Gestão de Alm oxarifado e Patrim ônio

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio

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SUMÁRIO

1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS..................................................................................................................................... 2 1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO ................................................................................................................2 1.2 CONCEITOS BÁSICOS ..........................................................................................................................3 ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ...................................................................3 ENTIDADES COMPONENTES....................................................................................................................3 Conceitos : ....................................................................................................................................................3 ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO ................................3 SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON ..............................................................................4 1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS ..................................................................6 1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS ...................................................................................................7 1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS .....................................................................................................10 1.7. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS .............................................................................13 1.8. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO .................................................................................................14 1.9. COMPRAS E SUA PREVISÃO ............................................................................................................15 Quanto pedir – qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais que compõem o pedido)? ......................................................................................................................................................18 Quando pedir – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado?.................................18 Como controlar o sistema – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar essas decisões? .................................................................................................................................18 1.10. FORNECEDORES .............................................................................................................................19 1.11. CONTRATOS .....................................................................................................................................20 1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO ................................................................................................22 1.13. DA ARMAZENAGEM ........................................................................................................................24 Em alguns casos: ........................................................................................................................................25 Embalagem ................................................................................................................................................25 Montagem de kits ........................................................................................................................................25 Controle de temperatura e umidade. ..........................................................................................................25 1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL ........................................................................................................26 1.15. CUIDADOS ESPECIAIS ...................................................................................................................27 1.16. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES.................................................................................28 1.17. DOS INVENTÁRIOS ..........................................................................................................................30 NOMEAÇÃO DE COMISSÃO; ............................................................................................................... ......32 LEVANTAMENTO, ARROLAMENTO, AVALIAÇÃO E REGISTRO DO PATRIMÔNIO;............... 32 GERAR RELATÓRIO DO INVENTÁRIO E ENVIÁ-LO PARA TCM; .................................................. 32 Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial; .................................................................................32 1.18. DO DESFAZIMENTO .......................................................................................................................33 1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO .........................................................................35 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS .............................................................................................................. 38

ANEXOS .........................................................................................................................................................40

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1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

A Unidade de Patrimônio de uma Empresa, seja estatal ou não, é de grande importância, visto que é dentro dela que se processa toda a política de aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, agindo assim em uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à empresa em sua totalidade. Em consonância com a dimensão de suas atividades, necessária se faz a demanda por maior qualidade com menor custo, a fim de atender não apenas às necessidades da sociedade como também às exigências legais que norteiam estas ações. Nesta assertiva, é que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores relevantes a fim de bem delinear a prática da política de aquisição e administração de Bens Patrimoniais.

1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO

O gestor de patrimônio como todo o bom profissional, deve estar sempre bem atualizado no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito às suas próprias atividades, como também sobre as tendências futuras, a fim de que possa adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido, evitando um direcionamento que venha causar prejuízos à organização que representa ou a terceiros. Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informação representa a atualização e a consolidação das informações disponíveis nas organizações. A seguir algumas fontes de informação foram selecionadas, notadamente, aquelas que estão disponíveis na Internet. Entre as mais importantes neste sentido, destacam-se: www.senado.gov.br/portal - base de pesquisa legislativa atrelada ao Senado Federal. Permite a procura por tipo de documento, data de publicação, bem como o acompanhamento de propostas de legislação, inclusive alterações, em andamento; www.comprasnet.gov.br - trata exclusivamente das compras do governo federal, com informações disponíveis sobre legislação, fornecedores e atualidades de interesse para os gestores de patrimônio público estadual; www.planejamento.gov.br - traz todas as informações sobre as atividades desenvolvidas a cargo do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão do Governo Federal; www.interlegis.gov.br - é outra base de dados legislativos do Governo Federal;

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entre outras atividades. 24 da CF/88) legislar e normatizar sobre matérias específicas. os direitos individuais. assim por lei considerados. mesmo nos casos de haver delegação de poderes a terceiros.traz informações sobre a estrutura e as competências de cada unidade do Governo Federal. financeiro.www. ao serviço público concedido. exercer os poderes que garanta: a soberania e defesa nacional. proteger os bens históricos. as paisagens naturais e sítios arqueológicos. a boa relação internacional. orçamentário. 1. ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO Cabe ao Poder Público da Administração Pública a responsabilidade pela regulamentação e o controle.2 CONCEITOS BÁSICOS A Administração pública tem suas características próprias. vamos citar algumas dessas que possam servir de apoio para o desenvolver do tema. como: direito tributário. o meio ambiente e da poluição. a cidadania. Cabe a União exercer a soberania do Estado Brasileiro perante o contexto internacional. econômico. SERVIÇO PÚBLICO NO BRASIL Conceitos : a) De Diogo de Figueiredo Moreira Neto: Serviço Público é uma atividade de Administração que tem por fim assegurar. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 4 . e ainda. os Estados.br . a satisfação de necessidades essenciais ou secundárias da sociedade. sob as condições impostas unilateralmente pela própria Administração. ou permitido ou autorizado. a saúde e assistência pública. e ao Distrito Federal (art. trabalhista etc. o Distrito Federal e os Municípios.redegoverno. administrar e legislar. É bastante útil quando se deseja saber onde obter informações a respeito de assuntos específicos relacionados ao Poder Público. Cabe a União. Cabe a União. as formas de contato com os responsáveis em cada uma destas. e sociedade em geral. aos Estados. são entidades autônomas. contínuo e geral. diante disso. ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ENTIDADES COMPONENTES A União. ao Distrito Federal e aos Municípios competências como: conservar o patrimônio público. o bem-estar sócioeconômico do povo. aos Estados.gov. de modo permanente.

alimentando dados e elementos para a comissão mista pertencente ao congresso nacional (senadores e deputados) para examinarem e emitirem parecer sobre os planos e programas nacionais. e que toda a sociedade seja beneficiada com um serviço de qualidade pelo Estado. b) SIAFI: sistema integrado de administração financeira do governo federal. PATRIMÔNIO PÚBLICO Todos os anos o poder público em suas diversas esferas. financeira e patrimonial da União. Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos públicos custou dinheiro. despesas.163 e 164. conjunto de informações sobre a estrutura orçamentária. e. estadual ou municipal. distribuição de receitas públicas etc. seja federal. destina significativa parcela de recursos à aquisição de materiais que serão utilizados com as mais diferentes finalidades. Assim. art. SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL . o de produzir renda para aquele que o explora. acompanhar e fiscalizar o orçamento previsto a atingir o objetivo do estado. As operações de que resultem débitos e ou créditos de natureza financeira não compreendida na execução orçamentária serão. registrar e controlar a situação orçamentária. através do Sistema de Contabilidade Federal (Constituição Federal de 1988. Capítulo I. sob supervisão do Tesouro Nacional. conjunto de sistemas da administração orçamentária e financeira dos recursos da União.SICON Sistema que tem por objetivo evidenciar. tornando segura a contabilidade da união.Nota: Observar que os serviços públicos ou de utilidade pública de qualquer natureza. objeto de registro e evidência nos registros contábeis. apontar os atos e fatos relacionados com a Administração financeira.112 de 11/12/90) com vistas à elaboração de demonstrações contábeis. 165 ao 169. capítulo II seção I. seção II art. no Titulo IV. valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro fossem. em segundo. Sistemas de Gestão a) SIDOR: sistema integrado de dados orçamentários. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 5 . integram importante parcela do patrimônio público. as provisões de receitas. visando o atendimento da população. da gestão pública. Seção IX. 70 ao 75. setoriais e executores. tem por objetivo principal de servir a coletividade social (a sociedade pública) e. que é oferecido como suporte aos órgãos centrais. centraliza e processa eletronicamente os dados. Lei nº 8. também. art. orçamentária e patrimonial. regionais e setoriais.

2ª. reimpressão. Estas definições são importantes para o controle físico desses bens e sua respectiva avaliação. Aurélio Buarque de Holanda. também. de materiais. Por sua vez. igualmente em razão de seu uso corrente e de definição legal. da categoria econômica despesas correntes. Novo dicionário da língua portuguesa. Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangíveis. isto é. posse e tudo o mais que pertença a uma pessoa ou empresa e seja suscetível de apreciação econômica”. os bens móveis têm essa característica de mobilidade potencial. para a sua saída dos registros desta. corrigindo os desvios entre o que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 6 . Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as providências requeridas. 1 FERREIRA. Por material de consumo. de equipamentos etc. móveis e imóveis que compõem o patrimônio de uma organização. Então. 4. ed. para que um dado projeto ou objetivo possa ser realizado ou alcançado. perde sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada em dois anos. conforme fora frisado anteriormente. pode-se definir aquele que. da categoria econômica despesas de capital.320/64. Bens imóveis é todo o conjunto de edificações e espaços. quando da aquisição destes para o atendimento das diversas necessidades da população. 1986. uma precisa definição de patrimônio: “complexo de bens. mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.O dicionário Aurélio1 traz. Para fins de elaboração e controle dos orçamentos e das contas públicas duas definições são fundamentais. materiais ou não.) e para o atendimento dessas necessidades. Por sua vez. durante a sua presença nesta e. Rio de Janeiro: Nova Fronteira. a guarda e conservação desses materiais. em sua página 1282. em termos de verificação das necessidades (seja de pessoal. direitos e ações. Cabe ao gestor de patrimônio público uma série de atividades que envolva os bens sob seus cuidados ou mesmo antes. em razão de seu uso corrente e de definição da Lei n°. não perde a sua identidade física. Para isso deverá exercer atividades de planejamento e controle. O controle é a contínua verificação do planejamento. Pode fazer parte de sua rotina a elaboração de orçamentos e o controle das respectivas contas públicas. São definidos como despesas de custeio. 36ª. que não podem ser deslocados de seu local de instalação. Material de consumo e material permanente. São definidos como despesas de investimento. o planejamento e o controle do patrimônio material na empresa pública envolvem atividades antes de sua entrada na organização. material permanente pode ser entendido como aquele que. além de sua distribuição para os requerentes. terrenos etc. Pode-se dizer que é o caminho a ser seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas.

caso se enquadre em algum deles o material será considerado de consumo. Perecibilidade – quando o material está sujeito a modificações em sua natureza (química ou física). Assim. caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidade de sua identidade. sendo passível de deterioração ou perda de suas características normais de uso. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 7 .3. para a identificação do material permanente ou de consumo são adotados os parâmetros abaixo. para o seu registro e controle não seja efetuada qualquer aposição de etiqueta ou similar. certamente consistiria em dizer que: “As características dos materiais são soberanas!”. Ainda que. por ser quebradiço ou deformável. Ainda que seja apenas um bem relacionado. Incorporabilidade – quando o material for destinado a ser incorporado a outro bem. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma peça de museu e como tal integrará um patrimônio duradouro. com que foi fabricado um dado bem. elementos ou de outros bens completos. Por exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza. propriamente dito. este não pode ser retirado sem prejuízo das características do principal. exclusivamente. a sua função para a sociedade é que deve servir de indicador para a sua classificação e esta para as atividades de planejamento e controle associadas a este patrimônio material. se observar a função desse bem junto ao patrimônio poder-se-á classificá-lo como material permanente. a decisão será a de colocá-lo como material de consumo. antes da natureza e do material. devido à fragilidade. produção ou fabricação de partes. 1. Durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS Se possível fosse resumir em uma única frase toda a filosofia da gestão de patrimônio e material na empresa pública. Tal alerta serve para indicar que.Na classificação de despesa orçamentária. em função de sua natureza pode ensejar erros de planejamento e controle desse material. A observação de que a decisão de classificar o material em consumo ou permanente é para alertar para o fato de que a classificação de um dado material. Fragilidade – quando a estrutura do material está sujeita à modificação. no prazo máximo de dois anos. Por outro lado. Transformabilidade – quando adquirido para fins de transformação.

o que poderia significar a interrupção de atividades nas organizações públicas e. por vezes. sem a sua presença certamente haveria a falta de materiais.320/64. Através de um exemplo de solicitação de materiais a um gestor de patrimônio. O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função que desempenha na sociedade. adequadamente. que deve ser desempenhado por este profissional. também. os seus conhecimentos sobre os materiais e as suas características utilizando uma sistemática que resulte em uma lógica para a diferenciação destes e do tratamento que deve ser dispensado a cada um.4. Isto tudo caracteriza a importância desses profissionais nas organizações e a necessidade de sua valorização! 1. devendo. sem a qual seria quase impossível a própria existência dela. O conhecimento de como e. O patrimônio material custa e vale dinheiro. ser tratado como se dinheiro fosse. em ativo permanente. e armazenar e. como garantia de empréstimos aplicados para o desenvolvimento local. Servem. visto que elas nortearão a tomada de decisões. a necessidade de bem conhecê-los para o seu uso adequadamente. Com o crescimento da consciência da profissionalização do gerenciamento dos recursos públicos. Tal instrumento para a estruturação dessa diferenciação pode ser obtido através do cadastramento de materiais. transportar. traduz um pouco da amplitude do trabalho. a todos os profissionais tornam-se necessária a convivência harmoniosa da sociedade. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS O gestor de materiais pode ordenar. Afinal. em que condições adquirir. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 8 .404/76 os estoques são classificados como ativo circulante.Isto significa que. bem como a importância de cada material para os processos produtivos de sua organização e das unidades que esta deve prover. portanto. a má aplicação de recursos na busca de seu suprimento. Afinal. para o gestor de patrimônio desempenhar adequadamente suas funções é de fundamental importância que ele seja conhecedor das características dos materiais sob seus cuidados. poder-se-á explicar esta sistemática. e pela Lei 4. Segundo a Lei 6. quais os cuidados necessários nestes procedimentos. destaca-se que não há mais espaço para uma subvalorização das atribuições relativas a estoques ou patrimônio público de maneira geral. Daí. mas pela forma como ele a desempenha. em outras organizações públicas. que rapidamente pode ser transformado em capital.

não posso atender você. Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 9 . retorna com as duas resmas de papel “off-set”. 75 de gramatura. Severino. ainda não posso atender você. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado e também existe uma ordem expressa de que não serão aceitas devoluções. em folhas branquinhas e de 75g/m2.. A – Se você tivesse pedido assim logo da primeira vez eu já o teria atendido. Ajude-me a não errar no que pede! S – Preciso de papéis “off-set” em folhas. Agenor?!? A – Tem papel azul. Em seguida. amarelo e até rosa.. Em seguida. querendo a todo custo ter o seu pedido atendido. volta para o balcão sem nada nas mãos. no formato ofício e brancas.. bom! Tem também papel em bobinas. por favor! Disse Severino em tom irritado. A – Severino. Antes que Agenor conclua o que estava dizendo. rolos de todos os tamanhos! S – Isso. formato ofício. Verei como posso atendê-lo. S – Preciso de papel “off-set”.. Veja como será o diálogo entre eles e o que se poderá aprender: S – Bom dia. Ajude-me a não errar no que pede! S – Por que não disse logo. A – Ah... Ah. Outra vez. E se dirige para o interior do almoxarifado. S – O que foi dessa vez. duas resmas. A – Severino. volta para o balcão sem nada nas mãos. antes que me esqueça. branco. E lá vai Agenor para o interior do almoxarifado e. Severino o interrompe. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado. Agenor Preciso de papel! A – Bom dia. Preciso de papel tipo “off-set” para impressão. retorna ao balcão sem nada nas mãos. você também me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato ofício! E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado. verde. em folhas.Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que é o responsável pelo patrimônio material de seu órgão.

. E concluiu. para distinguir os cuidados específicos para cada um destes. Agenor. ele acrescentou ao pedido a referência básica do material. que só atendo a pedidos quando não houver qualquer chance de errar no que se pede. ele apresentou apenas a denominação principal do material. quando ele disse que queria folhas brancas e de gramatura 75 (ou 75g/m2). eu não poderia atendê-lo. A – Enquanto eu tivesse qualquer dúvida sobre o que realmente você precisava. Denominação principal Referência básica Forma de apresentação Dimensões Outras formas de especificação. Agenor continuou com dúvidas e não pôde atendê-lo. 3. Agenor teve dúvidas e não pôde atendêlo. O cadastramento de materiais.. 5. ele informou as dimensões do material desejado. apresentou outras especificações que ainda se faziam necessárias para a perfeita caracterização de seu pedido e de sua necessidade. assim. quando Severino acrescentou a informação “ em folhas”. Agenor ainda teve dúvidas e não pôde atendê-lo. quando Severino disse que precisava de papel “off-set”. Para não haver erros vocês têm que fazer o pedido através da correta especificação do material! Entenderam?!? Vamos recapitular o que Agenor ensinou a Severino e aos outros que se encontravam próximos: quando Severino disse que precisava de papel. dá meios ao gestor de patrimônio a fim de que possa diferenciar os materiais uns dos outros e. A – E é bom dizer para todos que pretendem vir aqui buscar material. E continuou. pôde finalmente atendê-lo. mas quando ele disse que queria no formato ofício. dessa forma.Olhou para a fila que já se formava atrás de Severino. 4. Foi logo aproveitando a oportunidade para dar a lição a todos os que se encontravam esperando a vez. E isso serve para qualquer um de vocês aí na fila!.... Desta forma. ele informou a forma de apresentação do material de que necessitava. 2.. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 10 . Tem como níveis: 1. através de suas especificações.

Por exemplo. através do cadastramento. implica dizer que estes são distintos no tratamento a ser dispensado e que. representará um único material. portanto. Por exemplo. material da classe 1000 pode significar régua de madeira. através de suas especificações? Claro que não! Se o cadastramento dos materiais for bem feito.Mas será que todas as vezes que apresentar um pedido terá que relacionar todas as características dos materiais. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS Os materiais. RMB poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Para não ocorrer à possibilidade de erros. o código será a melhor forma de comunicação para a apresentação das características de um dado material. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros de transcrição e o reduzido número de variações que podem ser obtidas a partir da combinação das letras.5. na relação geral de patrimônio. Esta divisão dará origem ao sistema de codificação. Em resumo. quando qualquer característica for relevante na diferenciação de dois materiais. posteriormente. devem ter códigos diferentes. Nesta assertiva. que servirá como um meio rápido e eficiente de recuperar o conjunto de especificações que caracteriza cada material.1. RM pode significar régua de madeira. Material 1050 poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. entende-se que cada material somente poderá ser demonstrado por um código que. podem ser organizados em classes ou categorias. por sua vez.2. Uma relação de um para um! 1. Material 1030 poderá significar régua de madeira de 30 cm. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros de transcrição e a eventual dificuldade do agrupamento de novos materiais similares a outros já cadastrados e que venham a ser inseridos. RMA poderá significar régua de madeira de 30 cm. Entre os principais sistemas de codificação de materiais destacam-se: 1. Numérico – podem-se tecer considerações semelhantes. 1. Sistema alfabético – utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto para a diferenciação de um conjunto de materiais. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 11 . poderá utilizar códigos que representarão o conjunto de características de cada material. (Além do fato da difícil memorização de um número elevado de códigos e do agrupamento de novos materiais similares a outros já cadastrados e que venham a ser inseridos posteriormente na relação geral de patrimônio).

Seu princípio baseia-se na transformação dos dígitos do código em uma representação binária (de combinações de dois algarismos – zeros e uns. 283. O grau de seu curso. Quando um feixe de luz incide sobre as barras. e somente um elemento dessa relação.283 – 871 estará presente em todo o conjunto de matrículas do ano de 1987. durante a realização de um inventário. RM50 poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. independentemente do ano de ingresso na instituição.XXX. Como forma de ampliar a utilidade da codificação. as desvantagens dos sistemas originais ainda permanecem. 1. Agora a matrícula 921. por área de conhecimento.3. Nesta estrutura de codificação. agregando letras e números. terem matrícula iniciando com 871 e mesmo os alunos das engenharias desse ano que tenham matrícula 871. Contudo. estará presente em todas as matrículas de alunos dos cursos de engenharia.11.5. classes e categorias.. 11 – por exemplo. Afinal. identificará um aluno em questão.11. foi criado o sistema alfanumérico. e assim por diante. entre outras. seja o seu curso e engenharia mecânica. As barras refletivas ou “brancas” (zeros) e as barras não refletivas ou “escuras” (uns). para alunos que foram aprovados para o 1 semestre letivo. 3ª . apesar do ganho evidente nas possibilidades deste novo sistema de codificação.11. sendo a primeira aglutinadora. foi introduzido. estará em todos os códigos de alunos aprovados para as engenharias. pertence à área de engenharia e. 1. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 12 . O que se pode dizer a respeito? Sabe-se que o aluno foi aprovado para o 1 semestre do ano de 1992.XXX representa uma semelhança para conjunto de alunos. em todos os tempos. pela estratificação dos materiais em grupos. O que mais? Os últimos três números o diferenciam dos demais alunos dessa instituição.4. Os três últimos dígitos podem representar um conjunto de informações suplementares e que serão necessárias para a perfeita identificação do aluno na relação geral dos discentes. Tomando.1. o que permite a sua utilização por meio informatizado). elétrica ou civil. RM30 poderá significar régua de madeira de 30 cm. apesar de todos os outros alunos aprovados. Este sistema permite a identificação do código por meio de equipamentos de leitura ótica.11. significa engenharias. anteriormente descritos. 2ª . Alfanumérico – numa tentativa de ampliar as vantagens dos dois métodos. cada elemento da relação geral. O sistema de codificação por barras. os seguintes números de matrícula de universitários: 871. por sua vez. surgiu o sistema decimal simplificado ou universal que tem a seguinte estrutura em três chaves: 1ª .320. XX. para aquele semestre.. por exemplo. para o controle de patrimônio e material. somente será representado por um código e este representará apenas um. se graduação ou pós-graduação. a segunda individualizadora e a terceira descritiva. visando facilitar o levantamento e a localização dos bens. Por isto. o leitor percebe a existência de combinações de dois grupos de barras.

1. A quarta chave é uma proteção do sistema. corresponde a um registro válido e são formados a partir de uma combinação específica destes. 1. assim distribuídos em quatro chaves: 1ª . Pode-se dizer que existem sistemas de codificação comercial.1. realmente. entre outros usos. seja na área comercial (como em produtos que se adquire em supermercados e outros produtos comerciais em geral). que tem formato XXX. o sistema de codificação por barras é utilizado para fins diversos em automação.4. unificados em todo o país. Unidades distintas de um mesmo fabricante em um mesmo país terão dígitos de identificação de fabricante distintos. e que existem Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 13 . Assim.6. ainda que confeccionados em países distintos (diferenciação pela bandeira).XXX. todos os produtos fabricados pelo mesmo fabricante terão a mesma segunda chave. tão somente. conhecidos como bandeira ou “flag” (bandeira em inglês). A primeira com três dígitos. representa a origem ou país de origem do produto. e tem formatos diferentes para grandes e pequenas embalagens. 1. controle de cargas (como na aviação comercial). chamado de UPC. 1.2. Os produtos comerciais brasileiros utilizam um sistema de codificação chamado EAN-13 e que tem 13 dígitos. Uma dúvida comum dos gestores de patrimônio é quanto à utilização interna de códigos de barras para o controle do patrimônio material na empresa. na prestação de serviços em geral (como na identificação de exames clínicos). A segunda indica o fabricante. bem como em caminho inverso – do consumidor até a unidade que o produziu. O sistema EAN é utilizado em todo mundo. Seja para o controle de acesso (como em crachás). no sistema UCC-EAN já em testes. Estes últimos servem. Serve para verificar se um código percebido pelo leitor ótico realmente corresponde à representação numérica equivalente.XXX-AA). e também nos países que mantêm estreitas relações comerciais com estes. saber a sua origem desde a sua produção e até a sua chegada ao consumidor final. A terceira chave serve para diferenciar os vários produtos produzidos por um mesmo produto A lógica do sistema é a mesma do exemplo do sistema decimal anteriormente descrito (matrículas dos alunos). É comum um outro sistema de codificação por barras. Tal medida é para permitir a rastreabilidade do produto.3. para verificar se o conjunto dos demais. Por força da integração dos mercados mundiais estes sistemas – EAN e UPC – estão passando por um processo de integração que resultará. ou seja. Para produtos que têm pequenas dimensões é utilizada uma versão reduzida chamada de EAN-8 e que tem apenas oito dígitos. 1. 2ª . 3ª 4ª .Em realidade. Nos Estados Unidos (EUA) e Canadá. em breve. que guarda os mesmos princípios. É um dígito verificado Sua função é a mesma daqueles dois últimos dígitos da identificação de pessoas junto à Receita Federal (o nosso CPF. onde AA são os dígitos verificadores e os demais são dígitos de informação.

1. quanto ao seu estado ou condição de uso. permuta.outros internos às empresas. ou outros tipos de aquisição de natureza privada (compra e venda. quando houver a mudança de responsabilidade sobre estes. a fim de que se possa estabelecer a dimensão da responsabilidade que assume o novo consignatário. recebimento de bens de doação. venda. recebimento de bens de doação. bem como. invenção (achado de coisa perdida) e por força de dispositivo constitucional ou legal. constatase que ocorreu a descarga do material. a forma e a documentação de sua origem. investidura. 1. sem perda de eficiência. permuta. Toda transferência de materiais. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 14 . Direito Público – desapropriação. DA AQUISIÇÃO DOS BENS Há várias formas de aquisição de bens pelo Poder Público. sendo que. a sua destinação. com a respectiva carga para o segundo. Atualmente. anotando-se a data e o valor de sua incorporação. em uma organização. por consumo e demais transferências (cessão. aquisição por força de lei ou processo judicial (Execução).7. Elas são regidas pelo: Direito Privado – compra e venda. invenção (achado de coisa perdida) etc. A descarga também ocorrerá quando o material se tornar irrecuperável pelas perdas de sua funcionalidade. não há a necessidade da duplicidade de listagens para conversão e controle sob os códigos comerciais externos e internos da empresa. é o seu registro na relação geral de patrimônio. anotam-se os dados e as condições dessa responsabilidade pelo novo consignatório. herança. afirmase que foi estabelecida a carga do bem. Assim. usucapião. os leitores óticos já conseguem processar as leituras. Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um material. valorado. fazendo as conversões de um para outro sistema. bem como o número pelo qual deverá ser localizado nessa relação (o seu cadastro ou registro propriamente dito). Sendo o mesmo transferido. herança. o bem deverá estar perfeitamente caracterizado e avaliado. usucapião. devidamente. em relação ao primeiro. Os bens públicos são adquiridos através de desapropriação. de processo de Execução.6 . deve dar origem a um novo termo de carga. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS Quando um material passa a integrar o patrimônio de uma organização uma das primeiras atividades. Podese dizer que a carga é condição obrigatória para esta transferência. para a sua realização. etc. após a verificação de sua regularidade (física e fiscal). Desta forma.

DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO Uma das funções do gestor de patrimônio é tomar todas as providências que contribuam para o pleno atendimento das necessidades dos vários requisitantes de materiais sob seus cuidados. A fim de que o pedido corresponda fielmente às necessidades de consumo necessário se faz que o solicitante e quem vai distribuir o material estejam “falando” sobre a mesma coisa. em perfeitas condições. colares ou similares (animais). Um dos problemas mais comuns é a perda da seqüência da numeração de plaquetas.O método mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial é o da oposição de plaquetas. e. inutilização e abandono) e. entre outras medidas. Também não é correto usar uma placa que.permuta. porventura. Eventualmente. será errado efetuar hoje o registro de um bem com uma placa de número 10 e amanhã proceder ao registro de outro cuja placa for menor que 10. aposição de anéis. em termos de quantidade e qualidade. o gestor deverá tomar uma série de providências que envolvam. deve ser adotado o método descritivo. etc. ainda. Não agir assim. A origem mais comum desse erro é reservar placas para um pedido ainda não entregue ou produtos que ainda aguardam inspeção para o seu recebimento final. a atualização do valor desse bem. Cabe a ele verificar a consistência dos pedidos. a possibilidade de seu atendimento e a condução dos materiais cujas necessidades devem e podem ser atendidas. das proteções requeridas para garantir a sua integridade durante este transporte (embalagens). . Isto é. fazendo-se as devidas anotações no registro patrimonial. tenha sido “pulada”. doação. a escolha do meio de transporte do mesmo até o local onde é esperado (que pode ser diferente daquele do solicitante). ainda. plásticos. para todas as unidades do Estado.8. bens metálicos. Para que o material chegue ao solicitante. partes ou peças de um conjunto podem ter a sua descarga isolada. bem como a contratação de seguros. a seleção do transportador. A causa mais comum disto é a inexistência de um cadastro único de materiais. A ação correta é dar baixa nessa numeração. que consiste na especificação Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 15 . quando pertinente. Vale lembrar que a numeração deve seguir uma ordem cronológica. Este processo de encaminhamento dos materiais aos seus respectivos requisitantes é o que se chama de distribuição. observadas as particularidades do caso. 1.). existem outros. contribuirá para a redução deste erro.. por furto ou roubo. que a descrição do material esteja em perfeita sintonia para ambos. Porém. com absoluta prioridade. tais como: gravação ou tatuagem (animais. a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais solicitados é a divergência entre a linguagem utilizada para a caracterização dos materiais.. tarja magnética. através de processo específico para tal fim. carimbos (livros). Por isso. Assim. Certamente. com sua respectiva codificação.

1. por exemplo. Tal fato. O primeiro. A falta de entrosamento Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 16 . seleção e avaliação de fornecedores. não havendo. O segundo processo é aquele em que o fornecimento é realizado após a apresentação de cada requisição. Nenhum material deverá ser distribuído sem que a devida solicitação tenha sido encaminhada. a mínima possibilidade de falhas no atendimento. amostras até mesmo.9. a autorização para esta distribuição. Mesmo para produtos distribuídos sob pressão. Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitação de fornecimento por referência é a possibilidade de caducidade desta.técnica do conjunto de características do material. Estes problemas podem ocorrer porque. destacar que sempre caberá ao gestor. gera problemas entre as reais necessidades do solicitante e do que efetivamente é entregue à organização. A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade. figuras. consiste no fornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo determinados. fazendose necessário um controle mais rigoroso de sua distribuição. as atividades relacionadas ao planejamento de compras (planejamento das quantidades. bem como. em algum momento deve ter havido a previsão de seu consumo e seus respectivos consumidores. bem como. por muitas vezes. Convém. O método referencial que consiste no uso de meios auxiliares (fotos. Mesmo sendo os materiais bastante simples não requerem a apresentação de requisição a cada fornecimento (copos de água e café. negociação etc. o que. por exemplo). o que possibilitaria perdas por obsolescência. finalmente. não é permitido quando se tratar de aquisições pelo Poder Público. ou por pressão. quando podem já existir produtos de melhor desempenho. que não permite uma distribuição uniforme. atrelar-se a uma alternativa obsoleta de um produto.) estão dissociadas das atividades relativas ao processamento dessas compras (atividades de licitação. dois processos de fornecimento podem ser utilizados. a amostra utilizada caracterizava apenas referência de fabricação e não de marca. quer seja pela variabilidade do material de consumo. na maioria dos casos. embalagens de compras ou entregas anteriores etc.) para a caracterização do material desejado. pode resultar em problemas na sua entrega ou aquisição. COMPRAS E SUA PREVISÃO Em muitas organizações públicas. inclusive a preços menores no mercado. quer seja pelo valor mais expressivo. inatividade ou ociosidade. Para a distribuição dos materiais nas organizações. ou seja. de seu recebimento. cabe ao gestor de materiais estar sempre em busca de atualização sobre os materiais disponíveis no mercado. realizar julgamento sobre o que lhe é apresentado como solicitação. uma vez que as características da demanda ao longo do tempo já são bem definidas. documentação e registro). desta maneira. como no caso de equipamentos de informática.

• Ela atende a: – Exigências técnicas do solicitante – Requisitos de sua solicitação (licitação) – Requisitos de sua entrega (locais. prazos e datas) Compra ruim Quando uma compra é ruim resulta: • Aumento dos custos • Descontrole do fluxo de caixa • Constantes empréstimos. doações. perdas etc. do que ainda acontece hoje em muitas organizações públicas. que as pessoas. Nesta ótica.entre estas atividades (compras. Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e das necessidades associadas a esta (área e condições requeridas à sua armazenagem. recursos. é aquela que atende. Então: Compra bem feita Quando uma compra é bem feita resulta: • Preço de custo mais baixo • Controle do fluxo de caixa • Inexistência de empréstimos. à sua aquisição. diferentemente. Todavia. • Há excessos e/ou faltas. pode-se resumir o parágrafo anterior em uma única frase: “As compras representam a porta de saída da maior parte dos recursos de uma organização ou a sua plena capacidade de operação”. Uma boa compra. nem sempre é possível ter previsões confiáveis sobre determinadas necessidades. as exigências técnicas do solicitante e de quem vai recebê-la (que devem estar expressas como especificações). por exemplo) e de sua entrega (locais. entre outras) é de fundamental importância para o pleno funcionamento da empresa pública. doações. Com a escassez de recursos públicos. ao mesmo tempo. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 17 . também podem ocorrer imprevistos que alterem a regularidade das compras. é importante que o responsável por esta função busque ao máximo introduzir em sua rotina o estabelecimento de previsões. então. os requisitos legais de sua aquisição (licitação. que exercem atividades associadas a tais funções trabalhem de forma integrada. • Não há excessos nem faltas. perdas etc. Por outro lado. Para que isso possa ser alcançado necessário se faz. pessoal para a distribuição. prazos e datas). conforme fora falado no início deste tema. licitação e almoxarifado) pode comprometer o suprimento de materiais para a empresa. uma boa compra é condição fundamental para a manutenção dos níveis de atendimento que o Estado pode oferecer aos cidadãos. Para que o planejamento de compras seja bem realizado.

bem como recorrer ao auxílio de outros profissionais. então. do intervalo entre compras sucessivas. para evitar a perda dos materiais adquiridos. ou terem um comportamento irregular. ainda. Por fim. seja porque “imprevistos” apontaram potenciais fragilidades ou despreparo do setor para lidar com estes. o conteúdo de informações para a negociação junto a estes e. visando obter ganhos de oportunidades (ofertas de mercado ou pela tendência de alta dos preços do produto). contribuir para a maximização do desempenho de sua organização. que é através do planejamento de compras. resultando aquisições de quantidades desnecessárias ou excessivas. que a organização busca estabelecer a maximização da utilização dos recursos disponíveis em atendimento às demandas. em conformidade com a previsão orçamentária e a disponibilidade financeira. o que poderá contribuir para a redução dessas perdas. caberá a definição de critérios para a racionalização da aquisição orientada pelos requisitos de conservação dos materiais. assim. incerto. Conclui-se. devidamente autorizado. os locais e as datas para as entregas de cada um dos materiais a serem adquiridos. pois que este poderá decidir sobre as embalagens e sobre os meios de transporte. Uma vez. o que em empresas privadas poder-se-ia chamar de compras especulativas. seja pela identificação e levantamento de falhas ocorridas neste.Previsões podem ser entendidas como expectativas acerca de um futuro. bem como o processo de seleção e avaliação de fornecedores. quanto mais conhecimento o gestor de patrimônio tiver sobre as compras (do consumo dos materiais.). do tempo decorrido entre o pedido e a disponibilidade do material ao solicitante etc. as compras devem ser regulares. Como regra básica. por vezes. Também. vez que é comum a realização de compras para a substituição de materiais que perderam. maiores chances terá para minimizar as incertezas desse futuro e com mais segurança poderá realizar o seu trabalho e. Assim. suas características (deterioração) devido à sua inadequada armazenagem. A demanda e a oferta de materiais podem concentrar em certos períodos do ano. o gestor deverá adotar estratégias de ação Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 18 . precocemente. pode-se dizer que ocorreram falhas anteriores no planejamento. quando são necessárias compras. o conjunto de rotinas e documentos necessários para a operação do sistema interno. dos fornecedores. Então. da variação de preços no mercado. Assim. A fim de melhor estabelecer as previsões. é necessário estabelecer as quantidades. que detenham maiores conhecimentos sobre a variação da demanda e dos preços praticados no mercado. devido à obsolescência de materiais. Como elementos do planejamento de compras. é importante que o responsável pelas compras conheça as condições disponíveis para a armazenagem. A ocorrência de compras emergenciais dará elementos para o gestor de patrimônio repensar o seu planejamento. o que significa um planejamento estruturado (com as suas respectivas previsões) e um bom funcionamento do setor. o gestor de patrimônio também poderá antecipar suas compras. o gestor de patrimônio poderá se valer do histórico das compras (observando sua variação ao longo do tempo). por deterioração.

dependerá de sua contínua atualização profissional obtida pela constante leitura e pela troca de experiência com outros profissionais do seu ramo de atividades. de modo que. Quando pedir? • • De forma geral as compras devem ser regulares. Principais decisões de compra! Quanto pedir – qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais que compõem o pedido)? Quando pedir – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado? Como controlar o sistema – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar essas decisões? Quanto pedir? Para saber quanto pedir os responsáveis devem avaliar os custos que estão envolvidos com o pedido e manutenção do estoque. o que significa um planejamento estruturado e um bom funcionamento do setor. o que seria ideal para o seu trabalho. são eles: – – – – – – Custo de colocação do pedido Custo de desconto de preços Custo de falta de estoque Custo de capital de giro Custo de armazenagem Custo de obsolescência Deve-se valer de: – Histórico das compras – Recorrer a profissionais que detenham o conhecimento da demanda e do preço. apesar da ausência de estabilidade na demanda e na oferta. Isto implica em dizer que a melhoria de seu desempenho e do resultado que seu trabalho representará para a sua organização. estará melhor preparado para lidar com esta variação de situações. Quanto mais conhecimentos o gestor detiver sobre o seu papel. Para saber o momento certo é necessário acompanhar os níveis de estoque e histórico de consumo.específica para cada situação. ele consiga aplicar adequadamente os recursos disponíveis e assegurar o atendimento das necessidades de material em sua organização. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 19 .

da tecnologia disponível na empresa.gov. Para evitar problemas indesejáveis é interessante que a organização mantenha em seu poder um cadastro atualizado sobre potenciais fornecedores. quando pertinente. A fim de evitar abusos. Assim. Esta condição mínima para que uma empresa possa se candidatar a fornecedor denomina-se qualificação. será desenvolvê-los! Não basta que o fornecedor tenha a capacidade de apresentar um bom produto. poderá ser desqualificado. entre outros aspectos relevantes. sendo possível que esta influencie de forma negativa ou positiva na qualidade técnica. por exemplo) estará. Tal providência pode ser executada. necessário se faz que tenha condições de fazê-lo através de um bom fornecimento.SICAF). Uma opção. 1. ainda. através do condicionamento de cada fornecimento. poderá em pouco tempo ter informações sobre estes e proceder a um julgamento justo sobre as alternativas disponíveis para o fornecimento.br).Obs. devido a esse conjunto de falhas. poderá tornar-se seu no amanhã!”. A ocorrência de compras emergências são um sinal para o gestor repensar seu planejamento. ou. Falhas técnicas ou mesmo administrativas de seu fornecedor podem comprometer o funcionamento de sua organização. regularidade e pontualidade de entrega.10. melhor que os abandonar ou trocá-los. junto ao Cadastro de Fornecedores do Ministério de Planejamento (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores . para tanto. condições de pagamento. Por sua vez. faltas nas quantidades. Complementam este sistema o Cadastro de Materiais e Serviços (SICAM) e a Divulgação Eletrônica de Compras (SIDEC). trocas no material entregue. a qualidade administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada. Assim. por parte de fornecedores. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 20 . Por sua vez. que envolva: preços. Mas. proibido de concorrer ao fornecimento por um certo período ou. A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência em fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e. é exigir. o que implicará efetivamente na impossibilidade de fornecimento. a ordem de prioridade para o fornecimento entre aqueles considerados habilitados intitula-se de classificação. cada unidade poderá formalizar sanções relativas a falhas ou problemas em fornecimentos sucessivos. quando cabível. em alguns casos. prazos. De acordo com a gravidade das falhas (atrasos. etc). que faz parte de um sistema integrado de informações relativas a compras disponibilizadas na Internet (www. podem ser estabelecidos pontos negativos (ou deméritos) e ao total de uma quantidade limite de deméritos para um certo intervalo de tempo (20 pontos acumulados em um ano. à qualificação prévia. a qualificação do pretenso fornecedor junto ao Cadastro Geral de Contribuintes do Estado. FORNECEDORES Não existe verdade maior do que dizer que: “O problema do seu fornecedor hoje.comprasnet. em alguns casos. ainda.

1. seja pelo descumprimento dos termos da regulação ou. porventura. o objeto – que apresenta a motivação da elaboração do contrato. face à finalidade do atendimento de interesses públicos. a qualificação das partes envolvidas e de seus representantes legais para aquele efeito. porque coloca em poucas linhas a orientação sobre todos os elementos que devem constar em um contrato bem elaborado.1. otimizar os recursos empregados na contratação. CONTRATOS Uma das definições clássicas de contrato é que este “é a convenção estabelecida entre duas ou mais pessoas para constituir. venham a se estabelecer. em relação a esta. este recebe o nome de contrato administrativo e se caracteriza pela predominância deste em relação às demais partes. São eles: 1.2. também. o poder público. como representante do poder público. publicidade – dar a mais ampla ciência a possíveis interessados no processo de licitação e. a duração e os meios necessários para tanto. o que garantirá o princípio de isonomia de direitos. regular ou extinguir entre elas uma relação jurídica”. prazo determinado – que todos os contratos tenham um prazo de vigência definido. 1. Esta definição é bem interessante.11. deve sempre considerar que estes contratos têm como principais características: 1. deve ser realizado o processo com a respectiva documentação necessária.3. 1.1. bem como impossibilitar a Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 21 . a constituição – que formaliza os interesses de cada uma das partes. Quando o contrato envolve.6. 1. assim. bem como orientações para a resolução de conflitos que. ainda.8. pela limitação de tempo prevista em sua constituição. e que. a regulação – que estabelece os direitos e obrigações de cada uma das partes em relação ao outro e a terceiros. 1.4. aquilo que deverá ser buscado ou atingido. para tanto. para caracterizar a transparência e a isenção do agente público. O gestor de patrimônio ou o responsável pela elaboração dos contratos administrativos. visando criar a oportunidade de novas ofertas ao Estado e. a extinção – que determina os motivos para o encerramento do contrato. no momento da contratação da aquisição de bens e serviços. 1.5.7. licitação prévia – visa maximizar a utilização do recurso público (ou a seleção da proposta mais vantajosa para o Estado). como uma das partes. seja pelo atingimento de seus propósitos.

por intermédio de seus representantes. através da obtenção de preços e condições mais vantajosas. devem constar do termo de contrato. a aplicação de sanções representa uma forma de coibir a inobservância do acordado. Aplicação de sanções – decorrente da atribuição de fiscalização. Modificação e rescisão unilateral dos contratos – em nome do interesse público. bem como do próprio fornecimento de materiais e serviços. Todavia. haverá ocasiões onde o contrato poderá ser prorrogado. Cabe ressaltar que cláusulas. previstas para o fornecimento. que este apresente ou deposite uma garantia de até 5% do valor do contrato.1.3. de 04/05/2000). Inaplicabilidade de exceção de contrato não cumprido – ainda que o poder público. bem como uma forma de educar o fornecedor público a respeito dos aspectos constantes neste acordo. Entre outras características do contrato administrativo destaca-se a possibilidade de ser cobrado do fornecedor.2. 1. 1.4. não há de imediato a extinção deste. Ocupações provisórias de móveis e imóveis – prerrogativa específica do interesse público face à propriedade privada. inicialmente. há a possibilidade da alteração das quantidades. 1. dentro de limites previstos na legislação e mesmo do encerramento do anteriormente contratado por aquele. inclusive quanto à extinção deste.5. 1.10. Fiscalização – compete aos representantes do poder público realizar a fiscalização das competências técnica e administrativa dos contratados. com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101. sendo aceitos Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 22 . além das exigências formais para a sua qualificação. Tal condição obrigaria o fornecedor a arcar com todas as suas obrigações independente do fato do poder público cumprir com as suas. prorrogabilidade – apesar do que reza o parágrafo anterior. visto que a sua continuidade se constituirá como vantagem adicional. Entre elas mencionam-se: 1.9. cláusulas exorbitantes – são aquelas que caracterizam a predominância do poder público neste tipo de contrato. tal condição deverá ser prevista quando da contratação inicial. 1. assim como limitações de tempo em conformidade com o item acima. Visando coibir o uso abusivo desta prerrogativa. restrições quanto ao fornecimento de materiais e serviços. não cumpra o que cabe a este no contratado. referentes à fiscalização. 1.transferência de responsabilidades sobre esta. fazem constar da Lei de Responsabilidade Fiscal.

Outrossim. tem-se mostrado um instrumento adequado. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 23 . a existência de procedimentos escritos servirá de memória técnica da evolução desse conhecimento na organização. ou seja. vez que permite que o conhecimento sobre os materiais possa estar disponível para todos na organização. as quantidades e as características ou especificações do material em recebimento. terá plenas condições de julgar a conformidade daquilo que lhe é entregue. após o seu estabelecimento. para amplo conhecimento dos interessados. justificam-se a elaboração de listas de verificação e a sua adoção formal pelos órgãos públicos. empenho.12. O primeiro deles. A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto. diz respeito à competência para este recebimento: significa dizer que o gestor de materiais. diminuindo a dependência do conhecimento centrado nas pessoas. faz-se necessário que se estabeleça um procedimento padrão. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de patrimônio é o recebimento dos materiais em sua organização. sozinho ou em equipe. deve ser observada a regularidade desse material. não puder exercer suas atribuições. uma série de pré-requisitos devem ser observados. de acordo com o tipo de processo em execução. 1. a contínua revisão e redação de procedimentos permitirão a melhoria desses a cada nova edição. bem como o esquecimento de algum ponto a ser avaliado. por diferentes recebedores ou por um mesmo. (documentação emitida pelo fornecedor. Para tanto. Este julgamento tem duas dimensões: o aspecto quantitativo e o qualitativo. no que se refere aos aspectos fiscais. quando o titular de uma função sair de férias ou. por algum motivo. Para a sua efetiva validade. os prazos previstos na legislação. A elaboração de uma relação geral sobre os itens a ser verificada evitaria essa variação avaliativa. Assim. resultando assim em um trabalho mais ágil e eficiente para o gestor de materiais. contendo as formas de inspecionar o material a ser recebido. outra pessoa poderá assumi-las. Adicionalmente. bem como verificar sobre quais os aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeção no produto). nota fiscal ou similar) e à compatibilidade do que é entregue com a documentação que originou o pedido (licitação. autorização de despesa etc.). sem maiores perdas de desempenho. Além disso. em datas diferentes. bem como seguro-garantia e fiança bancária. e.caução em dinheiro e títulos da dívida pública. os contratos devem ter seus termos previamente publicados. ou seja.

anteriormente citada. Agir dessa forma. neste caso. em regra geral. por vezes. é sempre favorável ao patrimônio a recepção. após a qual. formando assim uma comissão de recebimento. Neste caso. recomenda-se a segregação (separação física) dessa parcela do estoque. pois que o consumo de parte do material entregue poderá implicar na aceitação de todo o lote.). que a liberação da autorização de pagamento somente será efetuada após a inspeção realizada nesse recebimento provisório. isoladamente. Vale afirmar que. é que este deve ser liberado para uso. ou com o auxílio de outros profissionais. unidade agrícola etc. a quantidade de material a receber é bastante grande. Assim. será considerado como recebido. também. Vale ressaltar que. somente. que apresenta a necessidade de fornecimento (edital. a princípio significa atestar a condição do material entregue. Todavia. também devem ser segregados e convenientemente sinalizados para que não ocorra o seu consumo indevidamente ou. A justificativa mais comum para tal atitude é que. o material entregue. Porém. quando aplicável. os gestores de patrimônio. não havendo como verificar a totalidade do material entregue. de reconhecida competência técnica ou domínio do conhecimento. no referido espaço. o gestor de patrimônio deve dirigir-se até o local (canteiro de obras. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 24 . pois nem todos os materiais podem passar por recepção provisória. os materiais que foram recebidos e se verificados que não estão em condições de uso. no respectivo documento. O recebimento dos materiais poderá ser feito pelo almoxarife ou gestor de patrimônio. após a sua autorização. indevidamente. autorização de despesa etc. nem sempre será possível fazer o depósito dos mesmos. deve constar da publicação. O local de entrega dos materiais. sem a prévia conferência das características do produto que recebe. algumas providências podem e precisam ser tomadas para a minimização de oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o recebedor. em uma área reservada. que sejam posteriormente agregados a um outro lote que já tenha sido aprovado para o consumo. deve ser o almoxarifado da unidade.) para onde o material foi encaminhado e. sobre as características dos materiais. enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em verificação. Igualmente. A fim de que o material em recebimento não seja utilizado. É claro que tal condição deva ser colocada ao conhecimento dos fornecedores.Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimônio é a assinatura do canhoto de recebimento. Uma das medidas mais simples é o estabelecimento de uma norma instituindo o recebimento provisório de todos os materiais entregues. o gestor de patrimônio poderá ter algum tempo a mais para a verificação das condições em que um dado material lhe é entregue. em definitivo. resultando daí em trabalho extra para o gestor de patrimônio e sua equipe.

DA ARMAZENAGEM A armazenagem é demasiadamente importante para a disponibilidade dos materiais. em atendimento às demandas. A realização contínua dessas atividades contribuirá para que o patrimônio público seja transferido. declaração de permuta. nas atividades de movimentação de materiais. lembrar que existem outras formas de recebimento de materiais no patrimônio além das compras regulares. não estocar inflamáveis junto a combustíveis). quando da sua movimentação. em boas condições. materiais de maior volume serem estocados próximo à entrada do almoxarifado. devem-se estender aos aspectos de segurança que. permuta. 1. todas as unidades deverão contar com programas de manutenção e conservação. Deste modo. prontamente. no trato com os materiais. É. transferências. então. também cabe ao gestor tomar todos os cuidados requeridos para a preservação do patrimônio. que não há nenhum desmerecimento em buscar auxílio de outros profissionais.13. 1. às gerações futuras. assume dois caminhos. Deve-se. ou seja. visando reduzir a possibilidade de quedas destes. Afinal.1. pelo pagamento de dívidas para com o Estado. Pelo contrário. a compatibilidade entre materiais (por exemplo. é necessário que o material possa ser. que trabalham no almoxarifado. será sinal de maturidade e consciência profissional. que se busca manter a integridade das características dos materiais. localizado no almoxarifado. Caso contrário. produção interna e. se faz necessário que os locais reservados para esta função – os almoxarifados – tenham as condições necessárias. conforme o caso). possa ser identificado dentre os demais. o que implica a adequada organização dos espaços destinados para este fim. que se iniciam com a perfeita localização dos materiais. tenham sido edificados para tal propósito ou adequadamente adaptados. reconhecer a importância desse auxílio. tais como: por cessão. Os cuidados na armazenagem. que podem ser entregues em um patrimônio. ainda. é praticamente impossível que uma única pessoa detenha conhecimentos sobre a totalidade de materiais. os cuidados necessários para o Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 25 . se possível. quando necessário. Para tanto. também. a tarefa de conservar as características dos materiais poderá ser prejudicada colocando-os em risco para a finalidade a que se destinam. Junto à função de armazenar os materiais em um almoxarifado. devendo para isso serem observadas regras como: materiais pesados devem ser armazenados no piso ou nas prateleiras inferiores. verificados para a carga do patrimônio e a devida atualização de seu valor (termo de cessão ou doação. O primeiro diz respeito à própria segurança das pessoas. para facilitar a sua retirada. através dela. Em cada uma dessas situações existirão os documentos pertinentes que deverão ser. em pouco tempo.Ressalta-se. doação. isto é. guia de remessa ou nota de transferência e guia de produção. devidamente. Para que tal expectativa seja alcançada.

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 26 .trato de materiais tóxicos ou venenosos (por exemplo. Poderá responder pela perda dos materiais em si e pelos danos decorrentes de seu uso em condições deterioradas. o uso de equipamentos de proteção – luvas. Por exemplo: imaginem o que poderá acontecer com um policial que utilizar munição indevidamente armazenada. quando de seu uso. que recebam merenda deteriorada? Diante destas indagações. poderá ocorrer um acidente. de sua equipe e de pessoas que.existência de uma listagem de substâncias químicas armazenadas.). O segundo aspecto refere-se à segurança das pessoas. existência de material de socorro e um plano de ação na ocorrência de acidentes. durante uma armazenagem inadequada. Se o produto for deteriorado. Sintetizando podemos dizer que as atividades do gestor de patrimônio e materiais referentes a armazenagem são: Atividades de Armazenagem • • • • • • • • • • • Recebimento do material Descarregamento. entre outras medidas de segurança para o próprio gestor. máscaras. Do mesmo modo e que acontecerá com escolares. o que pode ensejar complicações de maior gravidade. pode-se afirmar como se torna fundamental a observância destes dois aspectos. que usarão o material.. possam visitar a unidade. após a sua armazenagem. além de haver pessoal habilitado na equipe para atuar em caso de emergência. por parte da equipe de armazenagem. Assim. O gestor de materiais poderá ser responsabilizado pelos danos que possam vir a ocorrer por falta de adequada conservação dos materiais. contendo sua descrição (composição) e forma de atuação em caso de vazamento ou contato acidental. esporadicamente. 1. inspeção e separação Movimentação Segurança Picking Consolidação/quebra/mistura de cargas Paletização Expedição Resolução de problemas de documentação Carregamento Em alguns casos: – Embalagem – Montagem de kits – Controle de temperatura e umidade. botas etc. é dever do gestor de patrimônio exigir condições adequadas para a execução das atribuições que lhe competem.2.

Entre as prováveis explicações que se podem buscar. inclusive. que foram adquiridos há muito tempo atrás e que. Em quantos locais encontrará “latas” ou “garrafas” de bebidas a contar? As quantidades encontradas. reside uma das principais origens para o superdimensionamento de estoques. pelos bares e restaurantes. considerar como estoque os materiais em trânsito. de uma parte menor do que em realidade a tem. o estoque de bebidas desse hotel. Devese. que a simples verificação dos saldos de materiais. representam. representam os estoques destes na empresa. acreditam. em cada um desses locais. é toda e qualquer presença de materiais na empresa. nos almoxarifados. em um hotel. a falta de planejamento na aquisição de origem diversa. São atividades que devem ser executadas em conjunto. Assim. de certa forma. Exemplificando-se: como o gestor de patrimônio. foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funções. SANEAMENTO DE MATERIAL Ainda é comum nos almoxarifados. Estão lá e representam capital público empatado e que. um local que. que precisariam de informações confiáveis para a boa execução de seu trabalho.1. sejam aqueles. ainda. deve apresentar seu relatório de inventário de materiais ao gerente? Devem-se considerar apenas os materiais no almoxarifado central? ou deverá acrescentar a estes. estaria fornecendo informações erradas a pessoas. entenderem que almoxarifado é sinônimo de estoque. que alguém deseje levantar as quantidades de bebidas. nas copas e também nos carrinhos para reabastecimento do quarto. não foram consumidos. Imaginem o prejuízo que o hotel teria caso adquirisse uma quantidade de bebidas. Se limitasse a verificar apenas as quantidades no almoxarifado. comumente. Por outro lado. ou seja. como causa fundamental. pensando que dispusesse. apenas. que também contribui para o planejamento. os que foram distribuídos para os vários setores da empresa e. que estão em processo de recebimento. Estoque. em princípio.14. nos frigobares dos quartos. por algum motivo. por sua vez. não sendo regularmente realizado. estaria cometendo um erro muito grande. bem como. E pior. Neste aspecto. não foram consumidos. De igual forma deve-se pensar o que ocorre com as organizações Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 27 . uma das falhas mais freqüentes é o fato de os gestores de patrimônio. em conjunto. a presença de materiais sem serventia. toda a presença de materiais similares distribuídos nos quartos. o controle da presença física de materiais na organização. No controle de estoques. das organizações públicas. cozinhas. então. também contribui para o agravamento da situação acima descrita. para tal descontrole. bares e demais dependências do hotel? Imagine. Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se apontar. sendo que seus estoques estejam distribuídos pelo almoxarifado central. Almoxarifado é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais. desvaloriza-se dia após dia. estão o superdimensionamento de compras e a falta de controle físico do material em estoque.

É o caso. pela viabilidade econômica da recuperação. A atividade de otimizar as quantidades em estoque. por exemplo. por maiores que sejam. Ressalta-se que o gestor de materiais deverá executar. em relação ao patrimônio que estiver a seu encargo.3. Para tanto deverá realizar ações. verificando-as no seu respectivo estado ou condição de uso. à liberação de áreas nos almoxarifados e dos materiais considerados inativos. ou seja. Serão considerados bens antieconômicos. estruturar programas de conservação de cada um desses bens. quando a sua funcionalidade puder ser restaurada. quando o custo de sua recuperação superar 50% de seu valor. ou seja. Tal decisão deve ser orientada. 1. de bens de valor histórico. Esta é uma das funções do gestor de patrimônio público: minimizar os desperdícios de recursos. Entretanto. também. porque não haverá consumo suficiente para as quantidades estocadas. o segundo é a recuperação do bem para assegurar o atendimento da demanda. ou seja. deve ser mantida sem prejuízo à população. CUIDADOS ESPECIAIS O gestor de patrimônio tem como função primeira manter a integridade do patrimônio público. 1. através da aquisição indevida de materiais. a atividade de classificar em ativos ou inativos os materiais em estoque. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 28 . por danos causados a estes: 1. se deteriore ou se torne obsoleto. cujo estoque na organização for muito superior às necessidades de consumo. o seu giro é muito baixo. as Deve-se ressaltar que a legislação estabelece essa ordem para responsabilidades do gestor. 1. depois de recuperado. fornecer subsídios para a tomada de decisão a respeito da recuperação dos mesmos. preservá-lo. o primeiro é a reposição do bem e da funcionalidade que este representa. cujos custos sobre sua perda podem trazer prejuízos ao patrimônio público. Esta atividade é de fundamental importância. incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade. para o correto planejamento das futuras aquisições. superiores àqueles de sua recuperação. em princípio. equipamentos e imóveis sob os seus cuidados. Visa também. o terceiro diz respeito à indenização ou ao ressarcimento do valor que o bem representa no patrimônio público.2. existem bens. observadas as particularidades individuais e.1. visando à conservação das características dos materiais.públicas.15. a que o bem se destina. rotineiramente. chama-se saneamento de material. A responsabilidade do gestor de patrimônio sobre os bens a seus cuidados enseja três níveis de obrigações. o atendimento da demanda social.

segundo os quais o gestor realizará avaliações das quantidades disponíveis: 1. independente das movimentações realizadas no período.1. servindo para o planejamento das datas e da duração dessa avaliação.16. mensal.1. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES Após o devido registro do bem no patrimônio. A compra ou renovação de estoques. igualmente. entre a disponibilidade dos materiais e o custo desta. A otimização da relação. em função da importância do material para os processos produtivos desta. um demonstrativo para melhor ilustração: Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 29 . em função da quantidade de itens a serem avaliados (variedade ou diversidade). Existem dois métodos básicos de acompanhamento e controle de estoques. bem como para o estabelecimento dos recursos necessários para tanto (pessoas e meios). Esse controle é fundamental para que não ocorram excessos ou falta de materiais de qualquer natureza. Este método tem como vantagem o fato de concentrar a atividade de avaliação do estoque em datas únicas. Isto pode sinalizar um grande risco de paralisação das atividades da organização. enquanto pertencentes à organização. bem como o de seus similares. Todavia. verificando todos os eventos relativos a estes (entradas e saídas). deve ser orientada por seu controle. Apresenta ainda a desvantagem de dar margem a uma maior probabilidade de falta de materiais. semestral ou outra freqüência apropriada para as características do material). na realização de inventários anuais. O método periódico que consiste na avaliação do estoque em intervalos regulares de tempo (semanal. A seguir. isoladamente ou em conjunto. Tal situação é muito comum. este método pode representar concentração significativa de esforços. também é obtida por esse controle. cabe ao gestor o contínuo acompanhamento desse material. vez que estes serão verificados apenas em datas fixas. quando não houver a atualização dos saldos e valores do estoque. com a respectiva atualização de seu valor.

Os inventários são feitos em intervalos de tempo regulares (constantes).2. = tn). o que pode resultar em faltas ( F ) como no intervalo 3. A utilização deste método implica na dispersão de esforços desse controle ao longo do período. O método de controle por níveis de estoques. que lhe servirão como referências. o que não ocorre quando do controle por períodos fixos. A seguir.MÉTODO DE CONTROLE PERIÓDICO: Representação Gráfica: Quantidade em estoque Tempo t1 t2 t3 (F) Intervalo entre levantamento dos estoques (t1 = t2 = t3 = . independente de quanto tempo levem para ser atingidas. podendo resultar num elevado número de aquisições e custo de compras pela colocação de sucessivos pedidos. em que o gestor utiliza. como elemento de tomada de decisão. quantidades... 1. um demonstrativo para melhor ilustração: MÉTODO DE CONTROLE POR NÍVEIS DE ESTOQUE: Representação Gráfica: Quantidade em estoque (f) (c) (b) (a) (d) (e) Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 30 .

1. Convém ressaltar que. num determinando instante. A tomada de contas desses agentes terá por base os inventários anuais. inclusive. como forma de o Estado manter controle sobre a variação de seu patrimônio. (b) – Ponto de pedido. A atualização das informações dos estoques facilita a rotina do gestor de patrimônio. Qual a finalidade do Inventário Público Anual? O objeto do inventário é apurar o valor exato e real dos bens e valores do Patrimônio num determinado momento. (d) – Tempo de reposição ou de ressuprimento. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 31 . Neste contexto. (c) – Estoque máximo. O resumo do inventário é registrado no Balanço Patrimonial da Contabilidade do ente público. que existem vantagens relativas de um e outro método. o que comumente acontece em organizações. que não mantêm esse hábito. de forma alguma. é conveniente que se lembre. sendo. buscando minimizar as desvantagens.Legenda: (a) – Estoque mínimo ou de segurança. DOS INVENTÁRIOS Inventário é o ato de arrolar e descrever. (f) – Lote de compras ou de encomenda. unindo as vantagens. deve-se conjugá-los. além de delegar aos agentes a responsabilização pelos respectivos materiais. todos os bens e valores do Patrimônio. a única forma efetiva de evitar a concentração dessas atividades. de que a legislação coloca a obrigatoriedade da apresentação do inventário anual. ano após ano. quando da ocorrência de falhas nesse recurso informatizado (microcomputador ou seus programas). as fichas de acompanhamento de movimentação de materiais (fichas de prateleira) devam ser abolidas.17. que possa demonstrar sua serventia. em curto período de tempo. (e) – Intervalo entre reposições consecutivas. Conclui-se. representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores individuais e/ou em conjunto. Além disso. então. coordenadamente. ainda que o controle de estoques da unidade utilize recursos de informática. Nunca é demais ter à disposição um elemento extra de controle. Nas Administrações Públicas o objeto dos Inventários Públicos Anuais é possibilitar a fiscalização dos seus bens patrimoniais.

enchentes. que se fizerem necessárias. Como realizar o inventário anual dos bens públicos? Como dito acima. No estudo vamos ater apenas ao Inventário Anual dos Bens Públicos. de acordo com esses objetivos. Também existem outras situações que ensejam a necessidade da realização de inventários de quantidades e valores. Tal medida é fundamental. Quando da transferência de responsabilidade (pela mudança do gestor do patrimônio da unidade ou. O gestor deverá realizar Inventários distintos para os materiais de consumo e materiais permanentes. no que tange à sua totalidade ou apenas parte do estoque. créditos e importâncias constantes no Ativo Permanente e Realizável. São elas: Quando do início de atividades de um órgão ou unidade de patrimônio (visando ao adequado estabelecimento de seu patrimônio e das responsabilidades em relação a este). a fim de uma verificação integral ou parcial das características dos materiais. em regra. contribui para a verificação do cumprimento das expectativas no que diz respeito à função e ao estabelecimento das responsabilidades. em razão dos objetivos a que este visa atender. quatro etapas a saber: Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 32 . Bens Móveis Para proceder à realização do Inventário Anual dos Bens Móveis (materiais permanentes ou material de consumo) o Gestor deverá cumprir.) também podem provocar a realização de inventários para o estabelecimento de perdas e a verificação das quantidades. pois. Podem. Quando da extinção ou transformação da unidade – similarmente ao parágrafo anterior.O Inventário Anual deverá abranger os bens (móveis e imóveis). por parte daquele que deixa a função. de seus superiores). no que se refere ao patrimônio e à comprovação do cumprimento pleno das expectativas. furtos etc. Realizam-se os inventários. vem dar suporte ao devido estabelecimento de responsabilidades. o Inventário Anual deverá abranger: os bens móveis (materiais de consumo e matérias permanentes) e os bens imóveis. ser realizados pelo próprio gestor ou por uma equipe especialmente designada. Situações eventuais como a ocorrência de sinistros (incêndios. servindo ao ajuste do patrimônio e à tomada de providências.

a um Município.320/64. a má conservação do patrimônio público e o desperdício dos recursos públicos. Isto. devem ser registrados na Contabilidade a título de controle e fiscalização. Avaliação e Registro do Patrimônio.Débitos (=) Patrimônio Líquido O patrimônio público líquido de um ente federado poderá ser positivo ou negativo.Móveis . porque. Se o conjunto de bens e direitos for maior que as obrigações.Valores PASSIVO ( .320/64. evitando o desvio de finalidade pública. ou fruto de Ação de Improbidade Administrativa movida pelo Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 33 .º 4.Créditos.Dívidas . a uma autarquia ou empresa pública. seguindo. as diretrizes dispostas na Lei n. disciplinados pela Lei n.Nomeação de Comissão. sobrando dinheiro para investir em obras e programas importantes para a sociedade. Se a soma das obrigações. a um Estado.º 4. O conjunto de bens e direitos menos as obrigações. através de ações de natureza penal e civil. para tanto. Para garantir a preservação dos recursos públicos. o passivo será negativo (Passivo Real a Descoberto). compreende o patrimônio líquido de um ente federado a saber: ATIVO Bens . Por que é necessário fiscalizar e controlar o uso do patrimônio público? Para evitar a prática de atos lesivos ao patrimônio público e a conseqüente nulidade. O que fazer com os dados do inventário? O resultado do inventário deverá ser registrado no Balanço Patrimonial.Imóveis . de valor econômico. O patrimônio público e sua variação ao longo do tempo é registrado contabilmente através dos Balanços Patrimoniais.Bens de Natureza Industrial Direitos . Arrolamento. que pertencem à União. Buscando evitar a responsabilização do gestor. Gerar Relatório do Inventário e enviá-lo para TCM. Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial.) Obrigações . entretanto. como dito acima. com prejuízo para toda a população. Para tanto. superar o valor dos bens e direitos. Levantamento. o patrimônio líquido será positivo (Ativo Real Líquido). o patrimônio público é bens e direitos.

• Pagamento de multa e proibição de contratar com o Poder Público pelo prazo cinco anos. à (ao): • Perda dos bens acrescidos ilicitamente e da função pública. Em se tratando de alienação de imóveis.Ministério Público em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público. por ação ou omissão. podem ser alienados a qualquer tempo. está sujeito a responder pelo crime de Improbidade administrativa. Móvel – realizar licitação. entretanto. em que é dispensado o processo licitatório. desde que haja interesse público devidamente justificado e o valor esteja de acordo com o preço de mercado (avaliação prévia). venda para outro órgão ou entidade da administração pública. entretanto. permuta. uma vez que não são afetados a uma finalidade pública específica. ocorrendo lesão ao patrimônio público. Quais as sanções para quem se apropria ou causa lesão ao patrimônio público? Todo aquele que.18. por sua vez. etc. sem prejuízo de outras sanções penais. são inalienáveis. 1. através dos institutos de direito privado (compra e venda. apropriação ilícita de patrimônio público o responsável estará sujeito. permuta) ou de direito público (investidura. Devem-se observar ainda as seguintes regras. O gestor público poderá desfazer de bens públicos (móveis ou imóveis). doação ou venda para outro órgão ou entidade da administração pública.). já que os mesmos encontram-se afetados a uma finalidade pública específica. de forma ilícita. se apropria do mesmo. em regra. permuta com outro imóvel. previsto na Lei n. Os bens dominicais. retrocessão. Havendo. gera lesão ao patrimônio público. Esta regra. etc. poderão passar à categoria de bens dominicais. ou ainda. a licitação é dispensada nos casos de dação em pagamento. doação. civis e administrativas. salvo nos casos de doação para fins de uso de interesse social. Se os mesmos perderem a destinação pública. DO DESFAZIMENTO Os bens de uso comum e de uso especial. a pena é o ressarcimento integral do dano. podendo ser desafetados em decorrência de lei. normalmente na modalidade leilão. não é absoluta. por ação ou omissão. É comum a alienação de bens móveis na administração Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 34 . Assim. • Suspensão dos direitos políticos de cinco a oito anos. etc.º 8. no caso de: Imóveis – adquirir autorização legislativa e realizar licitação na modalidade de concorrência.429/92.

O desfazimento pode acontecer em três situações: 1. 1. aqueles que não prestam mais ao serviço público. pela alienação.pública. 1. Da mesma forma que o gestor é responsável pela documentação e registro da entrada de materiais na organização.4.3. (Art.2. o processo licitatório e a autorização legislativa deverão ser juntadas aos documentos da prestação de contas mensal a serem enviados ao TCM.º8. em decorrência do desgaste natural do tempo. tal como determina a Resolução n. 1. leilão ou convite). 1. pela transferência do bem a uma outra unidade. também está sob a sua responsabilidade a tomada de providências para a regularização das saídas no patrimônio.060/05. no caso de materiais. caracterizando a transferência das obrigações e responsabilidades para outras do Poder Público. sobretudo de bens considerados inservíveis. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 35 . ser investido na aquisição de outros bens (despesas de capital) ou destinado por lei ao regime de previdência. pois.º 1. que consiste na transferência do poder sobre o bem. mas com a manutenção da posse pelo órgão original. a venda (que pode ser realizada por concorrência. salvo disposições legais contrárias. a inutilização e o abandono.1. para que esta possa fazer uso do bem. 44 da Lei Complementar n.666/93 que disciplina o processo de alienação dos bens móveis e imóveis. Entre as formas de desfazimento destacam-se: 1. O valor advindo da venda de um bem deve. Ocorrendo a alienação de bens públicos é necessário proceder à imediata baixa no inventário. a permuta. a doação.º 101/00) As guias de receita referentes à alienação de bens do patrimônio público. quando se tratar de material ou bem de outra natureza.7. pela cessão a outra unidade.6. ou pelo desfazimento desse patrimônio. para novos proprietários externos ou não ao Poder Público. 1. É vedada a aplicação de receita de capital proveniente da venda de bens e direitos para financiamento de despesas correntes. 17 a 19 da Lei n. Estas podem ocorrer por consumo. cada uma destas com suas especificidades processuais. A alienação de bens móveis e imóveis é tratada nos Arts. mantendo o mesmo sempre atualizado.5.

em razão da natureza dos materiais a serem inutilizados. por princípio. através de Ação Popular. a sua contaminação por agentes patológicos (que podem causar doenças nos homens. às exigências dos cidadãos concernentes a Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 36 .717/65). tenham contato com estes. ser orientadas quanto à redução da geração de resíduos. também. Não se pode perder de vista. a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos materiais. Convém lembrar que. que caracteriza a simples renúncia ao direito de propriedade. Isto porque. Torna-se importante destacar que. Por outro lado. devem ser orientadas nesse sentido. natureza tóxica ou venenosa (embalagens de agrotóxicos. existe a previsão legal do abandono. em relação ao cuidado com o patrimônio público. carimbos e outros elementos que podem dar origem a falsificações). 1. inseticidas. Lei 4. a um Estado ou a um Município . contaminação por radioatividade. por ventura. no que se refere a questões ambientais e. em razão da natureza dos materiais.Consideram-se motivos para inutilização do bem. haverá a necessidade da contratação de empresas especializadas e de reconhecida competência para a execução dos serviços. Sua atenção deve-se estender também aos possíveis impactos. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO Quem deve cuidar do patrimônio público? Quando o patrimônio estiver vinculado a um determinado ente federado .União. animais ou plantas). por vezes. A responsabilidade do gestor de patrimônio vai além de suas atribuições diretas com os materiais. preservando-o e defendendo-o. inclusive judicialmente.19. à própria humanidade. 1º. é que se poderá verificar o respectivo ajuste patrimonial com a anotação das baixas e a atualização dos valores devidos. as responsabilidades indiretas de toda a população. somente após a conclusão dos devidos processos. Muito embora cresça a consciência da população em geral.a ele cabe. por conseqüência. a infestação por insetos nocivos. através dos seus agentes públicos. face à possibilidade de danos ambientais e à saúde de pessoas que. Cuidados com as embalagens. em primeiro lugar. Suas ações têm. sob os seus cuidados. entre outras atividades do cotidiano desse gestor. sendo o patrimônio público pertencente ao povo – a todos cabe por ele zelar. a armazenagem e a disposição final dos materiais. que o trato inadequado destes pode causar ao meio ambiente e assim. adotarem todas as providências necessárias à sua preservação e conservação. (Art. por exemplo) e o perigo de utilização fraudulenta (como no caso de modelos e cópias de formulários.

Poder-se-ão também traçar estratégias. entre outras medidas exigíveis da dimensão ambiental de seu trabalho. dos Recursos Renováveis e da Amazônia Legal e nos órgãos estadual e local. quando houver. em geral. adequadamente. as últimas ações do Conselho Nacional do Meio Ambiente (CONAMA) sinalizam que tal situação deverá ser alterada em um futuro próximo. após o seu uso. enquanto fornecedor do Estado. da omissão de uma política ambiental estruturada. quanto às questões ambientais. através de um meio-ambiente de melhor qualidade. em grande parte. convém aos gestores de patrimônio antecipar e implementar. Informações adicionais podem ser buscadas junto às representações estaduais do Ministério do Meio-Ambiente. programas de coleta seletiva. com a inclusão de exigências referentes ao licenciamento ambiental pertinente. por sua vez. com vistas à sua qualificação. igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas. Assim. tal fato. que darão suporte à reciclagem de materiais. muitos desses gestores ainda não conseguem compreender. venha em decorrência. cujas organizações sirvam de exemplo para toda a população. que. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 37 . favorecendo a economia de recursos e melhorando a vida dos seus habitantes. objetivando melhorar a condição ambiental de seus fornecedores.estas. a importância de seu papel neste contexto. que envolva todos os escalões dos órgãos públicos. Acredita-se que. Todas essas providências podem resultar em significativas contribuições para um Estado mais responsável. Felizmente. bem como o estabelecimento de responsabilidades sobre o retorno de produtos e de suas embalagens. poderão gerar recursos para o Estado.

Pelo papel que cabe aos gestores de patrimônio. porventura ainda existam. que este instrumento sirva de norteador à recapitulação e à retirada de algumas dúvidas que. Caso não forem completamente sanadas. Este é um trabalho sem maiores pretensões. espera-se. através da disponibilidade. deve se orgulhar! Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 38 . também. Àqueles (as) já detentores de conhecimentos prévios. inclusive. espera-se que o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar. cada vez mais. enfatizar que em “coisa pública” não há mais espaço para meros servidores ou não-profissionais públicos. espera-se que o conteúdo destas breves páginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida para o adequado desenvolvimento de suas atividades. estudando e aprofundando-se nesta temática. Esta é a melhor forma de serví-la e. Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que a condição requerida para o bom desempenho desses gestores seja através de sua capacitação constante. ou das condições estruturais dos ambientes onde desenvolverão suas atividades. porque a sua própria concepção já prevê a realização e a edição de revisões periódicas. É servidor porque deve servir à sociedade com o seu profissionalismo. Àqueles que. pela primeira vez tomaram contato com o assunto. espera-se que ele seja capaz de revelar a importância do gestor de patrimônio para o Estado. a equipe de elaboração coloca-se ao dispor para as respostas necessárias. reconhecendo os seus esforços.CONCLUSÃO Senhores (as) Gestores(as) de Patrimônio Público. A todos os que tomarem contato com este instrumento. O servidor público tem uma função específica na sociedade na qual está inserido. Por isso mesmo deve ser sempre considerado factível de análises e adequações. conquistado através de sua habilitação. por isto.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS

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Decreto nº. 3.555 de 08/08/2000. Decreto nº. 3.693 de 20/12/2000. Decreto nº. 3.697 de 21/12/2000. Decreto nº. 3.722 de 09/01/2001.

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Anexo

DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS

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foram selecionadas algumas das dúvidas mais freqüentes. 2. Descentralização: Distância geográfica. a fim de sanar dúvidas momentâneas. torna-se impraticável a busca em compêndios.DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS As atividades do Patrimônio. Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos. Isto é. bem como com as demais atividades fim da empresa pública. visando auxiliar o desempenho das atividades do gestor de patrimônio. 1. Para investimentos e bens permanentes deverá ser formalizado o pedido prévio de autorização para estas despesas. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 42 . caso não haja a disponibilidade imediata do material a ser entregue. Materiais e Serviços estão disciplinadas por uma vasta legislação específica exigindo do gestor constantes leitura e reflexões bem como a atualização de seu conhecimento sobre a temática. Neste contexto. Facilidade de diálogo. Em seguida. Controle de materiais e estoques. que encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras pela qualificação e classificação de fornecedores. Com quais setores da organização o setor de compras se relaciona com maior freqüência? Compras são de fundamental importância para a organização e através de suas atribuições ou necessidades. devem ser provocadas pela necessidade de algum setor que encaminhará uma comunicação interna a apresentando. conforme o caso. as compras não podem ser realizadas por iniciativa própria do gestor de patrimônio. Como se dá a operação do setor de compras? Em princípio. o gestor providenciará a apresentação de fornecimento ou pedido de compras. relaciona-se com os setores de planejamento. são tomadas as providências relativas à licitação. Assim. Quais as vantagens da centralização e da descentralização do setor de compras? Centralização: Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais. Tempo necessário para a aquisição de materiais. almoxarifado e licitação. para as quais se apresentam as respectivas respostas. Devido à natureza de sua rotina diária e a complexidade e dinâmica das normas legais pertinentes. contábil e financeiro. 3.

Que elementos fazem parte das condições de compra? Fazem parte das condições de compras. Como uma organização pública não visa lucro com a aquisição de bens e serviços. ferroviário. tampouco por unidades que não disponham de condições adequadas para tal finalidade. Compras. frete e demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedores até as unidades do Poder Público. as formas e prazos de pagamento. Como avaliar bem os fornecedores? Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o técnico e o administrativo. 7.). além das quantidades e preços contratados. a qualidade administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada (preços. A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência de fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e. 9. Nunca é demais acrescentar que o pessoal dessas unidades deve estar preparado para a intervenção no caso de sinistros. da tecnologia do fornecedor. etc. sendo possível que esta influencie negativamente a qualidade técnica. o local e a programação das entregas (seqüência e datas). então. bem como as informações pertinentes às embalagens. 5. aéreo. Quais as medidas a serem tomadas na aquisição. 6. Como a organização pública pode obter redução de custos através do setor de compras? Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. inclusive quanto ao recebimento de outros bens como parte do capital devido. meios (rodoviário. Quais as prioridades ou métodos para aquisição e conservação de materiais inflamáveis? Devido às suas características. em casos de emergências? Compra direta. não é recomendada a sua aquisição em quantidades acima da capacidade de estocagem segura. contribuirá com tal finalidade através de seu adequado planejamento e negociação com fornecedores visando a obtenção do fornecimento mais vantajoso ao interesse público. tendo as justificativas dentro das medidas legais.4. e que estas devem ter um plano de contingências (indicando que providencias tomar. Por isso. como socorrer vítimas etc) para possíveis ocorrências desses sinistros.). regularidade e entregas de acordo com o que foi pedido etc. conforme o caso) relativas à segurança do trabalho. a quem comunicar fatos. em alguns casos. Na aquisição. não há como recuperar o capital desperdiçado em compras mal realizadas. o que implica a premente necessidade da maximização do recurso público utilizado em suas compras. 8. Por sua vez. quais as principais formas para a descrição de bens? Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 43 . o material inflamável exige cuidados especiais para a sua guarda e conservação. como princípios de incêndios. Orientações específicas sobre as características das substâncias podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituições como Universidades ou Institutos de pesquisa. Devem ser observadas recomendações para o trato de materiais inflamáveis (assim como para explosivos.

000. vez que caracteriza o bem. obras e serviços de engenharia – até R$ 150. cadastrados (qualificados). quando pertinente. Pregão – É uma modalidade de licitação em que a obtenção pelo fornecimento de bens e serviços comuns. a compra mais econômica. com Recurso Próprio. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 44 . histórico-cultural.000. através de suas especificações (técnica.Descritiva: identifica com absoluta clareza. é realizada em sessão pública. por exemplo. bem como a formalização prévia da necessidade e a observação dos atestados de sanidade dos animais e. símbolo.00 Concurso – permite a seleção e a escolha de trabalho técnico ou artístico. obras e serviços de engenharia – até R$ 1500. obter certificado de linhagem (registro genético. bens ou obras. previamente. obras e serviços de engenharia – acima de R$ 1500. 13. cadastrados ou não.00. o item (nome. pelo menos.00.000.00. Na aquisição. etc). para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal informação seja requerida). estética.000. segura e eficiente. 11. Devem ser buscadas.00.000. qual a legislação a ser seguida: Federal ou Estadual? Deverá ser seguida a Legislação Federal. por meio de propostas de preços escritos e verbais. Valores: materiais e serviços – acima de R$ 650. previamente. Valores: materiais e serviços – de R$ 8. que garantam por meio de pleito justo entre os interessados. A aquisição nas Empresas da Administração Direta e Indireta deve ser feita pela própria empresa ou por uma Comissão de Licitação do Estado. Como proceder para a aquisição de semoventes? A aquisição de animais segue as mesmas orientações da aquisição de outros bens. que é unidade centralizada para este fim? Quando for recurso próprio é pela própria empresa. Tomada de preços – licitação junto a fornecedores. ainda. 12.000.00 a R$ 80. Quais as modalidades de licitação para aquisição de materiais e serviços? Carta Convite – modalidade de licitação mais simples. Leilão – utilizada especificamente na venda de bens móveis e imóveis. é necessário solicitar opinião técnica especializada. Quando for recurso do Tesouro é pela unidade centralizada. Referencial: identifica. visa à contratação de pequenos valores referentes à aquisição de materiais e serviços. onde a predominância é a intelectualidade. etc). Para tanto. Valores: materiais e serviços – até R$ 650.00. ofertas de três fornecedores. publicação no Diário Oficial e em jornal de grande circulação. 10. indiretamente. Concorrência – licitação que admite a participação de quaisquer interessados.000. se verificar a finalidade do órgão.

998. quando for o caso. Certidão de Regularidade Fiscal . inscrição na entidade profissional competente. Condições de importação. habilitação jurídica. bens ou obras. Quais as principais prerrogativas do contrato? Segurança ao contratante e contratado. em caso de não cumprimento de uma das partes. 15 e 16 da Lei nº.CRF (emitido pela Receita Federal). está limitada a 60 meses. 16. materiais.Nas autorizações de despesas referentes a serviços. exceto: aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no plano plurianual. alterada pela Lei 9. que rege as Licitações e Contratos Administrativos no Brasil. 15. 19.000. a compatibilidade com as obrigações por ele assumidas. sendo os principais: CPF .666/93. Inscrição Estadual – para material e. 18. Garantias exigidas para execução. no que prescreve os artigos 14. os quais poderão ser prorrogados. especialmente.se pessoa jurídica. Quando a licitação poderá ser dispensada? Com valor inferior a R$ 8. A prestação de serviços a serem executados. Sempre se apresentando a justificativa pertinente no respectivo processo. Casos de rescisão. Preços e condições de pagamentos. Quais os períodos mínimo e máximo de duração de um contrato? Ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários. Execução e forma de fornecimento. aos casos omissos. certidão de regularidade do FGTS (emitido pela Caixa Econômica Federal).993. Reconhecimento dos direitos em caso de rescisão. Créditos da dispensa e da categoria econômica. Responsabilidade das partes. qualificação técnica. data e taxa de câmbio para conversão. 14. Quais os documentos necessários para participar de uma licitação? Todos os documentos citados nos art. Estadual (emitido pela SEFAZ) e Municipal (emitido pela Prefeitura). Prazos de início e conclusão da execução. de 27 de maio de 1. Quais garantias e exigências podem ser cobradas num contrato? Objetos e seus elementos. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 45 . sinistro ou calamidade pública. econômicofinanceira e regularidade fiscal.666/93. ao convite e à proposta do licitante vencedor. Quais os critérios para a habilitação de fornecedores? Probidade administrativa.00. 27 a 32 da Lei 8. conforme previsto no art. 8. de 21 de junho de 1. desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório. em caso de emergências. Legislação aplicável à execução do contrato e. 24 da Lei 8.648/98.se pessoa física ou CNPJ . de forma contínua. 17. Obrigação do contratado em manter. Vinculação ao edital de licitação. antes do ato de empenhar faz-se necessário enquadrá-las.666/93. durante toda a execução do contrato. incisos I a XXIV. Inscrição Municipal – para serviços.

mistura entre lotes oriundos de diferentes fornecedores etc. e desde que prevista no instrumento convocatório. qual procedimento tomar? Rescisão do contrato. uma parte está adequada para consumo imediato e a outra não (a que apresentou defeitos). entre outros fatos. Na modalidade convite. dependendo do caso. 23. Tal condição deve estar previamente estabelecida no edital de fornecimento. caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia: caução em dinheiro ou títulos da dívida pública. deverá ser obedecido o disposto no § 2º. tendo assegurada para critério de desempate a preferência aos bens e serviços produzidos ou prestados por empresas brasileiras de capital nacional. 21. devendo a Comissão de Licitação ou o responsável pelo Convite realizá-lo de acordo com o tipo de licitação e os critérios estabelecidos no ato da convocação. sendo vedado qualquer outro processo de desempate. quanto à ocorrência do empate.: não poderá exceder a 5% do valor do contrato. em ato público. a comprovação de uma possível má intenção do fornecedor pode ficar prejudicada devido à. Como deve ser o julgamento de uma proposta num processo de Licitação? E se houver empate qual o critério usado para o desempate? O julgamento. A primeira quando o material é entregue. Poderão ser exigidas prestação de garantia nas contratações de obras. 22. inclusive com a restrição de fornecimento ou da participação de certames licitatórios. 24. Para a devida solução desse problema recomenda-se adotar a recepção provisória para a conferência da qualidade e da quantidade dos produtos entregues. Sempre que possível. que estabelece igualdade de condições entre os participantes. Ou seja. nem sendo satisfatório. do art.. armazenagem indevida. produzidos no país. Quais medidas a serem tomadas quando uma determinada quantidade dos produtos adquiridos apresentarem defeitos? Existem duas possibilidades para a detecção desses defeitos. deve-se verificar amostras do produto entregue na presença do fornecedor e fazer constar cláusulas sobre penalidades para o fornecimento de materiais defeituosos. produzidos ou prestados por empresas brasileiras.666/93. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 46 . A garantia será liberada ou restituída após a execução do contrato e. da Lei 8. A partir do momento em que os serviços não estão de acordo com o contrato. conforme dispõe o art. será objetivo. 56. 3º. persistindo o desempate a classificação será feita obrigatoriamente por sorteio.20. quando em dinheiro. para qual todos os licitantes deverão ser convocados. 77 e 78 da Lei 8. segurogarantia. atualizada monetariamente (art. A outra oportunidade é quando se percebe o defeito algum tempo após a entrega e já tendo sido consumida parte do material recebido. conforme o que preceituam os arts. 45 da lei 8. § 1º. quando um dos participantes pode pedir anulação da Licitação? Quando houver irregularidades. Nesta última. Obs. serviços e compras? A critério da autoridade competente. fiança bancária.666/93.666/93). do tipo: benefício.

Como proceder no caso de bens em regime de cessão de uso em que foram leiloados pelo cessionário? O cessionário não é o proprietário do bem. Quais os critérios para ser “pregoeiro”? Assim como para ser “leiloeiro” há a necessidade de habilitação específica. deve ser em datas programadas. visando obter a avaliação ou valoração dos estoques. Numa licitação. 31. para ser “pregoeiro” o servidor deve realizar capacitação para que possa exercer esta função. 27. desempenho e qualidade possam ser concisos e. O inventário deve ter data programada para o início e fim de suas atividades? Sim. independente da argumentação utilizada como justificativa. Inciso I da Lei nº.666/93). 25. Qual o objetivo do pregão? A modalidade pregão destina-se a garantir. quando houver um fornecedor com “Melhor Preço” (com qualidade inferior) e outro com “Melhor Técnica” (com preço superior). claramente definidos no objetivo do edital. ficando ele. a compra mais econômica. 26. logo não poderia se desfazer deste. qual procedimento adotar para justificar a decisão que indicará o vencedor do certame? Que argumentos poderão ser usados? Somente ocorrerão dúvidas dessa natureza quando no edital não forem previamente definidos todos os critérios para a seleção do fornecimento. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 47 . 28. Ao ser publicado um edital e verificada qualquer pendência a melhor providencia é a sua republicação para a inclusão do aspecto em falta ou para a devida correção. para melhor adequação às finalidades de interesse público. Para isso. sujeito a execução das sanções previstas a ao ressarcimento do bem de origem. O que implica o descumprimento das cláusulas do contrato. devem ser levantados as quantidades e o estado (condição de uso ou conservação dos materiais em análise). 8. segura e eficiente. O que são bens e serviços comuns? São aqueles cujos padrões. Portanto. O que é inventário físico? É a tomada de todas as providências. 30. o que poderá causar transtornos de diversas naturezas. 29. 58. visando a contribuir para o seu melhor planejamento e execução. Se as regras não forem estabelecidas com antecedência qualquer decisão tomada pela comissão de licitação poderá ser questionada. respeitados os direitos do contratado (art.O contrato poderá ser modificado? Unilateralmente. por meio de pleito justo entre os interessados. para a sua posterior avaliação individual ou em conjunto. não é possível ser pregoeiro pela simples designação por seus superiores. em perfeita conformidade com as especificações usuais praticadas no mercado.

visando a não causar transtornos ao andamento normal das atividades da unidade. como expressão da realidade. deverá ser colocado à venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregado em sua aquisição).666/93? O recebimento deverá ser confiado a uma comissão composta de. de preferência padronizados e realizados. Qual o procedimento para receber materiais adquiridos através de convite. 15. Se não for possível. considerados ociosos? Inicialmente deve ser procurada a sua destinação para outra unidade a fim de que possa fazer uso imediato deste (disponibilizado para cessão ou permuta). 35. da Lei n° 8. Quais são as providências do gestor de patrimônio. prazo de validade etc).32. Regularidade fiscal. 34. Instantaneidade – itens similares devem ser avaliados em um menor espaço de tempo entre o início e o final de sua contagem e valoração. no mínimo. 36. 03 (três) pessoas. observando as suas características (perecibilidade. da Lei n° 8. 37. § 8°. oportuna. Uniformidade – os procedimentos de avaliação devem ser uniformes. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos. com vistas a assegurar que o tempo não influirá nessa avaliação e resultará em diferenças sensíveis para o conjunto. pela mesma equipe. E. visando a assegurar os mesmos critérios e resultados similares para materiais em condições semelhantes. Que orientações a seguir quando da realização de inventários? Oportunidade – os inventários devem ser realizados em época planejada. antes de tudo. por último. mais o encarregado de compras ou ordenador de despesas determinar a abertura de novas licitações? Verificar. Todavia. de tempo ou de pessoal podem ser tomadas. deverá ser disponibilizado para doação. comunicar a posição do estoque ao Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 48 . se possível. com base na legislação em vigor. quando seus valores forem superiores ao estabelecido no art. 23. O que se exige para participar de modalidade de pregão? Habilitação jurídica. Especificação – os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto de características que formam a sua especificação. Integridade – preferencialmente.666/93. Em seguida. Qualificação técnica e econômico-financeira. por dificuldades de ordem econômica. observadas as disposições do art. 33. integralmente. caso o Órgão possua estoque de materiais comprovado fisicamente como suficiente para atender a uma demanda de 3 meses. nas mesmas datas. aproximações como a amostragem. O que é inventário analítico? É a forma de controle em que se devem figurar todas as informações necessárias para a perfeita identificação e caracterização do material. deve ser avaliada a totalidade dos itens em estoque. o estado do material.

Todo o material deverá ser entregue no almoxarifado? Sim. entre a colocação de um pedido. após manifestação do Ministério Público. 44. especialmente. reparação ou indenização. designada. Quais as penalidades para o gestor. a quantidade e a documentação do material (nota fiscal. quando ocorrer o desaparecimento de materiais sob os seus cuidados? Caracterizado o fato. levando em consideração o tempo decorrido. De que forma deve ser feito o controle de um estoque? Através das requisições. trâmites legais. 43. empenho etc. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques? Otimizar a relação entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo. 42. ser julgado criminalmente. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 49 . etc. transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do fornecedor ao órgão. 38. 40. poderá.). não implicando em aceitação. Inspeção de recebimento. Como calcular o tempo de reposição de um material? Seleção e avaliação de fornecedor. O que é recebimento de material e quais as particularidades que se deve destacar neste ato administrativo? O recebimento é o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no local previamente designado. 46. salvo quando o produto não possa ou não deva ser estocado ou recebido. Quais os prazos máximo e mínimo para a entrega do material? Os prazos mínimos e máximos deverão estar fixados em Edital. 39. inclusive. devido às suas características em ter uma finalidade específica (verificação de saldos e qualidades.. identificação de desvios etc. 45. conforme cada caso. respondendo.). de acordo com o caso. o que for pertinente. Fabricação. Os inventários gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas? Não. Nestes casos a entrega far-se-á nos locais designados. de maneira periódica e pelo acompanhamento de cada movimentação (entradas e saídas na ficha de prateleira). 41. Transporte. o registro de entrada deverá ocorrer no almoxarifado. deverão ser efetuados por uma comissão. sendo tomadas todas as providências para o seu atendimento até a sua disponibilização para uso do solicitante. Qualquer que seja o local de recebimento. administrativamente e. o gestor estará sujeito à pena de substituição. Deve-se observar a especificação técnica.setor de compras ou ordenador de despesas. incluindo opinião sobre a possibilidade de emprego indevido de recursos públicos. Quando é que se deve considerar irrecuperável um material? Quando estes perder suas características funcionais.

inscrições estadual e municipal. em algumas ocasiões. segurança e preservação do material adquirido. Unidades de medida (dúzia. entre outras). cuja necessidade de demanda. falhas operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade. O exame qualitativo de um material deverá ser feito somente pelo gestor do almoxarifado? Não. que é a situação mais desfavorável. Quais as informações obrigatórias nas notas fiscais. deve realizar tal função através de atividades periódicas (controle periódico ou por intervalos de tempo fixos) e de acordo com a variação do consumo ocorrida ao longo do tempo (o que resulta no controle por quantidades de referência ou por níveis de estoques). Caracterização do fornecedor (CGC. quilo. por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o próprio capital. mas entre as finalidades das atividades do gestor está a de colocar à disposição da população os materiais necessários ao seu atendimento. Preços (unitários e total). conservação. 52. Os principais cuidados na armazenagem. O que é estoque de segurança ou mínimo? É uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possíveis aumentos no consumo ou no tempo de reposição ou. O almoxarifado poderá receber pedido fracionado (entregas por etapas)? Em princípio não. 51. ainda.). adequadamente. Quantidades. De quem é a responsabilidade dos bens existentes no setor? Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho. Como proceder no controle de materiais e quais métodos deverão ser aplicados? O controle de materiais é uma atividade de grande importância para o gerenciamento do patrimônio. etc. É através dele que o gestor verifica continuamente o saldo. 49. 53.47. Descrição do material. na qual ele deverá tomar parte. que deverão ser observadas pelo gestor quando do recebimento de materiais? Data de emissão. 48. O que é armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com o armazenamento dos materiais? A armazenagem compreende a guarda. podem ser justificados os recebimentos fracionados. Assim. de ambos (consumo e tempo de reposição). Bem como o destaque das alíquotas dos impostos (ICMS e IPI). a fim de suprir. Para tanto. dentre outros são: Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 50 . o estado e as medidas requeridas para a manutenção dos materiais prontamente disponíveis para o atendimento às necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se relaciona. deverá ser realizado por uma comissão. 50. que aquele bem ou material representa.

contendo a marcação do item de modo a permitir a fácil e rápida leitura da identificação e das demais informações registradas. a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias. como qualquer outro cuidado indevido (embalagem. e protegido contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas.Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo. Os materiais estocados há mais tempo. aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combatê-lo (Corpo de Bombeiros). seu valor (total ou parcialmente). por isto. No momento da recepção provisória do material. ou por ocasião da sua utilização. quando as condições ambientais (umidade. Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição. deslocamento etc. a fim de facilitar a movimentação e inventário.). Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes. iluminação etc) alterarem as suas características físicas ou químicas. A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência. Pode haver deterioração. bem como de animais daninhos. deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas. a armazenagem pode levar o material a perder as suas características e. o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição. 54. A disposição dos materiais deve ser feita de modo a manter. Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos. no caso de produto defeituoso. primeiro a sair – PEPS). por exemplo. pelo efeito da pressão decorrente. Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar. voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem. Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados. com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque. para a devolução ou troca? Os prazos para troca e devolução do produto defeituoso devem constar do respectivo edital de aquisição. a face de embalagem (ou etiqueta). É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para protegê-los. Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário. temperatura. qual o prazo. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material? Sim. Quanto ao material a ser empilhado. assim. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 51 . facilitando a movimentação. a fim de não afetar sua qualidade e o seu arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes). 55. ocorrem danos ao material em seu interior). quando houver necessidade de fornecimento parcelado. Ainda poderão haver danos aos materiais quando não for observada a orientação sobre empilhamento máximo dos volumes (não é observada a capacidade da embalagem suportar carga e. insolação.

deverá ser emitido um novo termo de carga. onde facilita o planejamento da produção. ser colocados à entrada do almoxarifado. que não o de utilização. minimiza os atrasos ocasionados. também. que somente material deste tipo poderá ser estocado nos locais marcados. processados ou fabricados parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte da produção. o responsável por ela o é. assim. Sistema de estocagem livre – em o qual não existem locais fixos de armazenagem. e na sua ausência o servidor por ele designado. salvo expressão em contrário. pois que permite um melhor controle sobre as peças ou produtos defeituosos.possibilita um inventário mais rápido. seu valor (total ou parcial). Se houver a mudança da responsabilidade. A armazenagem descentralizada . por enganos no envio de materiais a outros locais. é óbvio.56. sob a responsabilidade do gestor de patrimônio. Quem deverá atestar as Notas Fiscais. como qualquer outro cuidado indevido (embalagem. observadas as restrições. e. para liberar os pagamentos? Será feita pelo gestor de almoxarifado. durante a atividade específica de manutenção. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 52 . 61.que também pode ser centralizada ou descentralizada é a estocagem de materiais ou produtos já transformados. Quais os principais sistemas de estocagem? Sistema de estocagem: Fixa onde se determina número de áreas de estocagem para um tipo de material. pela guarda e conservação do bem. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material? Sim. assim. 58. Quem é o responsável pela guarda e conservação de materiais permanentes em manutenção? Como toda movimentação de materiais. por meios visuais. 60. a não ser. 59. deslocamento etc. 62.). devido a outras características. definindo-se. Quais as formas de classificação de estoques? São as seguintes: Estocagem de matéria-prima – que pode ser armazenagem centralizada. 57. Onde se armazenarão os materiais permanentes comprados sem destinação e quem se responsabilizará por eles? Deverão ficar armazenados no almoxarifado. a armazenagem pode levar o material a perder as suas características e. visando a facilitar o seu deslocamento e o trânsito em seu interior. por estar localizada junto aos pontos de utilização. tornando o ato de rejeição mais simples. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentação? Materiais de consumo elevado devem. para materiais de estocagem especial. Estocagem intermediária .

ao entregador. dentro de um ótimo de economia e rendimento. as razões através de ofício. assinando a respectiva nota fiscal. marcas. Qual a diferença entre estoque e almoxarifado? Estoque – é toda e qualquer presença de materiais na instituição. antes de ser dada quitação. em princípio. etc. é operação importante e. na falta deste. estocagem. números. Ele ocorre quando da implantação de um depósito. constantes dos volumes. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepção de materiais? A conferência da mercadoria. que vão desde a topografia do terreno até a presença ou número de janelas. credenciada. deve-se proceder a uma conferência rigorosa. inclusive aqueles em trânsito. imediatamente. comunicar este detalhe ao representante. seja os que estão em processo de recebimento. 64. declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou de acusar o recebimento total e. Conferência quanto à qualidade: apresentação. a fim de que a ocorrência fique perfeitamente documentada. Confronto de tipos: encomendado e recebido. conferem. 65. deve-se. foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funções.Estocagem de produtos acabados – é aquela realizada para atender ao usuário. por ocasião do ato da entrega. isto é. seja o da entrega imediata. Qual a finalidade do layout do almoxarifado? Cercar o projeto de todas as condições. Almoxarifado – é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais. como aqueles que foram distribuídos. que poderá ser o entregador ou outra pessoa. ainda comunicar. e está presente desde a fase inicial do projeto até a etapa de operacionalização. expedição de dezenas de detalhes. influindo na seleção do local. boa ou má. ou. • • • • Outros aspectos poderão ser examinados e confrontados. seja o de encomendas sob pedido. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 53 . Constatando alguma falta ou algum defeito. Conferência quanto à quantidade: quebras. um local que. que possibilitem uma operação. à firma fornecedora. deve-se verificar se as indicações contidas nas notas de entrega. projeto de construção. 63. devidamente. seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais. faltas. ter o cuidado de abrir os volumes na presença do representante da firma fornecedora. localização de equipamentos e estações de trabalho. endereços.. Conferência quanto ao peso: certo ou errado. deve-se também. conforme as indicações abaixo: • Antes de abrir os volumes. • Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais são aqueles que estão sendo conferidos.

prazos de atendimento. levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessário para o seu consumo (ou taxa de cobertura). pela associação da identificação de cada um destes ao seu conteúdo. insolação. se pertinente. devem receber atenções especiais desde a sua aquisição até a sua liberação para uso.66. também. os requisitos de segurança para a integridade do material e de quem o conduzirá. inclusive. deverá tomar como elementos de decisão as características do pedido (quantidade. Quais as principais formas de identificação de materiais em estoque? Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras. urgência. o gestor de patrimônio tem por obrigação avaliar a real necessidade de seu fornecimento para o solicitante.214/78. uma condição ótima de taxa de cobertura. escolherá o meio mais adequado para fazer chegar o material a quem o solicita. 67. Uma vez verificada a necessidade daquele usuário. Para tanto. Isto verificado. Essa relação orienta o gestor no tocante ao planejamento das aquisições. o gestor deverá decidir pelo fornecimento do material levando em conta não apenas aquele consumidor específico. de modo que o atendimento em questão não venha a trazer prejuízos para outro solicitante ou à sua organização em conjunto. marcando-os com códigos numéricos e alfanuméricos. que servem. sejam para consumo humano ou animal. Essa relação deve ser tão próxima quanto possível de 1:1. bem como ao dimensionamento dos níveis de estoque daquele material (em razão de seu consumo e do tempo para a sua reposição). Ou seja. figuras geométricas e símbolos. ainda. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 54 . 69.). do Ministério do Trabalho e Emprego. bem como os prazos para o seu consumo (validade) e forma de preparo. Qual a legislação relativa ao aspecto segurança na armazenagem e manuseio de materiais? No aspecto segurança do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada as orientações da Norma Regulamentadora n° 11 (NR-11). 68. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos? Em razão de suas características e aplicações. da Portaria 3. etc. que os alimentos não fiquem expostos a insetos ou roedores que podem contribuir para a sua contaminação ou deterioração. segundo suas características. para a demarcação de áreas reservadas para cada material. paletes etc. que é a condição ideal. ventilação. Não havendo acúmulos (excessos) ou falta de materiais. os alimentos. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade. Devem também ser tomadas todas as providências para que não haja absorção de odores ou vapores e. locais de entrega desse e de outros pedidos. caixas. mantendo-se. Como deveremos estabelecer a distribuição de um produto? Antes de distribuir um material solicitado. iluminação etc) visando garantir a integridade de suas características. visando atendê-lo e a outros pedidos a um menor custo para a organização. pelo uso combinado de cores. volume e massa do material a ser deslocado. mas todo o conjunto de potenciais consumidores do produto em sua organização.) como formas de identificação dos materiais. tudo o que entra. 70. temperatura. sai. O que é rotação ideal de estoques? Rotação de estoques pode ser entendida como uma relação entre as entradas e saídas de um dado material.

de onde. Como é feita a saída de bens de consumo do almoxarifado. se caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operação. não integra o patrimônio. não haverá a possibilidade de registros relativos a saídas. 73. 76. 74. Como proceder à saída de mercadoria. Deve assegurar o registro de toda a movimentação dos materiais (entradas e saídas). Todavia. não existe e. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 55 . sobretudo para municípios ou cidades próximas a fronteiras obedecerá autorização ou legislação específica para tal fim. esta despesa consta. do orçamento anteriormente estabelecido e da programação para a sua execução associada à disponibilidade financeira. Ou seja. pois está junto aos locais em que estes se encontram depositados. 72. Logo. de acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado. 75. quando a saída de mercadorias para governos estrangeiros? A autorização para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitária a governos estrangeiros. Após a formalização de sua entrada. deverá constar da adequada publicação. formalmente. cuja nota fiscal ainda se encontra a pagar no setor financeiro? Como orientação geral o gestor de patrimônio deverá observar a liquidação da aquisição. Um bem não registrado. por meio de requisições. Como se deve ocorrer à saída de material do almoxarifado. Qual a finalidade da ficha de prateleira? É fornecer a posição exata dos saldos dos materiais em estoque. portanto. enquanto não houver a entrada ou registro patrimonial do bem. após a entrega do material e sua entrada no patrimônio público. se o mesmo estiver disponível para permuta? Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a ser adquirido. ainda que pelo simples relacionamento. obrigatoriamente. servindo como um meio de controle adicional aos demais controles da organização. O almoxarifado pode dar saída em mercadoria. deverá haver o respectivo registro de sua entrada no patrimônio público. cuja entrada não existe registro? Há a obrigação do registro patrimonial de todos os bens públicos. 77. onde a fabricação é interna? Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricação ou produção interna. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado? Através da distribuição feita aos setores requerentes. esses materiais podem ter a sua baixa normalmente.71. a emissão de empenho implica em assumir responsabilidades sobre a aquisição. que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. A guia de produção é o documento hábil para tal finalidade.

81.78. Para evitar problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmente relatórios de movimentação. Ou seja. para que a contabilidade possa acompanhar a movimentação de estoque (entrada e saída). Quando um material é considerado antieconômico? Quando o custo de sua recuperação superar a 50% de seu valo 84. desde que comprovada a inutilização ou abandono do material considera-se desfazimento. 79. Que destinação deve ser dada aos materiais obtidos. através de convênio. quando o Órgão tiver cronograma de encerramento para a elaboração do movimento de almoxarifado? A maioria dos problemas relacionados à gestão de estoques está relacionada com a falta do estabelecimento prévio de condições para a sua entrega e recebimento. conforme determina o art. a real situação do estoque? Sim. distribuídos para uso. a permitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.320/64. deverão ser destinados para a respectiva entidade. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para saída de mercadorias. seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer outros fornecimentos com esta condição. 80. O almoxarifado deve emitir mensalmente inventários. se caracterizado o baixo nível de estoque de um determinado material. ainda na contratação do fornecimento. de outra forma. 83. ocorre a possibilidade do atendimento parcelado da aquisição. no próprio convênio. 106. salvo expresso. feito de acordo com uma programação. 85. 82. informando à contabilidade. após o término deste? Em regra. Em que consiste o inventário rotativo? Consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoques ou daqueles permanentes. em virtude do desfazimento ou renúncia? Sim. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 56 . da Lei n° 4. Para que sejam sanados estes problemas o contrato deve prever claramente quais as condições necessárias para que o fornecimento seja realizado de modo a atender todas as expectativas do órgão ou unidade a(o) qual se destina. Quando ocorre a Saída Parcial de um material? Quando não se pode atender ao pedido por completo. Pode-se proceder à saída de um material. conforme necessidade da unidade) e recebimento prévio para posterior processamento. devem ser adotados procedimentos como o recebimento de entregas no máximo até o 2° dia útil anterior ao final do mês (ou outra antecedência. Qual o método de avaliação a ser adotado para a atualização do valor do patrimônio? Os materiais deverão ser avaliados pela média ponderada das compras e os equipamentos e materiais permanentes pelo custo de aquisição ou construção.

Veículos ferroviários 20 % 30. Equipamentos hidráulicos e elétricos 20 % 24. Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diversões 10 % 7. anualmente. Como proceder para a valoração de itens do patrimônio obtidos por produção interna? Preferencialmente. Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 % 13. Embarcações 5% 12. Como deve ser feita a depreciação de equipamentos e material permanente e de quantos em quantos anos? Deverá ser feita. Máquinas. Veículos diversos 20 % 29. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo. Máquinas e equipamentos energéticos 20 % 17. ou. patrulhamento e socorro 10 % 14. Odontologia e 10 % Laboratórios Hospitalares 6. Semoventes e equipamentos de montaria 20 % 28. Bandeiras. devem ser valorados pelo seu custo de produção. deve ser consultada a Norma de Execução 06/93 (publicada no DOU de 30/12/93). Aparelhos de medição 10 % 4.86. 87. segundo uma finalidade específica. Obras de arte e peças de museu 5% 27. vídeo e foto 20 % 19. Armamentos 10 % 9. a partir dos resultados obtidos. Equipamentos de processamento de dados 20 % 21. Máquinas e equipamentos de natureza industrial 10 % 16. Máquinas e equipamentos gráficos 10 % 18. Peças não incorporáveis a imóveis 10 % Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 57 . Equipamentos para áudio. Se não for possível. buscando. Coleções e material bibliográfico 10 % 11. flâmulas e insígnias 20 % 10. o comportamento dessas características no restante do grupo em análise. instalações e utensílios de escritório 10 % 22. ferramentas e utensílios de oficina 10 % 23. Máquinas. 88. utensílios e equipamentos diversos 10 % 20. mensal. Equipamentos de proteção. Aeronaves 5% 3. Mobiliário em geral 10% 26. Máquinas. Aparelhos e equipamentos de Comunicação 10 % 5. Máquinas e equipamentos agrícolas e rodoviários 20 % 25. Aparelhos e equipamentos de Medicina. onde se extraiu a tabela abaixo: TAXA ANUAL 2. por exemplo. com base no valor de similares do mercado. O que é inventário por amostragem? Consiste no levantamento das características de uma parcela dos materiais em estoque. Para cada tipo de equipamento e material permanente. Instrumentos musicais e artísticos 10 % 15. atualizando o valor de cada item do patrimônio. fazendo-a constar do inventário anual da unidade. Aparelhos e utensílios domésticos 10 % 8.

em razão de seu estado ou qualidade (conforme sua depreciação). servindo de base para o estabelecimento do valor dos bens e das responsabilidades em relação a estes. O que é vida útil física (VUF) e vida útil econômica (VUE) de máquinas e equipamentos? VUF e VUE são dois conceitos associados à substituição de máquinas e equipamentos. O que é fornecimento por pressão? Processo. Carros de combate 20 % 33. para um dado desempenho tomado como referência. Equipamentos de mergulho e salvamento 20 % 36. em geral. Os resultados desse inventário devem ser analisados. Equipamentos. Outros materiais permanentes 10 % 89. do qual se entrega o material ao usuário. que permite a comparação da movimentação de entradas e saídas do estoque e o seu controle físico/financeiro. através. pelos setores de patrimônio e de contabilidade da unidade. visando uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimônio do Estado. VUE diz respeito ao período da vida útil do material em que o seu custo operacional ou de funcionamento é compatível com o de similares encontrados no mercado. mediante a apresentação de uma solicitação. Como estabelecer adequadamente a classificação da divisória de ambientes para efeito de baixa? Classificar como material de consumo devido à fragilidade do mesmo. com o detalhamento dos materiais e dos bens. De transferência de responsabilidade – quando da mudança do gestor da unidade de patrimônio ou do próprio órgão a que está subordinado. Anual ou de encerramento de exercício – aquele exigido para o controle interno e externo. não obedecendo às condições pré-estabelecidas. Sugere-se a inclusão dessa alteração na classificação orçamentária. correspondente ao fim de ano fiscal. peças e acessórios de proteção de vôo 20 % 35.31. O que é inventário anual? Entende-se como inventário anual. peças e acessórios marítimos 10 % 37. 90. manual técnico de orçamento. com a respectiva indicação das quantidades e valores de cada item. 93. Como podem ser classificados os inventários? Podem ser classificados em: Inicial – quando do início das atividades de uma unidade de patrimônio. VUF diz respeito ao período da vida útil dos materiais em que o seu desempenho é compatível com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 58 . em conjunto. 91. Encerramento de atividades – quando ocorre o encerramento de atividades por extinção ou incorporação da unidade de patrimônio. Equipamentos. Equipamentos. peças e acessórios aeronáuticos 10 % 34. Veículos de tração mecânica 20 % 32. o levantamento de todos os bens numa determinada data. Equipamentos sobressalente de máquinas e motor de navios 20 % e esquadra 38. 92.

formar comissão para levantamento dos fatos. dar entrada no patrimônio e baixar conforme valor avaliado. Em caso de comodato. que existe. que assumirá a carga do bem. sua baixa. o responsável por este patrimônio poderá responder. mas que pela falta de controle não se sabe a origem deste. Todavia. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 59 . quando o comodatário não mais tem o objeto em seu poder. a documentação comprobatória da operação. notificando o comodatário. não procedendo aos devidos registros. Em caso de dúvidas sobre a destinação e o atendimento dos propósitos a que se destinaria o material. 99. não oficiou o comodante a falta do referido bem ou comunicou o seu extravio? Elaborar memorando para os superiores informando: da não existência ou da não localização dos bens. Todavia. quando o órgão não possui registro desses materiais? Em razão das características do material deve haver procedimentos específicos para a sua distribuição e. 95. propor a formalização de processo para efetuar a baixa dos bens não localizados. 96. em seu patrimônio? Bens que não foram devidamente registrados como integrantes do patrimônio público ficam mais susceptíveis a extravio. Como dar saída de um bem. Bens públicos foram colocados à venda através de leilão. Como proceder a baixa? A baixa acontecerá no exercício atual. sendo arrematados ao final do exercício fiscal de um ano.94. Materiais e Serviços (SAD) para a apuração de responsabilidades. como proceder à baixa. mesmo que esta seja de períodos anteriores. tomando por base a documentação. Como dar a saída de livros técnicos extraviados em uma unidade. por meio desta. o mesmo não foi localizado na relação geral de bens do patrimônio? Proceder avaliação para em seguida. pois. inclusive. quando o órgão não possui informações sobre a aquisição destes. somente. 98. comunicar o fato à Superintendência do Sistema de Patrimônio. Como efetuar a baixa de material de distribuição gratuita. chegou à unidade de patrimônio no exercício seguinte. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilão? Proceder à baixa mediante termo de transferência para o órgão responsável pelo leilão. com a publicação da citação para esclarecimentos a respeito do fato. fisicamente. em tempo hábil. conforme cláusulas do contrato. 97. administrativamente. furto ou outras formas de perda. caso comprove a existência de omissão por sua parte.

atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimônio e proceder a baixa normalmente. nos processos e publicações pertinentes. de 17/12/80). quando dados em pagamento por outro.100. Para a regularização da situação e a adequada baixa do material do patrimônio. Como fazer a baixa de um bem cedido para um órgão público sem contrato de cessão de uso? Nenhuma movimentação de materiais deverá ser feita sem o devido registro e autorização competente. • a aquisição de quantidades desnecessárias superiores às necessidades de consumo da unidade. também assim. como dar a baixa? Após findar-se o processo de execução da dívida. Se um órgão entregar um bem em garantia de dívidas. seja por avaliação técnica de especialista ou por intermédio de uma comissão de avaliação (equipe de especialistas). que serão dados em permuta por outro. inciso 5 da Por taria SAD n 426. pelo menos. buscar o atestado de veracidade dos fatos junto à. Como proceder a baixa de bens semoventes por morte? Obter atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário) ou. pode adquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade. de forma a realizar os ajustes no sistema de patrimônio? Os bens somente poderão ter sua baixa realizada após a formalização da permuta. o bem continuará de propriedade do Órgão de origem. o patrimônio publico. quando esta não cumpre. as suas finalidades entre as quais está a de manter atualizado o valor do patrimônio aos seus cuidados. onerando. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 60 . devidamente valorado. quando o gestor de materiais está desatualizado. em relação aos materiais existentes no mercado e. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dado em pagamento? Após a execução da dívida. mesmo que não adquira quantidades excessivas. (Art. 104. Quando que os bens se tornam obsoletos? Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos. Como efetuar. 63. Como proceder à saída de bens. quando não for possível. inclusive. este deverá estar. adequadamente. três testemunhas. adequadamente. fato este que deve estar corretamente registrado. 101. Há a necessidade de se estabelecer um processo de responsabilidade pela inobservância dos requisitos formais. 106. 105. 102. Enquanto isso não acontece. 103. a baixa de bens quando o órgão não tem referência do seu valor histórico? A unidade somente perde a referência de valor de um bem.

somente após o que poderá ser realizada a devida baixa. Como proceder a baixa de materiais contaminados. 115. deve-se relacionar os que se encontram vencidos e suas respectivas quantidades. que podem ser utilizados de forma fraudulenta. materiais contaminados. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 61 . à representação do órgão ambiental de sua localidade. se a posse do veículo estiver. formulários e carimbos. No que se refere a sua baixa.Quando se utiliza a modalidade concurso? Para contratação de trabalho técnico. à qual o bem está vinculado para a tomada das providências pertinentes. deve ser doado para outro Órgão governamental ou Entidade Filantrópica. 113. em condições de uso. Como proceder a saída de material considerado antieconômico? Através de doações a instituições de utilidade pública. por ex. obter a autorização do gestor da unidade para a sua liberação e posterior encaminhamento a uma unidade de reconhecida competência visando ao seu tratamento ou destinação final. está inativo ou obsoleto. laudo da vigilância sanitária. Nestes casos. 109.Em que caso deve ser aplicada a inutilização de materiais? A inutilização se faz. devidamente. por agentes patológicos ou radioativos? O gestor do órgão deve solicitar através de ofício. Como proceder a baixa de arma de fogo considerada bem inativo? Armas e munições necessitam de procedimentos específicos para o seu desfazimento.: PROSOL. etc. que irá orientar o processo. Uma outra opção seria buscar auxílio junto. Associações de Pequenos Produtores Rurais.Quais são as penalidades para o gestor de patrimônio que não obedecer aos procedimentos para levantamento de inventários mensais.Quais os critérios para doação? Quando. quando do desfazimento ou renúncia ao direito de propriedade e quando a sua existência se caracteriza como de risco. científico ou artístico. tóxicos ou venenosos. autorizada para o servidor.107. Como proceder a baixa de um veículo roubado na residência ou em poder de um servidor? Proceder o registro policial da ocorrência e comunicar o fato às instâncias competentes da unidade de patrimônio. 114. a fim de atender às prestações de contas mensais do governo? Como qualquer servidor. Como proceder a baixa de medicamento com validade vencida? Medicamento é um tipo de material. Por exemplo. visto que colocam em risco a população e o meio ambiente. Se. para a devida baixa. o desfazimento deve seguir procedimentos específicos. que exige cuidados específicos para o seu desfazimento. estará sujeito às penalidades administrativas e até mesmo à perda das funções. 112. deverá destiná-la a outra unidade (prioritariamente para as Secretarias de Justiça ou de Segurança). 108. 110. 111. procedimento similar dever-se-á adotar para outros materiais.

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