EXPLEO Em busca do melhor vôo aos projetos da sua empresa OUTUBRO DE 2005

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Melhores práticas:
investigando o PMBOK
André Silveira, PMP

Produzido a partir da experiência de dezenas As áreas de conhecimento do

de gerentes de projetos em diversos países e gerenciamento de projetos
indústrias, o PMBOK, Project Management
Book of Knowledge, Um guia do conjunto de O guia é estruturado em nove áreas de
conhecimentos em gerenciamento de conhecimento, a saber:
projetos reúne as melhores práticas em • Gerenciamento de Integração
gerenciamento de projetos.
• Gerenciamento do Escopo
Nosso objetivo é explorar sua estrutura e
apresentar alguns conceitos com o intuito de • Gerenciamento do Tempo
educar o leitor sobre o conteúdo e a
• Gerenciamento de Custos
importância da aplicação do que é
considerada a mais completa base de • Gerenciamento da Qualidade
conhecimentos sobre o assunto.
• Gerenciamento de Recursos Humanos

Por que você deveria conhecer • Gerenciamento das Comunicações

este guia? • Gerenciamento de Riscos
Todos nós executamos tarefas diariamente • Gerenciamento de Aquisições
que impactam, direta ou indiretamente, os
projetos de nossas empresas. Cada área descreve conhecimentos e práticas
necessárias com base nos processos que os
Pense comigo na definição apresentada pelo compõem. Por exemplo, a área de
PMI sobre o que é um projeto: “Esforço Gerenciamento de Integração do Projeto
temporário realizado para criar um produto descreve os processos necessários para
ou serviço único.” Temporário, tem início e assegurar que os vários elementos do projeto
fim claros. Único, o produto ou serviço sejam adequadamente coordenados. Contém
criado, é diferente de alguma forma em a elaboração do plano do projeto, sua
relação a todos os outros produtos ou execução e controle integrado de alterações.
serviços já criados.
A última edição do PMBOK contém 44
Quando você lança um produto, implanta um processos. Para que você tenha idéia de
sistema, faz um evento, cria um treinamento como estes processos podem ajudá-lo
para sua equipe de vendas ou constrói um escolhemos seguir uma situação corriqueira,
edifício você está envolvido em um projeto apresentando como um destes processos
que tem prazo, orçamento e objetivos a contribui no seu gerenciamento.
serem cumpridos.
As empresas buscam por profissionais que Situação:
lhe tragam resultados, você sabe que seu Atraso devido a constantes
sucesso profissional está intimamente ligado mudanças de escopo
ao sucesso dos projetos em que você está
envolvido. Uma das mais importantes áreas de
conhecimento, a área de Gerenciamento de
Aplicar as melhores práticas em Escopo estabelece resultados que
gerenciamento de projetos é aumentar as influenciarão o projeto durante todo o seu
chances de seu sucesso profissional. ciclo de vida, desde a iniciação, passando
pelo planejamento, execução controle e
encerramento.

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Mudanças muitas vezes são inevitáveis. • Como as solicitações de mudanças são

Sabemos que o gerenciamento de um projeto normalmente feitas? Informalmente?
é uma atividade progressiva, ou seja, avança Existe alguma análise de impacto? Quem
por etapas, assim as características do as analisa? Quem as aprova?
produto podem sofrer mudanças à medida Muitas vezes pela falta de processos
que o projeto caminha, ao mesmo tempo é definidos ou falta de informações,
importante que estas mudanças não alterem decisões são tomadas sem a devida
o escopo do projeto. análise de impacto. Pequenas mudanças,
aparentemente inofensivas, podem gerar
Diversas são as razões que motivam a
grandes atrasos ou re-trabalho. Torna-se
existência de mudança do escopo, assim
fundamental a identificação dos
escolhemos alguns questionamentos cujas
impactos gerados pela solicitação da
respostas descrevem processos, técnicas e
mudança, apontando desvios de prazo
ferramentas que nos auxiliam no seu
de entrega, re-trabalho ou aumento de
tratamento.
custos. Um processo de aprovação de
• A mudança solicitada contribui para os mudanças permite o ajuste das
propósitos para qual o produto está expectativas entre as partes evitando
sendo criado? surpresas e desentendimentos.
A existência de um documento, neste
• Existe um número limite de mudanças
caso chamado de Declaração de
estabelecido antes da assinatura do
Escopo, aprovado pelas partes
contrato? Para que tipo de mudanças? A
interessadas, permite uma análise da
definição de mudanças pequenas é
efetiva contribuição da mudança
compreendida igualmente pelas partes
solicitada evitando trabalho inútil,
interessadas?
portanto custo e tempo gastos
Um Plano de Gerenciamento do Escopo
indevidamente.
descreve como as atividades de
• Todas as partes interessadas têm o mudança de escopo serão identificadas,
mesmo entendimento sobre os principais classificadas e integradas ao projeto.
produtos gerados pelo projeto? Nele você encontra o que é considerado
Muitas vezes as mudanças são uma mudança, como ela deve ser
solicitadas devido ao mau entendimento avaliada e aprovada, por quem e
dos sub-produtos produzidos pelo quando.
projeto. Por exemplo, um cliente
A figura a seguir descreve um dos
entende que a personalização de um
processos da área de conhecimento
módulo de um sistema adquirido fazia
Gerenciamento do Escopo, chamado
parte dos serviços de implantação
Controle de Alterações do Escopo.
inicialmente contratados. Conhecido
como EAP, Estrutura Analítica do
Projeto, ou WBS (Work Breakdown
Structure), esta ferramenta gera um
documento que é uma das principais
referências ao escopo. Ele registra os
principais componentes do projeto e, em
conjunto com outros documentos como
o Plano Sumário do Projeto e o
Dicionário da EAP, obtém um
entendimento único por parte de todos
os envolvidos no projeto.
A aprovação da criação e alterações da
EAP busca registrar todo o escopo do
projeto de forma que todas as partes
interessadas tenham seu mesmo
entendimento.

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Todos os processos são descritos utilizando • sincronize melhor o fluxo de caixa do

esta estrutura: Entradas, Ferramentas e projeto
Técnicas e Saídas. Saídas de muitos • contrate melhor seus fornecedores,
processos vão servir como entradas para minimizando atrasos e disputas
outros. • tenha uma melhor comunicação,
estabelecendo o conteúdo, formato e
Em nosso exemplo temos como ferramentas
freqüência adequados para cada parte
o uso de um sistema de controle de
interessada
mudanças que define os procedimentos
• identifique, qualifique e quantifique
através dos quais o escopo do projeto pode
riscos do projeto, preparando planos de
ser alterado. Ele inclui documentos, sistemas
resposta
de acompanhamento e níveis de aprovação
• estabeleça métricas de desempenho e as
necessários para autorização das alterações.
acompanhe de forma consistente
Técnicas de medição de desempenho são permitindo assim uma análise eficaz
usadas para avaliar o impacto da variação • aproveite as lições aprendidas evitando
em relação à linha base de escopo a repetição de erros em outros projetos
estabelecida cuja identificação das causas semelhantes
pode auxiliar na sua redução. • selecione, mobilize e desenvolva seus
recursos humanos, maximizando seu
Integração entre processos desempenho

A partir das saídas da definição do escopo É importante salientar que o PMBOK não é
podemos ter a lista de atividades necessárias uma metodologia, onde você tem um roteiro
para execução do projeto. A partir da lista de pré-definido, passo a passo, das atividades
atividades podemos desenvolver estimativas necessárias ao gerenciamento de seus
de tempo e perfis de profissionais projetos.
necessários a sua execução que, Existem diversas metodologias baseadas no
conseqüentemente, permitirão a criação de PMBOK, onde você tem centenas de
cronogramas e alocação de recursos, documentos modelos, procedimentos e
respectivamente. métricas pré-definidos, que podem ser
A aplicação dos processos descritos no adaptados às suas necessidades.
PMBOK permite que você : Esta abordagem permite que você coloque
• antecipe atrasos tomando as ações em prática estes processos em um espaço de
corretivas necessárias tempo mais curto, uma vez que você não
• aloque recursos mais eficazmente precisa criar uma metodologia do ponto zero.

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Conclusões
A aplicação das melhores práticas no
ambiente de trabalho constitui um grande
desafio para as empresas, devendo
contemplar não só o seu conhecimento mas
também o desenvolvimento das atitudes
necessárias para que este conhecimento
possa ser colocado em prática com sucesso.
Trata-se de um processo de aprendizado
contínuo que tem como uma de suas etapas
iniciais mais importantes a disseminação do
conhecimento.
O sucesso de uma implantação do uso das
melhores práticas deve ser acompanhado de
um plano de implantação que respeite o
estado atual de maturidade em
gerenciamento da empresa, galgando etapas
de forma eficaz e consistente.
Este plano orienta sua empresa na
identificação das competências que precisam
ser desenvolvidas, priorizando as áreas de
conhecimento deficientes e aproveitando os
processos que atualmente sua empresa já
tem excelência.
O PMBOK não é a única base de
conhecimentos que pode auxiliá-lo, mas
certamente é uma importante instrumento
para que você tenha sucesso em seus
projetos.
A cada quatro anos uma nova versão é publicada
pelo PMI – Project Management Institute
www.pmi.org, nela são encontradas novas
ferramentas e técnicas, processos revisados e/ ou
adicionados. Sua última edição data de 2004,
também conhecida por Terceira edição, possui uma
versão em português que pode ser adquirida via
Internet utilizando este link:
http://www.pmibookstore.org/PMIBookStore/produ
ctDetails.aspx?itemID=367&varID=1.

André Silveira, PMP, MBA

Especialista em planejamento, gestão e controle de
projetos, certificado PMP, Project Management
Professional, pelo Project Management Institute,
que representa a instituição de maior prestígio
internacional em Gerenciamento de Projetos.
Engenheiro, Administrador possui MBA em
Marketing, com vasta experiência e vivência
internacional em gestão de projetos.
Sócio-diretor da Expleo.

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