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Manual de apoio à construção de Bases de Dados Carlos Nunes
Uma base de dados informática é guardada num ficheiro que irá conter uma ou mais
tabelas (nas quais irão ser guardados os dados). Cada tabela é composta por vários
campos e cada conjunto de dados é denominado registo. Podemos ver um exemplo de
uma tabela na figura abaixo:
CAMPO
REGISTO
Neste manual irão ser mostrados os passos principais para construir uma base de dados
utilizando o Microsoft Access 2002, desde a sua planificação até ao tratamento dos
dados introduzidos. Assim sendo, neste manual não serão mostradas todas as
potencialidades do Access, mas apenas as mais comuns e importantes.
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Manual de apoio à construção de Bases de Dados Carlos Nunes
2 O Microsoft Access
O Microsoft Access é um Sistema de Gestão de Bases de Dados (SGBD), o que permite
criar facilmente uma base de dados à medida do que o utilizador pretende, dando
também a hipótese de introduzir dados na base de dados. O Microsoft é uma SGBD do
tipo relacional, ou seja, os dados são armazenados tendo em conta várias relações entre
esses mesmos dados, evitando assim a redundância, ou seja, a repetição de dados.
Trabalhar com o Access é uma tarefa bastante linear. O programa tem uma série de
assistentes (procedimentos passo a passo) que se podem utilizar para criar bases de
dados na sua totalidade ou apenas uma parte delas.
Quando o Access é iniciado aparece do lado direito da janela o painel de tarefas, no qual
podem ser escolhidas várias opções, entre as quais, abrir uma base de dados, iniciar uma
nova base de dados, utilizar um modelo de uma base de dados existente etc.
Abaixo podemos ver a janela inicial do Access, com os seus elementos mais
importantes:
de dados
de dados
A Janela do MS Access
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Após clicarmos no ícone para abrir a base de dados, irá aparecer uma janela para que
possamos escolher qual a base de dados que desejamos abrir.
Uma base de dados criada no Access tem a extensão “mdb”.
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Após clicarmos no ícone para criar uma base de dados vazia, irá aparecer uma janela
onde podemos especificar qual o nome que queremos dar à nossa base de dados.
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Uma base de dados em Access pode conter vários tipos de objectos (como podemos ver
em baixo à esquerda), os quais contêm vários objectos (que podem ser visualizados em
baixo à direita).
De todos os tipos de dados do Access, apenas iremos falar dos mais importantes
e simples. Esses tipos de dados são as Tabelas, as Consultas, os Formulários e os
Relatórios. Todos esses tipos de dados irão ser explicados mais adiante.
2.4.1 Tabelas
De todos os tipos de objectos, as tabelas são o tipo de dados mais importante. É nas
tabelas que irão ficar armazenados todos os dados da base de dados. Por tudo isto, é um
dos objectos que terão de ser criados com mais cautelas.
2.4.2 Consultas
As consultas são o que tornam uma base de dados informática relacional mais funcional
que uma base de dados manual (informação guardada em papel, por exemplo).
Uma consulta serve para seleccionar informação da base de dados através de
vários critérios definidos pelo utilizador, que permitem a esse mesmo utilizador realizar
consultas e pesquisas à base de dados.
2.4.3 Formulários
Os formulários são utilizados para introduzir dados na base de dados (dados esses que
serão guardados nas tabelas) e para facilitar a visualização dos dados das tabelas.
Basicamente os formulários são a cara da nossa base de dados, é o interface entre o
utilizador e a base de dados.
2.4.4 Relatórios
Os relatórios servem para criar listagens dos dados, que poderão ser impressas em
papel, através da ordem do utilizador.
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3.1.1 Os Objectos
onde:
- João - Elemento do conjunto de valores do campo Nome do aluno da entidade
Aluno;
- Banco de Dados - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da
disciplina da entidade Disciplina;
- matriculado - Ligação existente entre um aluno e uma disciplina.
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- Entidade
- Associação
- Campo
Código
Número
ALUNO MATRICULA
DISCIPLINA
onde:
- João - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade Homem.
- Maria - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade Mulher.
- casado - Ligação entre um homem e uma mulher, sendo que um homem pode
ser casado com uma e apenas uma mulher, assim como uma mulher pode ser
casada com um e apenas um homem.
1 1
HOMEM CASAMENTO MULHER
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onde:
- Pedro - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade
Funcionário.
- Depart. Pessoal - Elemento do conjunto de valores do campo Nome do
departamento da entidade Departamento.
- trabalha - Ligação entre um Funcionário e um Departamento, onde um
funcionário pode trabalhar em um e somente um departamento e um departamento
pode ter vários funcionários.
N 1
EMPREGADOS LOTAÇÃO DEPARTAMENTO
onde:
- António - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade
Aluno.
- Base de Dados - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da
Disciplina da entidade Disciplina.
- matriculado - Ligação existente entre um aluno e uma disciplina, onde um
aluno pode estar matriculado em várias disciplinas e cada disciplina pode ter
vários alunos matriculados.
N M
ALUNOS MATRICUL DISCIPLINA
Obs: Uma associação também pode conter campos. Esta situação ocorre apenas em
associações N : M.
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Pretendemos uma base de dados para gerir uma empresa que possui uma frota de
barcos, sabendo que:
Tendo a descrição detalhada do sistema, falta então construir o DEA, que neste caso terá
o seguinte aspecto.
Matricula
Barco Pescaria Espécie
1 1 Faz N N Captura M
1
Nº pescaria Denominação
Mestre Trabalha
Nº telefone
N
1
1 1
Tripulante Associado
Nome É Nº associado
Quota Data
Nº funcionário Salário Morada
Obs: O campo sublinhado identifica univocamente cada entidade e denomina-se chave primária.
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O primeiro passo consiste em transformar cada entidade numa tabela, cada uma com os
seus campos.
No segundo passo, temos de ter em conta as associações do DEA. Para cada associação
devemos fazer uma modificação às tabelas. O tipo de modificação depende do tipo de
associação que estamos a analisar. Assim, temos as seguintes regras:
Tipo de Procedimento
associação
1 –1 Unimos as duas tabelas da relação. Passamos todos os campos da tabela que
nos parecer menos importante para a outra e eliminamos essa tabela menos
importante.
1–N Acrescentamos um campo na tabela do lado do N. Esse campo deverá ser a
chave primária da entidade do lado do 1 (o campo fica em ambas as tabelas,
mas só é chave na tabela original).
N–M Criamos uma nova tabela cuja chave será composta por todas as chaves das
entidades da associação. Essa nova tabela também poderá ter como campo,
todos os campos ligados directamente à associação.
Associação Modificação
É (1 – 1) Passamos todos os campos da tabela “Associado” para a tabela
“Tripulante”.
Eliminamos a tabela “Associado”.
Trabalha (N – 1) Acrescentamos o campo “Matricula” à tabela “Tripulante”.
Mestre (1 – 1) Excepção à regra.
Como já existe uma associação entre as duas Entidades, apenas
acrescentamos a chave de “Tripulante” à tabela “Barco”, como se 1
tripulante pudesse ser mestre de N barcos.
Faz (1 – N) Acrescentamos o campo “Matricula” à tabela “Pescaria”.
Captura (N- M) Cria-se uma nova tabela em que a chave é composta por “Nº pescaria”
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4 Tabelas
Após termos passado o DEA ao modelo relacional, podemos criar as tabelas em Access.
Criar as tabelas é um processo relativamente simples, bastando para isso seguir alguns
passos.
Na janela em baixo podemos ver a janela da base de dados com as tabelas já criadas.
As Tabelas
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Para iniciar a criação de uma tabela, podemos fazê-lo de várias maneiras. A maneira que
iremos criar as tabelas neste manual é utilizando a vista de estrutura, para isso, devemos
clicar duas vezes na opção “criar tabela na vista de estrutura” (tal como podemos ver na
figura anterior).
Ao escolhermos esta hipótese, iremos criar uma tabela a partir do “zero”. Para
iniciarmos a criação de uma tabela é-nos apresentada uma janela como a que podemos
ver em baixo.
Nesta tabela devemos introduzir todos os campo da tabela que estamos a criar, para
cada campo devemos introduzir um tipo de dados, e opcionalmente, poderá ser
acrescentada uma descrição de cada campo (o que servirá para ajudar a esclarecer qual a
utilização de cada campo). Nesta janela também devemos preencher algumas
propriedades dos campos e dos seus tipos de dados.
Podemos ver um exemplo de uma tabela criada na imagem da secção seguinte.
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Devemos escolher o tipo de dados adequado à informação que pretendemos inserir nos
registos. Os tipos de dados que podemos escolher são os seguintes:
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Na figura em baixo podemos ver quais as propriedades para um campo do tipo “texto”.
Propriedades do campo
De seguida segue-se uma explicação de cada uma das propriedades mais importantes
em cada tipo de dados.
4.3.2 Formatar
Serve para modificar a forma como os dados são apresentados ao utilizador no fim de
introduzidos. Em alguns tipos de dados, como por exemplo “data/hora”, é possível
escolher a formatação a partir de uma caixa de combinação. Noutros casos podemos
usar caracteres especiais para definir a formatação (para mais detalhes, consultar a ajuda
do Access).
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4.3.5 Legenda
Define o rótulo para o campo quando usado num formulários. Caso esta propriedado
não seja preenchido, o rótulo será o nome do próprio campo.
4.3.8 Necessário
Pode utilizar esta propriedade para especificar se um valor é necessário num campo. Se
esta propriedade estiver definida para Sim, quando introduzir dados num registo, tem de
introduzir um valor no campo e esse valor não pode ser nulo.
4.3.9 Indexado
Se um campo estiver indexado são melhoradas as pesquisas e as procuras, apesar das
actualizações se tornarem mais lentas.
Ao seleccionar “sim – duplicação não autorizada”, não serão permitidos valores
duplicados no campo.
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Para fazer esta pesquisa devemos escolher no tipo de dados do campo “Matricula” a
opção “assistente de pesquisa” (tal como podemos ver no exemplo em cima).
.
Ao executarmos este passo, é iniciado
o assistente, que nos irá ajudar a criar a
pesquisa. Nessa janela temos duas
hipóteses. Neste caso devemos escolhe
a primeira opção, a qual diz que
queremos pesquisar os valores numa
tabela ou consulta.
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Em baixo temos o que seria o resultado final desta pesquisa no campo “Matricula”.
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Após ter-mos criado todas as tabelas, é necessário criar as relações entre as tabelas. Para
abrir a janela das relações do Access devemos clicar no botão indicado na imagem em
baixo.
Com o aparecimento da janela das relações (em baixo), devemos adicionar todas as
tabelas, clicando duas vezes no nome da tabela, ou clicando no botão adicionar. Com
todas as tabelas adicionadas, fechamos a janela assinalada e podemos começar a criar as
relações.
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Após criadas todas as relações, podemos considerar a nossa base de dados como
operacional
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5 Consultas
Executar uma consulta é uma tarefa relativamente simples. Para a executar é apenas
necessário sabermos o que queremos procurar.
Para criar uma consulta temos duas opções: através de um assistente ou através da vista
de estrutura.
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Vamos então criar uma consulta que nos mostre o número de tripulante, o seu nome e o
seu número de associado.
Para isso apenas necessitamos da tabela “Tripulante” e devemos acrescentar à área
seleccionada os campos pretendidos. Para isso devemos clicar duas vezes nos campos
pretendidos ou então devemos arrastá-los para a localização pretendida.
Para vermos o resultado da consulta devemos clicar no botão da vista de folha de dados
(o botão que está assinalado com uma seta na imagem em cima).
O resultado seria algo semelhante ao que vemos em baixo.
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5.1.1 Ordenação
Também podemos executar uma consulta ordenada alfabeticamente por um dos campos,
para isso basta seleccionarmos uma das opções da caixa de combinação que está na
linha “Ordenação”.
Neste exemplo pretendemos criar uma consulta semelhante à anterior, mas ordenada
alfabeticamente pelo nome do tripulante.
Podemos ver em baixo um exemplo da pesquisa e o seu resultado.
5.1.2 Critérios
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Antes de usarmos o cálculo de valores numa consulta vamos criar uma consulta que
mostre quais as pescarias realizadas por todos os barcos.
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Vamos então modificar esta última consulta para que seja apresentado o número de
pescarias efectuado por cada barco.
Para isso, precisamos de usar um valor calculado. Para que o possamos usar, devemos
clicar no botão indicado na imagem. Ao clicarmos nesse botão, aparecerá uma nova
linha denominada “Total”.
Neste caso, basta escolher a opção “Contar”.
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6 Formulários
Para criar um formulário, a maneira mais simples é fazê-lo através do assistente.
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6.1.1 Subformulários
Vamos então criar um formulário que contenha a informação acerca das pescarias e um
subformulário que irá conter as espécies pescadas em cada pescaria.
Neste passo conseguimos ter uma previsão de como será apresentada a informação.
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7 Relatórios
Tal como acontece com os outros tipos de objectos, para criar um relatório também
podemos usar o assistente, facilitando assim a nossa tarefa.
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