AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. representa o início do processo de Recebimento. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. deve-se recusar o recebimento. conforme caracterizado anteriormente. Sendo o Recebimento uma interface. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. campo transportador/volume transportados. estando no prazo de entrega contratual. umidade. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal. estar amassada. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. com a contagem física dos volumes em questão. constatar e providenciar. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. conforme cada caso: se existe pedido de compras. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. . etc. se for o caso. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. diferenciados em momentos ou locais distintos. objeto da Nota Fiscal em análise. autorizado pela empresa. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. para as quais se inicia o processo de Recebimento.

por meio do conferente. é necessária a utilização de equipamentos. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. em retorno. dentre os quais se destacam paleteiras. empilhadeiras e pontes rolantes. além do próprio esforço físico humano. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte.anotando-se. DESCARGA Normalmente. para dirimir as dúvidas constatadas. após esse ato. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. portanto. porcas ou arruelas. devendo-se optar por um modelo de conferência. bem como nos documentos do transportador. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. se possível. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. após essa anotação. como parafusos. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. e principalmente. dependendo da natureza do material envolvido. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. típica de contagem. ao pessoal. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. resolva aceitar a mercadoria. não se prestando mais para nenhum outro fim. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. com docas. Assim. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. também nestes casos. não só com relação ao material em si como também. Para a realização da descarga do veículo transportador. até o estabelecimento fornecedor. o qual contempla área para descarga. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. providencia a recontagem. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. sendo necessário envolver o fator segurança. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. talhas. .

A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. após essa fase. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. características específicas. sendo armazenados com os cuidados adequados. os quais são incluídos no estoque contábil e físico. A conferência qualitativa. atividade também conhecida como Inspeção técnica. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. quando da conferência. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. conforme sua conveniência. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. Se. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina.. Embalagem para transporte Embalagem final. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . micrometros ou balanças. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias. Medição: em geral. as medições são efetuadas por meio de trenas. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. qualidade é questão de sobrevivência. restrições de especificação. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. nenhuma irregularidade se constatar. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. paquímetros.

. Se a empresa possui sistema eletrônico. envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. conhecimento de transporte rodoviário de carga.Os procedimentos de Regularização. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. especificação da compra. parecer da Inspeção. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. devemos antes de efetuar o lançamento. visando à confrontação de dados e objetivando decisões. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). entrada do material no estoque. cadastrar o fornecedor. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. como. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. documento da contagem efetuada.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. devolução de material ao fornecedor. contido no relatório Técnico de Inspeção. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. desenhos. recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor. catálogos técnicos. por exemplo. É preenchida em duas vias. reclamação de falta ao fornecedor.

Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. como nãocumprimento à especificação metalúrgica. ressarcir os prejuízos causados. Em ambos os casos. como vida útil significativamente inferior à esperada. não se caracterizando a entrega do fornecedor. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. a contar do recebimento. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. emitida pela empresa compradora. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. em primeiro plano. se for o caso. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. repor o material em questão e. o Fornecedor será acionado para. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. eventualmente. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . porém. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. em seguida. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. pode. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento.A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material.

Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. . FILO. A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. O PEPS. FIFO. FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados.

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