AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. umidade. diferenciados em momentos ou locais distintos. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. constatar e providenciar. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. para as quais se inicia o processo de Recebimento. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. conforme caracterizado anteriormente. representa o início do processo de Recebimento. Sendo o Recebimento uma interface. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. objeto da Nota Fiscal em análise. com a contagem física dos volumes em questão. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal. deve-se recusar o recebimento. campo transportador/volume transportados. etc. estar amassada. conforme cada caso: se existe pedido de compras. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. autorizado pela empresa. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. . providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. estando no prazo de entrega contratual. se for o caso.

Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador.anotando-se. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. após esse ato. dentre os quais se destacam paleteiras. porcas ou arruelas. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. para dirimir as dúvidas constatadas. Para a realização da descarga do veículo transportador. ao pessoal. . portanto. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. resolva aceitar a mercadoria. além do próprio esforço físico humano. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. empilhadeiras e pontes rolantes. devendo-se optar por um modelo de conferência. não se prestando mais para nenhum outro fim. até o estabelecimento fornecedor. bem como nos documentos do transportador. se possível. providencia a recontagem. dependendo da natureza do material envolvido. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. por meio do conferente. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. DESCARGA Normalmente. típica de contagem. também nestes casos. como parafusos. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. e principalmente. em retorno. talhas. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. é necessária a utilização de equipamentos. após essa anotação. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. com docas. sendo necessário envolver o fator segurança. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. o qual contempla área para descarga. Assim. não só com relação ao material em si como também.

A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. Se. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. paquímetros. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. sendo armazenados com os cuidados adequados. restrições de especificação. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. qualidade é questão de sobrevivência. nenhuma irregularidade se constatar. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. características específicas. Embalagem para transporte Embalagem final. pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. os quais são incluídos no estoque contábil e físico. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. conforme sua conveniência. após essa fase. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. as medições são efetuadas por meio de trenas. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. quando da conferência. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias.. Medição: em geral. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. micrometros ou balanças. atividade também conhecida como Inspeção técnica. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. A conferência qualitativa.

entrada do material no estoque. devemos antes de efetuar o lançamento. por exemplo. cadastrar o fornecedor. Se a empresa possui sistema eletrônico. especificação da compra. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. parecer da Inspeção. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. conhecimento de transporte rodoviário de carga. visando à confrontação de dados e objetivando decisões. desenhos. É preenchida em duas vias. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. devolução de material ao fornecedor. reclamação de falta ao fornecedor.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade.Os procedimentos de Regularização. documento da contagem efetuada. catálogos técnicos. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos. . envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor. contido no relatório Técnico de Inspeção. como. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento.

pode. em seguida. o Fornecedor será acionado para. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. porém. ressarcir os prejuízos causados. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria .A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. em primeiro plano. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. repor o material em questão e. como nãocumprimento à especificação metalúrgica. não se caracterizando a entrega do fornecedor. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. Em ambos os casos. se for o caso. eventualmente. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. como vida útil significativamente inferior à esperada. a contar do recebimento. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. emitida pela empresa compradora.

FILO. A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado.Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. . FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. FIFO. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. O PEPS.