Ipn 9 S Japones

Instituto Politécnico Nacional
LAS 9 “s”:
ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA EN
TU EMPRESA.
Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial
Enero 2007
Las 9 “s”: Organización, Orden y Limpieza en tu Empresa
El Instituto Politécnico Nacional es la institución educativa laica, gratuita de estado,
rectora de la educación tecnológica pública en México, líder en la generación,
aplicación, difusión y transferencia del conocimiento científico y tecnológico,
creada para contribuir al desarrollo económico, social y político de la nación. Para
lograrlo, su comunidad forma integralmente profesionales en los niveles medio
superior, superior y postgrado, realiza investigación y extiende a la sociedad sus
resultados, con calidad, responsabilidad, ética, tolerancia y compromiso social.
El Instituto Politécnico Nacional cuenta con un modelo integral de vinculación,
basado en programas académicos y de investigación, que impulsan el desarrollo
de emprendedores y empresas, con alto contenido social y de responsabilidad con
el entorno.
Como parte de este modelo, el Instituto Politécnico Nacional crea la Unidad
Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial (UPDCE) que
es la plataforma institucional para facilitar la articulación de las capacidades
institucionales y alinearlas a las necesidades de las empresas, especialmente de
las Micro Pequeñas y Medianas Empresas (MIPyMES), impulsando su crecimiento
y desarrollo. Su función es promover la infraestructura y la experiencia en el
desarrollo e innovación tecnológica, generados por el Instituto Politécnico Nacional
a efecto de promover la innovación y competitividad en las MIPyMES,
garantizando la calidad oportuna de los servicios prestados a los sectores
productivos.
Este documento es parte de una serie de Guías Empresariales realizadas por la
UPDCE con el propósito de ayudar en el incremento de la competitividad de las
Micro, Pequeñas y Medianas Empresas.
2
Para mayor información contáctenos en:
Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial
M. en C. José de Jesús Hernández García

Av. Wilfredo Massieu S/N Unidad Profesional Adolfo López Mateos
Col. Zacatenco, C.P. 07738 México D.F.
Tel: (55) 5729 6000 Ext. 57018 y 57029
Sitio Web: www.udpce.ipn.mx
Correos Electrónicos: atencion.empresarial.updce@ipn.mx
3
ÍNDICE DE CONTENIDO
Página
Introducción………………………………………………………………….. 5
1. Conceptos…………………………………………………………….. 6
Seiri – Organización……………………………………………. 7
Seiton – Orden………………………………………………….. 9
Seiso – Limpieza………………………………………………... 10
Seiketsu – Control Visual………………………………………. 11
Shitsuke – Disciplina y hábito…………………………………... 12
Shikari – Constancia……………………………………………. 13
Shitsukoku – Compromiso……………………………………... 14
Seishoo – Coordinación………………………………………... 15
Seido – Estandarización………………………………………… 16
2. Aplicación de las 9 “s”…………………..…………………………… 17
2.1 Resolución de un problema….………………………………….. 17
3. Implantación de las 9 “s” en la empresa…………………………… 18
3.1 Acciones para la implantación………………..………………... 18
3.2 Principales Resistencias de los Subordinados………………... 18
4. Consecuencias de no llevar a cabo las 9 ”s”………………………. 19
5. Entrenamiento a los directivos……………………………………… 20
6. Conclusiones………………………………………………………….. 22
4
INTRODUCCION
La metodología de las 9 “s” es un sistema que contiene las 5 “s” y posteriormente
se agregaron 4 “s” para una mejor efectividad en el personal, de esta forma las
fases quedan completas, las 9 “s” están evocadas a entender, implantar y
mantener un sistema de orden y limpieza en la empresa, al aplicarlas tenemos
retribuciones como una mejora continua, unas mejores condiciones de calidad,
seguridad y medio ambiente de toda la empresa. Con la implementación de las 9
“s” se pueden obtener los siguientes resultados:
· Una mayor satisfacción de los clientes y/o trabajadores.
· Menos accidentes.
· Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.
· Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.
· Disminución de los desperdicios generados.
· Una mayor satisfacción de nuestros clientes.
Las herramientas utilizadas en las 9 “s” son las siguientes:
· Diagrama de Causa – Efecto.
· Listas de verificación.
· Entrevistas.
· Instrucciones de trabajo.
· Gráficos (Histogramas de Barras).
· Fotografías del antes y después.
· Gráficas de radar.
5
1. CONCEPTOS
Las 9 “s” deben su nombre a la primera letra de la palabra de origen japonés; el
significado de cada una de ellas será detalladamente analizado, así como el
procedimiento para llevarlas a cabo además de las ventajas que conlleva
realizarlas.
3”s” de la SEIRI ORGANIZACIÓN

primera SEITON ORDEN Con las
fase
SEISO LIMPIEZA Cosas
4”s” de la SEIKETSU CONTROL VISUAL

5”s” implementación 9”s”
por lo tanto SHITSUKE DISCIPLINA Y HABITO Con uno
segunda fase SHIKARI CONSTANCIA mismo
SHITSUKOKU COMPROMISO
SEISHOO COORDINACION En la

2”s” de la
tercera SEIDO ESTANDARIZACION empresa
fase
Figura 1. Las 9”s”
6
1.1 SEIRI – ORGANIZACIÓN
Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo
necesario y eliminando lo innecesario.
Procedimiento
La forma de organizar está basada en unas reglas fáciles de aplicar, de las cuales
se representa la forma de utilizar los bienes y servicios.
Las reglas son las siguientes:
1. Identifique la naturaleza de cada elemento:
Si el elemento está deteriorado y tiene Repárelo.

utilidad:
Si está obsoleto y tiene algún elemento Elimínelo.
que lo sustituya:
Si está obsoleto pero cumple su Manténgalo en las mejores condiciones
función: para un perfecto funcionamiento.
Si es un elemento peligroso: Identifíquelo como tal para evitar
posibles accidentes.
Si está en buen estado: Analice su utilidad y recolocación.
7
2. Identifique el grado de utilidad de cada elemento:
Si lo usa en todo momento: Téngalo a mano en la oficina, sobre la

Si lo utiliza todos los días: mesa de trabajo o cerca de la maquina.
Si lo utiliza todas las semanas:
Si lo utiliza una vez al mes: Colóquelo cerca del puesto de trabajo.
Si lo usa cada tres meses: Téngalo en el almacén perfectamente
Si lo usa esporádicamente: localizado
Si realmente no lo necesita: Retírelo.
Ventajas:
Las ventajas de considerar los puntos anteriores son:
1. Se obtiene un espacio adicional.
2. Se elimina el exceso de herramientas y los elementos obsoletos.
3. Se facilita el uso de componentes a tiempo.
4. Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal
innecesarios.
5. Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios.
6. Se elimina el despilfarro.
8
1.2 SEITON – ORDEN
El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que
cualquier elemento esté localizable en todo momento.
El orden se lleva a cabo mediante la identificación de un elemento, herramienta u
objeto a través de un código, número ó algo característico; de tal forma que sea
fácil de localizar.
Procedimiento
1. Determine sitios de ubicación para cada elemento.
2. Señale cada lugar para que todos los empleados conozcan la finalidad del
mismo.
3. Asigne una clave de identificación para cada elemento.
4. Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fácil
de identificar donde está, de poder usar, de volver a colocar en su sitio y
fácil de reponer.
Ventajas
1. Se reduce el tiempo de búsqueda, utilización y devolución de materiales.
2. Se reduce el número de errores humanos.
3. Se evitan interrupciones del proceso.
4. Se reducen los tiempos de cambio.
5. Se ocupa menos espacio.
6. Se reducen los productos en stock.
7. Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen
accidentes.
9
1.3 SEISO – LIMPIEZA
Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no
sólo es responsabilidad de la empresa sino que depende de la actitud de los
empleados.
Procedimiento
1. Limpie el taller y equipo después de su uso.
2. Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al
equipo de limpieza general: maquinas, etc.
3. Limpie las herramientas después de su uso y compruebe su funcionalidad.
4. Identifique cualquier desorden o situación anormal, sus causas y establezca
las acciones oportunas para su eliminación.
5. Elabore un programa de limpieza con tareas específicas para cada lugar de
trabajo.
Ventajas
1. en llega a desempeñar una función a un puesto de trabajo, lo
encuentra:
· Limpio y todo en perfecto estado de uso.
· El equipo en sus condiciones básicas de funcionamiento.
2. El l conocimiento de los operarios de sus máquinas y equipos mejora
día a día.
3. Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfacción y la seguridad en
el trabajo.
10
1.4 SEIKETSU – CONTROL VISUAL
Es una forma empírica de distinguir una situación normal de una anormal, con
normas visuales para todos y establece mecanismos de actuación para reconducir
el problema.
Procedimiento
1. Conocer los elementos a controlar.
2. Establecer la diferencia entre la normalidad y anormalidad.
3. Crear mecanismos que permitan el Control Visual.
4. En caso de anormalidad indicar las acciones correctoras.
Ventajas
1. Es más fácil que las personas respeten las reglas estipuladas, si las
situaciones anómalas y otros problemas que pudieran permanecer
escondidos en la empresa, se hacen visibles y obvios para todos.
1.5 HITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO
Cada empleado debe mantener como hábito la puesta en práctica de los
procedimientos correctos. Sea cual sea la situación se debe tener en cuenta que
para cada caso debe existir un procedimiento.
Procedimiento
1. Establezca procedimientos de operación.
2. Prepare materiales didácticos.
11
3. Enseñe, fundamentalmente, con su ejemplo.
4. Utilice la técnica: “aprender haciendo”.
5. Facilite las condiciones para poner en práctica lo aprendido.
6. Utilice los errores como fuente de información para educar.
Ventajas
1. Se concientiza a los trabajadores hacia la organización, el orden y la
limpieza.
2. Se crea el hábito a través de la formación continua y la ejecución
disciplinada de las normas y procedimientos establecidos.
1.6 SHIKARI – CONSTANCIA
Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo
que constituye una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las
metas propuestas.
Procedimiento
1. Planifique y controle permanentemente sus trabajos.
2. Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una constante en su vida.
Ventajas
1. Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la voluntad para hacer las
cosas se acompaña de motivación de los beneficios de la meta.
12
1.7 SHITSUKOKU – COMPROMISO
Es la adhesión firme a los propósitos que se han hecho; es una adhesión que
nace del convencimiento que se traduce en el entusiasmo día a día por el trabajo
a realizar. Un compromiso que debe permear a todos los niveles de la empresa y
que debe utilizar el ejemplo como la mejor formación.
Procedimiento
1. Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los dirigentes hacia sus
subordinados.
2. Las políticas empresariales deben imponerse con seriedad para que el
empleado se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su
trabajo.
Ventajas
1. El proyecto se llevará a cabo en el tiempo estimado sin pérdidas.
1.8 SEISHOO – COORDINACIÓN
Una forma de trabajar en común, al mismo ritmo que los demás y caminando
hacia unos mismos objetivos. Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y
dedicación.
Procedimiento
1. Mantener buena comunicación de los avances como las demoras en
tiempo.
2. Realizar mayor énfasis en la etapa menos desarrollada.
13
Ventajas
1. Se logra un avance progresivo y rápido de proyecto completo.
1.9 SEIDO – ESTANDARIZACIÓN
Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benéficos para

la empresa y se realiza a través de normas, reglamentos o procedimientos. Éstos
señalan cómo se deben hacer las actividades que contribuyan a mantener un
ambiente adecuado de trabajo.
Procedimiento
1. Se llevará a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de
inventarios, reportes que servirán como base para las emergencias,
mantenimiento o regeneración de una ampliación de la industria.
Ventajas
1. Cualquier trabajador sea del área o no, podrá realizar el trabajo sin
problemas con el manual.
2. Se podrá contrarrestar mucho mejor un percance con la documentación.
14
2. APLICACIÓN DE LAS 9 “S”
Para poder implementar la metodología de las 9 “s” es necesario cumplir con lo
siguiente:
1. Resolución de un problema.
2. Proceso de implantación 9 “s”.
RESOLUCIÓN DE UN PROBLEMA
La ejecución de las 9 “s” debe ser aplicado respectivamente a un problema, de
igual forma se debe tener la capacidad para identificarlo, esto se consigue con el
siguiente procedimiento:
a) Identificar problemas relacionados con las 9 “s”.
b) Priorizar los problemas.
c) Determinar las causas que originan los problemas.
d) Definir indicadores.
e) Listar las acciones de mejoras acordadas.
f) Asignar responsables de las acciones de mejora.
g) Establecer plazos de ejecución de las mejoras.
Una vez identificados los problemas se debe tomar la acción de la implantación de
las 9 “s” con el siguiente orden:
1. Compromiso de la dirección.
2. Elegir el área de inicio de implantación de las 9 “s”.
3. Informar del proceso personal de otras áreas.
4. Definir los problemas a resolver.
5. Establecer los equipos de mejora.
6. Formar a los equipos en metodología 9 “s”.
7. Crear un registro de las diferentes acciones emprendidas.
8. Seguimiento del problema.
9. Visualizar mejoras.
15
IMPLANTACIÓN DE LAS 9 “s” EN LA EMPRESA
La funcionalidad de dichas metodologías se lleva a cabo con dedicación a través
del compromiso serio de la dirección con toda la empresa, siempre considerando
dos reglas básicas:
· “Empezar por uno mismo”
· “Educar con el ejemplo”
ACCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN
La elaboración de un plan de trabajo es fundamental para establecer en donde se
aplicarán las metodologías ya mencionadas, por lo tanto el líder del proyecto
deberá asignar a su grupo de trabajo, las tareas o actividades tomando en cuenta
que a lo largo del desarrollo del proyecto debe asumir un papel para:
1. Liderar el programa 9 “s”
2. Mantener un compromiso activo.
3. Promover la participación de todos los implicados.
4. Dar seguimiento al programa.
2.2.2 PRINCIPALES RESISTENCIAS A LOS SUBORDINADOS
Además del personal involucrado en el programa, puede haber otras personas de
la organización que en un momento dado serían un factor para dinamizar u
obstaculizar el ritmo del proyecto.
La gerencia debe asegurarse que estas personas estén informadas desde el
principio y que tengan claramente definidos los criterios de prioridad.
16
3. CONSECUENCIAS DE NO LLEVAR A CABO LAS 9 “s”
Causa Efecto Resultado
Más costo
Desorden Más tiempo PROBLEMAS
Averías
Suciedad Paradas Baja el rendimiento
Retrabados PROBLEMAS
Riesgos
Repetición de trabajos
Descoordinación Espacios vacíos Pérdida de tiempo
Esperas PROBLEMAS
Desasosiego
Malestar personal Enfados PROBLEMAS
Desmotivación
En esta tabla se muestran los efectos de algunos factores que aparecen por no
llevar a cabo las 9”s” y como se ven reflejados dentro de la organización
disminuyendo el rendimiento, efectividad y por tanto productividad, además de
aumentar los costos por cuestiones innecesarias.
17
4. ENTRENAMIENTO A LOS DIRECTIVOS
Todas las personas deberán estar enteradas de la ejecución del programa; de
esta forma el plan de trabajo estará coordinado desde un principio y el personal de
la empresa estará comprometido con el proyecto, por tal motivo se debe hacer
hincapié en los beneficios que día con día se obtienen a consecuencia de utilizar
la metodología.
Debemos tener en cuenta que las mejoras se reflejarán en costos que
gradualmente disminuyen en mejores tiempos de respuesta de producción, sin
pérdidas excesivas. Todo esto solo con la movilización adecuada de la mano de
obra.
La resistencia a la implantación de dicho programa se refleja con frecuencia por
parte del personal y debe ser manejado de forma inmediata resaltando siempre las
mejoras, manteniendo una buena comunicación con el grupo de trabajo se dan a
conocer los logros alcanzados, así como las áreas más resistentes en la empresa.
La forma adecuada de vencer a estos grupos es mezclarlos con personas que
estén convencidas de la importancia del plan y que lo estén llevando a cabo.
Podemos permitir que cada empleado delimite su visión de ejecución del plan, con
lo que cada uno podrá implementar de una forma más eficaz la metodología.
La creación de grupos de trabajo es indispensable para llevar a cabo juntas en las
cuales se recopilara y revisará la información acerca de problemas encontrados
dentro de la organización y que estén relacionados con las tres primeras “s”,
catalogándolos por nombre e incluyendo toda la información recopilada.
Establezca con toda esta información un diagrama de causa – efecto, analice con
un indicador para jerarquizar los problemas; una vez identificados, realice planes
18
de acción para los de mayor gravedad y asigne responsables en grupos de trabajo
para la ejecución de los mismos.
Para poder lograr que las metas alcanzadas se mantengan, pueden crearse
procedimientos o manuales de trabajo (carteles, indicadores, secuencia de
limpieza y almacenamiento de herramientas).
Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hábitos
aprendidos. Esto se logra mediante la práctica de auditorias; en un principio puede
llevarse a cabo por el mismo departamento o área, posteriormente se realizan
evaluaciones cruzadas a efecto de tener resultados más reales.
La representación gráfica puede ser llevada a cabo por medio de una gráfica de
radar promediando los indicadores a cada “s”.
Indicadores de Promedio para las 9 "s"
Seido Seiri
Estandarizació Organización,
Seishoo n 10% 15%
Coordinacion,
Seiton Orden,
10%
12%
Seiso Limpieza,
Shitsukoku 11%
Compromiso,
11%
Seiketsu
Shikari Shitsuke
Control Visual,
Constancia, Disciplima y
11%
10% Hábito, 10%
En la gráfica se puede ver el porcentaje asignado a cada etapa de las 9”s” en
relación a lo asignado según el plan de trabajo que se implemente.
19
5. CONCLUSIONES
La efectividad de las 9 “s”, es de óptimo rendimiento, la implementación de todas
las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficiencia,
con sólo tener la disposición de todos los involucrados.
Los beneficios de la implantación de las 9 “s” se podrán notar en los niveles de
productividad y calidad que se alcanzan dentro de la empresa. Y su
mantenimiento residirá en la disciplina y constancia que se tenga en la
organización para la mejora continua de las actividades.
20
6. REFERENCIAS
§ Eduardo Guadalupe Macías Martínez. La calidad desde adentro: 9 s”
29 de octubre, 2003.
http://www.ilustrados.com/publicaciones/Epyzuzplzznlprzxej.php
§ Ricardo Monge. “9 aspectos clave para un ambiente de calidad en el
trabajo”. 21 de junio, 2006.
http:www.mailxmail.com/curso/empresa/9clavescalidad
§ Mauricio Leon Lefcovich “Las 5s Plus”
18 de enero, 2004
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefco..htm
.
http://infotep.gov.do/pdf_prog_form/guia_de_cinco_s.pdf
21
6. APOYOS QUE OFRECE LA UPDCE
El Instituto Politécnico Nacional a través de la Unidad Politécnica para el
Desarrollo y la Competitividad Empresarial (UPDCE) busca cumplir con el objetivo
de mantener la coherencia de la misión institucional a través de mecanismos que:
· Enfaticen los procesos de formación de empresarios y empresas.
· Fortalezcan la participación entre las empresas y la comunidad del Instituto.
· Apoyen la competitividad internacional
· Generen redes de colaboración para la prestación de servicios y el
desarrollo de proyectos de innovación, investigación y desarrollo
tecnológico.
Una de las estrategias de la UPDCE para alcanzar los objetivos anteriores es a
través de este documento, que forma parte de la serie de Guías Empresariales,
que tienen como misión convertirse en una herramienta que contribuya al
desarrollo y la competitividad de su empresa.
Para asistencia y capacitación contamos con especialistas calificados en las

diferentes Unidades Académicas del Instituto, que dominan los temas que se
abordan en las guías.
Adicionalmente, la UPDCE proporciona apoyos para el desarrollo de:
· Planeación estratégica.
· Planes de negocio.
· Investigaciones de mercado nacional y de exportación.
· Obtención de fuentes de financiamiento.
· Formación de empresas de base tecnológica.
· Proyectos de investigación, innovación y desarrollo tecnológico de
productos, procesos, materiales y servicios.
· Diagnóstico empresarial para determinación de fortalezas y debilidades.
22
· Pruebas de laboratorio.
· Capacitación en forma de cursos, seminarios y talleres de acuerdo a sus
necesidades específicas.
· Desarrollo de proveedores y cadenas productivas
La UPDCE es la puerta por la cual se brinda libre acceso al enorme acervo
tecnológico y humano del Instituto Politécnico Nacional; poniéndolo a disposición
de la comunidad empresarial en la búsqueda de soluciones a los problemas que
se enfrentan en todos los ámbitos de operación de su empresa (ver figura 1).
Empresa
Primarias
Actividades de la Empresa
Logística de Logística de Ventas

Operaciones Servicio
Entrada Salida Marketing
Valor
Agregado
Desarrollo Tecnológico IPN
y Científico
Apoyo
Adquisiciones
Recursos Humanos
Dirección y Administración
Centros de
Centros de Centros de
Unidades Investigación
Educación Orientación
Académicas Científica y
Continua Tecnológica
tecnológica
Figura 1. Participación de la UPDCE
23

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Si lo usa en todo momento: Téngalo a mano en la oficina, sobre la

Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benéficos para

Causa Efecto Resultado

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