Características básicas das organizações formais

Sob o ponto de vista formal, uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânico deste conjunto de encargos está condicionada à natureza do ramo de atividade, aos meios de trabalho, às circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e à maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal são:
• • • • •

1. Divisão do Trabalho; 2. Especialização; 3. Hierarquia; 4. Distribuição da autoridade e da responsabilidade; 5. Racionalismo.

1. Divisão do Trabalho O objetivo imediato e fundamental de todo e qualquer tipo de organização é a produção. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. O procedimento de dividir o trabalho começou a ser praticado mais intensamente com o advento da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção, principalmente no fabrico maciço de grandes quantidades através do uso da máquina, substituindo o artesanato, e o uso do trabalho especializado na linha de montagem. O importante era que cada pessoa pudesse produzir o máximo de unidades dentro de um padrão aceitável, objetivo que somente poderia ser atingido automatizando a atividade humana ao repetir a mesma tarefa várias vezes. Essa divisão do trabalho foi iniciada ao nível dos operários com a Administração Científica no começo deste século. 2. Especialização A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção. Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de aprendizagem, facilitando substituições de uns indivíduos por outros, permitindo melhorias de métodos de incentivos no trabalho e, conseqüentemente, aumentando o rendimento de produção. 3. Hierarquia Uma das conseqüências do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização. Porém, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Como

A autoridade é. tendo os superiores autoridade sobre os inferiores. Assim. Racionalismo da Organização Formal Uma das características básicas da organização formal é o racionalismo. uma faculdade. mas um meio de permitir à empresa atingir adequadamente determinados objetivos. surge inevitavelmente a de comando. não é um fim. dentro da organização formal. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade A hierarquia na organização formal representa a autoridade e a responsabilidade em cada nível da estrutura. via de regra. Esta divide a organização em camadas ou escalas ou níveis de autoridade. procurando com a sua estrutura organizacional a minimização de esforços e a maximização do rendimento. dentro de um certo padrão de qualidade. ao mesmo tempo. de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. A organização. concedidos pela organização ao indivíduo que nela ocupe uma posição determinada em relação aos outros. toda organização se estrutura a fim de atingir os seus objetivos. Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros se devem sujeitar. a organização precisa. a generalidade do direito de comandar diminui à medida que se vai do alto para baixo na estrutura hierárquica. pelo menor custo. A autoridade formal é sempre um poder. À medida que se sobe na escala hierárquica. a autoridade investe o administrador do direito reconhecido de dirigir subordinados. Em outras palavras. a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional. Por toda a organização. conceituando-a. para dirigir e controlar todas as atividades para que sejam cumpridas harmoniosamente. existem pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais elevados. De qualquer forma. o que denota suas posições relativas. 4. o fundamento da responsabilidade. aumenta a autoridade do ocupante do cargo. o maior lucro. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Existem três tipos tradicionais básicos de estrutura organizacional: a . para que desempenhem atividades dirigidas pra a obtenção dos objetivos da empresa. como a condição básica para a tarefa administrativa. isto é. Em toda organização formal existe uma hierarquia. 5. pois. cuja missão é dirigir as operações dos níveis que lhes estão subordinados.decorrência das funções especializadas. dentro de limites toleráveis. Dito de outra forma. além de uma estrutura de funções. Portanto. De um modo geral. como poder formal e poder legitimado. Fayol diza que a "autoridade" é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência. O princípio básico desta forma de conceber uma organização é que. portanto. ela deve ser delimitada explicitamente. os seus membros se comportarão racionalmente. de uma estrutura hierárquica. bem como o grau de autoridade em relação às demais.

Enquanto os especialistas de . Mais recentemente. ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL A organização funcional é a estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. vender etc. Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro. Na antigüidade. cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica. a organização funcional e a organização linha-staff. ORGANIZAÇÃO LINEAR É a estrutura organizacional mais simples e antiga. ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. recomendações. Taylor foi um dos defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear.O staff ou assessoria funcional decorre desse princípio. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-e assessoria (staff). as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. relatórios etc. que separa. os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha por meio de sua especialização técnica. Assim. influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões. nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo. baseada na autoridade linear. controle. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional. como produzir. aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais. Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade ocorre a cadeia escalar.organização linear. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear. distingue e especializa. a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia. o staff era constituído de chefes homéricos que aconselhavam os reis da Grécia e do conselho dos sábios que assessoravam os reis anglosaxões. Assim.As unidades e posições de linha (que têm autoridade linear) passaram a se concentrar no alcance dos objetivos principais da empresa e a delegar autoridade sobre serviços especializados e atribuições marginais a outras unidades e posições da empresa. prestação de serviços como planejamento. consultoria. levantamentos. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade(que significa o direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas) e de responsabilidade (que significa o dever ou incumbência de seguir ordens e executar tarefas).

a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades. um departamento ou divisão é empregado com um significado genérico e aproximativo: pode ser um órgão de produção. os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização. Em outras empresas. ao esquema de diferenciação e de integração existente no nível intermediário da empresa. Mas. gerente. À medida que ocorre a especialização com o trabalho e o aparecimento de funções especializadas. O desenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa. Departamento designa uma área. chefe. um gerente de um departamento. As funções são homogêneas na medida em que o seu conteúdo apresente semelhanças entre . A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar). uma divisão de vendas. Daí o princípio da homogeneidade: as funções devem ser atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade de conteúdo. ou seja. Em algumas empresas. a seção de contabilidade. nenhum arranjo formal para definir e agrupar as suas atividades é necessário. Vimos que a diferenciação pode dar-se de duas maneiras vertical ehorizontal. a unidade de pesquisa e desenvolvimento ou o setor de compras. a terminologia departamental é levada a sério e indica relações hierárquicas bem definidas: um superintendente cuida de uma divisão. à medida que as empresas se tornam maiores e envolvem atividades mais diversificadas. um supervisor de um setor. enquanto a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializados dentro do mesmo nível hierárquico da empresa. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Quando uma empresa é pequena e constituída de poucas pessoas. agrupando-as em unidades maiores. As pequenas empresas não requerem diferenciaçãoou especialização para distinguir o trabalho de uma pessoa ou unidade dos demais. elas são forçadas a dividir as principais tarefas empresariais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. no sentido de alcançar operações mais eficientes e econômicas. a terminologia é simplesmente casual e pouco ordenada. divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor.staff se aprofundam em um determinado campo de atividades. Assim. O desenho organizacional é tratado no nível institucional da empresa e tem uma abordagem macro. enquanto o desenho departamental se refere ao nível intermediário e tem uma abordagem limitada às relações entre os objetivos e decisões estratégicas da empresa (nível institucional) e a realização das tarefas por meio da aplicação dos recursos disponíveis (nível operacional). um chefe de uma seção. DESENHO DEPARTAMENTAL O desenho departamental refere-se à estrutura organizacional dos departamentosou divisões da empesa. Daí a dificuldade de uma terminologia universal. supervisor etc) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas.

E o planejamento estratégico precisa apoiar-se em uma multiplicidade de planos situados carreira abaixo dentro da estrutura da organização.para a empresa poder lidar com todas estas forças em conjunto. combinando esforços para obter efeitos sinergísticos. a estratégia exige toda uma implementação dos meios necessários para a sua execução. A departamentalização é uma característica típica das grandes empresas e está relacionada com o tamanho da empresa e com a naturezade suas operações.si. sua capacidade atual ou potencial em se antecipar às necessidades e demandas do mercado ou em competir sob condições de risco com os concorrentes. Assim. Essa tarefa de supervisão pode ser facilitada atribuindo-se a diferentes departamentos a responsabilidade pelas diferentes fases ou aspectos dessa atividade.E a implementação exige planejamento. Em outros termos. a estratégia empresarial precisa de um plano básico . Para levar adiante o planejamento estratégico requer planos táticos e cada um deles requer planos operacionais. b)por produtos e serviços. Como esses meios envolvem a empresa como um todo.o nível intermediário e o nível operacional. d) por clientela: e) por processo. Isto é. A estratégia constitui uma abordagem integrada. c)por base territorial. PLANEJAMENTO DA AÇÃO EMPRESARIAL As empresas não funcionam na base da pura improvisação. g) matricial. relacionando as vantagens da emrpesa com os desafios do ambiente. Quando a empresa cresce. f) por projeto. O desenho departamental é mais conhecido como departamentalização ou divisionalização. as suas atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou pelo diretor. o planejamento estratégico é definido no nível institucional da empresa e exige a participação integrada dos demais níveis empresariais: . A estratégia empresarial é basicamente uma atividade racional que envolve a identificação das oportunidades e das ameaças do ambiente onde opera a empresa. a estratégia deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial em um nível de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. Em outros termos.o planejamento estratégico. bem como a avaliação das forças e fraquezas da empresa.Os principais tipos de departamentalização são: • • • • • • • a)funcional. O desenho departamental ou departamentalização apresenta uma variedade de tipos. a estratégia se preocupa com o "o que fazer" e não com "como fazer". Todavia. trata-se aqui de atribuir incumbências a todos os níveis (ou subsistemas) da empresa: o nível institucional. no sentido de assegurar o alcance dos objetivos básicos da empresa.

o próximo passo é a função de direção. c) Fornecedores: são as pessoas ou instituições que contribuem com recursos para a produção. serviços (como consultorias. Mas a comunicação também deve ser administrada em toda a organização. manutenção etc. Serão discutidas as comunicações de cima para baixo. propaganda. chegando aos mais . PARTICIPANTES DE UMA ORGANIZAÇÃO • • • • • a) Empregados: São as pessoas que contribuem com seu tempo e esforço para a organização. assessoria. energia elétrica. A cada minuto de cada dia.do nível intermediário por meio dos planos táticos e do nível operacional por intermédio dos planos operacionais. tecnologia. horizontal e informal nas organizações. em troca da remuneração de seus produtos/serviços e condições de continuidade de suas operações. COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Ser um comunicador habilidoso é essencial para ser um bom administrador e líder de equipe. doutrinadas e treinadas: elas precisam conhecer aquilo que se espera delas e como elas devem desempenhar seus cargos.). fornecendo habilidades e conhecimentos em troca de salários e de outros incentivos que a organização proporciona. incontáveis bits de informação são transmitidos em uma organização. de baixo para cima. precisam ser guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se espera. b) Investidores: são as pessoas ou instituições que contribuem com os investimentos financeiros que proporcionam a estrutura de capital e os meios para o financiamento das operações da empresa e esperam um retorno para o seu investimento. DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL Após o planejamento e a organização da ação empresarial. As pessoas precisam ser admitidas. aplicadas em seus cargos. d) Distribuidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização e os distribuem para o mercado de clientes ou consumidores em troca da remuneração de suas atividades e continuidade de suas operações. sejam matérias primas. COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO A comunicação de cima para baixo refere-se ao fluxo de informação que parte dos níveis mais altos da hierarquia da organização. componentes etc. e) Consumidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização para utilizá-los e consumi-los na expectativa de satisfação de suas necessidades.

consistente e pontual . A informação deve ser clara.nem muito precoce nem (o que é um problema mais comum) muito atrasada. mas seu volume faz com que muitos pontos relevantes se percam. Muitas vezes. Quanto menor o número de níveis de autoridade através dos quais as comunicações devem passar. a informação deve estar disponível àqueles que dela necessitam. . tanto menor será a perda ou distorção da informação. Um problema é a sobrecarga de informação: os funcionários são bombardeados com tanta informação que não conseguem absorver tudo. um agente de compras discute um problema com um engenheiro de produção. a informação deve ser comunicada de forma adequada e eficiente. breves e pessoais quanto possível. a administração deve desenvolver procedimentos e políticas de comunicação. Em terceiro lugar. a informação deve ser partilhada horizontalmente. Os funcionários devem receber a informação de que precisam para desempenhar suas funções e se tornar (e permanecer) membros leais da organização.baixos. Administração da comunicação de cima para baixo Os administradores podem fazer muitas coisas para melhorar a comunicação de cima para baixo. ou uma forçatarefa de chefes de departamento se reúne para discutir uma preocupação particular. Em segundo lugar. Essa comunicação horizontal pode ocorrer entre pessoas da mesma equipe de trabalho. Outro tipo de comunicação importante deve ocorrer entre pessoas de departamentos diferentes. Por exemplo. Os administradores devem facilitar a comunicação de baixo para cima. um supervisor fazendo um anúncio a seus subordinados e o presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administração. COMUNICAÇÃO DE BAIXO PARA CIMA A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia para os mais altos. Mas os administradores devem também motivar as pessoas a fornecer informações valiosas. Entre os exemplos estão um gerente passando umas atribuições a sua secretária. os funcionários ficam sem a informação adequada. nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra. Grande parte da informação não é muito importante. As linhas de comunicação devem ser tão diretas. Especialmente em ambientes complexos. COMUNICAÇÃO HORIZONTAL Muita informação precisa ser partilhada entre pessoas do mesmo nível hierárquico. Em primeiro lugar.

e reuniões trimestrais em que todos os altos executivos se reúnem informalmente para partilhar informações e idéias. uma cultura de abertura. aptidões. Podem mover-se de baixo para cima. a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação empresarial. habilidades etc.é um bem da sua humanidade . para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes. A comunicação informal é menos oficial.As empresas integrantes da GE poderiam operar de forma completamente independente. A motivação é um dos inúmeros fatores que contribuem para o bom desempenho no trabalho. o Papa João Paulo II dizia que o trabalho é um bem do homem . muitas vezes envolvendo papel. a organização ou a direção. Algumas sempre colocam em dia os afazeres e ficam até mais tarde no trabalho até completarem suas tarefas. de cima para baixo ou horizontalmente. Em termos de comportamento. Ao observar as pessoas trabalhando torna-se evidente seus diferentes estilos e hábitos de trabalho. . A GE atinge esse alto nível de comunicação e cooperação através de um fácil acesso entre as divisões e ao CEO. honestidade. MOTIVANDO A EQUIPE DE TRABALHO Em sua carta encíclica "Laborem Exercens". idéias e dinheiro. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento. mas também se realiza e até. a motivação pode ser conceituada como o esforço e tenacidade exercidos pela pessoa para fazer algo ou alcançar algo.porque mediante o trabalho. Mas cada uma deve ajudar as outras. CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento. o homem não somente transforma a natureza. num certo sentido. Transferem entre si recursos técnicos. Outras são menos pontuais e tendem a realizar seus afazeres sem grande dedicação. COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL As comunicações organizacionais diferem em sua formalidade. informação. O desempenho de cada pessoa está fortemente relacionado com suas aptidões e habilidades. se torna mais homem. confiança e obrigação mútua. pessoas. Os mesmos tipos de coisas são feitas também nos níveis inferiores. A razão pela qual se focaliza tão insistentemente a motivação é que ela é mais facilmente influenciável do que as demais características das pessoas como traços de personalidade. Requer também motivação para trabalhar. As comunicações formais são oficiais. O bom desempenho depende de quão motivado está o empregado. episódios de transmissão de informação sancionados pela organização.

E a ação organizacional nem sempre cria condições motivacionais suficientes para melhorar a qualidade de vida das pessoas e trazer interesse e satisfação no trabalho. Há sempre um componente subjetivo na motivação que provoca uma enorme complicação. As empresas querem empregados motivados. Nem sempre a ação organizacional corresponde ao discurso ou à intenção. Mas não sabem como motivá-los. Nem sempre o que está no papel corresponde à realidade. E também ainda não se descobriu se o comportamento é causado por fatores intrínsecos ou extrínsecos ao indivíduo ou ao grupo. O terreno da motivação é ainda muito nebuloso. porque ainda não se sabe distinguir entre o aque é causa e o que é efeito no comportamento motivado. Fica no ar a razão pela qual certas pessoas são impulsionadas por um forte desejo de realizar um ótimo trabalho e por que mantêm ao longo do tempo esse impulso de fazê-lo cada vez melhor. Apesar da enorme quantidade de pesquisas sobre a motivação não existem ainda conclusões cientificamente corretas sobre o assunto. Por quê? De um lado. A motivação funciona como um dinamizador. a motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. funcionários motivados são avidamente procurados pelas empresas. Quase uma raça em extinção. A motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. O gerente tem um papel fundamental na motivação das pessoas. um impulsionador do comportamento humano. as diferenças individuais entre as pessoas dificultam enormemente a definição de parâmetros universais que as empresas possam utilizar para motivar as pessoas em igualdades de condições. . Mas são ainda criaturas raras. Por outro lado. O que é bom para uma pessoa em determinada época pode não interessá-la depois de algum tempo. As ciências humanas carecem do rigor e do determinismo das ciências físicas. Qual a empresa que não está interessada em ter funcionários motivados? Na realidade. A influência gerencial sobre os subordinados exige liderança eficaz e uma contínua motivação da equipe. Aliás.Há muita literatura escrita sobre as características comportamentais típicas do funcionário motivado e muito mais ainda sobre o funcionário desmotivado.

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