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AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

conforme caracterizado anteriormente. autorizado pela empresa. constatar e providenciar. conforme cada caso: se existe pedido de compras. estar amassada. objeto da Nota Fiscal em análise. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. umidade. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. estando no prazo de entrega contratual. etc. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. deve-se recusar o recebimento. diferenciados em momentos ou locais distintos. se for o caso. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. . campo transportador/volume transportados. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. Sendo o Recebimento uma interface. com a contagem física dos volumes em questão. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. para as quais se inicia o processo de Recebimento. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. representa o início do processo de Recebimento. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal.

talhas. como parafusos. com docas. sendo necessário envolver o fator segurança. resolva aceitar a mercadoria. dependendo da natureza do material envolvido.anotando-se. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. por meio do conferente. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. empilhadeiras e pontes rolantes. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. portanto. providencia a recontagem. em retorno. também nestes casos. Assim. após esse ato. se possível. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. típica de contagem. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. não se prestando mais para nenhum outro fim. para dirimir as dúvidas constatadas. e principalmente. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. Para a realização da descarga do veículo transportador. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. DESCARGA Normalmente. bem como nos documentos do transportador. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. . não só com relação ao material em si como também. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. devendo-se optar por um modelo de conferência. até o estabelecimento fornecedor. ao pessoal. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. após essa anotação. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. o qual contempla área para descarga. porcas ou arruelas. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. dentre os quais se destacam paleteiras. além do próprio esforço físico humano. é necessária a utilização de equipamentos.

Embalagem para transporte Embalagem final. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. quando da conferência. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. nenhuma irregularidade se constatar. micrometros ou balanças. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. restrições de especificação. conforme sua conveniência. paquímetros. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento.. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. Se. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. sendo armazenados com os cuidados adequados. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. pois em face do nível de exigência do mercado consumidor.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. características específicas. após essa fase. as medições são efetuadas por meio de trenas. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias. os quais são incluídos no estoque contábil e físico. qualidade é questão de sobrevivência. atividade também conhecida como Inspeção técnica. A conferência qualitativa. Medição: em geral. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO .

conhecimento de transporte rodoviário de carga. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. contido no relatório Técnico de Inspeção. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). parecer da Inspeção. como. por exemplo. cadastrar o fornecedor. É preenchida em duas vias. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. devolução de material ao fornecedor. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. reclamação de falta ao fornecedor. recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor. documento da contagem efetuada. Se a empresa possui sistema eletrônico. desenhos. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. especificação da compra.Os procedimentos de Regularização. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. . envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. devemos antes de efetuar o lançamento. visando à confrontação de dados e objetivando decisões.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. entrada do material no estoque. catálogos técnicos.

Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. pode. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. em primeiro plano. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. repor o material em questão e. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . como nãocumprimento à especificação metalúrgica. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. como vida útil significativamente inferior à esperada. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. eventualmente. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. emitida pela empresa compradora. porém. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. não se caracterizando a entrega do fornecedor. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. o Fornecedor será acionado para. Em ambos os casos. se for o caso.A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. em seguida. a contar do recebimento. ressarcir os prejuízos causados. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento.

Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. O PEPS. FIFO. FILO. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. . A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado. FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados.

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