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Secretaria Municipal de Administração

Divisão de Patrimônio

GUIA DE PROCEDIMENTOS
SUPRIMENTOS/COMPRAS
Elaborado em: Criado por: Aprovado por:
22/06/10 Marcelino dos Reis Moreira Gláucio Maria Leão
SUMÁRIO

1OBJETIVOS DO PROCESSO DE COMPRAS.................................................................3

2 MODALIDADE DE COMPRAS........................................................................................4

2.1 licitação...............................................................................................................................4
2.2Inexibilidade de licitação................................................................................................... 4
2.3 Dispensa de licitação..........................................................................................................5

3 PROCEDIMENTO PARA AS REQUISIÇÕES................................................................6


3.1Solicitação de compra.........................................................................................................6
3.2 O que é necessário..............................................................................................................6
3.3 Observações importantes................................................................................................. 7

4 COMO SE PROCESSA A COMPRA................................................................................. 8


4.1 Agilize suas compras.......................................................................................................... 8

5 RECEBIMENTO DO MATERIAL..................................................................................... 9

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................................10

7 ORGANOGRAMA ADNISTRASTRATIVO PARA PROCESSO DE COMPRAS.......11

8 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE COMPRAS...........................................................12

9MODELO1-FORMULÁRIO PARA PEDIDOS DE COMPRAS......................................13


9.1 Legenda referente ao pedido de compras.........................................................................14

10 REQUISIÇÕES DE COMPRA VIA SISTEMA.............................................................. 15


10.1 legenda referente ao menu do pedido de compras........................................................ 16

11CRONOGRAMA BÁSICO DO PROCESSO DE COMPRAS........................................ 18


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Secretaria Municipal de Administração


Divisão de Patrimônio

1 OBJETIVOS DO PROCESSO DE COMPRAS

• Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender a suas
necessidades;
• Assegurar a continuidade de suprimentos para manter relacionamentos efetivos com fontes
existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para atender as
necessidades emergentes ou planejadas;
• Comprar eficiente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por centavo gasto;
• Administrar estoques para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários e ao menor
custo;

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2 MODALIDADES DE COMPRAS PÚBLICAS NO BRASIL

2.1 Licitação

Devido ao reconhecimento da importância do uso eficiente dos recursos públicos, a


Constituição Federal de 1988 trouxe no inciso XXI do art. 37 a previsão legal que obriga que as obras,
serviços, compras e alienações públicas sejam feitas através de processo licitatório, assegurando
igualdade de condições a todos os concorrentes.

Segundo a Lei 8.666/93, a licitação destina-se a garantir a observância do princípio


constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será
processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da
impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da
vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos.

As modalidades de licitação existentes são:

• Concorrência Pública;

• Concurso público;

• Leilão;

• Pregão (presencial ou eletrônico);

• Carta convite.

A mais comumente utilizada nesta administração é a modalidade de Pregão presencial. Esta


visa a aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor estimado, onde a disputa pelo
fornecimento é feita por meio de propostas e lances em sessão pública com publicação prévia no
DOM.

2.2 Inexibilidade de licitação

Na existência de hipóteses em que a licitação formal seria impossível ou frustraria a própria


consecução dos interesses públicos, autoriza-se a Administração a adotar um outro procedimento, em
que formalidades são suprimidas ou substituídas por outras.

A Inexibilidade de licitação é uma forma de contratação direta que tem como característica o
fato de que a licitação não é possível, haja vista que um dos possíveis competidores possui qualidades

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que atendem de forma exclusiva às necessidades da administração pública, inviabilizando os demais


participantes.

A utilização deste dispositivo deverá obedecer a comprovação de exclusividade em relação à


especificação do item a ser contratado, sendo vedada a indicação de uma marca específica quando
houver mais de uma que atenda as exigências descritas no item.

2.3 Dispensa de licitação

É outra forma de contratação direta, que tem como característica o fato de que a licitação é
possível, entretanto não se realiza por conveniência administrativa. Para caracterizar a dispensa ou
compra direta, a Lei 8.666/93, no seu art. 24, enumerou 24 situações que tornam facultativo o
processo licitatório. Essa modalidade em se tratando de obras e serviços de engenharia é limitada ao
valor de R$15.000,00. E para o caso de outros serviços e compras ao valor de R$8.000,00.
Cumulativos para um mesmo grupo de serviço ou material e no mesmo exercício. Fatores como
emergência (inciso IV) e a relação custo-benefício (inciso VII), são exemplos do que deve ser levado
em consideração na opção deste tipo de contratação.

“Para que a situação possa implicar dispensa de licitação, deve o fato


concreto enquadra-se no dispositivo legal, preenchendo todos os
requisitos. Não é permitido qualquer exercício de criatividade ao
administrador, encontrando-se as hipóteses de licitação dispensável
previstas expressamente na lei.”

Jorge Ulisses Jacoby Fernandes,


em contratação direta sem licitação.

IMPORTANTE:

O artigo 89 da lei 8.666/93 aponta:

Art.89. Dispensar ou inexigir fora das hipóteses previstas em lei, ou deixar de observar as
formalidades pertinentes à dispensa ou inexigibilidade de licitação: Pena – detenção, de três a cinco
anos e multa.

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3 PROCEDIMENTOS PARA AS REQUISIÇÕES:


Para solicitação de compras de materiais de consumo, permanente/equipamentos e serviços, em
atendimento à legislação vigente e às recomendações da Divisão de Patrimônio e Suprimentos, deverão
ser observados os seguintes procedimentos:

3.1 Solicitação de compras

Os Centros de Custo deverão programar suas compras no sentido de evitar as aquisições


repetitivas com dispensa de licitação, que são consideradas pelas auditorias como fracionamento de
despesas para fugir do procedimento licitatório. Os casos especiais e emergenciais deverão ser
encaminhados com a devida exposição de motivos que justifiquem a aquisição com dispensa de
licitação. (Vide Fluxograma – fig 2.)

O centro de custo deverá emitir a solicitação de compra em formulário próprio e posteriormente


será emitida no Sistema (SIMAC). Encaminhar à administração devidamente numerada e assinada pelo
responsável do centro de custo, e pelo respectivo secretário, relacionando o bem ou serviço que deverá
ser adquirido e a respectiva justificativa (obrigatória) para a compra.

Deverá ser emitida uma solicitação para cada grupo de bens ou de serviços: (bens de informática,
material laboratorial, móveis, áudio/vídeo/foto, expediente e escritório, lanches, refrigeração, serviço
gráfico, serviço reprográfico e etc).

3.2 O que é necessário para solicitar

• Antes da emissão da solicitação deverá ser consultado o estoque para verificar a existência de
bens e serviços licitados, isto poderá ser feito via sistema integrado (SIMAC) ou por consulta
direta no setor de patrimônio/almoxarifado (Ramal: 58466 ou 55450).

• Que o material ou serviço esteja devidamente especificado, com todas as características


técnicas, porém sem indicações de marca e modelo, e com código conforme catálogo.

• A solicitação deverá ser feita apenas por meio do documento específico (Solicitação de compras
e serviços – fig 3).

• Que a solicitação esteja classificada corretamente em conformidades com as naturezas das


fichas, tais como: material de consumo, permanente/equipamento ou serviço. Em caso de
dúvidas consulte o Setor de Patrimônio (Ramal: 55450).

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• Que o centro de custo tenha recursos orçamentários suficientes para cobrir a despesa, nas
fichas respectivas tais como: material de consumo, material permanente/equipamento, e serviços
sendo que as mesmas e também a fonte deverá ser informada no respectivo formulário de
solicitação.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

As solicitações de compra devem estar disponibilizadas no setor de patrimônio com prazo


adequado para que haja tempo hábil de digitar, cadastrar, coletar preços, licitar, homologar, receber,
entre outros. (Vide cronograma – Fig 9)

A especificação detalhada completa do material ou serviço é fundamental para que se possa


realizar as cotações e evitar a compra de material que não atenda à necessidade real.

Casos especiais que não constarem da presente instrução devem ser esclarecidos junto ao Setor
de Patrimônio (Ramal: 55450). Assuntos relacionados a recursos orçamentários deverão ser dirimidos
com a secretaria da Fazenda.

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4 COMO SE PROCESSA A COMPRA

• O Centro de custo emite documento de solicitação de compra autorizado e conferido pelo


Secretário da área e pela Administração.

• O Setor de compras verifica junto à Fazenda a disponibilidade orçamentária; se não há, devolve
a solicitação ao solicitante.

• O Setor de suprimentos/compras verifica se a solicitação está discriminada corretamente, se não,


devolve ao solicitante para providenciar a correção.

• O Setor de suprimentos solicita para fins de aquisição em lotes, que seja feito planejamento da
demanda anual das secretarias, e que seja entregue em data previamente estipulada para que não
haja desabastecimento e falta de materiais. Especificamente quando se tratar de equipamentos de
informática, mobiliários, medicamentos, gêneros alimentícios, equipamentos de laboratórios e
equipamentos de áudio/vídeo/som/imagens, devido ao seu grande volume de compras. Os
demais grupos de materiais serão adquiridos de acordo com a demanda.

• O setor de compras providencia levantamento de preços estimados junto ao mercado para definir
a modalidade da licitação de conformidade com a lei.

• O Setor de licitação processa a licitação, e dá as devidas providencias.

4.1 Agilize suas compras

Sempre que possível encaminhe junto com sua solicitação de compra, (em papel separado)
estimativa de preços (mínimo 01 proposta) ou indique prováveis fornecedores e outros dados que julgue
necessários à agilização da compra.

Quanto mais exatas e detalhadas as descrições nos itens, mais fácil e rápida será a sua aquisição.

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5 RECEBIMENTO DO MATERIAL

Todo material adquirido será recebido no almoxarifado central ou no almoxarifado específico,


conforme definido na Autorização de Fornecimento (AF) e posteriormente será encaminhado ao centro
de custo solicitante ou estoque. No ato do recebimento haverá conferencia das especificações solicitadas
(marca, modelo e etc.), momento em que será assinada a nota de fornecimento, lançamento e
incorporação patrimonial, quando se tratar de material ou equipamento permanente.

Quando se tratar de serviço ou equipamento que depende de instalação por parte do fornecedor, a
entrega será diretamente no Centro de Custo. Satisfeitas as condições, o Centro de Custo quita a Nota
Fiscal e a encaminha imediatamente ao Almoxarifado Central, a fim de que seja processada a entrada do
material e a respectiva incorporação do bem ao acervo patrimonial e posterior pagamento ao fornecedor.

Nenhum material permanente ou de consumo pode ser recebido, sem que haja conhecimento do
Almoxarifado Central, (copia do documento fiscal). O descumprimento deste procedimento implica em

responsabilidade por parte de quem recebeu o material ou serviço, pelo seu ressarcimento, caso o
mesmo seja extraviado ou não localizado para prestação de contas anual.

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6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Todas as compras deverão ser formalizadas através do formulário “SOLICITAÇÃO DE


COMPRAS E SERVIÇOS. O setor solicitante poderá obter maiores esclarecimentos através do
telefone: (031) 3535-5450.
A presente instrução, bem como os modelo citados, estão disponibilizados no setor de
patrimônio/suprimentos da Prefeitura Municipal de Juatuba e podem ser obtidos também pelo email:
marcelino.patrimonio@juatuba.mg.gov.br.

Marcelino dos Reis MoreiraJuatuba,


18 de agosto de 2010.

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ORGANOGRAMA ADMINISTRATIVO PARA PROCESSO DE COMPRAS

PREFEITO

ASSESSORIA DO ACESSORIA
PREFEITO COMUNICAÇÃO

RESPONSÁVEL

SECRETARIA SECRETARIA DA
SECRETARIA SECRETARIA DO SECRETARIA SECRETARIA PROCURADORIA SECRETARIA
SECRETARIA DA SECRETARIA DA ASSISTENCIA INFRAESTRUTURA
DE GOVERNO DESENVOLVIMENTO DA EDUCAÇÃO E OBRAS GERAL CULTURA
ADMINISTRAÇÃO ECONOMICO FAZENDA SOCIAL
SAUDE

ASSESSORIA RESPONSÁVEL
PATRIMONIO RESPONSÁVEL RESPONSÁVEL RESPONSÁVEL RESPONSÁVEL RESPONSÁVEL RESPONSAVEL
ADMINISTRATIVA
SUPRIMENTOS

JUNTA DE BIBLIOTECA
ALMOXARIFADO TRIBUTOS ESCOLAS SINE; SERVIÇO
POLICLÍNICA SESMT PÚBLICA
CENTRAL TRANSPORTES PROTOCOLO MUNICIPAIS PREVICIDADE MILITAR
GERALDA

RECURSOS CRECHES CONSELHO DEFENSORIA


COMPRAS FISIOTERAPIA TFD CONTABILIDADE
HUMANOS MUNICIPAIS TUTELAR PUBLICA POLIESPORTIVO

CONTROLE UNIDADES
INTERNO UNIDADES PÁTIO DE
DOS PSF CEMEI OBRAS CURUMIM
INFORMATICA ODONTOLOGIA TESOURARIA PETI

LICITAÇÃO CONTRATOS ABRIGO MEIO AMBIENTE


AGENDADOS SAUDE MENTAL NAE MUNICIPAL

VIGILÁCIA
SANITARIA/ CRAS
EPIDEMIOLOGIA ZOONOSES EMATER
CRISTIANO
CREAS

CRID
Figura 1
Figura 1
12

Figura 2

Figura 2
13

9 MODELO 1 – FORMULÁRIO PARA PEDIDOS DE COMPRA

0
0

0
0
0

0 0 0
0 1 1

1 1

1 1

1 1 1

Figura 3
14

9.1 Legenda referente ao pedido de compras:

0 Este campo deve ser preenchido com a sequencia numérica do pedido e a data da sua emissao.

0 Preencher setor solicitante e nome do emitente da solicitação.

0 Preencher com nome e assinatura do secretário responsável pelo pedido.

0 Preenchimento obrigatório da ficha orçamentária.

0 Preenchimento obrigatório da fonte da dotação.

0 Sequencia numérica dos itens.

0 Código do item conforme catálogo.

0 Descrição detalhada do item: medidas, cores e outros aspectos que ajudem a cotar o item
corretamente (nunca especificar marca).
0
Informar a quantidade exata de cada item ou serviço.

1 Este campo deve ser preenchido com a unidade de medida apropriada.


1 Sempre que disponível, informar o valor médio estimado do item ou serviço.
1
Este campo é imprescindível para que o responsável do setor e a administração municipal possa
avaliar a necessidade e viabilidade da solicitação. (A justificativa deve esclarecer o porquê e o local
para onde será destinado o pedido.)

1 Após análise, o secretário da administração assina, aprovando a solicitação de compra.

1 Data em que o pedido foi aprovado.

1 Marque aqui o grau de urgência do pedido.

1 Informe a data limite em que se precisará do objeto solicitado.

1 Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de administração.

1 Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de Suprimentos.

1 Data e assinatura de protocolo de recebimento do pedido pelo setor de compras.

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10 REQUISIÇÃO DE COMPRAS VIA SISTEMA:

1 - Após entrar no SIMAC,


Clicar no menu: Compras/pedidos
de compra

Figura 4

1
2

Figura 5

10.1 Legenda referente ao Menu do pedido de compras:


1
Clicar em incluir.
2

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Digite o numero da solicitação de compra ou da CI. 16

3
Selecione a secretaria solicitante conforme informado na solicitação de compra.

4 Digite a ficha informada.


5 Digite a fonte informada.
6
Digite a justificativa completa sempre informando os seguintes dados: tipo da compra,
classificação na portaria, motivo da compra e aplicação.
Texto modelo 1:

Tipo da
Classificação Motivo/Aplicação
compra

Tipo da
Classificação Motivo/Aplicação
Texto modelo 2: compra

7
Digite a classificação: 1 para compra de produtos e 2 para contratação de serviços.
8
Informe o tipo do pedido: 1 para pedido normal, 2 para registro de preços e 3 para aditivo.

Próximo passo:

Clique
nesta guia.

Preencher este campo com a


justificativa para a requisição.

Figura 6

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17

2º - Pressione
F2 p/ inserir.

6º - Clique
aqui p/ salvar.

1º -Clique
nesta guia.

3º - Inserir o 4º - Inserir a
código do produto. 5º - Inserir +
quantidade.
descrição ou
referencias.

Figura 7

6º - Clique aqui p/
imprimir o pedido.

Figura 8

O pedido de compra gerado no sistema deve ser carimbado e assinado e anexado juntamente com a
solicitação de compras e entregue ao setor de compras que fará a partir daí a coleta de preços.

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PRAZOS ESTIMADOS EM DIAS ÚTEIS.


MODALIDADES
DISPENSA DE PREGÃO
INEXIGIBILIDADE
ATIVIDADE EXECUTADA RESUMIDA LICITAÇÃO* PRESENCIAL
MINIMO MAXIMO MINIMO MAXIMO MINIMO MAXIMO
DEFINIÇÃO DO OBJETO/SERVIÇO 1 dia 2 dias 3 dias 1 dia 2 dias

DESCRIÇÃO; DIGITAÇÃO; CADASTRO; 1 dia 3 dias 3 dias 1 dia 3 dias


DEFINIÇÃO DA FICHA 1 dia

COLETA DE PREÇOS, MINIMO 3 1 dia 10 dias - 1 dia 20 dias


ORÇAMENTOS

HOMOLOGAÇÃO DO CONTRATO; 1 dia 10 dias 1 dia 3 dias 3 dias 20 dias


EMPENHO; EMISSÃO DE A.F.
PRAZO DE ENTREGA PELO
FORNECEDOR;
1 dia 15 dias 1 dia 15 dias 1 dia 15 dias
RECEBIMENTO/CONFERENCIA;
EMPLAQUETAMENTO
TOTAL ESTIMADO 5 dias 40 dias 3 dias 25 dias 7 dias 60 dias

Figura 9
OBS. Estes prazos são apenas uma estimativa, que é válida para os processos que atendem corretamente
os procedimentos de compra. Além disso, estão sujeitos a atrasos e imprevistos advindos de terceiros,
sobretudo na etapa de coleta de orçamentos e prazo de entrega pelos fornecedores, e também ao volume
de atividades simultâneas no setor.

* Inclui-se em dispensa de licitação a modalidade conhecida como Compra Direta.