CONCEITOS BÁSICOS SOBRE PROCESSOS

I - PROCESSO - DEFINIÇÃO:

É o conjunto de peças, pareceres e atos ordenados que instruem e

consubstanciam o pedido do requerente, com o objetivo de obter ou não a
concordância da municipalidade.

Não se incluem na categoria de processos, os documentos formados para atos de

administração interna, para comunicações ou correspondência, bem como
aqueles destinados à execução de atos administrativos, mediante formulários
padronizados, com fluxos pré -determinados.

O processo é constituído por:

- capa
- documento inicial
- instrução de despacho
- despacho
- arquivamento

II AUTUAÇÃO DE PROCESSO

Autuar um processo consiste em receber um requerimento ou papel que envolva

uma decisão administrativa e prepará- lo para a tramitação interna.

Verificado se o requerimento contém todas as informações e documentos

necessários, é formado o processo com o respectivo número e protocolo de
encaminhamento.

Os documentos são colocados dentro da capa de cartolina e presos por colchetes.

É feito o controle de paginação, que é a numeração de folhas, e o registro,
contendo o número da folha, o número do processo, data, carimbo e rubrica do
responsável.

III - MOVIMENTAÇÃO DO PROCESSO

Após a autuação, o processo é remetido à Unidade que deve apreciar o assunto

em primeiro lugar. Inicia-se, assim, a tramitação do processo pelas diversas
Unidades Administrativas.
IV - JUNTADA DE FOLHAS E DOCUMENTOS

É a anexação ao processo de informações e documentos necessários à instrução

do assunto tratado no processo, à resolução de dúvidas ou à comprovação de
informações.

V – DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS

Consiste na retirada de documentos ou folhas de informação do processo.

Quando o processo estiver em andamento (processo ativo), o desentranhamento

é feito na Unidade onde ele se encontrar, mediante requerimento do interessado e
autorização da Chefia.

Quando se tratar de processo encerrado, o desentranhamento somente é feito

com a autorização do responsável pelo Arquivo, onde o mesmo se encontrar.

O desentranhamento deverá ser registrado no processo por meio de um termo

que é colocado na seqüência natural de folhas, e deve conter as seguintes
informações:

a) - o(s) número(s) da(s) folha(s) desentranhada(s);

b)- tipo de documento retirado;
c)- motivo de desentranhamento e
d)- data, carimbo e assinatura do funcionário responsável

IMPORTANTE: Quando o documento desentranhado for entregue ao interessado

deve ser registrado no processo o recebimento do mesmo, através de assinatura,
RG, nome e endereço completo. Isto é necessário, pois em certos casos, os
interessados alegam o não recebimento do documento.

VI - PAGINAÇÃO IRREGULAR

Verificado o erro de paginação, o número correto deve ser colocado ao lado e,

devidamente assinado pelo funcionário que efetuar a correção.
- É proibido escrever sobre o número anterior, rasurando-o, ou utilizar corretivo.
- É expressamente vedada a assinatura por outra pessoa.
- Ao receber um processo, a Unidade deve conferir a seqüência numérica da
paginação. Se houver falta de folha ou irregularidade, o processo deve ser
devolvido.
VII - DESPACHO

É a decisão administrativa sobre o pedido inicial.

- Nenhum processo pode ser arquivado sem receber despacho decisório.
- Todo despacho deve ser, por lei, claro, preciso e atinente a matéria do processo.

Os despachos que podem ser proferidos em processo são:

1. Processo Deferido: tem como despacho decisório uma determinação que
coincide com o pedido inicial.
2. Processo indeferido : tem como despacho decisório uma determinação que
não coincide com o pedido inicial.
3. Processo Parcialmente Deferido: apresenta no requerimento inicial o
questionamento de um mesmo assunto envolvendo situações que exijam mais
de uma solução.
4. Processo de Pagamento: reúne documentos comprobatórios de despesas, que
contabilmente devem coincidir com o numerário gasto.
5. Processo Documental: contém informações sobre um determinado assunto
sem exigir despacho decisório.

VIII - ARQUIVAMENTO DE PROCESSO

Após o despacho e publicação, o processo é encaminhado ao Arquivo.

Condições básicas para o arquivamento - O processo só deve ser encaminhado

para arquivamento quando:
- A numeração de folhas estiver na seqüência correta;
- Existir um despacho decisório.
- Após as verificações, a Unidade que encaminhar o processo ao Arquivo fará a
última informação, colocando a expressão: “ARQUIVE-SE”, acompanhada do tipo
de despacho que o processo recebeu, data, carimbo e assinatura da chefia ou
nível hierárquico igual ou superior.

IX - PROCESSO ENCERRADO

O processo é considerado encerrado a partir do momento em que é registrada a

sua entrada no Arquivo, quando ele tem a sua paginação conferida e não é
constatada nenhuma irregularidade.

Neste caso é colocado na última folha, um carimbo controlando com quantas

folhas o processo foi arquivado e um termo de encerramento, após o que, é
proibida a aposição de qualquer carimbo ou encaminhamento, ressalvados os
casos de alteração do despacho decisório, quando então o processo deverá ser
reativado.

Se for constatada alguma irregularidade no processo, este será devolvido com um

relatório, à Unidade que o encaminhou para arquivamento, mesmo não sendo ela
a Unidade que cometeu o erro.

As irregularidades mais freqüentes em processos são:

- falta de carimbo do responsável pela junção;
- falta de assinatura do responsável pela junção;
- duplicidade de números na seqüência lógica de folhas;
- erro configurado inadvertido na numeração de folhas, e
- falta de folhas, sem o respectivo termo de desentranhamento.

X - REATIVAÇÃO DE PROCESSO

Reativar um processo encerrado significa voltar ao sistema ativo, isto é poder

receber informações novamente. A reativação de um processo só deverá ser
requerida, quando houver necessidade de retificar o despacho.