Time Management

时间管理
笔意资讯 2005-01-10
http://www.beidea.com
你知道吗？
• 在这个社会上，你如果没有自己的目标就是在帮别人达到
目标，只有 3 ％的顶尖管理者才有明确的目标。
•
2 小时的工作，我们常常花 8 小时做完，还疲劳的要命。
• 人一生 3~5 年寿命花在会议上，上班有 25 ％时间开会
，但 50 － 70 ％会议时间浪费了。
• 据统计，父母和子女每天只有 30 秒，夫妻间只有 4 分
钟用来沟通。
• 只有 5 ％的人准时。
• ……
为什么要时间管理？
• 管理时间就是管理人生，管理生命。
• 可以提高自我工作效率，然后加薪升职
• 最重要的是，只有这样才能省出更多时间
来与家人和朋友共享欢乐，做自己想做的
事情
• 时间管理一共有 21 项原则。
1 目标
• 假如有 100 万；
• 假如只能活 6 个月；
• 假如知道不会失败；
•你会为自己确立什么目标？
触目惊心
• 只有 3 ％的顶尖管理者才有明确的目标
。
无目标的生活……你想
• 把目标写下来，让他们常常激励自己
要这样吗？
– 个人和家庭的目标；
– 事业目标；
– 自我成长的目标；
– ……
2 事先规划好的行动
• 这个是你？
其实在这个社会上，你不是在达到自己的
目标就是在帮别人达到目标。
• 针对目标写下达到目标所需的所有行动
并组织好，形成行动方案。
• 这和学历和智力等等都无关。
• 没有目标就会被诅咒。
还是这些是你？
3 用清单明确目标
• 成功的人生建立在成功的每一天，而成功
的每一天在于完成工作清单上的每一个项
目。
• 没有清单就像没有方向盘的车
• 每天晚上为自己
列出第二天的工
作清单！
4 设定优先次序 5 培养专注
力
• 先做重要的、最有价值的工作
• 做事时要不停问自己这是不是最重要的
• 一口气将工作完成（反复来回做是一口气
做完花费时间的 5 倍）。
• 不要试图将不重要的事情做得完美。
• 全心全力做最有价值的事情，做完后更有
成就感。
活用时间的窍门（ ABCDE 法
）
• A 必须要做的
• B 应该做的
• C 做了也不错，但在 AB
后
• D 可授权别人做的
• E 可省略的。 • 根据目标，先列出一段时间内想要完成的事情。
– 然后将这些事情分为 ABC 三类，
• 再从 A 分出 A1A2A3 ，分别代表最重要次
重要和第三重要的事情，
– 然后将这些 A 类目标抄在另外一张纸
上，列出要达到这些目标必须要做的
工作
» 接着将这个新工作清单再分出
ABC 等级，把这些工作放到原来
的目标底下，重新调整结构，规
划步骤，并执行。
• 六步走方法：挑选目标，设定优先次序，挑选工
作，设定优先次序，安排行程，执行。每天做！
6 时间期限与奖励
• 人做事期待结果，反应结果或逻辑结果。
受到奖励更有动力。
• 把自己像训练小动物一样地训练（大
家表要打我），完成一个动作得到正
面的结果就给自己积极的奖励，比如
吃一块自己喜欢的巧克力或者饼干，
吸支烟。给自己更多心理暗示，鼓励
自己更好地按期完成预定目标。
• 帕金森定律：如果没有期限，往往 2 小时的工作
量却用 8 小时完成，自己也更疲劳。
• 所以要给自己设定时间期限，称为强迫机制。
7 工时记录
• 职位越重要，越可能以分钟作为
时间的基本单位。
• 首先要知道自己的时间用到哪里
去了。记录自己做每件事的时间
，并问自己这样利用时间能不能
达成我的目标呢？
• 如果不是把时间用在最重要的事
情上，就要调整。
8 故意拖延的现象
• 大家都经常拖延事情。
• 正面的拖延是尽量避免做不重要的事情，负面
的拖延则是尽量避免做重要的事情。
• 怎样避免负面的拖延呢？
• 培养紧急意识，告诉自己事情早晚要做，不如
立刻去做！
• 学会分解，把复杂事情像切腊肠一样分成许多
简单步骤组合，然后立刻去做每一步。
• 设定优先顺序和迅速完成事情的能力是获得晋
升重要原因之一。
9 授权
• 把自己值钱的时间解放出来，不重要的事
情给别人去做。
• 关键：明确。要让被授权人有明确的指
示。
• 要注意：挑选合适的人；明确期望结果以
及完成时间；
• 及时查询对方的工作进度，不要想当然认
为对方能完成，所有出错的状况都是由错
误的假设产生的。
10 文山会海
• 人一生 3 － 5 年寿命花在会议上，上班
但是
有 25 ％时间开会。
• 50 － 70 ％会议时间浪费了。
• 注意：能不开会就不开会，如果一定
要开，则一定要有议程，就像工作清
单，然后按照优先级处理。自己的部
分结束后就离席。会议准时开始准时
结束。
11 干扰事件
• 电话和不速访客。经常有人和你聊个没完
没了，耽误大量时间。
• 解决方案：让助手代理，暂时不接电话，
事后再回复；拔掉电话插头，或者用答录
机，找借口摆脱不速访客。
• 说两句就问对方，有什么可以为您效劳的
？过一会他就觉得你很忙，自己不好意思
就不闲扯了。
12 关键成果领域
• 确认关键成果领域
• 方法一：反复问自己公司
为什么雇用我。
• 方法二：列出工作清单并
把工作分成细节，排列优
先级，找出核心工作。 •80 ％的成绩，
来源于 20 ％的
关键成果领域
13 分批作业 14 利用零碎的
时间
• 分批作业：学习曲线标明，反复做类似
工作效率更高。
• 每天在固定时间一齐回复电话和邮件等等。
注意：同一时间只作相同的事情。
• 利用零碎时间：上下班交通时可以用来
给客户打电话发短信沟通。将要阅读的杂
志报纸等资料撕下来放在身上随时看……
15 连续的工时
• 重要的工作需要连续的工时来处理（ 60
－ 90 分钟）。
• 成功的人都用连续的时间来工作， 2 － 3
个小时可以把一天的工作完成大半。
• 一个人不能同时做行政性工作和创造性的
工作，所以要把它们分开做。
16 整洁
• 不要把脑力和时间花费在找东西的琐事上。
• 整洁的环境使工作效率可提高 20 － 40 ％。
• TRAF 系统。
– T ：丢弃。不用的扔到垃圾桶里。
– R ：转手。无关的资料转手给别人。
– A ：行动，用暗匣保存起来然后采取行动。
– F ：存档，作为日后参考用。
• 其实对我们的电脑文件、 qq 、 msn 、邮件地址……都
适用。
• 文件编辑完立刻储存，东西用完就立刻放回去！
17 电话
• 电话是一种商业工具。说要说的话
，说完就挂。
• 利用空闲时间，可以掌握主动权的
时间来打电话。
• 记住大部分人在浪费时间，不在乎自己的时间
和别人的时间。
• 准备好议程，直接切入主题。
• 接电话时要做笔记，做得好的人有很大竞争优
势。
18 准时
• 只有 5％的人准时。
• 要拥有自己的准时特质，准时给人自信、
可靠，可信，比较聪明，难得的人才等等
感觉。
• 不准时的原因：不知道准时的重要性。
• 龙巴比时间：提前 15 分钟到现场。不要
让部属等你。
19 简化工作
• 改革都是简单化，找寻更好更简单的方法
，改进工作流程。
• 技巧：
– 1 、做久一点。
– 2 、做快一点。
– 3 、不要做太多的事情，而是做重要的事情。
– 4 、做自己拿手的事情。（老总的特质）
– 5 、尽量少犯错。
– 6 、一起来做，发挥团队合作的力量。
20 不
• 学会说不。
• 对和自己人生目标无关的说不。
• 经常说，练习说。
• 别人不看重自己的时间也不看重你的时间
。
• 拖延是最残忍的拒绝。最强而有力的，保
证自己节约时间
21 为什么要时间管理 again
• 在使用时间管理时不要忘了它的目的，要
不断问自己为什么要做时间管理。
• 其最重要的目的是要不断提高改善自己的
生活品质。
• 人际关系是衡量生活最重要的因素，要花
时间在建立人际关系上，如家人，朋友。
• 不要忘了家庭，父母和子女每天只有 30
秒时间，夫妻间 4 分钟沟通。
后记
• 时间是世界上最充分的资源 , 每个人都拥有
24 小时的一天 , 然而时间又是世界上最稀
缺的资源，每个人只能拥有 24 小时的一天
。
• 高效的职业人士有一个共同特点 , 他们都是
管理时间的高手 , 而低效率的工作人员则无
一例外地都不擅于管理时间。
• 我们追求成功，我们追求卓越，我们需要
时间管理。
后记
• 参考资料：
– 《时间管理》（书籍）
– 《博恩崔西时间管理》（录音，非常精彩，推
荐大家找来听听）
• PPT 整理：笔意国际资讯与顾问服务机构
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