Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Copyright Copyright 2011 Rupert Parsons Algunos Derechos Reservados Esta obra est bajo una licencia de Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 3.0 de Creative Commons o versiones avanzadas. Usted es libre de:
Atribucin Usted debe atribuir la obra en la forma especificada por el autor. No comercial No puede utilizar esta obra para fines comerciales. Compartir Obras Derivadas Igual Si usted altera, transforma, o crea sobre esta obra, slo podr distribuir la obra derivada resultante bajo una licencia idntica a sta.
Todas las marcas registradas dentro de esta gua pertenecen a sus dueos legtimos. Autor Rupert Parsons Feedback Mantenimiento: Rupert Parsons Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento: feisa.recursos@gmail.com Fecha de Publicacin y Versin de Software Publicado Agosto de 2011 Basado en OpenOffice.org 3.3
Tabla de contenidos
Introduccin.......................................................................................................................................................... 1 Introduccin a hojas de clculo............................................................................................................................... 2 Para qu sirve una hoja de clculo......................................................................................................................... 3 Abrir, Guardar y Cerrar hojas de clculo............................................................................................................ 5 Introduccin y objetivos de aprendizaje.................................................................................................................. 6 Crear una nueva hoja de clculo............................................................................................................................ 7 Guardar una nueva hoja de clculo........................................................................................................................ 9 Abrir una hoja de clculo guardada....................................................................................................................... 11 Guardar una hoja de clculo cambiada................................................................................................................. 14 Cerrar una hoja de clculo.................................................................................................................................... 15 Seleccionar celdas.............................................................................................................................................. 17 Introduccin y objetivos de aprendizaje................................................................................................................ 18 Seleccionar una celda........................................................................................................................................... 19 Seleccionar un rango de celdas............................................................................................................................ 20 Escribir y editar en una hoja de clculo............................................................................................................ 21 Introduccin y objetivos de aprendizaje................................................................................................................ 22 Escribir en las celdas de una hoja de clculo........................................................................................................ 23 Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de clculo.......................................................................................24 Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de clculo ......................................................................................25 Columnas y Filas................................................................................................................................................ 27 Introduccin y objetivos de aprendizaje................................................................................................................ 28 Modificar el ancho de columna............................................................................................................................. 29 Insertar columnas ................................................................................................................................................ 30 Eliminar columnas ................................................................................................................................................ 32 Ocultar columnas.................................................................................................................................................. 34 Mostrar columnas................................................................................................................................................. 36 Modificar el alto de una fila................................................................................................................................... 38 Insertar filas ......................................................................................................................................................... 39 Eliminar filas......................................................................................................................................................... 41 Ocultar filas........................................................................................................................................................... 43 Mostrar filas.......................................................................................................................................................... 45 Formato de Celdas.............................................................................................................................................. 47
OpenOffice / LibreOffice 3.x Introduccin y objetivos de aprendizaje................................................................................................................ 48 Formato de celdas: Fuente................................................................................................................................... 50 Formato de celdas: Alineacin (horizontal)........................................................................................................... 52 Formato de celdas: Bordes................................................................................................................................... 53 Formato de celdas: Color...................................................................................................................................... 55 Formato de celdas: Nmeros................................................................................................................................ 57 Formato de celdas: Alineacin (vertical)............................................................................................................... 60 Formato de celdas: Orientacin del texto.............................................................................................................. 61 Formato de celdas: Ajustar texto automticamente ...........................................................62
Formato de celdas: Ajustar texto al tamao de la celda........................................................................................ 63 Ordenar datos..................................................................................................................................................... 64 Introduccin y objetivos de aprendizaje................................................................................................................ 65 Ordenar datos....................................................................................................................................................... 66 El significado de la ventana Rango del Orden.................................................................................................... 69 Frmulas.............................................................................................................................................................. 70 Introduccin y objetivos de aprendizaje................................................................................................................ 71 Sumar datos......................................................................................................................................................... 73 Asistente de funcin.............................................................................................................................................. 75 Frmulas con operaciones matemticas.............................................................................................................. 78 Cmo crear y escribir una frmula en una celda con operaciones matemticas................................................78 Operaciones matemticas bsicas..................................................................................................................... 80 Cmo crear una frmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo).......................80 Frmulas: copiar y pegar (1)................................................................................................................................. 82 Frmulas: copiar y pegar (2)................................................................................................................................. 84 La Frmula: SI...................................................................................................................................................... 87 Introduccin........................................................................................................................................................ 87 Cmo usar el asistente de funcin para crear una frmula SI..........................................................................88 Cmo crear una frmula SI que tiene ms de una prueba lgica ....................................................................91 Operadores de comparacin ............................................................................................................................. 97 Grficos............................................................................................................................................................... 98 Introduccin y objetivos de aprendizaje................................................................................................................ 99 Grfico circular.................................................................................................................................................... 100 Para cambiar / formatear el grfico................................................................................................................... 104 Grfico de columnas........................................................................................................................................... 108
OpenOffice / LibreOffice 3.x Para cambiar / formatear el grfico................................................................................................................... 113 Imprimir............................................................................................................................................................. 117 Introduccin y objetivos de aprendizaje ............................................................................................................ 118 Formato de papel y mrgenes............................................................................................................................ 119 Definir el rango del papel.................................................................................................................................... 120 Vista preliminar................................................................................................................................................... 121 Salto de pgina................................................................................................................................................... 123 Cmo insertar un salto de pgina..................................................................................................................... 123 Cmo insertar un salto de pgina..................................................................................................................... 125 Ajustar la escala de impresin............................................................................................................................ 126 Encabezamiento................................................................................................................................................. 128 Pie de pgina...................................................................................................................................................... 131 Imprimir............................................................................................................................................................... 134 Cuadro de dilogo Imprimir............................................................................................................................... 134 La impresora que quiere usar........................................................................................................................... 135 Propiedades de la impresora............................................................................................................................ 136 Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir.......................................................................................................... 137 Pginas que quiere imprimir............................................................................................................................. 138 A imprimir!....................................................................................................................................................... 139
Introduccin
Por lo tanto una hoja de clculo se compone de cuadritos que se llaman celdas Las columnas se nombran con letras maysculas (A,B, C...) y las filas con nmeros (1,2,3...) Cada celda recibe un nombre que comienza con la letra de la columna y luego el nmero de la fila para identificar dnde la misma est ubicada, por ejemplo: C5
Se puede analizar los gastos tpicos mensuales de una familia p.ej. gastos totales:
Se puede presentar los gastos tpicos mensuales de una familia p.ej. con un grfico de barras:
Cmo abrir, guardar, y cerrar hojas de clculo Seccin: Crear una nueva hoja de clculo Seccin: Guardar una nueva hoja de clculo Seccin: Abrir una hoja de clculo guardada Seccin: Guardar una hoja de clculo cambiada Seccin: Guardar una hoja cambiada Seccin: Cerrar una hoja de clculo
10
11
Seleccione la carpeta que tiene el archivo que desea abrir usando la lista desplegable de Buscar en:
12
Pulse Abrir
13
Seleccione Guardar
14
Seleccione Cerrar
15
Men Archivo
Seleccione Terminar
16
Seleccionar celdas
17
Para agregar datos a una hoja de clculo o editarla deber entender cmo seleccionar las celdas
Cmo seleccionar celdas Seccin: Seleccionar una celda Seccin: Seleccionar un rango de celdas
18
para bajar: la tecla Intro para avanzar hacia la derecha: tecla Tab para avanzar en cualquier direccin: las teclas de Flechas para moverse, se puede utilizar el mouse
19
Si el rango de celdas incluye ms de una fila arrastre con el mouse desde la primera celda de la primera fila del rango hasta la ultima celda de la ultima fila del mismo:
20
21
Cmo escribir en las celdas de una hoja de clculo Seccin: Escribir en las celdas de una hoja de clculo
Cmo editar lo escrito en las celdas de una hoja de clculo Seccin: Corregir lo escrito en las celdas de una hoja de clculo Seccin: Eliminar lo escrito en las celdas de una hoja de clculo
22
23
Linea de Entrada
24
Pulse la tecla Supr; para suprimir la(s) palabra(s) Aparece la ventana Eliminar contenidos Pulse Aceptar
25
26
Columnas y Filas
27
Cmo modificar, insertar, eliminar y ocultar columnas Seccin: Modificar el ancho de columna Seccin: Insertar columnas Seccin: Eliminar columnas Seccin:Ocultar columnas Seccin: Mostrar columnas
Cmo modificar, insertar, eliminar y ocultar filas Seccin: Modificar el alto de una fila Seccin: Insertar filas Seccin: Eliminar filas Seccin: Ocultar filas Seccin: Mostrar filas
28
29
Insertar columnas
Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna a la derecha de donde quiere insertar la nueva columna Por ejemplo; Columna A
30
Al trmino del procedimiento la nueva columna se insertar automticamente al lado izquierdo de la columna seleccionada:
31
Eliminar columnas
Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna que desea eliminar Por ejemplo; Columna B
32
Antes
Despus
33
Ocultar columnas
Haga clic con el mouse sobre la letra de la columna que desea ocultar Por ejemplo; Columna B
34
Antes
Despus
35
Mostrar columnas
Con el mouse arrastre sobre la letra de la columna antes de la columna que se ocult y la letra de la columna despus de la columna que se ocult:
36
Al trmino del procedimiento la columna que se ocult aparecer nuevamente (Columna B):
Antes
Despus
37
38
Insertar filas
Haga clic con el mouse sobre el nmero de la fila debajo de donde que quiere insertar la nueva fila Por ejemplo; Fila 5
39
Al trmino del procedimiento la nueva fila se insertar automticamente arriba de la fila seleccionada:
40
Eliminar filas
Haga clic con el mouse sobre el nmero de la fila que desea eliminar Por ejemplo; Fila 5
41
Antes
Despus
42
Ocultar filas
Haga clic con el mouse sobre el nmero de fila que desea ocultar Por ejemplo; Fila 2
43
Antes
Despus
44
Mostrar filas
Con el mouse arrastre sobre el nmero de la fila antes de la fila que se ocult y el nmero de la fila despus de la fila que se ocult:
45
Antes
Despus
46
Formato de Celdas
47
48
Cmo formatear celdas de una hoja de clculo Seccin: Formato de celdas Fuente Seccin: Formato de celdas Alineacin (horizontal) Seccin: Formato de celdas Bordes Seccin: Formato de celdas Color Seccin: Formato de celdas Nmeros Seccin: Formato de celdas Alineacin (vertical) Seccin: Formato de celdas Orientacin del texto Seccin: Formato de celdas Ajustar texto automticamente Seccin: Formato de celdas Ajustar texto al tamao de la celda
49
Para cambiar el tamao de fuente Seleccione el tamao de fuente que desea usando la lista desplegable para ello:
50
Para cambiar el estilo de fuente Pulse el icono de negrita o cursiva en la barra de herramientas:
51
Para elegir la Alineacin deber hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo al estilo que desea:
52
Aparece un cuadro que tiene distintas configuraciones de bordes para las celdas Seleccione el tipo de borde que desea Por ejemplo; borde exterior y todas las lneas interiores:
53
Al trmino del procedimiento los bordes de las celdas aparecern segn el tipo de borde seleccionado:
54
Aparece un cuadro que tiene distintos colores Seleccione el color que desea Por ejemplo; Gris
55
Al trmino del procedimiento aparecer el color de fondo para las celdas seleccionadas:
56
57
Tilde / Cambie las opciones que desea para mejorar la presentacin de los datos: (Decimales, Ceros principales, Nmero negativos en rojo, Separador de miles)
58
Se ve cmo la presentacin de los nmeros seleccionados sern modificado dentro de la ventana Pulse Aceptar
Al trmino del procedimiento aparecern la versin modificada de los nmeros En el caso del ejemplo los montos del aporte para clausura ahora tienen un separado de miles (por ejemplo 50.000 en vez de 50000):
59
Antes
Despus
60
Antes
Rupert Parsons 2011
Despus
61
Antes
Despus
62
Antes
Despus
63
Ordenar datos
64
Cmo ordenar datos Seccin: Ordenar datos Seccin: El significado de la ventana Rango del Orden
65
Ordenar datos
Se puede ordenar los datos segn diferentes criterios Tome los nombres de los alumnos/as como un ejemplo:
Si quiere ordenar los datos de los alumnos/as por apellido... Seleccione todos los datos que quiere ordenar incluyendo los ttulos:
66
(si la ventana Rango del Orden aparece vaya a la prxima seccin El significado de la ventana Rango del Orden para entender por qu la misma aparece) Aparece la ventana Ordenar Debajo del ttulo Ordenar segn use la lista desplegable para seleccionar el criterio que desea ordenar, por ejemplo; Apellido y nombre
67
Marque Ascendente o Descendente (ordenar los datos en forma ascendente o descendente) Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo los datos se ordenarn en forma ascendente segn los apellidos:
68
Cuando la ventana Rango del Orden aparece: Pulse Seleccin Actual si solo quiere ordenar los datos del rango de datos que se seleccion. Pulse Seleccin Extendida si quiere seleccionar y ordenar tambin los datos de las celdas adyacentes al rango de celdas que se seleccion.
69
Frmulas
70
El resto del captulo explica cmo crear y cargar frmulas Importante: formatee las celdas correctamente Antes de cargar una frmula en una celda le recomiendo que verifique el formato de la misma y si es necesario cmbielo. Para celdas que tienen frmulas normalmente tiene que usar el formato de celdas para nmeros. Se debe a que las celdas que tienen frmulas normalmente muestran resultados numricos. Vaya al captulo Formato de Celdas y especialmente a la seccin Formato de celdas: Nmero para mayor ilustracin.
Rupert Parsons 2011 71
Introducir el uso de frmulas y herramientas que le ayuda a crear frmulas Seccin: Sumar datos Seccin: Asistente de funcin
Cmo crear frmulas con operaciones matemticas Seccin: Frmulas con operaciones matemticas
Cmo copiar y pegar frmulas Seccin: Frmulas copiar y pegar (1) Seccin: Frmulas copiar y pegar (2)
72
Sumar datos
Seleccione la celda donde desea que est el resultado de la suma Pulse el smbolo
Automticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14 Pulse el icono Aplicar
73
Al trmino del procedimiento ver el resultado de la suma en la celda seleccionada, como en el ejemplo:
74
Asistente de funcin
Por ejemplo para calcular el promedio usando el asistente de funcin deber ubicarse en la celda donde quiere que se escriba el resultado Pulse Asistente: funciones
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione PROMEDIO Pulse Siguiente
75
Aparecer una ventana en la que automticamente se van escribiendo las celdas que va seleccionando. Para seleccionar dichas celdas deber arrastrar el cursor sobre todas las celdas necesarias, por ejemplo; Edad (B2:B14) Pulse el icono Maximizar
76
Aparece de vuelta la ventana Asistente de funcin; con los datos correspondientes Pulse Aceptar
77
78
La frmula matemtica para la primera fila en el ejemplo es: 50.000 * 100 / 50.000 En lugar de escribir el monto 50.000 escriba el nombre de la celda que contiene de cunto se pag, en este caso C2 (vea la imagen en la pagina anterior y vaya al primer captulo: Introduccin seccin: Introduccin a hojas de clculos para mayor ilustracin de nombres de celdas). Para escribir el nombre de la celda C2 se puede hacer un clic sobre la celda en cuestin despus de =. Se escribir automticamente el nombre de la celda donde corresponda:
Antes
Despus
Para entender cmo calcular el porcentaje de los dems datos vaya a la seccin Frmulas: copiar y pegar (1) de este captulo.
Rupert Parsons 2011 79
Le recomiendo que practique crear frmulas en las celdas de una hoja de clculo con las operaciones arriba.
Cmo crear una frmula que calcula porcentajes (usando el formato de celdas para el mismo)
Normalmente para celdas que tienen frmulas tiene que formatear estas celdas como nmeros. (Vaya a la seccin: Introduccin de este captulo para mayor ilustracin) Sin embargo en el caso de porcentajes hay un formato de celdas especficamente diseado para los mismos que simplificar la frmula que calcula porcentajes y mejorar la presentacin de los resultados: Seleccione la celda donde desea que aparezca el resultado:
80
Men Formato Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas Seleccione la pestaa Nmeros Seleccione Porcentaje (en la lista que se ubica debajo del ttulo Categora) Tilde las opciones que desea para mejorar la presentacin de los datos Por ejemplo; nmero de decimales Pulse Aceptar
Para calcular el porcentaje con este formato no tiene que multiplicar por 100. Solamente tiene que dividir los nmeros: En el caso del ejemplo que se us en la seccin anterior solo escriba en la linea de entrada C2 / 50000 en vez de C2 * 100 / 50000 Aparecer el resultado esperado con el smbolo % (100%), como en el ejemplo:
Para entender cmo calcular el porcentaje de los dems datos vaya a la seccin Frmulas: copiar y pegar (1) de este captulo.
81
82
Pulse el icono Pegar Al trmino del procedimiento las otras celdas del rango tendrn la frmula y los resultados esperados aparecern:
Importante: Deber leer esta seccin y la siguiente seccin Frmulas: copiar y pegar (2) para entenderla completamente y evitar errores.
83
84
Sin embargo, si se usa el nombre de la celda para el total a pagar hay una problema si va a copiar y pegar la frmula: Cuando la frmula para el porcentaje en la primera celda se inserte a la celda de abajo la frmula cambiar a la siguiente: = C3 * 100 / C18 Los nombres de las celdas que se registraron en la frmula original cambiarn de C2 a C3 y de C17 a C18. Los nombres de las celdas cambian segn la posicin relativa de la celda que recibe la copia de la frmula a la ubicacin de la frmula original (una fila de diferencia). El nombre de la celda C3 es correcto para el monto que se pag en la fila de abajo pero ahora el nombre de la celda C18 es incorrecto para el total a pagar por cada alumno/a:
La celda para el total a pagar registra un error (#DIV/0!). Se debe a que en la frmula, el nombre de la celda incorrecto para el monto a pagar (C18), no tiene un monto:
85
Para fijar el nombre de la celda a C17 para el monto a pagar inserte el smbolo $ antes y despus de la letra C en la frmula de la primera celda: = C2 * 100 / $C$17 Cuando la frmula para el porcentaje en la primera celda est pegada a la celda de abajo la frmula cambiar a la siguiente: = C3 * 100 / $C$17 Ahora el nombre de la celda para el total a pagar por cada alumna (C17) no cambia:
86
La Frmula: SI
Introduccin
La frmula SI es una de las ms tiles que tiene Calc Esta frmula comprueba si cumple una condicin (prueba lgica) Por ejemplo: Si el contenido de la celda A2 es mayor que 20.000 (A2 > 20000) Si la condicin se cumple (verdadero), la frmula dar un valor Por ejemplo: la palabra Dentro del Presupuesto aparece si el contenido de la celda A2 es mayor que 20.000 Si la condicin no se cumple (falso), la frmula dar un otro valor Por ejemplo: la palabra Fuera del Presupuesto aparece si el contenido de la celda A2 es menor o igual a 20.000 La sintaxis de la frmula SI: SI (prueba lgica;valor si verdadero;valor si falso) En el caso del ejemplo arriba la frmula SI es la siguiente: =SI(A2>20000;Dentro del Presupuesto;Fuera del Presupuesto) prueba lgica valor si verdadero valor si falso
Observaciones:
Tiene que introducir el texto entre comillas Aunque en el caso del ejemplo la frmula SI da un texto (Dentro del Presupuestoo Fuera del Presupuesto) no use el formato de celdas para texto. Use el formato de celdas para nmeros
87
Se puede usar la frmula SI para automticamente dar los puntos correctos: Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la frmula SI Pulse el icono Asistente: funciones
88
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: B2=Asuncin (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lgica se puede pulsar el icono Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. Vaya a la seccin Asistente de funcin de este captulo para mayor ilustracin)
89
Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: 5 Escriba el valor si la condicin no se cumple (falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: 0 Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de funcin escribe: =SI(B2="Asuncin";5;0) Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:
90
Prueba lgica 2: Si C2=Sra. Si es verdadero: Estimada Prueba lgica 3: Si C2=Srta. Si es verdadero: Estimada
Ubicarse en la celda donde quiere que se escriba la frmula SI Asegrese que la celda tenga el formato de celdas para nmeros Pulse el icono Asistente: funciones
91
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Prueba lgica 1: Si C2=Sr. / Si es verdadero: Estimado Escriba la primera prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: C2=Sr. (En vez de escribir el nombre de la celda en el cuadrito Prueba_lgica se puede pulsar el icono Seleccionar a la derecha del mismo para que se escriba el nombre de la celda. Vaya a la seccin Asistente de funcin de este captulo para mayor ilustracin)
92
Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimado
Prueba lgica 2: Si C2=Sra. / Si es verdadero: Estimada Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso
93
Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente
Escriba la segunda prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: C2=Sra.
94
Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimada
Prueba lgica 3: Si C2=Srta. / Si es verdadera: Estimada Pulse el icono fx a la izquierda del cuadrito Valor_si_falso Aparece la ventana Asistente de funcin En la lista de las funciones busque y seleccione SI Pulse Siguiente Escriba la tercera prueba lgica en el cuadrito Prueba_lgica En el caso del ejemplo: C2=Srta. Escriba el valor si la condicin se cumple (verdadero) en el cuadrito Valor_si_verdadero En el caso del ejemplo: Estimada
95
Si las condiciones no se cumplen Escriba el valor si las condiciones no se cumplen (falso) en el cuadrito Valor_si_falso En el caso del ejemplo: Error (si Sr., Sra., o Srta. no se registraron en la celda B2) Pulse Aceptar
En el caso del ejemplo el asistente de funcin escribe: =SI(C2="Sr.";"Estimado";SI(C2="Sra.";"Estimada";SI(C2="Srta.";"Estimada"; "Error"))) Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:
96
Se puede copiar y pegar la frmula SI a las otras celdas del saludo (Vaya a la seccin Formulas: copiar y pegar (1) para mayor ilustracin)
Operadores de comparacin
En los ejemplos que se usaron en esta seccin la operadora = se us en las pruebas lgicas La siguiente tabla tiene todos los operadores de comparacin que puede usar para crear una prueba lgica: Operaciones de comparacin Igual a Mayor que Menor que Igual o mayor que Igual o menor que Distinto de Smbolo = > < >= <= <> Ejemplos de Significado pruebas lgicas A1=45 A1>45 A1<45 A1>=45 A1<=45 A1<>45 A1 es igual a 45 A1 es mayor que 45 A1 es menor que 45 A1 es igual o mayor que 45 A1 es igual o menor que 45 A1 es distinto de 45
97
Grficos
98
Cmo crear y formatear grficos Seccin: Grfico circulo Seccin: Grfico de columnas
99
Grfico circular
Seleccione los datos que necesita para presentar en la forma del grfico circular, con el ttulo correspondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGAR Pulse el icono Grficos
100
Seleccione la opcin Crculos (se ubica debajo del ttulo Seleccione un tipo de grfico) Pulse Siguiente
Pulse Siguiente
101
Pulse Siguiente
Escriba el ttulo del grfico. En este caso PAGADO Y NO PAGADO CLAUSURA Pulse Finalizar
102
103
Haga clic derecho con el mouse Un nuevo men aparece Seleccione Insertar etiquetas de datos sencillos
104
Haga clic derecho con el mouse El men aparece Seleccione Formato etiquetas de datos sencillos...
Aparece la ventana Etiqueta para las series de dato (etc..) Desmarque Mostrar valores como nmeros Tilde Mostrar valores como porcentaje Pulse Aceptar
105
Al trmino del procedimiento aparecer el porcentaje que corresponda a la parte del grfico para Total Por Pagar:
Para mostrar el porcentaje de la otra parte del crculo... Haga clic con el mouse en la otra parte del crculo:
106
El resto de los pasos son iguales a lo que se explic en las pginas anteriores para la parte del crculo Total por pagar: Haga clic derecho con el mouse Un nuevo men aparece Seleccione Insertar etiquetas de datos sencillos Haga clic derecho con el mouse El men aparece Seleccione Formato etiquetas de datos sencillos... Aparece la ventana Etiqueta para las series de dato (etc..) Desmarque Mostrar valores como nmeros Tilde Mostrar valores como porcentaje Pulse Aceptar Al trmino del procedimiento aparecer el porcentaje que corresponde a la parte del grfico para Total Pagado:
107
Grfico de columnas
Tome el porcentaje pagado del aporte por cada alumno como un ejemplo. Seleccione una celda en la cual colocar el grfico:
108
Aparece la ventana Asistente de grficos Seleccione el estilo de las columnas que desea Pulse Siguiente
109
Seleccione los datos que desea agregar incluyendo el ttulo En el caso del ejemplo los datos del Porcentaje Pagado (incluyendo el ttulo):
110
Pulse el icono Seleccionar un rango de datos (que se ubica bajo la opcin Categoras)
Seleccione los nombres a ser agregados a las columnas de datos en lugar de 1,2.3... En el caso del ejemplo seleccione los Apellidos y nombres (Seleccione los datos sin el ttulo)
Seleccione los nombres a ser agregados a las columnas de datos en lugar de 1,2,3
111
Pulse Siguiente
Rango de datos seleccionados que tiene los nombres para las columnas (apellido y nombre)
Escriba el ttulo del grfico, por ejemplo: Porcentaje Pagado Pulse Finalizar
112
113
Haga clic derecho con el mouse Un nuevo men aparece Seleccione Formato de ejes...
114
Seleccione 90 Grados (que se ubica bajo el ttulo Orientacin del texto) Pulse Aceptar
115
Agrande el grfico hasta que todos los datos (los nombres de los alumnos) estn dentro del mismo:
116
Imprimir
117
Cmo configurar una hoja de clculo para imprimir Seccin: Formato de papel y mrgenes Seccin: Definir el rango de papel Seccin: Vista Preliminar Seccin: Salto de pgina Seccin: Ajustar la escala de impresin
Cmo hacer un encabezamiento y un pie de pgina Seccin: Encabezamiento Seccin: Pie de pgina
118
Aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado Seleccione la pestaa Pgina Seleccione el formato de papel que desea (debajo del ttulo Formato de papel) Seleccione los mrgenes que desea (debajo del ttulo Mrgenes) Pulse Aceptar
119
120
Vista preliminar
En la vista preliminar se podr visualizar en pantalla lo que ha seleccionado para imprimir y cmo estar impreso. Seleccione los siguientes puntos en secuencia: Men Archivo Seleccione Vista preliminar
En el ejemplo se puede observar que no cabe la informacin y el grfico en una misma pgina:
121
La solucin a ste problema: Si desea imprimir datos y grfico en hojas separadas deber insertar un salto de pgina Vaya a la seccin: Salto de pgina para entenderlo Si desea imprimir datos y grficos en una misma hoja deber ajustar la escala Vaya a la seccin: Ajustar la escala de impresin para entenderlo
122
Salto de pgina
Cmo insertar un salto de pgina
Seleccione la columna o fila donde quiere insertar el salto de pgina (en el ejemplo la columna que separa los datos del grfico) Men Insertar Seleccione Salto manual Seleccione Salto de columna o Salto de fila
Automticamente aparecer el salto de pgina en la forma de una lnea de color azul, en el caso del ejemplo separando los datos del grfico:
123
Para verificar la impresin, vala en Vista preliminar En el caso del ejemplo, despus de realizar el salto de pgina, los datos aparecen en la primera pgina y el grfico aparece en la segunda pgina. Pgina 1:
Pgina 2:
124
125
Aparece la ventana Estilo de hoja: Predeterminado Seleccione la pestaa Hoja Ajuste el Factor de escala (%) para reducir o aumentar el tamao de la impresin Pulse Aceptar
126
Para verificar la impresin, vala en Vista preliminar En el caso del ejemplo, despus de cambiar la escala de impresin (de 100% a 80%), los datos y el grfico aparecen en la misma pgina:
127
Encabezamiento
Seleccione los siguientes puntos en secuencia: Men Editar Seleccione Encabezamientos y pies de pgina...
128
Hay tres reas: rea izquierda, rea central y rea derecha Deber ubicar el cursor en el rea que quiere escribir y luego escriba Por defecto el nombre de la hoja aparece en el rea central (vea la imagen de la ventana en la pgina anterior) pero se lo puede eliminar Puede utilizar los iconos de Encabezados personalizados para formatear y agregar datos para el encabezamiento (vea abajo para mas detalles) Cuando haya terminado de escribir: Pulse Aceptar
Los iconos de Encabezados Personalizados ms utilizados son los siguientes: para cambiar los atributos de texto (la fuente, el estilo y el tamao de la letra) para agregar el nombre de archivo para agregar el nmero de la pgina
129
Lo escrito para el encabezamiento no aparecer en la hoja, pero se puede verlo en vista preliminar o cuando imprima la hoja:
130
Pie de pgina
Seleccione los siguientes puntos en secuencia: Men Editar Seleccione Encabezamientos y pies de pgina...
131
Hay tres reas: rea izquierda, rea central y rea derecha Deber ubicar el cursor en el rea que quiere escribir y luego escriba Por defecto el nmero de pgina aparece en el rea central (vea la imagen de la ventana en la pgina anterior) pero se lo puede eliminar Puede utilizar los iconos de Pie de pgina personalizado para formatear y agregar datos para el pie de pgina (vea abajo para mas detalles) Cuando haya terminado de escribir: Pulse Aceptar
Los iconos de Pie de pgina personalizado ms utilizados son los siguientes: para cambiar los atributos de texto (la fuente, el estilo y el tamao de la letra) para agregar el nombre de archivo para agregar el nmero de la pgina
132
Lo escrito para el pie de pgina no aparecer en la hoja, pero se puede verlo en vista preliminar o cuando imprima la hoja:
133
Imprimir
Cuadro de dilogo Imprimir
Men Archivo Seleccione Imprimir...
La impresora que quiere usar Propiedades de la impresora Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir Pginas que quiere imprimir
134
Si la impresora que se seleccion no es la impresora que quiere usar seleccione la impresora correcta de la lista de impresoras:
135
Propiedades de la impresora
Pulse Propiedades...
Aparece la ventana Propiedades Busque en las pestaas para encontrar la lista desplegable para el tamao de papel Asegrese que el tamao de papel que se seleccion corresponde al tamao de papel que se seleccion para la hoja (vea la seccin: Formato del papel y mrgenes). Si el tamao de papel que se seleccion en la ventana Propiedades no corresponde al tamao de papel que se seleccion para el documento, use la lista desplegable para seleccionar el tamao de papel. Pulse Aceptar
136
Si quiere imprimir todas las hojas que tienen datos marque Todas las hojas
Si quiere imprimir slo un rango de las celdas que se selecciona marque Celdas seleccionadas
137
138
A imprimir!
Prenda la impresora Coloque papel que corresponde al tamao de papel para el documento que quiere imprimir
Pulse Imprimir
139