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CONSTITUCIONAL DE
BOLIVIA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
“MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS”
Un bien para ser considerado como activo fijo debe cumplir con las siguientes
características:
2. OBJETIVOS.-
(1)
Fuente: Contabilidad a Moneda Constante – Autor: Rubén Centellas Espana
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Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos son las siguientes:
• Recepción de Muebles
• Asignación de Activos Fijos Muebles
• Incorporación al Registro de Activos Fijos Muebles
• Codificación
• Registro de Derecho Propietario en coordinación con Secretaria de Asuntos
Administrativos.
• Mantenimiento, reparación y cambio de repuestos de Activos Fijos
Muebles
• Salvaguarda de Activos Fijos Muebles
• Verificación física periódicas, sorpresivas y a requerimiento de instancias
superiores.
• Mantenimiento de Inmuebles
• Salvaguarda, inspección y control físico de inmuebles
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6. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Equipos de computación.-
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Equipos de Fotocopiadora.-
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Vehículos.-
Inmueble.-
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Instalaciones eléctricas
Equipos de Incendio.
Las puertas de ingreso y las ventanas del depósito de activos fijos contarán con
los accesorios, dispositivos y otras medidas de seguridad que garanticen y
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El Encargado de Activos Fijos clasificará los bienes, según su uso o destino final,
facilitando de esta manera el movimiento y ubicación de los mismos.
A) Inspecciones periódicas
B) Contratación de Seguros
(2)
Seguro Multiriesgo: Este tipo de seguro cubre las pérdidas súbitas, imprevistas y accidentales ocasionadas por
incendios, tormentas, terremotos, temblores y colapso de techos y/o paredes; también protege contra robo y
vandalismo.
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CUADRO No. 1
DURACIÓN EN DÍAS
ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
(5)
Acciones previas al inventario
Configuración del lector de código de
(6)
barras.
Exportar la información de la base de datos
del Sistema de Activos Fijos al Lector de
barras.(7)
Preparar “Hoja de Inventario Físico”.
8. DISPOSICIÓN DE BIENES.-
(5)
Altas, transferencias y bajas de los activos fijos de la institución, previos al cierre de Activos Fijos para
la toma de inventarios.
(6)
La configuración del lector de código de barras con el Sistema ACTIVE, será proporcionado por la
Subgerencia de Sistemas Inforrmáticos del Consejo de la Judicatura a través de Internet con el
correspondiente instructivo.
(7)
Esta actividad es de responsabilidad del Analista de Sistemas o del Encargado de Activos Fijos de la
institución
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a) Arrendamiento o alquiler.-
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b) Permuta:
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9. BAJA DE BIENES.-
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10. PROHIBICIONES.-
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12. PREVISIÓN.-
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CAPITULO I
INCORPORACIÓN Y ALTAS DE BIENES
(Emergentes de procesos de contratación sin Comisión de Recepción)
PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
1.- Entregan al Encargado de Activos Fijos, copia del Responsable de Compras
Requerimiento al Proveedor o Contrato, para que tome las y Contrataciones.
previsiones necesarias y coadyuve en el control del
cumplimiento de la fecha de entrega por parte de los Secretaría de la Dirección
proveedores. Administrativa y
Financiera.
4.- Los Bienes que no cumplen total o parcialmente con el Encargado de Activos
requerimiento solicitado, son devueltos al proveedor, Fijos
solicitando su reposición o sustitución.
Responsable de Compras
y Contrataciones
5.- Registra toda la información en el Sistema de Activos Fijos del Encargado de Activos
Poder Judicial “SAFPJ”, de acuerdo a los documentos recibidos, Fijos
asignándole automáticamente el código correlativo del bien.
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
6.- Coloca la etiqueta de codificación al bien, empleado para el Encargado de Activos
efecto el sistema de identificación mediante códigos alfa - Fijos
numérico y el código de barras.
9.- Firman el Acta de Recepción, Entrega y Alta del Bien en señal Funcionario
de conformidad de partes.
Responsable de Compras
y Contrataciones.
Encargado de Activos
Fijos
Dirección Administrativa
y Financiera
10.- Archiva el Acta de Recepción, Entrega y Alta del Bien original Encargado de Activos
en forma secuencial, adjuntando fotocopias de la factura y Fijos
requerimiento al proveedor.
11.- Entrega al final de cada mes el detalle de Altas realizadas Encargado de Activos
durante el mes de proceso y el Resumen General de Activos Fijos
Fijos, al Departamento de Contabilidad para la conciliación de
saldos, hasta el día 4 del mes siguiente.
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CAPITULO II
INCORPORACIÓN Y ALTA DE ACTIVOS FIJOS
(Emergentes de procesos de contratación con Comisión de Recepción)
PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
1.- Pasa al Encargado de Activos Fijos, copia del contrato de Secretaria de la Dirección
compra – venta de bienes, para que este funcionario tome todas Administrativa y
las previsiones necesarias y coadyuve en el control del plazo de Financiera.
entrega.
2.- Conforma la comisión de recepción y comunica por escrito a los Responsable de Compras
funcionarios integrantes. El Encargado de Activos Fijos, formará Menores - DAF
parte de la Comisión de Recepción.
5.- Reciben, verifican y cotejan contra documentos que los activos Comisión de Recepción
adquiridos, cumplan con lo siguiente:
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
Informando de esta situación a la Dirección Administrativa y
Financiera, Asesoría Legal y Responsable de Compras y
Contrataciones.
7.- Recibe los bienes y toda la documentación del proceso y registra Encargado de Activos
toda la información en el Sistema de Activos Fijos “SAFPJ” de Fijos
acuerdo a los documentos, asignándose automáticamente el
código correlativo del bien.
11.- Firman el Acta de Recepción, Entrega y Alta del Bien en señal Funcionario
de conformidad de partes.
Responsable de Compras
y Contrataciones.
Encargado de Activos
Fijos
Dirección Administrativa
y Financiera
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
12.- Archiva el Acta de Recepción, Entrega y Alta del Bien original Encargado de Activos
en forma secuencial, adjuntando fotocopias de la factura y Fijos
requerimiento al proveedor.
13.- Entrega al final de cada mes el detalle de Altas realizadas Encargado de Activos
durante el mes de proceso y el Resumen General de Activos Fijos
Fijos, al Departamento de Contabilidad para la conciliación de
saldos, hasta el día 4 del mes siguiente.
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CAPITULO III
TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y PARQUE VEHICULAR,
ENTRE FUNCIONARIOS
PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
1.- Completan el formulario de “Solicitud de Transferencia” (Ver Funcionario que
Anexo III) indicando las razones o los motivos por las cuales transfiere
esta en disponibilidad de reasignar el o los bienes, especificando
la descripción y características más importantes de estos, su Funcionario que recibe
respectivo código de identificación y el destino de los mismos.
2.- Recibe, revisa, verifica y confronta con la documentación que Encargado de Activos
corresponda, de existir errores por omisión se devolverá el Fijos.
formulario de “Solicitud de Transferencias” al funcionario,
solicitando su corrección en forma inmediata.
Autoriza la transferencia.
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
6.- Firma en el espacio correspondiente dando su conformidad y Funcionario que recibe
devuelve el documento al Encargado de Activos Fijo.
7.- Recibe el original del Acta de Transferencia de Activos Fijos y la Encargado de Activos
archiva en forma cronológica, conjuntamente el formulario de Fijos
Solicitud de Transferencia.
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CAPITULO IV
REPARACIÓN DE EQUIPOS, VEHÍCULOS, MOBILIARIO E INMUEBLE
PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
1.- Solicitan, a través del formulario de “Compras y Contratación Funcionarios
de Servicios”, la reparación del mobiliario y equipo que se
encuentran bajo su responsabilidad y que sufren algún
desperfecto técnico o físico.
5.- Efectúa un diagnóstico identificando las causas del desperfecto Proveedor del Servicio de
y procede a su reparación. Mantenimiento
6.- Autoriza la salida del Activo y completa el formulario “Salida Encargado de Activos
de Activos Fijos de la Institución” (Ver Anexo III), registrando la Fijos
siguiente información:
• Nombre del Funcionario responsable del equipo
• Cargo del responsable del equipo
• Descripción del Bien
• Motivo
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
• Fecha Encargado de Activos
• Tiempo Estimado que estará fuera el Equipo. Fijos
8.- Inspecciona y verifica que las características que se describen el Policía de Seguridad
Formulario “Salida de Activos Fijos de la institución”
correspondan a las características físicas del equipo.
Policía de Seguridad.
10.- Reciben los equipos, firman el Formulario “Salida de Activos Proveedor del Servicio de
Fijos de la institución” en señal de conformidad. Mantenimiento
13.- A la conclusión del trabajo, comunica al encargado de Activos Proveedor del Servicio de
Fijos, los resultados del mismo, procediéndose según como Mantenimiento
corresponda con los pasos 14 o 15.
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
14.- EQUIPOS:
Entregan al Encargado de Activos Fijos los equipos que fueron a
mantenimiento, adjuntando el reporte técnico respectivo. Proveedor del Servicio de
Mantenimiento
Completan el Formulario “Entrada de Activos Fijos de la
institución”, registrando la siguiente información: Encargado de Activos
• Ingresado por (Nombre del personal representante de la Fijos
empresa contratada)
• Descripción del Bien Funcionario Solicitante
• Observaciones
• Fecha Policía de Seguridad.
Continua en el Paso 16
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CAPITULO V
TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
1.- Conforma la “Comisión Responsable del Levantamiento de Dirección Administrativa
Inventarios de Activos Fijos”, que estará bajo la supervisión de y Financiera
la Jefatura de Contabilidad y Presupuesto y compuesta por
funcionarios de la institución independientes de las funciones
que se realizan en la Unidad de Activos Fijos, de la siguiente
manera:
- Responsable del Inventario
- Colaborador
2.- Prepara Hoja de Inventario Físico de los Activos Fijos, de Encargado de Activos
acuerdo al formato establecido en el cuadro No. 1 del Anexo V. Fijos
4.- Previo al recuento físico de los Ítems, efectúa, un corte de los Comisión responsable
documentos, registrando los datos de las ultimas cinco notas de del inventario
Alta y Recepción de Activos Fijos, siguiendo el formato del
cuadro No. 2 del Anexo V.
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
6.- Proceden a la inventariación de los activos Fijos por áreas y Comisión Responsable
unidades de la institución empleando el lector de código de del Inventario
barras, tomando en cuenta lo siguiente:
7.- Llena la Hoja de Inventario Físico, de acuerdo a las activos Comisión Responsable
verificados. del Inventario.
8.- Prepara el cuadro resumen de las existencias según recuento Comisión Responsable
físico y los datos del Reporte por Responsable Individual de del Inventario.
Activos Fijos. (Cuadro 3 del Anexo V)
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PASO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
No.
En ambas situaciones se elaborara un informe detallado, en
donde se dejara constancia de las irregularidades detectadas, el
cual será firmado por el personal que intervino en el recuento
físico. Asimismo la Comisión del inventario deberá hacer contar
todo lo actuado en el informe final, acápite Hechos Posteriores.
10.- Firman los documentos de respaldo del inventario levantado: Comisión Responsable
del Inventario
• Acta de inicio y conclusión del Inventario
• Hoja de inventario físico Encargado de Activos
• Inventario comparativo de Activos Fijos Fijos
12.- Recibe resultados del inventario físico, de existir materiales Dirección Administrativa
sobrantes y faltantes sin aclaración, procede a instruir a través y Financiera
de Resolución Administrativa su registro y contabilización.
14.- Recibe instrucción y procede a efectuar los ajustes en el Sistema Encargado de Activos
Informático de Activos Fijos. Fijos
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