AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. . encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. com a contagem física dos volumes em questão. conforme cada caso: se existe pedido de compras. diferenciados em momentos ou locais distintos. representa o início do processo de Recebimento. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. umidade. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. objeto da Nota Fiscal em análise. estar amassada. providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. estando no prazo de entrega contratual. campo transportador/volume transportados. se for o caso. autorizado pela empresa. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. para as quais se inicia o processo de Recebimento. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. conforme caracterizado anteriormente. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. etc. deve-se recusar o recebimento. Sendo o Recebimento uma interface. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. constatar e providenciar. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal.

especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. após essa anotação. Para a realização da descarga do veículo transportador. providencia a recontagem. portanto. para dirimir as dúvidas constatadas. não se prestando mais para nenhum outro fim. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. em retorno. DESCARGA Normalmente. após esse ato. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. Assim. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. devendo-se optar por um modelo de conferência. empilhadeiras e pontes rolantes. o qual contempla área para descarga. sendo necessário envolver o fator segurança. resolva aceitar a mercadoria. ao pessoal. típica de contagem. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. não só com relação ao material em si como também. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. por meio do conferente. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. se possível. até o estabelecimento fornecedor. talhas.anotando-se. também nestes casos. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. dependendo da natureza do material envolvido. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. bem como nos documentos do transportador. . A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. porcas ou arruelas. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. como parafusos. além do próprio esforço físico humano. e principalmente. é necessária a utilização de equipamentos. com docas. dentre os quais se destacam paleteiras.

micrometros ou balanças. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. paquímetros. restrições de especificação. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. quando da conferência. Se. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. conforme sua conveniência. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. características específicas. Medição: em geral.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. as medições são efetuadas por meio de trenas. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias.. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. após essa fase. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. Embalagem para transporte Embalagem final. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. os quais são incluídos no estoque contábil e físico. sendo armazenados com os cuidados adequados. A conferência qualitativa. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. qualidade é questão de sobrevivência. atividade também conhecida como Inspeção técnica. nenhuma irregularidade se constatar. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente.

registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. entrada do material no estoque. catálogos técnicos. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. documento da contagem efetuada. desenhos. por exemplo. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. especificação da compra. devolução de material ao fornecedor. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. parecer da Inspeção. contido no relatório Técnico de Inspeção. Se a empresa possui sistema eletrônico. reclamação de falta ao fornecedor. devemos antes de efetuar o lançamento. como. . É preenchida em duas vias.Os procedimentos de Regularização. conhecimento de transporte rodoviário de carga. cadastrar o fornecedor.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. visando à confrontação de dados e objetivando decisões. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor.

o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. em seguida. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. se for o caso. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. emitida pela empresa compradora. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. em primeiro plano. como nãocumprimento à especificação metalúrgica. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. porém. pode.A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. a contar do recebimento. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . ressarcir os prejuízos causados. o Fornecedor será acionado para. não se caracterizando a entrega do fornecedor. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. Em ambos os casos. como vida útil significativamente inferior à esperada. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. eventualmente. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. repor o material em questão e.

FIFO. O PEPS. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais.Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. . A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado. FILO.

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