AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

objeto da Nota Fiscal em análise. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. estando no prazo de entrega contratual.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal. autorizado pela empresa. diferenciados em momentos ou locais distintos. constatar e providenciar. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. conforme cada caso: se existe pedido de compras. etc. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção. com a contagem física dos volumes em questão. . se for o caso. estar amassada. providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. umidade. representa o início do processo de Recebimento. para as quais se inicia o processo de Recebimento. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. conforme caracterizado anteriormente. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. deve-se recusar o recebimento. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. Sendo o Recebimento uma interface. campo transportador/volume transportados. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema.

na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. talhas. após essa anotação. não só com relação ao material em si como também. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. para dirimir as dúvidas constatadas. por meio do conferente. providencia a recontagem. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. como parafusos. sendo necessário envolver o fator segurança. também nestes casos. é necessária a utilização de equipamentos.anotando-se. com docas. resolva aceitar a mercadoria. dentre os quais se destacam paleteiras. Para a realização da descarga do veículo transportador. devendo-se optar por um modelo de conferência. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. além do próprio esforço físico humano. DESCARGA Normalmente. bem como nos documentos do transportador. Assim. porcas ou arruelas. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. e principalmente. em retorno. . que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. portanto. até o estabelecimento fornecedor. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. não se prestando mais para nenhum outro fim. típica de contagem. após esse ato. ao pessoal. empilhadeiras e pontes rolantes. dependendo da natureza do material envolvido. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. o qual contempla área para descarga. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. se possível. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento.

casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. conforme sua conveniência. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. Se. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias. qualidade é questão de sobrevivência. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. restrições de especificação. Medição: em geral. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. micrometros ou balanças. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. as medições são efetuadas por meio de trenas. características específicas. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. paquímetros. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. nenhuma irregularidade se constatar. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. A conferência qualitativa. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. quando da conferência.. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. atividade também conhecida como Inspeção técnica.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. sendo armazenados com os cuidados adequados. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. após essa fase. Embalagem para transporte Embalagem final. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. os quais são incluídos no estoque contábil e físico.

visando à confrontação de dados e objetivando decisões. devolução de material ao fornecedor. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. catálogos técnicos. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia.Os procedimentos de Regularização. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). É preenchida em duas vias. Se a empresa possui sistema eletrônico. desenhos. reclamação de falta ao fornecedor. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. . documento da contagem efetuada. parecer da Inspeção. entrada do material no estoque. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. conhecimento de transporte rodoviário de carga. por exemplo. como. contido no relatório Técnico de Inspeção.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. devemos antes de efetuar o lançamento. cadastrar o fornecedor. recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. especificação da compra.

A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. não se caracterizando a entrega do fornecedor. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. em seguida. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. como vida útil significativamente inferior à esperada. ressarcir os prejuízos causados. pode. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. o Fornecedor será acionado para. se for o caso. a contar do recebimento. repor o material em questão e. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. em primeiro plano. como nãocumprimento à especificação metalúrgica. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. porém. emitida pela empresa compradora. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. eventualmente. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. Em ambos os casos.

. FIFO. FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. O PEPS. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado. FILO.Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa.