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Funciones de la Administración
La administración se produce mediante la realización de una serie de funciones, siendo
las más importantes las siguientes:
Toma de decisiones.
Planificación.
Organización.
Ejecución.
Coordinación.
Comunicación.
Control y evaluación.
Para que haya administración efectiva, todas estas funciones deben actuar como un
todo, no pueden trabajar aisladamente. Esta concepción integral es lo que permite
conceptualizar a la administración como un proceso.
La toma de decisiones
La toma de decisiones se define como “la facultad de escoger la mejor y más
conveniente alternativa de un conjunto posible de ellas”.
Esto quiere decir que, antes de llevar a cabo una gestión administrativa, debemos
sopesar cuál es la mejor forma de realizarla en términos de costos, producción,
productividad y metas a lograr. En fin, determinar cuál es la más conveniente para los
objetivos que nos proponemos lograr.
La planificación
La planificación es escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades
propuestas, que se suponen necesarias para lograr resultados deseados”
A través de esta función se pone en práctica la alternativa que se seleccione como mejor
y más conveniente.
La organización
La organización se ha definido como la combinación de personal, equipo, herramientas
y materiales, reunidos con alguna coordinación sistemática y efectiva, con el fin de
alcanzar objetivos definidos.
Importancia de la organización
permite lograr los objetivos propuestos con menor esfuerzo y gasto.
Permite ahorrar energía y la fricción y contratiempos entre las personas se reducen al
mínimo.
Permite que cada miembro del grupo cepa con precisión cuáles son las actividades que
debe desempeñar.
La ejecución
La ejecución en la función que dentro del proceso administrativo permite poner en
marcha el plan.
Esta función tiene que ver con aspectos como los siguientes:
Establecer calendario de realizaciones o cronogramas
Presupuesto
Programa de actividades con su respectivo orden de prioridades
La coordinación
La coordinación es la función que permite el funcionamiento eficiente de la
organización y que la ejecución marche sin tropiezos, para ello es indispensable tener
una dirección acertada.
La coordinación hace que trabajen apropiadamente las líneas de autoridad, las distintas
unidades funcionales, que se respeten los canales jerárquicos y de comunicación.
La coordinación garantiza el logro de los objetivos propuestos y la identificación del
personal involucrado con los fines que se persiguen.
La comunicación
La comunicación es el intercambio verbal, escrito, visual que permite transmitir y
conocer criterios, informaciones, pensamientos y aspiraciones que puede influir en el
comportamiento de los individuos integrantes de un grupo determinado
Los medios más usuales para comunicarnos son: las entrevistas, las reuniones, los
recursos audiovisuales, las circulares.
El control y la evaluación
Controlar significa procurar que todo se desarrolle de acuerdo con las reglas
establecidas y las órdenes dadas.
Es necesario controlar los resultados producidos por las actividades que se cumplen
dentro del plan previsto.
El control se hace evidente a través de las informaciones relacionadas con la forma en
que se están logrando los objetivos previstos y de los informes periódicos acerca de
como está trabajando cada unión funcional, lo cual permite detectar los problemas que
se presentan.
Estas informaciones permiten rectificar los errores cometidos y reorientar las
actividades.
Los resultados obtenidos deben ser periódicamente evaluados para ver la posibilidad de
mantener o cambiar las orientaciones.
La evaluación “es el proceso autocrítico que permitirá determinar si los objetivos
planteados fueron logrados y en caso negativo por qué”.
La Ejecución de Planes en el Tiempo
Se ha dicho que la planificación es “previsión” del futuro; de acuerdo con esto, prever
es estructurar el futuro y articular programas de acción.
Se fijan plazos definidos para la ejecución de las acciones que se planifican.
La clase de actividad.
Los recursos disponibles.
Las posibilidades de control.
Los objetivos perseguidos.
El plazo es, pues, el tiempo o lapso fijado para el cumplimiento de una o varias
acciones.
Formulación de objetivos
Consiste en proponerse los objetivos que se aspiran lograr. Es conveniente que participe
la mayor cantidad de personas en forma directa o indirecta y que aquellos participantes
encargados de llevarlo a cabo estén plenamente identificados con ellos.
La formulación de los objetivos debe hacerse de tal manera que permita la realización
de actividades que puedan ser medidas y cuantificadas.
Metodología
Formulados los objetivos y determinadas las metas es imprescindible determinar los
modos de proceder para lograr tales objetivos.
Ejecución y evaluación
La ejecución es el elemento mediante el cual se llevan a cabo los programas diseñados,
para ello es necesario:
Como existen más horas de ocio, se plantea el problema de cómo administrar ese
tiempo, que hacer durante el tiempo libre.
Para dar respuesta a esta inquietud es necesario abordar el problema desde dos puntos
de vista:
El tiempo libre en la vida hogareña
El uso más efectivo del tiempo en la vida escolar
El horario de estudio debe estar dividido en dos o tres períodos y abarca, por lo menos
dos o tres horas de trabajo diario.
El horario debe ser elaborado por el mismo alumno y debe seguirlo con la mayor
puntualidad.
Una vez hecha la lectura, se seleccionan y valorar los hechos más importantes. Si el
libro es propio puede hacerse mediante el subrayado, en caso contrario se busca una
libreta de notas o se elaboran fichas.
El subrayado: es una técnica muy personal, sin embargo, se han señalado algunas reglas
generales.
En resumen: consiste en escribir con palabras propias las ideas esenciales leídas,
subrayadas.
Las fichas: son de dos tipos, las bibliográficas y las de contenido. Las fichas
bibliográficas contienen los datos generales del libro leído. Ejemplo: autor, a nombre de
la obra, editorial, fecha de edición, página de donde ha sido tomada la cita.
La ficha de contenido contiene los datos o informaciones que se utilizan para redactar
un nuevo cuerpo de información o texto.
La las fichas de contenidos conceptuales, de resumen y mixtas.