nip — bode
COMO PLANEJAR UM EVENTO
A organizaco de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece "ao vivo” e qualquer
falha comprometeré 0 conceito/ imagem da organizacio. Com referéncia em diversos autores
podemos dividir 0 evento em quatro etapas:
Planejamento;
+ Organizagac
+ Execugio;
+ Avaliagio.
planejamento é a fase mais demorada e complexa. E nesta etapa que 0 organizador levanta todos
08 dados ¢ informacées, define os objetivos que pretende atingir e estabelece um plano de trabalho
com definigao de responsabilidades.
A organizagio é a etapa de preparagdo de todas as atividades que serio desenvolvidas. f a etapa
mais exaustiva do processo, pois cada evento tem as suas particularidades e cabe ao profissional
responsdvel ajusté-las para sua implantago.
A execugio € a etapa em que todas as ages planejadas so acompanhadas ¢ monitoradas. Nesta
etapa € de extrema importincia que a comissiio organizadora tenha ¢ exerga controle sobre cada
fase, autorizando © seu inicio, monitorando 0 seu desenvolvimento e verificando o seu
encerramento,
A iiltima etapa é a avaliagto. Bla é a soma de todas as etapas do projeto, na qual os objetivos, os
piiblicos e os resultados so avaliados qualitativamente com 0 propésito de idemtificar as falhas e
cortigi-las posteriormente.
Em seguida, deve-se elaborar um relat6rio de avaliag%o contendo toda a historia do evento, as
atividades realizadas e as consideragies feitas pela organizagao, bem como todas as informagdes
obtidas nos instrumentos de avaliagdo, pois servird como base para o planejamento de eventos
futuros.
ETAPAS DO EVENTO.
Etapa I: Estudo e Coleta de dados
Esta etapa tem como objetivo, desenvolver anélises, estudos ¢ contatos relativos a concretizagao do
evento.
1. Identificagio do evento
1.1. E realizada junto ao cliente, isto é, 0 promotor do evento. A finalidade deste item é definir
08 objetivos, o tipo de evento e explicitar o tema a ser abordado, com vistas & elaboragao do
projeto.
1.2.0 tema a ser escolhido deve ser atual, despertar interesse do piiblico-alvo e englobar os
assuntos que seriio tratados no evento,
2. Histérico do evento
2.1, Caracterizado 0 tipo de evento, é necessario levantar dados sobre 0 seu histérico e de seus
similares, Sao coletados dados sobre:
+ Datas
+ Locais
* Promotores + Nimero ¢ categoria dos participantes
+ Orgamento
+ Patrocinadores
+ Apoios
+ Custo de inserigao,
+ Material grifico
+ Tipo de divulgagao utilizada
3. Data do evento
3.1, A escolha da data do evento é um aspecto importante a ser considerado nesta etapa. Por
isto, sua definig&o exige, por parte do organizador de eventos ¢ do promotor, uma anélise
criativa dos indicadores abaixo:
+ Superposigdo de datas: a coincidéncia de eventos, principalmente de médio e grande
porte, de acontecimentos civicos ou religiosos numa mesma data ou préximo a ela,
interfere na infra-estrutura necesséria a realizado do evento;
+ Capacidade hoteleira: a data do evento deve coincidir de preferéncia, com a baixa
temporada turistica, para facilitar as negociagdes com os hotéis ¢ as agéncias de
viagens;
+ Previsio das atividades turisticas da cidade: agéncia de viagens credenciada, fora da
estaglo turistica, tem melhores condig®es de atendimento na reserva e controle dos
hotéis, envio de passagens aéreas, operagdes de cmbio, oferta de pacotes turisticos,
guias, etc;
+ Transportes, em geral: na baixa temporada turistica, as transportadoras aéreas €
terrestres tém maior oportunidade para a divulgagao do evento e melhores tarifas e
esquemas de financiamento;
+ Periodo de férias escolares: apesar das férias escolares permitirem melhores
deslocamentos familiares, a tealizago de eventos nesta época, leva a superposigtio
de atividades;
+ Condiges climéticas: é recomendavel que se faga um levantamento das épocas de
chuvas abundantes, calor ou frio intenso ¢ possibilidade de tremores de terra nas
regiées onde este fendmeno é freqtiente.
3.2, Interferéncia de fatores econdmico-financeir
3.3. Apoio do governo: € importante verificar, junto aos érglos govemmamentais que liberam
apoio a eventos, se a data de realizagdo do evento coincide com o perfodo de liberagio de
verbas.
4. Identificaga do pablico-alvo
4.1. necessatia a identificagtio correta do piblico-alvo, Esta é uma fase importante no
planejamento de um evento, principalmente se considerarmos o seu motivo ¢ 0s segmentos
da sociedade.
4.2, A lista de convidados deve obedecer a um levantamento eriterioso
+ Nome completo
+ Cargos
+ Enderego completo
+ Telefones de contatos
+ E-mail
4.3, Pata idemtificagto do piblico-alvo, utilizamos, em geral, os indicadores:
+ Interesse pelo assunto proposto;
+ Perfil sécio-econdmico;
+ Perfil sécio-cultural;
+ Perfil tfenico-profissional.
5. Definisio do porte do evento
5.1.0 evento pode ser municipal, estadual, nacional ou internacional e, baseando-se no seu
histérico, pode-se fazer uma estimativa do niimero provavel de participantes; 5.2, Esta estimativa é condigdo para o organizador de eventos tomar uma série de medidas
relativas a dimensdo dos locais de realizagdo do evento, dos servigos de terceiros que sero
contratados, dos tipos de pacotes turisticos a serem oferecidos, etc. 6. Identificagdo do local de realizagao do evento
6.1. A escolha do local deve estar de acordo com o tipo de evento a ser realizado. Os eventos
podem ser realizados em:
+ Areas abertas = Estédios
+ Associagdes + Galpies
+ Auditérios + Hotéis,
+ Centros de convengoes + Parques de exposigoes
+ Centros esportivos + Saldes de festas
+ Clubes
6.2, A correta identificagdo do local do evento exige estudo € andlise dos ite
+ Estrutura do programa técnico-cientifico e atividades paralelas
+ Custo dos espagos
+ Estimativa do ntimero provavel de participantes
+ Condigdes de seguranga
+ Estacionamento
+ Acesso de transportes
+ Acesso a recursos tecnolégicos
Etapa Il: Elaboragio do Projeto
A partir dos levantamentos e coleta de dados realizados na primeira etapa, 0 organizador de eventos
€ 0 promotor elaboram o projeto de viabilidade téenico-financeira do evento.
Este projeto € 0 documento que deve orientar o desenvolvimento das atividades. Por isto, nele
devem estar dimensionados todos os dados necessirios para a sua implementagao, Quanto melhor
especificados os itens, mais facil seré sua execugao.
InformagGes bisicas de um projeto:
1. Justificativa ou apresentacio: apresenta a finalidade e as caracteristicas do evento;
2, Objetivos: Devem ser considerados como geral e especifico. E onde se determina 0 que se
pretende com o evento, de forma ampla e especifica.
3, Dados de identificagio:
3.1. Edigao
3.2. Nome
3.3. Tema central
3.4, Local de realizagaio
3.5. Data
3.6, Promotor
3.7. Organizador
3.8, Apoio e patrocinios;
4, Pablico-alvo: I; a quem se destina o evento. O publico deverd ser criteriosamente analisado,
Qualquer erro de definigo podera afetar 0 desenvolvimento do projeto.
5. Atividades: Apresentagdio das etapas e fases necessérias 4 concretizagao do evento. Também
mostra 0 conjunto de tarefas/operapes a serem executadas, distribuidas entre as comissdes. As
atividades indieam a dimensio do evento;
6. Recursos
6.1. Humanos
+ Equipe
+ Uniforme
+ Treinamento
+ Alimentagio
+ Transporte 6.2. Financeiros
+ Previsto de custo
+ Captagio de recursos
63. Materiais
+ Equipamentos audiovisuais
+ Decoragio
+ Estrutura fisica
7. Custos e orsamentos: previsdo oramentéria;
Cronograma: tempo necessério para as ages; etapas, tarefas e responsiveis;
9. Controle e avaliagao:
9.1.1. Controle ~ registro das ocorréncias
9.1.2. Avaliago ~verifica a efetividade do evento.
Etapa III: Captago de Recursos
Concluido o projeto do evento € discriminado 0 seu custo, passa-se a obtengio de recursos junto a
‘empresas ¢ entidades, Este trabalho deve ser feito em conjunto pelo promotor € pelo organizador do
evento.
O evento pode ser viabilizado através de:
+ Apoios
« Colaborages
+ Patrocinios
+ Permutas
+ Venda de stands
+ Publicidade
+ Ingressos
Etapa IV: Operacionalizagio das Atividades
Depois de elaborado 0 projeto e de estar viabilizado 0 evento com a consecugao de patrocinios e de
apoios, o organizador e o promotor passam para a etape seguinte, a da operacionalizagdo.
Esta etapa poderd ser desenvolvida em 11 fases:
1. Preparagio da Estrutura Téenico-Financeira:
1.1. Constituigdo de comissdes:
+ Comissio Organizadora
+ Comissao Financeira
+ Comissio Técnico-cientifica
+ Comissio de Divulgegao
+ Comissiio de Recepeao
2, Elaboracio do Material Grifico / Programagio Visual
2.1, Contratar profissional ou agéncia
2.2. Passar briefing
2.3. Analisar Jay-outs / submeté-los & apreciagio
2.4, Selecionar lay-outs / solicitar orgamentos
2.5. Definir orgamentos / contratar servigos
2.6. Elaborar plano de distribuigo e controle
3. Elaboracao do Regimento Interno e do Regulamento do Evento
3.1. Regulamento: conjunto de normas gerais que definem a estrutura € 0 funcionamento do
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