AS PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DO ALMOXARIFADO

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Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; manter atualizados os registros necessários. O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa.

RECEBIMENTO
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transporte, e é caracterizada como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1ª fase: entrada de materiais 2ª fase: conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa; 4ª fase: Regularização.

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ATIVIDADES DO ALMOXARIFADO Recebimento e Identificação Testes Verificação da quantidade e qualidade Decisão de aceite ou devolução ao fornecedor Armazenagem Inventário Separação das Requisições de material Expedição Distribuição .

A existência de avarias é constatada por meio da análise de disposição da carga. Sendo o Recebimento uma interface. NA PORTARIA DA EMPRESA A recepção efetuada na portaria da empresa sofre critérios de conferência primária de documentação que objetiva identificar. se for o caso. estando no prazo de entrega contratual. proceder à triagem da documentação suporte do recebimento. deve-se recusar o recebimento. e dependendo do exame preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais. diferenciados em momentos ou locais distintos. os materiais adquiridos no mercado fornecedor são possíveis de dupla recepção. para as quais se inicia o processo de Recebimento. . observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis ou contenham sinais evidentes de quebra. etc. constatar e providenciar. encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. conforme cada caso: se existe pedido de compras. RECUSA DO RECEBIMENTO As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e também no canhoto da Nota Fiscal. objeto da Nota Fiscal em análise. cadastramento das informações referentes a compras autorizadas. campo transportador/volume transportados. conforme caracterizado anteriormente. A conferência de volumes é efetuada por meio da confrontação dos dados assinalados da Nota Fiscal. tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores. autorizado pela empresa. estar amassada.ENTRADA DE MATERIAIS A primeira fase corresponde à entrada de materiais. EXAME DE AVARIAS E CONFERÊNCIA DE VOLUME O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. com a contagem física dos volumes em questão. umidade. representa o início do processo de Recebimento. se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal. se a compra devidamente autorizada tem programação prevista. providência esta cabível para o processamento de ressarcimento de danos.

ao pessoal. típica de contagem. assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte. em retorno. especialmente para lastrear o crédito fiscal caso o comprador. Para a realização da descarga do veículo transportador. dentre os quais se destacam paleteiras. estes podem ser contados utilizando-se um dos seguintes métodos: Manual: para casos de pequenas quantidades. Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças.anotando-se. o qual contempla área para descarga. com docas. além do próprio esforço físico humano. devendo-se optar por um modelo de conferência. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada. que analisa as quantidades apontadas e se houver distorções. desconhecendo a quantidade constante da nota fiscal. e principalmente. talhas. empilhadeiras e pontes rolantes. Por meio de cálculos: para os casos que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades. providencia a recontagem. para dirimir as dúvidas constatadas. se possível. após esse ato. porcas ou arruelas. LIBERAÇÃO DO TRANSPORTADOR O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que contemplam a recusa do recebimento. também nestes casos. dependendo da natureza do material envolvido. no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa. por meio do conferente. como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas. como parafusos. após essa anotação. é necessária a utilização de equipamentos. . resolva aceitar a mercadoria. bem como nos documentos do transportador. Assim. até o estabelecimento fornecedor. sendo necessário envolver o fator segurança. Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua descarga autorizada. portanto. não se prestando mais para nenhum outro fim. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos. DESCARGA Normalmente. na qual o Conferente aponta a quantidade recebida. não só com relação ao material em si como também. a Nota Fiscal em pauta é própria para acompanhar a mercadoria. no layout do Almoxarifado há espaço destinado ao Recebimento. CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida.

REGULARIZAÇÃO A regularização processar-se-á por meio da documentação nos vários segmentos do Sistema de Recebimento. casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo. pelos laudos de inspeção técnica e pela confrontação dos dados do pedido contra a nota fiscal. pois em face do nível de exigência do mercado consumidor. Os limites permissíveis de aceitação de excessos entregues pelo Fornecedor devem ser definidos pela empresa. é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais.. quando da conferência. conforme sua conveniência. paquímetros. nenhuma irregularidade se constatar. CONFERÊNCIA QUALITATIVA Atualmente. as medições são efetuadas por meio de trenas. sendo armazenados com os cuidados adequados. visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: características dimensionais. atividade também conhecida como Inspeção técnica. Embalagem para transporte Embalagem final. pela confirmação da conferencia quantitativa e qualitativa. a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias. visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos materiais comprados. Materiais de menor peso podem ser conferidos por meio de pesagem direta sobre balanças. os quais são incluídos no estoque contábil e físico. as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural. qualidade é questão de sobrevivência. DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NA REGULARIZAÇÃO . micrometros ou balanças. características específicas. identificados mediante seu código na localização conveniente e determinada. A conferência qualitativa. Se. uma vez que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor.Pesagem: para materiais de maior peso ou volume. restrições de especificação. encaminhamse os materiais ao Almoxarifado. Medição: em geral. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica. após essa fase.

conhecimento de transporte rodoviário de carga. devolução de material ao fornecedor. Esse processamento dará origem a uma das seguintes situações: Lançamento no sistema informatizado. documento da contagem efetuada. BAIXA DO PEDIDO A baixa do pedido de compra poderá ser feita manualmente ou através do sistema eletrônico. Se a empresa possui sistema eletrônico. O Relatório de Recebimento é uma planilha numerada seqüencialmente em que o conferente lança todas as notas fiscais recebidas no dia. Emitir etiqueta de identificação para todos os materiais que entram no recebimento. cadastrar o fornecedor. desenhos. envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal. contido no relatório Técnico de Inspeção. e no final do expediente encaminha todas as notas fiscais ao setor de contas a pagar. recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo Fornecedor.Os procedimentos de Regularização. protocolando a conferencia e recebimento das mesmas para futuras diligencias no caso de extravio por parte dos envolvidos.Verificar se o item precisa de etiqueta de rastreabilidade. devemos antes de efetuar o lançamento. É preenchida em duas vias. especificação da compra. . visando à confrontação de dados e objetivando decisões. entrada do material no estoque. catálogos técnicos. PROCESSAMENTO O material liberado deverá ser processado mediante o documento Relatório de Recebimento (RR). reclamação de falta ao fornecedor. registrar a entrada nos campos pré-determinados e liberar a nota fiscal para pagamento. parecer da Inspeção. como. por exemplo.

acompanhados de Nota Fiscal de Devolução. a Nota Fiscal original deve ser acompanhada com a via do Pedido de Compras anexa. ressarcir os prejuízos causados. em primeiro plano. porém. Caso seja detectado que a falha ocorreu por deficiência da matéria-prima. Em ambos os casos. como vida útil significativamente inferior à esperada. não se caracterizando a entrega do fornecedor. Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias. Quando o desempenho dos sobressalentes for acompanhado e se detectarem falhas prematuras. Independentemente da devolução por ocasião do recebimento. o Fornecedor será acionado para. TIPOS DE ALMOXARIFADOS a) Almoxarifado central b) Almoxarifado da Manutenção c) Almoxarifado de materiais Improdutivos d) Almoxarifado para equipamentos de segurança (EPIs) e) Almoxarifado do Restaurante f) Almoxarifado de papelaria g) Almoxarifado da Ferramentaria . pode. DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR Quando constatada irregularidade insanável. Quando constatado erro na leitura da nota fiscal pode-se negar a aceitar a entrega e o veiculo transportador de responsabilidade do fornecedor voltar com as mercadorias com a mesma nota fiscal de envio. como nãocumprimento à especificação metalúrgica. emitida pela empresa compradora. o pedido será baixado eletronicamente e enviado a contabilidade para liberar o pagamento. em seguida. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria. se for o caso. ocorrer devolução ao Fornecedor mesmo após tal operação e conseqüente pagamento. devem ser realizados estudos especiais para determinação da causa da falha em operação. o fornecedor poderá executar a Duplicata caso não seja paga em seu vencimento. repor o material em questão e.A baixa manual deverá ser efetuada com a colocação de um carimbo no verso da nota fiscal efetuando as anotações necessárias como: quem foi o responsável pelo recebimento e conferência do material. providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor. a contar do recebimento. eventualmente. No caso do uso do sistema eletrônico a colocação do carimbo é imprescindível.

FILO. FEFO deve ser implantado em todos os almoxarifados. . A rastreabilidade inicia-se também no almoxarifado. é necessário que todos sigam o mesmo padrão de recebimento e entrega de materiais. FIFO.Não importa quantos almoxarifados existam em uma empresa. O PEPS.

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