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Carlos Nunes - 2004

Manual de apoio à construção de Bases de Dados Carlos Nunes

1 Introdução às Bases de Dados........................................................................................3


2 O Microsoft Access........................................................................................................4
2.1 O ambiente de trabalho do Access..........................................................................4
2.2 Abrir uma base de dados.........................................................................................5
2.3 Criar uma base de dados..........................................................................................6
2.4 Os objectos da base de dados..................................................................................7
3 Planificar uma Base de Dados........................................................................................8
3.1 O que é o Diagrama Entidade Associação (DEA)...................................................9
3.2 Construir o DEA....................................................................................................12
...................................................................................................................................12
3.3 Transformar o DEA no modelo relacional............................................................13
4 Tabelas..........................................................................................................................15
4.1 Criar uma tabela.....................................................................................................16
4.2 Tipos de dados.......................................................................................................17
4.3 Propriedades dos campos.......................................................................................19
4.4 Utilizar assistente de pesquisa...............................................................................21
4.5 Estabelecer relações entre as tabelas.....................................................................24
5 Consultas......................................................................................................................26
5.1 Criar uma consulta.................................................................................................26
6 Formulários...................................................................................................................33
6.1 Criar um formulário...............................................................................................33
6.2 Modificar um formulário.......................................................................................37
6.3 Adicionar botões de comando...............................................................................37
7 Relatórios......................................................................................................................39
7.1 Criar um relatório..................................................................................................39
7.2 Secções do relatório...............................................................................................42

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Manual de apoio à construção de Bases de Dados Carlos Nunes

1 Introdução às Bases de Dados


Como é sabido, a informação e o tratamento dessa mesma informação é vital em várias
área. Hoje em dia o armazenamento dessa informação é facilitado pelas bases de dados
informáticas, nas quais é possível guardar um grande volume de informação.

Uma base de dados informática é guardada num ficheiro que irá conter uma ou mais
tabelas (nas quais irão ser guardados os dados). Cada tabela é composta por vários
campos e cada conjunto de dados é denominado registo. Podemos ver um exemplo de
uma tabela na figura abaixo:

CAMPO

REGISTO

Exemplo de uma tabela de dados

Neste manual irão ser mostrados os passos principais para construir uma base de dados
utilizando o Microsoft Access 2002, desde a sua planificação até ao tratamento dos
dados introduzidos. Assim sendo, neste manual não serão mostradas todas as
potencialidades do Access, mas apenas as mais comuns e importantes.

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2 O Microsoft Access
O Microsoft Access é um Sistema de Gestão de Bases de Dados (SGBD), o que permite
criar facilmente uma base de dados à medida do que o utilizador pretende, dando
também a hipótese de introduzir dados na base de dados. O Microsoft é uma SGBD do
tipo relacional, ou seja, os dados são armazenados tendo em conta várias relações entre
esses mesmos dados, evitando assim a redundância, ou seja, a repetição de dados.

Trabalhar com o Access é uma tarefa bastante linear. O programa tem uma série de
assistentes (procedimentos passo a passo) que se podem utilizar para criar bases de
dados na sua totalidade ou apenas uma parte delas.

2.1 O ambiente de trabalho do Access

Quando o Access é iniciado aparece do lado direito da janela o painel de tarefas, no qual
podem ser escolhidas várias opções, entre as quais, abrir uma base de dados, iniciar uma
nova base de dados, utilizar um modelo de uma base de dados existente etc.
Abaixo podemos ver a janela inicial do Access, com os seus elementos mais
importantes:

Abre uma das bases de dados


mais recentes

Abre uma base


Abre o painel de Abre uma base de
tarefas dados

Abre uma base


Cria uma nova
base de dados

de dados
de dados

A Janela do MS Access

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2.2 Abrir uma base de dados

Após clicarmos no ícone para abrir a base de dados, irá aparecer uma janela para que
possamos escolher qual a base de dados que desejamos abrir.
Uma base de dados criada no Access tem a extensão “mdb”.

Abrir base de dados

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2.3 Criar uma base de dados

Após clicarmos no ícone para criar uma base de dados vazia, irá aparecer uma janela
onde podemos especificar qual o nome que queremos dar à nossa base de dados.

Criar uma base de dados

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2.4 Os objectos da base de dados

Uma base de dados em Access pode conter vários tipos de objectos (como podemos ver
em baixo à esquerda), os quais contêm vários objectos (que podem ser visualizados em
baixo à direita).
De todos os tipos de dados do Access, apenas iremos falar dos mais importantes
e simples. Esses tipos de dados são as Tabelas, as Consultas, os Formulários e os
Relatórios. Todos esses tipos de dados irão ser explicados mais adiante.

Tipos de Objecto Objectos

A janela da base de dados

2.4.1 Tabelas

De todos os tipos de objectos, as tabelas são o tipo de dados mais importante. É nas
tabelas que irão ficar armazenados todos os dados da base de dados. Por tudo isto, é um
dos objectos que terão de ser criados com mais cautelas.

2.4.2 Consultas

As consultas são o que tornam uma base de dados informática relacional mais funcional
que uma base de dados manual (informação guardada em papel, por exemplo).
Uma consulta serve para seleccionar informação da base de dados através de
vários critérios definidos pelo utilizador, que permitem a esse mesmo utilizador realizar
consultas e pesquisas à base de dados.

2.4.3 Formulários

Os formulários são utilizados para introduzir dados na base de dados (dados esses que
serão guardados nas tabelas) e para facilitar a visualização dos dados das tabelas.
Basicamente os formulários são a cara da nossa base de dados, é o interface entre o
utilizador e a base de dados.

2.4.4 Relatórios

Os relatórios servem para criar listagens dos dados, que poderão ser impressas em
papel, através da ordem do utilizador.

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3 Planificar uma Base de Dados


Tal como ao construir uma casa é importante ter uma planta de construção, para a
construção de uma base de dados também é muito importante ter uma “planta da base
de dados” e para isso é preciso planeá-la.

A planificação de uma base de dados é o factor mais importante na construção


de uma base de dados com qualidade, pois a planificação vai influenciar todo o processo
de construção da base de dados.
A dita “planta da base de dados” consiste no que é chamado Diagrama Entidade
Associação (DEA), que é uma representação do mundo real do sistema num modelo
gráfico que irá representar o modelo e a associação existente entre os dados.
Segue-se então uma breve explicação do que é o DEA.

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3.1 O que é o Diagrama Entidade Associação (DEA)

3.1.1 Os Objectos

Um DEA consiste em 3 objectos: as Entidades, as Associações e os campos.

Entidade - Identifica o objecto de interesse do sistema e tem "vida" própria, ou seja, a


representação abstracta de um objecto do mundo real sobre o qual desejamos
guardar informações.
Exemplo: Clientes, Fornecedores, Alunos, Funcionários, Departamentos, etc.
Não são entidades:
- Entidade com apenas 1 elemento;
- Operações do sistema;
- Saídas do sistema;
- Pessoas que realizam trabalhos (utilizadores do sistema);

Campo (ou atributo) - Informações que desejamos guardar sobre a Entidade.


Exemplo: Nome do aluno, Número da turma, Endereço do fornecedor, Sexo do
funcionário, etc.

Associação - Representa a associação entre os elementos do conjunto de um entidade


com outra entidade.
Exemplo:

O João está matriculado na disciplina de Banco de Dados

onde:
- João - Elemento do conjunto de valores do campo Nome do aluno da entidade
Aluno;
- Banco de Dados - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da
disciplina da entidade Disciplina;
- matriculado - Ligação existente entre um aluno e uma disciplina.

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3.1.2 Representação Gráfica

- Entidade

- Associação

- Campo

Código
Número

ALUNO MATRICULA
DISCIPLINA

Nome Data Nome


Morada

3.1.3 Cardinalidade de Associações

Representa a frequência com que existe a associação.


Exemplo:

Associação 1:1 - O João é casado com a Maria.

onde:
- João - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade Homem.
- Maria - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade Mulher.
- casado - Ligação entre um homem e uma mulher, sendo que um homem pode
ser casado com uma e apenas uma mulher, assim como uma mulher pode ser
casada com um e apenas um homem.

1 1
HOMEM CASAMENTO MULHER

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Associação 1:N ou N:1 - O Pedro trabalha no Departamento Pessoal.

onde:
- Pedro - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade
Funcionário.
- Depart. Pessoal - Elemento do conjunto de valores do campo Nome do
departamento da entidade Departamento.
- trabalha - Ligação entre um Funcionário e um Departamento, onde um
funcionário pode trabalhar em um e somente um departamento e um departamento
pode ter vários funcionários.

N 1
EMPREGADOS LOTAÇÃO DEPARTAMENTO

Associação N : M - O António está matriculado na disciplina Banco de Dados.

onde:
- António - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da entidade
Aluno.
- Base de Dados - Elemento do conjunto de valores do campo Nome da
Disciplina da entidade Disciplina.
- matriculado - Ligação existente entre um aluno e uma disciplina, onde um
aluno pode estar matriculado em várias disciplinas e cada disciplina pode ter
vários alunos matriculados.

N M
ALUNOS MATRICUL DISCIPLINA

Obs: Uma associação também pode conter campos. Esta situação ocorre apenas em
associações N : M.

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3.2 Construir o DEA

Vejamos então um exemplo prático da construção de um DEA.

Pretendemos uma base de dados para gerir uma empresa que possui uma frota de
barcos, sabendo que:

• Deve-se guardar os dados acerca dos barcos. Cada barco é identificado


univocamente pela sua matricula e detêm ainda um nome, um peso e um tipo
(alto-mar, costa,…);
• Interessa guardar o nº de funcionário (único), o nome, a morada, o nº de
telefone e o salário de cada tripulante;
• De entre os tripulantes, existe um que é responsável pelo barco e que é
designado por mestre;
• O sistema deve possuir um registo das espécies de peixe a pescar
caracterizados univocamente pelo nº de espécie e conter a sua denominação;
• Cada pescaria diz respeito a um único barco e caracteriza-se por um nº
identificador único e deve ainda guardar a data da sua realização;
• Em cada pescaria é apanhada uma determinada quantidade de cada espécie,
que interessa guardar;
• O sistema deve guardar a relação dos tripulantes que são membros do
sindicato e os respectivos dados, caracterizados pelo nº de associado e conter
ainda a data de filiação e a quota mensal.

Tendo a descrição detalhada do sistema, falta então construir o DEA, que neste caso terá
o seguinte aspecto.

Data Quantidade Nº espécie


Nome Peso Tipo

Matricula
Barco Pescaria Espécie
1 1 Faz N N Captura M
1

Nº pescaria Denominação

Mestre Trabalha

Nº telefone
N
1
1 1
Tripulante Associado
Nome É Nº associado

Quota Data
Nº funcionário Salário Morada

Obs: O campo sublinhado identifica univocamente cada entidade e denomina-se chave primária.

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3.3 Transformar o DEA no modelo relacional

Após termos desenhado o DEA devemos transformá-lo no modelo relacional, ou seja,


preparar as tabelas que irão ser criadas no Access, visto que no Access apenas existem
associações de 1 para N (e em algumas situações 1 para 1).
Esta transformação efectua-se em 2 passos.

O primeiro passo consiste em transformar cada entidade numa tabela, cada uma com os
seus campos.

ASSOCIADO TRIPULANTE BARCO PESCARIA ESPÉCIE


Nº associado Nº funcionário Matricula Nº pescaria Nº espécie
Quota Nome Nome Data Denominação
Data Morada Peso
Nº telefone Tipo
Salário

Com as tabelas preparadas podemos passar ao segundo passo.

No segundo passo, temos de ter em conta as associações do DEA. Para cada associação
devemos fazer uma modificação às tabelas. O tipo de modificação depende do tipo de
associação que estamos a analisar. Assim, temos as seguintes regras:

Tipo de Procedimento
associação
1 –1 Unimos as duas tabelas da relação. Passamos todos os campos da tabela que
nos parecer menos importante para a outra e eliminamos essa tabela menos
importante.
1–N Acrescentamos um campo na tabela do lado do N. Esse campo deverá ser a
chave primária da entidade do lado do 1 (o campo fica em ambas as tabelas,
mas só é chave na tabela original).
N–M Criamos uma nova tabela cuja chave será composta por todas as chaves das
entidades da associação. Essa nova tabela também poderá ter como campo,
todos os campos ligados directamente à associação.

Analisemos então as associações:

Associação Modificação
É (1 – 1) Passamos todos os campos da tabela “Associado” para a tabela
“Tripulante”.
Eliminamos a tabela “Associado”.
Trabalha (N – 1) Acrescentamos o campo “Matricula” à tabela “Tripulante”.
Mestre (1 – 1) Excepção à regra.
Como já existe uma associação entre as duas Entidades, apenas
acrescentamos a chave de “Tripulante” à tabela “Barco”, como se 1
tripulante pudesse ser mestre de N barcos.
Faz (1 – N) Acrescentamos o campo “Matricula” à tabela “Pescaria”.
Captura (N- M) Cria-se uma nova tabela em que a chave é composta por “Nº pescaria”

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e “Nº espécie” e que também possui o campo quantidade


De seguida temos o resultado final da modificação das tabelas:

TRIPULANTE BARCO PESCARIA ESPÉCIE PESC/ESP


Nº funcionário Matricula Nº pescaria Nº espécie Nº pescaria
Nome Nome Data Denominação Nº espécie
Morada Peso Matricula Quantidade
Nº telefone Tipo
Salário Mestre
Nº associado
Quota
Data
Matricula

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4 Tabelas
Após termos passado o DEA ao modelo relacional, podemos criar as tabelas em Access.
Criar as tabelas é um processo relativamente simples, bastando para isso seguir alguns
passos.
Na janela em baixo podemos ver a janela da base de dados com as tabelas já criadas.

As Tabelas

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4.1 Criar uma tabela

Para iniciar a criação de uma tabela, podemos fazê-lo de várias maneiras. A maneira que
iremos criar as tabelas neste manual é utilizando a vista de estrutura, para isso, devemos
clicar duas vezes na opção “criar tabela na vista de estrutura” (tal como podemos ver na
figura anterior).
Ao escolhermos esta hipótese, iremos criar uma tabela a partir do “zero”. Para
iniciarmos a criação de uma tabela é-nos apresentada uma janela como a que podemos
ver em baixo.

Criar tabela na vista de estrutura

Nesta tabela devemos introduzir todos os campo da tabela que estamos a criar, para
cada campo devemos introduzir um tipo de dados, e opcionalmente, poderá ser
acrescentada uma descrição de cada campo (o que servirá para ajudar a esclarecer qual a
utilização de cada campo). Nesta janela também devemos preencher algumas
propriedades dos campos e dos seus tipos de dados.
Podemos ver um exemplo de uma tabela criada na imagem da secção seguinte.

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4.2 Tipos de dados

Ao acrescentarmos um novo campo na tabela, devemos escolher um tipo de dados para


esse mesmo campo. Para escolher o tipo de dados basta clicarmos na caixa de
combinação e escolhermos uma das opções apresentadas.
Na figura em baixo podemos ver uma tabela com os tipos de dados para cada campo
seleccionados.

Os campos e os tipos de dados

Devemos escolher o tipo de dados adequado à informação que pretendemos inserir nos
registos. Os tipos de dados que podemos escolher são os seguintes:

Definição Tipo de dados Tamanho


Texto (Predefinição) Texto ou Até 255 caracteres ou o
combinações de texto e números, comprimento definido pela
bem como números que não propriedade “tamanho do
requeiram cálculos, tais como campo”.
números de telefone.
Memorando Texto longo ou combinações de Até 65.535 caracteres.
texto e números.
Número Dados numéricos utilizados em 1, 2, 4 ou 8 bytes.
cálculos matemáticos.
Data/hora Valores de data e de hora para os 8 bytes.
anos de 100 a 9999.
Moeda Valores de moeda 8 bytes.

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Numeração Um número sequencial exclusivo 4 bytes


automática (incrementado por 1).
Sim/Não Os valores Sim e Não e campos que 1 bit.
contêm apenas um de dois valores
(Sim/Não, Verdadeiro/Falso ou
Ligado/Desligado).
Objecto OLE Um objecto (como uma folha de Até 1 gigabyte (limitado pelo
cálculo do Microsoft Excel, um espaço em disco disponível).
documento do Microsoft Word,
gráficos, sons, etc.)
Hiperligação Texto ou combinações de texto e 2048 caracteres.
números armazenados como texto e
utilizados como um endereço de
hiperligação
Assistente de Cria um campo que lhe permite O mesmo tamanho que o
pesquisa escolher um valor de outra tabela ou campo de chave primária
de uma lista de valores, utilizando utilizado para efectuar a
uma caixa de listagem ou de pesquisa, normalmente 4
combinação. bytes.

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4.3 Propriedades dos campos

Após escolhermos o tipo de dados, podemos modificar algumas propriedades do campo.


As propriedades são diferentes consoante o tipo de dados escolhido. Para vermos as
propriedades de um campo, basta posicionar o cursor no campo pretendido.

Na figura em baixo podemos ver quais as propriedades para um campo do tipo “texto”.

Propriedades do campo

De seguida segue-se uma explicação de cada uma das propriedades mais importantes
em cada tipo de dados.

4.3.1 Tamanho do campo


Serve para limitar o tamanho dos dados que poderão ser preenchidos.
Caso o tipo de dados seja texto, o tamanho do campo será o número de caracteres
permitido.
Caso o tipo de dados seja número, podemos seleccionar vários intervalos possíveis para
o valor a preencher.

4.3.2 Formatar
Serve para modificar a forma como os dados são apresentados ao utilizador no fim de
introduzidos. Em alguns tipos de dados, como por exemplo “data/hora”, é possível
escolher a formatação a partir de uma caixa de combinação. Noutros casos podemos
usar caracteres especiais para definir a formatação (para mais detalhes, consultar a ajuda
do Access).

4.3.3 Casas decimais


Pode utilizar esta propriedade para especificar o número de casas decimais que o
Microsoft Access utiliza para apresentar números.

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4.3.4 Máscara de introdução


A máscara de introdução é útil para operações de introdução de dados, tal como uma
máscara de introdução para um campo Número de telefone, que lhe mostra
exactamente como deve introduzir um novo número: (___) ___-____. É, muitas vezes,
mais fácil utilizar o Assistente de Máscaras de Introdução para definir esta
propriedade.

4.3.5 Legenda
Define o rótulo para o campo quando usado num formulários. Caso esta propriedado
não seja preenchido, o rótulo será o nome do próprio campo.

4.3.6 Valor pré-definido


Serve para definir um valor que será inserido por defeito aquando da criação de um
novo registo.

4.3.7 Regra e texto de validação


Na propriedade “regra de validação” deverá ser introduzida uma expressão que limita os
valores que podem ser introduzidos nos campos. Na propriedade “texto de validação”
deve-se colocar uma expressão que aparece quando o utilizador introduz um valor que
não respeita a regra de validação.

4.3.8 Necessário
Pode utilizar esta propriedade para especificar se um valor é necessário num campo. Se
esta propriedade estiver definida para Sim, quando introduzir dados num registo, tem de
introduzir um valor no campo e esse valor não pode ser nulo.

4.3.9 Indexado
Se um campo estiver indexado são melhoradas as pesquisas e as procuras, apesar das
actualizações se tornarem mais lentas.
Ao seleccionar “sim – duplicação não autorizada”, não serão permitidos valores
duplicados no campo.

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4.4 Utilizar assistente de pesquisa


O assistente de pesquisa serve para inserir uma caixa de combinação ou de listagem
num campo. Assim o utilizador em vez de introduzir os dados pode seleccioná-los numa
caixa de combinação.
Existem dois tipos de pesquisa, a partir de uma tabela ou a partir de uma lista definida
pelo criador da tabela.

4.4.1 Pesquisar valores numa tabela ou consulta

Este tipo de pesquisa pode ser bastante útil


quando necessitamos de seleccionar dados de
outra tabela.
Vejamos o exemplo seguinte:
Na tabela “Tripulante” é necessário guardar qual
o barco em que cada tripulante trabalha. Para
isso seria necessária guardar a matricula do
barco, mas isso poderia ser complicado visto
que o utilizador da base de dados teria que saber
de cor a matricula de cada barco. Uma hipótese
para resolver o problema seria usar uma
pesquisa para que, em vez de se escrever a
matricula, aparecesse na caixa de combinação a
matricula e o nome do barco, para que o
utilizador possa escolher o barco.

Para fazer esta pesquisa devemos escolher no tipo de dados do campo “Matricula” a
opção “assistente de pesquisa” (tal como podemos ver no exemplo em cima).
.
Ao executarmos este passo, é iniciado
o assistente, que nos irá ajudar a criar a
pesquisa. Nessa janela temos duas
hipóteses. Neste caso devemos escolhe
a primeira opção, a qual diz que
queremos pesquisar os valores numa
tabela ou consulta.

De seguida devemos escolher qual a


tabela que contém os dados que
pretendemos. Neste caso escolhemos a
tabela “Barco”.

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Finalmente, devemos escolher quais os


campos que irão aparecer na caixa de
combinação. Neste caso escolhemos a
chave “Matricula” e o campo “Nome”.

Finalmente, podemos ocultar a coluna


chave, isto faz com que o campo
“matricula” não apareça na caixa de
combinação. Apesar disso a
informação que será guardada na base
de dados será a informação da coluna
chave.

Em baixo temos o que seria o resultado final desta pesquisa no campo “Matricula”.

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4.4.2 Definir os próprios valores

Este tipo de pesquisa pode ser bastante útil


quando é necessário escolher uma de várias
opções pré-definidas.
Vejamos o exemplo seguinte:
No campo “Tipo” é necessário escrever pequeno,
médio ou grande.
O que devemos fazer é criar uma pesquisa que
faça com que apareçam esses valores numa caixa
de combinação.

Para fazer esta pesquisa devemos escolher no tipo


de dados do campo “Tipo” a opção “assistente de
pesquisa” (tal como podemos ver no exemplo ao
lado).

Ao executarmos este passo, é iniciado o


assistente, que nos irá ajudar a criar a
pesquisa. Nessa janela temos duas
hipóteses. Neste caso devemos escolhe a
segunda opção, a qual diz que queremos
escrever os valores.

De seguida escrevemos os valores que


queremos que apareçam na caixa de
combinação (devemos escrever em cada
linha um valor).

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4.5 Estabelecer relações entre as tabelas

Após ter-mos criado todas as tabelas, é necessário criar as relações entre as tabelas. Para
abrir a janela das relações do Access devemos clicar no botão indicado na imagem em
baixo.

Com o aparecimento da janela das relações (em baixo), devemos adicionar todas as
tabelas, clicando duas vezes no nome da tabela, ou clicando no botão adicionar. Com
todas as tabelas adicionadas, fechamos a janela assinalada e podemos começar a criar as
relações.

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Agora basta clicar em cima do


nome de um campo que iremos
relacionar e arrastar para cima do
campo a relacionar.
Normalmente os campos a
relacionar têm o mesmo nome e
têm de ser do mesmo tipo de
dados.

Após termos feito essa


operação, aparece a janela
que vemos à direita. Esta é
a janela de criação de
relação. Devemos então
marcar as opções em baixo
e à esquerda da janela e
clicar no botão “criar”.

Após criadas todas as relações, podemos considerar a nossa base de dados como
operacional

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5 Consultas
Executar uma consulta é uma tarefa relativamente simples. Para a executar é apenas
necessário sabermos o que queremos procurar.

Para criar uma consulta temos duas opções: através de um assistente ou através da vista
de estrutura.

5.1 Criar uma consulta


Neste exemplo, vamos criar a consulta através da vista de estrutura. Irá então aparecer
uma janela semelhante à que vemos em baixo. Nesta janela devemos seleccionar as
tabelas que irão ser necessárias na nossa consulta.

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Vamos então criar uma consulta que nos mostre o número de tripulante, o seu nome e o
seu número de associado.
Para isso apenas necessitamos da tabela “Tripulante” e devemos acrescentar à área
seleccionada os campos pretendidos. Para isso devemos clicar duas vezes nos campos
pretendidos ou então devemos arrastá-los para a localização pretendida.

Para vermos o resultado da consulta devemos clicar no botão da vista de folha de dados
(o botão que está assinalado com uma seta na imagem em cima).
O resultado seria algo semelhante ao que vemos em baixo.

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5.1.1 Ordenação
Também podemos executar uma consulta ordenada alfabeticamente por um dos campos,
para isso basta seleccionarmos uma das opções da caixa de combinação que está na
linha “Ordenação”.
Neste exemplo pretendemos criar uma consulta semelhante à anterior, mas ordenada
alfabeticamente pelo nome do tripulante.
Podemos ver em baixo um exemplo da pesquisa e o seu resultado.

5.1.2 Critérios

Também podemos criar uma consulta que respeite determinados critérios.


Supondo que queríamos uma consulta semelhante à anterior, mas onde o número de
associado deverá ser superior a zero (basicamente o que pretendemos é saber quais são
os tripulantes que têm um número de associado).

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Devemos definir o critério na linha “Critério” e na coluna pretendida.

Em baixo podemos ver como se executa a pesquisa e qual o seu resultado.

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5.1.3 Calcular valores

Outra das funcionalidades das consultas é a possibilidade de calcular valores (soma,


média, mínimo, máximo, etc.).

Antes de usarmos o cálculo de valores numa consulta vamos criar uma consulta que
mostre quais as pescarias realizadas por todos os barcos.

Para isso adicionamos as tabelas “Pescaria” e “Barco” (para podermos escolher as


tabelas, podemos clicar no botão assinalado com a seta) e utilizamos os campos que
vemos na janela em baixo.

O resultado da consulta seria algo semelhante com o seguinte:

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Vamos então modificar esta última consulta para que seja apresentado o número de
pescarias efectuado por cada barco.

Para isso, precisamos de usar um valor calculado. Para que o possamos usar, devemos
clicar no botão indicado na imagem. Ao clicarmos nesse botão, aparecerá uma nova
linha denominada “Total”.
Neste caso, basta escolher a opção “Contar”.

O que acontece é a contagem do número de vezes que a mesma matricula e nome se


repetem, dando origem ao resultado seguinte:

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5.1.4 Criar campos calculados


Uma das funcionalidades mais úteis é a utilização de campos calculados.

Imaginem que pretendemos criar um campo novo, calculado a partir de dois já


existentes. Neste caso vamos criar um novo campo denominado “A pagar”, cujo valor
será calculado subtraindo o valor de “quota” ao valor de “Salário”.

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6 Formulários
Para criar um formulário, a maneira mais simples é fazê-lo através do assistente.

6.1 Criar um formulário


Vamos então criar um formulário usando o assistente.

O primeiro passo é escolher a tabela ou consulta pretendida e colocar os campos na


secção dos campos seleccionados.

Neste caso, seleccionamos todos os campos da tabela “Tripulante”.

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Após clicarmos no botão seguinte devemos escolher qual o aspecto do nosso


formulário, tal como podemos ver nas duas janelas abaixo.

O resultado final seria algo semelhante ao que temos na imagem em baixo.

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6.1.1 Subformulários

Dentro de um formulário podemos criar outro formulário (subformulário).

Vamos então criar um formulário que contenha a informação acerca das pescarias e um
subformulário que irá conter as espécies pescadas em cada pescaria.

Para isso, iniciamos o assistente e seleccionamos os campos “N_Pescaria” e “Data” da


tabela “Pescaria” e os campos “N_Especie” e “Quantidade” da Tabela
“Pescaria/Espécie”.

Neste passo conseguimos ter uma previsão de como será apresentada a informação.

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Finalmente temos o seguinte resultado:

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6.2 Modificar um formulário

Os formulários podem ser modificados na vista de estrutura.


Aqui podemos modificar, por exemplo, o tamanho ou a localização das caixas dos
campos, o tamanho dos subformulários, etc.
Após efectuarmos as modificações pretendidas, podemos ver as modificações clicando
no botão da vista de dados.

6.3 Adicionar botões de comando


Outra das vantagens dos formulários em relação às tabelas, é a possibilidade de
incluirmos botões para executar diversas tarefas, tais como, abrir ou fechar formulários,
executar aplicações, etc.
Em baixo à esquerda podemos ver a localização desta ferramenta na barra de
ferramentas e à direita podemos ver o assistente que é iniciado quando clicamos na
ferramenta “botões de comando”.

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Manual de apoio à construção de Bases de Dados Carlos Nunes

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7 Relatórios
Tal como acontece com os outros tipos de objectos, para criar um relatório também
podemos usar o assistente, facilitando assim a nossa tarefa.

7.1 Criar um relatório


Criar um relatório na vista de estrutura é bastante semelhante à criação de um
formulário. Primeiro escolhemos a tabela ou consulta que contém os campos que
queremos utilizar, e colocamos esses mesmos campos na coluna dos campos
seleccionados. Tal como acontece com os formulários, podemos seleccionar campos de
várias tabelas.

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Seguidamente podemos adicionar níveis de agrupamento. Por vezes o assistente


adiciona automaticamente níveis de agrupamento.

De seguida indicamos a ordenação dos registos no relatório (opcional)

Nos dois próximos passos basta escolhermos como desejamos a apresentação do


relatório.

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Em baixo podemos ver o resultado do assistente que executámos anteriormente.

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7.2 Secções do relatório


Na vista de estrutura de um relatório podemos ver várias secções (algumas destas
secções também existem nos formulários).

Temos então as seguintes secções:

Cabeçalho do relatório – Nesta secção podemos definir o que aparece no topo da


primeira página do relatório.
Cabeçalho de página – Podemos definir o que aparece no topo de todas as páginas do
relatório.
Deetalhe – Onde são apresentados os dados do relatório
Rodapé de página - Podemos definir o que aparece no fundo de todas as páginas do
relatório.
Rodapé do relatório – Podemos definir o que aparece no fundo da primeira página do
relatório.

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