Características básicas das organizações formais

Sob o ponto de vista formal, uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânico deste conjunto de encargos está condicionada à natureza do ramo de atividade, aos meios de trabalho, às circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e à maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal são:
• • • • •

1. Divisão do Trabalho; 2. Especialização; 3. Hierarquia; 4. Distribuição da autoridade e da responsabilidade; 5. Racionalismo.

1. Divisão do Trabalho O objetivo imediato e fundamental de todo e qualquer tipo de organização é a produção. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. O procedimento de dividir o trabalho começou a ser praticado mais intensamente com o advento da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção, principalmente no fabrico maciço de grandes quantidades através do uso da máquina, substituindo o artesanato, e o uso do trabalho especializado na linha de montagem. O importante era que cada pessoa pudesse produzir o máximo de unidades dentro de um padrão aceitável, objetivo que somente poderia ser atingido automatizando a atividade humana ao repetir a mesma tarefa várias vezes. Essa divisão do trabalho foi iniciada ao nível dos operários com a Administração Científica no começo deste século. 2. Especialização A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção. Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de aprendizagem, facilitando substituições de uns indivíduos por outros, permitindo melhorias de métodos de incentivos no trabalho e, conseqüentemente, aumentando o rendimento de produção. 3. Hierarquia Uma das conseqüências do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização. Porém, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Como

pois. De qualquer forma. Em toda organização formal existe uma hierarquia. de uma estrutura hierárquica. uma faculdade. de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. ela deve ser delimitada explicitamente. a organização precisa. pelo menor custo. aumenta a autoridade do ocupante do cargo. Fayol diza que a "autoridade" é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Existem três tipos tradicionais básicos de estrutura organizacional: a . além de uma estrutura de funções. Racionalismo da Organização Formal Uma das características básicas da organização formal é o racionalismo. 4. O princípio básico desta forma de conceber uma organização é que. a autoridade investe o administrador do direito reconhecido de dirigir subordinados. existem pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais elevados. dentro de limites toleráveis. a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional. Dito de outra forma. concedidos pela organização ao indivíduo que nela ocupe uma posição determinada em relação aos outros. Por toda a organização. conceituando-a. toda organização se estrutura a fim de atingir os seus objetivos. De um modo geral. como a condição básica para a tarefa administrativa. Em outras palavras. Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros se devem sujeitar. 5. À medida que se sobe na escala hierárquica. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade A hierarquia na organização formal representa a autoridade e a responsabilidade em cada nível da estrutura. A autoridade formal é sempre um poder. o fundamento da responsabilidade. A organização. o que denota suas posições relativas. o maior lucro. surge inevitavelmente a de comando. para dirigir e controlar todas as atividades para que sejam cumpridas harmoniosamente. para que desempenhem atividades dirigidas pra a obtenção dos objetivos da empresa. Assim. bem como o grau de autoridade em relação às demais. cuja missão é dirigir as operações dos níveis que lhes estão subordinados. dentro de um certo padrão de qualidade. Portanto. portanto. não é um fim.decorrência das funções especializadas. procurando com a sua estrutura organizacional a minimização de esforços e a maximização do rendimento. tendo os superiores autoridade sobre os inferiores. Esta divide a organização em camadas ou escalas ou níveis de autoridade. ao mesmo tempo. A autoridade é. mas um meio de permitir à empresa atingir adequadamente determinados objetivos. via de regra. isto é. dentro da organização formal. os seus membros se comportarão racionalmente. como poder formal e poder legitimado. a generalidade do direito de comandar diminui à medida que se vai do alto para baixo na estrutura hierárquica.

ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas. ORGANIZAÇÃO LINEAR É a estrutura organizacional mais simples e antiga. Mais recentemente. influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões. Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade ocorre a cadeia escalar.As unidades e posições de linha (que têm autoridade linear) passaram a se concentrar no alcance dos objetivos principais da empresa e a delegar autoridade sobre serviços especializados e atribuições marginais a outras unidades e posições da empresa. o staff era constituído de chefes homéricos que aconselhavam os reis da Grécia e do conselho dos sábios que assessoravam os reis anglosaxões. os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha por meio de sua especialização técnica. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear. controle. Taylor foi um dos defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade(que significa o direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas) e de responsabilidade (que significa o dever ou incumbência de seguir ordens e executar tarefas). que separa. relatórios etc.organização linear. Na antigüidade. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional. as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa.O staff ou assessoria funcional decorre desse princípio. Assim. distingue e especializa. Enquanto os especialistas de . nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo. consultoria. prestação de serviços como planejamento. a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. baseada na autoridade linear. Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro. vender etc. aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais. ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL A organização funcional é a estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. a organização funcional e a organização linha-staff. recomendações. como produzir. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-e assessoria (staff). Assim. levantamentos.

elas são forçadas a dividir as principais tarefas empresariais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. a terminologia departamental é levada a sério e indica relações hierárquicas bem definidas: um superintendente cuida de uma divisão. a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades. DESENHO DEPARTAMENTAL O desenho departamental refere-se à estrutura organizacional dos departamentosou divisões da empesa. os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização. gerente. divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor. A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar). um departamento ou divisão é empregado com um significado genérico e aproximativo: pode ser um órgão de produção. a unidade de pesquisa e desenvolvimento ou o setor de compras. Mas. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Quando uma empresa é pequena e constituída de poucas pessoas. um supervisor de um setor. supervisor etc) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas. As pequenas empresas não requerem diferenciaçãoou especialização para distinguir o trabalho de uma pessoa ou unidade dos demais. no sentido de alcançar operações mais eficientes e econômicas. chefe. a terminologia é simplesmente casual e pouco ordenada. um chefe de uma seção. nenhum arranjo formal para definir e agrupar as suas atividades é necessário. agrupando-as em unidades maiores. ou seja. Departamento designa uma área. O desenho organizacional é tratado no nível institucional da empresa e tem uma abordagem macro. uma divisão de vendas. Em outras empresas. enquanto o desenho departamental se refere ao nível intermediário e tem uma abordagem limitada às relações entre os objetivos e decisões estratégicas da empresa (nível institucional) e a realização das tarefas por meio da aplicação dos recursos disponíveis (nível operacional). As funções são homogêneas na medida em que o seu conteúdo apresente semelhanças entre . Daí a dificuldade de uma terminologia universal. enquanto a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializados dentro do mesmo nível hierárquico da empresa. Assim. ao esquema de diferenciação e de integração existente no nível intermediário da empresa. Vimos que a diferenciação pode dar-se de duas maneiras vertical ehorizontal. Daí o princípio da homogeneidade: as funções devem ser atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade de conteúdo. Em algumas empresas. um gerente de um departamento. a seção de contabilidade. O desenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa. à medida que as empresas se tornam maiores e envolvem atividades mais diversificadas.staff se aprofundam em um determinado campo de atividades. À medida que ocorre a especialização com o trabalho e o aparecimento de funções especializadas.

Assim. no sentido de assegurar o alcance dos objetivos básicos da empresa. relacionando as vantagens da emrpesa com os desafios do ambiente. PLANEJAMENTO DA AÇÃO EMPRESARIAL As empresas não funcionam na base da pura improvisação.si. a estratégia empresarial precisa de um plano básico . Quando a empresa cresce.E a implementação exige planejamento. E o planejamento estratégico precisa apoiar-se em uma multiplicidade de planos situados carreira abaixo dentro da estrutura da organização. a estratégia exige toda uma implementação dos meios necessários para a sua execução. O desenho departamental ou departamentalização apresenta uma variedade de tipos. g) matricial. Em outros termos. Essa tarefa de supervisão pode ser facilitada atribuindo-se a diferentes departamentos a responsabilidade pelas diferentes fases ou aspectos dessa atividade. Todavia. as suas atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou pelo diretor. a estratégia se preocupa com o "o que fazer" e não com "como fazer". bem como a avaliação das forças e fraquezas da empresa.Os principais tipos de departamentalização são: • • • • • • • a)funcional. sua capacidade atual ou potencial em se antecipar às necessidades e demandas do mercado ou em competir sob condições de risco com os concorrentes. Isto é. o planejamento estratégico é definido no nível institucional da empresa e exige a participação integrada dos demais níveis empresariais: . a estratégia deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial em um nível de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. Para levar adiante o planejamento estratégico requer planos táticos e cada um deles requer planos operacionais. A departamentalização é uma característica típica das grandes empresas e está relacionada com o tamanho da empresa e com a naturezade suas operações. f) por projeto. d) por clientela: e) por processo.para a empresa poder lidar com todas estas forças em conjunto. O desenho departamental é mais conhecido como departamentalização ou divisionalização. Em outros termos.o nível intermediário e o nível operacional. Como esses meios envolvem a empresa como um todo.o planejamento estratégico. b)por produtos e serviços. combinando esforços para obter efeitos sinergísticos. A estratégia constitui uma abordagem integrada. A estratégia empresarial é basicamente uma atividade racional que envolve a identificação das oportunidades e das ameaças do ambiente onde opera a empresa. c)por base territorial. trata-se aqui de atribuir incumbências a todos os níveis (ou subsistemas) da empresa: o nível institucional.

). de baixo para cima. b) Investidores: são as pessoas ou instituições que contribuem com os investimentos financeiros que proporcionam a estrutura de capital e os meios para o financiamento das operações da empresa e esperam um retorno para o seu investimento. serviços (como consultorias. doutrinadas e treinadas: elas precisam conhecer aquilo que se espera delas e como elas devem desempenhar seus cargos. manutenção etc. A cada minuto de cada dia. Serão discutidas as comunicações de cima para baixo. As pessoas precisam ser admitidas. horizontal e informal nas organizações. assessoria. tecnologia. fornecendo habilidades e conhecimentos em troca de salários e de outros incentivos que a organização proporciona. chegando aos mais . energia elétrica.do nível intermediário por meio dos planos táticos e do nível operacional por intermédio dos planos operacionais. PARTICIPANTES DE UMA ORGANIZAÇÃO • • • • • a) Empregados: São as pessoas que contribuem com seu tempo e esforço para a organização. COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Ser um comunicador habilidoso é essencial para ser um bom administrador e líder de equipe. DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL Após o planejamento e a organização da ação empresarial. o próximo passo é a função de direção. Mas a comunicação também deve ser administrada em toda a organização. em troca da remuneração de seus produtos/serviços e condições de continuidade de suas operações. componentes etc. propaganda. c) Fornecedores: são as pessoas ou instituições que contribuem com recursos para a produção. e) Consumidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização para utilizá-los e consumi-los na expectativa de satisfação de suas necessidades. sejam matérias primas. precisam ser guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se espera. incontáveis bits de informação são transmitidos em uma organização. COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO A comunicação de cima para baixo refere-se ao fluxo de informação que parte dos níveis mais altos da hierarquia da organização. aplicadas em seus cargos. d) Distribuidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização e os distribuem para o mercado de clientes ou consumidores em troca da remuneração de suas atividades e continuidade de suas operações.

COMUNICAÇÃO DE BAIXO PARA CIMA A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia para os mais altos. Em segundo lugar. Essa comunicação horizontal pode ocorrer entre pessoas da mesma equipe de trabalho. Muitas vezes. ou uma forçatarefa de chefes de departamento se reúne para discutir uma preocupação particular. A informação deve ser clara. consistente e pontual . nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra. COMUNICAÇÃO HORIZONTAL Muita informação precisa ser partilhada entre pessoas do mesmo nível hierárquico. os funcionários ficam sem a informação adequada. Em primeiro lugar. Grande parte da informação não é muito importante. Especialmente em ambientes complexos. breves e pessoais quanto possível. mas seu volume faz com que muitos pontos relevantes se percam. Em terceiro lugar. As linhas de comunicação devem ser tão diretas. Mas os administradores devem também motivar as pessoas a fornecer informações valiosas. a informação deve estar disponível àqueles que dela necessitam.baixos. um agente de compras discute um problema com um engenheiro de produção. a informação deve ser partilhada horizontalmente. um supervisor fazendo um anúncio a seus subordinados e o presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administração. Entre os exemplos estão um gerente passando umas atribuições a sua secretária. Por exemplo. Um problema é a sobrecarga de informação: os funcionários são bombardeados com tanta informação que não conseguem absorver tudo. Outro tipo de comunicação importante deve ocorrer entre pessoas de departamentos diferentes. Quanto menor o número de níveis de autoridade através dos quais as comunicações devem passar. . a informação deve ser comunicada de forma adequada e eficiente.nem muito precoce nem (o que é um problema mais comum) muito atrasada. tanto menor será a perda ou distorção da informação. Os funcionários devem receber a informação de que precisam para desempenhar suas funções e se tornar (e permanecer) membros leais da organização. a administração deve desenvolver procedimentos e políticas de comunicação. Administração da comunicação de cima para baixo Os administradores podem fazer muitas coisas para melhorar a comunicação de cima para baixo. Os administradores devem facilitar a comunicação de baixo para cima.

mas também se realiza e até. A comunicação informal é menos oficial. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento. informação. se torna mais homem. uma cultura de abertura. e reuniões trimestrais em que todos os altos executivos se reúnem informalmente para partilhar informações e idéias. pessoas. o homem não somente transforma a natureza.As empresas integrantes da GE poderiam operar de forma completamente independente. Requer também motivação para trabalhar. a organização ou a direção. CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento.porque mediante o trabalho. O desempenho de cada pessoa está fortemente relacionado com suas aptidões e habilidades. MOTIVANDO A EQUIPE DE TRABALHO Em sua carta encíclica "Laborem Exercens". O bom desempenho depende de quão motivado está o empregado. COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL As comunicações organizacionais diferem em sua formalidade. A razão pela qual se focaliza tão insistentemente a motivação é que ela é mais facilmente influenciável do que as demais características das pessoas como traços de personalidade. de cima para baixo ou horizontalmente. Ao observar as pessoas trabalhando torna-se evidente seus diferentes estilos e hábitos de trabalho. . Mas cada uma deve ajudar as outras. Podem mover-se de baixo para cima. episódios de transmissão de informação sancionados pela organização. Transferem entre si recursos técnicos. a motivação pode ser conceituada como o esforço e tenacidade exercidos pela pessoa para fazer algo ou alcançar algo. o Papa João Paulo II dizia que o trabalho é um bem do homem . honestidade. confiança e obrigação mútua. num certo sentido. para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes. Algumas sempre colocam em dia os afazeres e ficam até mais tarde no trabalho até completarem suas tarefas. idéias e dinheiro. a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação empresarial. A GE atinge esse alto nível de comunicação e cooperação através de um fácil acesso entre as divisões e ao CEO. A motivação é um dos inúmeros fatores que contribuem para o bom desempenho no trabalho. Outras são menos pontuais e tendem a realizar seus afazeres sem grande dedicação. Em termos de comportamento. muitas vezes envolvendo papel. habilidades etc. As comunicações formais são oficiais. aptidões.é um bem da sua humanidade . Os mesmos tipos de coisas são feitas também nos níveis inferiores.

Nem sempre a ação organizacional corresponde ao discurso ou à intenção. Qual a empresa que não está interessada em ter funcionários motivados? Na realidade. Apesar da enorme quantidade de pesquisas sobre a motivação não existem ainda conclusões cientificamente corretas sobre o assunto. E a ação organizacional nem sempre cria condições motivacionais suficientes para melhorar a qualidade de vida das pessoas e trazer interesse e satisfação no trabalho. a motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. Quase uma raça em extinção. funcionários motivados são avidamente procurados pelas empresas. as diferenças individuais entre as pessoas dificultam enormemente a definição de parâmetros universais que as empresas possam utilizar para motivar as pessoas em igualdades de condições. Nem sempre o que está no papel corresponde à realidade. Por outro lado. A motivação funciona como um dinamizador. porque ainda não se sabe distinguir entre o aque é causa e o que é efeito no comportamento motivado. A motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. Mas não sabem como motivá-los. Aliás. um impulsionador do comportamento humano. Há sempre um componente subjetivo na motivação que provoca uma enorme complicação. O gerente tem um papel fundamental na motivação das pessoas. E também ainda não se descobriu se o comportamento é causado por fatores intrínsecos ou extrínsecos ao indivíduo ou ao grupo. O que é bom para uma pessoa em determinada época pode não interessá-la depois de algum tempo. Mas são ainda criaturas raras. Fica no ar a razão pela qual certas pessoas são impulsionadas por um forte desejo de realizar um ótimo trabalho e por que mantêm ao longo do tempo esse impulso de fazê-lo cada vez melhor. . As empresas querem empregados motivados. As ciências humanas carecem do rigor e do determinismo das ciências físicas. O terreno da motivação é ainda muito nebuloso.Há muita literatura escrita sobre as características comportamentais típicas do funcionário motivado e muito mais ainda sobre o funcionário desmotivado. A influência gerencial sobre os subordinados exige liderança eficaz e uma contínua motivação da equipe. Por quê? De um lado.

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