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nip — bode COMO PLANEJAR UM EVENTO A organizaco de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece "ao vivo” e qualquer falha comprometeré 0 conceito/ imagem da organizacio. Com referéncia em diversos autores podemos dividir 0 evento em quatro etapas: Planejamento; + Organizagac + Execugio; + Avaliagio. planejamento é a fase mais demorada e complexa. E nesta etapa que 0 organizador levanta todos 08 dados ¢ informacées, define os objetivos que pretende atingir e estabelece um plano de trabalho com definigao de responsabilidades. A organizagio é a etapa de preparagdo de todas as atividades que serio desenvolvidas. f a etapa mais exaustiva do processo, pois cada evento tem as suas particularidades e cabe ao profissional responsdvel ajusté-las para sua implantago. A execugio € a etapa em que todas as ages planejadas so acompanhadas ¢ monitoradas. Nesta etapa € de extrema importincia que a comissiio organizadora tenha ¢ exerga controle sobre cada fase, autorizando © seu inicio, monitorando 0 seu desenvolvimento e verificando o seu encerramento, A iiltima etapa é a avaliagto. Bla é a soma de todas as etapas do projeto, na qual os objetivos, os piiblicos e os resultados so avaliados qualitativamente com 0 propésito de idemtificar as falhas e cortigi-las posteriormente. Em seguida, deve-se elaborar um relat6rio de avaliag%o contendo toda a historia do evento, as atividades realizadas e as consideragies feitas pela organizagao, bem como todas as informagdes obtidas nos instrumentos de avaliagdo, pois servird como base para o planejamento de eventos futuros. ETAPAS DO EVENTO. Etapa I: Estudo e Coleta de dados Esta etapa tem como objetivo, desenvolver anélises, estudos ¢ contatos relativos a concretizagao do evento. 1. Identificagio do evento 1.1. E realizada junto ao cliente, isto é, 0 promotor do evento. A finalidade deste item é definir 08 objetivos, o tipo de evento e explicitar o tema a ser abordado, com vistas & elaboragao do projeto. 1.2.0 tema a ser escolhido deve ser atual, despertar interesse do piiblico-alvo e englobar os assuntos que seriio tratados no evento, 2. Histérico do evento 2.1, Caracterizado 0 tipo de evento, é necessario levantar dados sobre 0 seu histérico e de seus similares, Sao coletados dados sobre: + Datas + Locais * Promotores + Nimero ¢ categoria dos participantes + Orgamento + Patrocinadores + Apoios + Custo de inserigao, + Material grifico + Tipo de divulgagao utilizada 3. Data do evento 3.1, A escolha da data do evento é um aspecto importante a ser considerado nesta etapa. Por isto, sua definig&o exige, por parte do organizador de eventos ¢ do promotor, uma anélise criativa dos indicadores abaixo: + Superposigdo de datas: a coincidéncia de eventos, principalmente de médio e grande porte, de acontecimentos civicos ou religiosos numa mesma data ou préximo a ela, interfere na infra-estrutura necesséria a realizado do evento; + Capacidade hoteleira: a data do evento deve coincidir de preferéncia, com a baixa temporada turistica, para facilitar as negociagdes com os hotéis ¢ as agéncias de viagens; + Previsio das atividades turisticas da cidade: agéncia de viagens credenciada, fora da estaglo turistica, tem melhores condig®es de atendimento na reserva e controle dos hotéis, envio de passagens aéreas, operagdes de cmbio, oferta de pacotes turisticos, guias, etc; + Transportes, em geral: na baixa temporada turistica, as transportadoras aéreas € terrestres tém maior oportunidade para a divulgagao do evento e melhores tarifas e esquemas de financiamento; + Periodo de férias escolares: apesar das férias escolares permitirem melhores deslocamentos familiares, a tealizago de eventos nesta época, leva a superposigtio de atividades; + Condiges climéticas: é recomendavel que se faga um levantamento das épocas de chuvas abundantes, calor ou frio intenso ¢ possibilidade de tremores de terra nas regiées onde este fendmeno é freqtiente. 3.2, Interferéncia de fatores econdmico-financeir 3.3. Apoio do governo: € importante verificar, junto aos érglos govemmamentais que liberam apoio a eventos, se a data de realizagdo do evento coincide com o perfodo de liberagio de verbas. 4. Identificaga do pablico-alvo 4.1. necessatia a identificagtio correta do piblico-alvo, Esta é uma fase importante no planejamento de um evento, principalmente se considerarmos o seu motivo ¢ 0s segmentos da sociedade. 4.2, A lista de convidados deve obedecer a um levantamento eriterioso + Nome completo + Cargos + Enderego completo + Telefones de contatos + E-mail 4.3, Pata idemtificagto do piblico-alvo, utilizamos, em geral, os indicadores: + Interesse pelo assunto proposto; + Perfil sécio-econdmico; + Perfil sécio-cultural; + Perfil tfenico-profissional. 5. Definisio do porte do evento 5.1.0 evento pode ser municipal, estadual, nacional ou internacional e, baseando-se no seu histérico, pode-se fazer uma estimativa do niimero provavel de participantes; 5.2, Esta estimativa é condigdo para o organizador de eventos tomar uma série de medidas relativas a dimensdo dos locais de realizagdo do evento, dos servigos de terceiros que sero contratados, dos tipos de pacotes turisticos a serem oferecidos, etc. 6. Identificagdo do local de realizagao do evento 6.1. A escolha do local deve estar de acordo com o tipo de evento a ser realizado. Os eventos podem ser realizados em: + Areas abertas = Estédios + Associagdes + Galpies + Auditérios + Hotéis, + Centros de convengoes + Parques de exposigoes + Centros esportivos + Saldes de festas + Clubes 6.2, A correta identificagdo do local do evento exige estudo € andlise dos ite + Estrutura do programa técnico-cientifico e atividades paralelas + Custo dos espagos + Estimativa do ntimero provavel de participantes + Condigdes de seguranga + Estacionamento + Acesso de transportes + Acesso a recursos tecnolégicos Etapa Il: Elaboragio do Projeto A partir dos levantamentos e coleta de dados realizados na primeira etapa, 0 organizador de eventos € 0 promotor elaboram o projeto de viabilidade téenico-financeira do evento. Este projeto € 0 documento que deve orientar o desenvolvimento das atividades. Por isto, nele devem estar dimensionados todos os dados necessirios para a sua implementagao, Quanto melhor especificados os itens, mais facil seré sua execugao. InformagGes bisicas de um projeto: 1. Justificativa ou apresentacio: apresenta a finalidade e as caracteristicas do evento; 2, Objetivos: Devem ser considerados como geral e especifico. E onde se determina 0 que se pretende com o evento, de forma ampla e especifica. 3, Dados de identificagio: 3.1. Edigao 3.2. Nome 3.3. Tema central 3.4, Local de realizagaio 3.5. Data 3.6, Promotor 3.7. Organizador 3.8, Apoio e patrocinios; 4, Pablico-alvo: I; a quem se destina o evento. O publico deverd ser criteriosamente analisado, Qualquer erro de definigo podera afetar 0 desenvolvimento do projeto. 5. Atividades: Apresentagdio das etapas e fases necessérias 4 concretizagao do evento. Também mostra 0 conjunto de tarefas/operapes a serem executadas, distribuidas entre as comissdes. As atividades indieam a dimensio do evento; 6. Recursos 6.1. Humanos + Equipe + Uniforme + Treinamento + Alimentagio + Transporte 6.2. Financeiros + Previsto de custo + Captagio de recursos 63. Materiais + Equipamentos audiovisuais + Decoragio + Estrutura fisica 7. Custos e orsamentos: previsdo oramentéria; Cronograma: tempo necessério para as ages; etapas, tarefas e responsiveis; 9. Controle e avaliagao: 9.1.1. Controle ~ registro das ocorréncias 9.1.2. Avaliago ~verifica a efetividade do evento. Etapa III: Captago de Recursos Concluido o projeto do evento € discriminado 0 seu custo, passa-se a obtengio de recursos junto a ‘empresas ¢ entidades, Este trabalho deve ser feito em conjunto pelo promotor € pelo organizador do evento. O evento pode ser viabilizado através de: + Apoios « Colaborages + Patrocinios + Permutas + Venda de stands + Publicidade + Ingressos Etapa IV: Operacionalizagio das Atividades Depois de elaborado 0 projeto e de estar viabilizado 0 evento com a consecugao de patrocinios e de apoios, o organizador e o promotor passam para a etape seguinte, a da operacionalizagdo. Esta etapa poderd ser desenvolvida em 11 fases: 1. Preparagio da Estrutura Téenico-Financeira: 1.1. Constituigdo de comissdes: + Comissio Organizadora + Comissao Financeira + Comissio Técnico-cientifica + Comissio de Divulgegao + Comissiio de Recepeao 2, Elaboracio do Material Grifico / Programagio Visual 2.1, Contratar profissional ou agéncia 2.2. Passar briefing 2.3. Analisar Jay-outs / submeté-los & apreciagio 2.4, Selecionar lay-outs / solicitar orgamentos 2.5. Definir orgamentos / contratar servigos 2.6. Elaborar plano de distribuigo e controle 3. Elaboracao do Regimento Interno e do Regulamento do Evento 3.1. Regulamento: conjunto de normas gerais que definem a estrutura € 0 funcionamento do evento Page | of 2 www.casadoseventos.com.br vst Seu evento com inscri¢éo automatizada pela Internet ‘WEB Mf ssuoa::ATENDIMENTO UMA NOVA PERSPECTIVA: ACOES DE MARKETING E EVENTOS Fonte: UE -unversidade Estadual de tondrina (PR) Assunto: Enters melhor ques es agdes de merken no star de eventos 2, meinereo eleionarento de sus empresa comm set poet. ston, irs pas arco pro desert etm evn: Pant, epancope ecs0 © ‘velop © esto do evento camo ferramenta de compesto sremocional & uma ares ainda poucn focalizada ne IRarelura mas recente de Marketing. Clientes, eam se sabe, s80 0 fatorchave pars o sucesso Ge ualgiey negéco. Embora constentes de die Jevent stats, de modo continue, sus clentes, 25’ empresas por vezes cestonnedem a impartnca de Ailear detemmnasos rwcutos para. esse fr Embore mantenha apcoximando coneeitual e prtica com @ nocéo de estrateaie (no composen prornoconely, ¢ hays evieenciae 6 Que vale 8 pena persist na estudo de sua organlzageo, cavacteristcas e capacsiade de pera resutodn o FOncalD Ge events nie ¢ ieee lacuna. Essa posicno @ bem ivtraca na vido de Penteade (2099, p. 29), pra qin, [ool 9 organzacko ds eventcs~ attics, cultura, sporbvos du de outras natureras ~ & um dos mals fascinates e poueo estudacos ‘émas do Marketing, Apesar das mutts niietivas bemrsueadide, 0 Gras ainda va Consrigo uma tradeso protesenel nd prodeae de eventos, que uit vers $89 reazades, anda, de fone mmadore © evento no compost de marketing das arganizacées No Bras 0 evento sempre fo: tatado, un suas dhmensBes teéico-prticos, como fenimano exclusive de drea de comunicogBes, Ese Foto est Nando 8 consigho de estrtagista que os profsionas essa dren even fossuin. £ megavel, ho eno, dee, come ferrarrenta, 9 evcoto ~ seu planejamento e sua ublaaczo ~ ofwreca expago para as aches de Marketing. Na suohadey embers {imidamente, essa Integraso com 0 Marketing tam pasted sor de inferesse das empresas Sue conn 3 iitengbe de fortsleer Soe conceto e seu posionament perante seus pubcos,enlendem que cevent-ceutlzer a evant ‘Atuzimente, o Harketng & define de forma mas abrangents, 20 ineorporer noves dimenstes, como aor exemplo 9 definksio da ‘american Harkeeng Assocation conforme aparece. em Marketing Nene de 12 de vnarce de 1985" "workelng & © proceso. Go Dianewoment> ® ext