAC Outlook koppeling dan kunt u bestaande documenten
ook e-mailen.
Klik op de knop Document emailen

Selecteer vervolgens de relatie naar wie het toe moet (deze lijst bevat alleen relaties mét e-
mailadressen)
Kies Sluiten als u zelf het e-mailadres wilt invoeren in Outlook
U kunt ook reeds bestaande documenten (niet aangemaakt vanuit PAC, bijvoorbeeld externe
royaltycontracten, afspraken, todo's, contacthistorie in excelsheets) koppelen aan relaties binnen
PAC. Zodoende kunt u externe dossiers opbouwen/gebruiken met afwijkende gegevens dan in PAC
mogelijk, maar toch centraal beheren. Gebruik daarvoor de knop Document koppelen. U krijgt nu de
mogelijkheid om aan te geven om wat voor soort document het gaat (optioneel), onderwerp
(verplicht), en de bestandsnaam van het document (uiteraard verplicht).
5.4.13 Tekst(bestand)en
In dit tabblad kunnen teksten worden ingevoegd bij de relatie.

Er kunnen in z'n algemeenheid drie typen teksten worden toegevoegd:

1. Handmatig ingetikte teksten of geplakt uit een andere applicatie (type link = -interne tekst
zonder koppeling)
2. Automatisch geconverteerde teksten uit een bestand (type link = -interne tekst MET koppeling)
Bij deze optie dient de conversiemethode te worden aangegeven:
A. Wordconversie aanbiedingstekst C (dit is maatwerk)
B. Wordconversie flaptekst/biografie D (dit is maatwerk)
C. Wordconversie letterlijk (alle tekst wordt letterlijk overgenomen, maar vet, schuin,
onderlijnd, underscore en line breaks worden geconverteerd naar specifieke tags)
3. Gekoppelde bestanden zonder dat de tekst daarvan in PAC wordt ingelezen (type link =
Bestandsnaam, andere types zijn ook mogelijk, maar vrijwel niet gebruikt)
Doelen van het opslaan van deze teksten kunnen zijn:

1. Dossiervorming van centraal beheerde teksten
2. Geautomatiseerd versturen naar Centraal Boekhuis, ScanLaser, CvdM en andere partijen
3. Bron voor content op de website
U kunt de standaard mapinstellingen 503 onder algemene instellingen uitvoeren.
5.4.14 Mediabestanden
In dit tabblad kunnen diverse mediabestanden als foto's worden ingevoegd bij de relatie.
Dit kunnen diverse soorten/typen bestanden zijn, w.o. Persoonfoto, Audio-opname, Video-opname.
Meestal zal het om een interne bestandsverwijzing gaan (Bestandsnaam) op de lokale server, maar
het is ook mogelijk om te verwijzen naar een FTP adres of een URL.

Relatiebeheer 61
Doelen van het opslaan van deze mediabestanden kunnen zijn:

1. Dossiervorming van centraal beheerde teksten
2. Geautomatiseerd versturen naar Centraal Boekhuis, ScanLaser, CvdM en andere partijen
3. Bron voor mediacontent op de website
Indien u gebruik wilt maken van een Copyright dan dient u de persoon te kiezen in
relatiebeheer in het veld Copyright (relatie) OF de naam in te vullen in het veld Copyright naam. U
kunt niet beiden gebruiken!
Met behulp van module Outlook koppeling kunt u het bestand opnemen in een automatisch
aangemaakt emailbericht dmv de knop Bestand emailen.
5.4.15 Opmerkingen
Soms hebt u niet genoeg aan één notitieveld. Of u wil onderscheid maken tussen verschillende
soorten notities. Op dat moment zal de module PAC relatie opmerkingen uitkomst bieden. Met deze
module kunt u onbeperkt opmerkingen toevoegen aan een relatie. U kunt deze opmerkingen
categoriseren en er een prioriteit aan toekennen. Tevens is het mogelijk om aan een opmerking een
medewerker toe te kennen.
Toepassingsgebieden voor de module PAC relatie opmerkingen zijn onder meer:

Het vastleggen van de kortingsafspraken voor relaties
Het vastleggen van bezoeken/of telefoonnotities
Het maken van een ToDo-lijst voor een personen en/of afdelingen
Hieronder ziet u een schermafdruk van het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart.
In deze schermafdruk ziet u dat er twee opmerkingen zijn ingevoerd die aandacht behoeven.
Twee opmerkingen ten behoeven van de afdeling magazijn. Een van de opmerkingen voor
het magazijn heeft een hoge prioriteit.
5.4.15.1 Opmerking zoeken
Indien u bij een relatie wilt zoeken naar een specifieke opmerking zijn er drie mogelijkheden. De
volgende mogelijkheden zijn beschikbaar:
Opmerking zoeken via het zoekvenster 62
Opmerking zoeken via het filter 62

Opmerking zoeken via Ctrl + F 63
5.4.15.1.1 Opmerking zoeken via het zoekvenster
U kunt relatie opmerkingen zoeken vanuit de relatiekaart, tabblad opmerkingen
Klik op Zoeken
Het zoekvenster Zoeken Opmerking wordt geopend.
U zoekt de opmerking met de actuele kortingspercentages voor de huidige relatie
U start met typen van *kor in het veld Opmerking
U kunt nu met de pijltjestoetsen de juiste opmerkingen selecteren of dubbelklikken op, in dit

geval, de tweede opmerking
Op de eerste 255 karakters van het veld opmerking kan worden gezocht. Wilt u zoeken in
opmerkingen die meer dan 255 karakters bevatten, zoek dan via Opmerking zoeken via Ctrl
+ F 63 .
5.4.15.1.2 Opmerking zoeken via het filter
U kunt via het filter snel en eenvoudige een selectie maken binnen de opmerkingen van de relatie. U
kunt filteren op de velden:
Soort opmerking
Prioriteit
Medewerker
Via deze filter optie kunt u bijvoorbeeld alle opmerkingen die notities zijn op de volgende manier
selecteren:
Klik op het filter drop-down menu (te vinden boven het veld Soort opmerking) en selecteer de
waarde notities.

Relatiebeheer 63
De filter wordt nu toegepast zodat alleen die opmerkingen worden getoond die als Soort opmerking de
waarde notitie bevatten.
5.4.15.1.3 Opmerking zoeken via Ctrl + F
Deze manier van zoeken kan handig zijn in het geval dat er relatie opmerkingen zijn met meer dan
255 karakters per opmerking.
U zoekt een opmerking bij de relatie waarin het trefwoord quark in voorkomt
Positioneer de cursor in het veld Opmerking
Druk op Ctrl + F
Vul het venster Zoeken en vervangen in als bovenstaand (let op dat het veld Waar insteld staat
op Gedeelte van veld)
5.4.15.2 Opmerking toevoegen
U kunt een nieuwe opmerking toevoegen door op het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart te
klikken op:
Klik op de knop Toevoegen
Het venster Relatieopmerking wijzigen zal worden geopend:

De velden Prioriteit en Groep zijn ingevuld met een standaardwaarde. Deze standaardwaarde is per
gebruiker aan te passen bij Gebruikersinstelling Relatie opmerking 487 .
Indien van toepassing wijzig het veld Prioriteit door op de zoekvensterknop te klikken
Indien van toepassing wijzig het veld Groep door op de zoekvensterknop te klikken
Indien van toepassing wijzig het veld Medewerker door op de zoekvensterknop te klikken
Indien u in het notitie veld klikt wordt het onderstaande venster Notities geopend
Klik op de knop Datum en naam invoegen om de systeemdatum en de gebruikersnaam snel in

te vullen.
U kunt nu de tekst intypen die u vast wil leggen.

Relatiebeheer 65
Om de tekst op te slaan klik op de knop Bewaren en sluiten.

Om dit notitievenster af te sluiten zonder op te slaan klikt u op de knop Annuleren.
U bent nu terug in het venster Relatieopmerking wijzigen
klik op de knop Sluiten om terug te keren naar de relatiekaart.

5.4.15.3 Opmerking wijzigen
U kunt een nieuwe opmerking wijzigen door op het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart te klikken
op:
De knop Wijzigen
Het venster Relatieopmerking wijzigen zal worden geopend.
U kunt nu verdergaan zoals beschreven onder Opmerking wijzigen 65
5.4.15.4 Opmerking verwijderen
U kunt een opmerking verwijderen door op het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart te klikken op:
De knop Verwijderen
Druk op de knop Ja in het onderstaande dialoogvenster Verwijderen opmerking om de
opmerking daadwerkelijk te verwijderen
5.4.16 Royalty
5.4.16.1 Inleiding
Als u de royaltymodule gebruikt is er ook in relatiebeheer een extra tabblad toegevoegd genaamd
'royalty'. Zo kunt u de royalty gegevens die aan een bepaalde relatie zijn gekoppeld direct overzien.
Het tabblad Royalty is weer onderverdeeld in vier tabbladen
Algemeen 66
Contracten 66

Voorschotten 67
Afrekeningen 68
In de volgende paragrafen zullen deze verschillende tabbladen worden besproken.

5.4.16.2 Algemeen
In het tabblad algemeen worden algemene gegevens weergegeven. Dit zijn:
De administratiecode, indien deze wordt gebruikt

In het relatiebeheer kan in het tabblad royalty nu een afrekening contactpersoon worden
ingevuld. Deze wordt alleen gebruikt voor de aanhef en ter attentie van in de adressering.
De formaliteit (beste/geachte) wordt automatisch bepaald adhv het aanwezig zijn van
voornaam, voorletters, e.d.
Afrekeningsoort: hiermee kunt u het type afrekening koppelen aan een bepaalde relatie,
zodat de afrekeningen van deze relatie altijd hetzelfde formaat hebben. Standaard zijn 4
afrekeningsoorten meegeleverd: Nederlands met en zonder recapitulatie en Engels met en
zonder recapitulatie.
Tenslotte kan hier ook het bankrekeningnummer van de relatie worden opgegeven.
Ook kunt u in het veld notities nog eventuele notities toevoegen.
5.4.16.3 Contracten
Het tweede tabblad is het tabblad Contracten. Hierop zijn alle contracten die er met deze relatie zijn
weergegeven, met hierbij informatie als de geldigheid, het contracttype en en de status.
Tevens is dit tabblad te gebruiken als een snelkoppeling om direct in contractbeheer gegevens te
wijzigen. Zo wordt met een druk op de knop Contract wijzigen het geselecteerde contract geopend en
kunnen hier wijzigingen worden gemaakt. Ook kunt u op eenzelfde wijze een nieuw contract toevoegen
of een contract verwijderen. Tot slot kunt u met een druk op de knop Correctiebeheer ook direct naar
het Voorraadcorrectiebeheer.
De mogelijkheden om royaltycontracten en voorschotten over te boeken zijn geactiveerd.

Relatiebeheer 67
5.4.16.4 Voorschotten
Het tabblad voorschotten geeft net als het tabblad contracten een overzicht van de
Voorschotgegevens die aan deze relatie zijn gekoppeld. Ook kan door het klikken op de knoppen aan
de rechterzijde snel naar het voorschottenbeheer worden gegaan. Zo kunnen voorschotten snel
worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Verder kan een voorschot van hieruit direct worden
geactiveerd of afgeboekt.
De verwerkingstatus van de diverse voorschotten wordt nu visueel weergegeven: Rood is

inactief, geel is verrekend zonder restsaldo, groen is actief met een restsaldo (hiervan kan een
deel verrekend zijn, maar hoeft niet).

5.4.16.5 Afrekeningen
Het tabblad afrekeningen geeft een overzicht van de afrekeningen die zijn gegenereerd. Ook kan hier
een afrekening worden toegevoegd (door een klik op de knop Afrekening toevoegen).
Van hieruit kunt u ook een afrekening bekijken. U doet dit door te klikken op de knop Afrekening
tonen. Nu wordt de afrekening geopend op basis van de in het tabblad algemeen aangegeven
afrekeningsoort. Hierbij is nu ook de naam van het gegenereerde bestand zichtbaar, alsook de datum
waarop de afrekening werd gegenereerd. De afrekening wordt standaard geopend in Word of Excel.
In welk van beide programma's de afrekening wordt weergegeven kan worden aangegeven in de
stamgegevens (Royalty - Afrekeningsoorten). Bovendien kan nu in de stamgegevens worden
aangegeven of de afrekening inclusief voorbrief en/of racaputilatie is.
Een afrekening wordt bij gebruik van Afrekening tonen niet opnieuw aangemaakt, tenzij deze nooit
eerder is gegenereerd (standaard na toevoegen) of het onderliggende afrekeningsbestand is
verwijderd.
Er vindt op de afrekekening een afrekening plaats op twee decimalen van het berekende
royaltyresultaat per afrekenregel (zichtbaar op de afrekening) van de verkoop, teneinde
afrondingsverschillen te voorkomen.
De volgorde van de verkoopsoorten in de afrekening wordt nu al bij de export geregeld door de

volgorde: Afrekensoort (A-Z), ondertrede, nog op trede (aflopend). Dit komt neer op de volgorde die
tijdens het berekenen zelf is gevolgd.
U kunt de gemaakte afrekening ook weer verwijderen met de knop afrekening verwijderen.
U kunt losse afrekeningen de status definitief en voorlopig geven. Door een afrekening de status
definitief te geven wordt hiervan (indien u beschikt over de Financiële Koppeling) een journaalpost
gemaakt.
5.4.17 Pers
In het tabblad Pers kunt u de persaanvragen raadplegen die door de betreffende relatie over de
afgelopen jaren zijn gedaan.

Relatiebeheer 69
U kunt hier tevens direct aanvragen invoeren, zowel op een bestaande recensieronde 322 als 'losse
aanvragen'.
5.4.18 Vrije velden

Bij uw relatie of relatieverband kunt u nu zelf vrije velden toevoegen. Zo kunt u dus velden die niet in
PAC voorkomen of voor uw uitgeverij uniek zijn weergeven en door uw medewerkers laten invullen.
Deze vrije velden kunt u zelf opstellen in de stamgegevens 515 .
U kunt uw vrije velden vullen met tekst / cijfers, of door een selectie te maken uit een keuzemenu,
als deze is weergegeven.
5.4.20 Gebruiker
Een gebruiker van PAC is tevens een relatie binnen PAC. Dit is om het gebruik van relaties binnen
PAC te vereenvoudigen. Zo kan een gebruiker als relatie makkelijker worden gekoppeld aan een
project of planning. Een gebruiker moet daarom aan een relatie worden gekoppeld.
Aangeven dat een relatie een gebruiker is van PAC gebeurd middels het tabblad Gebruiker:
In dit tabblad is ook te zien dat een gebruiker een rol is toebedeeld. Zo kan een gebruiker
bijvoorbeeld de rol super, administrator of uitgever worden toebedeeld. De rechten die de gebruiker
heeft binnen PAC zijn van deze rol afhankelijk.
In bovenstaande afbeelding van het relatievenster ziet u dat de gebruiker super aan de relatie super
is gekoppeld.

5.5 Relatie verwijderen

U kunt een relatie uit PAC verwijderen. Het komt echter vaak voor dat een relatie is gekoppeld aan
diverse onderdelen binnen PAC, zoals project als auteur, etc. U kunt daarom ook bekijken aan welke
onderdelen de relatie is gekoppeld.
Klik op de knop Verwijderen om de relatie uit PAC te verwijderen. Het onderstaande

bevestigingsvenster wordt getoond:
Klik op Ja om de relatie te verwijderen.
Indien een relatie niet kan worden verwijderd, ziet u het volgende venster:
Klik dan op de knop Koppelingen tonen. U ziet dan onderstaand venster:

Relatiebeheer 71
Daaruit kunt u opmaken dat u eerst bij bovenstaande projecten de auteurs dient te
wijzigen. Pas daarna kunt u de relatie echt verwijderen. Hoe u de auteurs van een project
wijzigd kunt u lezen in Project auteurs wijzigen 101 .
Het verwijderen heeft ook tot resultaat dat de koppeling met planningen, kenmerken, etc worden
gewist. Dit betreft alleen de koppeling niet de activiteit of het kenmerk zelf.
Relaties met een debiteurnr of crediteurnr kunnen niet worden verwijderd omdat deze zijn
gekoppeld aan de boekhoudsoftware. Verwijderen zou inconsistenties in de boekhouding tot
gevolg kunnen hebben.
5.6 Relaties selecteren

Middels een uitgebreid selectiesysteem kunt u op diverse manieren relaties selecteren voor onder
meer het versturen van mailingen.
Klik in het Hoofdmenu via CRM op Relaties selecteren
Het algemene relatieselectievenster wordt geopend. Deze staat hieronder weergegeven:

In het midden ziet u een lijst met relaties die al dan niet geselecteerd kunnen zijn. Dit noemen we de
selectiebuffer. In de kolom Sel. ziet u vinkjes staan. Alle aangevinkte relaties zijn geselecteerd en
zullen worden meegenomen in een bewerkingsactie of mailing. Alle andere relaties zijn niet
geselecteerd en worden dus genegeerd bij deze acties of mailingen.
De weergegeven kolommen zijn de veelvoorkomende en gevraagde kolommen uit relatiebeheer.
Waaronder naam van de organisatie en/of persoon, contactgegevens van de organisatie/persoon of
verband indien van toepassing, uniek relatienr, het adrestype als keuze naar het document (eigenlijk
altijd postadres), notities van de relatie of het verband indien van toepassing, datum1 dat in
specifieke gevallen wordt gevuld, en belangrijkste categorie 1 en 2 die worden gevuld door het
toepassen van een speciaal selectiefilter waardoor een groepering kan worden ingesteld (meestal
voor publiciteitszaken).
U kunt de sortering vervolgens ook instellen dmv de keuze Sortering. Hierin staan opties die u naar
believen kunt gebruiken.
Verder ziet u bovenaan het scherm een aantal knoppen:
Opnieuw starten: Een knop om een nieuwe selectie te maken en dus de huidige buffer te wissen.
Alle verbanden van een type toevoegen:Voegt in één keer alle relatieverbanden van een bepaald
type toe. Zo kunt u in één keer bijvoorbeeld snel een selectie maken van al uw
contactpersonen
Eenvoudig / uitgebreid: Met deze knop kunt u schakelen tussen een eenvoudige en uitgebreide
weergave. Bij de eenvoudige weergave worden veel knoppen verborgen, om een beginnende
gebruiker zo niet onnodig te verwarren.
Een gedetailleerde uitleg van de diverse mogelijkheden voor relatieselectie volgt hieronder.
Onder de lijst staan knoppen waarmee de relaties in de buffer kunnen worden geselecteerd of
gedeselecteerd.
Vervolgens kan de buffer als lijst worden geëxporteerd ten behoeve van diverse doeleinden.
Relatielijst uit buffer: Lijst van de weergegeven relatieverbanden voor diverse doeleinden.

Relatiebeheer 73
Relatielijst uit buffer op land, naam:

Lijst van de weergegeven relatieverbanden gesorteerd op land en
vervolgens naam voor diverse doeleinden.
Relatielijst uit buffer met aparte velden: Lijst van de weergegeven relatieverbanden met extra velden
voor diverse doeleinden
Relatielijst met Categorieën uit buffer:

In deze lijst wordt voor iedere categorie die in de selectie
minstens eenmaal is aangevinkt een kolom toegevoegd. Deze lijst kan bijv. worden gebruikt om te
controleren of categorieën volledig en juist zijn ingevuld.

Relatiecontrolelijst:
Een lijst kunnen draaien van alle hoofdrelaties met de bijbehorende
contactpersonen en verbanden ter controle van de gegevens. Zo moeten fouten en ontbrekende
gegevens kunnen worden geïdentificeerd. De opzet van de lijst is als volgt:
1. Er wordt een selectie gemaakt op één of meer categorieën.
2. Alle hoofdrelaties in deze selectie worden bepaald
3. Van al deze hoofdrelaties worden alle contactpersonen en relatieverbanden weergegeven.
4. Tevens worden alle zelfstandige relaties (zonder relatieverband) getoond
In bovenstaande lijst wordt in de kolom Relatienummer weergegeven hoe de relaties in de zich

met elkaar verhouden:
Beginnend met H is de hoofdrelatie (de gegevens van deze organisatie of persoon sec)
Beginnend met C is de contactpersoon (de gegevens van deze persoon sec)
Beginnend met R is het verband tussen hoofdrelatie en contactpersoon (de gegevens die op
het relatieverband zijn vermeld)
Relatielijst uit buffer (detail/project):Een lijst kunnen maken van relaties met de meegeselecteerde
projecten/uitgaven/drukken. Nodig is dat de selectie vooraf is gemaakt met details van projecten
(bijv vanuit relatierollen of vanuit ramsjbrieven). De opzet van de lijst is in de basis ongeveer gelijk
aan de lijst Relatielijst uit buffer met aparte velden. Het wordt echter aangevuld met de titelgegevens
die worden meegestuurd vanuit de voorgaande selectie. Bij ramsjbrieven wordt o.m. Num1 gevuld
met de actuele voorraad en Num2 met de actuele verkoopprijs.
Het tweede deel van de lijst met de projectdetails ziet er als volgt uit:

Relatiebeheer 75
Perslijst Bellen/persrondje 332
Perslijst Titels naar Medium 332
Tot slot kunnen de geselecteerde relaties in de buffer worden opgenomen in bijvoorbeeld de mailing
of andere toepassing die het selectievenster heeft aangeroepen door middel van de knop Uitvoeren of
de knop Doorgaan (dit is afhankelijk van welke functie de buffer heeft aangeroepen).
Naast deze algemene beschrijving kunt u voor details de detailbeschrijving 75 inzien.
5.6.1 Mogelijkheden
Gebruik de knop Opnieuw starten om alle relaties in de buffer te wissen.
Gebruik de knop Alle verbanden van een type toevoegen om alle relaties van een verbandtype
toe te voegen aan de selectie. Dit kan meermalen worden gebruikt.
Met de knop Geavanceerd worden meer knoppen zichtbaar voor gevorderde gebruikers die
daarmee geavanceerde functies kunnen uitvoeren. De knop Eenvoudig verbergt deze
knoppen weer.
Rubriek Huidige selectie
De knop Selectie opslaan in archief gebruikt u om de huidige geselecteerde relaties in de

buffer in een archiefbestand op te slaan. Zo bent u in staat om deze selectie later opnieuw
op te vragen.
Met de knop Selectie verwijderen kunt u alle huidig geselecteerde relaties uit de buffer
wissen. Het resultaat is dat alleen de niet geselecteerde relaties in de buffer blijven
bestaan.
Met de knop Niet-selectie verwijderen worden juist alle niet geselecteerde relaties uit de
buffer gewist.
Rubriek Enkele relatie
De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om een enkele relatie op te zoeken en aan de
buffer toe te voegen.
Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt u een
keuzelijst te zien.

In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wilt selecteren, of het verband (met bv een
contactpersoon/organisatie) dat de relatie heeft wilt selecteren.
Stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u het verband van de
auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden niet de privé
gegevens van de auteur geselecteerd, maar de gegevens die zijn opgegeven op het
relatieverband tussen de agent en de auteur.
De knop Uit selectie verwijderen gebruikt u om de huidig aangewezen relatie uit de buffer te
verwijderen. De huidig aangewezen relatie is de relatie met het zwarte driehoekje.
Rubriek Op basis van categorieën
Met behulp van de relatie-indeling in categorieën kunt u zeer diverse combinaties van
categorieën 80 maken. Het resultaat van deze selectie wordt gebruikt bij de genoemde
actieknoppen.
De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om het resultaat (ontdubbeld) toe te voegen aan
de buffer.
De knop Met selectie combineren gebruikt u om alleen de relaties in de buffer te behouden
die zowel in de buffer staan als in de categorieselectie. Ofwel, alle relaties in de buffer die
niet in de categorieselectie zitten, worden verwijderd uit de buffer.
De knop Uit selectie verwijderen gebruikt u om alle relaties in de buffer te verwijderen die in
de categorieselectie zitten. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in de categorieselectie
zitten, blijven in de buffer staan.
Bij het selecteren van de relaties op basis van een categorie wordt gekeken naar zowel de
categorieën van de relaties als de categorieën van de relatieverbanden. Hieruit blijkt nogmaals
het belang van het correct opvoeren van uw categorieën: Als uw relatie alleen auteur is in
verband met een bepaalde organisatie (agent of bedrijf) dan dient u alleen op het verband de
categorie auteur toe te kennen. Als u zowel op de relatie zelf als op het verband de categorie
auteur toevoegt, komt uw auteur ook tweemaal terug in uw selectie. Dat is meestal niet
wenselijk.
Rubriek Op basis van archief
U kunt geselecteerde relaties in een benoemd archief opslaan (zie rubriek Huidige selectie) en
daarmee uw huidige selectiebuffer beïnvloeden.

Relatiebeheer 77
De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om relaties uit het archief aan de huidige buffer
(ontdubbeld) toe te voegen.
die zowel in de buffer staan als in het archief. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in het
archief zitten, worden verwijderd uit de buffer.
het archief zitten. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in het archief zitten, blijven in de
buffer staan.
Rubriek Op basis van eerdere mailing
In de historische mailings worden de daarin gebruikte relaties opgeslagen. U kunt daarmee dus
ook de huidige selectiebuffer beïnvloeden.
De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om relaties uit een communicatie aan de huidige
buffer (ontdubbeld) toe te voegen.
Zo kunt u ervoor zorgen dat alle relaties van een vorige mailing opnieuw een brief
krijgen. Daarmee sluit u uit dat wijzigingen in categorieën invloed hebben op het
resultaat.

die zowel in de buffer staan als in de communicatie. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet
in de communicatie zitten, worden verwijderd uit de buffer.
Zo kunt u een verfijning aanbrengen in een reeds verstuurde mailing door bijvoorbeeld
alleen de persrelaties van het medium televisie nogmaals aan te schrijven en niet
alle persrelaties zoals in de oorspronkelijke mailing het geval was.
de communicatie zitten. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in de communicatie zitten,
blijven in de buffer staan.
U geeft een groot evenement en wilt relaties in twee etappes uitnodigen. De eerste
groep (premium relaties) ontvangt in een vroeg stadium een mooie persoonlijke
uitnodiging waarin u de happening aankondigt. Op een later tijdstip wilt u overige
relaties uitnodiging (eventueel wacht u even de reacties af en de animo). Bij de
tweede uitnodiging, die u bijvoorbeeld wat soberder wilt uitvoeren, wilt u
natuurlijk voorkomen dat u de premium relaties (van de eerste uitnodiging) niet
per ongeluk opnieuw uitnodigt. Bij de tweede uitnodiging selecteert u dus gewoon
alle overige relaties middels diverse categorieën en filtert daarna de reeds eerder
gemailde premium relaties uit met behulp van de eerdere mailing.
Selectieknoppen onder het hoofdvenster Relaties in buffer
Indien het vakje Auto select aanstaat hoeft u niet nog eens alle relaties te selecteren die u aan de
buffer toevoegt. Deze worden dan allen automatisch aangevinkt. Maar het komt natuurlijk voor,
als u het resultaat ziet, dat u relaties alsnog wilt uitsluiten. Ook kan het zijn dat het resultaat te
groot is om in één keer te verwerken. U heeft dan enkele mogelijkheden.
Ten eerste heeft u de mogelijkheid om alles te selecteren in de buffer.
Klik op de knop 1 Alles om alle weergegeven relaties te selecteren. De kolom Sel. wordt

dan aangevinkt.
U kunt ook besluiten om aan te vinken welke u relaties u niet wilt hebben en daarna deze
selectie om te keren. U bekijkt de selectie dan van een andere kant.
Klik op de knop 2 Omkeren om de geselecteerde relaties te deselecteren en de niet

geselecteerde relaties te selecteren.
Ook kunt u dit gebruiken om snel de niet geselecteerde relaties te wissen uit de buffer,
klik achtereenvolgens: Omkeren, Selectie verwijderen, Omkeren.
Tevens kunt u een deel van de relaties selecteren om een grote mailing behapbaar te
houden. Het dient de aanbeveling om eerst alle relaties te deselecteren.
Vul het veld Van in met de startpositie van de relaties die u wilt selecteren.
Vul het veld T/m in met de eindpositie van de relaties die u wilt selecteren.
Klik op de knop 3 van - t/m om de relaties binnen het voorgaande traject te selecteren.
Tot slot kunt u een deel van de relaties selecteren door alleen uit te gaan van de
startpositie.
Vul het veld Van in met de startpositie van de relaties die u wilt selecteren.
Klik op de knop 4 vanaf huidig om de relaties vanaf de startpositie in veld Van te
selecteren.
Lijsten exporteren van relaties in de buffer
U heeft de mogelijkheid om direct vanuit het venster relatieselectiebuffer lijsten te exporteren

naar Excel om zo een overzicht te krijgen van de relaties die zullen worden aangeschreven. U
ziet hiervoor links onderin een drop down menu met enkele lijsten. Daarnaast staat een knop
Lijst Exporteren waarmee u de gewenste lijst exporteert naar excel.
Belangrijkste categorie...
Als u de relaties in de selectiebuffer wilt ordenen (zonder dat ze per categorie meermalen
worden weergegeven) dan kan dat middels de zogenoemde belangrijkste categorie 1 en 2. U
kunt uw categorieën namelijk een prioriteit meegeven in de stamgegevens. De hoogste is de
meest belangrijke. Als u dus de geselecteerde relaties wilt koppelen aan één belangrijkste
categorie dan kunt u klikken op de knop Belangrijkste categorie... Vervolgens wordt u gevraagd om
welke categorieën het gaat (deze selectie moet al vooraf opgeslagen zijn, bijvoorbeeld alle
perscategorieën). De relaties zullen vervolgens worden beoordeeld aan de hand van deze
categorieën. De belangrijkste categorie waarin de relatie is ingedeeld wordt dan getoond in de
kolom Belangrijkste cat. Dat kan er dus maximaal 1 per relatie zijn. Als de relatie in geen enkele
categorie is ingedeeld die is opgevraagd (de perscategorieën) dan blijft de kolom leeg.
Indelingen in andere categorieën dan die van de perscategorieën (in dit voorbeeld) hebben geen
enkele invloed op de belangrijkste categorie! Dus een relatie die Drukkerij is (en die wellicht
wordt bestempeld als zeer belangrijk, hoge prioriteit = laag nummer in de stamgegevens) maakt
in het geval van perscategorieën niets uit (ervan uitgaande dat de afdeling pers niets met
drukkerijen doet in PAC).
Bewerkingsactie(s) uitvoeren op selectie
U heeft de mogelijkheid om bewerkingsacties uit te voeren op uw relatiebestand. U kunt zo een

selectie maken van relaties en vervolgens aan al deze relaties bijvoorbeeld een categorie
toekennen of hier juist een categorie uit verwijderen. U kunt ook makkelijk gegevens verplaatsen

Relatiebeheer 79
van de hoofd of subrelatie naar het relatieverband. Let op! Hiermee wijzigt u dus uw
relatiebestand. Doe dit dus alleen als u bewust bent van de gevolgen van uw acties, of voer dit
uit in overleg met Verkaart Automatisering.
In de relatieselectiebuffer wordt de sortering als gebruikersinstelling opgeslagen voor de

volgende keer.
Alleen met e-mailadressen
Indien u van plan bent om uw relaties een e-mail te sturen dan kunt u de relaties filteren zodat u
alleen de relaties met een e-mailadres over houdt.
Filter uitvoeren?
Als u uw selectie nog specifieker wilt uitvoeren dan kan dat middels het filtersysteem:
U kunt dan een keuze maken uit de beschikbare velden middels de zoekvensterknop.
In het veld Conditie zoekt u het veld waarop u wilt filteren.

Kies vervolgens wat voor vergelijking u wilt maken. U kunt de volgende vergelijkingen
maken:
Gelijk aan
Ongelijk aan
Groter dan
Groter of gelijk aan
Kleiner dan
Kleiner of gelijk aan
Tussen
Niet tussen
Maak vervolgens een keuze uit de lijst of lijsten (bij tussen, niet tussen) of vul zelf
handmatig een waarde in. Een lege of soms NULL waarde kunt u bereiken door de
knop NULL (geen toegekende waarde) te gebruiken.
Als u klaar bent klikt u op Verder. Eventueel voert u nogmaals de zoekvensterknop uit
waardoor later bij het filteren een EN (AND) vergelijking wordt gemaakt op de buffer.
Hieronder volgen enkele voorbeelden van filters:
SubRelatie. -> Hiermee worden alleen de relaties zonder Sofinummer in de selectie gehouden.

BurgerServi Ofwel de relaties mét Sofinummer worden UIT de selectie verwijderd.

ceNummer
IS NULL
SubRelatie. -> Hiermee worden alleen relaties mét Sofinummer in de selectie gehouden. Ofwel
BurgerServi de relaties zonder Sofinummer worden UIT de selectie verwijderd.
ceNummer
NOT IS
NULL
Plaats='Am -> Hiermee worden alleen de relaties met een postadres in Amsterdam geselecteerd
sterdam' gehouden.
SubRelatie. -> Hiermee worden alleen subrelaties die een persoon zijn in de selectie behouden.
Persoon=T (FALSE is de andere mogelijkheid)
RUE
SubRelatie. -> Hiermee worden alleen de mensen in de selectie behouden die vóór 1 januari
Geboorteda 1960 zijn geboren (jjjj,mm,dd). Er is ook >, = en < mogelijk.
tum<DateS
erial
(1960,1,1)
KopRelatie. -> Hiermee blijven alleen de relaties in de selectie behouden waarbij de engelse taal
TaalID=25 is vastgelegd (kijk voor mogelijke TaalID's in de stamgegevens bij Talen). Er is
ook >, = en < mogelijk.
Uw selectie kan uit een combinatie van filters bestaan die tegelijk moeten voldoen. Als u
meerdere velden na elkaar selecteert komt daarvoor het woord AND er tussen te staan. Deze
zorgt ervoor dat aan alle condities tegelijk voldaan moet worden. U kunt dit ook forceren door
gewoon de filters na elkaar uit te voeren.
Wilt u dat aan één van meerdere condities moet worden voldaan (één is dus voldoende), dan
kunt u het woord AND vervangen door OR.
Om het uiteindelijke filter uit te voeren klikt u op de knop met het rode uitroepteken.
Het resultaat wordt zichtbaar dmv de overblijvende aangevinkte selectie.
Let er bij het filteren op dat u begint met een selectie en dat die gaandeweg minder wordt
bij het filteren. U selecteert dus nooit méér relaties erbij door het filteren!
5.6.2 Relatieselectie mbv categorieën

Met behulp van de zorgvuldig ingedeelde relaties naar categorieën kunt u uitgebreide combinaties
van selecties uitvoeren. Dit gebeurt middels het volgende venster:

Relatiebeheer 81
Zoals u ziet bestaat het venster uit vijf tabbladen waarin selecties kunnen worden gemaakt, welke
automatisch worden gecombineerd tot een totaal resultaatset. Binnen elk tabblad kunt u
gebruikmaken van de actieknoppen rechts in het venster. Daaronder ziet u het totaal per tabblad en
het totaal aantal relaties/verbanden gesommeerd, maar ontdubbeld, van alle tabbladen. Tenslotte
kunt u de geselecteerde relaties als resultaat opnemen in de aanroepende functie, zoals de
relatieselectiebuffer. In de praktijk zult u vaak voldoende hebben aan één tabblad.
Automatisch is het eerste tabblad geopend en is deze leeg bij het starten. Het start met een veld
Omschrijving. Hiermee wordt de naam weergegeven die u aan de huidige selectie wilt geven. Bij
aanvang staat deze op Leeg, maar als u begint met categorieën of groepen toevoegen dan wordt
Gevuld weergegeven. Zelf een omschrijving invullen is alleen zinvol als u de selectie van categorie
wilt opslaan.
U wilt alle persrelaties, alle medewerkers, en tevens alle drukkerijen die een kerstkaart
moeten ontvangen, selecteren om uit te nodigen voor het jaarfeest.
Klik op de knop Categorie toevoegen om de categorie Drukkerij toe te voegen aan de selectie
(voor vervolg, zie verderop)
Klik op de knop Weergavegroep toev om de Weergavegroep Pers toe te voegen. Alle
categorieën van deze groep, zoals Radio, Televisie, etc zullen dan automatisch worden
toegevoegd aan de selectie
Klik op de knop Groep toevoegen om de standaard categoriegroep Medewerkers toe te
voegen. Alle categorieën van deze groep, zoals Redacteur, Productie, etc zullen dan worden
toegevoegd aan de selectie
Tussentijds wilt u alle persrelaties als selectie opslaan voor eenvoudig later gebruik.
Vul een geschikte naam in bij Omschrijving, zoals Persrelaties.

Klik vervolgens op de knop Selectie opslaan. De selectie van het huidige tabblad wordt
opgeslagen voor later gebruik.
In plaats van de knoppen Categorie toevoegen, Weergavegroep toev of Groep toevoegen

kunt u in het vervolg gebruik maken van de knop Selectie laden om alle persrelaties te

selecteren:
Klik op de knop Selectie laden. Het volgende venster wordt zichtbaar:
Klik op keuzerondje Algemeen of Van mijzelf om een keuze uit de selecties te

maken. Vaak zult u gebruik maken van de selecties van uzelf.
Kies Persrelaties en klik vervolgens op Selecteren
Klik op het volgende, lege tabblad.

In de regel minimaal 1 van vult u door middel van de knop Categorie toevoegen de categorie
Drukkerij in.
Vervolgens selecteert u de regel maar ook min. 1 van.
Daarin zet u de categorie Kerstkaart door te klikken op de knop Categorie toevoegen:
U leest nu (met wat inbeeldingsvermogen) in het venster: Regel moet voldoen aan minimaal 1
van geselecteerde categorieën Drukkerij maar ook min. 1 van geselecteerde categorieën
Kerstkaart. Hiermee bereikt u dat alleen drukkerijen die ook een kerstkaart moeten krijgen
worden geselecteerd.

Relatiebeheer 83
U heeft nu een deelverzameling gemaakt van relaties die in beide categorieën zijn ingedeeld.
Een zogenoemde Doorsnede:
De doorsnede van A (drukkerijen) en B (kerstkaarten) levert dus relaties op die in beide

categorieën zijn ingedeeld (middelste, donker blauwe gebied, A B).
Klik op de knop Uitvoeren om de totale selectie van persrelaties, medewerkers en

drukkerijen met een kerstkaart uit te voeren.
Als u een nieuwe selectie binnen een tabblad wilt beginnen, gebruikt u de knop Selectie
wissen. Het huidige tabblad wordt gewist.
Als een selectie is mislukt, kunt u opnieuw beginnen door te klikken op de knop Nieuwe
hoofdselectie. Alle tabbladen worden dan gewist.
Een regel kan niet worden gewist. U dient dan de gehele selectie van het tabblad te wissen.
5.6.3 Actie na doorgaan

Als u het relatieselectievenster heeft gestart vanuit het hoofdmenu dan krijgt u na het klikken op de
knop Doorgaan de volgende mogelijkheden (mede afhankelijk van de modulesamenstelling):
Nu volgt een uitleg van de diverse mogelijkheden:

Mailing sturen - Er wordt nu een mailing aangemaakt op basis van een te selecteren documentsoort.
Daarna kunt u verder de mailing uitvoeren.
Etiketten maken - Er wordt direct een samenvoeging gemaakt met het standaard bij u ingestelde
persoonlijke etiketsjabloon 520 .
Aan bestaande mailing toevoegen - Als u bezig bent met het samenstellen van een mailing die u al

heeft aangemaakt, dan kunt u extra relatie daaraan toevoegen met behulp van deze optie.
Recensieronde beginnen - Met de geselecteerde relaties (we gaan uit van recensenten) kan direct een
nieuwe recensieronde worden gemaakt waarbij de geselecteerde relaties dienst doen als
ontvangers van de intekenlijst
EMailadressen in klembord plaatsen - Van de relaties met een emailadres wordt het emailadres achter
elkaar gezet met een puntkomma er tussen en deze wordt in het klembord van Windows gezet. Als
u vervolgens naar Outlook (of andere emailclient) gaat dan kunt u in BCC de inhoud van het
klembord terugplaatsen met Ctrl-V.
EMailadressen naar BCC in Outlook - Bovenstaande actie kan ook direct in Outlook met behulp van de
module Outlook koppeling
Speciaal mailing sturen met details - Als relaties geselecteerd zijn met extra informatie (op dit moment
ramsjbrieven) dan zijn er extra velden beschikbaar om de brieven samen te voegen
5.7 Werkinstructie relatie

In de volgende paragrafen vindt u een mogelijke werkinstructie om een relatie in te voeren.
5.7.1 Het invoeren van een nieuwe relatie: schematisch
5.7.2 Een relatie of een relatieverband?

In PAC wordt een onderscheid gemaakt tussen een op zichzelf staande relatie en een relatie die een
verband heeft met een andere relatie. Het is belangrijk om goed te beseffen met wat voor relatie u
van doen heeft, want dit vereist verschillende manieren van invullen in PAC.
Voorbeeld van een op zichzelf staande relatie: Auteur A. Janssen is een op zichzelf staande relatie.
De auteur wordt direct benadert en heeft maximaal één bezoek-, één post-, één factuur- en één
afleveradres.
Voorbeeld van een relatie met relatieverband: een Recencent P. Pietersen is contactpersoon voor De
Volkskrant. Eigenlijk hebben we het hier dus over 2 relaties (P. Pietersen en De Volkskrant) en een
verband tussen die twee. Op alle drie deze niveaus (hoofdrelatie, subrelatie en relatieverband) kunt u
in PAC adresgegevens en gegevens over de indeling (categorieën) kwijt. Hierdoor bent u in staat om
heel ingewikkelde relatieverbanden goed weer te geven.
Een makkelijke manier om te achterhalen of de relatie die u wilt invoeren een op zichzelfstaande
relatie is of een relatie met een relatieverband is om 'te denken in etiketten'. Als een op zichzelf
staande relatie aanschrijft, dan wilt u een etiket zien in de vorm:

Relatiebeheer 85
A. Janssen
Plantagelaan 32
1000 AA Amsterdam
Maar selecteert u een relatie met een relatieverband, dan krijgt u een etiket in de vorm:
De Volkskrant
Wibautstraat 146
1018 AK Amsterdam
5.7.3 Een op zichzelf staande relatie

Indien u van doen heeft met een op zichzelf staande relatie, dan is het invoeren in PAC zeer
gemakkelijk.
5.7.3.1 Relatie toevoegen
U kunt een nieuwe relatie als volgt toevoegen:
Klik op de knop Relatiebeheer in het hoofdmenu. U ziet nu een lijst met de al aanwezige
relaties in PAC. Onderaan staan een drietal knoppen.
Controleer eerst of de relatie die u wilt invoeren niet al bestaat. Tik de naam van de relatie in
het witte filterveld in de kolom Naam. Als de relatie al in PAC zit verschijnt deze nu in het
zoekscherm. U kunt door te dubbelklikken op deze relatie (of door deze te selecteren en op
openen te klikken) De gegevens van deze relatie inzien. Als de relatie nog niet in PAC zit, klik
dan op de knop Nieuw.
Er verschijnt nu een scherm waarin wordt gevraagd of het om een persoon of een
organisatie gaat. Dit is van belang omdat bij personen en organisaties andere kenmerken
verplicht zijn.
Als u een persoon selecteert krijgt u het volgende scherm te zien (voor organisatie krijgt u een
vergelijkbaar scherm te zien, met enkele andere invulvelden). Vul hier uw gegevens in. Alleen
het invullen van naam is verplicht voor PAC.

Druk vervolgens op Toevoegen.

Een nieuw scherm verschijnt. Dit is het relatiebeheer scherm van PAC.

Relatiebeheer 87
Hier kunt u nog aanvullende gegevens invullen, zowel in de velden bovenaan het scherm (adres,
telefoon etc.) als in de verschillende tabbladen. Hieronder worden alleen de belangrijkste
onderdelen besproken. Details over het invullen van overige gegevens vindt u in de handleiding
van PAC.
5.7.3.2 Relatie wijzigen
Het relatiebeheer opent u door op relatiebeheer te klikken in het hoofdmenu. Er opent zich dan een
zoekscherm. Als u nu een relatie selecteert door hierop te dubbelklikken (of de relatie te selecteren
en op Open te klikken) dan ziet u het volgende scherm:
Het bovenste deel weerspiegelt de basisgegevens van de relatie (naam, adres, telefoonnummer,
etc.). U kunt deze gegevens hier wijzigen.
Hieronder ziet u verschillende tabbladen, met verdere informatie over de relatie. De algemene,
belangrijke tabbladen zijn:
Indelingen 87
Relatieverbanden 46 (alleen van belang als u met een relatie met een relatieverband 84 van
doen heeft)
5.7.3.2.1 Indelingen
Op het tabblad indelingen ziet u een overzicht van categorieën. Door een relatie in categorieën in te
delen, geeft u weer welke eigenschap deze relatie heeft. Zo zal Auteur A. Janssen de categorie
Auteur toegewezen krijgen, zodat PAC de relatie herkent als Auteur.
Voor de werking van PAC is de indeling van een relatie in de correcte categorie erg belangrijk. Het
gebruik van categorieen komt bijvoorbeeld terug op momenten dat lijsten met relaties worden
gegenereerd. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een auteur bij een project. Als je een auteur
wil toevoegen aan een project krijg je hierbij alleen de lijst van relaties met de categorie auteur.

Daarnaast worden indelingen ook gebruikt voor het maken van mailingen. Zo kunt u met het
mailingsysteem van PAC makkelijk een mailing maken aan bijvoorbeeld alle relaties die zijn ingedeeld
in de categorie auteur.
Het toevoegen van een categorie werkt als volgt:
Klik op de categorie die u wilt toevoegen. U ziet nu een kruisje verschijnen in de rechter
kolom. Dit geeft aan dat u deze categorie nu heeft geselecteerd voor deze relatie.
Als u nogmaals op de categorie klikt verdwijnt het kruisje. De categorie is nu niet langer
geselecteerd.
Het kan zijn dat u geen rechten heeft op het toekennen van categorieen aan relaties. U ziet dan dat
de namen van de categorieën scheef weergegeven staan. Als u op een categorie klikt die scheef
gedrukt staat, zult u zien dat deze categorie nu niet wordt toegekend. Als u wel rechten op deze
categorie zou moeten hebben, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder voor het wijzigen
van uw rechten.
5.7.4 Een relatie met relatieverband

Het invoeren van een relatie met een relatieverband is iets complexer, omdat hiervoor meer
handelingen moeten worden uitgevoerd. In dit hoofdstuk gebruiken we de termen Hoofdrelatie en
Subrelatie. De Hoofdrelatie is meestal een bedrijf of een organisatie. Een subrelatie is meerstal een
contactpersoon. In het voorbeeld van De Volkskrant met contactpersoon Piet Pietersen is De
Volkskrant de hoofdrelatie en Piet Pietersen de Subrelatie.
5.7.4.1 Bestaat de Hoofdrelatie al?
Laten we het voorbeeld aanhouden van De Volkskrant met contactpersoon Piet Pietersen. Ons doel is
nu om Piet Pietersen als relatie correct toe te voegen in PAC. Piet heeft een verband met De
Volkskrant. Het is daarom belangrijk om eerst te kijken of De Volkskrant al in PAC staat. Dit doen we
door in het hoofdmenu te klikken op het relatiebeheer en in het zoekscherm De Volkskrant op te
zoeken.
Als blijkt dat De Volkskrant nog niet in PAC staat als relatie, dan dient eerst De Volkskrant
toegevoegd te worden. Dit gebeurt op dezelfde wijze van het toevoegen van een op zichzelf staande
relatie 85 .
Als De Volkskrant wel in PAC aanwezig is als relatie, dan kunnen de volgende stappen worden
uitgevoerd.
5.7.4.2 Relatieverband toevoegen

In de meeste gevallen zult u een relatieverband willen aanmaken vanuit een hoofdrelatie. U wilt
bijvoorbeeld Piet Petersen toevoegen als contactpersoon aan De Volkskrant. U begint dus door de
hoofdrelatie op te zoeken in het systeem. Dit doen we door in het hoofdmenu te klikken op het
relatiebeheer en in het zoekscherm de hoofdrelatie op te zoeken.
Vervolgens gaat u naar het tabblad relatieverbanden. Indien er al andere relatieverbanden zijn tussen
deze hoofdrelatie en andere relaties, dan zult u die hier zien weergegeven.

Relatiebeheer 89
Onderaan dit tabblad ziet u verschillende knoppen: Verband toevoegen, Verband openen, verband
verwijderen, Contactpersoon toevoegen en contactpersoon koppelen.
De knoppen verband toevoegen, Verband openen en verband verwijderen gebruikt u alleen als u een
ongebruikelijk relatieverband aanmaakt, dat niet een verband 'is contactpersoon van' betreft. Denk
bijvoorbeeld aan het verband 'is dochterbedrijf van'. Meer informatie hierover vindt u in de
uitgebreide gebruikershandleiding van PAC.
In de meeste gevallen zult u gebruik maken van de knoppen Contactpersoon toevoegen en

Contactpersoon koppelen. Contactpersoon koppelen gebruikt u alleen als u weet dat de contactpersoon
als op zichzelf staande relatie al in PAC staat. Anders gebruikt u Contactpersoon toevoegen.
Als u klikt op de knop Contactpersoon toevoegen dan krijgt u het volgende scherm te zien:

Hierin kunt u de basisgegevens van de contactpersoon (in ons voorbeeld dus Piet Pietersen) invullen.
Als u vervolgens op Toevoegen klikt ziet u het volgende scherm:

Relatiebeheer 91
Eigenlijk heeft u nu in één keer twee dingen toegevoegd: u heeft de relatie Piet Pietersen
aangemaakt. Én u heeft een verband aangelegd tussen Piet Pietersen en De Volkskrant.
5.7.4.3 Relatieverband wijzigen
U kunt uw relatieverband inzien door het relatieverband te selecteren en op verband openen te klikken.
U ziet vervolgens het relatieverband scherm weergegeven, met hierin de gegevens die over dit
verband bekend zijn
U ziet in dit scherm dat het bezoek-, post-, afleveren factuuradres al zijn ingevuld. Dit komt omdat
deze gegevens standaard worden overgenomen van de adresgegevens van de hoofdrelatie. U ziet dit
ook aan het pijltje, dat van bovenaf komt. Dit betekent dat als het adres van de hoofdrelatie wijzigt,
dat dit dan ook direct op het verband wordt aangepast. U hoeft dus maar 1x een wijziging door te
voren.
In bepaalde uitzonderingssituaties kan het zijn dat u niet wilt dat het adres wordt overgenomen
van de hoofdrelatie. Bijvoorbeeld, de recensent werkt vanuit huis en wil zijn boeken daar ontvangen.
In dit geval moet u de instelling aanpassen. Raadpleeg de Gebruikershandleiding van PAC voor meer
informatie.
U kunt hier vervolgens ene telefoonnummer (doorschakelnummer), mobiel, fax en emailadres

invullen. U kunt deze gegevens met een klik op de knop kopieren van sub of hoofdrelatie.
Nu moet u enkel nog categorieën toekennen in het onderdeel Indelingen.
5.7.4.3.1 Indelingen
Onder indelingen ziet u een overzicht van categorieën. Door een relatie in categorieën in te delen,
geeft u weer welke eigenschap deze relatie heeft. Zo zal Auteur A. Janssen de categorie Auteur
toegewezen krijgen, zodat PAC de relatie herkent als Auteur.
Voor de werking van PAC is de indeling van een relatie in de correcte categorie erg belangrijk. Het
gebruik van categorieen komt bijvoorbeeld terug op momenten dat lijsten met relaties worden

gegenereerd. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een auteur bij een project. Als je een auteur
wil toevoegen aan een project krijg je hierbij alleen de lijst van relaties met de categorie auteur.
Daarnaast worden indelingen ook gebruikt voor het maken van mailingen. Zo kunt u met het
mailingsysteem van PAC makkelijk een mailing maken aan bijvoorbeeld alle relaties die zijn ingedeeld
in de categorie auteur.
In het geval van een relatie met een relatieverband hebben we echter te maken met drie plaatsen
waar we een categorie kunnen toekennen. Dit kan op 1. de hoofdrelatie (De Volkskrant), 2. de
subrelatie (P. Pietersen) of 3. het verband 'is contactpersoon van'. Op welke plaats moeten we nu
een categorie toekennen?
Opnieuw is dit het makkelijkst te bepalen door te 'denken in etiketten'. PAC kan namelijk mailingen
genereren op basis van een categorie. U kunt in PAC bijvoorbeeld aangeven 'geef mij etiketten voor
alle recensenten'. PAC gaat dan vervolgens kijken bij welke relaties / relatieverbanden deze categorie
terug te vinden is. Als PAC de categorie recensent terugvind bij P. Pietersen, dan genereert PAC het
etiket:
P. Pietersen
Priveadres 1
1000 AA Amsterdam
De regel hierbij is dat de categorie Recensent is toegekend aan de op zichzelf staande relatie P.
Pietersen. Alleen Piet Pietersen is hier dus van belang, de Volkskrant wordt niet genoemd.
Maar als PAC de categorie recensent terugvindt op het relatieverband, dan genereert PAC het etiket:
De Volkskrant
Wibautstraat 146
1018 AK Amsterdam
Piet Pietersen is nu namelijk recensent in zijn functie bij de Volkskrant.
In de meeste gevallen waarin u een contactpersoon aanmaakt, zult u de categorieën waarin deze
persoon moet worden ingedeeld daarom willen definieren op het relatieverband. Kijk voor nog meer
uitleg over dit onderwerp naar nog enkele voorbeelden 51 .
Het toevoegen van een categorie werkt als volgt:
Klik op de categorie die u wilt toevoegen. U ziet nu een kruisje verschijnen in de rechter
kolom. Dit geeft aan dat u deze categorie nu heeft geselecteerd voor deze relatie.
Als u nogmaals op de categorie klikt verdwijnt het kruisje. De categorie is nu niet langer
geselecteerd.
Het kan zijn dat u geen rechten heeft op het toekennen van categorieen aan relaties. U ziet dan dat
de namen van de categorieën scheef weergegeven staan. Als u op een categorie klikt die scheef
gedrukt staat, zult u zien dat deze categorie nu niet wordt toegekend. Als u wel rechten op deze
categorie zou moeten hebben, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder voor het wijzigen
van uw rechten.
5.8 Gemaakte keuzes in ontwerp PAC Relatiebeheer

In het ontwerp van PAC relatiebeheer zijn de volgende keuzes gemaakt:
Wizard
Er is gekozen voor een korte wizard bij het invoeren van de relatieverbanden, omdat hierbij

Relatiebeheer 93
complexe situaties op kunnen treden. Er is grote flexibiliteit in de koppeling tussen de verschillende

adressen (bezoekadres, postadres, afleveradres en faktuuradres) van de twee relaties aan het
verband. Met de wizard willen wij de gebruiker ondersteunen in het invullen en begrijpen van de
ingevulde adresgegevens en verwijzingen hiernaar.
Post- / Aflever- / Faktuuradres standaard overnemen uit....

In de meeste gevallen zal een gebruiker de adresgegevens willen overnemen van een al bestaand
adres. Het is daarom niet logisch om een gebruiker al deze adressen los te laten invullen. De vraag
is echter wel: waar wil de gebruiker standaard de adressen uit overnemen? Uit de adressen van één
van de relaties in het relatieverband? Of van het bezoek adres dat eerder is ingevuld? Er is voor
gekozen om de gebruiker zelf te laten bepalen welke adressen hij standaard over wil nemen in de
algemene instellingen. In de wizard kunnen deze adressen dan nog handmatig worden gewijzigd.
Adressen niet in Wizard

In de meeste gevallen zal een gebruiker de adresgegevens willen kopieren van of de hoofd of de
subrelatie. Alhoewel het plaatsen van de adressen de gebruiker helpt in het aanmaken van een
verband, zorgt het voor een ervaren gebruiker voor vertraging. De hele wizard met bezoek-, post-,
afleveren faktuuradres moet worden doorlopen, terwijl enige wijzigingen in de standaard
gekopieërde gegevens ook snel in het relatieverband scherm kan worden gewijzigd. Om gebruikers
dus zo min mogelijk te hinderen is ervoor gekozen om de adressen niet in de wizard op te nemen.
Email, telefoon, fax mobiel en vrije velden niet in de wizard

Er is voor gekozen om de velden email, telefoon, fax en mobiel en de eventuele vrije velden die door
de gebruiker zelf zijn ingesteld niet op te nemen in de wizard. Deze velden kunnen dan achteraf, na
het afronden van de wizard worden toegevoegd. Het doel van de wizard is het complexe gedrag van
het koppelen van adressen aan een verband te versimpelen voor de gebruiker. Het kiezen tussen
verschillende e-mailadressen, telefoonnummer etc. is aanzienlijk simpeler. Het toevoegen van deze
velden in een wizard zou dan ook weinig bijdragen. E-mailadressen etc. kunnen wel automatisch
worden overgenomen van een van de twee relaties die aan elkaar zijn gekoppeld, zodat het invullen
van deze gegevens snel kan verlopen, zonder dat hoeft te worden 'gebladerd' tussen verschillende
relaties om de gegevens te verzamelen.
Categorieën niet in de wizard / Niet automatisch overgenomen

Ook de actie van het selecteren van de categorieën is niet toegevoegd aan de wizard, om dezelfde
reden als voor email, telefoon, etc. Categorieën kunnen niet automatisch worden overgenomen van
één van beide relaties. Het is namelijk belangrijk dat een gebruiker goed nadenkt in welke
categorieën hij een verband in wil delen. Om een voorbeeld te noemen: stel een persoon X werkt
voor een ziekenhuis Y. Hij is auteur, maar alleen maar in zijn functie voor ziekenhuis Y. In zo'n geval
zal de categorie Auteur worden toegekend aan het verband tussen persoon X en ziekenhuis Y, maar
wordt de categorie Auteur niet toegekend aan persoon X zelf. Het toekennen van categorieën heeft
effect op selecties die je later binnen PAC kan maken en ook voor het maken van mailingen en
documenten. Het is daarom erg belangrijk dat, zeker bij dit soort complexe relaties, goed wordt
nagedacht over de categorieën die je aan een relatie of een relatieverband wilt toekennen.
Opmaak van de naam en adressering

De techniek achter de adressering van de relaties is complex, maar we proberen dit voor de
gebruikers zoveel mogelijk te verbergen. Daarvoor zijn standaard reeds ingestelde opties
beschikbaar en gebruikersinstellingen.
De naam in relatiebeheer (persoon/organisatie) kan de gebruiker zelf bepalen in de

gebruikersinstellingen 520 .
De naam op het etiket of in de brief (formeel of informeel) is voor iedere gebruiker gelijk gesteld via
de algemene instellingen.
De term 'T.a.v.' is optioneel en kan in de landentabel 611 worden ingevuld, per land een
taalspecifieke t.a.v.

Deel
VI
Projectbeheer 95
6 Projectbeheer
6.1 Inleiding
In PAC is een hiërarchisch model vastgelegd om met projecten, uitgaven en drukken om te kunnen
gaan. Op het hoogste niveau staat het project met titel en auteursgegevens. Daaronder kunnen
meerdere uitgaven met verschijningsvorm en ISBN-details worden vastgelegd. Per uitgave kunnen
meerdere drukken worden ingevoerd waarmee gegevens over het fysieke product worden
vastgelegd. Hieronder ziet u een schematische weergave van deze hiërarchie:
In dit model ziet u dat Project 1 uit drie uitgaven bestaat met elk een eigen ISBN. Denk aan een
gebonden boek, paperback, pocket (mass market), CD-Rom, website, e.d. Zo heeft ISBN 1 slechts
één druk. De eerste druk van het project. Vaak zal men het nummer of het project door laten lopen,
maar dit is geen verplichting. Het tweede ISBN heeft zoals u kunt zien drie drukken.
Activiteiten om het boek/uitgave te realiseren vinden vooral plaats op het drukniveau, denk aan
redactionele en productie werkzaamheden. De meeste van deze activiteiten zijn veelal wel éénmalig
voor de uitgave, maar worden toegerekend aan de eerste druk. Activiteiten mbt de marketing, pers,
verkoop en royalties zijn vaak doorlopend van aard en daarom niet afhankelijk van één druk, maar
gelden dan voor de hele uitgave. Tevens zijn de deelproducten als omslag en binnenwerk voor
gehele uitgave gelijk.
Op het projectniveau kunnen we de volgende zaken vastleggen:

Betrokkenen (intern en extern) aan het project via rollen (auteurs, vertalers, agenten, uitgever,
redacteur, etc)
Indien aangekocht de gegevens over het oorspronkelijke werk
Voor de uitgave onderscheiden we de volgende zaken:

Indelingen tbv rapporages
Verkoopaansturing en samenvatting
Recensie exemplaren
In Nota/backorders per boekhandel
Tekstbestanden (flapteksten, beschrijvingen voor boekhandels, recensie citaten, etc)
Mediabestanden (omslagen, binnenwerk in pdf, audio, video, etc)
Trefwoorden
Zoals gezegd vinden de meeste realisatie activiteiten plaats op drukniveau en dit zijn onder meer:
Plannen
Calculeren

Fiatteren
Vastleggen fysieke kenmerken en illustraties
Afleveren gedrukte voorraad op locaties
Tellen aanbiedingsorders per klantgroep
Geven van leveranciersopdrachten (drukopdrachten, zetopdrachten, etc)
Afsluiten van onderhanden werk
6.2 Project zoeken

U kunt projecten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Projectbeheer
Het zoekvenster Zoeken Project wordt geopend.
U zoekt het project met de titel De lachende big. Zie het onderstaande venster.
U start met typen van lach in het veld Titel.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het project selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuw project wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
U heeft meerdere mogelijkheden om te zoeken dan hierboven is beschreven. Zie de

Gebruikersinstelling Project zoeken 487 voor meer informatie.
6.3 Project toevoegen

U kunt nieuwe projecten toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken project of
voor Toevoegen in het venster Projectbeheer. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:

Projectbeheer 97
Type de zoekcode in het veld Zoekcode in van het project dat u wilt toevoegen. Dit is een
optioneel veld.
Vul daarna het verplichte veld Titel in.
U kunt nu een eventuele zoekcode invoeren en de titel van het project.
U kunt de titel met een lidwoord ervoor invullen. PAC zal dit ontdekken en het lidwoord in
een apart voorvoegselveld plaatsen zodat het zoeken wordt vereenvoudigd.
Vervolgens krijgt u een scherm waar u rollen kunt koppelen aan het project.

Als u in de stamgegevens hebt aangeven dat bepaalde rollen verplicht zijn, dan zijn deze
weergegeven in dit scherm (in bovenstaand scherm zijn bijvoorbeeld redacteur en productie
verplicht). Als u klikt in de kolom Relatie verschijnt een zoekpictogram. U kunt nu snel een relatie
toevoegen als rol binnen het project.
Ook kunt u rollen toevoegen die niet verplicht zijn. Dit doet u als volgt:
Klik op de knop Toevoegen. Er verschijnt nu een nieuw scherm:

Projectbeheer 99
Selecteer nu een rol uit de lijst door hierop te klikken. Nu verschijnt een zoekscherm met
relaties.
Selecteer de juiste relatie. Er verschijnt nu een nieuw scherm, waarin deze relatie wordt
getoond ter bevestiging.
Klik op voltooien.
U komt nu terug in Rollen toevoegen scherm. Hierin staat uw relatie ingevuld naast de
bijbehorende rol.
Als u hierna op voltooien klikt wordt het projectscherm getoond van uw nieuwe project.
6.4 Project wijzigen

Het projectmodel wordt op eenvoudige wijze weergegeven in één venster, zoals u kunt zien in
onderstaand venster. Het bovenste deel weerspiegelt de projectdetails. In tabblad Projecthiërarchie
betreft het grote linkervenster de diverse gedefinieerde uitgaven en het grote rechtervenster de
ingevoerde druk(ken) van de geselecteerde uitgave. Om de drukken te zien van een andere uitgave,
dient u deze uitgave eerst te selecteren. Naast deze vlakken staan diverse knoppen. Deze knoppen
hebben betrekking op de uitgave of de druk om diverse acties uit te kunnen voeren.

Zoals u kunt zien, bestaat de Titel uit twee delen, te weten het voorvoegsel en de titel. Dit
voorvoegsel kan worden gebruikt voor o.m. het lidwoord. Zo kunt u een 'schone' titel
houden die in lijsten op een prettige wijze kan worden gesorteerd. Let er wel op dat in het
geval van een voorvoegsel de titel niet opnieuw (!) met een hoofdletter begint (tenzij het
natuurlijk een naam oid is).
Klik op Subtitel om een eventuele subtitel bij het project in te vullen
Klik op Auteur(s) om de diverse auteurs aan het project te koppelen
Klik op Voorkeursfonds om het standaard fonds bij het toevoegen van uitgaven bij dit project
automatisch te laten invullen
Indien het om een vertaling gaat dan kunt u ook de titel en uitgever of agent van het
originele product invoeren
Voor de koppeling met een administratief systeem kunt u een verkorte Administratieve titel
invullen. Dit veld wordt automatisch gevuld (en afgebroken) uit de titel.
Eerste verschijning: hier kunt u het jaartal van de eerste verschijning van de door u
uitgegeven titel opgeven.
Als het een aangekochte, vertaalde titel betreft kunt u de huidige en oorspronkelijke taal aangeven
rechts boven in het scherm. Als u dit doet verschijnen extra velden, hierin kunt u invullen:
Taal van de tekst: dit is de huidige taal van het boek dat door u wordt uitgegeven.
Vertaald uit het: dit is de oorspronkelijke taal van het boek.
Titel: dit is de oorspronkelijke titel
Uitgever/agent: hier vult u de oorspronkelijke uitgever/agent in.
Voor het goed functioneren van het toekennen van de oorspronkelijke uitgever/agent, moet
eerst wat worden ingesteld onder de algemene instellingen en rollenbeheer. Hoe dit moet
staat beschreven onder algemene instellingen | relatie 490 .
Referentie: Hier geeft u het oorspronkelijke ISBN of EAN op.

Projectbeheer 101
Eerste verschijning:hier kunt u de oorspronkelijke verschijningsdatum invullen als datum.

Enkel het jaartal zal worden getoond, u kunt de volledige verschijningsdatum inzien door in
het veld te klikken.
Per tabblad komen vervolgens onderstaande zaken aan bod:

De projecthiërarchie 104
Relatierollen 105
Extra titels 107
Projectnotities en memovelden 107
Projectdocumenten 107
Wijzigingshistorie (hierin wordt een logboek getoond wie op welk moment een wijziging
heeft uitgevoerd, niet welke)
Verder ziet u links onderaan de pagina nog een knop Project Dupliceren. Hiermee kunt u een kopie
inclusief uitgaven/drukken van uw project maken.
Tot slot kunt u rechtstreeks de auteur(s) openen mbv de knop Auteur openen. Bij meerdere auteurs
dient u een keus te maken uit de gekoppelde auteurs.
6.4.1 Project auteurs wijzigen

U kunt één of meerdere auteurs aan een project koppelen, maar u kunt het ook leeg laten.
Klik op de zoekvensterknop bij het veld Auteur(s)
Het venster Projectauteurs zal worden geopend:

U bent nu in staat om bij het project nog een auteur toe te voegen.
Klik op de knop Toevoegen om een auteur te kiezen uit de auteurlijst:

Projectbeheer 103
U kunt nu een auteur selecteren of direct een nieuwe relatie toevoegen 32 (auteur).
keuzelijst te zien.
In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatie
heeft wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan
zult u het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze
worden niet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn
opgegeven op het relatieverband.
Wij selecteren nu auteur 'Cornwall, D.' en klikken op Open
Het resultaat ziet er zo uit:

Indien u nu Dick Cornwall als hoofdauteur wilt aanwijzen, deze wordt dan als eerste vermeld,
dan selecteert u Cornwall, D. en klikt u op de knop Omhoog.
Een auteur verwijderen, eigenlijk de koppeling verwijderen want de auteur blijft in relatiebeheer
bestaan, doet u door de auteur te selecteren en op de knop Verwijderen te klikken.
Na het kiezen van de knop Sluiten is de auteursnaam in het projectbeheer gewijzigd in:
6.4.2 Project hiërarchie

Met behulp van het venster Projecthiërarchie wordt het snel inzichtelijk welke uitgaven en drukken
binnen het project bestaan. U kunt hierop ook snel acties uitvoeren met behulp van de actieknoppen
naast de uitgavelijst en druklijst, zie hieronder:
Uitgave
U kunt een nieuwe uitgave toevoegen door te klikken op de knop 1 Toevoegen, zie verder
Uitgave toevoegen 131
Indien u de details van een uitgave wilt invullen of wijzigen, selecteert u dan eerst de juiste
uitgave door hierop te klikken en klikt u dan op de knop 2 Wijzigen, zie verder Uitgave
wijzigen 134
Om een uitgave te verwijderen, selecteert u dan eerst de juiste uitgave door hierop te
klikken en klikt u dan op de knop 3 Verwijderen, zie verder Uitgave verwijderen 150
Indien een uitgave onder een verkeerd project staat (door conversie of vervuiling van
projecten) kunt u met de functie Verplaatsen (onder de uitgave) de gehele uitgave met alle

Projectbeheer 105
onderliggende details verplaatsen naar een ander project.
Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid om uitgaven te deactiveren, dan kunt u bij de
keuzelijst Tonen kiezen voor Alles, Actief of Inactief. Zo bent u in staat om alleen actieve
uitgaven waar u mee werkt weer te geven of alleen de historische. Bij de
gebruikersinstellingen kunt u aangeven wat uw persoonlijke voorkeur is, zie verder
Gebruikersinstelling Projectbeheer 487 .
Druk
Een nieuwe druk kan worden toegevoegd bij een geselecteerde uitgave door te klikken op
de knop 5 Toevoegen, zie verder Druk toevoegen 154 .
U kunt de drukdetails wijzigen door de druk te selecteren en te klikken op de knop 6

Wijzigen, zie verder Druk wijzigen 159 .
Een druk met alle plandetails, calculatie(s), kenmerken, afleverdetails, etc kunt u
verwijderen met de knop 7 Verwijderen, zie verder Druk verwijderen 169 .
Indien een druk onder een verkeerde uitgave staat (door conversie of vervuiling van
projecten/uitgaven) kunt u met de functie Verplaatsen (onder de druk) de gehele druk met
alle onderliggende details verplaatsen naar een andere uitgave.
U kunt een druk (calculatie) fiatteren met de knop 8 Fiatteren of afwijzen met de knop
Afkeuren, zie verder Fiatteringen 195 .
De planning kunt u openen door op de knop Planning te klikken, zie verder Planning 201 .
De calculatiehistorie kunt u inzien met behulp van de knop Calc. historie, zie verder Calculatie
historie 184 .
De actuele calculatie kan worden geopend door te klikken op de knop Calculatie, zie verder
Calculatie invoeren 175 .
Klik op Afdrukken om het overzicht getoond in de keuzelijst te tonen. U kunt ook een ander
overzicht selecteren in deze keuzelijst.
Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid om drukken te deactiveren, dan kunt u bij de
keuzelijst Tonen kiezen voor Alles, Actief of Inactief. Zo bent u in staat om alleen actieve
drukken waar u mee werkt weer te geven of alleen de historische. Dit kan vooral handig
zijn bij tijdschriften die reeds zijn verschenen. Deze kunt u dan deactiveren. Bij de
gebruikersinstellingen kunt u aangeven wat uw persoonlijke voorkeur is, zie verder
Gebruikersinstelling Projectbeheer 487 .
Het gebruik van de ALT toetsen kan het gebruik van de diverse onderdelen versnellen. Zo
kunt u snel met ALT + 2 naar een uitgave gaan of met ALT + 9 naar de actuele calculatie.
6.4.3 Relatierollen
U kunt aan een project relatierollen toekennen in het tabblad rollen.

Hier ziet u de rollen die op dit moment gekoppeld zijn. Met de knop toevoegen kunt u nog meer
rollen toevoegen aan het project, of u kunt deze rollen verwijderen. U kunt hierbij kiezen uit de
relatierollen die zijn opgegeven in de stamgegevens. In de stamgegevens zijn deze rollen gekoppeld
aan een bepaalde relatiecategorie en op basis hiervan wordt een lijst met mogelijke relaties
weergegeven.
Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt u een keuzelijst
te zien.
In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatie heeft
wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u het
verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden niet de
privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn opgegeven op het
relatieverband.
Op het moment dat u via een rol gekoppeld bent aan een bepaald project/uitgave/druk wordt deze
project/uitgave/druk weergegeven in uw cockpit 19 . Ook heeft dit effecten voor uw
planningsoverzichten 204 .
Met de knop Relatie tonen kunt u een Relatie die is gekoppeld aan een rol direct openen. U kunt de
relatie mailen die aan een rol is gekoppeld door deze rol te selecteren en vervolgens op de knop
Relaties van Rol mailen te klikken.

Projectbeheer 107
6.4.4 Extra titels

Indien u extra titeltypes 516 heeft opgegeven op projectniveau, dan verschijnt dit tabblad.
Selecteer het type titel dat u wilt invoeren.

Voer de titel in (eventueel met voorvoegsel)
Geef indien gewenst een bijbehorende subtitel op.
Het wijzigen van deze titel heeft verder geen invloed op of afhankelijkheden met andere
delen in de projecthiërarchie. Ook niet vanuit andere delen van PAC. Het kan wel worden
gebruikt in exportdefinities als ONIX.
6.4.5 Project notities en memovelden

U heeft diverse mogelijkheden om vrije tekst in te vullen bij het project. Daarvoor zijn enkele
tabbladen met memovelden gedefinieerd:
Zo kunt u algemene notities over het project kwijt in het tabblad Notities.
Tevens kunt u een redactionele analyse uitvoeren en de resultaten invullen in Rechtvaardiging,

Concurrentie analyse en Resultaten buitenland.
Tot slot kunnen gegevens uit een eventuele conversie automatisch zijn ingevuld in het tabblad
Conversie.
6.4.6 Project documenten

Door het gebruik van de module PAC DocShare Projecten kunnen externe documenten worden
gekoppeld aan een bepaalde titel/project. Denk hierbij aan het maken van externe projectdossiers als
marketingbegroting, auteursafspraken mbt royalties, e.d.:

Hiermee wordt het heel eenvoudig om documenten/afspraken/administratieve zaken vanuit PAC

meermalen op te zoeken, in te zien en eventueel te wijzigen zonder daarvoor met de verkenner of
vanuit Excel/Word te zoeken naar deze archieven. Door de vrije opzet van de inhoud van Excel/Word
documenten is het redelijk eenvoudig om complexere gegevens vast te leggen bij de projecten.
6.4.7 Project verwijderen of deactiveren

U kunt projecten uit het systeem verwijderen indien deze foutief zijn. Het geniet de voorkeur om
verouderde projecten niet te verwijderen maar te deactiveren met behulp van de status.
Indien u het project wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om het project te verwijderen. Het volgende
bevestigingsvenster wordt dan getoond:
Klik op Ja om het project te verwijderen
U dient eerst alle uitgaven van het project te verwijderen voordat u deze actie kunt
uitvoeren.
Indien u het project wilt deactiveren:

Druk op de zoekvensterknop van het veld Status
Kies uit de lijst voor Inactief en klik op Open
U hoeft geen uitgaven te verwijderen om een project te kunnen deactiveren.

Projectbeheer 109
6.4.8 Fondslijsten publiceren op internet

6.4.8.1 Inleiding webfondslijst
Net als de persintekenlijst 333 kunt u ook uw fondslijsten online publiceren. Zo kunnen (door u
geautoriseerde) geïnteresseerden zelf fondlijsten bekijken en downloaden, zonder dat u hier zelf iets
voor hoeft te ondernemen.
In dit deel van de handleiding zal worden beschreven hoe fondslijsten kunnen worden geselecteerd
en gedownload. Verder zal worden ingegaan op de manier waarop de templates van fondsbeheer
kunnen worden gewijzigd en welke velden te kiezen zijn in de template. Deze uitleg over het wijzigen
van templates is bedoeld voor degene die het beheer van het pers aanvragen systeem doet.
6.4.8.2 De module webfondslijst gebruiken
6.4.8.2.1 Ingang kiezen
Als u naar de website gaat waarop de webfondslijst geplaatst is ziet u als eerste Ingang kiezen staan,
waarbij u kunst kiezen tussen twee verschillende links:
U kunt kiezen uit:
Aanbiedingslijst 109
Fondslijst 110
6.4.8.2.2 Aanbiedingslijst
Als u op aanbiedingslijst heeft geklikt wordt u naar het volgende venster geleid met hierin een
opsomming van de verschillende aanbiedngslijsten:

Uit deze lijst kunt u vervolgens de juiste aanbiedingslijst selecteren. Onderaan de pagina vindt u de
link terug, waarmee u een stap terug kan gaan. Als u klikt op de naam van deze lijst verschijnt een
volgend scherm, waarin een tabel staat afgebeeld met de gegevens uit die aanbiedingslijst:
Op deze pagina kunt u drie dingen doen

Vanaf template exporteren: door op de knop exporteren onder vanaf template exporteren te klikken
kunt u een excel bestand downloaden, met hierin de gegevens die ook op de webpagina te zien
zijn (titel, isbn en auteur op de bovenstaande afbeelding).
Hele query exporteren: door op de knop exporteren onder hele query exporteren te klikken kunt u
een excel bestand downloaden waarin ook niet op de website getoonde gegevens staan.
Onderaan de beide pagina vindt u, net als in het voorafgaande scherm, de link terug, waarmee u
een stap terug kan gaan.
6.4.8.2.3 Fondslijst
Als u op fondslijst hebt geklikt wordt u naar het volgende scherm geleid waarop de verschillende
fondsgroepen zijn getoond:

Projectbeheer 111
U kunt hier een fondsgroep selecteren. Als u bijvoorbeeld op de fondsgroep Kinderboeken klikt dan
komt u in het volgende scherm:
In dit scherm heeft u drie opties:
Onder Fonds kiezen kunt u een fonds binnen de gekozen fondsgroep selecteren. Als u een fonds
selecteert (bijv. Series) opent zich een nieuw scherm waarin de gegevens uit dit fonds staan
weergegeven:
U kunt deze gegevens op twee wijzen exporteren:
Vanaf template exporteren: door op de knop exporteren onder vanaf template exporteren te
klikken kunt u een excel bestand downloaden, met hierin de gegevens die ook op de
webpagina te zien zijn (titel, isbn en auteur op de bovenstaande afbeelding).
Hele query exporteren: door op de knop exporteren onder hele query exporteren te klikken
kunt u een excel bestand downloaden waarin ook niet op de website getoonde gegevens
staan.
Ook kunt u ervoor kiezen om de boekenlijst direct weer te geven, door op de link boekenlijst
te klikken. Alle boeken uit een bepaalde fondsgroep worden dan weergegeven.
direct weergeven
Onderaan de beide pagina's (aanbiedingslijst en gegevens uit de aanbiedingslijst) vindt u de link
terug, waarmee u een stap terug kan gaan.

6.4.8.3 Het wijzigen van de stijl van een pagina

het is mogelijk om de stijl van de pagina's aan te passen. Wijzigingen kunnen aangebracht worden in
de html-templates van het systeem.
Deze templates zijn niets meer dan statische html-pagina's. De stukken die tussen de {} haakjes
staan zijn varabelen. Deze variabelen worden automatisch gevuld door het php-script wanneer deze
wordt uitgevoerd. De eindgebruiker ziet dus een pagina voor zich die er uit ziet zoals het sjabloon,
alleen dan met echte gegevens in plaats van de variabelen tussen {} haakjes.
De variabelen komen in een "loop" te staan die herhaald wordt. Dit is nodig omdat er meerdere
boeken in de database staan, deze moeten immers allemaal getoond worden. De variabelen worden
dus neergezet tot er geen boeken meer getoond hoeven te worden.
De sjablonen zijn te vinden onder de map Templates. Hier staan een aantal mappen, deze mappen
komen overeen met een stijl. Om de templates van een stijl te wijzigen, klikt u op een map om deze
te openen. Vervolgens zie u een aantal html bestanden:
Elke directory komt overeen met een stijl. Wanneer een directory wordt toegevoegd, zal de stijl ook
direct beschikbaar komen in het systeem. In elke directory staan een aantal html bestanden:
index.php.htm - hoofdpagina waarop de fondsgroepen getoond worden

fonds.php.htm - pagina waarop boeken getoond worden binnen de gekozen
fondsgroep
Voor het aanmaken van een nieuwe stijl kunt u een oude stijl(directory) kopieren en dan vervolgens
de gewenste wijzigingen maken. De stijl is dan direct beschikbaar in het script.
6.4.8.3.1 index.php.htm
Dit is de hoofdpagina, hierop kiest de gebruiker de fondsgroep. Een lijst van fondsgroepen moet hier
dus getoond worden.
De variabelen die op dit sjabloon voor kunnen komen zijn:
{FondsOms} - De naam van de fondsgroep

{FondsID} - Het ID van de fondsgroep, nodig voor het maken van een URL naar de volgende
pagina
Deze variabelen zullen in principe altijd gelijk zijn, omdat de enige optie de lijst van fondslijsten is die
via het ID naar de volgende pagina verwijst.
Een voorbeeld van het sjabloon (in html-code):

Projectbeheer 113
Zoals in het voorbeeld hierboven te zien moeten de gebruikte variabelen (dus {FondsID} en
{FondsOms}) tussen de <LOOP NAME="fondsen"></LOOP NAME="fondsen"> tags gezet worden.
De <TR></TR> is de regel die steeds herhaald wordt.
De link die naar het volgende bestand wijst is <a href="fonds.php?FondsID={FondsID}">

{FondsOms}</a>. Deze moet er altijd zo uitzien om de juiste
boekenlijst op te kunnen roepen in het volgende scherm.
6.4.8.3.2 fonds.php.htm
Dit is de 2e pagina, hier ziet de gebruiker de lijst van boeken binnen een fondsgroep. Een lijst van
boeken moet hier dus getoond worden. De variabelen die op dit sjabloon voor kunnen komen zijn:
{Jaar} - Jaar van verschijnen

{Verschijningsdatum} - Datum van verschijnen
{Oplage} - Oplage
{Isbn} - ISBN
{Ean} - EAN
{VerschijningsvormOms} - Verschijningsvorm (paperback/gebonden/enz..)
{Titel} - Titel
{TitelVoorvoegsel} - Voorvoegsel v/d titel (bijv. De of Een)
{SubTitel} - Subtitel
{Auteur} - Auteur
{OrgTitel} - Orginele titel
{OrgAuteur} - Orginele auteur
Een voorbeeld van het sjabloon (in html-code):

Zoals in het voorbeeld hierboven te zien moeten de gebruikte variabelen tussen de <LOOP
NAME="fondsen"></LOOP NAME="fondsen"> tags gezet worden. De <TR></TR> is de regel die
steeds herhaald wordt.
6.5 Projecten selecteren

Middels een uitgebreid selectiesysteem kunt u op diverse manieren projecten, uitgaven of drukken
selecteren ten behoeve van het uitvoeren van lijsten of specifieke wijzigingsfuncties.
Klik in het Hoofdmenu via Projecten op Projecten selecteren
Het algemene projectselectievenster wordt geopend. Deze staat hieronder weergegeven:

Projectbeheer 115
In het midden ziet u een lijst met projecten, uitgaven of drukken (we zullen verder voor het gemak
over het algemeen de term projecten gebruiken om te verwijzen naar projecten, uitgaven of
drukken) die al dan niet geselecteerd kunnen zijn. Dit noemen we de projectselectiebuffer. In de
kolom Sel. ziet u vinkjes staan. Alle aangevinkte projecten zijn geselecteerd en zullen worden
meegenomen in een bewerkingsactie of overzicht. Alle andere projecten zijn niet geselecteerd en
worden dus genegeerd bij deze acties of overzichten.
Verder ziet u bovenaan het scherm een aantal knoppen:
Opnieuw starten: Een knop om een nieuwe selectie te maken en dus de huidige buffer te wissen.
Niveau: U kunt uw selectie op drie niveau's uitvoeren: project, uitgave en druk. Elk van de
niveau's van de projecthierarchie heeft specifieke mogelijkheden voor overzichten en
bewerkingsacties. Bepaal dus vooraf goed adhv de actie die u wilt uitvoeren op welk niveau u
uw selectie wilt gaan starten.
Alles toevoegen: Voegt in één keer alle projecten, uitgaven of drukken toe.
Een gedetailleerde uitleg van de diverse mogelijkheden voor projectselectie volgt hieronder.
Onder de projectenlijst staan knoppen waarmee de projecten in de buffer kunnen worden

geselecteerd of gedeselecteerd.
Per niveau zijn er lijsten gedefinieerd. Op dit moment zijn er de volgende lijsten aangevraagd en
gemaakt voor het drukniveau:
Onderhanden werk totaallijst (uit buffer)
Onderhanden werk detaillijst (uit buffer)
Drukplanning
U kunt de zichtbare velden van de projectselectiebuffer direct exporteren naar Excel met de knop
Buffer exporteren:

Aan de rechtkant van het scherm kunt u acties uitvoeren op de huidige selectie:
Huidige selectie - Selectie verwijderen : Verwijderen alle projecten die op geselecteerd staan
Huidige selectie - Niet-selectie verwijderen : Verwijderen alle projecten die niet zijn geselecteerd
Op basis van excelbestand - Aan selectie toevoegen : Als u kolommen met ISBN en/of Druknr
heeft in een excelsheet dan kunt u snel projecten selecteren
Op basis van excelbestand - Uit selectie verwijderen : Als u kolommen met ISBN en/of Druknr
heeft in een excelsheet dan kunt u snel geselecteerde projecten deselecteren.
U kunt op de bestaande selectie nog extra filters leggen zodat er een verfijning kan plaatsvinden op
de huidige selectie mbv het veld en de knoppen bij:
Filter uitvoeren?
Als u uw selectie nog specifieker wilt uitvoeren dan kan dat middels het filtersysteem:
U kunt dan een keuze maken uit de beschikbare velden middels de zoekvensterknop.
In het veld Conditie zoekt u het veld waarop u wilt filteren.

Kies vervolgens wat voor vergelijking u wilt maken. U kunt de volgende vergelijkingen
maken:
Gelijk aan
Ongelijk aan
Groter dan
Groter of gelijk aan
Kleiner dan
Kleiner of gelijk aan
Tussen
Niet tussen
Maak vervolgens een keuze uit de lijst of lijsten (bij tussen, niet tussen) of vul zelf
handmatig een waarde in. Een lege of soms NULL waarde kunt u bereiken door de
knop NULL (geen toegekende waarde) te gebruiken.
Als u klaar bent klikt u op Verder. Eventueel voert u nogmaals de zoekvensterknop uit
waardoor later bij het filteren een EN (AND) vergelijking wordt gemaakt op de buffer.

Projectbeheer 117
Uw selectie kan uit een combinatie van filters bestaan die tegelijk moeten voldoen. Als u
meerdere velden na elkaar selecteert komt daarvoor het woord AND er tussen te staan. Deze
zorgt ervoor dat aan alle condities tegelijk voldaan moet worden. U kunt dit ook forceren door
gewoon de filters na elkaar uit te voeren.
Wilt u dat aan één van meerdere condities moet worden voldaan (één is dus voldoende), dan
kunt u het woord AND vervangen door OR.
Om het uiteindelijke filter uit te voeren klikt u op de knop met het rode uitroepteken. Het
resultaat wordt zichtbaar dmv de overblijvende aangevinkte selectie.
Let er bij het filteren op dat u begint met een selectie en dat die gaandeweg minder wordt
bij het filteren. U selecteert dus nooit méér projecten erbij door het filteren!
U kunt diverse bewerkingsacties uitvoeren op selectie. U dient echter wel van te voren te weten op welk
niveau u uw selectie uitvoert, omdat de bewerkingsacties ook op deze niveau's zijn ingesteld.
U kunt de volgende bewerkingsacties uitvoeren:
Uitgave - In te selecteren genre indelen

Hiermee wordt bij uitvoeren om een genre gevraagd waarna alle geselecteerde uitgaven in
dit genre worden ingedeeld.
Uitgave - In aangeleverd fonds indelen
Hiermee worden de uit Excel geimporteerde uitgaven die in dat bestand tevens zijn voorzien
van een nieuwe fondscode automatisch aan deze fondscode toegewezen. Fouten worden
gemeld in een foutverslag.
Uitgave - In te selecteren fonds indelen
Hiermee wordt bij uitvoeren om een fonds gevraagd waarna alle geselecteerde uitgaven in
dit fonds worden ingedeeld.

Tot slot is de knop Uitvoeren op dit moment nog niet van toepassing, omdat hier (nog) geen
functionaliteit voor is gevraagd.
Let op dat u Auto select aangevinkt hebt staan als u wilt dat bij het toevoegen van projecten
deze automatisch geselecteerd moeten staan om bepaalde acties direct uit te kunnen voeren.
6.6 Werkinstructie project

In de volgende paragrafen vindt u een mogelijke werkinstructie om een project tot aan de druk in te
voeren.
6.6.1 Het invoeren van een nieuw project: schematisch
6.6.2 Project toevoegen

Om uw titel in PAC in te voeren dient u eerst een nieuw project aan te maken. Dit doet u als volgt:
Klik op de knop projectbeheer. U ziet nu een lijst met de al aanwezige projecten in PAC.
Onderaan staan een drietal knoppen.
Klik op Nieuw. Een venster verschijnt waarin u een zoekcode en een titel dient in te vullen.
Klik op de knop Toevoegen.
Indien is ingesteld dat u bij ieder project bepaalde rollen moet invullen, dan verschijnt nu een
scherm waarin u medewerkers aan bepaalde rollen kan toekennen. Dit scherm ziet er als
volgt uit:

Projectbeheer 119
Als u klikt in de kolom Relatie verschijnt een zoekpictogram. U kunt nu snel een relatie toevoegen
als rol binnen het project.
relaties.

Klik op voltooien.
bijbehorende rol.
Als u hierna op voltooien klikt wordt het projectscherm getoond van uw nieuwe project. Als
u alleen de gegevens van een relatie wilt bekijken zult u ook dit scherm zien. U kunt nu
overige informatie over uw project invullen.
6.6.3 Project wijzigen

Het projectscherm opent u door op projectbeheer te klikken in het hoofdmenu.

Projectbeheer 121
Het bovenste deel weerspiegelt de projectdetails. Hieronder ziet u de Projecthiërarchie. Hierin staan
links de uitgaven opgesomd. Het rechter venster geeft de ingevoerde druk(ken) van de geselecteerde
uitgave weer. Om de drukken te zien van een andere uitgave, dient u deze uitgave eerst te
selecteren. Naast deze vlakken staan diverse knoppen. Deze knoppen hebben betrekking op de
uitgave of de druk om diverse acties uit te kunnen voeren.
U kunt in het projectscherm de volgende zaken wijzigen:

Klik op Titel om de titel te wijzigen.
Klik op Subtitel om een eventuele subtitel bij het project in te vullen
Klik op Voorkeursfonds om het standaard fonds bij het toevoegen van uitgaven bij dit project
automatisch te laten invullen
Indien het om een vertaling gaat dan kunt u ook de titel en uitgever of agent van het
originele product invoeren
Voor de koppeling met een administratief systeem kunt u een verkorte Administratieve titel
invullen. Dit veld wordt automatisch gevuld (en afgebroken) uit de titel.
Klik op Auteur(s) om de diverse auteurs aan het project te koppelen. Als u hierop klikt ziet u
het volgende scherm:

Met de knop toevoegen komt u nu in een zoekscherm met relaties. Hierin kunt u de
bijbehorende auteur opzoeken. Als de auteur nog niet bestaat kunt u deze in dit zoekscherm
via de knop Nieuw direct toevoegen. Dit toevoegen kunt u herhalen, als er sprake is van
meerdere auteurs. Deze auteurs komen dan onder elkaar in het witte vlak in het
bovenstaande scherm te staan. U kunt hieruit weer auteurs verwijderen door de auteur te
selecteren en te klikken op de knop Verwijderen. En u kunt de volgorde van de auteurs
wijzigen door een auteur te selecteren en deze met de knoppen Omhoog / Omlaag te
verplaatsen.
Als u tevreden bent met de auteur(s) die u heeft geselecteerd dan klikt u op Sluiten. De
Auteurs zijn nu aan het project toegevoegd.
Verder ziet u een aantal tabbladen. Voor het projectbeheer is met name het tabblad rollen nog van
belang. In het tabblad Rollen kan worden aangegeven welke medewerkers meewerken aan het
project. Mogelijk staan hier al enkele rollen ingevuld, als u deze heeft opgegeven bij het toevoegen
van het project. Allerlei rollen zoals Uitgever, Projectleider, Marketeer, Redacteur en
Productiebegeleider kunnen hieralsnog worden toegevoegd. Welke relaties in de lijst worden getoond
hangt af van de relatiecategorieën waarin zij zijn ingedeeld. Als een relatie die u wilt toekennen
ontbreekt, doe dan navraag bij uw functioneel of applicatiebeheerder.
6.6.4 Uitgave toevoegen

Als u tevreden bent met de projectgegevens, dan kunt u verder gaan door een uitgave toe te voegen
aan het project. Een uitgave staat gelijk aan één ISBN.

Projectbeheer 123
U kunt een nieuwe uitgave toevoegen bij een project door:
De knop 1 Toevoegen in Projectbeheer aan te klikken (U kunt ook Toevoegen in Uitgavebeheer of

de knop Nieuw in Zoeken uitgave gebruiken).
Er wordt nu een venster geopend. Hier kunt u een aantal gegevens opgeven.
Selecteer een verschijningsvorm
Vervolgens een Fonds.
En daarna het NUR.
Optioneel zoekt u het Royaltycontractscenario t.b.v. de calculatie. Dit hoeft u alleen te doen als
vanuit de Productie afdeling is aangegeven dat dit gewenst is.
Klik daarna op de knop Toevoegen. Uw uitgave is nu toegevoegd.
6.6.5 Uitgave wijzigen

U kunt ook informatie over de uitgave wijzigen. U kunt deze inzien door a. in het projectbeheer
scherm, naast de uitgaven op 2. wijzigen te drukken of b. door op uitgavebeheer te klikken in het
hoofdmenu. U krijgt dan het volgende scherm te zien:
In uitgavebeheer ziet u verschillende velden. De velden zult u allemaal hebben ingevuld door het
invullen van de wizard. U kunt de gegevens wijzigen door de teksten aan te passen of op het
zoekpictogram te klikken naast elk van de velden en een andere selectie te maken.
Erg belangrijk bij de uitgave is het toekennen van het ISBN. Wie het ISBN toekent verschilt per
uitgeverij. Controleer eerst of dit een taak is die u uit mag voeren.
U kunt het ISBN toekennen of invullen. U kunt een ISBN toewijzen door een geldig ISBN in te vullen
of door de knop die hierachter staat te gebruiken. Op deze laatste manier wordt automatisch een
ISBN toegewezen, indien hiervoor ISBN Ranges zijn aangemaakt.

Klik op de knop naast het veld ISBN
Indien nu slechts één traject is gedefinieerd dan wordt direct een vrij ISBN ingevuld, anders
wordt u gevraagd uit welk traject u een ISBN wilt kiezen:
Klik op de range die u wilt gebruiken en klik op Selecteren
Verder ziet u zeven tabbladen met hierin diverse gegevens. Welke gegevens u moet invullen is
afhankelijk van de afspraken binnen u uitgeverij. U kunt informatie over al deze tabbladen vinden in
de Gebruikershandleiding van PAC.
6.6.6 Druk toevoegen

Nadat u een uitgave heeft toegevoegd kunt u hieraan een druk toevoegen. Het toevoegen van een
druk is meer dan het toevoegen van de drukgegevens (kenmerken etc.) alleen. Aan een druk zijn
(afhankelijk van de modules waarover uw uitgeverij beschikt) een Calculatie en een Planning
gekoppeld. Deze calculatie en Planning worden tegelijkertijd met de druk aangemaakt.
Als u bij iedere uitgave steeds opnieuw de gegevens over de Druk, Calculatie en Planning opnieuw
moest invullen, dan kostte dat erg veel werk. Daarom maakt PAC gebruik van zogenaamde
scenario's. Een scenario vult alvast een aantal gegevens in, voor zover dit automatisch kan. Zo kan
bij een calculatiescenario worden opgegeven welke calculatiecomponenten (vertaalkosten per woord,
aantal pagina's etc.) van toepassing zijn. In sommige gevallen kunnen al default waarden worden
opgegeven (bij vertaalkosten per woord bijvoorbeeld). U hoeft alleen nog maar de gegevens in te
vullen die uniek zijn voor deze druk. Dit scheelt u dus veel werk.
U kunt in PAC gebruik maken van verschillende van deze scenario's. De calculatiecomponenten die u
gebruikt voor een paperback kunnen verschillen van die voor een Pocket. Of die van een vertaald
boek kunnen verschillen van die van een Nederlandse titel. Nadat u bent terug gekeerd naar het
Projectbeheer en de knop 5 Toevoegen aan heeft geklikt (of de knop Toevoegen in Drukbeheer of de
knop Nieuw in Zoeken druk) ziet u het volgende scherm:

Projectbeheer 125
Hier kunt u kiezen wat voor type scenario u wilt gebruiken. Als niet direct duidelijk is welk scenario u
nu moet gebruiken, vraag dit dan na bij u functioneel beheerder. Als u het scenario hebt
geselecteerd, klik dan op toevoegen.
Er wordt nu een venster geopend. Hier kunt u een aantal gegevens opgeven.
Vul het veld Druk in. Dit is standaard ingevuld met het hoogste druknummer binnen de
uitgave verhoogd met één.
U kunt vervolgens een toevoeging invullen in het veld Extra. Dit kan zijn voor een bijdruk met
hetzelfde druknummer. Let op dat dit wellicht problemen kan opleveren met diverse
administratie systemen. Deze zullen misschien slechts kunnen registreren tot het drukniveau.
Selecteer daarna het verplichte veld Druksoort. Dit staat standaard ingevuld op 'Eerste druk'
bij druk 1, en 'Ongewijzigde herdruk' bij drukken hoger dan 1.
Klik daarna op de knop Toevoegen. Uw druk is nu toegevoegd.
6.6.7 Druk wijzigen

U kunt ook informatie over de druk wijzigen. U kunt deze inzien door a. in het projectbeheer scherm,
naast de drukken op 6. wijzigen te drukken of b. door op drukbeheer te klikken in het hoofdmenu.

In drukbeheer ziet u verschillende velden. De velden zullen deels al zijn ingevuld door het invullen
van de wizard. U kunt gegevens toevoegen of wijzigen door de teksten aan te passen of op het
zoekpictogram te klikken naast elk van de velden en een andere selectie te maken. Welke gegevens
u moet invullen is afhankelijk van de afspraken binnen u uitgeverij. U kunt informatie over al deze
tabbladen vinden in de Gebruikershandleiding van PAC.
6.6.8 OPTIONEEL: Projectwizard

Bij een bepaalde uitgeverij verloopt het aanmaken van een nieuw project via een wizard. Om dan uw
project aan te maken doet u het volgende:
Klik op de knop Projectbeheer. U krijgt nu een overzicht van alle bestaande projecten. Als u
een project wilt inzien kunt u deze selecteren en openen.
Als u een nieuw project wilt aanmaken klikt u op nieuw.
Nu wordt de projectwizard opgestart.
De projectwizard bestaat in dit geval uit twee tabbladen: Titel en basisscenario’s. U kunt
wisselen tussen deze tabbladen door op de tab te klikken of op de knop volgende/vorige
onderaan de wizard.
In deze projectwizard zijn velden opgenomen die belangrijk zijn voor het aanmaken van een
project. Alle velden waarvan de naam in blauwe tekst is gemarkeerd zijn verplicht. De
overige velden kunt u leeg laten. PAC zal een waarschuwing geven op het moment dat een
veld niet (correct) is ingevuld. De velden die u in kunt vullen zijn de volgende:
In het tabblad Titel:
o Auteur: Hier kunt u de auteur van het project aangeven. Dit doet u door een relatie
te selecteren uit het drop down menu. In dit drop down menu worden alleen de
relaties aangegeven met relatiecategorie Auteur (zie uitleg over Relatiebeheer in het
vorige hoofdstuk). U kunt ook in PAC een nieuwe relatie aanmaken door op het
knopje naast Auteur te klikken. U kunt meerdere auteurs definiëren (in de wizard tot
3 auteurs). Als u een eerste auteur hebt geselecteerd verschijnt automatisch een
nieuwe regel waarop u een tweede auteur kunt opgeven.

Projectbeheer 127
o Titel: Hier kunt u de titel van uw project opgeven.

o Subtitel: Hier kunt u (optioneel) de subtitel van uw project opgeven.
o Fonds: Geef hier aan in welk fonds uw titel moet worden ingedeeld. Aan sommige
fondsen is een leeftijdsgroep gekoppeld (Lees hierover meer in het hoofdstuk
algemene instellingen).
o Fondsgroep: Het veld fondsgroep wordt automatisch ingesteld op basis van de keuze
bij het veld fonds.
o ISBN: op basis van het gekozen fonds wordt hier automatisch een ISBN gegeven uit
de ISBN range die geldt voor dit Fonds. U kunt dit ISBN wijzigen
o NUR: Hier kunt u het NUR aangeven.
o Oplage: U kunt hier de oplage opgeven.
o Formaat: U kunt het formaat hier selecteren uit een lijst met formaten. Als het
formaat dat u zoekt niet in de lijst voorkomt kunt u kiezen voor Afwijkend formaat.
Als u hiervoor kiest krijgt u een extra veld ‘notities formaat’ waarin u uw afwijkende
formaat kunt opgeven.
o Aanbieding: Hier selecteert u de aanbieding waarin uw titel moet worden
opgenomen. Een aantal aanbiedingen is aangegeven als herdruk aanbieding (lees
hierover meer in het hoofdstuk algemene instellingen). Als u een titel aan deze
aanbieding toevoegt zal de druk niet worden gezien als eerste druk (wat standaard
gebeurd) maar als herdruk. Deze functie is aanwezig voor de overgangsperiode,
waarin oude gegevens in PAC dienen te worden ingevoerd, maar niet direct via
aanbieding hoeven te worden verstuurd naar een boekenhuis.
o Fondsredacteur/uitgever: Hier kunt u uw fondsredacteur/uitgever selecteren uit een
lijst. In deze lijst worden alleen de relaties getoond aan wie de relatiecategorie
uitgever of fondsredacteur is toegewezen.
o Co-editie: Hier kunt u aangeven of een om een co-editie gaat of niet.
o Verschijningsjaar en verschijningsdatum: U kunt het verschijningsjaar en de maand
hier opgeven. Op basis hiervan wordt automatisch de verschijningsdatum
gegenereerd.
o Depotnr.: Dit veld wordt automatisch gegenereerd.
o Aantal blz.: Hier kunt u het aantal bladzijden opgeven.
o Vorm: U kunt de verschijningsvorm selecteren uit een lijst.
o Verkoopprijs: Hier geeft u de verkoopprijs op.
In het tabblad Basisscenario’s

o Fiatscenario: Dit veld is standaard gevuld en kunt u niet aanpassen.
o Calculatiescenario: Hier kunt u het calculatiescenario selecteren dat voor dit
project moet worden gebruikt (lees hierover meer in het hoofdstuk scenario’s -
calculatiescenario).
o Kenmerkscenario: Hier kunt u het kenmerkscenario selecteren dat voor dit
project moet worden gebruikt (lees hierover meer in het hoofdstuk scenario’s –
kenmerkscenario).
o Planningscenario: Hier kunt u het planningscenario selecteren dat voor dit project
moet worden gebruikt (lees hierover meer in het hoofdstuk scenario’s –
planningscenario).
o PMC: Dit veld is standaard gevuld en kunt u niet aanpassen.
Als u alle velden hebt ingevoerd drukt u op de knop uitvoeren. Uw nieuwe project is nu
aangemaakt. U wordt meteen naar het projectscherm geopend waarin uw nieuwe project
staat, met hierin de gegevens die u heeft ingevuld.
U kunt er nu voor kiezen om gegevens toe te voegen of te wijzigen. U kunt dit ook op een
later tijdstip doen door in het hoofdmenu op de knop projectbeheer te klikken en dan in het
zoekscherm uw project te selecteren en te openen.
Elke uitgeverij kan een eigen versie van een projectwizard laten bouwen waarmee het

geheel op uw situatie op maat wordt gerealiseerd.

Deel
VII
7 Uitgavebeheer
7.1 Inleiding
Met de uitgave wordt bedoeld de verschijningsvorm of uitvoering waarin het project (product) gaat
verschijnen. Dit is het niveau waarop het ISBN wordt vastgelegd, als ook het fonds waarin het dient
te verschijnen en de NUR waarin het wordt ingedeeld. Tevens wordt op dit niveau de voorraad
geregistreerd en worden de in nota's (backorders) getoond. Het is de kapstop van de drukken, maar
dan wel de ongewijzigde herdrukken of bijdrukken. Op het moment dat een grote redactionele
wijziging plaatsvindt of dat een omslag wordt gewijzigd dan wordt vaak een nieuwe uitgave gemaakt
met een apart ISBN.
Het toekennen van het ISBN (EAN-13) wordt sterk vereenvoudigd door het gebruik van ISBN-
trajecten. Dit kunnen er meerdere per fonds zijn waarvan één het voorkeursfonds is. Het eerste
ongebruikte ISBN uit de range wordt geselecteerd en toegekend aan de uitgave.
Tijdens het invoeren van orders wordt ook gebruik gemaakt van de uitgave. De meeste leveranciers,
zoals het Centraal Boekhuis en Libridis, werken met het ISBN als unieke code voor klantbestellingen.
Ook leveren zij voorraadinformatie en in nota standen op ISBN niveau. (In de praktijk wordt de druk
daarvoor weinig gebruikt ivm praktische bezwaren mbt toerekening retourenstroom, e.d. In de PAC
Voorraadmodule kan dit echter heel goed worden toegerekend met de juiste kostprijzen!)
7.2 Uitgave zoeken

U kunt uitgaven zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu
Klik op Uitgavebeheer
maar ook vanuit het Projectbeheer in het tabblad Projecthiërarchie
Klik op 2 Wijzigen
Het zoekvenster Zoeken Uitgave wordt geopend.
U zoekt de uitgave met de titel De lachende big. Zie het onderstaande venster.

Uitgavebeheer 131
U start met typen van lach in het veld Titel. U ziet twee regels met verschillende ISBN's.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de uitgave selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuwe uitgave wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
7.3 Uitgave toevoegen

U kunt een nieuwe uitgave toevoegen bij een project door te kiezen voor:
de knop Toevoegen in Uitgavebeheer of

de knop Nieuw in Zoeken uitgave of
de knop 1 Toevoegen in Projectbeheer
Daarna zal het volgende venster worden weergegeven:

Voor het toevoegen vanuit het projectbeheer geldt: Als u in uw gebruikersinstellingen 522 hebt
aangegeven dat u een kopie van de geselecteerde uitgave wilt maken, dan krijgt u bovenstaand
scherm niet te zien. ga dan gelijk door naar uitgave wijzigen 134 .
Zoek de titel (het project) waar u de uitgave wilt onderbrengen. Dit is reeds gevuld indien u
toevoegen heeft gekozen vanuit het projectbeheer.
U kunt hier ook direct de uitgavetitel invullen, als u hiervan gebruik maakt.
Zoek daarna het verplichte veld Verschijningsvorm.
Vervolgens het verplichte veld Fonds.
Zoek daarna het verplichte veld Genre.
En daarna het verplichte veld NUR.
Optioneel zoekt u het Royaltycontractscenario tbv de calculatie
Als u geen rollen op uitgaveniveau hebt geplaatst, wordt nu uw uitgave toegevoegd. Als u wel rollen
op uitgaveniveau hebt geplaatst krijgt u vervolgens een scherm waar u rollen kunt koppelen aan de
uitgave.

Uitgavebeheer 133
toevoegen als rol binnen de uitgave.

relaties.
Klik op voltooien.
bijbehorende rol.
Als u hierna op voltooien klikt wordt het uitgavescherm getoond van uw nieuwe uitgave.
7.4 Uitgave wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de uitgave dan komt u in het onderhoudsvenster
van de uitgave. Hiermee bent u in staat de uitgave in te zien of aan te vullen met nieuwe gegevens,
zoals diverse notitievelden en het ISBN en de indelingen te wijzigen (zoals eerder genoemd kunt u dit
bereiken vanuit het projectvenster met de knop 2 Wijzigen of door dubbelklikken van de uitgave of
vanuit het hoofdmenu). Hieronder volgt het uitgavevenster:

Uitgavebeheer 135
Na het toevoegen van de uitgave zijn de verplichte velden (fonds, NUR, verschijningsvorm) reeds
ingevuld. Deze kunt u uiteraard wijzigen met behulp van de diverse knoppen. U kunt hier ook een
uitgavetitel opgeven.
U kunt het ISBN toekennen of invullen. U kunt een ISBN toewijzen door een geldig ISBN in te vullen
of door de knop die hierachter staat te gebruiken. Op deze laatste manier wordt automatisch een
ISBN toegewezen, indien hiervoor ISBN Ranges 587 zijn aangemaakt bij de stamgegevens.
Klik op de knop naast het veld ISBN
Indien nu slechts één traject is gedefinieerd dan wordt direct een vrij ISBN ingevuld, anders
wordt u gevraagd uit welk traject u een ISBN wilt kiezen:

Klik op de range die u wilt gebruiken en klik op Selecteren
Indien de range vol is (hiervan krijgt u een melding) kunt u deze het beste verwijderen uit de
stamgegevens 587 .
In PAC wordt onderscheid gemaakt tussen het ISBN en het ISSN. De keuze is afhankelijk
van de verschijningsvorm (zie stamgegevens 588 ). Indien u een verschijningsvorm hebt
gekozen met een ISSN, zal het label dit ook aangeven. Dit geldt echter alleen voor het label
in het uitgavebeheer. In rapportages blijft dit veld met met het normale ISBN kopje
aangeduid worden.
ISBN Toevoeging: Voor onder meer tijdschriften en losbladigen die periodiek worden vaak
onder hetzelfde nummer (ISBN of ISSN) meerdere uitgaven gemaakt. Voorheen moest men
daarvoor het ISBN veld misbruiken door ook een jaartal of andere codering toe te voegen
waardoor ook de ISBN controle niet meer kon plaatsvinden of tenminste altijd een
foutmelding opleverde. Dit is opgelost door bij de bewuste verschijningsvormen aan te
geven of er een extra veld (Toevoeging, zoals ook in drukbeheer) kan worden ingevuld (zie
stamgegevens 588 ). Deze wordt dan in uitgavebeheer zichtbaar in die gevallen.
Hieronder kunt u de volgende tabbladen tegenkomen (op basis van uw rechten).

Rollen 137
Teksten 138
Verkoop 138
Aanbieding en referentietitels 140
In Nota 141
CB 143
Pers 143
Administratie 143
Leveranciersopdracht 144
Royalty 144
Tekst(bestand)en 147
Mediabestanden 148
Documenten 148
Trefwoorden 148
Conversie (Het tabblad conversie wordt gebruikt als u eerder met oudere systemen werkte

Uitgavebeheer 137
wij voor u een conversie hebben uitgevoerd naar PAC. Sommige gegevens die u mee wilde
nemen uit uw oude systeem kunt u mogelijk niet direct kwijt in PAC. Deze kunnen dan
worden opgenomen in het tabblad conversie.)
Indelingen (op dit moment kan daar een tweede NUR worden ingevoerd)
Tevens kunt u een royaltycontract voor calculaties 149 invoeren.
7.4.1 Relatierollen
U kunt aan een uitgave relatierollen toekennen in het tabblad rollen. Dit tabblad is alleen zichtbaar op
het moment dat er onder het rollenbeheer in de stamgegevens 516 is aangegeven dat er rollen zijn op
uitgaveniveau.
rollen toevoegen aan de uitgave, of u kunt deze rollen verwijderen. U kunt hierbij kiezen uit de
relatierollen die zijn opgegeven in de stamgegevens. In de stamgegevens zijn deze rollen gekoppeld
aan een bepaalde relatiecategorie en op basis hiervan wordt een lijst met mogelijke relaties
weergegeven.
te zien.

relatieverband.
project/uitgave/druk weergegeven in uw cockpit 19 .
7.4.2 Extra titels

Indien u extra titeltypes 516 heeft opgegeven op uitgaveniveau, dan verschijnt het tabblad Extra titels.
Selecteer het type titel dat u wilt invoeren.

Voer de titel in (eventueel met voorvoegsel)
Geef indien ge wenst een bijbehorende subtitel op.
7.4.3 Teksten
In het tabblad Teksten kunt u uw aanbiedingstekst, flaptekst en eventuele overige notities kwijt.
7.4.4 Verkoop
In het tabblad verkoop zijn vele verkoopgegevens verzameld.
Aan de linkerkant van het scherm ziet u de volgende velden:
Voorraad artikel: dit is een nieuwe functie ten behoeve van de nieuwe module voorraadbeheer.
Deze functie wordt later actief.
Verkoop artikel: dit is een nieuwe functie ten behoeve van de nieuwe module voorraadbeheer.
Samenstelling: dit is een nieuwe functie ten behoeve van de nieuwe module voorraadbeheer.
Vervangt uitgave: Hier kan worden aangegeven dat deze uitgave en oudere uitgave vervangt.
Orders bij het CB voor deze oudere uitgave worden, als de oude uitgave uitverkocht is,
vervangen door orders voor deze nieuwe uitgave.
Publicatiestatus: Hier kunt u aangeven wat de publicatiestatus is van deze uitgave. De
mogelijke keuzes zijn dezelfde als de publicatiestatussen in PPM. Op het moment dat de
publicatiestatus hier actief, aanstaand of ongespecificeerd is, dan kan de uitgave worden gebruikt

Uitgavebeheer 139
in het orderbeheer. Bij een andere status kan de uitgave niet worden gebruikt om te orderen.
Aankondigingsdatum: Hier kan de datum worden ingevoerd waarop de uitgave wordt
aangekondigd.
Handelsaankondiging: Hier kan de datum worden ingevoerd waarop de uitgave wordt
aangekondigd aan klanten.
Onder het kopje opdrachten ziet u verder:

Exporteren : De onverwerkte opdrachten uit orderinvoer van een uitgave waarbij exporteren is
aangevinkt worden bij het verzenden van orders 412 verzonden naar het CB of Libridis. Als het
vinkje uitstaat worden deze orders geblokkeerd voor export.
Tellen : De onverwerkte opdrachten en de in nota's van het CB die in PAC staan worden geteld,
ten behoeve van de ordertelling. Als dit vinkje niet staat aangevinkt worden de gegevens in de
ordertelling behorend bij deze uitgave dus niet bijgewerkt (ook als gegevens hiervoor wel zijn
geimporteerd).
Druk : Bovenstaande telling geschiedt voor het druknr dat hier is opgegeven. In de loop van
de tijd zal het druknr van een nieuwere druk worden ingevoerd als de uitgave opnieuw wordt
aangeboden. Zo kan de historische telling op de oude druk intact blijven.
Toelichtingen of aanwijzingen over de uitgave voor de verkoop kunt u in het notitieveld

Verkoopnotities kwijt.
7.4.4.1 Voorraad
Onder het kopje voorraad kunt u zien wat de huidige voorraadstand is van een titel bij verschillende
magazijnen.
Zo kan bij tekorten in het ene magazijn een voorraadverplaatsing worden uitgevoerd of een
mogelijke herdruk worden gesignaleerd. Indien de uitgave nog niet is verschenen wordt een totaal
van de in nota stand getoond. De twee datums gewijzigd geven aan wanneer een import dit gegeven
het laatst heeft bijgewerkt. Zo kunt u, als u Libridisgegevens bijvoorbeeld wekelijks importeerd, aan
het eind van de week weten dat dit gegeven niet meer actueel is.
Als u beschikt over de module herdruksignalering zijn ook de kolommen Minimum en Status actief. Bij
minimum kunt u de minimum voorraad aangeven die u graag wilt zien bij een magazijn. Als
standaard wordt hier de waarde ingevuld die u heeft opgegeven bij stamgegevens - Magazijnen 635
Als de voorraad daalt onder dit minimum, dan kan PAC dit aan u melden (als u bij status MELD hebt
geselecteerd). De uitgave wordt dan weergegeven bij Cockpit - Potentiele Herdrukken 21 .
7.4.4.2 Verkoopprijs
Het verloop van de verkoopprijs vindt u in het onderste deel van het venster. U kunt hierin de prijzen
wijzigen of prijswijzigingen verwijderen. U heeft hiervoor de module PAC Verkoopprijs nodig.
Stel u wilt de verkoopprijs per 1 april 2007 verlagen naar € 6,00

Druk op de knop Prijs wijzigen om een prijs toe te voegen of te wijzigen. Het volgende
venster verschijnt:
Vul de ingangsdatum van de nieuwe verkoopprijs in

Klik op de knop Toevoegen
U ziet hierboven nu de nieuwe prijs per 1 april 2007 verschijnen. Tevens ziet u in het gele vakje
erboven de actuele prijs. De actuele verkoopprijs wordt gebruikt voor onder meer de orderinvoer.
U kunt een prijs verwijderen door de regel te markeren met de muis en te klikken op de knop
Verwijderen.
7.4.5 Aanbieding en referenties

Referentie titels zijn titels waarvan verwacht wordt dat deze ongeveer dezelfde winst op zullen
leveren en even goed zullen verkopen als de gekozen titel. Referentie titels kunnen bijvoorbeeld
worden gebruikt door vertegenwoordigers, om aan klanten te tonen hoe goed vergelijkbare titels
hebben gepresteerd. Dit is in te zien onder het orderbeheer 291 . Onder uitgavebeheer - Aanbieding en
referentietitels kunt u de referentietitels inzien die gekoppeld zijn aan het gekozen ISBN.

Uitgavebeheer 141
U kunt hier referenties koppelen aan het gekozen ISBN. Dit doet u als volgt:
Klik onder het blauwe kopje Referentietitels naast ISBN op de zoekknop. U krijgt nu een
overzicht van alle mogelijke uitgaven en kunt nu kiezen welke u aan dit ISBN wilt koppelen.
Selecteer de gewensde uitgave.
De uitgave wordt nu als referentietitel weergegeven. Bij orderbeheer kunt u vervolgens met de knop
referentietitels de omzetgegevens van de bij de gekozen titel behorende referentietitels inzien.
Omzet op referentietitels kan uit een extern gedefinieerd bestand komen, maar ook uit de interne
omzetrapportage.
Let op: referentietitels worden alleen weergegeven bij orderbeheer als omzetgegevens van deze
titel beschikbaar zijn en in combinatie met de module Referentietitels.
Daarnaast kunt u in de linkerhelft van het scherm zien in welke aanbiedingen de uitgave zit. U kunt
ook direct de uitgave aan een aanbieding toevoegen. Als u klikt op de knop Aan aanbieding toevoegen
dan krijgt u een zoekscherm te zien met alle aanbiedingen. U selecteert nu de aanbieding. Vervolgens
wordt deze aanbieding geopend met hierin nu de uitgave die u net heeft toegevoegd. U kunt nu van
uw uitgave nog aangeven op welke plaats in deze lijst de uitgave moet voorkomen. Als u vervolgens
op sluiten klikt keert u weer terug naar het scherm uitgavebeheer.
Met batchrun kan het importeren van referentieomzet vanuit de omzetmodule worden
geautomatiseerd (bijvoorbeeld na de importverwerking van CB).
7.4.6 In Nota
De verkoopbinnendienst kan inzicht krijgen in de details van de aanbiedingsorders in het tabblad In
Nota:

Per klant ziet u de aantallen bestelde stuks, de opdrachten regelreferenties, het (CB) RelatieID en
eventueel het volledige adres. Dit laatste kan vooral van belang zijn voor het versturen van
informatie aan de klant. Druk daartoe eerst op de knop Adres tonen.
Met het drop down menu bij tonen kunt u kiezen om alle in nota gegevens te tonen die zijn
geimporteerd bij vanuit het CB In Nota bestand. Of u kunt alle onverwerkte opdrachten tonen: dit zijn
dus de opdrachten die ingevoerd zijn in PAC maar nog niet zijn verzonden naar CB.
U kunt alle regels selecteren door op het blokje te klikken helemaal links bovenin naast de
term Klant of door in een willekeurig veld te gaan staan en te drukken op CTRL + A
Druk dan op CTRL + C
Open Excel en een nieuw werkblad en druk op CTRL + V
U kunt nu een samenvoeging met Word maken middels dit Excel werkblad. Hier wordt
echter geen standaard ondersteuning op gegeven.
Onderaan ziet u een geel veld. Hierin wordt het totaal aantal aangegeven van de in nota of
onverwerkte opdrachten (afhankelijk van wat u hierboven heeft geselecteerd).
Onderaan dit tabblad vindt u een knop relaties selecteren. Hiermee kunt u van de lijst met klanten die
daarboven staat getoond opnemen in een mailing. Als u klikt op deze knop wordt het volgende
scherm getoond:
Hierin kunt u de lijst van relaties nog filteren op Transactie code, Verkoopsoort en
opdrachtdatum. Vervolgens klikt u op de knop selecteren.
Nu verschijnt de selectiebuffer, zoals u die ook ziet bij het selecteren van relaties. U kunt nu

Uitgavebeheer 143
nog relaties verwijderen of toevoegen. Dit gebeurd op de standaard wijze zoals beschreven
bij relaties selecteren 71 . Als u klaar bent klikt u op de knop doorgaan.
Nu verschijnt het scherm documentsoort. Kies hier het document dat u wilt aanmaken. Dit
kunnen bijvoorbeeld etiketten zijn of begeleidende brieven
Als u een document heeft selecteert dan zal PAC direct de mailing voor u maken.
7.4.7 CB
U kunt de registratiegegevens van het Centraal Boekhuis ook tonen door het tabblad CB te openen:
Alle titel- en uitgavegegevens geregistreerd bij het Centraal Boekhuis kunnen daarmee worden
getoond en gecontroleerd.
7.4.8 Pers
In het tabblad pers vindt u een notitieveld. Hier kunt u de tekst van een persbericht invoeren.
7.4.9 Administratie
Ten behoeve van de koppeling met een administratief systeem zoals Bestmate, Exact of AccountView
is het soms van belang dat er een unieke code bestaat die de gegevens met elkaar koppelt. Dit kan
uiteraard het ISBN zijn, maar het komt voor dat dit niet voldoende is of dat de gebruikte code in het
administratieve systeem korter is dan 13 karakters. De exportcode kan dan in het veld in het tabblad
Administratie worden ingevuld:

Tevens wordt bijgehouden over alle drukken heen wat de eerste druk was binnen de uitgave. Dit
wordt automatisch uitgevoerd obv de eerst ingevulde druk en de verschijningsdatum daarvan. Deze
kan bijvoorbeeld worden geëxporteerd naar externe partijen of naar de website.
7.4.10 Leveranciersopdracht
U kunt in PAC automatisch leveranciersopdrachten genereren, als u beschikt over de module PAC
Leveranciersopdracht.
U kunt in deze leveranciersopdrachten in het sjabloon een notitie meeleveren die genoteerd staat in
het tabblad Leveranciersopdracht.
7.4.11 Royalty
Als u de royaltymodule gebruikt is er naast in het relatiebeheer ook in uitgavebeheer een extra
tabblad toegevoegd genaamd royalty. Zij kunt u de royalty gegevens die aan een bepaalde relatie zijn
gekoppeld direct overzien.

Uitgavebeheer 145
In het tabblad royalty zijn vervolgens weer vier tabbladen te vinden:
Algemeen 145
Contracten 145
Voorschotten 146
Voorraadcorrecties 146
In de volgende paragrafen zullen deze verschillende tabbladen worden besproken.

7.4.11.1 Algemeen
In het controle overzicht Voorraad zonder contracten worden altijd alle titels getoond waar geen
contract voor is. Dit zal tot in lengte van dagen blijven gebeuren als er geen contract van komt.
Daarom is er op uitgaveniveau in het tabblad Royalty / Algemeen een mogelijkheid om de uitgave
hiervan uit te sluiten door het te "negeren" dmv het aanvinken van dit vakje.
7.4.11.2 Contracten
op het tabblad Contracten zijn alle contracten die gekoppeld zijn aan deze uitgave weergegeven, met
hierbij informatie als de geldigheid, het contracttype en de status.

Tevens is dit tabblad te gebruiken als een snelkoppeling om direct in contractbeheer gegevens te
wijzigen. Zo wordt met een druk op de knop Contract wijzigen het geselecteerde contract geopend en
kunnen hier wijzigingen worden gemaakt. Ook kunt u op eenzelfde wijze een nieuw contract toevoegen
of een contract verwijderen.
7.4.11.3 Voorschotten
Het tabblad voorschotten geeft een overzicht van alle titelvoorschotten die gekoppeld zijn aan deze
uitgave.
7.4.11.4 Voorraadcorrecties
In het tabblad voorraadcorrecties zijn aangegeven van welke perioden er voorraadcorrectiegegevens

zijn. Dit tabblad biedt een soort snelkoppeling naar het voorraadcorrectiebeheer. Als u een van de
voorraadcorrectiegegevens selecteert en u klikt op de knop Voorraad wijzigen, dan wordt het
voorraadcorrectiebeheer geopend.

Uitgavebeheer 147
7.4.12 Tekst(bestand)en
In het tabblad Tekst(bestand)en kunt u allerlei type teksten invoeren die betrekking hebben op uw
uitgave.
U kunt ervoor kiezen om de tekst direct in te vullen in het veld tekst, of u kunt verwijzen naar een
bestand waar de betreffende tekst in staat door type link en Link in te vullen.
Verder kunt u hier invullen:

Een omschrijving van de tekst
Het formaat van de tekst
de auteur van de tekst
Het medium waarvoor de tekst bedoeld is
De publicatie datum van de tekst
De geldigheidsduur van de tekst (als het bijv. een aanbiedingstekst betreft).
Als u veel tekst kwijt wilt in een veld (bijv het tekst veld) dan kunt u in dit veld gaan staan en op F5
klikken. Er wordt nu een groter notitiescherm geopend, waar u rustig lange teksten in kunt tikken.

7.4.13 Mediabestanden
Naast tekstbestanden kunt u ook verwijzingen naar mediabestanden opnemen in PAC. Dit doet u in
het tabblad mediabestanden.
Hier kunt u per mediabestand invullen:

Een omschrijving
Het type mediabestand (video, audio etc.)
Het formaat van het mediabestand
De resulutie in dpi
Het soort link
De link zelf
7.4.14 Documenten
Het tabblad documenten verschijnt als u beschikt over de module docshare voor uitgaven. Lees
hierover meer bij Docshare 358 .
7.4.15 Trefwoorden
U kunt bij uw uitgave een aantal trefwoorden opgeven. Deze trefwoorden kunt u halen ut een lijst
van trefwoorden die staat ingevuld bij stamgegeven - trefwoorden 586 .

Uitgavebeheer 149
7.4.16 Uitgave calculatie royaltycontract

Voor het berekenen van de royalties over de verkopen van een product worden contracten
vastgelegd. Deze staan op het niveau van de uitgave, omdat dit geldig is voor alle drukken die bij de
uitgave worden gemaakt. U gebruikt hiervoor de knop Royaltycontract calc. linksonder in het
uitgavevenster. Hieronder volgt een venster met een calculatie royaltycontract.
In het venster kunt u de staffels invoeren per type contract en verkoopsoort/kanaal. Vaak zal het
voorkomen dat alleen voor de verkoopsoort boekhandel (+ evt export/België) een staffel wordt
gebruikt, maar met dit model kunt u voor alle verkoopsoorten in principe een staffel vastleggen.
Naast staffels kunt u ook gewone regels maken met percentages of waarden over alle omzet.
Op dit moment kunt u kiezen uit twee contracttypen in veld Type, te weten auteurscontract en
vertalerscontract, maar dit is uitbreidbaar. Deze kunnen door elkaar lopen qua treden en
percentages. U hoeft dus niet ingewikkeld tredes en percentages te combineren tot één
gecompliceerde staffel.
U heeft de mogelijkheid om meermalen een Verkoopsoort te kiezen. Dit zijn echter verkoopsoorten die
u in het contract wilt vastleggen en hoeven niet overeen te komen met de werkelijke verkoopsoorten
in de calculatie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid om alle verkoopsoorten van de calculatie te
combineren tot één verkoopsoort voor de royalty, te weten Alle. Of tot bijvoorbeeld Boekhandel en
Export, die eigenlijk bestaat uit de calculatieverkoopsoorten Aanbieding, Naverkoop en Export. Dit is
vooral handig voor staffels en het bepalen van de huidige trede.
De Boventrede van een regel bepaalt dat tot en met die afzet een bepaald percentage geldt (vanaf
een eventueel vorige trede). Dus in bovenstaande venster wordt bij de eerste vier regel het volgende
bedoeld:
de eerste 4000 4%
4001 t/m 6000 5%
6001 t/m 8000 6%
8001 en daarna 7%
Door een onmogelijke afzet als boventrede in te vullen (999.999.999) wordt de laatste regel
beschouwd als 8001 en daarna (hoger).
Op deze wijze (boventrede 999.999.999) kunnen ook de verkoopsoorten worden ingevuld die

geen staffel nodig hebben. Dat betekent bij de vijfde regel:
Voor alle verkopen 3,5%
Voor vertalerscontracten waarover voor de eerste paar duizend vaak geen royalty wordt
berekend, kan dit dus met deze systematiek eenvoudig worden opgelost, zie de achtste en
negende regel:
Voor de eerste 10000 0%, geen royalties

Daarna 2%
Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de Berekenwijze te kiezen. Op basis van de gekozen

berekenwijze worden de achterliggende velden vrijgegeven. U heeft de mogelijkheid tussen:
Bruto%Excl: Bruto exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar.
Bruto%Incl: Bruto inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar.
Netto%Excl: Netto Exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar.
Netto%Incl: Netto Inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar.
Prijs/ex: Prijs per exemplaar. Het veld Grsl. prijs is invulbaar.
%vPrijs/ex: Een percentage van de prijs per exemplaar. De velden royaltypercentage, % vrij
van kosten en grsl. prijs zijn invulbaar. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt in het geval van
een speciale clubprijs waarover een vast percentage moet worden afgerekend.
%vBE-Kort: Een percentage over bruto excl minus korting. Dit houdt in dat ongeacht de reele
korting aan de boekhandel, uit wordt gegaan van een vaste korting en dat over deze 'fictieve
netto excl' wordt afgerekend met een ingesteld royaltypercentage. Dit kan tevens worden
overgenomen uit de Royaltymodule.De velden royaltypercentage, % vrij van kosten en korting
% zijn invulbaar. Deze berekenwijze wordt bijvoorbeeld gebruikt in het geval van een vast
kortingspercentage dat wordt gehanteerd voor verkopen met de verkoopsoort export.
U kunt vervolgens, al naar gelang de keuze bij Berekenwijze, nog enkele velden invullen:
Er kan een grondslag prijs worden opgegeven. Dit is de prijs die geld als de prijs / ex.
Er kan een kortings% worden ingevoerd. Deze wordt gebruikt bij de berekenwijze %vBE-Kort.
Het bijbehorende royaltypercentage kan worden opgegeven.
7.5 Uitgave verwijderen

U kunt uitgaven om diverse redenen uit het systeem verwijderen, bijvoorbeeld indien deze foutief
zijn. Het geniet de voorkeur om verouderde uitgaven niet te verwijderen maar te deactiveren met
behulp van de status.
Indien u de uitgave wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om de uitgave te verwijderen. Het volgende bevestigingsvenster
wordt dan getoond:
Klik op Ja om de uitgave te verwijderen

Uitgavebeheer 151
U dient bij de uitgave eerst alle drukken te verwijderen 169 voordat u deze actie kunt
uitvoeren.
7.6 Uitgave deactiveren

U kunt uitgaven om diverse redenen uit het systeem verwijderen, bijvoorbeeld indien deze foutief
zijn. Het geniet de voorkeur om verouderde uitgaven niet te verwijderen maar te deactiveren met
behulp van de status.
Indien u de uitgave wilt deactiveren:

U hoeft geen drukken te verwijderen om een uitgave te kunnen deactiveren.

Deel
VIII
Drukbeheer 153
8 Drukbeheer
8.1 Inleiding
De druk (ook wel artikel, product of incarnatie) representeert de aspecten van het te realiseren (of
gerealiseerde) fysieke eindproduct. De uitgeverij maakt het daadwerkelijke product met een bepaalde
oplage en (kost)prijs. Deze realisatie activiteiten worden veelal uitbesteed aan externe partijen. De
redactie en productieprocessen binnen de uitgeverij spitsen zich vooral toe op de druk. Het
uitgeefproces van idee/manuscript tot aan verkoop, vindt op dit niveau plaats. (Eerder hebben we al
vermeld dat het marketing-,pers-, verkoop- en royaltyproces zich op uitgaveniveau afspeelt, omdat
de diverse drukken hier minder relevant zijn)
U kunt nu met behulp van een calculatiescenario een conceptcalculatie maken door enkele standaard
eigenschappen in te vullen. Hiermee kan het management een uitgeefbeslissing nemen.
Vervolgens kan een detailplanning worden ingevuld vanuit een planningsscenario.
Tevens worden de productkenmerken ingevuld vanuit een kenmerkscenario en aangevuld.
Een eerder gekozen fiatscenario stuurt de juiste workflow van verantwoordingen en go/no go
momenten aan.
De aanbiedingsorders worden geteld op de actieve druk. Deze tellingen worden verricht per
klantgroep, zodat u snel een inzicht heeft in de stand ten opzichte van de gestelde targets. Deze
functie kunt u gebruiken met de module PAC Order 290 .
De geproduceerde artikelen kunt u door de binder laten afleveren op diverse adressen. U kunt
meermalen de afleveraantallen, de relatie, een datum en een toelichting invullen. Werkelijk
afgeleverde aantallen kunt u ook handmatig invullen of automatisch laten invullen door de
voorraadmodule. De drukker mag vaak 10% onder of boven leveren. Hier kunt u dit controleren.
8.2 Druk zoeken

U kunt drukken zoeken in het venster projectbeheer
Selecteer de uitgave van de gewenste druk in de uitgavelijst.
Vervolgens verschijnen in de druklijst hier rechts van alle drukken die bij deze uitgaven horen.
Selecteer de gezochte druk.

Als u zich al in drukbeheer bevindt kunt u ook naar een nieuwe druk zoeken.
Klik op de knop zoeken, links bovenaan de pagina.
Het zoekvenster Zoeken Druk wordt geopend.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de druk selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open.
Indien u een nieuwe druk wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
8.3 Druk toevoegen

U kunt een nieuwe druk toevoegen bij een uitgave door te kiezen voor:
de knop 5 Toevoegen in Projectbeheer
Dan zal PAC vragen om een optioneel hoofdscenario zodat de scenario's direct kunnen worden
ingevuld:

Drukbeheer 155
Na uw keuze van een hoofdscenario en de knop Open of Sluiten zal het venster Toevoegen Druk worden
getoond:

De titel en de uitgave waaraan de druk wordt toegevoegd staan reeds ingevuld.
Vul het veld Druk in. Dit is standaard ingevuld met het hoogste druknummer binnen de
uitgave verhoogd met één.
U kunt vervolgens een toevoeging invullen in het veld Extra. Dit kan zijn voor een bijdruk
met hetzelfde druknummer. Let op dat dit wellicht problemen kan opleveren met diverse
administratie systemen. Deze zullen misschien slechts kunnen registreren tot het
drukniveau.
Selecteer daarna het verplichte veld Druksoort. Dit staat standaard ingevuld op 'Eerste druk'
bij druk 1, en 'Ongewijzigde herdruk' bij drukken hoger dan 1.
Zoek daarna het verplichte veld Planningscenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als een
hoofdscenario is gekozen.
Daarna het verplichte veld Fiatscenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als een hoofdscenario is
gekozen.
En vervolgens het verplichte veld Calculatiescenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als een
hoofdscenario is gekozen.
Tenslotte het optionele veld Kenmerkscenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als een
hoofdscenario is gekozen. Let op: Alleen geldig voor een eerste druk!
Tijdens het toevoegen worden ook de diverse scenario's ingevuld in de planning, de

workflow (fiatrouting), calculatie en de kenmerken. De koppeling met de originele scenario's
blijft alleen bestaan door het opslaan van de links ernaar toe. PAC maakt een volledige
kopie van de scenario's. Wijzigingen naderhand in de calculaties, planningen, etc of in de
diverse scenario's beïnvloeden elkaar dus niet.
Het kenmerkscenario wordt alleen gebruikt bij het toevoegen van een eerste druk. Bij

Drukbeheer 157
herdrukken worden de kenmerken uit de vorige druk bij de uitgave gekopieerd.
Als u geen rollen op drukniveau hebt geplaatst, wordt nu uw uitgave toegevoegd. Als u wel rollen op
drukniveau hebt geplaatst krijgt u een scherm waar u rollen kunt koppelen aan de druk.
toevoegen als rol binnen de druk.

relaties.
Klik op voltooien.
bijbehorende rol.

Drukbeheer 159
Als u hierna op voltooien klikt wordt het projectscherm getoond van uw nieuwe druk.
8.4 Druk wijzigen

U kunt de druk wijzigen door te kiezen voor 6 Wijzigen in Projectbeheer:
Het ingevulde druknummer is nog te wijzigen naar een ander nummer. Dit geldt ook voor de
toevoeging. Ook de druksoort kunt u wijzigen indien deze niet juist is.
De verschijningsdatum wordt opgehaald uit de planning of de calculatie ter informatie. In de praktijk

zal het gebruik van de planningsdatum het meest praktisch zijn omdat het kan mee schuiven met de
activiteiten binnen de planning.
De oplage komt uit de calculatie en wordt hier ook ter informatie vermeld. Naast de oplage wordt nu
ook het totaal van de gerealiseerde afgeleverde aantallen (af binder/drukker) opgeteld en getoond.
Bij een afwijking groter dan 10% (+ of -) wordt het veld rood gemarkeerd. Het invullen van de
gerealiseerde aantallen is nu ook mogelijk door een Algemene instelling | Project | Reële oplage-
aflevering wijzigbaar aan te vinken. Daarvan worden onder het drukbeheer dus ook de totalen
weergegeven en de aflevermarge berekend.
Per tabblad komen vervolgens onderstaande zaken aan bod:

Memovelden in het tabblad Notities geven de notities weer van de druk en van notities in de
calculatie. Het laatste notitieblok is alleen wijzigbaar in de calculatie en is vermeld ter
informatie.
Fysieke kenmerken
Afleveradressen
Fiatteringen
Informatie over de oorspronkelijk gekozen scenario's
Aanbiedingstelling

Onderaan het tabblad ziet u een knop Verversen. HIermee kunt u de informatie op drukniveau
verversen, zodat wijzigingen van andere gebruikers direct kunnen worden weergegeven. Dit is vooral
handig in een fiatproces.
8.4.1 Relatierollen
U kunt aan een druk relatierollen toekennen in het tabblad rollen. Dit tabblad is alleen zichtbaar op
het moment dat er onder het rollenbeheer in de stamgegevens 516 is aangegeven dat er rollen zijn op
drukniveau.
rollen toevoegen aan de druk, of u kunt deze rollen verwijderen. U kunt hierbij kiezen uit de
relatierollen die zijn ingericht in de stamgegevens. In de stamgegevens zijn deze rollen bij het
drukniveau gekoppeld aan een bepaalde relatiecategorie en op basis hiervan wordt een lijst met
mogelijke relaties weergegeven.
te zien.
relatieverband.

Drukbeheer 161
project/uitgave/druk weergegeven in uw cockpit 19 .
8.4.2 Druk kenmerken

De fysieke kenmerken van de product kunnen ontzettend uiteen lopen. Het is vrijwel onmogelijk om
hiervoor een algemene deler te vinden voor de uitgeverijbranche. Daarom is binnen PAC een zeer
flexibel systeem ontworpen om toch te kunnen voldoen aan de vraag van het vastleggen van deze
gegevens. U kunt binnen PAC een onbeperkte hoeveelheid kenmerken vastleggen en per kenmerk
een ongelimiteerde lijst van keuze elementen. Binnen de calculatiemodule kunt u hiermee ook weer
diverse berekeningen uitvoeren, maar het gaat op dit moment te ver om daarover uit te wijden. Zie
kenmerkbeheer 595 voor meer details.
Het tabblad Kenmerken ziet er als volgt uit:
Zoals u ziet kunt u diverse reeds vastgelegde kenmerken invullen bij de druk. Daarachter kiest u per
kenmerk een element uit een lijst of u vult een vrije waarde in de kolom Ingevulde waarde in.
We willen Genaaid gebrocheerd kiezen bij het nog te selecteren kenmerk Afwerking.
Klik in de onderste regel (daar staat een sterretje) op de zoekvensterknop van Kenmerk. Het
volgende zoekvenster verschijnt:

Kies voor Afwerking (intern) en klik daarna op de knop Open

Klik vervolgens in het tabblad Kenmerken op de zoekvensterknop van Ingevulde waarde. Het
volgende venster verschijnt:

Drukbeheer 163
Kies voor Genaaid gebrocheerd en klik op de knop Open. Zie het volgende resultaat:
Het is mogelijk om een kenmerk met een relatie van een activiteit in de planning te koppelen ten
behoeve van het berekenen van leveranciersstaffels. Dit doet u middels de knop . Dit kan echter
alleen indien het kenmerk reeds vooraf is gekoppeld met een activiteit in Kenmerkbeheer 595 .
U kunt de koppeling per druk activeren en deactiveren. Tevens kunt u zien of bij de activiteit van een
actieve koppeling een leverancier is ingevuld.
Hoe wordt in de calculatie gerekend met een kenmerk:
Een niet aanwezige koppeling rekent met de algemene staffel of waarde:
Een gedeactiveerde koppeling rekent met de algemene staffel of waarde:
Een geactiveerde koppeling zonder leverancier rekent ook met de algemene staffel of
waarde

Een geactiveerde koppeling met een leverancier rekent met de staffel of waarde van die
leverancier
Bij gebruik van een kenmerktype Ja/Nee is dmv F5 of door te klikken op de

zoekvensterknop eenvoudig de instelling om te zetten van Ja naar Nee en omgekeerd:
8.4.3 Druk afleveradressen

De voorraad gereed product die bij de binder staat kan worden aangestuurd en gevolgd middels het
tabblad Afleveradressen. U vult hier de hoeveelheid stuks die naar elk magazijn/locatie/relatie moet
gaan per datum met een eventuele toelichting. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij de druk-/
bindopdracht zodat de binder weet waarheen de producten moeten worden gestuurd als ze klaar zijn:
Vul het aantal stuks in het veld Aantal in.

Selecteer de relatie met de zoekvensterknop van het veld Relatie. Het volledige afleveradres
verschijnt vervolgens automatisch in het veld ernaast.
keuzelijst te zien.

Drukbeheer 165
Vul de afleverdatum in het veld Datum in.

Geef een eventuele beschrijving of aanwijzing op in het veld Beschrijving/aanwijzing
Indien u gebruik maakt van de module PAC Onderhandenwerk worden bij de periodieke
import van gegevens uit de financiële administratie de werkelijke geleverde aantallen en de
leverdatum ingevuld in Geleverd aantal en Datum.
Met batchrun kunnen de geleverde aantallen kunnen vanuit de logistieke modules

automatisch worden bijgewerkt.
8.4.4 Onderhanden werk

De stand van het onderhanden werk kan worden benaderd en worden afgesloten via het tabblad
Onderhanden werk. Daar kunt u notities invullen (en deze worden ook automatisch aangevuld bij
belangrijke financiele wijzigingen na afsluiten) en de druk afsluiten als alle inkoopfacturen binnen
zijn. U ziet het volgende venster:
Dus als alle inkoopfacturen binnen zijn kunt u de druk afsluiten. Er wordt daarna een logboek
bijgehouden met wijzigingen:
De module PAC Onderhanden werk werkt samen met de module PAC Accountview om een
journaalpost te kunnen aanmaken van het afsluitsaldo. Deze journaalpost kan slechts één keer
worden gemaakt. Eventuele latere saldi ongelijk aan 0 (die naar verwachting niet voor moeten
komen bij goed gebruik) dienen handmatig te worden verwerkt in de boekhouding. Als het
afsluitsaldo is geboekt dan wordt deze later weer geimporteerd waardoor het zichtbare
afsluitsaldo nul wordt. Er gelden diverse voorwaarden mbt de inrichting om deze situatie te
kunnen toepassen. De afsluitpost wordt standaard geboekt met als boekdatum de afsluitdatum,
maar dit kan met selecties in de journaalpost export wat meer worden aangestuurd.

Een druk kan alleen worden afgesloten als alle fiatteringen zijn uitgevoerd.
8.4.5 Druk fiatteringen

Het status van de fiatteringen van een calculatie kan in het tabblad Fiatteringen worden opgevraagd:
Rechtsonder ziet u het Fiatlogboek waarin alle fiatteringen die zijn gedaan (en die nog moeten komen)
worden getoond. U kunt zien op welk moment wie (is een functie van een rol) mag fiatteren. Dan ziet
u vervolgens of het fiat reeds is uitgevoerd en door wie op welk tijdstip. Indien de calculatie is
afgekeurd, dan kunt u ook zien wanneer dat is gebeurd.
Met de knoppen Fiatteren en Afkeuren kunt u direct de gewenste acties uitvoeren.
Indien de huidige workflow niet toereikend is, kunt u het fiatscenario wijzigen middels de knop
Scenario wijzigen. Dit is echter alleen mogelijk bij een volledig ongefiatteerde druk ofwel de druk
bevindt zich aan het begin van de workflow.
Links daarvan, in de Status van de fiattering, ziet u welke stap actief is. Dit is altijd de eerste
ongefiatteerde stap in het fiatlogboek. U kunt ook zien op welk moment u op een leeg ISBN wordt
geattendeerd en op welk moment dit verplicht gevuld moet zijn. De Oplage-afzet controle geeft aan
dat het directievoorstel gelijk moet zijn de oplage en verkoopprijs in de calculatie. Zo weet het
management zeker dat ze akkoord geven op de juiste cijfers. Ten behoeve van de koppeling met
Bestmate of een ander financieel systeem is er een mogelijkheid om aan te geven op welk moment
de voorcalculatie mag worden geëxporteerd hier naar toe.
Tot slot staat bovenin de managementinformatie voor het accorderen van oplage en prijzen.
Afhankelijk van het overgenomen fiatscenario, de huidige stap en de gebruiker wordt het Commercieel
voorstel dan wel het Directievoorstel wijzigbaar. U bent dan in staat om op basis van de informatie in
de aanbiedingstelling en de calculatie een gedegen oplage en prijsvoorstel te doen. U kunt de knop
Calculatie overnemen dan wel comvoorstel overnemen gebruiken om de voorgaande gegevens
automatisch te laten invullen of een eigen waarde invullen. Hoe dan ook zal de fiat gerechtigde in de
fase vermeld bij Oplage-afzet controle bij stap deze gegevens in de calculatie dienen in te vullen anders
zal deze gebruiker niet kunnen fiatteren.
Met behulp van de power functie Doorfiatteren druk ondanks dat het niet voldoet aan een verplicht
kunt u probleem fiatroutings doorzetten.
ISBN of een com/dir voorstel

Drukbeheer 167
Meer informatie over de statussen vindt u bij het fiatscenario 546 .
8.4.6 Druk scenario's

In het tabblad Scenario's ziet u de eerder gekoppelde scenario's en het interne drukvolgnummer:
In dit tabblad kunt u niets wijzigen. Het weerspiegelt de scenario's die aanvankelijk zijn gekozen
tijdens het aanmaken van de druk of die later zijn gewijzigd in de diverse onderdelen van PAC.
U niet rechtstreeks een ander planningscenario koppelen aan een bestaande druk, maar
indirect kunt u in de planning een traject toevoegen uit een bestaand scenario. U kunt het
standaard planningscenario wijzigen onder stamgegevens 549 .
In de calculatie zelf is het calculatiescenario van een bestaande calculatie te wijzigen. Het
standaard calculatiescenario is te wijzigen onder stamgegevens 545 .
U kunt een ander fiatscenario toekennen aan de druk in het tabblad Fiatteringen 166 . Let er
op dat dit alleen kan als de druk nog geen fiat heeft.Het standaard fiatscenario kan worden
gewijzigd bij stamgegevens 546 .
Tot slot kunt u een ander kenmerkscenario toekennen aan de druk in het tabblad Kenmerken
161 . In uw gebruikersprofiel 522 kunt u tevens aangeven hoe er moeten worden omgegaan
met reeds aanwezige kenmerken. Het standaard kenmerkscenario kan worden gewijzigd bij
Kenmerkbeheer 595 .
Het interne volgnummer is een uniek nummer ter identificatie van de druk binnen PAC.
8.4.7 Druk aanbiedingstelling

Een belangrijke manier om de oplage goed te kunnen bepalen is door middel van het tellen van de
reeds behaalde aanbiedingsorders. Met PAC kunnen de klantbestellingen worden ingevoerd, maar
ook de in nota's worden geïmporteerd van het Centraal Boekhuis. Deze backorders, nog niet
uitgeleverde orders, kunnen worden geteld en per klantgroep worden vermeld, zie onderstaande
venster:

Bovenin staat een recapitulatie van de details die eronder zijn vermeld. Dit zijn de totalen en de
procentuele verschillen ten opzichte van de targets. Op deze manier is snel te zien wat de stand is.
Op detailniveau kunt u per klantgroep de targets voor de vertegenwoordigers invullen. Na de

verwerking van de orders of de import van de in nota's worden de tellingen opnieuw uitgevoerd.
De realisatie is in feite de telling van de werkelijke omzet. Deze kolom is op dit moment niet
geimplementeerd. Gerealiseerde omzet kunt u raadplegen in de module PAC Omzet 395 .
De kolom In Nota CB weerspiegelt de tellingen van de in notastanden van deze titel bij het Centraal
Boekhuis.
De kolom Uitgeverij geeft de tellingen weer van reeds ingevoerde, maar nog niet verwerkte orders
naar het Centraal Boekhuis.
Met de kolom Opschat. kunt u een nog te verwachten aantal aankomende orders invoeren, een
zogenoemde opschatting. In feite kunt u hiermee de stand optrekken naar het targetniveau, maar u
kunt uiteraard ook door voortschrijdend inzicht besluiten om de targets als te hoog te beschouwen en
een meer reële (fictieve) stand opbouwen.
De Stand geeft de optelling van de kolommen In Nota CB, Uitgeverij en Opschat. aan.
De vorige stand, de stand bij de voorlaatste import (Vorig st.), kunt u gebruiken om te zien wat de
verschillen zijn ten opzichte van de huidige tellingstand.
U kunt in de kolom Afspraken met korte codes aangeven wat voor afspraken met de klanten(groepen)
zijn gemaakt, zoals een centrale regeling e.d.
De kolom Afnemers geeft het aantal afnemers weer dat reeds een order heeft geplaatst waarvan de
telling dus voorkomt in de kolommen In nota CB of Uitgeverij. Zo kunt u bepalen of de orders van alle
afnemers van de groep reeds binnen zijn en of u dus nog orders te verwachten heeft.
Soms komt het voor dat u een vaste verkoopprijs met uw afnemers heeft afgesproken. In dat geval
kunt u de Afgesproken verkoopprijs invullen. Het management dient dan zorgvuldig om te gaan met het
vooraf wijzigen van de verkoopprijs alleen om het resultaat te verbeteren. Dit kan dan uiteraard niet
zonder meer gebeuren.
In het veld Laatste import ziet u de datum en tijd van waarop de laatste import en dus de laatste
telling heeft plaatsgevonden.
Tot slot kunt u algemene notities die betrekking hebben op de aanbiedingstelling invoeren in het
memoveld Aanbiedingsnotities.
Bij elke klant dient een klantgroep te zijn ingevuld om de In Nota's toe te kunnen wijzen

Drukbeheer 169
aan de klantgroep. Als een klant geen klantgroep heeft voor aanwezige in nota's dan wordt dit
op een lijst weergegeven tijdens het bijwerken van de aanbiedingstelling.
8.5 Druk verwijderen

U kunt drukken uit het systeem verwijderen om diverse redenen. Het geniet de voorkeur om
verouderde drukken niet te verwijderen maar te deactiveren 169 .
Indien u de druk wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om de druk te verwijderen. Het volgende bevestigingsvenster
wordt dan getoond:
Klik op Ja om de druk te verwijderen
De calculatie bij de druk mag niet reeds (deels) gefiatteerd zijn. In dat geval kunt u de druk
niet verwijderen. U dient dan eerst af te keuren tot aan het begin van de workflow:
8.6 Druk deactiveren

U kunt drukken uit het systeem verwijderen om diverse redenen. Het geniet de voorkeur om
verouderde drukken niet te verwijderen maar te deactiveren met behulp van de status.
Indien u de druk wilt deactiveren:

U hoeft de calculatie bij de druk niet af te keuren om te kunnen deactiveren.

Deel
IX
Onderhanden Werk 171
9 Onderhanden Werk
Met de module Onderhanden Werk bent u in staat om controles uit te voeren op ingekomen
inkoopfakturen, zoals bedragen en dubbele fakturen. Tevens kunt u dan zien hoeveel inkoopfakturen
u nog kunt verwachten.
De inkoopfakturen (inclusief inslagen per magazijn en een status om te zien of een project is
afgesloten) kunnen uit Bestmate worden geëxporteerd en geïmporteerd in PAC. Als u gebruik maakt
van een ander financieel programma dan kunnen wij (na afstemming) een koppeling maken tussen
dit programma en PAC, voor het creëren van de Onderhanden Werk rapportages.
In de PAC Onderhanden Werk module krijgt u een perfecte rapportage op detailniveau met tevens de
voorcalculatorische en nacalculatorische kostprijs. De rapportage kan op meerdere ingangen worden
getoond, zoals fonds, fondsmanager, ISBN, met diverse sorteringsmogelijkheden. Ook worden de
verwachte en gerealiseerde inslagen vermeld. In het onderhanden werk rapport wordt onderin het
calculatiemoment getoond en de fiatinformatie van laatst gefiatteerde stap met persoon en datum/
tijd.
Het doel van de Onderhanden werk rapportage is controle op dubbele fakturen, controle dat alle
fakturen zijn ontvangen en controle voor het afsluiten van het project en accorderen van eventuele
verschillen.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een Onderhanden werk rapportage (te vinden onder Standaard
overzichten | Administratie; of direct uit projectbeheer: keuzelijst onder het drukoverzicht met optie
Onderhandenwerk en vervolgens de knop Afdrukken):

In het onderhandenwerk rapport wordt in de kolom Naam de naam van de crediteur ingevuld en als
deze leeg is, dan de omschrijving van de originele inkoopfaktuurboeking.
De verschillen kunnen middels een afsluitsaldo automatisch worden geboekt in de financiele

administratie 430 indien u de beschikking heeft over deze koppeling.
9.1 Onderhanden werk totaallijst

Vanuit het projectselectievenster in Hoofdmenu | Projecten | Projecten selecteren kunt u op het instelbare
niveau Druk ook een totaallijst genereren van de titels die onderhanden zijn. U kunt uw selectie
bijvoorbeeld uit een Excelbestand importeren. De lijst selecteert u onderin en heet Onderhanden
werk totaallijst (uit buffer) en ziet er als volgt uit:

9.2 Onderhanden werk detaillijst

Vanuit het projectselectievenster in Hoofdmenu | Projecten | Projecten selecteren kunt u op het instelbare
niveau Druk ook een detaillijst genereren van de titels met voor- en nacalculatiedetails die
onderhanden zijn. U kunt uw selectie bijvoorbeeld uit een Excelbestand importeren. De lijst selecteert
u onderin en heet Onderhanden werk detaillijst (uit buffer) en ziet er als volgt uit:
Per kostensoort ziet u hier in de kolommen KostenVoorCalc en KostenNaCalc de details per kostensoort
en ziet u welke inkoopfacturen u nog kunt verwachten (match tussen verwacht en behaald). Ook kunt
u op deze manier dubbele facturen ontdekken. De overige kolommen zijn totaalkolommen zodat u
overzicht houdt op de afsluiting van het project/druk. Deze totalen sluiten aan met het totaal van de
lijst Onderhanden werk totaallijst (uit buffer).

Deel
X
Calculaties 175
10 Calculaties
10.1 Inleiding
Om een goede afweging te maken voor het uitgeven van een boek, tijdschrift, website e.d., dient een
goede begroting te kunnen worden gemaakt met een minimum aan inspanning zodat snel diverse
varianten kunnen worden doorgerekend. PAC biedt hiervoor uitgebreide mogelijkheden en geeft de
uitgeverij een grote verscheidenheid aan gereedschappen om zeer flexibel hiermee om te gaan.
Zo kan een ongelimiteerde hoeveelheid rekenregels worden aangemaakt met diverse standaard
rekenfuncties gelijkwaardig aan Excel. Het biedt de mogelijkheid om diverse leveranciersstaffels in te
voeren en te gebruiken op basis van staffeltreden. Zelfs twee-dimensionale staffels worden
ondersteund. Het beheer hiervan gebeurt in een Excel-achtige omgeving met rijen, kolommen en
cellen. Het betreft de interne en externe kosten, veelal directe kosten.
Het basismodel rekenregels biedt uiteraard teveel mogelijkheden bij het opvoeren van één enkel
product. Daarom kunt u bovenop dit model scenario's inrichten voor elk type product dat u voert.
Daarin kan dan alleen de benodigde set aan rekenregels worden gekozen en eventueel alvast met
standaard waarden worden gevuld.
Tevens kunnen deze scenario's diverse oplagen, rendementcomponenten (indirecte kosten) en

verkoopsoorten (kanalen) bevatten met voor elk een soort norm waarde in overeenstemming met
gelijkwaardige producten.
Tijdens het toevoegen van de druk wordt een scenario gekozen en worden de ingevulde waarden
gecopieerd naar de calculatie en kan het calculeren beginnen. Het calculeren bestaat uit het wijzigen
van belangrijke kenmerken en componenten waardoor de rekenregels tot een gedegen kostprijs en
rendement komen.
Een calculatie kan op een zeker moment worden gefiatteerd. Dit wordt beheerd door de workflow
ofwel de fiatrouting. Dan wordt afhankelijk van de fase een kopie gemaakt van de calculatie zodat
een historie ontstaat. Zo kan een indeling als conceptfase, voorcalculatie, definitieve calculatie en
eindcalculatie ontstaan, maar dit is slechts een voorbeeld. De uitgeverij is vrij om eigen workflows,
via diverse fiatscenario's, te maken.
10.2 Calculatie invoeren

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een calculatie zou kunnen invoeren. Dit is echter geen
wetmatigheid. Het gebruik hangt af van het type product, de fase waarin het zich bevindt en
natuurlijk de gebruiker die het systeem gebruikt.
U kunt de calculatie openen door te klikken op de knop 9 Calculatie in het Projectbeheer.
Een voorbeeld van het calculatievenster zou er als volgt kunnen uitzien:

Het calculatievenster bestaat uit de onderdelen:

Het linker deel bestaat uit enkele algemene stuurwaarden 176 die van grote invloed zijn op
ondermeer druk- en bindkosten. Daaronder worden de kosten berekend bij diverse oplagen.
Verschillende, niet lineaire kosten kunnen daar worden vastgelegd, waaronder dus ook
druk- en bindkosten. Vervolgens wordt een kort overzicht getoond van totale kosten en
prijs.
Het rechter deel bestaat uit diverse tabbladen met kosten (maximaal vier tabbladen),
kenmerken (zoals in de druk), Recapitulatie van subtotalen van kosten, Omzetprognose en
Afzetverdeling naar jaren, maanden of weken.
Actieknoppen in het onderste deel
10.2.1 Calculatie algemene stuurwaarden

U kunt middels enkele algemene stuurwaarden snel het grootste deel van de kosten berekenen, te
weten de druk- en bindkosten. Deze kosten worden vaak met staffels van drukkerijen berekend aan
de hand van Verschijningsvorm, formaat, papiersoort, oplage en omvang. Zie het onderstaande
venster voor enkele details:

Calculaties 177
U kunt bovenin de verschijningsdatum invullen. Later kunt u gebruik maken van de planning om deze
automatisch te laten opschuiven.
Vervolgens wordt het eerder gekozen en ingevulde scenario getoond. U kunt dit uiteraard nog
wijzigen, maar dan verliest u alle gegevens die op dat moment in de calculatie staan.
De verschijningsvorm, het formaat en de papiersoort kunt u wijzigen met de zoekvensterknoppen. U

kunt nog enkele korte notities invullen bij deze zaken indien dat nodig is.
Vervolgens kunt u gebruik maken van diverse variaties in de oplage om de impact op de kosten snel
te kunnen zien. U kunt de hoofdoplage, de oplage waarover de kostprijs per stuk wordt gerekend,
instellen met de knop Instellen. U kunt de druk- en bindkosten opvragen voor de diverse leveranciers
door te klikken op de knop Opvragen. Het onderstaande venster zal verschijnen:

U kunt dan uw keuze maken door een regel te selecteren en op de knop Selecteren te klikken. De
kosten worden dan opnieuw berekend. Tevens wordt de huidige staffel als standaard in de calculatie
ingevuld en worden wijzigingen in de oplage en omvang over deze staffel berekend en ingevuld. U
kunt ervoor zorgen dat dit laatste automatisch gebeurt door het aankruisvakje Auto aan te vinken. Als
dit uit staat zult u handmatig de knop Berekenen moeten aanklikken om de nieuwe druk- en
bindkosten te berekenen.
Belangrijke kostenkengetallen ten behoeve van het observeren van de impact van een
kostenwijziging in de naastliggende kostentabbladen kunt u vinden in het volgende deel van het
venster:
Dit is tevens de plek om de PW ofwel Verkoopprijs inclusief BTW in te vullen.
Daaronder heeft u de mogelijkheid om Notities in te vullen over de calculatie algemeen of over

kostencomponenten in het bijzonder. Denk dan aan het verbijzonderen van weinig voorkomende
kosten in een veld Overige kosten.
10.2.2 Calculatie kosten

De kosten van het product kunnen over maximaal vier tabbladen 602 worden verdeeld:
In het bovengenoemde voorbeeld zijn de tabbladen 1 Kosten, 2 Interne kosten, 3 Externe kosten en
4 Tussenresultaten in gebruik. Per tabblad kunt u vervolgens acht groepen met componenten 603
definiëren.

Calculaties 179
Hieronder ziet u een voorbeeld van de inhoud van zo'n tabblad:
Uitleg van de diverse velden
Zoals u kunt zien zijn er invulvelden en aankruisvakjes. In de invulvelden kunt u waarden

zoals aantallen, percentages en bedragen kwijt. Met het aankruisvakje, vastgezet, zet u
waarden vast op het ingevulde bedrag. De automatische calculatie kan dan deze waarde
niet meer wijzigen.
Tevens ziet u kostenvelden in diverse kleuren. Deze hebben de volgende betekenis:
Wit : wijzigbaar
Geel : niet wijzigbaar: subtotalen, tussenresultaten en bij niet voldoende rechten*
Roze : een berekend veld: dit is alleen wijzigbaar bij voldoende rechten*
Ook ziet u de omschrijvingen van de kostensoorten met soms een afwijkende
achtergrondkleur. Deze hebben de volgende betekenis:
Geel : subtotalen
Roze : (sub)kopje. Dit wordt gebruikt om een extra (sub)groepering binnen de
componentgroep aan te brengen.
De overige componenten hebben geen afwijkende achtergrondkleur.
* Deze rechten hebben betrekking op de fiatrouting, de huidige stap daarbinnen en de

gebruikers (rollen) die daarbij zijn gedefinieerd.

Navigeren naar of tussen de velden
Klik op een veld dat u wilt wijzigen.

Druk op TAB om naar het volgende veld te gaan.
Druk op SHIFT + TAB om naar een vorig veld te gaan.
Wijzigen van velden
Vul een aantal of bedrag in het veld in dat u wilt wijzigen.

Klik op het vinkje bij vastgezet om een waarde vast te zetten of los te maken. Een berekend
veld dat is vastgezet rekent niet meer door. De ingevulde waarde (eventueel door de
gebruiker) blijft dan staan.
10.2.3 Calculatie kenmerken

Het wijzigen van de kenmerken geschiedt op dezelfde wijze als in Druk Kenmerken 161 .
Het is in de calculatie als apart tabblad opgenomen zodat de kenmerken die de kosten beïnvloeden
direct kunnen worden gewijzigd.
Het wijzigen van een kenmerk heeft niet direct tot gevolg dat de kosten worden
doorgerekend. U dient hiervoor eerst op de knop Herrekenen in de calculatie te klikken.
10.2.4 Calculatie recapitulatie

Het tabblad recapitulatie geeft alle subtotalen en totalen weer die in de calculatie zijn gedefinieerd.
Zo kunt u snel een inzicht krijgen in de kosten per groep zonder dat u alle groepen hoeft langs te
lopen. Hieronder ziet u een voorbeeldvenster:
U kunt geen wijzigingen aanbrengen in deze subtotalen.
10.2.5 Calculatie omzet en rendement

Om een juiste rendementsverhouding tussen kosten en opbrengsten te bewerkstelligen kunt u what-if
verkopen invoeren.
Wat gebeurt er met het rendement als we 2200 stuks per aanbieding verkopen met een
prijs van € 7,50? Het resultaat ziet u hieronder:

Calculaties 181
Het venster is opgedeeld uit:
Btw- en royaltypercentages
Hier wordt het lage en het hoge btw percentage vermeld en kunt u zelf aangeven wat
de verdelingen is tussen deze twee. Over het algemeen zal dit 100% laag zijn, maar
het kan natuurlijk voorkomen dat u een CD uitgeeft (19%) of een boek met CD (vaak
10-12%).
Het Royaltypercentage kan een vast percentage zijn, maar ook een staffel, een prijs per
stuk of diverse percentages per verkoopsoort. Ook kunnen twee of meer contracten
aanwezig zijn: een auteurscontract en een vertalerscontract. Deze contracten lopen dan
over de totale uitgave wat vooral bij een staffel van belang is. Zijn namelijk in de
voorgaande druk al 3000 exemplaren verkocht, dan kan dat gevolgen hebben voor de
instap in de trede voor deze calculatie. Zie voor meer informatie het royaltycontract bij
uitgavebeheer 149 .
Afzet per verkoopsoort met bruto tot bijdrage berekening
U kunt een lijst met verkoopsoorten (kanalen) invoeren voor de afzet. Dit is standaard
overgenomen uit het scenario dat u heeft gekozen bij het maken van een druk. U vult
vervolgens het aantal stuks in bij Afzet, past eventueel het Korting %
(boekhandelskorting) aan en PAC rekent de bruto bijdrage uit. U kunt dan ook gebruik
maken van Afzet vp (afzet vorige perioden) om de trede in de royaltystaffel te bepalen.
Het vermelde aantal wordt overgenomen uit de Afzet + Afzet vp van de calculatie uit de
vorige druk.
Sommige verkoopsoorten kunnen zijn ingesteld met Invoer bruto aangevinkt bij
verkoopsoorten 606 . Bij deze verkoopsoorten vult u het (bruto) bedrag in en niet de

afzet. Zo zal de kostprijs dus niet worden doorbelast, maar kan eventueel het royalty
wel worden toegewezen indien u gebruik maakt van een vast percentage. Bij gebruik
van een royaltycontract wordt dit niet toegewezen.
Indien de algemene instelling 487 Verkopen direct wijzigbaar uitstaat dan kunt u de afzet
en bedragen alleen invullen in het tabblad Afzet-periode verdeling en niet in dit venster.
Afhankelijk van deze instelling wordt dan het relevante tabblad wel of niet
weergegeven!
De algemene instelling 487 Verkopen sommeren tot oplage zorgt ervoor dat de ingevoerde
afzet plus presenten worden opgeteld en ingevuld in de hoofdoplage. Zo hoeft u niet
iedere keer de oplage te wijzigen indien u een andere verkoopprognose invoert.
Afzet en oplage vergelijking
In het linker venster kunt u de Hoofdoplage invoeren. Dit vindt u hier terug en ziet u het
verschil tussen de ingevoerde Afzet en de Oplage. Dit dient uiteraard nul te zijn voor een
goede vergelijking. Desnoods voert u een verkoopsoort met 100% korting in, zoals
ramsj. U bent vrij om een Onverdeelde voorraad te houden, maar u kunt dit ook
automatisch toewijzen aan een door u te definiëren verkoopsoort 487 .
Kengetallen voor het management
PAC geeft op dit moment twee kengetallen weer voor beoordeling door het
management: Break-even afzet en Mark-up.
De break-even afzet wordt bepaald door de totale kosten gedeeld door de stuksprijs van
de Netto omzet minus de Royalties. In formulevorm:
KostenTotaal/((NettoExcl-Royalties)/Afzet)
De Mark-up kan alleen worden berekend indien gebruik wordt gemaakt van een vast
royaltypercentage. Het wordt bepaald door verkoopprijs ex btw gedeeld door kostprijs
per stuk plus royalty per stuk over de verkoopprijs ex btw. In formulevorm:
PWExcl/(Kostprijs+(PWExcl*RoyaltyPercentage))
Bruto omzet en directe kosten met percentuele verdeling
Dit is de Bruto naar Netto naar Bruto bijdrage berekening. Van Bruto naar Netto staan de
percentages ten opzichte van Bruto. De Kostprijs omzet , Royalty en Bruto bijdrage zijn
relatief vermeld ten opzichte van Netto. Deze percentages zijn resultaten van de
bedragen uit de afzet van verkoopsoorten.
Bruto bijdrage en indirecte kosten met percentuele verdeling
Vervolgens wordt geheel rechts bruto bijdrage verminderd met de indirecte kosten.
Deze rendementcomponenten kunnen vrij worden beheerd in stamgegevensbeheer 605 .
Uit het scenario worden de standaard percentages overgenomen, maar deze kunt u
voor deze calculatie wijzigen indien nodig. Alle genoemde percentages zijn ten opzichte
van Netto.
Bijdrage rendement
De bijdrage aan het rendement van het fonds wordt weergegeven in het bedrag alsook
in een percentage ten opzichte van Netto. Dit percentage is ook een kengetal en op
basis hiervan worden vaak beslissingen genomen door het management.

Calculaties 183
Indien u verkoopsoorten wilt toevoegen dan klikt u op de knop Verkoop toevoegen. Mocht u een
bepaalde verkoopsoort willen verwijderen dan kunt u klikken op Verkoop verwijderen.
10.2.6 Calculatie afzetperiodeverdeling

De ingevoerde afzet en omzet per verkoopsoort in het tabblad Omzet 180 kan worden verdeeld naar
perioden. Vaak zult u gebruik maken van jaren, maar ook maanden of weken is mogelijk. Deze
verdeling werkt ook de andere kant op: als de aantallen voor een verkoopsoort opgeteld anders zijn
dan het totaal, dan wordt het totaal hierop aangepast. Zie hieronder het venster:
In het bovenste venster Periodeverdeling afzet kunt u de verkoopsoorten wijzigen waarvan de

aantallen ingevoerd dienen te worden. Deze kunt u per aangegeven periode invoeren in gehele
getallen.
In het onderste venster Periodeverdeling omzet voert u eventuele opbrengsten in (bruto) bedragen in
met twee cijfers achter de komma. Ook deze kunt u per aangegeven periode invoeren.
Met behulp van de algemene instelling 487 Verkopen sommeren tot oplage kunt u de ingevoerde
aantallen direct laten optellen tot de gewenste oplage.
10.2.7 Calculatie belangrijke acties

In de knoppenbalk onderin de calculatie heeft u diverse mogelijkheden om acties uit te voeren:
Zo kunt u met de knop Afdrukken direct een overzicht afdrukken. Het type overzicht kunt u in de
keuzelijst wijzigen.
Met de knop Verwijderen verwijdert u de calculatie uit PAC. Dit kan echter alleen, net als bij de druk,

als de calculatie zich aan het begin van de workflow bevindt, dus geen fiatteringen heeft.
Het royaltycontract van de uitgave 149 kunt u oproepen met de knop Royaltycontract.
U kunt de calculatie ook direct Fiatteren of Teruggeven (afkeuren) met de betreffende knoppen. Vaak
zal hierdoor de calculatie op slot zijn, want het zal niet vaak voorkomen dat dezelfde persoon ook
verantwoordelijk is in de volgende fase.
De knop Herrekenen zult u vaak gebruiken, omdat sommige wijzigingen niet direct in de calculatie
zullen worden doorgevoerd. Het geeft ook meer het gevoel dat alles tot op het laatste moment is
bijgewerkt als deze knop wordt gebruikt.
Het kan heel goed voorkomen dat blijkt dat het gekozen scenario één of meer componenten niet
standaard heeft opgenomen die u op dit moment wel wilt gebruiken. Dan kunt u het component
toevoegen uit het basismodel met de knop Comp. toevoegen. Als u zeker weet dat u een component
niet gaat gebruiken voor een calculatie dan bent u in staat om het te verwijderen uit het venster met
de knop Comp. verwijderen. Teveel informatie is desinformatie.
10.3 Calculatie historie

Soms zult u geïnteresseerd zijn in calculaties van vorige fasen, zoals de cijfers van de conceptfase,
voorcalculatiefase of productiefase. Het kan zijn dat u zich afvraagt waarom een component zo
drastisch is gewijzigd ten opzichte van een voorgaande fase of overleg, dus, wat is er gebeurd?
U kunt dan de historie van calculaties opvragen in het projectbeheer met de knop Calc. historie:
Het volgende keuzevenster zal dan verschijnen:
Selecteer de juiste fase en klik op de knop Selecteren
De calculatie van die fase zal dan in alleen-lezen modus worden geopend. Als de verantwoordelijken
de juiste notities hebben ingevuld, kunt u erachter komen waarom een component zo dramatisch in
prijs of aantal is gewijzigd. Het hoe en waarom zal in dit geval dus altijd een mensenkwestie blijven.
10.4 Calculatiemodelbeheer
Met deze module kunt u de rekenregels van het calculatiemodel vastleggen, dus hiermee de
interactie van kostencomponenten op elkaar.

Calculaties 185
U kunt calculatiemodelbeheer vinden via Hoofdmenu | Stamgegevens | Basismodelbeheer (onder het

kopje calculatie)
In het calculatiemodelbeheerscherm kunnen erg veel veranderingen worden doorgevoerd. Let wel op
dat dit een belangrijke systeemfunctie is. Het wordt aangeraden om alleen wjzigingen door te voeren
in het calculatiemodelbeheer als er geen andere gebruikers met PAC aan het werken zijn.
Omdat dit een zeer complexe module is kunt u deze het beste door een consultant van Verkaart laten
inrichten. Om een idee te krijgen van de mogelijkheden van deze module wordt hier een overzicht
van de belangrijkste velden gegeven.
Vul een duidelijke (statische) Omschrijving in voor het component.

Vul een Label in voor het component zoals dat in de vensters zal worden getoond.
Vul een duidelijke Interne naam in om naar te refereren in de berekeningen.
Kies een Type veld zoals Valuta, Percentage of Getal zonder decimaal
Kies de componentgroep 603 waarin het component dient te komen in de calculatie. Het
groepnummer wordt daarachter getoond als Gr.nr. Tevens wordt de volgorde van de groep
getoond in Gr.vlg.
Vervolgens kunt u de Volgorde invullen zoals dit component wordt gesorteerd binnen de
groep.
Met het veld Rechten geeft u aan wie gerechtigd is om dit veld te wijzigen. Bit 0 (0/1) geeft
aan dat het om een redactieveld gaat. Bit 1 (0/2) geeft aan dat het om een productieveld
gaat. Als het dus om alleen een redactieveld gaat staat er 1. Als het alleen om een
productieveld gaat staat er 2. Als het een veld is dat zowel een redactieveld als
productieveld is dan staat er 3. Zie fiatteringscenario 546 voor het instellen van de rechten
hierop.
Het veld Status wordt niet gebruikt.
Met het veld Invulbaar geeft u aan dat een gebruiker het calculatiecomponent kan wijzigen/
invullen bij voldoende rechten.
Door een vinkje te zetten in Kop kunt u een (sub)groep maken binnen de componentgroep.
Deze kop wordt dan in een andere, opvallende kleur weergegeven in de calculatie. Op deze
manier kan de gebruiker zien dat een groepje met gelijksoortige componenten begint.
Met een vinkje in Subtotaal geeft u aan dat het een berekening betreft die andere kosten

optelt en zodoende ook in een andere kleur wordt weergegeven. Tevens wordt dit veld dan
vermeld in het tabblad Recapitulatie in de calculatie.
Met het veld Berekening geeft u aan dat er een berekening volgt in het veld Berekeningswijze.
Een berekend veld wordt in roze weergegeven (bij voldoende rechten). Een niet berekend
veld, dat toch invulbaar is, wordt met een witte achtergrond weergegeven.
Het veld Systeem wordt niet gebruikt.
In het veld Berekeningswijze kunt u de complexe berekeningen invullen. Optellen, aftrekken,
delen, vermenigvuldigen, machtsverheffen en alle ondersteunde functies. Gebruik de ronde
haakjes ( en ) zoveel mogelijk in de gevallen waarin het niet duidelijk is of de regel Meneer
Van Dalen Wacht Op Antwoord gaat worden gevolgd. Ook kan het soms voor de
leesbaarheid beter zijn om wat meer ronde haakjes te gebruiken. Het maakt voor de
snelheid van de berekeningen vrijwel niets uit.
Met het veld naar Calc en Veldnaam kunt u bereiken dat een berekende waarde automatisch
in een veld van de tabel Calculatie wordt gezet.
Dit mag u alleen gebruiken indien u precies weet waar u mee bezig bent. U kunt
hiermee namelijk de database volledig corrupt maken!
Het veld Berekeningswijze intern is de gecompileerde versie van Berekeningswijze. Dit wordt gebruikt
om de werkelijke berekeningen uit te voeren. Dit kunt u niet zelf invoeren.
Vlak onder dit venster staat een statusvenster die de compileerstatus aangeeft tijdens en na het
compileren.
Daaronder is een actievenster met achtereenvolgens:

Beschikbare functies en invoegen
Uitgebreid toevoegen van nieuwe componenten
Sorteren
Compileren
U kunt een functie invoegen door de naam gewoon in te vullen in de berekeningswijze of

door de functie te selecteren uit de Beschikbare functies en te klikken op de knop Functie
invoegen. Daarbij wordt automatisch een hekje (#) voor de functie ingevoegd voor de
herkenbaarheid. U kunt met het vinkje bij Functies in kapitalen ervoor zorgen dat de in te
voegen functie volledig in kapitalen komt te staan, ook weer voor het vergroten van de
leesbaarheid indien u dat prettig vindt.
U kunt tijdens het toevoegen van componenten ook kiezen om een automatisch een
volgorde te genereren per componentgroep. Vink daartoe het vakje Automatische volgorde
per componentgroep aan.
Een drie-eenheid van componenten, zoals aantal, prijs en bedrag, kan in één keer worden
toegevoegd. Dit kunt u bereiken door het vullen van de volgende velden:
Aantal, eenheidsprijs en bedrag veld
aantal oms
eenheid oms
volgorde
en tevens de daaronder liggende velden voor de componentgroep(en) waarin deze moeten
komen.
Klik vervolgens op de knop Genereren. Dan zullen deze velden met tevens een
berekening in het bedrag worden aangemaakt.
De knop Totaal maken wordt op dit moment niet gebruikt.
U kunt de componenten sorteren op andere ingangen dan de standaard volgorde door een
keuze te maken in het veld Sortering.
Als u alle wijzigingen in de componenten heeft doorgevoerd, kunt u de componenten

Calculaties 187
compileren met behulp van de knop Compileren. Als er compileerfouten plaatsvinden dan
worden deze in het statusvenster weergegeven onder de componenten. Alles in orde is
wordt alleen de tekst Compilatie gereed weergegeven.
Nog enkele regels waaraan het model is gebonden:

U dient de functies altijd af te sluiten met een ronde haak sluiten: )
Deze functies dient u altijd vooraf te laten gaan van een hekje: #
Indien u verwijst naar componenten in het calculatiemodel dan gebruikt u daarvoor rechte
haken: [ en ] Daartussen zet u de interne naam van de component.
Indien u verwijst naar kenmerken van het product (drukkenmerken) dan gebruikt u de letter
K en accolades: K, { en } Daartussen zet u de code van het kenmerk.
10.5 Drukstaffels
U hebt uitgebreide mogelijkheden om tijdens het calculeren de drukkerij te kiezen door gebruik te
maken van drukstaffels. U krijgt van de drukkerij standaard documenten met de staffels in Excel.
Hiermee kunt u tijdens invoer van de calculatie bijvoorbeeld de goedkoopste drukkerij kiezen bij de
gekozen combinatie van verschijningsvorm, formaat, papiersoort, oplage en omvang.
In de volgende pagina's vindt u meer informatie over:

Het importeren van drukstaffelgegevens in PAC
Het opvragen van de drukstaffels in de calculatie
Drukstaffels koppelen
10.5.1 Drukstaffels importeren

Om de gegevens van de drukstaffels van de verschillende drukkers te kunnen gebruiken dient u deze
eerst te importeren. Dit doet u bij Communicatie | Drukkerijstaffels | Drukstaffelbeheer. Als u hierop
klikt krijgt u het zoekscherm Zoeken DrukStaffel te zien.
Selecteer een bestaande staffel en klik op Open om de staffel te bekijken

Klik op Nieuw om een nieuwe staffel toe te voegen
10.5.1.1 Drukstaffel toevoegen
U kunt een nieuwe drukstaffel toevoegen door
Op nieuw te klikken in het zoekscherm Zoeken Drukstaffel.

In een al geopened drukstaffelscherm op Toevoegen te klikken
Als u dit doet verschijnt het volgende scherm:

Vul een omschrijving in voor de drukstaffel

Selecteer de drukkerij door op het zoekpictogram te klikken
Selecteer de papiersoort door op het zoekpictogram te klikken
Selecteer de verschijningsvorm door op het zoekpictogram te klikken
Selecteer het formaat door op het zoekpictogram te klikken
Klik vervolgens op toevoegen
Een overzichtscherm van de drukstaffels wordt nu geopend, zodat u nadere details kan invullen
10.5.1.2 Drukstaffel wijzigen
Als u in het zoekscherm een drukstaffel selecteert of nadat u een nieuwe drukstaffel hebt
aangemaakt komt u in het scherm waar u de gegevens van de drukstaffel kunt wijzigen. Dit scherm
ziet er als volgt uit:

Calculaties 189
In dit scherm kunt u de verplichte gegevens die u bij het aanmaken van de staffel heeft
ingevuld (Omschrijving, Drukkerij, Papiersoort, Verschijningsvorm en Formaat) wijzigen.
In het veld bestandsmap kunt u de map aangeven waarin de drukstaffel die u van de
uitgeverij heeft gekregen heeft geplaatst. U kunt dit direct intikken in het veld of op het
zoekpictogram klikken en dit via een verkenner selecteren.
In het veld bestandsnaam kunt u de naam aangeven van de drukstaffel. Ook deze kunt u
direct invullen of selecteren dmv het zoekpictogram.
Het drukstaffel bestand kan bestaan uit meerdere tabbladen. Daarom kan bij het veld
werkbladnaam het juiste tabblad worden geselecteerd. Ook deze kunt u direct invullen of
selecteren dmv het zoekpictogram.
In een drukstaffel staat veelal nog andere informatie naast de tabel met oplage en omvang. Om te
zorgen dat PAC alleen de juiste gegevens inleest moet in het drukstaffel bestand een starten
stopkenmerk worden aangegeven. het startkenmerk dient te worden geplaatst in de linkerbovenhoek
van de tabel, het stopkenmerk moet zowel aan het einde van de rij oplage als de kolom omvang
worden toegevoegd. Dit ziet er dus als volgt uit

Vul de tekens die u als starten stopkenmerk hebt gebruikt in in de velden Startkenmerk en
Stopkenmerk.
Als er meeroplage of meeromvang in het staffelbestand zijn opgenomen dient u hiervoor ook
een teken toe te voegen. Voeg dit teken in op de plaats waar een meer omvang/oplage
staat en zorg ervoor dat in dit veld verder alleen een getal wordt weergegeven.
Voeg rechts in het veld autorisatie van uitgeverijen de uitgeverijen toe welke toegang nodig
hebben tot deze staffels. Door het uitvinken van een uitgeverij kunt u het recht tot de
staffels alsnog ontzeggen.
In situaties kan het voorkomen dat een uitgeverij voor een andere uitgeverij het beheer van
de drukstaffels voor z'n rekening neemt. Met behulp van rechten kunnen dan sommige
staffels wel en andere niet zichtbaar worden gemaakt voor de andere uitgeverij. Dit kan nu
ook voor uitgeverijen die niet vallen binnen hetzelfde concern. U doet dit middels de knop
toevoegen uitgeverij.
Importdatum geeft de datum weer waarop de staffel is geimporteerd.

Het importeren van de staffel gebeurd door het klikken op de knop Importeren Staffel. Pac
zal nu de staffel importeren. Als er een fout is opgestreden zal PAC dit weergeven in het
scherm Import Logboek.
Met de knop Importeren Drukkerij importeert u alle staffels van deze drukkerij.
Met de knop Importeren Alles importeert u alle staffels.
Met de knop Overnemen van bestaande kunt u data overnemen van een al in PAC bestaande
staffel. Dit kan tijd schelen als u veel vergelijkbare staffels moet invoeren.
10.5.1.3 Drukstaffels koppelen
De gegevens van die u invoert ten behoeve van het opgeven van een staffel staan los van de overige
gegevens in PAC. Zij zijn opgenomen in een aparte database, drukdata.mdb.
De reden hiervoor is dat dit het centraal beheren van staffels mogelijk maakt. Als uw bedrijf uit
meerdere uitgeverijen is opgebouwd, kan één van de uitgeverijen zorg dragen voor de import van
staffels en hoeft dit niet voor iedere uitgeverij te worden herhaald.
Door het los plaatsen van de staffelgegevens moeten in de administratie van een uitgeverij de
staffelgegevens over formaat, papiersoort etc. aan de al in PAC bestaande gegevens worden
gekoppeld. Hieronder een schematische weergave hiervan.

Calculaties 191
Er moet op vier plaatsen koppelingen worden geplaatst:
1. Formaat (in de stamgegevens, koppelen aan Staffelformaat)

2. Papiersoort (in de stamgegevens, koppelen aan Staffelpapiersoort)
3. Verschijningsvorm (in de stamgegevens, koppelen aan StaffevVerschijningsvorm)
4. De relatie Drukkerij (in het relatiebeheer (tabblad inkoop), koppelen aan een Staffeldrukkerij)
Als deze koppelingen correct zijn ingevoerd, zullen vanuit de calculatie de juiste drukstaffels worden
opgevraagd 191 .
10.5.2 Drukstaffels opvragen

In het calculatiescherm kunt u met de module drukstaffels de relevante gegevens uit de drukstaffels
van verschillende uitgeverijen opvragen. Dit doet u door in de het calculatiescherm op de knop
opvragen te drukken (links, onder het oplage overzicht):

Als u dit heeft gedaan verschijnt het volgende scherm:
In dit scherm ziet u een overzicht van de drukkerijen die een boek met de betreffende eigenschappen
kan drukken. Vervolgens ziet u rechts in beeld een overzicht van de kosten bij verschillende oplages.
De gegevens van de goedkoopste drukkerij zijn gemarkeerd in het groen, die van de duurste in het
rood.
Op basis van dit overzicht kunt u snel en simpel de meest geschikte drukkerij selecteren om uw
opdracht naar te zenden.
10.6 Financiële Export

PAC richt zich vooral op de bedrijfsspecifieke processen van de uitgeverij. Daarnaast kent u uiteraard
de ondersteunende diensten zoals de financiële administratie. Onze strategie richt zich op het
integreren van PAC met de bestaande financiële software. Wij hebben besloten geen financiële
software te bouwen daar er voldoende goede producten op de markt aanwezig zijn. Op dit moment
bieden wij reeds een gebouwde koppeling met Bestmate.
Deze Bestmatekoppeling geeft de in PAC geregistreerde projecten calculatiegegevens door aan

Bestmate. De koppeling werkt met het zogenoemde 'Store and foreward' principe. Dit betekent dat
PAC een bestand aanmaakt met de relevante gegevens. Bestmate zal dit bestand (handmatig of

Calculaties 193
automatisch) oppakken en verwerken binnen de administratie.
Hiernaast is door Verkaart Automatisering een connector ontwikkeld, die ons in staat stelt makkelijk
andere (financiële) programma's aan PAC te koppelen. Verkaart Automatisering heeft goede
ervaringen met koppelen aan Bestmate, Exact software, AccountView en meer standaard producten.
10.6.1 Bestmate koppeling

U kunt de projectgegevens te allen tijde na het toevoegen of wijzigen van een project doorvoeren in
PAC.
Als u over een koppeling naar Bestmate beschikt is er in Communicatie, onder het kopje Exporteren een
actie Calculaties naar administratie beschikbaar. Door hierop te klikken exporteert u
voorcalculatiegegevens van PAC naar Bestmate. De calculatiegegevens worden na een ingestelde
fiattering in een wachtrij gezet, waarna de wachtrij met alle opgenomen calculaties kunnen worden
geëxporteerd naar Bestmate.
10.6.2 Connector
Door middel van een zelf ontworpen Connector is het mogelijk om binnen korte tijd connecties te
ontwikkeling om PAC aan andere programma's te koppelen. Connector kan voor het koppelen van
veel verschillende programma's worden ingezet. Zo is het makkelijk om PAC te koppelen aan andere
programma's die u binnen uw uitgeverij gebruikt, maar ook met programma's van drukkers of
zetters. Als binnen uw bedrijf meerdere uitgeverijen samenwerken kunnen met de PAC Connector ook
de programma's van deze uitgeverijen aan PAC worden gekoppeld.

Deel
XI
Fiatteringen 195
11 Fiatteringen
11.1 Inleiding
Eén van de meest belangrijke onderdelen van het beheersen van het uitgeefproces vindt plaats door
accoorderen of fiatteren van calculaties door de betrokken verantwoordelijken. Binnen PAC is een
flexibel vast te leggen workflow, eigenlijk meerdere, mogelijk met behulp van fiatteringscenario's.
Het begint vaak met een idee, een concept. Dit is de eerste stap in de workflow. Indien wordt
besloten om een product uit te geven, de uitgeefbeslissing, dan wordt dit concept geaccoordeerd/
gefiatteerd. De calculatie gaat nu naar een volgende persoon (of groep personen) aangegeven door
de workflow.
Een gebruiker kan ervoor kiezen om bij het opstarten van PAC een todo overzicht te krijgen van te
fiatteren of te bewerken calculaties. In dit venster kunnen direct acties worden uitgevoerd, zoals
fiatteren, afwijzen of tonen van de calculatie.
Uitleg van fiatteren en afkeuren:
Fiatteren
Wat is fiatteren?
Fiatteren is het accoorderen van de calculatie van een druk bij een project.
Waarom fiatteren?
Een fiat wordt gegeven om aan de organisatie duidelijk te maken dat een
verantwoordelijke medewerker (uitgever, redacteur, productiebegeleider, directeur, etc)
accoord gaat met het doorgaan in die fase van de productie van een artikel. Zo hoeft
een volgende verantwoordelijke zich geen zorgen te maken over reeds geaccepteerde
gegevens en hoeft hij/zij slechts de voor hem/haar van belang zijnde gegevens aan te
vullen. Ook kan goed gevolgd worden wanneer, waarom en wie een accoord heeft
gegeven zodat de organisatie kan leren om in de toekomst nog betere beslissingen te
nemen.
Afkeuren
Wat is afkeuren?
Afkeuren is het afwijzen van aangeboden calculatiecijfers op basis van niet toereikende
rendementcijfers, kengetallen of detailkosten/opbrengsten.
Waarom afkeuren?
Een calculatie wordt afgekeurd als het uitgeven op basis van het aangeboden
cijfermateriaal economisch niet verantwoord is.
De mogelijkheid bestaat om procedureel via de planning extra fiatteringen in te voeren of te

verwijzen naar uit te voeren fiatteringen in de calculatie. Meer informatie hieromtrent
kunnen we in een cursus toelichten.
Fiatteren en afkeuren gebeurt binnen PAC vrijwel altijd op basis van economische

grondslagen, niet op inhoud. Hiervoor zijn andere hulpmiddelen van toepassing zoals
diverse vergaderingen.
11.2 Fiatoverzicht
Bij het starten van PAC kan het fiatoverzicht automatisch worden weergegeven.
Vink het vakje aan Fiatteringsoverzicht bij opstarten aan onder Hoofdmenu | Systeem |
Gebruikersinstellingen| Profiel openen | Autorisatie/fiat. Start PAC vervolgens opnieuw op.
Nu verschijnt het fiatoverzichtscherm:
Het venster bestaat uit een overzicht van te fiatteren projecten/drukken, managementinformatie van
de druk, fiatoverzicht tonen bij opstarten en een knoppenbalk. Het is mogelijk om de titels in de lijst
te kunnen beperken door het opgeven van een planningsactiviteit en een datumtraject die controleert
op de prognosestartdatum van de activiteit. Alle titels waarvan de prognosestartdatum van de
activiteit ligt tussen de starten einddatum zullen worden geevalueerd. Vervolgens wordt van die
selectie bepaalt welke titels in aanmerking komen voor fiat. (voorheen werd van alle titels bepaalt
welke in aanmerking kwamen voor fiat ipv een voorselectie.
Overzicht van te fiatteren projecten/drukken
Deze lijst bestaat uit projecten die aan de ingelogde gebruiker worden aangeboden of
waarmee hij/zij bezig is. Indien de gebruiker is ingedeeld in meerdere rollen kan het
zijn dat de lijst erg lang wordt. U kunt dan kiezen voor een andere sortering, bv
Verschijningsdatum of Stap. De sortering kunt u uitvoeren door met de rechtermuisknop
te klikken in de kolom Verschijnt of Stap. U ziet dan een menu verschijnen en kiest voor
Oplopend sorteren of Aflopend sorteren.
U ziet de algemene gegevens van het project, de uitgave en druk in de kolom Project
staan. Daarachter staat de verschijningsdatum, dan volgt de hoofdoplage, de fiatfase
ofwel moment, de stap binnen de workflow en welke persoon of groep dient te

Fiatteringen 197
fiatteren.
U kunt een regel selecteren om de managementinformatie hiervan te tonen.
Managementinformatie van de druk
In dit vak staat de managementinformatie voor het accorderen van oplage en prijzen.
Afhankelijk van het overgenomen fiatscenario, de huidige stap en de gebruiker wordt
het Commercieel voorstel dan wel het Directievoorstel wijzigbaar. U bent dan in staat om
op basis van de informatie in de aanbiedingstelling en de calculatie een gedegen oplage
en prijsvoorstel te doen. U kunt de knop Calculatie overnemen dan wel comvoorstel
overnemen gebruiken om de voorgaande gegevens automatisch te laten invullen of een
eigen waarde invullen. Hoe dan ook zal de fiat gerechtigde van de huidige fase deze
gegevens in de calculatie dienen in te vullen anders zal deze gebruiker niet kunnen
fiatteren.
Dit deelvenster komt ook voor bij Drukbeheer tabblad Fiatteringen 166 .
Fiatoverzicht tonen bij opstarten
Als u het fiatoverzocht niet meer automatisch wil tonen bij het opstarten van PAC
scherm, kunt u dit direct in het fiatoverzicht weergeven.
Verwijder het vakje Tonen bij opstarten door hierop te klikken.
Als u de volgende keer PAC opstart zal het fiatoverzicht niet automatisch verschijnen. U
kunt natuurlijk ook het automatisch tonen van het fiatoverzicht een halt toeroepen door
dit in de gebruikerstellingen aan te geven, zoals bovenaan de pagina beschreven staat.
Knoppenbalk
Via de knoppenbalk kunt u direct diverse acties uitvoeren:

U kunt direct Fiatteren en Afkeuren.
Als u het venster op de achtergrond open laat staan en u vraagt het opnieuw op via
de menubalk bovenin Venster | Fiatoverzicht, dan zijn de getoonde gegevens wellicht
niet actueel. U kunt dan klikken op knop Verversen om de meest actuele gegevens
weer te geven.
Daarnaast kunt u van de geselecteerde regel het Project tonen, de Druk tonen of de
Calculatie tonen.
U kunt het fiatoverzicht ook opvragen via Hoofdmenu | Standaard overzichten | Algemeen |
Fiatscherm:

11.3 Fiatteren tijdens het gebruik

Op diverse plekken in PAC heeft u de mogelijkheid om de acties Fiatteren en Afkeuren te gebruiken. Zo
hoeft u niet meerdere vensters open te hebben staan of opnieuw te openen tijdens het proces. U
kunt fiatteren in de volgende vensters:
Projectbeheer 104
U vindt de knoppen Fiatteren en Afkeuren rechts, naast het drukvenster, de vijfde en zesde
knop van boven.
Drukbeheer 166
Daar vindt u de knoppen Fiatteren en Afkeuren in het tabblad Fiatteringen vlak onder het
Fiatlogboek.
Calculatie 175

Fiatteringen 199
Onder het tabblad met de kosten, omzet, etc vindt u een knoppenbalk met als vierde en
vijfde knop van rechts de knoppen Fiatteren en Teruggeven (=Afkeuren).
Fiatoverzicht 196
De knoppen Fiatteren en Afkeuren vindt u onderaan, als eerste en tweede knop van links.
Indien er verouderde calculaties zijn die moeten worden doorgefiatteerd zonder dat de
gegevens akkoord zijn (ISBN onjuist, commercieel of directievoorstel onjuist) dan kan de
power-user dit nu uitvoeren. Dit kan dus gebeuren indien een titel niet doorgaat, maar toch
een historie bewaard moet blijven zonder dat dit gevolgen mag hebben voor het 'open'
blijven staan van te fiatteren titels en de todo-overzichten.

Deel
XII
Planningen 201
12 Planningen
12.1 Inleiding
Met het maken van een boek, tijdschrift, CD, website of andere producten zijn vaak heel veel
activiteiten gemoeid. Deze worden zowel in de uitgeverij zelf uitgevoerd als extern aanbesteed. Deels
zullen de activiteiten elkaar opvolgen, maar ook kunnen meerdere activiteiten gelijktijdig
plaatsvinden. Het is van belang dat dit goed wordt gecoördineerd zodat de deadline (het verschijnen
van het product) gehaald kan worden. Het bijhouden van een actuele planning is daarbij
onontbeerlijk. U benadert de planning dan vanuit het product en beziet de activiteiten.
Tevens is het noodzakelijk om het werk optimaal te verdelen over de betrokken personen. Zo wordt
voorkomen dat interne (en externe!) personen niet teveel werk krijgen in een bepaalde periode, maar
ook dat ze aan het werk gehouden kunnen worden. Op dat moment benadert u de planning dus
gezien vanuit de activiteit en ziet een overzicht van onderhanden producten.
We zullen de term datums aanhouden voor het meervoud van datum en niet de term data.
Zo kan dit niet tot verwarring leiden. Overigens zullen we de term data nooit toepassen,
maar zullen we gebruik maken van de term gegevens.
12.2 Planning opvoeren

In PAC kan het opvoeren van een planning snel worden gedaan, maar toch met een hoge mate van
flexibiliteit. Een planning bestaat uit een aantal plantrajecten (teksttraject, omslagtraject, etc.). Deze
plantrajecten bestaan uit fasen. Binnen deze fasen zijn verschillende activiteiten te onderscheiden.
Een planning is gekoppeld aan de druk. Op het moment dat u de druk heeft aangemaakt heeft u
gekozen voor een aantal scenario's 544 , waaronder het planningscenario 549 . Op basis van het
gekozen planningscenario wordt bepaald welke trajecten, fasen en activiteiten worden weergegeven.
U kunt het gekozen scenario niet wijzigen. Het is daarom erg belangrijk dat u goed
nadenk over het scenario dat u kiest. Als u toch het verkeerde scenario heeft gekozen, kunt u
handmatig (met de knoppen invoegen voor en invoegen na) de juiste activiteiten aan de
planning toekennen.
Hieronder staat een voorbeeld weergegeven van een planning:

Boven in de planning staan een aantal algemene gegevens over het project, de verschijningsdatum,
etc. Vervolgens ziet u gegevens over de trajecten en hieronder over de activiteiten.
Bovenin ziet u het project waarop de planning betrekking heeft en daaronder volgt direct het
overzicht van gedefinieerde trajecten. Onder deze trajecten is een knoppenbalkje aanwezig voor
acties op de trajecten.
Daarnaast is planningsinformatie te vinden die geldig is voor deze gehele planning. Tevens kunt u
hier de manier waarop u plant instellen.
Vervolgens staan daaronder alle activiteiten die betrekking hebben op de planning of het traject.
Daarnaast vindt u een verticale knoppenbalk om acties hierop uit te kunnen voeren.
Tot slot staat onderaan een overzichtkeuzelijst en een afdrukknop.
12.2.1 Planning algemeen

Bovenaan het planning scherm ziet u wat informatie. Verder bent u in staat om de planning te laten
reageren zoals u wilt dat het moet.
U ziet:
De naam van het project.
De verschijningsdatum. Op het moment dat het veld Autom. bijwerken staat aangevinkt, wordt deze
datum automatisch gevuld met de waarde die staat weergegeven in de kolom einddatum van het
traject dat het kritieke pad is (KP).
Maximale verschijning is een veld dat u optioneel kunt gebruiken. Wat u hierin kunt invullen is de
uiterlijke datum waarop het boek mag verschijnen (om zo rekening te houden met uitloop van de
planning. Op het moment dat de verschijningsdatum de maximale verschijning overschrijdt zal het
veld maximale verschijning als waarschuwing rood kleuren.
Realisatie verschijningsdatum (Real. Verschijning) wordt gevuld met de realisatie einddatum als deze

Planningen 203
bekend is. Deze datum kan vervolgens ook weer worden gebruikt om op te filteren bij onze
overzichten 386 .
Deze functie is niet direct actief voor uw bestaande projecten. Om dit te activeren moet eerst
een handeling uitgevoerd worden in samenwerking met Verkaart Automatisering. Neem
hiervoor contact op Met Verkaart Automatisering.
Verder ziet u rechts onderaan het scherm de optie opschuiven. U kunt kiezen voor Ja of Nee, niet
vragen of Nee, maar vragen. Daarmee bepaalt u wat er moet gebeuren indien u datums in de
planning wijzigt. U kunt vervolgens aangeven hoe moet worden opgeschoven door het veld ernaast
in te vullen met Vooruit of Terug. Dan kunt u ook aangeven in welke kolommen dit geldt en dat
kan in de Prognose en Realisatie, de Prognose alleen of de Realisatie alleen. Door een wijziging in
de Start- of einddatum van een activiteit zullen altijd alle opvolgende of vorige activiteiten worden
doorgerekend/ingevuld op basis van de overeenkomstige doorlooptijden. Bij het terugplannen
zullen alleen de ongerealiseerde activiteiten worden gewijzigd. De keuze van Vooruit of Achteruit is
geen gebruikersinstelling, maar wordt bijgehouden bij de druk ofwel deze planning. De andere
twee gedragsvelden zijn wel gebruikersinstellingen.
12.2.2 Planning trajecten

De uitgeverij heeft vaak te maken met meerdere parallelle activiteitenblokken ofwel trajecten om een
druk te produceren. Het is goed om dit in PAC ook te vertalen naar diverse trajecten om een goede
scheiding tussen de (parallelle) activiteiten te behouden. Vaak zult u een vaak de trajecten als
kritieke pad aan kunnen duiden, of tenminste het traject met de laatst uit te voeren activiteit, zodat
deze de verschijningsdatum kan bepalen.
Bij trajecten ziet u:

De trajecten bij deze planning, met hierbij de prognose en realisatie starten einddatum en de
doorlooptijd. Aan ieder traject is een trajectcode (TC) gekoppeld. Deze staat ook bij de activiteiten
weergegeven, zodat duidelijk is welke activiteit bij welk traject hoort. U ziet vervolgens de
doorlooptijd in dagen. Verder ziet u een kolom Automatisch Bijwerken (AB). Als dit is aangevinkt
worden de gegevens over het traject (startdatum, einddatum, doorlooptijd) automatisch bijgewerkt
naar aanleiding van wijzigingen in de activiteiten. KP staat voor Kritiek pad. De verschijningsdatum
is de datum uit de kolom P. Eind van de laatste activiteit van het kritieke pad.
Met tonen kunt u kiezen of u alleen het geselecteerde traject wilt tonen (u kunt u traject selecteren
door hierop te klikken) of de hele planning (alles).
Met de knop toevoegen of verwijderen kunt u een traject toevoegen/verwijderen aan de planning.
U bent nu in staat om een ontbrekend traject toe te voegen.
Bij dit product hoort ook een CD. U dient daarom ook een CD traject aan te maken.
Klik op de knop Toevoegen. Het volgende venster verschijnt:

Selecteer CD/Video productie traject

Klik op OK om het traject toe te voegen aan de planning
12.2.3 Planning activiteiten

Bij elke planning horen activiteiten.
Hier kunt u zien:

In welke traject een activiteit zich bevindt door de trajectcode (TC).
In welke fase een activiteit zich bevindt door de fasecode (FC). Ook kunt u dit zien door de kleur
van de velden.
Om wat voor soort activiteit het gaat. Een activiteit kan een bewerking, een mijlpaal of een fiatstap
zijn. Op basis hiervan wordt een icoontje weergegeven. Het in bewerking nemen / realiseren van
een activiteit als bewerking of mijlpaal heeft geen gevolgen voor andere onderdelen van PAC. De
realiseren van een activiteit als fiatstap heeft als effect dat de calculatie tot de in de stamgegevens
aangegeven stap wordt gefiatteerd.
Als u vanuit de planning opgegeven heeft dat u wilt fiatteren naar een volgende stap, maar u
heeft de rechten hier niet toe, dan zult u een foutmelding krijgen. In uw planning zal de fiatstap
echter wel op gerealiseerd blijven staan, zodat u wel door kunt met uw planning. U kunt dit soort
situaties voorkomen door vooraf goed na te denken over de indeling van uw systeem. Zorg ervoor
dat de fiatstappen in de calculatie en de planning goed op elkaar aansluiten en dat de persoon die
de planning beheert ook degene is die rechten heeft tot het nemen van de fiatstappen.
De naam van de activiteit.

Door wie of door welke relatiecategorie de activiteit wordt uitgevoerd. In de stamgegevens van de
activiteit 600 kunt u opgeven welke relatiecategorie de activiteit kan uitvoeren. Als dit is opgegeven
ziet u de naam van de categorie in uw planning staan. Als u nu klikt op deze naam verschijnt er
een zoekicoontje. Klikt u hierop dan ziet u de lijst met relaties die in deze categorie zijn opgedeeld.

Planningen 205
U kunt nu een relatie selecteren. In het planningscenario 549 kunt u eventueel al opgeven om welke
relatie het moet gaan. U ziet dan gelijk de relatie weergegeven in de kolom uitvoeren door.
keuzelijst te zien.
wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u
het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden
niet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn opgegeven op het
relatieverband.
In de kolom notities kunt u notities toevoegen aan een activiteit.

Vervolgens kunt u de start en einddatums en de doorlooptijd in dagen opgeven, zowel voor de
prognose als de realisatie. U kunt zelf een datum intikken, maar u kunt deze ook selecteren in een
kalender door het zoekicoon aan te klikken of op het betreffende veld te dubbelklikken.
Ten slotte kunt u de status van een activiteit snel inzien door de kolom status (St.) en de
kolommen P, I en G (Prognose, In behandeling en Gerealiseerd).
Op het moment dat u een activiteit selecteert door hierop te klikken wordt er over deze activiteit nog
meer informatie verschaft. Als u een activiteit selecteert waaraan een leveranciersopdracht is
gekoppeld in de stamgegevens 600 , dan worden de knoppen opdracht geven en opdracht tonen actief.
U kunt nu met een druk op de knop een opdracht genereren of inzien. U ziet ook wie de coördinator is
van deze activiteit, in welke fase de activiteit valt en wie de faseleiding is.
Hier staat bijvoorbeeld dat de redacteur de coordinator is. Dit betekent dat de persoon die is
opgegeven bij de relatierol 105 redacteur de verantwoordelijke is voor deze activiteit.
De coördinator kan worden opgegeven in de stamgegevens van de activiteiten 600 . De faseleiding kan
worden opgegeven in de stamgegevens van de fase 600 . De gegevens over de verantwoordelijken
voor een bepaalde activiteit kunnen worden gebruikt bij het genereren van rapportages. Een
verantwoordelijke kan nu vanuit PAC rapportages genereren over nog niet gestarte en nog niet
gerealiseerde activiteiten waarvoor hij verantwoordelijk is.
Gevolgen voor de calculatie: Veel leveranciers hanteren andere tarieven voor dezelfde
activiteit of hetzelfde materiaal. In het calculatiemodel bestaat de mogelijkheid om met
staffels of waarden van individuele leveranciers te werken ten behoeve van de berekening

van een calculatiecomponent. Daarom is het van belang dat bij activiteiten die van invloed
zijn op de calculatie en waarbij de relatie wordt gewijzigd ook de calculatie opnieuw wordt
doorgerekend. Dit gebeurt niet automatisch in verband met de diverse autorisatieniveaus.
12.3 Publiceren op internet

12.3.1 Inleiding module webplanning
Met de module webplanning kunnen medewerkers en andere betrokken partijen de planning van een
bepaald project bijhouden. De gebruiker van webplanning wordt gevraagd om een inlognaam en op
basis van deze inlognaam worden de voor deze gebruiker relevante planningonderdelen
weergegeven. Een partij die boeken afwerkt en inbindt zal dus alleen die taken zien die op zijn
werkzaamheden van betrekking zijn.
In dit deel van de handleiding zal worden beschreven hoe een gebruiker toegang krijgt tot
webplanning en welke mogelijkheden webplanning biedt. Verder zal worden ingegaan op de manier
waarop de templates van webbeheer kunnen worden gewijzigd en hoe nieuwe templates kunnen
worden toegevoegd. Deze uitleg over het wijzigen en toevoegen van templates is bedoeld voor
degene die het beheer van het pers aanvragen systeem doet.
12.3.2 De online webplanning gebruiken

12.3.2.1 Webplanning inlogscherm
Als u naar het website adres gaat waarop de module webplanning is geplaatst krijgt u een
inlogscherm te zien:
Vul uw inlognaam en wachtwoord in
Als u uw wachtwoord en inlognaam correct hebt ingevuld wordt u doorgestuurd naar de voor u
bestemde planningpagina 206 .
12.3.2.2 Webplanning planningpagina
Nadat u bent ingelogd in het inlogscherm 206 komt u op uw planningenpagina.

Planningen 207
Op deze pagina ziet u de verschillende taken die nog moeten worden uitgevoerd met bijbehorende
details (Omschrijving, Titel, Startdatum, Einddatum, ISBN, Druknummer, Gerealiseerd).
Verder kunt op op deze pagina nog verschillende dingen doen:
U kunt de sortering van de tabel veranderen door op de kopjes van de verschillende kolommen
te klikken (Omschrijving, Titel, Startdatum, Einddatum, ISBN, Druknummer, Gerealiseerd).
U kunt over de verschillende projecten en drukken meer te weten komen door
Op de titel van de druk te klikken waarin u bent geinteresserd
Op de link inzoomen te klikken onder de kolomnaam details.
Door op de knop exporteren onderaan de tabel te drukken wordt een nieuw scherm geopend dat
de mogelijkheid biedt de gegevens in een excel bestand op uw pc op te slaan.
Onder de knop exporteren staat een drop down menu. Als u hierop klikt worden u aangeboden
verschillende gegevens te tonen. U kunt kiezen om
Alleen de nog uit te voeren planningen te tonen
Alleen de al uitgevoerde planningen te tonen
Alle planningen te tonen
Ook ziet u onderaan twee velden waarin opmerkingen komen te staan. In het linkerveld kunt u
zelf opmerkingen plaatsen. U doet dit door in het veld de boodschap te tikken die u over wilt
brengen en vervolgens op bewaren te drukken. De boodschap wordt nu in de database
geplaatst. Een gebruiker van PAC zal deze opmerking pas zien als deze de gegevens van
webplanning in PAC importeerd. In het rechterveld kunt u opmerkingen aan u lezen.
U kunt de stijl van de pagina veranderen. Bovenaan de pagina ziet u een optie stijl kiezen met
hieronder een drop-down menu. Door hier een andere stijl te selecteren evranderd de lay-out
van uw pagina.

12.3.3 Wijzigen van een bestaande pagina

Om een pagina te wijzigen dient u wijzigen door te voeren in:
Database 208 : Het wijzigen van de velden die opgehaald moeten worden
Sjabloon 208 : Het wijzigen van de lay-out waarin de gegevens getoond moeten worden
12.3.3.1 Database
In de database die op de website is geplaatst wordt geregeld welke velden in een sjabloon
weergegeven kunnen worden, dit werkt als volgt:
In de tabel WebSjabloon staan alle gebruikte sjablonen. Het veld URL correspondeerd met het sjabloon
dat bij de record hoort.
In de tabel WebVeld staan de velden waarvoor gekozen kan worden bij het weergeven van de
gegevens in het sjabloon. De koppeling tussen de sjablonen en velden vind plaats in de tabel
WebSjabloon. De ID's van de tabel WebSjabloon komen ook voor in de tabel WebVeldSjabloon, waar ze
gekoppeld staan met de ID's van de tabel WebVeld.
12.3.3.2 Sjabloon
De sjablonen zijn te vinden onder de map Templates. Hier staat een aantal directories, bijvoorbeeld:
Elke directory komt overeen met een stijl. In deze stijl-directories staan dan weer een aantal html
bestanden:
In de sjablonen kunnen de geselecteerde velden in de database als variabelen gebruikt worden, deze
moeten tussen {} staan. Hieronder staat een voorbeeld van een sjabloon:

Planningen 209
Hierbij wordt de regel met variabelen constant herhaald door het volgende stukje html-code:
Als de velden Einddatum of Startdatum opgehaald worden, dan kunnen de variabelen {Startdag} -
{Startmaand} - {Startjaar} en {Einddag} - {Eindmaand} - {Eindjaar} automatisch ook gebruikt
worden.
12.3.4 Maken van nieuwe pagina

Zie hier de procedure voor het aanmaken van een nieuwe pagina:
kopieer code uit auteur.php naar {nieuw}.php

maak een sjabloon die {nieuw}.php.htm heet en plaats die in de template-map (/templates)
maak in de tabel WebSjabloon een nieuw record aan met de volgende velden:
url: {nieuw}.php
variabele: de evt. sleutel die nodig is om gegevens op te halen
WebVeldID: het webveldID dat overeen moet komen met de variabele
wijzig in de php code:

geef de variabele $strWebSjabloonURL de waarde {nieuw}.php
geef in de tabel WebSjabloonVeld aan welke velden beschikbaar moeten zijn, dmv het
opgeven van webveldid's, maak zo nodig nieuwe records aan in de tabel webveld:
TabelNaam: de tabelnaam die gekozen moet worden
Veldnaam: de veldnaam die gekozen moet worden binnen de tabel
hyperlink: als bij het tonen van dit veld een hyperlink naar een andere pagina moet
staan, dit veld op 1 zetten
websjabloonID: als hyperlink op 1 staat, dan hier de websjabloonid van de pagina
waarnaar verwezen moet worden
12.5 Leveranciersopdracht
Met de module leveranciersopdracht kunt u druk- of zetopdrachten naar leveranciers sturen. Dit is
gebaseerd op zelfgemaakte sjablonen, bijvoorbeeld in verschillende talen. Op deze opdracht wordt
alle relevante technische informatie automatisch ingevoegd.
12.5.1 Een leveranciersopdracht geven

U kunt een leveranciersopdracht geven vanuit de planning.
Ga naar planning
U ziet nu hetvolgende:

Planningen 211
U ziet aan de rechterkant van uw scherm twee knoppen: Opdracht geven en Opdracht tonen. Als
selecteert nu de activiteit waarvoor u een leveranciersopdracht wilt geven. Als u nu klikt op de knop
Opdracht geven wordt een opdracht aangemaakt aan de hand van het sjabloon dat u heeft
geselecteerd in stamgegevens 600 en deze opdracht wordt direct geprint.
12.5.2 Een leveranciersopdracht tonen

Als u Opdracht tonen aanklikt kunt u de opdracht bekijken op uw beeldscherm. Als u eenmaal een
Opdracht heeft gegenereerd kunt u dit niet nogmaals doen. U kunt de opdracht dan alleen bekijken
en printen via Opdracht tonen.

Deel
XIII
Begroting 213
13 Begroting
13.1 Inleiding Begroting
Met de module begroting kunt u een begroting maken voor het komende kalenderjaar. Zo krijgt u
een beeld over de verkoop, uw kosten en inkomsten in de nabije toekomst. U kunt titels uit uw
lopend fonds en het het nieuw fonds dat al in PAC is ingevoerd importeren als zogenaamde
begrotingstitels. Daarnaast kunt u verdere titels die u nog verwacht toevoegen als begrotingtitel.
hiermee komen deze titels (waarvan op het moment van invoeren nog erg weinig bekend zal zijn)
dus niet in het PAC Projectbeheer en zo blijft uw systeem schoon.
Na het begin van een kalenderjaar komen realisatie cijfers binnen. Deze kunnen in PAC worden
geimporteerd. De realisatie cijfers komen te staan in een apart tabblad, zodat u uw prognose en de
realisatie makkellijk met elkaar kunt vergelijken. Ook worden zowel realisatie als prognose bij het
exporteren van de gegevens naar een excel bestand naast elkaar weergegeven.
13.2 Begroting titelbeheer

Het begroting titelbeheer omvat alle begrotingstitels. Begrotingstitels is een collectie aan titels die u
kunt gebruiken ten behoeve van uw begroting. Deze titels zullen deels worden geimporteerd vanuit
het PAC Projectbeheer en deels handmatig worden toegevoegd (en in een later stadium aan titels in
PAC Projectbeheer worden gekoppeld).
In dit scherm kunt u de volgende handelingen uitvoeren:
1. Begrotingstitels koppelen aan projectbeheer en van projectbeheer importeren 214

2. Begrotingstitels aanmaken en bewerken 215
3. Begrotingstitels verwijderen. 216

13.2.1 Begrotingstitels koppelen en importeren

Het onderdeel begrotingstitels vormt een lijst met titels die los staat van PAC Projectbeheer. De
reden hiervoor is dat ten tijde van de begroting van heel veel titels de details nog onbekend zullen
zijn. Hiermee wil je natuurlijk niet het PAC Projectbeheer vervuilen.
Het is echter wel zo dat veel van de titels die in het PAC Projectbeheer staan, wel gebruikt kunnen
worden in de begroting. De lopend fonds titels staan sowieso al in PAC, en mogelijk staan ook al een
aantal aanbiedingstitels voor het begrotingsjaar al ingevoerd.
Daarom is er in PAC Begroting titelbeheer de mogelijkheid om titels die in PAC Begroting staan de
importeren. Of (en dit zal zeker in RF1, 2 en 3 nodig zijn) om titels in PAC Projectbeheer te koppelen
aan begrotingstitels en zo de gegevens van een begrotingstitel bij te werken.
Als je in Begroting titelbeheer klikt op de knop Begrotingstitels koppelen aan projectbeheer dan
opent zich het volgende scherm:
In dit scherm zie je 2 zijdes. Aan de linkerzijde staan al de begrotingstitels die nog niet gekoppeld
zijn aan een titel in het PAC projectbeheer. Aan de rechterzijde staan alle titels in het PAC
Projectbeheer die nog niet gekoppeld zijn aan een begrotingstitel én die voldoen aan de
bovengenoemde filterwaarden (verschijnt van...t/m... en met voorraad vanaf).
Voor de eerste begroting van een bepaald begrotingsjaar zal je nu nieuwe titels ingevoerd in PAC
Projectbeheer willen importeren in PAC Begrotingsbeheer. Dit Doe je door gebruik te maken van de
knop . je selecteert een titel en drukt vervolgens op deze knop. De titel wordt nu opgenomen
in het begroting titelbeheer. De titel verdwijnt nu uit de rechterhelft van het scherm. je vindt de titel
terug als je dit venster sluit, in het titelbegrotingbeheer.
Vervolgens zal je in PAC zelf begrotingstitels hebben toegevoegd, voor titels die gaan verschijnen bij
een bepaalde uitgever of van een bepaalde auteur, maar waarvan nu nog niet zoveel bekend is. In

Begroting 215
een later stadium zal er meer over deze titel bekend worden en wordt deze titel ingevoerd in PAC
Projectebeheer. Vervolgens Als je vervolgens een RF1 gaat maken, dan wil je deze ingevoerde titel in
PAC en de begrotingstitel die je eerst handmatig had aangemaakt aan elkaar koppelen. Dit doe je
met de knop . je selecteert nu aan de linkerzijde de betreffende begrotingstitel en aan de
rechterzijde de bijbehorende titel uit PAC. Vervolgens druk je op de knop. De titels worden nu
gekoppeld en de begrotingstitel wordt bijgewerkt met de gegevens uit de titel uit het projectbeheer.
Beide titels verdwijnen nu uit het bovenstaande overzicht.
Er bestaat nog een derde knop: . Deze knop kan echter slechts eenmalig worden gebruikt
en dient ervoor om bij de initiale in gebruik name van PAC begroting de grote lijst met titels uit het
lopend fonds in één keer te importeren. nadat deze knop eenmaal is gebruikt verdwijnt deze.
13.2.2 Begrotingstitels aanmaken en bewerken

In het scherm begroting titelbeheer kun je begrotingstitels bijwerken en nieuwe begrotingstitels
toevoegen.
De volgende gegevens kun je bijwerken:
Fonds: deze wijzig je door te klikken op het zoekpictogram rechts van de fondscode en in het
zoekscherm een ander fonds te selecteren.
Het ISBN
De titel
Auteur
verschijningsdatum

Verkoopprijs
Kostprijs
BTW
De laatste kolom toont of de titel is gekoppeld aan een titel in PAC Projectbeheer of dat dit enkel een
begrotingstitel is.
Het heeft alleen zin om gegevens te wijzigen van begrotingstitels die niet gekoppeld zijn aan een
titel in PAC Projectbeheer. Door het bewerken van een titel in het begrotingsbeheer wordt deze in
PAC Projectbeheer NIET gewijzigd.
13.2.3 Begrotingstitels verwijderen

Daarnaast kan je een begrotingstitel verwijderen. Dit doe je door de begrotingstitel te selecteren en
vervolgens op de knop titel verwijderen onderaan het scherm te klikken. Hiermee verwijder je alleen
de begrotingstitel en niet de titel in PAC Projectbeheer waaraan deze begrotingstitel eventueel
gekoppeld is.
13.3 Begrotingbeheer
Als de lijst met begrotingstitels in Begroting titelbeheer op orde is, dan kunt u aan de slag met het
maken van uw begroting. U opent een nieuwe begroting en kunt nu titels uit uw begroting titelbeheer
importeren in deze begroting. U kunt meerdere titels in een keer importeren (op basis van filters),
enkele titels importeren of zelfs enkele titelregels aanmaken.
13.3.1 Begroting zoeken

U kunt begrotingen zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu
Klik op Begrotingbeheer
Het zoekvenster Zoeken Begroting wordt geopend.
U zoekt de begroting met de omschrijving Begroting 2008. Zie het onderstaande venster.

Begroting 217
U filtert de gegevens in het zoekscherm indien nodig op Nr, omschrijving, soort of jaar. U kunt met
de pijltjestoetsen of met de muis de begroting selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien
u een nieuwe begroting wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
13.3.2 Begroting toevoegen

U kunt een nieuwe begroting toevoegen bij een project door te kiezen voor:
de knop Toevoegen in Begroting of

de knop Nieuw in het scherm Zoeken Begroting of

Voeg een geschikte omschrijving toe van de begroting.

Zoek daarna het verplichte veld Soort.
Vul het jaar in waarvoor de begroting wordt gemaakt.
Vervolgens klikt u op de knop Toevoegen. U heeft nu uw begroting aangemaakt en wordt naar een
volgend scherm geleid om details over deze begroting in te vullen.
Begrotingen die qua naam en jaartal lijken op de begroting die u wilt aanmaken, verschijnen in het
vak overeenkomstige begrotingen. Als u nu alsnog een van de overeenkomstige begrotingen wilt
openen dan klikt u op de begroting naar keuze en vervolgens op de knop selecteren.
13.3.3 Begroting wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de begroting dan komt u in het
onderhoudsvenster van de begroting. Hiermee bent u in staat de begroting in te zien of aan te vullen
met nieuwe gegevens. Hieronder volgt het begroting onderhoudsvenster:

Begroting 219
Na het toevoegen van de begroting zijn de verplichte velden reeds ingevuld. Deze kunt u uiteraard
wijzigen met behulp van de diverse knoppen en velden.
Het scherm bestaat uit twee tabbladen.
Een tabblad met algemene informatie 220 over de begroting

Een tabblad met informatie over de verschillende titels 221

13.3.3.1 Algemene informatie
In dit tabblad kunt u de verplichte gevens (Omschrijving, begrotingssoort en Jaar) wijzigen.
Verder kunt u een aantal andere gegevens aanpassen. Dit zijn:
De periode: U kunt de periode wijzigen waarin de begroting wordt weergegeven. Dit kan per
dag, week, maand, kwartaal of jaar. Klik op het drop down menu periode en selecteer de
gewenste periode. (U kunt op dit moment alleen nog van de optie maand gebruik maken. De
overige perioden kunnen naar wens worden toegevoegd.
Realisatie bijwerken: u kunt aangeven of u wilt dat de realisatie automatisch wordt bijgewerkt
door het vakje realisatie bijwerken aan te vinken. Klik op het het vakje realisatie bijwerken en
vink deze zo aan of af.
BTW: U kunt de btw wijzigen die over de verschillende titels wordt verhaald. (Dit is op dit
moment nog niet mogelijk).
Status: U kunt de status wijzigen van actief naar inactef naar historisch en andersom. Klik op
het dropdown menu status en selecteer de gewenste status.
Lopend fonds rollen: U kunt hier aangeven welke rollen iemand moet hebben om recht te hebben
om de lopend fonds titels in deze begroting te wijzigen. U kunt zien welke rollen een gebruiker
heeft in het gebruikersbeheer 480 . U selecteert een rol door in het gele veld te klikken en op F5
te toetsen op uw keyboard. Er verschijnt nu een scherm met de mogelijke rollen. Selecteer een
rol en druk op OK.
Nieuw fonds rollen: U kunt hier aangeven welke rollen iemand moet hebben om recht te hebben
om de nieuw fonds titels in deze begroting te wijzigen. U kunt zien welke rollen een gebruiker
heeft in het gebruikersbeheer 480 . Daarnaast kunt u in het rollenbeheer 476 zien welke fondsen
bij deze rol staan geselecteerd. Een gebruiker zal alleen de fondsen zien die hier staan
aangegeven. U selecteert een rol door in het gele veld te klikken en op F5 te toetsen op uw
keyboard. Er verschijnt nu een scherm met de mogelijke rollen. Selecteer een rol en druk op
OK.
Titelsortering: de volgorde van de titels in het tabblad titels wordt bepaald door de
titelsortering.

Begroting 221
Std. verkoopverdeling:
bij het importeren van een nieuw fonds titel kan de aanwezige oplage op
een standaard wijze worden verdeeld. Bijvoorbeeld: 60% van de oplage in de maand van
verkoop, 40% in de hierop volgende maand en in de twee maanden hierop allebei 10% (60-20-
10-10). Dit staat aangegeven per verkoopsoort in de stamgegevens 615 . Staat dit echter niet
ingevuld, dan wordt de standaard verkoopverdeling gebruikt die in dit tabblad wordt
geselecteerd.
13.3.3.2 Titels
Het tabblad titels ziet er als volgt uit:
In dit tabblad ziet u verschillende begrotingsregels. Een begrotingregel bevat een ISBN en een
verkoopsoort. Van één ISBN kunnen er dus meerdere begrotingsregels zijn.
In het tabblad titels kunt u:
Titels opnemen 222 in uw begroting uit het begroting titelbeheer (meerdere titels tegelijk
met meerdere begrotingsregels)
Eén titel opnemen 223 in uw begroting uit het begroting titelbeheer (enkele titel, meerdere
begrotingsregels)
Begrotingsregels toevoegen 224 aan uw begroting.
Begrotingsregels wijzigen 226 aan uw begroting.
Begrotingsregels verwijderen 226 aan uw begroting.
Een selectie van deze regels tonen 227 .
Een andere begroting overnemen (ten behoeve van het opstellen van RF1, RF2 of RF3).
De realisatie importeren 227
Begroting exporteren 228

13.3.3.2.1 Titels opnemen
Als u uw begroting opstelt wilt u deze niet per titel per verkoopsoort hoeven invullen. PAC maakt het
daarom mogelijk om meerdere ttiels tegelijk te vullen met de knop titels opnemen. Als u op deze knop
klikt krijgt u het volgende scherm te zien:
In dit scherm ziet u onderaan in de gele velden hoeveel titels er nu in de begroting zitten en hoeveel
lopend fonds en nieuw fonds titels er met de huidige filterinstellingen worden toegevoegd.
De te importeren lopend fonds titels kunt u filteren op basis van verschijningsdatum en de minimale
voorraadstand. Er wordt hierbij gekeken naar de verschijningsdatum en voorraadstand die is
aangegeven in het begroting titelbeheer. Voor Nieuw fonds titels wordt gekeken naar alle
begrotingstitels die gaan verschijnen in het begrotingsjaar of begrotingstitels zonder
verschijningsdatum. Door een vinkje te plaatsen in het vakje voor lopend fonds / nieuw fonds geeft u
aan dat u de hierbijbehorende titels wil selecteren om op te nemen in uw begroting.
Op het moment dat u nu op toevoegen klikt wordt het volgende gedaan:
Voor iedere lopend fonds titel wordt voor alle begrotingsverkoopsoorten waarbij in de stamgegevens
is aangegeven dat deze automatisch moeten worden opgenomen een begrotingsregel aangemaakt.
De voorraad (die geregistreerd staat bij het CB en andere interne magazijnen) wordt vervolgens op
basis van de in de stamgegevens aangegeven percentages (in de kolom deel percentage) verdeeld
over deze regels. Vervolgens wordt het toegekende percentage van de voorraad per regel weer
evenredig verdeeld over de 12 maanden.
Lopend fonds titel A heeft een voorraad van 3000 stuks. In de stamgegevens is aangegeven dat
de verkoopsoorten aanbieding, naverkoop en ramsj automatisch moeten worden opgenomen, en dat
de verdeling van de voorraad is 40% in aanbieding, 40% in naverkoop en 20% in ramsj. Resultaat is
dan dat er 3 begrotingsregels aangemaakt.
Titel Verkoopsoort Totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Begroting 223
Titel A aanb 1200 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
Titel A navk 1200 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
Titel A ramsj 600 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50
Voor iedere nieuw fonds titel wordt voor alle begrotingsverkoopsoorten waarbij in de stamgegevens
is aangegeven dat deze automatisch moeten worden opgenomen een begrotingsregel aangemaakt.
De geplande oplage van de geplande druk(ken) (die opgegeven is in de calculatie van de
bijbehorende drukken) wordt vervolgens op basis van de in de stamgegevens aangegeven
percentages (in de kolom deel percentage) verdeeld over deze regels. Vervolgens wordt het
toegekende percentage van de oplage over de regel verdeeld op basis van de standaard
verkoopverdeling die is aangegeven bij de begrotingsverkoopsoort. Indien bij de
begrotingsverkoopsoort geen standaard verkoopverdeling is opgegeven dan wordt gekeken naar de
standaard verkoopverdeling die in dit scherm is aangegeven. De standaard verkoopverdeling verdeelt
de aan de regel toegekende oplage in de verhoudingen die zijn aangegeven, beginnend bij de maand
van verschijnen.
Nieuw fonds titel B heeft een oplage van 3000. In de stamgegevens is aangegeven dat de
verkoopsoorten aanbieding, naverkoop en ramsj automatisch moeten worden opgenomen, en dat de
verdeling van de oplage is 40% in aanbieding, 40% in naverkoop en 20% in ramsj. De aangegeven
standaard verkoopverdeling die is aangegeven bij de begrotingsverkoopsoorten is 60-20-10-10 voor
aanbieding en naverkoop en 30-30-20-20 voor ramsj. De verschijningsdatum van deze titel is 2
maart. Resultaat is dan dat er 3 begrotingsregels aangemaakt.
Titel Verkoopsoort Totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Titel A aanb 1200 720 240 120 120
Titel A navk 1200 720 240 120 120
Titel A ramsj 600 360 120 60 60
13.3.3.2.2 Een titel opnemen
Als u uw begroting opstelt wilt u deze niet per titel per verkoopsoort hoeven invullen. PAC maakt het
daarom mogelijk om voor één titel direct meerdere begrotingsregels te vullen met de knop Een titel
opnemen. Als u op deze knop klikt krijgt u een zoekscherm te zien met alle begrotingstitels. Zoek nu
de titel op die u wilt toevoegen. Als u de titel hebt geselecteerd, dan krijgt u het volgende scherm te
zien:

In dit scherm ziet u de informatie over de titel die u net hebt gekozen in de velden bovenaan. In de
onderste helft van het scherm ziet u de begrotingsregels die zullen worden aangemaakt in de
begroting nadat u op uitvoeren heeft geklikt. U ziet hierin de begrotingsverkoopsoorten die u bij de
stamgegevens op automatisch opnemen hebt gezet. U ziet ook dat de oplage + beginvoorraad is
verdeeld over de regels op basis van het deel percentage dat u bij de begrotingsverkoopsoorten in de
stamgegevens heeft aangegeven.
Indien dit een lopend fonds titel betreft, dan wordt de deelvoorraad evenredig verdeeld over 12
maanden. Indien dit een nieuw fonds titel betreft, dan ziet u dat de voorraad is verdeeld op basis van
de aangegeven verdeelsleutel, startend bij de maand van verschijnen.
In de bovenste helft van het scherm kunt u wijzigen:
De geplande oplage
De beginvoorraad
De kostprijs
In de begrotingsregels kunt u wijzigen:
De verkoopsoort
De verdeelsleutel
De totaal afzet (als u deze aanpast zal het veld oplage gepland ook worden gewijzigd).
De afzet per maand (als u deze aanpast zal het veld totaal en het veld oplage gepland ook worden
gewijzigd).
Daarnaast kunt u ook nieuwe begrotingsregels toevoegen
Als u op uitvoeren klikt, dan worden de weergegeven begrotingsregels in de begroting opgenomen.

13.3.3.2.3 Begrotingsregels
13.3.3.2.3.1 Regel toevoegen
U kunt een nieuwe regel toevoegen door te kiezen voor Regel toevoegen:

Begroting 225
Klik op het zoekpictogram naast het veld titel/auteur of op de knop F5.
Vervolgens verschijnt een scherm begrotingstitel. In dit scherm kunt u een begrotingstitel selecteren
om deze toe te voegen aan uw begroting
Selecteer de gewenste titel en klik op Open.
U kunt ook een nieuwe titel aanmaken door te klikken op de knop Nieuw. Dan verschijnt hetvolgende
scherm:
Hierin kunt u alle gegevens over de titel invullen.

Tik in het veld Titel een titel in.
Geef een ISBN op in het veld ISBN (dit kan in eerste instantie een fake ISBN zijn. Deze kunt
u dan later aanpassen. Let wel op: De realisatiegegevens zijn gekoppeld aan uw
begrotingstitel via het ISBN. Als u nog geen ISBN heeft opgegeven kunnen de
realisatiegegevens niet correct aan uw titels worden gekoppeld).
Geef een auteur op in het veld Auteur.
Geef een Verkoopprijs en Kostprijs op.

Klik op het zoekpictogram naast het veld Fonds en selecteer het gewenste fonds.
Klik vervolgens op de knop Toevoegen.
De nu aangemaakte titel verschijnt nu als een nieuwe regel in het tabblad titels.
13.3.3.2.3.2 Regel wijzigen
Als u een regel in het tabblad titels wilt wijzigen selecteert u de betreffende titel en klikt u op de
knop Regel wijzigen. hetvolgende scherm verschijnt nu:
Wijzig de Verkoopsoort door te klikken op het dropdown menu en vervolgens de gewenste

verkoopsoort te selecteren.
Wijzig de verkoopprijs door te klikken in het veld Verkoopprijs en de juiste verkoopprijs in te
vullen.
Wijzig de kostprijs door te klikken in het veld Kostpprijs en de juiste verkoopprijs in te vullen.
Wijzig het kortingspercentage, royaltypercentage en gewogen royalty % door te klikken in het
naastgelegen veld en het juiste percentage in te vullen.
13.3.3.2.3.3 Regel verwijderen
Als u een regel wilt verwijderen:
Selecteer de regel die u wilt verwijderen.

Klik op de knop Regel verwijderen.
De regel die u had geselecteerd is nu verwijderd.

Begroting 227
13.3.3.2.3.4 Regels tonen
U kunt de regels die u aan de begroting heeft toegevoegd filteren en zo maar een zeker aantal van
de regels tonen die aan bepaalde eigenschappen voldoen. U doet dit met de drop down menu's fonds
tonen, verkoopsoort tonen en het listmenu stadium tonen.
Klik op het drop down menu fonds tonen.

Selecteer een fonds.
U zult zien dat nu alleen de regels worden getoond die tot het fonds dat u heeft geselecteerd
behoren. Hetzelfde geld voor de drop down menu's verkoopsoort tonen en het listmenu stadium tonen.
Door meerdere drop down menu's tegelijk te gebruiken filtert u op beide eigenschappen samen.
in het drop down menu fonds ziet u alleen de fondsen waarop als gebruiker recht heeft. Dit is
ingesteld in het rollenbeheer 476 .
13.3.3.2.4 Begroting overnemen
Als u na u initiele begroting verder wilt gaan met een RF1, RF2 of RF 3 dan dient u hiervoor in PAC
een nieuwe begroting toe te voegen 217 die u dan RF1 noemt. Deze begroting is nieuw en daarmee
nog leeg. Om nu de initiële begrotings over te nemen klikt u op de knop begroting overnemen. U ziet
nu een zoekscherm. Selecteer de initiele begroting die u heeft gemaakt uit de lijst. De begroting
wordt nu direct overgenomen. Afhankelijk van de grote van de begroting die wordt overgenomen kan
dit even duren.
U dient voor een nieuwe RF nog wel het tabblad algemeen in te vullen. Deze wordt met het
ovrnemen van de begroting niet overgenomen.
13.3.3.2.5 Realisatie Importeren
Om een rapportage te kunnen maken van uw begroting en de bijbehorende realisatie cijfers moet u
eerst de realisatiecijfers in PAC importeren vanuit uw financiële administratie software. Deze
realisatiecijfers kunnen op dit moment enkel worden geimporteerd uit Bestmate.
De gegevens uit uw financiële administratie dient u te plaatsen in de map aangegeven in de

algemene instellingen 494 .
U importeert de realisatie cijfers als volgt:
Druk op de knop realisatie importeren.
Met een balkje wordt nu de status van het importeren van de realisatiecijfers getoond. Als de import
succesvol is verlopen zal het scherm verdwijnen zonder verdere meldingen. Als u nu in het
begrotingsscherm aangeeft dat u naast de prognose cijfers ook de realisatiecijfers wilt zien, dan
worden de geimporteerd realisatiecijfers getoond. De bij elkaar horende regels (met hetzelfde ISBN
en verkoopsoort) worden dan onder elkaar weergegeven).

13.3.3.2.6 Begroting exporteren
U kunt uw begroting exporteren naar excel met een enkele druk op de knop.
Druk op de knop Begroting exporteren.
Excel wordt nu geopend met een overzicht van de gegevens van de betreffende begroting.
13.3.4 Begroting verwijderen

U kunt een begroting verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken in het overzichtscherm van
de begroting. vervolgens verschijnt een bevestigingsscherm met de vraag of u de begroting echt wilt
verwijderen. Als u zeker weet dat u dit wilt doen klikt u op de knop Ja. Wilt u dit toch niet, klik dan
op Nee of Annuleren.
In plaats van uw begroting permanent te verwijderen kunt u deze ook deactiveren 228 .
13.3.5 Begroting deactiveren / historisch maken

U kunt u begroting deactiveren / historisch maken door de statius van deze begroting van actief naar
inactief / historisch te zetten, in het tabblad algemeen. Hoe u dit doet staat beschreven bij Algemene
informatie 220 . Het reactiveren van een begroting verloopt op eenzelfde wijze.

Deel
XIV
14 Royalty
14.1 Inleiding Royalty
Voor auteurs en vertalers houdt een uitgeverij verschillende royaltycontacten bij. Het houden van
overzicht op de momenten waarop uitbetaald moet worden en de bedragen die moeten worden
uitgekeerd is vaak moeilijk. Daarom is voor PAC de royaltymodule ontwikkeld.
PAC Royalty bestaat uit vier verschillende functionaliteiten:
Proces 230 : In dit scherm kunt u de afrekenperiodes definiëren, voorraad en omzet

verwerken en afrekeningen genereren.
Contractbeheer 235 : Hier kunt u royaltycontracten aanmaken en definiëren
Voorraadcorrectiebeheer 245 : Hier worden de voorraadgegevens van bijv. het CB getoond
en kunnen wijzigingen worden gemaakt in de voorraadgegevens.
Voorschottenbeheer 67 : In voorschottenbeheer kunt u aangeven welke voorschotten aan
welke rechthebbenden zijn verstrekt.
14.2 Proces
Als u klikt op de knop proces komt u in het royalty proces scherm.

Royalty 231
In dit scherm kunt u:
De afrekenperiodes definieren 231

Voorraad en omzet verwerken 232
Afrekeningen genereren 68
14.2.1 Afrekenperiode
U kunt de afrekenperiodes definiëren bovenaan in het scherm royaltyproces.

De frequentie van de periode (jaar, halfjaar, kwartaal of maand).

Of de periode actief is of niet. In de bovenstaande screenshot is het jaar 2004 ingesteld als
actieve periode. U kunt alleen royaltyperioden actief maken die vallen in het actieve royaltyjaar.
Bij Jaar vult u het betreffende jaar waarin de periode valt in.
Het Periodevolgnr. In het geval van een jaar is er maar 1 periode, in het geval van een halfjaar 2,
een kwartaal 4 enz.
Bij Startmaand vult u het maandnummer in van de maand waarin de periode start.
Bij Eindmaand vult u het maandnummer in van de maand waarin de periode eindigt.
Bij Datum van vult u de datum in waarop de periode start.
Bij Volgende periode selecteert u uit het dropdown menu de periode die volgt op de huidige
periode.
Bij t/m vult u de datum in waarop de periode eindigt.
Bij volgende periode kan de periode worden aangegeven die volgt op deze periode. Deze volgende
periode moet eerst zijn gecreëerd voordat deze hier kan worden geselecteerd uit het drop down
menu.
Een afrekenperiode kan actief zijn of niet actief. Zoals vermeld kunnen alleen perioden die binnen het
actieve royaltyjaar vallen als actief worden aangevinkt. Er kunnen wel meerdere actieve perioden
worden aangevinkt, bijvoorbeeld het jaar 2004, het 1e halfjaar 2004 en het 1e kwartaal 2004 kunnen
allen tegelijk actief zijn.
Bij het genereren 234 van de gegevens worden alleen de contracten en voorschotten bekeken die in
de actieve afrekenperiode vallen.
14.2.2 Voorraad en Omzet

Door te klikken op de knop verwerken onder voorraad en omzet worden uw voorraad en omzet
gegevens verwerkt in PAC. Afhankelijk van de modules die u heeft worden deze omzetgegevens
gebaseerd op het CB of de voorraad / faktuur modules. Daarbij kan worden aangegeven over welke
periode (maand van-t/m) dit moet gebeuren en dit kan worden ingesteld bij Importstatus onder

Royalty 233
Import maanden (x-y). Indien deze modules niet worden gebruikt worden er twee import knoppen
zichtbaar zodat in één scherm ook de import van bestanden kan plaatsvinden. De laatste
importdatum/tijd wordt per heden ook weergegeven. Na het klikken op deze knop worden uw
gegevens ingelezen in o.a. voorraadcorrectiebeheer en bij de verkoopstand in contractbeheer.
Als u op verwerken heeft geklikt kunt u verschillende rapporten creëren met de knoppen onder het
kopje ' rapportage'. Met deze rapportages kunt u gemakkelijk de gegevens die u van bijv. CB heeft
ontvangen controleren.
Controle uitgaven: Als u op deze knop klikt wordt een rapport gecreëerd waarin u kunt zien
of er voorraad en/of omzet gegevens voorkomen zonder uitgaven
Controle contracten: Als u op deze knop klikt wordt een rapport gecreëerd waarin u kunt zien
of er voorraad en/of omzet gegevens voorkomen zonder contracten
Controle Voorraad ev-bv: Met deze functie controleert u per magazijn of de eindvoorraad van
het voorgaande jaar gelijk is aan de beginvoorraad van het huidige jaar.
Controle totaal vrd ev-bv: Met deze functie controleert u of de totaaleindvoorraad van het
voorgaande jaar gelijk is aan de totaalbeginvoorraad van het huidige jaar.
Controle checks <>0: In het voorraadcorrectiebeheer zijn checks ingevoerd die op 0 dienen te
staan. Deze rapportage toont u de uitgaven waarvan de checks in het
voorraadcorrectiebeheer niet op 0 staan.
Verkopen zonder afspraken: In deze controlerapportage worden verkopen weergegeven die
niet in het contract als afspraak worden weergegeven. Hiermee kan worden gecontroleerd
dat alle afspraken zijn gedekt (ook 0%-afspraken). Door het invullen van alle afspraken incl
de 0-afspraken kan met dit overzicht worden getoond welke afspraken ontbreken omdat er
toch omzet/verkopen zijn geregistreerd. Over deze verkopen worden dan dus geen royalty's
berekend in het specifieke contract en dit zou dus moeten worden aangepast. Het kan
uiteraard wel voorkomen dat in het auteurscontract de afspraken voorkomen, maar in het
vertalerscontract niet. Om de volledigheid te garanderen zou het dus zo moeten zijn dat
ook het vertalerscontract alle afspraken krijgt, ook al is het 0%. Dit wordt dan tevens als
0% op de afrekening vermeld.
Rondrekening: Deze rapportage geeft u een rondrekening: een overzicht van de gegevens in
het voorraadcorrectiebeheer.
Corrrecties: Er kan een overzicht worden gedraaid van alleen de uitgevoerde correctie in
royaltycorrectiebeheer zonder basis of resultaat gegevens. Zowel de positieve als de
negatieve correcties worden nu weergegeven
Hieronder zijn enkele voorbeelden weergegeven van de rapportages die kunnen worden
gegenereerd.

14.2.3 Afrekeningen genereren

Met de knoppen onder afrekening kunt u:
Genereren: Met een druk op de knop generen worden de gegevens van de huidige
afrekenperiode verzameld, zodat deze kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld
rapportages mee te creëren.
Afdrukken afrekening: U kunt met één druk op de knop al uw afrekeningen afdrukken. Als
sommige afrekeningen niet konden worden gegenereerd wordt er nu een foutmelding
gegeven, zodat de problemen kunnen worden verholpen.
Naast direct afdrukken vanuit het venster tonen afrekeningen kan nu ook worden gekozen
om de afrekeningen te tonen in Microsoft Word. Hier dient wel gelet te worden op het
aantal te openen afrekeningen. omdat dit anders zeer vertragend kan werken. Er zijn
bovendien drie extra sorteringen toegevoegd aan de volgorde van afdrukken van
royaltyafrekeningen.
Definitief Maken: Als u tevreden bent met de afrekeningen kunt u deze definitief maken
door op deze knop te drukken.
Voorlopig maken: Het definitief maken kunt u weer ongedaan maken door op de knop
voorlopig maken te drukken.
Verwijderen: Als u toch nog wijzigingen wilt aanbrengen, zult u de verzamelde gegevens
eerst moeten verwijderen. Let op: u verwijdert dus niet uw contracten en voorschotten, u
verwijdert alleen het 'overzicht' dat van deze gegevens is gemaakt toen u op de knop
genereren drukte. Na het verwijderen van de verzamelde gegevens kunt u weer wijzigingen
aanbrengen in uw contracten en voorschotten.

Royalty 235
Door middel van een administratieve instelling onder Systeem - Algemene instellingen -
Royalty kunnen definitieve afrekeningen nu op verschillende manieren voorlopig worden
gemaakt. Het kan normaal, zonder bevestiging. Helemaal niet door het te blokkeren. Of met een
uitgebreide melding vooraf. Deze melding hangt af van de koppeling met de boekhouding. Als
een koppeling is dan wordt uitgelegd dat de journaalposten opnieuw zullen worden aangemaakt
(dubbel) na opnieuw definitief maken en dat de gebruiker zelf dient zorg te dragen voor de juiste
afhandeling van de journaalposten in de boekhouding. Indien geen boekhoudkoppeling bestaat
dan zal een eenvoudige bevestiging worden gevraagd.
De naam van het royaltyafrekeningbestand kan maximaal 100 tekens bevatten (incl map).
Dit werd niet afgevangen waardoor een foutmelding kon ontstaan. Nu wordt de rest ruimte die
overblijft ingevuld door een deel van de naam, ipv de gehele naam. Dus de royaltyrelatiecode
blijft wel gewoon zichtbaar. Mocht er geen enkele letter van de naam passen dan wordt dit
gemeld in het excel foutverslag. Dan dient de map te worden verkort. Hou er rekening mee dat
wij aanraden dat de map beveiligd is tegen onbevoegden en dat deze map dus niet
noodzakelijkerwijs in de PAC-map hoeft te staan.
Verder kunt u een aantal rapportages genereren van de verzamelde gegevens

Afgerekende titels: Dit rapport geeft een overzicht van alle titels waarvoor de betalingen
zijn verricht. Dit overzicht bevat nu ook de exploitatiegroep voorschotten en
contractvoorschotten.
Verkoopsoorten: Dit rapport geeft een overzicht van alle titels, met hierbij hun
verkoopsoort, de verkoopprijs, oplage etc.
Rechthebbenden: Een overzicht van alle rechthebbende in uw contracten.
U kunt de rechthebbenden die de afrekening gaan krijgen vooraf informeren over
belangrijke zaken met behulp van de knop relaties mailen. Met deze functie kunnen de
relaties worden opgenomen in de relatie-selectiebuffer en vervolgens worden gemaild.
14.3 Royalty contract

Met royalty contract kunt u uw contractafspraken vastleggen in PAC. PAC kan deze ingevoerde
royaltycontracten vervolgens gebruiken om de berekening van de royaltyafdracht voor u uit te
voeren. Indien u beschikt over de module royaltycontract kunt u ook op basis van het in PAC
ingevoerde contractafspraken het uiteindelijke contract genereren.
Het royaltycontract biedt een uitgebreid invoerscherm, waarin u veel gegevens over uw
royaltycontact kunt vastleggen. Zo kunt u o.a. meerdere ISBN's koppelen aan een contract, meerdere
rechthebbenden koppelen aan een contract, kunt u per verkoopsoort afrekentredes definieren en een
bepaald percentage van de royaltyafdracht opgeven als vrij van kosten (zodat de afdracht aan de
auteur pas na deze drempel wordt ingezet).
Meerdere ISBN's kunnen worden gekoppeld aan 1 royaltycontract, zodat royaltypercentages over
meerdere Er kunnen meerdere contracten worden aangemaakt, waaronder het auteurscontract, het
vertalerscontract, het agent/uitgeverijcontract en eventueel meer. Door middel van knoppen kunt u
het contract goedkeuren, en indien nodig ook openbreken, waarna een nieuw contract ontstaat vanaf
een nieuwe datum.
14.3.1 Royalty contract zoeken

Als u klikt op de knop royaltycontract verschijnt het zoekscherm Zoeken royaltycontract:

U kunt in dit scherm makkelijk uw titel vinden door de eerste letters van de titel of het cijfer van
bijvoorbeeld het ISBN in te vullen. Het zoekscherm toont dan slechts die titels die aan de opgegeven
eigenschappen voldoen. Bovendien is het nu mogelijk om een traject van contractcodes als selectie in
te vullen, zodat een gewenste hoeveelheid contracten kunnen worden afgedrukt.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het royaltycontract selecteren die u wilt tonen en kiest
voor Open. Indien u een nieuw royaltycontract wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
14.3.2 Royalty contract toevoegen

U kunt een nieuw royaltycontract toevoegen bij een project door te kiezen voor:
de knop Toevoegen in Royalty contract of

de knop Nieuw in Zoeken royaltycontract

Royalty 237
In dit scherm kunt u kiezen uit een royaltycontractscenario. Hiermee worden de standaard waarden
uit dit scenario overgenomen in het nieuwe contract dat u wilt aanmaken. U hoeft dan alleen nog de
wijzigingen op dit nieuwe contract in te voeren. U kunt royaltycontractscenario's aanmaken in de
stamgegevens 633 .
Selecteer nu een royaltycontractscenario en klik op OK. Als u geen gebruik wilt maken van deze
functie, kies dan op Annuleren. U ziet nu het volgende scherm:

Vul een Contractcode in

Geef een Omschrijving op
Zoek daarna het verplichte veld Contracttype.
En zoek tenslotte het verplichte veld Frequentie
Royalty contracten die qua naam en jaartal lijken op het contract dat u wilt aanmaken, verschijnen in
het vak overeenkomstige Royaltycontract.
14.3.3 Royalty contract wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de royaltycontract dan komt u in het
onderhoudsvenster van het contract. Hiermee bent u in staat het contract in te zien of aan te vullen
met nieuwe gegevens.
Zoals u weet kan een royalty contract vele vormen aannemen. In het royaltycontract scherm krijgt u
vele mogelijkheden aangeboden in een scherm.

Royalty 239
Een voorbeeld van de opbouw van een royaltycontract is schematisch als volgt weer te geven:
Hierin ziet u dat aan een contract een of meerdere explotatiegroepen zijn gekoppeld. Een
exploitatiegroep omvat een of meerdere verschijningsvormen en een of meerdere uitgaven. Aan een
exploitatiegroep zijn vervolgens weer verkoopsoorten gekoppeld. Die verkoopsoorten kunnen weer
zijn ondervedeeld in verschillende staffels.
Het eerste tabblad, afspraken, bestaat uit 7 onderdelen:

Algemeen 240
Exploitatiegroepen 240
Verkoopsoorten en staffels 241
Uitgaven per exploitatiegroep 242
Rechthebbenden 242
Verkoopstand bij uitgave 243
Contractstatus 243
14.3.3.1 Algemeen
Het bovenste deel van het scherm toont enkele algemene gegevens over het royaltycontract.
U kunt de gegevens die u bij het aanmaken van het contract heeft ingevuld (Contractcode,
Omschrijving,Contracttype en Frequentie) wijzigen. Bij de contractcode kunt u gebruik maken
van de knop naast het veld contractcode, om automatisch de eerstvolgende contractcode te
genereren. Deze contractcode wordt gecreeerd op basis van de code van het laatste
contract dat is aangemaakt. Zo kunt u zelf definiëren welke vorm u contractcode dient te
hebben.
Met het veld sub kunt u aangeven dat een contract onderdeel uitmaakt van een groep aan
elkaar gerelateerde contracten. U kunt zo twee contracten met dezelfde contractcode
opgeven, maar deze een andere subcode geven. Zo krijgt u bijvoorbeeld contract 1A, 1B en
1C. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken om een link te leggen tussen Auteurcontract en
Vertalerscontract.
U kunt de geldigheid van het contract instellen of aanpassen in de velden geldigheid van en
t/m. De geldigheid van is verplicht omdat deze wordt gebruikt voor controleoverzichten en
eventueel voor het al dan niet aansturen van afrekeningen.
U kunt aangeven bij welk project dit royaltycontract hoort. Dit is niet verplicht. Als u ervoor
kiest om dit veld in te vullen, dan kunt u in het onderdeel Uitgaven per exploitatiegroep 242
alleen uitgaven kiezen die binnen het geselecteerde project vallen.
U kunt notities opgeven in het veld notities
Rechts boven in het scherm ziet u de status van het contract 243 .
14.3.3.2 Exploitatiegroepen
Vaak worden afspraken in een royaltycontract vastgelegd per verschijningsvorm of combinatie van
verschijningsvormen. Zo is er bijvoorbeeld een aparte afspraak voor een paperback of gebonden
boek, en een aparte afspraak pocket.
Een exploitatiegroep omvat een of meerdere verschijningsvormen. Exploitatiegroepen kunt u

opgeven in de stamgegevens.
Aan iedere exploitatiegroep zitten in het contract een aantal ISBN's gekoppeld. Deze koppelt u onder
Uitgaven per exploitatiegroep 242 .
Bij iedere exploitatiegroep worden de gemaakte afspraken over verkoopsoorten en staffels

opgegeven. Deze koppelt u onder Verkoopsoorten en staffels 241 .
In het royaltycontract kan per exploitatiegroep een veld Code/omschrijving op (afrekening) worden
gevuld. Dit wordt mee geexporteerd naar het XML bestand voor de afrekeningen. Echter vooraf moet
worden vastgesteld of dit veld ook moet worden gebruikt omdat het niet standaard in de
afrekeningsjablonen staat. In de procedure van de uitgeverij moet dat worden opgenomen.
Er kan dmv een keuzelijst alles worden getoond of alleen gegevens over de geselecteerde
exploitatiegroep . Dit is tevens een gebruikersinstelling.

Royalty 241
14.3.3.3 Verkoopsoorten en staffels
Bij iedere exploitatiegroep worden de gemaakte afspraken over verkoopsoorten en staffels

opgegeven. Hierin kunt u de volgende zaken invullen:
U kunt verschillende verkoopsoorten opgeven door deze in de kolom verkoopsoorten te

selecteren. Welke verkoopsoorten er zijn staat gedefinieerd onder stamgegevens, onder
royaltyverkoopsoortmapping 629 .
Bij deze verkoopsoorten kunt u een boventrede aangeven. Een trede loopt van een
eventueel voorafgaande trede van dezelfde verkoopsoort tot de boventrede. Als er geen
voorafgaande verkoopsoort is loopt de trede van 0 tot de boventrede.
De bijbehorende berekenwijze kan worden geselecteert. U kunt hier o.a. kiezen uit:
Bruto%Excl: Bruto exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn
invulbaar.
Bruto%Incl: Bruto inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn
invulbaar.
Netto%Excl: Netto Exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn
invulbaar.
Netto%Incl: Netto Inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn
invulbaar.
Prijs/ex: Prijs per exemplaar. Het veld Grsl. prijs is invulbaar.
%vPrijs/ex: Een percentage van de prijs per exemplaar. De velden royaltypercentage,
% vrij van kosten en grsl. prijs zijn invulbaar. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt in
het geval van een speciale clubprijs waarover een vast percentage moet worden
afgerekend.
%vBE-Kort: Een percentage over bruto excl minus korting. Dit houdt in dat ongeacht
de reele korting aan de boekhandel, uit wordt gegaan van een vaste korting en dat
over deze 'fictieve netto excl' wordt afgerekend met een ingesteld royaltypercentage.
Dit kan tevens worden overgenomen uit de Royaltymodule.De velden
royaltypercentage, % vrij van kosten en korting% zijn invulbaar. Deze berekenwijze
wordt bijvoorbeeld gebruikt in het geval van een vast kortingspercentage dat wordt
gehanteerd voor verkopen met de verkoopsoort export.
Het bijbehorende royaltypercentage kan worden opgegeven.
Er kan een percentage worden opgegeven dat vrij is van kosten. Stel u heeft een
royaltyafspraak waarin voor ieder boek dat wordt verkocht 10% van de bruto prijs royalty
aan de rechthebbende wordt uitgekeerd. Echter, er is ook een voorschot uitgekeerd aan de
rechthebbende. Voordat de rechthebbende royalty ontvangt, zal normaalgesproken dit
voorschot eerst moeten zijn verrekend. Er kan echter ook met de rechthebbende worden
afgesproken dat een bepaald percentage van het royaltypercentage vrij is van kosten. Dit
percentage wordt dan sowieso als royaltyafdracht uitgekeerd. De rest van het percentage
wordt, zolang er sprake is van een voorschot, gebruikt om dit voorschot te verrekenen.
Dit werkt voor alle voorschotten behalve de afrekendrempel (aantal boeken).

U kunt met de functie vrij van kosten er ook voor zorgen dat een bepaald voorschot
over een enkele exploitatievorm wordt verrekend. Stel u heeft twee exploitatievormen:
paperback en pocket. Het royaltybedrag voor paperback is 5% en voor pocket is 6%. U
wilt dat het voorschot alleen wordt verrekend door verkopen van uitgaven die vallen in
de exploitatievorm paperback. U vult dan bij de exploitatievorm paperback in dat de %
vrij van kosten 5% is (= gelijk aan het royaltypercentage). Bij de exploitatievorm
paperback geeft u bij % vrij van kosten 0% op.
Er kan een grondslag prijs worden opgegeven. Dit is de prijs die geld als de prijs / ex.
Indien de prijs / ex wijzigt door een prijsverhoging aan het eind van het jaar, dient dit
in het contract ook te worden gecorrigeerd. Hiervan wordt dus geen prijshistorie

bijgehouden: de oude grondslag prijs in het contract wordt overschreven.
Er kan een kortings% worden ingevoerd. Deze wordt gebruikt bij de berekenwijze %vBE-
Kort.
Daarnaast kunt u een minimum afrekenwaarde vaststellen. U kunt zo bijvoorbeeld aangeven dat met
titels die zijn verkocht voor minder dan 3 euro apart moet worden omgegaan. U kunt er voor kiezen
om titels die voor minder dan de minimum afrekenwaarde zijn verkocht apart weer te geven op uw
sjabloon of te verwerken in een andere verkoopsoort, bijvoorbeeld ramsj of hoge korting.
14.3.3.4 Uitgaven per exploitatiegroep
U kunt uitgaven aan uw contract koppelen in het blok uitgaven per exploitatiegroep. In het blok
uitgaven per exploitatiegroep ziet u het overzicht van al gekoppelde ISBN's. U kunt een nieuw ISBN
koppelen aan dit contract door de knop Uitgave toevoegen te gebruiken. Nu opent zich het scherm
zoeken uitgave. Indien u bovenaan het contract een project hebt geselecteerd, dan ziet u hier nu
alleen de uitgaven binnen dit project.
Indien er meerdere exploitatiegroepen zijn volgt een scherm met de beschikbare exploitatiegroepen.
Uitgaven zitten gekoppeld aan een bepaalde exploitatiegroep. Dit bepaald met welke afspraken en
staffels de royaltyafdracht voor dit ISBN moet worden bepaald. Met het volgorde veld (A -> Z) kunt u
de afrekenvolgorde van de verschillende uitgaven opgeven.
In het royaltycontract kan per uitgave een veld Code/omschrijving op (afrekening) worden gevuld. Dit
wordt mee geexporteerd naar het XML bestand voor de afrekeningen. Echter vooraf moet worden
vastgesteld of dit veld ook moet worden gebruikt omdat het niet standaard in de afrekeningsjablonen
staat. In de procedure van de uitgeverij moet dat worden opgenomen.
14.3.3.5 Rechthebbenden
U kunt aangeven wie de rechthebbenden zijn en welk aandeel zij hebben in de totale royalties. Bij
rechthebbende kunnen alleen die personen worden geselecteerd die aan de categorie rechthebbende
zijn toegewezen. Deze categorie kunt u toekennen door in relatiebeheer naar de betreffende relatie
te gaan en in het tabblad algemeen de categorie rechthebbende toe te voegen.
Om een relatie toe te voegen klinkt u in het blok rechthebbenden op het zoekpictogram. Er verschijnt
nu een zoekscherm. Zoek hierin op de rechthebbende die u wilt toevoegen en selecteer deze. In
geval van meerdere rechthebbenden dient u bij elke rechthebbende het juiste aandeel op te geven.
Het totaalaandeel moet altijd 100% zijn.
Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt u
een keuzelijst te zien.

Royalty 243
In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de
relatie heeft wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een
agent. Dan zult u het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project.
Op deze wijze worden niet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de
gegevens die zijn opgegeven op het relatieverband.
Onderaan dit deel van het scherm vind u ook drie toetsen. Met de knop Relatie openen kan direct de
geselecteerde relatie worden geopend in het relatiebeheer. Met de knop Voorschotten tonen kan
direct het bijbehorende voorschot worden getoond. Met de knop Rechthebbende Wijzigen kunt u het
contract overboeken.
14.3.3.6 Verkoopstand bij uitgave
U kunt de verkoopstand inkijken. Deze gegevens worden in principe geimporteerd (bij proces,
voorraad en omzet 232 ), maar u kunt als dit nodig is ook een stand toevoegen met de knop stand
toevoegen of een stand wijzigen met de knop stand wijzigen.
Als de frequentie van het contract wijzigt dan moet ook de startstand worden gewijzigd van de oude
frequentie naar de nieuwe frequentie omdat PAC op basis van de frequentie de gegevens verwerkt.
14.3.3.7 Contractstatus
Een belangrijk onderdeel bij het aanmaken van het contract is de contractstatus. Een contract kan
verschillende statussen hebben:
Niet Actief (de standaard status na het invullen van het contract)
Voorlopig
Definitief
Vervallen
Een contract moet op definitief staan om te worden verwerkt bij de royaltyafrekening. Doordat het
contract meerdere statussen heeft, kan het contract worden goedgekeurd door verschillende partijen
in uw uitgeverij. Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende stappen worden doorlopen:
1. Persoon A maakt contract aan (Status Niet Actief)

2. Hoofd Rechten/Royalty B controleert contract (Status naar Voorlopig)
3. Uitgever C controleert het contract (Status naar Definitief)
Natuurlijk is een andere combinatie van stappen en verantwoordelijken ook mogelijk. Een contract
hoeft niet eerst de status Voorlopig te hebben, maar kan ook direct de status Definitief krijgen. U
kunt dus zelf bepalen hoeveel personen hun goedkeuring moeten verlenen, voordat het contract
definitief is en wordt verwerkt bij de royalty afrekening
Als u het contract wilt openbreken klikt u op contract openbreken. Het huidige contract krijgt nu de
status vervallen, en een pop up scherm verschijnt waarin u de geldigheid van het nieuwe contract
kunt vast stellen.
14.3.4 Royalty contract verwijderen

U kunt een royaltycontract verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken in het overzichtscherm
van het contract. Vervolgens verschijnt een bevestigingsscherm met de vraag of u het contract echt
wilt verwijderen. Als u zeker weet dat u dit wilt doen klikt u op de knop Ja. Wilt u dit toch niet, klik
dan op Nee of Annuleren.

14.4 Modelcontractsjabloon
De module Royalty Modelcontractsjabloon is een toevoeging op de royaltymodule, waarmee op basis
van de in PAC ingevoerde royaltyafspraken een fysiek (model)contract kan worden gegenereerd op
basis van een sjabloon. Dit contract kan vervolgens worden afgedrukt en door de rechthebbenden
worden ondertekend. Dit document wordt ook gekoppeld aan PAC.
Indien u beschikt over de module royaltycontract en u gaat naar Royalty - contractbeheer dan ziet u
hier twee extra tabbladen: Documenten en Overige rechten/afspraken.
In het tabblad documenten ziet u de gekoppelde royaltycontract-documenten. Hieronder staan de

knoppen documenten tonen (die het gekoppelde document openen), de knop document koppelen
(waarmee je een bestaand document kan koppelen aan PAC) en de knop document verwijderen,
waarmee je de koppeling tussen het document en PAC verbreekt. De werking van deze functies is
identiek aan die van de module DocShare 358 .
Hieronder ziet u nog een knop Contract genereren. Met deze knop worden de afspraken die zijn
vastgelegd in het tabblad Afspraken overgenomen in een document middels een standaard
contractsjabloon. Het resulterende document zal direct worden gekoppeld aan PAC.
Het tabblad Overige rechten/afspraken bevat nog additionele velden, die ook kunnen worden
opgenomen in het contract:

Royalty 245
In dit tabblad kunnen alle naburige rechten (nevenrechten) worden ingevuld zodat deze kunnen
worden gegenereerd naar het fysieke contract. Deze gegevens staan standaard in het
royaltycontractscenario zodat in de meeste gevallen geen wijzigingen nodig zijn, alleen in specifieke
gevallen.
14.5 Voorraadcorrectiebeheer
Met voorraadcorrectiebeheer kunt u uw voorraadgegevens wijzigen of hier nieuwe gegevens aan
toevoegen. Als u klikt op de knop voorraadcorrectiebeheer ziet u het volgende scherm:

U kunt de voorraadrondrekening om de volgende redenen wijzigen:

Er zat een inconsistentie in de aangeleverde gegevens
Omdat u gegevens heeft aangeleverd gekregen op papier en deze in PAC wilt invoeren
Omdat u een correctie wilt maken ten behoeve van een auteur (en een kleine eindvoorraad
niet wilt laten staan tot in lengten van jaren en deze bv als -fictieve- boekhandel wilt
afrekenen en dus nooit meer een afrekening hoeft te sturen)
Wijzigingen kunt u maken door op een veld te klikken dat u wilt wijzigen en hier de juiste data in te
voeren. Ook kunt u omzetregels toevoegen door op de knop Omzet toevoegen te klikken.
Bij omzetregels kunnen ook prijsgegevens worden ingevoerd. U kunt hier zowel een bruto als een
netto prijs opgegeven.
U kunt omzetregels ook verwijderen., met de knop component verwijderen. Niet alle componenten
kunnen zomaar worden verwijderd. Welke kunnen worden verwijderd kunt u aangeven bij
Stamgegevens - Componenten 629 . Als u een omzetregel probeert te verwijderen maar dit is niet
toegestaan, dan zal PAC dit aan u melden.
In het royaltycorrectiebeheer kan visueel onderscheid worden gemaakt tussen correcties. Standaard
correcties die worden uitgevoerd zijn 'normaal' en worden in wit getoond, maar dit kan worden
gemarkeerd als reservering met de knop Regel reserveren zodat het een opvallende kleur krijgt. Met
dezelfde knop kan het ook weer 'normaal' worden gemaakt. Er zitten op dit moment verder geen
functionaliteiten aan de reservering.
Met de knop -/- Correcties VP overnemen kunt u met een druk op de knop in één keer alle correcties
van het vorige jaar omgekeerd worden overgenomen.
Met de knop Correcties leegmaken kunt u alle gegevens in de kolom correcties verwijderen.
Bovenaan in het scherm ziet u de knoppen Periode terug en Periode vooruit. Hiermee kunt u zonder

Royalty 247
steeds terug te hoeven naar het zoekscherm makkelijk het voorraadcorrectiebeheer van vorige en
volgende perioden bekijken. Indien wordt voorzien in retouren in royaltycorrectiebeheer dan kan dit
alvast voor de volgende periode worden ingevuld ondanks dat deze periode nog niet bestaat/is
gerealiseerd. Dus voorzien op 250 retouren in 2007 kan als negatieve afzet/omzet in 2007 worden
ingevuld in de correctiekolom (= vermindering omzet in 2007) en in de aan te maken periode 2008
als 250 positief worden ingevuld. Als in 2008 blijkt dat de omzet inderdaad zover achterblijft, dan is
een goede keus gemaakt en kan eventueel een deel van 250 zelfs worden verminderd waardoor een
deel nog steeds voorzien blijft. Als de omzet in 2008 echter goed/normaal is, dan worden de 250
stuks gewoon bij de omzet opgeteld omdat die er in 2007 van af zijn getrokken.
Het is nu mogelijk om de Oplage te gebruiken (afleverbeheer onder drukbeheer) als

grondslag voor de rondrekening van royalties. Als standaard wordt de volledig (gecontroleerde)
voorraad van CB of intern magazijn gebruikt, maar daarin kan het voorkomen dat het optellen van
de werkelijke inslag niet juist is en daardoor een onjuiste oplage wordt gerapporteerd aan de
rechthebbende. Daarom is het mogelijk om in de administratieve instellingen van de Royalty een
instelling 'Oplagecomponent (ipv inslag)' in te vullen. Hierdoor wordt de gerealiseerde
afleveringen van de drukker/binder opgehaald uit drukbeheer om in te vullen als
correctiecomponent. Het kan zijn dat niet hetzelfde getal is als de inslag(en) uit de magazijnen. In
dat geval ontstaat er een rondrekening verschil dat moet worden weggeboekt, er is dan
waarschijnlijk ergens een voorraadcorrectie/verplaatsing met een hoog getal blijven staan. Deze
functionaliteit hangt echter af van de inrichting. In de standaard uitvoering wordt met CB inslag
gewerkt als basis en moet deze inrichting dus in opdracht worden gewijzigd om de functionaliteit
te kunnen toepassen, inclusief de aangepaste checksystematiek!
U kunt een tekst op de afrekening toevoegen door deze in het veld Tekst op afrekening in te voeren
14.5.1 Overige rechten

Als u gebruik maakt van het afrekenen van nevenrechten/naburige rechten dan kunt u de resultaten
van import uit PAC Faktuur in het tabblad Overige rechten terugvinden. U kunt hier ook rechtstreeks de
nevenrechtenverkopen invullen of wijzigen indien gebruik wordt gemaakt van (netto) kosten (zie
fysieke contractafspraken).
Voor automatische import van rechten is de koppeling met PAC Factuur nodig. Deze dient
volledig ingericht te worden op het toe kunnen passen van nevenrechten.
14.6 Voorschottenbeheer
Naast royalties ontvangen auteurs, vertalers en agenten vaak een voorschot voor hun werk. Om deze
voorschotten bij te houden is er voorschottenbeheer.
In voorschottenbeheer kunt u bijhouden aan wie welk bedrag wanneer is betaald en of dit voorschot
al verrekend is met de royalties of niet. Er wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten
voorschotten. Zo kunt u een algemeen voorschot opgeven, gekoppeld aan een bepaalde relatie, of
een uitgavevoorschot, gekoppeld aan een bepaalde uitgave.
U kunt kiezen om voorschotten op uitgave-, exploitatiegroep- of contractniveau in te

voeren. Echter, dit is afhankelijk van uw inrichtingskeuze en de toegepaste
berekeningssystematiek. Daarom is het ook mogelijk om de niet te gebruiken voorschotsoorten
uit te schakelen (filter) in de algemene instellingen onder royalty.

14.6.1 Royalty voorschot zoeken

U kunt voorschotten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu
Klik op Royaltyvoorschotten onder het kopje Royalty.
Het zoekvenster Zoeken Royalty Voorschot wordt geopend.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het voorschot selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuw voorschot wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
14.6.2 Royalty voorschot toevoegen

U kunt een nieuw royalty voorschot toevoegen bij een project door te kiezen voor:
de knop Toevoegen in Royalty voorschot of

de knop Nieuw in Zoeken royalty voorschot

Royalty 249
Selecteer een Relatie door te klikken op het zoekpictogram naast het veld relatie.
keuzelijst te zien.

Selecteer een Soort door te klikken op het zoekpictogram naast het veld Soort.
Er zijn diverse soorten voorschotten:
Algemeen voorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie.

Nog niet verschenen titel voorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie, contract,
exploitatiegroep en uitgave. Dit voorschot kan worden genoemd op de afrekening, maar
wordt nog niet verrekend, omdat dit een nog niet verschenen titel betreft.
Uitgavevoorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie, contract, exploitatiegroep
en uitgave.
Contractvoorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie en contract.
Exploitatiegroepvoorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie, contract en
exploitatiegroep.
Afrekendrempel: indien in het contract is afgesproken dat royalties pas worden
uitgekeerd aan een rechthebbende nadat een bepaald aantal boeken is verkocht, dan
wordt dit onder het voorschottenbeheer opgegeven als afrekendrempel. De
afrekendrempel is gekoppeld aan een relatie en een contract.
Kosten Derden: indien in het contract is afgesproken dat royalties pas worden uitgekeerd
aan een rechthebbende nadat een bepaald bedrag aan boeken is verkocht, dan wordt dit
onder het voorschottenbeheer opgegeven als afrekendrempel. De afrekendrempel is
gekoppeld aan een relatie en een contract.
Geef een voorschotcode op
En geef vervolgens een omschrijving op.
Geef de boekdatum. Deze is standaard ingesteld op de 01-01-<huidig jaar>.
De Boekdatum is leidend voor het gekozen afrekenjaar. Dus als de boekdatum volgend jaar
betreft, zal dit voorschot niet worden meegenomen in de afrekeningen van het huidige
jaar.
Als u nu op toevoegen klikt verschijnt in een aantal gevallen (afhankelijk van de gekozen
contractsoort) een volgend scherm, waarin u kunt kiezen uit een betalingsscenario. Een
betalingsscenario bestaat uit een of meerdere betaalmomenten, waarop de uitbetaling van het
voorschot geschied. Aan die betaalmomenten is een bepaald percentage van het voorschot
gekoppeld.
Royalty voorschotten die qua naam en jaartal lijken op het voorschot dat u wilt aanmaken,
verschijnen in het vak overeenkomstige Royaltyvoorschot.
14.6.3 Royalty voorschot wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de royaltyvoorschot dan komt u in het
onderhoudsvenster van het voorschot. Hiermee bent u in staat het voorschot in te zien of aan te
vullen met nieuwe gegevens.
Welke velden u in dit scherm ziet hangt sterk af van de gekozen voorschotsoort. Bij een algemeen
voorschot kunt u alleen een relatie koppelen. Bij een uitgavevoorschot kunt u Relatie, contract,
Exploitatievorm en uitgavekoppelen. Er is in beide gevallen sprake van betaalmomenten, maar bij
een afrekendrempel is dit weer niet van toepassing.
Als u een uitgavevoorschot heeft aangemaakt ziet u dit scherm:

Royalty 251
In dit scherm heeft u een aantal mogelijkheden. U kunt:
De verplichte gegevens die u bij het aanmaken van het voorschot heeft ingevuld (Relatie,
Soort, Voorschotcode, Omschrijving, en Boekdatum) wijzigen.
De Boekdatum is leidend voor het gekozen afrekenjaar. Dus als de boekdatum volgend jaar
betreft, zal dit voorschot niet worden meegenomen in de afrekeningen van het huidige
jaar.
In het veld Status kunt u zien wat de status is van dit voorschot.
U kunt aangeven bij welk contract dit voorschot hoort.
U kunt aangeven bij welke exploitatievorm dit voorschot hoort.
U kunt aangeven bij welke uitgave dit royaltycontract hoort.
In het keuzemenu valuta kunt u aangeven met welke valuta de rechthebbende moet worden
betaald. Hierachter kunt u het bedrag opgeven dat hem in deze valuta moet worden
betaald.
U kunt het Bedrag invullen dat aan de rechthebbende moet worden uitgekeerd in euro.
Let op: PAC rekent niet zelf de valuta om, want PAC bevat geen informatie over de laatste
omrekenkoersen.
In het veld Restant kunt u zien of het voorschot bedrag (in euro) al is verrekent met de
royalties of niet.
Hieronder vindt u het tabblad betaalmomenten. Hierin zijn (als u een betaalmomentscenario heeft
gebruikt) de gewenst betaalmoment ingevoerd. U kunt ook zelf betaalmomenten toevoegen door
deze op te geven in de lege regel onderaan. Bij ieder betaalmoment staat aangegeven:
Het moment waarop het bedrag dient te worden uitbetaald (activiteit).
De omschrijving van dit moment (optioneel)

Het van het totaalbedrag dat op dit moment moet worden uitbetaald.
deel
Valuta waarin het bedrag is uitbetaald
Het bedrag in de valuta waarin het moet worden uitbetaald. Dit wordt automatisch berekend op
basis van het totale valuta bedrag en het deel.
Het bedrag in euro dat dient te worden uitbetaald. Als de valuta euro is zal dit automatisch
worden ingevuld. Zo niet dient u dit zelf invullen (dit is in verband met het dagelijkse
koersverschil).
De betaaldatum kan worden gebruikt om de datum aan te geven waarop het bedrag naar
verwachting dient te worden betaald. Als u hierna het vinkje in de kolom Betaald plaatst wordt
deze datum automatisch aangepast naar de datum waarop dit vinkje geplaatst is.
Of er een betaalopdracht is verzonden of niet kunt u aangeven in de kolom betaalopdracht.
Deze functie wordt verder in PAC nog niet gebruikt.
De Betaalopdracht datum (BO-datum). Deze wordt automatisch ingevuld op het moment dat u
een vinkje plaatst in de kolom betaalopdracht. Deze functie wordt verder in PAC nog niet
gebruikt. De betalingsopdracht van een royaltyvoorschot kan worden gejournaliseerd.
Daarvoor dient in het betalingsmoment de betalingsopdracht aangevinkt te worden. De
bijbehorende betalingsopdrachtdatum is bepalend voor de boekperiode van de journaalpost.
Als de journaalpost is gelukt, dan wordt er een vinkje in de kolom 'J' (Gejournaliseerd) gezet.
In het royaltyvoorschotbeheer is nu ook een tabblad met alle mutaties die zijn gebeurd op het
voorschot. Tevens wordt de kolom 'J' (Gejournaliseerd) gevuld als de mutatie is gejournaliseerd.
U kunt een voorschot activeren door op de knop Voorschot activeren te klikken. Ook kunt u een
voorschot afboeken door op de knop voorschot afboeken te klikken. U voorschot wordt nu op 0
geplaatst en de status wordt op inactief gezet. Het is nu mogelijk om hierbij zelf een datum in te
vullen. de gebruiker moet echter goed opletten wanneer dit wordt gedaan, want dit mag alleen vóór
afrekenen gebeuren of ná definitief afrekenen (afhankelijk dus van voorgaande mutaties in de tijd).
Met de knop voorschot overboeken wordt het voorschot overgeboekt.
Als u een bedrag in euro's toevoegt bij Valuta, zal dit bedrag standaard worden overgenomen
naar het Bedrag en naar het bedrag en valutabedrag bij betaalkenmerken. Als u een bedrag invult in
een andere valuta, wordt dit alleen overgenomen naar valutabedrag bij de betaalmomenten. Het
bedrag kunt u handmatig invullen, maar wordt alleen overgenomen van de kolom bedrag bij de
betaalmomenten naar het veld bedrag, maar niet andersom.
Nadat u afrekeningen hebt gemaakt kan het u opvallen dat u een voorschot verkeerd hebt
ingevoerd. U wilt dit voorschot dan aanpassen. Als u een voorschot wilt wijzigen gaat u naar
voorschotbeheer en zoekt dit voorschot op. Als u het voorschot dan selecteert ziet u het volgende
scherm:
Als u nu op ja klikt wordt de afrekening die u al hebt gemaakt ongedaan gemaakt. U kunt nu uw
voorschot wijzigen. Als u klaar bent met uw wijzigingen en uw klikt op sluiten, dan krijgt u de
volgende melding:

Royalty 253
Als u nu op ja klikt wordt de afrekening opnieuw weer aangemaakt, nu met het gewijzigde
voorschot.
14.6.4 Royalty voorschot verwijderen

U kunt een royaltyvoorschot verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken in het
overzichtscherm van het contract. Vervolgens verschijnt een bevestigingsscherm met de vraag of u
het voorschot echt wilt verwijderen. Als u zeker weet dat u dit wilt doen klikt u op de knop Ja. Wilt u
dit toch niet, klik dan op Nee of Annuleren.
14.7 Ramsjbrieven versturen

Indien u tevens gebruik maakt van de module Voorraad en Documenten dan kunt u de
rechthebbenden op de hoogte brengen van op handen zijnde verramsjen van titels. U kunt dit
opstarten vanuit Hoofdmenu | Voorraad | Ramsjbrieven sturen:
Kies het genre waarin de uitgaven zijn ingedeeld die voor verramsjen in aanmerking komen.
(leeg laten betekent geen filter op genre)
Kies het magazijn waarop u de voorraadstand wilt filteren tbv de aantallen daaronder. (leeg
laten betekent dat alle magazijnen worden geevalueerd)
Kies het de actuele voorraad dmv het aantaltraject van-t/m. (leeg laten betekent geen filter
op voorraad)
Klik vervolgens op de knop Verder
Vervolgens wordt het relatieselectiebuffervenster 71 getoond. U kunt dan enkele lijsten

draaien alvorens verder te gaan.
Klik vervolgens op de knop Doorgaan
Kies vervolgens voor Speciaal mailing sturen met details
En vervolgens het door u aangemaakte documentsoort 541 dat deze details bevat.
De selectie werkt op de volgende manier. Eerst worden alle uitgaven bepaald die aan de
bovengenoemde condities voldoen. Vervolgens worden alle gekoppelde royaltycontracten

nagelopen en daarvan worden de alle genoemde rechthebbenden in de mailing opgenomen. Per

rechthebbende wordt een mailingregel aangemaakt in de buffer, maar onderliggend wordt
tevens de uitgave (of uitgaven) van de rechthebbende opgenomen met de titelinformatie, totale
voorraad en de actuele verkoopprijs. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt in de
ramsjbrief. Een rechthebbende krijgt zodoende per titel een aparte brief met de genoemde
detailinformatie (indien zo ingesteld in het sjabloon).
In de documentsoorten kunt u het sjabloon voor de brief maken en in Word gebruik maken
van de volgende extra velden:
Titel
Auteur
Isbn
Druknr
ExtraNum1 = De actuele totaal voorraad
ExtraNum2 = De actuele verkoopprijs
In deze systematiek gaan we ervan uit dat het Genre wordt gebruikt om de ramsjstatus van
de titel weer te geven. Mocht in uw uitgeverij een andere systematiek worden gebruikt, dan
kunnen we dit in overleg met u uitbreiden.
14.8 Werkinstructies
Om uw jaarlijkse, half-jaarlijkse of kwartaal afrekeningen te kunnen draaien kunt u in de volgende
paragrafen werkinstructies vinden die u volledig of deels kunt volgen.
14.8.1 Nieuw jaar openen

De royalty's worden elk jaar (of halfjaar/kwartaal) berekend. Dit betekent dat PAC per periode (jaar,
halfjaar en/of kwartaal) een aparte financiële subadministratie bijhoudt om de basiscijfers (uit de
import en handmatig) en de standen van voorschotten en verkopen per verkoopsoort tot dan toe op
te slaan.
Elk jaar moeten daartoe enkele basishandelingen worden verricht:
1. Aanmaken afrekenperioden in te toekomst (één jaar verder dan het te activeren jaar)
2. Verwijzen volgende periode(n) in te activeren jaar naar toegevoegde afrekenperioden (onder punt
1)
3. Controleren en afsluiten vorige afrekenronde
4. Activeren periode 255 (meermalen per jaar indien ook halfjaar of kwartaal afrekeningen worden
gemaakt)
Werkinstructie
[1x per jaar]
Onder Royalty | Proces kunt u de afrekenperiodes instellen. Om te beginnen met de royalty's van
2009 dient 2010 te worden aangemaakt (Zie ook: Betekenis van de kolommen) 231 :

Royalty 255
Vervolgens dient u in de regel 2009 te verwijzen naar de volgende periode: 2010. Klik op Volgende
periode in 2009 en druk op F9 (verversen, zo wordt de nieuwe 2010 ook in deze lijst opgenomen).
Kies vervolgens: Jaar 2010 (1)...:
Controleer of de vorige periode geheel is verwerkt: alle afrekeningen zijn gedraaid en definitief
gemaakt. Dit is optioneel, maar raden we wel aan omdat u anders zelf moet bijhouden welke
relaties, titels, afrekeningen nog definitief moeten worden gemaakt. Om goede afrekeningen te
maken in het nieuwe jaar moet een goede stand van voorschotten en verkopen voorgaande
perioden aanwezig zijn. U kunt dit controleren door de velden Aantal afrekeningen te vergelijken
met waarvan voorlopig. Het veld waarvan voorlopig moet 0 zijn. We gaan er wel vanuit dat alle
afrekeningen zijn gegenereerd. Indien u tussentijds individuele afrekeningen verwijdert dan dient u
zelf zorg te dragen dat deze opnieuw worden aangemaakt!
Verplaats eventuele importbestanden handmatig met de verkenner uit de map
pac\importexport\vanCB naar de Voltooid map (indien gebruik wordt gemaakt van Digicom en
direct importeren in PAC ipv via PAC Logistiek). Aanbevolen wordt om hiervoor jaarmappen te
maken: vanCB/voltooid/2008 etc
14.8.2 Activeren nieuwe periode

Jaarlijks (of per half jaar of kwartaal) activeert u een nieuwe periode waarvoor de royalty's moeten
worden berekend. Hierin vindt dan automatisch de voorraad/omzet import en verwerking plaats. Alle
afrekening-handelingen en rapportages vinden daar tevens in plaats.
Werkinstructie
[1x per jaar, 2x per halfjaar en/of 4x per kwartaal]
Instellen actief royaltyjaar (bij jaar overgang, niet bij halfjaar of kwartaal overgang). Vul in Actief
royaltyjaar. (automatisch worden alle bestaande vinkjes bij Actief verwijderd)
Instellen actieve afrekenperiode. Vink het vakje Actief aan bij de regel.

14.8.3 Contracten en voorschotten door het jaar heen invoeren

Om gevoel te houden met de royaltymodule maar ook zeker om periodiek de royaltyverplichting te
berekenen kunt u wekelijks of maandelijks uw contracten invoeren. Indien u ook contracten
automatisch laat genereren dan is dit zeker een absolute vereiste en u zult dit dan nog veel eerder
doen dan nodig is voor de berekening zelf.
Het invoeren van nieuwe voorschotten kan worden geïnitieerd door gebruik te maken van:
1. een map met nieuwe nog in te voeren contracten
2. een controlelijst in PAC: Controle contracten
Werkinstructie
[periodiek: jaarlijks, maandelijks, wekelijks]
Voeg een nieuw contract toe 236

Voeg een nieuw voorschot toe 248 , eventueel met betaalmomenten
Veel gestelde vragen
Hoe kan ik ervoor zorgen dat titels niet op de controlelijsten komen omdat ze toch geen contract
hebben?
Antwoord: U kunt bij de betreffende uitgave in Uitgavebeheer in het tabblad Royalty een vinkje
zetten bij Op controle overzicht negeren (Ontbrekende contracten)
14.8.4 Mutaties importeren

Er zijn 3 manieren om automatisch omzet en voorraadmutaties te importeren:
1. Mutatiebestanden vanuit Centraal Boekhuis met Digicom 257

2. Mutaties uit PAC Logistiek 257 (zijn gebaseerd op eerder verwerkte mutaties van CB, het PAC
Ordersysteem, het PAC Factuursysteem, handmatige mutaties (inslagen) en eventueel uit andere
eerder verwerkte bronnen)
3. Mutaties uit een ander (boekhoud)systeem 257
De imports zorgen ervoor dat voorraad en omzet in aparte royaltytabellen worden opgeslagen en
zodoende voor loskoppeling zorgt van de bronsystemen.

Royalty 257
14.8.4.1 Mutaties van Centraal Boekhuis
Het CB levert elke dag, week, maand of jaar bestanden aan met gegevens over voorraad, omzet en
goederenbeweging via Digicom (abonnement). Deze kunnen periodiek worden opgehaald en verwerkt
door PAC.
Werkinstructie
[periodiek: minimaal 1x per maand stap 1 Ophalen CB bestanden; rest maandelijks, kwartaal,
halfjaar, jaar]
Ophalen CB bestanden mbv Communicatie | Ophalen CB bestanden

Importeren omzet en voorraad mbv knoppen Royalty | Proces | Importeren omzet en Importeren
voorraad
Verwerken geimporteerde mutaties dmv de knop Royalty | Proces | Verwerken
Tip: indien u ook gebruik maakt van mutaties vanuit boekhouding/overig (een apart excelbestand)
dan kunt u de verwerkingstap ook uitstellen totdat u het excelbestand heeft geimporteerd!
14.8.4.2 Mutaties vanuit PAC Logistiek
In de module PAC Logistiek worden elke dag de mutaties van CB verwerkt en tevens alle handmatige
mutaties vanuit het ordersysteem en factuursysteem ingevuld. Eventueel is er zelfs een aansluiting
met een ander extern pakket voor mutatie-import.
Deze mutaties kunnen worden verwerkt in de royaltymodule.
Werkinstructie
[periodiek: maandelijks, kwartaal, halfjaar, jaar]
Verwerken mutaties dmv de knop Royalty | Proces | Verwerken
14.8.4.3 Mutaties vanuit Boekhouding/overig
Het is mogelijk dat u zelf een Excelbestand bijhoudt met rechtstreekse leveringen en omzetten
(buiten het CB om) en ontvangsten (inslagen). Tevens kan het zijn dat u gebruik maakt van externe
partijen voor levering en fakturatie waarvan u ook de gegevens in het Excelbestand bijhoudt. Indien
dit excelsheet voldoet aan een aantal gestelde PAC eisen dan kan het als basis dienen voor de
royalty.
Werkinstructie
[periodiek: maandelijks, kwartaal, halfjaar, jaar]
Zorg dat het Excelbestand compleet en juist is

Importeren omzet en voorraad uit dit bestand mbv de knop Communicatie | Importeren | Royalty
handm.mutaties
Verwerken geimporteerde mutaties dmv de knop Royalty | Proces | Verwerken
14.8.5 Verwerken en controles uitvoeren

De verwerking van omzet en voorraad uit andere onderdelen is al eerder genoemd bij de
werkinstructies voor importeren. Echter het kan te allen tijde handmatig worden gestart bij
onzekerheid over de interne gegevens. De verwerking zorgt ervoor dat de importtabellen met
voorraad en omzetgegevens worden omgezet naar jaar, halfjaar en kwartaal dossiers afhankelijk van
de actieve periode en de voor die periode geldende contracten (dit wordt bepaald door de frequentie:
jaar, halfjaar of kwartaal). De gegevens worden per uitgave (ISBN) opgemaakt en kunnen zodoende
ook voor die periode worden gecorrigeerd indien nodig (correctiebeheer).

Het komt regelmatig voor dat gegevens ontbreken in PAC omdat deze nog niet zijn verwerkt of zijn
vergeten. Tevens kunnen de cijfers rekenkundig onjuist zijn. Daarom is het noodzakelijk om controle
overzichten te genereren waarop duidelijk wordt wat ontbreekt en onjuist is zodat daarvoor de
nodige activiteiten kunnen worden ondernomen.
Werkinstructie
[periodiek: maandelijks, kwartaal, half jaar, jaar]
In het venster Royaltyproces (Hoofdmenu | Royalty | Proces):

[Als nog uitgevoerd] Verwerken
Uitvoeren Rapportage Controle uitgaven. De ISBN's die hierop zijn vermeld dienen te worden
ingevoerd als project en/of uitgave.
Uitvoeren Rapportage Controle contracten. De uitgaven die hierop zijn vermeld dienen een contract
te krijgen.
Uitvoeren Rapportage Controle voorraad ev-bv. De voorraadstanden van de magazijnen kan
verschillen, maar moeten gelijk worden gesteld in correctiebeheer of door de knop EV -> BV actieve
per. Het verschil moet ook worden geboekt om de check op 0 te krijgen.
Uitvoeren Rapportage Controle totaal vrd ev-bv. Zoals hierboven maar dan op totaalniveau.
Verschillen moeten wel via de individuele magazijnen worden rechtgezet.
Uitvoeren Rapportage Controle checks<>0. Hierop komen alle rondrekeningen waarvan het saldo
niet gelijk is aan 0. Deze moet worden hersteld via correctiebeheer zodat de afrekening de juiste
cijfers weergeeft.
Uitvoeren Rapportage Verkopen zonder afspraken. Omzet op een bepaalde verkoopsoort waarvan in
het contract geen afspraken zijn gedefinieerd worden hier vermeld. Daarop al dan niet actie
worden ondernomen. Om de lijst kort te houden raden wij aan om alle contractafspraken in te
vullen ook al zijn deze 0% zodat de lijst echt de probleemgevallen weergeeft.
Uitvoeren Rapportage Rondrekening. De gehele rondrekening van alle titels in de actieve periode
wordt hiermee aangemaakt. Op deze manier kunnen controles op grote aantallen zelf handmatig
worden bekeken door in Excel de juiste sorteringen te gebruiken.
Uitvoeren Rapportage Correcties. Hiermee de handmatig gemaakte correcties (sec) getoond tbv
invoercontrole en om te zien op welke titels sterk is ingegrepen zodat eventueel kan worden
geanalyseerd of hiermee iets structureels aan de hand is.
Corrigeren rondrekening 259
Opnieuw deze procedure
14.8.6 Voorlopige afrekeningen maken

Nadat de importverwerking heeft plaatsgevonden kunnen voorlopige afrekening worden berekend en
eventueel afgedrukt. Dit kan met het doel op het werkelijk gaan afrekenen (na de afrekenperiode) of
om tussentijdse resultaten te berekenen tbv royaltyvoorziening of het tussentijds informeren van
auteurs/rechthebbenden.
Werkinstructie
[meermalen na afrekenperiode; periodiek tbv tussentijdse resultaten]

Eventueel Verwijderen voorlopige afrekeningen mbv de knop Verwijderen
Berekenen van de royalty's dmv de knop Genereren
Optioneel Direct afdrukken alle afrekeningen dmv de knop Afdrukken afrekening
Optioneel Selectief afdrukken van afrekeningen dmv de knop Tonen afrekeningen. U kunt dan
aangeven hoeveel afrekeningen u wilt afdrukken en met welke sortering. U kunt dit ook als snel
schakelbord gebruiken om de relatie/rechthebbende weer te geven en heel gericht handelingen te
verrichten op de relatie en z'n afrekeningen.
U kunt nu rapportages genereren 259 op basis van de berekende royalty's.
Tevens kunt u selectief relaties en/of uitgaven openen om handelingen mbt de royalty's uit te
voeren.

Royalty 259
14.8.7 Handmatige mutaties toevoegen

De geimporteerde goederen rondrekening en omzet kunt u aanvullen zodat deze juist en compleet
wordt. De geimporteerde gegevens zijn niet altijd per definitie juist. Er kunnen kleine en grote (veelal
verklaarbare) verschillen optreden die naar 0 moeten worden gebracht zodat de auteur/
rechthebbende geen onjuistheden ontvangen en/of onnodige vragen hoeft te stellen. Tevens kunnen
aantallen en omzet mbt externe magazijnen, webshops e.d. worden ingevoerd (soms is hiervoor een
op maat gemaakte importdefinitie voor geschreven).
Werkinstructie
[periodiek: jaarlijks, maandelijks, wekelijks]
Ga naar Hoofdmenu | Royalty | Voorraadcorrectiebeheer en kies jaar, frequentie en het ISBN die moet
worden aangepast/bekeken.
Zorg ervoor dat de Saldoposities Check NL, Check BE, Check UG, Check (indien aanwezig) in de kolom
Resultaat op 0 staan. Eventueel zorgt u ervoor dat alleen Check (op totaalniveau) op 0 staat en laat
u checks binnen magazijnen bestaan. Dat is afhankelijk van de striktheid van uw werkwijze.
Wijzig onderdelen (componenten) zodat deze juist zijn door in de resultaatkolom de resultaatwaarde
in te vullen of door in de correctiekolom een mutatie in te vullen waardoor automatisch het resultaat
wordt berekend.
Ontbrekende omzetonderdelen kunt u met de knop Omzet toevoegen invoegen en invullen. (Alle niet
omzet-onderdelen zijn standaard ingevuld en kunnen niet worden verwijderd)
Nevenrechten kunt u invullen in tabblad overige rechten indien dit onderdeel is geactiveerd en
ingericht is.
Correcties waarvan u wilt dat u hierop wordt geattendeerd in het volgende jaar dient u van
commentaar te voorzien middels het vak Notities. (volgende periode staat dit in het vak Notities
vorige periode)
U kunt in het eerste jaar retouren reserveren (als u inmiddels weet dat het saldo verkopen aan het
begin van het volgende jaar negatief is) door een x-aantal negatief in te vullen in de kolom
Correctie (maak daarvan een notitie én gebruik de knop Regel reserveren zodat u ziet dat het om
een retourreservering gaat - dit is slechts een visuele markering!).
Indien u in het vak Notities vorige periode aanwijzingen ziet staan, dan dient u hierop actie te
ondernemen.
Staat in het vak Notities vorige periode dat er vorig jaar/periode retouren zijn gereserveerd dan kunt
u met de knop -/- correcties VP overnemen alle correcties van de vorige periode overnemen. Alle
correcties worden overgenomen, niet alleen de retourreserveringen. Maar dit ziet u doordat alleen
de retourreserveringen oranje gemarkeerd zijn. Maak de andere leeg door ze op 0 te zetten in de
correctiekolom. Tip: Klik op de knop <Periode terug of Periode vooruit > om snel te schakelen tussen
deze periodes.
14.8.8 Rapportages afdrukken

Na het berekenen van de royalty's zijn de onderliggende resultaten beschikbaar gekomen om weer te
geven in diverse rapportages.
Werkinstructie
[meermalen na afrekenperiode; periodiek tbv tussentijdse resultaten]

Uitvoeren Rapportage Afgerekende titels. Per titel een overzicht van royalty's en verrekening met
voorschotten.
Uitvoeren Rapportage Rechthebbenden. Per rechthebbende een totaaloverzicht van berekende en te
betalen royalty's en verrekening met voorschotten.
Uitvoeren Rapportage Rechthebbenden met titels. Per rechthebbende en titel een overzicht van

royalty's en verrekening met voorschotten.

Uitvoeren Rapportage Verkoopsoorten. Per titel en verkoopsoort een beknopt overzicht van afzet,
verkoopprijs, grondslag en berekende royalty.
Uitvoeren Selectie Relaties mailen. Alle rechthebbenden die worden afgerekend worden in de
selectiebuffer geplaatst waarna een standaard brief of etiket kan worden gemaakt of het BCC veld
kan worden gevuld (via klembord of middels de PAC Outlook module rechtstreeks).
14.8.9 Definitief maken afrekeningen

Als alle voorlopige afrekening juist worden geacht kunnen ze definitief worden gemaakt. Hiermee
wordt bedoeld dat ze niet per ongeluk kunnen worden verwijderd/gewijzigd. Het kan echter altijd
weer ongedaan worden gemaakt (met de juiste machtigingen). Dit is een bulk actie (die ook weer als
bulk ongedaan kan worden gemaakt) en waarmee dus snel alles op slot kan worden gezet. Het dient
ook om met een gerust hart de volgende periode in te gaan.
Werkinstructie
[1x per periode]

Uitvoeren knop Definitief maken
14.8.10 Journaalposten maken

Als alle afrekeningen definitief zijn gemaakt, maar ook als nieuwe voorschotten zijn ingevoerd, dan
kunnen journaalposten hiervan worden gemaakt naar AccountView.
Werkinstructie voorschotten
[periodiek: per maand, kwartaal of jaar]
Allereerst moeten de crediteuren en artikelen (ISBN's) in Accountview worden bekend gemaakt via
Communicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens
Dan kunnen de journaalposten worden geselecteerd in Communicatie | Exporteren |
Journaalposten
Onthou waar de vinkjes nu staan van de kolom Uitvoeren (printscreen en plakken in Word) en vink
alles uit
Vink de Bron Royalty voorschot opboeking uitvoeren aan
Zet de juiste mutatiedatum erin: het jaar waarop het betrekking heeft (voorschotten van 2008 met
boekdatum in 2008, vul dan in mutatiedatum van 1-1-2008 t/m 31-12-2008). Dat moet ook in
boekjaar 2008. U kunt de boekdatum van het voorschot gebruiken als u netjes alles in de juiste
periode zet (dus het voorschot boekt u in 1-3-2008 en u wilt dat de journaalpost in 1-3-2008 wordt
geboekt), vink dan Boekperiode obv mutatiedatum aan. Als u alles van 2008 (of halfjaar/kwartaal) op
een vaste datum en periode wilt boeken vink dan boekperiode obv mutatiedatum uit en vul de vaste
boekperiode en vaste boekdatum in.
Maak eerst een overzicht dmv de knop Te journaliseren afdrukken. Het overzicht toont de te
journaliseren voorschotopboekingen.
Als alles in orde is, klikt u op de knop Uitvoeren. De journaalposten worden aangemaakt.. Eventuele
fouten staan in het foutverslag.
Zet het vinkje voor uitvoeren uit en pak de printscreen in Word erbij om de vinkjes weer terug te
zetten zoals het stond
Werkinstructie afrekeningen met journaalposten in 1 boekjaar

[1x per periode]
Allereerst moeten de crediteuren en artikelen (ISBN's) in Accountview worden bekend gemaakt via
Communicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens

Royalty 261
Dan kunnen de journaalposten worden geselecteerd in Communicatie | Exporteren | Journaalposten

alles uit
Vink de Bron Royalty verrekening Berekende royalty, Royalty verrekening Contractvoorschotmutatie,
Royalty verrekening Algemeenvoorschotmutatie (indien van toepassing), Royalty verrekening Verplichting,
Royalty verrekening Kosten derden mutatie (indien van toepassing) uitvoeren aan
Zet de juiste mutatiedatum erin: het jaar waarop de afrekening betrekking heeft (bv afrekeningen
over 2008, vul dan in mutatiedatum van 1-1-2008 t/m 31-12-2008).
Alle journaalposten worden in hetzelfde boekjaar als het afrekenjaar gezet. U kunt dan een vaste
boekperiode/datum hebben of een variabele (start- of einddatum van de afrekenperiode). Bij de
vaste boekperiode moet u rekening houden met de actieve jaar, halfjaar of kwartaal afrekeningen
(derde kwartaal zet u waarschijnlijk op juli, augustus of september). Zie hieronder:
journaliseren boekingen.
Zet de vinkjes voor uitvoeren uit en pak de printscreen in Word erbij om de vinkjes weer terug te
Werkinstructie afrekeningen met journaalposten in 2 boekjaren

[1x per periode]
Allereerst moeten de crediteuren en artikelen (ISBN's) in Accountview in twee boekjaren worden

bekend gemaakt via Communicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens
Wijzig vervolgens het standaard boekjaar naar het andere boekjaar in Stamgegevens | Administratie
| Boekjaren (zet het vinkje in kolom Standaard aan op ene regel en uit op andere regel) en voer de
Communicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens actie nogmaals uit.
Zet vervolgens het standaard boekjaar terug op het oorspronkelijke boekjaar indien dat nodig is.
Dan kunnen de journaalposten worden geselecteerd in Communicatie | Exporteren | Journaalposten
alles uit
Vink de Bron Royalty verrekening Berekende royalty, Royalty verrekening Contractvoorschotmutatie,
Royalty verrekening Algemeenvoorschotmutatie (indien van toepassing), Royalty verrekening Verplichting,
Royalty verrekening Kosten derden mutatie (indien van toepassing) uitvoeren aan
Zet de juiste mutatiedatum erin: het jaar waarop de afrekening betrekking heeft (bv afrekeningen
over 2008, vul dan in mutatiedatum van 1-1-2008 t/m 31-12-2008).
Sommige journaalposten worden in hetzelfde boekjaar gezet als het afrekenjaar en sommige in het
jaar/periode waarin de afrekening definitief wordt verstuurd. De laatste situatie wordt voornamelijk
gebruikt voor de Royalty verrekening Verplichting, ofwel de Crediteurenpost die betaald moet
worden. Zie hieronder:

journaliseren boekingen.
Zet de vinkjes voor uitvoeren uit en pak de printscreen in Word erbij om de vinkjes weer terug te
14.8.11 Belangrijke informatie

Hieronder vindt u belangrijke informatie om uw royalty's op de juiste manier te verwerken.
1. Indien u gebruik maakt van Digicom van Centraal Boekhuis dan dient u te zorgen voor het ophalen
van de voor u klaargezette bestanden met een minimale frequentie van 1x per maand. Anders
zorgt een automatisch proces bij CB voor het verwijderen van uw (weliswaar ten onrechte)
verouderde bestanden (3 maanden of meer oud). [Deze informatie is per december 2008 door
Herman Koetsier van Centraal Boekhuis bekend gemaakt aan VA en enkele (!) uitgeverijen]
2. Probeer er zoveel mogelijk voor te zorgen dat een voorgaande periode/jaar volledig is afgesloten
(alle afrekeningen definitief) zodat u met zekerheid uw afrekening voor de volgende periode kunt
berekenen. In de contracten en voorschotten wordt namelijk altijd verder gewerkt met de stand
aan het begin van de periode en als deze niet is bijgewerkt, worden ook de berekeningen
gebaseerd op verkeerde informatie.
3. Als gebruik wordt gemaakt van journaalposten dan worden alleen journaalposten gemaakt van niet
eerder gejournaliseerde afrekeningen en voorschotmutaties. Echter, als definitieve afrekeningen
weer voorlopig worden gemaakt, verwijderd en opnieuw gemaakt, dan is deze informatie niet meer
voorhanden en wordt de journaalpost wél volledig opnieuw gemaakt. Let hier op, want u dient dan
zelf zorg te dragen voor de juiste boeking in AccountView! Het eenvoudigst is om de
oorspronkelijke boeking van de rechthebbende op 0 te zetten indien dat mogelijk is. Een
administratieve instelling in PAC zorgt ervoor dat u deze waarschuwing ook in PAC krijgt (Algemene
instelling | Royalty | Afrekenen | Wijze van def. afrekeningen voorlopig maken).
14.9 Veel gestelde vragen Royalty

Wat is de betekenis van netto excl. en nettoprijs in het voorraadcorrectiebeheer met
betrekking tot de afrekening?
netto excl. is het totaalbedrag dat gefactureerd is, dus minus de korting. Excl staat voor
exclusief btw. nettoprijs is vervolgens de prijs per boek. Deze bedragen dienen ingevuld te zijn
om een juiste afrekening te krijgen.
De verkoopprijs rechtsboven (X) op de afrekekening verschilt van de verkoopprijs in de

regels/specificaties (Y).
Dit kan gebeuren na een conversie. X wordt uit het oude systeem gehaald. Deze is exclusief btw.
Y is import van het CB, deze is inclusief btw. Bepaal eerst, los van PAC, de werkelijke prijs.
Vervolgens kan er sprake zijn van:
1. X is fout: mogelijk is de verkoopprijs inmiddels veranderd sinds die uit het oude systeem
was gehaald. Dit kan worden veranderd op het uitgaveniveau, klik op wijzigen en
vervolgens op het tabblad verkoop.

Royalty 263
2. Y is fout: Het CB levert foute gegevens of er is handmatig foutief gewijzigd in het

voorraadcorrectiebeheer. Dit kan worden veranderd in het voorraadcorrectiebeheer.
Als ik een handfactuur invoer verschijnt de verkoopprijs niet.

PAC zal niet uit zichzelf een verkoopprijs invullen bij handfacturen. Er kan immers sprake zijn van
een nieuwe prijs of een andere korting. Alle velden achter het component moeten ingevuld
worden.
Op mijn afrekeningen verschijnen de prijzen de ene keer inclusief en de andere keer

exclusief btw.
PAC haalt deze gegevens uit het royaltycontract, waar deze afspraken worden vastgelegd. Ga
naar het royaltycontract en controleer de berekenwijze. Hier wordt vastgelegd waar de royalty
over wordt berekend.
Op de afrekening verschijnt een aantel exemplaren waar onbedoeld geen royalty wordt
verrekend (er staat 0%).
Als er een aantal exemplaren zonder royaltypercentage verschijnt betekent dit waarschijnlijk dat
de betreffende verkoopsoort nog niet goed in het contract is opgenomen. Ga naar het
betreffende contract en controleer onder verkoopsoorten en staffels of de verkoopsoort is
aangemaakt en zo ja of er een percentage is ingesteld.
Op de afrekening verschijnen wel de aantallen en de percentages, maar geen prijs

waarover berekend wordt.
De verkoopprijs is voor deze verkoopsoort nog niet bekend. Ga naar het voorraadcorrectiebeheer
en voer alsnog de velden achter het betreffende verkoopcomponent in.
De aanhef en/of adressering op de afrekening kloppen niet.

Ga naar de betreffende relatie in het relatiebeheer en klik op Volledige naam links boven. Hier
worden de verdere aanhefgegevens ingevoerd, zoals “de heer” en de initialen.
Voor de adressering, klik op de knop Adres om het adres handmatig te corrigeren en/of aan te
vullen.
CB-geïmporteerde club-verkopen verschijnen zonder prijs.

De clubverkoopprijs is niet bekend bij het CB en wordt daarom ook niet meegezonden. De
afspraken die in het royaltycontract zijn vastgelegd bepalen hoe en waarover er verrekend wordt.
Twee mogelijke manieren hiervoor zijn:
1. In het contract als berekenwijze %Prijs/ex kiezen, waarbij een grondslagprijs moet worden
ingevuld (7de kolom)
2. In het contract als berekenwijze netto inc kiezen, waarbij de clubverkoopprijs in het
voorraadcorrectiebeheer onder nettoprijs incl. wordt ingevuld.
Waar en hoe moet ik handfacturen invoeren?

Dit gebeurt in het voorraadcorrectiebeheer. Hier staan de meest voorkomende verkoopsoorten al
vermeld, waarbij de aantallen en prijsgegevens ingevuld kunnen worden. Een handfactuur betreft
voor een uitgeverij doorgaans Boekhandel UG. Let er op dat alle gegevens handmatig ingevoerd
zijn of worden. Als de bedoelde verkoopsoort of mutatie niet in het rijtje staat kunt u deze
toevoegen middels de knop omzet toevoegen links onderin.
Wat is de check in het voorraadcorrectiebeheer?

Bij handmatige invoer zal het ingevulde aantal opgeteld worden bij de check van dat magazijn/
land en de eindcheck. Er worden immers extra exemplaren als omzet ingevoerd en deze moeten
met een andere post in het correctiebeheer worden verantwoord.
Hoe verwerk ik vernietigingen in het voorraadcorrectiebeheer?

Dit is te verwerken onder opruiming. Op de afrekening komt dit aantal dan onder de
voorraadmutaties te staan. Bij een dergelijke invoer is het misschien raadzaam om gebruik te

maken van de notitiefunctie in het correctiescherm voor een verklaring of toelichting.
Waar voer ik export naar een ander land dan België in?
Het gaat te ver om elk mogelijk exportland in de lijst te zetten. Alle export kan onder export
België ingevoerd worden, op de afrekening verschijnen deze aantallen altijd enkel als “Export”
Hoe vul ik de contactgegevens en functie van en relatie in?

Dit hangt af van of de relatie op zichzelf staat of gerelateerd is aan een andere relatie, bv als
contactpersoon. In het eerste geval vul je de relevante gegevens in het scherm van de
betreffende relatie is. Hier kun je ook de functie van de relatie selecteren, bv directeur.
In het tweede geval vul je de relevante gegevens in het Relatieverband-scherm.

Deel
XV
15 Titellijst en aanbiedingsbeheer
15.1 Inleiding
Binnen de uitgeverij zal vaak gebruik worden gemaakt van diverse lijsten van titels voor verschillende
doeleinden. PAC maakt het mogelijk om dit met weinig handelingen uit te voeren, zonder dat
opnieuw alle gegevens hoeven te worden ingevoerd en dat altijd van de meest actuele gegevens
wordt uitgegaan.
Deze lijsten kunnen (telkens) direct naar Excel worden geëxporteerd waar ze verder kunnen bewerkt
voor diverse doeleinden. Ook worden deze lijsten binnen PAC gebruikt als intekenlijst bij pers en
publiciteit en als invoersjabloon tijdens het Orderinvoer ten behoeve van beursorders en
klantbezoeken.
Ook bestaat de mogelijkheid om deze lijsten te gebruiken op het internet in enkele webapplicaties
waaronder Weborderinvoer, Webpers intekenlijst en Webfondslijst, zie onder meer de demowinkel.
Andere flexibel in te richten voorbeelden willen we u graag laten zien aan de hand van een demo en
het gebruik van sjablonen (templates).
15.2 Titellijst zoeken

U kunt titellijsten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Titellijst-/Aanbiedingbeheer
Het zoekvenster Zoeken Aanbieding wordt geopend.
U zoekt de voorjaarsaanbieding van 2004. Zie het onderstaande venster.

Titellijst en aanbiedingsbeheer 267
U start met typen van 2004 in het veld Jaar.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de titellijst selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuwe titellijst wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
15.3 Titellijst toevoegen

U kunt nieuwe titellijsten toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Aanbieding
of voor Toevoegen in het venster Titellijst-/Aanbiedingbeheer. Het onderstaande venster zal worden
weergegeven:

Type de verplichte omschrijving in het veld Omschrijving in van de lijst die u wilt toevoegen.
U kunt deze zo omschrijven dat u het doel aangeeft (bijvoorbeeld pers intekenlijst), de
periode (bijvoorbeeld voorjaar 2004) en het fonds (bijvoorbeeld vertaald). Zo valt direct op
te maken waar de lijst voor wordt gebruikt.
Vul daarna het verplichte veld Jaar in.
Maak daarna een keuze uit de lijst voor het verplichte veld Soort. De aanbiedingsoorten of
titellijstsoorten kunt u onderhouden in stamgegevensbeheer 578 .
15.4 Titellijst wijzigen

De titel-/aanbiedingslijsten zijn eenvoudig aan te leggen middels het venster Titellijst-/
Aanbiedingsbeheer:

U kunt bovenin de details van de titellijst wijzigen. Deze zijn deels tijdens het toevoegen reeds
toegekend aan deze velden. Als u wilt kunt u uiteraard de velden Jaar, soort en Omschrijving wijzigen
in andere waarden. Verder kunt u hier een code opgeven.
In de meeste gevallen zal een aanbiedingslijst een lijst van titels zijn die voor het eerst worden
uitgegeven. Als deze lijst wordt gebruikt in het orderbeheer zal daarom standaard aan iedere regel de
verkoopsoort aanbieding worden gekoppeld. Het kan echter zijn dat een een actielijst opstelt,
bijvoorbeeld naar aanleiding van een bepaalde periode ((kinder)boekenweek met bepaald thema,
kerst etc.). Het betreft dan geen aanbiedingstitels maar naverkoop. In dit soort gevallen kunt u
gebruik maken van de functie standaard verkoopsoort orders en hiermee ten behoeve van uw
orderinvoer een andere standaard verkoopsoort selecteren.
Fondsgroep is in de aanbiedingslijst opgenomen zodat hierop gefilterd kan worden in het zoekscherm
van het aanbiedingsbeheer en het orderbeheer. Deze functie werkt alleen als de de rechten op fonds
aanstaan (Systeem - Algemene instellingen - Fondrechten gebruiken). Indien een gebruiker dus
alleen recht heeft op Fondsgroep A en de aanbiedingslijst behoort tot Fondsgroep B, dan is de
aanbieding voor deze gebruiker niet zichtbaar. In het opdrachtbeheer wordt de aanbiedingslijst ook
getoond obv rechten van fondsgroep (indien van toepassing), zodat alleen die aanbiedingslijsten te
kiezen zijn waar de gebruiker recht op heeft.
Daaronder staan de diverse titels die op de lijst moeten komen te staan. In dit venster staan
achtereenvolgens ISBN, Druknr, Projectinfo, Verschijningsdatum, Verkoopprijs, Exporteren orders (J/
N), Orders tellen (J/N) en Orders tellen op druknr.
U kunt een titel toevoegen door te klikken op ISBN of op Druk. In het eerste geval kunt u de
uitgave zoeken op onder meer titel, auteur en ISBN. Automatisch zal daarna de meest
actuele druk worden ingevuld bij Druk. Als u direct kiest voor Druk dan heeft u minder
zoekmogelijkheden, maar kunt u wel zoeken de combinatie ISBN en Druk. Beide velden
worden daarna ingevuld. Vervolgens wordt ook de projectinfo weergegeven.
De actuele Verkoopprijs wordt ingevuld vanuit het verkoopprijsbeheer 138 van de module PAC

Verkoopprijs. Dit betreft de verkoopprijs van de actuele datum (vandaag). Mocht u een
andere prijs wensen omdat het een toekomstige en afwijkende prijs betreft, dan kunt u dit
wijzigen.
Klik op Exp (Exporteren orders) om de vastgehouden (aanbiedings)orders alsnog te
exporteren naar het Centraal Boekhuis of Libridis. Het is handig om dit op aanbiedingslijst
niveau te doen, maar eigenlijk is dit een instelling op Uitgavebeheer niveau in het tabblad
aanbieding. 140
Klik op Tel (Orders tellen) om de in nota's van de uitgeverij en bij het Centraal Boekhuis te
tellen in de aanbiedingstellingen 167 . Ook deze instelling vindt u in het tabblad aanbieding
140 van het Uitgavebeheer.
De te tellen aanbiedingsorders worden geteld op een van te voren afgesproken druk. Op

deze manier blijft de historie van tellingen op oudere drukken intact. U vult de druk in bij
het veld Op Druk. Deze instelling vindt u ook terug in het tabblad aanbieding 140 van het
Uitgavebeheer.
Foldercode en pagina: Het is nu mogelijk om bij de titel in een aanbiedingslijst de code van
een aanbiedingsfolder en de pagina vast te leggen. Dit naast de normale volgorde waarin
de titels doorgenomen kunnen worden.
U kunt een willekeurige sortering aanleggen door gebruik te maken van onderstaande knoppen:
Klik op Omhoog of Omlaag om de geselecteerde titel omhoog of omlaag te verschuiven in de

lijst.
Klik op Inv. voor of inv. na om een te selecteren titel tussen te voegen voor of na de
geselecteerde titel/regel in de lijst.
Onderin het venster vindt u tevens de volgende actieknoppen:
Hiermee kunt u de volgende taken uitvoeren.
Overnemen titels uit bestaande titellijst
Klik op de zoekvensterknop van het veld Titels overnemen uit om titels uit een bestaande
titellijst ineens over te nemen.
Klik vervolgens op de knop Uitvoeren direct naast dit veld. De volgende vraag zal dan
worden gesteld:

Klik op Ja om de huidige titels te bewaren en de over te nemen titels daaraan toe te voegen
en direct te ontdubbelen.
Klik op Nee om alleen de titels uit de lijst over te nemen. De huidige titels worden daarbij
gewist.
Sorteren van de titellijst op een ander veld
Nadat u de titels van een bestaande lijst heeft overgenomen, zult u vaak een andere sortering
willen aanbrengen. Dit kan op de volgende wijze:
Selecteer in de keuzelijst bij het veld Sorteer op uit de volgende waarden:

Verschijningsdatum, Verschijningsmaand-hoofdauteur, ISBN-Druk, Folder-Volgorde
Klik vervolgens op de knop Uitvoeren direct naast dit veld. De sortering wordt nu hierop
uitgevoerd en getoond.
Genereren titellijst, zoals Pers intekenlijst, Aanbiedingstelling en Aanbiedingslijst
Selecteer de lijst in de keuzelijst

Klik op de knop Genereren om de lijst te genereren en in Excel te openen
Direct het project, de uitgave of de druk openen van geselecteerde titel
Selecteer de regel van de te openen titel

Klik op de knop Project tonen, Uitgave tonen of Druk tonen om het te openen
15.5 Titellijst verwijderen

U kunt een bestaande titellijst uit het systeem verwijderen met behulp van de knop Verwijderen in
knoppenbalk.
Indien u de titellijst wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om de titellijst te verwijderen. Het volgende bevestigingsvenster
wordt dan getoond:
Klik op Ja om de titellijst te verwijderen

Deel
XVI
Verkoopprijzenbeheer 273
16 Verkoopprijzenbeheer
16.1 Inleiding
De verkoopprijzen van de boeken, CD's, tijdschriften, etc kunnen in de tijd fluctueren. Denk aan
acties die u doet, prijsverhogingen of -verlagingen bij aanvang van een nieuw kalenderjaar of
tussentijds en bij een nieuwe druk of nieuwe uitgave. Deze laatste worden automatisch verwerkt bij
de calculatie van deze druk, maar de overige prijsmutaties kunnen daarmee niet worden afgevangen.
Om die reden is binnen PAC de module Verkoopprijzenbeheer gebouwd. Deze zorgt ervoor dat alle
prijsmutaties kunnen worden vastgelegd en eventueel elektronisch aan het Centraal Boekhuis kunnen
worden gemeld.
We menen dat de bruto verkoopprijs in principe voor alle verkoopsoorten hetzelfde is, maar dat
afhankelijk van de verkoopsoort/kanaal een andere korting kan gelden. Hiermee kunnen we het
verkoopprijsbeleid beheersbaar houden. U hoeft zich dan alleen te concentreren op de periode
waarvoor de prijs geldt.
16.2 Verkoopprijzen per uitgave

Het verloop van de verkoopprijzen van een uitgave (over meerdere drukken, maar vooral in de loop
van de tijd) is te vinden in het tabblad verkoop 138 van het uitgavebeheer.
Daar bent u in staat om prijzen toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. Hoe dit in zijn werk gaat
is daar te lezen.
16.3 Verkoopprijzen per datum

De verkoopprijzen per uitgave worden zoals eerder genoemd bijgehouden in het tabblad verkoop 138
van het uitgavebeheer. Het is tevens mogelijk om de prijswijzigingen op datum te kunnen zien om
een goed overzicht te houden van prijswijzigingen op en na een bepaalde peildatum en om deze
prijswijzigingen elektronisch naar ondermeer het Centraal Boekhuis en Commissariaat voor de Media
te kunnen melden (via ONIX). U bent dan ook in staat om op een bepaalde datum (bv 1 januari)
prijswijzigingen voor meerdere titels direct in te voeren.
In het onderstaande venster Verkoopprijzenbeheer kunt u de titels zien die op of na een bepaalde
datum van prijs (gaan) wijzigen:
Vul de datum in vanaf wanneer u de prijswijzigingen wilt invoeren (en weergeven) in het
veld Prijzen tonen met een begindatum gelijk aan of hoger dan. Vervolgens worden de titels met
prijswijzigingen die hieraan voldoen getoond.
U krijgt een overzicht van ISBN (of EAN al naar gelang het keuzerondje), begindatum, Verkoopprijs,
Actuele prijs, de btw details en de uitgaveinfo.
Indien uw uitgeverij gebruik maakt van een document met prijswijzigingen (bijvoorbeeld

vastgesteld in een vergadering) dan kunt u hier de prijzen controleren en eventueel

aanpassen door:
Aanpassing van de Begindatum

Wijziging van de Verkoopprijs
Toevoegen van een nieuwe verkoopprijs in de onderste (lege) regel.
Om een nieuwe verkoopprijs toe te voegen, voert u de volgende handelingen uit:
Klik op de zoekvensterknop van ISBN/EAN

Selecteer een uitgave uit de lijst
Vul de Begindatum in waarop de nieuwe prijs moet gelden (of TAB indien deze in orde is)
Voer de nieuwe Verkoopprijs en btw details in
U kunt nu de nieuwe verkoopprijzen van een datum doorgeven aan het Centraal Boekhuis en
Commissariaat voor de Media middels een ONIX uitwisseling (indien u beschikt over de ONIX module
inclusief de bijbehorende plug-in voor de ontvangende partij).
16.4 Verkoopprijzen importeren

Jaarlijks worden de verkoopprijzen van uw boeken gewijzigd. Dit kunt u bijvoorbeeld doen in Excel
en dit bestand door de uitgeverij laten gaan ter controle. U kunt dit ook importeren in PAC zodat deze
niet nogmaals handmatig hoeven te worden ingevoerd. Ga naar Hoofdmenu | Verkoopprijzenbeheer:

Klik vervolgens op de knop Importeren prijzen.
U dient het bestand te selecteren met de prijswijzigingen. Wij raden u aan ten behoeve van
historie om deze in de map .\PAC\ImportExport\vanIntern te zetten en deze bijvoorbeeld
Verkoopprijzen2009.xls te noemen.
Bij fouten worden deze gemeld in een excelsheet. Alle prijzen die in orde zijn worden direct
verwerkt.
Het bestand dient aan volgende eisen voldoen:

1. In de eerste regel moeten de letterlijke kolomnamen staan: ISBN, Verkoopprijs, Datum. Dit is
niet hoofdlettergevoelig, maar moet verder exact hetzelfde zijn, ook spaties mogen niet! Er
mogen wel meerdere kolommen zijn, bijvoorbeeld titel, auteur, etc. De kolommen hoeven dus

ook niet de eerste drie kolommen te zijn of in deze volgorde. Als ze er maar letterlijk zijn.
2. De kolom ISBN moet een tekstkolom zijn, niet numeriek.
3. De verkoopprijskolom moet numeriek zijn
4. De datum kolom moet een tekstkolom zijn en mag geen datum veld zijn! Daarin is de opmaak
ddmmjjjj. dd=dag, mm=maand, jjjj=jaar. Dit is de ingangsdatum van de prijs en moet
worden meegegeven. bijvoorbeeld 01012009 is 1 januari 2009. Het heeft geen zin om te
werken met een opmaakmasker, dit wordt genegeerd! Het moet letterlijke tekst zijn!
Een voorbeeld van dit bestand volgt hieronder:
U kunt de geimporteerde prijzen vervolgens ook gebruiken voor een export naar het
Centraal Boekhuis (via het exportbestand) of dmv ONIX aan CB of CvdM, maar voor ONIX is dan
een speciaal ingerichte aanbiedingslijst met alle leverbare titels nodig (deze dient na de import,
maar vóór de ONIX export te zijn gekoppeld, anders wordt de loginformatie genegeerd!).
Meer informatie kunnen we u tijdens een consultsessie bieden.
16.5 Verkoopprijzen exporteren

Jaarlijks worden de verkoopprijzen van uw boeken gewijzigd. Prijzen die u heeft ingevoerd of door
import in PAC terecht zijn gekomen kunt u heel eenvoudig naar het Centraal Boekhuis sturen. Ga
naar Hoofdmenu | Verkoopprijzenbeheer.

Kies de juiste begindatum, bijvoorbeeld 01-01-2010
Klik vervolgens op de knop Exporteren CB bestand

Vervolgens wordt een regel met begindatum 01-01-2010 gemeld en het aantal prijzen wat
in PAC is vermeld op die datum. Deze prijzen zullen worden doorgestuurd aan CB.
Klik vervolgens op Opslaan.
Vervolgens kunt de bestandsnaam opgeven. Deze is standaard prijsw.txt en u kunt de map

kiezen waarin u deze wilt opslaan.
U dient dit bestand vervolgens zelf te emailen naar degene met wie u bij het CB de
afspraak heeft gemaakt voor de prijswijzigingen die u op deze manier doet!
Het bestand heeft de volgende opbouw:

ISBN13 met daar direct de prijs in centen achter met 6 posities en voorloopnullen. Dit wordt
gevolg door een (onzichtbare) CrLf (Carriage Return en Line Feed)
97890xxxxxxxx001995
97890xxxxxxx1001595
97890xxxxxxx2001990

Deel
XVII
17 Voorraad
17.1 Inleiding Voorraadbeheer
Als u voorraad van uw titels op verschillende locaties heeft ondergebracht, dan kan het moeilijk zijn
om het overzicht te houden van de status van die voorraad. Heeft u nog wel genoeg voorraad staan
bij het Centraal Boekhuis om uw klanten van boeken te voorzien? Moet een voorraadverplaatsing
worden uitgevoerd? En waar moet deze voorraad dan vandaan worden gehaald?
De module Voorraad is ontwikkeld om u te helpen bij het vinden van de antwoorden op dit soort
vragen en meer. U kunt zoveel magazijnen aanmaken als u wilt en in deze magazijnen handmatige
mutaties uitvoeren, of mutaties verkregen van een magazijn automatisch inlezen. Op dit moment
kunt u alleen mutaties van het Centraal Boekhuis inlezen, maar andere koppelingen kunnen worden
gerealiseerd indien nodig.
Als u ook gebruik maakt van de module PAC Order kunt u in PAC order kiezen uit welk magazijn u de
bestelde titels wilt halen. Als u voorraad laat leveren uit een intern magazijn, dan zal PAC de order
automatisch afboeken van de voorraad in dit magazijn en een pakbon voor u creëren.
17.2 Voorraad zoeken

U kunt de voorraad van een uitgave zoeken vanuit het hoofdmenu.
Klik op Voorraadbeheer.
Het zoekvenster Zoeken uitgave wordt geopend. Dit scherm ziet u hieronder.
Door te tikken in een van de filtervelden kunt u op zoek naar de uitgave waarvan u de
voorraadgegevens in wilt zien.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de uitgave selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Als u de uitgave waarvan u de voorraad wilt inzien niet kan vinden, dan bestaat deze uitgave
niet in PAC. Laat de persoon die hiervoor verantwoordelijk is de uitgave eerst aanmaken.

Voorraad 281
17.3 Voorraad beheren

Als u een uitgave heeft opgezocht en geopend, krijgt u het volgende scherm te zien:
Dit scherm bestaat uit:
Een kop 281 , met hierin de informatie over de uitgave en de magazijnen waarin deze titel op
voorraad is of is geweest.
Een tabblad voorraadmutaties 282
Een tabblad backorders 285
17.3.1 Kop
De kop van het scherm bevat diverse informatie over de geselecteerde uitgave en de voorraad van
deze uitgave bij verschillende magazijnen.
Bovenaan ziet u het ISBN dat u heeft geselecteerd en de bijbehorende laatste druk. Daarbij ziet u ook
de titel en de auteur behorende bij dit ISBN. Deze informatie kan niet worden gewijzigd. Wel kunt u
met het zoekpictogram naast ISBN en Druknr zoeken naar een ander ISBN een of een andere druk,
om hiervan de voorraad gegevens in te zien. Zoeken naar een ander ISBN kan ook middels de knop
zoeken links bovenaan het scherm.
Daaronder ziet u een veld met hierin de diverse magazijnen.
Er kunnen meer magazijnen beschikbaar zijn in PAC dan hier worden getoond. PAC toont
namelijk enkel die magazijnen waarop een voorraadmutatie is uitgevoerd.

U ziet hier de magazijnen waarin voorraad van de uitgave aanwezig is (of was) met hierbij:
De huidige voorraadstand.
Wanneer deze voorraadstand voor het laatste gewijzigd is.
Of er bestellingen in Nota staan (geldt alleen voor het CB).
Wanneer de In Nota stand voor het laatste gewijzigd is.
Of er bestellingen in order staan in PAC, maar die nog niet zijn verwerkt. (geldt alleen voor
interne magazijnen)
Of er bestellingen in backorder staan, omdat de voorraad bij het maken van de order te laag was
om de order uit te leveren (geldt alleen voor interne magazijnen). .
Indien u beschikt over de module Herdruksiganlering vindt u hier ook informatie over de door u
ingevuld minimum voorraad, of het dalen van de voorraad onder het u aangegeven minimum
moet worden gemeld (status), wanneer deze instellingen voor herdruksignalering voor het laatst
gewijzigd zijn en eventuele herdruknotities die u bij herdruksignalering heeft ingevoerd.
De actuele VVP die geldt voor deze uitgave staat hier ook ingevuld.
Tot slot wordt de Vrije vrd (vrije voorraad) weergegeven op deze locatie. De vrije voorraad is de
plankvoorraad waarvan de lopende en backorders reeds zijn afgetrokken.
Daarnaast ziet u staan Tonen met hiernaast een keuzelijstmenu. U heeft hierbij de keuze uit alles en
alleen geselecteerd. Als u kiest voor alles worden alle mutaties van alle magazijnen in het tabblad
mutaties getoond. Als u kiest voor alleen geselecteerd worden enkel de mutaties getoond van het
magazijn dat u geselecteerd hebt (te herkennen aan de zwarte pijl voor aan de regel).
17.3.2 Voorraadmutaties
In het tabblad voorraadmutaties kunt u de voorraadmutaties inzien die in uw magazijnen hebben
plaatsgevonden en leiden tot de huidige voorraadstand. Per regel is weergegeven:
Het ISBN / EAN

De titel
De auteur
het bijbehorende (toen actuele) druknr
het magazijn waarin deze mutatie is uitgevoerd
De typecode van de mutatie die is uitgevoerd
Het type mutatie dat is uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan Inslag, levering, retour, etc.
De datum waarop deze mutatie is uitgevoerd
Het aantal dat aan de voorraad is toegevoegd / van de voorraad is afgehaald.
De (optionele) omschrijving van de mutatie. De omschrijving is altijd wijzigbaar zodat specifieke
gevallen kunnen worden toegelicht.
Het FATransactienummer (indien de mutatie is verwerkt naar de financiële administratie (FA) dan
wordt een uniek transactienummer toegekend)
De invoerdatum van de mutatie helpt om te achterhalen wanneer een mutatie is aangemaakt,
mede met het oog op het kunnen aanmaken van historische mutaties. Deze hebben dan een
andere datum en kunnen een beeld op een bepaald moment in de war schoppen als niet
duidelijk is dat iemand (of een automatisch proces) deze later heeft toegevoegd met een oude
datum.
De VVP van de mutatie is tevens ingevuld zodat een goede traceerbaarheid mogelijk wordt.
Het veld Herwaardering geeft aan of de verwerkte mutatie door een kostprijs wijziging heeft
geleid tot een herwaarderingsmutatie. Deze herwaarderingsmutatie wordt apart weergegeven
en kan ook apart worden gejournaliseerd.
Meer informatie over wijzigingen in de VVP, herwaarderen en journaliseren vindt u bij het
fiatscenario 546 .
Onderaan het tabblad ziet u twee knoppen: toevoegen en wijzigen.

Voorraad 283
17.3.2.1 Toevoegen
Met toevoegen kunt u een nieuwe mutatie aanmaken. Als u op een de knop toevoegen klikt krijgt u
het volgende scherm te zien:
In dit scherm kunt u voor de voorraadmutatie die u wilt maken:
Het magazijn selecteren waarop de mutatie moet worden uitgevoerd.

Eventueel kunt u hier ook nog de uitgave / EAN wijzigen. Hierdoor zullen ook de titel, auteur en
het druknr in onderliggende velden worden aangepast op de nieuwe selectie.
Het mutatietype selecteren. U selecteert hier uit een lijst met mutatietypen zoals die zijn
opgegeven in de stamgegevens.
De datum van de mutatie opgeven. Deze staat standaard op de datum van vandaag.
Het aantal invoeren dat bij de voorraad van het gekozen magazijn moet worden afgeteld /
afgetrokken. Of de voorraad moet worden bijgeteld of moet worden afgetrokken is afhankelijk
van het mutatietype dat u heeft geselecteerd. Rechts van het geselecteerde mutatietype ziet u
een + of een -. In bovenstaand voorbeeld is als mutatietype inslag geselecteerd. Hierachter
staat een +. Het bij aantal ingevulde getal zal bij de voorraad worden bijgeteld.
Tevens is het mogelijk om een extra toelichting in te vullen bij de Omschrijving. Deze wordt in
het voorraadbeheer weergegeven om extra informatie te verschaffen.
Als u de mutatie hebt ingevuld klikt u op bewaren. De nieuwe mutatie verschijnt nu in het tabblad
voorraadmutaties.
U heeft ook de mogelijkheid om de voorraad over te boeken van de ene druk naar de nieuwste druk.
Hiermee wordt de actuele druk gewijzigd naar de nieuwste druk, deze is uiteraard zelf handmatig in
te stellen. U dient daarvoor een mutatietype te kiezen die is ingesteld als ´overboekbaar´. U krijgt
dan het kiezen van deze mutatie direct het volgende venster in beeld:

Indien u Ja kiest dan kunt u tevens de nieuwe actuele druk invullen. Dit is verplicht:
Hierna wordt de gehele aanwezige voorraad (vóór deze mutatie) overgeboekt van druk 1 naar druk 2
dmv 2 automatische mutaties per magazijn: Drukafboeking (negatief saldo * oude VVP) en een
Drukopboeking (positief saldo * nieuwe VVP). Per saldo maakt PAC zo een soort
herwaarderingsmutatie aan van de VVP wijziging. Deze kan apart worden gejournaliseerd. Na deze
actie wordt de echte mutatie uitgevoerd op de nieuwe actuele druk met actuele VVP:
De power-user kan voorraadmutaties met aantal 0 aanmaken.
De power-user kan voorraad overboeken op voorgaande drukken of zelfde druk tbv herstel
van inconsistenties.
17.3.2.2 Wijzigen
De voorraadmutatie is nu alleen nog wijzigbaar als:

1. het nog niet is verwerkt/gejournaliseerd;
2. het magazijn een zelf te administreren magazijn betreft;
3. het mutatietype een handmatige mutatie is.
In alle andere gevallen gaat het op slot. De omschrijving is dan nog wel wijzigbaar. Als power-user
zijn nog wel de volgende acties uitvoerbaar:
Met wijzigen kunt u een bestaande voorraadmutatie aanpassen.
Selecteer de voorraadmutatie die u wilt wijzigen door hierop te klikken en vervolgens op de

knop Wijzigen te klikken.
U ziet nu een vergelijkbaar schermpje als wanneer u op de knop toevoegen klikt. Alleen u kunt nu het
magazijn en EAN niet meer wijzigen. U kunt nog wel het mutatietype aanpassen, de datum en het

Voorraad 285
veld aantal.
Als u hierna klikt op bewaren wordt de mutatie gewijzigd opgeslagen.

17.3.2.3 Afboeken
U kunt de voorraad van een magazijn eenvoudig afboeken door het magazijn te selecteren en
vervolgens de knop Afboeken te gebruiken. Dan wordt er automatisch een mutatie met het negatieve
saldo van de aanwezige voorraad in een voorraadmutatie geplaatst die u nog kunt wijzigen voordat u
deze bewaart. U dient bijvoorbeeld minimaal nog het mutatietype invullen wat heeft geleid tot de
afboeking.
17.3.3 Backorders
In het tabblad backorders komen orders te staan die niet konden worden uitgeleverd. De
voorraadstand op het moment waarop de order ingevoerd werd was te laag was om de order uit te
kunnen leveren. Deze order wordt dan door PAC in backorder geplaatst.
Op het moment dat er nieuwe inslag plaatsvindt kunt u de orders die in backorder zijn geplaatst
verwerken. U kunt dit op twee manieren doen:
1. Alles in Order nemen: hiermee verwerkt u alle backorders die in het tabblad backorder staan.
Dit gebeurt op volgorde waarin de orders in het tabblad staan. Dus eerst wordt de bovenste
order verwerkt, dan de tweede, dan de derde, etc.
2. Regel in order nemen: Stel nu dat u een nieuwe inslag heeft van 100 titels, maar het totaal aan
backorders is groter. Dit betekent dus dat niet alle backorders kunnen worden verwerkt. De
backorders die onderaan de lijst staan zullen hierdoor niet kunnen worden verwerkt. U kunt
er nu voor kiezen om bepaalde backorders voorrang te geven en deze eerst te verwerken. U
doet dit door de order die u wilt verwerken te selecteren en te klikken op Regel in order
nemen. Nu wordt als eerst deze order verwerkt. Als de belangrijkste orders zijn verwerkt kunt
u op Alles in order nemen klikken en de overige orders in volgorde verwerken.

Als titels in backorder staan wordt dit ook gemeld in de kolom In backorder bij magazijn, in de kop
van het scherm.
17.4 Voorraadherwaardering
Er is een uitgebreid systeem voor voorraad herwaardering toegevoegd. Het houdt in dat de Actuele
kostprijs van de actuele druk naar de VVP wordt overgezet en wordt gecontroleerd met aanwezige
mutaties. Indien deze mutaties een andere VVP hebben, dan worden ze geherwaardeerd. Mutaties
die nog niet gejournaliseerd zijn worden gewoon bijgewerkt (VVP overschreven) en mutaties die wel
gejournaliseerd zijn naar de boekhouding krijgen 2 herwaarderingsmutaties (af en op) (de originele
mutatie blijft intact omdat deze tenslotte al is verwerkt). De afboeking is -[aantal] * vorige VVP en de
opboeking is +[aantal] * nieuwe VVP. De af- en opboekingsmutaties zijn gesaldeerde mutaties obv
mutaties met dezelfde doelmutatie*, hetzelfde magazijn, dezelfde 'vorige VVP' en uit dezelfde maand.
Een éénmaal geherwaardeerde mutatie kan niet opnieuw worden geherwaardeerd (tevens de
afwaarderingsmutatie niet), omdat anders inconsistenties ontstaan. *Doelmutatie: per
voorraadmutatietype kan worden ingesteld wat het doelmutatietype is bij herwaardering. Zo kan
INSLAG op INSLAG worden geherwaardeerd en de rest op OVERIG (oid), maar het kan ook allemaal
worden uitgesplitst (is default/standaard), maar dit genereert veel (wellicht overbodige) individuele
herwaarderingsmutaties. Voordeel is dat de herwaardering netjes op de goede grootboekrekeningen
terecht komen.
Meer details zijn te vinden in het fiatscenario 546 en de voorraadmutatietypes 637 .
17.5 Opdracht verwerken

Als er orders zijn aangemaakt voor een intern magazijn, dan kunt u deze orders gaan verwerken.
Het verwerken van de order bestaat uit twee stappen:
1. Het genereren van een pakbon, om hiermee de boeken te verzamelen

2. Het afmelden van de pakbon, zodat de voorraad in PAC Voorraadbeheer wordt bijgewerkt.
Als u klikt op Opdrachten verwerken in het hoofdmenu ziet u het volgende scherm:

Voorraad 287
Hier ziet u:
Een kop 287 , waar u selecties kunt maken

Een tabblad Openstaande opdrachten 288
Een tabblad Verwerkingsruns 288
17.5.1 Kop
In de kop van het opdrachten verwerken scherm kunt u enkele selecties maken, op basis waarvan
PAC u de bijbehorende orders toont. U kunt selecteren op:
Magazijn
Fondsgroep
Opdrachtnummer
Opdrachtdatum.
Daarnaast kunt u ook bij Pakbontype het sjabloon selecteren dat u wilt gebruiken voor het afdrukken
van de pakbon.
Standaard wordt voor de pakbon de datum van vandaag gebruikt als pakbondatum (dat is dan ook de
mutatiedatum voor de voorraadmutaties). Maar in gevallen waarin de acties in het magazijn eigenlijk
al zijn gebeurd (voor in aanloopfasen) kan de pakbondatum worden gewijzigd naar een andere
datum. De hulpknop geeft de volgende informatie weer:

17.5.2 Openstaande opdrachten

In het tabblad openstaande opdrachten staan opdrachten die voldoen aan de selectie die u in de kop
heeft gemaakt. U kunt deze opdrachten selecteren en vervolgens op opdrachten selecteren klikken. De
opdrachten worden nu verplaatst naar het verwerkingsrun tabblad, zodat deze kunnen worden
verwerkt.
17.5.3 Verwerkingsruns
In het tabblad verwerkingsruns drukt u als eerste op de knop pakbonnen afdrukken. Van de door u
geselecteerde orders in dit tabblad worden nu een pakbon afgedrukt. U kunt de boeken nu
verzamelen uit uw magazijn op basis van deze pakbon.
Als u alle boeken bij de pakbon hebt verwerkt en deze klaar hebt voor verzending, dan klikt u op
pakbon afmelden. De order verdwijnt nu uit uw systeem. De boeken uit de verwerkte order worden in
PAC Voorraadbeheer van de voorraad afgehaald. Indien bij stamgegevens - opdrachttypes 614 is
aangegeven dat op basis van een opdracht ook een faktuur dient te worden gemaakt, dan word nu
ook ene faktuur aangemaakt en geplaatst in de faktuurmodule. Als opdrachten fakturen worden dan
wordt de betalingsconditie van de relatie opgepakt. Tevens wordt de tekstregel met ISBN - Titel -
Auteur opgebouwd.
Indien u fouten heeft geconstateerd in de pakbonnen, dan wilt u de selectie ongedaan maken zodat u
wijzigingen kunt doorvoeren in de orders. Dit doet u met de knop Selectie ongedaan maken. De regel
wordt nu teruggeplaatst naar het tabblad openstaande opdrachten. De regel wordt ook toegevoegd
aan de lijst met verwerkte runs met hierbij de notie 'selectie ongedaan gemaakt' zodat u als u uw
historie bekijkt uw acties nog kan volgen.

Deel
XVIII
18 Orderbeheer
18.1 Opdrachten invoeren
Met de functie opdrachten invoeren kunt u opdrachten invoeren per klant. Dit is de meest
gebruikelijke manier van het invoeren van orders. Deze functionaliteit biedt uitgebreide
mogelijkheden, zoals het invoeren op basis van aanbiedingslijsten, gebruik maken van voorop
vastgestelde leveringsvoorwaarden en snelle en makkelijke invoer middels een zelf in te stellen
tabstructuur.
18.1.1 Inleiding
De verkoopafdeling en de buitendienst dienen te zorgen voor een goede orderafhandeling van
klanten. Deze orders, ook wel opdrachten, kunnen met behulp van de ordermodule worden ingevoerd
en verwerkt naar de diverse leveranciers. Ook worden vanuit deze ingevoerde orders tellingen
gemaakt ten behoeve van een goede oplagebepaling.
De uitgeverij heeft te maken met telefonische, gefaxte of gemailde orders, maar veelal met orders
die ter plekke bij de klant of op een beurs zijn behaald. Om het mogelijk te maken om ook orders in
te voeren bij klanten en op beurzen is PAC ook uitgerust met een ordermodule op de laptop voor
vertegenwoordigers. De orders worden dan verzameld in een centrale database en kunnen worden
opgehaald door de uitgeverij op elk willekeurig moment.
De orders kunnen elektronisch worden doorgestuurd naar het Centraal Boekhuis.
In PAC kunnen orders op 3 wijzen worden ingevoerd:
1. Opdrachten invoeren 290 (per klant)

2. Opdrachten op titel invoeren 300
3. Automatische import van bulk orders 303 (BGN)
18.1.2 Order zoeken

U kunt opdrachten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Opdrachten invoeren
Het zoekvenster Zoeken Opdracht wordt geopend.
U zoekt een aanbiedingsopdracht van de boekhandel Baarsjes. Zie het onderstaande

venster.

Orderbeheer 291
U start met typen van baar in het veld Naam gecombineerd met aanb in het veld Ref.Klant.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de opdracht selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuwe opdracht wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
18.1.3 Order toevoegen

U kunt nieuwe opdrachten toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Opdracht of
voor Toevoegen in het venster Opdrachtbeheer. Direct zal dan een leeg venster Opdrachtbeheer worden
getoond. U kunt vervolgens de opdracht verder wijzigen 291 .
18.1.4 Order wijzigen

Met het opdracht- of ordersysteem kunt u vele soorten opdrachten invoeren voor diverse klanten en
ten behoeve van diverse leveranciers. Dit is met diverse opdrachttypes en verkoopsoorten te regelen.
Het wijzigen van een (nieuwe) opdracht kan volledig aan de wensen van de gebruiker worden
aangepast. De standaard tabvolgorde van velden is van boven naar beneden en van links naar rechts.
Dit staat vast, maar u kunt zelf aangeven welke velden u wilt invullen.
Hieronder volgt een venster van het Opdrachtbeheer:

In het bovenste deel kunt u de kopregel 292 van de opdracht invoeren met opdrachttype,
afnemerdetails en diverse datums.
Vervolgens ziet u in het onderste deel de volgende tabbladen:

Opdrachtregels 294
Overig 296
Invoergedrag 297
Het is mogelijk om een order direct door te verwerken 'aan de balie' als order/pakbon/faktuur en
deze af te drukken. Uiteraard kan op de normale manier het genereren van de pakbon worden
onderdrukt of het maken danwel afdrukken van een faktuur.
18.1.4.1 Order kop
In de kop van de opdracht worden het magazijn, de klantgegevens en het opdrachttype aangegeven:
Indien u werkt met de module PAC Magazijn dan heeft u de mogelijkheid om orders op te
geven voor meerdere magazijnen. U selecteert dan links boven in beeld het magazijn
waarvoor de order bestemd is.
De keuze van het magazijn heeft effecten op de afhandeling van uw order en op de

berichtgeving hierover. Hierin maken we onderscheid tussen twee type magazijnen:

Orderbeheer 293
1. Het Centraal Boekhuis (CB)

2. Andere (interne, PM, etc) magazijnen
Voor orders die door het CB worden verwerkt geldt dat deze moeten worden verzonden. Er
kunnen alleen orders worden ingevoerd voor klanten van het CB (oftewel klanten met een
CB relatieID). Gecontroleerd zal worden of de order (op basis van de exporteer instellingen)
mag worden verzonden naar het CB. Als dit het geval is zal de order in een bestand worden
opgenomen dat naar het CB wordt verzonden. Het CB verwerkt de order verder. Informatie
over deze order wordt alleen teruggekoppeld in een daling van de voorraad en middels de
in nota bestanden. De voorraadstand en in nota stand wordt normaalsgesproken één keer
per dag ingelezen in PAC (omdat tijdens dit inlezen er geen gebruikers in PAC mogen
werken). Deze gegevens zijn dus recent, maar de precieze voorraadstand kunt u alleen
inzien bij het CB zelf.
Voor orders die worden verwerkt in een ander intern magazijn verloopt de verwerking
binnen PAC zelf. Orders kunnen worden gemaakt voor alle relaties in PAC die als klant staan
geregistreerd. Als u een order hebt gemaakt voor een intern magazijn, dan wordt deze
order geplaatst in een verwerkingsrij. Een magazijnmedewerker zal vervolgens van de
orders die wachten op verwerking pakbonnen uitprinten. De order wordt dan samengesteld
en verzonden. Al deze activiteiten worden door PAC ondersteunt. Als een order op een
intern magazijn is uitgevoerd wordt voorraad in dit magazijn gereserveerd. Als de order
wordt verzonden wordt dit van de voorraad afgeboekt. Omdat dit allemaal binnen PAC
gebeurt, kan PAC ook up to date informatie verschaffen over de voorraadstand van interne
magazijnen.
Omdat de afhandeling per magazijn zo sterk verschilt, is het na het aanmaken van de eerste
orderregel niet meer mogelijk om het magazijn te wijzigen.
Selecteer (als u dit wilt) een Aanbieding, bovenaan het orderscherm. Als u een aanbieding
selecteert en u klikt vervolgens op de eerste regel in het tabblad orderregels, dan zullen in
het tabblad automatisch alle titels uit de aanbieding worden opgenomen, mits opdrachttype
en afnemer zijn ingevuld. Indien de functie fondsrechten is aangezet (Systeem | Algemene
instellingen | Project 489 | Fondsrechten gebruiken) dan wordt de aanbiedingslijst getoond
obv rechten van fondsgroep (indien van toepassing), zodat alleen die aanbiedingslijsten te
kiezen zijn waar de gebruiker recht op heeft.
Kies het Opdrachttype uit de lijst. Het type bepaalt direct ook de standaard verkoopsoort.
Klik op de zoekvensterknop of op F5 in het veld Afnemer / sub om de klant te selecteren. Of
druk op de zoekknop hiernaast. U ziet daarna het bezoekadres verschijnen in het
ondergelegen veld. Met de knop Tonen kan de relatie worden geopend om gegevens bij te
werken.
Het ontvangst- of afleveradres ziet u rechts daarvan staan. Indien het gelijk is aan het bezoekadres
wordt (Ontvanger gelijk) weergegeven. Anders wordt het afwijkende afleveradres weergegeven.
Indien het afleveradres niet juist is of u weet dat het aan een andere klant moet worden
geleverd, vink dan het vakje Afwijkende ontvanger aan.
Dan wordt het veld Ontvanger wijzigbaar en kunt u hier een ontvangstrelatie kiezen. Het
afleveradres van deze relatie wordt vervolgens daaronder getoond.
Het veld Onze referentie en Leveren omstreeks worden standaard ingevuld en deze kunnen niet worden
gewijzigd. Vervolgens kunt u de overige kopvelden invoeren
Vul de referentie van de klant in het veld Referentie afnemer in. Dit maakt het eenvoudiger
voor de klant om onder meer fakturen te controleren.
Wijzig daarna eventueel het veld Besteld in een andere besteldatum.

Bij een order kunnen bepaalde standaard leveringsvoorwaarden gelden. Deze voorwaarden
gelden bijvoorbeeld voor een bepaalde aanbieding, opdrachttype, klantgroep of uitgave. of
een combinatie van deze zaken. De mogelijke leveranciersvoorwaarden kunt u definiëren
onder stamgegevens - leveringsvoorwaardenbeheer 618 . Op het moment dat u een order
aanmaakt die aan een leveranciersvoorwaarde voldoet, dan zal deze automatisch worden
geselecteerd. U kunt er vervolgens zelf voor kiezen om deze voorwaarde niet te selecteren
of een andere (bij deze order passende) voorwaarde te selecteren
Bij Std. regelkorting kunt u een standaard regelkorting opgeven. Als er een
leveranciersvoorwaarde is geselecteerd wordt hier automatisch het bijpassende percentage
ingevoerd. U kunt dit dan zelf wijzigen. Dit percentage wordt dan bij iedere orderregel
standaard ingevuld.
Als u een standaard regelkorting opgeeft dan wordt deze ingevoerd:
In alle regels van een aanbieding die u selecteert, tenzij u van deze regels de
verkoopsoort wijzigt
Als standaard waarde voor de lege orderregel die u invoert, totdat u een verkoopsoort
invoert met een afwijkend standaard percentage.
In alle regels waarbij u een verkoopsoort selecteert, waarvan het standaard percentage
in de stamgegevens op 0% staat.
U kunt ervoor kiezen om een individuele order (en zelfs orderregel) wel of niet te
exporteren naar het Centraal Boekhuis. Als u dit niet wilt doen vinkt u het veld naast
Exporteren af, anders vinkt u deze aan. U kunt ervoor kiezen om Exporteren standaard aan te
vinken in Stamgegevens - verkoopsoorten (Verkoop) 615 .
Vervolgens gaat u naar de opdrachtregels 294 .
18.1.4.2 Order regels
In de opdrachtregels worden de diverse titels ingevoerd die de klant geleverd wil krijgen. U kunt
individuele titels invoeren, maar u kunt ook gebruikmaken van titellijsten, zoals de
aanbiedingsvolgorde 297 in de prospecties. Als u in de ordertop een aanbieding hebt geselecteerd
worden de titles uit de aanbieding 292 al automatisch voor u ingevuld.
Hieronder ziet u het tabblad Opdrachtregels:
U kunt bovenin kiezen om ISBN's of EAN's weer te geven en in te vullen. Dit is alleen een invoerhulp.
Het maakt voor de export niet uit.
Kies een verkoopsoort in het veld Verkoopsrt. om de omzet op te registreren. Aan deze
verkoopsoort 615 is een standaard kortingspercentage en standaard transactie
verwerkingscategorie gekoppeld zodat u dit niet hoeft in te vullen.
Druk op F5 in het ISBN/EAN veld, klik op de zoekvensterknop of vul het ISBN of EAN in
indien u dit weet om het project in te voeren.
Vul vervolgens het aantal producten in dat de klant bestelt.
In de kolom Tot. ziet u het totaal dat nu al van deze titel is verkocht. Hierbij is getal in de
kolom aantal al opgeteld.

Orderbeheer 295
De verkoopprijs wordt standaard overgenomen van de informatie die aanwezig is bij het CB.
Het veld verkoopprijs kan op 3 manieren zijn ingevuld:
<CB>: dit betekent dat er geen verkoopprijs bekend is in PAC en dat de verkoopprijs
van het CB wordt overgenomen
(19,90): hier is er een verkoopprijs bekend in PAC maar de prijs die wordt
overgenomen is de prijs die bij het CB geregistreerd is. Als de prijs bij het CB
wordt gewijzigd, wijzigt de prijs voor deze order ook.
19,90: dit ziet u als u zelf een prijs invoert. Dit betekent dat deze prijs naar het CB
wordt gezonden. Let op: De prijs voor deze order kan hierna NIET meer worden
gewijzigd! Als de prijs voor de uitgave alsnog lager of hoger uitvalt en dit wordt
doorgegeven aan het CB, blijft deze order staan om de aangegeven waarde. Deze
wordt niet aangepast aan de prijswijziging.
In de kolom Lev.vw kunt u de een specifieke leveranciersvoorwaarde selecteren voor deze
regel. u doet dit door, als u in het veld staat, de knop F5 in te drukken. U krijgt nu een
overzicht van relevante voorwaarden. U kunt nu de voorwaarde die u wilt selecteren.
Het standaard kortingspercentage is in de meeste gevallen reeds ingevuld, maar u kunt het
uiteraard wijzigen in het veld Kort%. Als hier <CB> staat betekent dit dat de waarde die bij
het CB bekend is wordt overgenomen. Indien u op aanbieding/titellijst invoert, dan kunt u
ervoor zorgen dat het percentage wordt gekopieerd naar de regels waarvan het percentage
nog niet is ingevuld. Dit kunt u in het tabblad Invoergedrag met het veld Vraag om kopiëren
instellen. Als u een leveranciersvoorwaarde hebt ingesteld dan zal dit veld automatisch
worden gevuld met het relevante percentage. U kunt ook gebruiken maken van de
sneltoetsen die staan ingevuld onder algemene voorwaarden 494 .
De nettoprijs wordt berekend aan de hand van de verkoopprijs en het kortingspercentage.
U kunt dit uiteraard ook invullen voor bepaalde netto leveringen in het veld Nettoprijs. In
dat geval wordt het kortingspercentage teruggerekend.
Het veld Referentie wordt automatisch ingevuld met een uniek volgnr zodat hierop altijd kan
worden teruggezocht, ook in de omzetverslaglegging.
In het veld Ref. afn. kunt u de referentie van de klant invoeren zodat de klant de orderregel
in hun rapportage kan terugvinden en tevens weer voor het controleren van de fakturen.
Het veld In Nota wordt standaard aangezet, zodat alle producten als backorder worden
ingesteld als er geen voorraad is of als het nog niet wordt geleverd. Dit is alleen van
toepassing op CB orders.
In de kolom B (van Backorder) staat een rood sterretje als de regel in backorder is
geplaatst. Dit vindt alleen plaats in magazijnen die onder eigen beheer vallen (interne
magazijnen).
In de kolom Afspr. worden afspraken getoond die zijn ingevuld bij Drukbeheer - tabblad
aanbiedingstelling, waarbij vanuit gekeken naar de druk die staat aangegeven bij
uitgavebeheer - verkoop in het keuzeveld 'in druk'.
Het veld Titel en Auteur geven de beschrijvingen weer van de producten. De Transv.c. geeft de
transactie verwerkingscategorie voor onder meer het Centraal Boekhuis weer.
U kunt ervoor kiezen om een individuele orderregel wel of niet te exporteren naar het Centraal
Boekhuis. Als u dit niet wilt doen vinkt u het veld onder de kolom Exporteren (te herkennen aan het
'save' pictogram) niet aan, anders vinkt u deze aan. U kunt ervoor kiezen om Exporteren standaard
aan te vinken in Stamgegevens - verkoopsoorten (Verkoop) 615 . Meer uitleg over het exporteren van
orders vindt u bij de paragraaf Orders exporteren 298 .
Tot slot geeft de kolom V aan vinkje weer als de opdrachtregel reeds is verwerkt naar het centrale
systeem of naar het Centraal Boekhuis of Libridis. In dat geval is de regel ook niet meer wijzigbaar.
Opdrachtregels zijn alleen wijzigbaar als het nog niet is verwerkt naar een ander systeem. U
kunt dit controleren in de kolom V waarin een vinkje staat indien het reeds is verwerkt.

Onderin ziet u de voorraad en de datum van drie magazijnen bij de geselecteerde uitgave/ISBN.
Gegevens van het CB zult u normaal gesproken één maal per dag inlezen en zijn dus recent, maar
worden niet direct bijgewerkt. Als u gebruik maakt van de module PAC Magazijn zal de voorraadstand
van interne magazijnen wel altijd up to date zijn. In dit veld wordt dan de vrije voorraad getoond
(dus nadat u een orderregel heeft ingevoerd en verlaten, zal deze ingevoerde orderregel direct van
de voorraad worden afgehaald).
De vrije voorraad in een magazijn wordt alleen correct getoond als de inrichting correct is.
Indien de vrije voorraad niet goed wordt weergegeven, controleer dan het volgende:
1. In stamgegevens - magazijnen heeft het magazijn waarop u de vrije voorraad wilt
zien een vinkje in de kolom vrd reserveren.
2. In stamgegevens - verkoopsoorten (onder Verkoop) hebben de benodigde
verkoopsoorten een vinkje in de kolom Leveren. Alleen voor orderregels waarin een
verkoopsoort wordt gebruikt waarbij Leveren aangevinkt staat wordt de vrije
voorraad afgeboekt.
3. Het ISBN moet een voorraadartikel zijn. Dit ziet in in uitgavebeheer - tabblad
verkoop. Achter voorraadartikel (bovenaan de pagina) moet een vinkje staan.
Alleen voor orderregels met een ISBN die een voorraadartikel is wordt de vrije
voorraad afgeboekt
Tot slot ziet u nog de knop referentietitels. Als u een regel selecteert en u klkt op deze knop, dan
verschijnt een lijstje met hierin de referentietitels (opgegeven onder Uitgave - tabblad Aanbiedingen
en referenties 140 ). Hierin staan de titelgegevens en de gegeven korting, naverkoop gegevens en de
retouren.
In magazijnen waar voorraad kan worden gereserveerd kunnen nu ook retouren worden
ingevoerd. Deze worden op de normale manier via pakbonnen en evt (credit)fakturen
afgehandeld. De reservering op voorraad loopt ook gewoon, maar daarbij moet worden
aangetekend dat deze 'economische voorraad' positief kan worden terwijl deze nog niet
terug op de plank zijn (Gereserveerd in order wordt negatief), maar dit is afhankelijk van de
toegepaste methode: als de order pas wordt ingevoerd als de retouren binnen zijn en reeds
in het magazijn liggen is er niets aan de hand.
Bij order kan een levering nu ook een negatieve voorraad genereren indien dit zo is ingesteld bij
het magazijn (voorraad negatief toestaan = aangevinkt).
18.1.4.3 Order overig
U kunt nog enkele niet veel gebruikte ordergegevens invoeren of inzien in het tabblad Overig:
U kunt de velden Verzendkosten en Aparte faktuur op dit moment nog niet gebruiken, omdat het door
het Centraal Boekhuis niet (goed) worden ondersteund.
Vul een aanwijzing of extra omschrijving voor de faktuur in het veld Toelichting in.
In het veld Aanbieding ziet u staan of deze order ooit gebaseerd is geweest op een aanbieding- of
titellijst.

Orderbeheer 297
Aan de rechterkant van het venster ziet u nog enkele statusgegevens waar we verder niet op in
zullen gaan. Deze spreken voor zich.
18.1.4.4 Order invoergedrag
U kunt het invoergedrag van de opdracht volledig naar uw hand zetten door gebruik te maken van
enkele zeer krachtige gebruikersinstellingen in het tabblad Invoergedrag:
In het linkerdeel van het venster kunt u enkele standaard gegevens instellen:
Met het veld Invoer op relatietype kunt u bepalen of het oude klantnr van het Centraal
Boekhuis of op het nieuwe CB RelatieID kan worden ingevoerd. Onderliggend wordt
uiteraard gewoon het interne relatienr opgeslagen zodat bij de export altijd het goede CB
RelatieID wordt gebruikt.
U kunt orders invoeren op volgorde van een vaste lijst, zoals de aanbiedingslijst, de
prospectuslijst of andere lijsten. Deze kunt u aanmaken in aanbiedingsbeheer 266 en kiezen
in het veld Invoer op aanbieding.
Indien u het vakje Tonen voorraad heeft aangevinkt wordt onderin het tabblad Opdrachtregels
de voorraad van de diverse magazijnen getoond van de geselecteerde titel.
Vervolgens zijn er aan de rechterkant drie kolommen. De eerste betreft het gedrag in de
opdrachtkop, de volgende twee hebben te maken met de opdrachtregels.
Opdrachtkop
Indien een vinkje is ingevuld betekent dit dat de cursor stopt bij dit veld tijdens het invoeren
en gebruik wordt gemaakt van de TAB toets.
Opdrachttype en Afnemer zijn verplicht en kunnen aldus niet worden ingesteld. Leverdatum wordt
standaard gevuld en kan niet worden gewijzigd.
Vervolgens kunt u de volgende gegevens opnemen in de tabvolgorde:

Subnr.
Afw. ontvanger
Ontvanger
Ref. afnemer
Besteldatum
Standaard leveringsvoorwaarden (Std. lev.voorw.)
Standaard regelkorting (Std.regelkort% )
Opdrachtregels

In de eerste kolom van de opdrachtregel wordt net als bij de opdrachtkop een vinkje gezet als
de cursor op die velden dient te stoppen. Hierbij wordt het veld Aantal gebruikt.
U kunt de volgende velden in de tabvolgorde opnemen:

Verkoopsoort
EAN/ISBN
Verkoopprijs
Kortingperc.
Nettoprijs
Ref. afnemer
In Nota indicatie
Leveringsvoorwaarde
Tevens kunt u van de onderstaande velden aangeven of ze toch overgeslagen dienen te

worden, ondanks het vinkje in de eerste kolom, als er reeds een waarde in het veld is
ingevuld:
Verkoopsoort
EAN/ISBN
Kortingperc.
Ref. afnemer
U heeft bij het kortingpercentage de mogelijkheid om aan te geven dat dit gekopieerd dient te
worden (bij invoer op aanbieding) naar de regels waar het percentage nog niet is ingevuld. Dit
vult u in het veld Vraag om kopiëren in. hetzelfde geld voor de verkoopsoort.
18.1.5 Orders exporteren

Op een zeker moment zult u orders willen exporteren naar het CB. Dit doet u als volgt
Ga naar Systeem
Klik op de knop Opdrachten naar CB in de kolom Uitwisseling.
PAC zal nu de orders die nog niet eerder naar het CB zijn gestuurd verzenden. Hierbij wordt
gecontroleerd of deze orders gemarkeerd staan als 'te exporteren'.
U kunt zowel ISBN, Order en orderregelniveau aangeven of u een order wilt exporteren of niet. Het
blokkeren / de blokkeren van een ISBN doet u in het uitgavebeheer - tabblad verkoop 138 of in de
aanbiedingslijst 268 . Orders en orderregels kunt u blokkeren / deblokkeren in het orderbeheer 291 .
Of een order uiteindelijk wordt verzonden wordt als volgt vastgesteld:

Orderbeheer 299
Om bij te houden welke orders niet worden geexporteerd gaat u naar de cockpit 19 .
18.1.6 Order vervallen

U kunt de knop Vervallen gebruiken om opdrachten die nog niet volledig zijn ingevuld te verwijderen.
Dit betreft dan opdrachten die dus eigenlijk nog niet volledig zijn aangemaakt. Dan kunnen ze
vervallen, maar niet verwijderd worden.
Het volgende venster verschijnt indien u de opdracht niet kan laten vervallen:
Eén of meerdere redenen worden dan getoond.
18.1.7 Order verwijderen

U kunt uiteraard ook volledige opdrachten verwijderen, maar dan alleen als nog geen enkele regel is
verwerkt/geëxporteerd naar een ander systeem, zie het vinkje in de kolom V van het tabblad

Opdrachtregels.
Klik op de knop Verwijderen om de opdracht met alle opdrachtregels te verwijderen. Het

volgende bevestigingsvenster wordt getoond:
Klik op Ja om de opdracht te verwijderen.
Indien de opdracht niet kan worden verwijderd doordat één of meer regels reeds zijn verwerkt naar
een ander systeem (Centraal Boekhuis, Libridis of het centrale systeem), dan volgt de volgende
melding:
18.2 Opdrachten op titel invoeren

Met de functie opdrachten invoeren op titel kunt u opdrachten invoeren per titel. Deze functie kan
bijvoorbeeld worden gebruikt als u een aanbieding heeft van een bepaalde titel, waarop meerdere
klanten zich hebben ingeschreven.
18.2.1 Order op titel zoeken

U kunt opdrachten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Opdrachten op titel invoeren
Het zoekvenster Zoeken Opdracht op artikel wordt geopend.

Orderbeheer 301
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de opdracht selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuwe opdracht wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
Het zoeken opdracht op artikel scherm zal meestal leeg zijn. Orders die zijn ingevoerd op titel
moeten namelijk worden omgezet naar 'gewone' orders op klant. Nadat dit is gedaan verdwijnen de
orders ingevoerd op titel uit dit scherm.
18.2.2 Order op titel toevoegen

U kunt nieuwe opdrachten per titel toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken
Opdracht op artikel of voor Toevoegen in het venster Opdracht op titel invoeren. Direct zal dan een leeg
venster Opdracht op titel invoeren worden getoond. U kunt vervolgens de opdracht verder wijzigen 291 .
18.2.3 Order op titel wijzigen

Hieronder ziet u het scherm voor opdrachten invoeren op titel:

Voor het invoeren van orders per titel dient het volgende te worden ingevoerd:
ISBN:het ISBN vult vervolgens de velden titel en auteur.

Opdrachttype: Kies het Opdrachttype uit de lijst. Het type bepaalt direct ook de standaard
verkoopsoort.
Standaard korting: Bij Std. korting kunt u een standaard korting opgeven. Dit percentage wordt
dan bij iedere orderregel standaard ingevuld. Als u hier <CB> laat staan wordt de korting
gekozen die bij het CB bekend is.
Referentie afnemer: Vul de referentie van de klant in het veld Referentie afnemer in. Dit maakt het
eenvoudiger voor de klant om onder meer fakturen te controleren.
Exporteren: U kunt ervoor kiezen om een order wel of niet te exporteren naar het Centraal
Boekhuis. Als u dit niet wilt doen vinkt u het veld naast Exporteren af, anders vinkt u deze aan.
U kunt ervoor kiezen om Exporteren standaard aan te vinken in Stamgegevens - verkoopsoorten
(Verkoop) 615 .
PAC kent zelf een volgnummer en de opdrachtdatum toe.
Vervolgens vult u hieronder de afnemers in die de geselecteerde titel aanschaffen. U vult in:
Verkoopsoort: Kies een verkoopsoort in het veld Verkoopsrt. om de omzet op te registreren. Aan
deze verkoopsoort 615 is een standaard kortingspercentage en standaard transactie
verwerkingscategorie gekoppeld zodat u dit niet hoeft in te vullen.
CBRelatieID: u kunt nu rechtstreeks het CBRelatienr invullen zodat u niet het relatie-
zoekvenster hoeft te openen.
Afnemer: U selecteert de afnemer met het zoekicoon rechts van de kolom afnemer.
Afdeling: U selecteert eventueel een afdeling. Klik op de zoekvensterknop of op F5 naast de
kolom Afd.
Aantal: Hier vult u het bestelde aantal titels in.
Korting: Per regel kunt u een kortingspercentage opgeven. Als u hier <CB> laat staan wordt de

Orderbeheer 303
korting gekozen die bij het CB bekend is.

Ref. afn.: Vul de referentie van de klant in het veld Referentie afnemer in. Dit maakt het
eenvoudiger voor de klant om onder meer fakturen te controleren.
18.2.4 Orders op titel verwerken

Orders die zijn ingevoerd op titel moeten worden omgezet naar 'gewone' orders op klant. Dit om
doublures te voorkomen en zodat u niet de hele tijd hoeft te schakelen van het ene systeem naar het
andere.
U heeft twee mogelijkheden om de orders op titel te verwerken:
1. Als u klaar bent met het invoeren van uw order op titel dan klikt u op de knop verwerken, links
onderaan in beeld. Uw orders worden nu omgezet naar orders op klant. PAC geeft u een melding
dat dit is gelukt en u keer terug in het zoekscherm van orders op titel invoeren waar u verder kunt
gaan met de volgende order op titel.
2. De order wordt automatisch verwerkt bij het verlaten van het scherm of bij het toevoegen van een
nieuwe order. Dit is instelbaar in de algemene instellingen.
18.2.5 Orders op titel verwijderen

U kunt uiteraard ook orders op titel verwijderen.
Klik op de knop Verwijderen om de opdracht met alle regels te verwijderen. Het volgende
Klik op Ja om de opdracht te verwijderen.
18.3 Import van bulk orders (BGN)

PAC maakt het mogelijk om bulk orders te importeren. Op dit moment is het mogelijk om orders van
BGN in Excelformaat te importeren.
Verkaart Automatisering is hierin afhankelijk van het geleverde excelbestand door BGN. Als BGN
de vorm van het exceldocument aanpast, dan kan de import in PAC niet meer plaatsvinden. Verkaart
Automatisering is in onderhandeling met BGN om de import te laten plaatsvinden in XML: een
standaard, meer betrouwbare manier van import.
Om een bulk order te importeren dient u twee dingen te doen:
Aangeven van het pad waar het document zich bevind en welk werkblad het betreft in algemene
instellingen - Import 504 onder externe opdrachten van klanten.
De order importeren. Dit doet u door te klikken op de knop Externe Orders onder Systeem - Externe
Orders (onder het kopje uitwisseling)

18.4 Order Portable

Met de module order portable kunt u uw vertegenwoordigers met een portable naar klanten en
beurzen sturen alwaar zij de boekhandelsorders kunnen invoeren. Ze hoeven dan geen on-line
verbinding te hebben met internet, CB of het bedrijfsnetwerk. Ook kunnen ze gebruik maken van de
aanbieding om zo bijvoorbeeld de volgorde van het prospectus te volgen. Een mogelijkheid tot invoer
met een leespen is ook aanwezig. De ingevoerde orders worden electronisch verzonden naar en
opgenomen in het centrale ordersysteem alwaar ze eventueel kunnen worden beoordeeld. Vervolgens
worden ze ook doorgezonden naar het Centraal Boekhuis.
18.5 Ordertelling
Met PAC kunt u niet alleen uw orders invoeren in orderbeheer, maar met de module ordertelling kunt
u ook de overzichten die vanuit het CB worden toegestuurd over de gedane bestellingen inlezen.
Hiermee worden alle boekhandelorders uitgesplitst naar klantgroep, om zo een goede vergelijk te
kunnen maken met de gestelde targets en voor de definitieve oplage- en prijsbepaling.
Het opstellen van een ordertelling bestaat uit enkele stappen:
1. Het invullen van de targets

2. Het importeren van de In Nota gegevens
3. Tellen van de orders
4. Het bekijken en genereren van rapportages
18.5.1 Het invullen van targets

Bij iedere titel kunt u per klantgroep aangeven wat u van deze titel denkt te gaan verkopen. Als u
over de module Ordertelling beschikt verschijnt er in het scherm druk wijzigen van het drukbeheer een
tabblad Aanbiedingstelling. Dit tabblad ziet er als volgt uit:
Dit scherm bestaat uit de volgende kolommen:

Klantgroepen: hierin staan de klantgroepen die in de stamgegevens 617 zijn opgegeven.
Target: Hierin kunt u zelf per klantgroep een target aangeven dat u had willen behalen.
Realisatie: In deze kolom kunnen gerealiseerde omzetgegevens worden geplaatst. Deze
functionaliteit zat in een vroegere versie van PAC, maar omdat hier weinig mee gewerkt werd door

Orderbeheer 305
klanten valt deze nu niet meer standaard onder de ordermodule. Als u toch geinteresseerd zou zijn
in deze functionaliteit kunnen worden toegevoegd.
In Nota: In deze kolom staan de In nota gegevens, zoals deze zijn geimporteerd van het CB
Uitgeverij: hier staan de orders die zijn ingevoerd in PAC, maar nog niet zijn verzonden naar het
CB.
Opschat.: Dit staat voor opschatting. Deze kolom kan worden gebruikt om in latere instantie ed
target naar boven of benden bij te stellen.
Stand: Dit is de totale stand van orders (In nota + Uitgeverij)
Vorige stand: Dit geeft de order stand aan voor de vorige ordertelling.
Afspraken: Hier kunt u een korte code invoeren, behorend bij een afspraak die is gemaakt met
deze klantgroep over deze titel.
Afnemers: Hier kan met een getal worden aangegeven hoeveel afnemers in de klantgroep de titel
al hebben besteld. Deze kolom is op dit moment niet actief.
Dit scherm is verder opgedeeld in 2 delen: het bovenste deel, waarin totalen worden weergegeven en
worden vergeleken met elkaar. Het onderste deel geeft de gegevens weergegeven per klantgroep.
In dit scherm kunt u dus uw targets invullen. Hoe de kolommen In Nota en Uitgeverij worden gevuld,
wordt in de volgende paragrafen besproken.
18.5.2 Importeren en tellen

Het doorvoeren van in nota cijfers in PAC gebeurd in twee stappen: importeren en tellen.
PAC biedt u namelijk de mogelijkheid om In Nota cijfers van bepaalde ISBN's niet door te voeren. In
de stap importeren worden alle gegevens uit het CB In Nota bestand geimporteerd. In de stap tellen
worden enkel die orders waarbij de functie tellen staat aangevinkt geteld. Hierdoor kunt u in Nota
gegevens bewaren, ook als bij het CB titels niet langer in Nota staan.
18.5.2.1 Importeren van In Nota bestanden
Van het CB kunt u een In Nota bestand ontvangen. Dit in Nota bestand plaatst u in de map die u
heeft aangegeven bij Algemene Instellingen - Import 504 .
Als u dit heeft gedaan kunt u het In Nota bestand importeren in PAC. In nota gegevens worden in
PAC geimporteerd middels de functie mutaties van CB en libridis importeren 411 te vinden onder systeem,
kopje uitwisseling.
Als u deze import heeft uitgevoerd worden de In Nota gegevens geplaatst in Uitgavebeheer - tabblad
In Nota 141 .
18.5.2.2 Tellen van orders
Orders die u bij het CB In Nota heeft geplaatst worden op een gegeven moment geleverd aan uw
klanten. Deze orders staan dan niet meer In Nota en gegevens hierover gaan dus verloren.
Om deze gegevens toch te kunnen behouden maakt PAC Order het mogelijk om de laatste In Nota
gegevens voordat de titel wordt uitgeleverd te behouden. Dit gebeurd met de functionaliteit 'tellen'
en werkt als volgt:
Onder uitgavebeheer - tabblad verkoop en bij de aanbiedingslijsten vindt u de functionaliteit 'tellen'. Als
u deze aan heb gevinkt zullen, direct na het importeren van het in nota bestand, de gegevens voor
dit ISBN worden verwerkt in de ordertelling. Als u deze functionaliteit niet heeft aangevinkt, dan

zullen de huidige gegevens blijven staan: de nieuwe gegevens uit het In NOta bestand zullen niet
worden verwerkt.
De functionaliteit 'tellen' telt niet alleen de In Nota gegevens van het CB, maar ook de onverwerkte
orders in PAC. De onverwerkte orders in PAC zijn de orders die in PAC staan, maar nog niet zijn
verzonden naar het CB. Als de optie tellen niet is aangevinkt zullen ook deze orders niet langer
worden geteld.
In onderstaande afbeelding is dit proces schematisch weergegeven.

Orderbeheer 307
PAC helpt u bij het vasthouden van de laatste in nota gegevens in PAC. Bij het opstarten
controleert PAC de verschijningsdatum van de orders die op dit moment op tellen staan. Als deze
verschijningsdatum de huidige datum is of de volgende dag, dan wordt tellen niet langer aangevinkt.
Het tellen van orders vindt automatisch plaats na het importeren van een In Nota bestand. Als u
echter tussentijds nogmaals de telling wilt uitvoeren (u hebt bijvoorbeeld veel orders ingevoerd in
PAC en wilt deze meenemen in uw telling) dan kan dit ook. U doet dit onder systeem - beveiligde
functies - alle aanbiedingstellingen bijwerken. Voor deze functie heetf u geen wachtwoord nodig.
18.5.3 Het bekijken en genereren van rapportages

Als u uw targets in heet gevuld, uw in nota gegevens zijn geimporteerd en de tellingen zijn
uitgevoerd, dan kunt u rapportages maken van uw order tellingen met PAC. U kunt:
de ordertelling per druk bekijken in PAC

de ordertelling bekijken middels onze overzichten.
18.5.3.1 Ordertelling in PAC
U kunt een ordertelling bekijken per druk. In hetzelfde tabblad als waar u uw targets heeft ingevoerd
kunt u de verwerkte In Nota gegevens en getelde onverwerkte orders in PAC bekijken. Kijk hiervoor
onder drukbeheer - tabblad ordertelling. Meer informatie hierover vindt u onder bij de paragraaf over
het invullen van targets 304 .
18.5.3.2 Ordertelling middels onze overzichten
U kunt verschillende rapportages maken via de rapportage module van PAC: Onze Overzichten. U vindt
deze rapportages onder Onze Overzichten - Verkoop.
U kunt hier bijvoorbeeld rapportages maken van een ordertelling per fondsgroep of fonds. Bekijk voor
de uitgebreide mogelijkheden de rapportages voor het onderdeel verkoop 375 in deze handleiding.
De rapportage ordertelling is ook beschikbaar vanuit de aanbiedingslijst 268 . Zo kunt u direct een
ordertelling inzien van de gekozen aanbieding.
18.6 CB Communicatie
Met CB Communicatie kunt u titels, klanten, voorraden, omzet en voorraadmutaties van het Centraal
Boekhuis inlezen. Deze module is eveneens voor het exporteren van boekhandelorders naar het
Centraal Boekhuis.
Als u de module CB Communicatie heeft geïnstalleerd ziet u in Systeem onder het kopje Uitwisseling
de functies Mutaties van CB en Libridis (Importeren) en Opdrachten naar CB (Exporteren). Door te klikken
op deze knoppen worden gegevens geïmporteerd of geëxporteerd.
18.6.1 Orders exporteren naar CB

Ingevoerde orders kunnen worden doorgestuurd naar het Centraal Boekhuis. Dit voert u uit vanuit
het menu Communicatie | Exporteren | Opdrachten naar CB.
Automatisch zullen direct alle onverwerkte orders die zijn ingevoerd voor het magazijn CB worden
geselecteerd en geexporteerd naar een zogenoemd OPDNAW bestand (zie handleiding van het CB
voor technische en procedurele details: DIGICOMUITGEVER.PDF).

De export bestaat uit drie delen. Eerst wordt een bestand voor ONE orders aangemaakt en dan
gewone orders. Vervolgens worden deze bestanden (Alle *.OPD bestanden in
PAC\ImportExport\NaarCB) naar CB verzonden via FTP. Bij een succesvolle verzending worden de
bestanden verplaatst naar de map voltooid.
Als de verzending via FTP niet lukt dan worden de bestanden wel aangemaakt en klaargezet in
PAC\ImportExport\NaarCB, maar dan dient u deze zelf handmatig te verzenden naar CB, bijvoorbeeld
via email. Denkt u er dan wel aan om deze bestanden zelf handmatig te verplaatsen naar de map
Voltooid.
18.6.2 Ontvangstbevestiging Orders van CB

Als orders electronisch naar CB worden verstuurd via PAC dan wordt dit in een
ontvangstbevestigingbestand (NUITOP) door CB teruggemeld. Uitzonderingsfouten die in het bestand
(met als extensie .NUI) als foutregels zijn gemeld worden in foutverslagen in Html/Excel gemeld.
Een voorbeeld van foutmeldingen:

Deel
XIX
19 Faktuur
19.1 Inleiding
Een belangrijk onderdeel van het uitgeefproces is fakturatie. Er kunnen verschillende soorten fakturen
worden aangemaakt. Denk hierbij aan fakturen die volgen op een levering uit eigen magazijn via
orderbeheer of handmatig ingevuld. Ook kunt u denken aan fakturen voor verkoop van (neven)
rechten/licenties, maar overige fakturen zoals huur doorbelasting vallen onder de mogelijkheden.
PAC Faktuur biedt de mogelijkheid om al deze soorten fakturen in PAC in te voeren en naar de juiste
partij te verzenden. Ook is het met PAC faktuur mogelijk om de openstaande posten van de fakturen
door te boeken naar uw financiële administratie. PAC biedt hiervoor op dit moment koppelingen met
AccountView. PAC faktuur biedt ook koppelingen met andere modules. Als u beschikt over PAC Order
sluit het faktuur proces aan op het orderproces. Als u beschikt over de royaltymodule dan zal de
omzet uit de fakturatie worden gebruikt als basis voor de royaltyafdracht. Subspecificatie per
nevenrechttype is daarmee ook mogelijk.
Daarnaast kunnen fakturen natuurlijk worden afgedrukt en verzonden aan de klant. PAC biedt
hiervoor ondersteuning aan verschillende faktuur types. Zo kunt u bijvoorbeeld per fondsgroep
(imprints kunnen een verschillend beeld naar buiten hebben) verschillende faktuur layouts maken.
In sommige situaties komt het voor dat de uitgeverij heeft besloten om alle fakturen door een derde
partij (vaak Centraal Boekhuis via FRL=Fakturering Rechtstreekse Levering) te laten afhandelen.
Denk eraan dat u dan voor uw overige fakturen én verkoop van (neven)rechten/licenties toch een
fakturatie onderdeel nodig heeft, omdat vaak alleen de fakturatie van leveringen wordt uitbesteed.
19.2 Fakturen invoeren

In het hoofdmenu ziet u onder het kopje verkoop een knop fakturen invoeren. Hier kunt u fakturen
aanmaken, genereren en verwerken. Als u meerdere fakturen tegelijk wilt verwerken, kunt u gebruik
maken van de knop fakturen verwerken 316 .
19.2.1 Faktuur zoeken

U kunt fakturen zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Fakturen invoeren
Het zoekvenster Zoeken Faktuur wordt geopend.

Faktuur 311
U kunt vervolgens de starten met het intikken van waardes in de filtervelden, zoals de naam van de
klant of de omschrijving. U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het project selecteren die u
wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuw project wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw 311 .
19.2.2 Faktuur toevoegen

U kunt nieuwe fakturen toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken faktuur of
voor Toevoegen in het venster fakturen invoeren. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:

Zolang de faktuur nog niet is verwerkt, kunt u altijd naar dit venster terugkeren om de faktuur te
wijzigen 312 . Informatie over de afzonderlijke velden die moeten worden gevuld vindt u onder faktuur
wijzigen. 312
19.2.3 Faktuur wijzigen

Als u een bestaande faktuur hebt geopend of een nieuwe hebt aangemaakt, kunt u deze faktuur
invoeren / wijzigen in het onderstaande scherm:
Dit scherm is opgedeeld in drie delen: een faktuur Kop 312 , faktuur Regels 313 en Totalen en
Functietoetsen 314 . In het tweede tabblad treft u statusinformatie 314 aan.
19.2.3.1 Faktuur Kop
De Faktuur Kop vindt u in de bovenste helft van het scherm. Hier kunt u de volgende velden vullen:
Faktuurcode: Hier kunt u kiezen voor een lijst met faktuurcodes, zoals u die heeft
vastgesteld in de stamgegevens. Aan een faktuurcode kan een fondsgroep of fonds worden
gekoppeld. PAC filtert dan de titels, zodat u alleen de titels uit het desbetreffende fonds /
fondsgroep kunt selecteren. U kunt aan een faktuurcode verder een sjabloon koppelen. Zo
kunt u voor iedere faktuurcode uw fakturen op een andere manier weergeven. U kunt ook
aan een faktuurcode een standaard verkoopsoort toekennen, zodat u deze niet telkens
opnieuw in hoeft te vullen. Tot slot bepaalt de faktuurcode of er enkel een faktuur kan
worden gemaakt, of dat op basis van deze faktuur ook een opdracht wordt gegenereerd
(denk hierbij bijvoorbeeld aan een FRL).
Debiteurennr.: Hier ziet u het debiteurennr. van de relatie voor wie de faktuur bestemd is. U
zoekt de relatie op door gebruik te maken van het zoekpictogram rechts van dit veld. Met

Faktuur 313
de knop tonen kunt u direct de relatie openen om hierin bijvoorbeeld additionele

debiteurengegevens in te vullen.
Omschrijving: U kunt een omschrijving opgeven van de faktuur. Met een goede omschrijving
is de faktuur vaak makkelijker terug te vinden.
Referentie Klant: U kunt een korte referentie voor de klant opvoeren. Dit maakt de faktuur
makkelijker terug te vinden en kan ook worden weergegeven op de faktuur, tbv
communicatie met uw klant.
Betalingswijze: U kunt opgeven van welke betalingswijze gebruik kan worden gemaakt. Dit is
bijvoorbeeld Incasso of Op krediet.
Betalingsconditie: U kunt een betalingsconditie opvoeren. Hiermee geeft u aan binnen welke
termijn de faktuur moet worden betaald.
Besteld: Hier heeft u de datum op waarop de bestelling is geplaatst is aangemaakt.
Valultacode: Er kunnen fakturen in vreemde valuta worden gemaakt. De ingevulde
valutabedragen worden echter wel direct omgerekend naar Euro. Dit gebeurt op basis van
de koers die is ingevuld in de Valuta tabel bij stamgegevens 652 . Het originele valutabedrag
blijft echter als totaal zichtbaar. Deze kan ook op de faktuur worden afgedrukt. Naar de
journaalpost zal echter het omgerekende eurobedrag (zoals normaal) worden doorgegeven
aan AccountView. De openstaande post is dus in euro. Rekenverschillen en
betalingsverschillen dienen dus bij betaling te worden vereffend.
Helemaal boven in de kop van de Faktuur ziet u nog een aantal standaard knoppen:
Toevoegen: Om een nieuwe faktuur toe te voegen

Verwijderen: Om deze faktuur te verwijderen. Dit kan alleen als uw faktuur nog niet verwerkt
is.
Bewaren: Om de ingevulde waarde in een veld te bewaren. PAC bewaart automatisch
ingevulde gegevens nadat u een veld verlaat. U heeft deze knop dus zelden nodig.
Lopende fakturen zoeken: Geeft u een zoekscherm met hierin alle fakturen die nog niet zijn
verwerkt.
Alle fakturen zoeken: Geeft u een zoekscherm met hierin alle fakturen. Zowel de verwerkte als
onverwerkte fakturen.
19.2.3.2 Faktuur Regels
De Faktuur Regels vindt in de onderste helft van het scherm.
Hier kunt u de volgende velden:
Nr: Dit veld wordt automatisch gevuld door PAC en geeft het nummer aan van de regel.
Verkoopsrt: U kunt een verkoopsoort kiezen. Als u geen verkoopsoort wilt kiezen, kunt u een
standaard verkoopsoort aangeven per Faktuurcode.
ISBN: Door te klikken op het zoekpictogram kunt u een keuze maken uit verschillende
ISBN's. Als u een fondsgroep / fondsfilter heeft gekoppeld aan uw gekozen Faktuurcode,
dan krijgt u hier enkel de ISBN's te zien die tot dit fonds / fondsgroep behoren. Als u het
ISBN hebt gekozen wordt automatisch een omschrijving gegenereerd in de kolom rechtsvan
het ISBN. Deze omschrijving kunt u aanpassen. Ook wordt automatisch de kolom titel en
auteur gevuld met de juiste gegevens.
Aantal: Hier vult u het aantal in dat van het gekozen ISBN is afgenomen.
Verkoopprijs Incl.: De verkoopprijs Incl. is automatisch gevuld op basis van de verkoopprijs
die bij de gekozen uitgave is aangegeven. U kunt deze verkoopprijs wijzigen.
Tijdens het faktureren kan met behulp van zoeken (F5) in het veld verkoopprijs een keuze
worden gemaakt tussen de actuele verkoopprijs en de kostprijs. Deze laatste optie is
ingebouwd om tegen kostprijs te faktureren. Tegen kostprijs factureren wordt in het
nettoprijsveld gezet zodat de juiste korting wordt berekend.

Kort%: U kunt een kortingspercentage opgeven.

BTW%: Het BTW percentage wordt automatisch ingevuld, op basis van het BTW percentage
dat bij het gekozen ISBN is aangegeven.
Nettoprijs ex. BTW:Deze prijs wordt automatisch berekend op basis van de gekozen
verkoopprijs incl, en de korting. Als u deze waarde wijzigt, dan wordt het
kortingspercentage bijgesteld.
Nettobedrag: Het nettobedrag wordt automatisch berekend, op basis van de Nettoprijs ex.
btw en het verkochte aantal van het ISBN.
Onderaan ziet u een knop regel verwijderen. Hiermee verwijdert u de regel die u geselecteerd heeft.
Daarnaast ziet u het veld Consumentenprijs incl (behorende bij de actieve regel). Deze kan afwijken
van de Verkoopprijs in het geval van een buitenlandse levering met btw 0% waardoor het veld
Verkoopprijs excl btw wordt voor weergave op de faktuur. Op die manier blijft de rondrekening
kloppen: VP (zonder btw) -/- korting = Netto incl (in dit geval zonder btw) = Netto excl !
Een faktuurregel die is aangemaakt vanuit een order is alleen wijzigbaar indien de
bijbehorende instelling bij de fakturatie inrichting zo is ingesteld.
19.2.3.3 Totalen en Functietoetsen
Onderaan het faktuurscherm ziet u rechts in het scherm een aantal totalen. Hier vindt u de BTW %
die zijn ingevuld, de grondslag waarover dit BTW wordt berekend en hiernaast het totaal aan BTW
voor dit BTW percentage. Ook zie je hier het Totaal exclusief BTW, hieronder het totaal aan BTW en
onderaan het totale faktuurbedrag,
Links in het scherm vindt u een aantal knoppen. De knoppen met het paarse label zijn
faktuursneltoetsen, die u heeft aangemaakt in de stamgegevens 621 .
Met de knop direct verwerken kunt u deze ene faktuur direct verwerken. De faktuur wordt dan
afgedrukt en als de afdruk door u als goed wordt beschouwd, dan wordt de faktuur een historische
faktuur. De opmaak van de faktuur wordt bepaalt door faktuursjablonen, die u kunt definieren in de
stamgegevens 542 .
Met de knop creditfaktuur maken kunt u automatisch een creditfaktuur genereren. Bij een
creditfaktuur wordt de huidige faktuur gekopieerd, maar alle aantallen worden negatief. U kunt
vervolgens onderaan deze creditfaktuur nieuwe regels toevoegen van artikelen die wel correct zijn
ontvangen.
Als u uw faktuur verwerkt, dan wordt er een print gemaakt tbv controle en verzending. Het kan
echter voorkomen dat u later nogmaals een afdruk wilt maken van uw faktuur, bijvoorbeeld voor uw
eigen administratie of omdat de faktuur nogmaals moet worden gezonden. Dit kunt u realiseren door
de knop kopie afdrukken aan te klikken. Nu wordt een kopie van het oorspronkelijke faktuurbestand
afgedrukt. Deze functie werkt dus alleen voor al verwerkte fakturen.
19.2.3.4 Statusinformatie
In het tabblad statusinformatie vindt u een aantal velden die automatisch worden gevuld.

Faktuur 315
Volgnr.: geeft een uniek nummer in PAC weer.

Verwerkingsnr.: Kent na het verwerken van de faktuur een uniek nummer toe aan de
faktuur.
Status: In dit veld staat de status van de faktuur: Initieel, proef, definitief, verwerkt,
historisch
Faktuurnr: Als de faktuur een keer definitief is afgedrukt (verwerkt), dan krijgt deze een
faktuurnr (vanuit de mogelijke combinatie jaar/periode/faktuurcategorie). Als het afdrukken
niet is gelukt, blijft het eenmaal gegenereerde faktuurnr staan (tbv controle door de
fiscus!).
Faktuurdatum: Bij het afdrukken (verwerken) van de fakturen wordt ook een faktuurdatum
gevraagd. Deze wordt vervolgens in dit veld ingevuld.
Boekjaar: Geeft het boekjaar aan waarin de faktuur is verwerkt.
Boekperiode: Geeft de boekperiode aan waarin de faktuur is verwerkt.
Het is nu mogelijk om een (per ongeluk) in een foutievieve periode verwerkte (maar
ongedaan gemaakte) faktuur in een andere periode te faktureren door het boekjaar/
periode te wissen met behulp van het wisknopje naast boekperiode. Dit kan echter
alleen door de power/user worden uitgevoerd ivm de fiscale gevolgen van de
faktuurnummering.
BTW nummer: Het toegepaste BTW nummer van de klant/debiteur bij aanmaken van de
faktuur
BTW aangiftetype: Voor welke aangifte de faktuur van toepassing is op basis van de
landcode van de debiteur: Binnenland, ICL (binnen EU) of Export (buiten EU).
BTW doorbelasten: Op basis van het land wordt het aangifte type bepaald en icm of zonder
een BTW nummer wordt bepaald of BTW moet worden doorbelast. Dit heeft gevolgen voor
de ingevoerde faktuurregels.
Ingevoerd op: Hier wordt automatisch de invoerdatum en tijd ingevuld.

Ingevoerd door: Hier wordt automatisch ingevuld wie de faktuur heeft aangemaakt.
Opdrachtnr.: Indien de faktuur resulteert in een order (zie hiervoor faktuurcodes 619 ) dan
wordt hier het opdrachtnummer weergegeven. Zo kunt u de bijbehorende order makkelijk
terugvinden.
Pakbonnr.: Indien de faktuur ontstaan is uit een order dan wordt hier het pakbonnr
weergegeven.
Leverdatum: Indien de faktuur ontstaan is uit een order dan wordt hier de datum
weergegeven waarop de pakbon is afgemeld. Het is mogelijk om deze datum op uw faktuur

te laten vermelden. Deze datum is niet handmatig wijzigbaar.
19.2.4 Enkele faktuur verwerken

Als u een enkele faktuur wilt verwerken dan kunt u dit doen met de knoppen onderaan de gekozen
faktuur. U ziet hier twee knoppen:
Direct verwerken: met deze knop kunt u een faktuur afdrukken. Als deze faktuur correct is
afgedrukt geeft u dit aan in PAC en wordt de faktuur verwerkt. Er worden dan unieke
nummers toegekend aan de faktuur en de status van de faktuur wordt op 'historisch' gezet.
De faktuur kan nu niet meer worden aangepast.
Creditfaktuur maken: Met de knop creditfaktuur maken maakt u een kopie van de bestaande
faktuur, alleen dan negatief. U kunt deze faktuur gebruiken als u in uw oorspronkelijke
faktuur ene fout hebt gemaakt en deze recht moet zetten.
19.3 Fakturen en BTW

Er wordt in de fakturatiemodule nu onderscheid gemaakt tussen fakturen met en zonder BTW
verplichting.
Binnenlandse debiteuren moeten altijd BTW betalen afhankelijk van de BTW code van het product of
dienst. Dat kan dus 0%, 6%, 19% of een deelpercentage zijn. Tevens is het mogelijk dat een dienst
is vrijgesteld van BTW, bijvoorbeeld subsidies of andere btw vrije diensten.
Buitenlandse debiteuren mét een BTW-nummer hoeven geen BTW te betalen. Het BTW-nummer
moet dan wel op de faktuur komen en er moet duidelijk vermeld zijn op de ICL-aangifte wat het
faktuurbedrag is en het BTW-nummer van de debiteur.
Buitenlandse debiteuren zonder een BTW-nummer moet ook altijd BTW betalen; deze worden
behandeld als binnenlandse debiteuren.
Bij wijzigen van een relatie in de faktuur vindt een extra controle plaats op de doorbelasting van de
BTW. Deze mag niet anders worden bij wijzigen van debiteur. Dus indien een buitenlandse debiteur
mét btw-nummer tot gevolg heeft dat in de faktuur geen btw wordt berekend, zal PAC het niet
toestaan om de debiteur te wijzigen in een debiteur die wel btw plichtig is (en andersom). Dit heeft
te maken met de juiste afhandeling van btwcodes tijdens invoer in de faktuurregels.
19.4 Fakturen verwerken

U kunt fakturen afzonderlijk verwerken, maar het zal op momenten ook handig zijn om vele fakturen
in een keer te verwerken. Dit doet u via de functie Fakturen verwerken die u vindt in het hoofdmenu.
Als u op deze kop klikt ziet u het volgende scherm:

Faktuur 317
In dit scherm kunt u het volgende doen:
U kunt kiezen voor een proef of definitieve faktuur. Indien fakturen zijn verwerkt tot
definitieve fakturen dan zullen deze fakturen hierna als historisch worden beschouwd en
niet meer kunnen worden gewijzigd. Met proeffakturen kunt u de faktuur controleren en
deze vervolgens nog wel wijzigen.
Faktuurcode: U kunt al de te verwerken fakturen filteren zodat u alleen de fakturen verwerkt
die voldoen aan een bepaalde faktuurcode.
Besteldatum: u kunt uw fakturen filteren op de besteldatum die u bij de faktuur heeft
opgegeven.
In het veld Resultaat ziet u alle fakturen die aan uw opgestelde selectie voldoen. U kunt nu de
fakturen selecteren die u wilt afdrukken. U kunt deze afzonderlijk selecteren, maar ook alle fakturen
tegelijk selecteren door een vinkje te plaatsen naast Alles selecteren.
Door nu te klikken op de knop Voorbeeld kunt u van deze fakturen een voorbeeld afdrukken. Als u
klikt op de knop Verwerken (en u heeft bovenaan het scherm Definitief geselecteerd) dan zullen de
fakturen echt worden verwerkt. Deze worden dan historisch en zullen niet langer voorkomen in het
resultaten scherm.
De vervaldatum van de faktuur wordt bij definitief verwerken uitgerekend adhv de

faktuurdatum en het aantal dagen van de betalingsconditie. De vervaldatum kan worden
gebruikt op de faktuursjablonen.
19.5 Combinatie van PAC Order en PAC Factuur

Indien u beschikt over zowel de module PAC Order als PAC Faktuur, dan kunt u gebruik maken van
de koppeling tussen deze twee systemen. Er zijn verschillende processen mogelijk die u zou kunnen
doorlopen:

Mogelijkheid 1: Een order aanmaken en deze verwerken. Een faktuur aanmaken en deze
verwerken. Tussen de order en de faktuur bestaat geen koppeling.
Mogelijkheid 2: Een order aanmaken en op basis hiervan PAC de bijbehorende faktuur laten
genereren.
Mogelijkheid 3: Een faktuur aanmaken en op basis hiervan PAC de bijbehorende order laten
genereren.
Deze mogelijke processen zijn hieronder schematisch weergegeven.
U kunt per opdrachttype aangeven of u hiervan een Faktuur wilt laten genereren (mogelijkheid 2). Dit
geeft u aan in de stamgegevens 614 . U kunt per faktuurcode aangeven of u hiervan een order wilt
laten genereren (mogelijkheid 3). Ook dit kunt u aangeven in de stamgegevens 619 .
19.6 Faktuurhistorie
PAC maakt het mogelijk om snel en gemakkelijk overzichten te maken van uw faktuurhistorie. U doet
dit door in het Hoofdmenu op Faktuurhistorie te klikken. U ziet dan het volgende scherm:

Faktuur 319
In het bovenste deel van het scherm kunt u filters instellen. U kunt hier filteren op de faktuurcode, op
de faktuurdatum en de besteldatum. Wanneer u naar een nieuw veld gaat zal PAC automatisch deze
filters activeren. Anders kunt u ook gebruik maken van de knop Nu zoeken om de filters te activeren.
Onder de filters ziet u het resultatenveld. Hierin ziet u de faktuurhistorie die voldoet aan de hierboven
ingestelde filters. Door een vinkje te plaatsen bij Alles selecteren worden alle resultaten direct
geselecteerd.
Onderaan kunt u vervolgens met een druk op de knop verschillende overzichten genereren. U
selecteert het gewenste overzicht uit het keuzemenu. Vervolgens klikt u op afdrukken. Nu wordt een
overzicht voor u gegenereerd in excel. De volgende overzichten zijn beschikbaar:
Aantal per fonds
Aantal per fondsgroep
Bedragen per faktuur
Faktuurregeldetails (hieronder zijn de kolommen tot P ongeveer gelijk aan overzicht Bedragen per
faktuur)
Kopiefakturen
met behulp van deze functie kunt u kopieen maken van uw fakturen om klanten behulpzaam
te zijn of bijvoorbeeld voor kopieen naar een externe boekhouding.

Indien u gebruik maakt van de module PAC Omzetrapportage dan heeft u nog veel meer
detail en groepeer rapportages tot uw beschikking. Veelal zijn deze zeer vrij zelf te bouwen.

Deel
XX
20 Publiciteit
20.1 Recensierondebeheer
20.1.1 Inleiding
Om een titel onder de aandacht te krijgen bij de doelgroep of het grote publiek worden regelmatig
zogenoemde pers- of recensie-exemplaren gestuurd naar diverse media. Op deze manier hoopt men
dat een mogelijke recensie (goed of slecht) de aandacht vestigt op het boek (of ander soort product).
Uitgangspunt is normaal gesproken de aanbieding. Deze wordt als intekenlijst gestuurd naar de
relevante recensenten. Na verloop van tijd worden deze lijsten ingevuld teruggestuurd door de
recensenten. Dit zijn de zogenoemde recensie-aanvragen.
Vlak voor verschijnen worden de aanvragen voor de relevante titel beoordeeld, zodat deze titel ook
aan de ontbrekende, maar gewenste recensenten wordt aangeboden. Vervolgens worden de boeken
via het CB, een externe partij of het interne magazijn verstuurd.
Met behulp van deze module kunt u bovenstaande handeling probleemloos en effectief uitvoeren.
Omdat deze handelingen periodiek worden uitgevoerd, vaak afhankelijk van een aanbieding, wordt
dit door ons recensieronde (beheer) genoemd.
20.1.2 Recensieronde zoeken

Een aantal keer in het jaar zullen de recensie-aanvragen worden afgehandeld. De verzamelnaam van
deze periodieke actie noemen we een recensieronde. U kunt recensierondes zoeken en toevoegen
vanuit het hoofdmenu.
Klik op Recensierondebeheer (onder het kopje publiciteit)
Het zoekvenster Zoeken Recensieronde wordt geopend.
U wilt een recensieronde zoeken van 2007. Zie het onderstaande venster.

Publiciteit 323
U start met typen van *2007 in het veld Omschrijving.
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de recensieronde selecteren die u wilt tonen en kiest
voor Open. Indien u een nieuwe recensieronde wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
20.1.3 Recensieronde toevoegen

U kunt een nieuwe recensieronde toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken
Recensieronde of voor Toevoegen in het venster Recensierondebeheer. Het onderstaande venster zal
worden weergegeven:

Type een duidelijke omschrijving in het veld Omschrijving in van de recensieronde die u wilt
toevoegen. Vul bij voorkeur pers in, tevens de periode, bijvoorbeeld zomer en het jaartal en
eventueel een extra deelomschrijving. Dit is een verplicht veld.
20.1.4 Recensieronde wijzigen

Tijdens een recensieronde maakt u gebruik van een titellijst (de intekenlijst voor de recensenten),
een recensentenlijst (de lijst van journalisten en andere mediapersonen) , het invoeren van
persaanvragen per recensent en het afhandelen (stickeren, brieven sturen) van de aanvragen per
product. Dit gebeurt allemaal middels één actievenster, het venster Recensierondebeheer:

Publiciteit 325
In het bovenste deel staat algemene informatie over de recensieronde. U kunt daar ook enkele zaken
wijzigen.
Vul een andere Omschrijving in indien nodig.

U kunt daar ook een andere Datum aan hangen.
De titellijst die de basis is voor de recensieronde kunt u toevoegen door op de
toevoegknop te klikken naast het veld Titellijst. U ziet dan eerst een
bevestigingsvenster:
Klik op Ja om een nieuwe titellijst toe te voegen 267 en vul de nodige gegevens in. U
komt daarna terug in het venster Recensierondebeheer.
Klik dan op de knop Tonen naast het veld Titellijst. Dan kunt u de titellijst wijzigen 268
door titels in te vullen of over te nemen die van toepassingen zijn voor deze
recensieronde.
Deze titellijst kunt u ook gebruiken om een gepersonificeerde intekenlijst van te maken.
U exporteert dan de lijst en neemt het over in een Wordsjabloon waarna u het
hieronder bij de recensentenlijst verder gebruikt.

De journalisten en andere mediapersonen die u wilt betrekken in deze recensieronde kunt u

selecteren via het documenten en mailingsysteem. Klik op de toevoegknop naast het
veld Recensentenlijst om een document/mailing aan te maken 351 . U kunt daarin de diverse
relaties selecteren 71 waarmee u wilt werken.
Klik op de knop Tonen naast het veld Recensentenlijst om later opnieuw relaties te
selecteren.
In het onderste deel ziet u vier tabbladen:
Titels 326
Recensenten 326
Aanvragen
Invoeren 327
Verwerken 328
Instellingen 330
20.1.4.1 Titels wijzigen
Naast dat u de titels kunt wijzigen door een (nieuwe) titellijst te kiezen 325 , kunt u ook de individuele
titels in de lijst bijwerken. Dit kan in het tabblad Titels:
U ziet hierin alle titels die in de lijst zijn opgenomen. U kunt de volgorde met de knoppen Omhoog en
Omlaag veranderen.
U kunt titels toevoegen aan de lijst en verwijderen uit de lijst door te klikken op de knop Tonen naast
het veld Titellijst (zie titellijst wijzigen 268 ) of door direct acties uit te voeren in het venster. U kunt
dan titels verwijderen uit de lijst door te klikken op het blokje voor de titel zodat de regel wordt
geselecteerd en vervolgens op de toets Delete. U kunt titels toevoegen aan de lijst door in een
nieuwe regel onderin gegevens in te gaan voeren van deze titel.
20.1.4.2 Recensenten wijzigen
U kunt de recensenten alleen wijzigen met behulp van de knop Tonen naast het veld Recensentenlijst,
zie Mailing ontvangers 353 . Als de relaties al zijn geselecteerd dan kunt u deze inzien in het tabblad
Recensenten:
U ziet hierin alle geselecteerde relaties die aanvankelijk een intekenlijst hebben ontvangen. U kunt in
deze lijst niet direct wijzigingen uitvoeren.
U ziet hierin de personen in het veld Naam en Zoekcode en eventueel de Organisatie waar hij/zij bij
hoort. Daarnaast wordt de Deelnemer getoond die de selectie heeft uitgevoerd.
U kunt recensenten aan de lijst toevoegen en uit de lijst verwijderen door te klikken op de knop
Tonen naast het veld Recensentenlijst. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om opnieuw selecties te
maken, zie Mailing ontvangers.

Publiciteit 327
20.1.4.3 Aanvragen op recensent invoeren
Titelaanvragen door de recensenten kunnen middels het tabblad Aanvragen per recensent worden
ingevoerd:
1. U kunt hier de ingevulde intekenlijst invoeren, enkelvoudige aanvragen invullen en ontbrekende

aanvragen invullen (onaangevraagd aanbieden).
Intekenlijsten kunnen snel worden ingevuld door de recensent op te zoeken met behulp van de
zoekknop naast Recensent. Vervolgens wordt een lijst met titels getoond op basis van de
aanbiedingslijst/intekenlijst. De aanvragen op de intekenlijst kunnen vervolgens worden
aangevinkt en zal automatisch 1 Eindproduct worden aangevraagd.
Gebruik voor bovenstaande werkwijze de volgende instellingen:
2. Enkele aanvragen of aangeboden exemplaren kunnen in de onderste regel worden toegevoegd.
Kies eerst de Recensent.

Vervolgens kunt u direct bij ISBN de titel kiezen die wordt aangevraagd/aangeboden. De andere
gegevens worden dan automatisch ingevuld.
Indien u slechts enkele losse aanvragen hoeft in te vullen, dan kunt u de Invoerwijze op Op
aanbiedings/titellijst laten staan, maar mochten er meer losse aanvragen moeten worden
ingevoerd, dan is het overzichtelijker om dit de instelling op Los/afwijkend te zetten.

In het tabblad aanvragen per recensent worden álle aanvragen getoond indien de invoer is
ingesteld op Los/afwijkend, ook van alle andere recensierondes (aanbiedingsrondes). Hiermee
wordt bereikt dat titels die op een andere plek binnen PAC zijn ingevoerd ook worden
meegenomen in rapportages, de mailingen en verzending van de exemplaren. Als u in dat
tabblad alleen de aanvragen van de aanbieding wilt zien dan stelt u de invoerwijze op
Aanbiedingslijst in.
Hieronder vindt u een beschrijving van de velden in het aanvragenvenster.
Recensent : Hier kiest u de recensent die de aanvraag doet. Indien u een vinkje
heeft staan bij Recensent bovenin dan wordt dit veld standaard gevuld.
Aanvraagdatum van : U kunt de weergave van aanvragen beperken door een
aanvraagdatum van-t/m in te vullen. Dan worden alleen deze aanvragen getoond.
Verzenddatum van : U kunt de weergave ook beperken middels een datumtraject van
verzenddata, wanneer deze dus zijn uitgeleverd.
Aanvragen : Met dit veld vraagt u een product aan met een aantal van één in de
standaard vorm. De datum wordt automatisch ingevuld.
ISBN : Dit veld geeft het ISBN weer van het product dat wordt
aangevraagd.
Project : Dit veld geeft de productgegevens van het ISBN weer.
Vorm : In dit veld wordt de vorm van het product vermeld zoals het zal
worden opgestuurd.
Soort : Er wordt onderscheid gemaakt tussen aangevraagde en
onaangevraagde (aangeboden) exemplaren. Het verschil is wie het initiatief heeft genomen.
Aangevraagd Aantal : Het aantal aangevraagde exemplaren wordt in dit veld getoond of
ingevoerd/gewijzigd.
Aangevraagd Datum : De datum waarop de aanvraag van dit exemplaar is geregistreerd,
wordt hierin automatisch ingevuld.
Verzonden Aantal : Indien de aanvragen zijn verwerkt wordt het aantal daarvan
ingevuld in dit veld.
Verzonden Datum : Ook de datum waarop de aanvraag is verwerkt wordt in dit veld
ingevuld.
20.1.4.4 Aanvragen verwerken
Enkele weken voor verschijnen van het boek zullen de recensie-exemplaren worden verstuurd. Dan
zullen de meeste aanvragen van een product zijn ingevoerd en is het tijd om de aanvragen te
verwerken en de verzending te verzorgen. Dan zullen er nog enkele ontbrekende recensenten kunnen
worden toegevoegd aan de aanvragen.
Via het tabblad Aanvragen per titel wordt de beoordeling en verwerking uitgevoerd:

Publiciteit 329
Zoek het product in het veld ISBN/Druk op met behulp van de zoekvensterknop.
Automatisch wordt het vinkje ervoor aangezet. U hoeft de Invoerwijze niet op Afwijkend te
zetten, want dit is bij invoer op ISBN/Druk toch niet van toepassing.
Alle actuele aanvragen worden nu getoond.
U kunt nu eenvoudig ontbrekende recensenten toevoegen. Onderaan de pagina ziet u een
knop Extra recensenten selecteren op titel. Dit leidt u naar het relatieselectievenster. Daarmee
wordt het mogelijk om op categorie alle relevante persrelaties toe te voegen. Deze worden
uiteraard ontdubbeld, zodat niet dubbel wordt aangevraagd (dit is onafhankelijk van het
type vorm). Het resultaat hiervan (na het klikken op Uitvoeren in het venster Relatieselectie
(buffer) ) ziet u in onderstaande venster:
U kunt nu beoordelen of dit in orde is en de titel aan de extra recensenten aan te bieden door de
knop Toevoegen te gebruiken.
Vervolgens kunt u de titels gaan verzenden. U heeft nu de beschikking uit een actiebalk waarmee u
de verzending kunt uitvoeren:

Hieronder volgt de actievolgorde om de aanvragen te verwerken en te verzenden.
Kies de vorm in het veld Vorm.

Klik vervolgens op de knop Tellen om het aantal aangevraagde exemplaren (die niet eerder
zijn verzonden) te tonen in het veld Te verzenden. Tevens ziet u in het veld Verzonden
hoeveel exemplaren reeds eerder zijn verzonden en in het veld Totaal worden deze twee
gesommeerd.
Geef vervolgens aan wat u met deze aanvragen wilt doen. Dit is sterk afhankelijk van de organisatie
van het versturen van de exemplaren. Dit kunt u zelf uitvoeren vanuit het interne magazijn (gebruik
etiketten), via het CB (gebruik de knop -> Opdracht) of via een andere externe partij (gebruik een
standaard lijst vanuit Documentbeheer dmv het veld Soort en dan de knop Uitvoeren).
U kunt een lijst afdrukken, etiketten maken een standaard brief afdrukken of opdrachten exporteren.
Kies een soort brief die u wilt versturen in het veld Soort.
Klik vervolgens op de knop Uitvoeren om de brief of lijst te maken.
Maakt u gebruik van automatische verzending door CB kies dan de knop -> Opdracht. Dit onderdeel
maakt vervolgens orders aan in de ordermodule van het type CB ONE orders. (dit is een specifiek
onderdeel waarbij duidelijke afspraken en inrichtingen nodig zijn).
Indien u wel gebruik maakt van verzending door CB, maar niet automatisch, dan kunt u een lijst
genereren door middel van de knop CB Lijst. Deze lijst wordt in Excel gezet en bevat voldoende
gegevens om het CB aan te sturen (info 2009):
Voer bovenstaande handelingen uit voor elke soort brief, etiket en lijst die u wilt maken van de te
verzenden aanvragen. Indien alles gereed is, kunt u de verzending verwerken, zodat de aanvragen
worden verwerkt, op nul worden gezet en de velden Verzonden Aantal en Verzonden Datum in het
aanvragenvenster en de velden Te verzenden, Verzonden en Totaal worden bijgewerkt.
Klik op de knop Verwerken om de aanvragen definitief te verwerken.
U kunt nu nieuwe aanvragen bij dit product invoeren en deze handelingen nogmaals uitvoeren. De
reeds verwerkte aanvragen zullen dan uiteraard niet nogmaals worden afgedrukt.
20.1.4.5 Instellingen
In het laatste tabblad instellingen kunt u enkele instellingen wijzigen, om het werken met de module
recensieronde aan te passen op uw manier van werken.

Publiciteit 331
U kunt hier instellen:
Invoerwijze: Als u kiest voor op aanbieding/titellijst verschijnen in het tabblad Aanvragen per
recensent na het selecteren van een recensent alle aanbiedingstitels (zoals deze ook in het
tabblad titels staan ingevuld). U hoeft dan de titels die de recensent heeft aangevraagd alleen
maar aan te vinken. Als u kiest voor los/afwijkend kunt u zelf de titels selecteren uit het
overzicht met alle titels.
Recensenten zoeken: Als u kiest voor Alle recensenten krijgt u de volledige lijst met relaties. U
kunt hier dan de recensent uitkiezen. Als u kiest voor de optie Alleen wie op de lijst staat kunt u
alleen kiezen uit de recensenten die in het tabblad recensenten staan genoemd (die dus
aanvankelijk de intekenlijst hebben ontvangen).
Titels zoeken: Als u kiest voor Alle titels wordt bij het los selecteren van een titel alle titels
getoond. Als u kiest voor Alleen die in de aanbieding/titellijst staan worden alleen de titels in het
zoekvenster getoond die in het tabblad Titels staan.
Standaard vorm: met deze instelling wordt de hier ingevulde vorm van het product standaard
gekozen bij een aanvraag. Over het algemeen is 95% van de gevallen het eindproduct.
Afwijkende vorm: Deze vorm wordt geselecteerd als u klikt op de knop afwijkend aanvragen in
het tabblad aanvragen. Hier kan men bv PDF, drukproef of iets dergelijks kiezen.
20.1.5 Recensieronde verwijderen

U kunt een volledige recensieronde met alle onderliggende detailgegevens verwijderen uit PAC. De
gekoppelde titellijst en recensentenlijst blijven wel bestaan. Dit betreft namelijk slechts koppelingen.
Klik op de knop Verwijderen in het venster Recensierondebeheer. Het volgende


Klik vervolgens op Ja om de recensieronde definitief te verwijderen.
20.1.6 Rapportages
Tijdens het publiciteitsproces zal het regelmatig nodig zijn om media / recensenten na te bellen
(persrondje) en om te zien wie welke titels eerder heeft aangevraagd.
U kunt de volgende lijsten op de onderstaande wijze opvragen:
Perslijst bellen/persrondje
Dit is een persoverzicht van recensenten om (na) te bellen voor versturen persberichten en
boeken sturen (of gestuurde boeken).
Klik in Recensierondebeheer naar tabblad Aanvragen per titel.
Kies de juiste uitgave bij ISBN/Druk (of klik in het tabblad Titels op de juiste titel, dan
wordt deze in dit tabblad ook direct geselecteerd)
Klik op de knop Exporteren naar buffer
De relaties zijn nu direct zichtbaar in de relatieselectie. U kunt hier eventueel relaties
toevoegen/verwijderen dmv de selectieknoppen rechts in het venster
Kies in de keuzelijst Lijst voor Perslijst bellen / persrondje en klik vervolgens op Lijst
exporteren.
De lijst wordt in Excel gezet waarna u deze bijvoorbeeld kunt afdrukken
Kies daarna voor Doorgaan of Annuleren (zelfde resultaat) om terug te keren in
Recensierondebeheer.
Voorbeeld:
Perslijst titels bij medium

Dit is een persoverzicht van inmiddels verzonden titels aan een medium.
Klik in Recensierondebeheer naar tabblad Aanvragen per recensent.
Kies de juiste recensent (of klik in het tabblad Recensenten op de juiste relatie, dan wordt
deze in dit tabblad ook direct geselecteerd)
Klik op de knop Exporteren naar buffer
De relatie is nu direct zichtbaar in de relatieselectie. Dit is altijd slechts 1 relatie, want de
bijbehorende titels zijn (onzichtbaar) daaronder opgeslagen.

Publiciteit 333
Kies in de keuzelijst Lijst voor Perslijst Titels naar Medium en klik vervolgens op Lijst
exporteren.
De lijst wordt in Excel gezet waarna u deze bijvoorbeeld kunt afdrukken
Kies daarna voor Doorgaan of Annuleren (zelfde resultaat) om terug te keren in
Recensierondebeheer.
Voorbeeld:
20.1.7 Webrecensiebeheer
20.1.7.1 Inleiding webrecensiebeheer
De module webrecensie maakt het mogelijk om recensenten via het internet de persintekenlijst in te
laten vullen. In plaats van het versturen van de lijsten per post en het vervolgens handmatig invullen
van de gegevens uit de ingevulde lijsten in PAC, kunnen gegevens nu direct digitaal worden
verwerkt.
De module webrecensie is gemakkelijk te gebruiken, zolang de aanwijzingen op het scherm gevolgd

worden zal het grootste deel duidelijk zijn. Deze handleiding zal helpen op de punten waar toch nog
onduidelijkheden ontstaan. Beschreven zal worden welke taken in de module webrecensie kunnen
worden uitgevoerd, hoe deze taken kunnen worden uitgevoerd en door wie die taken kunnen worden
uitgevoerd.
20.1.7.2 De module webrecensiebeheer starten
U kunt de module webrecensiebeheer starten door de link te gebruiken die door de uitgever geleverd
wordt.
U komt op een inlog-pagina waarop de gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd moeten worden.

Wanneer u nog geen gebruikersnaam en wachtwoord heeft, moet u zich registreren 334 .
Als u al wel een gebruikersnaam en wachtwoord heeft, kunt u gelijk inloggen 334 .
20.1.7.2.1 Inloggen
Wanneer u reeds beschikt over een gebruikersnaam en wachtwoord kunt u deze invullen en
vervolgens op Inloggen klikken.
U kunt in dit scherm de stijl van de pagina wijzigen 339 .

20.1.7.2.2 Registreren
Als u nog niet over een gebruikersnaam en wachtwoord beschikt, kunt u zich registreren door in de
inlogpagina op de link Nieuw? Dan kunt u hier registreren... te klikken.
U komt nu op een pagina waarop u uw gegevens in kunt vullen.

Publiciteit 335
Vul alle gegevens in, let hierbij goed op dat u het juiste e-mail adres invult. Naar dit adres zal
namelijk een e-mail worden verstuurd waarmee de gebruikersnaam geactiveerd kan worden. Deze e-
mail zult u binnen een aantal minuten na het klikken op de knop Registreer ontvangen.
U kunt altijd terugkeren naar de inlog pagina, door te klikken op Terug naar de login pagina.
U komt nu in het volgende scherm:
Wanneer u nu uw e-mail ophaald, zult u een mail ontvangen met een link er in. Door op deze link te
klikken wordt het account geactiveerd. U zult in een volgend scherm komen:
Door nu op hier te klikken zult u op de inlog pagina komen, waar u de zojuist aangemaakte
gebruikersnaam en wachtwoord kunt gebruiken.
Uitleg over het inloggen vindt u op de pagina webrecensiebeheer starten 333 .

20.1.7.3 Als u bent ingelogd...
U komt na het inloggen 333 in het volgende scherm:
U kunt hier de volgende dingen doen:
Een perslijst selecteren 336

Een perslijst sorteren 337
Boeken aanvragen 337
Boekenlijst exporteren 338
U kunt ook in dit scherm uw stijl wijzigen 339 .
20.1.7.3.1 Een perslijst selecteren
Links boven, onder uw naam staat Aanbiedingsgroep kiezen, met hieronder een drop-down menu.
Standaard staat de meest recente groep geselecteerd.
klik op het drop-down menu.
Er verschijnt nu een lijst van aanbiedingsgroepen, waaruit u kunt kiezen.
Wanneer u op een groep klikt zal het systeem direct de gekozen groep ophalen.

Publiciteit 337
20.1.7.3.2 Een perslijst sorteren
De lijst van boeken is op twee verschillende manieren te sorteren:
Via het drop-down menu
Bovenaan de pagina ziet u sortering staan met hieronder een drop-down menu.
klik op het drop-down menu.
Er verschijnt nu een lijst met hierin de velden Auteur, Titel en Verschijningsdatum. Het drop-
down menu van sortering staat standaard ingesteld op standaard volgorde. Wanneer voor een
veld gekozen wordt, zal de sortering direct worden doorgevoerd.
Direct in de weergegeven tabel

In het midden van de pagina ziet u een tabel staan. Bovenaan de velden staan de
aanklikbare namen van de velden Auteur, Titel en Verschijningsdatum:
klik op Auteur.
U zult nu zien dat de tabel direct wordt gesorteerd op auteur.

20.1.7.3.3 Boeken aanvragen
Om een boek aan te vragen moet u de volgende handelingen verrichten:
Selecteer een perslijst 336

Selecteer de gewenste boeken door het vakje aanvraag aan te vinken:

Wanneer u de gewenste boeken heeft aangevinkt klikt u op Doorvoeren. De pagina zal even knipperen
en de wijzigingen zullen in beeld blijven staan.
U kunt een bestelling van een boek ongedaan maken door nog eens op het vakje Aanvraag te klikken.
Het vinkje zal verdwijnen. Vervolgens dient u nogmaals op Doorvoeren te klikken. Het ongedaan
maken van een bestelling kan echter alleen als de aanvraag nog niet is doorgevoerd. Wanneer dit wel
al is gebeurd zal het vakje Aanvraag grijs en niet meer te wijzigen zijn.
Wanneer u zonder eerst op Doorvoeren klikt de sortering 337 wijzigt of de perslijst 336
wijzigt, zullen de aangevraagde boeken niet doorgevoerd worden. Het is dus van belang dat
u eerst op Doorvoeren klikt.
20.1.7.3.4 Boekenlijst exporteren
U kunt weergegeven lijsten exporteren naar het zgn. CSV (Comma Seperated Value) formaat. Dit
formaat is te lezen door bijv. Excel.
klik op de knop Exporteren
Er opent zich nu een venster, dat het bestand ter download aanbied:
U kunt het bestand opslaan op uw harde schijf om hiermee verder te werken.

Publiciteit 339
20.1.7.3.5 Stijl wijzigen
U kunt de stijl waarin het persaanvraagbeheer wordt weergegeven wijzigen. Hierdoor krijgt de
weergegeven pagina bijvoorbeeld een andere kleur of een ander lettertype. U kunt de pagina zo op
uw eigen wensen aanpassen.
Onder in beeld ziet u Stijl Kiezen staan en hieronder een drop-down menu.
Klik op het drop-down menu stijl kiezen.
U krijgt nu een lijst te zien van de aanwezige stijlen:
Door op een stijl te klikken zal deze direct toegepast worden. De lay-out zal zich dan aanpassen naar
de gekozen stijl.
20.1.7.4 Wijzigen van de stijl van een pagina
20.1.7.4.1 Inleiding
Zoals beschreven in webrecensiebeheer kunt u voor de website van de module verschillende stijlen
gebruiken. Hoe deze stijlen eruit zien kan door u worden aangepast in de html-templates van het
systeem.
In dit deel van de handleiding zal worden besproken hoe u deze templates kunt aanpassen en uit
welke velden te kiezen is in een template. Dit deel van de handleiding is bedoeld voor degene die het
beheer van het pers aanvragen systeem doet.
20.1.7.4.2 Templates
De templates zijn niets meer dan statische html-pagina's. De stukken die tussen de {} haakjes staan
zijn varabelen. Deze variabelen worden automatisch gevuld door het php-script wanneer deze wordt
uitgevoerd. De eindgebruiker ziet dus een pagina voor zich die er uit ziet zoals de template, alleen
dan met echte gegevens in plaats van de variabelen tussen {} haakjes.
Er zijn 3 soorten variabelen die in de template kunnen staan:
Eenmalige variabelen: deze variabelen zetten een vaste waarde in de template.

Herhalende variabelen: deze variabelen komen in een loop te staan die herhaald wordt. Dit is
bijv. nodig als er meerdere boeken in de database staan, deze moeten immers allemaal
getoond worden. De variabele wordt dus neergezet tot er geen boeken meer getoond hoeven
worden.
Verplichte variabelen: deze variabelen zijn er ter ondersteuning van het systeem. Het systeem
zou niet 100% kunnen draaien zonder deze variabelen.
De variabelen staan in de html-code van de template. Deze code mag wel gewijzigd, maar niet
verwijderd worden. De kleuren of structuur mogen gewijzigd worden, het is echter wel de bedoeling
dat elementen als <form> ed. in de template blijven staan.
De templates-stijlen zijn te vinden onder de map Templates. Hier staan een aantal directories:

Elke directory komt overeen met een stijl. Wanneer een directory wordt toegevoegd, zal de stijl ook
direct beschikbaar komen in het systeem. In elke directory staan een aantal html bestanden:
index.php.htm 113 - hoofdpagina

login.php.htm 341 - inlogpagina
melding.htm 342 - pagina die wordt weergegeven bij een melding (bijv. foutief
inloggen)
register.php.htm 342 - registratiepagina
register_e-mail.htm 343 - e-mail die naar gebruiker verstuurd wordt bij registratie
20.1.7.4.2.1 index.php.htm
Deze template dient voor de hoofdpagina van de gebruiker. De gebruiker voert hier de aanvragen in.
Eerst een voorbeeld van een template voor deze pagina:
De vaste variabelen die te gebruiken zijn:
{GebruikerVoornaam} - De voornaam van de ingelogde gebruiker

{GebruikerTussenvoegsel} - De evt. tussenvoegsels van de ingelogde gebruiker
{GebruikerAchternaam} - De achternaam van de ingelogde gebruiker
{menuformulier} - Uitklapmenu dat de te kiezen perslijsten weergeeft
{sorteermenu} - Uitklapmenu dat de te kiezen sorteervolgordes weergeeft
Herhalende variabelen die te gebruiken zijn:

Publiciteit 341
{Auteur} - De auteur(s) die aan het boek hebben gewerkt

{TitelVoorvoegsel} - De voorvoegsel van de titel, dus bijv. De
{Titel} - De titel van het boek
{VerschijningsmaandOms} - De maand van verschijnen in woorden, dus bij augustus
{Verschijningsjaar} - Het jaar van verschijnen
De herhalende variabelen moeten tussen een <LOOP NAME="persaanvraag"></LOOP

NAME="persaanvraag"> tags staan, dit ziet er in de html-code als volgt uit:
De <TR> (regel) wordt hier dus steeds herhaald, tot er geen boeken meer zijn om weer te geven.
De verplichte variabelen zijn:
{formulierbodem} - Deze variabele moet onderin het formulier staan, niet verwijderen
dus.
Deze variabele staat onderin het formulier, dit ziet er in de html-code als volgt uit:
20.1.7.4.2.2 login.php.htm
Deze template is voor de loginpagina. Het is een statische pagina, er staan dus ook geen variabelen
in.
Een voorbeeld van deze template:

De lay-out van deze template mag gewijzigd worden, het is echter wel de bedoeling dat de <form>
elementen intact blijven.
20.1.7.4.2.3 melding.htm
Deze template dient ervoor om meldingen in een mooi formaat aan de gebruiker te tonen.
Meldingen die hierin getoond kunnen worden zijn:
Verkeerde gebruikersnaam/wachtwoord
Een bedankje voor registratie
Een melding dat een e-mail verstuurd is
Enz....
Voor deze template zijn twee verplichte variabelen:
{Melding} -Melding die getoond moet worden

{MeldingTitel} -Titel van de meldingspagina (moet in de code tussen de <title></
title> tags komen)
De html-code van deze template kan er dan ook heel simpel uit zien:
Verder zijn er geen verplichte tags in deze template.

20.1.7.4.2.4 register.php.htm
Deze template is voor het registratieformulier. In deze template zitten geen variabelen, het is een
statische pagina.
De template kan er als volgt uitzien:

Publiciteit 343
De lay-out van deze template mag gewijzigd worden, velden mogen echter niet verwijderd worden.
20.1.7.4.2.5 register_e-mail.htm
Deze template zorgt ervoor dat de registratie e-mail naar de gebruiker een lay-out meekrijgt.
Een voorbeeld van deze pagina:
In deze pagina staat geen html-code. Het is platte tekst die in de mail gebruikt wordt. Wel zijn heeft
deze pagina 2 verplichte variabelen:
{document_root}
{WebUserID}
De link moet ook exact weergegeven worden zoals hierboven staat, dus:
{document_root}activate.php?WebUserID={WebUserID}
Zolang deze link in takt blijft, kan verder alle tekst in de template aangepast worden.
20.2 ONE Orders

Naast dat het mogelijk is om via de Publiciteitsmodule etiketten te maken om recensie-exemplaren te
verzenden, is het ook mogelijk (indien u bezit over de module PAC Order, PAC ONE en hierover
afspraken heeft gemaakt met het CB) om met een druk op de knop ONE Orders te maken. Het CB
handelt het verzenden van de recensie-exemplaren dan zelf af. Het voordeel van het werken met

ONE orders is dat het u veel werk uit handen neemt.
Persaanvragen kunnen worden doorgestuurd naar de CB ONE order module met een standaard
tekstsjabloon waardoor standaard kopregel, betalingsvoorwaarde, betalingsomschrijving en eventuele
marketingteksten worden ingevuld voor alle aanvragen/orders.
20.2.1 Overweging zelf verzenden of uitbesteden

De overweging om gratis exemplaren zelf te verzenden uit het magazijn of uit te besteden aan
bijvoorbeeld het CB behelst de volgende zaken:
1. Maakt u gebruik van een eigen intern magazijn (of wilt u dit gaan doen)?
2. Heeft u mankracht (vast personeel of stagiaires) om dit structureel uit te voeren?
3. Is het qua kosten gunstig om zelf uit te voeren? Als u reeds een intern magazijn heeft én stagiaires
heeft dan is het vaak goedkoper om zelf uit te voeren.
4. Wilt u het perse zelf in hand houden en uitvoeren?
Kunt u de eerste drie vragen met Ja beantwoorden dan kunt u zelf met behulp van de Persmodule
(eventueel gecombineerd met de order/voorraadmodule) uw activiteiten uitvoeren.
Als u één van de eerste drie vragen met Nee beantwoord en vraag vier met Ja, dan kunnen we dit
gezamenlijk verder onderzoeken indien gewenst.
In alle andere gevallen is het zinvol om te onderzoeken of er een geautomatiseerde koppeling tussen
Persmodule-Ordermodule-CB kan worden toegepast middels de PAC ONE module.
20.3 Recensies Invoeren

20.3.1 Inleiding
Nadat de recensie exemplaren is het wachten op de daadwerkelijke recensies. Ook deze zult u graag
willen registreren in PAC, om alles overzichtelijk bij elkaar te houden.
Bij het invoeren van een recensie wilt u gegevens kwijt over de recensent, de uitgave en het medium
waar de recensie in is verschenen. Ook wilt u een waardering aan de recensie meegeven. Dit alles is
mogelijk in het onderdeel Publiciteit van PAC.
20.3.2 Recensie zoeken

U kunt recensies zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Recensies invoeren (onder het kopje publiciteit)
U ziet nu het scherm Zoeken Recensie:

Publiciteit 345
Het zoekvenster Zoeken Recensie wordt geopend. U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de
recensie selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuwe recensie wilt aanmaken,
kies dan voor Nieuw.
20.3.3 Recensie toevoegen

U kunt een nieuwe recensie toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Recensie
of voor Toevoegen in het venster Recensies invoeren. Het onderstaande venster zal worden
weergegeven:

Selecteer de uitgave over welke de recensie is geschreven.

Vul een recensiedatum in. Dit is standaard de datum van vandaag.
20.3.4 Recensie wijzigen

Als u een recensie hebt aangemaakt of geopend ziet u het volgende scherm:

Publiciteit 347
In dit scherm kunt u de gegevens over de recensie invullen of wijzigen.
Onder uitgave ziet u aan welke uitgave de recensie gekoppeld is. Deze uitgave kunt u
wijzigen door op het zoekpictogram naast het ISBN te klikken. De gegevens over deze
uitgave (Titel, auteur, verschijningsvorm) worden automatisch ingevuld op basis van het
gekozen ISBN.
Bij recensent selecteert u de recensent die het stuk geschreven heeft. Ook dit doet u via het
zoekpictogram, rechts van de naam van de recensent. Op basis van de geselecteerde
recensent wordt een lijst met mogelijke media getoond.
Let op: media kunnen alleen worden toegevoegd aan een organisatie. Het is daarom
belangrijk om uw auteur te koppelen aan een organisatie in het Relatiebeheer via een
relatieverband 47 . Op dit relatieverband moet vervolgens de categorie Recensent worden
toegekend. Alleen als deze categorie is toegekend wordt de recensent opgenomen in de lijst
van recensenten.
Op bass van de recensent (of beter gezegd het bedrijf waaraan de recensent gekoppeld is)
wordt een lijst getoond met mogelijke media. Hieruit kunt u de juiste optie selecteren.
U kunt een nummer (bijv editie) opgeven in het vak nummer.
U kunt een recensiedatum opgeven. Dit is standaard de datum van vandaag.
U kunt de kwaliteit van een recensie opgeven. U maakt hierbij een keuze uit de lijst van
kwaliteiten die is opgegven onder de stamgegevens 624 .
U kunt een website opgeven waarop de recensie staat.
U kunt notities toevoegen in het veld notities.
Het citaat (quote) van een recensie kan nu ook worden vastgelegd in de recensie naast de
al aanwezige notitie of volledige tekst van de recensie.
20.3.5 Recensie verwijderen

U kunt een volledige recensie met alle onderliggende detailgegevens verwijderen uit PAC.
Klik op de knop Verwijderen in het venster Recensies invoeren. Het volgende


Klik vervolgens op Ja om de recensie definitief te verwijderen.

Deel
XXI
21 Documenten en mailingen
21.1 Inleiding
Regelmatig zullen er briefwisselingen plaatsvinden tussen de uitgeverij en de externe relaties, zoals
auteurs, vertalers, leveranciers, klanten, enzovoort. Het is wenselijk dat dit altijd in dezelfde stijl
gebeurt (huisstijl). De module PAC Document voldoet aan deze eisen door het gebruik van centraal
beheerde sjablonen. Het bouwt tevens een historisch archief van verstuurde documenten op en
maakt het mogelijk om mailings te verzorgen naar relaties die voldoen aan bepaalde (combinaties
van) categorieën. Denk aan het versturen van een nieuwsbrief, uitnodigingen, kerstkaarten en
aankondigingen.
U kunt met de documentmodule zowel individuele documenten versturen 57 als volledige mailings
verzorgen 351 .
Binnen PAC worden documenten ook wel communicaties genoemd en daarom zal in enkele
vensters ook de naam communicatie voorkomen.
21.2 Mailing zoeken

U kunt (oude) mailings zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Documenten en mailingen
Het zoekvenster Zoeken Communicatie wordt geopend.
U zoekt een evaluatieformulier van het laatste auteursfeest. Zie het onderstaande venster.
U start met typen van eva in het veld Soort gecombineerd met aut in het veld Betreft.

Documenten en mailingen 351
U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het document selecteren dat u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuw document wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
21.3 Mailing toevoegen

U kunt nieuwe mailings toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Communicatie
of voor Toevoegen in het venster Communicatie. Direct zal dan een leeg venster Communicatie worden
getoond met enkele standaard ingevulde waarden. U kunt vervolgens de mailing verder wijzigen 351 .
21.4 Mailing wijzigen

U start een nieuwe mailing door het invullen van enkele basisgegevens. Dit gebeurt in dezelfde
omgeving als het wijzigen van de mailing. U ziet hieronder het venster Communicatie:
In de keuzelijst acties (links bovenaan de pagina) kunt u kiezen uit verschillende acties. De acties die
u kunt uitvoeren hebben op dit moment alle betrekking op het samenvoegen met Microsoft Word. U
kunt kiezen uit:

Klik op de keuzelijst van Actie om een andere actie te kiezen.

Klik op Soort om de documentsoort te selecteren. Deze kunt u onderhouden in de
stamgegevens onder documentsoorten 537 .
Vul vervolgens de Betreft in om in de brief te vermelden als betreft of onderwerp. U mag
deze leeg laten, maar voor het later opzoeken van het document is het handig om toch een
duidelijke tekst in te voeren.
Voer daarna de Tekendatum in. Dit is de datum waarop het document gedateerd moet zijn
volgens u. Dit kan reeds enkele dagen in de toekomst zijn als u vermoedt dat het lang duurt
voordat de betrokkenen deze brief zullen lezen. Denk aan de belastingdienst die ook
brieven ver vooruit dateert. U kunt tevens gebruik maken van de verzenddatum en/of de
creatiedatum.
Het veld Aantal ontvangers wordt ingevuld aan de hand van het aantal relaties (ontvangers) dat met
Relaties selecteren is opgenomen in de mailing.
Vervolgens ziet u in het midden tabbladen met de tabs Algemeen 352 , Ontvangers 353 en Deelnemers
354 .
Tenslotte ziet u een balk met actieknoppen met de volgende knoppen:

Uitvoeren 355
Openen 355
Relaties selecteren 71
Alle relaties wissen (hiermee worden alle ontvangers verwijderd die zijn geselecteerd in de
mailing)
Document wissen (hiermee wordt de uitvoering van de mailing ongedaan gemaakt en
eventueel het onderliggende document verwijderd van de server. Daardoor kan het
opnieuw worden uitgevoerd.)
EMail via BCC (Alle ontvangers met een e-mail adres worden op deze wijze in een e-mail
geplaatst voor een massa e-mailing)
21.4.1 Mailing algemeen

In het tabblad Algemeen van het venster Communicatie kunt u de inhoud (ook wel body) van de brief
invoeren. Ook ziet u enkele standaard ingevulde gegevens in dit tabblad:

Voer de Inhoud van de brief of mailing in die u wilt voorzien van een standaard tekst. Dit is
optioneel, omdat het als nadeel heeft dat het platte tekst betreft en dus zonder opmaak
moet worden ingevoerd. U kunt wel gebruik maken van HTML-codes of XML-codes, dit is
tenslotte platte tekst.
Verder worden de volgende velden door het systeem ingevuld:

Referentiedeel : dit wordt ingevuld indien gebruik wordt gemaakt van een
referentiesysteem. Dit is op dit moment nog niet actief.
Referentiegroep : dit wordt ingevuld indien gebruik wordt gemaakt van een
referentiesysteem. Dit is op dit moment nog niet actief.
Bestandsnaam : op het moment dat de mailing definitief is uitgevoerd dan wordt de
bestandsnaam die daarvoor is gebruikt hier ingevuld.
Creatiedatum : dit is de actuele systeemdatum en -tijd
Verzenddatum : dit is de actuele systeemdatum
21.4.2 Mailing ontvangers

In het tabblad Ontvangers van het venster Communicatie wordt een overzicht getoond van de (tot nu
toe) geselecteerde relaties naar wie het document gestuurd gaat worden:

U ziet in deze lijst van ontvangers de naam van de organisatie, de persoonsnaam, de zoekcode van
de persoon en de deelnemer die de relaties heeft geselecteerd. Dit laatste kan van belang zijn bij een
bedrijfsbrede mailing met meerdere gebruikers die ontvangers selecteren voor de mailing.
U kunt hieraan uiteraard meer ontvangers toevoegen.
Klik op de knop Relaties Selecteren om de relatieselectie uit te voeren 71
De getoonde ontvangers kunt u ook weer verwijderen als u opnieuw wilt beginnen.
Klik op de knop Alle relaties wissen om de ontvangers te wissen.
21.4.3 Mailing deelnemers

Aan een mailing kunnen diverse personen meewerken. Zo is er een auteur die het geheel heeft
opgesteld, een uitvoerder die de zaken in PAC uitvoert, een verantwoordelijke die zorgt draagt voor
de coordinatie van werkzaamheden, één of meerdere ondertekenaars en één of meer medewerkers
die relaties selecteren. Zie het tabblad Deelnemers in het venster Communicatie voor de details:
Standaard zijn deze deelnemers ingesteld op de gebruiker die de mailing heeft aangemaakt. In dit

geval was dat Super.
U kunt slechts één auteur, één verantwoordelijke en één uitvoerder (wel minimaal één) opgeven, maar
deze kunt u uiteraard wijzigen in de gewenste medewerker. De knoppen Toevoegen en Verwijderen
kunt u in deze gevallen dus ook niet gebruiken. Ze zijn wel vermeld, omdat het in de toekomst
wellicht mogelijk wordt om andere relatietypes in te stellen.
Meerdere ondertekenaars en selecteerrelaties zijn wel mogelijk. Deze zijn echter niet verplicht. Gebruik
daarvoor de knoppen Toevoegen, Wijzigen en/of Verwijderen naast de bewuste vensters.
21.4.4 Mailing uitvoeren

Als alle benodigde handelingen zijn uitgevoerd die hiervoor zijn beschreven dan kunt u de mailing
samenvoegen met het standaard Microsoft Word sjabloon.
Klik op de knop Uitvoeren in het venster Communicatie
Afhankelijk van de gebruikersinstellingen 487 wordt het hoofddocument getoond om

aanpassingen uit te voeren voor alle relaties, of wordt het samengevoegde document getoond
waarin u wijzigingen kunt aanbrengen per relatie of wordt het document direct afgedrukt.
Als alles gereed is wordt tot slot de bestandsnaam ingevuld waaronder het samengevoegde
bestand is opgeslagen:
U kunt het vervolgens weer openen 355 om te zien naar wie het is gestuurd en wat in het
document stond.
21.4.5 Mailing openen

De meeste documentsoorten zijn ingesteld om historie te bewaren van verstuurde documenten. U
bent dan in staat om deze weer in te zien indien u dat nodig acht. U kunt dit alleen doen indien de
communicatie ook daadwerkelijk met succes is uitgevoerd. U ziet dit doordat de bestandsnaam is
ingevuld:
Klik op de knop Openen om het document in Microsoft Word te openen.
21.5 Mailing verwijderen

Als een mailing niet is gelukt of omdat u om andere redenen de mailing wilt verwijderen dan is dat
natuurlijk mogelijk.
Klik op de knop Verwijderen in het venster Communicatie. Het volgende bevestigingsvenster

zal worden getoond:

Klik op Ja om het document of mailing te verwijderen.

Deel
XXII
22 DocShare
22.1 DocShare Inleiding
Met PAC DocShare wordt u in staat gesteld om bestaande documenten te koppelen aan uw
royaltycontracten, projecten, uitgaven of aan welke ander onderdeel dan ook. Zo kunt u makkelijk
gescande contracten koppelen aan de contracten in PAC of kunt u de afbeelding van een omslag
koppelen aan een uitgave (hoewel dit handiger is in het tabblad mediabestanden). PAC DocShare is
een flexibele module die aan vrijwel alle onderdelen van PAC kan worden toegevoegd middels af te
nemen submodules.
Ieder type document kan met DocShare aan PAC worden gekoppeld. Dit kan een Word document
zijn, maar ook een excelsheet of een afbeelding.
Zo kunt u heel specifiek een marketing dossier aanmaken in Excel voor een bepaalde titel, uitgave of
druk die u hieraan 'hangt' in PAC en zo eenvoudig en centraal kunt opslaan en terugvinden. Maar
denk ook aan een bezoekhistorie of bezoekrapport voor een klant, auteur of andere relatie.
22.2 Document tonen

Als u de module DocShare heeft aangeschaft voor een bepaald onderdeel van PAC (in het
onderstaande voorbeeld het Contractbeheer) dan krijgt u een extra tabblad te zien genaamd
'documenten'. Op dit tabblad staan alle documenten weergegeven die nu al gekoppeld zijn aan.
Met de knop Document tonen kunt u gekoppelde documenten direct openen vanuit PAC. Dit doet u
door met de cursor eerst het betreffende document te selecteren en vervolgens op de knop Document
tonen te klikken.

DocShare 359
22.3 Document maken

In enkele onderdelen van PAC kunt u ook rechtstreeks documenten aanmaken. In het Royaltycontract
kunt u bijvoorbeeld direct een modelcontract genereren vanuit de ingevoerde afspraken. Dit
document wordt dan automatisch toegevoegd aan het documentenvenster.
22.4 Document koppelen

U kunt een al bestaand document aan de lijst in het tabblad document toevoegen door op de knop
Document koppelen te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien:
Hierin dient u aan te geven wat voor soort document het is, u kunt zelf een onderwerp en eventueel
een referentie opgeven, u kunt aangeven welke medewerker het bestand heeft gekoppeld (dit is
standaard de naam van de ingelogde gebruiker) en u kunt vervolgens bij bestandsnaam het bestand
op u PC lokaliseren en koppelen. Tot slot kunt u aangeven op welke relatie dit bestand betrekking
heeft.
22.5 Document verwijderen

U kunt een document uit de lijst in het tabblad documenten verwijderen door op de knop Document
verwijderen te klikken. Hiermee heft u de koppeling tussen het document en het onderdeel van PAC
op. Het document zelf blijft bestaan.

Deel
XXIII
Context Informatie Manager 361
23 Context Informatie Manager

23.1 Inleiding
Met de module Context Informatie Manager (CIM) is het mogelijk om extra informatie weer te geven
(niet te wijzigen) uit diverse onderdelen van PAC en samen te brengen in een informatievenster
afhankelijk van de context. Dus er kan informatie worden gekozen elk venster apart, mits de
informatie beschikbaar is (oproepbaar) vanuit deze context. Op dit moment is er een beperkte set
velden beschikbaar, maar deze kan worden uitgebreid al naar gelang de wensen.
De contextinformatie kan per gebruiker worden ingesteld en tevens kan deze geplaatst worden waar
de gebruiker dat wilt. Het is wel van belang te weten dat dit alleen geschikt is voor beeldschermen
met een grotere instelling dan 1024x768 omdat deze informatievensters dan in de grijze vlakken kan
worden gezet. Uiteraard adviseren we u eerst de mogelijkheden te controleren in een testomgeving.
Vanuit het contextinformatievenster kan ook worden genavigeerd naar andere onderdelen binnen
PAC. Zo kan vanuit de planningsmodule direct de bijbehorende calculatie of de druk worden geopend.
De module komt standaard in 3 varianten:

1. CIM Basis (5 infovelden zonder navigatie)
2. CIM Professioneel (5 informatie elementen + navigatie mogelijkheden)
3. CIM Ultiem (10 informatie elementen + navigatie mogelijkheden)
Daarnaast bestaan er uitbreidingsmodules als bovenstaande modules dienen te worden uitgebreid

met meer informatie elementen of navigatiemogelijkheden).
23.2 Weergave
U kunt de weergave als gebruiker zelf regelen. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van het gebruik.
In projectbeheer:

U ziet nu in het ongebruikte deel onderin het projectvenster een voorbeeld van een
Informatievenster. U kunt nu direct de notities die onder drukbeheer staan bekijken. U kunt op het
knopje met de radertjes klikken om de instellen 528 te wijzigen.
In planningsbeheer:

Context Informatie Manager 363
Zoals u hier in planningsbeheer kunt zien wordt er nog meer informatie weergegeven die u anders
met meerdere muisklikken pas zichtbaar kunt maken.
Tevens kunt u nu gebruik maken van de voordelen van navigatie die anders niet beschikbaar zijn. U
kunt direct het project, uitgave, druk of calculatie openen (planning ook maar daar zit u nu reeds in).
Het informatievenster wordt altijd bovenop een PAC venster weergegeven. Het wordt ook
alleen weergegeven als het betreffende contextvenster actief is.
PAC onthoudt de grootte en locatie van het informatievenster zodat u dit niet iedere keer
opnieuw hoeft te positioneren.
U kunt informatie ook kopieren uit het veld door alles te selecteren in het veld en daarna
Ctrl-Cuit te voeren en vervolgens Ctrl-V in de doelapplicatie te doen. Let op dat informatie niet
wijzigbaar is!
Het venster is te verslepen door bovenin de blauwe balk te klikken, aan geklikt te houden
en te slepen en vervolgens op de doellocatie los te laten. Kleiner of groter maken van het
venster doet u door rechtsonderin de muist te plaatsen (in de blauwe hoek) (de muis zal nu
veranderen van vorm: twee diagonale pijlen) en door te klikken en te slepen kunt u het venster
kleiner en groter maken.

23.3 Problemen
In sommige gevallen kan het zijn dat de instellingen/velden niet meer passen in het venster, dan
kan de volgende foutmelding optreden:
U dient dan het venster groter te maken dan nodig en deze vervolgens te sluiten.

Deel
XXIV
24 Overzichten
24.1 Standaard overzichten
Bij PAC zijn enkele standaard overzichten meegeleverd. U kunt deze benaderen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Standaard overzichten
Kies eerst de Groep van het overzicht. Deze groepering vereenvoudigt het opvragen van de
diverse overzichten.
Kies daarna het Overzicht dat u wilt zien.
Afhankelijk van het overzicht worden de mogelijke condities getoond. De volgende condities
worden ondersteund:
Verschijningsdatum : traject
Planningsdatum : traject
Inslagdatum : traject
Aantal : traject
Uitgave : selectie van één uitgave door de zoekvensterknop
Druk afgesloten : ja/nee
Fondsgroep : meervoudige selectie mogelijk
Fonds : meervoudige selectie
Fondsmanager : meervoudige selectie
Redacteur : meervoudige selectie
Productiebegeleider : meervoudige selectie
Auteur : meervoudige selectie

Overzichten 367
Plantraject : meervoudige selectie

Activiteit : meervoudige selectie
Aanbieding : meervoudige selectie
Activiteit : meervoudige selectie
Tevens afhankelijk van het overzicht kan een sortering worden aangebracht in het resultaat.
Uiteraard kan een overzicht dat in Excel terechtkomt worden gesorteerd zoals de gebruiker zelf
wil, maar dan wel naderhand in Excel zelf.
Klik op de knop Afdrukken (soms Tonen of Creëren) om het overzicht af te drukken.

Indien u een afdrukvoorbeeld wilt van een overzicht dan kunt u het vakje Afdrukvoorbeeld
aanvinken.
24.1.1 Algemeen
24.1.1.1 Verschijningslijst
U kunt vanuit de standaard overzichten een verschijningslijst genereren. De verschijningslijst toont u

de titels die zullen gaan verschijnen binnen een door u gedefinieerde periode. Zo kunt u in één
oogopslag zien welke titels in deze week of deze maand moeten verschijnen. Deze lijst is gesorteerd
op de verschijningsdatum. U start deze rapportage door onder het kopje Algemeen de Verschijningslijst
te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de verschijningslijst te filteren op verschijningsdatum,

fondsgroep, fonds en redacteur. U kunt het vakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een
voorbeeld van de lijst op uw scherm getoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uw
rapportage direct naar uw standaard printer worden afgedrukt. De lijst ziet er als volgt uit:
U ziet nu, in volgorde van links naar rechts:
Fondsgroep
Fonds
ISBN
Druknummer
Titel
Auteur
Calculatienummer

Verkoopprijs (PW)
Oplage
Verschijningsdatum
24.1.1.2 Verschijningslijst met kostprijs
U kunt vanuit de standaard overzichten een verschijningslijst met kostprijs genereren. De

verschijningslijst met kostprijs toont u de titels die zullen gaan verschijnen binnen een door u
gedefinieerde periode. Zo kunt u in één oogopslag zien welke titels in deze week of deze maand
moeten verschijnen. Deze lijst is gesorteerd op de verschijningsdatum. U start deze rapportage door
onder het kopje Algemeen de Verschijningslijst te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de verschijningslijst te filteren op verschijningsdatum,

fondsgroep, fonds en redacteur. U kunt het vakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een
voorbeeld van de lijst op uw scherm getoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uw
rapportage direct naar uw standaard printer worden afgedrukt. De lijst ziet er als volgt uit:
Fondsgroep
Fonds
ISBN
Druknummer
Titel
Auteur
Calculatienummer
Verkoopprijs (PW)
Oplage
Kostprijs (KP)
Verschijningsdatum
24.1.1.3 Fiatscherm
Met de optie fiatscherm in de standaard overzichten kan het fiatscherm dat bij de start van PAC wordt
getoond (indien dit zo is ingesteld in de gebruikersinstellingen 487 ) opnieuw worden weergegeven.
Meer uitleg over het fiatscherm zelf vindt u onder het kopje fiatoverzicht 196 .

Overzichten 369
24.1.1.4 Alle projecten, uitgaven en drukken
Dit is een overzicht met alle projecten, uitgaven en drukken. Daarvan zijn alleen de
basisstamgegevens opgenomen, niet alle onderliggende lijsten/kenmerken/rollen e.d. omdat dit de
lijst tot onmogelijke grootten zou exploderen.
24.1.2 Administratie
24.1.2.1 Onderhandenwerk
U kunt vanuit de standaard overzichten een onderhandenwerk rapportage genereren. De

onderhandenwerk rapportage toont u voor ieder ISBN de geplande kosten in de voor- en nacalculatie
(op basis van fakturen). Onderaan de streep kunt u zien of uw voorcalculatie en nacalculatie
overeenkomen. U kunt de Onderhandenwerk rapportage weergeven door onder het kopje
Administratie, Onderhandenwerk te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Onderhandenwerk rapportage te filteren op inslagdatum,

uitgave, fonds en redacteur. Ook kunt u van te voren de sortering aangeven, op redacteur, fondscode,
ISBN en Druknr. U kunt het vakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een voorbeeld van de
lijst op uw scherm getoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld uit zet zal uw rapportage direct naar uw
standaard printer worden afgedrukt. Als u op Afdrukken klikt wordt eerst een afdrukselectie getoond:
Als u OK klikt krijgt u het volgende te zien:

U ziet nu:
Fondsgroep (fondscode)
Fondsnaam
Fondsmanager
Redacteur
Productie
Titel
Auteur
Calculatienummer
ISBN
Druknummer
Oplage
Verkoopprijs
Kostprijs
Afgesloten (ja of nee)
Calculatiegegevens (met hierbij de kostencode, omschrijving, voorcalculatie, nacalculatie en de
faktuurbedragenen gegevens uitgesplitst)
Oplage/Inslaggegevens (met hierbij de locatie en de geplande en reeds ingeslagen aantallen)
Recapitulatie van de calculatieverschillen
24.1.2.2 Dagboektransactiehistorie
Voor de aansluiting tussen PAC en Boekhouding is het nodig om een detailrapportage te kunnen
opvragen van de transactie(s) die journaalposten tot gevolg hebben gehad in de Boekhouding. Daar
de journaalposten verdicht zijn en de details niet aanwezig zijn, is de onderliggende detaillering
beschikbaar via dagboekkoppeling en transactienummers. De detailrapportages zijn gebaseerd op
omzet enerzijds en voorraadmutaties anderzijds.
U kunt deze rapportage weergeven door onder het kopje Administratie, Dagboektransactiehistorie te

Overzichten 371
selecteren e te klikken op Tonen. U komt nu in een scherm waarin u enkele filters kunt toepassen.
Klikt u in dit scherm op exporteren, dan wordt een overzicht gegenereerd in excel.
24.1.3 Planning
24.1.3.1 Planning
U kunt vanuit de standaard overzichten een planningsoverzicht genereren. Het planningsoverzicht

toont u de activiteiten van de titels die verschijnen in de door u opgegeven periode en waarvan de
geplande einddatum van de activiteit ligt in de door u opgegeven periode. Met deze rapportage kunt
u enerzijds van de titels in uw fonds(groep) bekijken welke activiteiten in de komende perioden staan
gepland. Anderzijds kunt u ook kijken wanneer een bepaalde activiteit wordt afgerond, zodat vervolg
stappen (voor verkoop of marketing) kunnen worden voorbereid. Deze lijst is gesorteerd op de
einddatum van de activiteit.
U start deze rapportage door onder het kopje Planning, Planning te selecteren. U krijgt vervolgens de
mogelijkheid om het planningsoverzicht te filteren op Verschijningsdatum, Planningsdatum,
Fondsgroep, Fonds, Redacteur, Productiebegeleider, Traject en Activiteit. U kunt het vakje
Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een voorbeeld van de lijst op uw scherm getoond. Als
u het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uw rapportage direct naar uw standaard printer worden
afgedrukt. Als u op afdrukken klikt krijgt u een vergelijkbaar rapport te zien:
Fondsgroep
Fonds
ISBN
Druknummer
Titel
Auteur
Uniek Druknummer in PAC
Oplage
Verschijningsdatum
Activiteit
Einddatum Activiteit
24.1.3.2 Afleverlijst
U kunt vanuit de standaard overzichten een afleverlijst genereren. De afleverlijst toont u de titels op
basis van de planningsdatum voor een activiteit. U doet dit door onder het kopje Planning, Afleverlijst
te selecteren. Deze lijst is niet gesorteerd. Als u wilt sorteren kunt u dit doen via de Afleverlijst Excel
372 .
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om het planningsoverzicht te filteren op Verschijningsdatum,

Planningsdatum, Fondsgroep, Fonds, Redacteur, Productiebegeleider, Traject en Activiteit. U kunt het
vakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een voorbeeld van de lijst op uw scherm
getoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uw rapportage direct naar uw standaard printer
worden afgedrukt. Als u op afdrukken klikt krijgt u een vergelijkbaar rapport te zien:

ISBN
Druknummer
Fonds
Auteur
Titel
Uitvoering (Verschijningsvorm)
Verkoopprijs (Vk.prijs)
Kostprijs (Kst pr.)
Oplage
in magazijn
ANS-run
Embargo
BC
Leverancier
Opmerkingen
24.1.3.3 Afleverlijst Excel
U kunt vanuit de standaard overzichten een afleverlijst in excel genereren. Deze lijst stelt u in staat
om zelf uw sortering te maken in uw gegevens via de standaard functionaliteiten van Excel. Deze
afleverlijst is verder identiek aan de 'gewone' afleverlijst 371 .
24.1.3.4 Planning Drukker
U kunt vanuit de standaard overzichten een Planning Drukkerij genereren. De Planning Drukkerij
toont u de titels die bij de Drukkerij van uw selectie worden afgeleverd. U kunt deze rapportage
vinden door onder het kopje Planning, Planning Drukker te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Planning Drukker te filteren op Verschijningsdatum en

Drukkerij. Als u hierna op creëren klikt krijgt u een vergelijkbaar rapport te zien:
Titel
ISBN
Formaat
Omvang (aantal pagina's)
Oplage
Mat. naar drukkerij
Boeken bij CB
Afwerking (verschijningsvorm)
Papiersoort

Overzichten 373
24.1.3.5 POD Scanlaser
U kunt vanuit de standaard overzichten een POD Scanlaser rapportage genereren. Dit werkt alleen
met voorgeconfigureerde componenten, kenmerken en activiteiten! Dit is dus een specifiek overzicht
en niet zonder meer te gebruiken. Daarvoor dient een specifiek xslt sjabloon te worden gemaakt/
aangepast.
Dit is een XML/XSLT rapportage en daarom te openen in zowel word, excel als HTML.
Titel Auteu Vertale NUR NUR ISBN Oorspronk Oorspronkelij Huidige ...
r r code omschrijvi elijke titel ke uitgever uitgever
ng
lachende big Roodt AZ 90600 The AZ
, N. Uitgeverijen 05007 Laughing Uitgeverijen
Pig
lachende big Roodt AZ 90600 The AZ
, N. Uitgeve 05007 Laughing Uitgeverijen
rijen Pig
Pijnloze Sterven Bot, T
Hoe een lolly Salmi 99999
een verslaving ak, S. 9999X
werd
Titel
Auteur
Vertaler
NUR Code
NUR omschrijving
ISBN
Oorspronkelijke titel
Oorspronkelijke uitgever
Huidige Uitgever
E-mailadres
E-mail naar rechthebbende
Antwoord van rechthebbende
Reminder naar rechthebbende
Toestemming van rechthebbende
Materiaal van Scanlaser
24.1.3.6 Niet gestarte/gerealiseerde activiteiten
U kunt vanuit de standaard overzichten vier verschillende gestarte/gerealiseerde activiteiten lijsten

genereren. De gestarte/gerealiserede activiteiten lijst toont u van de projecten waar u aan mee
werkt de activiteiten waar u verantwoordelijk voor bent die een gestelde datum over schreiden. U
kunt met deze rapportage makkelijk een lijst van aandachtspunten creëren. U kunt vier lijsten
genereren:
Niet op tijd gestarte activiteiten waar u de coördinator (directe verantwoordelijke) van bent
Niet op tijd gestarte activiteiten waar u de faseleiding van bent
Niet op tijd gerealiseerde activiteiten waar u de coördinator (directe verantwoordelijke) van bent
Niet op tijd gestarte activiteiten waar u de faseleiding van bent
U doet dit door onder het kopje Planning een van deze lijsten te selecteren.

Als u hierna op Wizard klikt krijgt u u kleine wizard te zien. Hierin kunt u aangeven of u het document
wilt openen in Word, Excel, een Browser of als XML bestand. Als u vervolgens op voltooien klikt
krijgt u bijvoorbeeld het volgende te zien:
ISBN
Titel
Druknummer
Activiteit
Het aantal overschreidingsdagen
24.1.3.7 Faseoverschrijdingen
U kunt vanuit de standaard overzichten een faseoverschrijding rapport genereren. Het

faseoverschrijding rapport toont u de projecten waar u aan mee, waarbij een activiteit in een fase
later eindigt dan een activiteit in de hierop volgende fase begint.
U start deze rapportage door onder het kopje Planning de Faseoverschrijdingen lijst te selecteren.
Als u hierna op Wizard klikt krijgt u u kleine wizard te zien. Hierin kunt u aangeven of u het document
wilt openen in Word, Excel, een Browser of als XML bestand. Als u vervolgens op voltooien klikt
krijgt u bijvoorbeeld het volgende te zien:
ISBN
Titel
Druknummer
Fase
Activiteit
Einddatum
Volgende Start
24.1.3.8 Capaciteit drukker
Dit is een nieuwe, toekomstige rapportage, deze is nog niet actief.

Overzichten 375
24.1.4 Verkoop
24.1.4.1 Aanbiedingstelling Excel
U kunt vanuit de standaard overzichten een Aanbiedingstelling genereren. De Aanbiedingstelling

toont u de titels in uw selectie met de bijbehorende verkooptarget en In Nota gegevens. Zo krijgt u
snel een overzicht van al uw cijfers per ISBN. U kunt deze rapportage openen door onder het kopje
Verkoop, Aanbiedingstelling Excel te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Aanbiedingstelling te filteren op Verschijningsdatum,

Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Selecteer 1 aanbieding. Als u hierna op creëren klikt krijgt u
een vergelijkbaar rapport te zien:

Auteur
Titel
ISBN
Target en In Nota Gegevens uitgesplitst per klantgroep
24.1.4.2 Aanbiedingstelling Excel Target en Stand
U kunt vanuit de standaard overzichten ook een Aanbiedingstelling van alleen target en stand
genereren met meer analyse mogelijkheden. De Aanbiedingstelling toont u de titels in uw selectie
met de bijbehorende verkooptarget en stand gegevens. Zo krijgt u snel een overzicht van al uw
cijfers per ISBN. U kunt deze rapportage openen door onder het kopje Verkoop, Aanbiedingstelling Excel
Target en Stand te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Aanbiedingstelling te filteren op Verschijningsdatum,

Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Selecteer 1 aanbieding. Als u hierna op creëren klikt krijgt u


Auteur
Titel
ISBN
En vervolgens een uitsplitsing naar

Target
Stand
Stand tov target (percentage behaalde target)
Marktaandeel # (in aantallen tov andere klantgroepen)
Marktaandeel € (van netto opbrengst tov andere klantgroepen)
24.1.4.3 Aanbiedingslijst
U kunt vanuit de standaard overzichten een aanbiedingslijst genereren. De aanbiedingslijst toont u de

titels die zullen gaan verschijnen binnen een door u gedefinieerde periode. U doet dit door onder het
kopje Verkoop de Aanbiedingslijst te selecteren. Deze lijst is gesorteerd op de volgorde zoals
vastgesteld in de aanbiedingslijst. Doordat wordt gesorteerd op een verschijningsdatum worden titels
zonder verschijningsdatum niet in de rapportage opgenomen.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de aanbiedingslijst te filteren op verschijningsdatum,

fondsgroep, fonds en aanbiedingslijst. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:
ISBN
Druknummer
Fonds

Overzichten 377
Auteur
Titel
verschijningsvorm (uitv.)
Verkoopprijs (vk.prijs)
Oplage
Verschijningsdatum
24.1.4.4 Aanbiedingslijst uitgebreid
Naast de standaard aanbiedingslijst kunt u ook een uitgebreide aanbiedingslijst generen. U doet dit
door onder het kopje Verkoop de Uitgebreide Aanbiedingslijst te selecteren. Deze uitgebreide
aanbiedingslijst naast de gegevens in de aanbiedingslijst ook nog:
Opmerkingen
Intekenprijs
Illustraties
Verschijningsmaand
NUR
Nieuw/Herdruk
Pagina's
BTW tarief
Als u op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:
24.1.4.5 Controle afwijkende prijzen PAC met CB
Periodiek kunt u de geregistreerde prijzen van het CB vergelijken met de prijzen ingevoerd in PAC.
Op deze manier kunnen inconsistenties/fouten worden vastgesteld en actie worden ondernomen om
de prijzen te herstellen. Deze lijst laat de verschillen zien tussen de laatste prijzen van CB en PAC.
Een lijst ter controle van verschillen tussen de vastgelegde prijzen in PAC en bij CB geregistreerde
prijzen (alleen met Digicom abo op artikelen mogelijk).
Uitgangspunten:
- De laatste prijs van PAC (apart ingevuld of een geheel doorgefiatteerde prijs uit een calculatie, dus
als eindcalculatie)
- De actuele prijs van CB (bij de laatste import doorgegeven artikelen en prijzen van het
artikelbestand)
Hieronder volgt een voorbeeld:

24.1.4.6 Controle afwijkende prijsdatums PAC met CB
Periodiek kunt u de geregistreerde prijzen van het CB vergelijken met de prijzen ingevoerd in PAC.
Op deze manier kunnen inconsistenties/fouten worden vastgesteld en actie worden ondernomen om
de prijzen te herstellen. Deze lijst laat de verschillen zien tussen begindatums van dezelfde, laatste
prijzen van PAC en CB
Een lijst ter controle van verschillen tussen de vastgelegde begindatums van prijzen in PAC en bij CB
geregistreerde prijzen (alleen met Digicom abo op artikelen mogelijk)
Uitgangspunten:
- De laatste prijs van PAC (apart ingevuld of een geheel doorgefiatteerde prijs uit een calculatie, dus
als eindcalculatie)
- De actuele prijs van CB (bij de laatste import doorgegeven artikelen en prijzen van het
artikelbestand)
- Drie situaties wel: Prijs van PAC valt in dit jaar; Prijs van CB valt in dit jaar; Prijs van beiden valt in
dit jaar
- Eén situatie niet: Prijzen van beiden vallen niet in dit jaar (Reden: tamelijk verouderd, terwijl de
prijzen niet verschillen)
Hieronder volgt een voorbeeld:
24.1.4.7 Voorraadlijst
U kunt vanuit de standaard overzichten een voorraadlijst genereren. De voorraadlijst toont u de titels
binnen uw selectie en de voorraad van deze titels bij CB en Libridis. U doet dit door onder het kopje
Verkoop de Voorraadlijst te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de verschijningslijst te filteren op aantal, fondsgroep, fonds,

redacteur en productiebegeleider. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:

Overzichten 379
ISBN
Fonds
Auteur
Titel
Verschijningsvorm (uitv.)
Voorraad CB
Voorraad Libridis
Voorraad Totaal
V.datum Eerste (druk)
V.datum Laatste (druk)
Vrije voorraad CB - Deze kolom komt rechtstreeks uit de importtabel van het CB (Artbst) dus
heeft niets te maken met de voorraadmodule.
24.1.4.8 Voorraadlijst Compleet
U kunt vanuit de standaard overzichten een voorraadlijst compleet genereren. De voorraadlijst

compleet toont u de titels binnen uw selectie, waarvan voorraad beschikbaar is en de voorraad van
deze titels bij CB en Libridis. U doet dit door onder het kopje Verkoop de Voorraadlijst Compleet te
selecteren.
Voorraadlijst compleet toont alle titels waarvan voorraad bekend is. U kunt dus niet filteren. U kunt
wel achteraf filteren in Excel.
ISBN
Fonds
Auteur
Titel
Magazijn
Voorraad

Minimum voorraad (als u beschikt over de module herdruksignalering)

In Nota (CB)
In order (PAC Order)
Verkoopprijs
Gewijzigd (laatste datum waarop de voorraad is bijgewerkt)
24.1.4.9 Planning CB
U kunt vanuit de standaard overzichten een Aanleverplanning CB genereren. De Aanleverplanning CB

toont u de titels die naar het CB worden gestuurd. U doet dit door onder het kopje verkoop, Planning
CB te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om het planningsoverzicht te filteren op Verschijningsdatum,

Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Als u hierna op afdrukken klikt krijgt u een vergelijkbaar
rapport te zien:
ISBN
Druknummer
Fonds
Auteur
Titel
In magazijn datum
Leverancier
Opmerkingen
Nota NL
Oplage CB
24.1.4.10 Planning Libridis
U kunt vanuit de standaard overzichten een Aanleverplanning Libridis genereren. De

Aanleverplanning Libridis toont u de titels die naar het Libridis worden gestuurd. U doet dit door
onder het kopje Verkoop, Planning Libridis te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Aanleverplanning Libridis te filteren op

Verschijningsdatum, Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Als u hierna op afdrukken klikt krijgt u

Overzichten 381
ISBN
Druknummer
Fonds
Auteur
Titel
In magazijn datum
Leverancier
Opmerkingen
Opl. Libridis
Tot. Belgie
Scholtens
SU
ExtraBelgië
24.1.4.11 Aanleverplanning totaal
De rapportage aanleverplanning toont u van verschillende titels de in nota standen van NL en BE en

de oplage die zal worden geleverd aan het CB (door de drukker). Onder de kolommen 1,2,3 en overig
zullen de aantalen worden getoond die bij deze afleveradressen worden afgeleverd, zoals opgegeven
bij drukbeheer - afleveradressen 164 .
ISBN
Druknummer
Fonds
Auteur
Titel
Totale oplage (Tot. oplage)
In magazijn datum (In mag.)
Leverancier
Opmerkingen
In Nota NL
In Nota BE
Totaal In Nota
Oplage CB1
1 (aanleveradres 1, zoals opgegeven bij drukbeheer - afleveradressen 164 )
Overig (overige aanleveradressen, zoals opgegeven bij drukbeheer - afleveradressen 164 )

24.1.4.12 Planning Totaal
U kunt vanuit de standaard overzichten een Planning Totaal genereren. Planning Totaal toont u een
combinatie van de gegevens van de rapportage Aanleverplanning CB 380 en Aanleverplanning Libridis
380 . U kunt deze rapportage openen door onder het kopje verkoop, Planning Totaal te selecteren.
Uw rapportage komt er zo uit te zien:
24.1.4.13 Herdruksignalering
Als u beschikt over de module herdruksignalering kunt u een rapportage maken van alle titels waarbij
is gesignaleerd dat de huidige voorraadstand onder ed minimum voorraadstand ligt.
24.1.4.14 Agenda verkoop-marketing-publiciteit
Met de agenda verkoop - marketing - publiciteit kunt u de gegevens die beschikbaar zijn over de
verkoop, marketing en publiciteit van een bepaalde titel of set van titels. De gegevens die worden
getoond zijn:
Titelgegevens (ISBN, titel, verschijningsdatum, auteur(s), prijs, redacteur en

publiciteitsmedewerker)
Verkoopnotities (zoals staan weergegeven in uitgavebeheer - verkoop 138 )
Publiciteitsnotities (zoals staan weergeven in uitgavebeheer - pers 143 )
De huidige ordertelling (op basis van drukbeheer - aanbiedingstelling 167 )
U krijgt de mogelijkheid om de agenda te filteren op verschijningsdatum, fondsgroep, fonds en

aanbiedingslijst. Als u hierna op Wizard klikt krijgt u de mogelijkheid om de rapportage te exporteren
naar word, excel of HTML. Als u hierin een keuze heeft gemaakt krijgt u het volgende te zien:

Overzichten 383
24.1.4.15 Klantorders per titel
Met de rapportage klantorder per titel kunt u een ISBN selecteren en een overzicht genereren van
alle orders voor dit ISBN.
Deze rapportage is een XML /XSLT rapportage. U krijgt dus de mogelijkheid om de rapportage te
openen in zowel Word, Excel als in HTML.

24.1.5 Pers en Publiciteit

24.1.5.1 Pers Intekenlijst
U kunt vanuit de standaard overzichten een pers intekenlijst genereren. De pers intekenlijst toont u
de titels uit een door u gemaakte selectie. Vooraan staat een kolom 'Aantal', waar uw recensenten in
kunnen aangeven of zij de geselecteerde titel willen ontvangen. U doet dit door onder het kopje Pers
en Publiciteit de Pers Intekenlijst te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de pers intekenlijst te filteren op verschijningsdatum,

fondsgroep, fonds en aanbiedingslijst. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:
Aantal
ISBN
Druknummer
Fonds
Auteur
Titel
Oplage
Verschijningsdatum

Overzichten 385
24.1.5.2 Recensielijst
U kunt vanuit de standaard overzichten een recensielijst genereren. De recensielijst toont u de

gemaakte recensies van de titels uit een door u gemaakte selectie. U doet dit door onder het kopje
Pers en Publiciteit de Recensielijst te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de recensielijst te filteren op geplande verschijningsdatum

(planningsdatum), uitgave, medium en recensent. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgende
te zien:
ISBN
Titel
Auteur(s)
Fonds
Recensent
Organisatie
Recensiedatum
Kwaliteit
Medium
Nummer
24.1.6 Secretariaat
24.1.6.1 Relatielijst
Deze lijst toont u een overzicht van alle relaties in PAC. Dit kan handig zijn als u uw relatiebestand wil
controleren op correctheid en volledigheid, of als u een nieuwe import of een export van
relatiegegevens van of naar PAC wilt uitvoeren.

RelatieID
Naam
Voorvoegsels
Achtervoegsels
Voornaam
Voorletters
Telefoon
Mobiel
Fax
EMail
Zoekcode
Website
Is Persoon
Geslacht
Predicaat
Voorvoegsels
Taal

Valuta
Functie
KlantBank
KlantBankNr
LeverancierBank
LeverancierBankNr
CBKlantgroepID
Leveranciercode Extern
CBStroomnrvoorkeur
Straat, Nr, toevoeging, postcode, plaats, LandID, Locatie, Afdeling, Kamernummer van
bezoek-, post-, afleveren faktuuradres
Categorieën
Vanwege de breedte van deze rapportage kunt u deze het best openen in Excel.
24.1.6.2 Verjaardagen
U kunt vanuit de standaard overzichten een lijst met verjaardagen genereren. De lijst verjaardagen
toont u relaties (op basis van uw selectie) en de datum waarop zij jarig zijn (als deze is ingevuld). U
doet dit door onder het kopje Secretariaat de Verjaardagen te selecteren.
U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de lijst verjaardagen te filteren op categorie. Als u hierna op

afdrukken klikt krijgt u het volgende te zien:
Verjaardag
Voornaam
Naam
Organisatie
Adres
Postcode
Plaats
Land
Telefoon
Email
24.2 Onze overzichten

Met behulp van de module PAC Document Opdracht en enige kennis van Excel bent u in staat om
eigen overzichten te definiëren van projectgegevens, planningen, calculatiecomponenten en
drukkenmerken. U kunt deze benaderen vanuit het hoofdmenu.
Klik op Onze overzichten

Overzichten 387
Verder werkt dit hetzelfde als de Standaard overzichten 366 .
U kunt eigen overzichten maken met behulp van Microsoft Excel en toewijzen met behulp van
Stamgegevensbeheer in tabblad Onze Overzichten 542 .
24.3 Extra logistieke overzichten

Voor de voorraadmodule, logistieke imports en de journaalposten is er een aparte locatie voor
(controle) overzichten. U kunt deze benaderen vanuit het hoofdmenu | Rapportage | Extra logistieke
overzichten:

Bij de meeste overzichten is het doel aangegeven zodat duidelijk is waar het overzicht voor is
bedoeld. In de meeste gevallen heeft elk overzicht slechts één doel tegelijk omdat bij meerdere
doelen op termijn problemen kunnen ontstaan door wijzigende eisen en daardoor uit elkaar lopende
visies op de weergave van het overzicht.
In de toelichting wordt extra informatie weergegeven waarmee rekening moet worden gehouden met
het oproepen van het overzicht.
Daaronder worden de mogelijke condities weergegeven. De geactiveerde condities zijn de condities

die mogelijk zijn voor het overzicht. De andere condities zijn dan niet van toepassing (ook al kan er
iets zijn ingevuld).
24.3.1 12 maandenlijst (CB + PM)

Dit is een analyselijst om te bepalen wat er met titels moet gebeuren (actie, ramsj, etc), om titels te
vergelijken en om tendensen te ontdekken.
Deze lijst wordt gebruikt door uitgeefdirectie en marketing. Er wordt alleen een overzicht gemaakt
indien één van de volgende zaken een saldo ongelijk aan 0 heeft: Afzetsaldo; In Nota CB; Voorraad
CB; Voorraad PM. Gebruik voorraaddatum t/m voor peildatum.

Overzichten 389
U mag maximaal een omzetdatumtraject van 12 maanden invullen.

Alleen de afzet van verkoopsoorten 615 met het vinkje Is omzet aangezet wordt weergegeven.
De inslag wordt bepaald adhv de algemene instelling | Logistiek 497 | Voorraadmutatiestypes tbv inslag
naar afleverbeheer.
24.3.2 Controle uitgaven zonder actuele druk

Dit is een lijst ter controle van uitgaven zonder een actuele druk. Deze lijst kan worden gebruikt om
te beoordelen welke uitgaven (nog) geen actuele druk hebben. Dit kunnen ook verouderde titels zijn
die geen voorraad meer hebben.
24.3.3 Niet gejournaliseerde omzet

Een lijst ter controle van niet gejournaliseerde omzet/fakturen zodat deze alsnog in een
journaalposttype worden opgenomen en ter controle van fouten.
Deze lijst kan periodiek worden uitgevoerd om te beoordelen of er journaalposten zijn 'vergeten' voor
bepaalde omzetregels/faktuurregels.
De volgende informatie wordt daarop weergegeven:

ProjectID
Titel
Auteur
UitgaveID
Isbn
Druknr
Verschijningsdatum
JournaalFiat - Als hier een Nee of Onwaar staat, dan is de druk niet voldoende gefiatteerd. Zie
Drukbeheer | tab Fiatteringen | veld Journaliseren vanaf stap. De druk moet dus nog verder worden
gefiatteerd om journaalposten mogelijk te maken. Deze instelling komt uit het fiatscenario.
Omzetmagcode
Datum
Omzherkomst
RelatieID
CBRelatieID
KlantExterncode1
NaamVltr
Vks
Verkoopsoort
OmzetID
Aantal
PW
BrutoIncl
BrutoExcl
NettoInclKlant
NettoIncl
NettoExcl
Kostprijs
Faktuurnr
Btwcode
Deel
BtwGrondslag
BtwBedrag
BtwType
BtwAangifteType
Voorbeeld:
24.3.4 Niet gejournaliseerde voorraadmutaties

Een lijst ter controle van niet gejournaliseerde voorraadmutaties zodat deze alsnog in een
journaalposttype worden opgenomen en ter controle van fouten.
Deze lijst kan periodiek worden uitgevoerd om te beoordelen of er journaalposten zijn 'vergeten' voor
bepaalde voorraadmutaties.
De volgende informatie wordt daarop weergegeven:
ProjectID
Titel
Auteur
UitgaveID
Isbn

Overzichten 391
Druknr
Verschijningsdatum
JournaalFiat
Magcode
Datum
Mutatietype
Aantal
VVP
BronID
Voorbeeld:
24.3.5 Verwerkte opdrachten zonder factuur

Dit is een lijst ter controle van verwerkte opdrachten waarvan geen facturen zijn gemaakt. Deze lijst
kan periodiek worden gedraaid om te zien of alle opdrachten tot een factuur hebben geleid. Wanneer
niet: 1. het is niet zo ingesteld in het opdrachttype (niet factureren) nu of in het verleden; 2. de
factuur is handmatig verwijderd of aangepast.
24.3.6 Voorraad herwaarderingslijst

Alle herwaarderingen binnen een bepaalde periode die geleid hebben tot een herwaarderingsmutatie
worden op dit controle overzicht getoond. Herwaarderingsmutaties worden alleen gemaakt bij reeds
gejournaliseerde mutaties. Herwaarderingen op nog niet gejournaliseerde mutaties worden niet apart
bijgehouden omdat ze direct de VVP bijgewerkt hebben.
24.3.7 Voorraad op peildatum

U kunt op elk willekeurig moment nakijken wat de voorraad van titels was op een bepaald moment in
de tijd, de zogenoemde peildatum. De voorraad op dat moment wordt dan berekend aan de hand van
alle mutaties tot dat moment (inclusief die dag). U ziet hieronder een voorbeeld van het overzicht:
24.4 Royalty overzichten

In de royaltymodule zitten twee soorten overzichten: enerzijds die hebben te maken met het
afrekenproces zelf (controlelijsten, totalen, afrekeningen e.d.) te vinden onder Royaltyproces 230 en
anderzijds overzichten die door het jaar heen kunnen worden gebruikt. Deze laatste overzichten zijn
hier te vinden en benaderbaar vanuit het hoofdmenu | Rapportage | Royalty overzichten:

Bij de meeste overzichten is het doel aangegeven zodat duidelijk is waar het overzicht voor is
bedoeld. In de meeste gevallen heeft elk overzicht slechts één doel tegelijk omdat bij meerdere
doelen op termijn problemen kunnen ontstaan door wijzigende eisen en daardoor uit elkaar lopende
visies op de weergave van het overzicht.
In de toelichting wordt extra informatie weergegeven waarmee rekening moet worden gehouden met
het oproepen van het overzicht.
Daaronder worden de mogelijke condities weergegeven. De geactiveerde condities zijn de condities

die mogelijk zijn voor het overzicht. De andere condities zijn dan niet van toepassing (ook al kan er
iets zijn ingevuld).
24.4.1 Voorschottenlijst
De voorschottenlijst geeft de oorspronkelijke of actieve voorschotten weer en kan dienst doen als
controlelijst voor aansluiting met de boekhouding, etc. Hieronder volgt een voorbeeld van het
overzicht:
Met behulp van een auto-filter kunt het totaal openstaande voorschotten sommeren om een
aansluiting te kunnen maken met de verrekende voorschotten in het royaltyproces.

Deel
XXV
25 Omzetrapportage
25.1 Inleiding
Inzicht in uw omzetgegevens is van levensbelang. U wilt te pas en te onpas kunnen beschikken over
rapportages, of dat nu maand- of jaarrapportages zijn of rapportages over een andere periode. U wilt
deze rapportages kunnen hergebruiken en exporteren. En u wilt uw gegevens natuurlijk ook snel
vanuit verschillende invalshoeken kunnen analyseren om vragen te beantwoorden als 'hoe goed heeft
deze titel verkocht bij deze klant?' of 'hoe goed is het resultaat van dit fonds?'
Dit soort informatievragen en nog veel meer kunt u beantwoorden met de module PAC Omzet. PAC
Omzet is een bijzonder krachtige .NET module binnen de PAC omgeving die het mogelijk maakt om
in één enkel scherm analyserapporten samen te stellen van uw omzetgegevens, die u direct in kunt
zien, uitdraaien en opslaan.
Snelle draaitabellen helpen u allerlei gegevens tegen elkaar af te zetten en met behulp van filters
kunt u tot in detail inzoomen op de getoonde omzetinformatie.
25.2 Rapportages maken en bewerken

Het scherm van de omzetrapportage bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Het menu (Bestand, Acties, Venster, Extra)

2. Rijen en Filters
3. Kolommen
4. Filters extra
5. Standaard rapportages
6. Getoonde rapportage (exports)
7. Omzetgegevens

Omzetrapportage 395
Omzetgegevens toont u de beschikbare omzetgegevens. Deze omzetgegevens worden weergegeven

op basis van uw instellingen bij Rijen en Filters en Kolommen. Filters extra biedt u knoppen voor het
activeren of resetten van filters. Bij standaard rapportages kunt u gebruik maken van standaard
rapportages van PAC of uw de door uzelf gemaakt rapportages (gebruikersrapportages). U kunt altijd
nieuwe gebruikersrapportages aanmaken en opslaan. U kunt deze ook uitwisselen met uw collega's.
Tenslotte kunt u de de getoonde rapportage ook afdrukken of naar Excel exporteren. In het menu
acties vindt u ook nog andere exportmogelijkheden, zoals het exporteren naar XML.
25.2.1 Omzetgegevens
Uw omzetgegevens worden in het onderste deel van het scherm getoond.
Kolommen op basis van instellingen

De kolommen die worden getoond verschillen per gekozen instellingen bij Rijen en Filters 396 .
Kolommen verschuiven
U kunt de weergegeven omzetgegevens zo tonen als u wilt. U kunt de weergegeven kolommen
verplaatsen en deze op een voor u prettige volgorde plaatsen. U doet dit door te klikken op het kopje
van de kolom (Nr, Korte oms, etc.) en deze vervolgens te verslepen naar de juiste locatie. Nu laat u
de kolom weer los. Deze is nu verplaatst. U kunt de kolommen ook breder of smaller maken, door de
einden van de kolommen te verslepen.
Kolommen ordenen
U kunt de resultaten ook sorteren op bijvoorbeeld de kolom aantal, om snel te kunnen zien welk
fonds de meeste titels verkocht heeft. Dit doet u door simpelweg op het kopje van de kolom te
klikken. De gegevens worden nu geordend op aantal getoond. Als u nogmaals klikt wordt de
sortering omgedraaid (dus gesorteerd van laag naar hoog, ipv hoog naar laag). U ziet dat is
geordend op een bepaalde kolom door het pijltje in de kop van de kolom.

U kunt ook op meerdere kolommen tegelijk sorteren. Dit doet u door de toets ctrl ingedrukt te
houden en vervolgens een tweede kolom aan te klikken. Dus u kunt bijvoorbeeld eerst de
fondsgroepen sorteren en daarbinnen weer sorteren op fonds.
25.2.2 Rijen en Filters

Links bovenin het scherm vindt u het blok Rijen en Filters. Hier kunt u twee dingen doen:
Kiezen welke gegevens in de rijen moeten worden weergegeven.

Filteren op gegevens
25.2.2.1 Rijen
U kunt aangeven welke gegevens in de rijen van het veld omzetgegevens moeten worden
weergegeven. Wij noemen dit ook wel invalshoeken. Zo geeft u het niveau aan waarop de gegevens
aan u worden getoond.
U wilt uw omzetgegevens bekijken per klantgroep.
Onder het blokje filters ziet u de knop klantgroep. Klik hierop

Omzetrapportage 397
U ziet nu dat de omzetgegevens per klant worden weergegeven. Op eenzelfde wijze kunt u kiezen
voor de andere invalshoeken. De mogelijke invalshoeken zijn:
Periode (Dag, Week, Maand, Kwartaal, Jaar)

Verkoopsoort
Project
Uitgave (ISBN)
Druk
Fonds
Fondsgroep
Klant
Klantgroep
Auteur
Redacteur
Land
Aanbieding
Als u klikt op een van deze invalshoeken, terwijl u één of meerdere omzetregels hebt
geselecteerd, dan zal PAC zowel de nieuwe invalshoek selecteren, als filteren 398 op de gekozen
regels.
U kunt meerdere invalshoeken tegelijk selecteren door de ctrl toets ingedrukt te houden.
Achter enkele knoppen ziet u een *. Door het gebruik van deze invalshoek kunnen
dubbeltellingen ontstaan. Bijvoorbeeld: u selecteert op Auteur, maar een bepaalde titel heeft 2
auteurs. Deze titel wordt dan dubbel geteld. De getoonde totalen kunnen hierdoor afwijken van
de werkelijke totalen.

Het is ook mogelijk om retouren te onderscheiden middels de invalshoek Retouren.
25.2.2.2 Een filter selecteren
U kunt uw selectie filteren. U kunt er zo voor kiezen om alleen de omzetgegevens te bekijken van
een bepaald fonds of een bepaald ISBN.
U wilt het fonds taalcursussen selecteren.
U kunt dit op twee verschillende manieren doen:

Selecteren vanuit de resultaten
Selecteren bij de filters
25.2.2.2.1 Selecteren vanuit de resultaten
Selecteer de omzetregel Taalcursussen. U ziet nu dat de knop Filteren actief wordt
Klik op de knop filteren. De resultaten worden nu gefilterd, zodat alleen de informatie over het
fonds taalcursussen nog te zien is.

Omzetrapportage 399
U kunt er vervolgens voor kiezen om verder 'in te zoomen' op de gegevens in dit fonds, door een
andere invalshoek 396 te kiezen. Als u nu bijvoorbeeld de invalshoek Uitgave kiest, toont PAC u de
verschillende Uitgaven (ISBNs) in het fonds Taalcursus, met de bijbehorende omzetgegevens.

Als u klikt op een invalshoek terwijl u één of meerdere omzetregels hebt geselecteerd, dan zal
PAC zowel de nieuwe invalshoek selecteren, als filteren 398 op de gekozen regels.
25.2.2.2.2 Selecteren bij de filters
U kunt er ook voor kiezen om via de zoekmogelijkheid bij de filters een filter te selecteren. Dit is
bijvoorbeeld handiger als u zoekt op een ISBN, maar niet de resultaten af wilt zoeken naar het
betreffende ISBN om dit te selecteren.
Klik op het zoekicoon rechts van het gewenste filter
Nu verschijnt een zoekscherm. Onder de kopjes ziet u witte velden. Hierin kunt u bijv. het
ISBN dat u weet tikken. Terwijl u tikt filtert het scherm. Hoe meer gegevens u invult, hoe minder
resultaten in het scherm overblijven. Uiteindelijk zal er nog maar 1 mogelijkheid in het scherm
staan.

Omzetrapportage 401
U kunt de kolommen in het zoekscherm ook sorteren en ordenen, net zoals dit kan bij de
omzetgegevens 395 .
Selecteer nu het gewenste resultaat. U kunt dit op drie manieren doen

Als het gewenste resultaat het bovenste item is kunt u op enter drukken. De bovenste rij
wordt dan automatisch geselecteerd.
Als er meerdere resultaten over zijn selecteert u het gewenste resultaat met de
pijltjestoetsen of met de cursor. Vervolgens klikt u op enter of de knop selecteren.
Dubbelklik op het gewenste resultaat.
Nu worden de omzetgegevens gefilterd op het door u gekozen ISBN
25.2.3 Kolommen
In het midden van het scherm vindt u het blok Kolommen. De opties onder kolommen maken het
mogelijk om meer gegevens met elkaar te vergelijken. U kunt zo verschillende omzettypen
(realisatie, begroting, calculatie, orders...) met elkaar vergelijken. Maar u kunt ook bijvoorbeeld uw
klantgroepen uitzetten tegen uw fondsgroepen.
Hier kunt u het volgende doen:
De weer te geven omzettypes kiezen

De kolommen kiezen die per omzettype dienen te worden weergegeven
Een kolomgroepering kiezen
25.2.3.1 Omzettype kiezen
PAC Omzetrapportage biedt u de mogelijkheid om verschillende omzettypen met elkaar te

vergelijken. Dit zijn:

Realisatie
Begroting
Calculatie
Orders
Kosten
U kunt omzettypen met elkaar vergelijken door deze aan te vinken. Als u een omzettype aanvinkt
verschijnen in het scherm omzetgegevens een aantal nieuwe kolommen in de kleur waarmee het
gekozen omzettype is gehighlight.
U kunt de kolommen van het ene en het andere omzettype verslepen en door elkaar weergeven. U
kunt zo dus bijvoorbeeld alle kolommen Bruto incl. van meerdere omzettypes naast elkaar
weergeven, zodat u deze snel met elkaar kunt vergelijken.
25.2.3.2 Kolommen per omzettype kiezen
PAC Omzetrapportage geeft u omzetgegevens over aantal, bruto incl, netto excl. etc, verdeeld in
kolommen. U zult niet altijd alle mogelijke kolommen willen zien voor uw rapportage. Zeker als u
meerdere omzettypes of een extra invalshoek kiest. U heeft daarom de mogelijkheid om PAC per
rapportage alleen die kolommen te laten tonen die u wilt zien. Als u een kolom niet wilt tonen, dan
vinkt u deze niet langer aan. De kolom wordt nu direct weggehaald uit uw resultaat.
Het is ook mogelijk om door Verkaart Automatisering extra berekende kolommen toe te laten
voegen, waarin bijvoorbeeld de korting of de BTW apart wordt getoond. Neem als u graag
additionele kolommen wilt toevoegen hierover contact op met Verkaart Automatisering.
Met het veld NettoInclKlant is het mogelijk om te zien hoeveel de klant werkelijk heeft betaald
incl. btw. Het CB levert namelijk aan onder meer Belgische klanten met btw nr zonder btw. Echter, in
de afrekening van CB aan de uitgeverij wordt wel met btw gerekend. Dit komt omdat er een fictieve
levering plaatsvindt binnen Nederland mét 6%. De CB levering aan Belgie is Intracommunitair en dus
is de btw verlegd (mits de afnemer een btw nummer heeft - en is gebruikt). Dit veld NettoInclKlant
kan bij de omzetrapportage worden opgevraagd.
25.2.3.3 Kolomgroepering
De mogelijkheid tot het kiezen van een kolomgroeppering maakt het mogelijk om nog complexere
rapportages te creëren. U kunt niet alleen een invalshoek kiezen en deze uitzetten tegen meerdere
omzettypes. Maar u kunt ook deze omzettypen weer weergeven per kolomgroepering.
Zo kunt u bijvoorbeeld een rapport creëren waarin u als invalshoek klantgroepen kiest, als omzettype
realisatie en als extra invalshoek fondsgroepen, zoals hieronder is weergegeven.

Omzetrapportage 403
25.2.4 Filters extra

De knop Filteren wordt enkel actief als er één of meerdere regels bij de omzetgegevens zijn
geselecteerd. Als u nu klikt op de knop filteren filtert PAC de gegevens op de gekozen regel(s).
De knop Reset Filters maakt al uw filters leeg, behalve het filter periode (Dag, Week, Maand,
Kwartaal, Jaar). U kunt zo dus snel overnieuw beginnen om een andere rapportage te creëren van uw
omzetgegevens.
De reden dat het filter periode niet leeg wordt gemaakt is dat dan, iedere keer als u de reset
filter optie wordt gebruikt, alle omzetgegevens moeten worden opgehaald door PAC. Hoe langer
u werkt met PAC, des te meer gegevens dit zijn. Het ophalen van al deze gegevens kan erg lang
duren. Als de fllter op periode blijft staan duurt het ophalen van gegevens aanzienlijk minder
lang. Als u ook het filter op periode wilt weghalen kunt u dit handmatig doen, door op het rode
kruisje te klikken naast het filterveld voor periode.
Datum is een belangrijk extra filter. Hiermee kunt u direct selecteren op De huidige of vorige dag,
week, maand, kwartaal of jaar. Dit filter is vooral handig voor het maken van herbruikbare
rapportages waarin u bijvoorbeeld de omzetgegevens van de huidige maand wilt bekijken.
25.2.5 Meerdere rapportages tegelijk

Hoewel u alle gegevens in een enkel scherm kunt inzien, is het wel mogelijk meerdere rapportages
tegelijk open te hebben staan. Zo kunt u een rapportage bewaren en in een nieuw scherm werken
aan een tweede rapportage.
Om een nieuw rapportagescherm te openen gaat u naar bestand en kiest u dan voor Nieuw
Omzetrapportage scherm. Nu opent zich een nieuwe, lege omzetrapportage. U kunt terugschakelen

naar uw vorige rapportage door in het scherm venster de eerste rapportage te selecteren.
25.3 Standaard rapportages

Een aantal rapportages zult u steeds opnieuw willen gebruiken. Deze rapportages vindt u terug onder
Standaard rapportages.
Er zijn twee typen standaard rapportages:
Standaard Systeemrapportages
Standaard Gebruikersrapportages
25.3.1 Standaard Systeemrapportages

Standaard systeemrapportages zijn de rapportages die standaard met PAC Omzetrapportage worden
meegeleverd.
Als u gebruik wilt maken van een systeemrapportage, klik dan op het dropdown menu onder
standaard systeemrapportage. U ziet nu een aantal mogelijkheden. Selecteer de systeemrapportage die
u wilt inzien. Als u deze heeft geselecteerd, zal PAC deze rapportage direct openen.
25.3.2 Standaard Gebruikersrapportages

Standaard gebruikersrapportages zijn de rapportages die u als gebruiker zelf kunt maken.
25.3.2.1 Gebruikersrapportage aanmaken
Het aanmaken van een gebruikersrapportage is zeer gemakkelijk.
Maak eerst met de verschillende selectie mogelijkheden (rijen en filters 396 en kolommen 401 )
de rapportage die u wilt hergebruiken. Als u tevreden bent over over de rapportage, klik dan op de
knop Rapp. Opslaan onder het kopje standaard rapportages. Nu verschijnt het volgende schermpje.
Vul hier de naam in van de rapportage.
U kunt ook een bestaande rapportage overschrijven. Typ dan de naam van de rapportage in,

Omzetrapportage 405
of selecteer deze uit het drop down menu in het scherm rapportage opslaan.
Druk nu op opslaan. Als u een bestaande rapportage probeert te overschrijven, zal PAC
Omzetrapportage u vragen om bevestiging.
De door u gemaakt gebruikersrapportage is nu opgeslagen. U kunt deze nu later opnieuw selecteren

405 .
25.3.2.2 Gebruikersrapportages selecteren
Als u gebruik wilt maken van een gebruikersrapportage, klik dan op het dropdown menu onder
standaard gebruikersrapportages. U ziet nu een aantal mogelijkheden. Selecteer de
gebruikersrapportage die u wilt inzien. Als u deze heeft geselecteerd, zal PAC deze rapportage direct
openen.
25.3.3 Rapportages beschikbaar stellen

Indien u op kantoor in PAC een gebruikersrapportage heeft gebouwd dat u beschikbaar wilt stellen
aan iedereen voor algemeen gebruik dan kunt u dit doen door de rapportage te openen en
vervolgens deze weer op te slaan, maar dan als Standaard rapportage. Nu kan iedereen deze
rapportage ook gebruiken.
Op dat moment heeft u de rapportage echter twee keer in uw overzicht. U kunt de

gebruikersrapportage dan ook het beste verwijderen door deze eerst onder gebruikersrapportage te
openen en vervolgens te klikken op Rapportage verwijderen in het menu Rapportages.
25.4 Afdrukken en Exporteren

De rapportage die u heeft gemaakt zult u op een gegeven moment willen afdrukken of exporteren
naar excel of bijvoorbeeld naar XML (ten behoeve van de uitwisseling van door u gemaakte
rapportages met uw collega's).
Mogelijkheden voor afdrukken en exporteren vindt u terug in het menu Acties. De meest gebruikte
acties, Afdrukken en Exporteren naar Excel, vindt u direct in het scherm terug onder het kopje
Getoonde rapportage....
U heeft de volgende mogelijkheden
Afdrukken
Exporteren naar Excel
Exporteren naar XML
Exporteren van Standaard Rapportages
Importeren Standaard Rapportages
25.4.1 Afdrukken
Als u klikt op de knop Afdrukken wordt eerst een print preview scherm getoond.
Hier kunt u instellingen voor u print wijzigen, zoals de afdrukstand van de pagina of de marges. Als u
tevreden bent met het resultaat klikt u op het print icoon. Uw pagina wordt nu afgedrukt.

25.4.2 Exporteren naar Excel

Het kan veelal handig zijn om uw rapportage te exporteren naar Excel, bijvoorbeeld om deze te
kunnen bewerken en afdrukken voor communicatie en vergaderingen.
Dit exporteren kunt u doen op twee manieren:

Met de knop Naar Excel in het scherm.
Onder Acties - Exporteren resultaat naar Excel.
De rapportage wordt direct in excel geopend.
25.4.3 Exporteren naar XML

U kunt uw rapportage ook exporteren naar XML. XML is een export mogelijkheid die zich goed leent
voor het uitwisselen van gegevens tussen databases en voor het maken van andere rapportage door
hieraan een sjabloon te koppelen (XSL).
U kunt een rapport exporteren naar XML door onder Acties te kiezen voor Exporteer resultaat naar XML.
25.4.4 Exporteren Standaard rapportage

Ten behoeve van het werken op laptops en het toch kunnen delen van zelf gemaakte rapportages
met collega's kunnen de rapportages worden geexporteerd en geimporteerd.
U kunt de standaard rapportages exporteren, zodat deze bijvoorbeeld door een collega centraal weer
kunnen worden geimporteerd en algemeen beschikbaar worden gesteld of kan worden toegevoegd
aan zijn / haar Gebruikersrapportages.
U kunt een standaard rapportage exporteren naar XML door onder Acties te kiezen voor
Exporteer standaard rapportages naar XML.
Nu verschijnt onderstaand scherm.
U kunt nu kiezen wat u wilt exporteren.

Alle rapportages exporteren maakt een export van al uw rapportages, zowel de standaard
systeem als de gebruikersrapportages.
Met gebruikersrapportages exporteren exporteert u alle gebruikersrapportages
Met systeemrapportages exporteren exporteert u alle systeemrapportages
Als u een enkele rapportage exporteren selecteert dan kunt u één rapportage kiezen en deze
exporteren.
U krijgt hierna deze melding, met hierop de locatie waar de rapportage is neergezet.

Omzetrapportage 407
25.4.5 Importeren Standaard rapportage

Standaard rapportages die zijn geexporteerd kunnen door een andere gebruiker ook weer worden
geimporteerd.
U kunt een standaard rapportage importeren naar XML door onder Acties te kiezen voor
Importeer standaard rapportages naar XML.
Nu verschijnt een scherm selecteren rapportages. Zoek de rapportage die u wilt importeren op
en open deze.De rapportage wordt nu geimporteerd. Als dit succesvol is afgerond ziet u de
volgende bevestiging:
U kunt de geimporteerde rapportage nu benaderen onder uw gebruikersrapportages.
25.5 Omzetrapportage portable

Het is ook mogelijk voor uw vertegenwoordigers om de omzetrapportage van PAC mee te nemen op
hun laptops. Hiervoor is de omzetrapportage portable gemaakt. Deze toevoeging op de module
Omzetrapportage maakt het mogelijk om de omzetgegevens van kantoor op te halen met een
laptop.
Wanneer u uw vertegenwoordigers op de hoogte wil brengen van nieuwe omzetgegevens dient u de

administratie te verzenden naar uw vertegenwoordigers. Dit gebeurt met dezelfde functie waarmee
ook de titels en relaties worden overgezonden naar uw vertegenwoordigers (ten behoeve van de
module PAC Order Portable). De omzetdatabase is een grote database met veel gegevens. Deze
wordt daarom alleen meegezonden naar uw vertegenwoordigers als u dit heeft aangevinkt. Dit doet u
onder Systeem - Algemene instellingen - onderdeel PAC.NET. Plaats nu een vinkje achter het label OMZET
.
Het klaarzetten van de administratie zal door 1 persoon binnen uw uitgeverij worden uitgevoerd. De
administratie kan vervolgens door alle vertegenwoordigers worden opgehaald.
Binnendienst: Administratie naar PAC.net verzenden (op een PC van uw uitgeverij naar PAC.net)
Na het inloggen in het scherm administratie openen klikt u op de knop systeemfuncties.
Vervolgens klikt u op de knop Administratie naar PAC Net verzenden.
Vertegenwoordiger: Administratie van PAC.net ophalen (van PAC.net naar de laptop van de
vertegenwoordiger)

De vertegenwoordiger logt in met de gebruikersnaam update, wachtwoord update. (Dit is een

gebruikersnaam zonder rechten, die nodig is om toegang te krijgen tot de knop
systeemfuncties).
Vervolgens klikt u op de knop Administratie van PAC Net ophalen
De vertegenwoordiger moet nu uitloggen en opnieuw inloggen met zijn eigen inlognaam.

Deel
XXVI
26 Communicatie
Met de functies onder communicatie kunnen imports en exports worden uitgevoerd. De
stamgegevens die nodig zijn voor dezxe import/export functies zijn hier ook te vinden. Al deze
functies vindt u samen onder het menupad Communicatie.
U ziet hier de volgende onderdelen:
Importeren 410
Exporteren 412
Batchrun 414
ONIX 414
Centraal Boekhuis
DrukkerijStaffels 417
26.1 Importeren
Mogelijk imports zijn (afhankelijk van uw licentie):
Orders van vertegenwoordigers: hiermee haalt u de orders die uw vertegenwoordigers aan u

hebben gestuurd op.
Externe orders: Dit is een grote hoeveelheid orders dat in een ander formaat wordt aangeleverd.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan BGN Orders. Dit wordt als volgt gedaan: BGN bestand -> platte
XML -> XSL conversie -> werkbaar PAC XML -> PAC Tabellen.
Mutaties van CB en Libridis: Hiermee importeert u gegevens van CB en Libridis over afzet en
klantgegevens.
AccountView Stamgegevens: Hiermee importeert u enkele stamgegevens van AccountView naar
PAC.
Onderhanden Werk: Met deze import haalt u gegevens uit uw financiële pakket (op dit moment
Bestmate) op en importeert deze in PAC. Deze gegevens worden gecombineerd met
calculatiegegevens in PAC om zo de rapportage Onderhanden Werk 171 te creëren.
Royaltyvoorraad: Hiermee kunt u voorraadgegevens van het CB importeren tbv uw

Communicatie 411
royaltyafhandeling
Royaltyverkopen: hiermee kunt u verkoopgegevens van het CB importeren tbv uw
royaltyafhandeling.
Royalty hand. mutaties: Hiermee kunt u handmatige mutaties die op een bepaald formaat
verwerkt zijn importeren in PAC.
Importeren Klopotekbestanden. Hiermee kunt u, via een XML import, gegevens uit het programma
PPM van Klopotek importeren in PAC. Op dit moment kunnen worden geimporteerd: titels,
omzet, klanten, stroomnummers en drukdetails.
Indien er tijdens het importeren van gegevens problemen voordoen, dan zal PAC hierover een
document genereren met de geconstateerde problemen.
26.1.1 Mutaties van CB

Bij het importeren middels de knop Mutaties van CB en Libridis worden veel verschillende gegevens
van CB geimporteerd. Welke gegevens worden geimporteerd is afhankelijk van de abonnementen die
u bij het CB heeft afgesloten. Mogelijke abonnementen zijn:
Abonnement orderinvoer
Het digitaal indienen van orders
Ontvangstbevestiging van het digitaal orderbericht
Relatiebestand
Artikelbestand
Het indienen van artikelen via ONIX
Abonnement ordermanagement
Uitgevoerde Opdrachten
Niet Uitgevoerde Opdrachten
Openstaande Opdrachten
Abonnement voorraad
Goederenbeweging
Voorraad
De actuele prijzen en afspraken kunnen bij Herman Koetsier of uw accountmanager van het CB
worden nagevraagd.
Het kan voorkomen dat u na het importeren van de CB gegevens een melding krijgt. Dit komt dan
omdat de geimporteerde CB gegevens niet aansluiten op de inhoud in PAC. Dit kan bijvoorbeeld in
onderstaande gevallen voorkomen:
U wilt omzet, voorraad of voorraadmutaties van het CB importeren, maar het ISBN bestaat
nog niet in PAC. U dient nu dit ISBN alsnog aan te maken in PAC waarna de juiste koppeling
wel bestaat en u de gegevens verder kunt verwerken.
Het CB levert een relatie aan met een nieuwe klantgroep. Deze CB Klantgroep moet dan eerst
worden gemapt naar de juiste PAC klantgroep bij CB CB Klantgroepmapping 414 waarna u
verder kunt verwerken.
U heeft meerdere drukken, maar de aangeleverde informatie van het CB bevat alleen ISBN en
geen drukinformatie. Om toch de mutaties en voorraad op de juiste druk te registreren is een
signaalfunctie nodig. Één van de meest voor de hand liggende signaal-/controlemomenten is
als bij CB een inslag wordt geregistreerd. Dat kan in PAC worden ingesteld zodat bij import van
inslag van CB de mutaties op het ISBN worden geblokkeerd. Vervolgens worden van alle
geblokkeerde titels na de initiële import via een handige functie in de cockpit bij voorraad
overboeken 23 gevraagd welke actie moet worden ondernomen. Dit kan zijn dat er niets hoeft
te gebeuren, er is geen nieuwe druk en de inslagboeking is wellicht een correctie. Het kan ook
zijn dat er wel een nieuwe druk is, dat kan dan worden ingesteld en dan zal de actuele

voorraad worden overgeboekt. Hierna kunnen de voormalig geblokkeerde ISBN mutaties

verder worden verwerkt.
De gegevens van het CB worden op verschillende tijdstippen klaargezet. De laatste CB gegevens

(artikelen) worden voor zover bekend pas rond een uur of 8 klaargezet. Houdt u hier rekening mee
als u gebruik maakt van batchrun of als u zelf gegevens middels FTP ophaalt van de server van het
CB.
Indien u iedere dag uw CB gegevens importeert dan zal het importeren van CB gegevens niet veel
tijd kosten. Als u rond 7 of 8 uur de import start, dan zal de import afgerond zijn voor uw
medewerkers met PAC aan de slag willen. Het importeren van grotere bestanden (maandbestanden),
bijv omdat u een inhaalslag moet maken met de import, zal wel langer duren. U moet er dan
rekening mee houden dat de gebruikers van PAC een langere periode (mogelijk enkele uren) niet met
PAC kunnen werken.
26.1.2 Onderhanden werk

Het importeren van het onderhanden werk kan worden gestart vanuit Communicatie | Importeren |
Onderhanden werk.
De gegevens die worden geimporteerd zijn de inkoopfacturen vanuit de boekhouding. Dit kan
Bestmate of AccountView zijn.
Bij de import wordt automatisch bepaald om welke gewijzigde drukken het gaat in die periode en
daarvan worden de OHW saldi geactualiseerd, zelfs als deze zijn afgesloten ivm het bepalen van de
werkelijke saldi. Na afsluiten worden wijzigingen in het saldo weergegeven in het notitieveld als
logboek.
26.2 Exporteren
U kunt de volgende zaken exporteren:
Orders naar kantoor (alleen voor PAC Laptop): hiermee stuurt u vanaf uw laptop orders naar de
uitgeverij.
Opdrachten naar CB: Hiermee verzend u uw opdrachten in PAC naar het Centraal Boekhuis.
ONIX-Bibliogr. titels naar CB: Hiermee verzend u uw titelgegevens naar het Centraal Boekhuis via
ONIX.
Journaalposten: Hiermee verzendt u journaalposten aangemaakt in PAC (door bijvoorbeeld
wijzigingen in de voorraad of fakturen) naar uw Financiële Administratie software (AccountView).
AccountView Stamgegevens: Hiermee verzendt u onder meer debiteuren en crediteuren en titels naar
uw Financiële Administratie (AccountView). Zie verder Algemene instellingen | AccountView 509
Calculaties naar administratie: hiermee verzendt u uw calculatiegegevens naar uw financiële
administratie (Bestmate).
26.2.1 Journaalposten
Het communiceren van de journaalposten naar de boekhouding kan in dit venster worden ingesteld.

Communicatie 413
Daarbij kunnen de volgende gegevens worden ingesteld:

Bron: Geef aan om welk journaalposttype (soort) het gaat
Uitvoeren: Tijdens sommige periodes kan het nuttig zijn om bv alleen de royalty journaalposten aan
te laten maken. Dan is het zinvol om Uitvoeren bij de verschillende soorten in te stellen of uit te
zetten.
Mutatie datum van: Conditie voor de te selecteren mutaties op basis van een datumtraject. Dit is de
begindatum.
t/m: Conditie voor de te selecteren mutaties op basis van een datumtraject. Dit is de einddatum.
Boekjaar: Vul hier in om aan te geven in welk boekjaar de gegevens moeten komen. Soms kan het
voorkomen dat de geselecteerde mutaties van een ander datumtraject naar een ander boekjaar
gaan (gebeurt soms bij royalty's).
Boekperiode obv mutatiedatum: Als er een vaste boekperiode en -datum moet worden gebruikt wordt
dit veld uitgezet en kan vervolgens de vaste boekperiode en -datum worden ingevuld. Alle mutaties
worden dan daarop geboekt. Dit gebeurt wel eens in initiele/aanloopfasen. Indien de boekperiode
en -datum afhankelijk moet zijn van mutatiedatum, zet dan het vinkje aan.
Vaste boekperiode: een vaste boekperiode. bij maanden: 1-12.
Vaste boekdatum: een vaste boekdatum. Zorg ervoor dat deze overeenkomt met de periode in de
boekperiode (niet absoluut noodzakelijk, wel zeer gebruikelijk).
De knop Uitvoeren jan-dec zorgt er in aanloopfasen voor dat alle perioden automatisch worden
doorlopen door het exportscript.
De knop Te journaliseren afdrukken zorgt ervoor dat er een journaalverslag uitkomt zonder dat dit
consequenties heeft. De journaalposten worden niet daadwerkelijk aangemaakt.
Met de knop Uitvoeren worden de daadwerkelijke journaalposten aangemaakt in de boekhouding. De

gemaakte journaalposten worden tevens op een journaarverslag afgedrukt. Eventuele fouten komen
op een apart foutverslag terecht waarna actie kan worden ondernomen om dit te herstellen.

26.3 Batchscriptbeheer
Voor informatie over batchscriptbeheer, zie de module beschrijving batchrun 454 .
26.4 ONIX
ONIX is een standaard waarmee bibliografische titelgegevens kunnen worden uitgewisseld met
andere partijen. Dit kunnen allerlei verschillende partijen zijn. Zo biedt PAC ondersteuning aan
communicatie via ONIX met o.a. het CB, CvdM en met POD Drukkerij Scanlaser. Ieder van deze
ontvangers heeft zo zijn eigen eisen aan de inrichting van het ONIX bestand. De detailbeschrijving
vindt u in het hoofdstuk ONIX en XML koppeling 434 .
26.5 Centraal Boekhuis

26.5.1 CB Klantgroepmapping
Het Centraal Boekhuis hanteert een veelvoud aan klantgroepen. Deze klantgroepen zullen en kunnen
echter niet overeenkomen met de klantgroepindeling die u wilt hanteren voor het inzien van uw
omzetcijfers en in nota rapportages. PAC biedt daarom de mogelijkheid om de CB klantgroepen te
mappen naar PAC Klantgroepen 617 . Dit doet u onder CB Klantgroepmapping.
In CBKlantgroepmapping ziet u op iedere regel in het veld toelichting een omschrijving van de
klantgroep die het CB hanteert. U kunt vervolgens in de kolom Mappen naar klantgroep een PAC
Klantgroep selecteren. gegevens van meerdere CB Klantgroepen kan zo in PAC worden
samengevoegd in één PAC klantgroep. De overige gegevens hoeft u niet te wijzigen.
Indien er bij een import van CB gegevens nieuwe klantgroepen worden aangemeld, dan worden deze
door PAC automatisch toegevoegd onderaan de lijst van CB klantgroepen in de CB
Klantgroepmapping. U krijgt hier bij de import ook een melding van. Als u CB Klantgroepmapping
opent, dan ziet u dat er onderaan de lijst nieuwe regels zijn toegevoegd, waarbij de kolom mappen
naar klantgroep nog niet is ingevuld. Deze regels zijn fel rood gekleurd en daarmee duidelijk
herkenbaar. Het is belangrijk dat u deze regels zo snel mogelijk vertaalt naar de juiste PAC
klantgroep, ten behoeve van een juiste verwerking van de omzet en in nota gegevens.
26.5.2 CB Omzetmutatietypes
Dit onderdeel wordt ingericht door de consultant van Verkaart Automatisering. U dient hier geen
wijzigingen in aan te brengen, tenzij u hierin door Verkaart Automatisering wordt ondersteund. u kunt

Communicatie 415
het vinden onder Communicatie | Centraal Boekhuis | CB Omzetmutatietypes. Het volgende venster (deel
1) wordt weergegeven:
en de volgende kolommen:
Omschrijving - de omschrijving van de omzetmutatie, soms alleen weergegeven door combinaties

van codes omdat er geen echte omschrijving van is.
OPD - Opdrachttype bij CB
VOS - Verkoop Omzet Soort bij CB
TVWC - Transactie Voorwaarde Categorie bij CB (AANB, DIO, DUD) voor automatische
kortingsbepaling
Retour - Retourcode, bijvoorbeeld RVR = recht van retour, BES = beschadigd, e.d.
BestIndicatie - Bestemmingsindicatie van de goederen, C=Courante voorraad, I=Incourante
voorraad

Actief - Om aan te geven of er automatische verwerking op plaatsvindt bij import. Als deze uitstaat
en er wordt op deze code geimporteerd komt deze code automatisch op een foutlijst. Kan handig
zijn als u wilt controleren of bepaalde foutieve combinaties worden toegepast en zo actie daarop
ondernemen.
IsOmzet - Om aan te geven of de omzet ook als zodanig moet worden geregistreerd in PAC omzet,
zo ja waarop, zie hieronder.
Omzetmagazijn - Als het omzet is, is het vrijwel altijd CB magazijn. Er zijn op dit moment geen
situaties bekend waarin dat niet zo zou moeten zijn. Wellicht in de toekomst.
< vks A - U kunt ervoor zorgen dat verkeerde gecodeerde Presenten/gratis exemplaren toch op
Present komen ipv bv foutieve Aanbieding. Dan dient u Korting% op 100% te zetten, < Vks A op
'aanbieding' (etc) en = vks B op Presenten.
Korting% - U kunt korting splitsen, bijvoorbeeld 100% is altijd Presenten ondanks de gebruikte
code, maar hoge korting zou ook kunnen. Met 0% geeft u aan niet te splitsen. Dan geldt = vks B.
U kunt dan < vks A niet gebruiken.
= vks B - Als de korting gelijk is (of hoger) aan Korting % dan deze ingestelde verkoopsoort
gebruiken.
vrd mut 1 - Voorraadmutatie 1: Als deze omzet een voorraadmutatie met zich meebrengt (in de
meeste normale gevallen wel) dan dit aanvinken bij de eerste mutatie.
VM1magazijn - Voorraadmutatie 1 - Magazijn : Het magazijn waarin deze mutatie wordt geplaatst.
Meestal Centraal Boekhuis, maar soms ook PM (pro memory - te onthouden).
VM1Type - Voorraadmutatie 1 - Het mutatietype waarop de mutatie moet worden geboekt, dit is
vaak een interne codering die de mutaties van CB logischer verdicht naar bruikbare types.
VM1Rekenfactor - Voorraadmutatie 1 - De rekenfactor die op het aantal wordt losgelaten. Een
positieve verkoop is vaak een negatieve voorraadmutatie (verkoop gaat van de voorraad af).
vrd mut 2 - Als de verkoop ook een tweede voorraadmutatie veroorzaakt dan kan dit worden
aangevinkt. Meestal gaat het dan juist niet om Centraal boekhuis, maar om PM of een ander
magazijn.
VM2Magazijn - Voorraadmutatie 2 (zie hierboven)
VM2Type - Voorraadmutatie 2 (zie hierboven)
VM2Rekenfactor - Voorraadmutatie 2 (zie hierboven)
Opmerkingen 1-5 - Diverse nuttige opmerkingen
De omzetgegevens van het CB bevatten niet altijd de juiste coderingen waardoor niet de juiste
mapping van CB-codes naar verkoopsoorten ontstaat. Zo worden de omzetrapportages,
journaalposten en royalty's niet juist weergegeven/verwerkt. Meestal zit dit in de kortingsfeer. Bv
LNORM (icm andere coderingen w.o. verkoopomzetsoort en transactievoorwaardecategorie) met
100% korting is eigenlijk een gratis levering. Vanaf nu kan worden ingesteld dat LNORM met 100%
naar Presenten toe gaat en daaronder op de 'normale' manier naar bv aanbieding (als dat in die
codering zo is ingesteld->LNORM/AANB/AANB). Daarmee kan ook het tegengestelde worden
gecorrigeerd. Bv LPROM die niet met 100% korting wordt gefactureerd is eigenlijk een normale
levering: bij LPROM/DIO/NORM wordt de verkoopsoort naverkoop, bij LPROM/DIO/CLUB wordt de
verkoopsoort club en ga zo maar door.
26.5.3 CB-Voorraadmutatiecodes
Indien u gebruik maakt van het CB Digicom bestand met voorraadmutaties (.GRD) dan kunt u
hieronder aangeven hoe de diverse soorten mutatiecodes van het CB moeten worden vertaald naar
de royaltycomponenten binnen PAC.

Communicatie 417
Velden in de kolom Royaltycomponent die rood zijn gekleurd dient u verplicht in te voeren. Deze
velden zijn nodig voor de correcte import van de gegevens in PAC. Overige velden zijn niet verplicht.
26.5.4 Royalty
26.5.4.1 CB-Voorraadstandstypes
Indien u voor de royalty's rechtstreeks gebruik maakt van het CB Digicom bestand met
voorrraadstanden (.VOR) dan kunt u hieronder aangeven hoe de diverse voorraad standen van het
CB moeten worden vertaald naar de overeenkomstige royaltycomponenten binnen PAC.
26.6 Drukkerij Staffels

U kunt de volgende zaken inrichten:
Staffeldrukkerijen 417
Staffelverschijningsvormen 418
Staffelformaten 418
Staffelpapiersoorten 419
26.6.1 Staffeldrukkerijen
Hier kunt u de staffeldrukkerijen definiéren. Dit zijn de drukkerijen die direct aan de staffels worden
gekoppeld. De werkelijke gebruikte drukkerijen worden vastgelegd in het relatiebeheer met de
categorie 'drukkerijen'. U koppelt vervolgens de staffeldrukkerij aan de relatie door in het
relatiebeheer onder het tabblad inkoop bij staffeldrukkeij de gewenste drukkerij te selecteren.

26.6.2 Staffelverschijningsvormen
Hier kunt u de staffelverschijningsvormen definieren. Dit zijn de verschijningsvormen die direct aan
de staffels worden gekoppeld. De werkelijke gebruikte verschijningsvormen worden vastgelegd in
verschijningsvormbeheer. In verschijningsvormbeheer kunt u ook de werkelijke verschijningsvorm aan de
staffelverschijningsvorm koppelen door in de kolom In staffel de juiste staffelverschijningsvorm te
selecteren.
26.6.3 Staffelformaten
Hier kunt u de staffelformaten definieren. Dit zijn de formaten die direct aan de staffels worden
gekoppeld. De werkelijke gebruikte formaten worden vastgelegd in formaatbeheer.
In formaatbeheer kunt u ook de werkelijke formaten aan de staffelformaten koppelen door in de
kolom In staffel de juiste staffelformaten te selecteren.

Communicatie 419
26.6.4 Staffelpapiersoorten
Hier kunt u de staffelpapiersoorten definieren. Dit zijn de papiersoorten die direct aan de staffels
worden gekoppeld. De werkelijke gebruikte papiersoorten worden vastgelegd in papiersoortbeheer.
In papiersoortbeheer kunt u ook de werkelijke papiersoort aan de staffelverschijningsvorm koppelen
door in de kolom In staffel de juiste staffelpapiersoort te selecteren.
26.7 Werkinstructies communicatie

In deze paragraaf vindt u werkinstructies bij problemen in de communicatie.
26.7.1 CB Omzet koppelvelden instellen

26.7.1.1 ISBN onbekend in PAC
Bestand Veld Waarde

Omzetmutatie EAN 9789012345678
Treedt op in situatie:
- Het project bestaat niet en dus de uitgave (met EAN/ISBN 9789012345678) ook niet.
- Het project bestaat, maar de uitgave niet.
- Het project en de uitgave bestaan, maar het ISBN is niet toegekend
Oplossing:

1. Ga naar projectbeheer en stel vast dat het ISBN niet bestaat.
2. Als het project/titel niet bestaat: toevoegen project/titel
3. Als de uitgave niet bestaat: toevoegen uitgaven
4. Voeg bij de (evt nieuwe) uitgave het ISBN toe
5. Uitgave bewaren
6. Gereed
26.7.1.2 Relatie als CB-relatie onbekend in PAC
Bestand Veld Waarde

Omzetmutatie CBRelatieID 9765713
- De relatie/klant (met CBRelatieID 9765713) bestaat niet
- De relatie/klant bestaat, maar heeft geen CBRelatieID
Oplossing:
1. Bij de relatie is het veld CBRelatieID is leeg en zal moeten worden gevuld. Dat kan alleen
door de ‘power-user’ worden gedaan. Ga naar gebruikersprofiel/instellingen, onderdeel
Algemeen en stel uzelf als power-user in met de knop ‘Power-user instellen’. Vul het
wachtwoord in dat intern bij de uitgeverij bekend moet zijn.
2. Ga naar relatiebeheer en stel vast dat de relatie/klant niet bestaat.
3. Als de relatie/klant niet bestaat: toevoegen relatie
4. Ga naar het tabblad Verkoop
5. Het veld RelatieID onder ‘Registratiegegevens Centraal Boekhuis’ kan nu worden

ingevuld.
6. Controleer direct de velden “Bijwerken bij import’ en aan de linkerkant ‘Klantgroep’
7. Relatie bewaren
8. Sluit PAC om de power-user uit te zetten (ga nooit normaal verder met PAC als power-
user!)
9. Gereed
26.7.1.3 CBRelatie heeft geen klantgroepindeling in PAC
Bestand Veld Waarde

Omzetmutatie CBRelatie-Klantgroep 9191206

Communicatie 421
- De relatie/klant (met CBRelatieID 9191206) bestaat als CBRelatie (CBRelatieID is

ingevuld), maar heeft geen Klantgroep-indeling
- Deze klantgroepindeling kan op ‘automatisch’ staan ingesteld in relatiebeheer in het veld

‘Bijwerken bij import’ (instelling ‘NAW en klantgroep’ of ‘Alleen klantgroep’). Dat betekent
dat uit aangeleverde CBgegevens (zie inhoud dmv knop ‘CBRelatie tonen’) wordt bepaald
adhv de mappingstabel ‘CB Klantgroepmapping’ (Communicatie | Centraal Boekhuis | CB
Klantgroepmapping) wat de belangrijkste indeling is (hoogste prioriteit wordt aangegeven
door het nummer het meest dichtbij 1 ofwel het laagste prioriteit-nummer. Lees prioriteit
1 is hoogste prioriteit). Het kan zijn dat er geen indeling is opgegeven door CB of dat die
indeling tot een voor de uitgeverij verkeerde indeling leidt.
Oplossing:
1. Ga naar de relatie in relatiebeheer
2. Ga naar het tabblad Verkoop
3. Stel vast dat het veld ‘Klantgroep’ leeg is
4. Bepaal wat er moet gebeuren:
a. Bijwerken bij import staat aan en klantgroep bijwerken ook, maar leidt niet tot een
klantgroep
i. Zet bijwerken van klantgroep uit (NAW mag blijven staan als dat staat ingesteld)
ii. Vul vervolgens de klantgroep zelf in (dit is ter beoordeling van uitgeverij zelf)
b. Bijwerken bij import staat uit, maar uit de cbindeling zou een goede indeling moeten
volgen
i. Vul dan eerst de ‘goede’ klantgroep handmatig in zodat de import straks kan
worden doorgestart (anders moet worden gewacht tot het volgende
relatiebestand wordt geïmporteerd, kan de volgende dag zijn, maar soms ook de
volgende week of maand)
ii. Zet vervolgens ‘bijwerken bij import’ aan (als dat nog niet aan stond)
iii. Kies vervolgens ‘NAW en klantgroep’ of ‘Alleen klantgroep’, afhankelijk van de

gewenste situatie
5. Relatie bewaren
6. Gereed
26.7.1.4 Omzetmutatie typecombinatie niet eerder verwerkt
Bestand Veld Waarde

LPROM.PRES.
Omzetmutatie Typecombinatie AANB..
- Het de eerste keer is dat deze combinatie van omzettypes (opdrachttype,

verkoopomzetsoort, en transactievoorwaardecategorie, evt aangevuld met retourreden en

bestemmingsindicatie: dit zijn alle CB types, niet PAC types!) wordt aangeleverd.
- Vaak is het zo dat deze combinatie in PAC al wel bekend is, maar nog niet is ingericht
voor verwerking in het logistieke systeem.
- Het kan echter ook zo zijn dat deze combinatie minder voor de hand ligt en nooit eerder
is voorgekomen en daarom nooit als zodanig in PAC is vastgelegd. Dit dient dan aan
Verkaart automatisering bekend te worden gemaakt.
Oplossing:
1. Ga naar de Communicatie | Centraal Boekhuis | CB Omzetmutatietypes
2. Zoek in de bestaande lijst naar de combinatiecode die zojuist is aangeleverd
3. Bepaal wat er moet gebeuren:
a. De combinatiecode staat in de lijst (maar is niet actief)
i. Bepaal wat er moet gebeuren met omzet met deze combinatie om het juist te
verwerken. (suggestie: bekijk naar vergelijkbare regels. Het kan in sommige
gevallen een vreemde combinatie zijn die is veroorzaakt door ‘verkeerde’ invoer
bij de uitgeverij in CB Online of door CB medewerkers. Bedenk in dat geval wat
het gevolg is voor het logistieke proces, de financiele consequentie
(journaalposten) en eventueel de royalties. Vaak wordt het dan duidelijk. U kunt
ons ook om advies vragen.)
b. De combinatiecode staat NIET in de lijst
i. Neem contact op met Verkaart Automatisering en verzend een mail met het
exceldocument als bijlage (de bijlage is absoluut noodzakelijk om
miscommunicatie te verkomen).
ii. Wij zullen in de eerst volgende release (meestal binnen 5 werkdagen) deze code
opnemen
iii. U krijgt een seintje als de release beschikbaar is
iv. Nadat de update door jullie is opgehaald en geïnstalleerd herhaalt u stap 1. De

combinatie staat dan wel in de lijst.
4. Gereed

Deel
XXVII
27 Financiële koppeling
Veel van de acties die in PAC worden uitgevoerd hebben financieel gevolgen. Het maken van een
faktuur bijvoorbeeld, of de afboeking van voorraad. Voor de Financiële Administratie is het van
belang deze financiële gevolgen goed en volledig in kaart te brengen. PAC ondersteunt hierin door
koppelingen aan te bieden tussen PAC en enkele Financiële Administratie pakketten. PAC ondersteunt
op dit moment koppelingen met twee financiële administratie pakketten:
Bestmate
AccountView
De volgende koppelingen worden aangeboden:
Het exporteren van Projecten 424

Het exporteren van Calculaties 424
Het importeren van realisatiegegevens ten behoeve van de Onderhanden Werk Rapportage die
vanuit PAC kan worden gecreëerd. 425
Export van uitgaves en van crediteuren en debiteuren relaties 425
Import van stamgegevens ten behoeve van registratie van relatiegegevens 426
Journaalposten exporteren 427
Het exporteren van Calculaties en het importeren van kosten-realisatiegegevens ten behoeve van de
Onderhanden Werk Rapportage zijn koppelingen met het programma Bestmate. De koppelingen met
Accountview zijn uitgebreider.
27.1 Exporteren van Projecten

U kunt uw projecten (titels) in PAC exporteren naar uw financiële administratie. U doet dit door naar
het project zelf toe te gaan en op de knop Project exporteren te klikken.
U kunt ervoor zorgen dat er wordt gekeken naar de status van projecten voordat deze worden
verzonden uit PAC naar de financiële administratie . Deze status wordt bepaald door de fiatfase
waarin de bijbehorende calculatie zich bevindt. De consultant van Verkaart Automatisering kan samen
met u, op basis van uw fiatscenario, instellen vanaf welke fiatfase de projecten naar bestmate dienen
te worden verzonden. Dit gebeurt bij Algemene instellingen bij Export met de functie Fiatfase voor export
toepassen.
27.2 Exporteren van Calculaties

U kunt uw voorcalculatie in PAC exporteren naar uw financiële administratie. U doet dit door bij
Communicatie de functie calculaties naar Administratie te gebruiken.
U wilt waarschijnlijk niet zomaar alle calculaties in PAC laat doorsturen naar uw financiële
administratie. Veel van de Calculaties in PAC bevinden zich tenslotte in een nog zeer pril stadium.
Beter is het om alleen die Calculaties door te sturen aan uw financiële administratie die een bepaalde
status hebben bereikt. Deze status wordt in PAC weergegeven door de fiatfase waarin deze
calculaties zich bevinden. De consultant van Verkaart Automatisering kan samen met u, op basis van
uw fiatscenario, instellen vanaf welke fiatfase de calculaties naar bestmate dienen te worden
verzonden.

Financiële koppeling 425
27.3 Importeren van realisatiegegevens ten behoeve van OHW

U kunt realisatiegegevens uit uw financiële administratie importeren in PAC. Hiermee kan het rapport
Onderhanden Werk worden opgesteld, waarin de calculatie in PAC kan worden vergeleken met de
gerealiseerde gegevens. U doet dit door bij Communicatie de functie calculaties naar Administratie de
functie Onderhanden Werk te gebruiken.
27.4 Export van banken, uitgaves en van crediteuren en debiteuren

relaties
U kunt relaties en uitgaves die u heeft aangemaakt in PAC exporteren naar uw financiële
administratie. Uw financiële administratie gebruikt deze relaties en uitgaves als stamgegevens
waarop kan worden geboekt.
Bij deze export worden alle beschikbare uitgaves in PAC die beschikken over een ISBN nummer
geëxporteerd. Relaties worden alleen geexporteerd als dit een relatie betreft die de categorie
Debiteur en/of Crediteur heeft in PAC. Deze relaties dienen te beschikken over de juiste informatie op
het tabblad Financiën in het relatiebeheer. Indien essentiele gegevens ontbreken dan geeft PAC
hiervan bij het exporteren een melding.
U exporteert de uitgaves en relaties door Accountview Stamgegevens onder het kopje exporteren bij
Communicatie te gebruiken.
De volgende gegevens worden doorgezonden naar uw financiële administratie:
Banken
Bankcode
Omschrijving
Landcode
Swiftcode
Locatiecode
Bezoek adres
Postadres
Debiteuren
Debiteurennr (KlantExterncode1)
Verzamelrekening
Naam
NaamVolledig
Bezoek adres
Landcode
Post adres
Telefoon
Mobiel
Fax
EMail
Website
KVKnummer (is nu leeg)
Layoutcode (is nu leeg)
BtwNummer
Btwcode
Bankrekening1
Bankcode1
Bankrekening2

Bankcode2
Betalingsconditiecode
Crediteuren
Crediteurennr (LeverancierExterncode1)
Verzamelrekening
Naam
NaamVolledig
Bezoek adres
Landcode
Post adres
Telefoon
Mobiel
Fax
EMail
Website
KVKnummer (is nu leeg)
Layoutcode (is nu leeg)
LeverancierExterncode2 (kan bijv. worden gevuld met oud nummer)
BtwNummer
Btwcode
Bankrekening1
Bankcode1
Bankrekening2
Bankcode2
Uitgaves
EAN
Exportcode
Projectcode
ProjectID
Titel
Werktitel
Originele Titel
Genrecode
Fondscode
RedacteurNaam
Verschijningsdatum Eerste Druk
Taal Omschrijving
Originele Taal Omschrijving
Auteur1Naam
Auteur2Naam
Auteur3Naam
Auteur4Naam
Auteur5Naam
Serie Omschrijving
27.5 Import van stamgegevens ten behoeve van registratie van

relatiegegevens
Omdat PAC een koppeling heeft met uw financiële administratie, moet PAC bepaalde gegevens op
identiek dezelfde wijze aanleveren als uw financiële administratie dit doet. Bepaalde stamgegevens
(denk bijvoorbeeld aan de grootboekrekeningen of de betalingsconditie) moeten daarom in beide
systemen gelijk zijn en blijven.
Om dit te bewerkstelligen kan PAC vanuit uw financiële administratie de benodigde stamgegevens

importeren. Zo weet u zeker dat de stamgegevens in beide systemen gelijk blijven.
U importeert de stamgegevens door Accountview Stamgegevens onder het kopje importeren bij
Communicatie te gebruiken.
De volgende gegevens uit uw financiële administratie worden geimporteerd in PAC:
Valutacode
Code (cur_code)
Omschrijving (cur_desc)
Koers (virt_rate): standaard 1 (actuele koers wordt niet in PAC geimporteerd).
Kostenplaats
Code (cost_code)
Omschrijving (cost_desc)
Dagboek
Code (dj_code)
Naam (dj_name)
Type (dj_typev)
Betalingsconditie
Code (disc_code)
Omschrijving (disc_desc)
Aantal dagen betalinstermijn (cred_days)
Kortingstermijn (disc_days)
Bet. kort % (pd_pct)
Grootboekrekening
Rekeningnummer (acct_nr)
Naam (acct_name)
Btwcode
Code (vat_code)
Naam (vat_name)
BTW percentage (vat_pct)
27.6 Journaalposten exporteren

Veel van de acties die in PAC worden uitgevoerd hebben financiële gevolgen. Ze leiden tot
journaalposten, waarin de financiële gegevens voor crediteuren, debiteuren, het kasboek etc. worden
bijgewerkt. Deze journaalposten kunnen door PAC automatisch worden gegenereerd op basis van de
stamgegevens. En vervolgens kunnen deze journaalposten worden geëxporteerd naar uw financiële
administratie. U doet dit door bij Communicatie de functie Journaalposten te gebruiken. Nu verschijnt
het volgende scherm:

Hierin kunt u een selectie maken van de journaalpostsoorten die moeten worden verzonden naar
Accountview. Dit doet u door in de kolom Uitvoeren een vinkje te plaatsen. Als u vervolgens op
Uitvoeren klikt dan worden de geselecteerde journaalpostsoorten verzonden naar AccountView.
Daarbij wordt tevens een journaalverslag gegenereert.
Het journaalverslag kunt u ook apart genereren als proefverslag zonder dat dit gevolgen heeft voor
een werkelijke journaalverwerking. Klik op Te journaliseren afdrukken om het proefverslag te
genereren.
In initiele fasen kunt u de knop Uitvoeren jan-dec gebruiken om de journaalposten voor een jaar semi
geautomatiseerd door te sturen naar AccountView. Dit geldt alleen voor de geactiveerde regel die op
Uitvoeren staat. Alle andere regels worden niet uitgevoerd.
27.6.1 Batchrun
De journaalposten kunnen worden geautomatiseerd via de module Batchrun. Let op dat de
instellingen zowel voor handmatige acties als voor Batchrun gelden!
27.6.2 Journaalverslagen inleiding

Journaalverslagen kunnen zowel proef worden gedraaid dan wel bij de verwerking definitief worden
gegenereerd.
In de journaalverslagen staat een kolom FATransactieID. Journaalposten die met succes zijn
doorgezet hebben altijd een nummer groter dan 0. In het proefverslag staat dus altijd een 0, en bij
mislukte journaalposten ook.
Indien gebruik wordt gemaakt van BTW dan wordt zowel het bedrag incl als het bedrag excl
genoemd. Op basis van de bedragen incl wordt een lopend saldo bijgehouden in de laatste kolom ten
behoeve van controlemogelijkheden.
Als u melding wilt krijgen van journaalpostypes die geen mutaties hebben dan kunt u dat instellen
onder Systeem | Algemene instellingen | Onderdeel Accountview | Journaalposten zonder mutaties
melden. U krijgt dan bij het journaliseren het volgende verslag:

27.6.3 Journaalverslag omzet

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de gerealiseerde omzet. Dit is afhankelijk
van de inrichting van uw journaalposttype!
27.6.4 Journaalverslag voorraadmutaties

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de voorraadmutaties. Dit is afhankelijk
van de inrichting van uw journaalposttype!

27.6.5 Journaalverslag Onderhanden werk afsluitsaldo

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de afsluitsaldi van afgesloten drukken. Dit
is afhankelijk van de inrichting van uw journaalposttype!
Alleen het afsluitsaldo van afgesloten drukken die niet eerder zijn gejournaliseerd worden
geselecteerd.
27.6.6 Journaalverslag royalty verrekening berekende royalty

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de berekende royalty's op ISBN niveau
van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uw journaalposttype!

27.6.7 Journaalverslag royalty verrekening Contractvoorschotmutatie

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening van
contractvoorschotten van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uw
journaalposttype!
27.6.8 Journaalverslag royalty verrekening Algemene voorschotten

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening van algemene
voorschotten van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uw
journaalposttype!

27.6.9 Journaalverslag royalty verrekening Kosten derden

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening van kosten derden
van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uw journaalposttype!
27.6.10 Journaalverslag royalty verrekening Verplichting

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening van verplichting
aan de rechthebbende van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uw
journaalposttype!

Deel
XXVII
28 ONIX en XML koppeling

28.1 Inleiding ONIX en XML
Met verschillende partijen moeten door het uitgeef proces heen bibliografische gegevens worden
uitgewisseld. U moet zo bijvoorbeeld uw titel aanmelden bij het Centraal Boekhuis en bij het Bureau
ISBN. Het aanmelden van nieuwe en gewijzigde prijzen is ook verplicht voor het Commissariaat voor
de Media.
Het uitwisselen van bibliografische gegevens met een derde partij gebeurt nu in praktijk veelal via
excelsheets of online formuliertjes. Dit levert veel extra tikwerk op, want alle gegevens die al in PAC
beschikbaar zijn moeten weer ergens anders opnieuw worden ingevuld. Een ander nadeel van werken
met excelsheets is, dat niet altijd een standaard formaat wordt gehanteerd en zo snel fouten
ontstaan bij het inlezen van gegevens.
PAC verzorgt uitwisselingen zo veel mogelijk op basis van een internationale standaard
uitwisselingsprotocol genaamd ONIX. ONIX staat voor Online INformation eXchange. ONIX is een
open standaard om boekdata, d.w.z alle gegevens die zinvol zijn voor de beschrijving van een boek,
elektronisch te kunnen vastleggen en transporteren. De instelling EDItEUR onderhoudt deze
standaard samen met internationale werkgroepen en publiceert dit op deze website www.editeur.org.
Door ONIX te gebruiken voorkomt u nutteloos overtikwerk, werken met ONIX is minder foutgevoelig
en het is een standaard in de uitgeefwereld. Dit betekent dat in de toekomst steeds meer partijen
gebruik zullen gaan maken van ONIX. Met PAC ONIX bent u hierop goed voorbereid.
PAC biedt op dit moment koppelingen met de volgende ONIX ontvangers:
Centraal Boekhuis (CB) 434 en dus ook Bureau ISBN

ScanLaser (Printing On Demand) 437
Drukkerij Bercker 443
Commissariaat voor de Media
BoekTrust
Maatkoppeling met uw website 443
Naast het ONIX formaat worden in dit hoofdstuk ook andere XML exportformaten bedoeld.
28.2 ONIX CB
28.2.1 Inleiding ONIX CB
Bij iedere aanbiedingsronde dienen bibliografische gegevens over een uitgave te worden verzonden
naar het CB en via het CB ook naar het bureau ISBN. Deze gegevens kunnen worden verzonden via
CB Online, waarin op een webportal alle gegevens kunnen worden ingetikt .
In de praktijk komt het verzenden van gegevens veelal neer op veel (overbodig) tikwerk. Alle
gegevens die al in PAC staan moeten handmatig in CB online worden ingevoerd. Om deze stap te
vermijden is nu voor PAC de module PAC ONIX ontwikkeld. ONIX is de naam voor de standaard die
wordt gebruikt om gegevens vanuit PAC om te zetten naar gegevens voor het CB.
De volgende gegevens kunnen met ONIX naar het CB worden verzonden:
EAN/ISBN (alleen door prefixhouder of commissionaire relatie van prefixhouder)

Titel
Subtitel

ONIX en XML koppeling 435
Auteur(s)
NUR
Bindwijze
Verschijningsvorm
Druk en omschrijving
Druknummer
Illustraties Ja/Nee
Aantal illustraties
Omvang (aantal pagina's – op dit moment nog niet ondersteund door CB).
Merk (Imprint)
Fondsgroep (code en omschrijving)
Vervangt uitgave (geeft aan welke uitgave een nu uitverkochte uitgave vervangt)
Zichtbaar bij afnemer (boekhandel kan gegevens inzien)
Verschijningsdatum
Verkoopprijzen
CB Online is nog steeds nodig voor het doorgeven van wijzigingen in de planningsgegevens. Wij
zouden graag zien dat ook deze gegevens via de ONIX Module kunnen worden verzonden, maar
hierover vinden nog besprekingen plaats met het CB. Verder is het vanuit het CB helaas niet mogelijk
om (een deel van) uw bibliografische gegevens te wijzigen via PAC. Als u dus uw titel wilt wijzigen
zult u dit nog steeds met een verzoek via de email moeten doen. Het wijzigen van uw
verschijningsdatum en verkoopprijs kan wel via PAC.
Voor meer informatie over ONIX bij het Centraal Boekhuis kunt u ook de ONIX Brochure van het CB
lezen.
28.2.2 Inrichting van PAC ONIX CB

De correcte inrichting van de ONIX module in PAC is erg belangrijk. Een verkeerde instelling kan
leiden tot problemen bij de communicatie met CB. De inrichting zal daarom altijd door een Consultant
worden uitgevoerd.
Voor het correct functioneren van de ONIX module dient u de volgende instellingen te hebben:
Stamgegevens – verschijningsvormen (in te vullen door productie)

De koppeling tussen de verschijningsvormen in PAC en de verschijningsvormen van CB dient te
worden aangegeven. Tussen productie en verkoop moet hierover worden gecommuniceerd.
In PAC wordt de volledige onixlijst van verschijningsvormen aangeboden, maar het CB

ondersteund deze niet allemaal. CB ondersteund alleen de verschijningsvormen
weergegeven in Tabel 1.

Tabel 1 De verschijningsvormen die door CB worden ondersteund
Merken/Imprint
Als u merken/imprints heeft opgegeven aan het CB dient u deze ook in PAC op te geven. U kunt de
merknamen invullen onder stamgegevens - merken. Vervolgens dient u de merken te koppelen aan het
bijbehorende fonds. Dit doet u onder systeem - fondsbeheer.
28.2.3 Ontvangstbevestiging ONIX CB

Als ONIX bestanden naar CB worden gestuurd wordt regelmatig ook een terugkoppeling gestuurd
door CB gestuurd. Dit zijn foutbestanden (.err) en in orde bestanden (.ok). PAC registreert deze
ontvangsten en koppelt fouten terug aan de gebruiker.
Deze bestanden worden verwerkt naar de map PAC\ImportExport\VanCB\ONIX\Voltooid en vertaald

naar een html bestand (leesbaar). De originele bestanden blijven ook staan.
Hieronder enkele voorbeelden van fouten (.err) die kunnen optreden:

of
28.3 ONIX en XML ScanLaser

ScanLaser is een Printing On Demand (POD) drukkerij. In samenwerking met ScanLaser heeft
Verkaart Automatisering een ONIX koppeling gerealiseerd, waarmee de gegevens van een titel
benodigd voor het drukken aan ScanLaser kunnen worden geleverd.
Met de plug-in ONIX ScanLaser' is het mogelijk om gegevens van titels te versturen naar ScanLaser.
Hieraan gaat een implementatiefase vooraf.
De koppeling met Scanlaser bestaat uit drie onderdelen:
1. Het ONIX bestand met hierin de titel informatie

2. Een XML bestand met extra informatie die niet in ONIX kan worden opgenomen
3. Alle bijlagen (omslagen, binnenwerk, etc)
28.4 ONIX Commisariaat voor de Media

Met de plug-in ONIX CvdM is het mogelijk om titels en prijzen te versturen naar het Commisariaat
voor de Media. Hieraan gaat een implementatiefase vooraf.
Met deze koppeling wordt een ONIX bestand gemaakt met de titels en verkoopprijzen die via een
inlog op de website van CvdM (boekenprijs.cvdm.nl) kan worden verstuurd.
CvdM accepteert geen ingangsdatum van de verkoopprijs die 7 dagen vóór de

verschijningsdatum of actuele datum ligt. De ingangsdatum van de verkoopprijs is (tbv export
naar CvdM) daarom aangepast in alle ONIX berichten aan de volgende systematiek. Bij een
eerste druk wordt gecontroleerd of de ingangsdatum v/d prijs kleiner is dan de

verschijningsdatum. Als deze dan lager is, dan wordt de ingangsdatum aangepast aan de
verschijningsdatum. In alle andere gevallen blijft de ingangsdatum de ingangsdatum v/d prijs.
28.4.1 Werkinstructie ONIX CvdM

Nadat de export van het ONIX bestand voor het CvdM heeft plaatsgevonden dient de volgende
werkinstructie te worden gevolgd.
Ga naar boekenprijs.cvdm.nl
Klik op Melden prijzen

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in
Klik op Login

Klik op de witte regel en druk Ctrl-V in (aangenomen dat u zojuist het bestand heeft aangemaakt,
zie alle inrichtingselementen op een rijtje 444 bij verzendtype Alleen aanmaken.)
OF Kies voor Bladeren, kies het bestand en klik op Openen

Vervolgens ziet u het volgende venster (na Ctrl-V en na kiezen bestand)
Klik vervolgens op de knop Verzenden
Als u later opnieuw inlogt (of als u in het menu opnieuw op Melden prijzen klikt) [VA: niet zeker of
dit juist is] dan kunt u eventuele foutmeldingen krijgen

U kunt hiervan een PDF rapport of CSV bestand (tbv Excel) van maken
Als verder alles in orde is ziet u volgende scherm
Klik op Verwijderen als u de titels wilt verwijderen

Klik op Bevestigen als u alles definitief wilt doorvoeren naar CvdM
Klik op Akkoord
Met de knop Afdrukken wordt hier een PDF van gemaakt

Gereed
28.5 ONIX Bercker

Met de plug-in 'E-order Bercker (fase 1)' is het mogelijk om electronische drukorders te versturen
naar Bercker. Hieraan gaat een implementatiefase vooraf.
28.6 XML Koppeling website

In combinatie met de ONIX module is het ook mogelijk om een bedrijfsspecifieke koppeling tussen
PAC en de website te realiseren. We hebben veel ervaring om met meerdere partijen een koppeling
te realiseren. Afhankelijk van de specifieke eisen ten aanzien van de inhoud en presentatie op
website zijn diverse mogelijkheden af te stemmen.
28.7 Werken met ONIX en XML

Om met PAC ONIX te werken gaat u eerst naar het tabblad Communicatie en vervolgens drukt u op de
knop ONIX Bibliogr. titels naar CB. Er opent zich dan het volgende scherm.
In het blokje verzenden naar kunt u een keuze maken uit de ONIX Ontvanger waarnaartoe u
gegevens wilt gaan verzenden. Als u een ontvanger selecteert wordt gekeken naar de bijbehorende
selectiecriteria, opgegeven onder Communicatie - ONIX Ontvangers.
Als u op de knop verzamelen drukt verzameld PAC voor u alle ISBN's die naar de ontvanger kunnen
worden verzonden. PAC bepaald welke dit zijn op basis van de volgende criteria:
1. De titel zit in een actieve aanbieding 435 . Welke aanbiedingen de geselecteerde aanbiedingen zijn
kunt u selecteren onder Communicatie - ONIX Ontvangers.

2. De titel is gewijzigd sinds de laatste maal dat er gegevens verzonden zijn.

3. De titel bevat de benodigde gegevens (heeft een ISBN, verkoopprijs, verschijningsdatum in de
toekomst).
Als een titel aan deze drie zaken voldoet zal deze worden opgenomen in de lijst nadat er op de knop
verzamelen is gedrukt.
Bij een nieuwe aanbiedingsronde heeft u nieuwe aanbiedingslijsten aangemaakt. Als u deze
wilt meenemen bij het verzenden met ONIX dient u deze toe te voegen aan de
geselecteerde aanbiedingen. Het is belangrijk dat u dit doet VOOR u uw titels aan de
aanbiedingslijst gaat toekennen. Titels worden pas beoordeeld op het moment dat ze als
actieve aanbieding staan opgegeven. Het toevoegen van een titel aan een aanbiedingslijst
wordt ook als wijziging beschouwd. Als u uw aanbieding eerst opgeeft als actieve
aanbieding en daarna uw titels aan deze aanbieding gaat toevoegen, zorgt u ervoor dat de
titels worden opgenomen in de lijst voor het verzenden naar het CB.
Als u uw titels heeft verzameld ziet u over elke titel een aantal gegevens staan: fonds, titel, ISBN,
Auteur en verkoopprijs. Met kleuren wordt aangegeven wat de status is van de regels (te fiatteren =
blauw, incompleet = wit en naar Ontvanger = groen). Als u ook de overige gegevens van de titel wilt
bekijken selecteert u de betreffende titel en klikt u vervolgens op de knop project openen. Nu opent
zich het projectscherm van PAC.
U kunt nu per titel aangeven of u deze titel wil verzenden of niet door de status te wijzigen. Met de
knop alles fiatteren kunt u van alle titel in één keer aangeven dat u deze allemaal wilt verzenden.
Met de knop uitgave uit lijst verwijderen kunt u een uitgave die gereed staat om te verzenden
verwijderen uit de lijst. De titel komt dan als u opnieuw verzameld niet langer voor. De titel komt wel
weer voor als u kiest voor alle aanbiedingstitels opnemen.
Met de knop alles uit lijst verwijderen kunt u de hele lijst van overgebleven uitgaves (na het verzenden
van de overige uitgaves) in één keer verwijderen.
Als uw gegevens correct zijn en u heeft aangegeven welke titels u wilt versturen naar het CB, dan
kunt u klikken op de knop Titels verzenden. PAC ONIX zal nu alle titels met status Naar Ontvanger die
hij kan versturen verzenden. Als een bepaalde titels niet kan worden verzonden (bijv. doordat het
ISBN of de Verkoopprijs ontbreekt) dan zal deze titel niet worden verzonden er wordt er in het veld
bericht aangegeven waarom de verzending niet geslaagd is. Titels die wel zijn verzonden verdwijnen
uit de lijst.
28.8 Alle ONIX en XML inrichtingselementen op een rijtje

Bij de ONIX ontvangers onder Communicatie | ONIX | ONIX Ontvangers kunt u de volgende tabbladen
en velden per ontvanger invullen:
1. Tabblad Selectie
In dit tabblad wordt geregeld welke gegevens worden verzonden.
Selectie van titels

Dit onderdeel bepaalt welke titels/drukken worden geselecteerd in de export. Dit zijn de
selectiemogelijkheden:

Drukfilter : Het drukfilter bepaalt welke drukken worden geselecteerd. De nieuwste druk bij een
uitgave OF de nieuwste druk die gefiatteerd is en nog niet is verschenen
Vanaf fiatstap: Als hierboven gekozen is voor Nieuwste, gefiatteerde en niet verschenen druk,
dan kan hier de fiatstap worden ingevuld waarop het moet reageren als fiat. Drukken onder
deze stap worden dus niet geselecteerd.
Aanbiedingen: Hier vult u de aanbiedingen waarvan de titels moeten worden geselecteerd voor
(mogelijke) export via ONIX. Mogelijke, omdat pas bij export de definitieve selectie wordt
bepaald adhv de mutaties of alles.
Selectie op inhoud
Dit onderdeel bepaalt niet welke titels/drukken worden geselecteerd maar welke inhoud wordt
geexporteerd bij de geselecteerde titels. Elke exportdefinitie (CB, CvdM, etc) heeft vooraf een
bepaalde inhoud, dus niet op alle genoemde onderdelen wordt een selectie gedaan, dat is zinloos
als het toch niet wordt geexporteerd.
Mediafile types : Alleen de geselecteerde mediabestanden worden meegenomen in de export
Othertext types : Alleen de geselecteerde tekst(bestand)en worden meegenomen in de export
Kenmerken: Alleen de geselecteerde kenmerken worden meegenomen in de export (geldt alleen
voor XML)
Calc. componenten: Alleen de geselecteerde calculatiecomponenten worden meegenomen in de
export (geldt alleen voor XML)
Activiteiten: Alleen de geselecteerde activiteiten worden meegenomen in de export (geldt alleen
voor XML)
2. Tabblad Controles
In dit tabblad staan de beperkende voorwaarden waaronder een titel/druk als selectie mag
worden meegenomen.
Deze inhoud dient bij de titel aanwezig te zijn voordat kan worden verzonden
Tijdens de export wordt gecontroleerd of aan de ingestelde voorwaarden is voldaan. Zo niet, dan
wordt dit op een foutlijst weergegeven in het venster.
ISBN : Indien aangevinkt: Het ISBN dient aanwezig te zijn. Dit is ook vrij elementair omdat dit
in de meeste gevallen het sleutelveld is, in ieder geval bij ONIX. In sommige XML gevallen kan
worden volstaan met drukid of uitgaveid.
Verkoopprijs: Indien aangevinkt: De verkoopprijs dient aanwezig te zijn. Dit is in de meeste
gevallen ook noodzakelijk, maar niet altijd.
Mediafile types : Ingevulde mediabestanden dienen aanwezig te zijn (ook als reëel bestand)
Othertext types : Ingevulde tekstbestanden dienen aanwezig te zijn (ook als reëel bestand) en
teksten zelf ook als dat van toepassing is.
Calc. componenten: Ingevulde calculatiecomponenten dienen aanwezig te zijn,
Activiteiten: Ingevulde activiteiten dienen aanwezig te zijn.
3. Tabblad Afzender
In dit tabblad worden de gegevens van de uitgeverij vermeldt zodat deze in een ONIX export
worden genoemd ter referentie aan de ontvangende partij.

De volgende velden zijn van toepassing bij een ONIX export:

Afzendertypecode : Zie de ONIX handleiding voor details. Laat de ingevulde waarde staan.
Afzendertype oms.: Zie de ONIX handleiding voor details.
AfzenderID : Zie de ONIX handleiding voor details.
Afzendernaam : De naam van uw uitgeverij
Afzendercontactp. : De naam van de contactpersoon bij uw uitgeverij voor inhoudelijke vragen
Afzendercontact email: Het emailadres van de contactpersoon bij uw uitgeverij voor inhoudelijke
vragen
4. Tabblad Ontvanger
In dit tabblad worden de gegevens van de ontvangende partij vermeldt zodat deze in een ONIX
export worden genoemd ter controle bij de ontvangende partij (gaat het naar de goede
ontvanger).
De volgende velden zijn van toepassing bij een ONIX export:

Ontvangertypecode : Zie de ONIX handleiding voor details. Laat de ingevulde waarde staan.
Ontvanger oms.: Zie de ONIX handleiding voor details.
OntvangerID : Zie de ONIX handleiding voor details.
Ontvangernaam : De naam van de ontvangende partij
Ontvangercontactp. : De naam van de contactpersoon bij de ontvangende voor inhoudelijke
vragen
E-Order Relatie : Hiermee wordt de relatie vastgelegd die electronische orders kan ontvangen.
Op dit moment is dat alleen Bercker met een fase 1 ordertype.
5. Tabblad Basis bestand

In dit tabblad kunt u de gegevens vastleggen over het basisbestand (het primaire bestand waar
het om gaat).
De volgende velden zijn van toepassing bij een export:

Uitvoermap : In de genoemde map wordt het basisbestand aangemaakt.
Voorvoegsel: Het basisbestand wordt voorafgegaan door het ingevulde voorvoegsel. Dit is
handig ter referentie.
Extensie : Het basisbestand krijgt de ingevulde extensie. ONIX bestanden hebben vaak de

extensie ONX, en XML bestanden de extensie XML.

NodeID : Het unieke ID van toegepaste exportdefinitie
Create root : Het XML bestand kan een rootnode krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.
Tag : De tagnaam van de rootnode indien van toepassing. Laat de ingevulde waarde staan.
Create header : Het XML bestand kan een header krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.
Date notation : Datums in het XML kunnen op twee manieren worden gecodeerd. Laat de
ingevulde waarde staan.
Encoding : De tekst in het XML bestand kan op verschillende manieren worden gecodeerd. Laat
de ingevulde waarde staan.
6. Tabblad Aanvullend bestand

In dit tabblad kunt u de gegevens vastleggen over een eventueel aanvullend bestand (het
secundaire bestand waar het om gaat).

Aanvullend prefix (voorvoegsel): Het aanvullend bestand wordt voorafgegaan door het ingevulde
voorvoegsel. Dit is handig ter referentie.
Aanvullend extensie : Het aanvullend bestand krijgt de ingevulde extensie. ONIX bestanden
hebben vaak de extensie ONX, en XML bestanden de extensie XML.
NodeID : Het unieke ID van toegepaste exportdefinitie. Als 0 dan wordt geen aanvullend
bestand aangemaakt.
Create root : Het XML bestand kan een rootnode krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.
Tag : De tagnaam van de rootnode indien van toepassing. Laat de ingevulde waarde staan.
Create header : Het XML bestand kan een header krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.
Date notation : Datums in het XML kunnen op twee manieren worden gecodeerd. Laat de
ingevulde waarde staan.
Encoding : De tekst in het XML bestand kan op verschillende manieren worden gecodeerd. Laat
de ingevulde waarde staan.
7. Tabblad Verzend instellingen

In dit tabblad kunt u de gegevens vastleggen die nodig zijn om de diverse bestanden te
versturen naar de ontvangende partij.

Verzendtype : Hier vult u de communicatiemethode in. Kies uit de volgende mogelijkheden:
a. FTP - De communicatie wordt met actieve verzending (active transfer) tot stand gebracht.
Bij dit communicatietype zal de FTP server een connectie terug leggen naar de client
(eigen pc) om statusgegevens uit te wisselen. Dit wordt vaak door interne / externe
firewalls worden tegengehouden. Kies dan FTP Passive.
b. FTP Passive - De communicatie wordt met passieve verzending (passive transfer) tot stand
gebracht. Bij dit communicatietype zal alle communicatie worden geinitieerd uit de client

(eigen pc) naar de FTP server. Als dit niet werkt dan is de firewall te strikt ingesteld. Laat
netwerkverkeer met een bepaalde poort (vaak 21 en boven de 1024) naar buiten toe.
c. Alleen aanmaken - Het XML bestand (of bestanden) worden alleen aangemaakt. Als geen
directe FTP communicatie mogelijk is dan kunt u het bestand bijvoorbeeld handmatig
uploaden. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op bestandsverzending naar het CvdM. De
naam van het aangemaakte bestand wordt in het klembord geplaatst zodat het zeer snel in
een uploadpagina is in te vullen met Ctrl-V.
FTP server : De servernaam waar de bestanden naar toe moeten worden gestuurd en waarop
zal worden ingelogd.
FTP map : De externe map op de FTP server waar de bestanden in moeten worden geplaatst.
FTP gebruikersnaam : De gebruikersnaam waarmee op de FTP server moet worden ingelogd.
FTP wachtwoord : Het wachtwoord waarmee op de FTP server moet worden ingelogd.
8. Tabblad Overig
In dit tabblad kunt u enkele overige gegevens vastleggen/controleren die nodig zijn om de
diverse bestanden te versturen naar de ontvangende partij.

Formaat : Hier staat ingevuld wat het formaat is dat wordt verstuurd tbv interne PAC
verwerking
Laatste logID : De projecten/drukken die zijn gewijzigd worden geselecteerd op basis van de
laatste communicatie/verzameling. Hiervan wordt het ID bewaard om de volgende keer alles
na dit logID te kunnen verzamelen.
Volgorde : Met dit nummer wordt de volgorde van de ontvangers in het ONIX Verzendscherm
geregeld.

Deel
XXIX
29 Outlook koppeling
29.1 Inleiding
Deze module activeert in een aantal andere modules functionaliteit om e-mails (met bijlage) aan te
maken, afspraken in de agenda te plaatsen of taken aan te maken in Microsoft Outlook. Deze
functionaliteit wordt vooral door middel van knoppen met pictogrammen weergegeven.
Enkele beperkende zaken:

De module werkt alleen met Outlook, niet met Outlook Express
Door de beveiligingsinstellingen van Microsoft in Windows en Office zijn niet alle werkstations
geschikt om deze functionaliteit uit te voeren. Dit betekent dat Verkaart Automatisering hier ook
geen standaard service voor kan verlenen. Dit zal dan ook meestal uitgevoerd moeten worden door
een technisch beheerder van de Uitgeverij zelf of op nacalculatiebasis door Verkaart
Automatisering. Hier geldt echter een inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting!
Mede om deze laatste reden en de juiste verwachtingen dient de interne functioneel beheerder de
module vooraf in een testomgeving te worden gecontroleerd op de werkstations die met deze
functionaliteit gaan werken. Verkaart Automatisering kan een testlicentie leveren met deze
geactiveerde module.
29.2 Relatiebeheer
Voor elke relatie met een e-mailadres kan reeds een e-mail worden aangemaakt in Outlook dmv
dubbelklikken op de blauwe link in het E-mail veld.
Echter met behulp van de Outlook module komen ook op relatieverbandniveau en relatieniveau
nieuwe mogelijkheden beschikbaar door middel van enkele actieknoppen:

Outlook koppeling 451
Onderaan (bij het rode vak met 1) zijn drie knoppen te vinden die werken op het niveau van de
getoonde relatie:
1. E-mail aanmaken voor deze relatie met het e-mailadres

info@losmanvertalingen.nl
Vervolgens kan de e-mail verder worden aangevuld met een onderwerp (subject), eventueel CC-s
en de werkelijke inhoud. Druk daarna op verzenden. De e-mail wordt verzonden vanaf de eigen
e-mail account en opgeslagen in de eigen Verzonden items. De inhoud wordt verder niet in PAC
bijgehouden.
2. Een afspraak in je eigen Outlook agenda maken met als onderwerp Afspraak
met Vertaalbureau Losman
Vervolgens kan de datum en tijd worden ingevuld zoals normaal met een afspraak in Outlook
gebeurt. De locatie kan worden geselecteerd. Tevens kunnen anderen worden uitgenodigd
enzovoort. De inhoud wordt verder niet in PAC bijgehouden.
3. Een taak in je eigen Outlook account maken met als onderwerp Taak ism
Vertaalbureau Losman

Vervolgens kan de datum en dergelijke worden ingevuld. De inhoud wordt verder niet in PAC
bijgehouden.

Deel
XXX
30 Batchrun
Het is mogelijk om PAC in uw uitgeverij samen te laten werken met andere systemen. Zo kunt u
gegevens importeren uit uw financiële programma of in nota gegevens van het CB.
Als u gegevens importeert mogen andere gebruikers niet werken in PAC. Dit werkt vertragend, zeker
als het om de import van vele gegevens tegelijk gaat.
Als oplossing hiervoor is de module Batchrun ontwikkeld. Met de module Batchrun kunt u opdracht
geven om op een gunstig tijdstip, bijvoorbeeld 's avonds, uw imports en exports uit te voeren. U kunt
in Batchrun aangeven hoe vaak een opdracht moet worden uitgevoerd (dagelijks, wekelijks, etc.)
Voor het kunnen starten van Batchrun dient op de PC waarop u Batchrun uitvoert het .NET
framework 2.0 te zijn geinstalleerd. Ook Access moet op deze locatie zijn geinstalleerd, zodat PAC
kan worden gestart.
De Batchrun module bestaat uit twee onderdelen:
Batchrun in PAC 454

Batchrun taakoverzicht 457
30.1 Batchrun in PAC

U kunt in PAC een script opstellen dat kan worden uitgevoerd. Dit doet u bij systeem -
batchscriptbeheer (onder het kopje uitwisseling).
Als u hierop klikt ziet u een zoekscherm:

Batchrun 455
In dit scherm ziet u een overzicht van al bestaande scripts. U kunt nu:
een script toevoegen 455

een script wijzigen 457
een script verwijderen 457
30.1.1 Script toevoegen

Ook kunt u een nieuw script aanmaken. Dit doet u door te klikken op de knop Nieuw. U ziet nu het
volgende scherm:

Hierin kunt u een Code en omschrijving opgeven. U klikt vervolgens op toevoegen. U ziet nu het
volgende scherm.
In dit scherm ziet u de door u ingevulde omschrijving en code staan. Hieronder kunt u aangeven
welke acties, die u normaal gesproken uitvoert in PAC, nu door de Module Batchrun kunnen worden

Batchrun 457
uitgevoerd. Als u klikt in de kolom actie kunt u een drop-down menu openen, met hierin de mogelijke
acties. U selecteert nu de acties die u in dit script wil laten uitvoeren. Vervolgens klikt u op sluiten.
30.1.2 Script wijzigen

In het zoekscherm ziet u verschillende scripts. U kunt deze inzien door hierop te klikken en voor Open
te kiezen. Het volgende scherm wordt nu geopend.
In dit scherm kunt u de omschrijving, code invullen. De code is belangrijk, want deze wordt gebruikt in
de batchrun scheduler (taakoverzicht). Let er wel op dat als u de code wijzigt, u ook de koppeling
tussen PAC en Batchrun Taakoverzicht 457 moet aanpassen.
De status van de diverse acties wordt uiteindelijk opgeslagen in Bestandsnaam statussen.
Vervolgens kunt u de uit te voeren acties invullen. Deze dienen op een juiste volgorde ingevuld te
worden. (bovenstaande schermafdruk is slechts ter illustratie!)
Met behulp van de knop Script nu uitvoeren kunt u het script uitvoeren zonder de scheduler. Dit is
vooral handig in de voorfase en indien de scheduler van batchrun nog niet actief is of niet blijkt te
werken.
Met behulp van Actie nu uitvoeren ziet u wat de actie doet. Voer dit vooral uit in de testomgeving!
30.1.3 Script verwijderen

U kunt een script verwijderen door deze te openen en vervolgens bovenaan de pagina op de knop
'verwijderen' te klikken.
30.2 Batchrun Taakoverzicht

U heeft nu een aantal scripts gemaakt in PAC. Deze scripts gaan echter alleen draaien als hiertoe
opdracht wordt gegeven. Deze opdracht moet worden gegeven door een scheduler, het programma
Batchrun Taakoverzicht (Batchrun.exe). U vindt dit programma terug in de map BIN (binnen de map
waar u uw PAC installatie heeft geplaatst).

Als u batchrun voor de eerste maal start, zult u eerst de rechten voor deze locatie goed in moeten
stellen. Dit komt omdat Windows .NET applicaties die vanaf een netwerk worden gestart standaard
als onveilige programma’s beschouwt. Om het u makkelijk te maken bevindt zich hiervoor het
bestand va-BatchRun.exe in dezelfde map. Dubbelklik op het bestand. Va-BatchRun.exe zal nu
automatisch de juiste rechten toekennen.
U hoeft Va-BatchRun.exe maar één maal te starten, op het moment dat u Batchrun wilt openen
vanaf een nieuwe PC. Daarna start u batchrun op via batchrun.exe.
Vervolgens opent zich het volgende scherm:
U kunt in dit scherm vervolgens:
Een taak toevoegen 459 .

Een taak wijzigen 460
Een taak verwijderen 461
Een taak (de)activeren: Als u voor een zekere periode een ingestelde taak niet wilt uitvoeren
hoeft u deze taak niet direct te verwijderen, maar kunt u deze ook deactiveren.
Een taak starten: hiermee kunt u een taak direct uitvoeren, ook al zou deze taak officieel pas
later hoeven worden uitgevoerd. De volgende keer dat de taak is uitgevoerd, is op de
ingestelde tijd. Als u dus heeft ingesteld dat u taak om 18.00 dient te worden uitgevoerd, en

Batchrun 459
u drukt om 17.00 uur op taak starten, dan zal de taak om 18.00 nogmaals worden
uitgevoerd. Deze functie is vooral handig in test situaties.
Afsluiten: Hiermee sluit u Batchrun taakoverzicht af. Let op! Als u Batchrun taakoverzicht
sluit via het kruisje rechts bovenin het venster, wordt batchrun niet volledig gesloten, maar
verschijnt het pictogram in het systeemvak.
30.2.1 Taak toevoegen

In het venster boven in beeld ziet u de taken die worden uitgevoerd, en hoe vaak deze taken worden
uitgevoerd. Onderaan ziet u een aantal knoppen:
Toevoegen: Als u een nieuwe taak wilt toevoegen klikt u op de knop toevoegen. u ziet
vervolgens het volgende scherm:
U ziet hier twee tabbladen. In het eerste tabblad, programma, kunt u invullen:
- Het programma dat moet worden gestart
- U kunt vervolgens parameters opgeven die horen bij dat programma. Als u PAC-ME
start, horen hier speciale parameters bij:
Script: hier voert u de code 456 in van het script dat u heeft aangemaakt in PAC.
Adm: de code van de administratie waarin het script staat
User: De gebruikersnaam
Pwd: Het bijbehorende wachtwoord
Scherm interactie: BAtchrun onderdrukt standaard de scherminteractie, omdat het
programma dan vast zou lopen. Op het moment dat een import niet goed is
verlopen, kan het echt er wel handig zijn om de scherm interactie aan te zetten,
om te kunnen controleren waar het programma is vastgelopen. De scherm
interactie kan aan worden gezet middels een vinkje achter de optie scherm
interactie.

Zet deze functie dus alleen aan als u hiermee een test wil uitvoeren en zet het
vinkje daarna weer uit! Met deze optie aangevinkt loopt batchrun vast op meldingen
en kunnen scripts dus niet onbeheerd worden uitgevoerd.
Comprimeren na uitvoer: de administratie wordt na het uitvoeren van de taak

gecomprimeerd als dit veld is aangevinkt.
Test: U kunt aangeven dat het bij deze taak om een test gaat. De hele taak wordt
dan uitgevoerd, behalve het daadwerkelijk importeren etc. Hiermee kan dus snel
worden getest of een taak goed werkt of niet.
In het tweede tabblad, Terugkeerpatroon, kunt u instellen met welke regelmaat een taak dient te
worden uitgevoerd. U kunt hierbij kiezen voor dagelijks of wekelijks. Maandelijks of jaarlijks is
geen optie, omdat dit naar onze verwachting een optie is die niet tot weinig voor zal komen.
Door de juiste instellingen onder de optie wekelijks is dit gedrag echter wel te benaderen.
30.2.2 Taak wijzigen

Door op de knop wijzigen te klikken ziet u het volgende scherm:

Batchrun 461
U kunt nu de instellingen voor het programma dat wordt gestart en het terugkeerpatroon wijzigen.
30.2.3 Taak verwijderen

U kunt een taak verwijderen door deze te selecteren en vervolgens op de knop verwijderen te
klikken.
30.3 Werking van batchrun

U heeft nu een script aangemaakt in PAC en in batchrun taakoverzicht een verwijzing geplaatst naar
dit script, met de tijd waarop dit script dient te worden uitgevoerd. PAC Batchrun zal nu op de
afgesproken tijd deze scripts uitvoeren. Als deze actie is uitgevoerd stuurt PAC een email aan de
persoon aangegeven in de algemene instellingen 512 .
Hieronder staat een schematische weergave van de onderdelen van de PAC Batchrun module en
welke acties na elkaar worden uitgevoerd.

PAC Batchrun voert alleen de opgegeven taken uit als het programma geopend is. Plaats
PAC Batchrun daarom op een PC/Server die altijd aanstaat. Als de PC/Server opnieuw wordt
opgestart moet ook PAC Batchrun opnieuw worden gestart.
PAC Batchrun dient niet gelijktijdig op meerdere plaatsen te worden geopend. Fouten
kunnen optreden als vanaf twee verschillende locaties tegelijk een taak wordt gewijzigd. Maak
hierom goede afspraken over de plaats van PAC Batchrun en wie PAC Batchrun onderhoudt.

Deel
XXXI
31 Applicatiebeheer
Het beheer van een applicatie als PAC, die binnen een uitgeverij belangrijke processen ondersteunt,
is van groot belang voor het goed functioneren van de uitgeverij. Als de applicatie, om welke reden
dan ook, niet functioneert zoals verwacht of gewenst, dient een probleem zo snel mogelijk te worden
geïdentificeerd, gemeld, onderzocht en verholpen. Ontwikkelingen in de uitgeverij, uitgeverijwereld
en in de ICT moeten in de gaten worden gehouden om zo goed mogelijk aan wensen en eisen te
voldoen.
Verkaart Automatisering heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar het beheer van software applicaties.
Op basis hiervan stellen we de volgende aanpak voor:
Er kan onderscheid worden gemaakt tussen 3 typen beheer:

1. Technisch beheer: Het technisch beheer is verantwoordelijk voor de instandhouding, het
beheer en het onderhoud van de technische infrastructuur. De infrastructuur bestaat uit alle
te gebruiken automatiseringsmiddelen voor het kunnen opslaan, verwerken en transporteren
van gegevens en het voorzien van informatie.
2. Applicatie beheer: Het applicatiebeheer is verantwoordelijk voor de instandhouding van PAC
en de databases.
3. Functioneel beheer: Het functioneel beheer is namens de gebruikersorganisatie
verantwoordelijk voor het instandhouden van de functionaliteit van PAC.
Dit hoofdstuk is een handleiding voor de Applicatiebeheerder. Van de applicatiebeheerder wordt

onder meer verwacht dat hij / zij de volgende taken goed kan uitvoeren:
- Het kennisnemen van wijzigingen in nieuwe releases van PAC en in goede banen leiden van
updates
- Klaarzetten van bestanden voor import naar PAC en verantwoordelijkheid voor de juiste
inhoud van deze bestanden.
- Onderhouden en werken met batchrun, indien uitgeverij beschikt over deze module voor
automatische import en export
- Er zorg voor dragen dat rapportages en mailingen kunnen worden uitgevoerd en hierin de
juiste gegevens worden getoond.
- Het bijhouden van wijzigingen in de verschillende bedrijfsprocessen die PAC ondersteunt (in
samenwerking met functioneel beheer). Denk hierbij bijvoorbeeld aan de overstap naar
ISBN13 of POD.
- Beveiligen van de gegevens, zowel van oneigenlijk gebruik van buitenaf als van oneigenlijk
gebruik van binnenuit (beveiliging van gegevens en rechten/rollenbeheer).
- Beantwoorden van vragen van het functioneel beheer
- Het oplossen van meldingen die interne activiteiten betreffen (denk hierbij aan een niet
uitgevoerde import, rechtenkwesties etc.)
- Indien het probleem Verkaart Automatisering betreft: het op een gestructureerde manier
aanmelden van de melding en in samenwerking met Verkaart Automatisering de melding
oplossen. Het proces incidentenbeheer gaat dan over in het proces wijzigingsbeheer.
Om u voor te bereiden op deze taken dient u enige kennis te hebben van PAC en van de techniek
achter PAC. Deze handleiding en de bijbehorende cursus bieden u deze kennis.
Elke uitgeverij krijgt te maken met applicatiebeheer. Dit applicatiebeheer is natuurlijk niet alleen op
PAC, maar op elke applicatie die u in uw uitgeverij gebruikt. Dit kan in meer of minder mate zijn
uitbesteed. Voor een snelle response, juiste verantwoordelijkheden en belangen en centraal beheerde
kennis adviseren wij u dit in huis te laten uitvoeren. Verkaart Automatisering is bekend met een
aantal aspecten die daarin spelen en spant zich in om hier goed op aan te sluiten. Hieronder
beschrijven wij de taken waarvan geacht wordt dat u die voor een goede werking van PAC uitvoert.

Applicatiebeheer 465
Het applicatiebeheer binnen PAC is op de volgende manier georganiseerd:

1. Op systeemniveau (extern) 465 : De beheerstaken die met de PAC installatie te maken hebben
en met de administratie(s) in z'n geheel, zoals reserverkopieen maken, versturen, etc.
2. Op administratieniveau (intern) 475 : De beheerswerkzaamheden die de werking van de
administratie beinvloeden en waarin het bedrijfsbeleid (waar mogelijk) kan worden
vormgegeven. Denk hierbij aan hoe modules zich moeten gedragen, hoe de
verantwoordelijkheden kunnen worden ingericht, hoe huisstijlen worden weergegeven,
waarmee hersteltaken kunnen worden uitgevoerd en hoe controles kunnen worden uitgevoerd.
3. Het aanwijzen van interne medewerker binnen uw uitgeverij die kan functioneren als interne
vraagbaak binnen uw uitgeverij (interne service gerichtheid) om bepaald applicatiebeleid te
waarborgen. Daarbij voorzien wij u alvast van enkele op dit moment bekende feiten/kennis
binnen het onderwerp Applicatiekennis 552 .
31.1 Systeemniveau
Enter topic text here.
31.1.1 Systeemfuncties
Systeemfuncties zijn de functies die u, als applicatiebeheerder, kunt gebruiken voor het onderhoud
aan PAC.
U vindt deze functies na het inloggen als super (of update) in het venster Administratie openen onder
de knop Systeemfuncties.
Dan ziet u het volgende venster:

U kunt daar de volgende taken uitvoeren:

Wijzigen van de locatie en blokkeren van de administratie
Comprimeren (en herstellen)
Een reservekopie opslaan (backup)
Een reservekopie herstellen (restore)
De actueel ingelogde gebruikers weergeven
Super-rechten herstellen bij per ongeluk weggooien van rechten van de supergebruiker
De administratie verzenden naar PACNet voor vertegenwoordigers met laptops
De administratie kopieren naar een andere locatie (alleen bij gebruik van twee administraties
binnen zelfde PAC installatie)
De gehele of een deel van de administratie naar Verkaart Automatisering sturen voor service
De verkenner openen in de administratiemap
De verkenner openen in de applicatiemap
De licentie omzetten
In de volgende paragrafen wordt beschreven welke acties u hiermee kunt uitvoeren.
31.1.1.1 Wijzigen van de locatie en blokkeren van de administratie
U kunt PAC en de administraties verplaatsen naar een andere locatie, bijvoorbeeld andere server of
een testadministratie lokaal neerzetten. Tevens kunt u ervoor zorgen dat gebruikers niet kunnen
inloggen als daar aanleiding voor is, bijvoorbeeld bij onderhoud van de database, backups, en andere
zaken. Daarvoor dient u een aanpassing te doen in onderstaand venster.
Klik in het venster Administratiefuncties op de knop Wijzigen. U ziet dan het volgende scherm.

- U kunt de code en de omschrijving vrij aanpassen.

- Bij administratiemap dient u de map aan te geven waarin zich de administratiegegevens
staan.
- Bij licentiebestand kunt u aangeven waar het bestand met licentiegegevens staat en welke
naam deze heeft. Deze wordt automatisch ingevuld als u de administratiemap heeft ingevuld.
Zorg ervoor dat beide naar dezelfde map verwijzen. Het licentiebestand bevat de gegevens
met de rechten voor gekochte modules en tot wanneer de licentie geldig is. Jaarlijks wordt
dit gewijzigd. Tussentijds kan dit worden gewijzigd als er extra modules zijn aangeschaft of
proeflicenties zijn aangevraagd.
- Inloggen toestaan kan worden gebruikt op het moment dat er onderhoud moet worden
verricht aan de database (bijv. comprimeren of als andere partijen onderhoud dienen te
plegen) en dat er geen andere gebruikers toegang mogen krijgen tot PAC. Dit wordt gedaan
zodat tussentijds niet (per ongeluk) door gebruikers wijzigingen worden gedaan terwijl deze
na het onderhoud weer worden overschreven. Hiermee wordt de toegang tot PAC en dus
fouten voorkomen.
- Bij Bericht bij niet toestaan kan een bericht worden geplaatst dat aan gebruikers wordt getoond
op het moment dat zij proberen in te loggen terwijl de applicatie tijdelijk niet toegankelijk is
(door de instelling bij inloggen toestaan). Zo kunt u de gebruikers netjes melden wat er aan
de hand is en wanneer verwacht wordt dat PAC weer vrij is.
- Het Servertype staat standaard op Microsoft Acces. Als u toegang heeft tot de SQL module
van PAC kunt u hier als servertype SQL selecteren. U kunt vervolgens de SQL data
(Servernaam, databasenaam, Object prefix, Systeemgebruiker en Wachtwoord) invullen. Dit
laatste vindt altijd in volledig overleg plaats.

31.1.1.2 Comprimeren (en herstellen)
Wij raden u aan om ongeveer één keer per week uw administratie te comprimeren. Dit o.a. om
onopgemerkte fouten in uw database te verhelpen. Bij regelmatige imports en veel mutaties zullen de
databases zich gaan opblazen en daarbij incidenteel ongebruikte ruimte gaan gebruiken waardoor
fragmentatie optreedt. Dit wordt hersteld door comprimeren. Daarnaast kan het voorkomen dat door
bijv. een crash van een gebruiker u een corrupte database krijgt. Ook nu zult u de database moeten
comprimeren, in dat geval eigenlijk herstellen. U kunt een database alleen comprimeren als hierin
geen gebruikers meer aanwezig zijn. Comprimeren doet u als volgt:
Klik op de knop ingelogde gebruikers. Als er nog gebruikers ingelogd zien dient u deze eerst te
verzoeken PAC te verlaten.
U kunt, om zeker te zijn dat niemand tijdens het comprimeren probeert in te loggen, gebruik
maken van de functie inloggen toestaan onder de knop wijzigen. U stelt dit dan in op alleen
super toestaan, zodat u als systeemgebruiker de actie comprimeren kunt uitvoeren, maar
verder niemand toegang heeft tot de administratie.
Maakt u voor de zekerheid een kopie van uw database. Dit kan o.a. met de knop administratie
kopiëren, onder systeemfuncties.
Als alle gebruikers zijn uitgelogd drukt u op de knop comprimeren. PAC zal nu alle
administraties comprimeren.
De snelheid van het comprimeren is afhankelijk van de grootte van uw database en de snelheid van
uw PC en netwerk. Houdt er rekening mee dat het comprimeren veel tijd kan innemen. Het is daarom
aan te raden om dit bijvoorbeeld aan het eind van de week te doen.
De actie comprimeren is een zware actie. Om deze actie zo snel mogelijk uit te voeren kan
het voorkomen dat Access niet meer goed communiceert met u en/of uw Windows omgeving.
De balk die de vordering van het comprimeren aangeeft kan blijven steken en in het taakbeheer
kan worden aangegeven dat PAC niet reageert. De actie comprimeren is echter nog wel aan de
gang. Kies niet voor het beëindigen van de taak, maar wacht geduldig af. Door het voortijdig
stopzetten van het comprimeren raakt uw administratie beschadigd en kunt u gegevens
verliezen!
31.1.1.3 Reservekopie opslaan
Bij goed risicomanagement hoort ook het maken van reservekopieën (en herstellen bij noodsituaties).
Naast backups die vaak 's nachts op de server worden gemaakt, heeft PAC ook een mogelijkheid om
backups te maken van de administratie(s). Dit kan nodig zijn omdat een update dient plaats te
vinden of andere applicatie handelingen vereist zijn die risico op beschadiging met zich meebrengen.
Klik in Systeemfuncties op de knop Reservekopie opslaan

Kies vervolgens voor Gehele administratie (u kunt een deel van de administratie doen, maar
daarvoor heeft u het wachtwoord van onze service desk nodig omdat alleen in speciale gevallen in
overleg met de service desk incomplete backups mogen worden gemaakt) en klik vervolgens op
Verder.
Vervolgens wordt een standaard map getoond met een automatische bestandsnaam. Deze
standaard map is de meest logische plaats voor backups in de administratie map, te weten de map
BAK. De bestandsnaam is opgebouwd uit de datum met volgnummer: jjmmddnr gevolgd door .PBU
(Pac BackUp) waarbij jj=jaartal, mm=maand, dd=dag en nr=en dagvolgnr, als er op één dag
meerdere backups worden gemaakt wordt automatisch doorgenummerd zodat maximaal 99
backups op één dag mogelijk zijn.
Als dit akkoord is, klik dan op Opslaan. U ziet een zwart scherm met een voortgang.
Als de backup is gemaakt, heeft u nog de mogelijkheid om direct de map in een verkenner weer te
geven. Klik op Ja als u dit wilt.
31.1.1.4 Reservekopie herstellen
In een noodgeval kunt u een reservekopie herstellen (mits u deze regelmatig aanmaakt uiteraard).
Vaak zal dit zijn in het geval u terug wilt naar een vorige situatie door een actie die u zojuist heeft
uitgevoerd. In een enkel geval is de administratie onherstelbaar geraakt en dient u een reservekopie
terug te zetten.
Deze situatie beschrijft het herstellen van een reservekopie die is aangemaakt binnen PAC zelf.
Klik in Systeemfuncties op de knop Reservekopie herstellen

Controleer of het de juiste reservekopie is, want standaard wordt het meest actuele bestand
gezocht en geplaatst, maar dat hoeft niet altijd het juiste bestand te zijn.
Als het niet juist is, klik dan op de zoekvensterknop naast Reservekopie, dan wordt het volgende
venster geopend:

Kies dan de juiste reservekopie (De bestandsnaam is opgebouwd uit de datum met volgnummer:
jjmmddnr gevolgd door .PBU (Pac BackUp) waarbij jj=jaartal, mm=maand, dd=dag en nr=en
dagvolgnr, als er op één dag meerdere backups worden gemaakt wordt automatisch
doorgenummerd zodat maximaal 99 backups op één dag mogelijk zijn.) en klik op Openen.
Als de informatie vervolgens de juiste reservekopie weergeeft, kies dan voor de knop Verder in het
venster Reservekopie herstellen.
Vervolgens wordt de voortgang weergegeven in een zwart status venster:
Daarna is de reservekopie hersteld.

31.1.1.5 Ingelogde gebruikers
Om een overzicht te kunnen opvragen van ingelogde gebruikers om bijvoorbeeld een update te willen
installeren en iedereen te melden dat ze uit PAC moeten kan het venster Ingelogde gebruikers
worden geopend.
Klik in Systeemfuncties op de knop Ingelogde gebruikers. Het volgende scherm wordt geopend:
U kunt nu een gebruiker mailen door de regel te selecteren en op de knop Gebruiker mailen te klikken.
Dit werkt uiteraard alleen als de gebruiker een EMailadres heeft. Deze kan onder gebruikersbeheer
worden ingesteld.
Voor meer informatie over het praktische gebruik van deze lijst en de alternatief lijst, open dan het
onderwerp Administratie of databasebestand in gebruik 573 . Hier worden de scenario's beschreven die
kunnen voorkomen bij problemen en de mogelijkheden om deze te verhelpen.
31.1.1.6 Superrechten herstellen
In sommige omstandigheden kan per ongeluk de rechten van de gebruiker super geheel worden
weggegooid waardoor deze gebruiker geen rechten meer heeft om administratieve functies te kunnen
verrichten in PAC. Daardoor zou het onmogelijk worden om o.m. gebruikersbeheer uit te voeren. En
kan dus zodoende niet meer aan zichzelf rechten kunnen verlenen om dit te herstellen.
Daarom is de functie Super-rechten herstellen gebouwd. Hiermee worden de rechten van de

gebruiker super ingesteld zodat deze weer gebruikers en rollenbeheer kan gebruiken.
Het is daarna wel nodig dat de Super gebruiker opnieuw de rechten van zichzelf goed zet met de
juiste rollen om PAC goed te laten functioneren.
Klik op de knop Super-rechten herstellen. Vervolgens ziet u het volgende venster:

31.1.1.7 Administratie en Orders naar PAC.net verzenden/van PAC.net ophalen
Als u gebruik maakt van de module Order Portable beschikken uw vertegenwoordigers over een
laptop met hierop de mogelijkheid om orders direct in PAC in te voeren. Deze orders moeten worden
gecommuniceerd met de administratie van PAC die op uw server staat. Verder moeten de
vertegenwoordigers de huidige administratie in PAC kunnen inzien.
Het uitwisselen van de gegevens gebeurd via een FTP server van Verkaart Automatisering: PAC.net.
Vanuit uw uitgeverij kunnen op deze server gegevens worden geplaatst die door een
vertegenwoordiger kunnen worden opgehaald en andersom. Voor het verzenden en ontvangen van
gegevens van PAC.net zijn er 4 handelingen:
Administratie naar PAC.net verzenden (op een PC van uw uitgeverij naar PAC.net)
Vervolgens klikt u op de knop Administratie naar PACNet verzenden.
Administratie van PAC.net ophalen (van PAC.net naar de laptop van de vertegenwoordiger)
Vervolgens klikt u op de knop Administratie van PACNet ophalen
Orders naar PAC.net verzenden (van de laptop van de vertegenwoordiger naar PAC.net)
Na het inloggen in het scherm administratie openen logt u in in uw administratie.
U klikt nu op de knop systeem.
Vervolgens klikt u op de knop orders naar kantoor.
Orders van PAC.net ophalen (van PAC.net naar uw uitgeverij)

Na het inloggen in het scherm administratie openen logt u in in uw administratie.
U klikt nu op de knop systeem.
Vervolgens klikt u op de knop orders van vertegenwoordigers
31.1.1.8 Versturen naar Verkaart Automatisering
Als u een probleem heeft met u database die u niet zelf kunt oplossen zult u uw database moeten
versturen naar Verkaart. U kunt dit als volgt doen:
Klik op de knop ‘ingelogde gebruikers’. Als er nog gebruikers ingelogd zien dient u deze eerst
te verzoeken PAC te verlaten.
U kunt, om zeker te zijn dat niemand tijdens het comprimeren probeert in te loggen, gebruik
maken van de functie inloggen toestaan onder de knop wijzigen. U stelt dit dan in op ‘alleen
super toestaan’, zodat u als systeemgebruiker de actie comprimeren kunt uitvoeren, maar
verder niemand toegang heeft tot de administratie.
Klik op de knop versturen naar Verkaart Automatisering.
Uw gegevens worden nu naar Verkaart verzonden.
Let op!: Deze functie werkt niet bij iedereen correct. U hoort van Verkaart of uw gegevens goed zijn
ontvangen of niet. Als dit niet het geval is zult u uw gegevens met PAC met de PAC FileSender
moeten versturen (zie het hoofdstuk PAC Filesender).
31.1.1.9 Verzenden met PAC Filesender
Als u gegevens wilt verzenden naar verkaart raden we u aan om dit met het programma PAC
Filesender te doen. U vindt dit programma in de map BIN in de map waarin PAC is geplaatst. (bijv. N:
\data\pac\bin). PAC Filesender zipt automatisch uw bestanden tot een kleiner formaat en verstuurt
deze naar een ftp server van Verkaart. Verkaart Automatisering kan deze dan van de ftp server

ophalen.
Om een bestand (bijv. uw database) te verzenden met PAC Filesender moet u de volgende
handelingen uitvoeren:
Open Pac-FileSender.exe
Er opent zich een windows scherm getiteld ‘selecteer het te verzenden bestand’. Navigeer nu
naar de plaats waar uw database staat en selecteer deze. Klik vervolgens op openen.
Er verschijnt nu een scherm waarin de voortgang van het zippen en vervolgens het
verzenden wordt aangegeven. Als deze actie succesvol voltooid is zal dit worden
aangegeven.
31.1.1.10 Updaten van PAC
Geregeld worden op de website www.verkaart.net updates geleverd met bugfixes en nieuwe velden
of functionaliteiten. Updates kunt u alleen uitvoeren in overleg met Verkaart Automatisering. Deze
updates kunt u dan op uw PC installeren. Dit doet u als volgt:
Klik op de knop ingelogde gebruikers. Als er nog gebruikers ingelogd zien dient u deze eerst te
verzoeken PAC te verlaten.
U kunt, om zeker te zijn dat niemand tijdens het updaten probeert in te loggen, gebruik
maken van de functie inloggen toestaan onder de knop wijzigen. U stelt dit dan in op alleen
super toestaan, zodat alleen u in de tussentijd gebruik kunt maken van PAC en geen andere
gebruikers per ongeluk kunnen inloggen en uw acties kan blokkeren.
Maakt u voor de zekerheid een reservekopie van uw administratie. Dit kan met de knop
Reservekopie opslaan onder systeemfuncties.
Als alle gebruikers zijn uitgelogd en u heeft een reservekopie gemaakt, dan klikt u op onder
Systeemfuncties op de knop Actuele update ophalen.
De update wordt na het downloaden automatisch gestart en u doorloopt de stappen in de
installatiewizard. Let er goed op dat u de juiste PACmap kiest. In veel gevallen zal dit N:/
data/pac zijn, maar dit is niet altijd zo.
PAC zal nu worden opgewaardeerd. Als de update afgerond is kunt u PAC opnieuw opstarten.
Log eerst als super een keer in. De administraties zullen indien nodig automatisch worden
geupdate (wanneer u deze stuk voor stuk opent). Controleer vervolgens of PAC correct
werkt.
Als u bij systeemfuncties heeft aangegeven dat alleen super kan inloggen kunt u nu het
systeem weer vrijgeven voor andere gebruikers. Iedereen kan nu weer gebruik maken van
PAC.
Let op! Wij adviseren altijd bij een update de actuele release notes op te vragen. Wij kunnen dit voor
u verzorgen door een vergelijking te maken op basis van uw actueel draaiende versie en de nieuwste
versie. Tevens houden we dan rekening met de uw licentie zodat alleen relevante functionaliteiten/
release notes worden gemeld. U krijgt dit dan via de mail in excelformaat. Om vervolgens de nieuwe
update te testen op uw situatie kunt u deze in uw testomgeving installeren en vervolgens punt voor
punt de release notes doorlopen. U kunt zich daarbij op twee zaken richten:
1. Technische testen van bugfixes en wijzigingen
2. Functioneel testen van nieuwe toevoegingen
Wij raden altijd aan de bugfixes en wijzigingen (ad 1) te testen omdat de kans groot is dat u deze
functionaliteit zelf ook toepast. Het zou vervelend zijn als een probleem toch is blijven bestaan en dit
pas in live situatie aan het licht komt. Dan is een probleem vaak acuut terwijl dit vaststellen in een
testomgeving geen belemmering geeft in de normale werkuitvoering. Dit risicomanagement kunt u
op deze manier goed in de hand houden.
Nieuwe toevoegingen kunt u ook prima in de live omgeving bekijken. Als hier problemen naar voren

komen dan is dit vaak niet acuut omdat de nog toe te passen werkwijze dan nog niet is ingebed in de
organisatie.
31.2 Administratieniveau
Op administratieniveau kunt u zorgen dat de beheerstaken de werking van de administratie
beinvloeden en waarin het bedrijfsbeleid (waar mogelijk) kan worden vormgegeven. Denk hierbij aan
hoe modules zich moeten gedragen, hoe de verantwoordelijkheden kunnen worden ingericht, hoe
huisstijlen worden weergegeven, waarmee hersteltaken kunnen worden uitgevoerd en hoe controles
kunnen worden uitgevoerd. Al deze functies vindt u na het openen van de administratie onder het
menupad Systeem.
U ziet hier de volgende onderdelen:
Rechten 475
Administratie Instellingen 487
Gebruikersinstellingen 480
Management Functies 529
Rapportage 536
Scenario's 544
31.2.1 Rechtenbeheer
31.2.1.1 Inleiding
In PAC kunnen op vele niveaus en in veel vensters en programma's diverse rechten worden ingesteld.
Deze rechten bestaan uit gebruik-, lees-, toevoeg-, wijzigen verwijderrechten. In elke module van
PAC is vastgelegd welke rechten worden gebruikt. Uw licentie met geautoriseerde modules bepaalt
dus welke rechten u kunt uitdelen.
De rechten kunnen worden toegekend aan rollen. Dit zijn groepen van personen die dezelfde functies

kunnen uitvoeren. Zo kunt u een rol verkoop aanmaken en hieraan alle rechten koppelen tot welke de
medewerkers van de afdeling verkoop recht hebben. U kunt ook inrichten op een meer gedetailleerd
niveau. In plaats van een rol verkoop maakt u meerdere rollen, bijvoorbeeld een rol
'aanbiedingsbeheer' en een rol 'fiat verkoop'. De rollen komen nu dus niet meer overeen met een
bepaalde groep, maar u hebt nu de flexibiliteit om slechts aan één verkoopmedewerker de fiatrechten
voor verkoop te geven en de anderen deze te ontzeggen.
Tevens kunnen de rechten voor relaties worden toegekend door gebruik te maken van
relatiecategoriegroepen. Op deze manier bent u in staat om bijvoorbeeld de relatiegegevens van
auteurs te beschermen tegen wijzigingen door niet geautoriseerde gebruikers.
Deze rollen kunnen worden gekoppeld aan gebruikers. Door combinaties van rollen aan een gebruiker
te koppelen kunnen complexe en toch beheersbare rechten worden vastgelegd. Het is niet mogelijk
om rechten op gebruikersniveau vast te leggen. Wel is het mogelijk om rechten op fondsen bij de
gebruiker in te stellen.
31.2.1.2 Rollenbeheer
In rollenbeheer kunt u verschillende rollen definiëren die gebruikers van het systeem kunnen
innemen. Hieronder valt bijvoorbeeld de redactie, of de applicatiebeheerder. Aan deze rollen kunnen
verschillende rechten worden verbonden. U kunt rollen definiëren onder Hoofdmenu | Systeem |
Rollenbeheer.
31.2.1.2.1 Rol zoeken
U kunt rollen definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Rollenbeheer. Het zoekvenster zal worden
geopend:

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de rol selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open.
Indien u een nieuwe rol wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
31.2.1.2.2 Rol toevoegen
U kunt nieuwe rollen toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken rol of voor
Toevoegen in het venster Rollenbeheer. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:

Type de omschrijving in het veld Omschrijving in van de rol die u wilt toevoegen. Dit is een
verplicht veld.
31.2.1.2.3 Rol wijzigen
Met rollen deelt u de rechten voor de gehele administratie in PAC in. U kunt diverse functies en
relatiecategorieën selecteren om rechten op te leggen.

In het linkerdeel van het venster kunt u de algemene gegevens wijzigen:
Selecteer het veld Omschrijving om de omschrijving van de rol te wijzigen.
In het rechterdeel van het venster staan drie tabbladen:
Functies
Relatiecategoriegroepen
Calculatie tabbladen
De eerste twee tabbladen kunt u met onderstaande handelingen bewerken.
Als u slechts een paar rechten bij de rol hoeft te maken, dan kunt u het beste deze functies of
relatiecategoriegroepen toevoegen door de keuzelijst bij Functie of Relatiecategoriegroep in te
vullen.
Indien u van veel functies of relatiecategoriegroepen de rechten wilt toekennen, gebruik dan de
knoppen onderaan:
Met de knoppen Alle functies toevoegen en Alle groepen toevoegen worden alle functies of
relatiecategoriegroepen die in uw licentie zitten getoond zonder rechten.
Met de knop Alle rechten toekennen worden de getoonde functies van alle mogelijke rechten
voorzien.
Met de knop Leesrechten toekennen worden de getoonde functies voorzien van alleen het
lees- en gebruikrecht.
Vervolgens kunt u de individuele functies en relatiecategoriegroepen van rechten voorzien door

te klikken op de aankruisvakjes Mag gebruiken, Mag lezen, Mag toevoegen, Mag wijzigen, Mag
verwijderen.

Het laatste tabblad, Calculatie tabbladen, kunt u alleen wijzigen door het gewenste calculatie tabblad
toe te voegen als regel en het leesrecht, al dan niet zichtbaar, aan of uit te zetten. De gebruiker met
het leesrecht ziet dit tabblad dan in de calculatie.
31.2.1.2.4 Rol verwijderen
U kunt een rol uit PAC verwijderen.
Klik op de knop Verwijderen om de rol uit PAC te verwijderen. Het onderstaande

Klik op Ja om de rol te verwijderen.
31.2.1.3 Gebruikersbeheer
In gebruikersbeheer staan de gebruikers die met PAC werken. Van deze gebruikers kan worden
aangegeven wat hun rol is binnen PAC (zie ook Rollenbeheer 476 ), maar ook kan hier het wachtwoord
worden gewijzigd. U kunt gebruikers definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Gebruikersbeheer.
31.2.1.3.1 Gebruiker zoeken
U kunt gebruikers definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Gebruikersbeheer. Het zoekvenster zal
worden geopend:

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de gebruiker selecteren die u wilt tonen en kiest voor
Open. Indien u een nieuwe gebruiker wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.
31.2.1.3.2 Gebruiker toevoegen
U kunt nieuwe gebruikers toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Gebruiker of
voor Toevoegen in het venster Gebruikersbeheer. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:

Type de loginnaam in het veld Loginnaam in van de gebruiker die u wilt toevoegen. Dit is
een verplicht veld.
Type vervolgens de voornaam in het veld Voornaam in van de gebruiker. Dit is een verplicht
veld.
Tik vervolgens de voorvoegsels in het veld Voorvoegsels in van de gebruiker. Dit is een
optioneel veld.
Daarna typt u de achternaam in het veld Achternaam in van de gebruiker. Dit is een verplicht
veld.
Vervolgens zal in een bevestigingsvenster worden gevraagd of deze gebruiker reeds als relatie in PAC
aanwezig is:
Klik op Ja als de gebruiker nog niet als relatie bestaat en nu ook als relatie moet worden
toegevoegd.
Klik op Nee als de gebruiker reeds als relatie bestaat en dus gekozen kan worden uit het
zoekvenster van personen.

31.2.1.3.3 Gebruiker wijzigen
Alleen gebruikers van de administratie van PAC gedefinieerd onder gebruikersbeheer kunnen inloggen
in de administratie van de uitgeverij. Deze rechten van deze gebruikers kunnen verder worden
gedifferentieerd met behulp van rollen om zodoende een juiste functiescheiding te creëren.
In het linkerdeel van het venster kunt de gegevens over de gebruiker invoeren. Als de Loginnaam
eenmaal is toegewezen kan deze niet meer worden gewijzigd.
De Voornaam, Voorvoegsels en Achternaam velden kunt u wel wijzigen.

Indien u nog geen relatie heeft gekoppeld kunt u het zoekvenster van relaties openen om
een relatie te kiezen die gekoppeld moet worden aan de gebruiker met behulp van de
zoekvensterknop naast het veld Relatie.
In het rechterdeel van het venster ziet u de tabbladen Rollen, Fondsgroepen en Fondsen:
Rollen
Hier staan twee vensters: de rollen en dus de functies die gebruiker kan uitvoeren, en de
rollen die de gebruiker niet kan uitvoeren.
De rollen kunnen nu worden toegewezen of uitgezet door de rollen aan te klikken en te
kiezen voor de knoppen < en > of door te dubbelklikken op de rollen.
Fondsgroepen
U kunt individuele rechten op fondsgroepen en dus de fondsen toekennen aan de relatie. De

meeste medewerkers hebben namelijk een fonds onder hun beheer en werken niet tegelijk
voor alle fondsen, tenzij de werkzaamheden uiteraard te overzien zijn.

De rechten op fondsgroepen worden gebruikt:

- als leesrechten ten behoeve van rapportages.
- als rechten op het inzien van bepaalde projecten/uitgaven/drukken indien de functie
Fondsrechten gebruiken voor het zoeken van projecten en aanbiedingen 489 in Algemene
instellingen is aangevinkt.
Kies een Fondsgroep waarop de gebruiker rechten heeft.

Klik op de knop Alle fondsgroepen om de gebruiker de rechten te geven op alle
fondsgroepen die op dit moment aanwezig zijn.
Fondsen
U kunt de individuele fondsrechten in dit tabblad toekennen. Automatisch zullen de rechten

van alle fondsen die in de fondsgroepen van het tabblad Fondsgroepen staan worden
opgenomen in dit tabblad. Deze zijn echter geel en dus niet meer wijzigbaar. U kunt
daarnaast individuele fondsen toevoegen.
De rechten op fondsen worden gebruikt:

- als leesrechten ten behoeve van rapportages.
- als rechten op het inzien van bepaalde projecten/uitgaven/drukken indien de functie
Fondsrechten gebruiken voor het zoeken van projecten en aanbiedingen 489 in Algemene
instellingen is aangevinkt.

Kies een Fonds waarop de gebruiker rechten heeft.
U ziet ook een veld Status. Als de gebruiker moet kunnen inloggen in PAC dan kunt u deze gebruiker
activeren met de knop (De)activeren. Zo kunt u ook medewerkers die zijn vertrokken uitschakelen
ofwel deactiveren.
Tenslotte kunt u met de knop 'wachtwoord wijzigen' het huidige wachtwoord van de gebruiker
veranderen.
31.2.1.3.4 Gebruiker verwijderen
U kunt een gebruiker uit PAC verwijderen.
Klik op de knop Verwijderen om de gebruiker uit PAC te verwijderen. Het onderstaande

Klik op Ja om de gebruiker te verwijderen.
31.2.1.4 Wat zijn mijn rechten?
Vanuit het venster Rechtenbeheer heeft u nog enkele functies om uit te voeren. U kunt alle Rechten
bijwerken indien deze niet volledig goed zijn uitgevoerd in een eerdere sessie.
De ingelogde gebruiker kan zien welke rechten hij/zij op dat moment heeft. Zo kan de

gebruiker zien waarom hij/zij een bepaalde functie niet of wel kan uitvoeren:
De witte vakjes geven aan dat hierop rechten kunnen rusten. Als er tevens een vinkje staat
betekent dit een geautoriseerde handeling.
Een geel vakje betekent dat hierop geen rechten kunnen worden ingesteld en dus ook geen
vinkje kan staan. Autorisatie is in dat geval niet van toepassing.
31.2.1.5 Werkinstructie rechten toekennen
Het rechtenbeheer in PAC verloopt via gebruikers- en rollenbeheer. In PAC zijn een aantal rollen
gedefinieerd (bijvoorbeeld de rollen verkoop en productie). Deze rollen zijn vervolgens toegekend
aan de gebruikers in PAC.
31.2.1.5.1 Het aanmaken van een Rol
Een rol kunt u als volgt aanmaken:

Ga naar Systeem – rollenbeheer
U krijgt nu in een zoekscherm een overzicht van alle bestaande rollen. U kunt die openen met
de knop openen of door hierop te dubbel klikken. Als u een nieuwe rol wilt aanmaken drukt u
op nieuw.
In het rechterdeel van het venster staan drie tabbladen: Functies, Relatiecategoriegroepen en
Calculatie tabbladen.
o Functies: Bij functie kunt u een bepaald recht selecteren en aangeven wat voor
toegang de huidige rol moet krijgen (mag gebruiken, mag lezen, mag toevoegen,
mag wijzigen, mag verwijderen). Als u slechts een paar rechten bij de rol hoeft te
maken, dan kunt u het beste deze functies toevoegen door de keuzelijst bij
Functie in te vullen. Indien u van veel functies de rechten wilt toekennen, gebruik

dan de knoppen onderaan. De betekenis van de verschillende rollen kunt u

terugvinden in bijlage1: PAC autorisatiefuncties en beschrijvingen.
o Relatiecategoriegroepen: Relatiecategoriegroepen geeft de gebruiker het recht om
bepaalde relatiecategoriegroepen toe te voegen aan een relatie. De wijze van het
toevoegen werk hetzelfde als bij het tabblad functies.
o Calculatie tabbladen: Bij Calculatie tabbladen kunt u alleen wijzigen door het
gewenste calculatie tabblad toe te voegen als regel en het leesrecht, al dan niet
zichtbaar, aan of uit te zetten. De gebruiker met het leesrecht ziet dit tabblad
dan in de calculatie. Als hier niets is ingevuld heeft de gebruiker toegang tot alle
tabbladen.
Als u alle gegevens voor een rol heeft ingevuld klikt u op sluiten. Als u nu opnieuw op
rollenbeheer klikt ziet u dat uw nieuwe rol in de lijst is opgenomen.
31.2.1.5.2 Het aanmaken van een gebruiker
Een gebruiker kunt u als volgt aanmaken:

Ga naar Systeem – gebruikersbeheer
U krijgt nu in een zoekscherm een overzicht van alle bestaande gebruikers. U kunt die
openen met de knop openen of door hierop te dubbel klikken. Als u een nieuwe gebruiker wilt
aanmaken klikt u op ‘nieuw’.
Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker wordt een scherm getoond waarop u eerst
enkele basisgegevens kunt invullen (inlognaam, achternaam, voornaam, voorvoegsel)
Vervolgens opent zich een tweede scherm. U kunt links de gegevens van de nieuwe
gebruiker wijzigen met de velden aan het linkerkant van het scherm. U kunt hier de
aangemaakte gebruiker koppelen aan een relatie in PAC.
U ziet 3 tabbladen: rollen, fondsgroepen en fondsen.
o Rollen: hier staan twee vensters: de rollen en dus de functies die gebruiker kan
uitvoeren, en de rollen die de gebruiker niet kan uitvoeren. De rollen kunnen nu
worden toegewezen of uitgezet door de rollen aan te klikken en te kiezen voor de
knoppen < en > of door te dubbelklikken op de rollen.
o Fondsgroepen/fondsen: U kunt individuele rechten op fondsgroepen en dus de fondsen
toekennen aan de relatie. De meeste medewerkers hebben namelijk een fonds onder
hun beheer en werken niet tegelijk voor alle fondsen, tenzij de werkzaamheden
uiteraard te overzien zijn. Het betreffen leesrechten ten behoeve van rapportages.
31.2.1.5.3 Het bijwerken van rechten
Als u wijzigingen heeft gemaakt in de bestaande rechtenindeling worden de rechten automatisch

bijgewerkt. U kunt (voor de zekerheid) ook op de knop rechten bijwerken te klikken. Nu worden deze
instellingen ook voor de andere gebruikers actief. Als u uitlogt worden de gegevens automatisch
bijgewerkt.
31.2.2 Administratie instellingen

31.2.2.1 Algemene instellingen
U kunt enkele algemene gegevens onderhouden in PAC. U kunt deze algemene gegevens definiëren
onder Hoofdmenu | Systeem | Administratie instellingen | Algemene instellingen:

In dit venster ziet u verschillende onderdelen. Als u klikt op een onderdeel verschijnt hier rechts van
instellingen over dit onderdeel. De mogelijke onderdelen zijn:
Project 489
Relatie 490
Calculatie 491
Planning 493
Verkoop 494 Algemeen
Verkoop Order
Verkoop Fakturatie
Logistiek
Onderhandenwerk 498
Royalty 499
Documenten en overzichten 503
Import 504
Export 505
ONIX 506
PAC.Net 507
Centraal boekhuis
CB ONE Orders
AccountView
Wizard keuzelijsten 511
Systeem 512
Prototypes

31.2.2.1.1 Project
Bij het onderdeel project kunt u het volgende instellen:
Een ISBN Range is te koppelen aan een fonds, aan een verschijningsvorm en als algemene
ISBN-range in te stellen. Met de instelling ISBN range toepassen op volgorde bepaalt u in welke
volgorde wordt gekeken naar de ingestelde ISBN's. U kunt hierbij kiezen uit Fonds, dan
Verschijningsvorm, dan algemeen of Verschijningsvorm, dan fonds, dan algemeen.
Indien u het aankruisvakje ISBN moet altijd kloppen aanvinkt dan mogen en kunnen geen
onjuiste ISBN's worden ingevoerd.
Met Standaard genre kunt u aangeven welk genre door PAC standaard bij een nieuw
aangemaakt ISBN wordt geselecteerd.
Met Fondsrechten gebruiken voor het zoeken van projecten en aanbiedingen is het mogelijk om
bepaalde titels af te schermen van medewerkers die niets met deze titels van doen hebben. Als
u deze functionaliteit aanvinkt zal PAC bij het openen van de zoekschermen voor project,
uitgave, druk en aanbieding kijken naar de fondsgroepen/fondsen waarbij deze gebruiker is
ingedeeld (zie gebruikersbeheer 480 ). De gebruiker krijgt dan enkel de projecten/uitgaven/
drukken te zien die zijn ingedeeld in deze fondsen.
Door Administratie titel met voorvoegsel aan te kruizen wordt het voorvoegsel ook meegenomen
bij het automatisch genereren van de administratieve titel.
Als u een nieuw project aanmaakt bent u verplicht een zoekcode in te vullen. U kunt echter ook
een standaard zoekcode invullen, door achter Standaard Zoekcode een standaard tekst in te
voeren. U kunt hier ook bijvoorbeeld een 'lege spatie' (ALT 255) zetten. Daarmee wordt
voorkomen dat gebruikers geconfronteerd worden met het invullen van een onbekende
waarde. Let op: Deze functie werkt alleen als u niet werkt met een wizard voor het aanmaken
van nieuwe projecten.
In verschillende velden in PAC wordt kort samengevat de informatie van het project, de
bijbehorende uitgave en druk beschreven (zie bijv de planning). In het veld Project tot druk info
methode kunt u aangeven hoe u dit veld opgebouwd wilt zien.
Als u geen gebruik maakt van afleverbeheer dan kunt u zelf de werkelijk geleverde oplage
invullen in drukbeheer als u het vinkje zet bij Reële oplage-aflevering wijzigbaar. Laat het anders
uit staan, want dan wordt het automatisch bijgewerkt.
Als u oplage wijzigbaar aanzet dan kunt u de oplage onder drukbeheer handmatig wijzigen.
Normaal gesproken wordt deze automatisch vanuit de calculatie bijgewerkt. Laat deze dan ook
uit staan als u werkt met PAC Calculatie.
Als u verschijningsdatum wijzigbaar aanzet dan kunt u de verschijningsdatum onder drukbeheer
handmatig wijzige. Normaal gesproken wordt deze vanuit de calculatie of de planning
automatisch gewijzigd. Laat deze bij gebruik van deze modules dan ook uit staan.
U kunt de auteursnaam in projectbeheer op vier manier laten opbouwen uit de naam of alias

genoemd bij de auteur in relatiebeheer:
Als u een vinkje plaatst bij Flaptekst zullen de ingevoerd Flapteksten uit de standaard teksten
(in tabblad onder uitgave 138 ) worden geconverteerd naar het nieuwe tekstenbeheer 147 in
uitgave. Deze instelling kan éénmalig woden omgezet zodat de teksten worden geconverteerd.
Er is geen terugweg mogelijk. De tekst kan bijvoorbeeld vervolgens worden gebruikt in de
export van ONIX.
31.2.2.1.2 Relatie
Bij het onderdeel Relatie kunt u het volgende instellen:
In het relatie zoekscherm kan een extra zoekcode worden toegevoegd. Hierbij kan worden
gekozen uit: Geen (geen extra zoekkolom), Leveranciersnr 1, Leveranciersnr 2, Klantnr 1 en
Klant nr 2. De namen van deze velden zijn de standaard systeemnamen, maar worden
mogelijk in uw administratie anders genomed. In deze velden kunnen zich bijv debiteuren /
crediteuren nummers bevinden.
Bij het adres kunt u een locatie, afdeling en kamernummer invoeren. Deze drie gegevens
kunnen van elkaar worden gescheiden door een scheidingsteken. Dit scheidingstkeen kunt op
opgeven bij Adres scheidingsteken.
Als u een relatieverband aanleft tussen twee relaties, dan moet u een aantal keuzes maken:
welke soort relatieverband betreft het? neemt u de adresgegevens over van de hoofd of de
subrelatie? Als u op deze vraag vrijwel altijd hetzelfde antwoord geeft, kunt u dit bij Standaard
adreskoppeling bij leggen verband en Standaard relatieverbandttype instellen. PAC vult dit nu als

default voor u in.

In projectbeheer kunt u aangeven dat een titel vertaald is. Als de titel vertaald is is er een
oorspronkelijke uitgever/agent die de titel in eerste instantie heeft uitgegeven. Om deze te
kunnen selecteren moet u twee dingen doen:
1. Eerst moet een relatierol worden aangemaakt voor de bewuste categorie op
projectniveau. Er zijn al twee categorieen die in aanmerking kunnen komen (agent
en uitgeverij), maar u kunt ook een nieuwe categorie aanmaken.
2. Vervolgens gaat u naar algemene instellingen - relatie. U kunt daar bij categorie bij
originele uitgever bij project kiezen uit een lijst met categorieen.
Plaatsnamen in hoofdletters zorgt ervoor dat de plaatsnamen in het adres van een relatie altijd in
hoofdletters worden weergegeven.
Bij Controle bij verwijderen relatie kunt u instellen of de relatie zonder melding kunt verwijderen
als deze relatie is gekoppeld aan een relatieverband. U kunt hierbij kiezen om geen controle te
doen(dus geen melding), een melding te geven dat de relatie is gekoppeld aan een andere
relatie met de vraag of de gebruiker de relatie echt wilt verwijderen. Of u kunt aangeven dat
een relatie met een verband niet kan worden verwijderd.
Een ISBN Range is te koppelen aan een fonds, aan een verschijningsvorm en als algemene
ISBN-range in te stellen. Met de instelling ISBN range toepassen op volgorde bepaalt u in welke
volgorde wordt gekeken naar de ingestelde ISBN's. U kunt hierbij kiezen uit Fonds, dan
Verschijningsvorm, dan algemeen of Verschijningsvorm, dan fonds, dan algemeen.
31.2.2.1.3 Calculatie
Bij het onderdeel Calculatie kunt u het volgende instellen:
Met het aankruisvakje TAB rechten maakt u het mogelijk om de (zelf-) gedefinieerde tabbladen
van de calculatiekosten (on)zichtbaar te maken voor verschillende groepen gebruikers door
middel van het toewijzen van rechten aan rollen in het tabblad Calculatie tabbladen van het
venster Rollenbeheer.
Met behulp van het aankruisvakje Verkopen direct wijzigbaar zorgt u ervoor dat gebruikers de
aantallen of bedragen al dan niet zelf direct kunnen invoeren. Als dit vakje uitstaat dienen de
gebruikers de aantallen of bedragen in te vullen in het tabblad Afzet-periode verdeling van het
venster Calculatie.
Indien u het aankruisvakje Verkopen sommeren tot oplage aanvinkt dan worden de ingevoerde
verkoopaantallen, zowel in tabblad Omzet als Afzet-periode verdeling van de calculatie, en een
eventueel aantal presenten opgeteld en ingevuld als hoofdoplage. Deze instelling zorgt voor
een volledige doorrekening van de calculatie en vertraagt deze dan ook. Indien deze instelling
is aangevinkt dan wordt de gebruikersinstelling Auto. restvoorraad naar verk.srt. genegeerd.
Als u het aankruisvakje Calculatie direct bewaren na bijwerken component aanvinkt, wordt de
calculatie direct opgeslagen en worden de overige velden direct bijgewerkt. Anders gebeurd dit

pas bij het sluiten van de calculatie.

Het veld Component: Illustraties wordt gebruikt voor overzichten waarin het aantal illustraties
moet worden vermeld.
Er kan voor gekozen worden om een rapportage met opmaak te genereren of één zonder
opmaak door de functie Afdruk componenten met opmaak op rapport. Als het genereren van
rapportages traag verloopt kunt u er zo voor kiezen om geen opmaak weer te geven, waardoor
het genereren sneller zal verlopen.
In stamgegevens - verkoopsoorten (kopje verkoop) kunt u bij een verkoopsoort aangeven dat u
hierbij niet de aantallen verkochte items wil opgeven, maar een bruto bedrag wil opgeven.
Deze optie kunt u bijvoorbeeld gebruiken bij inkomsten uit reclame. In het veld Opmaak van
'bruto-invoer' verkoopsoorten kunt u aangeven welke opmaak u wilt geven aan dit veld: wilt u
bijvoorbeeld werken met cijfers achter de komma of niet.
Als u Verschijningsvormen synchroniseren aanvinkt kan het niet voorkomen dan de
verschijningsvorm in de uitgave en die in de calculatie verschillend zijn. Deze worden dan
gesynchroniseerd. Als u deze optie afvinkt gebeurd dit niet.
Met kostprijs berekeningstype kunt u de wijze waarop de kostprijs wordt berekend aanpassen. U
kunt hierbij kiezen om de kostprijs te berekenen op basis van de directe kosten gedeeld door
de oplage. Of door de directe kosten gedeeld door de oplage - presenten, zodat de presenten
automatisch worden 'terugverdiend' over het verkoopbare deel van de oplage. Let op: hiermee
worden bestaande calculaties niet gewijzigd.
U kunt de Verkoopprijs controle/bijwerk methode instellen op drie manieren:
i) Geen controle
ii) Controle op prijzenhistorie en verschil melden (mits prijs > 0). Als er verkoopprijs in de
calculatie wordt ingevoerd die afwijkt van de prijs in de prijzenhistorie (op basis van de
verschijningsdatum), dan wordt dit visueel weergegeven.
iii)Overnemen actuele prijs uit prijzenhistorie (mits prijs > 0). De verkoopprijs in de calculatie
wordt vanuit de prijzenhistorie overgenomen op basis van de verschijningsdatum. Opmerking:
ondanks deze instelling kan toch handmatig de verkoopprijs in de calculatie worden ingevuld!
In dat geval wordt namelijk de actuele calculatieprijs overgenomen naar de
verkoopprijzenhistorie (met inachtname van de actuele fiatstap en de instelling 'Verkoopprijs
bijwerken vanaf stap')
Let op dat het bijwerken van deze prijs natuurlijk alleen plaatsvindt vanuit het calculatievenster
en niet wordt geinitieerd/geactiveerd vanuit andere onderdelen in PAC (ivm fiatteringen en
verantwoordelijkheden).

31.2.2.1.4 Planning
Bij het onderdeel Calculatie kunt u het volgende instellen:
Met het instellen van de Standaard afleveractiviteit zorgt u ervoor dat deze als standaard keuze
wordt weergegeven bij de overzichten 366 .
Door het instellen van de Standaard leverancier product kunt u zorgen dat deze relatie op de
afleverlijsten terecht komt zodat het Centraal Boekhuis en Libridis weten van wie de product
ontvangen gaan worden.
Het instellen van de Activiteit drukkerij, Activiteit zetterij, Activiteit corrector en Activiteit
persklaarmaker wordt gebruikt bij het maken van enkele rapportages. Deze rapportages zijn op
dit moment nog niet beschikbaar.
U kunt met de instelling Initieel relatiekoppeling kenmerk zorgen dat kenmerken met een activiteit
automatisch gekoppeld worden met de planning of juist niet. De mogelijkheden zijn:
Algemeen, niet gekoppeld
Gekoppeld
Met het instellen van het veld Initieel planmethode zorgt u ervoor dat deze als standaard keuze
ingesteld bij planningen van nieuwe drukken.
Bij In te plannen dagen kunt u aangeven welke dagen in de planning tot werkdagen dienen te
worden gerekend.
Bij Fasegrenzen op slot bij realisatie van activiteit kunt u een activiteit opgeven waarbij de
fasegrenzen bij de realisatie op slot gaan.
Bij Indien coordinator leeg, wie mag wijzigen kunt u aangeven wie de datums bij een activiteit
mogen wijzigen op het moment dat de coordinator niet is ingevuld
Bij Kalendertype kunt u kiezen tussen een grafische kalender (die ook in de windowsomgeving
wordt gebruikt) en de datumkiezer die al eerder beschikbaar was in PAC.
Met de opties Realisatie einddatum wissen bij In Bewerking, Realisatie startdatum wissen bij op
Gepland zetten, Realisatie einddatum wissen bij op Gepland zetten kunt u het gedrag van de planning
wijzigen, op het moment dat u de status van een activiteit wijzigt (door de kolommen status, P,

I of G aan te passen).
Met Verschijningsdatum bijwerken vanuit kunt u kiezen met welke gegevens de
verschijningsdatum wordt gevuld.
31.2.2.1.5 Verkoop Algemeen
Bij het onderdeel Verkoop Algemeen kunt u het volgende instellen:
In het veld Omzet laatst gewijzigd staat de datum en tijd waarop de laatste import heeft
plaatsgevonden. In het veld Import stopcode staat een code die aangeeft wat de laatste fout
tijdens de import was. Code 0 betekent dat alles goed is gegaan.
In het veld Bestand met gerealiseerde omzet staat de locatie van de map en de bestandsnaam
waarin de gerealiseerde omzet is opgeslagen.

31.2.2.1.6 Verkoop Order
Bij het onderdeel Verkoop Order kunt u het volgende instellen:
Als Nieuwe uitgaven op exporteren is aangevinkt wordt bij bij een nieuwe uitgave exporteren
aangevinkt. Bij het exporteren naar CB worden deze nieuwe uitgaven meegezonden.
Als Nieuwe uitgaven op tellen is aangevinkt wordt bij bij een nieuwe uitgave tellen aangevinkt.
U kunt ervoor kiezen om orders bij het exporteren automatisch op exporteren te zetten door de
functie Autom. markeren 'exporteren' bij export aan te vinken. Bij het exporteren van titels naar het
CB wordt dan gecontroleerd welke orders (waarvan het ISBN op exporteren staat) wel nog niet
op exporteren staan. Deze orders worden nu op exporteren gezet en zullen bij de volgende
export worden verzonden.
De functie afdeling gebruiken in plaats van stroomnummer is ingebouwd ten behoeve van de import
van Klopotekbestanden.
In een order aan een klant kunnen orderregels met verschillende verkoopsoorten voorkomen.
Als een orderregel de verkoopsoort presenten heeft, dan dient deze order eigenlijk met een
ander opdrachttype (LPROM ipv LNORM) te worden verstuurd. Om te voorkomen dat u hiervoor
een aparte order moet aanmaken, kan PAC een LNORM order met presentexemplaren
automatisch splitsen voor u in 2 orders: LNORM en LPROM. Dit gebeurd als u de optie
presentopdrachten omzetten naar LPROM aanvinkt. Dit gebeurd op het moment dat de order wordt
verzonden naar CB. U ziet dit dus niet terug in PAC.
Met verkoopprijs in regel overnemen kunt u ervoor kiezen om de verkoopprijs die u hebt staan in
PAC over te nemen in uw orderregels. Deze prijzen worden dan meegezonden. Dit betekent dat
prijswijzigingen bij het CB niet meer worden verrekend: de orders worden verkocht met de prijs
zoals meegezonden met de order.
Onder sommige omstandigheden wil het orderscherm gaan knipperen door alle afhankelijke
opmaak. De kleurenopmaak kan daarom worden uitgezet met het vinkje Afhankelijke
kleuropmaak in regels toepassen.
Dmv de technische instelling Aantal wachtcycli bij tonen order kan een applicatiebeheerder zorgen
dat knipperende schermen worden voorkomen als hier tegen aan wordt gelopen. U kunt dit met
(grote) intervallen ophogen om het resultaat goed te testen tot er geen knipperende schermen
meer zijn.
Met Klantgroep belgië kunt u aangeven welke klantgroep de belgische klantgroep is. De In Nota
gegevens die u ontvangt worden dan wanneer mogelijk als een aparte regel getoond in het
uitgavebeheer - tabblad verkoop, in het blokje voorraad.

Met de Opdrachtkorting functietoetsen kunt u standaard kortingspercentages koppelen aan een

functietoets. als u deze functietoets nu intikt als u in een orderregel staat, dan zal deze
orderregel automatisch deze korting toegewezen kregen.
De Referentietitels functietoets biedt u de mogelijkheid met een druk op de knop de
referentiettiels behorende bij de orderregel die u heeft geselecteerd te tonen.
Het tekstsjabloon recensie-opdracht wordt gebruikt voor het exporteren van de te gebruiken
teksten op de pakbon voor de module CB ONE opdrachten icm de Persmodule. Dit wordt
eenmalig ingesteld in overleg met CB en de afdeling marketing.
Het standaard Opdrachtbevestiging sjabloon kan worden ingesteld zodat deze wordt gebruikt bij
het afdrukken van de opdrachtbevestiging in de orderinvoer. Er kan specifiek een ander
opdrachtbevestigingssjabloon voor de uitgeverij zijn gemaakt. Deze kan hier worden gekoppeld.
Dmv de instelling Invoer op artikel: afsluitwijze kan worden gerealiseerd dat bij het vergeten
van het specifiek verwerken van de orders op artikel deze alsnog worden verwerkt. De instelling
dient dan Afsluiten met automatische verwerking van order te worden.
31.2.2.1.7 CB ONE orders
Voor het mogelijk maken van het versturen van boeken aan eindafnemers/consumenten is er de
module CB ONE orders. Daarmee is het mogelijk om de module PAC Order en PAC Pers uit te breiden
zodat betaalde of gratis leveringen via het Centraal Boekhuis aan consumenten of recensenten (die
daar geen aansluiting hebben) worden uitgevoerd. Daarvoor is het nodig om een aantal
basisafspraken te maken tussen CB en Uitgeverij en vervolgens de nodige instellingen vast te leggen
in PAC onder Systeem | Algemene instellingen | CB ONE Orders:

31.2.2.1.8 Verkoop Fakturatie
Bij het onderdeel Verkoop Facturatie kunt u het volgende instellen:
Vanuit PAC gaat u fakturen genereren. Deze fakturen worden geplaatst in een map. Deze map
staat aangegeven bij map voor fakturen.
Omdat u wilt voorkomen dat fakturen door onbevoegden kunnen worden ingezien,
bewerkt of verwijderd dient u deze map te beveiligen en alleen zichtbaar te maken voor
bevoegden.
U kunt per jaar een aparte map maken om een goede scheiding per boekjaar te maken.
Dit dient u dan jaarlijks om te zetten.
Als u een titel toevoegt in uw faktuur, dan wordt hiervoor automatisch een omschrijving
gecreerd. Hoe deze wordt opgebouwd kunt u instellen bij Regelomschrijving opbouwen.
Met de instelling Faktuurregel uit order wijzigbaar kunt u regelen dat orderregels die naar
faktuurregels zijn omgezet nog wijzigbaar zijn of niet. In de meeste gevallen zult u dit niet
willen toestaan, maar in uitzonderlijke gevallen (bij foutieve verkoopprijzen bv) kunt u deze
instelling (tijdelijk) aanzetten. Let er goed op, want er is niet na te gaan dat de faktuurregels
werkelijk handmatig zijn gewijzigd!
Normaal gesproken worden fakturen ook afgedrukt, maar in testfases is het eventueel handig
om dit te onderdrukken door de instelling Fakturen afdrukken uit te zetten. Het uiteindelijke
faktuurbestand wordt wél aangemaakt.
Als u een faktuur toevoegt kunt u ervoor zorgen dat er een standaard betalingsconditie wordt
ingevuld. Uiteraard zal eerst de betalingsconditie ingevuld bij de debiteur worden toegepast,
maar als deze leeg is, wordt bovenstaande betalingsconditie automatisch ingevuld.
31.2.2.1.9 Logistiek
In het onderdeel Logistiek kunt u de volgende instellingen doen:
In de Map voor pakbonnen worden de gegenereerde pakbonnen geplaatst. Voor veiligheid raden
wij aan om alleen de logistieke gebruiker (die de pakbonnen aanmaakt) en iemand die
controles legt rechten te geven op deze map. Eventueel kunt u wel leesrechten geven aan

andere gebruikers. Standaard is deze map niet aanwezig.

In het veld Voorraadmutatietypes tbv inslag naar afleverbeheer vult u deze types in om periodiek
de werkelijke inslag op drukniveau bij te werken en om deze inslagen te sommeren op de 12
maandenlijst 388 .
31.2.2.1.10 Onderhanden werk
Bij het onderdeel Onderhanden Werk kunt u het volgende instellen:
Bij Bestandstype nacalcuklaties kunt u opgeven wat het bestandstype is van de nacalculaties die u
in PAC importeert ten behoeve van de Onderhanden Werk rapportage. Zowel de twee Bestmate
types als AccountView zijn maatwerk types.
In het veld Importbestand Bestmate nacalc's kunt u aangeven wat de map en de naam van het
bestand is dat moet worden geïmporteerd ten behoeve van het bepalen van het onderhanden
werk (module PAC Onderhanden werk).
In het veld Verwerkingstype kunt u aangeven wat het verwerkingstype is voor Accountview
nacalculaties (journaalposten).
In het veld Importdatum van en t/m kunt u aangeven op welk datumtraject de import van
Accountview journaalposten betrekking heeft.

31.2.2.1.11 Royalty
en
Bij het onderdeel Royalty kunt u het volgende instellen:
In het veld Voorraad-bestandstype kan worden aangegeven op welke wijze de voorraad tbv de
royalty moet worden vastgesteld. Dit kan op drie manieren:
CB V&I: Import van CB middels een V&I bestand. Geef de locatie van dit bestand op in het
veld hierachter. Deze optie zal in de toekomst niet meer ondersteund worden door Verkaart
Automatisering.
CB Digicom: Import van CB middels een Digicom bestand. Geef de locatie van dit bestand op
in het veld hierachter.
Interne voorraadtabel: Door het gebruik van de omzetmodule en voorraadmodule kan de
omzet en voorraad heel nauwkeurig worden bijgehouden voor de interne verslaglegging e.
d. Deze zijn dus al gecontroleerd en kunnen dus heel goed als basis dienen voor de
royaltyrondrekening. Dit is dan ook een extra nieuwe manier om de rondrekening op te
bouwen. Dit kan worden ingesteld onder administratieve instellingen | Royalty en dan de
onderdelen: 'Voorraad-bestandstype' en 'Verkopen-bestandstype'. Daarmee samenhangend
en zeer belangrijk kunnen de mappings van verkoopsoorten, magazijnen,
voorraadcorrectietypes e.d. worden ingesteld (en dienen te worden ingesteld) onder

Stamgegevens | Royalty in de onderdelen 'Omzet-componentmapping', 'Voorraad-

componentmapping' en 'Mutatietype-componentmapping'.
het type bestand dat wordt gebruikt voor het importeren van CB van de voorraadgegevens
worden aangegeven.
In het veld Voorraad-bestandsnaam kan het bestand worden aangegeven waarin de voorraden
staan opgeslagen.
In het veld Verkopen-bestandstype kan het type bestand dat wordt gebruikt voor het importeren
van de verkopengegevens worden aangegeven.
In het veld Verkopen-bestandsnaam kan het bestand worden aangegeven waarin de voorraden
staan opgeslagen.
In het veld Handmatige mutaties bestandstype kunt u aangeven wat voor type bestand wordt
gebruikt voor het importeren van handmatige mutaties.
In het veld Handmatige mutaties bestandsnaam kan het bestand worden aangegeven waarin de
handmatige mutaties staan opgeslagen.
Onder de overige instellingen kunt u het volgende instellen:
In het veld CB transactie naar component conversietabel kunt u aangeven hoe gegevens van CB
worden geimporteerd.
In het veld Afrekeningenmap kan de map worden aangegeven waarin afrekeningen worden
geplaatst.
U kunt een standaard afrekeningensoort opgeven. Op het moment dat bij een relatie niet is
ingesteld welke afrekeningsoort (sjabloon) moet worden gebruikt, dan zal automatisch deze
afrekeningensoort worden gebruikt.
In het veld Naam op afrekening kunt u nu een medewerker invullen die bij de afrekening als
ondertekenaar/referentie zal worden weergegeven, bijvoorbeeld op de begeleidende brief.
Er kan in de administratieve instellingen worden ingesteld welk infoveld voor NAWcode/crediteur/
rechthebbende wordt gebruikt in de vensters. Voorheen was er een apart veld NAWcode/
CodeRoyalty, maar nu kan ook worden ingesteld dat het Relatienr, de Leverancierscode 1 of de
Leverancierscode 2 wordt gebruikt. Dit komt terug in contractbeheer en op lijsten.
Bij Voorschot-Betaalmomenten kunt u de activiteiten selecteren welke worden gebruikt als
betaalmomenten om het betalingsmomentscenariobeheer 634 mee te vullen.
Onder contractbeheer kunt u het volgende instellen:
Met ondergrens begindatums in contracten in dagen kunt u aangeven wat de vroegste

begindatum in het verleden is die u kunt invoeren bij een contract. Als u nu bij een contract een
datum invoert die onder deze datum ligt, krijgt u hiervan een melding.
Met ondergrens einddatums in contracten in dagen kunt u aangeven wat de vroegste
einddatum in het verleden is die u kunt invoeren bij een contract. Als u nu bij een contract een
datum invoert die onder deze datum ligt, krijgt u hiervan een melding.
Het is nu mogelijk om naast de categorie rechthebbende ook de categorie crediteur (of elke
andere categorie) toe te passen als selectie van rechthebbenden. Op deze manier kan er een
functiescheiding worden geregeld tussen financiële administratie en royalty administratie.
Indien de relatie door de financiële administratie nog niet is ingesteld als crediteur, kan de
royaltyadministratie deze relatie wel markeren als rechthebbende, maar niet selecteren in
contracten. Dit kan invoerfouten/misbruik voorkomen.
In het veld Selecteerbare uitgaven in contract kan nu ook worden gezocht op alle uitgaven i.p.v.
alleen de uitgaven die horen bij het geselecteerde project. Indien hier geen project
geselecteerd is wordt ook gezocht op alle uitgaven.
Onder Afrekenen kunt u het volgende instellen:

U kunt er voor kiezen om niet alleen de definitieve contracten mee te nemen in de

royaltyafrekening maar ook de voorlopige contracten. Dit wilt u bijvoorbeeld om de reservelast
te kunnen bepalen. Door het vinkje achter deze instelling aan te zetten neemt u ook de
voorlopige contracten mee. Zet u deze uit, dan worden alleen de definitieve contracten
meegenomen.
In het royaltycontract worden zowel de begin- als einddatum van het contract ingevuld. Deze
worden gebruikt voor de bepaling van de afrekeningen (naast de status voorlopig/definitief/
vervallen). Als het afrekeningsmoment buiten de periode ligt wordt niet afgerekend. Hiervan
kan nu worden afgeweken door het vakje van Ook afrekenen na verlopen contract einddatum aan
vinken. Op deze manier kan de sturing van de afrekening alleen nog middels de status worden
gedaan (voorlopig/definitief/vervallen), maar kunnen de datums dus niet meer voor controles
worden gebruikt.
Royalties kunnen nu worden gegroepeerd middels een marge op verkoopprijs en afrekenprijs.
In het verleden was het zo dat alle regels in het correctievenster individuele regels werden op
de afrekening. Dit is aangepast zodat alle regels die min of meer dezelfde gemiddelde prijs
hebben, worden afgedrukt als één regel. Met afrekenmarge in euro voor de verkoopprijs en
afrekenmarge in euro voor de grondslag (afrekenprijs) kunt u de marge instellen die moet worden
gebruikt. Het beste resultaat is niet vooraf te geven, dit hangt af van de fluctuaties in de prijzen
(verkoopprijs én afrekenprijs - de afrekenprijs hangt af van het contract en kan dus
verkoopprijs zijn, maar ook nettoprijs. in het laatste geval wisselt de prijs dus vaak, want het is
afhankelijk van de korting - ).
Let op dat het gemiddelde van een prijs nooit vooraf vaststaat. PAC werkt via een ´lopend
gewogen gemiddelde´. Dat wil zeggen, als de eerste regelprijs € 9,50 (A) is (dan is het
gemiddelde € 9,50) en de volgende regelprijs (B) is € 9,45 en deze valt bv binnen een
ingestelde marge van 10 cent (€ 0,10), dan wordt het volgende lopende gewogen
gemiddelde: Afzet van A * 9,50 + Afzet van B * 9,45 = Totaal AB / Gedeeld door Som van
de afzet van A+B = Nieuw gewogen gemiddelde. BV: Afzet A is 1000 en afzet B is 200.
Resultaat: (1000*9,50+200*9,45)/1200=9,49167 (afgerond). De volgende regel (Bv C)
wordt vergeleken met dit laatste afgeronde, gewogen gemiddelde. Dit bovenstaande ten
opzichte van wat een mens op het oog wellicht zou kunnen beoordelen, want die zegt bv op
basis van alle regels die hij/zij ziet, dat 9,50 het basis bedrag is en dat alles wat daar 10
cent boven of onder zit bij elkaar moet worden geteld. In het rekenvoorbeeld kan dat bij
een grotere hoeveelheid regels wellicht niet altijd het verwachte resultaat hebben (hierbij is
de verwachting zoals geschetst anders dan het rekenkundig juiste voorbeeld). Het
beoordelingsproces iedere keer handmatig laten uitvoeren is geen optie ivm het vele werk
wat de medewerkers dan zouden hebben.
Zowel de marge op verkoopprijs als op afrekenprijs zijn altijd actief. Dus als twee
verkoopprijzen verschillend zijn, maar door korting bijvoorbeeld tot een ongeveer zelfde
nettoprijs zouden leiden, dan kan het verschil in verkoopprijs wel leiden tot twee regels als
ze meer dan de marge afwijken van elkaar. Deze situatie zal echter slechts in zeer
incidentele gevallen plaatsvinden.
Verschillende percentages (door staffeltredes), verkoopsoorten (kanalen), berekenwijze

(netto, bruto, vastbedrag, etc) leiden altijd tot verschillende regels ivm overzicht naar de
rechthebbende.
Door middel van Wijze van def. afrekeningen voorlopig maken kunnen definitieve afrekeningen nu
op verschillende manieren voorlopig worden gemaakt. Het kan normaal, zonder bevestiging.
Helemaal niet door het te blokkeren. Of met een uitgebreide melding vooraf. Deze melding
hangt af van de koppeling met de boekhouding. Als een koppeling is dan wordt uitgelegd dat de
journaalposten opnieuw zullen worden aangemaakt (dubbel) na opnieuw definitief maken en
dat de gebruiker zelf dient zorg te dragen voor de juiste afhandeling van de journaalposten in

de boekhouding. Indien geen boekhoudkoppeling bestaat dan zal een eenvoudige bevestiging
worden gevraagd.
Onder Verrekening Journaalpost-boekdatum methode kunt u nu de boekdatum van de verrekende
royalties naar de boekhouding instellen op de eerste of de laatste dag van de royaltyperiode.
Onder Rondrekening (rechts naast Contractbeheer) kunt u het volgende instellen:
In het veld Controle component kunt u aangeven op welke royaltycomponenten u wilt controleren
bij voor het overzicht controle checks < > 0 onder het procesbeheer 230 .
Het is nu mogelijk om de Oplage te gebruiken (afleverbeheer onder drukbeheer) als grondslag
voor de rondrekening van royalties. Als standaard wordt de volledig (gecontroleerde) voorraad
van CB of intern magazijn gebruikt, maar daarin kan het voorkomen dat het optellen van de
werkelijke inslag niet juist is en daardoor een onjuiste oplage wordt gerapporteerd aan de
rechthebbende. Daarom is het mogelijk om in de adminstratieve instellingen van de Royalty een
instelling Oplagecomponent (ipv inslag) in te vullen. Hierdoor wordt de gerealiseerde afleveringen
van de drukker/binder opgehaald uit drukbeheer om in te vullen als correctiecomponent. Het
kan zijn dat niet hetzelfde getal is als de inslag(en) uit de magazijnen. In dat geval ontstaat er
een rondrekening verschil dat moet worden weggeboekt, er is dan waarschijnlijk ergens een
voorraadcorrectie/verplaatsing met een hoog getal blijven staan dat
U kunt verplicht stellen dat de rondrekening in het voorraadcorrectiebeheer moeten kloppen. Alle
checks moeten dan dus op 0 staan. Als u deze instelling aanvinkt kunt u het scherm
voorraadcorrectiebeheer niet verlaten tenzij de rondrekening correct is.
Onder Import kunt u het volgende instellen:
Hier kan worden ingericht wat moet gebeuren als een korting gelijk of hoger is dan een
ingesteld percentage. Dan kan namelijk de omzetregel naar een bijbehorend ongestelde
component worden geplaatst. Door het leeg laten van de componenten kan de verkoopregel
zelfs worden genegeerd. er kunnen maximaal twee percentages worden ingesteld. Bv één om
100% kortingsregels (die normaal gesproken present zijn) te negeren omdat ze bv al via een
ander 'kanaal' binnen komen
en bv één met 70% om zo hoge kosting op een aparte component 'Hoge korting' te plaatsen en
zodoende anders af te rekenen. U doet dit in de velden Korting vanaf (2x).
Met de instelling BV overnemen uit import ipv EV vorig jaar kunt u ervoor zorgen dat bijvoorbeeld
de interne of CB voorraad wordt gepakt voor een initiele fase of om consistent te blijven met de
logistieke modules. U kunt dan wel verschillen krijgen met EV vorig jaar, maar deze kunt u op
de desbetreffende lijsten weergeven en deze verschillen corrigeren (met eventueel nodige
commentaar).
Door gebruik te maken van een Extra import conversie kunt u zorgen voor meer
geautomatiseerde verwerking van speciale gevallen. Er is nu extra voorraadbeweging mogelijk
obv resultaten in de magazijnen (met name UG). Daardoor kan bv FRL van CB naar
Boekhandel/regulier UG en Club UG tevens naar Inslag UG worden gestuurd zodat de
rondrekening direct kloppend gemaakt kan worden. Let op: deze actie wordt niet tijdens de
import uitgevoerd, maar na de import waardoor de geimporteerde broncomponenten worden
geevalueerd en worden verdubbeld naar de doelcomponent(en).
Onder Afrekeningen afdrukken kunt u de volgende instellingen uitvoeren
Met de knop Printerinfo inlezen wordt de actuele printerinformatie van op uw pc geinstalleerde

printers ingelezen.
U kunt de printer instellen als u op een specifieke printer anders dan de standaard ingestelde
printer wilt afdrukken. Let op dat de printernaam op elke werkplek die de afrekening afdrukt
hetzelfde moet zijn.
In de Lade voor eerste pagina kunt u de lade instellen waarop de eerste pagina van de afrekening

zal worden afgedrukt (zorg ervoor dat dit de voorbrief is)

In de Lade voor volgende pagina's kunt u de overige pagina's van de afrekening worden
afgedrukt.
31.2.2.1.12 Documenten en overzichten
Bij het onderdeel Documenten en Overzichten kunt u het volgende instellen:
Bij Adm.afh.sjablonen map dient u de map op te geven waarin de sjablonen die u gebruikt om uw
documenten mee te maken staan.
Adm.afh.documenten map is de map waarin de documenten die u heeft gecreëerd worden
opgeslagen.
Relatie 1 op afleverplanning wordt gebruikt als kolom in het overzicht afleverplanning.
Hetzelfde geldt voor Relatie 2 op overzicht Libridis en Relatie 3 op overzicht Libridis.
31.2.2.1.13 Bestandsmappen
De diverse mediabestanden en tekstbestanden staan over het algemeen niet in één en dezelfde map
op de server. Om het koppelen van bestanden te vereenvoudigen kunt u daarom per bestandstype
aangeven wat de standaard (hoofd)map is waarin de media- of tekstbestanden staan. Dat vermindert
het aantal muisklikken enorm. U vindt deze instelling onder Systeem | Algemene instellingen |
Bestandsmappen.

In het veld Mapinstellingen voor kunt u kiezen uit Mediabestand en tekstbestand.
U kunt instellen dat er een algemene standaard map is voor mediabestanden en één voor de
tekstbestanden. De instelling staat 'aan' als 'Toepassen' is aangevinkt, zodoende kan het snel aan of
uit worden gezet zonder de instelling te hoeven verwijderen en toe te voegen. Verder, als dus via
relatiebeheer of uitgavebeheer mediabestanden of tekstbestanden worden gezocht met F5 (Zoeken)
dan wordt de volgende regel in acht genomen voor het openen van de standaard map:
1. Als er direct voor het gekozen mediabestandstype of tekstbestandstype een map is ingesteld en
toepassen daarvan is aangevinkt, dan wordt deze map geopend.
2. Als deze niet is ingesteld (of niet 'toegepast') dan wordt de algemene instelling van mediabestand
of tekstbestand gebruikt (mits deze is ingesteld en toepassen is aangevinkt).
3. Als ook deze niet is ingesteld dan wordt op dit moment alsnog de algemene documentenmap
gekozen.
31.2.2.1.14 Import

Bij het onderdeel Import kunt u het volgende instellen:
Onder bestandstypen dienen de mappen te worden ingevuld waaruit bestanden worden

geimporteerd van Libridis en van het CB. Deze gegevens kunnen vervolgens worden
geimporteerd met de knop Mutaties van CB en Libridis.
Met de optie standaard 2e categorie na toevoegen CB relatie kunt u aan een geïmporteerde CB
Relatie standaard een tweede categorie uit PAC toekennen. De CB relatie krijgt standaard al de
categorie klant toegewezen.
Door het aanvinken van het vakje Importhistorie bijhouden wordt een log gemaakt van uw
importhistorie.
Onder Kloptek bestandstypen dienen de mappen te worden ingevuld waaruit bestanden worden
geimporteerd van Klopotek. Deze gegevens kunnen vervolgens worden geimporteerd met de
knop Importeren Klopotekbestanden. Het bestand drukdetails bevat Oplage, Aanbiedingsaantal en
DruknrToevoeging.
Onder externe opdrachten van klanten kunt u een excel bestand koppelen waarin orders staan van
een klant. Denk hierbij aan BGN orders. Hierbij kunt u het excelbestand opgeven, de naam van
het werkblad waarop de gegevens staan en de stylesheet. De stylesheet zorgt ervoor dat het
ene XML wordt omgezet in een ander XML. Deze zal worden ingevuld door een consultant van
Verkaart Automatisering en dient niet gewijzigd te worden.
Deze laatste functionaliteit werkt met de huidige excelsjablonen van BGN. Mocht BGN het
format van zijn excelformulieren aanpassen, dan kan Verkaart Automatisering de correcte
import van orders niet garanderen. Verkaart Automatisering is in overleg met BGN over de
mogelijkheid van import via XML
31.2.2.1.15 Export
Bij het onderdeel Export kunt u het volgende instellen:
Bij de Exportmap projecten en voorcalculaties kunt u een map selecteren waar u uw gegevens
voor uw financiële administratie naartoe wilt exporteren
Bij bestandstypen projecten kunt u aangeven wat het bestandstype is voor uw projecten dat
verstuurd moet worden naar uw financiële administratie. PAC biedt ondersteuning voor een
beperkt aantal bestandstypen en koppelingen. Als een koppeling met uw financiële
administratie niet voorkomt, dan Verkaart Automatisering onderzoeken of het mogelijk is om

hier een nieuwe koppeling voor te maken.

Bij bestandstypen calculaties kunt u aangeven wat het bestandstype is voor uw calculaties dat
verstuurd moet worden naar uw financiële administratie.
U kunt bij het exporteren van projecten gebruik maken van een filter op basis van de fiatfase.
Als u dit wilt doen dient u in dit scherm Fiatfase voor export toestaan aan te vinken. Indien u dit
aanvinkt verschijnen er extra invulvelden. Vul deze alleen in in overleg met Verkaart
Automatisering.
Het verzenden van FTP bestanden wil in sommige situaties (vooral bij grote batchverwerkingen
van bijvoorbeeld ONIX verzendingen) wel eens tussentijds worden afgebroken. Dit kan diverse
verbindingsredenen hebben. Soms volstaat het om gewoon nog een keer te proberen, maar in
enkele gevallen heeft het falen van één geval al tot resultaat dat de hele batch wordt
afgebroken. In dat geval is het instellen van het veld Aantal keren opnieuw proberen als mislukt op
bijvoorbeeld drie (3) handig. Als dan een verzending van een bestand mislukt wordt nog drie
keer geprobeerd om het bestand te verzenden. Deze instelling heeft al tot betere resultaten
geleid bij het verzenden van grote batches.
31.2.2.1.16 ONIX
ONIX is een standaard binnen de uitgeverijwereld en wordt gebruikt voor het verzenden van
bibliografische gegevens.
Door het aanvinken van het vak Autom. fiatteren bij verzending wordt bij het verzamelen van de
ISBN's die kunnen worden verstuurd naar het CB de status automatisch op naar CB gezet.
U kunt een verwijzing opgeven naar het kenmerk dat u gebruikt voor gramgewicht en het kenmerk
dat u gebruikt voor rugdikte, om deze op te nemen in het aanvullende bericht naast het ONIX
bericht. Ditzelfde kunt u doen voor het Component Productie omvang en het Component Aantal
Illustraties.
Daarnaast zijn er diverse kenmerken die vereist zijn als u wilt communiceren met POD drukkerij
ScanLaser. Als u communiceert met ScanLaser dient u deze gegevens in te vullen.

31.2.2.1.17 PAC.Net
Ten behoeve van het verzenden van orders van de laptops naar kantoor en het uitwisselen van
andere gegevens dienen enkele belangrijke gegevens hieronder worden ingevuld. Deze velden
worden tijdens de installatie door de consultant ingesteld.
Het veld Server FTP bevat de naam of het IP-adres van de server waarmee een connectie wordt
gemaakt ten behoeve van het verzenden van de administratiegegevens naar de laptop.
Het veld Server Database bevat de naam of het IP-adres van de server waarmee een connectie
wordt gemaakt ten behoeve van het verzenden van de orders van de laptop naar kantoor.
Het veld Database bevat de naam van de database die de gegevens opslaat.
Het veld Gebruiker bevat de naam van de gebruiker die recht heeft om gegevens in de database
te wijzigen.
Het veld Wachtwoord bevat het wachtwoord dat hoort bij de gebruiker om in te kunnen loggen
op de server.
Met de knop PACNet controleren kunt u kijken of bovengenoemde instellingen goed zijn ingevuld.

31.2.2.1.18 Centraal Boekhuis
Bij het onderdeel Centraal Boekhuis kunt u het volgende instellen:
Om gegevens te communiceren met het Centraal Boekhuis (CB) moeten

communicatiegegevens hier zijn ingevuld. Dit betreft de FTP Servernaam, de FTP gebruikersnaam
en het FTP wachtwoord. Deze gegevens kunt u navragen bij het CB.
In sommige situaties lukt het niet om over de interne (of externe) firewall heen te komen. Vink
dan CB FTP Passive transfer gebruiken aan.
In het veld CB RelatieID kan het RelatieID nummer van de uitgeverij worden opgegeven.
De orders die worden gezonden naar het CB worden eerst in een exportmap geplaatst. De naam
van deze map kunt u hier opgeven.
In PAC zijn alle onderdelen van een naam verdeelt over verschillende velden. Zo is er een veld
voorvoegsel, Naam en een veld Actervoegsel voor organisaties. HET CB levert haar
relatiegegeevns aan in één veld: Naam. Een naam bij het CB is bijvoorbeeld Boekhandel,
Arends. Dit wordt in PAC standaard op dezelfde wijze geimporteerd. U kunt er echter ook voor
kiezen om de inhoud voor de komma en na de komma om te keren. Dit doet u door de
instelling bij Relatienaam opbouwen middels te wijzigen. Boekhandel, Arends, wordt dan
geimporteerd als Arends, Boekhandel. Het voordeel van deze importwijze is dat u in het
relatiezoekscherm als u Arends intikt direct de boekhandel te zien krijgt, terwijl u bij de
normale importmethode eerst een * of boekhandel in zal moeten tikken.
Van het CB kunnen relaties worden geimporteerd. Zo houd u uw klantgegevens via het CB
automatisch up to date. U wilter echter niet alle relaties van het CB importeren maar alleen die
die van belang zijn. Dit kan worden gedaan met een filterbestand dat u opgeeft onder
filterbestand met onze CB- relatieID's. Dit bestand kan worden verkregen vanuit een bijvoorbeeld
een financieel pakket.

31.2.2.1.19 AccountView
AccountView is één van de Boekhoudsystemen / Financiële Administratie pakketten waarmee PAC

een koppeling verzorgt. Om deze koppeling te realiseren dienen enkele instellingen te worden
ingericht. Bij het onderdeel AccountView kunt u het volgende instellen:
Met uit te wisselen onderdelen kunt u aangeven welke gegevens uit PAC worden overgezonden
naar Accountview en andersom.
Het genereerde Debiteurnr in PAC kan met een voorloopcode (prefix) worden doorgezonden
naar AccountView. In PAC kan een debiteurnr 100 ook als crediteurnr 100 bestaan, maar in
AccountView niet. Door het toevoegen van een 'D' worden dubbelen voorkomen. Op de faktuur
in PAC kan het nummer gewoon zonder voorloopcode worden weergegeven.
Bovenstaande geldt ook voor het Crediteurnr en dan met bijvoorbeeld een 'C'.
Door het aanvinken van Journaalposten zonder mutaties melden kan met name in testsituaties
worden gecontroleerd of de verwachte journaalposten worden aangemaakt of niet. Van niet
aangemaakte journaalposten bij een bepaald journaalposttype wordt een lijst weergegeven.

31.2.2.1.20 Financieel
Bij het onderdeel Financieel kunt u het volgende instellen:
Met Veld voor debiteurnummer selecteert u uit welk veld in het relatiebeheer het debiteurnummer
moet worden gehaald. Zo wordt het debiteurnummer in de faktuur goed weergegeven.
Met de functie debiteurnummer autom. ophogen kunt u ervoor zorgen dat als een nieuwe debiteur
is aangemaakt, hier automatisch een debiteurnummer aan toe wordt gekend als u deze
debiteur selecteert bij een faktuur. Als u deze functie aanvinkt moet u nagaan vanaf welk
nummer u het debiteurnummer wilt laten ophogen. Dit nummer vult u dan in in Volgende
debiteurnummer. PAC zal vervolgens het debiteurnummer steeds met 1 (of het ingestelde getal)
ophogen dmv het veld Het debnr telkens ophogen met.
Met Veld voor crediteurnummer selecteert u uit welk veld in het relatiebeheer het
crediteurennummer moet worden gehaald. Zo wordt het crediteurennummer op de royalty
afrekening goed afgedrukt.
Met de functie crediteurnummer autom. ophogen kunt u ervoor zorgen dat als een nieuwe
crediteur is aangemaakt, u hier een nieuw crediteurennummer voor kan genereren met behulp
van de bijbehorende knop in relatiebeheer. Als u deze functie aanvinkt moet u nagaan vanaf
welk nummer u het crediteurennummer wilt laten ophogen. Dit nummer vult u dan in in
Volgende crediteurnummer. PAC zal vervolgens het crediteurennummer steeds met 1 (of het
ingestelde getal) ophogen dmv het veld Het crednr telkens ophogen met.
Met behulp van het veld FA Controle categorie na toewijzen deb/crednr kunt u ervoor zorgen dat
een debiteur of crediteur een extra markering krijgt die later kan worden getoond in de cockpit
door iemand die deze relatie nog moet bijwerken met extra financiële gegevens (of gewoon
moet controleren). Na het controleren/wijzigen dient deze persoon de categorie weer uit te
zetten zodat de relatie niet nogmaals op dit overzicht terecht komt.

31.2.2.1.21 Context Informatie Manager
In de Context Informatie Manager kunt u afhankelijk van uw licentie en het aantal daarin opgenomen
velden kiezen uit de beschikbare infovelden. Op dit moment zijn er slechts 5 infovelden gedefinieerd,
maar deze zullen worden op klantverzoek worden uitgebreid. U kunt dan het aantal velden volgens
uw licentie kunnen kiezen in Gekozen infovelden. Deze gekozen velden worden dan voor de gebruikers
beschikbaar gesteld zodat zij ze kunnen toepassen in de voor hen belangrijke informatievensters.
31.2.2.1.22 Wizard keuzelijsten
Bij het onderdeel Wizard keuzelijsten kunt u, als u gebruik maakt van een wizard, hier mogelijk
enkele instellingen wijzigen. Voorbeeld:
U kunt hier een selectie maken tussen fondsen met leeftijdsaanduiding en

herdrukaanbiedingen.
Als u Fondsen met leeftijdsaanduiding selecteert wordt u een lijst getoond met alle
fondsen. Van de fondsen die u in deze lijst selecteert zal in de wizard het veld
leeftijd worden toegevoegd. U kunt dan de leeftijdscategorie aangeven waartoe de
titel in dit fonds behoort.
Als u Herdrukaanbiedingen selecteert krijgt u een lijst met alle aanbiedingen. U kunt
hier aangeven welke aanbiedingen als herdrukaanbiedingen moeten worden

31.2.2.1.23 Systeem
In dit onderdeel stelt u administratie afhankelijke instellingen in, met een meer éénmalig, technisch
karakter. Deze zijn zeer divers van aard:
Bij het onderdeel Systeem kunt u het volgende instellen:
U kunt het land opgeven waarop deze administratie betrekking heeft. Deze instelling wordt o.a.
gebruikt voor de verwerking van financiële gegevens. Standaard NL voor Nederlandse PAC
gebruikers, maar bijvoorbeeld BE voor Belgische PAC gebruikers.
Als u het auditsysteem heeft aangevinkt, dan worden enkele gegevens over wijzigingen in de
project en relatietabel bijgehouden. PAC slaat niet alle gegevens van een wijziging op (dit zou
het systeem teveel vertragen) maar geeft wel weer wanneer er een wijziging is gedaan en door
welke gebruiker. Deze instelling is noodzakelijk bij het werken met ONIX. De volgende zaken
worden gelogd:
o Relatie: Toevoegen relatie
o Relatie: Wijzigen naam van de relatie
o Relatie: Wijzigen adres van de relatie of verband
o Relatie: Stamgegeven in het relatievenster wijzigen (niet in deelvensters!)
o Relatie: Wijzigen categorie indeling van de relatie
o Relatie: Wijzigen/toekennen van een debiteurnr of crediteurnr
o Rol: Relatie aan een project/uitgave/druk koppelen met een rol
o Project: Wijzigen project
o Uitgave: Wijzigen uitgave
o Druk: Wijzigen druk in drukbeheer (niet in deelvensters)
o Drukkenmerk: Wijzigen drukkenmerk
o Verkoopprijs: Wijzigen verkoopprijs
o Calculatie: Wijzigen calculatie
o Planning: Wijzigen planning
o Royaltycontract: Activeren of goedkeuren contract
o Algemeen: Record toevoegen via AddRecord venster

Scherm maskers zorgen ervoor dat bepaalde velden onder bepaalde omstandigheden niet
zichtbaar of wijzigbaar zijn. Indien u gebruik maakt van schermmaskers, dan diet er een vinkje
te zijn geplaatst achter scherm maskers toepassen. Schermmaskers worden als maatwerk
gebouwd.
De contextgevoelige helpbestanden van PAC kunnen worden gedownload van onze website,
maar zijn standaard door Windows beveiligd tegen het bekijken van de inhoud. Daarom kunt u
de optie Helpbestanden lokaal toepassen aanvinken zodat deze bestanden eerst naar een lokaal
station worden gekopieerd en u daar veelal geen beveiligingsproblemen ondervindt.
Aan iedere gebruiker zit een gebruikersprofiel gekoppeld, waarin zijn of haar
gebruikersinstellingen 517 staan opgeslagen. U kunt ervoor kiezen om bij het aanmaken van een
nieuwe gebruiker altijd een standaard gebruikersprofiel toe te kennen zodat u uw gebruikers kunt
voorzien van bedrijfsspecifieke standaard instellingen en deze dus niet iedere keer per
gebruiker te hoeven worden ingesteld.
PAC maakt gebruik van XML voor het exporteren van gegevens en het maken van rapportages.
Er zijn diverse versies in omloop van XML parsers. De XML versie die hier staat aangegeven,
moet overeenkomen met de versie van de XML parser op uw PC. Indien dit niet goed is
ingesteld zullen rapportages op basis van XML / XSLT niet kunnen worden gegenereerd.
Om ´s nachts backups van PAC en de administraties te maken, maar ook als u nachtruns wilt
draaien (mbv Batchrun), dan is het nodig dat de administratie niet in gebruik is. Om dit te
waarborgen kunt u ervoor zorgen dat op een bepaald tijdstip alle openstaande PAC sessies
automatisch worden afgesloten. U stelt dit in door een tijd in te vullen in het veld PAC sessies
autom. afmelden om. Let op dat dit niet in alle gevallen kan gebeuren:
Als u de module Batchrun heeft, wordt door deze module automatisch een bericht gestuurd om
te bevestigen dat een Batchrun succesvol is doorlopen of om aan te geven dat er fouten zijn
opgetreden. Om deze email te kunnen versturen moeten de volgende instellingen worden
ingevuld.
U kunt aangeven met welk programma de email dient te worden verstuurd.
Standaard wordt hiervoor het programma PAC-mail.exe meegeleverd.
SMTP server is de server waarmee u uw mail verstuurt.
Als verificatie voor deze mailserver vereist is dient u bijbehorende Naam en
Wachtwoord op te geven.
Bij Van adres (naam@...) kunt u opgeven wat het zichtbare naam is van wie u het
bericht heeft ontvangen. Het is handig om hierin een verwijzing te plaatsen naar
PAC Batchrun (zoals ook in bovenstaande screenshot is gedaan). Zo is direct
duidelijk dat deze mail van PAC Batchrun afkomstig is.
Bij Batchrun: Aan adres (naam@...) kunt u opgeven aan wie de mail wordt
verzonden.

31.2.2.1.24 Prototypes
Verkaart Automatisering werkt altijd aan de verbetering van haar producten. Zo worden geregeld
nieuwe functionaliteiten en modules ontwikkeld. Om deze nieuwe functionaliteiten en modules met u
te kunnen communiceren en bespreken, worden zo nu en dan prototypes gemaakt. Om deze te
testen kunt u het vinkje achter het prototype aanzetten. Het prototype wordt dan actief.
Zet nooit zomaar een protoype aan, zonder hierover overleg te plegen met Verkaart Automatisering.
Verkaart Automatisering kan u uitleggen wat de huidige status is van het prototype en wat u hier wel
en niet mee kunt doen.
31.2.2.2 ISBN Herkenningstekens
ISBN Herkenningstekens geven aan hoe een ISBN of ISSN of ander uniek nr is opgebouwd
Geef aan tot welke tabel het ISBN / ISSN behoort.

Geef een omschrijving op.
Geef een Code op
Geef de lengte van het ISBN / ISSN op.
Geef de ophoogpositie op. Deze geeft aan op welke positie het cijfer dient te worden
opgehoogd. Bij het ISBN wordt het cijfer op de 12e positie opgehoogd. Het cijfer op de 13e
positie is een controlegetal.
Het veld ID Voorvoegsel wordt op dit moment nog niet gebruikt.

Geef een masker op. Dit masker bepaald welke vorm het nummer krijg. De @ representeert
een cijfer. Hiertussen kunnen bijvoorbeeld punten of streepjes worden geplaatst, als dit
gebruikelijk is, of om het ISBN makkelijker leesbaar te maken.
Selecteerd een controle methode. De methode is gedefinieerd in de programmatuur van PAC
en kunt u niet zelf aanpassen.
31.2.2.3 Vrije relatievelden
Bij de vrije velden kunt u zelf velden opgeven die u wilt toevoegen aan uw relatie of relatieverband.
U vindt vrije velden onder Systeem - Vrije Velden (onder het kopje Administratie Instellingen). Als u
klikt op de optie vrije velden krijgt u het volgende scherm te zien:
In dit scherm kunt u vrije velden opgeven voor uw relatie of relatieverband. Waar uw vrije veld wordt
getoond staat weergegeven in het keuzemenu context en variant. Op dit moment is het nog niet
mogelijk om onderscheid te maken tussen velden die worden weergegeven op relatie niveau en
velden op verband niveau.
Vervolgens geeft u in de lege rij uw nieuwe veld op. U vult hierbij het volgende in:
Veldnaam: Dit is de veldnaam die wordt gegeven aan uw nieuwe veld in de database. Deze naam
komt dus voor bij intern gebruik in PAC en wordt gebruikt op het moment dat gegevens uit de vrije
velden zouden worden geëxporteerd.
Gegevenstype: Hier kunt u kiezen wat voor soort gegeven dient te worden ingevoerd in dit veld. U
kunt kiezen uit ja/nee of een tekstuele omschrijving.
Interne omschrijving: Dit is een interne omschrijving die door PAC wordt gebruikt om naar uw veld te
verwijzen. Deze naam komt dus voor bij intern gebruik in PAC.
Bijschrift / Label: Dit is de naam van het veld dat u terugziet in PAC, bij relaties en relatieverbanden.
Actief: Door het vinkje in de kolom actief aan te vinken krijgt uw vrije veld de status actief. Hierdoor
bent u in staat om het veld in te vullen.
Zichtbaar: Door het vinkje in de kolom zichtbaar aan te vinken wordt uw vrije veld zichtbaar, zowel bij
relatie als bij relatiebeheer.
Volgorde: Hier kunt u de door u gewenste weergave volgorde van de velden opgeven.

31.2.2.4 Relatierollen
U kunt aan projecten, uitgaven en drukken rollen toekennen. Welke rollen dit zijn kunt u opgeven
onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Relatierollen.
Geef het projectniveau op.

Selecteer de categorie 609 .
Geef een omschrijving op.
Als u wilt dat een rol minimaal moet voorkomen, kunt u dit weergeven. Dit kan bijvoorbeeld
van belang zijn als u bij de planning hebt aangegeven dat de redacteur verantwoordelijke is
voor een bepaalde activiteit. Het is dan wel van belang dat aan het project ook een
redacteur is toegevoegd.
Ook kunt u een maximaal aantal relaties opgeven. Zo kunt u ervoor kiezen dat er maximaal
maar 1 redacteur mag zijn, maar meerdere auteurs.
Een rol wordt alleen weergegeven als deze de status actief heeft.
De ONIX referentie is van belang voor het exporteren van de bibliografische gegevens naar
ONIX. Door de juiste PAc rol te koppelen aan de juiste ONIX referentie is het ook voor het
CB duidelijk wat de rol van een bepaalde relatie is bij het project. U zult niet aan al uw
rollen ONIX referenties toe hoeven te voegen. Alleen als u deze rollen wilt exporteren naar
het CB dient u dit te doen.
31.2.2.5 Titeltypes
Het is mogelijk om diverse extra vrije titels op project en uitgaveniveau te definieren en te registreren
in projectbeheer en uitgavebeheer. Deze worden niet standaard geexporteerd, via wizards ingevuld of
op rapportages getoond. Hierbij bestaat tevens de mogelijkheid om de maximale lengte van de titel
te definieren.

Vul de Type Omschrijving van de titel in.

Geef een code op
Geef indien gewenst de maximale lengte van een titel op.
Geef het niveau op waarop de titel moet worden weergegeven. Op dit niveau verschijnt de
titel dan in een tabblad extra titels.
geef de volgorde op waarin de titels moeten worden getoond.
Geef een ONIX Code op. Dit is alleen van belang als de titel middels ONIX worden
geexporteerd naar een ONIX Ontvanger.
Geef de status op. Inactieve titels zullen niet worden getoond.
Voeg indien gewenst additionele aantekeningen toe.
31.2.3 Gebruikersinstellingen
Verschillende gebruikers werken met PAC om verschillende doelen te bereiken. Deze gebruikers
willen mogelijk dat bij het opstarten van bijvoorbeeld Uitgavebeheer wordt geopend op een ander
tabblad, of dat een fiat scherm wel of niet verschijnt.
Dit soort persoonlijke instellingen kunnen worden ingesteld bij het Gebruikersprofiel. Deze vindt u bij
Systeem - Profiel Openen (onder het kopje gebruikersprofiel).
In dit venster ziet u verschillende onderdelen. Als u klikt op een onderdeel verschijnen hier rechts van
instellingen over dit onderdeel. De mogelijke onderdelen zijn:

Algemeen
Relatie
Project
Uitgave
Druk
Planning
Autorisatie
Calculatie
Verkooporder
Royalty
Pers
Documenten en overzichten
31.2.3.1 Algemeen
Onder het kopje algemeen vindt u een aantal algemene instellingen.
U kunt zelf aangeven met welke sneltoets u het gebruikersprofiel wilt openen door deze
in te stellen bij Instellingen openen met sneltoets.
U kunt zelf aangeven met welke toets u wilt terugkeren naar het hoofdmenu door deze
in te stellen bij Menu openen met sneltoets.
U kunt ervoor kiezen om volledige menu's weer te geven, door het aankruisvakje
Volledige menu's tonen te selecteren. U krijgt nu ook de items waar u (vanwege uw
rechteninstellingen en de licentie waarover u beschikt) geen rechten op hebt.
Als u het aanvinkvakje Horizontale hulplijnen op rapport aanvinkt, krijgt u in de interne
Access rapportages en de Excelrapportages (muv XML rapportages die worden

geopend met Excel) per aantal regels (aantal lijnen) de regels in kleur genoemd in het
veld Achtergrondkleur hulplijnen, waardoor u de regels makkelijker van elkaar kunt
onderscheiden.
U kunt zelf een achtergrondkleir voor de kop van een rapport dat in Access wordt
gemaakt kiezen door deze in te stellen bij Achtergrondkleur kop op rapport.
U kunt ervoor kiezen om niet direct te printen, maar eerst een afdrukrapport in te zien,
door Afdrukvoorbeeld gebruiken aan te vinken.
U kunt ervoor kiezen, als u scherminstellingen hebt kleiner dan 1024 bij 768, om bij de
relatie schuifbalken weer te geven, door dit aan te vinken bij Schuifbalken weergeven bij
relatie.
Als u het aanvinkvakje pictogrammen op taakbalk aanvinkt, wordt PAC in de taakbalk
weergegeven.
U kunt de achtergrond kleur van berichten instellen, door deze te selecteren bij
Achtergrondkleur niveau 1 bericht en Achtergrondkleur niveau 9 bericht.
Met de optie Controle module (ONIX uitzonderingen) aangevinkt wordt er na het verzamelen
van titels in het ONIX venster 443 een rapportage getoond met hierin de titels die niet
zijn opgenomen in ONIX en de reden hiervoor.
Bij Zoeken automatisch uitvoeren na .. karakters kunt u aangeven van welk aantal karakters
in de zoekschermen van PAC moet worden gestart met het doorzoeken van de opties.
U kunt zelf aangeven welke sneltoets u wilt gebruiken om een zoekscherm te openen
met Zoeken openen met sneltoets.
U kunt de laatste zoekconditie die u in een zoekscherm heeft ingevuld laten bewaren,
door het aanvinkvakje bij Zoekcondities bewaren en laden aan te vinken.
Als u het aanvinkvakje achter Zoeken met sortering actieve veld aanvinkt, dan zal in dit
zoekveld de inhoud worden gesorteerd op de kolom waarin is gestart met
In zoekvelden filtert u eerst op de gegevens die u hebt, bijvoorbeeld titel of ISBN. Als u
genoeg gegevens intikt, blijft uiteindelijk maar 1 resultaat over. Met Autoselect bij
aanroep van zoeken indien het resultaat één regel geeft, is het mogelijk om dit resultaat
direct te openen, zonder dat u nog een maal op enter moet drukken.
Let op: indien een willekeurig zoekvenster slechts één regel als resultaat heeft, dan
wordt deze ook automatisch gekozen (dus onafhankelijk van een voor-invoer).
Onderaan het scherm ziet u twee knoppen:
Poweruser: Een gewone gebruiker kan tijdelijk (zolang de PAC sessie duurt) poweruser
worden. Na het ingeven van het juiste wachtwoord (ingesteld door super in de beveiligde
functies mbv de functie Power-user wachtwoord instellen) krijgt de gebruiker poweruser
status. Dit betekent dat enkele functies door deze gebruiker kunnen worden uitgevoerd.
De poweruser bestaat naast de super-user omdat de super-user onder normale
omstandigheden niet de bevoegdheden krijgt toegewezen om normale dagelijkse
handelingen uit te voeren en zodoende ook niet bij de bewuste functies kan komen. Ten
tweede gaat het er vaak om om snel in de huidige PAC sessie deze functie te kunnen
uitvoeren zonder dat PAC helemaal moet worden afgesloten, opgestart met super en
weer opnieuw afgesloten en opgestart met de werkelijke gebruikersnaam.
Welke functies kan de power user uitvoeren: Dit geeft in een exceloverzicht weer welke
functies door de power user kunnen worden uitgevoerd. Hieronder een overzicht van de
power-user functies tot nu toe:

31.2.3.2 Relatie
Onder het kopje Relatie vindt u een aantal instellingen voor uw relaties instellingen.
Met de optie Zoeken op adres worden ook de adresvelden opgegeven in het zoekscherm
bij Relatie. Deze optie is wel trager.
Als u ervoor kiest om te zoeken op adres kunt u aangeven welk adres u wilt zien in het
zoekscherm bij Adrestype om te zoeken.
U kunt bij relaties ook zoeken op categorie of op categorie groep. Met de instellingen Bij
Zoeken op cat.groep, gebruik en Bij zoeken op categorie, gebruik, kunt u aangeven met
welke categorie/categoriegroep dit scherm direct moet openen. Als u deze mogelijkheid
leeg laat, krijgt u eerst een scherm te zien waarin u kunt kiezen uti de mogelijke
categorieën/categoriegroepen.
U kunt opgeven met welk tabblad een relatie moet worden geopend bij Initieel TAB
voorkeur.
Via de functie Snelknop naar document kunt u een knop maken in relatiebeheer om direct
een specifiek Word document (vaak een etiket) te genereren.
De weergave van de naam van een persoon in relatiebeheer kunt u beinvloeden middels
de keuze in Persoonsnaam in relatiebeheer weergeven als.
De weergave van de naam van een organisatie in relatiebeheer kunt u beinvloeden
middels de keuze in Organisatienaam in relatiebeheer weergeven als. Op dit moment is
daar slechts 1 mogelijkheid.
Het veld Etiketsjabloon bij relatieselectie beinvloedt de keuzelijst naar Doorgaan in de

relatieselecties. Met de optie Etiketten aldaar drukt u direct het sjabloon af dat u in deze
instelling heeft gevuld.
31.2.3.3 Project
Onder het kopje Project vindt u een aantal instellingen voor uw project instellingen.
Bij Zoekmethode kunt u aangeven met welk type zoekscherm u wilt werken. De
verschillende methodes bieden verschillende kolommen in het zoekscherm.
Bij zoeken met projectstatus kunt u aangeven of u op alle, alleen actieve of alleen inactieve
projecten wilt zoeken.
Bij Zoeken starten in titelveld wordt de cursor direct in het titelveld geplaatst, zodat u
gelijk kun starten met het intikken van de naam van uw project.
Met de instelling fonds zoeken voor project zoeken krijgt u bij het klikken op projectbeheer
eerst een lijst met de beschikbare fondsen. Daarna kunt u de projecten zoeken binnen
dat fonds.
Met de instelling Administr. uitgavestatus en Administr. drukstatus gebruiken kunt u
aangeven dat u in het projectbeheer scherm alleen uitgaven en drukken wilt tonen met
een bepaalde status. Als u dit heeft aangevinkt wordt de uitgave/drukstatus die in het
geel in de regel hieronder wordt genoemd gebruikt. Als u dit afvinkt wordt het gele veld
bij persoonlijke uitgavestatus/drukstatus aangeven wit, en kunt u zelf een keuze maken
welke status u wilt weergeven.
In het project scherm worden ook de uitgaven behorend bij het project weergegeven.
De weergave van dit uitgavescherm kan worden aangepast bij Uitgavelijst weergave
variant.
Als u een wizard heeft aangeschaft kunt u aangeven dat u deze wilt gebruiken bij Wizard
toevoegen gebruiken.
U kunt aangeven wat er dient te gebeuren na het toevoegen van een uitgave/druk bij
Actie na toevoegen uitgave en Actie na toevoegen druk. U kunt kiezen om niets te laten
gebeuren, of direct het bewerken scherm van de actie/druk te openen.

31.2.3.4 Uitgave
Onder het kopje Uitgave vindt u een aantal instellingen voor uw uitgave instellingen.
Bij Initieel TAB voorkeur kunt u aangeven welk tabblad wordt getoond als u een uitgave
opent.
U kunt aangeven welke keuze van verschijningsvorm, fonds, NUR en calc.
Royaltycontract standaard kan worden gekozen bij het toevoegen van een nieuwe
uitgave bij Standaard verschijningsvorm, Standaard fonds, Standaard NUR en Standaard calc.
royaltycontract.
De wijze van toevoegen vanuit het projectbeheer kunt u wijzigen. U kunt hierbij kiezen uit
Normaal (toevoegvenster) en Kopie van geselecteerde uitgave. Als u de eerste optie
selecteert en in het projectbeheerscherm bij uitgaven op toevoegen klikt, dan krijgt u
een toevoegvenster te zien waarin u de gegevens van de nieuwe uitgave kunt invullen.
Als u kiest voor Kopie van geselecteerde uitgave en u klikt op toevoegen in het
projectbeheerscherm bij uitgaven, dan wordt een kopie gemaakt van de uitgave die u in
het projectscherm had geselecteerd. De volgende gegevens worden dan overgenomen:
Status, Uitgavetitel, Verschijningsvorm, Fonds, NUR, Tweede NUR, Genre, Rollen en
Trefwoorden. De andere gegevens kunnen teveel afwijken en worden daarom niet
gekopieerd. Naast het kopieren van de uitgave wordt ook de laatste druk gekopieerd
met alle relevante gegevens en wordt het druknr met 1 opgehoogd.
U kunt er voor kiezen om de uitgavetitel ipv de titel te tonen. De uitgavetitel wordt dan
weergegeven in een aantal overzichten onder standaard overzichten.
31.2.3.5 Druk
Onder het kopje Druk vindt u een aantal instellingen voor uw druk instellingen.

Met de optie Zoeken met project aangevinkt zal ook het project worden weergegeven in
het druk zoekscherm.
Bij Initieel TAB voorkeur kunt u aangeven welk tabblad wordt getoond als u een druk
opent.
Als u Hoofdscenario kiezen bij druk 1 aanvinkt, wordt bij het aanmaken van de eerste druk
gevraagd welk hoofdscenario (dat u kunt opgeven bij stamgegevens -
Hoofdscenariobeheer 544 ) u wilt gebruiken.
U kunt ervoor kiezen om bij het toevoegen van een nieuwe druk de planning, kenmerken
en calculatie te kopieren door dit aan te vinken bij Kopieren planning, Kopieren kenmerken
en Kopieren calculatie. Als u deze optie niet aanvinkt wordt bij het toevoegen van een
nieuwe druk gevraagd welk scenario u wilt gebruiken.
Als u Overnemen calc. kolom vastgezet aanvinkt worden de vinkjes waarmee u activiteiten
in de planning heeft vastgezet ook gekopieerd naar een nieuwe druk.
Als u een scenario wijzigt kan het zijn dat u alle gegevens wil wissen en opnieuw begint,
maar misschien wilt u ook bestaande gegevens wel behouden. Dit kunt u instellen met
de functie Behouden kenmerken. De mogelijkheden zijn:
nee, alles toevoegen: alle gegevens van het oude scenario worden gewijzigd en
alle nieuwe velden/componenten/kenmerken worden toegevoegd. U start dus
met een schone lei.
gevulde behouden, rest toevoegen: u behoudt de velden/componenten/kenmerken
die gevuld zijn. Alle lege velden/componenten/kenmerken van het oude scenario
worden verwijderd en de velden/componenten/kenmerken van het nieuwe
scenario worden toegevoegd.
overeenkomende behouden, rest toevoegen: u behoudt de velden/componenten/
kenmerken uit het oude scenario die overeenkomen met velden in het nieuwe
scenario. De overige velden/componenten/kenmerken uit het nieuwe scenario
worden hieraan toegevoegd.
alles behouden, rest toevoegen: U bewaard alle huidige velden/componenten/
kenmerken en voegt die van het nieuwe scenario hieraan toe.
31.2.3.6 Planning
Onder het kopje Planning vindt u een aantal instellingen voor uw planning instellingen.

Bij Automatisch planning opschuiven kunt u instellen of u automatisch de planning wilt

opschuiven, of u dit per planning wil bepalen of dat u dit niet wilt doen.
Bij Opschuiven in kunt u aangeven of de instelling bij Automatisch planning opschuiven geldt
voor de prognose, de realisatie of beiden.
U kunt aangeven welke datums door de datum kiezer standaard wordt gekozen tov van
de datum van vandaag bij Datumkiezer start tov vandaag en Datumkiezen eind tov vandaag.
Deze instellingen zijn alleen van toepassing als u de datumkiezer gebruikt en niet de
grafische kalender. U kunt instellen welk van beide u wilt gebruiken bij algemene
instellingen 493 .
31.2.3.7 Autorisatie
Onder het kopje Autorisatie vindt u een aantal instellingen voor uw autorisatie instellingen.
Als u fiatoverzicht bij opstarten aanvinkt krijgt u bij het starten van PAC direct uw
fiatoverzicht te zien. U kunt hierin direct acties fiatteren of afkeuren.
Bij te tonen medewerkers kunt u aangeven of u de te fiatteren projecten wilt zien waarbij

u betrokken bent als projectmedeweker (alleen projectmedewerkers) of dat u alle

projecten wilt zien (Alle).
31.2.3.8 Calculatie
Onder het kopje Calculatie vindt u een aantal instellingen voor uw calculatie instellingen.
U kunt ervoor kiezen om wijzigingen die u in de afzet maakt (tabblad omzet)

automatisch door te laten rekenen. Als u dit wilt, dan vinkt u Automatisch calc. afzet
berekenen aan. Als u de gegevens pas wil doorrekenen na een druk op de knop
doorrekenen in de calculatie, dan vinkt u deze optie niet aan.
U kunt ervoor kiezen om bij Auto. restvoorraad naar verk.srt. automatisch de restvoorraad
(de voorraad die overblijft nadat voorraad aan de overige verkoopsoorten is
toegewezen) toe te wijzen aan een bepaalde verkoopsoort.
Bij Initieel TAB voorkeur kunt u kiezen welk tabblad dient te worden geopend als de
calculatie wordt geopend.
Bij het afdrukken van het calculatie overzicht kunt u ervoor kiezen om ook direct de
Onderhanden Werk rapportage uit te printen. U doet dit door bij Onderhanden Werk
afdrukken 'Ja' te selecteren. Ook kunt u kiezen voor 'Vragen bij Afdrukken'. PAC zal dan
als u uw Calculatie overzicht afdrukt vragen of u ook OHW wilt afdrukken.
U kunt ervoor kiezen om niet alleen de gevulde, maar alle componenten af te drukken
op de rapportage. Als u dit wilt vinkt u Afdruk van alle componenten op rapport aan.
31.2.3.9 Verkooporder
Onder het kopje Verkooporder vindt u een aantal instellingen voor uw order instellingen.

Bij Zoekmethode kunt u aangeven met welk type zoekscherm u wilt werken. De
verschillende methodes bieden verschillende kolommen in het zoekscherm.
U kunt aangeven of u opdrachten wilt zoeken op Oud CB aansluitnummer of CB Relatie
ID bij CB Klantnr voorkeur.
Als u Opdrachtaanbieding op basis van oorspronkelijk invoer aanvinkt, dan zal de
aanbiedingslijst bij het aanmaken van een nieuwe order worden vastgehouden. U kunt
zo dus direct verder met het invoeren van orders van dezelfde aanbiedingslijst.
Met de opties Actie bij wijzigen aanbieding en Actie bij wijzigen klant. Daarmee wordt het
mogelijk om op beurzen eenvoudiger en sneller aanbiedingsbiljetten in te vullen.
Met actie bij wijzigen aanbieding kunt u aangeven of u wilt dat bij het wijzigen van de
aanbieding:
de aanbieding simpelweg wordt aangepast (normaal wijzigen zonder bevestiging)
wordt gevraagd om een nieuwe order te maken voor dezelfde klant, met de nieuwe
aanbieding geselecteerd (vragen om nieuwe order)
automatisch een nieuwe order te maken voor dezelfde klant, met de nieuwe
aanbieding geselecteerd (automatisch nieuwe order maken)
Met actie bij wijzigen klant kunt u aangeven of u wilt dat bij het wijzigen van de klant:
de klant simpelweg wordt aangepast (normaal wijzigen zonder bevestiging)
wordt gevraagd om een nieuwe order te maken voor de nieuwe klant, met dezelfde
aanbieding geselecteerd (vragen om nieuwe order)
automatisch een nieuwe order te maken voor de nieuwe klant, met dezelfde
aanbieding geselecteerd (automatisch nieuwe order maken)
31.2.3.10 Royalty
Onder het kopje Royalty vindt u een aantal instellingen voor uw Royalty instellingen.

U kunt een Standaard contracttype en Standaard betaalscenario selecteren. U hoeft deze bij
het aanmaken van een contract/voorschot dan niet opnieuw te selecteren.
31.2.3.11 Pers
Onder het kopje Pers vindt u een aantal instellingen voor uw pers/recensiebeheer instellingen.
U kunt een standaard recensieronde opgeven. U hoeft deze dan bij het aanmaken van een
recensieronde niet opnieuw te selecteren.

31.2.3.12 Context Informatie Manager
Onder het kopje Context Informatie Manager kunt u op de knop Instellingen openen klikken om de voor u
belangrijke informatievensters in te richten.
U kunt per context (op dit moment twee, maar op klantverzoek uit te breiden) aangeven of deze moet
worden weergegeven in het bijbehorende venster met behulp van het vinkje bij Tonen en welke
informatie moet worden getoond.
U kunt de ingerichte informatievelden 511 kiezen in Informatieveld, een afwijkend label invullen die
wordt weergegeven, het aantal regels dat moet worden weergegeven (voor bij memo/notitievelden
van belang), de volgorde tov elkaar en of het actief/zichtbaar is.
Als super kunt u de instellingen per gebruiker bekijken en eventueel wijzigen.

31.2.3.13 Documenten en overzichten
Onder het kopje Documenten en overzichten vindt u een aantal instellingen voor uw documenten en
overzichten instellingen.

U kunt een Standaard Actie en een Standaard Soort mailing opgeven. U hoeft deze opties
dan niet opnieuw te selecteren.
U kunt kiezen welk veld als eerste wordt getoond: Actie, Soort of Betreft bij Initieel veld.
Als u uw sjabloon nog wilt aanpassen voorafgaand aan het genereren van uw mailing/
rapport, dan selecteert u Hoofddocument bewerken. Deze optie gebruikt u ook veel als u
nieuwe sjablonen wilt maken.
Een bepaald documenten (XML) worden samengevoegd tot één document met een
stylesheet (XSLT). Maar u kunt dit XML document ook afzonderlijk tonen, als u de
optie Samenvoegdocument tonen/bew. aanvinkt.
U kunt ervoor kiezen om mailingen standaard per brief te verzenden, maar u kunt ze ook
per mail verzenden. U kunt de verzendwijze instellen onder Standaard verzendwijze.
Met Auto. aantal berekenen in selectie wordt bij een selectie van relaties automatisch
uitgerekend om hoeveel relaties het gaat.
Met Auto. Select worden automatisch alle relaties in een selectie geselecteerd. U kunt er
ook voor kiezen om een selectie eerst toe te voegen aan een totale lijst, en pas daarna
de definiteve ontvangers van de mailing te selecteren.
31.2.4 Management Functies

Om uw te ondersteunen in het beheren van PAC bevat PAC een aantal Management Functies. Deze
vindt u terug in het tabblad Systeem, onder het kopje Management functies.

De beschikbare functies zijn:
Rechten bijwerken 530

Ingelogde gebruikers tonen 530
Wijzigingslog tonen
Totaal-Audit bestand maken 531
Verwerkingslogboektonen 532
Beveiligde functies 532
31.2.4.1 Rechten bijwerken
Door te klikken op de knop rechten bijwerken worden wijzigingen die u heeft aangebracht in het
rollen of gebruikersbeheer doorgevoerd, zonder dat u hier eerst PAC voor hoeft af te sluiten.
31.2.4.2 Ingelogde gebruikers tonen
Met deze functie kunt u zien welke gebruikers zich op dit moment in PAC bevinden. Deze functie kan
worden gebruikt als u bijvoorbeeld de administratie wilt comprimeren of gegevens wilt importeren. Er
mogen op zo'n moment geen gebruikers in PAC aanwezig zijn.
In het scherm ziet u de gebruiker, de tijd waarop deze gebruiker is ingelogd en het evt. emailadres
dat is gekoppeld aan de gebruiker.
Als een ingelogde gebruiker een emailadres heeft, kunt u deze gebruiker direct mailen. U selecteert
hiervoor de betreffende gebruiker en drukt vervolgens op de knop Gebruiker mailen. Nu opent zich in
uw emailprogramma een nieuw bericht, gericht aan de betreffende gebruiker.
In enkele gevallen toont het voorgaande venster niet de juiste informatie, bijvoorbeeld als gebruikers
in de omzetrapportage blijven zitten (waardoor omzet.mdb in gebruik blijft). U kunt daarom ook de
knop Alternatief lijst tonen gebruiken om de volgende lijst in excel weer te geven:
Hierin wordt ook de computernaam weergegeven om te weten te komen op welk werkstation dit
gebeurt.

31.2.4.3 Wijzigingslog tonen
Een keer in de zoveel tijd wilt u mogelijk kijken welke nieuwe relaties / projecten / uitgaven zijn
ingevuld of geupdate. U kunt dan controleren of dit wel goed is gebeurd.
Hiervoor is er in PAC een wijzigingslogboek aanwezig.
U kunt hier filteren op:

Wijzigingen van een bepaalde gebruiker
Wijzigingen binnen een bepaalde tabel
De wijzigingsdatum (dit is de datum waarop het laatst een wijziging is uitgevoerd)
De invoerdatum (dit is de datum waarop de relatie / titel / uitgave is gecreëerd).
Als u vervolgens op exporteren klikt wordt een rapportage geopend. Voor de tabellen Relatie, Project
en Uitgave zijn speciale rapportages gemaakt, met additionele gegevens.
Het wijzigingslogboek is een complexe functionaliteit. Wanneer u een selectie maakt met hierin
veel wijzigingen, dan moet PAC veel gegevens ophalen en weergeven. Hou er daarom rekening mee
dat het weergeven van een grotere selectie het systeem enige tijd bezig zal houden.
31.2.4.4 Totaal-Audit bestand maken
Alle vraag en antwoorden binnen PAC (de dialoogvensters en dus niet de normale
onderhoudsvensters) kunnen naar een audit bestand in XML worden geëxporteerd. Hierin staan
tevens alle gebruikers, alle inlog- en uitlogmomenten, databasestatistieken en enkele basale mutatie
logs (bijvoorbeeld dat een relatiegegeven is gewijzigd en door wie op welk moment, maar niet wat er
is gewijzigd).
Dit bestand is met name bedoeld voor Verkaart Automatisering, ter informatie voor o.a. het oplossen
van problemen. Maar u kunt dit document ook zelf gebruiken, als u zelf inzicht wil krijgen in het in en
uitloggen van uw medewerkers.

31.2.4.5 Verwerkingslogboek tonen
Imports, exports en andere verwerkingen in PAC zijn gevoelige handelingen. De kans dat hierbij iets
fout loopt is wat groter, omdat er meerdere handelingen worden ondernomen en hierbij externe
programma's worden gebruikt.
Om problemen met verwerkingen in PAC te kunnen identificeren en sneller oplossen is er een

mogelijkheid toegevoegd om een logboek te tonen van verwerkte zaken, zoals imports, exports en
andere soorten verwerkingen. Hierbij wordt aangegeven door wie en wanneer deze verwerking is
uitgevoerd. Deze functie is te vinden onder management functies - Verwerkingslogboek tonen. Als u
hierop klikt ziet u het onderstaande scherm.
Wijzig het datum van ... tm... veld om verwerkingen over een bepaalde periode te bekijken
Kies de verwerkingssoort die u wilt bekijken.
PAC toont u nu de verwerkingen van het type dat u heeft gekozen bij verwerkingsoort die in de door
u aangegeven periode hebben plaatsgevonden.
31.2.4.6 Beveiligde functies
De optie beveiligde functies toont u een aantal geavanceerde mogelijkheden. Deze mogelijkheden
zijn niet zomaar voor u toegankelijk, maar alleen in overleg met Verkaart Automatisering.
Als u contact opneemt met Verkaart Automatisering ontvangt u een wachtwoord. Alleen met dit
wachtwoord kunt u de functies uitvoeren.

Op deze plaats kunnen herstelfuncties worden uitgevoerd, waarvoor u anders uw database naar
Verkaart Automatisering had moeten sturen. Op deze manier kunt u deze wijzigingen dus uitvoeren,
zonder dat gebruikers hiervoor uit de administratie hoeven.
Bij elke functie wordt uitleg gegeven in het vlak rechts naar de functielijst. Klik op de functie om de
uitleg weer te geven.
Het uitvoeren van deze functies doet u over het algemeen in overleg met Verkaart Automatisering. Er
zijn functies waarbij echt een wachtwoord door de service desk van Verkaart Automatisering wordt
verstrekt, maar er zijn ook functies die de gebruiker super kan uitvoeren. In de meeste gevallen is
een backup van de administratie noodzakelijk!
Het kan makkelijk zijn als Verkaart Automatisering kan 'inbellen' dmv extern bureaublad oid. Dan
kunnen deze functies door de service desk zonder tussenkomst van de gebruiker worden uitgevoerd.
Dit dient uiteraard in overleg te gebeuren.
Alle functies voor alle modules op een rijtje:

Functie Wachtw Toelichting Batch
oord run
Alle aanbiedingstellingen bijwerken Nee Deze functie zorgt ervoor dat alle aanbiedingstellingen worden bijgewerkt
vanuit de interne importtabel van het CB en de interne lopende orders. Dit
kan worden gebruikt om tellingen te maken van ingevoerde opdrachten die
nog niet zijn verwerkt naar bijvoo
Alle druk-afleveringen sommeren Nee Deze functie zorgt ervoor dat bij alle drukken waarbij afleveringen van de
(gepland,geleverd) oplage zijn ingevuld de kolommen Aantal en Geleverd aantal worden
getotaliseerd op drukniveau.
Alle relaties, verbanden en adressen Nee Deze functie werkt alle namen van relaties bij en zorgt tevens dat alle
bijwerken adressen wordt bijgewerkt aan de actuele indeling én dat ze worden
bijgewerkt naar alle gekoppelde adressen.
Alle projecttitels bijwerken Ja Deze functie zorgt ervoor dat alle titels met voorvoegsels en
administratieve titels worden ontrafeld. Alleen als voorvoegsels of
administratieve titel leeg is wordt er iets gewijzigd aan het project.

Alle project-(auteurs)namen bijwerken Nee Deze functie zorgt voor het bijwerken van alle auteursnamen en alle
originele uitgeversnamen door het doorlopen van alle gekoppelde relaties
en de namen die daarbij horen. Namen zonder rollen worden bewust NIET
aangepast!
Lege voorletters van relaties vullen uit Nee Deze functie zorgt voor het bijwerken van alle relaties met lege voorletters
voornaam dmv de eerste letter van de voornaam.
Alle calculatie omvangen bijwerken Ja Geconverteerde calculaties of evt calculaties uit voorgaande versies of
bijgewerkte calculatiemodellen kunnen soms zorgen voor niet bijgewerkte
omvangen in de calculatie. Dit is een niet zichtbaar veld dat wordt
bijgewerkt na bijwerken van de zichtbare om
Alle historie wissen uit HISTORIE.MDB Ja Deze functie zorgt ervoor dat alle historische importregels worden
verwijderd uit het historiebestand.
De importstopcode resetten Nee Na een vastgelopen of afgebroken import kan het voorkomen dat de
importroutine niet verder meer kan bij het punt waar het was gebleven. In
overleg met de service desk kan afhankelijk van de impact van de fout
worden besloten om een backup terug te zetten
Laptop orders verwijderen Ja Deze functie zorgt ervoor dat na het kopieren van VERKOOP.MDB van de
server (vaak alleen na een versie installatie van PAC op een laptop en de
bijbehorende kopieeraktie) alle bestaande orders in de laptop (die alleen
geldig zijn op de server) worden verwi
Bijwerken reëele afleveringen/oplage Nee Deze functie zorgt ervoor dat alle ingestelde inslagmutaties worden
uit inslagen gesommeerd naar de afleverrelaties (zie ook magazijnbeheer) in het
drukafleverbeheer zodat de reële oplage kan worden bijgewerkt.
Minimum voorraad in magazijnen Ja Met behulp van deze functie wordt ervoor gezorgd dat de
instellen minimumvoorraadstanden worden bijgewerkt aan de standaard ingestelde
minimumvoorraadstand in Magazijnbeheer. Tevens worden de initiële
statussen ingesteld. Deze functie is alleen geschikt tbv het eer
Voorraadgegevens van een magazijn Ja Met behulp van deze functie worden de voorraadgegevens van een
wissen magazijn gewist. Dit kan worden gebruikt om gegevens van een niet meer
gebruikt magazijn te wissen.
Alle autonummervelden (primary Ja Met deze functie worden alle autonumber/counter fields hersteld naar de
keys) herstellen volgende waarde in de tabel (max+1).
Alle plancoordinatoren (relcats) Ja Met behulp van deze functie worden alle coordinator-relatiecategorieën in
bijwerken uit act alle planningen bijgewerkt vanuit de stam-activiteiten
Alle verschijningsdatums uit planning Ja Met behulp van deze functie worden alle verschijningsdatums van alle
bijwerken drukken met planning bijgewerkt mits het veld verschijningsdatum
bijwerken aangevinkt is.
Alle gekoppelde tekstbestanden Nee Deze functie zorgt ervoor dat alle interne teksten MET koppeling (in
bijwerken uitgavebeheer en relatiebeheer) worden bijgewerkt met de actuele inhoud
ook al is de bestandsdatum hetzelfde als de laatst bijgewerkte datum!
(forceren=ja)
ISBN13 Conversie uitvoeren Ja Met behulp van deze functie kunt u de gehele administratie gereed maken
voor ISBN13. Alle ISBN velden zullen worden geconverteerd naar ISBN13.
Lege ISBN's instellen uit EAN Ja Met behulp van deze functie worden alle lege ISBN's in de betreffende
uitgaven gevuld vanuit een gevuld EAN.
Content van PACNet naar bestanden Ja Met behulp van deze functie worden een x-aantal (hierom wordt gevraagd)
schrijven laatste content items van PACNet opgehaald en als XML-bestanden
weggeschreven naar de documentenmap om daarmee controles te kunnen
uitvoeren.
CB In Nota wissen Nee Met behulp van deze functie worden de in nota's van het CB (de interne
importtabel) gewist om in nota's te verwijderen die nooit meer zouden
worden verwijderd door een gewijzigd aanleverpatroon door CB (bv bij
wijzigen van BerichtOntvangerPartij indien me
CB Relatie klantgroepindelingen Nee Met behulp van deze functie worden de ingerichte en zelf-geprioriteerde CB
bijwerken Klantgroepindelingen doorgevoerd naar de klanten binnen het
relatiebeheer.
Omzet koppelvelden actualiseren Nee Met behulp van deze functie kunnen de omzetkoppelvelden worden
geactualiseerd indien nodig (De fonds, fondsgroep en klantgroep wordt bij
realiseren van de omzet 'vastgezet' zodat bij een historisch verloop dit
goed kan worden gevolgd: bv een klant gaat va
Historisch maken van records in Ja Met behulp van deze functie kunnen diverse onderdelen van PAC historisch
tabellen worden gemaakt (aanvankelijk alleen orders) en opgeslagen in een aparte
administratie.
Initiële dagrun forceren/uitvoeren Nee Met behulp van deze functie kan de initiele dagrun nogmaals worden
gestart, bv om wijzigingen in berekende velden direct door te voeren of na
een update met nieuwe functionaliteit (in dat geval wordt dit normaal pas
de volgende dag uitgevoerd).
Testmodus instellen Ja Met behulp van deze functie wordt bij het ftp-en bevestiging gevraagd. En
bij exporteren van bestanden (nu: cb opdnaw=orders) een testindicatie
meegegeven.

Wizard importeren Ja Met behulp van deze functie kunt u een wizard importeren die door een
consultant is gemaakt/gewijzigd
Performance testje Nee Met behulp van deze functie worden enkele basis functie enkele malen
achter elkaar herhaald om vast te stellen hoe lang het duurt om deze uit te
voeren.
Formulier maskers importeren Ja Met behulp van deze functie worden de form maskers geimporteerd die
door een consultant zijn gemaakt. Alle bestaande maskers worden altijd
eerst volledig verwijderd.
Power-user wachtwoord instellen Nee Met behulp van deze functie kan het power-user wachtwoord worden
ingesteld.
TEST: Alle drukken uitfiatteren Ja TEST: Met behulp van deze functie worden alle openstaande drukken
(inconsistent) eindgefiatteerd. Dit is echter een inconsistente functie en daarmee ontstaat
ook een inconsistentie administratie. Het is alleen bedoeld om drukken
door te zetten zodat je er geen last van
CONSULTANT: Alle rechten instellen Ja CONSULTANT: Hiermee worden alle rechten toegeëigend voor de
(administrator) administrator om bepaalde stamgegevens te kunnen vullen.
CONSULTANT: Tabellenbrowser Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u elke tabel in PAC openen en
wijzigingen aanbrengen. Let op! De administratie kan hiermee volledig
inconsistent worden!!
CONSULTANT: Excel2XML Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u Excelbestanden omzetten in XML
bestanden
CONSULTANT: Tabel2Excel Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u elke tabel in PAC exporteren naar
een excelbestand
CONSULTANT: Tabel2SQL Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u elke tabel in PAC exporteren naar
een SQL script
CONSULTANT: XML2XML via XSLT Ja Met behulp van deze functie kan een XML bestand worden geconverteerd
naar een ander XML bestand dmv een XSLT-stylesheet.
CONSULTANT: SQL script-bestand Ja Met behulp van deze functie kan een SQL script-bestand worden uitgevoerd
uitvoeren zoals die door VA is aangeleverd. Dit is volledig transactie-veilig. Of alles
lukt of de situatie blijft intact.
CONSULTANT: SQL script uitvoeren Ja Met behulp van deze functie kan een enkel SQL updatescript worden
uitgevoerd. Dit is volledig transactie-veilig. Of alles lukt of de situatie blijft
intact.
CONSULTANT: Relatie-XML Ja Met behulp van deze functie kunnen relaties (éénmalig) vanuit een XML
importeren bestand worden geimporteerd
CONSULTANT: Projecthierarchie-XML Ja Met behulp van deze functie kunnen projecten (éénmalig) vanuit een XML
importeren bestand worden geimporteerd
CONSULTANT: Omzetstamgegevens Ja Met behulp van deze functie kan de inrichting van de omzetrapportage
exporteren worden gekopieerd naar een andere administratie. Deze kan dan worden
ingelezen met Scriptbestand uitvoeren. (ACCESS ONLY!)
CONSULTANT: Journaalposttypes Ja Met behulp van deze functie kan de inrichting van de journaalposttypes
exporteren worden gekopieerd naar een andere administratie. Deze kan dan worden
ingelezen met Scriptbestand uitvoeren. (ACCESS ONLY!)
CONSULTANT: Alle CBRelaties als Ja Met behulp van deze functie worden alle CB Relaties (ooit geimporteerd)
relaties verwerken verwerkt tot normale PAC relaties (met klant categorie). Let op! Het is
absoluut NIET gebruikelijk om dit in een live omgeving te doen ivm de
grote hoeveelheid relaties!
CONSULTANT: Alle CBArtikelen als Ja Met behulp van deze functie worden alle CB artikelen (ooit geimporteerd)
projecten aanmakn verwerkt tot zeer basale projecten, maar daarbij zijn aannamen gedaan
mbt standaard id's: nur, pmc, fonds, verschijningsvorm zijn 1
CONSULTANT: CBimport: Drukken Ja Dit heeft betrekking op de import van CB en de openstaande issues in de
maken voor mutaties cockpit. Met deze functie worden direct drukken aangemaakt als deze niet
bestaan én wordt de verwerkstatus ingesteld (overboeken bij nieuw, zelfde
druk als het al bestaat)
CONSULTANT: Alle klantgroepen v. Ja Met behulp van deze functie worden alle klantgroepen voor alle drukken
alle drukken makn (ALLE DRUKKEN! ook oude) aangemaakt.
CONSULTANT: Consistentiecontrole Nee CONSULTANT: Algemene consistentiecontrole zonder bijwerken, alleen
algemeen rapporteren van vermeende fouten
CONSULTANT: Consistentieherstel Ja CONSULTANT: Met deze functie wordt de ingestelde actuele druk in
uitgavemagazijn uitgavemagazijn gewist indien de druk inmiddels is verwijderd. Dit was
nodig omdat er aanvankelijk geen controle bestond bij verwijderen van
drukken.
CONSULTANT: Consistentieherstel Ja CONSULTANT: Met deze functie worden ongeldige relatierollen gewist
relaties indien de relatie inmiddels is verwijderd of het lege aangemaakte regels
zijn uit de projectwizard.
CONSULTANT: Consistentieherstel Ja CONSULTANT: Met deze functie wordt een controle gelegd tussen de
drukken koppeling van druk naar project EN uitgave naar project. Indien de druk op
een ander project is gekoppeld dan kan dit worden hersteld naar het
project van de uitgave.

CONSULTANT: Consistentieherstel Ja CONSULTANT: Met deze functie wordt een controle gelegd tussen de In
InBackordertelling backorder telling op magazijnniveau en de individuele orderregels die in
backorder staan. Onjuistheden worden in de In backorder hersteld.
CONSULTANT: Selectief vrd/omzet Ja CONSULTANT: (ALLEEN VOOR TESTSITUATIES!) Met behulp van deze
wissen/undo functie kunnen (1) de geimporteerde en ingevoerde omzetmutaties en
voorraadmutaties worden verwijderd vanaf een datum t/m een datum.
Vervolgens wordt de voorraad opnieuw opgebouwd adhv de nog we
CONSULTANT: Heropbouwen Ja CONSULTANT: Met behulp van deze functie worden alle voorraadstanden
voorraad uit mutaties gewist en opnieuw geteld/opgebouwd uit de voorraadmutaties.
CONSULTANT: Diverse bedrag- Ja CONSULTANT: Met behulp van deze functies worden in de tabellen
afrondingen uitvoeren Omzet*, Faktuur*, UitgaveMagazijn* en Druk alle kostprijzen en logistieke
velden afgerond op 2 decimalen.
CONSULTANT: Initialisatie voorraad Ja CONSULTANT: Met behulp van deze éénmalige functie kan de
herwaardering herwaarderingsfunctionaliteit worden geactiveerd.
CONSULTANT: Herwaarderen Ja CONSULTANT: Met behulp van deze éénmalige functie kunnen historische
voorraad uit calculaties mutaties worden gecorrigeerd/geherwaardeerd tegen de juiste kostprijzen
CONSULTANT: Omzettestdata maken Ja Met behulp van deze functie kunnen testgegevens voor de
omzetrapportage worden aangemaakt op basis van de gegevens in de
administratie. Op deze manier kan een demonstratie of cursus worden
gegeven op basis van bekende gegevens voor de gebruikers.
CONSULTANT: Gehele adm wissen Ja Met behulp van deze functie wordt de gehele administratie gewist met
(excl stamgeg) 'werk'gegevens zoals projecten, relaties, orders, calculaties, planningen etc.
Alleen de stamgegevens blijven intact.
CONSULTANT: Klant... Ja CONSULTANT:
CONSULTANT: AccountView acties Ja CONSULTANT: Met behulp van de bijbehorende functies kunnen diverse
acties op de (in PAC standaard) AccountView administratie worden
uitgevoerd.
31.2.5 Rapportage
U kunt diverse stamgegevens invoeren ten behoeve van het documentbeheer.
Het gaat daarbij om de volgende zaken:
Documentsoorten 537
Documentvelden 536
Onze overzichtsgroepen 542
Onze overzichten 542
31.2.5.1 Documentveldenbeheer
De documenten die u kunt samenvoegen en exporteren kunnen uit een heel scala aan velden in PAC
bestaan. Uit de projecthiërarchie zijn de veelgebruikte velden standaard opgenomen. Echter, daar u
vrij bent om productkenmerken, calculatiecomponenten en planningsactiviteiten aan te maken dient
PAC flexibel te zijn in de te exporteren gegevens. We kunnen helaas niet standaard alle velden
opnemen, omdat de diverse systemen daartoe niet geschikt zijn. Met onderstaande koppeling bent u
echter in staat om alle benodigde velden te koppelen en daarbij zelfs nog eigen namen aan te geven.
U kunt de diverse velden uit de ondersteunde bronnen koppelen onder Hoofdmenu | Systeem |
Documentvelden:

Selecteer één van de Ondersteunde bronnen.

Om een nieuwe rij (kenmerk, component of activiteit) te koppelen, klik dan op de
zoekvensterknop van rij-omschrijving.
Een lijst overeenkomend met de keuze van de bron wordt getoond. Kies daarvan een regel.
Geef vervolgens een veldnaam zoals die in Microsoft Word wordt getoond. Het aantal
karakters hiervan is maximaal 20 tekens, echter bij een activiteit kunt u slechts gebruik
maken van 17 tekens. Dit heeft te maken met de zes exportvelden die per activiteit worden
aangemaakt in plaats van standaard één bij componenten en kenmerken:
<Veldnaam>OMS : Activiteitomschrijving
<Veldnaam>LEV : Leveranciersnaam
<Veldnaam>PSD : Prognose startdatum
<Veldnaam>PED : Prognose einddatum
<Veldnaam>RSD : Realisatie startdatum
<Veldnaam>RED : Realisatie einddatum
31.2.5.2 Documentsoorten
De uitgeverij gebruikt vaak veel dezelfde soorten brieven. Deze kunnen in PAC gestandaardiseerd
worden zodat de huisstijl kan worden gewaarborgd en een minimum aantal handelingen door de
medewerkers nodig zijn. Ook hoeven ze niet op detailniveau kennis te hebben van de bijkomende
zaken als adressering, gebruik van datums, etc. Deze staan tenslotte reeds in het gestandaardiseerde
sjabloon. U kunt talloze documentsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Documentsoorten:

U kunt uit twee typen documentsoorten kiezen:

Voor relaties in zijn algemeenheid 541
Als leveranciersopdrachten specifiek 541
U ziet alle reeds bestaande documentsoorten en aan welk Microsoft Word sjabloon deze zijn
gekoppeld. U kunt op de volgende wijze meer soorten aanmaken:
Vul een Omschrijving in voor de documentsoort.

Vul een Korte oms om de documensoort kort te beschrijven.
Kies bij Medium voor Microsoft Word. Alleen deze keuze wordt op dit moment ondersteund.
Vink Heeft sjabloon aan om het te koppelen aan een sjabloon. Als u wilt dat u met een leeg
document begint en daarin verder kunt gaan met wijzigen, dan vinkt u dit vakje niet aan.
Het heeft in principe alleen maar zin om slechts één van de documentsoorten niet aan te
vinken, bijvoorbeeld Leeg document.
Vervolgens kunt u het werkelijke sjabloon oproepen door op F5 te drukken in het veld
Sjabloonnaam. U krijgt dan een zoekvenster waarmee u het gewenste sjabloon kunt
selecteren:

Kies het sjabloon en klik vervolgens op Openen.

Als het sjabloon niet aanwezig is, wordt het veld rood gemarkeerd en staat er geen vinkje
in de kolom Bestaat.
Op dit moment wordt de kolom Rechten niet gebruikt in PAC.

Indien u een vinkje zet bij het veld Historie dan worden van deze soort alle document
bewaard en een historie opgebouwd in PAC.
Tot slot kunt u middels het veld Volgorde een gewenste sortering in keuzelijsten bereiken.
Vanuit het venster kunt u ook direct sjablonen aanmaken. Dit baseert u op een reeds bestaand
sjabloon.
Klik op de knop Sjabloon maken obv sjabloon.

Kies vervolgens voor een documentsoort met een sjabloon waarop u het nieuwe sjabloon
wilt baseren:

Daarna wordt Microsoft Word geopend met een kopie van het sjabloon van de gekozen
documentsoort.
Als u met dit sjabloon klaar bent, slaat u het op in de sjablonenmap van deze administratie
en sluit u het document.
Vervolgens drukt u op F5 in het veld Sjabloonnaam en kiest u het net aangemaakte sjabloon.
Ook kunt u een sjabloon aanmaken obv een bestaande brief dat nog geen sjabloon is.
Klik op de knop Sjabloon maken obv bestaande brief.

Zoek vervolgens het document op via het Openen venster (de extensie is bewust *.* ipv *.
doc omdat soms ook andere bestanden worden gebruikt, zoals HTML of TXT, als ze maar
door Word kunnen worden geopend)
Daarna wordt Microsoft Word geopend met een kopie van het document als sjabloon.
Als u met dit sjabloon klaar bent, slaat u het op in de sjablonenmap van deze administratie
en sluit u het document.
Vervolgens drukt u op F5 in het veld Sjabloonnaam en kiest u het net aangemaakte sjabloon.
Wij veronderstellen dat het gebruik van Microsoft Word met sjablonen bekend is. U kunt
supergebruikers uiteraard een cursus hierin laten volgen.

31.2.5.2.1 Relatie algemeen
Voor mailingen en het maken van een enkelvoudige brief kunt u documentsoorten aanmaken als u
kiest voor dit type.
Kies bij Type voor Relatie algemeen indien deze anders is ingesteld.
In Microsoft Word kunt u de volgende velden opnemen:
De geel gemarkeerde velden zijn van toepassing indien u gebruik maakt van de mailingsoort Speciaal
mailing sturen met details. Deze wordt bijvoorbeeld gebruikt voor ramsjbrieven waar extra informatie
wordt meegestuurd.
31.2.5.2.2 Leveranciersopdracht
Tijdens het plannen kunt u ook opdrachten genereren naar externe leveranciers als u akkoord gaat
met een bepaalde activiteit bij een leverancier. Deze documenten zijn niet hetzelfde als bij Relatie
algemeen. Alle velden die u heeft gedefinieerd bij Documentvelden 536 zijn ook tot uw beschikking.

Kies bij Type voor Relatie algemeen indien deze anders is ingesteld.
31.2.5.2.3 Faktuur
Voor het koppelen van een type faktuur kiest u voor dit type. Het hier opgegeven faktuursjabloon kan
vervolgens aan een faktuurcode 619 worden gekoppeld.
31.2.5.2.4 Royaltycontract
Voor het koppelen van een type royaltycontract kiest u voor dit type. Hier kunnen de fysieke
contractsjablonen worden benoemd en gekoppeld.
31.2.5.3 Onze overzichtsgroepen
U kunt uw eigen overzichten opgegeven in Onze Overzichten 542 verdelen in verschillende

overzichtsgroepen. Deze overzichtsgroepen kunt u aanmaken onder Hoofdmenu | Systeem| Onze
overzichtsgroepen
U ziet dan het volgende scherm.
U vindt hier de volgende kolommen:
Nr: Dit is een intern nummer van PAC dat automatisch wordt toegekend.
Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de overzichtsgroep. Deze wordt ook
weergegeven in het scherm Onze Overzichten 386 in het hoofdmenu.
Korte omschrijving: Hier kunt u een korte omschrijving opgeven voor de overzichtsgroep.
Volgorde: Dit bepaald de volgorde van de groeepn in het scherm Onze Overzichten 386 in het
hoofdmenu.
31.2.5.4 Onze overzichtenbeheer
U kunt diverse overzichten in Excel maken (samenvoegen) als sjablonen. Hiermee kunt u gegevens
uit PAC tonen. U kunt diverse eigen overzichten definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Onze
overzichten:

In PAC voert u de volgende handelingen uit om de koppeling naar het sjabloon te maken:
Ga naar een nieuwe regel en vul een Omschrijving in.
Voer een korte beschrijvende omschrijving in het veld Kort oms. in.
Vul een Volgorde in zoals de lijst met sjablonen moet worden gesorteerd.
Vul vervolgens de naam van het sjabloon in of druk op F5 in Sjabloon om het sjabloon te
kiezen.
Vervolgens kunt u enkele aankruisvakjes gebruiken om te vragen naar bepaalde condities voor het
overzicht. Als het vakje aanstaat dan wordt om dit gegeven gevraagd.
Verschijningsdatum : traject van datums
Realisatie verschijningsdatum : traject van de realisatie verschijningsdatum
Uitgave : selectie van één enkele uitgave middels een zoekvenster
Fondsgroep : keuzelijst van fondsgroepen. U kunt meerdere keuzes
maken.
Fonds : keuzelijst van fondsen. U kunt meerdere keuzes maken.
Fondsmanager : keuzelijst van fondsmanagers. U kunt meerdere
keuzes maken.
Redacteur : keuzelijst van redacteurs. U kunt meerdere keuzes maken.
Productiebegeleider : keuzelijst van productiebegeleiders. U kunt meerdere
keuzes maken.
Aanbieding : keuzelijst van aanbiedingen/titellijsten. U kunt meerdere
keuzes maken.
Projectstatus : keuzelijst van projectstatussen. U kunt kiezen voor actief
en inactief.
Uitgavestatus : keuzelijst van uitgavestatussen. U kunt kiezen voor actief
en inactief.
Drukstatus : keuzelijst van drukstatussen. U kunt kiezen voor actief en
inactief.
Tenslotte kunt u aangeven welke sortering u wilt toepassen. U kunt hierbij kiezen uit de
verlden ProjectID, Titel, Auteur, UitgaveID, ISBN, DrukID, Druknr, DruknrToevoeging,
Projectcode, UitgaveTitel, DrukTitel, Oplage, Verschijningsdatum en
RealisatieVerschijningsdatum.

U kunt slechts tot een maximum van 255 karakters een sortering opbouwen. De
sorteervelden dient u te scheiden met een puntkomma. De ingevulde volgorde wordt als
standaard gebruikt.
Om een nieuw overzicht aan te maken gebaseerd op een bestaand sjabloon voert u eerste de
volgende handelingen uit:
Maak een kopie van het bestaande sjabloon en sla dit op onder de naam zoals u het nieuwe
sjabloon wilt noemen onder de dezelfde map.
Open dit nieuwe sjabloon in Microsoft Excel en voer de noodzakelijke wijzigingen door.
Sla dit opnieuw op en open bovenstaande venster in PAC.
31.2.6 Scenario's
Met behulp van scenario's kunnen binnen PAC complexe modellen worden vastgelegd door
supergebruikers (administratie en organisatiedeskundigen) en verborgen worden voor de dagelijkse
gebruikers. Deze laatsten kiezen binnen PAC tijdens het toevoegen van diverse zaken gewoon voor
een (hoofd)scenario waarna de details automatisch worden overgenomen. Ze maken doorzichtig
gebruik van de bedrijfsprocessen gedefinieerd in PAC ter ondersteuning van de dagelijkse
werkzaamheden zonder dat ze hier volledige materiekennis voor nodig hebben.
U kunt diverse modellen vastleggen in scenario's op elk van de volgende gebieden:

Calculeren 545
Fiatteren/workflow 546
Plannen 549
Productkenmerken 551
Calculatie-royalties 550
De eerste vier gebieden zijn vervolgens op te nemen onder één noemer om de modellen nog beter
beheersbaar te houden. Dit noemen we een hoofdscenario 544 .
31.2.6.1 Hoofdscenariobeheer
Het hoofdscenario is een soort kapstok voor diverse scenario's om het beheer eenvoudiger te maken
en om de gebruikers effectieve keuzemogelijkheden te bieden zonder dat dit ten koste gaat van de
flexibiliteit. Gebruik de knop Hoofdscenariobeheer onder Systeem om het hoofdscenario te openen:
Geef een duidelijke beschrijving van het hoofdscenario.
Een hoofdscenario kan bestaan uit de volgende scenario's:

Calculatiescenario 545
Fiatscenario 546
Planningscenario 549
Kenmerkscenario 551
De scenario's zijn optioneel en er zal dan ook een waarschuwingstekst <-- Bestaat niet worden
weergegeven als een scenario niet is ingevuld. Tijdens het toevoegen van de druk 154 kunt u dan
alsnog een scenario kiezen.
31.2.6.2 Calculatiescenariobeheer
Door middel van een scenario voor calculaties kunnen veel componenten voor een calculatie reeds
vooraf worden ingevuld waardoor bij het maken van een (concept)calculatie veel werk uit handen
wordt genomen. Gebruik de knop Calculatiescenariobeheer onder Systeem om het calculatiescenario te
openen:
Gebruik de volgende velden om het scenario aan te vullen:

Vul de Omschrijving van het scenario in.
Kies een Papiersoort die standaard moet worden ingevuld.
Vul een Hoofdoplage in waarmee standaard zal worden gerekend. Deze waarde moet in het
venster Oplagen voorkomen!
Vul tot vier verschillende Oplagen in waarvoor automatisch een kostprijs berekening zal
worden uitgevoerd.
U kunt een onbeperkt aantal verkoopsoorten kiezen met een standaard afzet en
kortingpercentage in het Afzet en rabat venster. Vaak zullen deze jaarlijks opnieuw worden
beoordeeld.
Ten behoeve van het toerekenen van indirecte kosten aan de calculatie kunt u gebruik

maken van een onbeperkt aantal Rendementcomponenten. Hiervoor kunt u standaard

percentages invoeren. Vaak zullen deze per jaar opnieuw worden beoordeeld.
Geef een Volgorde in zodat het scenario standaard op deze volgorde in lijsten wordt
weergegeven.
Vul vervolgens de diverse benodigde componenten in het venster Componenten in.
Kies in een lege regel onderaan voor een Component.
vul eventueel een Initiële waarde in, bijvoorbeeld een standaard prijs.
U kunt ook gebruik maken van enkele actieknoppen:

Met de knop Componenten toevoegen kunt u in één keer alle componenten uit het
calculatiemodel toevoegen aan het huidige scenario.
Middels de knop Overnemen uit bestaande worden alle elementen, zoals oplage, afzet, etc
overgenomen uit een bestaand scenario. U krijgt dan eerst een keuzevenster om het
scenario te kiezen van waaruit de elementen worden gekopieerd.
31.2.6.3 Fiatscenariobeheer
Door middel van een scenario voor fiatteringen kan de workflow van de uitgeverij worden neergezet.
Diverse personen(groepen) worden verantwoordelijk gesteld in de diverse fasen van het project.
Gebruik de knop Fiatscenariobeheer onder Systeem om het fiatscenario te openen:
In het bovenste deel staan de algemene gegevens zoals het Scenarionr. en de Omschrijving.
Vul een duidelijke Omschrijving in.
In het middelste deel worden de momenten en stappen beschreven die een druk aflegt door het
bedrijf en wie per stap rechten heeft om acties uit te voeren.
Vul een nummer in voor het veld Stap. De volgorde van de stappen geeft de globale

workflow weer.
Kies vervolgens een moment in Calc.moment... en ->. Dit veld geeft aan dat een instantie van
een calculatie aanwezig is. Als deze waarde, bijvoorbeeld Voorcalculatie, bij meerdere
stappen is gedefinieerd betekent dit dat bij deze stappen slechts één en dezelfde calculatie
is ingesteld. Als het moment wijzigt bij een volgende stap dan wordt een kopie gemaakt
van de calculatie in dit nieuwe moment. Zo ontstaat een (statische) historie van calculaties.
Zorg ervoor dat het Nr. altijd oplopend is in combinatie met het nummer in het veld Stap.
Met het veld Wijzig calc kunt u aangeven dat de calculatie in deze fase/stap wijzigbaar is
door een persoon (of groep). Als het vinkje uit staat is de calculatie op slot en daarmee
kunt u ervoor zorgen dat een calculatie aan een verantwoordelijke persoon wordt
aangeboden zonder dat het tussentijds kan worden gewijzigd. Dit is dan niet wenselijk.
Vul vervolgens de volgende velden in als u een vinkje heeft gezet bij Wijzig calc:
Redactievelden, dit zijn velden die in het calculatiemodel zijn aangegeven om te wijzigen
door de redactie. Technisch: dit wordt bepaald door bit 0 (0/1) van de kolom Rechten
in het Calculatiesysteem (het basismodel).
Productievelden, dit zijn velden die in het calculatiemodel zijn aangegeven om te
wijzigen door de productie. Technisch: dit wordt bepaald door bit 1 (0/2) van de kolom
Rechten in het Calculatiesysteem (het basismodel).
Verkoopvelden, dit zijn de afzet en omzetvelden in de calculatie.
Commerciële velden, deze velden staan in Drukbeheer waarmee de oplage en de
verkoopprijs als commercieel voorstel kunnen worden gewijzigd.
Directievelden, deze velden staan ook in Drukbeheer waarmee de oplage en de
verkoopprijs als directievoorstel kunnen worden gewijzigd.
In de kolom Fiatteren vult u de vooringestelde functienaam in (die u bij rollenbeheer kunt
toewijzen aan een rol) zodat de personen die hierop recht hebben deze stap kunnen
fiatteren in het normale proces. Alle stappen met uitzondering van de laatste (!) dienen te
worden ingevuld om een juiste fiatrouting of workflow te bewerkstelligen.
Om correcties uit te voeren in voorgaande momenten/fiatstappen wordt gebruik gemaakt
van rechten in de kolom Afkeuren. Als een fiat moet worden teruggedraaid dan kan dat
gebeuren door de persoon die recht heeft op de genoemde vooringestelde functie in de
(volgende) actieve fase. Hierbij is het belangrijk dat de eerste stap niet wordt ingevuld en
alle andere stappen wel.
De kolom min.dagen is op dit moment niet actief. Doel van dit veld is om het aantal dagen
voor de verschijningsdatum aan te geven waarop een fiat uiterlijk moet worden gegeven.
Dit ondersteunt eventueel de controle op de workflow en de voortgang van het proces.
In het onderste deel van het venster kunnen de controlestappen worden gedefinieerd.
Tijdens een fiat van de stap vermeld in ISBN melding bij stap wordt een controle uitgevoerd
op het aanwezig zijn van het ISBN in de uitgave. Als deze (nog) niet is ingevuld wordt
tijdens de fiat een melding gegeven. De fiat wordt wel gewoon uitgevoerd.
Tijdens het fiat van de stap vermeld in ISBN verplicht bij stap wordt ook een controle
uitgevoerd op het aanwezig zijn van het ISBN in de uitgave. Als deze dan nog niet is
ingevuld, dan wordt een waarschuwing gegeven en wordt het fiat niet uitgevoerd!
Bij het fiat van de stap vermeld in Oplage-afzet controle bij stap wordt gecontroleerd of de
hoofdoplage en de verkoopprijs in de calculatie gelijk zijn aan de overeenkomstige velden
van het directievoorstel. Indien deze niet overeenkomen wordt een waarschuwing gegeven
en wordt het fiat niet uitgevoerd!
vanaf de stap vermeld in Verkoopprijs bijwerken vanaf stap wordt de verkoopprijs uit de
calculatie overgenomen naar de verkoopprijstabel van de uitgave. In het verleden werd elke
wijziging van de verkoopprijs in de calculatie overgenomen, speeltuin of niet. Nu kan
worden ingesteld dat pas na een bepaald fiat de prijs als (voorlopig) definitief wordt
overgenomen en gekoppeld. Dit proces wordt geevalueerd bij wijzigen van een calculatie en

bij fiatteren van een druk.

Alle calculaties die minimaal gefiatteerd zijn tot en met de stap vermeld in Bestmate export
vanaf stap kunnen naar Bestmate worden geëxporteerd.
In de voorcalculatiefase zal de kostprijs nog vaak wijzigen. Eventuele logistieke
voorraadmutaties worden tegen de VVP gewaardeerd (de VVP is de Vaste Verreken Prijs en
is een momentopname). Op een bepaald moment is de kostprijs redelijk definitief en is het
in te stellen dat deze als VVP zal worden doorgevoerd in het logistieke systeem. Alle
aanwezige voorraadmutaties op de betreffende druk worden dan geherwaardeerd (zie
hieronder). Deze bijwerkactie vindt plaats bij fiattering (niet bij wijziging van de kostprijs).
Dus een fiat die wordt gegeven op of vanaf het ingestelde stap(nr) zorgt voor bijwerken van
de VVP (dus niet als door een fiat deze stap(nr) wordt bereikt!). U kunt de stap invullen in
het veld VVP bijwerken uit kostprijs bij fiat vanaf stap. Door het klikken op de knop <- In
drukken doorvoeren direct naast dit veld kunt u deze instelling overnemen in alle drukken
waar dit scenario ooit aan is toegekend.
Omzet en voorraad mutaties kunt u journaliseren naar de boekhouding, maar u kunt ervoor
zorgen dat dit pas vanaf een bepaalde (definitieve) stap gebeurt. Voor die stap worden er
dus geen journaalposten aangemaakt (tenzij gefiatteerd, gejournaliseerd en afgekeurd
natuurlijk). Na die tijd wel, maar alleen als dat ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Er
worden dus niet automatisch onderliggend journaalposten aangemaakt tijdens het normale
werkproces, alleen bij de export zelf. U kunt dit stapnr invullen in het veld Logistieke
journaalposten mogelijk vanaf stap. Door het klikken op de knop <- In drukken doorvoeren direct
naast dit veld kunt u deze instelling overnemen in alle drukken waar dit scenario ooit aan is
toegekend.
+ Bij het gebruik van de logistieke modules en het journaliseren van de mutaties
kunnen twee scenario's worden onderscheiden:
1. Mutaties mogen voor verschijnen al tegen een voorlopige of definitievere
kostprijs / VVP worden gewaardeerd en ook gejournaliseerd
2. Mutaties mogen voor verschijnen al tegen een voorlopige of definitievere
kostprijs / VVP worden gewaardeerd, maar pas bij verschijnen worden
gejournaliseerd (en dan mag de VVP ook niet meer wijzigen in normale
omstandigheden)
In de eerste situatie krijgt een mutatie een voorlopige waardering en wordt na
journaliseren op slot gezet. Dat betekent dat de VVP op die mutatieregel niet
meer wijzigt. Als er dan toch een herwaardering dient plaats te vinden dan
worden er twee herwaarderingsmutaties gemaakt (gecumuleerd per mutatietype
en maand) zodat rekenkundig de juiste voorraadwaardering aanwezig is. Deze
mutatie moet vervolgens nog worden gejournaliseerd.
In de tweede situatie wordt journaliseren (voorlopig) uitgesteld. Eventuele
herwaarderingen vinden dan wel op mutatieregel plaats. De oude VVP wordt
dan eenvoudigweg overschreven door de nieuwe VVP. Journalisering vindt dan
tenslotte plaats op de nieuwe VVP.
In beide situaties wordt een eventuele herwaardering na journaliseren uiteraard
apart geboekt middels herwaarderingsmutaties (zie situatie één), maar zal in
situatie twee weinig voorkomen.
Door journaliseren pas toe te staan na een fiattering van een financieel
verantwoordelijke waarborgt u de juistheid van de gegevens.
Als u het middelste venster met de momenten en stappen verlaat wordt een controle
uitgevoerd op de volgorde van stappen en moment. Als een onmogelijke combinatie is
ingevuld dan wordt het scenario gedeactiveerd. Het kan dan niet worden gekozen tijdens
het toevoegen van drukken. U kunt het na uw correcties weer trachten te activeren:
Klik op de knop Reactiveren om opnieuw een controle uit te voeren op juistheid en het

fiatscenario te activeren.
Als u nieuwe stappen heeft toegevoegd aan het fiatscenario dan kunt u deze in de
bestaande fiatstappen van de drukken toevoegen (een scenario wordt tenslotte alleen bij
aanmaak van een druk toegevoegd) door te klikken op de knop *Stap in drukken toevoegen.
Let op dat als binnen elke druk de stap erna al is gefiatteerd, de nieuwe stap ook
automatisch gefiatteerd zal zijn (anders ontstaan gaten in de fiattering). U dient dit
overigens altijd in overleg met Verkaart Automatisering te doen ivm enkele beperkingen.
31.2.6.4 Planningscenariobeheer
Door middel van een scenario voor planningen kunnen de algemeen voorkomende activiteiten voor
het maken van een artikel worden ingevuld. Gebruik de knop Planningscenariobeheer onder Systeem
om het planningscenario te openen:
In het bovenste deel worden het Nr. en de Omschrijving weergegeven. Tevens wordt de totale
Doorlooptijd van het kritieke pad weergegeven en of de verschijningsdatum moet worden bijgewerkt.
Vul een duidelijk onderscheidbare Omschrijving in.

Zet een vinkje bij Verschijningsdatum bijwerken indien u standaard wilt dat bij elke nieuwe
planning de verschijningsdatum wordt berekend.
Vervolgens wordt links in het midden een venster getoond met de standaard aanwezige trajecten
indien wordt gekozen voor dit scenario.
Selecteer een traject in de kolom Traject bij een nieuwe regel.

Geef daarbij aan of het traject het Kritieke pad is. Dit kan slechts bij één traject worden
aangevinkt.
Geef vervolgens aan of de begin- en einddatums van het traject Automatisch moeten

worden bijgewerkt uit de activiteiten in het traject van de planning.
Rechts van het midden kunt u per traject de diverse activiteiten invullen die daarvoor gelden.
Selecteer een activiteit in de kolom Activiteit bij een nieuwe regel.
Vervolgens kunt u een standaard leverancier invullen in de kolom Relatie. Dit is uiteraard
optioneel, want u besteedt een bepaalde activiteit niet altijd aan dezelfde leverancier uit.
Automatisch wordt een hoogste Volgorde ingevuld. Dit kunt u handmatig overschrijven of
kiezen voor de knoppen:
Omhoog, om de activiteit een stap omhoog te zetten.
Omlaag, om de activiteit een stap omlaag te zetten.
Vervolgens kunt u een standaard Doorlooptijd in werkdagen invullen.
Indien u nog bezig met bent met een planningscenario kunt u het deactiveren.
Klik op de knop (De)activeren om een planningscenario te activeren of te deactiveren.
31.2.6.5 Calc.royaltyscenariobeheer
In de uitgeverij wordt vaak gewerkt met standaard contracten per uitvoering (ISBN, Uitgave,
verschijningsvorm). Daarom kunt u enkele modelcontracten, scenario's, aanmaken en gebruiken
tijdens het toevoegen van de uitgave. Zo hoeven vrijwel geen aanpassingen worden gedaan, tenzij
natuurlijk een maatcontract is opgezet. Dan kunt u het onder uitgavebeheer (of via de calculatie)
alsnog wijzigen. Gebruik de knop CalcRoyaltycontractscenario onder Systeem om het
royaltycontractscenario te openen:
In het bovenste deel van het venster kunt u de omschrijving en de volgorde in keuzelijsten invullen.
Vul een duidelijke Omschrijving in. Let op dat u ook bijvoorbeeld auteur en/of vertaler kunt
vermelden als dit al dan niet in het contract voorkomt.
Geef een Volgorde in om de plaats in keuzelijsten vast te leggen.
Daaronder kunt u de staffels invoeren per type contract en verkoopsoort/kanaal. Vaak zal het
voorkomen dat alleen voor de verkoopsoort boekhandel (+ evt export/België) een staffel wordt
gebruikt, maar met dit model kunt u voor alle verkoopsoorten in principe een staffel vastleggen.
Naast staffels kunt u ook gewone regels maken met percentages of waarden over alle omzet.
Op dit moment kunt u kiezen uit twee contracttypen in veld Type, te weten auteurscontract en
vertalerscontract, maar dit is uitbreidbaar. Deze kunnen door elkaar lopen qua treden en

percentages. U hoeft dus niet ingewikkeld tredes en percentages te combineren tot één
gecompliceerde staffel.
U heeft de mogelijkheid om meermalen een Verkoopsoort te kiezen. Dit zijn echter verkoopsoorten die
u in het contract wilt vastleggen en hoeven niet overeen te komen met de werkelijke verkoopsoorten
in de calculatie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid om alle verkoopsoorten van de calculatie te
combineren tot één verkoopsoort voor de royalty, te weten Alle. Of tot bijvoorbeeld Boekhandel en
Export, die eigenlijk bestaat uit de calculatieverkoopsoorten Aanbieding, Naverkoop en Export. Dit is
vooral handig voor staffels en het bepalen van de huidige trede.
De Boventrede van een regel bepaalt dat tot en met die afzet een bepaald percentage geldt (vanaf
een eventueel vorige trede). Dus in bovenstaande venster wordt bij de eerste vier regel het volgende
bedoeld:
de eerste 4000 4%
4001 t/m 6000 5%
6001 t/m 8000 6%
8001 en daarna 7%
Door een onmogelijke afzet als boventrede in te vullen (999.999.999) wordt de laatste regel
beschouwd als 8001 en daarna (hoger).
Op deze wijze (boventrede 999.999.999) kunnen ook de verkoopsoorten worden ingevuld die
geen staffel nodig hebben. Dat betekent bij de vijfde regel:
Voor alle verkopen 3,5%
Voor vertalerscontracten waarover voor de eerste paar duizend vaak geen royalty wordt
berekend, kan dit dus met deze systematiek eenvoudig worden opgelost, zie de achtste en
negende regel:
Voor de eerste 10000 0%, geen royalties

Daarna 2%
Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de Berekenwijze te kiezen. U heeft de mogelijkheid tussen:
Bruto%Ex : Percentage over bruto (omzet) excl BTW

Bruto%In : Percentage over bruto (omzet) incl BTW
Netto%Ex : Percentage over netto (omzet) excl BTW
Netto%In : Percentage over netto (omzet) incl BTW
Prijs/ex : Vast bedrag per exemplaar
Tot slot kunt u in de kolom Waarde de prijs per exemplaar of het percentage invullen, al naar gelang
de keuze bij Berekenwijze. Als u in het venster Staffels gaat staan dan worden alle opmaaktekens,
zoals %, tijdelijk niet getoond tot u weer uit dit venster stapt.
31.2.6.6 Kenmerkscenariobeheer
Elk specifieke product heeft zo zijn eigen kenmerken. Met behulp van een scenario voor
productkenmerken kan van te voren een product of combinatie van producten, zoals boek met CD,
worden gedefinieerd. U kunt zo eenvoudig na het toevoegen van een druk de specifieke kenmerken
bijwerken naar de eisen van het product. Gebruik de knop Kenmerkscenariobeheer onder Systeem om
het kenmerkscenario te openen:

In het bovenste deel wordt het nummer vermeld en kunt u een omschrijving invoeren.
Vul een zinvolle, identificeerbare Omschrijving in. Deze kiest u tijdens de druk toevoegen.
Daaronder kunt u de diverse (fysieke) productkenmerken invoeren.
Kies in de lege regel voor een Kenmerk middels F5 of met de zoekvensterknop.

Indien het kenmerk elementen ondersteund, kies dan in het veld Standaard keuze voor de
zoekvensterknop.
31.3 Applicatiekennis
Enter topic text here.
31.3.1 Installatie en systeemeisen

31.3.1.1 Access
31.3.1.1.1 Installatievoorschriften
Om PAC te installeren op de server dient u zorgvuldig te werk te gaan. Hieronder worden de stappen
beschreven die nodig zijn om PAC succesvol uit te rollen.
Stappen:
Op een lokale server dient een aparte map te komen waarin PAC kan worden gezet. Deze
kan automatisch door het setup programma worden aangemaakt. We noemen dit
<ServerMap>.
De rechten dienen zo te zijn dat hierin mappen vrij kunnen worden aangemaakt, en in alle
mappen bestanden kunnen worden aangemaakt, gelezen en verwijderd.

Middels het bestand PAC.INI 570 wordt geregeld waar lokale gegevens worden geplaatst. De
inhoud is standaard:
[Folders]
LocalApp=\data
Dit betekent dat de volgende map wordt gebruikt:
<Opstartstation>:\DATA\PAC\
Het opstartstation is niet in te stellen, dit zal veelal C of D zijn. De map PAC wordt altijd
aangemaakt.
Naast deze 'harde pad'-verwijzing kunt u ook instellen dat deze bestanden in een tijdelijke
bestandenmap terecht komt, bijvoorbeeld gebruikersafhankelijk. U kunt dan de volgende
regel invullen:
LocalApp=%TEMP%
U kunt dan alleen %TEMP% invullen en geen gebruik maken van andere variabelen!
U dient te allen tijde te zorgen dat alle rechten aanwezig te zijn, alsmede op de vrij aan
te leggen submappen (voldoende rechten in Windows NT, 2000, XP).
A. Indien een werkplek de volledige Microsoft Access moet krijgen, dan wordt aanbevolen
deze installatie in de map
<Opstartstation>:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\
uit te voeren. Dit is over het algemeen de standaard installatiesuggestie van Microsoft
indien station C: de opstartmap van Windows is.
B. Indien de werkplek moet worden voorzien van Microsoft Access RunTime, dan is het
beste om de installatie uit te voeren in de map
<Opstartstation>:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\ART\
Dit is NIET de standaard installatiesuggestie van Microsoft en daarom dient u dan ook
voor een zgn. custom installation gekozen te worden!
Wij dringen er sterk op aan om u aan deze installatievoorstellen te houden ivm

onderhoudbaarheid en standaardisatie. Zo hoeft er dan centraal slechts 1 (of hooguit 2)
scriptbestand voor PAC te worden onderhouden die geldt voor alle werkstations.
Het opstartprogramma dat de PAC applicatie start, staat in de map <ServerMap>\BIN en

heet PAC-ME.EXE. Best practice is om hiernaar een snelkoppeling te leggen. Uit
beheersbaarheidsoogpunt wordt aangeraden dit opstartprogramma niet te copieren naar
lokale werkstations.
Het scriptbestand zorgt ervoor dat de meest actuele applicatiesoftware en instellingen

worden gecopieerd naar het werkstation tbv optimale prestaties. De administratie zal
op de server blijven. Daarna zal de applicatie worden gestart.
Het systeem kan nu worden geïnstalleerd. Dit betekent het plaatsen van de bestanden in de centrale

servermap en onderliggende mappen dmv waarschijnlijk een setup programma of een zip-bestand.
Indien uw systeem een slechte performance geeft, dan raden wij u het volgende aan te
proberen om de performance te verbeteren voordat u contact met ons opneemt:
Laat alle werkstations dezelfde versie gebruiken. U kunt wel de volledige en

RunTime versie naast elkaar gebruiken.
Installeer de laatste service packs van Microsoft op alle werkstations en met name
de Office service packs.
Gebruik slechts één sessie van PAC of Microsoft Access op een werkstation.
Probeer zo min mogelijk andere programma's te gebruiken.
31.3.1.1.2 Systeemeisen
U dient de volgende systeemeisen voor het werkstation in acht te nemen:
Onderdeel Systeemeisen Aanbevolen minimumsysteemeisen

Besturingssysteem Windows 95 Windows 2000/XP/VISTA
Processor Pentium 700MHz Pentium III+ 1.2GHz
Intern geheugen 256MB 512MB+
Vrije schijfruimte 300MB 500MB
Beeldscherm 1024x768 1024x768
Netwerk 10Mbps 100Mbps
Software MS Access 2000, XP, 2003 of - MS Access 2000, XP, 2003 of RunTime
RunTime
Aanvullende MS Word, MS Excel bij enkele MS Word, MS Excel bij enkele modules
software modules
De volgende systeemeisen voor de fileserver dienen in acht te worden genomen:

Besturingssysteem Linux, Netware, Windows NT Linux, Netware, Windows NT
Processor Pentium 700MHz Pentium III+ 700MHz
Intern geheugen 512MB 1GB+
Vrije schijfruimte afhankelijk van bedrijfsgrootte afhankelijk van bedrijfsgrootte
Beeldscherm geen geen
Netwerk 10Mbps, geen WAN opstelling 100Mbps, geen WAN opstelling
Software geen geen
Aanvullende geen geen
software
De prestaties zijn mede sterk afhankelijk van de andere applicaties die gelijktijdig worden
gedraaid en het aantal modules in de licentie.
31.3.1.2 SQL
Het installeren van PAC SQL is, vanwege de complexe omgeving, ingewikkelder dan een installatie in
Access. Het installeren van SQL zal dan ook altijd in samenwerking met een medewerker van
Verkaart Automatisering worden uitgevoerd.


Besturingssysteem Windows 95 Windows 2000/XP/VISTA
Processor Pentium 700MHz Pentium III+ 1.2GHz
Intern geheugen 256MB 512MB+
Software MS Access 2000, XP, 2003 of - MS Access 2000, XP, 2003 of RunTime
RunTime
Aanvullende MS Word, MS Excel bij enkele MS Word, MS Excel bij enkele modules
software modules
De volgende systeemeisen voor de fileserver dienen in acht te worden genomen:

Besturingssysteem Linux, Netware, Windows NT Linux, Netware, Windows NT
Vrije schijfruimte afhankelijk van bedrijfsgrootte afhankelijk van bedrijfsgrootte
Netwerk 10Mbps, geen WAN opstelling 100Mbps, geen WAN opstelling
Software geen geen
software
De volgende systeemeisen voor de dedicated sql-server dienen in acht te worden genomen. Bij de
aanbevolen minimumsysteemeisen is gelet op het werken met een groot aantal users tegelijk:

Besturingssysteem Windows 2000 of hoger Windows 2000 of hoger
Intern geheugen 1GB 3GB+
Vrije schijfruimte afhankelijk van bedrijfsgrootte afhankelijk van bedrijfsgrootte (advies:
RAID-5)
Software MsSQL Server MsSQL Server
software
gedraaid en het aantal modules in de licentie.
Op dit moment (2007) kunnen we, op basis van onze ervaringen, een situatie met
virtualisaties van servers niet aanbevelen.
31.3.1.3 Omzetrapportage
Het installeren van Omzetrapportage zal altijd in samenwerking met een medewerker van Verkaart
Automatisering worden uitgevoerd.


Besturingssysteem Windows XP met Service Pack 2 Windows XP met Service Pack 2
Processor Pentium 1 GHz of AMD 1800+ Pentium III+ 1,5 GHz of AMD 2800+
Software MS .NET Framework 2.0 MS .NET Framework 2.0
Aanvullende MS Excel bij gebruik van MS Excel bij gebruik van
software exportfunctionaliteit exportfunctionaliteit
gedraaid. Vooral het beschikbare geheugen heeft veel invloed op de prestaties.
31.3.2 Test omgeving opzetten

U kunt, om verschillende redenen, een testomgeving willen opzetten. Bijvoorbeeld in de eerste fase
van het gebruik met PAC, om nieuwe gebruikers te laten wennen aan het programma of omdat u
nieuwe modules of functionaliteit tijdelijk wilt testen buiten uw werk/live/productie omgeving.
De testomgeving is niets anders dan een tweede PAC, waarin jullie huidige administratie gekopieerd
kan worden. Zodoende heb je een tweede PAC identiek aan de originele, maar helemaal los van
elkaar, zodat je in het tweede PAC zonder gevolgen voor de eerste van alles kunt uitproberen of
testen. Dit gebruik je met name als een update voor jullie interessant is. Wij hebben elke update
getest, maar op een meer algemeen niveau, of het werkt en doet wat het moet doen (specifiek
gezegd hebben we de nieuwe functionaliteit en gewijzigde functionaliteit getest en akkoord
bevonden) . Maar om er zeker van te zijn dat de update doet wat men wil en verwacht raden wij elke
klant aan om de update eerst te testen in de testomgeving. Daarbij hoeft men zich enkel te richten
op wat in de releasenotes voor de gebruiker van belang is.
Hier zal worden beschreven hoe u makkelijk een nieuwe testomgeving kunt opzetten.
Om verwarring te voorkomen gaan we in dit voorbeeld uit van het volgende:
De huidige versie van PAC noemen we "PAC (1)" en staat op locatie N:\DATA\PAC
De nieuwe testversie van PAC noemen we "TESTPAC" en staat op locatie P:\DATA\TESTPAC
31.3.2.1 Tweede versie van PAC installeren
Als eerste dient u een tweede versie van PAC, de testversie, op een andere locatie op uw systeem te
plaatsen.
Neem de laatste update van PAC, dezelfde als uw huidige PAC (1) versie. U moet deze versie
van PAC gebruiken, omdat anders de koppeling met uw gegevens (de databases) niet tot
stand kan komen.
Beschikt u niet meer over de laatste update van PAC, dan kunt u het beste eerst uw huidige

versie van PAC updaten met de laatste update die beschikbaar is van de website. Vervolgens
gebruikt u deze update ook voor het opzetten van TESTPAC.
Run update.exe. U wordt nu gevraagd op welke locatie u deze versie van PAC wilt plaatsen.
Selecteer de plaats waar u TESTPAC wilt neerzetten. Voor een duidelijk onderscheid tussen
PAC (1) en TESTPAC kunt u TESTPAC op een andere schijf op uw systeem plaatsen. In
bovenstaande voorbeeld kiezen we ervoor TESTPAC te installeren in de map P:
\DATA\TESTPAC.
Klik op volgende en vervolgens op installeren.
Als het installeren is voltooid kunt u naar de door u geselecteerde map gaan. U ziet hier nu
een aantal mappen en bestanden:
U heeft nu de basis gelegd voor TESTPAC, maar nu ontbreekt nog uw administratie. In de

volgende stap zullen we de administratie gaan kopieren naar uw testomgeving.

31.3.2.2 Administratie kopiëren
De volgende stap is het kopieren van uw administratie van PAC (1) naar TESTPAC. Dit doet u als
volgt.
Open windows verkenner en zoek de map waar PAC (1) in staat. (In dit geval dus N:
\DATA\PAC.)
Selecteer admin.mdw en plaats deze in de map waar u TESTPAC in heeft geplaatst (in ons
voorbeeld dus P:\DATA\TESTPAC)
Selecteer vervolgens alle .mdb bestanden uit de map adm op de locatie van PAC (1) (N:
\DATA\PAC\Adm). Dit zijn data.mdb, drukdata.mdb, historie.mdb, license.mdb, log.mdb,
omzet.mdb en verkoop.mdb. Kopieer deze en plaats ze in ed adm map van TESTPAC (P:
\DATA\TESTPAC\Adm).
Neem nu contact op met Verkaart Automatisering. U ontvangt van Verkaart een nieuwe
bedrijfsdatabase (company.mdb) en licentie (license.mdb) voor uw testomgeving. Als u deze
heeft ontvangen plaatst u deze in de map P:\DATA\TESTPAC (company.mdb) respectievelijk
in de adm map van TESTPAC (license.mdb) (P:\DATA\TESTPAC\Adm). U overschrijft
hiermee het oude license.mdb bestand.
U heeft nu alle benodigde bestanden naar TESTPAC gekopieerd. U kunt TESTPAC nu

openen. Een zeer belangrijke stap die nu nog moet volgen is het koppelen van PAC aan de
juiste administratie. Als u deze stap niet goed uitvoert zal PAC nog verwijzen naar de
administratie in PAC (1), en worden wijzigingen dus in uw huidige administratie
doorgevoerd.
Wij adviseren u om verwarring te voorkomen om gebruik te maken van een echte test
licentie en test company. Als u namelijk een volledige kopie zou maken van uw live omgeving
is er qua service geen onderscheid meer te maken tussen deze twee omgevingen. Ook zit er
een beveiliging van kopieren van administraties op als u een echte testomgeving opbouwt
zoals wij voorschrijven.
31.3.2.3 PAC koppelen aan de testadministratie
Een laatste en zeer belangrijke stap is het koppelen van PAc aan de juiste testadministratie, die u
zojuist naar TESTPAC heeft gekopieerd. Dit doet u als volgt.
Eerst moeten we PAC openen. Maak alvast een snelkoppeling naar PAC. Doe dit door door
naar de map bin in TESTPAC te gaan (P:\Data\TESTPAC\Bin) en hier met de rechtermuisknop
te klikken op het bestand 'PAC-ME.exe'. Selecteer 'snelkoppeling maken'. Nu wordt een
snelkoppeling gemaakt naar PAC. Plaats deze bijv op uw bureau blad en hernoem deze
snelkoppeling 'TESTPAC'. U kunt ook het pictogram wijzigen als u dit wilt.
Dubbelklik op de snelkoppeling naar TESTPAC. TESTPAC wordt nu geopend.
Voor u verschijnt het administratie scherm.

Controleer nu of de verwijzing naar de administratie (in bovenstaand voorbeeld N:

\Data\Pac\adm\DEMO) correct is. Dat is in dit geval niet juist, we willen verwijzen naar ons
testadministratie in P:\Data\TESTPAC\Adm. We moeten daarom de verwijzing naar de
administratie aanpassen.
Klik op de knop systeemfuncties links onder in beeld.
Klik vervolgens op de knop wijzigen. U ziet nu het volgende scherm.

Selecteer nu bij Administratiemap de juiste administratiemap van TESTPAC. Dit is in ons

voorbeeld: P:\DATA\TESTPAC\Adm
Nu zal automatisch de locatie van het licentie bestand worden ingevuld. Controleer of deze
correct is. Als deze juist is, klik dan op sluiten.
In het scherm administratie openen ziet u nu de juiste verwijzing staan. U kunt nu TESTPAC openen.
31.3.3 Sjablonen
Vanuit PAC kunnen met een druk op de knop rapporten en mailingen worden gegenereerd. Zo'n
rapport wordt gegenereerd op basis van een sjabloon: een bestand dat de layout van het document
aangeeft. PAC kan o.a. gebruik maken van Word en Excel Sjablonen. Dit document zal beschrijven
hoe een sjabloon aan PAC dient te worden gekoppeld en hoe vervolgens zo'n sjabloon vorm kan
worden gegeven.
Het maken van een Word sjabloon is relatief simpel, het maken van een excelsjabloon is al
complexer. Wij raden aan om het het maken van sjablonen over te laten aan iemand binnen uw
uitgeverij met kennis van word en excel en het maken van sjablonen. U kunt het gewenste sjabloon
ook aan Verkaart Automatisering voorleggen als opdracht. Wij bouwen dan uw sjabloon voor u. Ook
geven wij cursussen over het opzetten van Word en Excelsjablonen in PAC.
31.3.3.1 Word Sjablonen in PAC

31.3.3.1.1 Word sjabloon koppelen aan PAC
Om een word sjabloon te koppelen aan PAC dient u eerst een nieuw sjabloon te maken en hieraan
vervolgens vanuit PAC velden toe te wijzen.

31.3.3.1.1.1 Een nieuw sjabloon
Bij PAC worden standaard al een aantal sjablonen meegeleverd. Als u een nieuw sjabloon wilt maken,
kunt u het beste een kopie maken van een van de bestaande sjablonen.De makkelijkste manier is om
dit binnen PAC te doen. U doet dit als volgt:
Ga naar stamgegevens - documentsoorten.

Selecteer het type documentsoort
Klik op de knop sjabloon maken onderaan. u ziet nu de lijst met bestaande documentsoorten.
Kies het documentsoort dat het meest lijkt op het document dat u wilt maken. Dit sjabloon
zal dan als voorbeeld worden gebruikt.
Er wordt nu een Worddocument geopend, met het gekozen sjabloon. U kunt dit sjabloon nu
gaan bewerken.
31.3.3.1.1.2 Velden exporteren uit PAC
U heeft nu een nieuw sjabloon gemaakt. PAC heeft de te exporteren velden uit het vorige sjabloon
overgenomen, maar mogelijk wilt u juist nieuwe velden toevoegen. Dit dient u eerst aan te geven.
Allereerst wordt binnen PAC een selectie gemaakt van de mogelijke velden die door PAC kunnen
worden geexporteerd. Deze vindt u onder stamgegevens - documentvelden. Als het veld dat u wilt
gebruiken nog niet tot de mogelijke exportvelden behoort kunt u deze hier toevoegen.
Voor de documenten met type relatiealgemeen of projecthierarchie zijn al standaard velden

geselecteerd. Deze zijn niet te wijzigen. Als u een leveranciersopdracht aanmaakt dient u vervolgens
per sjabloon aan te geven welke velden met dit sjabloon worden geexporteerd. PAC neemt in dit
geval geen standaard aantal velden mee. Dit omdat het hier gaat om een grote hoeveelheid velden
en dit heeft een negatief effect op de performance. Door zelf een selectie te maken uit het totale
aanbod aan velden kan een rapport sneller worden gecreëerd.
Om velden aan een leveranciersopdracht sjabloon te koppelen doet u het volgende:
Ga naar Stamgegevens - Documentsoorten

Selecteer Leveranciersopdracht als type.
Selecteer uw nieuwe sjabloon.
Onderaan ziet u een knop Velden toewijzen. klik hierop
U ziet nu een scherm met hierin twee kolommen: geselecteerd en beschikbaar. Alle velden in de rij
geselecteerd worden meegenomen door het Sjabloon. De velden in de rij beschikbaar worden niet
meegenomen.
31.3.3.1.1.3 Sjabloon koppelen aan PAC
U heeft nu uw sjabloon gemaakt, en deze eventueel door u gekozen velden toegewezen. Nu dient u
dit sjabloon nog te koppelen aan PAC. Dit doet uals volgt±
Ga naar stamgegevens - documentsoorten.

Selecteer het type documentsoort
Vul onderaan in de lege regel uw nieuwe documentsoort toe. Let bij het invullen op:
De correcte sjabloonnaam. Om te zorgen dat het sjabloon voor iedereen beschikbaar is
dient u deze te plaatsen op een gedeelde locatie (server).

Met het aanvinktveld historie kunt u instellen of uw brief in de historie van PAC wordt
opgeslagen of niet.
Het aanvinkveld rechten wordt op dit moment nog niet gebruikt in PAC.
31.3.3.1.2 Het sjabloon opmaken
Nu een jabloon is aangemaakt en deze is gekoppeld aan PAC en de benodigde velden door PAC naar
dit sjabloon worden geexporteerd kunnen we beginnen met de opmaak van het sjabloon. U doet dit
als volgt:
Open uw sjabloon vanuit PAC. U kunt dit doet direct nadat u een nieuw sjabloon heeft
aangemaakt. Tussentijds kunt u uw sjabloon bijwerken door in uw gebruikersprofiel te gaan
naar Documenten en overzichten en hier het vinkje naast Hoofddocument bewerken aan te
zetten. Als u nu naar Documenten en Mailingen in het hoofdmenu gaat en u selecteert het
betreffende sjabloon en drukt op creëren, dan zal eerst worden gevraagd of u dit sjabloon
eerst nog wilt wijzigen. Als u op ja drukt wordt u sjabloon geopend.
U ziet nu in Word links boven een aantal knoppen, waaronder de knop samenvoegvelden
invoegen. Als u hierop klikt ziet u de velden die voor u in dit document beschikbaar zijn.
Dubbelklik op een van de velden uit de lijst en dit veld zal in uw document worden
opgenomen.
Als u klaar bent met wijzigingen slaat u het sjabloon op (onder dezelfde naam waar u in PAC
naar hebt verwezen). Uw gewijzigde sjabloon zal nu door PAC worden gebruikt.
31.3.3.2 Excel Sjablonen in PAC

31.3.3.2.1 Excel sjabloon koppelen aan PAC
Om een excelsjabloon te koppelen aan PAC dient u eerst een nieuw sjabloon te maken en hieraan
vervolgens vanuit PAC velden toe te wijzen.
31.3.3.2.1.1 Een nieuw sjabloon
Bij PAC worden standaard al een aantal sjablonen meegeleverd. Als u een nieuw sjabloon wilt maken,
dient u een kopie maken van een van de bestaande sjablonen. Dit sjabloon bevat dan al een basis
opmaak en een aantal formules, die u dan alleen maar hoeft te kopieren of een hier en daar hoeft te
wijzigen.
PAC Sjablonen vindt u normaal gesproken in de PAC map (Vaak N:\Data\PAC) onder
Documenten\Sjablonen.
Selecteer een (vergelijkbaar) sjabloon en kopieer deze.

Geef het sjabloon een geschikte naam.
Nu bestaat het nieuwe sjabloon, maar en moet nu nog in PAC naar worden verwezen. Om dit te
doen, doet u het volgende:
Ga naar Stamgegevens - Ons overzichtenbeheer.

Selecteer de correcte groep
Maak een nieuwe regel aan voor uw nieuwe sjabloon (of wijzig de oude regel). Geef een
omschrijving, korte omschrijving en sjabloonlocatie op. geef hierachter aan op welke
condities kan worden geselecteerd.
Als u nu naar mijn overzichtenbeheer gaat in het hoofdmenu, zult u zien dat uw nieuwe overzicht is
toegevoegd.

31.3.3.2.1.2 Velden exporteren uit PAC
U heeft nu een nieuw sjabloon gemaakt en een deze toegevoegd aan PAC. Maar PAC weet nog niet
welke velden moeten worden geexporteerd naar dit Sjabloon. Dit dient u eerst aan te geven.
Allereerst wordt binnen PAC een selectie gemaakt van de mogelijke velden die door PAC kunnen
worden geexporteerd. Deze vindt u onder stamgegevens - documentvelden. Als het veld dat u wilt
gebruiken nog niet tot de mogelijke exportvelden behoort kunt u deze hier toevoegen.
Vervolgens dient u per sjabloon aan te geven welke velden met dit sjabloon worden geexporteerd.
PAC neemt niet standaard alle velden mee. Dit omdat het hier gaat om een grote hoeveelheid velden
en dit heeft een negatief effect op de performance. Door zelf een selectie te maken uit het totale
aanbod aan velden kan een rapport sneller worden gecreëerd.
Om velden aan een sjabloon te koppelen doet u het volgende:
Ga naar Stamgegevens - Ons overzichtenbeheer

Selecteer uw nieuwe sjabloon.
Onderaan ziet u een knop Velden toewijzen. klik hierop
U ziet nu een scherm met hierin twee kolommen: geselecteerd en beschikbaar. Alle velden in de rij
geselecteerd worden meegenomen door het Sjabloon. De velden in de rij beschikbaar worden niet
meegenomen.
31.3.3.2.2 Het Excel Sjabloon opmaken
Nu een excelsjabloon is aangemaakt en deze is gekoppeld aan PAC en de benodigde velden door PAC
naar dit sjabloon worden geexporteerd kunnen we beginnen met de opmaak van het sjabloon. In dit
hoofdstuk zullen we beschrijven hoe het sjabloon in elkaar zit en worden een aantal basishandelingen
beschreven die van pas zouden kunnen komen bij het maken van uw sjabloon.
31.3.3.2.2.1 De opbouw van het excelsjabloon
Uw Excelsjabloon bestaan uit twee tabbladen: gegevens en planning. In het tabblad gegevens treft u
in het sjabloon een rij aan met koppen (de verschillende velden die u naar dit sjabloon heeft laten
exporteren). Verder is dit tabblad leeg, maar als een rapport wordt gegenereerd vanuit PAC worden
hier de gegevens weergegeven. Als u bijv. een planningsrapport maakt staat voor iedere planning
één regel.
Als u kijkt naar uw excelsjabloon ziet u dat een aantal rijen en kolommen verborgen zijn. Maak deze
zichtbaar door:
de omliggende rijen/kolommen te selecteren

Met de rechter muisknop op het geselecteerde te klikken en vervolgens zichtbaar maken te
selecteren.
U ziet nu de extra kolommen A en B en de rijen 4,5,6 en 7.
Kolom A: In deze kolommen ziet u getallen staan (11,15,21). Dit zijn getallen die afkomstig zijn
van PAC en het doel van de rij weergeven. 11 geeft zo een titelstuk aan en 21 geeft aan dat
het de detailinhoud gaat. Omdat u een kopie maakt van een oude template zullen deze getallen
altijd goed staan. U hoeft hier geen wijzigingen in aan te brengen.
Kolom B: Waar in Kolom A het getal 21 staat zult u in kolom B ook een getal aantreffen. Als u
op dit getal klikt ziet u dat het hier gaat om een formule. Met deze formule wordt bepaald naar
welke regel in het tabblad gegevens moet worden gekeken. Zoals al gezegd staat iedere regel
voor bijv. een planning. Door de verwijzing in kolom B wordt dus bepaald om welke planning

het precies gaat. De inhoud van rij 6 en 7 wordt hieronder apart beschreven.
Rij 4 en 5: Rij 4 en 5 vormen nog een extra 'selectie' uit op de gegevens die u uit PAC heeft
geexporteerd. In rij 5 wordt een woord opgegeven. De bovenste rij in het tabblad gegevens is
koppen genoemd (u kunt dit zien als u de rij selecteert). In rij 4 staat vervolgens een formule
die de gegevens uit de rij koppen in het tabblad gegevens doorzoekt op het woord opgegeven
in rij 5. Dit is gedaan om ervoor te zorgen dat, desondanks wijzigingen in de gegevens die u
vanuit PAC exporteert, u binnen excel naar de juiste gegevens blijft verwijzen. Daarnaast zorgt
het maken van de extra selectie voor een snellere opzet van het sjabloon. Let goed oP!: Op het
moment dat u vanuit PAC een nieuw veld toevoegt dient u dit veld ook in deze rijen op te
nemen.
Rij 6 en 7: Rij 6 geeft het aantal rijen op waarin kolom A het nummer 21 staat. Rij 7 geeft de
rij op waar de eerste 21 staat in kolom A. hiermee wordt dus het begin en eind van het blok
detailinhoud aangegeven. Dit stelt PAC in staat om blokken in een excelsjabloon te herhalen.
Als u dus een rapport wil maken met drie planningen worden automatisch alle drie de
planningen vanuit PAC onder elkaar weergegeven, waarbij de plaats waarop een nieuwe 'loop'
begint door de getallen in rij 6 en 7 worden bepaald. Let goed op!: Als u uw excelsjabloon met
meer regels gaat uitbreiden moet u ook deze velden gaan wijzigen. Dit is erg belangrijk om de
opmaak van het document goed te laten verlopen.
31.3.3.3 Tips en Trucs
In de loop der jaren hebben wij veel ervaring opgebouwd in het maken van sjablonen in zowel word
als excel. Deze kennis willen we graag met u delen. Daarom hier een aantal complexere problemen
die wij door middel van een sjabloon hebben weten op te lossen.
31.3.3.3.1 Word
De basis opzet van een Word sjabloon is simpel. Alhoewel Word niet erg geschikt is om complexere
sjablonen mee op te zetten, kan dit met wat complexere formules wel.
Wij zullen het volgende behandelen:

Kenmerk 564 naam alleen zichtbaar als kenmerk gevuld 564
Kopjes 565 alleen zichtbaar bij inhoud 565
31.3.3.3.1.1 Kenmerk naam alleen zichtbaar als kenmerk gevuld
In een wordsjabloon kunt u een opsomming maken van gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een
opsomming van kenmerken, ten behoeve van uw drukopdracht. Sommige kenmerken in PAC zijn
mogelijk niet relevant en daarom niet ingevuld. U wilt dan waarschijnlijk niet dat de namen van deze
kenmerken toch voorkomen op uw sjabloon, zonder dat hier de waarde van dit kenmerk op volgt.
U kunt dit bereiken door in Word de volgende formule te gebruiken:
Met deze formule wordt het woord 'Papier:' dus alleen getoond als de waarde voor de variabele
OmslagPapier niet leeg is.

31.3.3.3.1.2 Kopjes alleen zichtbaar bij inhoud
In een wordsjabloon kunt u een opsomming maken van gegevens en deze ordenen onder
verschillende kopjes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een opsomming van kenmerken, ten behoeve van
uw drukopdracht.
het staat echter slordig om kopjes weer te geven, als de kenmerken die hieronder horen te staan
ontbreken (omdat zij niet zijn ingevoerd in PAC). U kunt dit doen door de volgende formule te
gebruiken.
Bij deze formule moet u variabelen als OmvBiw en PapierBiw vervangen met die kenmerken uit PAC
die onder het kopje moeten verschijnen. Hoe meer kenmerken worden opgenomen bij een kopje, hoe
complexer de formule dus wordt.
31.3.3.3.1.3 Word decimalen weergeven
Numerieke waarden kunnen in de samenvoeging met of zonder decimalen worden weergegeven op

de volgende manier:
«PapiernummerOms»
{ MERGEFIELD "PapiernummerOms" \# "0.00" }
U kunt bijvoorbeeld de volgende opmaak regelen:

"0.00" - getal met twee decimalen
"0" - getal zonder decimalen
"0.##" - getal met 1 of 2 decimalen als deze er zijn, als het getal geen decimalen heeft wordt het
ook niet weergegeven
31.3.3.3.2 Excel
Nu u de basis opzet van het excelsjabloon begrijpt zullen we hier enkele formules opgeven waarmee
u uw excelsheet kunt opbouwen. Dit doen we aan da hand van voorbeelden. Wij zullen het volgende
behandelen:
Alleen tonen als... 565

Voorwaardelijke opmaak 566
Lange inhoud veld 566
31.3.3.3.2.1 Alleen tonen als...
In uw sjabloon kunt u aangeven dat u een onderdeel alleen wil opgeven als deze gevuld is.
Bijvoorbeeld: u wilt op uw document de leeftijd weergeven, maar alleen als dit veld gevuld is. Dit
doet u als volgt:
Klik op het veld waar u het optionele onderdeel in weer wil geven.
U moet nu een als... dan... formule aanmaken. Klik op het knopje fx, naast de formulebalk.
Er verschijnt nu een pop-up scherm. Selecteer de ALS formule.

U dient nu 3 velden in te vullen: Logische-test, waarde-als-waar en waarde-als-onwaar.

Bij logische test wil u controleren of een bepaald veld (Bijv C4) gevuld is of niet. U geeft
hiervoor aan ISNB (C4).
De waarde als waar is vervolgens "" (oftewel een leeg veld).
De waarde als niet waar is de waarde waar het veld C4 naar verwijst. Deze wordt gezocht
door met de rijnummers in kolom B en de kolomnummers in rij 4 het juiste veld te
identificeren.
Klik nu op OK. In de formulebalk verschijnt nu een vergelijkbare formule:
=ALS(ISNB(C4);"";VERT.ZOEKEN(B11;Rijen;Z4;ONWAAR))
U heeft nu aangegeven dat dit veld alleen dient te verschijnen op het moment dat het gevuld is met
een waarde. Als u nu voor de leeftijd een kopje leeftijd wilt opgeven, kunt u eenzelfde soort formule
creëren, maar makkelijker is te verwijzen naar het veld dat u net heeft gedefinieerd. Als dat veld leeg
is dient uw kopje leeftijd ook niet te worden weergegeven.
31.3.3.3.2.2 Voorwaardelijke opmaak
Met de optie voorwaardelijke opmaak (opmaak - voorwaardelijke opmaak) kunt u een

opmaakeigenschap koppelen aan een event. Dit is een handige optie om op een simpele manier
(zonder complexe formules) toch het gewenste resultaat te krijgen.
Voorbeeld: U heeft een formule waarbij alleen een kop wordt getoond op het moment dat het veld
inhoud bevat. Als het veld inhoud bevat maar deze inhoud is 0, wilt u echter ook dat deze inhoud niet
wordt weergegeven.
U kunt dit probleem met een complexe formule oplossen. Het verwerken van zo'n formule gaat
echter ten kosten van de performance. U kunt ook het volgende doen mbv voorwaardelijke opmaak:
Ga naar opmaak - voorwaardelijke opmaak

Selecteer 'celwaarde is' het eerste drop down veld en 'gelijk aan' in het tweede. Geef in het
laatste veld aan dat de celwaarde gelijk moet zijn aan 0.
Druk op de knop opmaak. Stel de opmaak van de tekst in op wit.
Nu wordt op het moment dat de waarde 0 is de tekst wel weergegeven, maar omdat deze wit is en
de achtergrond ook is deze niet zichtbaar. Zo kan op een simpele manier wel het gewenste resultaat
worden getoond.
31.3.3.3.2.3 Lange inhoud veld
Als u een veld heeft met lang inhoud (bijv. een titel) kan dit uw opmaak verstoren: ook andere
velden worden onnodig groot gemaakt. U kunt dit voorkomen door voor het veld met lange inhoud
meerdere cellen in excel samen te voegen. U doet dit als volgt:
Selecteer de samen te voegen cellen.

Klik rechtermuisknop en vervolgens celeigenschappen.
Selecteer cellen samenvoegen.
31.3.4 Technische details

Hieronder volgen enkele technische details die betrekking hebben op het analyseren van problemen
die voor applicatiebeheer van belang zijn.
31.3.4.1 FTP verzenden/PUT
Bij het verzenden van FTP bestanden wordt een logboek bijgehouden van enkele veelvoorkomende
technische handelingen en foutmeldingen. Deze logboeken kunt u vinden onder

.\PAC\ImportExport\Log
Per host (servernaam) wordt een logboek bijgehouden wat het makkelijk maakt om problemen te
lokaliseren. Er wordt tevens gemeld dat het om verzenden gaat (PUT). Nieuwe log informatie wordt
altijd onderaan het bestand geplakt. Hier volgt een voorbeeld van een bestand.
bestandsnaam: ftpput_ftp.uitgeverijen.net.txt
Inhoud:
Wed 17-12-2008 10:22:41;CLOSE;OMSLAG.PDF
Wed 17-12-2008 10:23:59;CLOSE;OMSLAG.PDF
Wed 17-12-2008 10:28:29;91;12014;0: 220 Microsoft FTP Service
331 Password required for DEMODEMO.
530 User DEMODEMO cannot log in.
31.3.4.2 FTP ontvangen/GET
Bij het ontvangen van FTP bestanden wordt een logboek bijgehouden van enkele veelvoorkomende
technische handelingen en foutmeldingen. Deze logboeken kunt u vinden onder
.\PAC\ImportExport\Log
Per host (servernaam) wordt een logboek bijgehouden wat het makkelijk maakt om problemen te
lokaliseren. Er wordt tevens gemeld dat het om ontvangen gaat (GET). Nieuwe log informatie wordt
altijd onderaan het bestand geplakt. Hier volgt een voorbeeld van een bestand.
bestandsnaam: ftpGET_ftp.verkaart.net.txt
Inhoud:
Wed 31-12-2008 13:19:46;GET;LICENSE.MDB;from;Demo/Demo;to;N:\Data\Pac\adm\demo\500\
Wed 31-12-2008 13:19:46;Verbonden als license
Wed 31-12-2008 13:19:51;CLOSE;LICENSE.MDB
31.3.5 SQL Server en PAC

MsAccess werkt goed met meerdere gebruikers tegelijk, maar als een zeker aantal gelijktijdige
gebruikers wordt bereikt, daalt de performance. Hierdoor is PAC minder snel in gebruik. De module
SQL Server is gebouwd voor de veeleisende bedrijfsomgeving, met o.a. als doelen een verhoogde
bedrijfszekerheid, een goede performance ook bij een toenemend aantal gebruikers en een
verruiming van de doorgroei mogelijkheden.

Voor de gebruiker ziet PAC er in beide omgevingen hetzelfde uit.
31.3.6 Inleiding XML Export

Het creëren van rapportages levert nogal eens problemen op. De rapportage is veelal maar met één
bepaald systeem of programma te openen. En als het rapport in een ander programma kan worden
geopend verschilt de opmaak nogal eens. Hierdoor zijn deze rapporten moeilijk uitwisselbaar. Als
veranderingen moeten worden gemaakt in de manier waarop de rapportage wordt weergegeven kost
het doorvoeren hiervan veel tijd.
Met de module XML Export kunnen deze problemen worden voorkomen. XML Export stelt de
gebruiker in staat om rapporten in XML te generen. XML is in vele verschillende programma's te
bekijken (denk aan Internet Explorer, Firefox, Word en Excel) en de opmaak is in al deze
programma's vrijwel identiek. Ook maakt XML export het mogelijk om een digitale versie van uw
rapporten online te plaatsen, zonder hiervoor extra handelingen uit te voeren.
Voor het genereren van de rapportages met de module XML Export wordt gebruik gemaakt van:
1. Een xml bestand: Dit bestand definieert de data die in de rapportage moet komen te staan,
zoals bijvoorbeeld de naam van de auteur of het aantal verkochte boeken.
2. Een xslt bestand: Het XSLT bestand zorgt voor de opmaak van de rapportage. In het XSLT
bestand wordt aangegeven welke informatie uit het XML bestand waar op de pagina wordt
weergegeven.
3. Een html bestand: Als het xml en het xslt bestand zijn gecreërd wordt op basis hiervan een
html bestand gecreërd.
Door de scheiding tussen data (xml) en opmaak (xslt) is een rapportage makkelijk op uw wensen aan
te passen zonder dat hierdoor wijzigingen hoeven te worden gemaakt in het data bestand. Ook kunt
u vanuit eenzelfde xml bestand oneindig veel verschillende rapportages maken, bijvoorbeeld
rapportages in verschillende talen.

31.3.7 Release notes

Voor wat betreft de bruikbaarheid en leesbaarheid van de releasenotes zelf; elke verandering wordt
in de notes vastgelegd en het merendeel is vaak enkel en eventueel relevant voor een technisch
beheerder (systeembeheerder). Jullie hoeven dus maar op een deel te letten en ook daarvan is maar
weer een deel echt van belang. Alles wordt per module gegroepeerd. Notes over de basismodule zijn
doorgaans vooral van algemene en mogelijk meer technische aard. Notes over de overige modules
zijn mogelijk het makkelijkst te beoordelen door de gebruikers die met de betreffende module
werken.
Verder wordt er een onderverdeling gemaakt in wijzigingstypen: - Functionele toevoeging

- Functionele wijziging en
- Verbetering in stabiliteit/regel
Een verbetering kan van belang zijn. Er is een eerder probleem verminderd of opgelost. Mogelijk is
dit een reden voor het ophalen van de update. Een functionele toevoeging hoeft niets veranderen in
een huidige manier van werken. Er is enkel iets bij gekomen, maar dat hoeft natuurlijk niet gebruikt
te worden. Ook dus ter info, maar mogelijk handig. Een functionele wijziging is wel van belang,
omdat er iets veranderd is en mogelijk effect heeft voor de manier waarop gebruikers werken.
De koppen Functie, Onderwerp, en Subonderwerp geven extra info over waar de betreffende
wijziging in PAC gevonden kan worden. De tekst vervolgens geeft inhoudelijk info over de wijziging.
Als je de teksten van alle wijzigingen gaat lezen kan ik me voorstellen dat je daar alleen maar van in
de war raakt- met name van de technische verbeteringen-, maar dat hoeft dus ook niet! Richt je in
eerste instantie op de wijzigingen en deel deze eventueel per module onder bij gebruikers. Zo doe je
enkel wat het meest relevant is en deel je het werk. Als dit regelmatig gedaan wordt zullen de lijsten
notes kort blijven en dus nog minder tijd kosten om door te nemen.
31.3.8 Mapverwijzingen
In PAC staan een aantal harde mapverwijzingen (padverwijzingen), die verwijzen naar uw
documenten, sjablonen of import/export mappen. Als u PAC niet op de standaard locatie (N:/Data/
PAC) plaatst, zult u deze mapverwijzingen moeten aanpassen. Het gaat hierbij om de volgende
mapverwijzingen:
Algemene instellingen – Systeem

- Bestmate exportmap
Algemene instellingen - Documenten en Mailingen (deze staan waarschijnlijk al goed).

- Adm. Afh. sjablonen map
- Adm. Afh documenten map
Algemene Instellingen – Import

- Artikelen CB2000
- Goederenbeweging CB2000
- Libridis
- Openstaande opdrachten CB2000
- Relaties CB2000
- Uitgevoerde opdrachten CB2000
- Voorraad CB2000
- Ontvangstbevestiging Order CB2000
Algemene instellingen – Verkoop

- Exportmap CB-opdrachten
- Bestand met onze CD-RelatieID’s
- Bestand met gerealiseerde omzet

Algemene instellingen – onderhanden werk

- Importbestand nacalculaties
Algemene instellingen – Royalty

- Voorraad-bestandsmap
- Verkopen-bestandsmap
- Handmatige mutaties bestandsnaam
- Afrekeningenmap
31.3.9 PAC.ini
PAC.ini is een bestand in de hoofdmap van PAC. Als u dit bestand opent met kladblok, dan ziet u het
een vergelijkbare inhoud als die hieronder:
Bij het opstarten van PAC door een gebruiker worden enkele bestandjes gekopieerd naar een lokale
map. Dit gebeurt om de performance van PAC te verhogen. De waarde achter LocalApp geeft de
map aan waar deze lokale bestandjes worden geplaatst. U kunt hier gewoon de naam van een map
weergeven (zoals in het voorbeeld is gedaan) maar het is ook mogelijk te verwijzen naar de Temp
map van de gebruiker door hier %TEMP% in te vullen. Het is ook mogelijk om toevoegingen
(mappen) hier aan toe te voegen zodat met verschillende omgevingen (productie/live en test) naast
elkaar kunnen worden gedraaid, en dan ook door verschillende gebruikers op 1 pc/citrix server/
terminal server.
31.3.10 Feiten en weetjes

In deze paragraaf staan feiten en weetjes over de werking van PAC die je aan de buitenkant niet zou
vermoeden.
1. In PAC bestaat een automatisch script dat ervoor zorgt dat verschijningsdatums op uitgaveniveau
wordt bijgewerkt en het aanbiedings-/ordertellen op uitgaveniveau wordt uitgeschakeld bij een
bepaalde overschrijding van de verschijningsdatum. Dit wordt 1x per dag uitgevoerd door de
gebruiker die als eerste inlogt in PAC. Dit gebeurt adhv de opgeslagen interne datum. Als die
datum kleiner is dan de datum van degene die inlogt (en dat kan ook Batchrun zijn) dan wordt het
script geactiveerd en daarna wordt deze nieuwe datum opgeslagen. Bij elke inloggende gebruiker
wordt dat dus geevalueerd, maar slechts bij de eerste van die dag wordt het script daadwerkelijk
uitgevoerd. Een probleem zou kunnen ontstaan als iemand zijn datum op (ver) in de toekomst
heeft staan en daarmee PAC opstart. Dan wordt het script dus niet meer uitgevoerd tot die datum
echt is bereikt!

31.3.11 Problemen
31.3.11.1 Technische database problemen
Oorzaken waarom een database beschadigd (corruption) kan raken:
Een onderbroken schrijf actie (interrupted write operation)
Gebruik in multi-user omgeving
Onjuist afsluiten
Crashen van het systeem of de server
Database is geopend en opgeslagen in een ander programma
Fout of onderbreking in netwerkverbindingen
Nog meer mogelijke foutmeldingen bij een beschadigde database:
"Unrecognized database format" (When your database was operating under your current version
of Access before)
"Enter database password" (when none was set)
"The Microsoft Jet Database Engine cannot open the file"
"Visual Basic for Applications Project in This Database Is Corrupt"
"Unexpected Error 35012"
An "Invalid Page Fault..." error (not necessarily a corrupt database issue)
"You do not have the necessary permissions to open this object. Please contact your system
administrator."
[database.mdb] isn't an Index in this table. Look in the index collection of the TableDef object to
determine the valid index names
The Microsoft Jet database engine stopped the process because you and another user are
attempting to change the same data at the same time -- 3197
'Microsoft Access has encountered a problem and needs to close'
The database 'databasename.mdb' needs to be repaired or isn't a Microsoft Access database file.
-- 2239
Operation failed - too many indexes - reduce the number and try again
Failure to open/failure to show error
"Microsoft jet database engine could not find object MSysDB. Make sure the object exists and
that you spell its name correctly and the path name correctly." -- 3011
"The Microsoft Jet database engine could not find the object MSysCompactError. Make sure the
object exists and that you spell its name correctly and the path name correctly"

"The Microsoft Jet database engine could not find the object 'databases'. Make sure the object
exists and that you spell its name and path name correctly."
"The Microsoft Jet database engine could not find the object 'filename'. Make sure the object
exists and that you spell its name and the path name correctly. "
"Invalid field data type" -- 3259
"Record(s) can't be read, no read permissions on 'database.mdb'" -- 3112
"Could not find field 'xxx'" -- 1017
"Invalid Bookmark" -- 3159
This database is in an unrecognized format. The database may have been created with a later
version of Microsoft Access than the one you are using. Upgrade your version of Microsoft Access
to the current one, then open this database. -- 3343
"You cannot carry out this action at the present time" -- 2486
"Record is deleted"
"The database has been placed in a state by user 'xxx' on machine 'mmm' that prevents it from
being opened or locked" -- 3704
"Needs to be repaired" and "Not a valid password" (after repairing) -- 2239
"The database has been placed in an unexpected state." or "This database is in an unexpected
state; Microsoft Access can't open it."
or
"This database is in an unexpected state; Microsoft Access can't open it.. The database has been
converted from a prior version of Microsoft Access by using the DOA compact database method
instead of the convert database command on the tools menu. This has left the database in an
unconverted state."
or
"This database is in an unexpected state; Microsoft Access can't open it. This database has been
converted from a prior version of Microsoft Access by using the DAO CompactDatabase method
instead of the Convert Database command on the Tools menu (Database Utilities submenu).
This has left the database in a partially converted state. If you have a copy of the database in its
original format, use the Convert Database command on the Tools menu (Database Utilities
submenu) to convert it. IF the original database is no longer available, create a new database
and import your tables and queries to preserve your data. Your other database objects can't be
recovered."
-- 2573
"Disk Error -- Reserved error (-1601)" --3000
"Table 'TempMSysAccessObjects' already exists."
"Record(s) cannot be read; no read permission on 'MSysAccessObjects'" or Record(s) cannot be

read; no read permission on 'MSysACEs'. -- 3112
"The Microsoft Jet database engine cannot find the input table or query 'MSysAccessObjects'.
Make sure it exists and that its name is spelled correctly." -- 3078
"Could not use <name>; file already in use. (Error 3045) The specified file is currently being
used by another user or session. Wait for the other user or session to finish working with the file,

and then try the operation again." -- 3045
"Operation invalid without current index" -- 3019
"'database.mdb' isn't an index in this table. Look in the Indexes collection of the TableDef object
to determine the valid index names." -- 3015
"disk or network error" -- 3043
"Unspecified Error"
"The instruction at "0x11111111" referenced memory at "0x22222222". The memory could not
be "written"
The Visual Basic for Applications project in the database is corrupt.
Error accessing file. Network connection may have been lost. or "This action will reset the
current code in break mode."-- 304548
"Microsoft Access has encountered a problem and needs to close. We are sorry for the
inconvenience."
"AOIndex is not an index in this table".
31.3.12 Problemen verhelpen

31.3.12.1 Administratie of databasebestand in gebruik
In incidentele gevallen komt het voor dat een administratie of databasebestand in gebruik blijft
terwijl op dat moment exclusieve toegang nodig is voor het maken van een reservekopie, Batchrun,
administratie kopiëren of verplaatsen van de administratie.
Werkinstructie
1. Stel vast of er nog gebruikers in PAC zitten

Ga naar Systeemfuncties
Klik op ingelogde gebruikers
Als daar gebruikers zijn genoemd, zorg ervoor dat deze zich eerst afmelden (belrondje of langs de
werkplekken lopen) en ga vervolgens terug naar dit venster
Als er geen gebruikers zijn genoemd of alle genoemde zijn werkelijk afgemeld, gebruik dan de
knop Alternatief lijst tonen:

Op deze lijst staan soms andere gegevens doordat het een andere manier van logging gebruikt.
Dan kan ook de computernaam worden weergegeven wat in sommige gevallen meer informatie
kan opleveren.
2. Als ook hierop geen gegevens staan of valse informatie omdat de vermelde gebruikers wel zijn
uitgelogd, dan moet op serverniveau worden gecontroleerd of het bestand wijzigbaar is.
Ga naar Systeemfuncties en Klik op Verkenner openen in administratiemap
Controleer of er een bestand data.ldb aanwezig is. Probeer deze te verwijderen (hierin staan alleen
lockingsgegevens geen data, dus deze mag worden verwijderd). Als deze niet kan worden
verwijderd, dan kan het zijn dat er toch een PAC/Access-sessie aanstaat. Lees hieronder verder bij
Technische ondersteuning in gebruik zijnde bestanden.
Als data.ldb niet aanwezig is (of kan worden verwijderd), probeer dan het bestand data.mdb te
hernoemen naar data1.mdb. Als het kan worden hernoemd dan zou er verder niets aan de hand
moeten zijn, bel dan met de service desk van Verkaart Automatisering (hernoem het ook terug
naar data.mdb!). Als het niet kan worden hernoemd, lees dan verder bij Technische ondersteuning
in gebruik zijnde bestanden 574 .
31.3.12.2 Technische ondersteuning in gebruik zijnde bestanden
Als (database)bestanden zonder verdere verklaring in gebruik zijn (door een systeem of proces) dan
dient u de volgende stappen uit te voeren:
Licht een technisch beheerder in (systeembeheerder). Dit kan een intern persoon zijn, maar het
kan ook zijn uitbesteed aan een extern bureau/persoon.
Laat deze persoon de volgende zaken controleren:
Er bestaat een mogelijkheid binnen Microsoft Server om te bekijken wie een bepaald bestand in
gebruik heeft. Controleer het in gebruik zijnde bestand (vaak het data.mdb bestand dat hoort bij de
in gebruik zijnde administratie) en bekijk welke gebruiker/machine/proces het bestand in gebruik
heeft.
U kunt nu twee dingen doen:
1. de connectie hard weggooien (met kans op problemen)
2. naar de machine toe gaan en deze uitloggen en uitzetten
Als dit het probleem niet oplost, kijk dan nogmaals of er meer gebruikers het bestand in gebruik
hebben.
Als dat niet het geval is en het bestand blijft toch in gebruik dan kan dat te maken hebben met een
intern proces, waarbij een virusscanner of backupsoftware de meest voor de hand liggende
processen zijn. Meestal draait backupsoftware 's nachts en zou dat alleen probleem met Batchrun
kunnen opleveren. Een virusscanner is echter een goede kandidaat voor problemen die overdag
spelen.
Bekijk in de virusscanner of deze het bestand in gebruik heeft. Dat kun je echter niet vaak
vaststellen.
Ga daarom zo te werk:
Sluit alle MDB bestanden in de map 500 van PAC uit van onlinescannen (shield). Dit verbetert ook
de performance enigszins.
31.3.12.3 Reservekopie herstellen van tape e.d.
Wij verwijzen u naar de technische beheerder (systeembeheerder) voor het herstellen van
onderdelen van PAC of administraties van PAC. Overleg telefonisch met ons welke onderdelen u

hierbij nodig heeft.

31.3.12.4 Veel gestelde vragen applicatieproblemen
In projectbeheer verschuift de weergave van uitgaven/ISBN’s

Dan is de landinstelling op dat werkstation niet helemaal correct.
Laat jullie interne/externe systeembeheerder de instelling wijzigen door naar configuratiescherm
en dan naar landinstellingen te gaan. Daar zit een knop ‘Aanpassen…’ (XP) of ‘Deze indeling
aanpassen…’ (VISTA) waarna een lijst met instellingen wordt getoond. Hoogstwaarschijnlijk staat
het decimaalteken op komma (,), maar het lijstscheidingsteken ook! Pas het lijstscheidingsteken
aan naar puntkomma (;) en sluit alle instellingsvensters af (toepassen en OK). Start PAC ook
opnieuw op.

Deel
XXXII
Administratie inrichten 577
32 Administratie inrichten
Een computeradministratie moet, net als een handmatige administratie, worden ingericht voordat
men met de activiteiten kan beginnen. Er moeten bijvoorbeeld fondsen, verkoopsoorten en
activiteiten worden aangelegd. De inrichting betreft alle gegevens die het programma nodig heeft
tijdens het invoeren van mutaties, het verwerken daarvan, het maken van overzichten uit de
administratie, enzovoorts.
Daartoe moeten, voorafgaand aan het eigenlijke administreren, de inrichtingsgegevens worden

ingevoerd. Sommige zijn zo belangrijk dat bij ontbreken daarvan niet met de administratie kan
worden gewerkt. Andere betreffen weliswaar meer een persoonlijke voorkeur, maar hebben toch
grote invloed op de werking van het programma.
Het invoeren van de inrichtingsgegevens hoeft vaak maar eenmaal te worden gedaan, want een
administratie die goed is ingericht, kan - zolang zich geen structurele wijzigingen voordoen in het
bedrijf, of in fiscale of andere wettelijke voorschriften - tot in lengte van jaren hetzelfde blijven. De
praktijk wijst echter uit dat interne en externe factoren (dynamiek) het periodiek noodzakelijk maken
om de inrichting van de administratie te wijzigen. In PAC is dit vrijwel te allen tijde mogelijk. In het
computeradministreren heten de in te voeren inrichtingsgegevens basisgegevens of stamgegevens.
De algemene inrichtingsgegevens moeten worden ingevoerd via het menupad Stamgegevens
Het onderstaande venster wordt getoond.

Wij adviseren om stamgegevens in het algemeen alleen te wijzigen indien geen andere gebruikers
zijn ingelogd in PAC, zodat dit minste gevolgen heeft en men bij een eventuele vergissing kan
terugvallen op een backup indien u deze vlak voor de wijziging heeft aangemaakt. Ook raden wij aan
om de PAC-sessie op uw werkstation te beëindigen en PAC opnieuw te starten.
32.1 Project
Fondsgroepbeheer 578
Fondsbeheer 581
Fondsklantgroepbeheer 584
ISBN range 587
NUR 587
32.1.1 Titellijstsoorten
Ten behoeve van aanbiedingen, internet en pers kunt u diverse titellijsten (aanbiedingen) maken.
Een lijst kan worden ingedeeld in een bepaalde soort, de titellijstsoort of aanbiedingsoort. U kunt
diverse titellijst-/aanbiedingsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Titellijst-/
Aanbiedingsoort:
Vul een korte code in het veld Code in.

Vul vervolgens in het veld Omschrijving een duidelijke omschrijving van de titellijstsoort in. U
kunt ervoor kiezen om het doel (pers, aanbieding, etc), jaar en seizoen in te vullen.
Geef tot slot een Volgorde in om de lijst op een bepaalde volgorde weer te geven.
32.1.2 Fondsgroepbeheer
Alle uitgaven zijn ingedeeld in fondsen, waarvan deze zijn gegroepeerd in fondsgroepen. Zo wordt
het eenvoudiger om fondsen te beheren. U kunt de fondsgroepen definiëren onder Hoofdmenu |
Stamgegevens| Fondsgroepbeheer. Het zoekvenster wordt geopend:

U kunt een bestaande fondsgroep openen of een nieuwe fondsgroep toevoegen:
Klik op Nieuw om een fondsgroep toe te voegen. Het venster Toevoegen Fondsgroep wordt
geopend:

Vul de verplichte nieuwe fondsgroep in als nummer of code in Fondsgroep.

Vul vervolgens een verplichte Omschrijving in.
Indien u kiest voor Open in het zoekvenster of Toevoegen in het toevoegvenster dan wordt
het volgende venster geopend:
Ga naar het veld Fondsgroep om het nummer of de codering te wijzigen. U kunt dit veld
te allen tijde wijzigen, want de koppeling vindt plaats op een interne nummering (ID).
Wijzig het veld Omschrijving indien nodig.
De status is op dit moment niet in gebruik en staat daarom op Actief.

32.1.3 Fondsbeheer
Alle uitgaven zijn ingedeeld in fondsen. De fondsen kunt u vervolgens indelen in fondsgroepen. U
kunt de fondsen definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Fondsbeheer. Het zoekvenster wordt
geopend:
U kunt een bestaand fonds openen of een nieuw fonds toevoegen:
Klik op Nieuw om een fonds toe te voegen. Het venster Zoeken fondsgroep voor nieuw fonds
wordt geopend:

Kies de fondsgroep waarin u het nieuw fonds wilt opnemen.

Klik op de knop Open om door te gaan. Het volgende venster wordt geopend:

Vul het verplichte nieuwe fonds in als nummer of code in Fonds.

Vul vervolgens een verplichte Omschrijving in.
Automatisch is de Fondsgroep ingevuld uit de vraag van het vorige venster. U kunt
deze echter op dit moment nog wijzigen.
Indien u kiest voor Open in het zoekvenster of Toevoegen in het toevoegvenster dan wordt
het volgende venster geopend:
Ga naar het veld Fonds om het nummer of de codering te wijzigen. U kunt dit veld te
allen tijde wijzigen, want de koppeling vindt plaats op een interne nummering (ID).
Wijzig het veld Omschrijving indien nodig.

Indien van toepassing, vul dan de fondsklantgroep in. Dit is een tussenniveau tussen
fondsgroep en fonds. Dit wordt beperkt gebruikt door enkele uitgeverijen om de
doelgroep aan te geven.
Een fonds kan worden beheerd door een manager, de Fondsmanager. Deze persoon is
verantwoordelijk voor het juiste fondsbeleid bij dit fonds.
U kunt een merk koppelen aan een fonds. U kunt hierbij kiezen uit de merken die zijn
ingevuld bij Stamgegevens - Merken 585 . U dient een merk te koppelen aan een fonds,
als dit merk ook bekend is bij het CB. Als u dan geen merk koppelt, dan kan de
communicatie met het CB mogelijk niet goed verlopen.
Vervolgens zijn twee tabbladen gedefinieerd:

ISBN-range
U kunt reeds voorgedefinieerde ISBN-ranges 587 toewijzen aan een fonds. Zo bent
u in staat om op fondsniveau ISBN-ranges te gebruiken die bij het toewijzen van
een ISBN aan een uitgave worden gekozen uit deze range.
Klik op de keuzelijst in het veld ISBN-range om een keuze te maken uit
voorgedefinieerde ISBN-ranges. Het veld t/m wordt automatisch gevuld.
Vink een voorkeurskeuze aan zodat bij het toekennen van een ISBN bij een
uitgave deze automatisch wordt geselecteerd.
Externe koppelingen
Vul in het veld Bestmate fondscode de code in zoals in Bestmate het fonds is
gecodeerd.
Vul in het veld Bestmate subfondscode de code in zoals in Bestmate het
subfonds is gecodeerd.
Definitie: PAC fondsgroep is Bestmate fonds.

Definitie: PAC fonds is Bestmate subfonds.
Vul in het veld Accountview-kostenplaats de kostenplaatscode in voor

Accountview indien u gebruik maakt van het verdichten van
omzetjournaalposten op kostenplaatsniveau's die afhankelijk zijn van de
fondsindeling. Dit is zeer afhankelijk van uw administratieve inrichting en
boekhoudrapportage-eisen!
De status is op dit moment niet in gebruik en staat daarom op Actief.
32.1.4 Fondsklantgroepbeheer
In sommige uitgeverijen wordt gebruik gemaakt klantgroepen als niveau tussen fondsgroep en fonds.
Dit zijn een soort doelgroepen. U kunt de fondsklantgroepen definiëren onder Hoofdmenu |
Stamgegevens | Fondsklantgroepbeheer:

Om een nieuwe fondsklantgroep te maken:
Vul de Omschrijving van de fondsklantgroep in.

Vul vervolgens een korte omschrijving in het veld Korte oms. in om weer te geven in lijsten
met beperkte ruimte.
Tevens heeft u de mogelijkheid om een code in te voeren in het veld Klantgroepcode.
Daarna wijst u de fondsklantgroep toe aan de fondsgroep waar het bij dient te horen door
in het veld Fondsgroep op F5 te drukken. Het zoekvenster fondsgroepen zal worden
geopend en u kunt een keuze maken. Een oranje veld geeft aan dat de waarde nog niet is
gekozen en toch verplicht is.
32.1.5 Merken
Als uitgeverij maakt u mogelijk gebruik van verschillende merken / imprints. Deze merken staan ook
aangemeld bij het CB als merken / imprints en hieraan zijn eigenaarsrechten gekoppeld. Als dit zo is,
dan moeten deze merken ook in PAC bekend zijn, zodat de communicatie met het CB goed kan
verlopen. CB kan anders de aanmelding van uw titels wijzigeren, omdat u niet de rechthebbende
bent.

Vul een merktype is. Dit is een imprint of een label.

Vul een code in
Geef een omschrijving op
Koppel de eigenaar van dit merk aan het merk.
U kunt het aangemaakte merk vervolgens koppelen aan een fonds in fondsbeheer 581 .
32.1.6 Genres
U kunt er voor kiezen om uw uitgave in een genre in te delen. Mogelijke genres kunt u opgeven
onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Genres:
Vul een code in.

Deel het genre eventueel in groepen (Groep 1 en Groep 2). Deze informatie wordt bij de uitgave
dan ook weergegeven.
32.1.7 Trefwoorden
Aan een uitgave kunt u trefwoorden toekennen. Alle mogelijke trefwoorden kunt u hier opgeven.

Stel de status in op actief of inactief. Als de status inactief is kan het trefwoord niet worden

gebruikt in het uitgavebeheer.
32.1.8 ISBN ranges

Ten behoeve van het op eenvoudige wijze kunnen toewijzen van ISBN's kunt u gebruik maken van
ISBN-ranges. Deze kunnen worden opgevraagd bij het Bureau ISBN. Vaak zullen dit echter lijsten zijn
en kunnen aldus niet elektronisch worden verwerkt. Dan kunt u toch vrije ranges toewijzen waaruit
gekozen kan worden voor uitgaven. U kunt diverse ISBN-ranges definiëren onder Hoofdmenu |
Stamgegevens| ISBN-ranges:
Selecteer het juiste ISBN Type . Kies hier tussen ISSN en ISBN.
Vul in het veld ISBN van de ondergrens van de ISBN-range in.
Vul in het veld t/m ISBN de bovengrens van de ISBN-range in.
Vul eventueel een duidelijke omschrijving van de range in, indien mogelijk en van
toepassing, in het veld Omschrijving.
Het aankruisvakje Algemeen kunt u gebruiken op de volgende manier. Als het is aangevinkt
en een uitgave heeft een fonds zonder ISBN-ranges, dan worden alle ranges getoond die op
algemeen staan. Indien het vakje uitstaat, dan wordt het alleen getoond indien het is
gedefinieerd bij een fonds.
U mag uiteraard de ondergrens en bovengrens invullen met een illegaal ISBN, omdat het
niet een toegewezen ISBN betreft. Het maakt het weergeven van ranges zeer overzichtelijk.
32.1.9 NUR
In Nederland kunnen boeken, muziek, video's en software worden ingedeeld in de NUR,
Nederlandstalige Uniforme Rubrieksindeling. Op deze manier kunnen deze producten sneller worden
gevonden. U kunt de lijsten met NUR-en wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens| NUR:

Vul in het veld Nur de code van de Nur in.

Vervolgens kunt u de Omschrijving van de Nur ook invoeren of wijzigen.
32.2 Productie
De productie in PAC kunt u volledig naar uw hand zetten. U kunt de volgende zaken inrichten met
behulp van de stamgegevens:
Verschijningsvormen 588
Druksoorten 590
Papier
Formaten 590
Papiersoorten 592
Kenmerken
Kenmerkgroepen 593
Kenmerken 593
Kenmerkbeheer 595
32.2.1 Verschijningsvormen
Een product kan in diverse verschijningsvormen (soms ook wel uitvoeringen genoemd) en
combinaties daarvan worden uitgebracht. U kunt talloze verschijningsvormen definiëren onder
Hoofdmenu | Stamgegevens | Verschijningsvormen:

Vul de Code in van de verschijningsvorm. Dit is een afkorting die duidelijk herkenbaar is. Let
op! De code dient uniek te zijn.
Vul de Omschrijving in van de verschijningsvorm.
Vul de Nederlandse Omschrijving in ten behoeve van de Nederlandstalige royaltysjablonen. Op
deze manier kan de presentatie naar de rechthebbende netter of korter zijn dan de (interne)
omschrijving. Daar kan bijvoorbeeld '... met flappen' in staan, maar dat wilt u niet op de
afrekening hebben.
Vul de Engelse Omschrijving in ten behoeve van Engelstalige royaltysjablonen.
Indien u gebruik maakt van (centrale) drukstaffels, dan dient u aan te geven in het veld In
staffel met welke verschijningsvorm van de centrale drukstaffels dit overeenkomt.
Geef de Volgorde aan waarin de verschijningsvorm in een lijst wordt weergegeven.
Geef met de Status aan of de verschijningsvorm al dan niet actief is en is te kiezen uit een
lijst.
Vul de Bestmatecode in als u projecten naar Bestmate wilt exporteren. Dit geeft dan de code
aan zoals de verschijningsvorm in Bestmate is. Deze moet in Bestmate bestaan. Dat wordt
hier echter niet gecontroleerd.
Vul de ONIX Referentie in. Hiermee koppelt u de verschijningsvorm aan de juiste CB
verschijningsvorm.
Vul het ISBN type in. U kunt hier kiezen tussen ISBN en ISSN. PAC weet zo welk soort uniek
nummer aan de verschijningsvorm moet worden toegekend.
Een ISBN type is op ene bepaalde manier opgebouwd. PAC kan hier een controle op
uitvoeren, om te zien of het ingevoerde ISBN / ISSN voldoet aan de juiste opzet van het
nummer (aantal cijfers, controle getal etc.). In de kolom controle selecteer je welk type
controle dient te worden uitgevoerd: ISSN Controle, EAN13 controle of geen controle.
Vaak zult u scenario's 544 aanmaken met de verschijningsvorm in gedachte, omdat de

verschijningsvorm vaak wezenlijk fysiek verschillen van elkaar. Ook tussen de
productiewijzen, distributiewijzen en levenscyclussen kunnen enorme verschillen zitten.

32.2.2 Druksoorten
De drukken (ook wel artikelen of producten) binnen PAC kunnen er in diverse soorten zijn. Met de
product-/druksoort geeft u aan of het een verschil heeft met de voorgaande druk/product en wat
voor soort dat is. U kunt enkele druksoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Druksoorten
:
Vul in het veld Omschrijving de omschrijving in van de druksoort.

Voer vervolgens een korte omschrijving hiervan in het veld Korte oms. om weer te geven in
lijsten met weinig ruimte, zoals in de projecthiërarchie 104 van het projectbeheer.
U kunt met een vinkje in het veld Herdruk aangeven of het om een herdruk gaat binnen een
uitgave. Een eerste druk en een gewijzigde herdruk krijgen per definitie een nieuwe ISBN
en zijn dus een nieuwe uitgave. Dit veld heeft geen extra functionaliteit binnen PAC.
Met de Volgorde geeft u de positie van de druksoort binnen keuzelijsten weer.
32.2.3 Papier
32.2.3.1 Formaten
Een product als boeken of tijdschriften hebben een formaat welke belangrijk is voor het uitrekenen
van kosten. U kunt diverse formaten definiëren onderHoofdmenu | Stamgegevens | Formaten:

Vul in de Omschrijving het formaat in. U mag uiteraard zelf kiezen hoe u dit doet. Lengte x
breedte, in mm of cm, e.d.
staffel met welk formaat van de centrale drukstaffels dit overeenkomt.
Geef de Volgorde aan waarin het formaat in lijsten wordt weergegeven.
Geef met de Status aan of het formaat al dan niet actief is en is te kiezen uit lijsten.
Indien u geen gebruik maakt van centrale drukstaffels, maar toch in uw calculatiemodel
berekeningen uitvoert voor drukken, dan kunt u deze tabel herdefiniëren onder Kenmerken
593 . Zo kunt u extra kolommen en kosten bij het formaat invullen en hiermee laten rekenen
in de calculaties. Schakel dan de rechten op deze functie uit!
32.2.3.2 Families
Een papiersoort kan worden gedefinieerd als een combinatie van een gewicht, een familie en
kwaliteit en een papierdikte. In PAC kunt u de papierfamilies apart in de stamgegevens opgeven,
zodat u deze kunt toekennen aan een papiersoort. U kunt diverse families definiëren onder Hoofdmenu
| Stamgegevens | Families:
Hier kunt u invullen:
Een code
Een omschrijving van de familie
De volgorde waarin in de families worden getoond in een zoekscherm / drop down menu.

Een status: actief (in gebruik) of inactief (niet in gebruik).

Een exportcode: als u de informatie over papierfamilies wil exporteren naar een andere partij
(dit wordt bijvoorbeeld nu gedaan voor Scan laser) dan moet hier de juiste code staan, om de
koppeling tussen PAC en de software van de leverancier mogelijk te maken.
32.2.3.3 Kwaliteitsaanduidingen
Een papiersoort kan worden gedefinieerd als een combinatie van een gewicht, een familie en
kwaliteit en een papierdikte. In PAC kunt u de kwaliteitsaanduidingen apart in de stamgegevens
opgeven, zodat u deze kunt toekennen aan een papiersoort. U kunt diverse kwaliteitsaanduidingen
definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kwaliteitsaanduidingen:
Hier kunt u invullen:
Een code
Een omschrijving van de kwaliteitsaanduiding
De volgorde waarin in de kwaliteitsaanduidingen worden getoond in een zoekscherm / drop
down menu.
Een status: actief (in gebruik) of inactief (niet in gebruik).
Een exportcode: als u de informatie over kwaliteitsaanduidingen wil exporteren naar een
andere partij (dit wordt bijvoorbeeld nu gedaan voor Scan laser) dan moet hier de juiste code
staan, om de koppeling tussen PAC en de software van de leverancier mogelijk te maken.
32.2.3.4 Papiersoorten
Een papieren product, zoals een boek en tijdschrift, kunt u bedrukken op talloze soorten papier. U
kunt de papiersoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Papiersoorten:
Geef in het veld Omschrijving een duidelijke, eventueel deels gecodeerde, omschrijving van
het soort papier.
staffel met welke papiersoort van de centrale drukstaffels dit overeenkomt.
Geef de Volgorde aan waarin de papiersoort in diverse lijsten wordt weergegeven.

Selecteer een familie. U kunt kiezen uit de families die u heeft opgegeven bij stamgegevens
- families 591 .
Selecteer een kwaliteit. U kunt kiezen uit de families die u heeft opgegeven bij
stamgegevens - kwaliteitsaanduidingen 592 .
U kunt een gewicht in gram opgeven.
u kunt een papierdikte opgeven in micrometer.
Geef met de Status aan of het formaat al dan niet actief is en is te kiezen uit lijsten.
Indien u geen gebruik maakt van centrale drukstaffels, maar toch in uw calculatiemodel
berekeningen uitvoert voor drukken, dan kunt u deze tabel herdefiniëren onder Kenmerken
593 . Zo kunt u extra kolommen en kosten bij het formaat invullen en hiermee laten rekenen
in de calculaties. Schakel dan de rechten op deze functie uit!
32.2.4 Kenmerken
32.2.4.1 Kenmerkgroepen
De kenmerken kunnen worden ingedeeld in diverse groepen: de kenmerkgroepen. Op dit moment

worden de kenmerkgroepen niet functioneel gebruikt in PAC. U kunt de kenmerkgroepen definiëren
onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kenmerkgroepen:
Vul in het veld Omschrijving de omschrijving van de kenmerkgroep in.

In het veld Label kunt u de zichtbare omschrijving weergeven van de kenmerkgroep.
Vul in het veld Volgorde de volgorde van de kenmerkgroep in zoals het zal worden
weergegeven in keuzelijsten of in sorteringen van kenmerken.
32.2.4.2 Kenmerken
Een product/druk heeft talloze (fysieke) productkenmerken die niet allemaal van te voren zijn
bedacht en zijn geprogrammeerd. Om hier toch op in te spelen en gebruik van te kunnen maken is
een uitgebreid kenmerkbeheer gebouwd. Hiermee bent u in staat vele soorten kenmerken in te vullen
bij het product. U kunt deze kenmerken definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Kenmerken:

Kies een Omschrijving voor het kenmerk.

Kies een duidelijke, liefst unieke, Code voor het kenmerk.
Kies een Groep waar het kenmerk invalt. Dit wordt nog niet gebruikt.
U kunt aangeven wat voor soort kenmerk het is, ofwel waarvan het afhankelijk is in veld
Afhankelijk van. U kunt kiezen uit:
Tekstinvoer : dan kunnen de bijbehorende details gewoon worden
ingevoerd bij het gekozen kenmerk
Calculatieveld : de waarde van een calculatieveld wordt dan weergegeven
bij het kenmerk
Calculatiecomponent : de waarde van een calculatiecomponent wordt dan
weergegeven bij het kenmerk
Elementen lijst : de waarde kunt u kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst
met elementen
Ja/Nee : de waarde is nu Ja of Nee en kan bv worden gebruikt voor
checklists te maken.
U kunt de Volgorde invoeren om het kenmerk in een bepaalde sortering weer te geven.
Het veld Calc.veld is actief als het kenmerk afhankelijk is van Calculatieveld. U kunt kiezen
voor het veld uit de tabel calculatie dat u wilt tonen.
Het veld Calc.componenten is actief als het kenmerk afhankelijke is van Calculatiecomponent.
U kunt uit alle calculatiecomponenten een component kiezen dat u wilt tonen.
Met het veld Is ref. geeft u aan of het een referentieberekening betreft op basis van een
veld uit de tabel calculatie. Zo kunt u de omschrijving tonen van de papiersoort,
verschijningsvorm, drukkerij of formaat. Dit zijn de enige mogelijkheden.
Ref. berekening geeft aan welke omschrijving u dan wilt ophalen zoals hierboven beschreven.
De mogelijkheden zijn:
GeefPapiersoort([ID]) : icm Calculatieveld PapiersoortID
GeefFormaat([ID]) : icm Calculatieveld FormaatID
GeefVerschijningsvorm([ID]) : icm Calculatieveld VerschijningsvormID
GeefStaffelInfo([ID]) : icm Calculatieveld StaffelID
Met het veld Notatie kunt u een afwijkende notatie van een veld opgeven zoals het wordt
weergegeven.
U kunt het kenmerk activeren en deactiveren met behulp van het veld Status.
Om een kenmerk verder in te vullen met elementen en prijsstaffels klikt u op de knop Kenmerk tonen.

U kunt een kenmerk alleen verwijderen met behulp van de knop Verwijderen. Dit komt omdat er
diverse controles worden uitgevoerd op het gebruik van dit kenmerk. U krijg een overzicht van het
gebruik hiervan. Alle koppelingen en het kenmerk zelf zullen worden verwijderd.
32.2.4.3 Kenmerkbeheer
Naast het gebruik van een lijst met kenmerken kunt u de kenmerken ook beheren middels een
speciaal venster te weten Kenmerkbeheer. U kunt dit op twee manieren bereiken, namelijk via de knop
Kenmerk tonen in de stamgegevens Kenmerken en onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kenmerkbeheer.
Bij deze laatste wordt eerst een zoekvenster geopend:
Maak uw keuze door het invullen van enkele tekens van het gewenste kenmerk.
Klik vervolgens op de knop Open.
Daarna zal het beheervenster worden geopend:

U kunt ook hier weer de Omschrijving, de Code en Afhankelijk van instellen.
Indien u heeft gekozen voor Elementen lijst dan wordt het tabblad Elementen zichtbaar. Hierin heeft u
de volgende mogelijkheden:
Onder het venster Keuze-elementen kunt u de diverse elementen invoeren die u wilt kunnen
kiezen bij het kenmerk.
Vul de Omschrijving van het element in.
Vul eventueel een Tekst1 en Tekst2 in.
Ten behoeve van berekeningen in het calculatiemodel kunt u eventueel ook Num1,
Num2, Num3 en Num4 invullen.
In het venster Prijzen/waarde en staffels vult u specifieke rekengegevens in over het kenmerk
en koppeling met de planning.
Kies in het veld Soort prijs/waarde voor het soort prijs dat u wilt vastleggen. U kunt
kiezen uit:
Geen waarde of staffel : U kunt in het rekenblad niet verwijzen naar een
waarde, omdat er niets gedefinieerd kan worden.
Algemene waarde : U kunt één waarde invullen per element.
Algemene staffel : U kunt één algemene staffel invullen per element.
Leverancierswaarde : Per leverancier kunt u een waarde invullen en
tevens een algemene waarde.
Leveranciersstaffel : Per leverancier kunt u een staffel invullen en tevens
een algemene staffel.
Indien is gekozen voor een staffel (algemeen of leverancier) dan kunt u aangeven
hoeveel aspecten (ook wel dimensies) de staffel dient te hebben in Aantal staffelaspecten
.
Vervolgens vult u de omschrijving in bij Omschrijving aspect 1 bij minimaal één

aspect.
Daarna vult u de omschrijving in bij Omschrijving aspect 2 bij minimaal twee
aspecten.
Ook de Benaderwijze staffel vult u in. Dit bepaalt hoe wordt gezocht naar een
staffeltrede in de staffel. Dit zijn de mogelijkheden:
Precies (komt volledig overeen) : alleen indien het gezochte aspect (alleen
aspect 1) precies als trede voorkomt in de staffel wordt de bijbehorende
waarde teruggegeven.
Benader naar beneden : als het gezochte aspect (aspect 1) niet
wordt gevonden, dan wordt naar de eerste trede kleiner dan het aspect
gezocht en de bijbehorende waarde teruggegeven.
Benader naar boven : als het gezochte aspect (aspect 1) niet
wordt gevonden, dan wordt naar de eerste trede groter dan het aspect
gezocht en de bijbehorende waarde teruggegeven.
Het kenmerk kunt u koppelen aan een activiteit zodat de leverancier die u kiest in de
planning bij deze activiteit tot gevolg heeft dat de kosten van deze leverancier wordt
ingevuld in de calculatie (indien dit in het rekenmodel is gedefinieerd). Dit doet u in het
veld Gekoppeld met activiteit.
In het venster Leveranciers kunt u de diverse waarden of staffels per leverancier definiëren.
U ziet de Leverancier, de zoekvensterknop om een andere leverancier te kiezen, een
verwijderknop om de leverancierswaarde verwijderen en het veld Waarde om direct een
waarde van de leverancier of algemeen in te kunnen vullen.
Klik op Lev. toevoegen om een leverancierswaarde/-staffel toe te voegen. Het
onderstaande venster wordt geopend:
Klik op de zoekvensterknop om een leverancier te kiezen.

Klik vervolgens op de knop Toevoegen om de staffel of waarde toe te voegen.
Klik op Staffel openen om de staffel te tonen en te wijzigen. Het onderstaande venster

wordt getoond:

Vul in de eerste kolom (aspect 1) de trede (of zoekwaarde) in waaraan de waarde

moet voldoen.
Vul in de eerste rij (aspect 2) de andere trede (of zoekwaarde) in waaraan de
waarde moet voldoen (alleen bij twee of meer aspecten).
Vul in de cellen die het snijpunt zijn van aspect 1 en aspect 2 de bijbehorende
waarde in.
Klik op de knop Regel verwijderen om een regel te wissen en verwijderen.

Indien alles gereed is, kiest u voor de knop Bewaren en sluiten.
Indien u kiest voor de knop Annuleren blijven de oude, voorgaande gegevens
intact.
Alle cellen die leeg blijven worden niet opgeslagen. Ook waar 0 (nul) is ingevuld
wordt niets opgeslagen. Tevens worden alle aspecten zonder overeenkomende
waarde verwijderd om ruimte te besparen.
Omschrijf in het tabblad Notities van Kenmerkbeheer de diverse aspecten zodat dit
meer informatie verschaft tijdens het invullen van de staffel.
Klik op de knop Lev. verwijderen om een staffel of waarde van een leverancier te
verwijderen.
In het tabblad Notities kunt u notities vastleggen over het kenmerk en aanvullende informatie tijdens
het invullen van de staffel, zoals detailinformatie over aspecten.
Als u het kenmerk afhankelijk is van een Calculatieveld of een Calculatiecomponent dan wordt het
onderstaande tabblad weergegeven:

Het veld Calc.veld is actief als het kenmerk afhankelijk is van Calculatieveld. U kunt kiezen
voor het veld uit de tabel calculatie dat u wilt tonen.
Het veld Calc.componenten is actief als het kenmerk afhankelijke is van Calculatiecomponent.
U kunt uit alle calculatiecomponenten een component kiezen dat u wilt tonen.
Met het veld Is ref. geeft u aan of het een referentieberekening betreft op basis van een
veld uit de tabel calculatie. Zo kunt u de omschrijving tonen van de papiersoort,
verschijningsvorm, drukkerij of formaat. Dit zijn de enige mogelijkheden.
Berekening geeft aan welke omschrijving u dan wilt ophalen zoals hierboven beschreven. De
mogelijkheden zijn:
GeefPapiersoort([ID]) : icm Calculatieveld PapiersoortID
GeefFormaat([ID]) : icm Calculatieveld FormaatID
GeefVerschijningsvorm([ID]) : icm Calculatieveld VerschijningsvormID
GeefStaffelInfo([ID]) : icm Calculatieveld StaffelID
Met het veld Notatie kunt u een afwijkende notatie van een veld opgeven zoals het wordt
weergegeven.
32.3 Planning
Voor de planning zijn diverse gegevens in te richten, want geen enkel bedrijf is hetzelfde en blijft in
de loop van de tijd hetzelfde.
Trajecten 599
Fasen 600
Activiteiten 600
Feestdagen 601
32.3.1 Trajecten
In de planning kunt u gebruik maken van diverse trajecten. U kunt diverse trajecten definiëren onder
Hoofdmenu | Stamgegevens | Trajecten (onder het kopje planningen):
Vul de Omschrijving van het traject in zoals dat in de planning zal worden weergegeven.
Geef een code op, die in de planning zal worden weergegeven.
Geef het traject een Volgorde zoals het wordt getoond in de planning.
Alle activiteiten van een traject worden in de planning weergegeven met de kleur

weergegeven in veld Kleur. U kunt deze aanpassen met behulp van de zoekvensterknop.
Het is vooral handig als u meerdere trajecten tegelijk in de planning weergeeft.
32.3.2 Fasen
In de planning kunt u gebruik maken van diverse fasen. U kunt diverse fasen definiëren onder
Hoofdmenu | Stamgegevens | Fasen (onder het kopje planningen):
Vul de Omschrijving van de fase in zoals dat in de planning zal worden weergegeven.
Ken aan de fase een Leidinggevende toe.
Geef het traject een Volgorde zoals het wordt getoond in de planning.
Geef een code op, die in de planning zal worden weergegeven.
Alle activiteiten van een fase worden in de planning weergegeven met de kleur
weergegeven in veld Kleur. U kunt deze aanpassen met behulp van de zoekvensterknop.
Het is vooral handig als u meerdere fasen tegelijk in de planning weergeeft.
32.3.3 Activiteiten
Een planning bestaat uit activiteiten, bewerkingen of stappen die uitgevoerd dienen te worden binnen
een bepaalde tijd. U kunt talloze activiteiten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Activiteiten:
Elke activiteit krijgt automatisch een intern Nr.
Geef het type bewerking op. U kunt hierbij kiezen uit bewerking, mijlpaal en fiat.
Bewerking: een activiteit die moet worden uitgevoerd. Bijv. het redigeren van
een manuscript
Mijlpaal: een handeling die een bepaalde fase of traject markeert. Bijv. boek
naar magazijn.
Fiat: een activiteit die gekoppeld is aan een fiatteringsmoment in de calculatie. U
kunt nu direct vanuit de planning fiatteren.
Tussen bewerking en mijlpaal zit alleen een verschil in weergave.
Vul een Fase in. U kunt fases aanmaken onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Fasen 600 .
Vul een Code in als u daarnaar wilt verwijzen tijdens het zoeken van een activiteit.

Vul een goed beschrijvende Omschrijving in.

U kunt een standaard doorlooptijd invullen in veld Std.dl.tijd die wordt ingevuld als u deze
activiteit gebruikt in een planningscenario 549 .
Kies een relatiecategoriegroep in het veld Uitvoerders om alleen uit die groep relaties te
kiezen tijdens het plannen van de activiteit. De uitvoerder is de (externe) partij die een taak
uitvoert (denk hierbij bijv. aan een drukker of zetter).
Kies een rol in het veld Coordinator om alleen uit die groep relaties te kiezen tijdens het
plannen van de activiteit. De coordinator is de interne verantwoordelijke voor de activiteit.
Vul een Opdrachtbrief in als u de mogelijkheid tot het automatisch genereren van een
opdrachtbevestiging bij deze activiteit wilt hebben. Denk aan drukopdrachten en
bindopdrachten. U kunt hierbij kiezen uit de opgegeven leveranciersopdrachten bij
Hoofdmenu | Stamgegevens | Documentsoorten 537 type Leveranciersopdracht 541 .
Indien u gebruik wilt maken van een standaard volgorde in lijsten dan kunt u het veld
Volgorde invullen met een getal.
U kunt een activiteit activeren of deactiveren door te kiezen voor de waarde bij het veld
Status.
Een vink bij de knop verwijderbaar maakt het mogelijk voor een gebruiker van de planning
om deze activiteit uit de planning voor een bepaalde titel te verwijderen. Als u wilt
afdwingen dat een activiteit altijd in de planning staat, dient u het vinkje bij verwijderbaar
niet aan te vinken.
U kunt aan een activiteit een kleur toekennen. Hiermee kunt u een bepaalde activiteit extra
op laten vallen in de planning.
Als u als type bij een activiteit hebt gekozen voor fiat, dan kun u in de kolom Fiat naar Stap
aangeven tot welke stap in het fiatscenario gefiatteerd moet worden als een fiat bij deze
planningsactiviteit wordt gegeven. Vul hier het nummer van de bijbehorende stap in uit het
fiatscenario 546 .
Als u vanuit de planning opgegeven heeft dat u wilt fiatteren naar een volgende stap, maar u
heeft de rechten hier niet toe, dan zult u een foutmelding krijgen. In uw planning zal de fiatstap
echter wel op gerealiseerd blijven staan, zodat u wel door kunt met uw planning. U kunt dit soort
situaties voorkomen door vooraf goed na te denken over de indeling van uw systeem. Zorg ervoor
dat de fiatstappen in de calculatie en de planning goed op elkaar aansluiten en dat de persoon die
de planning beheert ook degene is die rechten heeft tot het nemen van de fiatstappen.
32.3.4 Feestdagen
Tijdens het plannen kan rekening worden gehouden met feestdagen waarop niet gewerkt wordt
zodat naast de weekend ook deze dagen worden overgeslagen als werkdagen. U kunt alle vrije
feestdagen van een jaar (of meerdere) definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Feestdagen:

Vul de feestdag in het veld Datum in. Het veld Valt in weekend kan niet worden bijgewerkt,
maar is het resultaat van de datum.
Geef een Omschrijving van de feestdag om te tonen in de datumkiezer.
32.4 Calculatie
De calculatie in PAC kunt u volledig naar uw hand zetten. U kunt een calculatiemodel definieren met
behulp van het calculatiesjabloon/model. Verder kunt u de volgende zaken inrichten met behulp van
de stamgegevens:
Component tabbladen 602

Componentgroepen 603
Componenten 604
Rendementcomponenten 605
Verkoopsoorten 606
Royalty verkoopsoorten 607
Grootboekrekeningen 604
Verschijningsvormen 588
Formaten 590
Papiersoorten 592
32.4.1 Tabbladen
Het gebruik van tabbladen in de kostencalculatie maakt het mogelijk om orde aan te brengen in de
grote hoeveelheid calculatiecompenten. U kunt maximaal vier tabbladen voor componentgroepen van
de kosten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Tabbladen

Het veld Nr. wordt standaard toegewezen met een automatisch nummer.
Vul de Omschrijving van het tabblad in.

Voer een Label in zoals het zichtbaar zal worden in het calculatievenster. U kunt tevens
gebruik maken van het &-teken om snel het tabblad te kunnen openen met de ALT + ...
combinatie. In bovenstaand venster wordt ALT + 1 de combinatie die het tabblad Kosten
opent.
Het veld Volgorde wordt gebruikt om de volgorde van de tabbladen in het calculatievenster
in te stellen.
32.4.2 Groepen
Per tabblad heeft u de mogelijkheid om maximaal acht componentgroepen met componenten te
definiëren. In totaal betekent dus dat u vier maal acht is 32 componentgroepen kunt definiëren. U
kunt deze componentgroepen definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Groepen:

Automatisch wordt een Nr. toegekend aan een componentgroep.
Vul een eenduidige Omschrijving in voor de componentgroep.

Vul een duidelijk beschrijvend Label in. Deze wordt getoond in het calculatievenster boven
iedere componentgroep.
Als de groep variabele kosten betreft over de oplage, dan kunt het aankruisvakje van Is
Variabel aanvinken. Dan zullen de kosten uit deze groep worden ingevuld in extra var van het
blokje Oplage in het venster Calculatie.
Kies het tabblad 602 waarin de componentgroep moet worden getoond in het veld
Hoofdgroep (TAB).
Binnen het tabblad 602 kunt u de componentgroepen in een eigen volgorde weergeven met
behulp van het veld Volgorde.
32.4.3 Componenten
De componenten uit het componentenmodel 184 zijn reeds voorgedefinieerd. U kunt ze toewijzen aan
enkele zaken onderHoofdmenu | Stamgegevens | Componenten:
U ziet enkele grijze kolommen. Deze worden weergegeven ter informatie, maar kunnen niet worden
gewijzigd. Twee zaken kunt u echter wel wijzigen:
Kies de componentgroep 603 in het veld Groep waarin het component moet worden
weergegeven in de calculatie.
Kies de grootboekrekening 604 waarop de kosten moeten worden geboekt in de financiële
administratie.
32.4.4 Kostensoorten
De calculaties kunt u als voorcalculatie exporteren naar een financiële administratie (FA). Daartoe
dient u wel eerst kostensoorten aan te leggen zoals die ook voorkomen in de FA. Deze kunt u dan
vervolgens koppelen aan meerdere kostencomponenten. U kunt alle kostensoorten van het grootboek
definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kostensoorten:

Vul de identificerende Code in van de kostensoort in de FA. Dit kan numeriek en

alfanumeriek zijn.
Vul de Omschrijving van de kostensoort in om binnen PAC naar te verwijzen. Dit veld wordt
niet geëxporteerd naar de FA, dat is overbodig.
Met het aankruisvakje Tonen zorgt u dat de kostensoort op het OHW (onderhanden werk)
overzicht verschijnt.
Vink het vakje Exporteren aan om de geboekte kosten op de kostensoort te exporteren naar
de FA.
Kies met F5 een Basiscomponent uit de toegewezen componenten waarop het onderhanden
werk teruggekoppeld wordt uit de FA naar PAC. Dit kan uiteraard niet logisch worden
toegedeeld aan de diverse componenten die bij de kostensoort zijn gedefinieerd. Daarom
de keuze uit één van de componenten als basiscomponent.
In het verleden werd kostensoort ook wel grootboekrekening genoemd, maar dit is feitelijk
niet juist omdat naast kostensoort uiteraard ook nog een apart grootboekrekening wordt
toegepast. De grootboekrekening is hier niet van toepassing.
32.4.5 Rendementcomponenten
Indirecte kosten, niet direct toewijsbare kosten van het bedrijf, kunnen als percentage van de netto
omzet worden vastgelegd. U kunt meerdere rendementcomponenten definiëren onder Hoofdmenu |
Stamgegevens | Rendementcomponenten.:

Het veld Nr. wordt standaard toegewezen als automatisch oplopend volgnummer.
Vul het veld Omschrijving in met een soort indirecte kosten zoals overhead.
Vul het Label in zoals het in de calculatie op het tabblad Omzet 180 wordt weergegeven.
32.4.6 Verkoopsoorten
In de calculatie kunt u verschillende verkoopsoorten kiezen waaraan u eigen soorten kunt toevoegen
voor diverse doeleinden. U kunt diverse verkoopsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |
Verkoopsoorten:
Vul een interne omschrijving in veld Interne Oms. in die als omschrijving geldt voor de
verkoopsoort.
Vul een Omschrijving in die als label geldt in het tabblad Omzet 180 in de calculatie.
Geef een korte omschrijving in het veld Kort oms. om te tonen op overzichten waarop weinig
ruimte is.
Vink het vakje Calc. aan om de verkoopsoort in de calculatie weer te geven. De
verkoopsoort kan ook, hoeft niet, in Orderinvoer 290 worden gebruikt.
Vul de Volgorde (rechts van Calc.) in zoals de verkoopsoorten in de calculatie moeten worden
weergegeven.

Met het vakje Invoer bruto kunt u ervoor zorgen dat u het (bruto) bedrag kunt invullen en
het aantal wordt leeg gelaten. Dit is handig om extra opbrengsten in te kunnen vullen die
niet afhankelijk zijn van de verkochte aantallen. Let op dat hierover ook royalty wordt
berekend als het een vast percentage betreft en niet via het royaltycontract loopt. Hierover
wordt geen kostprijs gerekend, omdat het aantal op nul staat. In het tabblad Afzet-periode
verdeling kunt u deze bedragen ook wijzigen, maar dan in het onderste venster Periode
verdeling omzet.
De overige velden zijn voor de calculatie niet van belang. Deze komen aan de orde tijdens de
beschrijving van verkoopsoorten voor opdrachten 615 .
32.4.7 Royaltyverkoopsoorten
Royalty verkoopsoorten (voor de calculatie) zijn verkoopsoorten die alleen als een soort kapstok
bestaan voor de werkelijke verkoopsoorten in de calculatie. Op deze manier kunt u diverse
calculatieverkoopsoorten direct bij elkaar laten tellen om een eenvoudig royaltycontract te kunnen
maken. U kunt diverse royalty verkoopsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Royalty
vks:
Het venster is verdeeld in tweeën. Het linker deel stelt de royaltyverkoopsoorten voor en het rechter
deel de calculatieverkoopsoorten die zijn gedefinieerd bij de actieve royaltyverkoopsoort. U kunt een
nieuw royaltyverkoopsoort invullen in het linker deel:
Vul een Omschrijving in bij het linker venster. De omschrijving wordt getoond in de diverse
vensters.
Geef een Korte oms. in om de royaltyverkoopsoort te tonen op plekken met beperkte ruimte.
Vul een Volgorde in waarop de royaltyverkoopsoort in lijsten en venster getoond moet
worden.
De Interne oms. is een omschrijving die hier wordt ingevuld om op terug te vallen indien de
Omschrijving later iets wordt aangepast. Zo weet iedereen wat de originele omschrijving
was.
In het rechterdeel worden zoals gezegd de calculatieverkoopsoorten gedefinieerd die moeten horen
bij de royaltyverkoopsoort die aan de linkerkant is geselecteerd. U kunt maximaal tien (10)
calculatieverkoopsoorten aan één calculatie-royalty-verkoopsoort toekennen.
Kies een calculatieverkoopsoort in het veld Verkoopsoort uit de lijst. De omschrijving van
deze verkoopsoort wordt vervolgens daarnaast weergegeven.

Indien u hier wijzigingen aanbrengt worden de calculaties NIET automatisch herrekend. U

dient deze dan handmatig opnieuw met de knop Herrekenen in het venster Calculatie door te
rekenen!
32.4.8 Royaltycontracttypes
Middels royaltycontracttypes voor de calculatie kunt u meerdere contracttypes definiteren die in het
royaltycontract van de calculatie kunnen worden gebruikt. U kunt zo een volledig beeld geven van
alle royaltyverplichtingen bij een uitgave, zodat u dit op de juiste manier kunt meenemen in uw
berekeningen.
Vul een Omschrijving in bij het linker venster. De omschrijving wordt getoond in de diverse
vensters.
Geef een Korte oms. in om de royaltyverkoopsoort te tonen op plekken met beperkte ruimte.
32.5 CRM
Categoriebeheer 609
Functies 610
Predicaten 611
Notitiegroepen
Notitieprioriteiten
Relatiefuncties 610
Landen 611
Talen 613
Valuta 652
32.5.1 Categorieweergavegroep
U kunt verschillende categorieweergavegroepen definiëreN onder Hoofdmenu | Stamgegevens |
Relatiecategorieën. Hiermee bent u in staat om de categorieen die bij de relaties worden getoond
onder te verdelen en te ordenen.
Vul een omschrijving in.

Geef een volgorde op.

32.5.2 Categoriebeheer
Elke relatie kan in één of meerdere categorieën worden ingedeeld. U kunt diverse categorieën
definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Relatiecategorieën:
Er zijn reeds enkele relatiecategorieën gedefinieerd als systeem. Deze kunt u niet wijzigen of
verwijderen, want deze worden op diverse plaatsen in PAC gebruikt. U kunt wel nieuwe categorieën
toevoegen.
Klik onderin in het veld Groep, open de keuzelijst en kies een categoriegroep waar de
nieuwe categorie bijhoort.
Ga vervolgens naar het veld Omschrijving en vul de omschrijving van de nieuwe
relatiecategorie in.
Vul vervolgens in het veld Korte oms. ook een korte omschrijving in.
Eigen gedefinieerde relatiecategorieën kunt u wel wijzigen en verwijderen. Dit kunt u in de

betreffende velden van het bovenste venster doen.
U kunt de categorieën indelen in rechtengroepen om eventueel rechten hierop te kunnen vastleggen

binnen rollenbeheer. Daarmee bent u in staat om bijvoorbeeld relaties die zijn ingedeeld als auteur
(en verder geen categorie indeling heeft) alleen voor redactie en/of productie te autoriseren (wijzigen/
verwijderen). Dit voorbeeld is gesimplificeerd en waarschijnlijk geen praktische situatie maar vooral
om een beeld hiervan te vormen. De talloze combinaties en mogelijkheden maken dit een complex
verhaal en kan daarom beter in een consultsessie aan de orde komen.
Ook kunt u uw categorien opdelen in weergavegroepen 608 . Dit doet u door in de kolom
weergavegroep de juiste groep te selecteren. Dit worden de kopjes in relatiebeheer bij het
weergeven van de categorieën.

32.5.3 Relatieverbandtypes
Twee relaties kunnen aan elkaar worden gekoppeld middels een verband. Een verband kan een
bepaald type hebben. Op basis van dit type wordt de omschrijvingen bepaald die bij het verband
horen. U kunt de relatieverband types definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |
Relatieverbandtypes:
U kunt zelf een nieuw relatieverband aanmaken door deze in te vullen in de lege regel. U vult dan in:
Hoofd: de omschrijving van de hoofdrelatie.

Sub: de omschrijving van de subrelatie.
Omschrijving: De omschrijving van het relatieverband.
Verhouding hoofd -> sub: de omschrijving van het verband tussen hoofd- en subrelatie.
Verhouding sub -> hoofd:de omschrijving van het verband tussen sub- en hoofdrelatie.
32.5.4 Functies
Als extra onderverdeling naast relatiecategorieën kunt de functie van personen toewijzen in het
relatiebeheer. U kunt echter slechts één functie tegelijk indelen. U kunt de relatiefuncties definiëren
onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Relatiefuncties:

Ga in een nieuwe regel staan en vul de Omschrijving van de nieuwe functie in.
Vul een Korte omschrijving in.
32.5.5 Predicaten
Personen kunnen een predicaat krijgen zodat ze in brieven op een nette wijze kunnen worden
aangesproken. Ze gelden zowel voor aanhef als voor in de adressering. U kunt de predicaten
definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Predicaten:
Vul in het veld Predicaatcode een consequente codering in. Zo kunt u voor het nederlandse
De heer, DHR kiezen, maar als u ook buitenlandse adressen gebruikt, kunt u beter een
andere codering toepassen. Bijvoorbeeld NLHR, ENHR (engelse heer, wordt Mister), FRHR
(franse heer, wordt monsieur), etc. Maar denk ook aan titels, zoals doctorandus, professor,
doctor, meester, etc. U kunt deze combineren tot, als voorbeeld, NLHRMRPROF of
ENMWDR. Kies een consequente methode om het invullen in relatiebeheer eenvoudig te
houden. Overigens kunt u later altijd deze codering aanpassen indien nodig!
Vul de Aanhef in zoals de persoon wordt aangesproken in de aanhef van een brief. U kunt
dit doen met of zonder Geachte of Beste. Als u deze weglaat dan dient u deze uiteraard in
de brief vast te leggen. Let er dan wel op dat een brief per definitie formeel of informeel is,
tenzij u zelf thuis bent in het maken van complexe Wordsjablonen. Als u werkt met de
voorvoegsels Geachte en Beste dan legt u in principe bij de relatie vast dat hij/zij formeel of
informeel moet worden aangesproken in de correspondentie.
Aanhef2 wordt op dit moment nog niet gebruikt.
Vul het veld Adressering in om dit in het adresblok voor de naam van de persoon weer te
geven.
Vul het veld Volgorde in om de volgorde van het predicaat in de lijst te beïnvloeden.
32.5.6 Landen
Uw relaties kunnen zich uiteraard in diverse landen bevinden. PAC bezit een standaard lijst van
landen. U kunt deze landen wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Landen:

Het Landnr. en de Landcode zijn statische gegevens. De overige velden kunt u wijzigen indien nodig.
Wijzig de Omschrijving van het land in bijvoorbeeld de nederlandse omschrijving of de

engelse, internationale omschrijving.
Met het veld Adresvolgorde bent u in staat de adressen precies zo weer te geven zoals ze in
het land van bestemming moeten worden opgemaakt. Zo kunt u de straat voor het nummer
zetten (Nederland) of het nummer voor de straat (Frankrijk). En de postcode voor de plaats
(Nederland) of de plaats voor de postcode (Verenigd Koninkrijk). Ook combinaties hiervan
zijn uiteraard mogelijk. Voor Nederland heeft u ook de mogelijkheid om Nederland weg te
laten.
Met het veld Actief kunt u bereiken dat de keuzelijsten alleen de actieve landen
weergegeven.
Let op dat actieve landen die u niet gebruikt veel geheugenruimte innemen tijdens de
sessie. Als u dus slechts met relaties uit enkele landen werkt, activeer dan alleen deze
landen en laat de rest gedeactiveerd staan.
Met het veld Ter attentie van tekst kunt u zorgen dat bij het samenvoegen van brieven en
etiketten de juiste ter attentie van wordt vermeld bij een contactpersoon met een
organisatie. Dit kan per land verschillen.
In de landentabel kan worden weergegeven of een land lid is van de EU in de kolom Is Eu
Lid. Dit is van belang voor o.a. de afhandeling van journaalposten naar de Financiële
Administratie.
Landen kunnen worden gegroepeerd in landcategorieën. Binnen de omzetrapportage
module is deze groepering weer te geven.

32.5.7 Landcategorieën
In Stamgegevens | CRM |Landcategorieën is het mogelijk om categorieën voor delen van de wereld
vast te leggen en deze later te gebruiken om landen aan te koppelen:
Deze groepering is binnen de Omzetrapportage module te gebruiken (mits voorzien in de inrichting.

Vraag onze consultants voor meer informatie).
32.5.8 Talen
De relaties kunnen aan een taal worden gekoppeld. De taal wordt op dit moment niet functioneel
gebruikt binnen PAC. U kunt de bestaande talen wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Talen:
U kunt de taalcode wijzigen in het veld Taalcode. Met deze code kunt u snel een taal
opzoeken.
In het veld Omschrijving kunt u de omschrijving in het Nederlands weergeven. Dit wordt dan
getoond in het relatiebeheer.
De internationale, engelse omschrijving van de taal kunt u wijzigen in Omschrijving engels.
De omschrijving van de taal in de taal van het land van oorsprong kunt u wijzigen in
Omschrijving origineel.
Met het veld Actief kunt u bereiken dat de keuzelijsten alleen de actieve talen weergegeven.

32.6 Verkoop
U kunt enkele standaard gegevens definiëren:
Opdrachttypes 614
Verkoopsoorten 615
Klantgroepen 617
Leveringsvoorwaardebeheer 618
Betalingscondities 618
Faktuurcodes 619
Faktuurnummers 620
Faktuursneltoetsen 621
32.6.1 Opdrachttypes
In de ordermodule (opdrachtmodule) kunnen diverse typen opdrachten voorkomen. U kunt vele
typen opdrachten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Opdrachttypes:
Als u beschikt over de module PAC Magazijn, dan kunt u bovenaan het scherm bij magazijn een keuze
maken uit meerdere magazijnen. Voor elk van deze magazijnen kunt u opdrachttypes opgeven.
Voor het magazijn Centraal Boekhuis zal gelden dat in eerste instantie deze lijst veel overeenkomsten
heeft met opdrachttypes van Centraal Boekhuis. Deze kunnen echter worden uitgebreid met eigen
types en worden gekoppeld aan soorten van het CB. Zo staat u vrij in het kiezen van een term en
omschrijving voor uw opddrachttypes.
Kies een Korte oms. als korte omschrijving om weer te geven of snel te kunnen kiezen in het
opdrachtbeheer 290 .
Vul een duidelijke Omschrijving van de opdrachttype in.
Geef een Volgorde in zoals deze in keuzelijsten wordt gesorteerd.
U kunt de opdrachttype koppelen met de opdrachttype van het Centraal Boekhuis via het
veld CB type, maar dit is niet verplicht. Het kan ook worden gekoppeld aan opdrachttypes
van andere leveranciers in de toekomst.

Tot slot kunt u een Standaard verkoopsoort koppelen aan de opdrachttype, zodat het invoeren
van orders/opdrachten eenvoudig kan worden afgehandeld. Op deze manier hoeft in een
groot aantal gevallen geen verkoopsoort te worden gekozen, omdat deze dan reeds is
ingevuld.
Opdrachttypes worden gebruikt zowel voor het orderbeheer en binnen magazijnen.
Opdrachttypes komen sowieso in het orderbeheer voor, maar worden alleen gebruikt in PAC
Magazijn en PAC Faktuur als dit is aangegeven. Als Leveren is aangevinkt wordt het
opdrachttype gebruikt om hier leveringen op uit te voeren voor een intern magazijn (binnen
PAC Magazijn). Als Factureren is aangevinkt en hierachter een factuuurcode is opgegeven, zal
automatisch van de order ook een faktuur worden gemaakt in PAC Faktuurbeheer (indien u
hierover beschikt).
De overige kolommen dient u niet in te vullen. Dit wordt alleen gedaan in overleg met een
medewerker van Verkaart Automatisering.
32.6.2 Verkoopsoorten
Tijdens orderinvoer kunt u reeds de toekomstige omzet toewijzen aan een verkoopsoort ten behoeve
van verslaglegging en kortingen. U kunt diverse verkoopsoorten definiëren onder Hoofdmenu |
Stamgegevens| Verkoopsoorten:
En tevens zijn de volgende kolommen beschikbaar:

In eerste instantie is dit een lijst die veel overeenkomsten heeft met verkoopsoorten van Centraal
Boekhuis en Libridis, maar ook met verkoopsoorten die worden gebruikt in de calculaties. Deze
kunnen echter worden uitgebreid met eigen verkoopsoorten en worden gekoppeld aan soorten van
het CB en in de toekomst van andere leveranciers.
Vul een interne omschrijving in veld Interne Oms. in die als omschrijving geldt voor de
verkoopsoort.
Vul een Omschrijving in zoals die wordt gebruikt in opdrachtbeheer 290 .
Vul een Engelse Oms. om deze weer te geven op optionele engelse faktuursjablonen.
Geef een korte omschrijving in het veld Kort oms. om te tonen op overzichten waarop weinig
ruimte is.
Vink het vakje Opdracht aan om de verkoopsoort in de het opdrachtbeheer te kunnen
kiezen. De verkoopsoort kan ook, hoeft niet, in de calculatie 180 worden gebruikt.
Vul de Volgorde (rechts van Opdracht) in zoals de verkoopsoorten in het opdrachtbeheer
moeten worden weergegeven.
Eventueel kunt u de verkoopsoort koppelen aan een verkoopsoort van het Centraal
Boekhuis in het veld Vks CB.
Als u koppelt aan een verkoopsoort van het CB dan dient u ook de standaard Transactie
Verwerkings Categorie van het CB te kiezen in het veld Std. TVC.
De standaard korting in het veld Std. Kort% die zal gelden voor de orderregel waarin de
verkoopsoort staat zorgt ervoor dat deze korting automatisch wordt overgenomen als
korting.
U kunt aangeven of orders van een verkoopsoort standaard wilt exporteren naar het CB of
niet. Als u orders van een verkoopsoort standaard wilt exporteren dan vinkt u het vakje in
de kolom Std. exporteren aan. Zo niet dan vinkt u deze af.
Vink het veld Leveren aan als deze verkoopsoort dient te worden gekoppeld aan de voorraad
module. Orderregels met deze verkoopsoort worden dan afgeboekt van de voorraad.
In de stamgegevens van Verkoopsoorten kan nu voor dienstenfakturen (verkoopsoort
gedefinieerd als dienst, bv Rechten, Subsidies) een standaard ander btw-percentage worden
ingevuld. Deze zal nu worden overgenomen ipv het btwpercentage dat standaard bij de
verkoopprijs van het artikel staat. U selecteert hiervoor in de kolom BTWtype het type
Diensten en in de Std. BTW% kolom vult u vervolgens het bijbehorende percentage in.
Ten behoeve van groepering van verkoopsoorten in de omzetrapportage kunt u gebruik
maken van drie verkoopsoortcategorieën 617 in de betreffende kolommen (Vks categorie 1,
Vks categorie 2 en Vks categorie 3). Deze komen, indien afgesproken, terug in de
omzetrapportage.
U kunt nevenrechten een subspecificatie meegeven ten behoeve van de koppeling met de
royaltyafdracht. Zo kunt u een beperkt gebruikte lijst met subtypes invullen en deze laten
koppelen met de rechttypes die in de royaltymodule worden gebruikt. De royaltymodule
gebruikt standaard benamingen (om ze juridisch aan te laten sluiten met de in Nederland
voorkomende gevallen), maar in de fakturatie kunt u arbitraire omschrijvingen toepassen
die u onderliggend toewijst aan de juridische omschrijvingen. Zo waarborgt u een juiste
royaltyafdracht voor nevenrechten en naburige rechten. Vink Sub types bij nevenrechten aan
om de subtypes weer te geven:
De kolom Is omzet wordt alleen gebruikt om de verkoopaantallen weer te geven op de 12

maandelijst (CB + PM). Als het is aangevinkt wordt de afzet opgeteld op de lijst.
De overige velden zijn voor de opdrachten niet van belang. Deze komen aan de orde tijdens de

beschrijving van verkoopsoorten voor calculaties 606 .
32.6.3 Verkoopsoortcategorieën
Ten behoeve van het groeperen van omzet van bij elkaar horende verkoopsoorten in de PAC
Omzetrapportage is het nu mogelijk om verkoopsoortcategorieën aan te maken. U kunt drie
verschillende soorten in dezelfde tabel kwijt die u vanuit het verkoopsoortbeheer kunt koppelen. De
drie groepen verkoopsoortcategorieën zijn via PAC Omzetrapportage als aparte invalshoeken te
benaderen (indien dit zo is afgesproken in uw inrichting). U vindt dit onder Stamgegevens | Verkoop |
Verkoopsoortcategorieën:
Vul de omschrijving in voor een nuttige omschrijving die u kunt raadplegen in

omzetrapportage.
Vul een code in om onderscheid te maken in groepen categorieën.
Geef een volgorde in om de weergave te beïnvloeden.
32.6.4 Klantgroepen
Uw klanten zijn onderverdeeld in verschillende klantgroepen, die ook bij het CB geregisteerd staan.
In PAC kunt u verkoopgegevens van het CB inlezen. Deze gegevens worden vervolgens verdeeld per
klantgroep. Om dit systeem goed te laten functioneren dienen de juiste klantgroepen te staan
ingevoerd in de stamgegevens onder klantgroepen.
Vul een omschrijving in

Vul een korte omschrijving in
Geef een volgorde op

Geef de koppeling aan met een CB klantgroep nummer.
U kunt een klantgroep verwijderen door de regel te selecteren en op delete te drukken op uw

toetsenbord. Als u dit doet worden ook alle bijbehorende tellingen die vanuit het CB zijn
geimporteerd verwijderd.
Als u een nieuwe klantgroep aanmaakt ziet u deze nog niet direct terug bij drukbeheer -
aanbiedingstelling 167 . Dit gebeurt pas als er een nieuwe aanbiedingstelling heeft plaatsgevonden en
dan alleen op titels waarbij is aangegeven dat deze moeten worden bijgewerkt (tellen staat
aangevinkt 138 )
32.6.5 Leveringsvoorwaardebeheer
Voor specifieke klantgroepen, aanbieding, opdrachttypes of uitgaves kunnen speciale
leveringsvoorwaarden gelden. Deze kunnen worden geregistreerd in PAC, zodat bij het selecteren van
de relevante voorwaarden bij een order automatisch de juiste leveringsvoorwaarden worden
toegepast. het invullen van de leveringsvoorwaarden gebeurd onder stamgegevens -
leveringsvoorwaardebeheer
Geef een code op.

Vul een omschrijving in
Vul een kortingspercentage in
Selecteer bij welke aanbieding, opdrachttype, klantgroep, uitgave of combinatie van deze
de leveringsvoorwaarde van toepassing is.
32.6.6 Betalingscondities
Bij het opstellen van een faktuur wilt u veelal ook een betalingsconditie opgeven. Als u een faktuur
aanmaakt kunt u dan kiezen uit een lijst met betalingscondities zoals deze is opgesteld onder
Hoofdmenu | Stamgegevens| Betalingscondities:

Code: Dit is een eigen code, die u aan de betalingsconditie kunt toevoegen.
Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de betalingsconditie. Deze beschrijving wordt
ook weergegeven op de afdruk van uw faktuur.
Faktuur vervaldagen na start: Hier kunt u het aantal dagen opgeven die de betalingstermijn
omvat.
Status: U kunt een status actief toekennen aan uw betalingsconditie. Hierdoor is de
betalingsconditie beschikbaar voor gebruik in PAC en kunt u deze dus toevoegen aan een
faktuur. Als u de status wijzigt naar inactief dan is de betalingsconditie niet beschikbaar in PAC,
maar blijft deze wel bewaard zodat u deze later opnieuw kan activeren.
Referentie: Ten behoeve van de koppeling met de boekhouding kan hier de overeenkomstige
betalingsconditie worden geselecteerd.
32.6.7 Faktuurcodes
Als u een faktuur aanmaakt in PAC dan bent u verplicht hier een faktuurcode aan te koppelen. De
faktuurcode bepaald een aantal eigenschappen van de faktuur. Zo is de faktuurcode gekoppeld aan
een stylesheet en bepaald de faktuurcode zo dus de opmaak van de faktuur. Ook kan aan ene
faktuurcode een bepaalde fondsgroep op fonds gekoppeld zijn, zodat u bij deze faktuur enkel titels
van deze fondsgroep / dit fonds selecteren kan. Tenslotte is het ook mogelijk om op basis van een
faktuur een opdracht te laten maken, die vervolgens weer naar het CB kan worden verzonden.
Als u een faktuur aanmaakt kunt u kiezen uit de lijst met faktuurcodes zoals deze is opgesteld onder
Hoofdmenu | Stamgegevens| Faktuurcodes:

Code: Dit is een eigen code, die u aan de faktuurcode kunt toevoegen.
Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de faktuurcode.
In de kolommen Titels van fondsgroep en Titels van Fonds kunt u aangeven dat, als deze
faktuurcode wordt geselecteerd in een faktuur, enkel de titels uit deze fondsgroep / dit fonds
kunnen worden gekozen.
Faktuursjabloon: U kunt hier uit een lijst opgesteld onder documentsoorten - faktuur een
faktuursjabloon selecteren, die aan deze faktuurcode gekoppeld is. Als een faktuurcode
gekoppeld wordt aan een faktuur, dan wordt de opmaak van de faktuur bepaald door het
gekoppelde faktuursjabloon.
Std. verkoopsoort: U kunt hier aangeven dat er bij iedere faktuurregel standaard voor een
bepaalde verkoopsoort moet worden gekozen. U hoeft hierdoor de verkoopsoort niet steeds zelf
te wijzigen. In de fakturatiemodule kan nu aan een faktuurcategorie een standaard
verkoopsoort worden gekoppeld ten behoeve van eenvoudigere faktuurinvoer. Sommige
fakturen behoeven geen verkoopsoort, maar dit is verplicht. Daarom kan een 'lege
verkoopsoort' dienst doen als standaard verkoopsoort. We raden aan om deze lege
verkoopsoort toch te benoemen en deze dan bijvoorbeeld niet in de faktuurlayout op te nemen.
Faktuur maken: Als u dit veld aanvinkt dan wordt bij het verwerken van een faktuur in PAC een
fysieke faktuur geprint
Opdracht maken: Als u dit veld aanvinkt dan wordt de gemaakte faktuur omgezet in een
opdracht, die vervolgens naar het CB kan worden gezonden. Dit zorgt er dus voor dat geen
dubbel invoerwerk hoeft te worden uitgevoerd. In de hierop volgende kolommen Opdrachttype,
Transactievoorwaarde, Verkoopsoort bepaald u het type opdracht dat moet worden gecreerd op
basis van de faktuur die aan deze faktuurcode gekoppeld is. U kunt hierbij zelfs optioneel een
opdrachtrelatie selecteren. Een faktuur van een bepaalde relatie met deze faktuurcode wordt dan
aangemaakt als een order met deze opdrachtrelatie. De relatie in de faktuur wordt hiermee dus
overschreven. Ook kan een kortingspercentage worden meegegeven. Als orders worden
gegenereerd vanuit de fakturatie kan het zijn dat deze orders alleen voorraadverplaatsingen
betreft met bv 100% korting. Dan zou de korting van de faktuurregel moeten worden
overschreven door 100% (of een ander ingesteld percentage). Dit kan door het veld
OpdrachtKortingsPerc in de stamgegevens van faktuurcode in te stellen op een getal groter dan
0% zodat PAC deze waarde gebruikt ipv de faktuurregelkorting. Als 0% in OpdrachtKortingsPerc
is ingevuld wordt wel de faktuurregelkorting gebruikt (dit is de standaard werking).
32.6.8 Faktuurnummers
Het toekennen van faktuurnrs kan optioneel geschieden per faktuurcode (om bijvoorbeeld
verschillende bv's toe te passen), per boekjaar en optioneel per boekperiode (indien per periode
duidelijke nummerscheidingen toegepast dienen te worden voor bijvoorbeeld webverkopen). Dit kunt
u aangeven onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Faktuurnummers:

U kunt hier aangeven welk jaar het betreft. Indien u faktuurnummers wil toekennen per faktuurcode
zet u een vinkje achter Reeks per faktuurcode. Indien u faktuurnummers wil toekennen per periode dan
zet u een vinkje achter Reeks per periode.
vervolgens geeft u in de regels hieronder aan wat de Voorlopcode is en het eerstvolgende nummer.
32.6.9 Faktuursneltoetsen
Tijdens het maken van fakturen zijn er soms titels of kosten die u herhaaldelijk toe wilt voegen. Denk
hierbij bijvoorbeeld aan portokosten of aan het meezenden van een gratis folder of ander
promotiemateriaal. Als u steeds opnieuw deze titel of kosten toe moet voegen dan zijn dit bij iedere
faktuur steeds extra handelingen. Om dit sneller te laten verlopen kunt u in PAc tot een maximum
van 5 faktuursneltoetsen inbouwen. Deze faktuursneltoetsen verschijnen onderaan in uw
faktuurscherm.
Een faktuursneltoets maakt u aan onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Faktuursneltoetsen:
Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de faktuursneltoets.
Label op knop: Hier kunt u het label opgeven dat te zien is op de knop in uw faktuurscherm.
Tekstregel: Dit is de waarde die wordt ingevoerd in het het tekstveld rechts van het ISBN in de
faktuurregel in uw faktuurscherm.
Groep: U kunt hier kiezen uit speciale regels en normale regels.

Uitgave: U kunt de toets koppelen aan een specifiek ISBN door dit ISBN te selecteren in de
kolom uitgave.
Verkoopsoort: U dient een verkoopsoort te selecteren behorend bij de sneltoets. Het invullen van
een verkoopsoort is verplicht.
Aantal: U kunt aangeven hoeveel keer een gekozen ISBN of gekozen kosten moeten worden
opgegeven. Het aantal moet altijd groter zijn dan 0.
Verkoopprijs p/s: Hier kunt u de kosten opgegeven (voor de geselecteerde uitgave). De kosten
p/s worden vermenigvuldigd met het nummer weergegeven in de kolom aantal om de totale
kosten voor de faktuurregel te bepalen.
Kortingspercentage: U kunt een vast kortingspercentage opgegeven per orderregel.
Met de kolommen BTW Deel 1, BTW 1 en BTW 2 bepaald u het BTW percentage behorend bij deze
faktuurregel. BTW 1 komt in PAC overeen met BTW Laag en BTW 2 met BTW Hoog. In de
velden BTW 1 en BTW 2 vult u u een vast BTW percentage in (in veel gevallen is BTW 1 6% en
BTW 2 19%). Met BTW Deel 1 bepaald u vervolgens hoeveel procent van het percentage
afhankelijk is van BTW 1 en hiermee bepaalt u dus het BTW percentage behorende bij de
faktuurregel. Bijvoorbeeld: als BTW Deel 1 100% is, dan is het BTW percentage behorende bij
de faktuurregel 6%. Als BTW Deel 1 0% is, dan is het BTW percentage behorende bij de
faktuurregel 19%.
Volgorde: Met volgorde kunt u tenslotte aangeven wat de volgorde is waarin de knoppen staan
geordend onderaan uw faktuurscherm. De knop behorende bij de regel met het hoogste
nummer in de kolom volgorde staat het meest links in het scherm.
32.6.10 Opdrachttekstsjablonen
Indien u gebruik maakt van de module CB ONE in combinatie met PAC recensiebeheer dan kunt u uw
recensieaanvragen met een druk op de knop electronisch verzenden naar het CB. Het CB zorgt dan
voor de distributie.
Het CB kan voor u een opdrachttekst meezenden in de vorm van een brief aan uw recensenten. Hoe
deze opdrachttekst eruit moet zien bepaald u zelf. Dit doet u bij Stamgegevens | Opdrachttekstsjablonen
(onder Verkoop).

Bovenaan in het scherm geeft u de omschrijving van uw opdrachttekstsjabloon op en kunt u deze een
code meegeven. U kunt ook de status wijzigen van actief naar inactief en andersom.
Onderaan het scherm kunt u vervolgens de regels opgeven van uw sjabloon.
Geef het type regel op.

Geef de volgorde van de regel op. Dit bepaald de plaats van de regel ten opzichte van de
rest van de tekst.
Geef vervolgens de tekstregel op.
32.7 Publiciteit
U kunt enkele standaard gegevens definiëren:
Doelgroepen
Recensiekwaliteiten
32.7.1 Doelgroepen
Hier kunt u doelgroepen opgeven. Deze doelgroepen worden gebruikt in het tabblad Media bij
Relatiebeheer.
Vul een code in

Vul een korte omschrijving in
Geen een omvang op van deze doelgroep
Geef een leeftijdsrange op waarin deze doelgroep valt.
Geef het geslacht op van deze doelgroep.
Geen het uitgavenpatroon op van deze doelgroep.
Geef het opleidingsniveau van deze doelgroep.
Geef de rijkdom op van de doelgroep (bijv. jaarinkomen).
Geef de levensovertuiging op van deze doelgroep.
De velden die u kunt invullen voor een doelgroep zijn geen van allen verplicht. U kunt dus een
doelgroep opgeven waarin het onderscheid alleen wordt gemaakt door geslacht of leeftijd, en het
veld levensovertuiging leeg blijft.

32.7.2 Recensiekwaliteiten
Hier kunt u de verschillende typen recensiekwaliteiten opgeven. U kunt zelf kiezen of u dit wilt doen
met enkel nurmers of met tekst. wel kunt u het beste de omschrijving starten met een nummer. Zo
kunt u namelijk bij de rapportages in excel makkelijk sorteren.
Vul een omschrijving in.

Geef als u dit wilt een volgorde op.
32.8 Royalty
Contracttypes 627
Afrekeningsoorten 628
Royaltyverkoopsoortenmapping 629
Componenten 629
Omzet-componentmapping 630
Voorraad-componentmapping 631
Mutatietype-componentmapping 632
Royaltycontractscenario 633
Betalingsmomentscenariobeheer 634
32.8.1 Royalty inrichting

De inrichting van uw royaltyadministratie hangt af van een aantal basis keuzes die u maakt of heeft
gemaakt ten aanzien van organisatie of afhandeling van uw afspraken/contracten en afhandeling
daarvan.
A. Verrekening voorschotten op verschillende niveau's

1. U kunt betaalde voorschotten laten verrekenen op de royalties van ISBN A (binnen contract 100),
maar negeren op ISBN B (binnen hetzelfde contact 100).
2. Maar u kunt ook voorschotten laten verrekenen op het totaal van royalties van ISBN A + B (binnen
contract 100), waarna het saldo overblijft om uit te betalen.
3. U kunt deze manier ook door elkaar gebruiken, maar dat is vrij onoverzichtelijk en niet nodig als
de afspraken eenduidig en helder zijn.

Afhankelijk van uw keuze (wens) dient de afrekening naar de contractant (rechthebbende) ook op
deze wijze te worden opgemaakt/gepresenteerd zodat helder is hoe de gekozen berekening verloopt,
zowel voor uzelf als natuurlijk voor de rechthebbende. Dit kunnen verschillende manieren zijn,
daarom is er niet een standaard rapportsjabloon beschikbaar.
Hieronder een schets van de gevolgen van de verschillende keuzes:

1. Bij de berekening individueel op uitgave zijn bij ISBN B meer retouren dan verkopen waardoor een
negatief royaltybedrag ontstaat (tekort/deficit). Dit tekort wordt direct gereserveerd als een 'te
verreken post in de toekomst', een soort voorschotpotje dus, te verrekenen in het volgende jaar.
Dit wordt dus niet verrekend met positieve royaltysaldi van ISBN's onder hetzelfde contract, zoals
A, C of D!

2. Dit in tegenstelling tot de situatie 'Berekening saldo op contractniveau'. Hier wordt het saldo
onderaan de streep van de verkopen gesaldeerd naar ISBN D (het laatste ISBN van het contract).
Pas dan wordt bekeken of het saldo daarvan negatief is (tekort/deficit). Maar deze kans is veel
kleiner op contractniveau. Vervolgens worden contractvoorschotten verrekend. Hiervoor moet wel
het afrekensjabloon in opdracht worden aangepast.
3. U kunt ook een hybride vorm toepassen met uitgavevoorschotten én contractvoorschotten, met
deficits/tekorten op contractniveau. Dit raden we voor gebrek aan overzicht echter niet aan.
Hiervoor moet ook het afrekensjabloon in opdracht worden aangepast.
32.8.2 Contracttypes
Als u beschikt over de royalty module kunt u hier alle mogelijke contracttypes definiëren, zoals
bijvoorbeeld een auteurscontract en een vertalerscontract. Dit doet in hoofdmenu | Stamgegevens |
Contracttypes (onder het kopje royalty):
Bij ieder contracttype kunt u een korte omschrijving geven en aangeven in welke volgorde deze
contracttypes dienen te worden getoond. Onderaan het scherm is plaats om de diverse
royaltycontracttypes te koppelen aan één documentsjabloon (of meer indien er meerdere varianten
zijn per contracttype). Hierin kan het documentsoort (met een koppeling naar het fysieke
contractsjabloon), de uitgeverij (ten behoeve van de ten naamstelling en de plaats van
ondertekening) en de verlooptijd van het contract (indien de titel niets meer 'doet', niet meer
verkoopt e.d.) in tekstvorm zodat je bv '1 jaar', '2 jaar', of '18 maanden' kunt invullen.
32.8.3 Exploitatiegroepen
Als u beschikt over de royalty module kunt u hier exploitatiegroepen definieren. Dit doet u in
hoofdmenu | Stamgegevens | Exploitatiegroepen (onder het kopje royalty):

Bij iedere exploitatie groep geeft u een omschrijving, een code en een volgorde op.
32.8.4 Afrekeningsoorten
U kunt met PAC Royalty automatisch afrekeningen genereren voor uw auteurs en andere
rechthebbenden. Hierbij kunt u kiezen uit verschillende soorten van afrekeningen. U kunt
bijvoorbeeld een afrekening in een andere taal willen afdrukken, of een afrekening met recapitulatie
(samenvatting).
Welke afrekeningsoorten u wilt gebruiken kunt u opgegeven onder stamgegevens - afrekeningsoorten.

Als u hierop klit ziet u het volgende scherm:
Hierin kunt u aangeven:

De omschrijving van de afrekening, zoals deze ook in PAC wordt getoond.
De taal waarin de afrekening is opgesteld.
Het sjabloon dat bij deze afrekening hoort.
Standaard bij taal geeft een koppeling aan tussen de taal van de afrekening en de taal van de relatie
aan wie de afrekening wordt gestuurd. Als u deze koppeling activeert zal standaard bij uw
afrekeningen voor de afrekening in de aangegeven taal worden gekozen.
Bij intern samenvoegen worden het xml en xslt document dat samen uw afrekening vormen al vooraf
samengevoegd tot een html document. Deze optie is toegevoegd, omdat is gebleken dat sommige

functies (zoals de break functie voor het maken van een nieuwe pagina) niet altijd werken als de
xml en xslt in Word worden samengevoegd.
Bij openen met kan u kiezen waarin u uw afrekening standaard wilt openen.
32.8.5 Royaltyverkoopsoort mapping

Als u beschikt over de royalty module kunt u hier alle mogelijke royalty verkoopsoorten definiëren,
zoals bijvoorbeeld regulier en ramsj. Dit doet in hoofdmenu | Stamgegevens | Royaltyverkoopsoort
mapping (onder het kopje royalty):
Bij iedere verkoopsoort kunt u een opgeven:

Een omschrijving
Een Engelse omschrijving (ten behoeve van de Engelstalige Royalty Sjablonen)
Korte omschrijving
Volgorde
Indien u ook beschikt over de module Calculatie kunt u hier een koppeling aanbrengen met de
Calculatieroyaltyverkoopsoorten. Deze calculatieroyaltyverkoopsoorten worden gebruikt in de
het Royaltycontract in het Calculatiebeheer. Als u wilt dat u het royaltycontract van de
royaltymodule automatisch kunt overnemen in de calculatie, dan dient u hier de koppeling
tussen deze twee verkoopsoorten aan te geven. Klik hiervoor in de kolom Koppeling met
calculatievariant en toets F5. U kunt nu kiezen uit een overzicht met mogelijke
calculatieroyaltyverkoopsoorten. Selecteer er één en klik OK.
U kunt vervolgens uw verkoopsoort koppelen aan de royaltycomponenten. Op die wijze worden de

omzetgegevens op de juiste wijze verdeeld over uw royaltyverkoopsoorten.
De geïmporteerde verkoopsoorten krijgen de volgorde van de belangrijkste (eerste)

royaltyverkoopsoort mee. Dus als de verkoopsoort Aanbieding wordt gebruikt in
royaltyverkoopsoorten 'Regulier' (afrekenvolgorde 1) én 'Alle verkopen' (afrekenvolgorde 6), dan
wordt verkoopsoort Aanbieding als afrekenvolgorde 1 behandeld.
32.8.6 Componenten
Door de consultant van Verkaart Automatisering zijn voor u de juiste componenten ingericht. Deze
componenten kunt u inzien onder hoofdmenu | Stamgegevens | Componenten (onder het kopje royalty):
De omzetgegevens worden verdeeld over deze componenten. Standaard zijn voor u onderliggend de
componenten gekoppeld aan omzetcomponenten van het CB. Als u CB gegevens inleest (en u
beschikt niet over de voorraad / faktuurmodule) dan worden de gegevens van CB via deze
componenten per titel en getoond in het voorraadcorrectiebeheer 245 . Beschikt u wel over de
voorraad / faktuurmodule, dan wordt deze koppeling tot stand gebracht middels de stamgegevens

OMzetcomponentmapping, voorraadcomponentmapping en mutatietypecomponentmapping.
De componenten worden verder gekoppeld aan royaltyverkoopsoorten 629 . Hierdoor kunt u meerdere
componenten gecombineerd op uw afrekeningen tonen aan uw rechthebbende.
U kunt bij stamgegevens - Componenten het veld Verwijdertype wijzigen. Zo kan aan de gebruiker aan
worden gegeven wanneer een component in correctiebeheer kan worden verwijderd. Er zijn hierbij 3
mogelijkheden:
Niet verwijderbaar:het component kan niet worden verwijderd

Verwijderbaar als basis 0 is:
het component kan worden verwijderd als het gegeven in de kolom
basis 0 is (oftewel: er heeft geen import van gegevens plaatsgevonden).
Verwijderbaar: het component kan worden verwijderd.
De overige velden zijn in beheer van Verkaart Automatisering. Onderaan vindt u nog een knop
exporteren. Hiermee kunt u een export maken van de componenten naar excel.
32.8.7 Omzet-componentmapping
Indien u gebruik maakt van de modules voorraad en faktuur, dan worden de royaltyomzetgegevens
bepaald op basis van deze modules en niet op basis van de import van CB. Om de aansluiting tussen
de gegevens in PAC Voorraad en PAC Faktuur te realiseren, dienen een aantal gegevens te worden
gemapt naar de componenten in de royaltymodule. Een van deze gegevens is de omzet-component
mapping, die vind onder hoofdmenu | Stamgegevens | omzet-componentmapping

U ziet hier een overzicht van alle mogelijke combinaties van Omzetherkomst, Magazijn en
verkoopsoorten. Al deze combinaties moeten worden gekoppeld aan een bepaald component. Deze
kunt u invullen in de kolom component. Deze mapping zorgt ervoor dat de omzetcijfers uit de modules
van PAC in de juiste componenten terechtkomen tbv de royaltyafdracht.
Normaal gesproken dienen omzetregels te mappen naar omzetcomponenten, maar omdat

presenten/gratis exemplaren als niet-omzetcomponent worden beschouwd kunnen nu alle
componenten worden geselecteerd. Kies echter altijd omzetcomponenten muv de presenten/
gratisexemplaren.
32.8.8 Voorraad-componentmapping
gemapt naar de componenten in de royaltymodule. Een van deze gegevens is de voorraad-
component mapping, die vind onder hoofdmenu | Stamgegevens | voorraad-componentmapping

Hier ziet u een overzicht van alle magazijnen in uw administratie. Bij ieder magazijn dient u een
beginvoorraadcomponent en een eindvoorraadcomponent op te geven, met het oog op de juiste
verwerking en weergave van de voorraadrondrekening in de royaltyafdracht.
32.8.9 Mutatietype-componentmapping
gemapt naar de componenten in de royaltymodule. Een van deze gegevens is de mutatietype-
component mapping, die vind onder hoofdmenu | Stamgegevens | mutatietype-componentmapping

U ziet een overzicht van alle combinaties van magazijnen en mutatietypes. Al deze combinaties
moeten worden gekoppeld aan een bepaald component. Deze kunt u invullen in de kolom component.
Deze mapping zorgt ervoor dat de goederenrondrekening uit de modules van PAC in de juiste
componenten terechtkomen tbv de royaltyafdracht.
32.8.10 Royaltycontractscenario
Royaltycontracten zijn vaak gebaseerd op een bepaald standaard contract. Door gebruik te maken
van Royaltycontractscenario's kunt u deze standaard contracten invoeren. Bij het aanmaken van een
nieuw contract kunt u nu kiezen voor een royaltycontractscenario. Hiermee worden standaard
contractgegevens dan direct voor u ingevuld. U hoeft nu nog alleen de afwijkende gegevens in te
voeren.
U kunt met PAC Royalty automatisch afrekeningen genereren voor uw auteurs en andere
rechthebbenden. Hierbij kunt u kiezen uit verschillende soorten van afrekeningen. U kunt
bijvoorbeeld een afrekening in een andere taal willen afdrukken, of een afrekening met recapitulatie
(samenvatting).
Welke royaltycontractscenario's u wilt gebruiken kunt u opgegeven onder stamgegevens | Royalty |

Royaltycontractscenariobeheer. Als u hierop klikt ziet u het volgende scherm:

Hier kunt u een standaard contract opgeven, wat als basis kan dienen voor de daadwerkelijke
royaltycontracten. Voor de invulling van de verschillende velden, zie de uitleg over de royalty module
- contractbeheer 238 .
Ook zijn er Overige rechten mogelijk indien ingericht:
32.8.11 Betalingsmomentenscenariobeheer
Door middel van een scenario voor betalingsmomenten kunnen een aantal standaard combinaties van
betalingsmomenten met bijbehorende percentages worden opgegeven. Hierdoor kunt u, in plaats van
steeds opnieuw deze betalingsmomenten te selecteren en percentages toe te voegen, met alleen het
selecteren van uw betalingsmomentenscenario al de juiste gegevens invullen.
Als u een nieuw betalinsgmomentscenario wilt aanmaken gaat u naar stamgegevens -

betalingsmomentscenariobeheer. U krijgt nu een overzicht van de al bestaande scenario's.
Klik op Nieuw.
Geef een omschrijving op voor uw betaalmomentscenario en klik op toevoegen.

U krijgt nu het volgende scherm te zien:
Vul hierin de juiste gegevens. U kunt hier:
De omschrijving voor uw betaalmoment wijzigen.

Een betaalmoment selecteren uit de lijst met activiteiten. Als een activiteit niet voorkomt, dan
dient u deze eerst te selecteren voor het gebruik bij betalingsmomenten. Dit doet u bij de
algemene instellingen 499 .
Het deel aangeven dat per betalingsmoment wordt ontvangen.
U kunt uw scenario activeren of deactiveren met de knop (de)activeren. De huidige status van
het scenario staat hierboven weergegeven.
32.9 Logistiek
Magazijnen 635
Pakbontypes 636
Voorraadmutatietypes 637
32.9.1 Magazijnen
Magazijnen worden binnen PAC gebruikt om producten af te leveren, om voorraad te registreren en
om te koppelen met externe systemen. U kunt de bestaande magazijnen wijzigen onder Hoofdmenu |
Stamgegevens | Magazijnen:
Het Nr., de Omschrijving, Korte oms. en Systeem kunt u niet wijzigen omdat het systeem magazijnen

betreft.
Het veld nr. is een door PAC automatisch gegenereerd nummer. U kunt dit niet wijzigen.
Vul in het veld omschrijving een omschrijving in voor het magazijn.
Vul een korte omschrijving in.
U kunt in het veld Afleverrelatie een relatie kiezen die in de categorie Afleverrelatie zit. In
combinatie met het veld Externe code wordt dit gebruikt door de PAC Onderhandwerkmodule
om gerealiseerde oplageverplaatsingen vanaf de leverancier (binder) op de juiste plaats in
het afleverbeheer 164 te krijgen.
Vul in het veld Externe code de code in het externe administratieve pakket in (bv Bestmate).
Om de magazijnen in een voorkeursvolgorde te tonen in keuzelijsten kunt u het veld
Volgorde invullen.
De kolom Initiële minimum voorraad wordt gebruikt voor de herdruksignalering. hier kunt u
per magazijn opgeven hoeveel voorraad u hier wil hebben liggen van een bepaalde uitgave.
Dit gegeven kunt u per uitgave weer aanpassen.
Initiële status geeft aan of u u als de huidige voorraad daalt onder de opgegeven minimum
voorraad, u dit wilt laten melden in cockpit - potentiële herdrukken 21 .
In de kolom systeem wordt aangegeven of het om een systeemmagazijn gaat of om een
door u zelf toegevoegd magazijn.
De kolom Voorraad Administratie vinkt u aan als het magazijn moet kunnen worden gebruikt
in het Voorraadbeheer.
De kolom Voorraad reserveren vinkt u aan als het magazijn moet kunnen worden gebruikt in
Opdracht verwerken / Uitgiftebeheer. .
Met status kunt u aangeven of het magazijn wordt gebruikt (actief) of niet (inactief).
Met voorraad negatief toestaan kunt u aangeven dat de voorraad in een magazijn ook onder 0
mag komen.
32.9.2 Pakbontypes
Als u gebruik maakt van een intern magazijn dan verwerkt u orders op dit interne magazijn veelal
zelf. Bij het verwerken van een order draait PAC een pakbon voor u uit, met hierop de titels uit de
order en de bijbehorende aantallen. U kunt de pakbontypes wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens
| pakbontypes:
Bij Pakbontypes kunt u het sjabloon (of de sjablonen) opgeven die u wilt kunnen gebruiken bij het
maken van een Pakbon. Verkaart levert een simpel, standaard sjabloon mee.
Het veld nr. is een door PAC automatisch gegenereerd nummer. U kunt dit niet wijzigen.
Vul in het veld omschrijving een omschrijving in voor de pakbon.
Bij Magazijn selecteert u het magazijn waaraan de pakbon is gekoppeld.
Onder Sjabloon vult u het pad in waar het pakbonsjabloon staat.
Het afdrukken van een pakbon kan worden onderdrukt per pakbontype. Dit gebeurt door in
de kolom Afdrukken geen vinkje te plaatsen. Een sjabloon is nog wel nodig zodat het
document wel wordt gegenereerd (onderliggend in een bestand tbv eventueel naslag), maar
wordt dan niet meer afgedrukt. De verwerking is alsof het is afgedrukt (de pakbon krijgt de
status afgedrukt) zodat het normale proces kan worden vervolgd.

32.9.3 VoorraadMutatietypes
Op uw voorraad kunt u mutaties uitvoeren, zowel handmatig als automatisch door het inlezen van
gegevens van een extern magazijn (CB). Het stamgegeven voorraadmutatietypes bevat de
mutatietypes die hiervoor kunnen worden gebruikt.
U ziet hier de volgende velden:
Nr: dit is een door PAC toegekend nr. U kunt dit niet wijzigen.
Code: Voer een code in behorend bij het voorraadmutatietype.
Omschrijving: Geef een omschrijving van het voorraadmutatietype.
Verwacht teken: zorgt dit mutatietype voor een stijging of daling van de vooraad?
handmatige mutatie: Als u dit voorraadmutatietype wilt kunnen gebruiken om handmatige
mutaties te doen in het voorraadbeheer vinkt u dit aan.
Systeemtype: Een mutatietype dient te zijn gekoppeld aan een Systeemtype, dat in PAC is
gedefinieerd.
Verwerking op: Hier geeft u aan wat er moet gebeuren, op het moment dat een mutatie van dit
type moet worden uitgevoerd op basis van een import. Voorbeeld: bij een nieuwe grote inslag
die wordt doorgegeven van het CB, kan het zijn dat dit de inslag van een nieuwe druk betreft.
Door Status vragen aan gebruiker te selecteren zal, als dit voorraadmutatietype voorkomt, in de
cockpit aan de gebruiker worden gevraagd wat er met deze mutatie worden gedaan. moet de
mutatie worden verwerkt op de huidige druk? Of worden omgezet naar een nieuwe druk?
Herwaardering uitvoeren op type: Als een VVP wijzigt en de mutaties zijn reeds gejournaliseerd
dan worden er 2 extra mutaties aangemaakt met het herwaarderingssaldo. Zie
voorraadherwaardering 286 . U kunt types op hetzelfde type laten herwaarderen of ze
samenvoegen tot een algemener herwaarderingstype. Dit is vooral van invloed op uw
journaalpostinrichting.
Bij Mutatietype ten behoeve van voorraadcorrectie kunt u een mutatietype toekennen dat door het
systeem kan worden gebruikt als telverschillen voorkomen.
32.10 Administratie
Journaalposttypen 638

Begrotingssoorten 649
Begrotingsverkoopsoorten 649
Begrotingsverkoopverdelingen 650
32.10.1 Boekjaren
In het scherm boekjaren kunt u een boekjaar en bijbehorende administratie opgeven. Zo worden
financiële mutaties in een bepaalde periode naar de juiste administratie gestuurd.
Boekhoudprogramma: Hier selecteert u het boekhoudprogramma behorende bij de

administratie die u wilt invoeren.
Boekjaar: U geeft hier het boekjaar op
Adm. Code: Hier vult u de code in van uw administratie in het boekhoudpakket
Gebruikersnaam: De gebruikersnaam behorende bij administratie in het boekhoudpakket
Wachtwoord: het wachtwoord behorende bij de administratie in het boekhoudpakket
Standaard: Door hier een vinkje te plaatsen zal PAC bij het verzenden van de stamgegevens
standaard voor deze administratie kiezen. De financiele mutaties worden geplaatst in het
boekjaar bepaald bij Communicatie.
Door de knop Nu controleren! te gebruiken op de geselecteerde regel (!) wordt de koppeling
met het boekhoudprogramma gecontroleerd en wordt de status in een rapport weergegeven.
32.10.2 Journaalposttypen
PAC kan journaalposten genereren, om de financiële gevolgen van acties in PAC aan de financiële
administratie te communiceren. De vorm van deze journaalposttypen staat in PAC vastgelegd onder
Hoofdmenu | Stamgegevens | Journaalposttypen:

Journaalposttypen zijn complex en fouten in deze stamgegevens kunnen grote gevolgen

hebben voor de correcte invoer van uw financiële administratie. Wijzig deze gegevens alleen als
u zeker bent van deze wijziging en neem indien nodig contact op met Verkaart Automatisering
voor u deze wijziging doorvoert.
Het scherm is opgedeeld in twee delen. Aan de bovenzijde wordt een regel met informatie over de
journaalpostype weergegeven, zoals een omschrijving, het Dagboek en het magazijn waar deze
journaalpost voor geldt. Als u klikt op een regel in de bovenste helft van het scherm, worden in de
onderste helft de bijbehorende journaalpostregels getoond, waarin staat aangegeven welke
boekingen precies moeten worden gemaakt voor het geselecteerde journaalposttype.
Het is mogelijk om een controlelijst af te drukken (knop Controle afdrukken)met een matrix van
gebruikte coderingen zodat er geen overlap is en er geen mutaties worden vergeten. De lijst is een
aanzet voor een diepgaande handmatige consistentiecontrole.
De gehele definitie van een journaalposttype kunt u genereren naar Excel dmv de knop Definitie
afdrukken. Daarin komen dan zowel de kopregels als de subregels. Deze worden overzichtelijk
getoond waarbij eerst de kopregel wordt herhaald per regel met daarachter de subregel (ofwel
grootboekrekeningen).
Het komt bij de inrichtingsfase nog wel eens voor dat een bedragveld of omschrijving anders moet
zijn over de hele linie. Dit kan globaal (dus voor alle journaalposttypes) in een keer worden gewijzigd
door de knop Zoek en vervang. De functie werkt niet zondermeer op opzoekvelden met een
onderliggend ID waaronder grootboekrekening. Dit is een power-user functie!
Er zijn diverse soorten journaalposttypen die u kunt inrichten afhankelijk van de modules die u heeft.

Filters. De velden in zowel de kop- en subregels tussen accolades (bv {Verkoopsoorten} )

geven aan dat het om een filter gaat. Dit houdt in dat hiermee regels beperkt worden tot de
geselecteerde opties. Indien er geen uitsplitsing hoeft plaats te vinden kan de optie [Alles]
worden geselecteerd.
Ten behoeve van grote wijzigingen in de inrichtingsfase heeft u als poweruser enkele extra
kolommen tot uw beschikking met de lijsten van de opzoekwaarden die u eenvoudig kunt
knippen en plakken naar andere journaalposten. Daarmee kan de inrichting sneller
verlopen.
32.10.2.1 Omzetjournaalposten
Tot de omzetjournaalposttypen behoren de journaalpostentypen waarmee journaalposten worden

gegenereerd op basis van mutaties die leiden tot een wijziging in de omzetcijfers. Denk hierbij
bijvoorbeeld aan het aanmaken van een nieuwe faktuur in PAC of de import van de verkoopcijfers
van CB.
U kunt de omzetjournaalposttypen bekijken en wijzigen door bovenaan het scherm bij soort Omzet te
selecteren.
Bij omzetjournaalposttypen dienen de volgende gegevens te worden ingevuld.
Boekhoudprogramma: selecteer het boekhoudprogramma waarmee u werkt

Uitvoeren: Indien aangevinkt dan wordt deze journaalpost geselecteerd voor verwerking. Dit
kan nuttig zijn als er gewerkt wordt met proefjournaalposten die (nog) niet mogen worden
gebruikt. Op deze manier kan wel al een (deel)inrichting worden uitgevoerd zonder dat dit
gevolgen heeft voor de dagelijkse gang van zaken.
Omschrijving: Vul een interne omschrijving in van het journaalposttype.
Dagboek: geef aan in welk dagboek journaalposten van dit type moeten worden
weggeschreven.
Journaalomschrijving: Vul een omschrijving in die met de journaalposten van dit type wordt
meegezonden.
Magazijnen: Omzetmutaties in verschillende magazijnen (CB, Intern) moeten mogelijk op een
andere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder magazijnen bij welk(e) magazijn(en) dit
journaalposttype hoort.
Verkoopsoorten: Omzetmutaties van verschillende verkoopsoorten moeten mogelijk op een
andere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder verkoopsoorten bij welke verkoopsoort(en)
dit journaalposttype hoort.
BTW aangifte: BTW aangifte verschilt voor Binnenland, binnen Europa en buiten Europa. Bij
BTW aangifte kan worden aangegeven wat voor soort aangifte aan dit journaalposttype zit
gekoppeld.
Omzetherkomst: Het is mogelijk om op basis van de omzetherkomst verschillende
journaalposttypen te definieren. Zo kan de omzet op basis van de omzetherkomst worden
geboekt op verschillende grootboekrekeningen. De omzetherkomst wordt bepaald op basis
van get faktuurland van de klant zoals dit bij de CB import is gedefinieerd.
In de bijbehorende journaalpostregels kunnen vervolgens de volgende gegevens worden ingevoerd:
Datum: De datum wordt doorgegeven aan uw boekhoudprogramma. In deze kolom kunt u een
datum invoeren, maar in de meeste gevallen zult u gebruik willen maken van een variabele (
[Datum]) zodat de datum waarop de mutatie is uitgevoerd met de journaalpost is
meegezonden. U selecteert deze middels een drop down menu.
Grootboekrekening: Selecteer hier de grootboekrekening voor deze journaalpostregel. U
selecteert deze middels een drop down menu. Deze lijst met grootboekrekeningen wordt in
PAC ingelezen middels een import vanuit uw boekhoudprogramma. Indien hier dus een

grootboek ontbreekt dan dient u deze aan te maken in uw boekhoudprogramma en vervolgens

de stamgegevens van uw boekhoudprogramma opnieuw te importeren 426 in PAC.
Relatiecode: Indien de journaalpostregel moet worden gekoppeld aan een specifieke relatie
(bijv het Centraal boekhuis of aan uw uitgeverij zelf) dan kan de bijbehorende relatiecode uit
uw boekhoudprogramma hier worden ingevuld. Omzet op debiteuren die nog moeten betalen
(creatie openstaande post op debiteur) worden genoemd in de omzet en via de relatietabel
wordt het debiteurnr opgehaald (indien zo is ingericht in de journaalpost). Het is mogelijk om
voor debiteuren en crediteuren in de journaalposten te kiezen om de bijbehorende
grootboekrekening (subgrootboekreknr gedefinieerd in relatiebeheer onder Financiën) op te
halen en te gebruiken ipv een vast debiteuren-/crediteurenrekeningnr. Met behulp van deze
dynamische inrichting wordt het eenvoudiger om journaalposten in te richten.
Kostenplaats: indien u kostenplaatsen in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt u
deze hier koppelen aan journaalpostregels.
Heeft u specifiek maatwerk in Accountview laten bouwen tbv uw administratieve inrichting en
boekhoudrapportage-eisen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variabelen [Fonds-
>Kostenplaats] of [ISBNX9] ten behoeve van verbijzondering in de administratie. Deze zorgen
respectievelijk voor overnemen van de instelling kostenplaats bij het fonds 581 van de
betreffende uitgave of de laatste 9 posities van ISBN13 met een X ervoor (ter onderscheid van
nieuwe ISBN13 en oude ISBN10).
Kostendrager: indien u uw ISBNs als kostendragers in uw boekhoudprogramma heeft
gedefinieerd, kunt u deze hier koppelen aan journaalpostregels.
Omschrijving: U kunt hier een omschrijving opgeven die wordt meegenomen bij de verzending
van de journaalpostregels naar uw boekhoudprogramma. U kunt hier kiezen om een harde
omschrijving toe te voegen, of u kunt de variabele [verkoopsoort] gebruiken, zodat de
verkoopsoort behorende bij de mutatie als omschrijving van de regel wordt opgegeven.
Is credit: Als hier een vinkje is geplaatst geeft dit aan dat deze regel credit moet worden
geboekt. Anders wordt dit debet geboekt.
Bedrag: Hier kunt u opgeven hoe het bedrag moet zijn opgebouwd. U kunt hier kiezen uit
BrutoIncl, BrutoExcl, NettoIncl, NettoExcl, KortingExcl, KortingIncl, Kostprijs en
NettoInclBerekend.
BTW: Hier kunt u aangeven of bij deze regel ook een BTW boeking moet worden gemaakt.
Valuta: Hier kunt u de valuta opgeven.
Aantal: Door hier de variabele [aantal] te selecteren kunt u het gegeven over het aantal
artikelen waar het om gaat ook meesturen met uw journaalpostregels.
BTWfilter: Het is nu mogelijk om per btwcode een splitsing te maken in toewijzing van
grootboekrekeningen. Dus voor bv hoog btw kan een andere omzetrekening worden gekozen
dan voor lage btw. In dit geval kan in het grootboek duidelijk onderscheid worden gemaakt
tussen omzet op grootboekrekening per btwcode. Tevens is mogelijk om ook andere
rekeningen te kiezen waarop niet direct btw wordt geboekt, maar die wel worden aangestuurd
door de btwcode in de boeking. Zo zou bv korting ook op een andere rekening kunnen komen.
Zorg ervoor dat voor de debiteurenpost altijd maar één openstaande post per faktuur wordt
gecreerd. Dus zet daar geen uitsplitsingen op voor verkoopsoorten, ISBN's, BTWcodes en andere
filters!
PAC maakt in de journaalposten geen onderscheid in positieve en negatieve omzetmutaties.

Zie voor een uitgebreidere uitleg onderaan de voorraadjournaalposten.
32.10.2.2 Voorraadjournaalposten
Tot de voorraadjournaalposttypen behoren de journaalpostentypen waarmee journaalposten worden

gegenereerd op basis van mutaties die leiden tot een wijziging in de voorraad(waardering). Denk
hierbij bijvoorbeeld aan het wijzigen van de voorraadstand in een intern magazijn, het uitleveren van
een order in een intern magazijn, of de import van de voorraadcijfers van CB.
U kunt de voorraadjournaalposttypen bekijken en wijzigen door bovenaan het scherm bij soort

Voorraadmutatie te selecteren.
Bij voorraadjournaalposttypen dienen de volgende gegevens te worden ingevuld.

weggeschreven.
meegezonden.
Magazijnen: Omzetmutaties in verschillende magazijnen (CB, Intern) moeten mogelijk op een
andere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder magazijnen bij welk(e) magazijn(en) dit
journaalposttype hoort.
Voorraadmutatietype: Voorraadmutaties van verschillende voorraadmutatietypen moeten
mogelijk op een andere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder voorraadmutatietype bij
welke voorraadmutatietype(n) dit journaalposttype hoort.
Relatiecode: Indien de journaalpostregel moet worden gekoppeld aan een specifieke relatie
(bijv het Centraal boekhuis of aan uw uitgeverij zelf) dan kan de bijbehorende relatiecode uit
uw boekhoudprogramma hier worden ingevuld.
Kostendrager: indien u kostendragers in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt u
deze hier koppelen aan journaalpostregels. Heeft u specifiek maatwerk in Accountview laten
bouwen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variable [ISBN] of [ISBNDruk] waarmee
respectievelijk het ISBN of ISBN en Druk (in aparte velden) worden geexporteerd.
Bedrag: Hier kunt u opgeven hoe het bedrag moet zijn opgebouwd. U kunt hier kiezen uit
BrutoIncl, BrutoExcl, NettoIncl, NettoExcl, KortingExcl, KortingIncl, Kostprijs en
NettoInclBerekend.


Aantal: Door hier de variabele [aantal] te selecteren kunt u het gegeven over het aantal
artikelen waar het om gaat ook meesturen met uw journaalpostregels.
In onderstaande screenshot ziet u enkele voorbeelden van voorraadmutatiejournaalposten.
Voorraadmutaties zijn zowel positief (komt bij voorraad, +, plus) als negatief (gaat van
voorraad af, -/-, min). In de journaalposten van PAC wordt geen onderscheid gemaakt tussen
positief en negatief anders zouden alle journaalposten dubbel moeten worden uitgevoerd. Dit
wordt automatisch opgelost door de volgende werkwijze:
1. Positieve mutaties worden op een grootboekrekening debet geboekt als Is credit
UITGEVINKT staat;
2. Positieve mutaties worden op een grootboekrekening credit geboekt als Is credit
AANGEVINKT staat;
3. Negatieve mutaties worden op een grootboekrekening debet geboekt als Is credit
AANGEVINKT staat (min x min = positief / debet)
4. Negatieve mutaties worden op een grootboekrekening credit geboekt als Is credit
UITGEVINKT staat;
Dus bij negatieve mutaties moet je eigenlijk 'andersom' denken.
32.10.2.3 Onderhanden werk afsluitsaldo journaalposten
Als u gebruik maakt van de onderhanden werk module kunt u ook de verschillen tussen voorcalculatie
en nacalculatie (de werkelijke inslag/oplage en de omzet van de werkelijke facturen) als saldo
journaliseren naar de boekhouding.
U kunt de journaalposttypen voor de saldi van het afgesloten onderhanden werk bekijken en wijzigen
door bovenaan het scherm bij soort Onderhanden werk afsluitsaldo te selecteren.
Bovenin dienen de volgende gegevens te worden ingevuld.


weggeschreven.
meegezonden.
Kostendrager: indien u kostendragers in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt u
deze hier koppelen aan journaalpostregels. Heeft u specifiek maatwerk in Accountview laten
bouwen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variable [ISBN] of [ISBNDruk] waarmee
respectievelijk het ISBN of ISBN en Druk (in aparte velden) worden geexporteerd.
Kostensoort: indien u kostensoorten in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt u deze
hier koppelen aan journaalpostregels.
Bedrag: Hier kunt u opgeven hoe het bedrag moet zijn opgebouwd. U kunt hier alleen kiezen
voor [OHWAfsluitSaldo]
In onderstaande screenshot ziet u een voorbeeld van een journaalpost voor onderhandwerk
afsluitsaldi:

32.10.2.4 Royalty verrekening Algemeenvoorschotmutatie
De verrekening van de royalties (het berekende royaltybedrag voor verrekening met voorschotten)
kan worden gejournaliseerd. Let op, want de mutatie is negatief (gaat van voorschotsaldo af en van
royaltysaldo af). Dus als u een een voorschotmutatie debet wilt hebben op een bepaalde rekening
dan dient u het creditvakje aan te vinken (dit klinkt onlogisch, maar min x min = positief/debet -->
Een negatief creditbedrag is eigenlijk een debetbedrag).
32.10.2.5 Royalty verrekening Berekende royalty
kan worden gejournaliseerd.

Per contracttype kan een andere journaalpost worden gedefinieerd indien noodzakelijk. Bijvoorbeeld
voor onderscheid tussen auteurs/agenten en vertalers.
32.10.2.6 Royalty verrekening Contractvoorschotmutatie
kan worden gejournaliseerd. Let op, want de mutatie is negatief (gaat van voorschotsaldo af en van
royaltysaldo af). Dus als u een een voorschotmutatie debet wilt hebben op een bepaalde rekening
dan dient u het creditvakje aan te vinken (dit klinkt onlogisch, maar min x min = positief/debet -->
Een negatief creditbedrag is eigenlijk een debetbedrag).

Per contracttype kan een andere journaalpost worden gedefinieerd indien noodzakelijk. Bijvoorbeeld
voor onderscheid tussen auteurs/agenten en vertalers.
32.10.2.7 Royalty verrekening Verplichting
kan worden gejournaliseerd.

32.10.2.8 Royalty verrekening Kosten derden
De verrekening van de royalties (het berekende mutatiebedragen van kosten derden) kan worden
gejournaliseerd.
32.10.2.9 Royalty voorschot afboeking
De handmatige afboeking van een openstaand voorschot kan worden gejournaliseerd. De

mutatiedatum van de afboeking wordt tijdens het afboeken gevraagd en is basis voor de
journaalselectie.
32.10.2.10Royalty voorschot opboeking
De handmatige opboeking (toevoegen voorschot) van een voorschot kan worden gejournaliseerd. De
boekdatum van het voorschot is basis voor de journaalselectie.
32.10.3 Dagboeknummers
Hier kunt u het nummer waarmee de dagboeknummering moet worden gestart definieren per type,
dagboek en boekjaar.

Dagboek: Hier selecteert u uit een keuzelijst het dagboek waarvan u het startnummer wilt
opgeven.
Type: Hier is op dit moment alleen boekstuknummer mogelijk.
Boekjaar: Hier kunt het boekjaar opgeven behorende bij het startnummer (zo kan een nieuw
jaar weer beginnen met een nieuw startnummer).
Eerst volgende nummer: Hier geeft u het startnummer op. U kunt zo het dagboeknummer laten
beginnen bij 1, maar ook bij 1001 of een ander willekeurig nummer. Er geldt een uitzondering
voor boekstukken uit de interne fakturatie (zie hieronder).
Interne fakturen krijgen altijd een faktuurnummer. Deze wordt gebruikt als
boekstuknummer in AccountView in het veld doc/facnr. Het gegenereerde automatische
boekstuknr van PAC wordt dus genegeerd!
32.10.4 Begrotingssoorten
Als u beschikt over de module begroting kunt u een aantal begrotingssoorten definieren. Dit doet u
in Hoofdmenu | Stamgegevens | Begrotingssoorten (onder het kopje Administratie):
32.10.5 Begrotingsverkoopsoorten
Als u beschikt over de module begroting kunt u een aantal begrotingssoorten definieren. Dit doet u
in Hoofdmenu | Stamgegevens | Begrotingsverkoopsoorten (onder het kopje Administratie):

U kunt bij iedere begrotingsverkoopsoort aangeven wat het standaard kortingspercentage is en wat het
standaard royaltypercentage is. Ook kunt u een volgorde aangeven.
Verder kunt u aangeven of een vegrotingsverkoopsoort automatisch moet worden opgenomen op het
moment dat in de begroting van meerdere titels of van 1 titel automatisch nieuwe begrotingsregels
worden gemaakt. Voor iedere titel die wordt toegevoegd worden dus zoveel begrotingsregels
gemaakt als er in de stamgegevens begrotingsverkoopsoorten Atom. opnemen zijn aangevinkt. Bij het
automatisch aanmaken van begrotingsregels wordt voor nieuw fonds titels gekeken naar de
standaardverdeling. U selecteert een standaard verdeling uit de stamgegevens 650
begrotingsverkoopverdelingen
32.10.6 Begrotingsverkoopverdelingen
Als u beschikt over de module begroting kunt u een aantal begrotingverkoopverdelingen definieren.
Dit doet u in Hoofdmenu | Stamgegevens | Begrotingverkoopverdelingen (onder het kopje Administratie).
begrotingverkoopverdelingen worden gebruikt voor de nieuw fonds titels, om de verdeling van de
oplage aan te geven vanaf de maand van verschijnen. Een voorbeeld van een verkoopverdeling kan
zijn 60-20-10-10. Dit betekent 60% in de maand van verschijnen, 20% in de maand daarna 10% in
de maand daarna en nogmaals 10% in de maand daarna.
U kunt hier een omschrijving opgeven van de verkoopverdeling. In de kolom verdeelsleutel geeft u
op hoe de oplage vanaf de verschijningsmaand moet worden verdeeld. het percentage per maand
wordt gescheiden van het percentage voor de volgende maand middels een puntkomma (;).
32.10.7 BTWcodes
Aan uw producten kan een BTW percentage worden toegekend. 6% is standaard voor boeken, maar
in het geval van een CD kunt u ook te maken krijgen met 19% BTW. Alle mogelijke BTW codes kunt
opgeven onder Stamgegevens | BTWCodes:

U dient hier alleen de standaard BTW codes in te vullen. In geval van een gemengd BTW, omdat
het een boek betreft met een CD bijvoorbeeld, kunt u dit in de calculatie of de verkoopprijs aangeven
door een Deelpercentage.
Omschrijving: Hier kunt u een omschrijving opgeven van de BTW Code

Percentage: Vul hier het bijbehorende percentage in
Code: Dit is een code die wordt getoond in PAC bij de selectie van een BTWcode in de
calculatie.
Bestmatecode: belangrijk om deze in te vullen als u uw calculaties wilt communiceren met
bestmate.
Status: Hier kunt u de status van de BTW code wijzigen naar inactief. De code is dan niet
meer zichtbaar in PAC en kan niet meer worden gebruikt.
32.10.8 BTWmappings
Met behulp van BTW mappings worden de juiste BTW combinaties gemaakt voor export naar uw
financiële systeem. U vindt de BTW mappings onder Systeem | BTWMappings:

BTWcode: Hier kunt u de BTW code omschrijven die het betreft.

BTWtype: U kunt een onderscheid maken tussen goederen en diensten zodat dit ook apart zou
kunnen worden verwerkt in Accountview tbv uitsplitsing voor de ICL aangiftes.
Aangiftetype: Hier kunt u aangeven of het een BTW combinatie voor het binnenland betreft,
ICL (binnen EU) of Export (buiten EU).
Wijze: U kunt aangeven of het een af te dragen of een te voderen BTW mapping betreft.
Lege referentie: Als in AccountView voor de bewuste btw combinatie geen btw code bestaat
(en dus ook niet hoeft, vaak bij BTW vrije zaken) dan kunt u hier het vakje aanvinken zodat u
niet verplicht wordt om de AccountView code te kiezen.
AccountView-btwcode: De mapping in PAC kan wordne gekoppeld aan een mapping in
AccountView. U kunt de mogelijke BTWmappings selecteren uit een drop down ment. Alle
accountview BTWmappings moeten zijn gekoppeld aan een mapping in PAC.
32.10.9 Valutas
Aan elke relatie kunt u een valuta toewijzen. Valuta's worden op dit moment nog niet functioneel
gebruikt binnen PAC. U kunt de valuta's definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Valutas:

Wijzig de valutacode in het veld Valutacode. Met deze code kunt u snel een valuta opzoeken.
Wijzig de Omschrijving van de valuta.
Met het veld Actief kunt u bereiken dat de keuzelijsten alleen de actieve talen weergegeven.
Indien gebruik wordt gemaakt van de koppeling met AccountView kan in de kolom
AccountView-valutacode de code van PAC worden gekoppeld aan die in Accountview.
In de valutatabel is nu een mogelijkheid om een wisselkoers in te vullen (qua gebruik
conform AccountView). Deze valuta kan worden toegepast bij de fakturatie. Hier kan de
bijbehorende eenheid en koersdatum bij worden ingevoerd.
Ten behoeve van meervoudig gebruik van hetzelfde faktuursjabloon kan worden gekozen
voor het invullen van het Valutateken. Op deze manier wordt deze afhankelijk van de
gekozen valuta weergegeven op de faktuur (indien dat zo is afgesproken).
32.10.10Banken
In het tabblad financien in het relatiebeheer kunt u bij een relatie een of meerdere banken selecteren.
Om gegevens uit te wisselen met een financieel pakket dienen diverse gegevens over deze bank
bekend te zijn. Deze gegevens staan in PAC opgesomd in de stamgegevens. U vindt deze onder
Stamgegevens | Banken.
Code: Hier kunt u een code opgeven voor deze bank.

Omschrijving:Hier kunt u een omschrijving opgeven voor deze bank
Land: Het land waarin deze bank gevestigd is.

Swift/BICcode: De BIC (Bank Identifier Code), ook wel SWIFT adres genoemd, is een
gestandaardiseerde code die aangeeft naar welke bank een bedrag moet worden
overgemaakt. Een BIC telt 8 of 11 posities en bestaat uit letters en cijfers of alleen letters. U
kunt de BIC meestal op de faktuur van de begunstigde vinden. Op positie 5 en 6 staat de ISO
landcode. Deze wordt gematched met het ingevuld land. Deze code moet uniek zijn, dus er
kan en mag geen bank met dezelfde BIC worden ingevoerd.
Locatiecode: een code voor de locatie van de bank
Vervolgens kunt u gegevens voor een bezoek en postadres opgeven in d velden Bezoekadres,
Bezoekpostcode, Bezoekplaats, Postadres, Postpostcode en Postplaats.
Banken kunnen worden verwijderd mits de bank niet meer is gekoppeld aan een relatie.
32.11 Nieuw jaar inrichten

Als het nieuwe jaar in zicht komt (of als deze inmiddels is gestart) dan dient u een aantal instellingen
in PAC na kijken en/of in te vullen.
Hieronder volgt een werkinstructie van acties die u dient uit te voeren.
Financieel
Boekjaren 638 . Onder Stamgegevens | Administratie | Boekjaren dient u het nieuwe boekjaar en
eventuele koppeling met de nieuwe administratie in het boekhoudpakket in te vullen
Dagboeknummers 648 . Onder Stamgegevens | Administratie | Dagboeknummers dient u voor het
nieuwe boekjaar per dagboek de nieuwe eerst volgende nummers in te vullen
Journaalposten
Exporteren journaalposten 412 . Onder Communicatie | Exporteren | Journaalposten kunt u per regel
mutatiedatums en boekjaar instellen. Dit dient u te controleren.
Importeren onderhandenwerk 498 . Onder Communicatie | Exporteren | Journaalposten kunt u de
importdatum van - t/m invullen indien u gebruik maakt van de Accountview koppeling. Dit dient u
te controleren.
Faktuurmodule
Faktuurnummers 620 . Onder Stamgegevens | Verkoop | Faktuurnummers dient u voor het nieuwe
boekjaar (en eventueel uitgesplitst naar faktuurcode/periode) de nieuwe faktuurnummers in te
vullen in Eerst volgende nummer.
Map voor de fakturen 497 . Onder Systeem | Algemene instellingen | Verkoop Fakturatie kunt u de Map
voor fakturen naar het nieuwe jaar laten verwijzen. U dient deze map dan uiteraard wel zelf aan te
(laten) maken.
Voorraadmodule
Map voor pakbonnen 497 . Onder Systeem | Algemene instellingen | Logistiek kunt u de Map voor
pakbonnen naar het nieuwe jaar laten verwijzen. U dient deze map dan uiteraard wel zelf aan te
(laten) maken.
Royaltymodule
Zie werkinstructie Nieuw jaar openen royalty 254

Deel
XXXII
33 Tips en trucs
33.1 Gebruikersinstellingen
De ene gebruiker van PAC is de andere niet. Een medewerker van de verkoopafdeling wil zo als hij /
zij het uitgavebeheer opent starten met het tabblad verkoop, terwijl een medewerker van de Royalty
afdeling graag het tabblad Royalty wil inzien. Daarom is het mogelijk voor u als gebruiker om dit
soort zaken voor u persoonlijk in te stellen. We noemen dit gebruikersinstelling of het
gebruikersprofiel.
U vindt de gebruikersinstelling onder Systeem - Profiel openen (onder Gebruikersinstellingen). U kunt

vele soorten instellingen wijzigen in dit scherm, een paar belangrijke zijn. Bekijk de mogelijkheden
onder de gebruikersinstellingen goed! Ze kunnen taken voor u versimpelen en versnellen.
33.2 Venster
Stel, u bekijkt ene project en wilt vervolgens even controleren of de gegevens van de bijbehorende
auteur wel juist in het relatiebeheer staat aangegeven. Hiervoor hoeft u niet eerst het projectbeheer
te sluiten.
Bovenaan in beeld ziet u venster staan. Klik hier op.

U ziet nu een drop down menu. Hierin staan alle schermen aangegeven die u geopend heeft.
U kunt nu klikken op hoofdmenu.
U keert nu terug in het hoofdmenu.
33.3 Zoeken met *

U bent op zoek naar Boekhandel Atheneum in het relatiebeheer. Maar hoe is deze relatie nu
ingevoerd in PAC? Als Boekhandel Atheneum? Of als Atheneum, Boekhandel?
Om vele zoekacties te voorkomen kunt u in zo'n geval zoeken door in het zoekscherm in de
betreffende kolom een * (sterretje) in te vullen en vervolgens in te tikken waarvan u zeker weet dat
dit in de naam voor moet komen (in dit geval dus Atheneum). PAC zoekt dan op alle relaties waar het
woord Atheneum in voorkomt, of het nu start met dit woord of niet.

Index 657
Taak verwijderen 461
Index Taak wijzigen

Werking
Bedrijfsbeleid
461
464
460
Begroting 213
-A- Algemene Informatie 220
Begroting Overnemen 227
Aanbiedingslijst 266
Begroting Titelbeheer 213
Stamgegevens 578
Begrotingbeheer 216
Toevoegen 267
Begrotingtitels aanmaken en bewerken 215
Verwijderen 271
Begrotingtitels koppelen en importeren 214
Wijzigen 268
Begrotingtitels verwijderen 216
Zoeken 266
Deactiveren 228
Accountview 424, 498
Exporteren 228
Administratie
Realisatie importeren 227
In gebruik 573
Regel toevoegen 224
Administratie aanpassingen 466
Regel tonen 227
Administratie openen 10
Regel verwijderen 226
Afkeuren 166, 546
Regel wijzigen 226
Afrekeningen genereren 234
Stamgegevens 649, 650
Afrekenperiode 231
Titel opnemen 223
Algemene Instellingen 487
Titels 221
Calculatie 491
Titels opnemen 222
Documenten en overzichten 503
Toevoegen 217
Import 504
Verwijderen 228
Wijzigen 218
ONIX 506
Zoeken 216
PAC.Net 507
Bercker 444
Planning 493
Bestmate 424, 498
Project 489
bezoekhistorie 358
Relatie 490
bezoekrapport 358
Royalty 499
Bibliografische gegevens 434
Systeem 512
Bibliografische gegevens naar CB 434
Verkoop 494
Bureau ISBN 434
Verkoop Fakturatie 497
Verkoop Order 495
Wizard keuzelijsten
511 -C-
Administratieniveau 475 Calculatie 175
Extern 465 Acties 183
Intern 475 Afzetperiodeverdeling 183
Kennis 552 Calculatiemodelbeheer 184
Systeemniveau 465 Historie 184
autoriseren 609 invoeren 175
Kenmerk 180
Kosten 178
-B- Omzet 180
Recapitulatie 180
Batchrun 454, 457
Rendement 180
Script toevoegen 455
Stamgegevens 602, 603, 604, 605, 606, 607,
Script verwijderen 457
629
Script wijzigen 457
Stuurwaarden 176
Taak toevoegen 459
Calculatie 175 deactiveren 169

Verschijningsdatum calculatie 176 Fiatteren 166
CB Kenmerk 161
Communicatie 307 Klantgroep 167
ERR 436 Relatierol 160
NUITOP 308 Scenario's koppelen 167
OK 436 Staffels 187
ONIX 434 Staffels importeren 187
Ontvangstbevestiging 308 Staffels opvragen 191
OPDNAW 307 Toevoegen 154
Centraal Boekhuis 273, 290, 434 Verwijderen 169
Cockpit 19 Wijzigen 159
Mijn Projecten 20 Zoeken 153
Potentiele Herdruk 21 Drukbeheer
Commissariaat voor de Media 273, 434, 437 Schematisch 118
Communicatie Toevoegen 124
CB 307 Wijzigen 125
Comprimeren 468
Conventies
Getypte invoer 4 -E-
Instructies 4
EDItEUR 434
Schermonderdelen 4
Toetsnamen 4
Exporteren 192
Verwijzingen 4
Connector 193
Voorbeelden 4
Naar Bestmate 193
Waarschuwingen 4
Crash 571
CvdM 437 -F-
Faktuur 310
-D- Enkele faktuur verwerken
Fakturen verwerken 316
316
Database Faktuurhistorie 318

Beschadiging 571 Faktuurkop 312
Corruption 571
Faktuurregels 313
Deficit 624 Invoeren 310
DocShare 148, 358 Stamgegevens 615, 618, 619, 621
Document koppelen 359 Statusinformatie 314
Document maken 359
Toevoegen 311
Document tonen 358
Totalen en Functietoetsen 314
Document verwijderen 359
Wijzigen 312
Document en mailingen 350 Zoeken 310
Mailing toevoegen 351
Faktuurhistorie 318
Mailing verwijderen 355
FATransactieID 427
Mailing wijzigen 351
FATransactienummer 282
Mailing zoeken 350
Fiat
Documenten Overzicht 196
Stamgegevens 536, 537, 542
Fiatfase 166, 546
Documenten koppelen 358
Fiatrouting 166, 546
Druk 153
Fiatstap 166, 546
Aanbiedingstelling 167
Fiatteren 166, 195, 198, 546
Afleveradres 164

Index 659
Fonds Access 552

Webfondslijst 109 SQL 554, 555
Foutmeldingen 571 Introductie 8
FTP
Active transfer 444
GET 567 -J-
Ontvangen 567
Jaar openen 654
Passive transfer 444
Jaarovergang 654
PUT 566
journaalposten 427
Verzenden 566
journaalverslag 427
Journaliseren
-G- Omzet
Voorraad
546
546
Gebruiker 480
Fondsen 483
Fondsgroepen 483 -K-
Toevoegen 481
Koppelingen tussen modules van PAC
Verwijderen 485
PAC Order en PAC Faktuur 317
Wijzigen 483
kostprijs 282
Zoeken 480
Gebruikers aanmaken 487
Gebruikersinstellingen
Gebruikersprofiel 517
517 -L-
Algemeen 518 Leveranciersopdracht 205, 210
Autorisatie 524 Geven 210
Calculatie 525 Tonen 211
Documenten en Overzichten 528 Libridis 290
Druk 522 Live omgeving 556
Order 525
Pers
Planning
527
523 -M-
Project 521 Magazijnen
Relatie 520 Stamgegevens 635
Royalty 526 Management Functies 529
Uitgave 522 Audit bestand maken 531
gejournaliseerd 282 Beveiligde functies 532
gerealiseerde omzet 429 Ingelogde gebruikers tonen 530
Rechten bijwerken 530
-H- Wijzigingslog tonen

Mapverwijzingen 569
531
Herdruksignalering 21 marketing dossier 358

Herwaarderen Marktaandeel 375
Kostprijs 546 Mediabestanden
VVP 166, 546 Mapinstellingen 60, 148, 503
Herwaardering 282 Relatie 60
herwaarderingsmutatie 282 Uitgave 148
Hoofdmenu 10 medium 332
Modelcontract
Genereren 359
-I-
ScanLaser 434, 437

Website 434
-N- Opdracht
Afleveradres 292
Navigeren 12
BGN 303
Invulvelden 17
exporteren 298
Knoppen 16
Import In Nota 305
Navigeren binnen vensters 12
Importeren bulk orders 303
PAC afsluiten 15
Invoer 290
Toetsen 16
Invoergedrag 297
Venster openen 12
Kop 292
Venster sluiten 15
Laptop 304
Nieuw jaar inrichten 654
Order 304
Portable 304
-O- Referentie
Regel 294
292
Omzetrapportage Stamgegevens 614

Afdrukken 405 Targets 304
Exporteren naar Excel 406 Telling 305, 307
Exporteren naar XML 406 Toevoegen 291
Exporteren Standaard rapportage 406 Vertegenwoordigers 304
Filter 398 Vervallen 299
Filters Extra 403 Verwijderen 299
Gebruikersrapportage aanmaken 404 Wijzigen 291
Gebruikersrapportage selecteren 405 Zoeken 290
Importeren Standaard rapportage 407 Opdracht op titel
Inleiding 394 Invoer 300
Invalshoek 396 Toevoegen 301
Knoppen 405 Verwerken 303
Kolomgroepering 402 Verwijderen 303
Kolommen 401 Wijzigen 301
Kolommen per omzettype kiezen 402 Zoeken 300
Meerdere rapportages 403 Opstarten van PAC 10
Omzetgegevens 395 Order
Omzettype kiezen 401 Afleveradres 292
Rapport maken en bewerken 394 BGN 303
Retouren 396 Communicatie CB 307
Rijen 396 exporteren 298
Rijen en Filters 396 Import In Nota 305
Standaard gebruikersrapportages 404 Importeren bulk orders 303
Standaard rapportages 404 Invoer 290
Standaard Systeemrapportages 404 Invoergedrag 297
Verkoopsoortcategorieën 617 Kop 292
Onderhanden werk 171 Laptop 304
Importeren 412 Ontvangstbevestiging 308
ONIX 273 Portable 304
Bercker 434 Referentie 292
Bureau ISBN 434 Regel 294
Centraal Boekhuis 434 Stamgegevens 614, 615, 617, 618
Commissariaat voor de Media 434, 437 Targets 304
Inrichting 444 Telling 304, 305, 307
POD 437 Toevoegen 291
Index 661
Order Project
Vertegenwoordigers 304 Deactiveren 108
Vervallen 299 Filter 14
Verwijderen 299 Memovelden 107
Verzenden 307 Notities 107
Wijzigen 291 Projecthiërarchie 95, 104
Zoeken 290 Relatierol 105
Order op titel Stamgegevens 516, 578, 581, 584, 587
Invoer 300 Toevoegen 14, 96
Toevoegen 301 Verwijderen 108
Verwerken 303 Werkinstructie 118
Verwijderen 303 wijzigen 99
Wijzigen 301 wijzigen auteurs 101
Zoeken 300 Zoeken 96
Orders verzenden naar PAC.NET 473 Projectbeheer
Overzicht Schematisch 118
12 maandenlijst CB en PM 388 Toevoegen 118
Niet gejournaliseerde omzet 389 Wijzigen 120
Niet gejournaliseerde voorraadmutaties 389 Projectwizard 126
Voorraad op peildatum 391 Publishing On Demand 437
Overzichten
Extra logistieke overzichten 387
Onze overzichten 386 -R-
Standaard overzichten 366
Ramsjbrieven 253
Rapportage
-P- Aanbiedingslijst 376
Aanbiedingslijst Uitgebreid 377
PAC Filesender 473 Aanbiedingstelling Excel 375
PAC.ini 570 Aanleverplanning totaal 381
Pakbontypes 636 Afleverlijst 371
Persaanvragen 322 Afleverlijst Excel 372
Persbeheer 322 Agenda verkoop-marketing-publiciteit 382
Perslijst 332 Alle projecten, uitgaven en drukken 369
persrondje 332 Controle afwijkende prijsdatums PAC met CB
Planning 201 378
Activiteiten 204 Controle afwijkende prijzen PAC met CB 377
Kritieke pad 203 Dagboektransactiehistorie 370
opvoeren 201 Faseoverschrijding 374
Stamgegevens 599, 600, 601 Fiatscherm 368
Trajecten 203 Herdruksignalering 382
Verschijningsdatum 202 Klantorder per titel 383
Verschijningsdatum maximaal 202 Niet gestarte / gerealiseerde activiteiten 373
Webplanning 206 Onderhandenwerk 369
POD 437 Pers Intekenlijst 384
Poort Planning 371
1024+ 444 Planning CB 380
21 444 Planning Drukker 372
Printing On Demand 434 Planning Libridis 380
Processchema 166, 546 Planning totaal 382
Productie omgeving 556 POD Scanlaser 373
proefverslag 427 Recensielijst 385

Rapportage Microsoft Word 57

Relatielijst 385 Naam wijzigen 35
Verjaardagen 386 openen vanuit verband 51
Verschijningslijst 367 Opmerkingen 61
Verschijningslijst met kostprijs 368 Opmerkingen toevoegen 63
Voorraadlijst 378 Opmerkingen verwijderen 65
Voorraadlijst Compleet 379 Opmerkingen wijzigen 65
Recapitulatie 624 Opmerkingen zoeken 61
Recensie Organisatie toevoegen 33
Stamgegevens 623, 624 Organisatienaam wijzigen 36
toevoegen 345 Pers 68
Verwijderen 347 Persoon toevoegen 32
wijzigen 346 Persoonsnaam wijzigen 35
zoeken 344 Royalty 65
Recensieronde 322 Selecteren 71
Aanvragen per recensent 327 Selecteren mogelijkheden 75
Aanvragen per titel 328 Selecteren op categorieën 80
Aanvragen verwerken 328 Sjablonen 57
Instellingen 330 Soorten 26
Recensenten 326 Stamgegevens 608, 609, 610, 611, 613, 652
Titels 326 Tekstbestanden 59
Toevoegen 323 Telefoonnummer 41
Verwijderen 331 Todo's 57
Webrecensie 333 Toevoegen 31
Wijzigen 324 Verantwoording 92
Zoeken 322 Verband 46
Recensies 344 Verband toevoegen 47
Recensies Invoeren 344 Verband verwijderen 51
Rechten bijwerken 487 Verband wijzigen 49
Rechtenbeheer 475 Verkoop 56
Mijn rechten 485 Verwijderen 70
rechtengroepen 609 Vrije Velden 51, 69
Referentietitels 140 Website 41
Relatie Werkinstructie 84
Adres, Aflever 37 Wijzigen 33
Adres, Bezoek 37 Zoekcode 36
Adres, Factuur 37 Zoeken 26
Adres, Post 37 Zoeken op categorie 27
Afdeling 45 Zoeken op categoriegroep 29
Afspraken 57 Relatiebeheer
Alias 36 Categorieën 87, 91
Contacthistorie 57 Indelingen 87, 91
Contactpersoon koppelen 51 Relatie (Op zichzelf staande relatie) 85
Contactpersoon toevoegen 51 Relatie of een relatieverband? 84
Document maken 57 Relatie toevoegen 85
E-mail 41 Relatie wijzigen 87
Financiën 54 Relatieverband 88
Gebruiker 69 Schematisch 84
Indeling 42 Verband toevoegen 88
Inkoop 55 Verband wijzigen 91
Media 45 Release notes 474
Mediabestanden 60 Rol aanmaken 486
Index 663
Rollenbeheer 476 Activiteiten 600

Calculatie tabbladen 478 Afrekeningsoorten 628
Functies 478 Begrotingssoorten 649
Relatiecategoriegroepen 478 Begrotingsverkoopverdelingen 650
Toevoegen 477 Betalingscondities 618
Verwijderen 480 Betalingsmomentscenariobeheer 634
Wijzigen 478 Calc.royaltyscenario 550
Zoeken 476 Calculatiescenario 545
Royalty 230 CB-Voorraadbestandstypen 417
Contract 235 CB-Voorraadmutatiecodes 416
Contract status 243 Component 604
Contract toevoegen 236 Componenten 629
Contract Verwijderen 243 Componentgroep 603
Contract wijzigen 238, 240, 241, 242, 243 Contracttypes 627
Contract zoeken 235 Documentsoorten 537
Deficit 624 Documentvelden 536
fysiek contract 244 Doelgroepen 623
Inrichting 624 Druksoort 590
naburige rechten 244 Faktuurcodes 619
nevenrechten 244 Faktuursjablonen 542
Proces 230, 231, 232, 234 Faktuursneltoetsen 621
Recapitulatie 624 Feestdagen 601
Rechthebbenden contract 242 Fiatscenario 546
Samenvatting 624 Fondsbeheer 581
Stamgegevens 416, 417, 627, 628, 629, 633, Fondsgroepbeheer 578
634 Fondsklantgroep 584
Tekort 624 Formaat 590
Uitgaven koppelen aan contract 242 Hoofdscenario 544
Verkoopstand 243 ISBN range 587
Voorraadcorrectie 245 Kenmerkbeheer 595
Voorschot toevoegen 248 Kenmerken 593
Voorschot verwijderen 253 Kenmerkgroepep 593
Voorschot wijzigen 250 Kenmerkscenario 551
Voorschot zoeken 248 Klantgroepen 617
Voorschottenbeheer 247 Kostensoort 604
Royaltystaffels 241 Landen 611
Leveranciersopdracht 541
-S- Leveringsvoorwaardenbeheer
Magazijnen 635
618
ScanLaser 437 Nevenrechten 615

Scenario NUR 587
Stamgegevens 544, 545, 546, 549, 550, 551 Onze overzichten 542
Service management 464 Opdrachttype 614
Sjablonen 560 Pakbontypes 636
Excel 562, 563 Papiersoort 592
Tips en Trucs 564 Planfasen 600
Word 560, 562 Planningscenario 549
Staffels Plantraject 599
Stamgegevens 417, 418, 419 Predicaat 611
Stamgegevens Ramsjbrieven 541
Aanbiedingslijst 578 Recensiekwaliteiten 624
Relatiecategorie 609
Stamgegevens deactiveren 151

Relatiecategorie weergavegroep 608 Documenten 148
Relatiefunctie 610 In Nota 141
Relatierol 516 ISBN Invoeren 134
Relatiesjablonen 541 Leveranciersopdracht 144
Relatieverband 610 Libridis 138
Rendementcomponent 605 Magazijn 138
Royaltycontractsceanrio 633 Mediabestanden 148
Royaltyverkoopsoort Calculatie 607 Pers 143
Royaltyverkoopsoorten 629 Referentietitels 140
Staffeldrukkerijen 417 Relatierol 137
Staffelformaten 418 Royalty 144
Staffelpapiersoorten 419 Royaltycontract calculatie 149
Staffelverschijningsvormen 418 Tekst(bestand)en 147
Tabbladen 602 Teksten 138
Talen 613 Toevoegen 131
Valuta 652 Trefwoorden 148
Verkoopsoort 606 Verkoopdetails 138
Verkoopsoorten 615 Verkoopprijs 138
Verkoopsoorten Begroting 649 Verwijderen 150
Verschijningsvorm 588 Voorraad 138
Voorraadmutatietypes 637 Wijzigen 134
Systeemeisen Zoeken 130
Access 554 Uitgavebeheer
SQL 555, 556 Schematisch 118
Systeemfuncties 465 Toevoegen 122
Wijzigen 123
Updaten van PAC 474
-T-
Tape backups
Target
574
-V-
Behaald 375 Verkoopprijs 273
Stand 375 Per datum 273
Tekstbestanden Per uitgave 273
Mapinstellingen 59, 147, 503 Verramsjen 253
Relatie 59 Versturen naar Verkaart Automatisering 473
Uitgave 147 Verwerken omzet naar royaltymodule 232
Test omgeving 556 Virusscanner 574
Tips en Trucs 656 Voorraad
Titellijst 266 Herwaarderen 166, 546
Toevoegen 267 Journaliseren 166, 546
Verwijderen 271 Kostprijs 166, 546
Wijzigen 268 VVP 166, 546
Zoeken 266 voorraadmutaties 429
Voorraadmutatietypes 637
Vrije Velden 515
-U- VVP 282
Uitgave 130
Aanbieding 140
Administratie koppeling 143
-W-
Centraal Boekhuis 138, 143 Website koppeling

Index 665
Website koppeling
XML 443
Werk omgeving 556
Workflow 166, 546
-X-
XML
Export 444, 568
Inrichting 444
Website koppeling 443
-Z-
Zoeken
Jokertekens 13
Pijltoetsen 13
Zoekvensterknop 13

Notities

Verkaart Automatisering ontwerpt en bouwt (maat)
software voor het MKB en levert het pakket PAC voor
Uitgeverijen. Wij zijn gespecialiseerd in relatiebeheer,
projectbeheer, logistieke processen, urenregistratie,
orderverwerking, omzetrapportage, calculaties,
planningen, documentenbeheer, publiciteit, en heel veel
meer. Onze primaire doelgroep is de uitgeverijbranche. Wij
hebben hiervoor een standaard, maar zeer flexibel pakket
ontwikkeld. Wij hebben een projectmatige aanpak,
conform (D)SDM. Onze software bouwen wij voornamelijk
in VB, VB.Net en C# vanwege de talloze mogelijkheden en
het kostenaspect voor de klant.
Verkaart Automatisering
Adres
Castricummer Werf 45
1901 RV Castricum
Tel
023-711.0301
06-542.642.93
WWW
www.verkaart.net
info@verkaart.net

PAC Gebruikershandleiding

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

PAC Gebruikershandleiding

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

© 2002-2010 Verkaart Automatisering

door N.M.W. Verkaart