Gestão de Alm oxarifado e Patrim ônio

Gestão de Almoxarifado e Patrimônio

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SUMÁRIO

1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS..................................................................................................................................... 2 1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO ................................................................................................................2 1.2 CONCEITOS BÁSICOS ..........................................................................................................................3 ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ...................................................................3 ENTIDADES COMPONENTES....................................................................................................................3 Conceitos : ....................................................................................................................................................3 ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO ................................3 SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON ..............................................................................4 1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS ..................................................................6 1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS ...................................................................................................7 1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS .....................................................................................................10 1.7. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS .............................................................................13 1.8. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO .................................................................................................14 1.9. COMPRAS E SUA PREVISÃO ............................................................................................................15 Quanto pedir – qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais que compõem o pedido)? ......................................................................................................................................................18 Quando pedir – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado?.................................18 Como controlar o sistema – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar essas decisões? .................................................................................................................................18 1.10. FORNECEDORES .............................................................................................................................19 1.11. CONTRATOS .....................................................................................................................................20 1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO ................................................................................................22 1.13. DA ARMAZENAGEM ........................................................................................................................24 Em alguns casos: ........................................................................................................................................25 Embalagem ................................................................................................................................................25 Montagem de kits ........................................................................................................................................25 Controle de temperatura e umidade. ..........................................................................................................25 1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL ........................................................................................................26 1.15. CUIDADOS ESPECIAIS ...................................................................................................................27 1.16. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES.................................................................................28 1.17. DOS INVENTÁRIOS ..........................................................................................................................30 NOMEAÇÃO DE COMISSÃO; ............................................................................................................... ......32 LEVANTAMENTO, ARROLAMENTO, AVALIAÇÃO E REGISTRO DO PATRIMÔNIO;............... 32 GERAR RELATÓRIO DO INVENTÁRIO E ENVIÁ-LO PARA TCM; .................................................. 32 Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial; .................................................................................32 1.18. DO DESFAZIMENTO .......................................................................................................................33 1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO .........................................................................35 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS .............................................................................................................. 38

ANEXOS .........................................................................................................................................................40

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1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

A Unidade de Patrimônio de uma Empresa, seja estatal ou não, é de grande importância, visto que é dentro dela que se processa toda a política de aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, agindo assim em uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à empresa em sua totalidade. Em consonância com a dimensão de suas atividades, necessária se faz a demanda por maior qualidade com menor custo, a fim de atender não apenas às necessidades da sociedade como também às exigências legais que norteiam estas ações. Nesta assertiva, é que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores relevantes a fim de bem delinear a prática da política de aquisição e administração de Bens Patrimoniais.

1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO

O gestor de patrimônio como todo o bom profissional, deve estar sempre bem atualizado no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito às suas próprias atividades, como também sobre as tendências futuras, a fim de que possa adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido, evitando um direcionamento que venha causar prejuízos à organização que representa ou a terceiros. Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informação representa a atualização e a consolidação das informações disponíveis nas organizações. A seguir algumas fontes de informação foram selecionadas, notadamente, aquelas que estão disponíveis na Internet. Entre as mais importantes neste sentido, destacam-se: www.senado.gov.br/portal - base de pesquisa legislativa atrelada ao Senado Federal. Permite a procura por tipo de documento, data de publicação, bem como o acompanhamento de propostas de legislação, inclusive alterações, em andamento; www.comprasnet.gov.br - trata exclusivamente das compras do governo federal, com informações disponíveis sobre legislação, fornecedores e atualidades de interesse para os gestores de patrimônio público estadual; www.planejamento.gov.br - traz todas as informações sobre as atividades desenvolvidas a cargo do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão do Governo Federal; www.interlegis.gov.br - é outra base de dados legislativos do Governo Federal;

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e sociedade em geral. Cabe a União. a satisfação de necessidades essenciais ou secundárias da sociedade.traz informações sobre a estrutura e as competências de cada unidade do Governo Federal. as formas de contato com os responsáveis em cada uma destas. 1. e ainda. Cabe a União exercer a soberania do Estado Brasileiro perante o contexto internacional. o bem-estar sócioeconômico do povo. entre outras atividades.www. ao serviço público concedido. e ao Distrito Federal (art. são entidades autônomas.2 CONCEITOS BÁSICOS A Administração pública tem suas características próprias. proteger os bens históricos. aos Estados. orçamentário. SERVIÇO PÚBLICO NO BRASIL Conceitos : a) De Diogo de Figueiredo Moreira Neto: Serviço Público é uma atividade de Administração que tem por fim assegurar. Cabe a União. trabalhista etc. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 4 . aos Estados. a saúde e assistência pública.gov. financeiro. ou permitido ou autorizado. administrar e legislar. contínuo e geral. ORIENTAÇÃO OU REGULAMENTAÇÃO E CONTROLE DO SERVIÇO PÚBLICO Cabe ao Poder Público da Administração Pública a responsabilidade pela regulamentação e o controle. econômico. de modo permanente. exercer os poderes que garanta: a soberania e defesa nacional. como: direito tributário.br . É bastante útil quando se deseja saber onde obter informações a respeito de assuntos específicos relacionados ao Poder Público. o Distrito Federal e os Municípios. ao Distrito Federal e aos Municípios competências como: conservar o patrimônio público. a boa relação internacional. os Estados. 24 da CF/88) legislar e normatizar sobre matérias específicas. os direitos individuais. assim por lei considerados. a cidadania.redegoverno. o meio ambiente e da poluição. mesmo nos casos de haver delegação de poderes a terceiros. ORGANIZAÇÃO POLÍTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ENTIDADES COMPONENTES A União. vamos citar algumas dessas que possam servir de apoio para o desenvolver do tema. as paisagens naturais e sítios arqueológicos. sob as condições impostas unilateralmente pela própria Administração. diante disso.

centraliza e processa eletronicamente os dados. e que toda a sociedade seja beneficiada com um serviço de qualidade pelo Estado. também.163 e 164. registrar e controlar a situação orçamentária. integram importante parcela do patrimônio público.112 de 11/12/90) com vistas à elaboração de demonstrações contábeis. PATRIMÔNIO PÚBLICO Todos os anos o poder público em suas diversas esferas. conjunto de sistemas da administração orçamentária e financeira dos recursos da União. distribuição de receitas públicas etc. apontar os atos e fatos relacionados com a Administração financeira. seja federal. 70 ao 75. através do Sistema de Contabilidade Federal (Constituição Federal de 1988. objeto de registro e evidência nos registros contábeis. Lei nº 8. Capítulo I. Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos públicos custou dinheiro. 165 ao 169. Assim. regionais e setoriais. da gestão pública. tornando segura a contabilidade da união. capítulo II seção I. setoriais e executores. tem por objetivo principal de servir a coletividade social (a sociedade pública) e. b) SIAFI: sistema integrado de administração financeira do governo federal. Seção IX. e. o de produzir renda para aquele que o explora. sob supervisão do Tesouro Nacional. visando o atendimento da população. no Titulo IV.Nota: Observar que os serviços públicos ou de utilidade pública de qualquer natureza. que é oferecido como suporte aos órgãos centrais. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 5 . orçamentária e patrimonial. as provisões de receitas. art. acompanhar e fiscalizar o orçamento previsto a atingir o objetivo do estado. estadual ou municipal. seção II art. despesas. destina significativa parcela de recursos à aquisição de materiais que serão utilizados com as mais diferentes finalidades. SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL . financeira e patrimonial da União.SICON Sistema que tem por objetivo evidenciar. em segundo. Sistemas de Gestão a) SIDOR: sistema integrado de dados orçamentários. conjunto de informações sobre a estrutura orçamentária. alimentando dados e elementos para a comissão mista pertencente ao congresso nacional (senadores e deputados) para examinarem e emitirem parecer sobre os planos e programas nacionais. valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro fossem. art. As operações de que resultem débitos e ou créditos de natureza financeira não compreendida na execução orçamentária serão.

da categoria econômica despesas de capital. em razão de seu uso corrente e de definição da Lei n°. Aurélio Buarque de Holanda. conforme fora frisado anteriormente. Por sua vez.) e para o atendimento dessas necessidades.320/64. durante a sua presença nesta e. 1986. a guarda e conservação desses materiais. para a sua saída dos registros desta. ed. direitos e ações. posse e tudo o mais que pertença a uma pessoa ou empresa e seja suscetível de apreciação econômica”. Por material de consumo. 2ª. Para isso deverá exercer atividades de planejamento e controle. isto é. Cabe ao gestor de patrimônio público uma série de atividades que envolva os bens sob seus cuidados ou mesmo antes. quando da aquisição destes para o atendimento das diversas necessidades da população. igualmente em razão de seu uso corrente e de definição legal. Pode fazer parte de sua rotina a elaboração de orçamentos e o controle das respectivas contas públicas. também. 4. corrigindo os desvios entre o que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera. Rio de Janeiro: Nova Fronteira. não perde a sua identidade física. os bens móveis têm essa característica de mobilidade potencial. O controle é a contínua verificação do planejamento. 36ª. Por sua vez. em termos de verificação das necessidades (seja de pessoal. materiais ou não. de materiais. São definidos como despesas de custeio. Então. Novo dicionário da língua portuguesa.O dicionário Aurélio1 traz. que não podem ser deslocados de seu local de instalação. material permanente pode ser entendido como aquele que. Material de consumo e material permanente. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 6 . para que um dado projeto ou objetivo possa ser realizado ou alcançado. 1 FERREIRA. Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as providências requeridas. uma precisa definição de patrimônio: “complexo de bens. Para fins de elaboração e controle dos orçamentos e das contas públicas duas definições são fundamentais. reimpressão. Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangíveis. mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. Pode-se dizer que é o caminho a ser seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas. em sua página 1282. São definidos como despesas de investimento. o planejamento e o controle do patrimônio material na empresa pública envolvem atividades antes de sua entrada na organização. perde sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada em dois anos. pode-se definir aquele que. de equipamentos etc. terrenos etc. móveis e imóveis que compõem o patrimônio de uma organização. além de sua distribuição para os requerentes. da categoria econômica despesas correntes. Bens imóveis é todo o conjunto de edificações e espaços. Estas definições são importantes para o controle físico desses bens e sua respectiva avaliação.

a sua função para a sociedade é que deve servir de indicador para a sua classificação e esta para as atividades de planejamento e controle associadas a este patrimônio material. Por outro lado. elementos ou de outros bens completos. para a identificação do material permanente ou de consumo são adotados os parâmetros abaixo. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS Se possível fosse resumir em uma única frase toda a filosofia da gestão de patrimônio e material na empresa pública.3. a decisão será a de colocá-lo como material de consumo.Na classificação de despesa orçamentária. Assim. para o seu registro e controle não seja efetuada qualquer aposição de etiqueta ou similar. certamente consistiria em dizer que: “As características dos materiais são soberanas!”. devido à fragilidade. Durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento. se observar a função desse bem junto ao patrimônio poder-se-á classificá-lo como material permanente. 1. por ser quebradiço ou deformável. no prazo máximo de dois anos. produção ou fabricação de partes. Perecibilidade – quando o material está sujeito a modificações em sua natureza (química ou física). Fragilidade – quando a estrutura do material está sujeita à modificação. exclusivamente. em função de sua natureza pode ensejar erros de planejamento e controle desse material. propriamente dito. caso se enquadre em algum deles o material será considerado de consumo. este não pode ser retirado sem prejuízo das características do principal. Transformabilidade – quando adquirido para fins de transformação. com que foi fabricado um dado bem. sendo passível de deterioração ou perda de suas características normais de uso. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma peça de museu e como tal integrará um patrimônio duradouro. Por exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza. Incorporabilidade – quando o material for destinado a ser incorporado a outro bem. antes da natureza e do material. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 7 . caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidade de sua identidade. A observação de que a decisão de classificar o material em consumo ou permanente é para alertar para o fato de que a classificação de um dado material. Tal alerta serve para indicar que. Ainda que seja apenas um bem relacionado. Ainda que.

que deve ser desempenhado por este profissional. em outras organizações públicas. para o gestor de patrimônio desempenhar adequadamente suas funções é de fundamental importância que ele seja conhecedor das características dos materiais sob seus cuidados. adequadamente. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS O gestor de materiais pode ordenar.320/64. e pela Lei 4. quais os cuidados necessários nestes procedimentos. Afinal. O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função que desempenha na sociedade. Com o crescimento da consciência da profissionalização do gerenciamento dos recursos públicos. Isto tudo caracteriza a importância desses profissionais nas organizações e a necessidade de sua valorização! 1. também. os seus conhecimentos sobre os materiais e as suas características utilizando uma sistemática que resulte em uma lógica para a diferenciação destes e do tratamento que deve ser dispensado a cada um. e armazenar e. Afinal.Isto significa que. bem como a importância de cada material para os processos produtivos de sua organização e das unidades que esta deve prover. portanto. traduz um pouco da amplitude do trabalho. a má aplicação de recursos na busca de seu suprimento. Tal instrumento para a estruturação dessa diferenciação pode ser obtido através do cadastramento de materiais. O conhecimento de como e. o que poderia significar a interrupção de atividades nas organizações públicas e.404/76 os estoques são classificados como ativo circulante. sem a qual seria quase impossível a própria existência dela. sem a sua presença certamente haveria a falta de materiais. a necessidade de bem conhecê-los para o seu uso adequadamente. poder-se-á explicar esta sistemática. devendo. por vezes. em ativo permanente. a todos os profissionais tornam-se necessária a convivência harmoniosa da sociedade. Servem. em que condições adquirir. ser tratado como se dinheiro fosse. visto que elas nortearão a tomada de decisões. destaca-se que não há mais espaço para uma subvalorização das atribuições relativas a estoques ou patrimônio público de maneira geral. Segundo a Lei 6. que rapidamente pode ser transformado em capital. como garantia de empréstimos aplicados para o desenvolvimento local. Através de um exemplo de solicitação de materiais a um gestor de patrimônio. transportar.4. Daí. O patrimônio material custa e vale dinheiro. mas pela forma como ele a desempenha. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 8 .

bom! Tem também papel em bobinas. retorna com as duas resmas de papel “off-set”. volta para o balcão sem nada nas mãos. não posso atender você. duas resmas. A – Ah. S – O que foi dessa vez. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 9 . Verei como posso atendê-lo.Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que é o responsável pelo patrimônio material de seu órgão. Agenor?!? A – Tem papel azul. em folhas branquinhas e de 75g/m2. Preciso de papel tipo “off-set” para impressão. 75 de gramatura. em folhas. A – Severino. rolos de todos os tamanhos! S – Isso. Veja como será o diálogo entre eles e o que se poderá aprender: S – Bom dia. Severino. Severino o interrompe. retorna ao balcão sem nada nas mãos. Em seguida. A – Severino. Ah. Ajude-me a não errar no que pede! S – Por que não disse logo. branco. antes que me esqueça. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado e também existe uma ordem expressa de que não serão aceitas devoluções. A – Se você tivesse pedido assim logo da primeira vez eu já o teria atendido.. Ajude-me a não errar no que pede! S – Preciso de papéis “off-set” em folhas... verde. amarelo e até rosa. E se dirige para o interior do almoxarifado. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado. Em seguida. no formato ofício e brancas. você também me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato ofício! E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado.. S – Preciso de papel “off-set”. E lá vai Agenor para o interior do almoxarifado e. Antes que Agenor conclua o que estava dizendo.. querendo a todo custo ter o seu pedido atendido. volta para o balcão sem nada nas mãos. Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Agenor Preciso de papel! A – Bom dia. por favor! Disse Severino em tom irritado.. Outra vez. formato ofício. ainda não posso atender você.

dessa forma. Desta forma. 2. Para não haver erros vocês têm que fazer o pedido através da correta especificação do material! Entenderam?!? Vamos recapitular o que Agenor ensinou a Severino e aos outros que se encontravam próximos: quando Severino disse que precisava de papel. pôde finalmente atendê-lo. que só atendo a pedidos quando não houver qualquer chance de errar no que se pede. Agenor.. dá meios ao gestor de patrimônio a fim de que possa diferenciar os materiais uns dos outros e. através de suas especificações. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 10 . quando Severino acrescentou a informação “ em folhas”. 5... quando ele disse que queria folhas brancas e de gramatura 75 (ou 75g/m2). 3.. Tem como níveis: 1. A – E é bom dizer para todos que pretendem vir aqui buscar material. ele apresentou apenas a denominação principal do material. eu não poderia atendê-lo. Foi logo aproveitando a oportunidade para dar a lição a todos os que se encontravam esperando a vez. O cadastramento de materiais. 4. A – Enquanto eu tivesse qualquer dúvida sobre o que realmente você precisava. Agenor ainda teve dúvidas e não pôde atendê-lo. E concluiu.. mas quando ele disse que queria no formato ofício. quando Severino disse que precisava de papel “off-set”.. E continuou. Agenor continuou com dúvidas e não pôde atendê-lo. apresentou outras especificações que ainda se faziam necessárias para a perfeita caracterização de seu pedido e de sua necessidade. ele informou as dimensões do material desejado. assim.Olhou para a fila que já se formava atrás de Severino. Denominação principal Referência básica Forma de apresentação Dimensões Outras formas de especificação. E isso serve para qualquer um de vocês aí na fila!. ele informou a forma de apresentação do material de que necessitava. Agenor teve dúvidas e não pôde atendêlo. para distinguir os cuidados específicos para cada um destes. ele acrescentou ao pedido a referência básica do material.

5. RMB poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Material 1050 poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. através do cadastramento. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 11 .Mas será que todas as vezes que apresentar um pedido terá que relacionar todas as características dos materiais. poderá utilizar códigos que representarão o conjunto de características de cada material. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS Os materiais. podem ser organizados em classes ou categorias.2. 1. entende-se que cada material somente poderá ser demonstrado por um código que. Em resumo. na relação geral de patrimônio. Esta divisão dará origem ao sistema de codificação. portanto. devem ter códigos diferentes. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros de transcrição e a eventual dificuldade do agrupamento de novos materiais similares a outros já cadastrados e que venham a ser inseridos. Entre os principais sistemas de codificação de materiais destacam-se: 1. que servirá como um meio rápido e eficiente de recuperar o conjunto de especificações que caracteriza cada material. Numérico – podem-se tecer considerações semelhantes.1. por sua vez. o código será a melhor forma de comunicação para a apresentação das características de um dado material. implica dizer que estes são distintos no tratamento a ser dispensado e que. material da classe 1000 pode significar régua de madeira. Por exemplo. Para não ocorrer à possibilidade de erros. (Além do fato da difícil memorização de um número elevado de códigos e do agrupamento de novos materiais similares a outros já cadastrados e que venham a ser inseridos posteriormente na relação geral de patrimônio). Sistema alfabético – utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto para a diferenciação de um conjunto de materiais. Por exemplo. representará um único material. quando qualquer característica for relevante na diferenciação de dois materiais. Uma relação de um para um! 1. RM pode significar régua de madeira. Nesta assertiva. através de suas especificações? Claro que não! Se o cadastramento dos materiais for bem feito. Material 1030 poderá significar régua de madeira de 30 cm. posteriormente. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros de transcrição e o reduzido número de variações que podem ser obtidas a partir da combinação das letras. RMA poderá significar régua de madeira de 30 cm.

Tomando.11. XX. por área de conhecimento. RM30 poderá significar régua de madeira de 30 cm. Alfanumérico – numa tentativa de ampliar as vantagens dos dois métodos.3. 11 – por exemplo. O sistema de codificação por barras. para aquele semestre. seja o seu curso e engenharia mecânica. o leitor percebe a existência de combinações de dois grupos de barras. identificará um aluno em questão. elétrica ou civil. o que permite a sua utilização por meio informatizado).. estará presente em todas as matrículas de alunos dos cursos de engenharia. Nesta estrutura de codificação. em todos os tempos. foi criado o sistema alfanumérico. estará em todos os códigos de alunos aprovados para as engenharias.XXX representa uma semelhança para conjunto de alunos. Por isto. RM50 poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. O que mais? Os últimos três números o diferenciam dos demais alunos dessa instituição.320. 3ª . Afinal. Contudo. anteriormente descritos. O que se pode dizer a respeito? Sabe-se que o aluno foi aprovado para o 1 semestre do ano de 1992. surgiu o sistema decimal simplificado ou universal que tem a seguinte estrutura em três chaves: 1ª . significa engenharias.4.11. visando facilitar o levantamento e a localização dos bens. Quando um feixe de luz incide sobre as barras. classes e categorias. apesar de todos os outros alunos aprovados. para o controle de patrimônio e material. foi introduzido. independentemente do ano de ingresso na instituição. Este sistema permite a identificação do código por meio de equipamentos de leitura ótica. Como forma de ampliar a utilidade da codificação. O grau de seu curso..11. por sua vez. Agora a matrícula 921. se graduação ou pós-graduação. por exemplo. para alunos que foram aprovados para o 1 semestre letivo. 283.11. pela estratificação dos materiais em grupos. Seu princípio baseia-se na transformação dos dígitos do código em uma representação binária (de combinações de dois algarismos – zeros e uns. e somente um elemento dessa relação. 1. entre outras. Os três últimos dígitos podem representar um conjunto de informações suplementares e que serão necessárias para a perfeita identificação do aluno na relação geral dos discentes. agregando letras e números. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 12 . sendo a primeira aglutinadora. os seguintes números de matrícula de universitários: 871. cada elemento da relação geral.1. durante a realização de um inventário.5. somente será representado por um código e este representará apenas um. As barras refletivas ou “brancas” (zeros) e as barras não refletivas ou “escuras” (uns). pertence à área de engenharia e. apesar do ganho evidente nas possibilidades deste novo sistema de codificação. a segunda individualizadora e a terceira descritiva.XXX. 2ª . terem matrícula iniciando com 871 e mesmo os alunos das engenharias desse ano que tenham matrícula 871. e assim por diante. 1.283 – 871 estará presente em todo o conjunto de matrículas do ano de 1987. as desvantagens dos sistemas originais ainda permanecem.

6. realmente. Serve para verificar se um código percebido pelo leitor ótico realmente corresponde à representação numérica equivalente. Tal medida é para permitir a rastreabilidade do produto. 2ª . no sistema UCC-EAN já em testes. É comum um outro sistema de codificação por barras. para verificar se o conjunto dos demais.XXX. Seja para o controle de acesso (como em crachás). A segunda indica o fabricante. controle de cargas (como na aviação comercial). conhecidos como bandeira ou “flag” (bandeira em inglês). na prestação de serviços em geral (como na identificação de exames clínicos). representa a origem ou país de origem do produto. Os produtos comerciais brasileiros utilizam um sistema de codificação chamado EAN-13 e que tem 13 dígitos. 1. em breve. Pode-se dizer que existem sistemas de codificação comercial. e também nos países que mantêm estreitas relações comerciais com estes. todos os produtos fabricados pelo mesmo fabricante terão a mesma segunda chave. A terceira chave serve para diferenciar os vários produtos produzidos por um mesmo produto A lógica do sistema é a mesma do exemplo do sistema decimal anteriormente descrito (matrículas dos alunos). Assim. bem como em caminho inverso – do consumidor até a unidade que o produziu. onde AA são os dígitos verificadores e os demais são dígitos de informação. Unidades distintas de um mesmo fabricante em um mesmo país terão dígitos de identificação de fabricante distintos. seja na área comercial (como em produtos que se adquire em supermercados e outros produtos comerciais em geral). A primeira com três dígitos. entre outros usos. Para produtos que têm pequenas dimensões é utilizada uma versão reduzida chamada de EAN-8 e que tem apenas oito dígitos. o sistema de codificação por barras é utilizado para fins diversos em automação. unificados em todo o país. chamado de UPC.1. Uma dúvida comum dos gestores de patrimônio é quanto à utilização interna de códigos de barras para o controle do patrimônio material na empresa. 1. Estes últimos servem.2. A quarta chave é uma proteção do sistema. e tem formatos diferentes para grandes e pequenas embalagens.XXX-AA).3. que tem formato XXX. que guarda os mesmos princípios. O sistema EAN é utilizado em todo mundo. ainda que confeccionados em países distintos (diferenciação pela bandeira). saber a sua origem desde a sua produção e até a sua chegada ao consumidor final. ou seja. assim distribuídos em quatro chaves: 1ª . 3ª 4ª . corresponde a um registro válido e são formados a partir de uma combinação específica destes. 1. tão somente.Em realidade. Por força da integração dos mercados mundiais estes sistemas – EAN e UPC – estão passando por um processo de integração que resultará. É um dígito verificado Sua função é a mesma daqueles dois últimos dígitos da identificação de pessoas junto à Receita Federal (o nosso CPF. 1. Nos Estados Unidos (EUA) e Canadá. 1. e que existem Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 13 .4.

DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS Quando um material passa a integrar o patrimônio de uma organização uma das primeiras atividades. para a sua realização. quanto ao seu estado ou condição de uso. deve dar origem a um novo termo de carga. quando houver a mudança de responsabilidade sobre estes. não há a necessidade da duplicidade de listagens para conversão e controle sob os códigos comerciais externos e internos da empresa. bem como. a forma e a documentação de sua origem.6 . em relação ao primeiro. sem perda de eficiência. anotam-se os dados e as condições dessa responsabilidade pelo novo consignatório. herança. de processo de Execução. fazendo as conversões de um para outro sistema. Elas são regidas pelo: Direito Privado – compra e venda. herança. em uma organização. constatase que ocorreu a descarga do material. DA AQUISIÇÃO DOS BENS Há várias formas de aquisição de bens pelo Poder Público. investidura. valorado. os leitores óticos já conseguem processar as leituras. etc. usucapião. recebimento de bens de doação. após a verificação de sua regularidade (física e fiscal). invenção (achado de coisa perdida) etc.outros internos às empresas. Atualmente. invenção (achado de coisa perdida) e por força de dispositivo constitucional ou legal. o bem deverá estar perfeitamente caracterizado e avaliado. Os bens públicos são adquiridos através de desapropriação. 1. Desta forma. A descarga também ocorrerá quando o material se tornar irrecuperável pelas perdas de sua funcionalidade. com a respectiva carga para o segundo. anotando-se a data e o valor de sua incorporação. Podese dizer que a carga é condição obrigatória para esta transferência. usucapião. por consumo e demais transferências (cessão. recebimento de bens de doação. aquisição por força de lei ou processo judicial (Execução). Assim. devidamente. a fim de que se possa estabelecer a dimensão da responsabilidade que assume o novo consignatário. bem como o número pelo qual deverá ser localizado nessa relação (o seu cadastro ou registro propriamente dito). ou outros tipos de aquisição de natureza privada (compra e venda. Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um material. Toda transferência de materiais. Sendo o mesmo transferido. a sua destinação. permuta. 1. é o seu registro na relação geral de patrimônio.7. Direito Público – desapropriação. permuta. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 14 . afirmase que foi estabelecida a carga do bem. venda. sendo que.

tarja magnética. com absoluta prioridade. colares ou similares (animais). 1. porventura. e.O método mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial é o da oposição de plaquetas. .8. inutilização e abandono) e. para todas as unidades do Estado. ainda. A origem mais comum desse erro é reservar placas para um pedido ainda não entregue ou produtos que ainda aguardam inspeção para o seu recebimento final. Não agir assim. plásticos. Cabe a ele verificar a consistência dos pedidos. Vale lembrar que a numeração deve seguir uma ordem cronológica. com sua respectiva codificação. em termos de quantidade e qualidade. Um dos problemas mais comuns é a perda da seqüência da numeração de plaquetas. etc. Certamente. observadas as particularidades do caso. Assim. a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais solicitados é a divergência entre a linguagem utilizada para a caracterização dos materiais. Este processo de encaminhamento dos materiais aos seus respectivos requisitantes é o que se chama de distribuição. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO Uma das funções do gestor de patrimônio é tomar todas as providências que contribuam para o pleno atendimento das necessidades dos vários requisitantes de materiais sob seus cuidados.permuta. a atualização do valor desse bem. doação.. Por isso. tenha sido “pulada”. tais como: gravação ou tatuagem (animais. por furto ou roubo.). bem como a contratação de seguros. em perfeitas condições. entre outras medidas. o gestor deverá tomar uma série de providências que envolvam. que consiste na especificação Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 15 . partes ou peças de um conjunto podem ter a sua descarga isolada. Para que o material chegue ao solicitante. aposição de anéis. fazendo-se as devidas anotações no registro patrimonial. A ação correta é dar baixa nessa numeração. A causa mais comum disto é a inexistência de um cadastro único de materiais. Isto é. carimbos (livros). Também não é correto usar uma placa que. será errado efetuar hoje o registro de um bem com uma placa de número 10 e amanhã proceder ao registro de outro cuja placa for menor que 10. que a descrição do material esteja em perfeita sintonia para ambos. a escolha do meio de transporte do mesmo até o local onde é esperado (que pode ser diferente daquele do solicitante). Porém. das proteções requeridas para garantir a sua integridade durante este transporte (embalagens). bens metálicos. quando pertinente. através de processo específico para tal fim. a possibilidade de seu atendimento e a condução dos materiais cujas necessidades devem e podem ser atendidas.. ainda. deve ser adotado o método descritivo. contribuirá para a redução deste erro. existem outros. A fim de que o pedido corresponda fielmente às necessidades de consumo necessário se faz que o solicitante e quem vai distribuir o material estejam “falando” sobre a mesma coisa. Eventualmente. a seleção do transportador.

em algum momento deve ter havido a previsão de seu consumo e seus respectivos consumidores. embalagens de compras ou entregas anteriores etc. gera problemas entre as reais necessidades do solicitante e do que efetivamente é entregue à organização. Estes problemas podem ocorrer porque. destacar que sempre caberá ao gestor. amostras até mesmo. figuras. Convém.) para a caracterização do material desejado. quer seja pelo valor mais expressivo. o que possibilitaria perdas por obsolescência. A falta de entrosamento Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 16 . bem como. atrelar-se a uma alternativa obsoleta de um produto. não havendo. ou por pressão. Para a distribuição dos materiais nas organizações. por exemplo. seleção e avaliação de fornecedores. Mesmo para produtos distribuídos sob pressão. realizar julgamento sobre o que lhe é apresentado como solicitação. na maioria dos casos.9. finalmente. documentação e registro). por muitas vezes. uma vez que as características da demanda ao longo do tempo já são bem definidas. a mínima possibilidade de falhas no atendimento. a amostra utilizada caracterizava apenas referência de fabricação e não de marca. inclusive a preços menores no mercado. Nenhum material deverá ser distribuído sem que a devida solicitação tenha sido encaminhada. negociação etc. quer seja pela variabilidade do material de consumo. como no caso de equipamentos de informática. Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitação de fornecimento por referência é a possibilidade de caducidade desta. por exemplo). cabe ao gestor de materiais estar sempre em busca de atualização sobre os materiais disponíveis no mercado. 1. Tal fato. a autorização para esta distribuição. pode resultar em problemas na sua entrega ou aquisição. inatividade ou ociosidade. O método referencial que consiste no uso de meios auxiliares (fotos. ou seja. não é permitido quando se tratar de aquisições pelo Poder Público. desta maneira.) estão dissociadas das atividades relativas ao processamento dessas compras (atividades de licitação.técnica do conjunto de características do material. dois processos de fornecimento podem ser utilizados. bem como. quando podem já existir produtos de melhor desempenho. Mesmo sendo os materiais bastante simples não requerem a apresentação de requisição a cada fornecimento (copos de água e café. as atividades relacionadas ao planejamento de compras (planejamento das quantidades. consiste no fornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo determinados. fazendose necessário um controle mais rigoroso de sua distribuição. O segundo processo é aquele em que o fornecimento é realizado após a apresentação de cada requisição. COMPRAS E SUA PREVISÃO Em muitas organizações públicas. que não permite uma distribuição uniforme. A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade. de seu recebimento. o que. O primeiro.

conforme fora falado no início deste tema. por exemplo) e de sua entrega (locais. entre outras) é de fundamental importância para o pleno funcionamento da empresa pública. recursos. Para que o planejamento de compras seja bem realizado. que exercem atividades associadas a tais funções trabalhem de forma integrada. é aquela que atende. pessoal para a distribuição. pode-se resumir o parágrafo anterior em uma única frase: “As compras representam a porta de saída da maior parte dos recursos de uma organização ou a sua plena capacidade de operação”. prazos e datas). • Há excessos e/ou faltas. Então: Compra bem feita Quando uma compra é bem feita resulta: • Preço de custo mais baixo • Controle do fluxo de caixa • Inexistência de empréstimos. as exigências técnicas do solicitante e de quem vai recebê-la (que devem estar expressas como especificações). também podem ocorrer imprevistos que alterem a regularidade das compras. então. • Não há excessos nem faltas. Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e das necessidades associadas a esta (área e condições requeridas à sua armazenagem. Nesta ótica. do que ainda acontece hoje em muitas organizações públicas.entre estas atividades (compras. prazos e datas) Compra ruim Quando uma compra é ruim resulta: • Aumento dos custos • Descontrole do fluxo de caixa • Constantes empréstimos. diferentemente. ao mesmo tempo. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 17 . • Ela atende a: – Exigências técnicas do solicitante – Requisitos de sua solicitação (licitação) – Requisitos de sua entrega (locais. à sua aquisição. licitação e almoxarifado) pode comprometer o suprimento de materiais para a empresa. Com a escassez de recursos públicos. perdas etc. uma boa compra é condição fundamental para a manutenção dos níveis de atendimento que o Estado pode oferecer aos cidadãos. doações. doações. nem sempre é possível ter previsões confiáveis sobre determinadas necessidades. Por outro lado. Para que isso possa ser alcançado necessário se faz. perdas etc. é importante que o responsável por esta função busque ao máximo introduzir em sua rotina o estabelecimento de previsões. os requisitos legais de sua aquisição (licitação. que as pessoas. Uma boa compra. Todavia.

ou terem um comportamento irregular. resultando aquisições de quantidades desnecessárias ou excessivas. contribuir para a maximização do desempenho de sua organização. o gestor de patrimônio poderá se valer do histórico das compras (observando sua variação ao longo do tempo). Assim. o que significa um planejamento estruturado (com as suas respectivas previsões) e um bom funcionamento do setor. o que poderá contribuir para a redução dessas perdas. as compras devem ser regulares. que é através do planejamento de compras. por deterioração. seja pela identificação e levantamento de falhas ocorridas neste. devido à obsolescência de materiais. dos fornecedores. Também. o gestor de patrimônio também poderá antecipar suas compras. do intervalo entre compras sucessivas. visando obter ganhos de oportunidades (ofertas de mercado ou pela tendência de alta dos preços do produto). caberá a definição de critérios para a racionalização da aquisição orientada pelos requisitos de conservação dos materiais. vez que é comum a realização de compras para a substituição de materiais que perderam. quanto mais conhecimento o gestor de patrimônio tiver sobre as compras (do consumo dos materiais. os locais e as datas para as entregas de cada um dos materiais a serem adquiridos. ainda. então. A fim de melhor estabelecer as previsões. quando são necessárias compras. para evitar a perda dos materiais adquiridos. precocemente. Então.Previsões podem ser entendidas como expectativas acerca de um futuro. que detenham maiores conhecimentos sobre a variação da demanda e dos preços praticados no mercado.). o que em empresas privadas poder-se-ia chamar de compras especulativas. suas características (deterioração) devido à sua inadequada armazenagem. da variação de preços no mercado. bem como recorrer ao auxílio de outros profissionais. Assim. seja porque “imprevistos” apontaram potenciais fragilidades ou despreparo do setor para lidar com estes. pode-se dizer que ocorreram falhas anteriores no planejamento. devidamente autorizado. é importante que o responsável pelas compras conheça as condições disponíveis para a armazenagem. por vezes. assim. A ocorrência de compras emergenciais dará elementos para o gestor de patrimônio repensar o seu planejamento. que a organização busca estabelecer a maximização da utilização dos recursos disponíveis em atendimento às demandas. bem como o processo de seleção e avaliação de fornecedores. o conjunto de rotinas e documentos necessários para a operação do sistema interno. em conformidade com a previsão orçamentária e a disponibilidade financeira. do tempo decorrido entre o pedido e a disponibilidade do material ao solicitante etc. o conteúdo de informações para a negociação junto a estes e. Como regra básica. Por fim. o gestor deverá adotar estratégias de ação Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 18 . pois que este poderá decidir sobre as embalagens e sobre os meios de transporte. A demanda e a oferta de materiais podem concentrar em certos períodos do ano. incerto. maiores chances terá para minimizar as incertezas desse futuro e com mais segurança poderá realizar o seu trabalho e. Conclui-se. Como elementos do planejamento de compras. é necessário estabelecer as quantidades. Uma vez.

são eles: – – – – – – Custo de colocação do pedido Custo de desconto de preços Custo de falta de estoque Custo de capital de giro Custo de armazenagem Custo de obsolescência Deve-se valer de: – Histórico das compras – Recorrer a profissionais que detenham o conhecimento da demanda e do preço. de modo que. Principais decisões de compra! Quanto pedir – qual o volume do lote econômico (as quantidades de materiais que compõem o pedido)? Quando pedir – Em que momento ou nível de estoque o pedido deve ser colocado? Como controlar o sistema – Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar essas decisões? Quanto pedir? Para saber quanto pedir os responsáveis devem avaliar os custos que estão envolvidos com o pedido e manutenção do estoque. ele consiga aplicar adequadamente os recursos disponíveis e assegurar o atendimento das necessidades de material em sua organização. estará melhor preparado para lidar com esta variação de situações. Quando pedir? • • De forma geral as compras devem ser regulares. apesar da ausência de estabilidade na demanda e na oferta. Isto implica em dizer que a melhoria de seu desempenho e do resultado que seu trabalho representará para a sua organização. o que significa um planejamento estruturado e um bom funcionamento do setor. Quanto mais conhecimentos o gestor detiver sobre o seu papel. dependerá de sua contínua atualização profissional obtida pela constante leitura e pela troca de experiência com outros profissionais do seu ramo de atividades. Para saber o momento certo é necessário acompanhar os níveis de estoque e histórico de consumo. o que seria ideal para o seu trabalho. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 19 .específica para cada situação.

Falhas técnicas ou mesmo administrativas de seu fornecedor podem comprometer o funcionamento de sua organização. ainda. 1. em alguns casos. é exigir. necessário se faz que tenha condições de fazê-lo através de um bom fornecimento. quando pertinente. A ocorrência de compras emergências são um sinal para o gestor repensar seu planejamento. Assim. A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência em fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e. ainda.comprasnet. por parte de fornecedores. Por sua vez.10. o que implicará efetivamente na impossibilidade de fornecimento.gov. De acordo com a gravidade das falhas (atrasos. quando cabível. a qualidade administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada. poderá tornar-se seu no amanhã!”. Mas. a ordem de prioridade para o fornecimento entre aqueles considerados habilitados intitula-se de classificação. Uma opção. melhor que os abandonar ou trocá-los. Para evitar problemas indesejáveis é interessante que a organização mantenha em seu poder um cadastro atualizado sobre potenciais fornecedores. sendo possível que esta influencie de forma negativa ou positiva na qualidade técnica. será desenvolvê-los! Não basta que o fornecedor tenha a capacidade de apresentar um bom produto. regularidade e pontualidade de entrega. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 20 . que envolva: preços. à qualificação prévia. para tanto. Tal providência pode ser executada. prazos. em alguns casos. que faz parte de um sistema integrado de informações relativas a compras disponibilizadas na Internet (www. da tecnologia disponível na empresa. etc). cada unidade poderá formalizar sanções relativas a falhas ou problemas em fornecimentos sucessivos. A fim de evitar abusos. trocas no material entregue. poderá ser desqualificado. Complementam este sistema o Cadastro de Materiais e Serviços (SICAM) e a Divulgação Eletrônica de Compras (SIDEC).Obs. faltas nas quantidades. entre outros aspectos relevantes.SICAF). proibido de concorrer ao fornecimento por um certo período ou. Assim. ou. através do condicionamento de cada fornecimento. Por sua vez. condições de pagamento. Esta condição mínima para que uma empresa possa se candidatar a fornecedor denomina-se qualificação. poderá em pouco tempo ter informações sobre estes e proceder a um julgamento justo sobre as alternativas disponíveis para o fornecimento. devido a esse conjunto de falhas. por exemplo) estará. podem ser estabelecidos pontos negativos (ou deméritos) e ao total de uma quantidade limite de deméritos para um certo intervalo de tempo (20 pontos acumulados em um ano. a qualificação do pretenso fornecedor junto ao Cadastro Geral de Contribuintes do Estado.br). FORNECEDORES Não existe verdade maior do que dizer que: “O problema do seu fornecedor hoje. junto ao Cadastro de Fornecedores do Ministério de Planejamento (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores .

6. visando criar a oportunidade de novas ofertas ao Estado e. como representante do poder público. também. o poder público. assim. 1.2. 1. a regulação – que estabelece os direitos e obrigações de cada uma das partes em relação ao outro e a terceiros. aquilo que deverá ser buscado ou atingido.11.4. porque coloca em poucas linhas a orientação sobre todos os elementos que devem constar em um contrato bem elaborado. deve sempre considerar que estes contratos têm como principais características: 1. otimizar os recursos empregados na contratação.3. 1.1. bem como orientações para a resolução de conflitos que. regular ou extinguir entre elas uma relação jurídica”. face à finalidade do atendimento de interesses públicos. para caracterizar a transparência e a isenção do agente público. seja pelo atingimento de seus propósitos. a duração e os meios necessários para tanto. licitação prévia – visa maximizar a utilização do recurso público (ou a seleção da proposta mais vantajosa para o Estado). O gestor de patrimônio ou o responsável pela elaboração dos contratos administrativos. Quando o contrato envolve.1. São eles: 1. em relação a esta.7. deve ser realizado o processo com a respectiva documentação necessária. este recebe o nome de contrato administrativo e se caracteriza pela predominância deste em relação às demais partes. como uma das partes. bem como impossibilitar a Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 21 . a extinção – que determina os motivos para o encerramento do contrato. prazo determinado – que todos os contratos tenham um prazo de vigência definido. pela limitação de tempo prevista em sua constituição. a qualificação das partes envolvidas e de seus representantes legais para aquele efeito. o que garantirá o princípio de isonomia de direitos. Esta definição é bem interessante.5. seja pelo descumprimento dos termos da regulação ou. venham a se estabelecer. e que. publicidade – dar a mais ampla ciência a possíveis interessados no processo de licitação e. 1. no momento da contratação da aquisição de bens e serviços. CONTRATOS Uma das definições clássicas de contrato é que este “é a convenção estabelecida entre duas ou mais pessoas para constituir. ainda. para tanto. porventura. 1. o objeto – que apresenta a motivação da elaboração do contrato.8. 1. a constituição – que formaliza os interesses de cada uma das partes.

transferência de responsabilidades sobre esta.9. inclusive quanto à extinção deste. prorrogabilidade – apesar do que reza o parágrafo anterior. não cumpra o que cabe a este no contratado. 1.3. 1. Ocupações provisórias de móveis e imóveis – prerrogativa específica do interesse público face à propriedade privada. cláusulas exorbitantes – são aquelas que caracterizam a predominância do poder público neste tipo de contrato. Entre elas mencionam-se: 1. sendo aceitos Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 22 .1. tal condição deverá ser prevista quando da contratação inicial.4. bem como do próprio fornecimento de materiais e serviços. a aplicação de sanções representa uma forma de coibir a inobservância do acordado. fazem constar da Lei de Responsabilidade Fiscal. referentes à fiscalização. Entre outras características do contrato administrativo destaca-se a possibilidade de ser cobrado do fornecedor.2. há a possibilidade da alteração das quantidades. devem constar do termo de contrato. por intermédio de seus representantes. bem como uma forma de educar o fornecedor público a respeito dos aspectos constantes neste acordo. dentro de limites previstos na legislação e mesmo do encerramento do anteriormente contratado por aquele. 1. Cabe ressaltar que cláusulas. previstas para o fornecimento. que este apresente ou deposite uma garantia de até 5% do valor do contrato. com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101. Aplicação de sanções – decorrente da atribuição de fiscalização. Inaplicabilidade de exceção de contrato não cumprido – ainda que o poder público. Modificação e rescisão unilateral dos contratos – em nome do interesse público. Todavia. de 04/05/2000). 1. além das exigências formais para a sua qualificação. Visando coibir o uso abusivo desta prerrogativa.10. 1. 1. Tal condição obrigaria o fornecedor a arcar com todas as suas obrigações independente do fato do poder público cumprir com as suas. através da obtenção de preços e condições mais vantajosas. assim como limitações de tempo em conformidade com o item acima. não há de imediato a extinção deste. haverá ocasiões onde o contrato poderá ser prorrogado.5. visto que a sua continuidade se constituirá como vantagem adicional. inicialmente. restrições quanto ao fornecimento de materiais e serviços. Fiscalização – compete aos representantes do poder público realizar a fiscalização das competências técnica e administrativa dos contratados.

(documentação emitida pelo fornecedor. A elaboração de uma relação geral sobre os itens a ser verificada evitaria essa variação avaliativa. terá plenas condições de julgar a conformidade daquilo que lhe é entregue. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 23 . DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de patrimônio é o recebimento dos materiais em sua organização. Adicionalmente. ou seja. 1. de acordo com o tipo de processo em execução. resultando assim em um trabalho mais ágil e eficiente para o gestor de materiais. diz respeito à competência para este recebimento: significa dizer que o gestor de materiais. Assim. não puder exercer suas atribuições. em datas diferentes. A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto. Além disso. Para tanto. O primeiro deles. vez que permite que o conhecimento sobre os materiais possa estar disponível para todos na organização.). a existência de procedimentos escritos servirá de memória técnica da evolução desse conhecimento na organização. por algum motivo. nota fiscal ou similar) e à compatibilidade do que é entregue com a documentação que originou o pedido (licitação. empenho. faz-se necessário que se estabeleça um procedimento padrão. os contratos devem ter seus termos previamente publicados. e. sozinho ou em equipe. Outrossim. diminuindo a dependência do conhecimento centrado nas pessoas. os prazos previstos na legislação.caução em dinheiro e títulos da dívida pública. no que se refere aos aspectos fiscais. outra pessoa poderá assumi-las. bem como seguro-garantia e fiança bancária. as quantidades e as características ou especificações do material em recebimento. Para a sua efetiva validade. ou seja. Este julgamento tem duas dimensões: o aspecto quantitativo e o qualitativo. autorização de despesa etc. contendo as formas de inspecionar o material a ser recebido. bem como verificar sobre quais os aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeção no produto). por diferentes recebedores ou por um mesmo. sem maiores perdas de desempenho.12. justificam-se a elaboração de listas de verificação e a sua adoção formal pelos órgãos públicos. para amplo conhecimento dos interessados. uma série de pré-requisitos devem ser observados. tem-se mostrado um instrumento adequado. deve ser observada a regularidade desse material. bem como o esquecimento de algum ponto a ser avaliado. a contínua revisão e redação de procedimentos permitirão a melhoria desses a cada nova edição. quando o titular de uma função sair de férias ou. após o seu estabelecimento.

O recebimento dos materiais poderá ser feito pelo almoxarife ou gestor de patrimônio. É claro que tal condição deva ser colocada ao conhecimento dos fornecedores. no referido espaço. a princípio significa atestar a condição do material entregue. os materiais que foram recebidos e se verificados que não estão em condições de uso. resultando daí em trabalho extra para o gestor de patrimônio e sua equipe. indevidamente. Porém. o material entregue. somente. em regra geral. que apresenta a necessidade de fornecimento (edital. nem sempre será possível fazer o depósito dos mesmos. formando assim uma comissão de recebimento. é sempre favorável ao patrimônio a recepção. é que este deve ser liberado para uso. após a qual. Vale afirmar que. os gestores de patrimônio. o gestor de patrimônio poderá ter algum tempo a mais para a verificação das condições em que um dado material lhe é entregue. isoladamente. Uma das medidas mais simples é o estabelecimento de uma norma instituindo o recebimento provisório de todos os materiais entregues. no respectivo documento. de reconhecida competência técnica ou domínio do conhecimento. neste caso. algumas providências podem e precisam ser tomadas para a minimização de oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o recebedor. anteriormente citada. enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em verificação. O local de entrega dos materiais. Todavia. pois que o consumo de parte do material entregue poderá implicar na aceitação de todo o lote. sem a prévia conferência das características do produto que recebe. a quantidade de material a receber é bastante grande.) para onde o material foi encaminhado e. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 24 . quando aplicável. não havendo como verificar a totalidade do material entregue. autorização de despesa etc. que sejam posteriormente agregados a um outro lote que já tenha sido aprovado para o consumo. por vezes. pois nem todos os materiais podem passar por recepção provisória.). unidade agrícola etc. Assim. sobre as características dos materiais. deve constar da publicação. após a sua autorização. o gestor de patrimônio deve dirigir-se até o local (canteiro de obras. Agir dessa forma. Vale ressaltar que. que a liberação da autorização de pagamento somente será efetuada após a inspeção realizada nesse recebimento provisório. será considerado como recebido. A justificativa mais comum para tal atitude é que. Igualmente. Neste caso. também devem ser segregados e convenientemente sinalizados para que não ocorra o seu consumo indevidamente ou. recomenda-se a segregação (separação física) dessa parcela do estoque. em uma área reservada.Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimônio é a assinatura do canhoto de recebimento. A fim de que o material em recebimento não seja utilizado. ou com o auxílio de outros profissionais. deve ser o almoxarifado da unidade. em definitivo. também.

a compatibilidade entre materiais (por exemplo. tenham sido edificados para tal propósito ou adequadamente adaptados. todas as unidades deverão contar com programas de manutenção e conservação. O primeiro diz respeito à própria segurança das pessoas. a tarefa de conservar as características dos materiais poderá ser prejudicada colocando-os em risco para a finalidade a que se destinam. assume dois caminhos. também. que podem ser entregues em um patrimônio. os cuidados necessários para o Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 25 . para facilitar a sua retirada. possa ser identificado dentre os demais. declaração de permuta. o que implica a adequada organização dos espaços destinados para este fim. que não há nenhum desmerecimento em buscar auxílio de outros profissionais. quando necessário. reconhecer a importância desse auxílio. 1. no trato com os materiais.Ressalta-se. transferências. tais como: por cessão. ou seja. Deve-se. devendo para isso serem observadas regras como: materiais pesados devem ser armazenados no piso ou nas prateleiras inferiores. que trabalham no almoxarifado. Pelo contrário. é praticamente impossível que uma única pessoa detenha conhecimentos sobre a totalidade de materiais. em boas condições. conforme o caso). que se busca manter a integridade das características dos materiais. verificados para a carga do patrimônio e a devida atualização de seu valor (termo de cessão ou doação. Caso contrário. em atendimento às demandas. que se iniciam com a perfeita localização dos materiais. materiais de maior volume serem estocados próximo à entrada do almoxarifado. às gerações futuras. devem-se estender aos aspectos de segurança que. Para tanto. Os cuidados na armazenagem. guia de remessa ou nota de transferência e guia de produção. então. através dela. prontamente. se possível. doação. Para que tal expectativa seja alcançada. produção interna e. isto é. A realização contínua dessas atividades contribuirá para que o patrimônio público seja transferido.1.13. Junto à função de armazenar os materiais em um almoxarifado. Em cada uma dessas situações existirão os documentos pertinentes que deverão ser. Afinal. Deste modo. visando reduzir a possibilidade de quedas destes. localizado no almoxarifado. se faz necessário que os locais reservados para esta função – os almoxarifados – tenham as condições necessárias. DA ARMAZENAGEM A armazenagem é demasiadamente importante para a disponibilidade dos materiais. É. nas atividades de movimentação de materiais. também cabe ao gestor tomar todos os cuidados requeridos para a preservação do patrimônio. ainda. 1. será sinal de maturidade e consciência profissional. quando da sua movimentação. lembrar que existem outras formas de recebimento de materiais no patrimônio além das compras regulares. é necessário que o material possa ser. em pouco tempo. não estocar inflamáveis junto a combustíveis). permuta. devidamente. pelo pagamento de dívidas para com o Estado.

botas etc. Se o produto for deteriorado. existência de material de socorro e um plano de ação na ocorrência de acidentes. O gestor de materiais poderá ser responsabilizado pelos danos que possam vir a ocorrer por falta de adequada conservação dos materiais. é dever do gestor de patrimônio exigir condições adequadas para a execução das atribuições que lhe competem. esporadicamente. possam visitar a unidade. Por exemplo: imaginem o que poderá acontecer com um policial que utilizar munição indevidamente armazenada. 1. Do mesmo modo e que acontecerá com escolares. após a sua armazenagem. durante uma armazenagem inadequada. Sintetizando podemos dizer que as atividades do gestor de patrimônio e materiais referentes a armazenagem são: Atividades de Armazenagem • • • • • • • • • • • Recebimento do material Descarregamento. Assim.).existência de uma listagem de substâncias químicas armazenadas. de sua equipe e de pessoas que. pode-se afirmar como se torna fundamental a observância destes dois aspectos. máscaras. contendo sua descrição (composição) e forma de atuação em caso de vazamento ou contato acidental. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 26 .2. o que pode ensejar complicações de maior gravidade. O segundo aspecto refere-se à segurança das pessoas. que recebam merenda deteriorada? Diante destas indagações. Poderá responder pela perda dos materiais em si e pelos danos decorrentes de seu uso em condições deterioradas. quando de seu uso. inspeção e separação Movimentação Segurança Picking Consolidação/quebra/mistura de cargas Paletização Expedição Resolução de problemas de documentação Carregamento Em alguns casos: – Embalagem – Montagem de kits – Controle de temperatura e umidade. poderá ocorrer um acidente. por parte da equipe de armazenagem. que usarão o material.trato de materiais tóxicos ou venenosos (por exemplo. entre outras medidas de segurança para o próprio gestor. o uso de equipamentos de proteção – luvas.. além de haver pessoal habilitado na equipe para atuar em caso de emergência.

Imaginem o prejuízo que o hotel teria caso adquirisse uma quantidade de bebidas. em princípio. um local que. Almoxarifado é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais. então. é toda e qualquer presença de materiais na empresa. que alguém deseje levantar as quantidades de bebidas. os que foram distribuídos para os vários setores da empresa e. SANEAMENTO DE MATERIAL Ainda é comum nos almoxarifados. em cada um desses locais. por algum motivo. de certa forma. o estoque de bebidas desse hotel. não foram consumidos. a falta de planejamento na aquisição de origem diversa. não foram consumidos. bares e demais dependências do hotel? Imagine. cozinhas. Entre as prováveis explicações que se podem buscar. que estão em processo de recebimento. pensando que dispusesse. estão o superdimensionamento de compras e a falta de controle físico do material em estoque. inclusive. deve apresentar seu relatório de inventário de materiais ao gerente? Devem-se considerar apenas os materiais no almoxarifado central? ou deverá acrescentar a estes. ainda. em conjunto. estaria cometendo um erro muito grande.1. apenas. o controle da presença física de materiais na organização. comumente. nas copas e também nos carrinhos para reabastecimento do quarto. toda a presença de materiais similares distribuídos nos quartos. Estão lá e representam capital público empatado e que. reside uma das principais origens para o superdimensionamento de estoques. também contribui para o agravamento da situação acima descrita. não sendo regularmente realizado. ou seja. São atividades que devem ser executadas em conjunto. das organizações públicas. desvaloriza-se dia após dia. Exemplificando-se: como o gestor de patrimônio. De igual forma deve-se pensar o que ocorre com as organizações Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 27 . a presença de materiais sem serventia. para tal descontrole. sendo que seus estoques estejam distribuídos pelo almoxarifado central. uma das falhas mais freqüentes é o fato de os gestores de patrimônio. Se limitasse a verificar apenas as quantidades no almoxarifado. em um hotel.14. sejam aqueles. estaria fornecendo informações erradas a pessoas. Neste aspecto. por sua vez. entenderem que almoxarifado é sinônimo de estoque. que precisariam de informações confiáveis para a boa execução de seu trabalho. Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se apontar. representam os estoques destes na empresa. nos almoxarifados. que a simples verificação dos saldos de materiais. pelos bares e restaurantes. bem como. E pior. foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funções. considerar como estoque os materiais em trânsito. representam. que também contribui para o planejamento. que foram adquiridos há muito tempo atrás e que. Por outro lado. acreditam. nos frigobares dos quartos. No controle de estoques. Em quantos locais encontrará “latas” ou “garrafas” de bebidas a contar? As quantidades encontradas. Assim. Estoque. Devese. como causa fundamental. de uma parte menor do que em realidade a tem.

superiores àqueles de sua recuperação. em relação ao patrimônio que estiver a seu encargo. à liberação de áreas nos almoxarifados e dos materiais considerados inativos. em princípio. 1. Ressalta-se que o gestor de materiais deverá executar. para o correto planejamento das futuras aquisições. Para tanto deverá realizar ações. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 28 . ou seja. a atividade de classificar em ativos ou inativos os materiais em estoque. se deteriore ou se torne obsoleto. A atividade de otimizar as quantidades em estoque. Esta é uma das funções do gestor de patrimônio público: minimizar os desperdícios de recursos. porque não haverá consumo suficiente para as quantidades estocadas. existem bens. Tal decisão deve ser orientada. por maiores que sejam. Serão considerados bens antieconômicos. A responsabilidade do gestor de patrimônio sobre os bens a seus cuidados enseja três níveis de obrigações. quando o custo de sua recuperação superar 50% de seu valor. visando à conservação das características dos materiais. depois de recuperado.públicas. o primeiro é a reposição do bem e da funcionalidade que este representa. pela viabilidade econômica da recuperação. CUIDADOS ESPECIAIS O gestor de patrimônio tem como função primeira manter a integridade do patrimônio público. ou seja. rotineiramente. verificando-as no seu respectivo estado ou condição de uso.15. 1. o seu giro é muito baixo. Esta atividade é de fundamental importância. cujo estoque na organização for muito superior às necessidades de consumo. através da aquisição indevida de materiais. quando a sua funcionalidade puder ser restaurada. observadas as particularidades individuais e. o segundo é a recuperação do bem para assegurar o atendimento da demanda. equipamentos e imóveis sob os seus cuidados. cujos custos sobre sua perda podem trazer prejuízos ao patrimônio público. ou seja. por exemplo. deve ser mantida sem prejuízo à população. o terceiro diz respeito à indenização ou ao ressarcimento do valor que o bem representa no patrimônio público. É o caso. fornecer subsídios para a tomada de decisão a respeito da recuperação dos mesmos. Visa também. o atendimento da demanda social. as Deve-se ressaltar que a legislação estabelece essa ordem para responsabilidades do gestor. preservá-lo. também. estruturar programas de conservação de cada um desses bens. a que o bem se destina. Entretanto. por danos causados a estes: 1.2.3. de bens de valor histórico. 1. incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade.1. chama-se saneamento de material.

segundo os quais o gestor realizará avaliações das quantidades disponíveis: 1. A compra ou renovação de estoques. na realização de inventários anuais. A otimização da relação. O método periódico que consiste na avaliação do estoque em intervalos regulares de tempo (semanal. enquanto pertencentes à organização. independente das movimentações realizadas no período. bem como para o estabelecimento dos recursos necessários para tanto (pessoas e meios). Este método tem como vantagem o fato de concentrar a atividade de avaliação do estoque em datas únicas. em função da quantidade de itens a serem avaliados (variedade ou diversidade). entre a disponibilidade dos materiais e o custo desta. este método pode representar concentração significativa de esforços. isoladamente ou em conjunto. vez que estes serão verificados apenas em datas fixas.1.1. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES Após o devido registro do bem no patrimônio. bem como o de seus similares.16. semestral ou outra freqüência apropriada para as características do material). Esse controle é fundamental para que não ocorram excessos ou falta de materiais de qualquer natureza. Todavia. Existem dois métodos básicos de acompanhamento e controle de estoques. mensal. em função da importância do material para os processos produtivos desta. deve ser orientada por seu controle. servindo para o planejamento das datas e da duração dessa avaliação. Isto pode sinalizar um grande risco de paralisação das atividades da organização. verificando todos os eventos relativos a estes (entradas e saídas). cabe ao gestor o contínuo acompanhamento desse material. A seguir. Apresenta ainda a desvantagem de dar margem a uma maior probabilidade de falta de materiais. também é obtida por esse controle. Tal situação é muito comum. quando não houver a atualização dos saldos e valores do estoque. um demonstrativo para melhor ilustração: Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 29 . igualmente. com a respectiva atualização de seu valor.

Os inventários são feitos em intervalos de tempo regulares (constantes). o que pode resultar em faltas ( F ) como no intervalo 3.. = tn). o que não ocorre quando do controle por períodos fixos. um demonstrativo para melhor ilustração: MÉTODO DE CONTROLE POR NÍVEIS DE ESTOQUE: Representação Gráfica: Quantidade em estoque (f) (c) (b) (a) (d) (e) Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 30 . independente de quanto tempo levem para ser atingidas.2.. 1. A seguir.MÉTODO DE CONTROLE PERIÓDICO: Representação Gráfica: Quantidade em estoque Tempo t1 t2 t3 (F) Intervalo entre levantamento dos estoques (t1 = t2 = t3 = . em que o gestor utiliza. A utilização deste método implica na dispersão de esforços desse controle ao longo do período. como elemento de tomada de decisão. podendo resultar num elevado número de aquisições e custo de compras pela colocação de sucessivos pedidos. quantidades. que lhe servirão como referências. O método de controle por níveis de estoques.

(d) – Tempo de reposição ou de ressuprimento. unindo as vantagens. (e) – Intervalo entre reposições consecutivas. 1. coordenadamente. além de delegar aos agentes a responsabilização pelos respectivos materiais. ainda que o controle de estoques da unidade utilize recursos de informática. todos os bens e valores do Patrimônio. (b) – Ponto de pedido. quando da ocorrência de falhas nesse recurso informatizado (microcomputador ou seus programas). inclusive. então. (f) – Lote de compras ou de encomenda. de forma alguma. Conclui-se. sendo. representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores individuais e/ou em conjunto. deve-se conjugá-los.Legenda: (a) – Estoque mínimo ou de segurança. O resumo do inventário é registrado no Balanço Patrimonial da Contabilidade do ente público. Nas Administrações Públicas o objeto dos Inventários Públicos Anuais é possibilitar a fiscalização dos seus bens patrimoniais.17. Qual a finalidade do Inventário Público Anual? O objeto do inventário é apurar o valor exato e real dos bens e valores do Patrimônio num determinado momento. A atualização das informações dos estoques facilita a rotina do gestor de patrimônio. a única forma efetiva de evitar a concentração dessas atividades. que não mantêm esse hábito. em curto período de tempo. as fichas de acompanhamento de movimentação de materiais (fichas de prateleira) devam ser abolidas. ano após ano. (c) – Estoque máximo. que possa demonstrar sua serventia. de que a legislação coloca a obrigatoriedade da apresentação do inventário anual. DOS INVENTÁRIOS Inventário é o ato de arrolar e descrever. buscando minimizar as desvantagens. Além disso. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 31 . que existem vantagens relativas de um e outro método. Neste contexto. é conveniente que se lembre. o que comumente acontece em organizações. como forma de o Estado manter controle sobre a variação de seu patrimônio. Convém ressaltar que. A tomada de contas desses agentes terá por base os inventários anuais. Nunca é demais ter à disposição um elemento extra de controle. num determinando instante.

ser realizados pelo próprio gestor ou por uma equipe especialmente designada. a fim de uma verificação integral ou parcial das características dos materiais. contribui para a verificação do cumprimento das expectativas no que diz respeito à função e ao estabelecimento das responsabilidades. por parte daquele que deixa a função. furtos etc. Realizam-se os inventários. no que tange à sua totalidade ou apenas parte do estoque. Como realizar o inventário anual dos bens públicos? Como dito acima.O Inventário Anual deverá abranger os bens (móveis e imóveis). Também existem outras situações que ensejam a necessidade da realização de inventários de quantidades e valores. servindo ao ajuste do patrimônio e à tomada de providências. enchentes. Quando da extinção ou transformação da unidade – similarmente ao parágrafo anterior. o Inventário Anual deverá abranger: os bens móveis (materiais de consumo e matérias permanentes) e os bens imóveis. pois. Tal medida é fundamental. O gestor deverá realizar Inventários distintos para os materiais de consumo e materiais permanentes. que se fizerem necessárias.) também podem provocar a realização de inventários para o estabelecimento de perdas e a verificação das quantidades. em razão dos objetivos a que este visa atender. No estudo vamos ater apenas ao Inventário Anual dos Bens Públicos. Bens Móveis Para proceder à realização do Inventário Anual dos Bens Móveis (materiais permanentes ou material de consumo) o Gestor deverá cumprir. de acordo com esses objetivos. Situações eventuais como a ocorrência de sinistros (incêndios. quatro etapas a saber: Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 32 . São elas: Quando do início de atividades de um órgão ou unidade de patrimônio (visando ao adequado estabelecimento de seu patrimônio e das responsabilidades em relação a este). de seus superiores). em regra. vem dar suporte ao devido estabelecimento de responsabilidades. Quando da transferência de responsabilidade (pela mudança do gestor do patrimônio da unidade ou. Podem. créditos e importâncias constantes no Ativo Permanente e Realizável. no que se refere ao patrimônio e à comprovação do cumprimento pleno das expectativas.

entretanto. Gerar Relatório do Inventário e enviá-lo para TCM.Nomeação de Comissão. a um Município. que pertencem à União. seguindo. Se a soma das obrigações. as diretrizes dispostas na Lei n. a um Estado.) Obrigações . evitando o desvio de finalidade pública. Por que é necessário fiscalizar e controlar o uso do patrimônio público? Para evitar a prática de atos lesivos ao patrimônio público e a conseqüente nulidade.320/64. Buscando evitar a responsabilização do gestor. disciplinados pela Lei n. O que fazer com os dados do inventário? O resultado do inventário deverá ser registrado no Balanço Patrimonial. o patrimônio público é bens e direitos. Avaliação e Registro do Patrimônio. devem ser registrados na Contabilidade a título de controle e fiscalização. Isto.320/64. a uma autarquia ou empresa pública.Valores PASSIVO ( .º 4. compreende o patrimônio líquido de um ente federado a saber: ATIVO Bens .Débitos (=) Patrimônio Líquido O patrimônio público líquido de um ente federado poderá ser positivo ou negativo. o patrimônio líquido será positivo (Ativo Real Líquido).Móveis . através de ações de natureza penal e civil. O conjunto de bens e direitos menos as obrigações. para tanto. a má conservação do patrimônio público e o desperdício dos recursos públicos. sobrando dinheiro para investir em obras e programas importantes para a sociedade. Se o conjunto de bens e direitos for maior que as obrigações.Dívidas . como dito acima.º 4. Levantamento. Arrolamento.Bens de Natureza Industrial Direitos . de valor econômico. O patrimônio público e sua variação ao longo do tempo é registrado contabilmente através dos Balanços Patrimoniais. com prejuízo para toda a população. porque. Lança dados do Inventário no Balanço Patrimonial.Créditos. superar o valor dos bens e direitos. Para garantir a preservação dos recursos públicos.Imóveis . Para tanto. o passivo será negativo (Passivo Real a Descoberto). ou fruto de Ação de Improbidade Administrativa movida pelo Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 33 .

Móvel – realizar licitação. uma vez que não são afetados a uma finalidade pública específica. Quais as sanções para quem se apropria ou causa lesão ao patrimônio público? Todo aquele que. podendo ser desafetados em decorrência de lei. Se os mesmos perderem a destinação pública. no caso de: Imóveis – adquirir autorização legislativa e realizar licitação na modalidade de concorrência. permuta) ou de direito público (investidura. O gestor público poderá desfazer de bens públicos (móveis ou imóveis). gera lesão ao patrimônio público. Em se tratando de alienação de imóveis. desde que haja interesse público devidamente justificado e o valor esteja de acordo com o preço de mercado (avaliação prévia).). entretanto. em regra. Devem-se observar ainda as seguintes regras. podem ser alienados a qualquer tempo. Havendo. através dos institutos de direito privado (compra e venda.º 8. normalmente na modalidade leilão. permuta. apropriação ilícita de patrimônio público o responsável estará sujeito. são inalienáveis.18. permuta com outro imóvel. retrocessão. ocorrendo lesão ao patrimônio público. 1. de forma ilícita. ou ainda. Esta regra. sem prejuízo de outras sanções penais. está sujeito a responder pelo crime de Improbidade administrativa. etc. previsto na Lei n. à (ao): • Perda dos bens acrescidos ilicitamente e da função pública. por ação ou omissão. em que é dispensado o processo licitatório. poderão passar à categoria de bens dominicais. doação ou venda para outro órgão ou entidade da administração pública. salvo nos casos de doação para fins de uso de interesse social. DO DESFAZIMENTO Os bens de uso comum e de uso especial. doação. a licitação é dispensada nos casos de dação em pagamento. não é absoluta. Os bens dominicais. etc. • Suspensão dos direitos políticos de cinco a oito anos. • Pagamento de multa e proibição de contratar com o Poder Público pelo prazo cinco anos. já que os mesmos encontram-se afetados a uma finalidade pública específica. etc. Assim. entretanto.429/92. É comum a alienação de bens móveis na administração Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 34 . por ação ou omissão. civis e administrativas. se apropria do mesmo. por sua vez. venda para outro órgão ou entidade da administração pública. a pena é o ressarcimento integral do dano.Ministério Público em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público.

no caso de materiais. 1. em decorrência do desgaste natural do tempo. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 35 . sobretudo de bens considerados inservíveis.5. pois. Estas podem ocorrer por consumo.pública.7. É vedada a aplicação de receita de capital proveniente da venda de bens e direitos para financiamento de despesas correntes.2.º 1.1. a inutilização e o abandono. O valor advindo da venda de um bem deve.666/93 que disciplina o processo de alienação dos bens móveis e imóveis. pela alienação. (Art. ou pelo desfazimento desse patrimônio. cada uma destas com suas especificidades processuais.3. salvo disposições legais contrárias. para que esta possa fazer uso do bem.º8. para novos proprietários externos ou não ao Poder Público.6. o processo licitatório e a autorização legislativa deverão ser juntadas aos documentos da prestação de contas mensal a serem enviados ao TCM. 1. mantendo o mesmo sempre atualizado. ser investido na aquisição de outros bens (despesas de capital) ou destinado por lei ao regime de previdência. a permuta. a venda (que pode ser realizada por concorrência. leilão ou convite). caracterizando a transferência das obrigações e responsabilidades para outras do Poder Público. pela transferência do bem a uma outra unidade. Entre as formas de desfazimento destacam-se: 1. Da mesma forma que o gestor é responsável pela documentação e registro da entrada de materiais na organização.4. 44 da Lei Complementar n.060/05. também está sob a sua responsabilidade a tomada de providências para a regularização das saídas no patrimônio. 1. pela cessão a outra unidade. 17 a 19 da Lei n. quando se tratar de material ou bem de outra natureza. A alienação de bens móveis e imóveis é tratada nos Arts. a doação.º 101/00) As guias de receita referentes à alienação de bens do patrimônio público. que consiste na transferência do poder sobre o bem. Ocorrendo a alienação de bens públicos é necessário proceder à imediata baixa no inventário. 1. O desfazimento pode acontecer em três situações: 1. tal como determina a Resolução n. aqueles que não prestam mais ao serviço público. mas com a manutenção da posse pelo órgão original. 1.

por conseqüência. através de Ação Popular. através dos seus agentes públicos.União. inseticidas. 1. é que se poderá verificar o respectivo ajuste patrimonial com a anotação das baixas e a atualização dos valores devidos. por exemplo) e o perigo de utilização fraudulenta (como no caso de modelos e cópias de formulários. Isto porque. existe a previsão legal do abandono. natureza tóxica ou venenosa (embalagens de agrotóxicos. no que se refere a questões ambientais e. preservando-o e defendendo-o. A responsabilidade do gestor de patrimônio vai além de suas atribuições diretas com os materiais. (Art. Suas ações têm. ser orientadas quanto à redução da geração de resíduos. devem ser orientadas nesse sentido. Não se pode perder de vista. a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos materiais. Convém lembrar que. entre outras atividades do cotidiano desse gestor. contaminação por radioatividade. tenham contato com estes. carimbos e outros elementos que podem dar origem a falsificações). a armazenagem e a disposição final dos materiais. à própria humanidade. a sua contaminação por agentes patológicos (que podem causar doenças nos homens. inclusive judicialmente.717/65). Muito embora cresça a consciência da população em geral. em primeiro lugar.a ele cabe. Por outro lado. em razão da natureza dos materiais. que o trato inadequado destes pode causar ao meio ambiente e assim.Consideram-se motivos para inutilização do bem. a um Estado ou a um Município . em relação ao cuidado com o patrimônio público. Cuidados com as embalagens. que caracteriza a simples renúncia ao direito de propriedade. por vezes. Torna-se importante destacar que. Lei 4. face à possibilidade de danos ambientais e à saúde de pessoas que.19. às exigências dos cidadãos concernentes a Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 36 . somente após a conclusão dos devidos processos. animais ou plantas). adotarem todas as providências necessárias à sua preservação e conservação. sob os seus cuidados. 1º. a infestação por insetos nocivos. por ventura. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMÔNIO Quem deve cuidar do patrimônio público? Quando o patrimônio estiver vinculado a um determinado ente federado . haverá a necessidade da contratação de empresas especializadas e de reconhecida competência para a execução dos serviços. sendo o patrimônio público pertencente ao povo – a todos cabe por ele zelar. por princípio. também. as responsabilidades indiretas de toda a população. Sua atenção deve-se estender também aos possíveis impactos. em razão da natureza dos materiais a serem inutilizados.

favorecendo a economia de recursos e melhorando a vida dos seus habitantes. igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas. convém aos gestores de patrimônio antecipar e implementar. após o seu uso. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 37 . Felizmente. muitos desses gestores ainda não conseguem compreender. enquanto fornecedor do Estado. dos Recursos Renováveis e da Amazônia Legal e nos órgãos estadual e local. as últimas ações do Conselho Nacional do Meio Ambiente (CONAMA) sinalizam que tal situação deverá ser alterada em um futuro próximo. Acredita-se que. bem como o estabelecimento de responsabilidades sobre o retorno de produtos e de suas embalagens. que darão suporte à reciclagem de materiais. através de um meio-ambiente de melhor qualidade. em geral. Assim. Poder-se-ão também traçar estratégias. cujas organizações sirvam de exemplo para toda a população.estas. a importância de seu papel neste contexto. quando houver. com a inclusão de exigências referentes ao licenciamento ambiental pertinente. adequadamente. quanto às questões ambientais. que. por sua vez. da omissão de uma política ambiental estruturada. tal fato. com vistas à sua qualificação. venha em decorrência. Todas essas providências podem resultar em significativas contribuições para um Estado mais responsável. entre outras medidas exigíveis da dimensão ambiental de seu trabalho. em grande parte. programas de coleta seletiva. que envolva todos os escalões dos órgãos públicos. poderão gerar recursos para o Estado. objetivando melhorar a condição ambiental de seus fornecedores. Informações adicionais podem ser buscadas junto às representações estaduais do Ministério do Meio-Ambiente.

deve se orgulhar! Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 38 . inclusive. A todos os que tomarem contato com este instrumento. Esta é a melhor forma de serví-la e. Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que a condição requerida para o bom desempenho desses gestores seja através de sua capacitação constante. que este instrumento sirva de norteador à recapitulação e à retirada de algumas dúvidas que. É servidor porque deve servir à sociedade com o seu profissionalismo. Caso não forem completamente sanadas. reconhecendo os seus esforços. através da disponibilidade. porventura ainda existam. O servidor público tem uma função específica na sociedade na qual está inserido. pela primeira vez tomaram contato com o assunto. também. Este é um trabalho sem maiores pretensões. espera-se que ele seja capaz de revelar a importância do gestor de patrimônio para o Estado. espera-se. espera-se que o conteúdo destas breves páginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida para o adequado desenvolvimento de suas atividades. conquistado através de sua habilitação. cada vez mais. Àqueles (as) já detentores de conhecimentos prévios. espera-se que o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar. estudando e aprofundando-se nesta temática. ou das condições estruturais dos ambientes onde desenvolverão suas atividades. por isto. a equipe de elaboração coloca-se ao dispor para as respostas necessárias.CONCLUSÃO Senhores (as) Gestores(as) de Patrimônio Público. Por isso mesmo deve ser sempre considerado factível de análises e adequações. Àqueles que. Pelo papel que cabe aos gestores de patrimônio. enfatizar que em “coisa pública” não há mais espaço para meros servidores ou não-profissionais públicos. porque a sua própria concepção já prevê a realização e a edição de revisões periódicas.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFIAS

CRUZ, Flávio da Cruz e Outros. Comentários à Lei 4.320. São Paulo: Atlas, 1999. PIRES, João Batista Fontes de Souza. Contabilidade Pública – teoria e prática. 6ª. ed. Franco e Fortes, 2001. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 22ª. ed. Malheiros Editores Ltda, atualizada por Eurico de Andrade Azevedo, Délcio Balestero Aleixo e José Emmanuel Burle Filho, 1997. MENDES, Renato Geraldo. Lei de Licitações e Contratos Anotada. 3ª. ed. Znt, 1998. FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. 2ª. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. Impressão. DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella – Direito Administrativo. 19 ª Edição, São Paulo:Editora Atlas, 2006. BOTELHO, Milton Mendes – Manual Prático de Controle Interno na Administração Pública Municipal. 1ª Ed., 2 ª Tir., Curitiba: Editora Juruá, 2006. Manual de Procedimentos de Controle Patrimonial do Estado do Paraná, 1991. Lei nº. 4.320/64 de 17/03/1964. Lei nº. 8.666/93 de 21/06/1993. Lei nº. 8.883/94 de 08/06/1994. Lei de Responsabilidade Fiscal – Lei Complementar nº. 101 de 04/05/2000. Lei Complementar nº. 04 de 15/10/1990 – Estadual/MT. Decreto-Lei nº. 200 de 25/02/1967. Decreto nº. 83.937 de 06/09/1979. Decreto nº. 99.184 de 15/03/1990. Decreto nº. 99.658 de 30/10/1990. Decreto nº. 99.509 de 05/09/1990. Decreto nº. 1.094 de 23/03/1994.

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Decreto nº. 3.555 de 08/08/2000. Decreto nº. 3.693 de 20/12/2000. Decreto nº. 3.697 de 21/12/2000. Decreto nº. 3.722 de 09/01/2001.

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Anexo

DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS

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a fim de sanar dúvidas momentâneas. Assim. Para investimentos e bens permanentes deverá ser formalizado o pedido prévio de autorização para estas despesas. 3. foram selecionadas algumas das dúvidas mais freqüentes. almoxarifado e licitação. são tomadas as providências relativas à licitação. torna-se impraticável a busca em compêndios. relaciona-se com os setores de planejamento. visando auxiliar o desempenho das atividades do gestor de patrimônio. as compras não podem ser realizadas por iniciativa própria do gestor de patrimônio. Como se dá a operação do setor de compras? Em princípio. Neste contexto. Quais as vantagens da centralização e da descentralização do setor de compras? Centralização: Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais. Controle de materiais e estoques. contábil e financeiro. Facilidade de diálogo. Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos. Com quais setores da organização o setor de compras se relaciona com maior freqüência? Compras são de fundamental importância para a organização e através de suas atribuições ou necessidades. 2. Materiais e Serviços estão disciplinadas por uma vasta legislação específica exigindo do gestor constantes leitura e reflexões bem como a atualização de seu conhecimento sobre a temática.DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS As atividades do Patrimônio. 1. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 42 . que encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras pela qualificação e classificação de fornecedores. o gestor providenciará a apresentação de fornecimento ou pedido de compras. caso não haja a disponibilidade imediata do material a ser entregue. devem ser provocadas pela necessidade de algum setor que encaminhará uma comunicação interna a apresentando. para as quais se apresentam as respectivas respostas. bem como com as demais atividades fim da empresa pública. Descentralização: Distância geográfica. Em seguida. conforme o caso. Isto é. Tempo necessário para a aquisição de materiais. Devido à natureza de sua rotina diária e a complexidade e dinâmica das normas legais pertinentes.

etc. 6. as formas e prazos de pagamento. além das quantidades e preços contratados.). Quais as prioridades ou métodos para aquisição e conservação de materiais inflamáveis? Devido às suas características. quais as principais formas para a descrição de bens? Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 43 . Quais as medidas a serem tomadas na aquisição. em casos de emergências? Compra direta. Como avaliar bem os fornecedores? Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o técnico e o administrativo. Como a organização pública pode obter redução de custos através do setor de compras? Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. Por isso. aéreo. regularidade e entregas de acordo com o que foi pedido etc. como princípios de incêndios. bem como as informações pertinentes às embalagens. da tecnologia do fornecedor. Nunca é demais acrescentar que o pessoal dessas unidades deve estar preparado para a intervenção no caso de sinistros. a qualidade administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada (preços. 8. o que implica a premente necessidade da maximização do recurso público utilizado em suas compras. inclusive quanto ao recebimento de outros bens como parte do capital devido. em alguns casos. tendo as justificativas dentro das medidas legais. a quem comunicar fatos. Devem ser observadas recomendações para o trato de materiais inflamáveis (assim como para explosivos. 9. Orientações específicas sobre as características das substâncias podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituições como Universidades ou Institutos de pesquisa. Por sua vez. meios (rodoviário. não é recomendada a sua aquisição em quantidades acima da capacidade de estocagem segura. frete e demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedores até as unidades do Poder Público. o local e a programação das entregas (seqüência e datas).). e que estas devem ter um plano de contingências (indicando que providencias tomar. contribuirá com tal finalidade através de seu adequado planejamento e negociação com fornecedores visando a obtenção do fornecimento mais vantajoso ao interesse público. como socorrer vítimas etc) para possíveis ocorrências desses sinistros. A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência de fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e. não há como recuperar o capital desperdiçado em compras mal realizadas. ferroviário. Que elementos fazem parte das condições de compra? Fazem parte das condições de compras.4. Como uma organização pública não visa lucro com a aquisição de bens e serviços. 7. o material inflamável exige cuidados especiais para a sua guarda e conservação. então. sendo possível que esta influencie negativamente a qualidade técnica. conforme o caso) relativas à segurança do trabalho. Compras. 5. Na aquisição. tampouco por unidades que não disponham de condições adequadas para tal finalidade.

por meio de propostas de preços escritos e verbais.Descritiva: identifica com absoluta clareza. para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal informação seja requerida). bens ou obras. 11. é realizada em sessão pública. Na aquisição. previamente.00 a R$ 80. onde a predominância é a intelectualidade. obras e serviços de engenharia – até R$ 1500. 10. Tomada de preços – licitação junto a fornecedores. bem como a formalização prévia da necessidade e a observação dos atestados de sanidade dos animais e.000.000.000. Valores: materiais e serviços – até R$ 650. por exemplo. qual a legislação a ser seguida: Federal ou Estadual? Deverá ser seguida a Legislação Federal. é necessário solicitar opinião técnica especializada. 12. Para tanto.00. obras e serviços de engenharia – acima de R$ 1500. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 44 . o item (nome. que é unidade centralizada para este fim? Quando for recurso próprio é pela própria empresa. cadastrados ou não.00. histórico-cultural. Pregão – É uma modalidade de licitação em que a obtenção pelo fornecimento de bens e serviços comuns.00. com Recurso Próprio. ainda. Quais as modalidades de licitação para aquisição de materiais e serviços? Carta Convite – modalidade de licitação mais simples. a compra mais econômica. Valores: materiais e serviços – de R$ 8. publicação no Diário Oficial e em jornal de grande circulação. estética. Quando for recurso do Tesouro é pela unidade centralizada. Concorrência – licitação que admite a participação de quaisquer interessados.000. quando pertinente.000. indiretamente. etc). 13.00 Concurso – permite a seleção e a escolha de trabalho técnico ou artístico. Como proceder para a aquisição de semoventes? A aquisição de animais segue as mesmas orientações da aquisição de outros bens. A aquisição nas Empresas da Administração Direta e Indireta deve ser feita pela própria empresa ou por uma Comissão de Licitação do Estado. se verificar a finalidade do órgão. que garantam por meio de pleito justo entre os interessados. Leilão – utilizada especificamente na venda de bens móveis e imóveis. Devem ser buscadas. ofertas de três fornecedores. símbolo. segura e eficiente.000. cadastrados (qualificados).000. pelo menos. etc). obter certificado de linhagem (registro genético. obras e serviços de engenharia – até R$ 150. visa à contratação de pequenos valores referentes à aquisição de materiais e serviços. vez que caracteriza o bem. Valores: materiais e serviços – acima de R$ 650. através de suas especificações (técnica. previamente.00. Referencial: identifica.00.

de forma contínua. 27 a 32 da Lei 8. a compatibilidade com as obrigações por ele assumidas.648/98. Quais os períodos mínimo e máximo de duração de um contrato? Ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários.00. ao convite e à proposta do licitante vencedor. materiais. Certidão de Regularidade Fiscal . Reconhecimento dos direitos em caso de rescisão. 16. 8.666/93.998. 15. Quando a licitação poderá ser dispensada? Com valor inferior a R$ 8. sendo os principais: CPF . está limitada a 60 meses. Inscrição Municipal – para serviços.Nas autorizações de despesas referentes a serviços.666/93. Vinculação ao edital de licitação. Inscrição Estadual – para material e. Quais os critérios para a habilitação de fornecedores? Probidade administrativa. alterada pela Lei 9. Legislação aplicável à execução do contrato e. incisos I a XXIV. inscrição na entidade profissional competente. 24 da Lei 8. 19. 18. certidão de regularidade do FGTS (emitido pela Caixa Econômica Federal). Estadual (emitido pela SEFAZ) e Municipal (emitido pela Prefeitura). sinistro ou calamidade pública. desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório.000. econômicofinanceira e regularidade fiscal. Quais garantias e exigências podem ser cobradas num contrato? Objetos e seus elementos. Obrigação do contratado em manter. Prazos de início e conclusão da execução. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 45 . conforme previsto no art. 15 e 16 da Lei nº. em caso de não cumprimento de uma das partes. antes do ato de empenhar faz-se necessário enquadrá-las. 17. especialmente. data e taxa de câmbio para conversão.993. A prestação de serviços a serem executados. habilitação jurídica. bens ou obras. Sempre se apresentando a justificativa pertinente no respectivo processo. em caso de emergências. Quais os documentos necessários para participar de uma licitação? Todos os documentos citados nos art. Quais as principais prerrogativas do contrato? Segurança ao contratante e contratado. aos casos omissos. Garantias exigidas para execução.666/93.CRF (emitido pela Receita Federal). Preços e condições de pagamentos. Casos de rescisão.se pessoa jurídica. de 21 de junho de 1. no que prescreve os artigos 14. qualificação técnica. de 27 de maio de 1. 14.se pessoa física ou CNPJ . Condições de importação. Execução e forma de fornecimento. exceto: aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no plano plurianual. que rege as Licitações e Contratos Administrativos no Brasil. os quais poderão ser prorrogados. Créditos da dispensa e da categoria econômica. Responsabilidade das partes. quando for o caso. durante toda a execução do contrato.

produzidos no país. quando em dinheiro.. inclusive com a restrição de fornecimento ou da participação de certames licitatórios. mistura entre lotes oriundos de diferentes fornecedores etc. A partir do momento em que os serviços não estão de acordo com o contrato. Como deve ser o julgamento de uma proposta num processo de Licitação? E se houver empate qual o critério usado para o desempate? O julgamento. Quais medidas a serem tomadas quando uma determinada quantidade dos produtos adquiridos apresentarem defeitos? Existem duas possibilidades para a detecção desses defeitos. em ato público. produzidos ou prestados por empresas brasileiras. 21. serviços e compras? A critério da autoridade competente. Sempre que possível. deverá ser obedecido o disposto no § 2º. armazenagem indevida. e desde que prevista no instrumento convocatório. qual procedimento tomar? Rescisão do contrato. segurogarantia. 45 da lei 8. tendo assegurada para critério de desempate a preferência aos bens e serviços produzidos ou prestados por empresas brasileiras de capital nacional. persistindo o desempate a classificação será feita obrigatoriamente por sorteio. Nesta última. Tal condição deve estar previamente estabelecida no edital de fornecimento. 56. Na modalidade convite. 77 e 78 da Lei 8. 3º. a comprovação de uma possível má intenção do fornecedor pode ficar prejudicada devido à. sendo vedado qualquer outro processo de desempate. Ou seja. A primeira quando o material é entregue. deve-se verificar amostras do produto entregue na presença do fornecedor e fazer constar cláusulas sobre penalidades para o fornecimento de materiais defeituosos. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 46 . Obs. da Lei 8. conforme dispõe o art. para qual todos os licitantes deverão ser convocados. 23. do tipo: benefício. A outra oportunidade é quando se percebe o defeito algum tempo após a entrega e já tendo sido consumida parte do material recebido.666/93. § 1º. que estabelece igualdade de condições entre os participantes. devendo a Comissão de Licitação ou o responsável pelo Convite realizá-lo de acordo com o tipo de licitação e os critérios estabelecidos no ato da convocação. caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia: caução em dinheiro ou títulos da dívida pública. será objetivo. 22. dependendo do caso. atualizada monetariamente (art. entre outros fatos. 24. quando um dos participantes pode pedir anulação da Licitação? Quando houver irregularidades. A garantia será liberada ou restituída após a execução do contrato e. Para a devida solução desse problema recomenda-se adotar a recepção provisória para a conferência da qualidade e da quantidade dos produtos entregues. uma parte está adequada para consumo imediato e a outra não (a que apresentou defeitos). Poderão ser exigidas prestação de garantia nas contratações de obras.666/93).: não poderá exceder a 5% do valor do contrato. nem sendo satisfatório. conforme o que preceituam os arts. quanto à ocorrência do empate. do art.666/93.20. fiança bancária.

visando obter a avaliação ou valoração dos estoques. Quais os critérios para ser “pregoeiro”? Assim como para ser “leiloeiro” há a necessidade de habilitação específica. Como proceder no caso de bens em regime de cessão de uso em que foram leiloados pelo cessionário? O cessionário não é o proprietário do bem. 26. quando houver um fornecedor com “Melhor Preço” (com qualidade inferior) e outro com “Melhor Técnica” (com preço superior). visando a contribuir para o seu melhor planejamento e execução. O que é inventário físico? É a tomada de todas as providências. qual procedimento adotar para justificar a decisão que indicará o vencedor do certame? Que argumentos poderão ser usados? Somente ocorrerão dúvidas dessa natureza quando no edital não forem previamente definidos todos os critérios para a seleção do fornecimento.666/93). 25. ficando ele. Se as regras não forem estabelecidas com antecedência qualquer decisão tomada pela comissão de licitação poderá ser questionada. o que poderá causar transtornos de diversas naturezas. O que são bens e serviços comuns? São aqueles cujos padrões. segura e eficiente. devem ser levantados as quantidades e o estado (condição de uso ou conservação dos materiais em análise). 31. O inventário deve ter data programada para o início e fim de suas atividades? Sim. para a sua posterior avaliação individual ou em conjunto. desempenho e qualidade possam ser concisos e. Qual o objetivo do pregão? A modalidade pregão destina-se a garantir. claramente definidos no objetivo do edital. logo não poderia se desfazer deste. Para isso. em perfeita conformidade com as especificações usuais praticadas no mercado. para ser “pregoeiro” o servidor deve realizar capacitação para que possa exercer esta função. Portanto. deve ser em datas programadas. por meio de pleito justo entre os interessados. 8. para melhor adequação às finalidades de interesse público. 29. 28.O contrato poderá ser modificado? Unilateralmente. respeitados os direitos do contratado (art. Ao ser publicado um edital e verificada qualquer pendência a melhor providencia é a sua republicação para a inclusão do aspecto em falta ou para a devida correção. 27. O que implica o descumprimento das cláusulas do contrato. a compra mais econômica. não é possível ser pregoeiro pela simples designação por seus superiores. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 47 . Inciso I da Lei nº. 58. independente da argumentação utilizada como justificativa. sujeito a execução das sanções previstas a ao ressarcimento do bem de origem. Numa licitação. 30.

considerados ociosos? Inicialmente deve ser procurada a sua destinação para outra unidade a fim de que possa fazer uso imediato deste (disponibilizado para cessão ou permuta). 37. com vistas a assegurar que o tempo não influirá nessa avaliação e resultará em diferenças sensíveis para o conjunto. por último. Integridade – preferencialmente. 35. Que orientações a seguir quando da realização de inventários? Oportunidade – os inventários devem ser realizados em época planejada. Quais são as providências do gestor de patrimônio. Em seguida. 34. integralmente. aproximações como a amostragem. visando a assegurar os mesmos critérios e resultados similares para materiais em condições semelhantes. Instantaneidade – itens similares devem ser avaliados em um menor espaço de tempo entre o início e o final de sua contagem e valoração. antes de tudo. quando seus valores forem superiores ao estabelecido no art. observadas as disposições do art. da Lei n° 8. Uniformidade – os procedimentos de avaliação devem ser uniformes.666/93? O recebimento deverá ser confiado a uma comissão composta de. 33. comunicar a posição do estoque ao Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 48 . de tempo ou de pessoal podem ser tomadas.666/93. 15. nas mesmas datas. 23. por dificuldades de ordem econômica. o estado do material. oportuna. 03 (três) pessoas. de preferência padronizados e realizados. Especificação – os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto de características que formam a sua especificação. pela mesma equipe. com base na legislação em vigor. Se não for possível. da Lei n° 8. no mínimo. Qualificação técnica e econômico-financeira. § 8°. mais o encarregado de compras ou ordenador de despesas determinar a abertura de novas licitações? Verificar. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos. O que é inventário analítico? É a forma de controle em que se devem figurar todas as informações necessárias para a perfeita identificação e caracterização do material.32. deverá ser disponibilizado para doação. prazo de validade etc). deverá ser colocado à venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregado em sua aquisição). caso o Órgão possua estoque de materiais comprovado fisicamente como suficiente para atender a uma demanda de 3 meses. Todavia. visando a não causar transtornos ao andamento normal das atividades da unidade. observando as suas características (perecibilidade. O que se exige para participar de modalidade de pregão? Habilitação jurídica. E. Regularidade fiscal. Qual o procedimento para receber materiais adquiridos através de convite. se possível. como expressão da realidade. 36. deve ser avaliada a totalidade dos itens em estoque.

Os inventários gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas? Não. inclusive. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques? Otimizar a relação entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo. 42. poderá. Nestes casos a entrega far-se-á nos locais designados. quando ocorrer o desaparecimento de materiais sob os seus cuidados? Caracterizado o fato. o que for pertinente. de acordo com o caso. Como calcular o tempo de reposição de um material? Seleção e avaliação de fornecedor. designada. 38. incluindo opinião sobre a possibilidade de emprego indevido de recursos públicos. O que é recebimento de material e quais as particularidades que se deve destacar neste ato administrativo? O recebimento é o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no local previamente designado. Qualquer que seja o local de recebimento. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 49 . 43. Quando é que se deve considerar irrecuperável um material? Quando estes perder suas características funcionais. Todo o material deverá ser entregue no almoxarifado? Sim. administrativamente e. especialmente. 41. 46. não implicando em aceitação.). transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do fornecedor ao órgão. salvo quando o produto não possa ou não deva ser estocado ou recebido.setor de compras ou ordenador de despesas. ser julgado criminalmente. De que forma deve ser feito o controle de um estoque? Através das requisições. conforme cada caso. respondendo. reparação ou indenização. deverão ser efetuados por uma comissão. Transporte. Deve-se observar a especificação técnica. sendo tomadas todas as providências para o seu atendimento até a sua disponibilização para uso do solicitante. o registro de entrada deverá ocorrer no almoxarifado. identificação de desvios etc. trâmites legais. etc. a quantidade e a documentação do material (nota fiscal. empenho etc. o gestor estará sujeito à pena de substituição. levando em consideração o tempo decorrido. devido às suas características em ter uma finalidade específica (verificação de saldos e qualidades. Quais os prazos máximo e mínimo para a entrega do material? Os prazos mínimos e máximos deverão estar fixados em Edital. Quais as penalidades para o gestor. 40. Fabricação. 44. entre a colocação de um pedido.).. 39. Inspeção de recebimento. 45. de maneira periódica e pelo acompanhamento de cada movimentação (entradas e saídas na ficha de prateleira). após manifestação do Ministério Público.

dentre outros são: Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 50 . Para tanto.). Como proceder no controle de materiais e quais métodos deverão ser aplicados? O controle de materiais é uma atividade de grande importância para o gerenciamento do patrimônio.47. 52. Os principais cuidados na armazenagem. adequadamente. que aquele bem ou material representa. Preços (unitários e total). Unidades de medida (dúzia. 50. em algumas ocasiões. mas entre as finalidades das atividades do gestor está a de colocar à disposição da população os materiais necessários ao seu atendimento. a fim de suprir. conservação. por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o próprio capital. O almoxarifado poderá receber pedido fracionado (entregas por etapas)? Em princípio não. o estado e as medidas requeridas para a manutenção dos materiais prontamente disponíveis para o atendimento às necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se relaciona. segurança e preservação do material adquirido. ainda. Quais as informações obrigatórias nas notas fiscais. deverá ser realizado por uma comissão. O exame qualitativo de um material deverá ser feito somente pelo gestor do almoxarifado? Não. que é a situação mais desfavorável. Descrição do material. 49. etc. Caracterização do fornecedor (CGC. Quantidades. na qual ele deverá tomar parte. O que é estoque de segurança ou mínimo? É uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possíveis aumentos no consumo ou no tempo de reposição ou. deve realizar tal função através de atividades periódicas (controle periódico ou por intervalos de tempo fixos) e de acordo com a variação do consumo ocorrida ao longo do tempo (o que resulta no controle por quantidades de referência ou por níveis de estoques). inscrições estadual e municipal. entre outras). quilo. De quem é a responsabilidade dos bens existentes no setor? Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho. que deverão ser observadas pelo gestor quando do recebimento de materiais? Data de emissão. Assim. 53. O que é armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com o armazenamento dos materiais? A armazenagem compreende a guarda. falhas operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade. É através dele que o gestor verifica continuamente o saldo. 48. 51. podem ser justificados os recebimentos fracionados. de ambos (consumo e tempo de reposição). Bem como o destaque das alíquotas dos impostos (ICMS e IPI). cuja necessidade de demanda.

com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 51 . deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas. seu valor (total ou parcialmente). para a devolução ou troca? Os prazos para troca e devolução do produto defeituoso devem constar do respectivo edital de aquisição. Ainda poderão haver danos aos materiais quando não for observada a orientação sobre empilhamento máximo dos volumes (não é observada a capacidade da embalagem suportar carga e. por exemplo. a fim de facilitar a movimentação e inventário. pelo efeito da pressão decorrente. e protegido contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas. aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combatê-lo (Corpo de Bombeiros). facilitando a movimentação. No momento da recepção provisória do material. ocorrem danos ao material em seu interior). o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição. quando as condições ambientais (umidade. a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias. assim. 55. 54. voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem. a armazenagem pode levar o material a perder as suas características e. quando houver necessidade de fornecimento parcelado. a face de embalagem (ou etiqueta). Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para protegê-los. por isto.Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo. Pode haver deterioração. Os materiais estocados há mais tempo. Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos. A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência. no caso de produto defeituoso. devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar. deslocamento etc. temperatura.). primeiro a sair – PEPS). qual o prazo. contendo a marcação do item de modo a permitir a fácil e rápida leitura da identificação e das demais informações registradas. Quanto ao material a ser empilhado. insolação. bem como de animais daninhos. Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição. Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados. a fim de não afetar sua qualidade e o seu arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes). iluminação etc) alterarem as suas características físicas ou químicas. Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. ou por ocasião da sua utilização. Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material? Sim. como qualquer outro cuidado indevido (embalagem. A disposição dos materiais deve ser feita de modo a manter.

por estar localizada junto aos pontos de utilização. a armazenagem pode levar o material a perder as suas características e. e. A armazenagem descentralizada . o responsável por ela o é. que somente material deste tipo poderá ser estocado nos locais marcados. ser colocados à entrada do almoxarifado. Sistema de estocagem livre – em o qual não existem locais fixos de armazenagem. devido a outras características. Onde se armazenarão os materiais permanentes comprados sem destinação e quem se responsabilizará por eles? Deverão ficar armazenados no almoxarifado. Quem deverá atestar as Notas Fiscais. por meios visuais. tornando o ato de rejeição mais simples. observadas as restrições. 57.). assim. 58. onde facilita o planejamento da produção. e na sua ausência o servidor por ele designado. salvo expressão em contrário. pela guarda e conservação do bem. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material? Sim. Quais as formas de classificação de estoques? São as seguintes: Estocagem de matéria-prima – que pode ser armazenagem centralizada. a não ser. Se houver a mudança da responsabilidade. para materiais de estocagem especial. seu valor (total ou parcial). 59. deverá ser emitido um novo termo de carga. assim. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 52 . Quem é o responsável pela guarda e conservação de materiais permanentes em manutenção? Como toda movimentação de materiais.56. para liberar os pagamentos? Será feita pelo gestor de almoxarifado.que também pode ser centralizada ou descentralizada é a estocagem de materiais ou produtos já transformados. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentação? Materiais de consumo elevado devem.possibilita um inventário mais rápido. definindo-se. por enganos no envio de materiais a outros locais. Estocagem intermediária . como qualquer outro cuidado indevido (embalagem. minimiza os atrasos ocasionados. Quais os principais sistemas de estocagem? Sistema de estocagem: Fixa onde se determina número de áreas de estocagem para um tipo de material. visando a facilitar o seu deslocamento e o trânsito em seu interior. pois que permite um melhor controle sobre as peças ou produtos defeituosos. 60. sob a responsabilidade do gestor de patrimônio. 62. deslocamento etc. processados ou fabricados parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte da produção. também. é óbvio. 61. que não o de utilização. durante a atividade específica de manutenção.

números. marcas. etc. seja os que estão em processo de recebimento. Qual a finalidade do layout do almoxarifado? Cercar o projeto de todas as condições. a fim de que a ocorrência fique perfeitamente documentada. endereços. inclusive aqueles em trânsito. Qual a diferença entre estoque e almoxarifado? Estoque – é toda e qualquer presença de materiais na instituição. foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funções. ter o cuidado de abrir os volumes na presença do representante da firma fornecedora. Confronto de tipos: encomendado e recebido. conforme as indicações abaixo: • Antes de abrir os volumes. • • • • Outros aspectos poderão ser examinados e confrontados. como aqueles que foram distribuídos. na falta deste. seja o da entrega imediata. e está presente desde a fase inicial do projeto até a etapa de operacionalização. em princípio. que vão desde a topografia do terreno até a presença ou número de janelas. Conferência quanto à quantidade: quebras. ou. faltas.. um local que.Estocagem de produtos acabados – é aquela realizada para atender ao usuário. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 53 . declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou de acusar o recebimento total e. Conferência quanto à qualidade: apresentação. antes de ser dada quitação. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepção de materiais? A conferência da mercadoria. dentro de um ótimo de economia e rendimento. as razões através de ofício. é operação importante e. credenciada. assinando a respectiva nota fiscal. isto é. expedição de dezenas de detalhes. Ele ocorre quando da implantação de um depósito. 63. localização de equipamentos e estações de trabalho. Almoxarifado – é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais. influindo na seleção do local. Conferência quanto ao peso: certo ou errado. que possibilitem uma operação. Constatando alguma falta ou algum defeito. devidamente. projeto de construção. deve-se. à firma fornecedora. • Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais são aqueles que estão sendo conferidos. que poderá ser o entregador ou outra pessoa. seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais. deve-se também. comunicar este detalhe ao representante. conferem. 65. por ocasião do ato da entrega. deve-se verificar se as indicações contidas nas notas de entrega. constantes dos volumes. 64. ao entregador. ainda comunicar. estocagem. boa ou má. imediatamente. seja o de encomendas sob pedido. deve-se proceder a uma conferência rigorosa.

etc. urgência. Uma vez verificada a necessidade daquele usuário. os alimentos. Essa relação deve ser tão próxima quanto possível de 1:1. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos? Em razão de suas características e aplicações. inclusive.214/78. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade. figuras geométricas e símbolos. volume e massa do material a ser deslocado. 67. segundo suas características. levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessário para o seu consumo (ou taxa de cobertura). que os alimentos não fiquem expostos a insetos ou roedores que podem contribuir para a sua contaminação ou deterioração. do Ministério do Trabalho e Emprego. Como deveremos estabelecer a distribuição de um produto? Antes de distribuir um material solicitado. Devem também ser tomadas todas as providências para que não haja absorção de odores ou vapores e. pelo uso combinado de cores. Qual a legislação relativa ao aspecto segurança na armazenagem e manuseio de materiais? No aspecto segurança do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada as orientações da Norma Regulamentadora n° 11 (NR-11). visando atendê-lo e a outros pedidos a um menor custo para a organização. sai. mantendo-se. paletes etc.66. ainda. Quais as principais formas de identificação de materiais em estoque? Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras. Ou seja. que servem. que é a condição ideal. O que é rotação ideal de estoques? Rotação de estoques pode ser entendida como uma relação entre as entradas e saídas de um dado material. 69.). devem receber atenções especiais desde a sua aquisição até a sua liberação para uso. os requisitos de segurança para a integridade do material e de quem o conduzirá. escolherá o meio mais adequado para fazer chegar o material a quem o solicita. Para tanto. locais de entrega desse e de outros pedidos. temperatura. para a demarcação de áreas reservadas para cada material. também. uma condição ótima de taxa de cobertura. Isto verificado. o gestor de patrimônio tem por obrigação avaliar a real necessidade de seu fornecimento para o solicitante. mas todo o conjunto de potenciais consumidores do produto em sua organização. de modo que o atendimento em questão não venha a trazer prejuízos para outro solicitante ou à sua organização em conjunto. deverá tomar como elementos de decisão as características do pedido (quantidade.) como formas de identificação dos materiais. sejam para consumo humano ou animal. o gestor deverá decidir pelo fornecimento do material levando em conta não apenas aquele consumidor específico. Essa relação orienta o gestor no tocante ao planejamento das aquisições. marcando-os com códigos numéricos e alfanuméricos. se pertinente. pela associação da identificação de cada um destes ao seu conteúdo. insolação. tudo o que entra. caixas. 70. bem como ao dimensionamento dos níveis de estoque daquele material (em razão de seu consumo e do tempo para a sua reposição). da Portaria 3. prazos de atendimento. Não havendo acúmulos (excessos) ou falta de materiais. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 54 . 68. ventilação. bem como os prazos para o seu consumo (validade) e forma de preparo. iluminação etc) visando garantir a integridade de suas características.

O almoxarifado pode dar saída em mercadoria. Como proceder à saída de mercadoria. Um bem não registrado. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 55 . obrigatoriamente. quando a saída de mercadorias para governos estrangeiros? A autorização para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitária a governos estrangeiros. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado. enquanto não houver a entrada ou registro patrimonial do bem. do orçamento anteriormente estabelecido e da programação para a sua execução associada à disponibilidade financeira. esta despesa consta. por meio de requisições. cuja entrada não existe registro? Há a obrigação do registro patrimonial de todos os bens públicos. a emissão de empenho implica em assumir responsabilidades sobre a aquisição. de onde. Como se deve ocorrer à saída de material do almoxarifado. que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. esses materiais podem ter a sua baixa normalmente. se caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operação. Logo. 74. não haverá a possibilidade de registros relativos a saídas. 77. Deve assegurar o registro de toda a movimentação dos materiais (entradas e saídas). 72. se o mesmo estiver disponível para permuta? Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a ser adquirido. 73. após a entrega do material e sua entrada no patrimônio público. sobretudo para municípios ou cidades próximas a fronteiras obedecerá autorização ou legislação específica para tal fim. Como é feita a saída de bens de consumo do almoxarifado. de acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal. formalmente.71. 76. servindo como um meio de controle adicional aos demais controles da organização. deverá constar da adequada publicação. pois está junto aos locais em que estes se encontram depositados. cuja nota fiscal ainda se encontra a pagar no setor financeiro? Como orientação geral o gestor de patrimônio deverá observar a liquidação da aquisição. Todavia. ainda que pelo simples relacionamento. onde a fabricação é interna? Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricação ou produção interna. portanto. não existe e. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado? Através da distribuição feita aos setores requerentes. A guia de produção é o documento hábil para tal finalidade. Após a formalização de sua entrada. 75. não integra o patrimônio. deverá haver o respectivo registro de sua entrada no patrimônio público. Qual a finalidade da ficha de prateleira? É fornecer a posição exata dos saldos dos materiais em estoque. Ou seja.

Que destinação deve ser dada aos materiais obtidos. Quando ocorre a Saída Parcial de um material? Quando não se pode atender ao pedido por completo. conforme necessidade da unidade) e recebimento prévio para posterior processamento. devem ser adotados procedimentos como o recebimento de entregas no máximo até o 2° dia útil anterior ao final do mês (ou outra antecedência. Pode-se proceder à saída de um material. O almoxarifado deve emitir mensalmente inventários. após o término deste? Em regra. de outra forma. ocorre a possibilidade do atendimento parcelado da aquisição. Quando um material é considerado antieconômico? Quando o custo de sua recuperação superar a 50% de seu valo 84. 82. distribuídos para uso. a permitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício. se caracterizado o baixo nível de estoque de um determinado material. salvo expresso. Qual o método de avaliação a ser adotado para a atualização do valor do patrimônio? Os materiais deverão ser avaliados pela média ponderada das compras e os equipamentos e materiais permanentes pelo custo de aquisição ou construção. 81. Para que sejam sanados estes problemas o contrato deve prever claramente quais as condições necessárias para que o fornecimento seja realizado de modo a atender todas as expectativas do órgão ou unidade a(o) qual se destina. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para saída de mercadorias. em virtude do desfazimento ou renúncia? Sim. seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer outros fornecimentos com esta condição. desde que comprovada a inutilização ou abandono do material considera-se desfazimento. através de convênio. 85. conforme determina o art. Em que consiste o inventário rotativo? Consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoques ou daqueles permanentes. 80. Ou seja. a real situação do estoque? Sim. 106. quando o Órgão tiver cronograma de encerramento para a elaboração do movimento de almoxarifado? A maioria dos problemas relacionados à gestão de estoques está relacionada com a falta do estabelecimento prévio de condições para a sua entrega e recebimento. no próprio convênio. Para evitar problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmente relatórios de movimentação. informando à contabilidade.78. ainda na contratação do fornecimento. 83. da Lei n° 4. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 56 . deverão ser destinados para a respectiva entidade. para que a contabilidade possa acompanhar a movimentação de estoque (entrada e saída). feito de acordo com uma programação.320/64. 79.

fazendo-a constar do inventário anual da unidade. Peças não incorporáveis a imóveis 10 % Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 57 . instalações e utensílios de escritório 10 % 22. Equipamentos para áudio. mensal. Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 % 13. 88. flâmulas e insígnias 20 % 10. Embarcações 5% 12. Aparelhos e equipamentos de Comunicação 10 % 5. Máquinas e equipamentos agrícolas e rodoviários 20 % 25. Odontologia e 10 % Laboratórios Hospitalares 6. Veículos ferroviários 20 % 30. Instrumentos musicais e artísticos 10 % 15. utensílios e equipamentos diversos 10 % 20. com base no valor de similares do mercado.86. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo. buscando. ou. segundo uma finalidade específica. Veículos diversos 20 % 29. onde se extraiu a tabela abaixo: TAXA ANUAL 2. Máquinas. Máquinas e equipamentos de natureza industrial 10 % 16. Aparelhos e equipamentos de Medicina. Armamentos 10 % 9. Como proceder para a valoração de itens do patrimônio obtidos por produção interna? Preferencialmente. Máquinas. Semoventes e equipamentos de montaria 20 % 28. 87. O que é inventário por amostragem? Consiste no levantamento das características de uma parcela dos materiais em estoque. Equipamentos de processamento de dados 20 % 21. Para cada tipo de equipamento e material permanente. Aparelhos de medição 10 % 4. Máquinas e equipamentos gráficos 10 % 18. Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diversões 10 % 7. Coleções e material bibliográfico 10 % 11. Máquinas e equipamentos energéticos 20 % 17. Como deve ser feita a depreciação de equipamentos e material permanente e de quantos em quantos anos? Deverá ser feita. deve ser consultada a Norma de Execução 06/93 (publicada no DOU de 30/12/93). Equipamentos hidráulicos e elétricos 20 % 24. Obras de arte e peças de museu 5% 27. por exemplo. atualizando o valor de cada item do patrimônio. ferramentas e utensílios de oficina 10 % 23. o comportamento dessas características no restante do grupo em análise. Se não for possível. vídeo e foto 20 % 19. patrulhamento e socorro 10 % 14. a partir dos resultados obtidos. Aparelhos e utensílios domésticos 10 % 8. Máquinas. Aeronaves 5% 3. Equipamentos de proteção. devem ser valorados pelo seu custo de produção. Bandeiras. Mobiliário em geral 10% 26. anualmente.

91. Sugere-se a inclusão dessa alteração na classificação orçamentária. De transferência de responsabilidade – quando da mudança do gestor da unidade de patrimônio ou do próprio órgão a que está subordinado. através. servindo de base para o estabelecimento do valor dos bens e das responsabilidades em relação a estes.31. Como podem ser classificados os inventários? Podem ser classificados em: Inicial – quando do início das atividades de uma unidade de patrimônio. pelos setores de patrimônio e de contabilidade da unidade. que permite a comparação da movimentação de entradas e saídas do estoque e o seu controle físico/financeiro. Equipamentos. peças e acessórios aeronáuticos 10 % 34. Os resultados desse inventário devem ser analisados. do qual se entrega o material ao usuário. Veículos de tração mecânica 20 % 32. Equipamentos de mergulho e salvamento 20 % 36. correspondente ao fim de ano fiscal. em geral. 90. Anual ou de encerramento de exercício – aquele exigido para o controle interno e externo. VUF diz respeito ao período da vida útil dos materiais em que o seu desempenho é compatível com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado. mediante a apresentação de uma solicitação. em razão de seu estado ou qualidade (conforme sua depreciação). peças e acessórios marítimos 10 % 37. não obedecendo às condições pré-estabelecidas. O que é inventário anual? Entende-se como inventário anual. manual técnico de orçamento. com a respectiva indicação das quantidades e valores de cada item. 93. Encerramento de atividades – quando ocorre o encerramento de atividades por extinção ou incorporação da unidade de patrimônio. Equipamentos. O que é fornecimento por pressão? Processo. Carros de combate 20 % 33. em conjunto. para um dado desempenho tomado como referência. Equipamentos sobressalente de máquinas e motor de navios 20 % e esquadra 38. O que é vida útil física (VUF) e vida útil econômica (VUE) de máquinas e equipamentos? VUF e VUE são dois conceitos associados à substituição de máquinas e equipamentos. Equipamentos. peças e acessórios de proteção de vôo 20 % 35. Como estabelecer adequadamente a classificação da divisória de ambientes para efeito de baixa? Classificar como material de consumo devido à fragilidade do mesmo. com o detalhamento dos materiais e dos bens. 92. visando uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimônio do Estado. o levantamento de todos os bens numa determinada data. Outros materiais permanentes 10 % 89. VUE diz respeito ao período da vida útil do material em que o seu custo operacional ou de funcionamento é compatível com o de similares encontrados no mercado. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 58 .

sendo arrematados ao final do exercício fiscal de um ano. Como dar a saída de livros técnicos extraviados em uma unidade. dar entrada no patrimônio e baixar conforme valor avaliado. com a publicação da citação para esclarecimentos a respeito do fato. furto ou outras formas de perda. por meio desta. Como dar saída de um bem.94. mas que pela falta de controle não se sabe a origem deste. formar comissão para levantamento dos fatos. não procedendo aos devidos registros. chegou à unidade de patrimônio no exercício seguinte. como proceder à baixa. em seu patrimônio? Bens que não foram devidamente registrados como integrantes do patrimônio público ficam mais susceptíveis a extravio. Como efetuar a baixa de material de distribuição gratuita. que assumirá a carga do bem. administrativamente. mesmo que esta seja de períodos anteriores. 99. o responsável por este patrimônio poderá responder. Todavia. tomando por base a documentação. caso comprove a existência de omissão por sua parte. quando o comodatário não mais tem o objeto em seu poder. pois. quando o órgão não possui registro desses materiais? Em razão das características do material deve haver procedimentos específicos para a sua distribuição e. em tempo hábil. 95. conforme cláusulas do contrato. comunicar o fato à Superintendência do Sistema de Patrimônio. 98. quando o órgão não possui informações sobre a aquisição destes. Como proceder a baixa? A baixa acontecerá no exercício atual. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 59 . Materiais e Serviços (SAD) para a apuração de responsabilidades. fisicamente. notificando o comodatário. Todavia. não oficiou o comodante a falta do referido bem ou comunicou o seu extravio? Elaborar memorando para os superiores informando: da não existência ou da não localização dos bens. Bens públicos foram colocados à venda através de leilão. somente. inclusive. 97. a documentação comprobatória da operação. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilão? Proceder à baixa mediante termo de transferência para o órgão responsável pelo leilão. Em caso de dúvidas sobre a destinação e o atendimento dos propósitos a que se destinaria o material. sua baixa. o mesmo não foi localizado na relação geral de bens do patrimônio? Proceder avaliação para em seguida. que existe. Em caso de comodato. 96. propor a formalização de processo para efetuar a baixa dos bens não localizados.

adequadamente. quando dados em pagamento por outro. este deverá estar. inclusive. (Art. três testemunhas. 103. Há a necessidade de se estabelecer um processo de responsabilidade pela inobservância dos requisitos formais.100. Como proceder à saída de bens. de 17/12/80). quando esta não cumpre. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 60 . • a aquisição de quantidades desnecessárias superiores às necessidades de consumo da unidade. as suas finalidades entre as quais está a de manter atualizado o valor do patrimônio aos seus cuidados. 63. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dado em pagamento? Após a execução da dívida. também assim. Quando que os bens se tornam obsoletos? Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos. 102. fato este que deve estar corretamente registrado. nos processos e publicações pertinentes. Se um órgão entregar um bem em garantia de dívidas. em relação aos materiais existentes no mercado e. quando não for possível. adequadamente. pelo menos. Como fazer a baixa de um bem cedido para um órgão público sem contrato de cessão de uso? Nenhuma movimentação de materiais deverá ser feita sem o devido registro e autorização competente. a baixa de bens quando o órgão não tem referência do seu valor histórico? A unidade somente perde a referência de valor de um bem. buscar o atestado de veracidade dos fatos junto à. inciso 5 da Por taria SAD n 426. 106. onerando. Como proceder a baixa de bens semoventes por morte? Obter atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário) ou. devidamente valorado. mesmo que não adquira quantidades excessivas. Como efetuar. Enquanto isso não acontece. como dar a baixa? Após findar-se o processo de execução da dívida. 104. 105. de forma a realizar os ajustes no sistema de patrimônio? Os bens somente poderão ter sua baixa realizada após a formalização da permuta. seja por avaliação técnica de especialista ou por intermédio de uma comissão de avaliação (equipe de especialistas). quando o gestor de materiais está desatualizado. que serão dados em permuta por outro. pode adquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade. o patrimônio publico. atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimônio e proceder a baixa normalmente. o bem continuará de propriedade do Órgão de origem. 101. Para a regularização da situação e a adequada baixa do material do patrimônio.

que exige cuidados específicos para o seu desfazimento. Se. devidamente. Como proceder a baixa de materiais contaminados. Nestes casos. que irá orientar o processo.Quais os critérios para doação? Quando.Quais são as penalidades para o gestor de patrimônio que não obedecer aos procedimentos para levantamento de inventários mensais. 112. em condições de uso. 115. Como proceder a baixa de medicamento com validade vencida? Medicamento é um tipo de material.Em que caso deve ser aplicada a inutilização de materiais? A inutilização se faz. por ex. obter a autorização do gestor da unidade para a sua liberação e posterior encaminhamento a uma unidade de reconhecida competência visando ao seu tratamento ou destinação final. à representação do órgão ambiental de sua localidade. científico ou artístico. Como proceder a baixa de um veículo roubado na residência ou em poder de um servidor? Proceder o registro policial da ocorrência e comunicar o fato às instâncias competentes da unidade de patrimônio.Quando se utiliza a modalidade concurso? Para contratação de trabalho técnico. procedimento similar dever-se-á adotar para outros materiais. se a posse do veículo estiver. 111. a fim de atender às prestações de contas mensais do governo? Como qualquer servidor. etc. deverá destiná-la a outra unidade (prioritariamente para as Secretarias de Justiça ou de Segurança). por agentes patológicos ou radioativos? O gestor do órgão deve solicitar através de ofício.107. Associações de Pequenos Produtores Rurais. autorizada para o servidor. Como proceder a saída de material considerado antieconômico? Através de doações a instituições de utilidade pública. No que se refere a sua baixa. 109. materiais contaminados. deve ser doado para outro Órgão governamental ou Entidade Filantrópica. 108. está inativo ou obsoleto. Gestão de Almoxarifado e Patrimônio 61 . laudo da vigilância sanitária. que podem ser utilizados de forma fraudulenta. estará sujeito às penalidades administrativas e até mesmo à perda das funções. 114. deve-se relacionar os que se encontram vencidos e suas respectivas quantidades. tóxicos ou venenosos. Como proceder a baixa de arma de fogo considerada bem inativo? Armas e munições necessitam de procedimentos específicos para o seu desfazimento. o desfazimento deve seguir procedimentos específicos. quando do desfazimento ou renúncia ao direito de propriedade e quando a sua existência se caracteriza como de risco. 110.: PROSOL. visto que colocam em risco a população e o meio ambiente. formulários e carimbos. somente após o que poderá ser realizada a devida baixa. Uma outra opção seria buscar auxílio junto. para a devida baixa. Por exemplo. à qual o bem está vinculado para a tomada das providências pertinentes. 113.

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