KNOWLEDGE MANAGEMENT

Knowledge is power. Terutama pada perusahaan jasa, kalimat di atas terasa sekali
benarnya. Salah satu istilah yang banyak dibicarakan akhir-akhir ini adalah Knowledge
Management atau Manajemen Pengetahuan (selanjutnya akan disebut KM).
Kebanyakan yang dibicarakan memang di bidang IT, tetapi konsep KM sebenarnya
mencakup kehidupan organisasi secara umum.

Dasar pemikiran yang melatarbelakangi dikembangkannya konsep ini bersumber dari

disadarinya bahwa data dan informasi merupakan sumber daya penting kelima (setelah
money, materials, methods/machines, dan men) yang harus dikelola sungguh-sungguh
oleh organisasi saat ini. Prinsip tersebut lahir dari teori yang memperlihatkan bahwa
data dan informasi merupakan sumber dasar atau bahan baku dari pengetahuan – yang
merupakan salah satu kunci keunggulan kompetitif sebuah perusahaan di era moderen.

Ternyata data, informasi dan pengetahuan itu berbeda loh. Bedanya seperti ini :

1. Data : bagian paling dasar/kecil dari karya manusia. Data bersifat

kaku. Merupakan representasi dari fakta yang ditemukan dalam aktivitas sehari-
hari. Misal, “saldo tabungan saya hari ini Rp. 1.350.000”

2. Informasi : hasil pengolahan dari data yang dapat memberikan gambaran lebih
jelas terhadap sesuatu. Informasi bersifat dinamis. Semua orang memiliki
tanggapan yang berbeda-beda pada suatu informasi. Misal, “saldo tabungan
saya naik 500% dibandingkan bulan lalu”

3. Pengetahuan : adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan, data

dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman,
gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Pengetahuan berasal dari
informasi yang diserap dalam akal pikiran seseorang. Pengetahuan bersifat
transenden. Misal, “sepanjang pengetahuan saya, tidak pernah saldo tabungan
saya lebih banyak dibandingkan kakak saya”, “sejauh pengetahuan saya, tidak
mungkin saya memiliki uang sebanyak itu”. Sumber pengetahuan bisa berupa
banyak bentuk, misalnya: koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book,
kartu nama, iklan, dan manusia.

Pengertian KM

KM dapat dipandang dari dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. KM secara
operasional artinya KM merupakan aktifitas perusahaan/organisasi dimana terjadi
pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis artinya
KM merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi/perusahaan sebagai
perusahaan yang berbasis pengetahuan.

Banyak pakar memberikan definisi Knowledge Management (KM). salah satunya KM

diartikan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa
pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia.
Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan
pengalaman yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku
kegiatan di dalam suatu organisasi.
Pengertian lainnya, manajemen pengetahuan adalah merencanakan, mengumpulkan
dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah
digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber
yang kompeten. Intinya adalah, KM adalah cara agar pengetahuan yang ada lebih
memberikan manfaat.

Banyak organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (knowledge +

pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Mengapa demikian? Riset
Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam
struktur :

- 42 % di pikiran (otak) karyawan;

- 26 % dokumen kertas;

- 20 % dokumen elektronik;

- 12% knowledge base elektronik.

Dalam pengelolaan pengetahuan, dikenal istilah explicit knowledge yaitu hasil

pengetahuan yang telah berwujud misalnya proposal, CN, company profile, buku kasus,
buku order, dan lain-lain, serta tacit knowledge berupa pengetahuan yang masih
tersimpan dalam kepala pemiliknya. Mengacu pada paragraph di atas, berarti tacit
knowledge ini yang persentasenya paling besar. Sehingga penting sekali untuk
menjadikan tacit knowledge tersebut menjadi explicit knowledge yang jelas lebih mudah
diakses dan disebarkan.

KM merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut

akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan
membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan. Contoh aplikasi teknologi
informasi yang terkait dengan konsep ini adalah: intranet, email/mailing list, corporate
portal, web collaboration, tele-conference, chatting, dan lain sebagainya.

Tujuan Penerapan KM

Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan:

1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang

terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan
pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan
dapat menghemat waktu dan biaya. Misalnya, membuat proposal, quotation,
atau CN lebih cepat karena tinggal klik-klik saja.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan
kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses
pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang
akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap
karyawan dapat meningkatkan kompetensinya. Siapa yg tidak mau jadi makin
smart? Hari gini gitu loh…
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi
dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
 4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang
untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari
perusahaan akan meningkat.

Sebagian Tantangan dalam Menerapkan KM

1. Kurangnya dorongan/rangsangan untuk mendokumentasikan/melaporkan

pengetahuan yang didapatkan dari pekerjaan mereka sehari-hari.

2. Berbagi bersama adalah tindakan yang lebih mudah diucapkan dari pada
dilakukan, Berbagi bersama pengetahuan di suatu organisasi akhinya seringkali
menjadi impian,sebab kita sering pula berharap terlalu banyak dan tinggi. Kita
berharap semua pengetahuan akan dipakai bersama, dan semua orang dengan
rela akan berbagi pengetahuan antar sesama, sementara sebagian besar dari
kita mungkin adalah orang-orang yang enggan berbagi pengetahuan.

What can we do ?

Setelah tahu apa itu KM, tentunya pertanyaan selanjutnya adalah “What’s next?”.
Banyak sekali hal-hal terkait KM yang bisa kita lakukan. Diantaranya :

1. Men-share pengetahuan dan pengalaman yg berguna bagi tim/organisasi dgn

senang hati baik dalam milis, meeting, dan kapanpun saat informasi yg Anda
punyai bermanfaat, baik di divisi, warna, antar divisi, dan seterusnya. Misalnya,
kalau tiba-tiba menemukan cara yang lebih mudah untuk menggali kebutuhan
klien (misalnya Anda mengembangkan draft pertanyaan-pertanyaan kunci),
tentunya akan sangat bermanfaat bila yang lain mengetahuinya. Selain orang
lain mendapatkan manfaat, daftar pertanyaan tersebut mungkin saja bisa lebih
kaya lagi karena Anda mendapatkan masukan dari orang lain.
2. Menyusun file-file secara sistematis & konsisten, sehingga mudah dicari kembali.
Jika tanpa banyak mengingat-ingat atau tanpa membuka beberapa folder, Anda
dan orang lain dapat menemukan file yang Anda perlukan, ini berarti folder Anda
termasuk sistematis. Bila tidak, berarti Anda perlu memikirkan cara lain yg lebih
memudahkan dalam menemukan suatu file.
3. Silakan ditambahkan ide-ide brilyan kalian.

*Disarikan dari berbagai sumber.