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Gestão de Alm oxarifado

e Patrim ônio

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 1


SUMÁRIO

1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE


BENS PATRIMONIAIS..................................................................................................................................... 2
1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO ................................................................................................................2
1.2 CONCEITOS BÁSICOS ..........................................................................................................................3
ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ...................................................................3
ENTIDADES COMPONENTES....................................................................................................................3
Conceitos : ....................................................................................................................................................3
ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO ................................3
SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON ..............................................................................4
1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS ..................................................................6
1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS ...................................................................................................7
1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS .....................................................................................................10
1.7. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS .............................................................................13
1.8. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO .................................................................................................14
1.9. COMPRAS E SUA PREVISÃO ............................................................................................................15
Quanto pedir – qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais que compõem o
pedido)? ......................................................................................................................................................18
Quando pedir – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado?.................................18
Como controlar o sistema – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a
tomar essas decisões? .................................................................................................................................18
1.10. FORNECEDORES .............................................................................................................................19
1.11. CONTRATOS .....................................................................................................................................20
1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO ................................................................................................22
1.13. DA ARMAZENAGEM ........................................................................................................................24
Em alguns casos: ........................................................................................................................................25
Embalagem ................................................................................................................................................25
Montagem de kits ........................................................................................................................................25
Controle de temperatura e umidade. ..........................................................................................................25
1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL ........................................................................................................26
1.15. CUIDADOS ESPECIAIS ...................................................................................................................27
1.16. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES.................................................................................28
1.17. DOS INVENTÁRIOS ..........................................................................................................................30
NOMEAÇÃO DE COMISSÃO; ............................................................................................................... ......32

LEVANTAMENTO, ARROLAMENTO, AVALIAÇÃO E REGISTRO DO PATRIMÔNIO;............... 32

GERAR RELATÓRIO DO INVENTÁRIO E ENVIÁ-LO PARA TCM; .................................................. 32


Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial; .................................................................................32
1.18. DO DESFAZIMENTO .......................................................................................................................33
1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO .........................................................................35
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS .............................................................................................................. 38

ANEXOS .........................................................................................................................................................40

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 2


1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E
ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

A Unidade de Patrimônio de uma Empresa, seja estatal ou não, é de grande


importância, visto que é dentro dela que se processa toda a política de aquisição,
controle, conservação e distribuição de bens, agindo assim em uma inter-relação com
outros seguimentos internos e externos à empresa em sua totalidade.
Em consonância com a dimensão de suas atividades, necessária se faz a demanda
por maior qualidade com menor custo, a fim de atender não apenas às necessidades da
sociedade como também às exigências legais que norteiam estas ações.
Nesta assertiva, é que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores relevantes a fim
de bem delinear a prática da política de aquisição e administração de Bens Patrimoniais.

1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO

O gestor de patrimônio como todo o bom profissional, deve estar sempre bem
atualizado no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito às
suas próprias atividades, como também sobre as tendências futuras, a fim de que possa
adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido,
evitando um direcionamento que venha causar prejuízos à organização que representa
ou a terceiros.

Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informação representa a


atualização e a consolidação das informações disponíveis nas organizações.

A seguir algumas fontes de informação foram selecionadas, notadamente,


aquelas que estão disponíveis na Internet. Entre as mais importantes neste sentido,
destacam-se:

www.senado.gov.br/portal - base de pesquisa legislativa atrelada ao Senado


Federal. Permite a procura por tipo de documento, data de publicação, bem
como o acompanhamento de propostas de legislação, inclusive alterações, em
andamento;

www.comprasnet.gov.br - trata exclusivamente das compras do governo


federal, com informações disponíveis sobre legislação, fornecedores e
atualidades de interesse para os gestores de patrimônio público estadual;

www.planejamento.gov.br - traz todas as informações sobre as atividades


desenvolvidas a cargo do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão do
Governo Federal;

www.interlegis.gov.br - é outra base de dados legislativos do Governo Federal;

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www.redegoverno.gov.br - traz informações sobre a estrutura e as competências
de cada unidade do Governo Federal, e ainda, as formas de contato com os
responsáveis em cada uma destas. É bastante útil quando se deseja saber onde
obter informações a respeito de assuntos específicos relacionados ao Poder
Público.

1.2 CONCEITOS BÁSICOS

A Administração pública tem suas características próprias, diante disso, vamos citar
algumas dessas que possam servir de apoio para o desenvolver do tema.

ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL

ENTIDADES COMPONENTES

A União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, são entidades autônomas.


Cabe a União exercer a soberania do Estado Brasileiro perante o contexto
internacional; exercer os poderes que garanta: a soberania e defesa nacional; a
cidadania; os direitos individuais; a boa relação internacional; o bem-estar sócio-
econômico do povo; administrar e legislar, entre outras atividades.
Cabe a União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios competências
como: conservar o patrimônio público; proteger os bens históricos, as paisagens
naturais e sítios arqueológicos, o meio ambiente e da poluição; a saúde e
assistência pública; e sociedade em geral.
Cabe a União, aos Estados, e ao Distrito Federal (art. 24 da CF/88) legislar e
normatizar sobre matérias específicas, como: direito tributário, financeiro,
econômico, orçamentário, trabalhista etc.

SERVIÇO PÚBLICO NO BRASIL

Conceitos :

a) De Diogo de Figueiredo Moreira Neto: Serviço Público é uma atividade de


Administração que tem por fim assegurar, de modo permanente, contínuo e
geral, a satisfação de necessidades essenciais ou secundárias da sociedade, assim
por lei considerados, sob as condições impostas unilateralmente pela própria
Administração.

ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO

Cabe ao Poder Público da Administração Pública a responsabilidade pela


regulamentação e o controle, ao serviço público concedido, ou permitido ou autorizado,
mesmo nos casos de haver delegação de poderes a terceiros.

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Nota: Observar que os serviços públicos ou de utilidade pública de qualquer natureza,
tem por objetivo principal de servir a coletividade social (a sociedade pública) e, em
segundo, o de produzir renda para aquele que o explora, e que toda a sociedade seja
beneficiada com um serviço de qualidade pelo Estado.

Sistemas de Gestão

a) SIDOR: sistema integrado de dados orçamentários, conjunto de informações sobre


a estrutura orçamentária, as provisões de receitas, despesas, distribuição de receitas
públicas etc, alimentando dados e elementos para a comissão mista pertencente ao
congresso nacional (senadores e deputados) para examinarem e emitirem parecer sobre
os planos e programas nacionais, regionais e setoriais, acompanhar e fiscalizar o
orçamento previsto a atingir o objetivo do estado;

b) SIAFI: sistema integrado de administração financeira do governo federal, conjunto


de sistemas da administração orçamentária e financeira dos recursos da União,
centraliza e processa eletronicamente os dados, que é oferecido como suporte aos
órgãos centrais, setoriais e executores, da gestão pública, tornando segura a
contabilidade da união, sob supervisão do Tesouro Nacional;

SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON

Sistema que tem por objetivo evidenciar, registrar e controlar a situação orçamentária,
financeira e patrimonial da União, apontar os atos e fatos relacionados com a
Administração financeira, orçamentária e patrimonial, através do Sistema de
Contabilidade Federal (Constituição Federal de 1988, no Titulo IV, Capítulo I, Seção
IX, art. 70 ao 75; capítulo II seção I, art.163 e 164; seção II art. 165 ao 169; e, Lei nº
8.112 de 11/12/90) com vistas à elaboração de demonstrações contábeis.

As operações de que resultem débitos e ou créditos de natureza financeira não


compreendida na execução orçamentária serão, também, objeto de registro e evidência
nos registros contábeis.

PATRIMÔNIO PÚBLICO

Todos os anos o poder público em suas diversas esferas, seja federal, estadual ou
municipal, destina significativa parcela de recursos à aquisição de materiais que serão
utilizados com as mais diferentes finalidades, visando o atendimento da população.

Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos públicos custou


dinheiro, valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro fossem. Assim,
integram importante parcela do patrimônio público.

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O dicionário Aurélio1 traz, em sua página 1282, uma precisa definição de
patrimônio: “complexo de bens, materiais ou não, direitos e ações, posse e tudo o mais
que pertença a uma pessoa ou empresa e seja suscetível de apreciação econômica”.

Cabe ao gestor de patrimônio público uma série de atividades que envolva os


bens sob seus cuidados ou mesmo antes, quando da aquisição destes para o atendimento
das diversas necessidades da população, conforme fora frisado anteriormente. Pode
fazer parte de sua rotina a elaboração de orçamentos e o controle das respectivas contas
públicas, a guarda e conservação desses materiais, além de sua distribuição para os
requerentes. Para isso deverá exercer atividades de planejamento e controle.

Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as providências


requeridas, em termos de verificação das necessidades (seja de pessoal, de materiais, de
equipamentos etc.) e para o atendimento dessas necessidades, para que um dado projeto
ou objetivo possa ser realizado ou alcançado. Pode-se dizer que é o caminho a ser
seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas.

O controle é a contínua verificação do planejamento, corrigindo os desvios entre


o que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.

Então, o planejamento e o controle do patrimônio material na empresa pública


envolvem atividades antes de sua entrada na organização, durante a sua presença nesta
e, também, para a sua saída dos registros desta.

Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangíveis, isto é, móveis
e imóveis que compõem o patrimônio de uma organização.

Bens imóveis é todo o conjunto de edificações e espaços, terrenos etc. que não
podem ser deslocados de seu local de instalação. Por sua vez, os bens móveis têm essa
característica de mobilidade potencial. Estas definições são importantes para o controle
físico desses bens e sua respectiva avaliação.

Para fins de elaboração e controle dos orçamentos e das contas públicas duas
definições são fundamentais. Material de consumo e material permanente.

Por material de consumo, pode-se definir aquele que, em razão de seu uso
corrente e de definição da Lei n°. 4.320/64, perde sua identidade física e/ou tem sua
utilização limitada em dois anos. São definidos como despesas de custeio, da categoria
econômica despesas correntes.

Por sua vez, material permanente pode ser entendido como aquele que,
igualmente em razão de seu uso corrente e de definição legal, não perde a sua
identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade
superior a dois anos. São definidos como despesas de investimento, da categoria
econômica despesas de capital.

1 FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo dicionário da língua portuguesa. 2ª. ed. Rio de
Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. reimpressão.

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Na classificação de despesa orçamentária, para a identificação do material permanente
ou de consumo são adotados os parâmetros abaixo, caso se enquadre em algum deles o
material será considerado de consumo.

Durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas


condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;

Fragilidade – quando a estrutura do material está sujeita à modificação, por ser


quebradiço ou deformável, caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidade
de sua identidade;

Perecibilidade – quando o material está sujeito a modificações em sua natureza


(química ou física), sendo passível de deterioração ou perda de suas
características normais de uso;

Incorporabilidade – quando o material for destinado a ser incorporado a outro


bem. Assim, este não pode ser retirado sem prejuízo das características do
principal;

Transformabilidade – quando adquirido para fins de transformação, produção


ou fabricação de partes, elementos ou de outros bens completos.

A observação de que a decisão de classificar o material em consumo ou


permanente é para alertar para o fato de que a classificação de um dado material,
exclusivamente, em função de sua natureza pode ensejar erros de planejamento e
controle desse material. Por exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza,
a decisão será a de colocá-lo como material de consumo, devido à fragilidade. Por outro
lado, se observar a função desse bem junto ao patrimônio poder-se-á classificá-lo como
material permanente. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma peça de museu e como
tal integrará um patrimônio duradouro. Ainda que, para o seu registro e controle não
seja efetuada qualquer aposição de etiqueta ou similar. Ainda que seja apenas um bem
relacionado.

Tal alerta serve para indicar que, antes da natureza e do material, propriamente
dito, com que foi fabricado um dado bem, a sua função para a sociedade é que deve
servir de indicador para a sua classificação e esta para as atividades de planejamento e
controle associadas a este patrimônio material.

1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS

Se possível fosse resumir em uma única frase toda a filosofia da gestão de


patrimônio e material na empresa pública, certamente consistiria em dizer que: “As
características dos materiais são soberanas!”.

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Isto significa que, para o gestor de patrimônio desempenhar adequadamente suas
funções é de fundamental importância que ele seja conhecedor das características dos
materiais sob seus cuidados, visto que elas nortearão a tomada de decisões.

O patrimônio material custa e vale dinheiro. Segundo a Lei 6.404/76 os estoques


são classificados como ativo circulante, que rapidamente pode ser transformado em
capital; e pela Lei 4.320/64, em ativo permanente, devendo, portanto, ser tratado como
se dinheiro fosse. Servem, por vezes, como garantia de empréstimos aplicados para o
desenvolvimento local. Daí, a necessidade de bem conhecê-los para o seu uso
adequadamente.

Com o crescimento da consciência da profissionalização do gerenciamento dos


recursos públicos, destaca-se que não há mais espaço para uma subvalorização das
atribuições relativas a estoques ou patrimônio público de maneira geral.

O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função que


desempenha na sociedade, mas pela forma como ele a desempenha. Afinal, a todos os
profissionais tornam-se necessária a convivência harmoniosa da sociedade, sem a qual
seria quase impossível a própria existência dela.

O conhecimento de como e, em que condições adquirir, transportar, e armazenar


e, quais os cuidados necessários nestes procedimentos, bem como a importância de cada
material para os processos produtivos de sua organização e das unidades que esta deve
prover, em outras organizações públicas, traduz um pouco da amplitude do trabalho,
que deve ser desempenhado por este profissional.

Afinal, sem a sua presença certamente haveria a falta de materiais, o que poderia
significar a interrupção de atividades nas organizações públicas e, também, a má
aplicação de recursos na busca de seu suprimento.

Isto tudo caracteriza a importância desses profissionais nas organizações e a


necessidade de sua valorização!

1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS

O gestor de materiais pode ordenar, adequadamente, os seus conhecimentos


sobre os materiais e as suas características utilizando uma sistemática que resulte em
uma lógica para a diferenciação destes e do tratamento que deve ser dispensado a cada
um.

Tal instrumento para a estruturação dessa diferenciação pode ser obtido através
do cadastramento de materiais.

Através de um exemplo de solicitação de materiais a um gestor de patrimônio,


poder-se-á explicar esta sistemática.

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Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que é o responsável
pelo patrimônio material de seu órgão. Veja como será o diálogo entre eles e o que se
poderá aprender:

S – Bom dia, Agenor Preciso de papel!

A – Bom dia, Severino. Verei como posso atendê-lo.

E se dirige para o interior do almoxarifado. Em seguida, volta para o balcão sem nada
nas mãos.

A – Severino, não posso atender você. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado e
também existe uma ordem expressa de que não serão aceitas devoluções. Ajude-me a
não errar no que pede!

S – Por que não disse logo. Preciso de papel tipo “off-set” para impressão.

Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Outra vez, volta para o
balcão sem nada nas mãos.

A – Severino, ainda não posso atender você. Existem muitos tipos de papel no
almoxarifado. Ajude-me a não errar no que pede!

S – Preciso de papéis “off-set” em folhas.

A – Ah, bom! Tem também papel em bobinas, rolos de todos os tamanhos!

S – Isso, você também me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato ofício!

E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado. Em seguida, retorna
ao balcão sem nada nas mãos.

S – O que foi dessa vez, Agenor?!?

A – Tem papel azul, verde, branco, amarelo e até rosa...

Antes que Agenor conclua o que estava dizendo, Severino o interrompe.

S – Preciso de papel “off-set”, em folhas, no formato ofício e brancas. Ah, antes que me
esqueça, duas resmas, 75 de gramatura, por favor!

Disse Severino em tom irritado, querendo a todo custo ter o seu pedido atendido.

E lá vai Agenor para o interior do almoxarifado e... retorna com as duas resmas de
papel “off-set”, formato ofício, em folhas branquinhas e de 75g/m2.

A – Se você tivesse pedido assim logo da primeira vez eu já o teria atendido...

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Olhou para a fila que já se formava atrás de Severino. E continuou...

A – Enquanto eu tivesse qualquer dúvida sobre o que realmente você precisava, eu não
poderia atendê-lo. E isso serve para qualquer um de vocês aí na fila!...

Foi logo aproveitando a oportunidade para dar a lição a todos os que se encontravam
esperando a vez. E concluiu...

A – E é bom dizer para todos que pretendem vir aqui buscar material, que só atendo a
pedidos quando não houver qualquer chance de errar no que se pede. Para não haver
erros vocês têm que fazer o pedido através da correta especificação do material!
Entenderam?!?

Vamos recapitular o que Agenor ensinou a Severino e aos outros que se


encontravam próximos:

quando Severino disse que precisava de papel, ele apresentou apenas a


denominação principal do material. Agenor teve dúvidas e não pôde atendê-
lo.

quando Severino disse que precisava de papel “off-set”, ele acrescentou ao


pedido a referência básica do material. Agenor continuou com dúvidas e não
pôde atendê-lo.

quando Severino acrescentou a informação “ em folhas”, ele informou a


forma de apresentação do material de que necessitava. Agenor ainda teve
dúvidas e não pôde atendê-lo.

mas quando ele disse que queria no formato ofício, ele informou as
dimensões do material desejado.

assim, quando ele disse que queria folhas brancas e de gramatura 75 (ou
75g/m2), apresentou outras especificações que ainda se faziam necessárias
para a perfeita caracterização de seu pedido e de sua necessidade. Desta
forma, Agenor, pôde finalmente atendê-lo.

O cadastramento de materiais, através de suas especificações, dá meios ao gestor


de patrimônio a fim de que possa diferenciar os materiais uns dos outros e, dessa forma,
para distinguir os cuidados específicos para cada um destes.

Tem como níveis:

1. Denominação principal
2. Referência básica
3. Forma de apresentação
4. Dimensões
5. Outras formas de especificação.

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Mas será que todas as vezes que apresentar um pedido terá que relacionar todas
as características dos materiais, através de suas especificações?

Claro que não! Se o cadastramento dos materiais for bem feito, poderá utilizar
códigos que representarão o conjunto de características de cada material. Para não
ocorrer à possibilidade de erros, entende-se que cada material somente poderá ser
demonstrado por um código que, por sua vez, representará um único material. Uma
relação de um para um!

1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

Os materiais, através do cadastramento, podem ser organizados em classes ou


categorias.

Esta divisão dará origem ao sistema de codificação, que servirá como um meio
rápido e eficiente de recuperar o conjunto de especificações que caracteriza cada
material. Nesta assertiva, quando qualquer característica for relevante na diferenciação
de dois materiais, implica dizer que estes são distintos no tratamento a ser dispensado e
que, portanto, devem ter códigos diferentes.

Em resumo, o código será a melhor forma de comunicação para a apresentação


das características de um dado material.

Entre os principais sistemas de codificação de materiais destacam-se:

1.1. Sistema alfabético – utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto para a


diferenciação de um conjunto de materiais. Por exemplo, RM pode significar régua de
madeira. RMA poderá significar régua de madeira de 30 cm. RMB poderá significar
régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restrições: a
possibilidade de erros de transcrição e o reduzido número de variações que podem ser
obtidas a partir da combinação das letras. (Além do fato da difícil memorização de um
número elevado de códigos e do agrupamento de novos materiais similares a outros já
cadastrados e que venham a ser inseridos posteriormente na relação geral de
patrimônio).

1.2. Numérico – podem-se tecer considerações semelhantes. Por exemplo,


material da classe 1000 pode significar régua de madeira. Material 1030 poderá
significar régua de madeira de 30 cm. Material 1050 poderá significar régua de madeira
de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros de
transcrição e a eventual dificuldade do agrupamento de novos materiais similares a
outros já cadastrados e que venham a ser inseridos, posteriormente, na relação geral de
patrimônio.

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1.3. Alfanumérico – numa tentativa de ampliar as vantagens dos dois
métodos, anteriormente descritos, foi criado o sistema alfanumérico, agregando letras e
números. RM30 poderá significar régua de madeira de 30 cm. RM50 poderá significar
régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Contudo, apesar do ganho evidente nas
possibilidades deste novo sistema de codificação, as desvantagens dos sistemas
originais ainda permanecem.

1.4. Como forma de ampliar a utilidade da codificação, pela estratificação


dos materiais em grupos, classes e categorias, surgiu o sistema decimal simplificado ou
universal que tem a seguinte estrutura em três chaves: 1ª . 2ª . 3ª ,
sendo a primeira aglutinadora, a segunda individualizadora e a terceira descritiva.

Tomando, por exemplo, os seguintes números de matrícula de universitários:

871.11.283 – 871 estará presente em todo o conjunto de matrículas do ano de 1987, para
alunos que foram aprovados para o 1 semestre letivo; 11 – por exemplo, significa
engenharias, estará em todos os códigos de alunos aprovados para as engenharias; 283,
por sua vez, identificará um aluno em questão, apesar de todos os outros alunos
aprovados, para aquele semestre, terem matrícula iniciando com 871 e mesmo os alunos
das engenharias desse ano que tenham matrícula 871.11.XXX.

Agora a matrícula 921.11.320. O que se pode dizer a respeito? Sabe-se que o


aluno foi aprovado para o 1 semestre do ano de 1992, pertence à área de engenharia
e... O que mais? Os últimos três números o diferenciam dos demais alunos dessa
instituição, em todos os tempos. Afinal, cada elemento da relação geral, somente será
representado por um código e este representará apenas um, e somente um elemento
dessa relação.

Nesta estrutura de codificação, XX.11.XXX representa uma semelhança para


conjunto de alunos, por área de conhecimento, independentemente do ano de ingresso
na instituição. Por isto, estará presente em todas as matrículas de alunos dos cursos de
engenharia.

Os três últimos dígitos podem representar um conjunto de informações


suplementares e que serão necessárias para a perfeita identificação do aluno na relação
geral dos discentes, seja o seu curso e engenharia mecânica, elétrica ou civil, entre
outras. O grau de seu curso, se graduação ou pós-graduação, e assim por diante.

1.5. O sistema de codificação por barras, para o controle de patrimônio e


material, foi introduzido, visando facilitar o levantamento e a localização dos bens,
durante a realização de um inventário.

Este sistema permite a identificação do código por meio de equipamentos de


leitura ótica. Seu princípio baseia-se na transformação dos dígitos do código em uma
representação binária (de combinações de dois algarismos – zeros e uns, o que permite a
sua utilização por meio informatizado). Quando um feixe de luz incide sobre as barras,
o leitor percebe a existência de combinações de dois grupos de barras. As barras
refletivas ou “brancas” (zeros) e as barras não refletivas ou “escuras” (uns).

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 12


Em realidade, o sistema de codificação por barras é utilizado para fins diversos
em automação. Seja para o controle de acesso (como em crachás), seja na área
comercial (como em produtos que se adquire em supermercados e outros produtos
comerciais em geral), controle de cargas (como na aviação comercial), na prestação de
serviços em geral (como na identificação de exames clínicos), entre outros usos.

1.6. Os produtos comerciais brasileiros utilizam um sistema de codificação


chamado EAN-13 e que tem 13 dígitos, assim distribuídos em quatro chaves:

1ª . 2ª . 3ª - 4ª .

1.1. A primeira com três dígitos, conhecidos como bandeira ou “flag”


(bandeira em inglês), representa a origem ou país de origem do produto.

1.2. A segunda indica o fabricante. Assim, todos os produtos fabricados pelo


mesmo fabricante terão a mesma segunda chave, ainda que confeccionados em países
distintos (diferenciação pela bandeira). Unidades distintas de um mesmo fabricante em
um mesmo país terão dígitos de identificação de fabricante distintos. Tal medida é para
permitir a rastreabilidade do produto, ou seja, saber a sua origem desde a sua produção e
até a sua chegada ao consumidor final, bem como em caminho inverso – do consumidor
até a unidade que o produziu.

1.3. A terceira chave serve para diferenciar os vários produtos produzidos por
um mesmo produto A lógica do sistema é a mesma do exemplo do sistema decimal
anteriormente descrito (matrículas dos alunos).

1.4. A quarta chave é uma proteção do sistema. Serve para verificar se um


código percebido pelo leitor ótico realmente corresponde à representação numérica
equivalente. É um dígito verificado Sua função é a mesma daqueles dois últimos dígitos
da identificação de pessoas junto à Receita Federal (o nosso CPF, que tem formato
XXX.XXX.XXX-AA), onde AA são os dígitos verificadores e os demais são dígitos de
informação. Estes últimos servem, tão somente, para verificar se o conjunto dos demais,
realmente, corresponde a um registro válido e são formados a partir de uma combinação
específica destes.

Para produtos que têm pequenas dimensões é utilizada uma versão reduzida
chamada de EAN-8 e que tem apenas oito dígitos. O sistema EAN é utilizado em todo
mundo. Nos Estados Unidos (EUA) e Canadá, e também nos países que mantêm
estreitas relações comerciais com estes. É comum um outro sistema de codificação por
barras, chamado de UPC, que guarda os mesmos princípios, e tem formatos diferentes
para grandes e pequenas embalagens. Por força da integração dos mercados mundiais
estes sistemas – EAN e UPC – estão passando por um processo de integração que
resultará, em breve, no sistema UCC-EAN já em testes.

Uma dúvida comum dos gestores de patrimônio é quanto à utilização interna de


códigos de barras para o controle do patrimônio material na empresa. Pode-se dizer que
existem sistemas de codificação comercial, unificados em todo o país, e que existem

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outros internos às empresas. Atualmente, os leitores óticos já conseguem processar as
leituras, fazendo as conversões de um para outro sistema, sem perda de eficiência.
Assim, não há a necessidade da duplicidade de listagens para conversão e controle sob
os códigos comerciais externos e internos da empresa.

1.6 . DA AQUISIÇÃO DOS BENS

Há várias formas de aquisição de bens pelo Poder Público. Elas são regidas pelo:
Direito Privado – compra e venda, recebimento de bens de doação, permuta,
herança, usucapião, invenção (achado de coisa perdida) etc.
Direito Público – desapropriação, aquisição por força de lei ou processo judicial
(Execução), investidura, etc.

Os bens públicos são adquiridos através de desapropriação, de processo de


Execução, ou outros tipos de aquisição de natureza privada (compra e venda,
recebimento de bens de doação, permuta, herança, usucapião, invenção (achado de coisa
perdida) e por força de dispositivo constitucional ou legal.

1.7. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS

Quando um material passa a integrar o patrimônio de uma organização uma das


primeiras atividades, após a verificação de sua regularidade (física e fiscal), é o seu
registro na relação geral de patrimônio, anotando-se a data e o valor de sua
incorporação, a forma e a documentação de sua origem, a sua destinação, bem como o
número pelo qual deverá ser localizado nessa relação (o seu cadastro ou registro
propriamente dito).

Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um material, afirma-


se que foi estabelecida a carga do bem. Sendo o mesmo transferido, anotam-se os dados
e as condições dessa responsabilidade pelo novo consignatório. Desta forma, constata-
se que ocorreu a descarga do material, em relação ao primeiro, com a respectiva carga
para o segundo.

Toda transferência de materiais, em uma organização, deve dar origem a um


novo termo de carga, quando houver a mudança de responsabilidade sobre estes. Pode-
se dizer que a carga é condição obrigatória para esta transferência, sendo que, para a sua
realização, o bem deverá estar perfeitamente caracterizado e avaliado, quanto ao seu
estado ou condição de uso, bem como, devidamente, valorado, a fim de que se possa
estabelecer a dimensão da responsabilidade que assume o novo consignatário.

A descarga também ocorrerá quando o material se tornar irrecuperável pelas


perdas de sua funcionalidade, por consumo e demais transferências (cessão, venda,

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 14


permuta, doação, inutilização e abandono) e, ainda, por furto ou roubo, observadas as
particularidades do caso.

Eventualmente, partes ou peças de um conjunto podem ter a sua descarga


isolada, fazendo-se as devidas anotações no registro patrimonial, e, ainda, a atualização
do valor desse bem.

- O método mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial é o da


oposição de plaquetas. Porém, existem outros, tais como: gravação ou tatuagem
(animais, bens metálicos, plásticos...); aposição de anéis, colares ou similares (animais),
tarja magnética, carimbos (livros), etc.

Um dos problemas mais comuns é a perda da seqüência da numeração de


plaquetas. Vale lembrar que a numeração deve seguir uma ordem cronológica. Assim,
será errado efetuar hoje o registro de um bem com uma placa de número 10 e amanhã
proceder ao registro de outro cuja placa for menor que 10. A origem mais comum desse
erro é reservar placas para um pedido ainda não entregue ou produtos que ainda
aguardam inspeção para o seu recebimento final. Não agir assim, contribuirá para a
redução deste erro. Também não é correto usar uma placa que, porventura, tenha sido
“pulada”. A ação correta é dar baixa nessa numeração, através de processo específico
para tal fim.

1.8. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO

Uma das funções do gestor de patrimônio é tomar todas as providências que


contribuam para o pleno atendimento das necessidades dos vários requisitantes de
materiais sob seus cuidados. Cabe a ele verificar a consistência dos pedidos, a
possibilidade de seu atendimento e a condução dos materiais cujas necessidades devem
e podem ser atendidas. Este processo de encaminhamento dos materiais aos seus
respectivos requisitantes é o que se chama de distribuição.

Para que o material chegue ao solicitante, em perfeitas condições, em termos de


quantidade e qualidade, o gestor deverá tomar uma série de providências que envolvam,
entre outras medidas, a escolha do meio de transporte do mesmo até o local onde é
esperado (que pode ser diferente daquele do solicitante), das proteções requeridas para
garantir a sua integridade durante este transporte (embalagens), a seleção do
transportador, bem como a contratação de seguros, quando pertinente.
Certamente, a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais solicitados é
a divergência entre a linguagem utilizada para a caracterização dos materiais.

A fim de que o pedido corresponda fielmente às necessidades de consumo


necessário se faz que o solicitante e quem vai distribuir o material estejam “falando”
sobre a mesma coisa. Isto é, que a descrição do material esteja em perfeita sintonia para
ambos. A causa mais comum disto é a inexistência de um cadastro único de materiais,
com sua respectiva codificação, para todas as unidades do Estado. Por isso, com
absoluta prioridade, deve ser adotado o método descritivo, que consiste na especificação

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 15


técnica do conjunto de características do material. O método referencial que consiste no
uso de meios auxiliares (fotos, figuras, amostras até mesmo, embalagens de compras
ou entregas anteriores etc.) para a caracterização do material desejado, pode resultar em
problemas na sua entrega ou aquisição. Estes problemas podem ocorrer porque, por
exemplo, a amostra utilizada caracterizava apenas referência de fabricação e não de
marca, o que, na maioria dos casos, não é permitido quando se tratar de aquisições pelo
Poder Público.

Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitação de


fornecimento por referência é a possibilidade de caducidade desta, ou seja, atrelar-se a
uma alternativa obsoleta de um produto, quando podem já existir produtos de melhor
desempenho, inclusive a preços menores no mercado, como no caso de equipamentos
de informática.

A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade, cabe ao gestor de materiais


estar sempre em busca de atualização sobre os materiais disponíveis no mercado.

Para a distribuição dos materiais nas organizações, dois processos de


fornecimento podem ser utilizados. O primeiro, ou por pressão, consiste no
fornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo determinados, uma vez
que as características da demanda ao longo do tempo já são bem definidas, não
havendo, desta maneira, a mínima possibilidade de falhas no atendimento. Mesmo
sendo os materiais bastante simples não requerem a apresentação de requisição a cada
fornecimento (copos de água e café, por exemplo).
O segundo processo é aquele em que o fornecimento é realizado após a
apresentação de cada requisição, quer seja pela variabilidade do material de consumo,
que não permite uma distribuição uniforme, o que possibilitaria perdas por
obsolescência, inatividade ou ociosidade, quer seja pelo valor mais expressivo, fazendo-
se necessário um controle mais rigoroso de sua distribuição.

Convém, finalmente, destacar que sempre caberá ao gestor, realizar julgamento


sobre o que lhe é apresentado como solicitação. Nenhum material deverá ser distribuído
sem que a devida solicitação tenha sido encaminhada. Mesmo para produtos
distribuídos sob pressão, em algum momento deve ter havido a previsão de seu
consumo e seus respectivos consumidores, bem como, a autorização para esta
distribuição.

1.9. COMPRAS E SUA PREVISÃO

Em muitas organizações públicas, as atividades relacionadas ao planejamento de


compras (planejamento das quantidades, seleção e avaliação de fornecedores,
negociação etc.) estão dissociadas das atividades relativas ao processamento dessas
compras (atividades de licitação, documentação e registro), bem como, de seu
recebimento. Tal fato, por muitas vezes, gera problemas entre as reais necessidades do
solicitante e do que efetivamente é entregue à organização. A falta de entrosamento

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 16


entre estas atividades (compras, licitação e almoxarifado) pode comprometer o
suprimento de materiais para a empresa.

Nesta ótica, pode-se resumir o parágrafo anterior em uma única frase: “As
compras representam a porta de saída da maior parte dos recursos de uma organização
ou a sua plena capacidade de operação”. Com a escassez de recursos públicos, uma boa
compra é condição fundamental para a manutenção dos níveis de atendimento que o
Estado pode oferecer aos cidadãos.

Uma boa compra, então, é aquela que atende, ao mesmo tempo, as exigências
técnicas do solicitante e de quem vai recebê-la (que devem estar expressas como
especificações), os requisitos legais de sua aquisição (licitação, por exemplo) e de sua
entrega (locais, prazos e datas). Para que isso possa ser alcançado necessário se faz, que
as pessoas, que exercem atividades associadas a tais funções trabalhem de forma
integrada, diferentemente, do que ainda acontece hoje em muitas organizações públicas,
conforme fora falado no início deste tema.

Então:

Compra bem feita


Quando uma compra é bem feita resulta:
• Preço de custo mais baixo
• Controle do fluxo de caixa
• Inexistência de empréstimos, doações, perdas etc.
• Não há excessos nem faltas.
• Ela atende a:
– Exigências técnicas do solicitante
– Requisitos de sua solicitação (licitação)
– Requisitos de sua entrega (locais, prazos e datas)

Compra ruim
Quando uma compra é ruim resulta:
• Aumento dos custos
• Descontrole do fluxo de caixa
• Constantes empréstimos, doações, perdas etc.
• Há excessos e/ou faltas.

Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é importante que o


responsável por esta função busque ao máximo introduzir em sua rotina o
estabelecimento de previsões. Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e
das necessidades associadas a esta (área e condições requeridas à sua armazenagem,
pessoal para a distribuição, recursos, à sua aquisição, entre outras) é de fundamental
importância para o pleno funcionamento da empresa pública. Todavia, nem sempre é
possível ter previsões confiáveis sobre determinadas necessidades. Por outro lado,
também podem ocorrer imprevistos que alterem a regularidade das compras.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 17


Previsões podem ser entendidas como expectativas acerca de um futuro, por
vezes, incerto. Assim, quanto mais conhecimento o gestor de patrimônio tiver sobre as
compras (do consumo dos materiais, do intervalo entre compras sucessivas, dos
fornecedores, da variação de preços no mercado, do tempo decorrido entre o pedido e a
disponibilidade do material ao solicitante etc.), maiores chances terá para minimizar as
incertezas desse futuro e com mais segurança poderá realizar o seu trabalho e, assim,
contribuir para a maximização do desempenho de sua organização.

Como regra básica, as compras devem ser regulares, o que significa um


planejamento estruturado (com as suas respectivas previsões) e um bom funcionamento
do setor. A ocorrência de compras emergenciais dará elementos para o gestor de
patrimônio repensar o seu planejamento, seja pela identificação e levantamento de
falhas ocorridas neste, seja porque “imprevistos” apontaram potenciais fragilidades ou
despreparo do setor para lidar com estes. Uma vez, devidamente autorizado, em
conformidade com a previsão orçamentária e a disponibilidade financeira, o gestor de
patrimônio também poderá antecipar suas compras, visando obter ganhos de
oportunidades (ofertas de mercado ou pela tendência de alta dos preços do produto), o
que em empresas privadas poder-se-ia chamar de compras especulativas. Por fim,
quando são necessárias compras, devido à obsolescência de materiais, pode-se dizer que
ocorreram falhas anteriores no planejamento, resultando aquisições de quantidades
desnecessárias ou excessivas.

Conclui-se, então, que é através do planejamento de compras, que a organização


busca estabelecer a maximização da utilização dos recursos disponíveis em atendimento
às demandas.

Como elementos do planejamento de compras, é necessário estabelecer as


quantidades, os locais e as datas para as entregas de cada um dos materiais a serem
adquiridos, bem como o processo de seleção e avaliação de fornecedores, o conteúdo de
informações para a negociação junto a estes e, ainda, o conjunto de rotinas e
documentos necessários para a operação do sistema interno. Também, caberá a
definição de critérios para a racionalização da aquisição orientada pelos requisitos de
conservação dos materiais, vez que é comum a realização de compras para a
substituição de materiais que perderam, precocemente, suas características
(deterioração) devido à sua inadequada armazenagem.

Assim, para evitar a perda dos materiais adquiridos, por deterioração, é


importante que o responsável pelas compras conheça as condições disponíveis para a
armazenagem, pois que este poderá decidir sobre as embalagens e sobre os meios de
transporte, o que poderá contribuir para a redução dessas perdas.

A fim de melhor estabelecer as previsões, o gestor de patrimônio poderá se valer


do histórico das compras (observando sua variação ao longo do tempo), bem como
recorrer ao auxílio de outros profissionais, que detenham maiores conhecimentos sobre
a variação da demanda e dos preços praticados no mercado.

A demanda e a oferta de materiais podem concentrar em certos períodos do ano,


ou terem um comportamento irregular. Então, o gestor deverá adotar estratégias de ação

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 18


específica para cada situação, de modo que, apesar da ausência de estabilidade na
demanda e na oferta, o que seria ideal para o seu trabalho, ele consiga aplicar
adequadamente os recursos disponíveis e assegurar o atendimento das necessidades de
material em sua organização. Quanto mais conhecimentos o gestor detiver sobre o seu
papel, estará melhor preparado para lidar com esta variação de situações. Isto implica
em dizer que a melhoria de seu desempenho e do resultado que seu trabalho
representará para a sua organização, dependerá de sua contínua atualização profissional
obtida pela constante leitura e pela troca de experiência com outros profissionais do seu
ramo de atividades.

Principais decisões de compra!

Quanto pedir – qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais que
compõem o pedido)?

Quando pedir – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado?

Como controlar o sistema – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para
ajudar a tomar essas decisões?

Quanto pedir?

Para saber quanto pedir os responsáveis devem avaliar os custos que estão envolvidos
com o pedido e manutenção do estoque, são eles:

– Custo de colocação do pedido


– Custo de desconto de preços
– Custo de falta de estoque
– Custo de capital de giro
– Custo de armazenagem
– Custo de obsolescência

Deve-se valer de:


– Histórico das compras
– Recorrer a profissionais que detenham o conhecimento da demanda e do
preço.

Quando pedir?

• De forma geral as compras devem ser regulares, o que significa um


planejamento estruturado e um bom funcionamento do setor.

• Para saber o momento certo é necessário acompanhar os níveis de estoque e


histórico de consumo.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 19


Obs. A ocorrência de compras emergências são um sinal para o gestor repensar seu
planejamento.

1.10. FORNECEDORES

Não existe verdade maior do que dizer que: “O problema do seu fornecedor
hoje, poderá tornar-se seu no amanhã!”. Falhas técnicas ou mesmo administrativas de
seu fornecedor podem comprometer o funcionamento de sua organização. Assim, em
alguns casos, melhor que os abandonar ou trocá-los, será desenvolvê-los!

Não basta que o fornecedor tenha a capacidade de apresentar um bom produto.


Mas, necessário se faz que tenha condições de fazê-lo através de um bom fornecimento,
que envolva: preços, prazos, condições de pagamento, regularidade e pontualidade de
entrega, entre outros aspectos relevantes.

A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência em fornecer um


bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e,
em alguns casos, da tecnologia disponível na empresa. Por sua vez, a qualidade
administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada, sendo
possível que esta influencie de forma negativa ou positiva na qualidade técnica.

Para evitar problemas indesejáveis é interessante que a organização mantenha


em seu poder um cadastro atualizado sobre potenciais fornecedores. Assim, poderá em
pouco tempo ter informações sobre estes e proceder a um julgamento justo sobre as
alternativas disponíveis para o fornecimento, quando pertinente. Esta condição mínima
para que uma empresa possa se candidatar a fornecedor denomina-se qualificação. Por
sua vez, a ordem de prioridade para o fornecimento entre aqueles considerados
habilitados intitula-se de classificação.

A fim de evitar abusos, por parte de fornecedores, cada unidade poderá


formalizar sanções relativas a falhas ou problemas em fornecimentos sucessivos. De
acordo com a gravidade das falhas (atrasos, trocas no material entregue, faltas nas
quantidades, etc), podem ser estabelecidos pontos negativos (ou deméritos) e ao total de
uma quantidade limite de deméritos para um certo intervalo de tempo (20 pontos
acumulados em um ano, por exemplo) estará, devido a esse conjunto de falhas, proibido
de concorrer ao fornecimento por um certo período ou, ainda, poderá ser desqualificado,
o que implicará efetivamente na impossibilidade de fornecimento. Tal providência pode
ser executada, através do condicionamento de cada fornecimento, à qualificação prévia.
Uma opção, para tanto, é exigir, quando cabível, a qualificação do pretenso fornecedor
junto ao Cadastro Geral de Contribuintes do Estado, ou, ainda, junto ao Cadastro de
Fornecedores do Ministério de Planejamento (Sistema de Cadastramento Unificado de
Fornecedores - SICAF), que faz parte de um sistema integrado de informações relativas
a compras disponibilizadas na Internet (www.comprasnet.gov.br).
Complementam este sistema o Cadastro de Materiais e Serviços (SICAM) e a
Divulgação Eletrônica de Compras (SIDEC).

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 20


1.11. CONTRATOS

Uma das definições clássicas de contrato é que este “é a convenção estabelecida


entre duas ou mais pessoas para constituir, regular ou extinguir entre elas uma relação
jurídica”. Esta definição é bem interessante, porque coloca em poucas linhas a
orientação sobre todos os elementos que devem constar em um contrato bem elaborado.
São eles:

1.1. a qualificação das partes envolvidas e de seus representantes legais para


aquele efeito;

1.2. o objeto – que apresenta a motivação da elaboração do contrato, aquilo que


deverá ser buscado ou atingido;

1.3. a constituição – que formaliza os interesses de cada uma das partes, a


duração e os meios necessários para tanto;

1.4. a regulação – que estabelece os direitos e obrigações de cada uma das


partes em relação ao outro e a terceiros, bem como orientações para a
resolução de conflitos que, porventura, venham a se estabelecer;

1.5. a extinção – que determina os motivos para o encerramento do contrato,


seja pelo atingimento de seus propósitos, seja pelo descumprimento dos
termos da regulação ou, ainda, pela limitação de tempo prevista em sua
constituição.

Quando o contrato envolve, como uma das partes, o poder público, este recebe o
nome de contrato administrativo e se caracteriza pela predominância deste em relação
às demais partes, face à finalidade do atendimento de interesses públicos.

O gestor de patrimônio ou o responsável pela elaboração dos contratos


administrativos, como representante do poder público, no momento da contratação da
aquisição de bens e serviços, deve sempre considerar que estes contratos têm como
principais características:

1.6. licitação prévia – visa maximizar a utilização do recurso público (ou a


seleção da proposta mais vantajosa para o Estado), e que, para tanto, deve
ser realizado o processo com a respectiva documentação necessária;

1.7. publicidade – dar a mais ampla ciência a possíveis interessados no


processo de licitação e, também, para caracterizar a transparência e a
isenção do agente público, em relação a esta, o que garantirá o princípio de
isonomia de direitos;

1.8. prazo determinado – que todos os contratos tenham um prazo de vigência


definido, visando criar a oportunidade de novas ofertas ao Estado e, assim,
otimizar os recursos empregados na contratação, bem como impossibilitar a

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 21


transferência de responsabilidades sobre esta, com o advento da Lei de
Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101, de 04/05/2000);

1.9. prorrogabilidade – apesar do que reza o parágrafo anterior, haverá ocasiões


onde o contrato poderá ser prorrogado, visto que a sua continuidade se
constituirá como vantagem adicional, através da obtenção de preços e
condições mais vantajosas. Todavia, tal condição deverá ser prevista
quando da contratação inicial, assim como limitações de tempo em
conformidade com o item acima;

1.10. cláusulas exorbitantes – são aquelas que caracterizam a predominância do


poder público neste tipo de contrato. Entre elas mencionam-se:

1.1. Modificação e rescisão unilateral dos contratos – em nome do


interesse público, há a possibilidade da alteração das quantidades,
inicialmente, previstas para o fornecimento, dentro de limites
previstos na legislação e mesmo do encerramento do anteriormente
contratado por aquele;

1.2. Fiscalização – compete aos representantes do poder público


realizar a fiscalização das competências técnica e administrativa dos
contratados, bem como do próprio fornecimento de materiais e
serviços. Cabe ressaltar que cláusulas, referentes à fiscalização,
devem constar do termo de contrato, inclusive quanto à extinção
deste;

1.3. Aplicação de sanções – decorrente da atribuição de fiscalização, a


aplicação de sanções representa uma forma de coibir a inobservância
do acordado, bem como uma forma de educar o fornecedor público a
respeito dos aspectos constantes neste acordo;

1.4. Ocupações provisórias de móveis e imóveis – prerrogativa


específica do interesse público face à propriedade privada;

1.5. Inaplicabilidade de exceção de contrato não cumprido – ainda


que o poder público, por intermédio de seus representantes, não
cumpra o que cabe a este no contratado, não há de imediato a extinção
deste. Tal condição obrigaria o fornecedor a arcar com todas as suas
obrigações independente do fato do poder público cumprir com as
suas.
Visando coibir o uso abusivo desta prerrogativa, restrições quanto ao
fornecimento de materiais e serviços, fazem constar da Lei de
Responsabilidade Fiscal.

Entre outras características do contrato administrativo destaca-se a possibilidade


de ser cobrado do fornecedor, além das exigências formais para a sua qualificação, que
este apresente ou deposite uma garantia de até 5% do valor do contrato, sendo aceitos

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 22


caução em dinheiro e títulos da dívida pública, bem como seguro-garantia e fiança
bancária.

Para a sua efetiva validade, os contratos devem ter seus termos previamente
publicados, para amplo conhecimento dos interessados, e, após o seu estabelecimento,
os prazos previstos na legislação, de acordo com o tipo de processo em execução.

1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO

Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de patrimônio é o


recebimento dos materiais em sua organização. Para tanto, uma série de pré-requisitos
devem ser observados. O primeiro deles, diz respeito à competência para este
recebimento: significa dizer que o gestor de materiais, sozinho ou em equipe, terá
plenas condições de julgar a conformidade daquilo que lhe é entregue. Este julgamento
tem duas dimensões: o aspecto quantitativo e o qualitativo, ou seja, as quantidades e as
características ou especificações do material em recebimento.

Além disso, deve ser observada a regularidade desse material, no que se refere
aos aspectos fiscais, (documentação emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou similar) e à
compatibilidade do que é entregue com a documentação que originou o pedido
(licitação, empenho, autorização de despesa etc.).

A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto, por diferentes


recebedores ou por um mesmo, em datas diferentes, faz-se necessário que se estabeleça
um procedimento padrão, contendo as formas de inspecionar o material a ser recebido,
bem como verificar sobre quais os aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeção
no produto).

A elaboração de uma relação geral sobre os itens a ser verificada evitaria essa
variação avaliativa, bem como o esquecimento de algum ponto a ser avaliado, tem-se
mostrado um instrumento adequado. Adicionalmente, justificam-se a elaboração de
listas de verificação e a sua adoção formal pelos órgãos públicos, vez que permite que o
conhecimento sobre os materiais possa estar disponível para todos na organização,
diminuindo a dependência do conhecimento centrado nas pessoas.

Assim, quando o titular de uma função sair de férias ou, por algum motivo, não
puder exercer suas atribuições, outra pessoa poderá assumi-las, sem maiores perdas de
desempenho.

Outrossim, a existência de procedimentos escritos servirá de memória técnica da


evolução desse conhecimento na organização; ou seja, a contínua revisão e redação de
procedimentos permitirão a melhoria desses a cada nova edição, resultando assim em
um trabalho mais ágil e eficiente para o gestor de materiais.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 23


Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimônio é a assinatura do
canhoto de recebimento, sem a prévia conferência das características do produto que
recebe. Agir dessa forma, a princípio significa atestar a condição do material entregue.

A justificativa mais comum para tal atitude é que, por vezes, a quantidade de
material a receber é bastante grande, não havendo como verificar a totalidade do
material entregue.

Porém, algumas providências podem e precisam ser tomadas para a minimização


de oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o recebedor, neste caso, os gestores
de patrimônio. Uma das medidas mais simples é o estabelecimento de uma norma
instituindo o recebimento provisório de todos os materiais entregues. É claro que tal
condição deva ser colocada ao conhecimento dos fornecedores, no respectivo
documento, que apresenta a necessidade de fornecimento (edital, autorização de despesa
etc.).

Assim, o gestor de patrimônio poderá ter algum tempo a mais para a verificação
das condições em que um dado material lhe é entregue.

Vale ressaltar que, também, deve constar da publicação, anteriormente citada,


que a liberação da autorização de pagamento somente será efetuada após a inspeção
realizada nesse recebimento provisório.

A fim de que o material em recebimento não seja utilizado, indevidamente,


enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em verificação, recomenda-se a
segregação (separação física) dessa parcela do estoque, em uma área reservada, pois que
o consumo de parte do material entregue poderá implicar na aceitação de todo o lote.

Igualmente, os materiais que foram recebidos e se verificados que não estão em


condições de uso, também devem ser segregados e convenientemente sinalizados para
que não ocorra o seu consumo indevidamente ou, que sejam posteriormente agregados a
um outro lote que já tenha sido aprovado para o consumo, resultando daí em trabalho
extra para o gestor de patrimônio e sua equipe.

Vale afirmar que, quando aplicável, pois nem todos os materiais podem passar
por recepção provisória, é sempre favorável ao patrimônio a recepção, após a qual, será
considerado como recebido, em definitivo, o material entregue.

O local de entrega dos materiais, em regra geral, deve ser o almoxarifado da


unidade. Todavia, nem sempre será possível fazer o depósito dos mesmos, no referido
espaço. Neste caso, o gestor de patrimônio deve dirigir-se até o local (canteiro de obras,
unidade agrícola etc.) para onde o material foi encaminhado e, somente, após a sua
autorização, é que este deve ser liberado para uso.

O recebimento dos materiais poderá ser feito pelo almoxarife ou gestor de


patrimônio, isoladamente, ou com o auxílio de outros profissionais, de reconhecida
competência técnica ou domínio do conhecimento, sobre as características dos
materiais, formando assim uma comissão de recebimento.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 24


Ressalta-se, então, que não há nenhum desmerecimento em buscar auxílio de
outros profissionais. Afinal, é praticamente impossível que uma única pessoa detenha
conhecimentos sobre a totalidade de materiais, que podem ser entregues em um
patrimônio. Pelo contrário, será sinal de maturidade e consciência profissional,
reconhecer a importância desse auxílio, quando necessário.

Deve-se, também, lembrar que existem outras formas de recebimento de


materiais no patrimônio além das compras regulares, tais como: por cessão, doação,
permuta, transferências, produção interna e, ainda, pelo pagamento de dívidas para com
o Estado. Em cada uma dessas situações existirão os documentos pertinentes que
deverão ser, devidamente, verificados para a carga do patrimônio e a devida atualização
de seu valor (termo de cessão ou doação, declaração de permuta, guia de remessa ou
nota de transferência e guia de produção, conforme o caso).

1.13. DA ARMAZENAGEM

A armazenagem é demasiadamente importante para a disponibilidade dos


materiais, em atendimento às demandas. É, através dela, que se busca manter a
integridade das características dos materiais. Para tanto, se faz necessário que os locais
reservados para esta função – os almoxarifados – tenham as condições necessárias, ou
seja, se possível, tenham sido edificados para tal propósito ou adequadamente
adaptados. Caso contrário, a tarefa de conservar as características dos materiais poderá
ser prejudicada colocando-os em risco para a finalidade a que se destinam.

Junto à função de armazenar os materiais em um almoxarifado, também cabe ao


gestor tomar todos os cuidados requeridos para a preservação do patrimônio. Deste
modo, todas as unidades deverão contar com programas de manutenção e conservação.
A realização contínua dessas atividades contribuirá para que o patrimônio público seja
transferido, em boas condições, às gerações futuras. Para que tal expectativa seja
alcançada, é necessário que o material possa ser, prontamente, localizado no
almoxarifado; isto é, possa ser identificado dentre os demais, em pouco tempo, o que
implica a adequada organização dos espaços destinados para este fim.

Os cuidados na armazenagem, que se iniciam com a perfeita localização dos


materiais, devem-se estender aos aspectos de segurança que, no trato com os materiais,
assume dois caminhos.
1.1. O primeiro diz respeito à própria segurança das pessoas, que
trabalham no almoxarifado, nas atividades de movimentação de materiais, devendo para
isso serem observadas regras como: materiais pesados devem ser armazenados no piso
ou nas prateleiras inferiores, visando reduzir a possibilidade de quedas destes, quando
da sua movimentação; materiais de maior volume serem estocados próximo à entrada
do almoxarifado, para facilitar a sua retirada; a compatibilidade entre materiais (por
exemplo, não estocar inflamáveis junto a combustíveis); os cuidados necessários para o

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 25


trato de materiais tóxicos ou venenosos (por exemplo, o uso de equipamentos de
proteção – luvas, máscaras, botas etc.); existência de material de socorro e um plano de
ação na ocorrência de acidentes, além de haver pessoal habilitado na equipe para atuar
em caso de emergência,;existência de uma listagem de substâncias químicas
armazenadas, contendo sua descrição (composição) e forma de atuação em caso de
vazamento ou contato acidental; entre outras medidas de segurança para o próprio
gestor, de sua equipe e de pessoas que, esporadicamente, possam visitar a unidade.

1.2. O segundo aspecto refere-se à segurança das pessoas, que usarão o


material, após a sua armazenagem. Se o produto for deteriorado, durante uma
armazenagem inadequada, poderá ocorrer um acidente, quando de seu uso. Por
exemplo: imaginem o que poderá acontecer com um policial que utilizar munição
indevidamente armazenada. Do mesmo modo e que acontecerá com escolares, que
recebam merenda deteriorada?

Diante destas indagações, pode-se afirmar como se torna fundamental a


observância destes dois aspectos, por parte da equipe de armazenagem.

O gestor de materiais poderá ser responsabilizado pelos danos que possam vir a
ocorrer por falta de adequada conservação dos materiais. Poderá responder pela perda
dos materiais em si e pelos danos decorrentes de seu uso em condições deterioradas, o
que pode ensejar complicações de maior gravidade.

Assim, é dever do gestor de patrimônio exigir condições adequadas para a


execução das atribuições que lhe competem.

Sintetizando podemos dizer que as atividades do gestor de patrimônio e


materiais referentes a armazenagem são:

Atividades de Armazenagem

• Recebimento do material
• Descarregamento, inspeção e separação
• Movimentação
• Segurança
• Picking
• Consolidação/quebra/mistura de cargas
• Paletização
• Expedição
• Resolução de problemas de documentação
• Carregamento
• Em alguns casos:
– Embalagem
– Montagem de kits
– Controle de temperatura e umidade.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 26


1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL

Ainda é comum nos almoxarifados, das organizações públicas, a presença de


materiais sem serventia, que foram adquiridos há muito tempo atrás e que, por algum
motivo, não foram consumidos. Estão lá e representam capital público empatado e que,
de certa forma, desvaloriza-se dia após dia. Entre as prováveis explicações que se
podem buscar, para tal descontrole, estão o superdimensionamento de compras e a falta
de controle físico do material em estoque.

Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se apontar, como


causa fundamental, a falta de planejamento na aquisição de origem diversa. Por outro
lado, o controle da presença física de materiais na organização, que também contribui
para o planejamento, não sendo regularmente realizado, também contribui para o
agravamento da situação acima descrita. São atividades que devem ser executadas em
conjunto.

No controle de estoques, uma das falhas mais freqüentes é o fato de os gestores


de patrimônio, comumente, entenderem que almoxarifado é sinônimo de estoque.
Assim, acreditam, que a simples verificação dos saldos de materiais, nos almoxarifados,
representam os estoques destes na empresa. Neste aspecto, reside uma das principais
origens para o superdimensionamento de estoques.

Almoxarifado é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais, ou


seja, um local que, em princípio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas
funções.

Estoque, por sua vez, é toda e qualquer presença de materiais na empresa. Deve-
se, inclusive, considerar como estoque os materiais em trânsito, sejam aqueles, que
estão em processo de recebimento, bem como, os que foram distribuídos para os vários
setores da empresa e, ainda, não foram consumidos.

Exemplificando-se: como o gestor de patrimônio, em um hotel, deve apresentar


seu relatório de inventário de materiais ao gerente? Devem-se considerar apenas os
materiais no almoxarifado central? ou deverá acrescentar a estes, toda a presença de
materiais similares distribuídos nos quartos, cozinhas, bares e demais dependências do
hotel? Imagine, então, que alguém deseje levantar as quantidades de bebidas, sendo que
seus estoques estejam distribuídos pelo almoxarifado central, pelos bares e restaurantes,
nos frigobares dos quartos, nas copas e também nos carrinhos para reabastecimento do
quarto. Em quantos locais encontrará “latas” ou “garrafas” de bebidas a contar? As
quantidades encontradas, em cada um desses locais, representam, em conjunto, o
estoque de bebidas desse hotel. Se limitasse a verificar apenas as quantidades no
almoxarifado, estaria cometendo um erro muito grande. E pior, estaria fornecendo
informações erradas a pessoas, que precisariam de informações confiáveis para a boa
execução de seu trabalho. Imaginem o prejuízo que o hotel teria caso adquirisse uma
quantidade de bebidas, pensando que dispusesse, apenas, de uma parte menor do que
em realidade a tem. De igual forma deve-se pensar o que ocorre com as organizações

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 27


públicas. Esta é uma das funções do gestor de patrimônio público: minimizar os
desperdícios de recursos, através da aquisição indevida de materiais.

A atividade de otimizar as quantidades em estoque, verificando-as no seu


respectivo estado ou condição de uso, chama-se saneamento de material. Visa também,
à liberação de áreas nos almoxarifados e dos materiais considerados inativos, cujo
estoque na organização for muito superior às necessidades de consumo, ou seja, o seu
giro é muito baixo, incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade, se
deteriore ou se torne obsoleto, porque não haverá consumo suficiente para as
quantidades estocadas.

Ressalta-se que o gestor de materiais deverá executar, rotineiramente, a


atividade de classificar em ativos ou inativos os materiais em estoque. Esta atividade é
de fundamental importância, para o correto planejamento das futuras aquisições.

1.15. CUIDADOS ESPECIAIS

O gestor de patrimônio tem como função primeira manter a integridade do


patrimônio público, ou seja, preservá-lo. Para tanto deverá realizar ações, visando à
conservação das características dos materiais, equipamentos e imóveis sob os seus
cuidados, estruturar programas de conservação de cada um desses bens, observadas as
particularidades individuais e, também, fornecer subsídios para a tomada de decisão a
respeito da recuperação dos mesmos, quando a sua funcionalidade puder ser restaurada.
Tal decisão deve ser orientada, em princípio, pela viabilidade econômica da
recuperação.
Serão considerados bens antieconômicos, quando o custo de sua recuperação
superar 50% de seu valor, depois de recuperado. Entretanto, existem bens, cujos custos
sobre sua perda podem trazer prejuízos ao patrimônio público, superiores àqueles de sua
recuperação, por maiores que sejam. É o caso, por exemplo, de bens de valor histórico.

A responsabilidade do gestor de patrimônio sobre os bens a seus cuidados enseja


três níveis de obrigações, por danos causados a estes:

1.1. o primeiro é a reposição do bem e da funcionalidade que este


representa, ou seja, o atendimento da demanda social, a que o bem se destina, deve ser
mantida sem prejuízo à população;
1.2. o segundo é a recuperação do bem para assegurar o atendimento da
demanda;

1.3. o terceiro diz respeito à indenização ou ao ressarcimento do valor que o


bem representa no patrimônio público.

Deve-se ressaltar que a legislação estabelece essa ordem para as


responsabilidades do gestor, em relação ao patrimônio que estiver a seu encargo.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 28


1.16. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES

Após o devido registro do bem no patrimônio, com a respectiva atualização de


seu valor, cabe ao gestor o contínuo acompanhamento desse material, bem como o de
seus similares, verificando todos os eventos relativos a estes (entradas e saídas),
isoladamente ou em conjunto, enquanto pertencentes à organização.

Esse controle é fundamental para que não ocorram excessos ou falta de materiais
de qualquer natureza. A otimização da relação, entre a disponibilidade dos materiais e o
custo desta, também é obtida por esse controle. A compra ou renovação de estoques,
igualmente, deve ser orientada por seu controle.

Existem dois métodos básicos de acompanhamento e controle de estoques,


segundo os quais o gestor realizará avaliações das quantidades disponíveis:

1.1. O método periódico que consiste na avaliação do estoque em intervalos


regulares de tempo (semanal, mensal, semestral ou outra freqüência apropriada para as
características do material), independente das movimentações realizadas no período.

Este método tem como vantagem o fato de concentrar a atividade de avaliação


do estoque em datas únicas, servindo para o planejamento das datas e da duração dessa
avaliação, bem como para o estabelecimento dos recursos necessários para tanto
(pessoas e meios).

Todavia, em função da quantidade de itens a serem avaliados (variedade ou


diversidade), este método pode representar concentração significativa de esforços. Tal
situação é muito comum, na realização de inventários anuais, quando não houver a
atualização dos saldos e valores do estoque. Apresenta ainda a desvantagem de dar
margem a uma maior probabilidade de falta de materiais, vez que estes serão
verificados apenas em datas fixas. Isto pode sinalizar um grande risco de paralisação
das atividades da organização, em função da importância do material para os processos
produtivos desta.

A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 29


MÉTODO DE CONTROLE PERIÓDICO:

Representação Gráfica:

Quantidade
em estoque

Tempo

t1 t2 t3 (F)

Intervalo entre levantamento dos estoques (t1 = t2 = t3 = ... = tn).

Os inventários são feitos em intervalos de tempo regulares (constantes), o que


pode resultar em faltas ( F ) como no intervalo 3.

1.2. O método de controle por níveis de estoques, em que o gestor utiliza,


como elemento de tomada de decisão, quantidades, que lhe servirão como referências,
independente de quanto tempo levem para ser atingidas.

A utilização deste método implica na dispersão de esforços desse controle ao


longo do período, podendo resultar num elevado número de aquisições e custo de
compras pela colocação de sucessivos pedidos, o que não ocorre quando do controle por
períodos fixos.
A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:

MÉTODO DE CONTROLE POR NÍVEIS DE ESTOQUE:

Representação Gráfica:
Quantidade
em estoque

(f)
(c)
(b)

(a)
(d) (e)

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 30


Legenda:
(a) – Estoque mínimo ou de segurança.
(b) – Ponto de pedido.
(c) – Estoque máximo.
(d) – Tempo de reposição ou de ressuprimento.
(e) – Intervalo entre reposições consecutivas.
(f) – Lote de compras ou de encomenda.

Conclui-se, então, que existem vantagens relativas de um e outro método. Neste


contexto, deve-se conjugá-los, unindo as vantagens, buscando minimizar as
desvantagens.

Convém ressaltar que, de forma alguma, as fichas de acompanhamento de


movimentação de materiais (fichas de prateleira) devam ser abolidas, ainda que o
controle de estoques da unidade utilize recursos de informática. Nunca é demais ter à
disposição um elemento extra de controle, que possa demonstrar sua serventia, quando
da ocorrência de falhas nesse recurso informatizado (microcomputador ou seus
programas).

1.17. DOS INVENTÁRIOS

Inventário é o ato de arrolar e descrever, coordenadamente, todos os bens e


valores do Patrimônio, num determinando instante. O resumo do inventário é registrado
no Balanço Patrimonial da Contabilidade do ente público.

A atualização das informações dos estoques facilita a rotina do gestor de


patrimônio, sendo, inclusive, a única forma efetiva de evitar a concentração dessas
atividades, em curto período de tempo, o que comumente acontece em organizações,
que não mantêm esse hábito. Além disso, é conveniente que se lembre, de que a
legislação coloca a obrigatoriedade da apresentação do inventário anual, como forma de
o Estado manter controle sobre a variação de seu patrimônio, ano após ano,
representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores individuais e/ou
em conjunto.

Qual a finalidade do Inventário Público Anual?

O objeto do inventário é apurar o valor exato e real dos bens e valores do


Patrimônio num determinado momento.

Nas Administrações Públicas o objeto dos Inventários Públicos Anuais é


possibilitar a fiscalização dos seus bens patrimoniais, além de delegar aos agentes a
responsabilização pelos respectivos materiais. A tomada de contas desses agentes terá
por base os inventários anuais.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 31


O Inventário Anual deverá abranger os bens (móveis e imóveis), créditos e
importâncias constantes no Ativo Permanente e Realizável. No estudo vamos ater
apenas ao Inventário Anual dos Bens Públicos.

Também existem outras situações que ensejam a necessidade da realização de


inventários de quantidades e valores.

São elas:

Quando do início de atividades de um órgão ou unidade de patrimônio


(visando ao adequado estabelecimento de seu patrimônio e das responsabilidades em
relação a este);

Quando da transferência de responsabilidade (pela mudança do gestor do


patrimônio da unidade ou, de seus superiores). Tal medida é fundamental, pois, vem dar
suporte ao devido estabelecimento de responsabilidades, no que se refere ao patrimônio
e à comprovação do cumprimento pleno das expectativas, por parte daquele que deixa a
função;

Quando da extinção ou transformação da unidade – similarmente ao


parágrafo anterior, contribui para a verificação do cumprimento das expectativas no que
diz respeito à função e ao estabelecimento das responsabilidades;

Situações eventuais como a ocorrência de sinistros (incêndios, enchentes,


furtos etc.) também podem provocar a realização de inventários para o estabelecimento
de perdas e a verificação das quantidades, servindo ao ajuste do patrimônio e à tomada
de providências, que se fizerem necessárias.

Realizam-se os inventários, a fim de uma verificação integral ou parcial das


características dos materiais, no que tange à sua totalidade ou apenas parte do estoque,
em razão dos objetivos a que este visa atender. Podem, de acordo com esses objetivos,
ser realizados pelo próprio gestor ou por uma equipe especialmente designada.

Como realizar o inventário anual dos bens públicos?

Como dito acima, o Inventário Anual deverá abranger: os bens móveis


(materiais de consumo e matérias permanentes) e os bens imóveis.

O gestor deverá realizar Inventários distintos para os materiais de consumo e


materiais permanentes.

Bens Móveis

Para proceder à realização do Inventário Anual dos Bens Móveis (materiais


permanentes ou material de consumo) o Gestor deverá cumprir, em regra, quatro etapas
a saber:

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 32


Nomeação de Comissão;
Levantamento, Arrolamento, Avaliação e Registro do Patrimônio;
Gerar Relatório do Inventário e enviá-lo para TCM;
Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial;

O que fazer com os dados do inventário?

O resultado do inventário deverá ser registrado no Balanço Patrimonial,


seguindo, para tanto, as diretrizes dispostas na Lei n.º 4.320/64.

Isto, porque, como dito acima, o patrimônio público é bens e direitos, de valor
econômico, que pertencem à União, a um Estado, a um Município, a uma autarquia ou
empresa pública. Para tanto, devem ser registrados na Contabilidade a título de controle
e fiscalização.

O patrimônio público e sua variação ao longo do tempo é registrado


contabilmente através dos Balanços Patrimoniais, disciplinados pela Lei n.º 4.320/64. O
conjunto de bens e direitos menos as obrigações, compreende o patrimônio líquido de
um ente federado a saber:

ATIVO PASSIVO
Bens
( - ) Obrigações
- Móveis
- Dívidas
- Imóveis
- Débitos
- Bens de Natureza Industrial

Direitos (=) Patrimônio Líquido


- Créditos- Valores

O patrimônio público líquido de um ente federado poderá ser positivo ou


negativo. Se o conjunto de bens e direitos for maior que as obrigações, o patrimônio
líquido será positivo (Ativo Real Líquido). Se a soma das obrigações, entretanto,
superar o valor dos bens e direitos, o passivo será negativo (Passivo Real a Descoberto).

Por que é necessário fiscalizar e controlar o uso do patrimônio público?

Para evitar a prática de atos lesivos ao patrimônio público e a conseqüente


nulidade, evitando o desvio de finalidade pública, a má conservação do
patrimônio público e o desperdício dos recursos públicos, com prejuízo para
toda a população.

Para garantir a preservação dos recursos públicos, sobrando dinheiro para


investir em obras e programas importantes para a sociedade.

Buscando evitar a responsabilização do gestor, através de ações de natureza


penal e civil, ou fruto de Ação de Improbidade Administrativa movida pelo

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 33


Ministério Público em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio
público.

Quais as sanções para quem se apropria ou causa lesão ao patrimônio público?

Todo aquele que, por ação ou omissão, gera lesão ao patrimônio público, ou
ainda, de forma ilícita, se apropria do mesmo, está sujeito a responder pelo crime de
Improbidade administrativa, previsto na Lei n.º 8.429/92.

Assim, ocorrendo lesão ao patrimônio público, por ação ou omissão, a pena é o


ressarcimento integral do dano.

Havendo, por sua vez, apropriação ilícita de patrimônio público o responsável


estará sujeito, sem prejuízo de outras sanções penais, civis e administrativas, à (ao):

• Perda dos bens acrescidos ilicitamente e da função pública;


• Suspensão dos direitos políticos de cinco a oito anos;
• Pagamento de multa e proibição de contratar com o Poder Público pelo prazo
cinco anos.

1.18. DO DESFAZIMENTO

Os bens de uso comum e de uso especial, em regra, são inalienáveis, já que os


mesmos encontram-se afetados a uma finalidade pública específica. Esta regra,
entretanto, não é absoluta. Se os mesmos perderem a destinação pública, poderão passar
à categoria de bens dominicais, podendo ser desafetados em decorrência de lei.

Os bens dominicais, entretanto, uma vez que não são afetados a uma finalidade
pública específica, podem ser alienados a qualquer tempo, através dos institutos de
direito privado (compra e venda, doação, permuta) ou de direito público (investidura,
retrocessão, etc.).

O gestor público poderá desfazer de bens públicos (móveis ou imóveis), desde


que haja interesse público devidamente justificado e o valor esteja de acordo com o
preço de mercado (avaliação prévia). Devem-se observar ainda as seguintes regras, no
caso de:

Imóveis – adquirir autorização legislativa e realizar licitação na modalidade de


concorrência. Em se tratando de alienação de imóveis, a licitação é dispensada
nos casos de dação em pagamento, doação ou venda para outro órgão ou
entidade da administração pública, permuta com outro imóvel, etc.

Móvel – realizar licitação, normalmente na modalidade leilão, salvo nos casos


de doação para fins de uso de interesse social, venda para outro órgão ou
entidade da administração pública, permuta, etc. em que é dispensado o
processo licitatório. É comum a alienação de bens móveis na administração

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 34


pública, sobretudo de bens considerados inservíveis, aqueles que não prestam
mais ao serviço público, em decorrência do desgaste natural do tempo.

A alienação de bens móveis e imóveis é tratada nos Arts. 17 a 19 da Lei


n.º8.666/93 que disciplina o processo de alienação dos bens móveis e imóveis.

É vedada a aplicação de receita de capital proveniente da venda de bens e


direitos para financiamento de despesas correntes, salvo disposições legais contrárias. O
valor advindo da venda de um bem deve, pois, ser investido na aquisição de outros bens
(despesas de capital) ou destinado por lei ao regime de previdência. (Art. 44 da Lei
Complementar n.º 101/00)
As guias de receita referentes à alienação de bens do patrimônio público, o
processo licitatório e a autorização legislativa deverão ser juntadas aos documentos da
prestação de contas mensal a serem enviados ao TCM, tal como determina a Resolução
n.º 1.060/05.

Ocorrendo a alienação de bens públicos é necessário proceder à imediata baixa


no inventário, mantendo o mesmo sempre atualizado.

Da mesma forma que o gestor é responsável pela documentação e registro da


entrada de materiais na organização, também está sob a sua responsabilidade a tomada
de providências para a regularização das saídas no patrimônio. Estas podem ocorrer por
consumo, no caso de materiais, ou pelo desfazimento desse patrimônio, quando se tratar
de material ou bem de outra natureza.

O desfazimento pode acontecer em três situações:

1.1. pela transferência do bem a uma outra unidade, caracterizando a


transferência das obrigações e responsabilidades para outras do Poder Público;

1.2. pela cessão a outra unidade, para que esta possa fazer uso do bem, mas
com a manutenção da posse pelo órgão original;

1.3. pela alienação, que consiste na transferência do poder sobre o bem, para
novos proprietários externos ou não ao Poder Público.

Entre as formas de desfazimento destacam-se:

1.4. a venda (que pode ser realizada por concorrência, leilão ou convite);

1.5. a permuta;

1.6. a doação;

1.7. a inutilização e o abandono, cada uma destas com suas especificidades


processuais.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 35


Consideram-se motivos para inutilização do bem, a sua contaminação por
agentes patológicos (que podem causar doenças nos homens, animais ou plantas), a
infestação por insetos nocivos, contaminação por radioatividade, natureza tóxica ou
venenosa (embalagens de agrotóxicos, inseticidas, por exemplo) e o perigo de utilização
fraudulenta (como no caso de modelos e cópias de formulários, carimbos e outros
elementos que podem dar origem a falsificações).

Torna-se importante destacar que, em razão da natureza dos materiais a serem


inutilizados, por vezes, haverá a necessidade da contratação de empresas especializadas
e de reconhecida competência para a execução dos serviços, face à possibilidade de
danos ambientais e à saúde de pessoas que, por ventura, tenham contato com estes.

Por outro lado, também, em razão da natureza dos materiais, existe a previsão
legal do abandono, que caracteriza a simples renúncia ao direito de propriedade.

Convém lembrar que, somente após a conclusão dos devidos processos, é que se
poderá verificar o respectivo ajuste patrimonial com a anotação das baixas e a
atualização dos valores devidos.

1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO

Quem deve cuidar do patrimônio público?

Quando o patrimônio estiver vinculado a um determinado ente federado - União,


a um Estado ou a um Município - a ele cabe, através dos seus agentes públicos, em
primeiro lugar, adotarem todas as providências necessárias à sua preservação e
conservação.

Não se pode perder de vista, as responsabilidades indiretas de toda a população,


em relação ao cuidado com o patrimônio público. Isto porque, sendo o patrimônio
público pertencente ao povo – a todos cabe por ele zelar, preservando-o e defendendo-o,
inclusive judicialmente, através de Ação Popular. (Art. 1º, Lei 4.717/65).

A responsabilidade do gestor de patrimônio vai além de suas atribuições diretas


com os materiais, sob os seus cuidados. Sua atenção deve-se estender também aos
possíveis impactos, que o trato inadequado destes pode causar ao meio ambiente e
assim, à própria humanidade.

Cuidados com as embalagens, a armazenagem e a disposição final dos materiais,


entre outras atividades do cotidiano desse gestor, devem ser orientadas nesse sentido.

Suas ações têm, por princípio, ser orientadas quanto à redução da geração de
resíduos, a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos materiais.

Muito embora cresça a consciência da população em geral, no que se refere a


questões ambientais e, por conseqüência, às exigências dos cidadãos concernentes a

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 36


estas, muitos desses gestores ainda não conseguem compreender, adequadamente, a
importância de seu papel neste contexto. Acredita-se que, tal fato, venha em
decorrência, em grande parte, da omissão de uma política ambiental estruturada, que
envolva todos os escalões dos órgãos públicos.

Felizmente, as últimas ações do Conselho Nacional do Meio Ambiente


(CONAMA) sinalizam que tal situação deverá ser alterada em um futuro próximo.
Assim, convém aos gestores de patrimônio antecipar e implementar, entre outras
medidas exigíveis da dimensão ambiental de seu trabalho, programas de coleta seletiva,
que darão suporte à reciclagem de materiais, que, por sua vez, poderão gerar recursos
para o Estado, igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas.

Poder-se-ão também traçar estratégias, objetivando melhorar a condição


ambiental de seus fornecedores, com a inclusão de exigências referentes ao
licenciamento ambiental pertinente, com vistas à sua qualificação, enquanto fornecedor
do Estado, bem como o estabelecimento de responsabilidades sobre o retorno de
produtos e de suas embalagens, após o seu uso.

Todas essas providências podem resultar em significativas contribuições para


um Estado mais responsável, quanto às questões ambientais, cujas organizações sirvam
de exemplo para toda a população, favorecendo a economia de recursos e melhorando a
vida dos seus habitantes, em geral, através de um meio-ambiente de melhor qualidade.

Informações adicionais podem ser buscadas junto às representações estaduais do


Ministério do Meio-Ambiente, dos Recursos Renováveis e da Amazônia Legal e nos
órgãos estadual e local, quando houver.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 37


CONCLUSÃO

Senhores (as) Gestores(as) de Patrimônio Público, espera-se que o conteúdo


destas breves páginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida para
o adequado desenvolvimento de suas atividades.

Àqueles (as) já detentores de conhecimentos prévios, que este instrumento sirva


de norteador à recapitulação e à retirada de algumas dúvidas que, porventura ainda
existam. Caso não forem completamente sanadas, a equipe de elaboração coloca-se ao
dispor para as respostas necessárias.

Àqueles que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto, espera-se que o
texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar, cada vez mais,
estudando e aprofundando-se nesta temática.

A todos os que tomarem contato com este instrumento, espera-se que ele seja
capaz de revelar a importância do gestor de patrimônio para o Estado, reconhecendo os
seus esforços.

Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que a condição


requerida para o bom desempenho desses gestores seja através de sua capacitação
constante, através da disponibilidade, ou das condições estruturais dos ambientes onde
desenvolverão suas atividades.

Este é um trabalho sem maiores pretensões. Por isso mesmo deve ser sempre
considerado factível de análises e adequações, inclusive, porque a sua própria
concepção já prevê a realização e a edição de revisões periódicas.

Pelo papel que cabe aos gestores de patrimônio, espera-se, também, enfatizar
que em “coisa pública” não há mais espaço para meros servidores ou não-profissionais
públicos. O servidor público tem uma função específica na sociedade na qual está
inserido. É servidor porque deve servir à sociedade com o seu profissionalismo,
conquistado através de sua habilitação. Esta é a melhor forma de serví-la e, por isto,
deve se orgulhar!

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 38


REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS

CRUZ, Flávio da Cruz e Outros. Comentários à Lei 4.320. São Paulo: Atlas, 1999.

PIRES, João Batista Fontes de Souza. Contabilidade Pública – teoria e prática. 6ª. ed.
Franco e Fortes, 2001.

MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 22ª. ed. Malheiros


Editores Ltda, atualizada por Eurico de Andrade Azevedo, Délcio Balestero Aleixo e
José Emmanuel Burle Filho, 1997.

MENDES, Renato Geraldo. Lei de Licitações e Contratos Anotada. 3ª. ed. Znt, 1998.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. 2ª.


ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. Impressão.

DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella – Direito Administrativo. 19 ª Edição, São


Paulo:Editora Atlas, 2006.

BOTELHO, Milton Mendes – Manual Prático de Controle Interno na


Administração Pública Municipal. 1ª Ed., 2 ª Tir., Curitiba: Editora Juruá,
2006.

Manual de Procedimentos de Controle Patrimonial do Estado do Paraná, 1991.

Lei nº. 4.320/64 de 17/03/1964.

Lei nº. 8.666/93 de 21/06/1993.

Lei nº. 8.883/94 de 08/06/1994.

Lei de Responsabilidade Fiscal – Lei Complementar nº. 101 de 04/05/2000.

Lei Complementar nº. 04 de 15/10/1990 – Estadual/MT.

Decreto-Lei nº. 200 de 25/02/1967.

Decreto nº. 83.937 de 06/09/1979.

Decreto nº. 99.184 de 15/03/1990.

Decreto nº. 99.658 de 30/10/1990.

Decreto nº. 99.509 de 05/09/1990.

Decreto nº. 1.094 de 23/03/1994.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 39


Decreto nº. 3.555 de 08/08/2000.

Decreto nº. 3.693 de 20/12/2000.

Decreto nº. 3.697 de 21/12/2000.

Decreto nº. 3.722 de 09/01/2001.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 40


Anexo

DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 41


DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS

As atividades do Patrimônio, Materiais e Serviços estão disciplinadas por uma


vasta legislação específica exigindo do gestor constantes leitura e reflexões bem como a
atualização de seu conhecimento sobre a temática.

Devido à natureza de sua rotina diária e a complexidade e dinâmica das normas


legais pertinentes, torna-se impraticável a busca em compêndios, a fim de sanar dúvidas
momentâneas.

Neste contexto, visando auxiliar o desempenho das atividades do gestor de


patrimônio, foram selecionadas algumas das dúvidas mais freqüentes, para as quais se
apresentam as respectivas respostas.

1. Com quais setores da organização o setor de compras se relaciona com


maior freqüência?

Compras são de fundamental importância para a organização e através de suas


atribuições ou necessidades, relaciona-se com os setores de planejamento, almoxarifado
e licitação, contábil e financeiro, bem como com as demais atividades fim da empresa
pública.

2. Quais as vantagens da centralização e da descentralização do setor de


compras?

Centralização:
Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;
Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;
Controle de materiais e estoques.

Descentralização:
Distância geográfica;
Tempo necessário para a aquisição de materiais;
Facilidade de diálogo.

3. Como se dá a operação do setor de compras?


Em princípio, as compras não podem ser realizadas por iniciativa própria do gestor de
patrimônio. Isto é, devem ser provocadas pela necessidade de algum setor que
encaminhará uma comunicação interna a apresentando. Assim, caso não haja a
disponibilidade imediata do material a ser entregue, o gestor providenciará a
apresentação de fornecimento ou pedido de compras. Para investimentos e bens
permanentes deverá ser formalizado o pedido prévio de autorização para estas despesas.
Em seguida, conforme o caso, são tomadas as providências relativas à licitação, que
encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras pela qualificação e classificação de
fornecedores.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 42


4. Que elementos fazem parte das condições de compra?
Fazem parte das condições de compras, além das quantidades e preços contratados, as
formas e prazos de pagamento, inclusive quanto ao recebimento de outros bens como
parte do capital devido, o local e a programação das entregas (seqüência e datas), bem
como as informações pertinentes às embalagens, meios (rodoviário, ferroviário, aéreo,
etc.), frete e demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedores
até as unidades do Poder Público.

5. Como avaliar bem os fornecedores?


Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o técnico e o
administrativo. A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência de
fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro
profissional e, em alguns casos, da tecnologia do fornecedor. Por sua vez, a qualidade
administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada (preços,
regularidade e entregas de acordo com o que foi pedido etc.), sendo possível que esta
influencie negativamente a qualidade técnica.

6. Como a organização pública pode obter redução de custos através do


setor de compras?
Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. Como
uma organização pública não visa lucro com a aquisição de bens e serviços, não há
como recuperar o capital desperdiçado em compras mal realizadas, o que implica a
premente necessidade da maximização do recurso público utilizado em suas compras.
Compras, então, contribuirá com tal finalidade através de seu adequado planejamento e
negociação com fornecedores visando a obtenção do fornecimento mais vantajoso ao
interesse público.

7. Quais as prioridades ou métodos para aquisição e conservação de


materiais inflamáveis?
Devido às suas características, o material inflamável exige cuidados especiais para a sua
guarda e conservação. Por isso, não é recomendada a sua aquisição em quantidades
acima da capacidade de estocagem segura, tampouco por unidades que não disponham
de condições adequadas para tal finalidade. Devem ser observadas recomendações para
o trato de materiais inflamáveis (assim como para explosivos, conforme o caso)
relativas à segurança do trabalho. Orientações específicas sobre as características das
substâncias podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituições
como Universidades ou Institutos de pesquisa. Nunca é demais acrescentar que o
pessoal dessas unidades deve estar preparado para a intervenção no caso de sinistros,
como princípios de incêndios, e que estas devem ter um plano de contingências
(indicando que providencias tomar, a quem comunicar fatos, como socorrer vítimas etc)
para possíveis ocorrências desses sinistros.

8. Quais as medidas a serem tomadas na aquisição, em casos de


emergências?
Compra direta, tendo as justificativas dentro das medidas legais.

9. Na aquisição, quais as principais formas para a descrição de bens?

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 43


Descritiva: identifica com absoluta clareza, vez que caracteriza o bem,
através de suas especificações (técnica, estética, histórico-cultural, etc).
Referencial: identifica, indiretamente, o item (nome, símbolo, etc).

10. Na aquisição, com Recurso Próprio, qual a legislação a ser seguida:


Federal ou Estadual?
Deverá ser seguida a Legislação Federal.

11. Como proceder para a aquisição de semoventes?


A aquisição de animais segue as mesmas orientações da aquisição de outros bens. Para
tanto, é necessário solicitar opinião técnica especializada, se verificar a finalidade do
órgão, bem como a formalização prévia da necessidade e a observação dos atestados de
sanidade dos animais e, ainda, quando pertinente, obter certificado de linhagem
(registro genético, por exemplo, para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal
informação seja requerida).

12. A aquisição nas Empresas da Administração Direta e Indireta deve


ser feita pela própria empresa ou por uma Comissão de Licitação do Estado, que é
unidade centralizada para este fim?
Quando for recurso próprio é pela própria empresa. Quando for recurso do Tesouro é
pela unidade centralizada.

13. Quais as modalidades de licitação para aquisição de materiais e


serviços?
Carta Convite – modalidade de licitação mais simples, visa à contratação de pequenos
valores referentes à aquisição de materiais e serviços, bens ou obras. Devem ser
buscadas, pelo menos, ofertas de três fornecedores.
Valores: materiais e serviços – de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00; obras e serviços
de engenharia – até R$ 150.000,00.

Tomada de preços – licitação junto a fornecedores, previamente, cadastrados


(qualificados), publicação no Diário Oficial e em jornal de grande circulação.
Valores: materiais e serviços – até R$ 650.000,00; obras e serviços de
engenharia – até R$ 1500.000,00.

Concorrência – licitação que admite a participação de quaisquer interessados,


previamente, cadastrados ou não.
Valores: materiais e serviços – acima de R$ 650.000,00; obras e serviços de
engenharia – acima de R$ 1500.000,00

Concurso – permite a seleção e a escolha de trabalho técnico ou artístico, onde a


predominância é a intelectualidade.

Leilão – utilizada especificamente na venda de bens móveis e imóveis.

Pregão – É uma modalidade de licitação em que a obtenção pelo fornecimento de bens e


serviços comuns, é realizada em sessão pública, por meio de propostas de preços
escritos e verbais, que garantam por meio de pleito justo entre os interessados, a compra
mais econômica, segura e eficiente.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 44


Nas autorizações de despesas referentes a serviços, materiais, bens ou obras, antes
do ato de empenhar faz-se necessário enquadrá-las, no que prescreve os artigos 14, 15 e
16 da Lei nº. 8.666/93, de 21 de junho de 1.993, alterada pela Lei 9.648/98, de 27 de
maio de 1.998, que rege as Licitações e Contratos Administrativos no Brasil.

14. Quais os critérios para a habilitação de fornecedores?


Probidade administrativa, habilitação jurídica, qualificação técnica, econômico-
financeira e regularidade fiscal.

15. Quais os documentos necessários para participar de uma licitação?


Todos os documentos citados nos art. 27 a 32 da Lei 8.666/93, sendo os principais: CPF
- se pessoa física ou CNPJ - se pessoa jurídica; Inscrição Estadual – para material e,
Inscrição Municipal – para serviços; Certidão de Regularidade Fiscal - CRF (emitido
pela Receita Federal), Estadual (emitido pela SEFAZ) e Municipal (emitido pela
Prefeitura); certidão de regularidade do FGTS (emitido pela Caixa Econômica Federal);
inscrição na entidade profissional competente.

16. Quando a licitação poderá ser dispensada?


Com valor inferior a R$ 8.000,00; em caso de emergências, sinistro ou calamidade
pública, conforme previsto no art. 24 da Lei 8.666/93, incisos I a XXIV. Sempre se
apresentando a justificativa pertinente no respectivo processo.

17. Quais os períodos mínimo e máximo de duração de um contrato?


Ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários; exceto: aos projetos
cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no plano plurianual, os
quais poderão ser prorrogados, desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório.
A prestação de serviços a serem executados, de forma contínua, está limitada a 60
meses.

18. Quais as principais prerrogativas do contrato?


Segurança ao contratante e contratado, em caso de não cumprimento de uma das partes.

19. Quais garantias e exigências podem ser cobradas num contrato?


Objetos e seus elementos;
Execução e forma de fornecimento;
Preços e condições de pagamentos;
Prazos de início e conclusão da execução;
Créditos da dispensa e da categoria econômica;
Garantias exigidas para execução;
Responsabilidade das partes;
Casos de rescisão;
Reconhecimento dos direitos em caso de rescisão;
Condições de importação, data e taxa de câmbio para conversão, quando for o caso;
Vinculação ao edital de licitação, ao convite e à proposta do licitante vencedor;
Legislação aplicável à execução do contrato e, especialmente, aos casos omissos;
Obrigação do contratado em manter, durante toda a execução do contrato, a
compatibilidade com as obrigações por ele assumidas.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 45


20. A partir do momento em que os serviços não estão de acordo com o
contrato, nem sendo satisfatório, qual procedimento tomar?
Rescisão do contrato, conforme o que preceituam os arts. 77 e 78 da Lei 8.666/93.

21. Como deve ser o julgamento de uma proposta num processo de Licitação?
E se houver empate qual o critério usado para o desempate?
O julgamento, conforme dispõe o art. 45 da lei 8.666/93, será objetivo, devendo a
Comissão de Licitação ou o responsável pelo Convite realizá-lo de acordo com o tipo de
licitação e os critérios estabelecidos no ato da convocação; quanto à ocorrência do
empate, deverá ser obedecido o disposto no § 2º., do art. 3º, que estabelece igualdade de
condições entre os participantes, tendo assegurada para critério de desempate a
preferência aos bens e serviços produzidos ou prestados por empresas brasileiras de
capital nacional; produzidos no país; produzidos ou prestados por empresas brasileiras,
persistindo o desempate a classificação será feita obrigatoriamente por sorteio, em ato
público, para qual todos os licitantes deverão ser convocados, sendo vedado qualquer
outro processo de desempate.

22. Na modalidade convite, quando um dos participantes pode pedir anulação


da Licitação?
Quando houver irregularidades, do tipo: benefício.

23. Quais medidas a serem tomadas quando uma determinada quantidade dos
produtos adquiridos apresentarem defeitos?
Existem duas possibilidades para a detecção desses defeitos. A primeira quando o
material é entregue. Ou seja, uma parte está adequada para consumo imediato e a outra
não (a que apresentou defeitos). Para a devida solução desse problema recomenda-se
adotar a recepção provisória para a conferência da qualidade e da quantidade dos
produtos entregues. Tal condição deve estar previamente estabelecida no edital de
fornecimento. A outra oportunidade é quando se percebe o defeito algum tempo após a
entrega e já tendo sido consumida parte do material recebido. Nesta última, a
comprovação de uma possível má intenção do fornecedor pode ficar prejudicada devido
à, entre outros fatos, armazenagem indevida, mistura entre lotes oriundos de diferentes
fornecedores etc. Sempre que possível, deve-se verificar amostras do produto entregue
na presença do fornecedor e fazer constar cláusulas sobre penalidades para o
fornecimento de materiais defeituosos, inclusive com a restrição de fornecimento ou da
participação de certames licitatórios.

24. Poderão ser exigidas prestação de garantia nas contratações de obras,


serviços e compras?
A critério da autoridade competente, dependendo do caso, e desde que prevista no
instrumento convocatório, caberá ao contratado optar por uma das seguintes
modalidades de garantia: caução em dinheiro ou títulos da dívida pública; seguro-
garantia; fiança bancária.
Obs.: não poderá exceder a 5% do valor do contrato. A garantia será liberada ou
restituída após a execução do contrato e, quando em dinheiro, atualizada
monetariamente (art. 56, § 1º. da Lei 8.666/93).

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 46


O contrato poderá ser modificado?
Unilateralmente, para melhor adequação às finalidades de interesse público, respeitados
os direitos do contratado (art. 58. Inciso I da Lei nº. 8.666/93).

25. Quais os critérios para ser “pregoeiro”?


Assim como para ser “leiloeiro” há a necessidade de habilitação específica, para ser
“pregoeiro” o servidor deve realizar capacitação para que possa exercer esta função.
Portanto, não é possível ser pregoeiro pela simples designação por seus superiores.

26. Numa licitação, quando houver um fornecedor com “Melhor Preço” (com
qualidade inferior) e outro com “Melhor Técnica” (com preço superior);
qual procedimento adotar para justificar a decisão que indicará o vencedor
do certame? Que argumentos poderão ser usados?
Somente ocorrerão dúvidas dessa natureza quando no edital não forem previamente
definidos todos os critérios para a seleção do fornecimento, o que poderá causar
transtornos de diversas naturezas. Se as regras não forem estabelecidas com
antecedência qualquer decisão tomada pela comissão de licitação poderá ser
questionada, independente da argumentação utilizada como justificativa. Ao ser
publicado um edital e verificada qualquer pendência a melhor providencia é a sua
republicação para a inclusão do aspecto em falta ou para a devida correção.

27. Qual o objetivo do pregão?


A modalidade pregão destina-se a garantir, por meio de pleito justo entre os
interessados, a compra mais econômica, segura e eficiente.

28. Como proceder no caso de bens em regime de cessão de uso em que foram
leiloados pelo cessionário?
O cessionário não é o proprietário do bem, logo não poderia se desfazer deste. O que
implica o descumprimento das cláusulas do contrato, ficando ele, sujeito a execução das
sanções previstas a ao ressarcimento do bem de origem.

29. O que são bens e serviços comuns?


São aqueles cujos padrões, desempenho e qualidade possam ser concisos e, claramente
definidos no objetivo do edital, em perfeita conformidade com as especificações usuais
praticadas no mercado.

30. O que é inventário físico?


É a tomada de todas as providências, visando obter a avaliação ou valoração dos
estoques. Para isso, devem ser levantados as quantidades e o estado (condição de uso ou
conservação dos materiais em análise), para a sua posterior avaliação individual ou em
conjunto.

31. O inventário deve ter data programada para o início e fim de suas
atividades?
Sim, deve ser em datas programadas, visando a contribuir para o seu melhor
planejamento e execução.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 47


32. Qual o procedimento para receber materiais adquiridos através de convite,
quando seus valores forem superiores ao estabelecido no art. 23, da Lei n°
8.666/93?
O recebimento deverá ser confiado a uma comissão composta de, no mínimo, 03 (três)
pessoas, observadas as disposições do art. 15, § 8°, da Lei n° 8.666/93.

33. O que se exige para participar de modalidade de pregão?


Habilitação jurídica;
Qualificação técnica e econômico-financeira;
Regularidade fiscal, com base na legislação em vigor.

34. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos, considerados


ociosos?
Inicialmente deve ser procurada a sua destinação para outra unidade a fim de que possa
fazer uso imediato deste (disponibilizado para cessão ou permuta). Se não for possível,
deverá ser colocado à venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregado
em sua aquisição). E, por último, deverá ser disponibilizado para doação.

35. Que orientações a seguir quando da realização de inventários?


Oportunidade – os inventários devem ser realizados em época planejada,
oportuna, visando a não causar transtornos ao andamento normal das atividades da
unidade;
Uniformidade – os procedimentos de avaliação devem ser uniformes, de
preferência padronizados e realizados, integralmente, pela mesma equipe, visando
a assegurar os mesmos critérios e resultados similares para materiais em
condições semelhantes;
Instantaneidade – itens similares devem ser avaliados em um menor espaço de
tempo entre o início e o final de sua contagem e valoração, se possível, nas
mesmas datas, com vistas a assegurar que o tempo não influirá nessa avaliação e
resultará em diferenças sensíveis para o conjunto;
Integridade – preferencialmente, deve ser avaliada a totalidade dos itens em
estoque. Todavia, por dificuldades de ordem econômica, de tempo ou de pessoal
podem ser tomadas, como expressão da realidade, aproximações como a
amostragem;
Especificação – os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto de
características que formam a sua especificação.

36. O que é inventário analítico?


É a forma de controle em que se devem figurar todas as informações necessárias para a
perfeita identificação e caracterização do material.

37. Quais são as providências do gestor de patrimônio, caso o Órgão possua


estoque de materiais comprovado fisicamente como suficiente para atender
a uma demanda de 3 meses, mais o encarregado de compras ou ordenador
de despesas determinar a abertura de novas licitações?
Verificar, antes de tudo, o estado do material, observando as suas características
(perecibilidade, prazo de validade etc). Em seguida, comunicar a posição do estoque ao

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 48


setor de compras ou ordenador de despesas, incluindo opinião sobre a possibilidade de
emprego indevido de recursos públicos.

38. Os inventários gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas?


Não, devido às suas características em ter uma finalidade específica (verificação de
saldos e qualidades, identificação de desvios etc.), deverão ser efetuados por uma
comissão, especialmente, designada.

39. Quais os prazos máximo e mínimo para a entrega do material?


Os prazos mínimos e máximos deverão estar fixados em Edital.

40. O que é recebimento de material e quais as particularidades que se deve


destacar neste ato administrativo?
O recebimento é o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no local
previamente designado, não implicando em aceitação, transfere apenas a
responsabilidade pela guarda e conservação do fornecedor ao órgão. Deve-se observar a
especificação técnica, a quantidade e a documentação do material (nota fiscal, empenho
etc.).

41. Todo o material deverá ser entregue no almoxarifado?


Sim, salvo quando o produto não possa ou não deva ser estocado ou recebido. Nestes
casos a entrega far-se-á nos locais designados. Qualquer que seja o local de
recebimento, o registro de entrada deverá ocorrer no almoxarifado.

42. Quais as penalidades para o gestor, quando ocorrer o desaparecimento de


materiais sob os seus cuidados?
Caracterizado o fato, o gestor estará sujeito à pena de substituição, reparação ou
indenização, de acordo com o caso, respondendo, administrativamente e, após
manifestação do Ministério Público, poderá, inclusive, ser julgado criminalmente.

43. Quando é que se deve considerar irrecuperável um material?


Quando estes perder suas características funcionais.

44. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques?


Otimizar a relação entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo.

45. De que forma deve ser feito o controle de um estoque?


Através das requisições, de maneira periódica e pelo acompanhamento de cada
movimentação (entradas e saídas na ficha de prateleira).

46. Como calcular o tempo de reposição de um material?


Seleção e avaliação de fornecedor, trâmites legais;
Fabricação;
Transporte;
Inspeção de recebimento, etc., o que for pertinente, conforme cada caso, levando
em consideração o tempo decorrido, entre a colocação de um pedido, sendo
tomadas todas as providências para o seu atendimento até a sua disponibilização
para uso do solicitante.
Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 49
47. O que é estoque de segurança ou mínimo?
É uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possíveis aumentos no
consumo ou no tempo de reposição ou, ainda, de ambos (consumo e tempo de
reposição), que é a situação mais desfavorável.

48. De quem é a responsabilidade dos bens existentes no setor?


Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho.

49. Quais as informações obrigatórias nas notas fiscais, que deverão ser
observadas pelo gestor quando do recebimento de materiais?
Data de emissão;
Descrição do material;
Quantidades;
Unidades de medida (dúzia, quilo, etc.);
Preços (unitários e total);
Bem como o destaque das alíquotas dos impostos (ICMS e IPI);
Caracterização do fornecedor (CGC, inscrições estadual e municipal, entre outras).

50. O exame qualitativo de um material deverá ser feito somente pelo gestor do
almoxarifado?
Não, deverá ser realizado por uma comissão, na qual ele deverá tomar parte.

51. O almoxarifado poderá receber pedido fracionado (entregas por etapas)?


Em princípio não, mas entre as finalidades das atividades do gestor está a de colocar à
disposição da população os materiais necessários ao seu atendimento, cuja necessidade
de demanda, por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o próprio
capital, que aquele bem ou material representa. Assim, em algumas ocasiões, podem ser
justificados os recebimentos fracionados.

52. Como proceder no controle de materiais e quais métodos deverão ser


aplicados?
O controle de materiais é uma atividade de grande importância para o gerenciamento do
patrimônio. É através dele que o gestor verifica continuamente o saldo, o estado e as
medidas requeridas para a manutenção dos materiais prontamente disponíveis para o
atendimento às necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se
relaciona. Para tanto, deve realizar tal função através de atividades periódicas (controle
periódico ou por intervalos de tempo fixos) e de acordo com a variação do consumo
ocorrida ao longo do tempo (o que resulta no controle por quantidades de referência ou
por níveis de estoques).

53. O que é armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com o


armazenamento dos materiais?
A armazenagem compreende a guarda, conservação, segurança e preservação do
material adquirido, a fim de suprir, adequadamente, falhas operacionais das unidades
integrantes da estrutura do órgão ou entidade.

Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 50


Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegido contra a
ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais
daninhos;
Os materiais estocados há mais tempo, devem ser fornecidos em primeiro lugar
(primeiro a entrar, primeiro a sair – PEPS), com a finalidade de evitar o
envelhecimento do estoque;
Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um
rápido inventário;
Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de
fácil acesso e próximo das áreas de expedição; o material que possui pequena
movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;
Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso
utilizar corretamente os acessórios de estocagem para protegê-los;
A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência,
aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combatê-lo
(Corpo de Bombeiros);
Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim
de facilitar a movimentação e inventário;
Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das
estantes e porta-estrados, a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias,
facilitando a movimentação;
Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos,
quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da sua
utilização;
A disposição dos materiais deve ser feita de modo a manter, a face de embalagem
(ou etiqueta), voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, contendo a
marcação do item de modo a permitir a fácil e rápida leitura da identificação e das
demais informações registradas;
Quanto ao material a ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das
pilhas, a fim de não afetar sua qualidade e o seu arejamento (distância de 70 cm
aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes), pelo efeito da
pressão decorrente.

54. No momento da recepção provisória do material, qual o prazo, no caso de


produto defeituoso, para a devolução ou troca?
Os prazos para troca e devolução do produto defeituoso devem constar do respectivo
edital de aquisição.

55. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?


Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a
armazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor
(total ou parcialmente). Pode haver deterioração, por exemplo, quando as condições
ambientais (umidade, temperatura, insolação, iluminação etc) alterarem as suas
características físicas ou químicas. Ainda poderão haver danos aos materiais quando
não for observada a orientação sobre empilhamento máximo dos volumes (não é
observada a capacidade da embalagem suportar carga e, por isto, ocorrem danos ao
material em seu interior).

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 51


56. Quem é o responsável pela guarda e conservação de materiais permanentes
em manutenção?
Como toda movimentação de materiais, salvo expressão em contrário, o responsável por
ela o é, também, pela guarda e conservação do bem. Se houver a mudança da
responsabilidade, durante a atividade específica de manutenção, deverá ser emitido um
novo termo de carga.

57. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentação?


Materiais de consumo elevado devem, observadas as restrições, devido a outras
características, ser colocados à entrada do almoxarifado, visando a facilitar o seu
deslocamento e o trânsito em seu interior.

58. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?


Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a
armazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor
(total ou parcial).

59. Quem deverá atestar as Notas Fiscais, para liberar os pagamentos?


Será feita pelo gestor de almoxarifado, e na sua ausência o servidor por ele designado.

60. Onde se armazenarão os materiais permanentes comprados sem destinação


e quem se responsabilizará por eles?
Deverão ficar armazenados no almoxarifado, sob a responsabilidade do gestor de
patrimônio.

61. Quais os principais sistemas de estocagem?


Sistema de estocagem:
Fixa onde se determina número de áreas de estocagem para um tipo de material,
definindo-se, assim, que somente material deste tipo poderá ser estocado nos
locais marcados.

Sistema de estocagem livre – em o qual não existem locais fixos de


armazenagem, a não ser, é óbvio, para materiais de estocagem especial.

62. Quais as formas de classificação de estoques?


São as seguintes:
Estocagem de matéria-prima – que pode ser armazenagem centralizada, onde facilita
o planejamento da produção, pois que permite um melhor controle sobre as peças ou
produtos defeituosos, tornando o ato de rejeição mais simples.

A armazenagem descentralizada - possibilita um inventário mais rápido, por meios


visuais, e, por estar localizada junto aos pontos de utilização, minimiza os atrasos
ocasionados, por enganos no envio de materiais a outros locais, que não o de
utilização.
Estocagem intermediária - que também pode ser centralizada ou descentralizada é a
estocagem de materiais ou produtos já transformados, processados ou fabricados
parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte da produção.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 52


Estocagem de produtos acabados – é aquela realizada para atender ao usuário, seja o
da entrega imediata, seja o de encomendas sob pedido.

63. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepção de materiais?


A conferência da mercadoria, por ocasião do ato da entrega, é operação importante e,
antes de ser dada quitação, assinando a respectiva nota fiscal, deve-se proceder a uma
conferência rigorosa, conforme as indicações abaixo:
• Antes de abrir os volumes, deve-se verificar se as indicações contidas
nas notas de entrega, endereços, números, marcas, etc., constantes dos
volumes, conferem;

• Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais são


aqueles que estão sendo conferidos, deve-se também, ter o cuidado de
abrir os volumes na presença do representante da firma fornecedora, que
poderá ser o entregador ou outra pessoa, devidamente, credenciada;

• Confronto de tipos: encomendado e recebido;

• Conferência quanto à quantidade: quebras, faltas;

• Conferência quanto à qualidade: apresentação, boa ou má;

• Conferência quanto ao peso: certo ou errado.

Outros aspectos poderão ser examinados e confrontados. Constatando alguma falta ou


algum defeito, deve-se, imediatamente, comunicar este detalhe ao representante, ou, na
falta deste, ao entregador, declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou de
acusar o recebimento total e, ainda comunicar, as razões através de ofício, à firma
fornecedora, a fim de que a ocorrência fique perfeitamente documentada.

64. Qual a diferença entre estoque e almoxarifado?


Estoque – é toda e qualquer presença de materiais na instituição,
inclusive aqueles em trânsito, seja os que estão em processo de recebimento,
como aqueles que foram distribuídos.

Almoxarifado – é o local reservado para a guarda e a conservação de


materiais, isto é, um local que, em princípio, foi estruturado para assegurar o
atendimento dessas funções.

65. Qual a finalidade do layout do almoxarifado?


Cercar o projeto de todas as condições, que possibilitem uma operação, dentro de um
ótimo de economia e rendimento. Ele ocorre quando da implantação de um depósito, e
está presente desde a fase inicial do projeto até a etapa de operacionalização, influindo
na seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e estações de
trabalho, seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais,
estocagem, expedição de dezenas de detalhes, que vão desde a topografia do terreno até
a presença ou número de janelas.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 53


66. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos?
Em razão de suas características e aplicações, os alimentos, sejam para consumo
humano ou animal, devem receber atenções especiais desde a sua aquisição até a sua
liberação para uso. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade,
temperatura, ventilação, insolação, iluminação etc) visando garantir a integridade de
suas características, bem como os prazos para o seu consumo (validade) e forma de
preparo, se pertinente. Devem também ser tomadas todas as providências para que não
haja absorção de odores ou vapores e, ainda, que os alimentos não fiquem expostos a
insetos ou roedores que podem contribuir para a sua contaminação ou deterioração.

67. O que é rotação ideal de estoques?


Rotação de estoques pode ser entendida como uma relação entre as entradas e saídas de
um dado material, levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessário
para o seu consumo (ou taxa de cobertura). Essa relação orienta o gestor no tocante ao
planejamento das aquisições, bem como ao dimensionamento dos níveis de estoque
daquele material (em razão de seu consumo e do tempo para a sua reposição). Essa
relação deve ser tão próxima quanto possível de 1:1, que é a condição ideal. Ou seja,
tudo o que entra, sai. Não havendo acúmulos (excessos) ou falta de materiais,
mantendo-se, também, uma condição ótima de taxa de cobertura.

68. Qual a legislação relativa ao aspecto segurança na armazenagem e


manuseio de materiais?
No aspecto segurança do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada as
orientações da Norma Regulamentadora n° 11 (NR-11), da Portaria 3.214/78, do
Ministério do Trabalho e Emprego.

69. Quais as principais formas de identificação de materiais em estoque?


Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras, caixas, paletes etc.)
como formas de identificação dos materiais, pela associação da identificação de cada
um destes ao seu conteúdo, marcando-os com códigos numéricos e alfanuméricos, pelo
uso combinado de cores, figuras geométricas e símbolos, que servem, inclusive, para a
demarcação de áreas reservadas para cada material, segundo suas características.

70. Como deveremos estabelecer a distribuição de um produto?


Antes de distribuir um material solicitado, o gestor de patrimônio tem por obrigação
avaliar a real necessidade de seu fornecimento para o solicitante. Uma vez verificada a
necessidade daquele usuário, o gestor deverá decidir pelo fornecimento do material
levando em conta não apenas aquele consumidor específico, mas todo o conjunto de
potenciais consumidores do produto em sua organização, de modo que o atendimento
em questão não venha a trazer prejuízos para outro solicitante ou à sua organização em
conjunto. Isto verificado, escolherá o meio mais adequado para fazer chegar o material a
quem o solicita. Para tanto, deverá tomar como elementos de decisão as características
do pedido (quantidade, volume e massa do material a ser deslocado, urgência, prazos de
atendimento, locais de entrega desse e de outros pedidos, os requisitos de segurança
para a integridade do material e de quem o conduzirá, etc.), visando atendê-lo e a outros
pedidos a um menor custo para a organização.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 54


71. Qual a finalidade da ficha de prateleira?
É fornecer a posição exata dos saldos dos materiais em estoque, servindo como um
meio de controle adicional aos demais controles da organização. Deve assegurar o
registro de toda a movimentação dos materiais (entradas e saídas), pois está junto aos
locais em que estes se encontram depositados.

72. Como é feita a saída de bens de consumo do almoxarifado, cuja entrada não
existe registro?
Há a obrigação do registro patrimonial de todos os bens públicos, ainda que pelo
simples relacionamento. Um bem não registrado, formalmente, não existe e, portanto,
não integra o patrimônio. Logo, não haverá a possibilidade de registros relativos a
saídas, enquanto não houver a entrada ou registro patrimonial do bem.

73. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado, quando a saída de


mercadorias para governos estrangeiros?
A autorização para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitária a
governos estrangeiros, sobretudo para municípios ou cidades próximas a fronteiras
obedecerá autorização ou legislação específica para tal fim.

74. Como se deve ocorrer à saída de material do almoxarifado, se o mesmo


estiver disponível para permuta?
Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a ser
adquirido, deverá constar da adequada publicação.

75. Como proceder à saída de mercadoria, onde a fabricação é interna?


Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricação ou produção interna, deverá haver
o respectivo registro de sua entrada no patrimônio público. A guia de produção é o
documento hábil para tal finalidade. Após a formalização de sua entrada, esses materiais
podem ter a sua baixa normalmente.

76. O almoxarifado pode dar saída em mercadoria, cuja nota fiscal ainda se
encontra a pagar no setor financeiro?
Como orientação geral o gestor de patrimônio deverá observar a liquidação da
aquisição, que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. Todavia, a emissão
de empenho implica em assumir responsabilidades sobre a aquisição, de onde, de
acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal, após a entrega do material e sua entrada
no patrimônio público, se caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operação.
Ou seja, esta despesa consta, obrigatoriamente, do orçamento anteriormente
estabelecido e da programação para a sua execução associada à disponibilidade
financeira.

77. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado?


Através da distribuição feita aos setores requerentes, por meio de requisições.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 55


78. Quando ocorre a Saída Parcial de um material?
Quando não se pode atender ao pedido por completo, se caracterizado o baixo nível de
estoque de um determinado material, ocorre a possibilidade do atendimento parcelado
da aquisição.

79. Pode-se proceder à saída de um material, em virtude do desfazimento ou


renúncia?
Sim, desde que comprovada a inutilização ou abandono do material considera-se
desfazimento.

80. O almoxarifado deve emitir mensalmente inventários, informando à


contabilidade, a real situação do estoque?
Sim, para que a contabilidade possa acompanhar a movimentação de estoque (entrada e
saída).

81. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para saída
de mercadorias, quando o Órgão tiver cronograma de encerramento para a
elaboração do movimento de almoxarifado?
A maioria dos problemas relacionados à gestão de estoques está relacionada com a falta
do estabelecimento prévio de condições para a sua entrega e recebimento. Ou seja,
ainda na contratação do fornecimento. Para que sejam sanados estes problemas o
contrato deve prever claramente quais as condições necessárias para que o fornecimento
seja realizado de modo a atender todas as expectativas do órgão ou unidade a(o) qual se
destina. Para evitar problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmente
relatórios de movimentação, devem ser adotados procedimentos como o recebimento de
entregas no máximo até o 2° dia útil anterior ao final do mês (ou outra antecedência,
conforme necessidade da unidade) e recebimento prévio para posterior processamento,
seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer outros fornecimentos com esta condição.

82. Em que consiste o inventário rotativo?


Consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoques ou
daqueles permanentes, distribuídos para uso, feito de acordo com uma programação, a
permitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.

83. Quando um material é considerado antieconômico?


Quando o custo de sua recuperação superar a 50% de seu valo

84. Que destinação deve ser dada aos materiais obtidos, através de convênio,
após o término deste?
Em regra, deverão ser destinados para a respectiva entidade, salvo expresso, de outra
forma, no próprio convênio.

85. Qual o método de avaliação a ser adotado para a atualização do valor do


patrimônio?
Os materiais deverão ser avaliados pela média ponderada das compras e os
equipamentos e materiais permanentes pelo custo de aquisição ou construção, conforme
determina o art. 106, da Lei n° 4.320/64.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 56


86. Como proceder para a valoração de itens do patrimônio obtidos por
produção interna?
Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se não for possível,
devem ser valorados pelo seu custo de produção.

87. O que é inventário por amostragem?


Consiste no levantamento das características de uma parcela dos materiais em estoque,
buscando, a partir dos resultados obtidos, o comportamento dessas características no
restante do grupo em análise. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo, por
exemplo, mensal, ou, segundo uma finalidade específica.

88. Como deve ser feita a depreciação de equipamentos e material permanente


e de quantos em quantos anos?
Deverá ser feita, anualmente, atualizando o valor de cada item do patrimônio, fazendo-a
constar do inventário anual da unidade. Para cada tipo de equipamento e material
permanente, deve ser consultada a Norma de Execução 06/93 (publicada no DOU de
30/12/93), onde se extraiu a tabela abaixo:
TAXA ANUAL
2. Aeronaves 5%
3. Aparelhos de medição 10 %
4. Aparelhos e equipamentos de Comunicação 10 %
5. Aparelhos e equipamentos de Medicina, Odontologia e
10 %
Laboratórios Hospitalares
6. Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diversões 10 %
7. Aparelhos e utensílios domésticos 10 %
8. Armamentos 10 %
9. Bandeiras, flâmulas e insígnias 20 %
10. Coleções e material bibliográfico 10 %
11. Embarcações 5%
12. Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 %
13. Equipamentos de proteção, patrulhamento e socorro 10 %
14. Instrumentos musicais e artísticos 10 %
15. Máquinas e equipamentos de natureza industrial 10 %
16. Máquinas e equipamentos energéticos 20 %
17. Máquinas e equipamentos gráficos 10 %
18. Equipamentos para áudio, vídeo e foto 20 %
19. Máquinas, utensílios e equipamentos diversos 10 %
20. Equipamentos de processamento de dados 20 %
21. Máquinas, instalações e utensílios de escritório 10 %
22. Máquinas, ferramentas e utensílios de oficina 10 %
23. Equipamentos hidráulicos e elétricos 20 %
24. Máquinas e equipamentos agrícolas e rodoviários 20 %
25. Mobiliário em geral 10%
26. Obras de arte e peças de museu 5%
27. Semoventes e equipamentos de montaria 20 %
28. Veículos diversos 20 %
29. Veículos ferroviários 20 %
30. Peças não incorporáveis a imóveis 10 %

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 57


31. Veículos de tração mecânica 20 %
32. Carros de combate 20 %
33. Equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos 10 %
34. Equipamentos, peças e acessórios de proteção de vôo 20 %
35. Equipamentos de mergulho e salvamento 20 %
36. Equipamentos, peças e acessórios marítimos 10 %
37. Equipamentos sobressalente de máquinas e motor de navios
20 %
e esquadra
38. Outros materiais permanentes 10 %

89. O que é inventário anual?


Entende-se como inventário anual, o levantamento de todos os bens numa determinada
data, em geral, correspondente ao fim de ano fiscal, com o detalhamento dos materiais e
dos bens, com a respectiva indicação das quantidades e valores de cada item, em razão
de seu estado ou qualidade (conforme sua depreciação). Os resultados desse inventário
devem ser analisados, em conjunto, pelos setores de patrimônio e de contabilidade da
unidade.

90. Como podem ser classificados os inventários?


Podem ser classificados em:
Inicial – quando do início das atividades de uma unidade de patrimônio, servindo de
base para o estabelecimento do valor dos bens e das responsabilidades em relação a
estes;
De transferência de responsabilidade – quando da mudança do gestor da unidade de
patrimônio ou do próprio órgão a que está subordinado;
Encerramento de atividades – quando ocorre o encerramento de atividades por extinção
ou incorporação da unidade de patrimônio;
Anual ou de encerramento de exercício – aquele exigido para o controle interno e
externo, que permite a comparação da movimentação de entradas e saídas do estoque e
o seu controle físico/financeiro.

91. O que é fornecimento por pressão?


Processo, através, do qual se entrega o material ao usuário, mediante a apresentação de
uma solicitação, não obedecendo às condições pré-estabelecidas.

92. O que é vida útil física (VUF) e vida útil econômica (VUE) de máquinas e
equipamentos?
VUF e VUE são dois conceitos associados à substituição de máquinas e equipamentos.
VUF diz respeito ao período da vida útil dos materiais em que o seu desempenho é
compatível com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado.
VUE diz respeito ao período da vida útil do material em que o seu custo operacional ou
de funcionamento é compatível com o de similares encontrados no mercado, para um
dado desempenho tomado como referência.
93. Como estabelecer adequadamente a classificação da divisória de ambientes
para efeito de baixa?
Classificar como material de consumo devido à fragilidade do mesmo. Sugere-se a
inclusão dessa alteração na classificação orçamentária, manual técnico de orçamento,
visando uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimônio do Estado.
Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 58
94. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilão?
Proceder à baixa mediante termo de transferência para o órgão responsável pelo leilão,
que assumirá a carga do bem.

95. Como dar saída de um bem, que existe, fisicamente, mas que pela falta de
controle não se sabe a origem deste, pois, o mesmo não foi localizado na relação
geral de bens do patrimônio?
Proceder avaliação para em seguida, dar entrada no patrimônio e baixar conforme valor
avaliado.

96. Em caso de comodato, como proceder à baixa, quando o comodatário não


mais tem o objeto em seu poder, não oficiou o comodante a falta do referido bem
ou comunicou o seu extravio?
Elaborar memorando para os superiores informando:
da não existência ou da não localização dos bens;

propor a formalização de processo para efetuar a baixa dos bens não


localizados, notificando o comodatário, inclusive, com a publicação da
citação para esclarecimentos a respeito do fato;

comunicar o fato à Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais


e Serviços (SAD) para a apuração de responsabilidades, conforme
cláusulas do contrato.

97. Como dar a saída de livros técnicos extraviados em uma unidade, quando o
órgão não possui informações sobre a aquisição destes, em seu patrimônio?
Bens que não foram devidamente registrados como integrantes do patrimônio público
ficam mais susceptíveis a extravio, furto ou outras formas de perda. Todavia, o
responsável por este patrimônio poderá responder, administrativamente, caso comprove
a existência de omissão por sua parte, não procedendo aos devidos registros, em tempo
hábil.

98. Bens públicos foram colocados à venda através de leilão, sendo arrematados
ao final do exercício fiscal de um ano. Todavia, a documentação comprobatória da
operação, somente, chegou à unidade de patrimônio no exercício seguinte. Como
proceder a baixa?
A baixa acontecerá no exercício atual, tomando por base a documentação, mesmo que
esta seja de períodos anteriores.

99. Como efetuar a baixa de material de distribuição gratuita, quando o órgão


não possui registro desses materiais?
Em razão das características do material deve haver procedimentos específicos para a
sua distribuição e, por meio desta, sua baixa. Em caso de dúvidas sobre a destinação e o
atendimento dos propósitos a que se destinaria o material, formar comissão para
levantamento dos fatos.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 59


100. Como efetuar, adequadamente, a baixa de bens quando o órgão não
tem referência do seu valor histórico?
A unidade somente perde a referência de valor de um bem, quando esta não cumpre,
adequadamente, as suas finalidades entre as quais está a de manter atualizado o valor
do patrimônio aos seus cuidados. Para a regularização da situação e a adequada baixa
do material do patrimônio, este deverá estar, devidamente valorado, seja por
avaliação técnica de especialista ou por intermédio de uma comissão de avaliação
(equipe de especialistas).

101. Quando que os bens se tornam obsoletos?


Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos.
• a aquisição de quantidades desnecessárias superiores às necessidades de
consumo da unidade.

quando o gestor de materiais está desatualizado, em relação aos materiais


existentes no mercado e, mesmo que não adquira quantidades excessivas, pode
adquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade, onerando, também
assim, o patrimônio publico.

102. Como proceder a baixa de bens semoventes por morte?


Obter atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário) ou, quando
não for possível, buscar o atestado de veracidade dos fatos junto à, pelo menos, três
testemunhas. (Art. 63, inciso 5 da Portaria SAD n 426, de 17/12/80).

103. Como proceder à saída de bens, que serão dados em permuta por
outro, de forma a realizar os ajustes no sistema de patrimônio?
Os bens somente poderão ter sua baixa realizada após a formalização da permuta,
inclusive, quando dados em pagamento por outro, fato este que deve estar corretamente
registrado, nos processos e publicações pertinentes.

104. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dado
em pagamento?
Após a execução da dívida, atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimônio e
proceder a baixa normalmente.

105. Se um órgão entregar um bem em garantia de dívidas, como dar a


baixa?
Após findar-se o processo de execução da dívida. Enquanto isso não acontece, o bem
continuará de propriedade do Órgão de origem.

106. Como fazer a baixa de um bem cedido para um órgão público sem
contrato de cessão de uso?
Nenhuma movimentação de materiais deverá ser feita sem o devido registro e
autorização competente. Há a necessidade de se estabelecer um processo de
responsabilidade pela inobservância dos requisitos formais.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 60


107. Como proceder a baixa de um veículo roubado na residência ou em
poder de um servidor?
Proceder o registro policial da ocorrência e comunicar o fato às instâncias competentes
da unidade de patrimônio, à qual o bem está vinculado para a tomada das providências
pertinentes, se a posse do veículo estiver, devidamente, autorizada para o servidor.

108. Como proceder a baixa de arma de fogo considerada bem inativo?


Armas e munições necessitam de procedimentos específicos para o seu desfazimento,
somente após o que poderá ser realizada a devida baixa. Se, em condições de uso,
deverá destiná-la a outra unidade (prioritariamente para as Secretarias de Justiça ou de
Segurança), procedimento similar dever-se-á adotar para outros materiais.

109. Como proceder a baixa de medicamento com validade vencida?


Medicamento é um tipo de material, que exige cuidados específicos para o seu
desfazimento, visto que colocam em risco a população e o meio ambiente. No que se
refere a sua baixa, deve-se relacionar os que se encontram vencidos e suas respectivas
quantidades, obter a autorização do gestor da unidade para a sua liberação e posterior
encaminhamento a uma unidade de reconhecida competência visando ao seu tratamento
ou destinação final. Uma outra opção seria buscar auxílio junto, à representação do
órgão ambiental de sua localidade.

110. Como proceder a saída de material considerado antieconômico?


Através de doações a instituições de utilidade pública, por ex.: PROSOL, Associações
de Pequenos Produtores Rurais, etc.

111. Como proceder a baixa de materiais contaminados, por agentes


patológicos ou radioativos?
O gestor do órgão deve solicitar através de ofício, laudo da vigilância sanitária, que irá
orientar o processo, para a devida baixa.

112.Quais são as penalidades para o gestor de patrimônio que não obedecer aos
procedimentos para levantamento de inventários mensais, a fim de atender às
prestações de contas mensais do governo?
Como qualquer servidor, estará sujeito às penalidades administrativas e até mesmo à
perda das funções.

113.Quais os critérios para doação?


Quando, está inativo ou obsoleto, deve ser doado para outro Órgão governamental ou
Entidade Filantrópica.

114.Quando se utiliza a modalidade concurso?


Para contratação de trabalho técnico, científico ou artístico.

115.Em que caso deve ser aplicada a inutilização de materiais?


A inutilização se faz, quando do desfazimento ou renúncia ao direito de propriedade e
quando a sua existência se caracteriza como de risco. Por exemplo, materiais
contaminados, tóxicos ou venenosos, formulários e carimbos, que podem ser utilizados
de forma fraudulenta. Nestes casos, o desfazimento deve seguir procedimentos
específicos.

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