AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

umidade. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. diferenciados em momentos ou locais distintos. estando no prazo de entrega contratual.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. constatar e providenciar. representa o início do processo de Recebimento. deve-se recusar o recebimento. conforme caracterizado anteriormente. se for o caso. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal. autorizado pela empresa. objeto da Nota Fiscal em análise. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. . conforme cada caso: se existe pedido de compras. com a contagem física dos volumes em questão. para as quais se inicia o processo de Recebimento. Sendo o Recebimento uma interface. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. campo transportador/volume transportados. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos. etc. estar amassada.

no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. não se prestando mais para nenhum outro fim. o qual contempla área para descarga. devendo-se optar por um modelo de conferência. até o estabelecimento fornecedor. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. é necessária a utilização de equipamentos. típica de contagem. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. talhas. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. por meio do conferente.anotando-se. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. além do próprio esforço físico humano. se possível. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. . como parafusos. porcas ou arruelas. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. após essa anotação. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. portanto. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. dentre os quais se destacam paleteiras. Para a realização da descarga do veículo transportador. providencia a recontagem. após esse ato. sendo necessário envolver o fator segurança. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. em retorno. e principalmente. dependendo da natureza do material envolvido. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida. resolva aceitar a mercadoria. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças. bem como nos documentos do transportador. também nestes casos. ao pessoal. para dirimir as dúvidas constatadas. empilhadeiras e pontes rolantes. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. com docas. não só com relação ao material em si como também. DESCARGA Normalmente. Assim.

Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. qualidade é questão de sobrevivência. atividade também conhecida como Inspeção técnica. Se. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . micrometros ou balanças. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural.. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. nenhuma irregularidade se constatar. conforme sua conveniência. paquímetros. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. restrições de especificação. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias. sendo armazenados com os cuidados adequados. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. A conferência qualitativa. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais. as medições são efetuadas por meio de trenas. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. Medição: em geral. REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. os quais são incluídos no estoque contábil e físico. Embalagem para transporte Embalagem final. quando da conferência. características específicas. após essa fase. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais.

conhecimento de transporte rodoviário de carga. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. como. Se a empresa possui sistema eletrônico. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos.Os procedimentos de Regularização. . cadastrar o fornecedor. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). É preenchida em duas vias. documento da contagem efetuada. devemos antes de efetuar o lançamento. contido no relatório Técnico de Inspeção. parecer da Inspeção. reclamação de falta ao fornecedor. recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor. catálogos técnicos. devolução de material ao fornecedor. envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. por exemplo. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. desenhos. entrada do material no estoque. especificação da compra. visando à confrontação de dados e objetivando decisões.

Em ambos os casos. porém. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. em seguida. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . como nãocumprimento à especificação metalúrgica. ressarcir os prejuízos causados. emitida pela empresa compradora. em primeiro plano. repor o material em questão e. a contar do recebimento.A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. se for o caso. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. não se caracterizando a entrega do fornecedor. como vida útil significativamente inferior à esperada. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível. pode. eventualmente. acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. o Fornecedor será acionado para. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras.

FIFO. A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado.Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. FILO. FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. O PEPS. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. .

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