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Administración y
Logística de Eventos
por
Competencias
Riobamba – Ecuador
2010
JUSTIFICACIÓN – DEDICATORIA
2
El Autor
3 PRESENTACIÓN
Administración y Logística
de Eventos
Por
Competencias
ELEMENTOS BÁSICOS
3 Riobamba – Ecuador
Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
2010
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
4 INTRODUCCIÓN
Proyecto 1:
Conociendo la administración.
Proyecto 2:
Cómo organizo adecuadamente un evento?
Proyecto 3:
¿Qué requiero para ejecutar un evento?
El autor
P R O Y E C T O S
1 2 3
¿Qué requiero
CONTENIDOS
PROYECTOS DIDÁCTICOS Nº DE
HORAS
ADMINISTRACION Y LOGISTICA DE EVENTOS
1
“Conociendo la Administración”
12
Texto de Administración y
Logística de Eventos
Riobamba – Ecuador
2010
ÍNDICE DE TEMAS
INVESTIGACIÓN
Página
JUSTIFICACIÓN-DEDICATORIA…………………………………………………………… 2
PRESENTACIÓN……………………………………………………………………………… 3
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………... 4
SUMARIO……………………………………………………………………………………… 5
TEMPORALIZACIÓN………………………………………………………………………… 6
PROYECTO 1
Conociendo la Administración
Lectura: La Meta Cap. I 12
2.1 Lo típico 38
2.2 ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento ¿ 40
2.3 Eventos de empresa 41
2.4 Claves para organizar la reunión de una empresa 43
2.5 Claves para una comida de empresa 45
2.6 Planificación, pautas previas 47
2.7 Organizar. Clasificación de eventos 49
2.8 ¿Cómo organizar una reunión exitosa? 51
2.9 Lineamientos para la organización de eventos académicos 54
Conociendo a la
Administración
DURACIÓN: N° de semanas: 4
Fecha: desde 25 de septiembre hasta: 23 de octubre
Problema:
Establecer el contexto de la
Administraciòn de Empresas.
Causas:
Existen varias formas de bridar servicios o bienes
Competencias a desarrollar La secretaria es considerada como un elemento de
segunda
No se valora los aportes de la secretaria
Los ESTUDIANTES serán capaces de:
Lo que el estudiante quiere o necesita saber:
- Elaborar y sustentar un ensayo sobre las
¿Qué es administración?
diferencias entre empresa, organización e ¿Qué es institución, organización, empresa?
institución. La administración de empresas ¿Qué es la cultura organizacional?
y el rol que desempeña la secretaria en esos ¿Qué es el liderazgo?
escenarios.
OBJETIVOS:
Identificar las corrientes de la Administración
Distinguir el verdadero rol de la secretaria en la organización
ESTRATEGIA
Contextualización del proyecto
Las estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la
Administración y el rol fundamental de la secretaria en la empresa.
Posteriormente en un taller expondrán sus criterios y a través de debate se sacarán conclusiones.
Metodología de agrupación:
Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación.
Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información.
Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.
Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.
Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.
Demostración de saberes
Control de Lectura
académica”. cln
Análisis del documento expuesto
ACTIVIDADES Identificación de las corrientes administrativas
Investigación de los roles de las secretarias en
las instituciones, empresas y organizaciones,
públicas y privadas.
Exposición individual
1. LA ORGANIZACIÓN EN UN
CONTEXTO ADMINISTRATIVO
1.1. TENDENCIAS HISTÓRICAS:
1
El pensamiento administrativo como la
Administración humanidad, ha evolucionado desde la
Organizacional prehistoria y los cavernícolas hasta la historia
moderna, los viajes a la luna, las
computadoras e Internet. En administración,
como en la política o la poesía ha existido
diferentes corrientes o enfoques, es por esto
que se conoce varias concepciones acerca de
la forma más acertada en que se debe administrar una organización. La historia de
estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 AC, sería Confucio
quien sentara las bases de la administración china. Después de los chinos, vinieron los
egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio,
que Weber calificó como “Burócrata”.
Control (por parte de los administradores) del trabajo (ejecutado por el obrero)
“Cooperación cordial entre administración y obreros”. Fayol promulgó varios
elementos claves:
Antes de Fayol, en general, se pensaba que los “gerentes nacen, pero no se hacen”.
No obstante, Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad,
que se podría enseñar una vez que se entendieran sus principios fundamentales, que se
explican a continuación;
a. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será
la eficiencia para realizar el trabajo. El epítome de este principio es la línea de
montaje moderna.
b. Autoridad: los gerentes deben girar órdenes para que se hagan las cosas.
Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho a mandar, los gerentes no
siempre lograran la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal.
c. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
los acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es el
resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos
justos y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones.
m. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus
planes, aun cuando se puedan presentar algunos errores.
Fayol consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades y
objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del
trabajo detallada explícitamente; demuestra una importante sensibilidad para captar,
interpretar y desarrollar las necesidades de esa época, donde fundara la Escuela de la
Administración Industrial y general.
Esta escuela está formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época.
Algunos de ellos: Henri Fayol (1841 -1925), James D. Mooney, Lyundall Fa. Urwich.
(N. 1891) Luter Gulick, entre otros. Esta corriente, cuya preocupación básica era
aumentar la eficiencia de la empresa, a través de la forma y disposición de los órganos
componentes de la organización, esto es los departamentos, y de sus interrelaciones
estructurales. De allí el énfasis de anatomía (estructura) y en la fisiología
(funcionamiento) de la organización. En este sentido, la corriente anatómica y
fisiológica desarrolla un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba
hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo hacia sus partes competentes.
Así mismo, en este tipo de estructura se considera dos tipos de comunicación dentro de
la organización: las descendentes, mediante las cuales el superior da órdenes a sus
subordinados y la ascendente por medio de las cuales el subordinado eleve
información para la continuación del proceso de toma de decisiones.
15 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
Más adelante es Max Weber quien promulga la burocracia como el método más
efectivo para administrar las organizaciones. La burocracia es un “tipo ideal” de
organización delimitada por una estructura de denominación legal que se ejerce por
medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes organizaciones tanto del Estado
como del sector privado.
Luego aparece Elton Mayo, quien hace parte de la escuela del comportamiento
humano o behaviorismo. Sus estudios buscaban analizar los efectos que ejercían las
condiciones, físicas sobre los trabajadores y sobre la producción. El resultado más
importante de sus análisis es que los factores psicosociales, como el reconocimiento y
la conciencia de pertenecer a un grupo, son más importantes para el nivel de
producción que las condiciones de trabajo y los incentivos salariales. También, de la
escuela behaviorista. Lewin propuso los grupos de trabajo como factor clave para
mejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es Maslow quien observó
que la motivación es muy importante para mejorar la productividad de los individuos,
quienes se mueven siempre en busca de satisfacer necesidades que se encuentran
jerarquizadas. Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de motivar
al empleado debe ser a través del enriquecimiento de la tarea asignando tareas que
constituyen un desafío a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad.
estudiar las estrategias de los competidores en el área y los resultados que han
obtenido.
Los tiempos han cambiado, los mercados y las empresas también y como en la teoría
de la evolución de las especies de Darwin, sólo sobreviraran los más fuertes y las
empresas más fuertes serán las que desarrollen estrategias flexibles que le permitan
adecuarse a los fuertes cambios tecnológicos, económicos y de mercado, de corto y
largo plazo para crear y mantener ventajas competitivas que les permitan triunfar en el
mercado.
Descentralización de la
2600 a.C. organización
Egipcios
2000 a.C Reconocimiento de las
órdenes escritas
Concepto de organización
1941 a.C Hebreos
Principio escalar
Control escrito y
Hammurabi
1800 a.C testimonial, establece el
(Babilonia)
salario mínimo, plantea que
la responsabilidad no puede
transferirse
Nabucodonosor Control de la producción e
600 a.C
(Babilonia) incentivos salariales
Mencius Reconocimiento de los
500 a.C
(China) estándares
Sócrates Reconocimiento de las
(Grecia) relaciones humanas,
Ciro estudio de movimientos,
400 a.C
(Persia) manejo de materiales
Platón Principio de la
(Grecia) especialización
Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo administrativo se fue
debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del
cual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una
descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas
que habían existido anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideas
administrativas y se consolidaron instituciones como la iglesia católica que tuvo
mucho interés para los estudios de administración, debido a su peculiar forma de
organizar y de funcionamiento.
Establece el método de
1340 Lucas Paciolo contabilidad de la partida
doble
1395 Francisco Di Marco Utilizan prácticas de
1418 Barbariego contabilidad denostó
Hacen uso del libro diario y
1410 Hermanos Soranzo
el mayor
Contabilidad de costos,
1496 Arsenal de Venecia
inventarios y control
Teoría de la fuente de
Sir James Stuart autoridad
1767
(Inglaterra) Impacto de la
automatización
Principio de
Adam Smith especialización de los
1776
(Inglaterra) trabajadores
Concepto de control
Método científico,
Eli Whitney
1799 contabilidad de costos y
(E.E.U.U)
control de calidad
Reconocimiento y
aplicación de prácticas de
Charles Babbage
1832 personal
(Inglaterra)
Planes de vivienda para
obreros como incentivo
Organigramas para mostrar
1856 Daniel McCallum
estructura Organizacional
Los historiadores están de acuerdo con que hubo una segunda revolución industrial de
1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que sustituyó el
hierro por el acero como material básico para la industria en el campo de la energía.
La administración científica de Taylor surgida en esa época cumplió a cabalidad con
esa función, suministrándole herramientas, técnicas necesarias para su expansión y
desarrollo.
A pesar de todo este progreso no fue sino hasta principios del siglo XX que la llamada
“ciencia de la administración” surgió.
Son diversos los enfoques de la administración, algunos de ámbito amplio, otros más
especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma más acertada en
que se debe administrar una organización lo que ha ocasionado que hasta la fecha no
haya una sola teoría administrativa que sea de carácter universal.
Sin embargo, se puede inducir que nos encontramos con ciertas dificultades para
plantear una dirección eficaz de una organización educativa, al considerar
históricamente varias tendencias a partir de las cuales se ha intentado interpretar y
explicar.
De un modo sintético se podría decir que ha habido tres tendencias en los últimos años.
Desde 1910 a 1934 se desarrolla en modelo clásico burocrático, de 1934 a 1960 se
centra la atención en las relaciones humanas y es a partir de 1960 se pasa a un enfoque
más unitario del tema aprovechan la teoría de sistemas, es en donde se emplean los
nuevos modelos orientales que se propone en la aplicación del mundo occidental.
Si se aceptan estas características como premisa para lograr una organización eficaz, es
evidente que se tratará de planificar todo lo que se pueda, harán falta de objetivos
concretos y se tratará de definir las tareas y funciones de cada colaborador con todo
detalle.
suficientes. Hace falta, además tener en cuenta la motivación y las actitudes de los
colaboradores. Algunos supuestos fundamentales de esta escuela son:
a. No sólo hay que cuidar de las metas institucionales sino también de las
aspiraciones personales.
c. Por tanto hace falta distinguir entre la estructura formal y posibles estructuras
informales entre los colaboradores.
Conviene no perder de vista que este planteamiento se hace con el fin de lograr la
eficacia y la productividad de la organización. Por tanto, se cuidad de las relaciones
humanas en algún grado con el fin de asegurar los objetivos planteados, y no tanto para
que cada persona pueda alcanzar una mayor madurez personal en su trabajo.
En este sentido, pasando por alto algunos enfoques interesantes respecto al concepto
de organización en relación con la eficacia, se puede pasar a considerar la organización
entendida como sistema1. Un sistema puede entenderse como un grupo de elementos
interdependientes que actúan juntos para cumplir un fin predeterminado. Se puede
destacar algunas características de un sistema. Por ejemplo:
Todo sistema tiene un sentido específico al cual todos los componentes contribuyen a
través de sus interrelaciones. Las partes forman una unidad o un todo, ya se a porque
están sujetas a un plan común o porque sirvan a un propósito común.
Cada sistema es parte de un sistema mayor, pero así como es posible ampliar un
sistema para abarcar una perspectiva de mayor alcance, también es factible
simplificarlo y reducirlo a una versión más pequeña.2
Para las personas que siguen este planteamiento, la organización es una realidad
demasiado completa como para que puedan aplicarse esquemas tan simples como el
clásico esquema fines-medios, autoridad-obediencia, estructura vertical-división
especializada de tares como hace la escuela de “relaciones humanas”. Aquí se
pretende el registro de sistemas de comunicación y de influencias recíprocas entre los
distintos órganos y con el medio. No se pretende directamente lograr una mayor
eficacia en la organización, sino comprender mejor los complejos procesos que
influyen en la toma de decisiones.
1
Cfr. March. Jo. Y Simon. H. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN. Ed. Ariel. Barcelona. 1991.
2
Crf. JOHNSON, Kastrozenwig, TEORÍA, INTEGRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS, Limusa.
México. 182
21 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
Cabe hacer notar que nos referimos a organizaciones en un sentido macro, dejando de
lado las micro-organizaciones, como por ejemplo la familia, dentro de la cual se realiza
mucha actividad esencial, como la crianza y educación informal de los niños. Sin
embargo, las micro-organizaciones también están sujetas a las mismas reglas e
influencias descritas más adelante.
3
Hall, E. Organizaciones: Estructura y procesos. Prentice- Hall. Englewood Cliffs 1993.
22 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
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MBA .Carlos Larrea Naranjo
Otro autor Schein (1978) explica indicando que “La organización es la coordinación
racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir una
finalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo a
través de una jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”.
Para Anthony Jay, la Empresa constituyen instituciones para el empleo eficaz de los
recursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumenta la riqueza de
los accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los empleados.
En esta misma línea Isaac Guzmán Valdivia, considera como una unidad económico-
social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una
producción que responsa a los requerimientos del medio humano en el que la propia
empresa actúa.
Por otro lado, si se considera desde el aspecto social, se puede indicar que la Empresa,
es una entidad social con capacidad jurídica para realizar fines específicos, estables y
estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en
la consecución de sus objetivos como institución, empresa y organización.
Económico-Empresariales:
De operación:
Sociales:
Esta nueva óptica exige otra clase de orientaciones y preocupaciones, lo que a su vez
demanda otra naturaleza e capacidades que rebasan el ámbito de a eficiencia en
términos de rendimiento para inscribirse en el ámbito de la generación de respuestas
efectivas que garanticen su sobrevivencia y desarrollo dentro de una sociedad de
organizaciones cambiantes.
En este contexto cambiante, donde las personas son el elemento más valiosos de las
empresas destaca la importancia del lugar de trabajo, la oficina, como factor de
motivación. Por eso, las compañías, tanto las grandes como las pequeñas, están
introduciendo cambios en la decoración y en su estructura organizativa.
Para los autores, cada vez en más compañías se observa una tendencia a la
simplificación y descentralización de la estructura organizativa. De este modo se
consigue una organización más dinámica y flexible. Las empresas están reduciendo
los niveles jerárquicos y hay una mayor descentralización a la hora de tomar
decisiones, potenciando así el trabajo en equipo y la autonomía de las personas en
cuanto a como, cuando y donde realizar el trabajo.
Todo esto necesita un nuevo estilo de dirección y liderazgo más participativo, donde
los objetivos y la evaluación del rendimiento, tanto a nivel individual como colectivo,
se revisen periódicamente. Para conseguir esto, el libro editado por Ofita, destaca la
importancia de habilitar en el lugar de trabajo dos tipos de zonas comunes:
La actual dinámica empresarial necesita dirigentes que sepa hacer frente a los
continuos cambios y aprovechen y rentabilicen las nuevas oportunidades. Los
directivos tienen que promover las transformaciones y abrirse a nuevas alternativas de
gestión fuera de la compañía.
El mismo autor especifica que la cultura dominante, expresa los valores centrales que
son compartidos por la mayoría de los miembros de la organización, definiéndose ésta
como la cultura organizacional; las subculturas se desarrollan en las grandes
organizaciones donde repercuten los problemas que los miembros de la organización
enfrentan.
Por otra parte Gibson y Donneli (1996), plantean que la cultura de una organización es
una forma de contemplar y pensar sobre el comportamiento que se da en la
organización y dentro de la misma, una perspectiva que se adopta para comprender lo
que sucede en ella, incluye toda una serie de aspectos que tratan de explicar y predecir
la forma en que la organización y los que trabajan en ella se comportan en las distintas
circunstancias.
A tal efecto, los artefactos incluyen productos, servicios e incluso conductas de los
miembros del grupo; en cuanto a los valores adoptados, son las razones que se
esgrimen para explicar lo que se hace generalmente en la cultura de las organizaciones.
Estos valores se adoptan de los fundadores de la cultura y los nuevos miembros
aprenden los valores adoptados y su significado. Por último los supuestos básicos, son
las ideas que toman por sentado los miembros de la organización.
En una organización la cultura dicta la manera indicada de hacer las cosas, muchas
veces por medio de supuestos implícitos. Estos tres elementos son fundamentales para
entender la cultura organizacional, la cual está compuesta por la forma acostumbrada o
tradicional de pensar y hacer las cosas, que comparten, en mayor o menor medida
todos los miembros de la organización y que los nuevos integrantes deben aprender,
cuando menos aceptar en parte, para que la prestación de sus servicios sea asumida por
la organización. En general, la cultura es el conjunto de valores, creencias y
comportamientos que caracterizan a una organización. Dicha cultura es la integración
de la historia que comparte la institución, las expectativas, las reglas tácitas y
explícitas y las costumbres sociales que se reflejan en el comportamiento de todos sus
miembros.
espera ser en el futuro. Serna (1997), especifica que "la visión señala rumbo, da
dirección. Es la cadena o el lazo que une, en las empresas, al presente con el futuro"
La visión es la guía que permite a la alta gerencia establecer el camino para el logro
prospectivo de los objetivos de la organización, es decir, se orienta hacia lo que la
institución pretende ser en el futuro.
Senge, (1999), afirma que: "cuando la gente comparte una visión está conectada,
vinculada por una aspiración común. Una visión compartida despierta el compromiso
de mucha gente, porque ella, refleja la visión personal de esa gente" (p. 261). Por
consiguiente, para la gerencia del conocimiento las organizaciones deben compartir la
visión.
1.11 LIDERAZGO
La visión que tienen en general los trabajadores de su jefe es que ordenan, mandan,
deciden, dicen lo que se debe hacer, imponen criterios, distribuyen el trabajo, controlan
y supervisan las tareas.
La preocupación de los directivos y mando debería estar centrada en crear una imagen
tal, que sus subordinados lo catalogaran como un colaborador más, orientador, escucha
de su gente, generador de confianza; aceptado naturalmente por el grupo, buen
comunicador persona que apoye y ayude, que transmite seguridad.
El mando que es líder trabaja para ser aceptado por su carisma y su servicio a un
equipo que compra ayuda y orientación para cumplir con las metas prefijadas que se
han negociado previamente.
El líder es el respaldo del equipo, el que potencia a las personas para que se desarrollen
sus inquietudes, iniciativas y creatividad. Fomenta la responsabilidad, el espíritu de
equipo, el desarrollo personal, y, especialmente, es el artesano de la creación de un
espíritu de pertenencia que une a los colaboradores para decidir las medidas a tomar.
"Se logra mayor rentabilidad, productividad, calidad y clima de equipo, ¿es suficiente
para un mando leer estas líneas o un libro sobre liderazgo para, automáticamente ser
un líder de equipo?."
Hay líderes naturales; las personas buscan líderes que lo representen, que orienten y
apoyen; también es posible aprender hacerlo. ¿Le gustaría a Ud. Ser reconocido como
un líder de su equipo?
LIDER
SER
HACER
VER
DECIR
Al final de cuentas se debe buscar que los miembros de la organización entren en una
interdependencia y se apoyen unos co otros. Sólo así se podrán forman verdaderos
equipos de trabajo.
Metas comunes
Ejercicio del liderazgo situacional
Interacción e involucramiento de todos los miembros del equipo
Mantenimiento de a autoestima individual
Comunicaciones abiertas
Otorgar poder al equipo para que pueda tomar decisiones
Atención al proceso y al contenido
Observar y cuidar la confianza mutua
Respeto por las diferencias
Negociación y resolución constructiva de los conflictos.
BIBLIOGRAFÍA.
ARGYRIS, C (1993): Cómo vencer las barreras organizativas. Madrid: Díaz de Santos. Editor.
FAINSTEIN,H "La Gestión de Equipos Eficaces", Organizaciones del Siglo XXI – Ediciones Macchi
1997 – Buenos Aires - Argentina
HALLER, R. LA TOMA DE DECISIONES. Biblioteca esencial del ejecutivo. Editorial Grijalbo. 2002.
CONTENIDO
LECTURA
La Meta
Best Seller, Es una novela sui generis que fantasiosamente nos lleva a conocer
los procesos administrativos y de producción de una empresa. Con un leguaje
coloquial y entendible nos ubica en situaciones que obligan al lector a pensar y
repensar en soluciones para los problemas presentados.
Proponga un resumen e identifique los temas más relevantes que encontró en el Proyecto 1
Extracto:
............................................................................................................................................................ ...........
........................................................................................................................................................................
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EVALUACIÓN Ex S MB B EVALUACIÓN
FORMATIVA AE CE HE AE CE HE AE CE HE AE CE HE SUMATIVA
Puntualidad
Presentación
Apropiación
Creatividad
Ensayo
Sustentación
PROMEDIO GENERAL:
ESTUDIANTE:
INDICADORES Ex S MB B
Puntualidad 10 10 10 10
REFERENCIAS
Presentación 10 10 10 10
Apropiación 10 10 10 10
DOCENTE: Creatividad 10 10 10 10
Ensayo 10 10 10 10
MBA. Carlos Larrea Naranjo
Sustentación 10 10 10 10
¿Cómo organizo
adecuadamente un evento?
DURACIÓN: N° de semanas: 6
Fecha: desde 30 de octubre hasta: 4 de diciembre
Problema:
Establecer el contexto de la
organización de eventos.
Causas:
Los eventos se realizan sin planificar
Competencias a desarrollar El personal de las empresas no están formados
académicamente para planificar eventos.
Los ESTUDIANTES serán capaces de:
Lo que el estudiante quiere o necesita saber:
- Diseñar y planificar un evento empresarial,
¿Cómo se planifica un evento?
académico o social. ¿Qué tipos de evento se pueden realizar?
¿Qué condiciones se necesitan para organizar
un evento?
OBJETIVOS:
Identificar la metodología de la organización de eventos
Proponer una planificación de organización de eventos
ESTRATEGIA
Contextualización del proyecto
Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la
Organización de eventos y su repercusión en la imagen corporativa. La lectura seleccionada, es una propuesta,
para la comprensión de la temática planteada.
Todas las actividades estarán encaminadas a que el estudiante encuentre respuestas a las preguntas planteadas.
Metodología de agrupación:
Demostración de saberes
su administración. cln ”
“Los eventos que realiza la empresa, son el fiel reflejo de
cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de
preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de
aplicación y el nivel de participación.
Control de Lectura
Análisis del documento expuesto
ACTIVIDADES Identificación de la metodología de
organización de eventos
Investigación sobre eventos realizados en
empresas, instituciones u organizaciones de
Riobamba. (Ensayo)
Exposición individual
2.1 Lo típico
Generalmente quienes llevan a cabo este trabajo son los mismos organizadores
teniendo en cuenta que después de todos son ellos quienes están detrás de la
planificación desde un principio. Por esta razón es importante que nosotros como
anfitriones demos completa libertad a los organizadores para que puedan realizar su
trabajo sin ningún tipo de problema.
Por otro lado también debemos tener en cuenta el hecho de que por nuestra parte
también podemos colaborar supervisando algunas áreas de las cuales ellos no puedan
estar pendientes, ya que le trabajar en equipo puede resultar una gran idea. Para que
podamos entender un poco más acerca de la gestión de eventos, podemos decir que por
ejemplo, en una conferencia, los organizadores deben asegurarse que todos los equipos
se encuentren correctamente conectados y en funcionamiento, que la persona que sea
la encargada de dar dicha conferencia cuente con todos los recursos necesarios para
hacer su trabajo
Y también es fundamental que nos aseguremos de que las personas que participan
como espectadores de la misma se encuentren cómodos y a gusto en el lugar. Todos
estos factores sumados correctamente suelen darnos resultados exitosos ya que
debemos tener en cuenta que es muy importante que los eventos de este tipo tengan
cierta repercusión entre la gente, por eso es que una buena gestión de eventos en este
caso es algo fundamental. Dicho esto podemos decir que básicamente la idea de la
gestión de eventos es lograr que todo salga a la perfección y en el caso de que surja
algún inconveniente intentar solucionarlo ya que es fundamental que todo salga a la
perfección especialmente si se trata de un evento con alguna finalidad relevante, tal y
como sucede con los congresos de medicina en donde se discuten y exponen nuevos
métodos para tratamientos o procedimientos quirúrgicos teniendo en cuenta la
importancia de estos temas. Además en este caso particular debemos decir que el
funcionamiento de los equipos de audio, o pantallas que se utilicen es fundamental, y
justamente por esta razón es que en la gestión de eventos de este tipo también trabajan
en equipo, varios técnicos especializados en instalaciones electrónicas como las que se
utilizan.
Está demostrado que realizar actividades en grupo fuera del ámbito laboral y en un
ambiente distendido mejora las relaciones de los empleados. Potencian la
comunicación y permiten desarrollar habilidades que en otro contexto pasarían
desapercibidas. Ahora que llega el buen tiempo es el momento de organizarlas.
Un equipo motivado mejora su rendimiento laboral. Por eso, cada vez más empresas
organizan actividades al aire libre para sus empleados en las que la competitividad es
sólo un juego. Así fomentan la comunicación y el trabajo en equipo. Estas experiencias
están siendo tan positivas que se utilizan incluso entre departamentos del mismo sector
pero de diferentes empresas.
arriesgadas como vuelo sin motor, o pilotaje de monoplazas en circuitos. Y otras más
costosas como navegación en veleros de época a mar abierto. El piragüismo está de
moda y se encuentra entre las más demandadas.
Los eventos pueden ser muy diversos: desde los ya nombrados karting, circuitos 4x4,
piragüismo en aguas abiertas o embalses, equitación o quads a gymkhanas urbanas,
patines a motor, paintball, vuelos en globo, pilotaje de monoplazas en circuitos
privados, parapente, montar a caballo por valles, vuelos en veleros con vistas aéreas de
ciudades, regatas en veleros de época, bautismo de buceo en arrecifes de coral. Como
se puede ver, hay un sinfín de actividades que se pueden realizan en grupo y que se
producen en un ambiente distendido.
Antes de elegir la actividad que se desea organizar hay que tener en cuenta los
siguientes factores;
El tiempo disponible.
El presupuesto.
a. Número de personas
Para que este tipo de actividades sean un éxito debe contar con un número
mínimo de participantes que los expertos estiman en cuatro.
b. Perfil
En función de cómo son las personas, si son aventureras, deportistas o más
tranquilas tendrá que decidir qué evento se ajusta más a sus características.
También tienes que recabar información sobre edades y sexo de los
participantes. Por ejemplo si es gente joven querrán actividades de ocio y
entretenidas.
d. Tiempo disponible
Mira el calendario y escoge una fecha con antelación en la que todos puedan acudir sin
problemas. Los fines de semana puede ser un buen momento y la duración normal es
de un día, aunque también se organizan programas más largos. Cortos, pero intensos.
e. Presupuesto
A tener muy en cuenta ya que en función del mismo, podrás organizar eventos muy
económicos u otros más caros y sofisticados que incluyan todo un programa completo
de restauración, alojamiento y actividades.
2.6.1. Planificación:
Planificar es organizar en forma teórica (táctica), determinando las distintas etapas del
plan y las funciones que se realizarán en cada una de las etapas.
12 horas antes.
Chequeo general de actividades en tiempo y forma.
Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.
Activación y solución de posibles inconvenientes.
48 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
2.6.5 Post-evento
Evaluación: comercial.
Aceptación operativa, criticas, quejas y sugerencias.
Análisis y correcciones del evento.
Seguimiento del evento, base de datos de participantes.
Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.
Considerando particularmente:
Para aplicar el punto anterior es necesario tener en cuenta la clasificación del evento
que se va a organizar, a saber:
2.7.2.1 Sociales:
Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay
que tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso es
fundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar papelones. En
cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta
es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no
ocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distendido posible y
hacerlo brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra con
dinamismo y sin complicaciones.
2.7.2.2 Empresariales:
Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias
empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas
tendencias comerciales.
En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividen
primordialmente en tres tipos:
Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los objetivos de
la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La
asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo
de matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de
los casos se realizan una vez al año.
Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.
Exposición: promoción, información o mixta y no hay venta directa.
Presentación: de producto o de colecciones.
Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos de la
empresa y organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia
es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en
cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varios
eventos y también a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal
operativo.
Lanzamientos de productos
Convenciones de empresas
Ciclos de investigación, capacitación y de arraigo.
Reuniones programáticas o extra programáticas.
Mixtos: Podemos decir que éstos eventos tienen una asistencia voluntaria, son
de costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia,
otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa
como si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios de
estos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias).
Recordemos:
2.8.1. Anfitrión.
Como hemos leído en las clases anteriores, contamos con todos los medios para
organizar una reunión, pero también es importante comportarse como un buen
anfitrión, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para
hacerlo, que en este caso podremos supervisar.-
Basándonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar, abrir
una conversación e incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeñas es
normal que los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recoger
los abrigos hasta servir una copa.
El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se
encarga de atender a los mismo. Saber atenderlos es la clave de éxito en
cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar.
Tanto si celebramos la cena en casa como en un restaurante, hay que esperar
por todos los invitados para empezar a pedir o a cenar. Se puede esperar un
tiempo de cortesía por los invitados, que no debe ser más de 30 minutos.
Esperar más sería una falta de cortesía para el resto de invitados
Al aire libre
Es común con los tiempos que corren que las viviendas sean pequeñas y se
cuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera se
puede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de luna. Eso sí
es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes.
Debemos poner el jardín a punto , aunque contemos sólo con algunas especies
en macetas, eso sí retirar cualquier objeto que pudiera molestar ( bicicletas,
juguetes , cortadora de césped, etc)
Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los
detalle como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos la
mejor opción es organizar tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y
cada cual se sirve.
Tener en cuenta
Si optamos por asado o paella, podemos servir unos aperitivos y canapés para
hacer tiempo.
Sea cual sea la reunión, hay que crear una mesa con los detalles fundamentales
que son básicos en cualquier mesa, como colocar mantel, cubiertos, vajilla y
cristalería.
Bajo mantel un protector que amortigua los golpes y evita que cualquier
percance estropee la mesa.
Los cubiertos recordemos que el tenedor va a la izquierda y la cuchara y
cuchillo a la derecha.
Se colocan en orden inverso al uso, es decir los primeros a utilizar en la parte
exterior así sucesivamente.
Colocar dos copas una de agua a la izquierda y una de vino a la derecha de ésta.
Todos los platos que se van a servir, deben hacerse a la temperatura adecuada.
No hay nada más desagradable que tomar un plato frío; tampoco es muy
agradable tomar platos recalentados.
Es fundamental pedir por favor y dar las gracias, así como también tratar de
usted a los mayores.
La regla general para el uso de los cubiertos es: la comida se lleva la boca y no
la boca a la comida. En el caso de comida blanda (canelones, crepes y otras.) se
debe utilizar el tenedor si se necesita cortar.
Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben
reposar en el plato a 45º ; el tenedor con los dientes hacia abajo y el cuchillo
con el filo hacia adentro.
Transferencia de conocimientos
La organización adecuada de un
evento es un valor agregado
intangible, que se traduce en el
prestigio y permanencia de la
empresa.
CONTENIDO
LECTURA
El manual tiene como objetivo “ser una guía que permita a los actores públicos
y privados contar con una guía de ferias que facilite: planificar, ejecutar y evaluar
este tipo de herramientas”. Además, pretende poner a su alcance una metodología a
ser utilizada, al momento en que decidan llevar a cabo ferias para la promoción
comercial de diversos productos y/o servicios. Este instrumento puede ser muy útil;
para todos los sectores empresariales, pero especialmente para los gobiernos locales,
gremios empresariales, asesores e instituciones que desean apoyar la
comercialización de las PyMes, que se encuentran en la encrucijada de cómo dar a
conocer sus productos
Extracto:
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EVALUACIÓN Ex S MB B EVALUACIÓN
FORMATIVA AE CE HE AE CE HE AE CE HE AE CE HE SUMATIVA
Puntualidad
Presentación
Apropiación
Creatividad
Ensayo
Sustentación
ESTUDIANTE: PROMEDIO GENERAL:
INDICADORES Ex S MB B
1REFERENCIAS
Puntualidad 10 10 10 10
Presentación 10 10 10 10
DOCENTE:
Apropiación 10 10 10 10
MBA. Carlos Larrea Naranjo Creatividad 10 10 10 10
Ensayo 10 10 10 10
Sustentación 10 10 10 10
DURACIÓN: N° de semanas: 10
Fecha: desde 11 de diciembre 2010 hasta: 26 de febrero 2011
Problema:
Qué recursos necesito para
realizar un evento.
Causas:
Sin recurso humano no hay evento
Competencias a desarrollar Sin logística no hay evento
Sin dinero no hay evento
Los ESTUDIANTES serán capaces de:
Lo que el estudiante quiere o necesita saber:
- Realizar cualquier evento de carácter
¿Qué es logística?
empresarial, institucional, académico o ¿Cómo conformo el equipo de trabajo?
social. ¿Cómo determino el lugar para realizar el
evento?
OBJETIVO:
Ejecutar un evento empresarial, institucional, o académico
ESTRATEGIA
Contextualización del proyecto
Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, aplicarán sus conocimientos para organizar un
evento ya sea empresarial, institucional o académico.
Metodología de agrupación
Demostración de saberes
Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito,
diría que son básicamente las 5 siguientes:
1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva
un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos
asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber
sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y
memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos
desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.
Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede
alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada
telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser
realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado,
61 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos
el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato personalizado.
Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se
convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para
rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.
Debes tener alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales que
necesitarán durante la duración del evento y saludarles por nombre. Cuando la persona
se identifica, la persona encargada de la recepción tiene que tratar de hacerles sentir
importantes y en casa.
Si esperas más de 30 invitados, ten preparados unas tarjetas con sus nombres que
pueden enganchar a la chaqueta o a la camisa. En estas “chapitas” incluye debajo de
cada nombre una cita interesante diferente. Esto facilitará el establecimiento de
conversaciones y contactos durante los descansos. Además crea tema de conversación
mientras se espera el inicio de la jornada.
“encargo”, me pidió … (tu nombre) que me encargará de asegurar que estuvieses bien
atendido. Para cualquier necesidad no dudes en decírmelo. No sabes lo bien que
funciona este “truco”.
Los invitados van a tener un ratito mientras esperan para revisar estas cosas, pero si
incluyas un montón de folletos y documentos acabarán no viendo nada. El objetivo es
dirigir en cada momento su atención. Por eso, dosifica y pon en sus manos lo mínimo
justo. Así sabrás que verán tu promoción.
3.1.4 El Maestro de Ceremonias Tu evento debe contar con una persona que actuará
como “organizador” de la jornada. Esta persona será el responsable de presentar los
ponientes y explicar la logística de los descansos, cafés, comidas…
Yo recomiendo que no seas tu quien ocupe este papel. Tu misión es velar por la
transmisión global del mensaje y estar pendientes de los invitados. Elige algún
miembro de tu equipo “con labia” y encargarle de este papel.
Debe tratar de mantener un tono ameno y distendido. Debe tener preparado una
introducción para cada poniente explicando las cualidades que hagan importante su
presentación. Aunque quien vaya a hablar sea la persona más novata de tu
organización, eso no quiere decir que hay que decirlo. Explica sus cualidades y logros
y darás peso a sus palabras.
Si has seguido mis consejos habrás ensayado EL evento al menos una vez. Esto te
habrá dado una idea aproximado de los tiempos y los ritmos de los ponientes. Piensa
que tu evento es como una sinfonía que debe fluir con precisión.
Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que esté sentado detrás de todo
el mundo y que esté preparado para dar señales al poniente. No se trata de parecer el
interventor de un tren, sino una guía para mantener todo en su sitio. A veces, hay
muchas preguntas y las cosas se retrasan. Intenta evitarlo y si ocurre procura “ajustar”
en los descansos y las transiciones entre ponencias.
Tienes que estar preparado por si a contrario, ves que vas adelantado sobre lo previsto
en la agenda. Si es un desfase pequeño, no importa. Dile al Maestro de Ceremonias
que se explaye un poco más en las presentaciones o que cuente un chiste. Si el desfase
es importante, esté preparado para “añadir” una breve exposición “no prevista en la
agenda”. Si lo haces, debe parecer totalmente espontáneo. Por eso, debes tenerlo muy
preparado.
3.1.6 Clausura del Evento.- Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya es
ansiosa para irse (a comer o a su casa) y no quieren tonterías. Por ello, tienes que tener
la clausura bien preparada.
Al terminar, debe resumir en 5 frases el mensaje principal del día. A continuación debe
agradecer su asistencia e informarles que tienes preparados unos “paquetes
informativos” juntos a la puerta.
También ten preparado una especie de “urna” para que cualquier persona que quiere
más información pueda echar una tarjeta suya y tendrás listo un mecanismo de
seguimiento.
También debes tener preparado algún mecanismo para evaluar la opinión de tus
invitados. Esta pequeña encuesta debe pasarse antes de la última ponencia. Por
experiencia propia, sabes que cuando haya terminado lo que quieres es irte. No trates
de imponérselo a tus invitados.
Con suerte ha ido todo como un reloj y la gente está encantada. Disfruta del momento
y recuerda agradecer personalmente a cada miembro de tu equipo por su colaboración.
Si ha sido un esfuerzo grande para ti, igualmente lo ha sido para ellos.
Las tareas que vienen después son tan importantes como los preparatorios. Ahora, en
los 3 o 4 días posteriores es cuando puedas asegurar unos resultados espectaculares.
Para ello, hay que cumplir los siguientes pasos:
Durante la primera semana posterior del evento, alguien tiene que establecer
contacto con ellos. Es fundamental no demorar. Las personas somos criaturas
emocionales y si dejamos pasar “el momento” el trabajo de seguimiento será
mucho menos fructuoso.
Identificar oportunidades generados por el evento. Por un lado tienes claro
los costes del evento. Ahora corresponde llevar un control sobre las
oportunidades que haya producido tu evento. Conforme pasan las semanas y
estas vayan concretándose, podrás atribuir las ventas generados gracias al
evento.
Control de efectividad. Después de haber pasado 3 o 4 semanas, es
conveniente tratar de medir la efectividad real del evento. Se trata de hacer 3 o
4 preguntas con el objetivo de calibrar si realmente el evento ha sido
beneficioso para el invitado. También esa una gran oportunidad para retomar el
contacto y recabar sugerencias de mejora.
Hacer una reflexión final Tu evento ha costado dinero y esfuerzo a todo tu
organización. Por esa sencilla razón, debes parar un momento, unas semanas
más tarde para hacer una reflexión honesta y sosegada. ¿A final ha sido un
éxito? ¿Ha producido beneficios? ¿Es una herramienta que debas volver a
emplear? Estas son las preguntas más importantes.
Los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos
decir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad.
Una persona se enfrenta a lo largo de su vida al "reto" de cumplir con todo tipo de
compromisos tanto sociales como familiares y laborales. En este caso vamos a tratar en
este artículo sobre los compromisos más íntimos que se suelen dar en el entorno
familiar, los actos privados.
Tal y como hemos visto en el capítulo anterior, queda claro que los actos privados son
aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos decir que familiar, sin
excesiva ceremonia ni formalidad, si atendemos a como está organizado. Si nos
atenemos a quien es el organizador del acto, podemos decir que los actos son privados
si están organizados por entidades o instituciones de carácter privado, e incluso pueden
estar organizados por una persona o un grupo de personas, por un determinado motivo.
3.2.2 Clasificación.
Clasificar los actos, como públicos o privados, es, en determinados casos, una tarea
bastante difícil. Hay actos organizados por Entidades públicas, cuya catalogación
como públicos es bastante dudosa (por ejemplo la visita a empresas privadas o acudir a
una conferencia organizada por un periódico económico). También el motivo del acto
nos puede dar una clasificación más del mismo pudiendo ser un acto cultural,
humanitario, político, social, etc. Aunque podríamos hacer muchas clasificaciones y
66 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
subclasificaciones por el motivo del acto, las iremos desarrollando a lo largo de estos
capítulos.
Ahora bien, no podemos considerar actos privados, algunos de tan poca entidad, que se
realizan en el entorno familiar o de amistades cercanas, como puede ser una cena en
casa con familiares y amigos. Recibimos muchas consultas sobre el protocolo o
etiqueta a seguir para ellos, y como se puede suponer, este tipo de encuentros no
requiere de ninguna formalidad especial, nada más que la educación mínima exigida
para cualquier actividad de nuestra vida diaria.
3.2.3 Organización.
Las reglas de Protocolo están presentes en la mayoría de los actos que vemos a diario
en los distintos medios de comunicación. Aunque son reglas que están poco cercanas a
los ciudadanos, cada día se nota un creciente interés por el conocimiento, aunque sea
básico, acerca de las mismas. Muchas de estas reglas son aplicables en los actos
privados, donde habremos de mantener una mínima cortesía con independencia de que
el acto tenga un carácter íntimo o familiar. Como se organiza cualquier acto, nos da
una imagen de la entidad, institución, organismo o personas que lo llevan a cabo. Por
eso es muy importante hacer un desarrollo correcto, para dar buena imagen.
Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa
planificación. Son ceremonias solemnes:
Ceremonia de Titulación.
Ceremonia de Inauguración Año Académico.
Asunción del Rector.
Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Universitaria, o a
uno o más de sus Departamentos. Las ceremonias institucionales serán organizadas por
la Unidad que corresponda, con apoyo de la Dirección General de Comunicaciones, y
las invitaciones serán suscritas por el Rector, quien podrá delegar en un Vicerrector o
Director esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales:
Son aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear,
mantener o estrechar vínculos entre sí. Estas ceremonias serán responsabilidad de la
Unidad directamente beneficiada con la vinculación, y las invitaciones serán cursadas
por las máximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias
interinstitucionales:
3.3.1.1.5 Aniversarios:
También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia
de autoridades de en los más diversos ámbitos
También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia de
autoridades de los más diversos ámbitos (civiles, eclesiásticas, militares ...). Hay una
identificación entre acto público y acto oficial, aunque no siempre tienen porqué
coincidir. Un acto organizado por una Entidad pública, suele ser un acto oficial en la
mayoría de los casos, pero no siempre tiene que ser así. En determinadas ocasiones
puede organizarse un acto de tipo más íntimo sin ningún tipo de formalidad, quedando
en el ámbito de lo estrictamente privado.
Para generalizar, y establecer una base sobre la que movernos, podemos decir que un
acto es público cuando se organiza para un amplio número de personas, de forma
independiente a quien lo organice. Y un acto es privado, cuando se realiza para un
ámbito muy reducido y cercano (pocas personas) y carente de excesiva ceremonia y
formalidad.
Respecto de la oficialidad de los actos los podemos dividir en: oficiales si los
desarrollan entidades públicas y no oficiales si son desarrollados por instituciones de
carácter privado (del sector no público).
3.5.2 Clasificación.
Los actos públicos pueden ser únicos o complejos. Los únicos son aquellos que se
celebran de forma exclusiva (solo hay un acto general). Y los complejos son aquellos
en los que se dan más de un acto dentro del general (una recepción, un vino español y
una cena). Si atendemos al ámbito de celebración del mismo podemos decir que acto
es internacional, nacional, autonómico, regional, provincial, municipal y local. Las
personas que acudan al acto (de fuera de su lugar de residencia habitual), dan al mismo
el ámbito por el que puede ser clasificado el acto.
3.5.3 Complejidad.
Todos los invitados a un acto o ceremonia deben tener un lugar determinado donde
colocarse.
Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan
personalidades, exigirán medidas de seguridad.
Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.
Programación
Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de
antelación.
Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado,
tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de
avión (en su caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración.
Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones
escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las
condiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores pueden
influir negativamente en la asistencia.
Contrata a los conferenciantes con mucha antelación.
Destino y lugar de celebración
Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración
(que desde luego debe adaptarse bien al formato).
Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de
celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los
asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por
carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto esta
recomendación.)
Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las
ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de
diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones
rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional.
Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un
experto externo, prepara una petición de presupuesto detallada.
Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan
proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente
recomendados.
Ten siempre un plan para situaciones improvistas.
Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de
eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita
de inspección al lugar de celebración.
Si hay dos palabras de tengan una importancia tan grande en el mundo del protocolo y
de la etiqueta son las palabras "PRECEDENCIA y PRESIDENCIA". Y nos hemos
permitido poner estas palabras en letras mayúsculas, porque son tan importantes que
incluso ha llegado a ser motivo de enfados, e incluso podríamos decir disputas a lo
largo de nuestra historia. Colocar en un orden correcto (o dar la presidencia de un acto)
a personas de distintos ámbitos, culturas, méritos, cargos, etc. no es una tarea nada
sencilla. La precedencia no marca solamente el orden de colocación sino que a partir
Las normas de protocolo sirven para evitar que cada vez que se reúne un grupo de
cargos públicos estalle una trifulca. Sirve para refrenar egos y envidias, señalando a
cada uno la silla que debe ocupar. Aunque no siempre lo consigue. A veces, el
malestar emerge porque alguien no considera adecuada a su dignidad el sitio
reservado. No hay experto en protocolo que se precie que no guarde una antología de
anécdotas sobre las veces que ha tenido que aplacar
3.8.1 El protocolo en las organizaciones internacionales.
Panorama general de las prácticas protocolarias en las organizaciones internacionales
de carácter gubernamental.
El objetivo de este trabajo es doble; por una parte, dar una visión general de una
temática poco conocida, como son las prácticas protocolarias en las organizaciones
internacionales, y por otra, dotar a los estudiantes y profesores de la carrera de
Relaciones Internacionales y disciplinas afines de un material informativo que les sirva
de apoyo en el estudio del ejercicio diplomático en esas instancias.
Al hablar de protocolo, debemos estar conscientes de que estas prácticas han sido parte
de la vida humana por miles de años. De manera paralela a los cambios de los tiempos,
las formas de comportamiento de las personas se han ido modificando también. Esto
abarca tanto los campos gubernamentales como los comerciales y los sociales. El
protocolo debe cambiar y desarrollarse a la par del desenvolvimiento de la vida de
relación (1) para adaptarse a las evoluciones que el devenir histórico va exigiendo a la
comunidad internacional. Esta exigencia, aplicable en primer lugar al protocolo de
Estado, se extiende a los demás ámbitos de actividad en la sociedad.
El significado del protocolo, a través del tiempo, ha ido adquiriendo de manera gradual
connotaciones más amplias de las que tenía originalmente; en la actualidad, la
expresión "protocolo" nos hace pensar en algo más que en los procedimientos de
cortesía y de ceremonial seguidos en los actos oficiales, y aun cuando es en este tipo
de actividades donde el estricto seguimiento del protocolo es indispensable para
imprimir a dichos actos la dignidad y el respeto de los que son merecedores y que los
debe caracterizar, (5) su seguimiento se ha proyectado a otros campos del quehacer
humano. En todos los casos son las prácticas protocolarias y de ceremonial las que
propician el reconocimiento del valor del acto mismo y de cada uno de sus
participantes. Así, sobre el protocolo
Este instrumento jurídico tradicionalmente reviste la forma de tratado que, una vez
suscrito, está sujeto a la ratificación de los Estados que son signatarios; en él se
plasman las estipulaciones generales aplicables al funcionamiento de la organización.
Por su naturaleza específica, estos actores internacionales no tienen territorio propio, y
sus actividades, por fuerza, deben desarrollarse en la jurisdicción de un Estado que las
alberga, ya sea con carácter permanente o por una situación específica de naturaleza
77 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
temporal. De esta situación se deriva que sus instalaciones ostenten diversas categorías
y varíen en tamaño, duración y cometido.
Para iniciar el análisis del ejercicio protocolario en las relaciones entre Estados y
organizaciones, hemos hecho referencia a algunas de las bases jurídicas que sustentan
dichas relaciones; enseguida nos ocuparemos de los aspectos de protocolo y
ceremonial, motivo de este trabajo. En los instrumentos jurídicos que hemos
mencionado, se contienen la mayoría de las normas protocolarias que rigen la
actividad de las organizaciones. Podemos encontrar normas generales y normas
particulares de cada organización que respondan a las necesidades específicas de su
naturaleza y de su encargo.
Entre las normas generales podemos mencionar las siguientes. Toda organización:
b) está facultada para dotarse de las normas de protocolo que considere conveniente,
bajo la sola limitación de respetar las costumbres internacionales y locales:
d) tendrá libertad para dictar las normas que rijan la celebración de sus actos,
respetando las reglas generales de solemnidad, ya admitidas por todos;
Las normas particulares están representadas por los reglamentos internos o los
manuales de protocolo específico de cada organización. En páginas posteriores,
haremos alusión a ellos al tocar los tópicos determinados que vayamos estudiando.
En 1945, una vez que las potencias llegaron al acuerdo de crear la ONU, el Congreso
estadounidense hizo una invitación para que se estableciera la sede en su territorio. El
sitio seleccionado fue Lake Success, en Nueva York, concretando entre las autoridades
locales y las de la naciente organización, el acuerdo que lleva el nombre de ese lugar y
donde aparecen las condiciones del establecimiento de la sede principal. De inmediato
se iniciaron los trabajos de construcción de varios edificios. En 1952 se terminó el
complejo que comprende espacios para la Asamblea General, la Secretaría, las
Conferencias y la Biblioteca ahora llamada "Dag Hammarkjold".
Veremos algunas de las prácticas comunes. Para fijar el orden de precedencia dentro
de la organización, y por la conformación de la misma, se consideran tres aspectos:
a) la precedencia entre los Estados miembros, ya sea que sus representantes participen
en sesiones plenarias o en sesiones de algún órgano, se establece de acuerdo al orden
alfabético de los nombres de los Estados tal como es usual en la organización;
3) primeros ministros;
12) ministros en ejercicio (por orden alfabético del nombre de su país en inglés) y
jueces del Tribunal Internacional de Justicia;
14) presidentes de las Delegaciones en la Asamblea General, por orden alfabético del
nombre de su país en inglés.
16) representantes permanentes ante la organización, por orden alfabético del nombre
de su país en inglés.
d) la precedencia interna guarda distintos órdenes según el caso, pero siempre se basa
en ordenamientos particulares o en las reglas generales del derecho internacional, así:
5) cuando viaja el secretario general, precede a los embajadores acreditados ante los
Estados que visita; y
Para que los integrantes de una delegación puedan participar en las actividades de la
organización se deberá, como primer acto después de su llegada o por lo menos una
semana antes del inicio de los trabajos, hacer llegar al secretario general la lista de sus
nombres. La comunicación de la lista de nombres de representantes no reviste ningún
protocolo; se trata de un simple acto informativo, ya que los Estados miembros tienen
como prerrogativa nombrar a quienes consideren idóneos para el desempeño del
cometido, sin que el secretario o la Asamblea tengan capacidad para rechazar a
ninguna persona por ella misma.
Junto con las credenciales, se entregan los respectivos plenos poderes para que la
Secretaría los haga llegar a la Comisión de Verificación, instancia que como la antes
mencionada, determina si los documentos están "en debida forma". En caso de que
dichos escritos presentaran alguna anomalía, las Comisiones deben informar a la
Asamblea General o al órgano interesado. Este órgano negará al miembro o a los
miembros de la delegación su participación en sus sesiones. Ante esta situación, el
84 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
Estado que envía a la delegación no tiene ningún recurso para exigir que sus delegados
sean aceptados y deberá elaborar de manera correcta nuevos documentos para que
puedan cumplir su función.
Para tener una visión general, analizaremos algunas prácticas establecidas por las
normas de protocolo o por la costumbre en la ONU. Primero haremos referencia a las
sesiones ordinarias del órgano supremo, la Asamblea General, que usualmente tienen
lugar una vez al año, en Nueva York, en una sala especial. Los procedimientos
protocolarios de preparación se inician horas antes de que dé principio la sesión. Se
considera la participación de todos los miembros de la organización, por lo que, en el
vestíbulo de esa sala, se colocan las banderas de interior de todos los miembros
ordenadas por alfabeto, tomando el nombre del país en inglés. En estas sesiones no se
utilizan banderas de mesa ni de interior, por lo que en el recinto no se encuentra
ninguna enseña.
Cada Estado miembro podrá participar con una delegación; el número de integrantes
de esas delegaciones no excederá de cinco representantes y cinco suplentes. "Esta
limitación no se aplica a los consejeros, asesores, técnicos, expertos y personas de
categoría similar que la delegación lleve consigo". (26) Las normas protocolarias para
el trabajo de la Asamblea se encuentran contenidas en su Reglamento. Es por todos
sabido que este órgano se auxilia en su trabajo por comisiones, (27) en las que cada
miembro está representado por un delegado más los consejeros, los asesores, los
expertos u otras personas con calidad similar; cada delegación tiene un voto.
Los grupos son: África, Asia, Europa Occidental, Europa Oriental y Latinoamérica y el
Caribe. El grupo al que corresponde la presidencia entrega, con anticipación al
secretario general la propuesta sobre el candidato o candidatos. Si es uno, el secretario
general lo informa a la Asamblea y se nombra por aclamación si son varios se lleva a
cabo una votación secreta.
El inicio de la sesión sigue ciertas reglas protocolarias. Una vez que han tomado
asiento todos en sus respectivos sitios, el presidente en funciones abre la sesión con un
golpe de mazo. Al captar la atención de todos pide a las delegaciones que verifiquen la
fecha (tercer martes de septiembre). (33) Enseguida los invita a guardar silencio por un
minuto para orar o para meditar sobre los trabajos que se iniciarán. Pasado el
momento, el presidente informa a la Asamblea los nombres de quienes propone para
integrar la "Comisión de Verificación". (34) Tiempo antes del inicio del periodo de
sesiones lleva a cabo consultas entre los delegados y selecciona nueve países para
conformar esa comisión.
rango. Su llegada al recinto debe tener lugar una vez que la Asamblea haya sido
instalada. Para su entrada, asistentes de protocolo les guían a una puerta del fondo de
la sala, donde la personalidad en cuestión es esperada por el jefe de Protocolo de la
organización, quien le acompaña hasta el asiento que le ha sido reservado en una
sección específica para jefes de Estado y de gobierno, según el caso. En ese sitio
permanece el visitante por unos minutos mientras es saludado oficialmente y
presentado a los asistentes por el presidente de la Asamblea General. Es usual que la
asistencia de esos personajes a la sesión se deba al deseo de expresar a la Asamblea sus
puntos de vista sobre algún tópico determinado, por lo que generalmente pronuncia un
discurso; si así fuera, acto seguido se le invita a pasar a la tribuna, hasta donde es
acompañado por el jefe de protocolo. Terminada su intervención este funcionario
vuelve a acompañarle a su asiento desde donde el mandatario escucha el
agradecimiento del presidente de la Asamblea. Enseguida debe disponerse a dejar el
recinto por la misma puerta por donde entró. En ese momento, dicho presidente
suspende momentáneamente la sesión, baja del podium acompañado por el secretario
general y ambos despiden al personaje en la salida, con las cortesías correspondientes a
su alta investidura. En el caso de que participe un ministro, éste ocupa un lugar
especial en el área que corresponda a su país, junto con los integrantes de su
delegación; también es usual que deseen una intervención oral en la sesión, pero a
diferencia de los anteriores personajes, cuando se le invita a pasar a la tribuna lo hace
solo, y al finalizar su participación regresa también solo a su sitio.
Enseguida nos ocuparemos de los detalles protocolarios para las visitas oficiales que
personalidades de los Estados hacen a la organización. Lo más frecuente es que las
autoridades de los países miembros deseen entrevistarse con el secretario general y
vayan a la sede en visita oficial. En estos casos deben hacerse ciertos preparativos que
dependen de la jerarquía del personaje esperado. Dada la agenda tan saturada del
secretario, a menos que se trate de una situación de extrema urgencia, la visita debe
solicitarse con un mínimo de dos meses de anticipación, indicando si el personaje
asistirá solo o acompañado por su cónyuge. Los funcionarios de la Secretaría General
señalarán la disponibilidad del secretario y se pondrán de acuerdo con los diplomáticos
que gestionan la visita.
Convenidos el día y la hora, se designa una entrada del edificio de Naciones Unidas
para el recibimiento de la visita y se le hace saber al interesado. Con antelación al acto
se colocan, en el vestíbulo de esa entrada, la bandera del país representado y la de la
organización. Se hacen arreglos para que en el momento de la llegada se encuentre ya
colocada una guardia de honor de agentes de seguridad que forman una valla para el
visitante. Llegado éste, es recibido en la puerta por el jefe de Protocolo, quien lo invita
a esperar unos segundos mientras el secretario general baja a ese vestíbulo para dar la
bienvenida oficial al visitante. Es costumbre que inmediatamente después del saludo
de estos personajes se tome una foto de ambos; el secretario general se coloca frente a
la bandera del país y el visitante frente a la bandera de la ONU. Cumplido este
ceremonial, se trasladan al despacho del secretario general para que se lleve a cabo la
entrevista; al final de la misma, el propio secretario general despide al visitante a la
salida del despacho y el jefe de Protocolo lo escolta hasta la puerta del edificio. En el
caso de que el visitante esté acompañado por su esposa, la del secretario general
Otro tema de nuestro interés son los actos sociales en los que participa el secretario
general de la ONU, por lo que haremos algunos comentarios al respecto. Durante el
desarrollo del periodo de sesiones de la Asamblea General, es costumbre que el
secretario general y su esposa inviten a los participantes a diversos convivios, que
pueden ser comidas o cenas. Si se trata de un acto solemne en honor de alguna
personalidad, se celebra en el edificio de la sede. Siempre se dispone una mesa de
honor cuyos lugares preferentes son ocupados por el presidente de la Asamblea y por
el secretario general, flanqueados por los invitados de honor colocados en precedencia
lateral alternada. (37) Dentro de esta precedencia se reconoce primacía a la máxima
autoridad del país anfitrión, por lo que dicho personaje ocupará el lugar del centro de
la mesa, a su derecha estará el presidente de la Asamblea y a su izquierda el secretario
general de la ONU, situando a los demás invitados de acuerdo a la precedencia que
corresponda a sus delegaciones en la Asamblea General de ese año. (38) Estos
convivios pueden constituir un mero acto de cortesía; en ese caso, se lleva a cabo en la
residencia del secretario general, con la libertad de optar por varias fórmulas de
organización ceremonial: la invitación puede hacerla el propio secretario o su esposa;
la asistencia puede ser mixta o sólo de caballeros o sólo de damas. Puede darse el caso
también de que mientras la esposa del secretario general se reúne con damas
acompañantes en su casa, él lo haga con delegados damas o caballeros en la sede.
Hemos tocado los aspectos protocolarios más relevantes en la ONU, que ha sido y
sigue siendo un ejemplo para los organismos especializados, ya que las prácticas en
estos presentan variantes mínimas, derivadas más bien de la naturaleza específica de
sus labores. Ahora bien, nos parece interesante ampliar la visión de la importancia de
la aplicación del protocolo, con algunas prácticas particulares de una organización
militar.
Los factores que toma en consideración para la colocación de las personalidades son el
rango, la fecha en que éste se obtuvo y la fecha de toma de posesión del cargo que
ostente. En todos los casos, por la naturaleza de la institución, los militares preceden a
los civiles.
8) jefes de Defensa de Estado Mayor de los países miembros por orden alfabético de
país en inglés, iniciando por el país que ostente la presidencia en ese momento;
20) oficiales con categoría de salario de civiles, generales de dos estrellas y oficiales de
asuntos extranjeros equiparables por orden de antigüedad de nombramiento; y
4) otras visitas.
El protocolo aplicado valía de acuerdo a la categoría del personaje. Los soberanos, los
jefes de Estado y los jefes de gobierno, reciben los honores correspondientes a su alta
investidura tanto al inicio de su visita como a la despedida. Son atendidos por el
90 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
MBA .Carlos Larrea Naranjo
Notas:
(1) Mary Jane McCaffree y Pauline Innis, Protocol, Hepburn Books, Washington, D.
C., 1985.
(2) Protocolista español muy prestigiado, autor de diversos tratados.
(3) Felio A. Vilarrubias, Tratado de protocolo de Estado e internacional, Nobel,
Oviedo. 2000, p. 23.
(4) María Teresa Otero Alvarado, Teoría y estructura del ceremonial y el protocolo,
Mergablum, Sevilla, 2000.
(5) Véase María Rosa Merchesi, El protocolo hoy, Aguilar, Madrid, 1997.
(6) Felio A. Vilarrubias, op. cit., pp. 29-30.
(7) Idem.
(8) Pedro Gabriel Labariega Villanueva, Derecho diplomático: normas, usos,
costumbres y cortesías, 3a ed., Trillas, México. 2002, pp. 87-88.
(9) Francis Deak, "Órganos del Estado en sus relaciones exteriores" en Max Sorensen
(comp.), Manual de Derecho Internacional Público, Fondo de Cultura Económica,
México, 1998, pp. 436-437.
(10) Mario Silva Concha, Ceremonial y protocolo, Fondo de Cultura Económica.
Santiago de Chile, 1997, pp. 160-161.
(13) Ejemplos de los tratados a que nos referimos son la Carta de la Organización de
Estados Americanos, de 1948; la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades de
las Naciones Unidas, de 1946; y la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades de
Organismos Especializados, de 1947.
(17) Ibidem, pp. 162-163. El orden dentro de cada clase se determina por la fecha de
su creación. En cuanto a la precedencia en organizaciones no gubernamentales, en
actos oficiales se aplica la misma regla que en las gubernamentales, que es el orden
alfabético en el idioma oficial, pero sólo para la precedencia de su director o secretario
general, ya que no se acepta la participación de otro integrante de la misma. Por lo que
respecta a la precedencia interna, puede variar muchísimo, dada la heterogénea
naturaleza de esas organizaciones.
(18) María Berisso, Protocolo y ceremonial, Espasa, Buenos Aires, 1998, p. 121.
(19) Datos tomados de la ponencia "El protocolo en las Naciones Unidas", presentada
en el II Congreso Internacional de Protocolo, Sevilla, por Livio Muzi-Falconi. Citado
en Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., p. 515.
(24) La forma de dirigir los documentos siempre debe ser "a la atención de...", ya que
no es posible dirigirlas a ningún funcionario directamente. pues la autoridad suprema
de la organización es la Asamblea General como persona moral y las personas físicas
sólo actúan como representantes de la organización. No sucede lo mismo en los
Estados, en que hay un mandatario ante quien acreditar a los enviados extranjeros.
Para mayor abundamiento véase Lucía Irene Ruiz Sánchez, "La Convención de Viena
sobre Representantes ante Organizaciones Internacionales. Análisis y comentarios" en
Relaciones Internacionales, vol. IV, núm. 23, octubre-diciembre 1978, pp. 48-51.
(25) Esta expresión es utilizada en los ámbitos estatales y diplomáticos para indicar
que algún documento reviste el formato acostumbrado y comúnmente aceptado y si
contiene los datos necesarios para su validez. Fundamentalmente se atiende a
comprobar la identidad del portador y así quien suscribe el documento es la persona
autorizada para ello, pero también se cuida que no presente raspaduras ni
enmendaduras.
(26) El número de integrantes de las delegaciones aparece en el artículo 9-2. Sobre tal
precisión véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización
internacional, Fondo de Cultura Económica, México, 1974, p. 130.
(29) Esto significa que su origen sea el gobierno reconocido del Estado miembro o no
miembro y que la autoridad que las emita sea el jefe de Estado, el jefe de gobierno o el
ministro de Asuntos Exteriores, a menos que sea conocido que de acuerdo a
la legislación interna de ese país otra autoridad es competente para acreditar delegados.
(32) Esta personalidad es quien fue electo en la sesión del año anterior que todavía no
entrega el cargo al que presidirá el periodo de sesiones que se está abriendo.
(35) En caso de no aceptar, se hará la misma pregunta al que siga en número de votos.
(37) Este orden considera el lugar de la derecha del participante principal como el más
importante, (1) siguiendo el de la izquierda (2) y alternando en orden ascendente:
derecha (3), izquierda (4) y así sucesivamente, hasta que queden colocados todos los
integrantes de la mesa.
(40) Como hemos apuntado, este aspecto del protocolo abarca todo lo referente a
banderas, pendones y estandartes.
(41) Heinz I. Schrumpf, op. cit., p. 22, citado en Francisco López-Nieto y Mallo, op.
cit., pp. 524-525.
(42) Idem.
(43) Idem.
Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede ser
más o menos extenso en función del programa. Aquí se dan los esquemas, muy
abreviados, de los principales puntos del desarrollo de un acto o ceremonia.
Introducción.
Palabras del Rector o su representante.
Entrega de reconocimientos.
Cierre.
Introducción.
Palabras del Rector o su representante.
Palabras de representante de la contraparte.
Firma de los documentos.
Cierre.
Introducción.
Bienvenida .
Presentación de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien
designado por el autor).
Palabras del autor de la obra.
Cierre.
Hay multitud de actos y eventos que puede organizar la empresa o cualquier otra
institución.
La Empresa o cualquier otra institución pueden organizar diversos actos o eventos, los
cuales, en función de su estructura y organización pueden tener diversos nombres.
- y colocación de invitados.
Ambos son temas complejos que varían según sea la filosofía del acto y las
características del local donde se celebre.
Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actos
desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la
abandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitación y en él el anfitrión se
dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que
ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se
dirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto institucional. Por lo
general, suele poner fin a la parte formal de los programas.
En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse
con la interpretación de los himnos oficiales.
Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del día
anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la
intervención) a los que hagan uso de la palabra. Lo más recomendable es que el que
preside disponga de un folio con el orden del día, que lee en cada momento.
Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el
mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión
hasta el atril o micrófono. En estos casos, debe disponer de un micrófono fijo en su
puesto, aunque los demás intervengan desde un atril.
Por término general, los discursos van de menor a mayor rango. Es decir, habla
primero el de menor rango y en último lugar quien preside. Lo razonable es que en
primer lugar se dirija el anfitrión principal, con el fin de dar la salutación inicial,
agradecer la asistencia y explicar los motivos principales del acto. Si el anfitrión
presidiera el acto, la primera intervención debe ser asumida por algún representante
cualificado de la entidad anfitriona, pues lo lógico es que lo primero sea dar la
bienvenida y agradecer la asistencia. Después irán sucesivamente el resto de las
intervenciones de acuerdo al rango (de menos a más) y finalmente la de quien preside.
Así, en un acto relativo a la inauguración de una empresa, cuyo acto preside el gerente,
y en el que está previsto intervengan él , el presidente de la empresa, el director de la
factoría en cuestión, y el director general del Ministerio de Industria, el orden lógico de
los parlamentos sería el siguiente:
Podrían opinar algunos que el director general del ministerio debería de hablar después
del presidente de la empresa, pues tiene un rango superior. Eso con ser cierto, no debe
tenerse en cuenta por cuanto que el presidente de la empresa es el anfitrión y si no
100 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
Administración y Logística de Eventos 2010
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preside es porque ha cedido tal honor al gerente (pero no olvidemos que sólo ha cedido
un puesto, no todos).
También puede ser correcto que el anfitrión que presida un acto, antes de conceder la
palabra al primer orador, haga una salutación y agradezca la asistencia. Pero siempre
debe ceder la palabra en primer lugar a una persona de su propio equipo para que
exponga en profundidad lo que motiva el mismo. Es deseable en estos supuestos, que
el primer interviniente haga su exposición desde un punto de vista técnico, dejando el
capítulo de las valoraciones para su jefe superior.
CONTENIDO
LECTURA
Los eventos
Proponga un resumen e identifique los temas más relevantes que encontró en el Proyecto 3
Extracto:
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EVALUACIÓN Ex S MB B EVALUACIÓN
FORMATIVA AE CE HE AE CE HE AE CE HE AE CE HE SUMATIVA
Puntualidad
Presentación
Apropiación
Creatividad
Ensayo
Sustentación
PROMEDIO GENERAL:
ESTUDIANTE:
INDICADORES Ex S MB B
Puntualidad 10 10 10 10
REFERENCIAS
Presentación 10 10 10 10
Apropiación 10 10 10 10
DOCENTE: Creatividad 10 10 10 10
MBA. Carlos Larrea Naranjo Ensayo 10 10 10 10
Sustentación 10 10 10 10