Curso: Excel

Intermédio

Formador: Carlos Maia

1
 Programa para o Módulo Excel

Revisão dos conceitos básicos de Excel

• Operações com ficheiros
• Manipulação de folhas (sheet)
• Comandos de edição
• Fórmulas
• Formatações
• Funções
• Gráficos
• Impressão

2
 Programa para o Módulo Excel

Ordenar dados

Utilização de Subtotais

Listas

Formulários

Utilização de filtros

Utilização das funções de procura: VLOOKUP;
HLOOKUP

3
 Programa para o Módulo Excel

Pivot Tables

Projecções de dados

Utilização de Cenários

Utilização do Solver (introdução)

Utilização da função “If”

Utilização de Macros (introdução)

4
Revisão dos conceitos básicos no MS
Excel

5
 Os Elementos que constituem o ecrã
Control Menu Box Botões de
dimensionamento
Menu Bar

Menu Box
Scrool Bar
Vertical (elevador)

Célula

Scrool Bar Horizontal

6
 A utilização dos menus

As reticências
depois do nome do
comando, significa
que estas opções
apresentarão no
ecrã uma caixa de
dialogo.

O triângulo à direita das opções de Menu indica

que estes abrem sub-menus.
7
Criação de documentos

8
 Gravar (Guardar) documentos

Pasta que armazenará

o documento

Nome do Guardar o documento

documento com as opções
pretendidas.

Formato do
documento
9
Gravar documentos para a Internet

Esta opção permite

duma forma rápida,
gravar documentos
em HTML, de forma
a tornar possível a sua
divulgação na Internet.

10
Tipos de formato para o Documento

Lista de
formatos

11
O “Livro” de Documentos (books)

Nome da folha
Menu de
contexto

12
Abertura de Documentos
Pasta que contem
o documento

Nome do
documento

Tipo de
documento
(formato)
13
 Operadores
•Tipo de Operadores

•Operadores aritméticos
+ Adição
- Subtracção
* Multiplicação
/ Divisão
% Percentagem
^ Exponenciação

•Operadores de texto
& Concatenação
14
 Operadores

•Operadores lógicos
= igual
< Menor
<= Menor ou igual
> Maior
>= Maior ou igual
<> diferente

•Operadores de Referência
: Operador de conjunto
; Operador de União

15
 Exemplos
Operadores Aritméticos

=2+3 Soma o valor 2 com valor 3

=2%*5000 Calcula 2% de 5000
=2^3 Calcula 2 elevado a 3

Operadores de Texto

=“bar”&”co” O resultado será barco

16
 Exemplos

Operadores Lógicos

=2>3 O resultado será FALSE (falso) na medida

em que a expressão é falsa.
O valor 2 é inferior ao 3

Operadores de Referência

=SUM(a2:c2)

17
Precedência dos Operadores

Precedência Símbolo Nome

1 % Percentagem
2 ^ Exponenciação
3 *e/ Multiplicação e Divisão
4 +e- Soma e Subtracção

18
Modos de Selecção

Seleccionar
a area

Clique sobre
a letra
Utilizando a
tecla CTRL
19
 Tipos de Referência
Referências Relativas

•Sintaxe
ColunaLinha
A6

Nota-se uma
alteração
relativamente
Façamos uma cópia, da célula A6 para a célula C6 com o objectivo
às referências
de posicionar o valor noutra célula.

Resultado

20
 Tipos de Referência
Referências Absolutas
•Sintaxe

$A$2

Nota-se uma
manutenção
relativamente
Façamos uma cópia, da célula A6 para a célula C6 com o objectivo
às referências
de posicionar o valor noutra célula.

Resultado

21
 Tipos de Referência
Referências Mistas
Este tipo de referência permite conjugar e relacionar os
dois tipos anteriores, consoante as necessidades
do utilizador.

Neste caso apenas DEPENDERÃO da posição da

posição da fórmula, as referências NÃO precedidas
do símbolo $ (dolar)

Exemplo:
A$2
$A2

22
Demonstração da utilização
de referências Mistas

23
 Tipos de Referência
Referências a outras folhas (sheet) do trabalho (workspace)

Sintaxe
[nome da folha]![célula]

Por esta razão a célula fixada

terá como referência:
Iva!B2

Nome da
folha (sheet) Célula
24
Formatações de Linhas e Colunas

Aumentar a largura
da coluna com o rato
Demasiado texto
para o tamanho
da coluna

Aumentar a largura 25
das linhas e colunas
Formatação de Células

26
 Formatação de Células

Tipos de Letra
Tamanho

Fonte
Estilo

27
Formatação de Células
Alinhamento

28
 Formatação de Células

Contornos
(borders)

Estilo da
linha

Local a
colocar o border

Cor
29
 Formatação de Células

Sombreados

Padrões

30
 Demonstração da
utilização de formatos

31
Impressão
Impressora

Número de
cópias

Área a Tipo de
imprimir impressão
32
 Previsão da Impressão

Configurações Margens

33
 Configuração da Página

Folha na horizontal

Folha na vertical Ajuste de escala

34
Configuração das margens

35
 Configuração do cabeçalho e rodapé

Cabeçalhos pre-definidos Previsão do cabeçalho

Alterar o cabecalho

Alterar o rodapé

Rodapés pré-definidos Previsão do rodapé

36
 Fórmulas de Cálculo
Fórmulas Simples:

1ª hipótese 2ª hipótese

Fórmula Fórmula

37
 Fórmulas de Cálculo

Aparentemente as fórmulas parecem ter o mesmo efeito,

uma vez que o resultado é igual, mas na realidade elas
SÃO COMPLETAMENTE DIFERENTES.

Na primeira hipótese caso modifique os valores que se

encontram nas células da linha, o resultado PERMANECE
intacto.

Na segunda hipótese se modificar um dos valores que se

encontram nas células da linha, o resultado
é automaticamente modificado.

38
 Fórmulas de Cálculo

Fórmulas mais complexas:

Noção de Range -
Intervalo (conjunto) de células.
Ex: A1+B2+C2
A2:C2

Lê-se

De A2 até C2

39
Demonstração da utilização
de fórmulas

40
 Funções
Sintaxe
Nome_da_função(argumento; argumento2;…)

Exemplo
separador

= SUM(2;3;4;5)

Nome da função Argumentos da função

41
 Algumas Funções

Nome Resultado
Average Média
Min Minimo
Max Máximo
Count Contar
Countif Contar se
Sum Somar
Sumif Somar se
Power Exponênciação
Today Hoje
Date Data
Now Agora
42
Demonstração da utilização
de funções

43
Criar fórmulas complexas através da
opção Function Wizard

Wizard - Assistente para construção de fórmulas.

Chamada do
Function Wizard

44
Utilização do Function Wizard

Funções

Tipos

Sintaxe da função seleccionada

45
Calculo da média usando o Wizard

46
 Demonstração da
utilização do Function
Wizard

47
Gráficos

“Chart wizard”

1. Seleccionar a
área que contém
a informação
para o gráfico.
2. Chamar o
“chart wizard”
3. Seguir os passos
do “chart Wizard”

48
 A utilização do “Chart Wizard”

Seleccionar o tipo de gráfico

49
 A utilização do “Chart Wizard”
Verificar / Identificar a gama de valores

50
 A utilização do “Chart Wizard”

Titulo do gráfico

Etiqueta para o
eixo do X

Etiqueta para o
eixo do Y

51
 A utilização do “Chart Wizard”

As opções para a colocação da legenda

52
A utilização do “Chart Wizard”

As etiquetas no gráfico (data labels)

53
 A utilização do “Chart Wizard”

A localização do gráfico

54
O gráfico como objecto

55
 Formatação de gráficos

Depois do gráfico elaborado, pode ser alterada a sua

aparência, formatando os vários elementos que o
constituem.

Estas operações são possíveis de várias hipóteses, no

entanto, a mais fácil é um duplo clique no elemento em causa.

56
 Demonstração da
criação/formatação de
gráficos

57
 Trabalhar com dados em tabelas

Ordenação de dados

58
Critério de ordenação

1º critério de ordenação

2º critério de ordenação

3º critério de ordenação

59
 Orientação da Ordenação

O Excel permite alterar a

orientação da ordenação,
isto é, escolher entre
ordenação por linha ou
coluna

DataSort...... (Options)

60
 Criação de Subtotais

Em Excel é possível criar, de forma automática,
subtotais de valores em listas sem recorrer à
criação de fórmulas;

Opção: DataSubtotals

61
 Criação de Subtotais

Indicadores

62
Remover Subtotais

Remover Subtotais

63
 Listas e Formulários de Dados

Por definição uma base de dados é uma colecção

de informação organizada

Uma base de dados é constituída, entre outros
elementos, por tabelas, com registos e campos

Em Excel, uma lista numa folha pode servir como
uma base de dados

Entende-se por Lista um conjunto de múltiplas
linhas, com tipos de dados semelhantes

Em Excel, as linhas servem de registos e as
colunas de campos
64
 Tabelas

Nome do campo

Registo

Campo

As funcionalidades para tratar dados estão disponíveis no menu “DATA”

65
 Criação de formulários

Para criar um formulário é necessário:

• Seleccionar a informação que pretendemos tratar através de
formulários;
• Escolher no menu “Data” a opção “Form”

Utilização do formulário
• A utilização do formulário é possível através dos botões
disponíveis na caixa de dialogo respeitante.

66
 Aplicação de Formulários

Data
Form
67
Introdução de dados no formulário

Fazer um clique no
botão “new” e preencher
a informação para os campos

As alterações efectuadas
reflectem-se na lista que
originou o formulário

68
Navegação num formulário

Registo anterior
Registo Seguinte
(respectivamente)

69
Eliminação de registos

Seleccionar o registo a
eliminar e fazer um
clique no botão Delete

70
Consultar dados no Formulário

Na escolha do critério
podem utilizar-se os
operadores lógicos
<; >; >=; <=; <>

1- Fazer um clique no botão “Criteria”

2- Colocar o critério pretendido
3- Premir “Enter”

71
 Utilização de Filtros

A utilização de filtros aplica-se quando

pretendemos esconder temporariamente
informação;

Quando se aplicam filtros o Excel esconde todos os
valores que não respeitem o critério estabelecido;

Podemos utilizar filtros mais ou menos elaborados;

Existem filtros automáticos, contudo é possível
elaborar os nossos próprios filtros;

72
Utilização de Filtros

Opção: Data - Filter

73
 Filtros automáticos

Aparecem setas

Com as setas podemos escolher o critério a aplicar.

74
 Criação de filtros personalizados

Criar o critério pretendido

Podemos criar filtros com

dois critérios de comparação
utilizando and/or

75
 Utilização de funções de procura

O Excel dispõe de 2 funções que permitem

procurar valores relacionáveis;
• PROCV (VLOOKUP) – procura um valor na coluna mais à
esquerda, e retorna o valor da linha, presente na coluna que
especificamos.
• PROCH (HLOOKUP) – procura um valor comparável com a linha

Exemplo de aplicação
• Determinação da nota de 1 aluno em determinada disciplina

76
 VLOOKUP & HLOOKUP

Sintaxe das funções:

•VLOOKUP(Lookup value; Table array; Column index number)
•HLOOKUP(Lookup value; Table array; Row index number)

Onde:
• Lookup value – É o valor que a função procura na primeira
coluna/linha superior da tabela;
• Table array – É o intervalo de células que contém a tabela com os
valores;
• Column index number / Row index number – É a coluna/linha da
Table array ónde constam os valores que estamos interessados.

77
 Exemplos

Ver Formúlas

78
Exemplos VLOOKUP

Ordenar previamente a tabela

para não haver erros (neste caso)

79
Exemplos HLOOKUP

Com FALSE não é

necessário
ordenar
previmente a tabela

80
 Funções de Base de Dados

Dcount – Similar à função count

Dcounta - Similar à função counta (não nulos)

Dsum - Similar à função sum

Daverage - Similar à função average

Etc...

81
Exemplos

82
 Tabelas Dinâmicas

As tabelas dinâmicas permitem

confrontar/analisar informação de acordo com as
especificações colocadas;

Os campos que serão confrontados são escolhidos
durante o processo de criação da tabela;

83
 Criação de tabelas dinâmicas
DATA - PIVOT TABLE

Passo 1

84
 Passo 2

Indicação do intervalo que contém a informação

Passo 3

Escolha do posicionamento da tabela pivot

85
 Construção da tabela

Apenas é necessário fazer drag-and-drop para os locais onde se

pretende o campo
86
 Criar um gráfico

Estilos pré-definidos

Actualizar dados

87
88
 Fazer projecções sobre dados

Utilização da função PMT()

89
Exemplo I

90
Exemplo II

91
 Criação de cenários

A utilização de cenários permite atribuir nomes a

um conjunto de valores, que podem ser
utilizados, para efectuar uma série de operações
numa folha;

Passos para criar um cenário
1. Seleccionar a primeira célula a alterar com base no cenário;
2. Escrever um valor que se pretende incluir no cenário;
3. Seleccionar o intervalo de células que contém os valores que
se pretendem alterar com base no cenário;

92
Criação de cenários

93
Criação de cenários

Invocar o sumário

Escolher o tipo
de relatório

94
Resultado

95
 Utilização do Solver

O “Solver” utiliza-se quando se pretende
encontrar a melhor solução para um problema,
considerando um conjunto de restrições
específicas;

Uma restrição é um limite imposto.

Se o “Solver” não estiver visível ir a:
• ToolsAdd-ins”Solver Add-in”
• Confirmar com “OK”

96
Resolver o problema com o “Solver”

Seleccionar: ToolsSolver

Escolher a célula onde será colocado o resultado

Definir as condições;

Definir as restrições;

Fazer um clique em “solver”

97
 Exemplo de utilização do Solver

Considere-se a situação de um agregado familiar
onde:
• Vencimento 1000 Euros

Despesas
• Desp. Familiares
• Desp. Alimentação
• Desp. Transporte
• Saldo

98
 Condições

Problema: Qual o máximo que é possível dispender

para a prestação da casa?

Condições:
• O saldo mensal do agregado familiar deverá ser >= 100 euros
• A prestação da habitação deverá ser <= 40% * vencimento

99
Solução

100
101
 Utilização de Auditorias

As ferramentas de Auditing permitem fazer uma

auditoria da folha Excel;

Opção: ToolsAuditing

102
Auditoria de fórmulas

103
Proteger folhas de cálculo e Livros

A protecção efectua-se mediante a colocação de
passwords. É possível:
• Definir uma password para evitar um acesso não autorizado;
• Definir uma password para evitar um alterações não
autorizadas;
• Abrir um livro (workbook) só
para leitura.

104
 Proteger folhas de cálculo e Livros
Protecção da Folha Desprotecção da Folha Protecção do livro

Protecção da partilha

105
 Utilização da Função “If”

A função “if” (Se) utiliza-se para testar conteúdos

das células e determinar se as células cumprem
com determinadas condições;

É possível utilizar as funções OR (ou) e AND (e) em
conjunção com a If;

Sintaxe:
• If (teste lógico; Valor se verdadeiro; Valor se Falso)

Exemplo:
• If (Media>9,5; Aprovado; Reprovado)
106
Utilização do “If”

107
Utilização do “And”

108
 Trabalhar com Macros

A utilização de Macros permite automatizar um

conjunto de acções

A forma de utilização é semelhante à do Word

109
Criar uma Macro

Nome da Macro

Terminar a gravação
da Macro

110
Seleccionar/Invocar uma Macro

111
 Associar uma Macro a um botão e
colocá-la na barra de Tarefas

É possível associar a Macro a um botão para mais
facilmente a invocar;

Pode-se colocar o botão na barra de tarefas

Opção: Menu ViewCustomize

112
 Associar uma Macro a um botão e
colocá-la na barra de Tarefas

Passos:
1. Invocar a opção de Menu ViewToolbars Customize
2. Fazer um clique no separador “Commands”
3. Fazer um clique em “Macros” na lista “Categories”
4. Fazer um clique no botão “Custom Button”
5. Arrastar a imagem genérica para a barra de tarefas
6. Fazer um clique em “Modify Selection”
7. Seleccionar a Macro pretendida na lista “Assign Macro” e OK

113
Associar uma Macro a um botão e
colocá-la na barra de Tarefas
1. Invocar a opção de
Menu View  Toolbars

2. Fazer um clique no
separador “Commands”
114
Adicionar uma Macro a um botão e
colocá-la na barra de Tarefas

3 e 4. Fazer um clique em
“Macros” na lista “Categories”
115
 Adicionar uma Macro a um botão e
colocá-la na barra de Tarefas

5. Arrastar a
imagem
genérica
para a barra de
tarefas

116
 Adicionar uma Macro a um botão e
colocá-la na barra de Tarefas

7. Seleccionar a
Macro pretendida
na lista “Macro
Name”

6. Fazer um clique em “Modify Selection” e “Assign Macro”

117
118