Financial Control and Accountability

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\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-453\slmult0 \fs28\cf0\f0\charscalex100\b {OVERVIEW
}\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Brief description }\b0
\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
826\slmult0 \fs38\cf1\f0\charscalex100 {Financial Control and
Accountability }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {This
toolkit provides an introduction for the non-financial manager or leader on
controlling }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the
finances of the organisation in such a way that the organisation can be held
financially }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{accountable. It looks at the basics of a good bookkeeping system, at the
importance of }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{having financial policies and how to develop them. It also spells out the role of
key structures }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {in
financial control and accountability, making a distinction between the Board and
the CEO }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {of the
organisation. There is a section dealing with the annual external audit, and
several }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {examples
to illustrate the financial control tools dealt with in the toolkit. The whole
toolkit is }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {geared
towards enabling a non-financial manager or leader to manage the finances in
an }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {informed and
competent way. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Who
should use this toolkit and when? }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
toolkit is an introduction to financial control and accountability for non-
financial }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{organisational or project leadership. Many people in leadership positions in civil
society }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{organisations and projects find themselves dealing with large sums of money when
they }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {have little
or no knowledge or experience about how to manage money. This toolkit
is }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {intended to
give such people a basic understanding of some of the issues and \uc1\u8220Xhow
to\uc1\u8217Xs.\uc1\u8221X It }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {will not turn them into bookkeepers or accountants.
But it will provide them with a reference }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {tool to help them understand some of the concepts and
approaches. This toolkit should be }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {used together with the toolkit
on }\fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Budgeting}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { and
the toolkit on }\fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Developing a Financing }\i0
\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Strategy. }\i0
\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Why have a toolkit on financial control and
accountability? }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Many non-
financial leaders and managers in civil society organisations are overwhelmed
by }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the jargon of
financial management. Sometimes they avoid their responsibilities in
this }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {regard
because the jargon makes them feel stupid. This toolkit should help them to fulfil
}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {their obligation
to be financially accountable. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Who
should use this toolkit? }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
toolkit should be of use to the non-financial leadership of any project or
organisation, at }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{the senior, middle and project levels. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {When
will this toolkit be useful? }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
toolkit will be useful when: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { A non-
financial leader or manager wants to familiarise himself/herself with what
is }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {necessary for
financial control and accountability.}\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { A non-financial leader or manager wants to refer to a
specific aspect of financial }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {control and
accountability.}\par\pard\sect\sectd\sbknone\cols2\colno1\colw9013\colsr-
0\colno2\colw2426\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
346\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\i {Financial Control and Accountability
Toolkit by Janet Shapiro (email: }\i0 \fs16\cf2\f0\charscalex100\i \ul
{toolkits@civicus.org}\i0 \ul0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\i {) }\i0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-346\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\i {- 1
- }\i0 \par\pard\sect\sectd\sbknone\pard\sect\sectd\sbkpage{\shp
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\*\tx4026\*\tx7013\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {OVERVIEW }\b0 \tab
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36 }\par\pard\li7426\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li7426\ri0\sl-
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\fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.37 }\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
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\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0 \fs18\cf7\f1\charscalex100 {Cash
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{Forecast}\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
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\fs18\cf0\par\pard\li1413\ri0\sl-306\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Setting
up a }\b0 \par\pard\li1413\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f0\charscalex100\b
{bookkeeping }\b0 \par\pard\li1413\ri0\sl-240\slmult0
\*\tx2186\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {system }\b0 \tab \fs16\cf2\f1\charscalex100
{p.3 }\par\pard\li1413\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1413\ri0\sl-
{Why do we need }\par\pard\li1413\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf7\f1\charscalex100
{bookkeeping? }\fs14\cf2\f1\charscalex100 {p.4}\par\pard\li1413\ri0\sl-
{What is the basis of the }\par\pard\li1413\ri0\sl-200\slmult0
\fs18\cf7\f1\charscalex100 {system? }\fs16\cf2\f1\charscalex100
253\slmult0 \fs18\cf7\f1\charscalex100 {Providing a
framework }\par\pard\li1413\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf7\f1\charscalex100 {for the
system }\fs14\cf2\f1\charscalex100 {p.6}\par\pard\li1413\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1413\ri0\sl-253\slmult0 \fs18\cf7\f1\charscalex100 {Computers
or Manual? }\par\pard\li1413\ri0\sl-213\slmult0 \fs16\cf2\f1\charscalex100
253\slmult0 \fs18\cf7\f1\charscalex100 {Record-keeping }\fs16\cf2\f1\charscalex100
{p.8 }\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Financial }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-253\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Policies }\b0 { }\fs16\cf2\f1\charscalex100
253\slmult0 \fs18\cf8\f1\charscalex100 {Why have }\par\pard\li0\ri0\sl-
213\slmult0 \fs18\cf8\f1\charscalex100 {them? }\fs16\cf2\f1\charscalex100
346\slmult0 \fs18\cf8\f1\charscalex100 {Who makes them? }\par\pard\li0\ri0\sl-
226\slmult0 \fs18\cf2\f1\charscalex100 {pp.12-13}\par\pard\li0\ri0\sl-
{What financial }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf8\f1\charscalex100
{policies do we }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf8\f1\charscalex100
{need }\fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.14 }\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Keeping the books }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-
213\slmult0 \fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.15 }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{Daily }\fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.15}\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs16\cf0\f1\charscalex100 {Monthly }\par\pard\li0\ri0\sl-226\slmult0
\fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.16}\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{Annual }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs16\cf2\f1\charscalex100
{p.17}\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-293\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {Using
the }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{system }\par\pard\li0\ri0\sl-226\slmult0 \fs18\cf2\f1\charscalex100 {pp.18-
19}\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Roles in financial }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {control & }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {accountability }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-
200\slmult0 \fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.20 }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {Board }\fs18\cf2\f1\charscalex100 {pp.21-
22}\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{CEO }\fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.23 }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {Management }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\*\tx573\fs18\cf0\f1\charscalex100 {team}\tab \fs16\cf2\f1\charscalex100
{Staff }\fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.25 }\par\column\pard\li0\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-320\slmult0 \fs22\cf3\f0\charscalex100\b {The
Audit }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-266\slmult0 \fs20\cf4\f1\charscalex100
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0 \fs18\cf6\f1\charscalex100 {Preparing for
{audit }\fs18\cf2\f1\charscalex100 {pp.27-28 }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{Auditor\uc1\u8217Xs
Report }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs16\cf2\f1\charscalex100
{Understanding }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf6\f1\charscalex100 {the
audited }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf6\f1\charscalex100
{statements }\fs16\cf2\f1\charscalex100
{p.30}\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn15840\pghsxn12240\marglsxn666\margrsxn133\
cols2\colno1\colw8506\colsr-0\colno2\colw6533\pard\li1413\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1413\ri0\sl-280\slmult0 \fs18\cf7\f1\charscalex100 {Something
about terminology }\fs16\cf2\f1\charscalex100 {p.9 }\par\pard\li693\ri0\sl-
\fs16\cf0\f0\charscalex100\i {Financial Control and Accountability Toolkit by Janet
Shapiro (email: }\i0 \fs14\cf2\f0\charscalex100\i \ul {toolkits@civicus.org}\i0
\ul0 { }\fs14\cf0\f0\charscalex100\i {) }\i0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-
\fs14\cf0\f0\charscalex100\i {- 2 - }\i0
\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn15840\pghsxn12240\marglsxn666\margrsxn133\pard\s
ect\sectd\sbkpage{\shp
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
1}}}}\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn133\margtsxn666\margbsxn160\pard\
li2893\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li2893\ri0\sl-826\slmult0
\fs38\cf1\f0\charscalex100 {Financial Control and
Accountability }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs28\cf0\f0\charscalex100\b {BASIC PRINCIPLES }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs24\cf7\f0\charscalex100\b {Setting up a bookkeeping system }\b0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b \ul {WHY DO WE NEED A BOOKKEEPING SYSTEM? }\b0 \ul0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Bookkeeping is an essential part of financial
management and accountability. As someone }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {who is responsible for the finances of an organisation,
you need to understand enough about }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {bookkeeping to ensure that your financial management is
based on accounting information }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {that is correct and useful. It is your
bookkeeping systems that make it possible for you to }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {monitor whether your financial strategy
(see the toolkit on }\fs20\cf0\f0\charscalex100\i {Developing a Financial
Strategy}\i0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {) }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {is working, whether your organisation is financially
viable (able to survive), and whether your }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {money is being well spent in achieving your objectives.
A good bookkeeping system makes }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {it possible for an organisation to be financially
accountable to all its important stakeholders. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{Bookkeeping is the system for keeping the records, or books, of all the money that
comes }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {into your
organisation and all the money that goes out of it. You need a
bookkeeping }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{system: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 { So that key stakeholders can
understand exactly what the financial position of
the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {organisation
is. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { So that you
can monitor income and expenditure against your budget. }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { For accountability and
transparency. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { So
that you can plan financially. }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { For security \uc1\u8211X so that you do not lose
money because of mismanagement, corruption }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {or theft. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {If you
have a good bookkeeping system, you will: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Be able
to give regular reports to all those to whom you are
accountable; }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Be
able to make informed decisions about budgets and
spending; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Have
documentary proof of receipts and payments of all money. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{As a non-financial leader or manager, you do not need to set up the
bookkeeping system }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{yourself, nor do you need to maintain it. This should be done by a competent
bookkeeper or }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{accountant employed by your organisation. It could be done by someone
who offers a }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{bookkeeping service to a number of organisations. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{For more on who should do your bookkeeping, go to the next
section. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\i
{Financial Control and Accountability Toolkit by Janet Shapiro
(email:nellshap@hixnet.co.za) Page 3 of 37 }\i0
\par\pard\sect\sectd\sbkpage{\shp
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {WHO SHOULD DO YOUR BOOKKEEPING? }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {There is no rule that will tell you whether you should
employ your own bookkeeper or use an }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {outside service. There are advantages and
disadvantages to both. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The
advantages of having a bookkeeper employed by your organisation
are: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { His/her first loyalty will be to the
project/organisation.}\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { S/he will be available at all
times.}\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { The cost
of employing him/her remains the same no matter how many times
you }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {meet with
him/her, or want him/her to explain something to you.}\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 { If your finances are complicated and your
financial transactions many, you may need }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {a bookkeeper on hand to deal with queries and problems
as they arise.}\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
advantages of using a bookkeeping service are: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { It is
more cost-effective, unless your finances are very large and complex.
Services }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {do not go
on leave, they do not get sick and they do not get paid
bonuses. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { The
right service should provide people who are used to explaining financial
issues }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {to non-
financial people, to help you understand the bookkeeping. }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { An accounting service can help you with
financial management, not just }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {bookkeeping. The staff of the service should be able
to help you with budgeting, with }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {monitoring expenditure and with planning your cash
flow. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Whether you choose a service or an in-house
bookkeeper will probably have something to }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {do with how confident you are about your financial
management skills. Some organisations }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {use both \uc1\u8211X a bookkeeper to deal with the
daily record-keeping, and a service to provide }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {summarised information and advice. Whichever choice
you make, you will want to be sure }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {of the best service possible. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{When you employ a bookkeeper: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Check
references. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Make
sure s/he can use the system you have or want to use. (Very important if you
are }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {computerised.)
}\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Get someone with
financial expertise to sit in on the interviews and ask the right kind
of }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{questions. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Insist
on a probationary period of at least three months. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b \i {Do not employ someone who will have to learn on-
the-job unless you have a Finance }\b0 \i0 \par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b \i {Department employing more than one
bookkeeper. }\b0 \i0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {When you
contract with a service: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Check
references and take referrals seriously \uc1\u8211X the best recommendation is a
satisfied }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{client. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Make sure
the service has experience in dealing with your kind of
organisation. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Make
sure the service is willing to provide ongoing support, not just to do the
books. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Compare
rates so that you get the best service at the best possible
rate. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
Toolkit by Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za) Page 4 of 37 }\i0
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {WHAT IS THE BASIS OF THE SYSTEM? }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {To keep accurate books, you need to have the following:
}\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { A bank account with a cheque
book. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { A daily
record system with receipts and petty cash vouchers. }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { A monthly record system with a petty cash
book and a cash book (manual or }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {computer) for recording and analysing income and
expenditure. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { A
format for annual financial statements. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The books
you keep must show: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Income
(revenue): This is all the money that comes into the organisation
(from }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {fundraising,
donations, bank interest, grants, subscriptions, sales and so
on). }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Expenditure: This is all the money that your organisation spends (for example,
on }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {stationery,
running costs, rent, bank charges, workshops, printing,
transport). }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Balance: This is the money that is left over at the end of each
month. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Every financial transaction must go through
the following
steps: }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn13
3\cols2\colno1\colw1880\colsr-0\colno2\colw9560\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{1 }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{2 }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{3 }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {4 }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {5 }\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
transaction (money is spent or received) takes place. }\par\pard\li0\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The transaction is recorded in writing as
proof that it has taken place. This could be }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {in the form of a receipt issued by you for money
received, or a receipt issued to you }\par\pard\li0\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {by the supplier when you pay for something. If the
payment is electronic, then you }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {will receive confirmation in a print-out. If you pay
by cheque, or are paid by cheque, }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {you may not receive a receipt or issue one. Instead,
the transaction will be recorded }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {in your bank statement. }\par\pard\li0\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The transaction is then recorded in an
accounting book. For all money received and }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {spent, this record will be in the cash book (either
manually or on computer). }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {A summary is made of all transactions and written in a
monthly statement. }\par\pard\li0\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {A
summary of all transactions for the year is written in an annual
statement. }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrs
xn133\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {A bookkeeping system must provide
information that is: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Relevant
(tells you what you need to know); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Understandable (tells it in a way that you can
understand); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Reliable (gives you information that is always
correct); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Complete (gives you all the information you need to
know); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Up-to-
date (tells you what your financial position is now, not six months
ago); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Consistent
(provides information that can be compared with information
from }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {previous
years); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Acceptable to the outside world (especially to auditors, donors and
government }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{departments). }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The key to
a useful bookkeeping system is: }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-293\slmult0 \fs24\cf0\f1\charscalex100 {Keep it
simple; keep it detailed; keep it logical; keep it up-to-date; keep
supporting }\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs24\cf0\f1\charscalex100
{documentation (evidence) for every transaction.}\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs20\cf0\f0\charscalex100\b {PROVIDING A FRAMEWORK FOR THE SYSTEM}\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {As a non-financial manager or leader in your
organisation, you do not need to do the }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {bookkeeping. But you do need to provide a framework
for the bookkeeping system. To do }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {this, you need to be involved in
determining: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { The headings under which the financial
information is summarised. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { The way in which expenditure and income are
allocated. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The headings under which financial records
are kept are known as }\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {the chart of accounts}\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {. }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {The headings for your chart of accounts should be much
the same as those in your budget. }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {(See the toolkit on }\fs22\cf0\f0\charscalex100\i
{Budgeting,}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { the section on Defining your Line
Items) The headings are }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {coded and the person recording the financial
information knows which code to use for }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {different income and expenditure. The headings should
mean something to you. They }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {should relate to the work you are doing. They should
also be headings that make it possible }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {for you to report accurately to your donors. (For an
example of a Chart of Accounts, go to }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Examples: Chart of Accounts.) Work with your
bookkeeper or service to set up a Chart of }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Accounts that makes sense for
you. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {It is also up to you, as the leadership or
management of the organisation, to decide where }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {expenses should be allocated. You may want
all your salaries together under \uc1\u8220Xsalaries\uc1\u8221X
or }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {you may decide,
for costing purposes, that the salaries of project staff should be allocated
to }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {specific
projects. These are budgeting decisions that will be reflected in your chart
of }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{accounts. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za) Page 6 of 37 }\i0
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {COMPUTERS OR MANUAL? }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{A computerised bookkeeping system can simplify the processes of entering and
adding up, }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {and
spreadsheet programmes can make it much easier to allow for many different
scenarios }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {when
planning budgets. A computerised system also makes it possible to produce
varied }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {reports to
suit the needs of your organisation. But computerising the accounts is not a magic
}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {answer
because: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { It takes time to set up a computerised
system and for a while you will probably need }\par\pard\li1880\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {to run a manual and computerised system
together, to prevent disasters in the }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {transition. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { The person inputting data still needs to understand
bookkeeping. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { The
record-keeping process still has to be followed and supporting
documentation }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {must
be kept. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { You
need up-to-date software and someone in the organisation needs to have
a }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {good
understanding of the computer software. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Before you
computerise (or even use electronic banking and payment facilities), you
must }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {get approval
from your auditor and from your Board or Management Committee.
The }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {approval
should be documented. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Despite
the above, computerisation is probably the best route to go, unless your books
are }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {very simple
and your transactions very few. Be sure to get expert advice and to allow
for }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {start-up
problems. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {RECORD KEEPING }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{Any bookkeeping system needs a good filing system. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {To complete a cash book (manual or computer), you
need the following documents: }\b0 \par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Bank
statements, filed in date order. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Deposit slips, filed in date
order. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Cheque
requisitions, filed in number order together with: }\par\pard\li2213\ri0\sl-
{o}\fs22\cf0\f1\charscalex100 { an invoice }\par\pard\li2213\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f2\charscalex100 {o}\fs22\cf0\f1\charscalex100 { the paid
cheque }\par\pard\li2213\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f2\charscalex100
{o}\fs22\cf0\f1\charscalex100 { other relevant documents such as a travel voucher.
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Cash receipts in pre-numbered carbonised
books. Current and used receipt books }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {should be kept in a safe and convenient
place. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {(For an example of what a cash book looks
like, see Examples, Cash Book. A cash book is }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {a record of money coming into or going out of an
organisation in date order. This includes }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {cash and bank transactions.) }\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {To complete a petty cash book, you need the
following: }\b0 \par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Petty
cash vouchers, filed in number order, together with a till slip or
purchase }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{receipt. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {You also need: }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { An assets register, giving a detailed description of
each asset (e.g. computers, }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {photocopiers, fans, furniture). An asset is a large or
expensive item owned by an }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {organisation. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { A grants file, in alphabetical order, with a section
for each grant, and, within that, }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {sections for budgets, contracts, letters
etc. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Start new files each year, and label all
files carefully with names and dates. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs20\cf0\f0\charscalex100\b {SOMETHING ABOUT TERMINOLOGY }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {It is useful for you to understand the following
terminology: }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Accruals }\b0 \par\pard\li1880\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Income or expenditure which is due in an
accounting period, but not received or paid }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {by the end of the period. }\par\pard\li1880\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Audit }\b0 \par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {An independent assessment of the finances of the
organisation by a qualified }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {person(s). }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Balance
sheet }\b0 \par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {An
accounting statement which lists what is owned (assets) and owed (liabilities) at a
}\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {particular point
in time. }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Bank reconciliation }\b0
\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {A method of
confirming that an organisation\uc1\u8217Xs accounting records agree with that
of }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the bank as
shown in the bank statement. }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Cash
flow forecast }\b0 \par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{A statement which forecasts the money coming into and going out of an organisation
}\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {over a period of
time in the future. (See also examples, cash flow
forecast.) }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Depreciation (also known as value
reduction) }\b0 \par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {A
method of allocating the cost of a fixed asset over the period of time it is likely
to be }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {used. For
example, a car might be depreciated over five years instead of
being }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {shown as a
total expense in the year of purchase. }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b
{Financial statements (also known as Accounting statements) }\b0
\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {These are produced
at the end of an accounting period (e.g. a month or a
year). }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {examples
include an income and expenditure account and a balance
sheet. }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Qualified audit report }\b0
\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {An
auditor\uc1\u8217Xs opinion showing a negative comment about the organisation being
}\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{audited. }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Variance report }\b0
\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {(See also the
toolkit on }\fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Budgeting}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{, the section on Monitoring the Budget) The }\par\pard\li1880\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {variance report gives the differences
between budgeted and actual amounts and }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {explains them. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn133\margtsxn666\margbsxn160\pard\l
i2893\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li2893\ri0\sl-826\slmult0
\fs24\cf8\f0\charscalex100\b {Financial policies}\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{A policy is not a legal document. It is an agreed upon set of principles and
guidelines for a }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{key area of activity within an organisation. A policy expresses how your
organisation goes }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{about its work and how it conducts itself. Procedures are the steps for carrying
out a policy. }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{(Adapted from Olive ODT }\fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Ideas for a Change, Part
5}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {, December 1999. We have used
this }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {publication
extensively in the section on Financial Policies) }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{Good policies express a fair and sensible way of dealing with issues. While they
can be }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {changed, no
organisation should change its policies too often. They are intended to
guide }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the work of
your organisation for a reasonable length of time. Once a policy
becomes }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{organisational practice, and has been approved by the Board or governance
structure, it is }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{binding on everyone in the organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {A good
financial policy: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Is
fair }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Meets legal
requirements }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Is
comprehensive (covers all likely situations) }\par\pard\li1626\ri0\sl-
226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Is realistic and can be
implemented }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Is
affordable. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {WHY HAVE THEM? }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{The idea is not to be as bureaucratic as possible, but rather to have those
financial policies }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{that are needed to ensure that the project or organisation runs in a smooth and
accountable }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {way.
There are certain financial policies that are standard. All organisations have
them and }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {your
auditor should be able to help you develop a set. Other financial policies will
come out }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {of, or
change because of, particular experiences in an organisation, or changing
conditions }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {in the
environment in which your organisation is functioning. For example: An
organisation }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{refused to reimburse out-of-pocket staff expenditure unless there was
supporting }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{documentation. It had to change this policy to allow for staff who travelled on
public }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {transport
where the operator refused to supply a receipt. After another project ran out
of }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {petty cash at a
crucial time, it introduced a policy that there could be no personal
borrowing }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {from
petty cash. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b \i {What is the value of policy? }\b0
\i0 \par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Policy enables an organisation to
decentralise decision-making. So, for example, }\par\pard\li1880\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {once the policy is clear that no-one can
borrow money from petty cash, the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {administrator who runs the petty cash system can say
\uc1\u8220Xno\uc1\u8221X to anyone, even the }\par\pard\li1880\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Director, when asked for such a
loan. }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Policy makes decision-making easier. It
gives someone like the bookkeeper }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {guidelines to follow, such as: only booking economy
class tickets for travel. }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Policy
helps an organisation to be consistent in the way it
operates. }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Policy helps to keep an organisation
transparent and accountable. }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Policy
helps to set standards for how an organisation conducts
itself. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
{\sp{\sn pVerticies}{\sv 8;9;(0,346);(93,346);(93,0);(280,0);(280,346);(373,346);
(186,466);(0,346);(0,346);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(186,466);(0,346);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
{\sp{\sn pVerticies}{\sv 8;9;(0,106);(106,106);(106,413);(306,413);(306,106);
(413,106);(200,0);(0,106);(0,106);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(413,106);(200,0);(0,106);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
(413,106);(200,0);(0,106);(0,106);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(413,106);(200,0);(0,106);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
(413,106);(200,0);(0,106);(0,106);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(413,106);(200,0);(0,106);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
(186,546);(0,413);(0,413);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(186,546);(0,413);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
(186,546);(0,413);(0,413);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(186,546);(0,413);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
(133,320);(0,0);(346,26);(346,26);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(133,320);(0,0);(346,26);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
(680,186);(506,360);(506,360);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(680,186);(506,360);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
(186,546);(0,413);(0,413);}}
2;20;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24
577;32768}}
(186,546);(0,413);}}
2;18;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;3276
8}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {WHO MAKES THEM? }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{People are more likely to implement and abide by policies if they had a say in
making them, }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {and
they agree that they are \uc1\u8220Xgood\uc1\u8221X policies. The diagram below
shows the cycle of policy }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {development and who should be involved at each stage:
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {For a step-by-step process for developing a
financial policy (drawing it up), go to the next }\par\pard\li1200\ri0\sl-
360\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {page }\fs22\cf0\f0\charscalex100
{\uc1\u936X}\fs22\cf0\f1\charscalex100
{. }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn133\co
ls2\colno1\colw5146\colsr-0\colno2\colw6293\pard\li1253\ri0\sl-213\slmult0
213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {The policy is
monitored }\par\pard\li1253\ri0\sl-213\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {and
reviewed (by financial }\par\pard\li1253\ri0\sl-253\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {and senior staff). }\par\pard\li1253\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1253\ri0\sl-373\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {The policy
is implemented.}\par\pard\li1253\ri0\sl-213\slmult0
186\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {The policy making }\par\pard\li1253\ri0\sl-
213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {structure (e.g. the
Board) }\par\pard\li1253\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {approves
the policy. This }\par\pard\li1253\ri0\sl-226\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{is minuted and the policy }\par\pard\li1253\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {becomes binding in the }\par\pard\li1253\ri0\sl-
240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {organisation. }\par\pard\li1253\ri0\sl-
{The policy is refined and }\par\pard\li1253\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {finalised (by the person or }\par\pard\li1253\ri0\sl-
213\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {group developing it),
with }\par\pard\li1253\ri0\sl-226\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {approval from
your }\par\pard\li1253\ri0\sl-253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{auditors. }\par\column\pard\li160\ri0\sl-213\slmult0
213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {If necessary, the policy
is }\par\pard\li160\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {amended
following the same }\par\pard\li160\ri0\sl-253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{process. }\par\pard\li160\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li160\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li160\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {A need for
a particular financial }\par\pard\li160\ri0\sl-226\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {policy exists and is identified
(by }\par\pard\li160\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {anyone who sees
a problem). }\par\pard\li160\ri0\sl-240\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {(This
is the starting point.) }\par\pard\li160\ri0\sl-213\slmult0
253\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {An appropriate group or
person }\par\pard\li160\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {(often the
bookkeeper) is asked }\par\pard\li160\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{to do research and consult with }\par\pard\li160\ri0\sl-253\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {others on a possible policy. }\par\pard\li506\ri0\sl-
{This person/group then }\par\pard\li506\ri0\sl-253\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {draws up a draft policy. }\par\pard\li0\ri0\sl-
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {Comment and feedback is }\par\pard\li0\ri0\sl-
226\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {requested and received
from }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {anyone who has
an interest in, or }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{may be affected by the
policy. }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn1
33\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {A STEP-BY-STEP PROCESS FOR DEVELOPING A FINANCIAL
POLICY }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {You do not need to follow this order
exactly, but you do need to cover most steps for }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
226\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {each policy. }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {1. Decide who should be involved in drawing up the
policy. }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {2. Make sure you have enough information
to develop the policy. }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {3. Set a
time frame for the development of the policy. }\par\pard\li1546\ri0\sl-
{4. Clarify why the policy is needed. Write a short paragraph or sentence to
explain the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {need.
(e.g. We need a per diem policy because staff are doing regular work out
of }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {town, and they
need to know in advance what money will be available for them.
The }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {allocations
also need to be consistent and fair.) }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {5.
Clarify the existing situation. Write a short paragraph/sentence that does this.
(e.g. }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {This has
always been decided on an }\fs22\cf0\f0\charscalex100\i {ad hoc}\i0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { basis before.) }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {6. Define
any terms that need defining. (e.g. \uc1\u8220XPer diem\uc1\u8221X means daily
allowance.) }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {7. Clarify the purpose of the policy.
What do you want the situation to be as a result of }\par\pard\li1880\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {having the policy? Write this down. (e.g.
This policy is intended to ensure }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {consistency, transparency, accountability and proper
forward planning.) }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
Clarify organisational principles that underpin the policy (e.g.
transparency, }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{consistency). Note these in writing. }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
Clarify who the policy will apply to. Write this down. (e.g. All staff travelling
out of }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {town
overnight on project business). }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {10. Put it
all together and then circulate the draft policy for
feedback. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b { WHAT FINANCIAL POLICIES DO WE NEED? }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {An overall Financial Policy will contain policies that
relate to a number of areas. So, for }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {example: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Donor or
income policies (e.g. receipts, deposits) }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Budgeting policies }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Policies for financial
management }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Expenditure policies (e.g. amounts, payments, requisitions, non-
budgeted }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{expenditure) }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Travel policies (e.g. car hire, class of airfare or hotel, per
diems) }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Auditing
policies }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Assets
policies (e.g. purchasing, utilisation, maintenance and disposal \uc1\u8211X
vehicle }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {policies
go here). }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Petty
cash policy }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Salary policy }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {
Staff loans }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Opening and operating a bank account. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {For
examples of financial policies see Examples, Financial
Policy. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
\fs24\cf10\f0\charscalex100\b {Keeping the books }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{We have already looked at the basic elements of a bookkeeping system in the
section on }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Setting
up a Bookkeeping System. In this section, we are concerned with what you do
with }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {your
bookkeeping system in order to maintain it as a central tool in financial control
and }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{accountability. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Here we
provide you with checklists for the bookkeeping activities that need to be done on
a: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Daily }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Monthly, and }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Annual }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{basis. We also look at the system as a source of information to provide
management and }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{leadership with a tool for using the books. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{It is not your job to do the activities outlined, but in order to maintain
financial control and be }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {accountable for the finances of your organisation, you
should know what is involved. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{DAILY}\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The bookkeeping tasks that need to be done
daily are: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Receipting incoming
money. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Maintaining
a petty cash system with petty cash vouchers. }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Banking (depositing the money that has come
in). }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Writing
cheques based on approved cheque requisition forms. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b \i {What do you need to know about these
tasks? }\b0 \i0 \par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { You can
usually buy a cheap receipt book at your local stationery shop. The
receipt }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {books you
use must be dated and each receipt must be numbered with a
printed }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {number.
Each receipt will have a duplicate which you keep when you give
the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {original
receipt to the person or organisation making the payment. All receipt
books, }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {used and
new, should be kept locked in a fireproof cupboard or filing cabinet.
Where }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {payment is
made by direct transfer into your bank account, it is not necessary
to }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {issue a receipt
as the payee\uc1\u8217Xs bank statement serves this purpose. However, in
the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {case of
donations, it is good practice to acknowledge receipt, both as a record and
as }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {a
courtesy. }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { You can also buy petty cash vouchers at a
stationery shop. These vouchers should }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {have supporting documentation (e.g. till slips) stapled
to them, and be filed. Your }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {governing body should decide how much petty cash will
be kept in the office. It }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {should only be used for small incidental needs that may
come up, such as money for }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {milk. It is best to have a written policy stating that
no-one may borrow money from }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {petty cash. Each month the money spent out of the
petty cash box should be put }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {back in (by cashing a petty cash cheque). In this way,
each month begins with the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {same amount of petty cash. You may need to draw extra
for a special event. It is }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {best for one person to control the petty cash box as
s/he can then be held }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {accountable if any money goes missing. Petty cash
should be kept in a locked }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {cashbox, stored away in a locked place. (see also
examples, Financial Policy) }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { It is a
bookkeeping function to prepare cheques based on authorised
cheque }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {requisition
forms. The cheque must then be given to the authorised signatories
for }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {signing, with
the cheque requisition form attached. Signatories should not
sign }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {cheques
unless they know what they are for. (For an example of a
cheque }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {requisition
form. See Examples, Cheque Requisition Form }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b { MONTHLY
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The bookkeeping tasks that need to be done
monthly are: }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Petty cash }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-
{A petty cash schedule outlining all petty cash expenditure in
categories. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The
schedule is compiled using the information on the petty cash
vouchers. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The
money in the petty cash box is counted. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {The amount in the petty cash box is \uc1\u8220Xtopped
up\uc1\u8221X to the amount agreed by the governing }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {structure, using a petty cash cheque to get
the money. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The
vouchers and supporting documentation are filed. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Current account }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-
{A receipts and payments schedule is drawn up. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Monthly cheques are written out against requisitions
and then sent for signing with the }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {supporting documentation. (See the section on Daily
Activities.) }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Documentation is filed. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Other
records }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The cash book is written up or entries are
made on the computer. (See the section on }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {What is the Basis of the
System?)}\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Bank reconciliation }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {The bank statement is reconciled with the cheque book.
(See the section on Something }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {about Terminology) and the appropriate adjustments are
made in the cash book. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{Reporting }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Management
reports are produced. These include: }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f2\charscalex100 {o}\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Variance reports
showing the difference between actual income and expenditure
and }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {budgeted
income and expenditure. (See also the toolkit on }\fs20\cf0\f0\charscalex100\i
{Budgeting,}\i0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 { Monitoring
{Budget,}\fs22\cf0\f1\charscalex100 { and Something about Terminology in this
toolkit).}\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f2\charscalex100
{o}\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Preparation of a cash flow forecast. (See the
section on Something about }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Terminology. For an example of a cash flow forecast
see Examples, Cash Flow }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Forecast).}\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {(For more
on using management reports, see the section on Using the
Books.)}\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Bank reconciliations }\b0 \par\pard\li1626\ri0\sl-
{ When you do the bank reconciliation, you look at the bank statement and make
sure }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {that the bank
statement and the cash book show the same balances. Your
cash }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {book may be
ahead of your bank statement since some people may not have
cashed }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the cheques
you made out to them. Your bank statement will also reflect
bank }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {charges,
which you need to put into your cash book. You write your
bank }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{reconciliations like this: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
280\slmult0 \*\tx4586\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Balance on bank statement: }\tab
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {_____________________ }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Minus
outstanding }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margr
sxn133\cols2\colno1\colw4586\colsr-0\colno2\colw6853\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Cheques: }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Plus outstanding }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Deposits: }\par\pard\li1546\ri0\sl-
{Real balance: }\par\column\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{_____________________ }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{_____________________ }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{_____________________ }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\margls
xn666\margrsxn133\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The real balance should be the same as the
one in your cheque book at the end of the }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {month. }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {To do your
bank reconciliation you need your cheque book stubs which are part of
your }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {bookkeeping
records. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {ANNUAL }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{The bookkeeping tasks that need to be done annually are: }\par\pard\li1546\ri0\sl-
{Prepare a financial statement, giving a complete picture of the income,
expenditure and }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{balance for that year. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Organise an independent audit (see the section on The
Audit) }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Prepare a
balance sheet. (see the section on Something about
Terminology) }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {USING THE BOOKS }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{Organisations and projects keep books to: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Provide
an accurate account of financial management practices to
stakeholders; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Prevent misuse of money; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Provide a management tool for organisational and
project leadership and }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {management. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Part of
keeping the books is to provide monthly and annual reports to management
and }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {leadership on
the finances of the organisation. This should be done in a way that is
user-}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {friendly for
non-financial managers and leaders. The information provided should enable
the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {management and
leadership of the organisation to make decisions about the running of
{organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Financial
reports generated by your bookkeeping system should enable you to
answer }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {questions
such as: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Are there variances (differences) between
the budget and actual income and }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {expenditure? If so, why? Do we need to take
action? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Are donor
grants being spent as intended? If not, why not? }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Is most of our money being spent on
programmes as opposed to core costs? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Are there any items for which we are not allocating
enough money (e.g. replacement of }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {major equipment)? }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {What do we owe and own at the moment? (from
the balance sheet). }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Why are our assets worth so little/so
much? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Are we
spending too much on any item relative to the work being
accomplished? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Is
our financial position healthy? (Can we continue to operate and do the work we
are }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {supposed to
do?) }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Do we have a
good distribution of sources of income? (Are we too dependent on
one }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{source?) }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Are any
cash flow problems likely to occur? If so, what can we do about
them? }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {There are some financial ratios that can
help you answer these questions. A ratio tells you }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {what percentage (%) of the total something
is. You take your financial reports and use them }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {to calculate the ratios. These ratios will
help you to decide whether there is an area of }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {concern or not. If a ratio does not look healthy then
you need to look at the situation }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {carefully. There may be a good reason and the
situation may not be a cause for concern, }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {but the ratios provide you with a \uc1\u8220Xstop and
check\uc1\u8221X warning. Most ratios are best looked at }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {over a few years. Some ratios
include: }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1880\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Self-reliance versus overly dependent on
foreign grants }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Take the
amount of money you have received from outside the country during the
past }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {three
years; }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Divide it
by your total income for the three year period; }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Multiply this by
100; }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Your answer
will be a percentage that tells you what your degree of
financial }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{dependence on foreign donors is. You can then set goals to reduce it if you think
it is too }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {great a
dependence. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Salaries ratio }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-
{Work out your salary budget as a percentage of your overall
budget. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {In most
development work it is likely to be high (60% and above) because
development }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {work
is often labour-intensive. You need to be able to discuss this with your donors in
an }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {informed manner
if they query it. }\par\pard\li1880\ri0\sl-213\slmult0
{Administrative ratio }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Work out
your core budget (that which is not covered by programmes) as a
percentage }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {of your
total budget. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Between 12% and 20% is probably acceptable as the ratio. }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Anything more than that will raise
questions with your donors for which you should have }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {good answers. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{(For more on budgeting, see the toolkit on }\fs22\cf0\f0\charscalex100\i
{Budgeting}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {) }\par\pard\li1880\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Liquidity ratio }\b0 \par\pard\li1546\ri0\sl-
{This identifies the relationship between current assets and current liabilities to
show how }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {able your
organisation is to pay its short-term debts. }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The liquidity ratio is calculated by
dividing the total of current assets (excluding stock) by }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the current liabilities and then
multiplying by 100 to get a percentage. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {The reason for excluding stock is because the stock of
civil society organisations is often }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {not that easy to turn into cash. If your stock is easy
to turn into cash, then you need not }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {exclude your stock. }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The formula looks like this: Current
assets (excluding stock)}\fs22\cf0\f1\charscalex100 { x
100 }\par\pard\li4586\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Current
liabilities }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {If your percentage is around 200% (in other
words, your assets are twice as much as }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {your liabilities), then your ratio is
healthy. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
\fs24\cf11\f0\charscalex100\b {Roles in financial control and accountability}\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Financial accountability in a civil society
organisation means that: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Regular
financial reports are given to all those who have a right to know what
the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {organisation
is doing with its funds. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { The organisation can account for funds by producing
documentary proof of receipts }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {and payments. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { The organisation can show that the money is being
spent on its aims and for the }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {particular work it was intended to
cover. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { The
organisation does not take on financial obligations it cannot
meet. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { The
organisation has taken all necessary precautions to prevent misuse of
funds, }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {and to keep
funds and records relating to them safe. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {In terms
of the roles and responsibilities of different parties in financial control
and }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{accountability, there are some basic principles it is important to
follow: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Control over finances should be divided
up so that one person does not have too }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {much control or power over the
money. }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { It should
be clear who is responsible for each task or area of activity. You must
be }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {able to trace
mismanagement or abuse to a particular person or people. }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { There should be no grey areas in terms of
who is responsible for what, and no }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {overlaps that make it possible for one person to blame
another and avoid }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{responsibility. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {
Decisions about finances should be made at the right level. So, for example,
a }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {bookkeeper
should not make decisions about non-budgeted expenses. Who
makes }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {what
decisions should be included as written financial policy, approved by
your }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {highest
governing body. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ People should have the necessary skills to carry out their roles and
responsibilities. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {
Everyone from at least the level of middle management up, and including
members }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {of the
governing structures, should understand financial statements and be able
to }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {monitor them.
Anyone working directly on a project or programme should }\par\pard\li1880\ri0\sl-
226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {understand its financial statements. Train
people if necessary. Financial statements }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {should be discussed at governing body and staff
meetings. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\colno1\colw2893\colsr-0\colno2\colw8546\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{BOARD }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
Accountability }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\ma
rgrsxn133\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {The term \uc1\u8220XBoard\uc1\u8221X is
used here to encompass the governing structures of civil
society }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{organisations. By \uc1\u8220XBoard\uc1\u8221X we mean the governing body of the
organisation. It is usually }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {made up of volunteers. Some organisations may call
this body an \uc1\u8220XExecutive Committee\uc1\u8221X or }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {the \uc1\u8220XManagement
Committee\uc1\u8221X or something else. We use Board to mean that group
of }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {volunteers
charged with overseeing the management of a civil society
organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {One of the
main responsibilities of a Board is to oversee the financial control
and }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {accountability
of an organisation. The money used by civil society organisations
and }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {projects is
public money, and belongs to communities not individuals. One of
{responsibilities of the Board is to ensure that this public money is used
appropriately to }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{benefit all those it is intended to help. The Board exists to represent those
groups of people }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{that the organisation is intended to benefit and to be accountable to those people
or }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {agencies that
provide the money to make this possible. In some organisations, the
Board }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {delegates
some of its functions to a Finance Committee. However, all members of
the }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Board still
remain responsible, and accountable for, the finances of the
organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Proposals put forward by the Finance Committee must be approved by the full Board.
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {The financial roles and responsibilities
of a Board include: }\b0 \par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Ensuring
that the organisation has adequate resources to carry out its
functions. }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {This
may not mean actually raising the money, but it does mean monitoring
the }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {finances
carefully. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Ensuring that the organisation uses its time and money well. The Board must see
to }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {it that money
is not wasted or used to benefit staff members instead of achieving
{organisation\uc1\u8217Xs objectives. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Overseeing the acquisition and management of
resources. The Board has to make }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {informed decisions about how the money of the
organisation is spent. This is }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {particularly so when the organisation wants to buy
resources that are costly. It is }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {also the responsibility of the Board to see that such
resources are well looked after. }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {They are part of the assets of the
organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Board
members have something which is called the }\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Duty of
Care}\b0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {. This means that
each }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {Board member
is expected to be attentive to the affairs of the organisation, and to behave
in }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the way a
reasonable and careful person would behave. The Board can delegate some
of }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {its areas of
work to experts (e.g. an auditor) but it still has a duty to understand the
finances }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {of the
organisation and to raise concerns about them. The Duty of Care requires a
member }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {of the
Board to read and understand the financial statements, and to keep track of
{organisation\uc1\u8217Xs financial situation. The Board must ensure that the
organisation keeps }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{proper, up-to-date financial records. Board members must attend Board meetings,
read all }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{documentation given to them, review available information, and monitor any special
areas }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {that have
been assigned to them. Board members may need training to help them fulfil
their }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Duty of
Care. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Board members
must: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Approve the budget, after due
consideration; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Approve a budget policy that sets discretionary levels (telling the
Chief Executive }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Officer how much s/he can spend without special Board
approval). }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
{ Approve all financial policies and other policies that affect the
finances of the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{organisation. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{ Review monthly and annual financial reports, looking specifically at
variances, }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {balance
sheets, and cash flow statements. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Monitor progress in generating
funds. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Review
the audited statements. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 { Review the bank balance periodically and make
decisions about longer term }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {investments. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Check that the assets, as listed in the assets
register, are actually there. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \*\tx4373\fs22\cf0\f1\charscalex100
{(This section is adapted from }\tab \fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Good
Governance}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {, by Benita Pavlicevic, Liberty
Life }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Foundation
2001.) }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-386\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {CEO }\b0
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The Chief Executive Officer (CEO) of an
organisation may also be known as the Director, }\par\pard\li1200\ri0\sl-
226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the Executive Director, and the Co-
ordinator. This is the person who has day-to-day }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {responsibility
for: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Budgeting; }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Income
generation; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Expenditure; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Limited rights to make decisions about large expenditures (the Board decides on
{limits); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Ensuring that financial records are kept; }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Ensuring that books are kept
accurately; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Ensuring that financial reports are produced on time and distributed to the
right }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{people; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Monitoring that activities are in line with
expenditure; }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Checking financial reports and drawing the attention of staff and Board to
any }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{problems; }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Introducing lower level policies to deal with problems e.g. policies about
telephone }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {usage
(these are usually approved by the Board or Finance
Committee); }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Appointing financial staff (although, at senior levels, this should be done
together with }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {an
appropriate Board member). }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {While the
CEO may delegate some of the activities, the responsibility is still
his/hers. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs20\cf0\f0\charscalex100\b {MANAGEMENT TEAM }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{The management}{ }\fs22\cf0\f1\charscalex100 {team of an organisation is usually
made up of the senior staff members of }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {the organisation, those that have senior management
positions. In a smaller organisation it }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {may be made up of the CEO and middle managers. The
most senior financial person on the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {staff usually sits on the Management Team, unless the
organisation uses a financial service }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {and only employs relatively junior financial
staff. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Everyone on the Management Team should
understand financial reports. These reports }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {should be discussed once a month at the
regular Management Team meetings. Members of }\par\pard\li1200\ri0\sl-
226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the Management Team
should: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Budget for their departments or
projects.}\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Monitor
their budgets against expenditure.}\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Manage their budgets within the limits
set.}\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Explain the
monthly financial reports for their departments or projects to their
staff.}\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Apply
their minds to the overall organisational financial reports and give input to
the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {CEO on
them.}\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Assist the
CEO with income generation, with specific reference to their projects
or }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{departments.}\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {It may be necessary to provide some
training to enable people to meet these expectations.}\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
{STAFF }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Different members of staff are usually
responsible for different parts of the day-to-day }\par\pard\li1200\ri0\sl-
226\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {financial control in an organisation.
This is in line with dividing control of power over
the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {money. Many
of the tasks are, however, carried out by the bookkeeper. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{The tasks of the bookkeeper include: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Issuing
receipts for funds received. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Depositing money into relevant
accounts. }\par\pard\li1626\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Preparing cheque requisitions for payment. }\par\pard\li1626\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Ensuring accounts are paid on
time. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 { Ensuring
the cash book, or computer spreadsheet, is completed within an
agreed }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {time-frame
at the end of each month. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Ensuring control of assets, sundry items and
stationery. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{ Ensuring all financial documents are available for the
auditors. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {The sorts of tasks to separate (give
to different people) for better financial control are
the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {receipting and
depositing of cash, and the preparation and approval of
cheques. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {All members of staff involved in the
finances must understand the importance of what they }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {are doing and of doing it accurately
and on time. It often helps to build this kind
of }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {responsibility
if staff are also taken through the monthly statements. In this way,
they will }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{understand them and see the contribution their work
makes. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn133\margtsxn666\margbsxn160\cols2\
colno1\colw2893\colsr-0\colno2\colw8546\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-413\slmult0 \fs24\cf6\f0\charscalex100\b {The
audit }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {An external audit is an independent report
that covers: }\par\pard\li1626\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1626\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { How much money the organisation has
received and spent in the financial year, and }\par\pard\li1880\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {what the money was used
for. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { Whether the
money has been spent in accordance with the constitution of
the }\par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {organisation,
Board decisions and donor requirements. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { Whether the accounts (the bookkeeping system) have
been properly and honestly }\par\pard\li1880\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {kept. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 { The value of the organisation\uc1\u8217Xs
assets. }\par\pard\li1626\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 { How the
financial record-keeping system could be improved. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{It is also possible to do an internal audit for your own purposes. This can be
done by }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {someone
inside the organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The person
who does the external audit (the auditor) must not be actively involved in
the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {organisation,
and should not be a relative or close associate of anyone actively involved in
it. }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {In some
organisations it is a government or donor requirement that the auditor be
formally }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {qualified
and registered. In others, it is enough if the audit is done by someone who
is }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {competent and
not directly involved with the organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{The auditor is usually formally appointed at the organisation\uc1\u8217Xs annual
general meeting, even }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {when there is a nominated Board. Otherwise, this can
be done at a Board meeting. The }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {auditor can only be changed by a formal resolution at
an official Board meeting. Donors }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {usually want to know why you are changing your auditor.
In many countries there are strict }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {legal guidelines stating who can act as an auditor,
often linked to the size of the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {organisation. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {As well as
auditing the annual accounts, the auditor is usually available during the year
to }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {provide support
and advice. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {PREPARING FOR THE AUDIT }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{You begin preparing for an audit at the beginning of the financial year. It is a
good idea to }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {ask
your auditor at this stage what information will be needed for the
audit. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b \i {What do you need to have ready for an
external audit? }\b0 \i0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {The audit
is usually done within a few months of the close of your financial year, and as
soon }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {as possible.
It only looks at the financial year that is being
audited. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {When you are expecting the external
auditors to come in to examine your financial
books, }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {you should
have the following documents ready: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-266\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {A copy of
your organisation\uc1\u8217Xs constitution (if this is the first time this auditor
is doing the }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {books
or if you have made any changes to the constitution since the last interaction with
}\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the
auditor). }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {Copies
of contracts, agreements, or letters setting out the conditions of grants, legacies
}\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {or other income
received for specific purposes. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Copies of budgets for ongoing work or special projects.
}\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Copies of grant
applications forms. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Copies of the minutes of finance and other relevant sub-committee
meetings. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Copies
of the minutes of Board meetings relating to finance. }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Your income and expenditure analysis
records. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Supporting documentation for income. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Receipt books if you issue receipts for money received.
}\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Your petty cash
analysis records. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Supporting documentation for your petty cash records. }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Bank statements for the
year. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Bank
reconciliations for the year. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {Cheque stubs (counterfoils) for all cheque books
used during the year, and the one }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {currently in use if it was used for the year under
audit. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Cheques
returned to the organisation by the bank once they have been
cleared. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {All
deposit book records. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {A list of everyone the organisation owed money to at
the end of the financial year. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {A list of everyone who owed money to the organisation
at the end of the financial year. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {A list of creditors and debtors from the end of the
previous financial year. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Records of statutory payments made, particularly on
staff salaries. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Details of all assets. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
auditor may also ask to see: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {A list of
accruals \uc1\u8211X income the organisation has received for goods or services it
has not }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {yet
provided; }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {A list
of pre-payments - expenditure the organisation has made for goods or services
it }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {has not yet
received; }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Lists of
accruals and pre-payments from the end of the previous financial
year. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
{Other documents the auditor may need or that will help the auditor
include: }\par\pard\li1546\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1546\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Vehicle log
books. }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Value Added
Tax records. }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Tax
records. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {AUDITOR\uc1\u8217XS REPORT }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {When the audit is almost complete, the auditor will
list issues that have not been fully }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {resolved during the audit. The auditor will ask
management to clarify these issues. If issues }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {cannot be clarified, the auditor will mention them in
the audit report. If this happens, it is a }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {very serious matter. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{At the end of the audit, the auditor usually draws up a set of draft annual
accounts based on }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{the information reviewed (see the section on Preparing for the Audit). S/he will
include a }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {record
of income and expenditure actually received and spent, possibly with adjustments
for }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {creditors,
debtors, accruals, pre-payments and depreciation of equipment or vehicles.
There }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {may also be
a draft balance sheet showing the financial position of the organisation on
the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {last day of
the financial year. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
auditor will include a statement saying that the accounts have been drawn up
in }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {accordance with
certain standards, based on information provided by the organisation.
The }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {statement
usually says that, in the auditor\uc1\u8217Xs opinion, the accounts are an accurate
and }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {honest
statement of the organisation\uc1\u8217Xs financial dealings and situation for the
financial year. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {A good
auditor will recommend ways to improve the organisation\uc1\u8217Xs financial
systems and }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{procedures. The auditor\uc1\u8217Xs advice should always be taken seriously.
This advice is usually }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {given in a }\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {management
letter}\b0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {. This is a very useful document that
should be reviewed, }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{along with the accounts, by the Board. It can even be shared with donors. The
idea is to }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {improve
the financial control and accountability practices of your organisation. The
CEO }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {should report
regularly to the Board on how the recommendations of the auditor are
being }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {followed up.
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The accounts should be checked by the CEO
and then submitted to the Board for approval }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {and signing. When the accounts are signed
by Board representatives, they are no longer }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {draft accounts and
become }\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {final accounts}\b0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {The accounts should not be signed unless
people understand them. (See the section on }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Understanding the Audited Statements) If
anything is unclear, ask the auditor for }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {clarification. You can ask the auditor to attend the
meeting at which the Board discusses the }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {accounts. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs20\cf0\f0\charscalex100\b {UNDERSTANDING THE AUDITED STATEMENTS }\b0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {When you go over the audited accounts, these are some
of the questions you need to be }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {able to answer (if you don\uc1\u8217Xt know the
answers, ask for an explanation or raise the issue): }\par\pard\li1546\ri0\sl-
{How do the figures for income and expenditure compare with the actual expenditure
for }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {the previous
year (which will be shown)? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {How do they compare with the budget for the
year? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Why have
there been big increases and/or decreases on certain
items? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Have all
items of expenditure been included? Are they all
justified? }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Has the
audit fee been included? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {How does this balance sheet compare with the previous
one? Is the organisation/project }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {in a better or worse position financially than it was
last year? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {How
does the total amount of current assets compare with the total of current
liabilities? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {(see
Liquidity Ratio under Using the Books). }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Is any deficit in the year being audited covered by a
surplus from previous years? }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Previous years\uc1\u8217X surpluses are part of the
accumulated fund or equivalent item. If there is }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {a deficit, how will a similar situation be
avoided in this year? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Are there any large sums of money owing to the
organisation? If yes, what can be done }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {about getting the money in? }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Where are the financial reserves of the
organisation invested, and are they earning a }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {reasonable income? Is investment in line
with the policies of the organisation and are }\par\pard\li1546\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {donors happy with the investment
policy? }\par\pard\li1546\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Did the
audit show any irregularities or problems? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Do we need to change our financial record-keeping
system in any way and, if so, how? }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {What does the audit tell us about our financial
strategy last year? (see also the toolkit on }\par\pard\li1546\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Developing a Financing Strategy) }\i0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {DO NOT BE EMBARRASSED TO ASK QUESTIONS AND DO NOT
ASSUME THAT }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b
{EVERYONE ELSE PROBABLY UNDERSTANDS THE ACCOUNTS. }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
{\*\shpinst
\jpegblip
FFD8FFE000104A46494600010100000100010000FFDB004300080606070605080707070909080A0C140
323C2E333432FFDB0043010909090C0B0C180D0D1832211C21323232323232323232323232323232323
2323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232323232FFC000110800A800
A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
90A0BFFC400B5100002010303020403050504040000017D010203000411051221314106135161072271
14328191A1082342B1C11552D1F02433627282090A161718191A25262728292A3435363738393A43444
5464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A838485868788898A92939495
0102030405060708090A0BFFC400B511000201020404030407050404000102770001020311040521310
61241510761711322328108144291A1B1C109233352F0156272D10A162434E125F11718191A26272829
2A35363738393A434445464748494A535455565758595A636465666768696A737475767778797A82838
}}}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-413\slmult0 \fs24\cf0\f0\charscalex100\b {EXAMPLES
}\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
253\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Chart of accounts }\b0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b { }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b \i {For
a civil society organisation offering organisational development training
and }\b0 \i0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b \i
{consultation }\b0 \i0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs20\cf0\f0\charscalex100\b \i {Items
of income and expenditure are allocated to a numerical category.
Numerical }\b0 \i0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b
\i {space is left to insert additional accounts. }\b0 \i0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
\*\tx1880\fs22\cf0\f1\charscalex100 {100 }\tab \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Donations received }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\*\tx1880\fs22\cf0\f1\charscalex100 {120 }\tab \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Interest
received }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \*\tx1880\fs22\cf0\f1\charscalex100
{130 }\tab \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Sales training }\par\pard\li1200\ri0\sl-
226\slmult0 \*\tx1880\fs22\cf0\f1\charscalex100 {150 }\tab
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Sales consultation }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
{Accounting fees }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\*\tx1880\fs22\cf0\f1\charscalex100 {210 }\tab \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Bank
charges }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \*\tx1880\fs22\cf0\f1\charscalex100
{215 }\tab \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Cleaning }\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Fines }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
{Furniture/Fittings/Assets }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {240 Insurance}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {245 Legal fees}\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {250 Maintenance
contracts}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {255
Moving expenses}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {260
Motor vehicle fund}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{265 Motor vehicle repairs}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {270 Postage general}\par\pard\li1200\ri0\sl-
226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {275 Printing and
stationery}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {280
Refreshments/entertainment}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {285 Rent and municipal
charges}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {290
Repairs and maintenance}\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {300 Recruitment}\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Security}\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {307 Secretarial fees}\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {310 Telephones}\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Resource development }\par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Travel }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\*\tx1880\fs22\cf0\f1\charscalex100 {400 }\tab \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Project
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\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {RECEIPTS }\b0 \par\pard\li720\ri0\sl-240\slmult0
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{Details }\b0 \tab \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Receipt }\b0 \tab
\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Cash }\b0 \tab \fs18\cf0\f0\charscalex100\b
{Bank }\b0 \tab \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Date }\b0 \tab
\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Details }\b0 \par\pard\li1880\ri0\sl-240\slmult0
\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {No }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{Payment }\b0 \par\pard\li293\ri0\sl-240\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b
{No }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
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{Cash }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
{Bank }\b0
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A803012200021101031101FFC4001F00000105010101010101000000000000000001020304050607080
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}}}}
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\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Cheque requisition form }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Made out
to:______________________________________________________________ }\b0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Requested by: _____________________________________
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Date: __________________ }\b0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Amount: }\b0 \par\pard\li3653\ri0\sl-320\slmult0
\fs34\cf0\f1\charscalex100 {$ }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
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_________________________________________________________ }\b0
\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {(Category
name) }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Reason for payment: }\b0
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________________ }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
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\fs18\cf0\par\pard\li7973\ri0\sl-346\slmult0 \fs24\cf0\f0\charscalex100\b {Cheque
number}\b0 \fs24\cf0\f1\charscalex100 {: }\par\pard\li1213\ri0\sl-280\slmult0
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{New balance: }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{Authorised by: }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
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{1 }\b0 \tab \fs22\cf0\f0\charscalex100\b
{_____________________________________________________ }\b0
\*\tx1546\fs24\cf0\f0\charscalex100\b {2 }\b0 \tab \fs22\cf0\f0\charscalex100\b
{__________________________________________________ }\b0
280\slmult0 \fs24\cf0\f0\charscalex100\b {Please attach source }\b0
\par\pard\li0\ri0\sl-266\slmult0 \fs24\cf0\f0\charscalex100\b {documents }\b0
ect\sectd\sbkpage
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2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
0\colno1\colw2240\colsr-0\colno2\colw946\colsr-0\colno3\colw826\colsr-
\fs20\cf0\f0\charscalex100\b {Income }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-
\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Jan }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-346\slmult0 \fs20\cf0\f0\charscalex100\b {Feb }\b0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-346\slmult0 \*\tx1013\fs18\cf0\f0\charscalex100\b
{March }\b0 \tab \fs20\cf0\f0\charscalex100\b {April }\b0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-346\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {May }\b0
{June }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-346\slmult0
\*\tx813\*\tx1893\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {July }\b0 \tab
\fs20\cf0\f0\charscalex100\b {August }\b0 \tab \fs18\cf0\f0\charscalex100\b
{Sept }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-346\slmult0 \fs20\cf0\f0\charscalex100\b {Oct }\b0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-226\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Cash Flow
Forecast }\b0 \par\pard\li186\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li186\ri0\sl-
333\slmult0 \*\tx1133\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Nov }\b0 \tab
\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Dec }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
{Total }\b0
\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn15840\pghsxn12240\marglsxn666\margrsxn133\cols14
\colno1\colw2360\colsr-0\colno2\colw946\colsr-0\colno3\colw960\colsr-
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {Interest }\par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {1 000 }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {12 000 }\b0
\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn15840\pghsxn12240\marglsxn666\margrsxn133\cols7\
colno1\colw2053\colsr-0\colno2\colw2120\colsr-0\colno3\colw2853\colsr-
0\colno7\colw1346\pard\li533\ri0\sl-253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{Subsidies }\par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{Grant }\par\pard\li533\ri0\sl-253\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Sub-
total }\b0 \par\pard\li533\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li533\ri0\sl-
280\slmult0 \fs20\cf0\f0\charscalex100\b {Expenditure }\b0
\par\column\pard\li213\ri0\sl-200\slmult0 \*\tx1160\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {10
000 }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {10 000 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-
253\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b { 900 666 }\b0 \par\pard\li120\ri0\sl-
240\slmult0 \*\tx1160\fs14\cf0\f0\charscalex100\b {911 666 }\b0 \tab
\fs14\cf0\f0\charscalex100\b {11 000 }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-
200\slmult0 \*\tx946\*\tx1893\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {10 000 }\b0 \tab
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {10 000 }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {10 000
}\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-280\slmult0
\*\tx946\*\tx1893\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {11 000 }\b0 \tab
}\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
}\b0 \par\pard\li720\ri0\sl-253\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b { 900
666 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {911 666 }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {11
000 }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
}\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {10
000 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-280\slmult0
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {120 000 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-253\slmult0
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {1 801 332 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {1 933 332 }\b0
colno1\colw2266\colsr-0\colno2\colw960\colsr-0\colno3\colw11813\pard\li533\ri0\sl-
240\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {Operational }\par\column\pard\li0\ri0\sl-
186\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {75 000 }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-
186\slmult0
\*\tx946\*\tx1800\*\tx2746\*\tx3706\*\tx4653\*\tx5600\*\tx6560\*\tx7506\*\tx8453\*\
tx9413\*\tx10426\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {65 000 }\b0 \tab
000 }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {100 003 }\b0 \tab
298 333 }\b0
colno1\colw2266\colsr-0\colno2\colw1906\colsr-0\colno3\colw2853\colsr-
0\colno7\colw1200\pard\li533\ri0\sl-253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{Organisationa}\par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{l }\par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{Staffing }\par\pard\li533\ri0\sl-253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100
{Capital }\par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
\*\tx946\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {12 083 }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b
{12 083 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
280\slmult0 \*\tx946\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {33 333 }\b0 \tab
200\slmult0 \*\tx946\*\tx1893\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {12 083 }\b0 \tab
\*\tx946\*\tx1893\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {12 083 }\b0
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b { }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {12
083 }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {12 083 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-
}\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {12
200\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {145 000 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-
213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-280\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b
{400 000 }\b0
colno1\colw2173\colsr-0\colno2\colw11520\colsr-0\colno3\colw1346\pard\li533\ri0\sl-
240\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Sub-total }\b0 \par\pard\li533\ri0\sl-
\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Totals }\b0 \par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {Net inflow/ }\par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {outflow }\par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {Opening bank }\par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {balance }\par\pard\li533\ri0\sl-253\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {Closing bank }\par\pard\li533\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {balance }\par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
tx9400\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {791 250 }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b
{(99 416) }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {(124 416) }\b0 \tab
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {(144 416) }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b
{(134 419) }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {751 220 }\b0 \tab
{(166 416) }\b0 \tab \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {(157 716) }\b0 \tab
{(164 416) }\b0 \par\pard\li520\ri0\sl-213\slmult0
tx9520\*\tx10466\fs14\cf0\f0\charscalex100\b {0 }\b0 \tab
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {392 839 }\b0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b { }\b0 \tab
\fs16\cf0\f0\charscalex100\b {254 423 }\b0 \par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
000 }\b0 \par\column\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\b {1
843 333 }\b0
\*\tx3293\*\tx5760\fs20\cf0\f0\charscalex100\b {Taken from an example in }\b0
\tab \fs20\cf0\f0\charscalex100\b \i {Ideas for a Change Part 8}\b0 \i0 \tab
\fs18\cf0\f0\charscalex100\b {, December 2001, Olive }\b0 \par\pard\li693\ri0\sl-
{The brackets indicate minus or a deficit. }\par\pard\li693\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li693\ri0\sl-266\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {Note that,
even in months when more money was spent than came in, this project
did not have a cash flow problem because of the
large }\par\pard\li693\ri0\sl-226\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {amount that
had come in January. However, if there had been a problem, the cash flow forecast
would have shown where it was, and enabled }\par\pard\li693\ri0\sl-240\slmult0
\fs20\cf0\f1\charscalex100 {the project to take advance action to avoid
trouble. }\par\pard\li693\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li693\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li693\ri0\sl-186\slmult0 \fs16\cf0\f0\charscalex100\i {Financial
Control and Accountability Toolkit by Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za)
Page 34 of 37 }\i0
ect\sectd\sbkpage
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
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{\shp{\*\shpinst\shpleft10453\shptop12306\shpright10453\shpbottom12320\shpfhdr0\shp
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{\shp{\*\shpinst\shpleft10453\shptop12306\shpright10453\shpbottom12320\shpfhdr0\shp
wr3\shpwrk0\shpfblwtxt1\shplid3933\shpz111\shpbxpage\shpbypage
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\colno1\colw2973\colsr-0\colno2\colw4133\colsr-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {EXAMPLES }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
{Financial policy }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
253\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Petty cash policy: }\b0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-360\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {Policy }\b0
{Procedure }\b0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-173\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {From time
to time small items have to be paid for in }\par\pard\li1200\ri0\sl-
200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {cash. This cash comes from the petty cash
box. Petty }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {cash
must be carefully monitored and control ed. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {Petty cash
should be limited to approximately $40 per }\par\pard\li1200\ri0\sl-
200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {month. Claims in excess of $5 must
be paid out by }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{cheque. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
173\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {Every petty cash payment must be recorded
on a petty }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {cash
voucher with the relevant documents attached. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{No loans may be made from petty cash under any }\par\pard\li1200\ri0\sl-
186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {circumstances to
anyone. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
186\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {Only the Administrator has direct
access to the petty }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0
\fs18\cf0\f1\charscalex100 {cash box. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
160\slmult0 \fs18\cf0\f0\charscalex100\b {Per diem policy: }\b0
\fs16\cf0\f1\charscalex100 {From time to time members of staff are called upon
to }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {stay away from
home on project business. The project }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0
\fs14\cf0\f1\charscalex100 {does not want anyone to be out-of-pocket as a result of
}\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {this. It also
needs to make provision for such amounts }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0
\fs14\cf0\f1\charscalex100 {in advance. While breakfast and accommodation
costs }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {are covered
directly by the project, there are additional }\par\pard\li1200\ri0\sl-
186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {expenses for which staff members have to
pay in such }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100
{circumstances. To standardise the amount provided }\par\pard\li1200\ri0\sl-
186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {for this so that there is consistency in
the provision of }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100
{per diems (daily allowances), a table has been
drawn }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {up to deal
with national and international travel. This }\par\pard\li1200\ri0\sl-
186\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {will be applied to all staff members who
are out-of-town }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100
{overnight. This table will be updated regularly by
the }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {Finance
Department in line with per diems offered in }\par\pard\li1200\ri0\sl-
200\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {other projects doing similar work. The
Department will }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100
{make this information available to affected staff at any }\par\pard\li1200\ri0\sl-
186\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {time. }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{In setting the per diem amounts, the project has taken }\par\pard\li1200\ri0\sl-
186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {note of the non-taxable limit set by
the Revenue }\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{Department. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
173\slmult0 \fs14\cf0\f1\charscalex100 {Note: This policy does not apply
when staff attend a }\par\pard\li1200\ri0\sl-186\slmult0
\fs14\cf0\f1\charscalex100 {course, workshop, seminar or conference where all
}\par\pard\li1200\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {expenses are
covered by the organisation in advance. }\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-173\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {We use the
imprest (topping up) system for petty cash. }\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
\fs16\cf0\f1\charscalex100 {This means that the amount of petty cash that
the }\par\pard\li0\ri0\sl-186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {office starts off
with at the beginning of each month is }\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
\fs16\cf0\f1\charscalex100 {always the same. At the end of each month, only
the }\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {amount of cash
spent during the month is replaced. }\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
\fs16\cf0\f1\charscalex100 {So each month the petty cash box starts off
with the }\par\pard\li0\ri0\sl-186\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {original
amount. }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-173\slmult0
\fs16\cf0\f1\charscalex100 {At the end of each month, the Administrator must
count }\par\pard\li0\ri0\sl-186\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {the petty cash
and then put in a cheque requisition to }\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0
\fs16\cf0\f1\charscalex100 {make up the amount spent. }\par\pard\li0\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-253\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {Staff may
claim their per diems either before or after }\par\pard\li0\ri0\sl-
200\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100 {travelling. Please allow three days
for payment to be }\par\pard\li0\ri0\sl-186\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100
{made. }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
173\slmult0 \fs18\cf0\f1\charscalex100 {Forms are available from the Finance
Department. }\par\pard\li0\ri0\sl-200\slmult0 \fs16\cf0\f1\charscalex100
{Applications must be made on these
forms. }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn13
3\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
Toolkit by Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za) Page 35 of 37}\i0
ect\sectd\sbkpage
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
{RESOURCES }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {CIVICUS
would like to acknowledge the following as invaluable resources in the
preparation }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {of
this
toolkit: }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn
293\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Cammack, John }\par\column\pard\li0\ri0\sl-
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-293\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Financial
Management for Development}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {, INTRAC, Oxford
1999 }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn133\
pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-253\slmult0
\*\tx3226\fs22\cf0\f1\charscalex100 {De la Harpe, Jean }\tab
\fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Accountability Volumes 1 and 2}\i0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {, Network Management and }\par\pard\li3226\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Development Services, Johannesburg
cols2\colno1\colw3226\colsr-0\colno2\colw8213\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Shapiro,
Janet }\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\i {Financial Management for Self-
Reliance}\i0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {, Olive, Durban
\fs22\cf2\f1\charscalex100\ul {www.etu.org.za/toolbox/finances/webaccount.html}\ul0
Toolkit by Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za) Page 36 of 37}\i0
ect\sectd\sbkpage
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
2;12;16384;45824;1;45824;1;45824;1;45824;1;45824;24577;32768}}
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-320\slmult0 \fs28\cf0\f0\charscalex100\b {GLOSSARY
OF TERMS }\b0
{Assets }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
{Liabilities }\par\column\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0
\fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-253\slmult0 \fs20\cf0\f1\charscalex100 {Assets are
those things which the organisation owns and the }\par\pard\li0\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {money it has in the
bank. }\par\pard\li0\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li0\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Liabilities are those things which the
organisation owes to }\par\pard\li0\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{others and can be called upon to pay or pay
for. }\par\pard\sect\sectd\sbknone\pgwsxn12240\pghsxn15840\marglsxn666\margrsxn133\
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-346\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {CIVICUS:
World Alliance for Citizen Participation is an international alliance }\b0
\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {established in
1993 to nurture the foundation, growth and protection of citizen action }\b0
\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b {throughout the
world, especially in areas where participatory democracy and
citizens\uc1\u8217X }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {freedom of association are threatened. CIVICUS
envisions a worldwide community of }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {informed, inspired, committed citizens in confronting
the challenges facing }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {humanity. }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {These CIVICUS Toolkits have been produced to assist
civil society organisations }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {build their capacity and achieve their goals. The
topics range from budgeting, }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {strategic planning and dealing with the media, to
developing a financial strategy and }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {writing an effective funding proposal. All are
available on-line, in MS-Word and PDF }\b0 \par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f0\charscalex100\b {format at }\b0 \fs22\cf2\f0\charscalex100\b
{www.civicus.org}\b0 \fs22\cf0\f0\charscalex100\b { and on CD-ROM. }\b0
\fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-293\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {For
further information about CIVICUS: }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {CIVICUS: World Alliance for Citizen
Participation }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {24
Pim Street, corner Quinn Street }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Newtown, Johannesburg 2001 }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {South Africa }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {P.O. Box 933 }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Southdale, 2135 }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {South Africa }\par\pard\li1200\ri0\sl-
240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Tel: +27 11 833
5959 }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Fax: +27 11
833 7997 }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
266\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {1112 16th NW, Suite
540 }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Washington
D.C. 20036 }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{USA }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Tel: +202
331-8518 }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {Fax: +202
331-8774 }\par\pard\li1200\ri0\sl-240\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100 {E-
mail: }\fs18\cf2\f1\charscalex100\ul {toolkits@civicus.org}\ul0
\fs22\cf0\f1\charscalex100 {Web: http://www.civicus.org }\par\pard\li1200\ri0\sl-
{We wish to acknowledge GTZ for its support in translating these toolkits into
French and }\par\pard\li1200\ri0\sl-226\slmult0 \fs22\cf0\f1\charscalex100
{Spanish. }\par\pard\li1200\ri0\sl-213\slmult0 \fs18\cf0\par\pard\li1200\ri0\sl-
Toolkit by Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za) Page 37 of 37}\i0}

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