AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. conforme cada caso: se existe pedido de compras. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal. umidade. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. campo transportador/volume transportados. para as quais se inicia o processo de Recebimento. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. . diferenciados em momentos ou locais distintos. estando no prazo de entrega contratual. constatar e providenciar. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. deve-se recusar o recebimento. com a contagem física dos volumes em questão. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. objeto da Nota Fiscal em análise.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. estar amassada. autorizado pela empresa. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. representa o início do processo de Recebimento. conforme caracterizado anteriormente. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. Sendo o Recebimento uma interface. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. etc. se for o caso. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores.

dependendo da natureza do material envolvido. DESCARGA Normalmente. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. se possível. o qual contempla área para descarga. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. providencia a recontagem. bem como nos documentos do transportador. talhas. é necessária a utilização de equipamentos. não se prestando mais para nenhum outro fim. não só com relação ao material em si como também. como parafusos. após essa anotação. Assim. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. Para a realização da descarga do veículo transportador. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. após esse ato.anotando-se. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. típica de contagem. porcas ou arruelas. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. com docas. por meio do conferente. . também nestes casos. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. em retorno. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. ao pessoal. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. para dirimir as dúvidas constatadas. até o estabelecimento fornecedor. além do próprio esforço físico humano. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. devendo-se optar por um modelo de conferência. resolva aceitar a mercadoria. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. sendo necessário envolver o fator segurança. e principalmente. dentre os quais se destacam paleteiras. empilhadeiras e pontes rolantes. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. portanto.

Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. Medição: em geral. pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. nenhuma irregularidade se constatar. quando da conferência. características específicas. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. sendo armazenados com os cuidados adequados. conforme sua conveniência. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. após essa fase. micrometros ou balanças. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . qualidade é questão de sobrevivência. paquímetros. restrições de especificação. Embalagem para transporte Embalagem final. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. Se. as medições são efetuadas por meio de trenas. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. os quais são incluídos no estoque contábil e físico. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. A conferência qualitativa. atividade também conhecida como Inspeção técnica.. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal.

como. devolução de material ao fornecedor. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. É preenchida em duas vias.Os procedimentos de Regularização. conhecimento de transporte rodoviário de carga. visando à confrontação de dados e objetivando decisões. devemos antes de efetuar o lançamento. especificação da compra. entrada do material no estoque.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. documento da contagem efetuada. parecer da Inspeção. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. Se a empresa possui sistema eletrônico. catálogos técnicos. desenhos. por exemplo. reclamação de falta ao fornecedor. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. contido no relatório Técnico de Inspeção. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. cadastrar o fornecedor. . Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal.

DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. Em ambos os casos. como vida útil significativamente inferior à esperada. como nãocumprimento à especificação metalúrgica. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. repor o material em questão e. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. em seguida. em primeiro plano. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. porém. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento.A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. eventualmente. emitida pela empresa compradora. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. ressarcir os prejuízos causados. a contar do recebimento. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. pode. não se caracterizando a entrega do fornecedor. se for o caso. o Fornecedor será acionado para. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor.

FIFO. O PEPS.Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado. FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. . FILO.

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