Características básicas das organizações formais

Características básicas das organizações formais

Sob o ponto de vista formal, uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânico deste conjunto de encargos está condicionada à natureza do ramo de atividade, aos meios de trabalho, às circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e à maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal são:
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1. Divisão do Trabalho; 2. Especialização; 3. Hierarquia; 4. Distribuição da autoridade e da responsabilidade; 5. Racionalismo.

1. Divisão do Trabalho O objetivo imediato e fundamental de todo e qualquer tipo de organização é a produção. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. O procedimento de dividir o trabalho começou a ser praticado mais intensamente com o advento da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção, principalmente no fabrico maciço de grandes quantidades através do uso da máquina, substituindo o artesanato, e o uso do trabalho especializado na linha de montagem. O importante era que cada pessoa pudesse produzir o máximo de unidades dentro de um padrão aceitável, objetivo que somente poderia ser atingido automatizando a atividade humana ao repetir a mesma tarefa várias vezes. Essa divisão do trabalho foi iniciada ao nível dos operários com a Administração Científica no começo deste século. 2. Especialização A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção. Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de aprendizagem, facilitando substituições de uns indivíduos por outros, permitindo melhorias de métodos de incentivos no trabalho e, conseqüentemente, aumentando o rendimento de produção. 3. Hierarquia Uma das conseqüências do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização. Porém, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Como

A autoridade é. o maior lucro. Por toda a organização. via de regra. procurando com a sua estrutura organizacional a minimização de esforços e a maximização do rendimento. Racionalismo da Organização Formal Uma das características básicas da organização formal é o racionalismo. para que desempenhem atividades dirigidas pra a obtenção dos objetivos da empresa. portanto. Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros se devem sujeitar. dentro de limites toleráveis. existem pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais elevados. De um modo geral. Portanto. ela deve ser delimitada explicitamente. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Existem três tipos tradicionais básicos de estrutura organizacional: a . O princípio básico desta forma de conceber uma organização é que. como poder formal e poder legitimado. dentro da organização formal. A autoridade formal é sempre um poder. aumenta a autoridade do ocupante do cargo. ao mesmo tempo. toda organização se estrutura a fim de atingir os seus objetivos. além de uma estrutura de funções. De qualquer forma. pelo menor custo. 5. a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional. de uma estrutura hierárquica.decorrência das funções especializadas. Assim. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade A hierarquia na organização formal representa a autoridade e a responsabilidade em cada nível da estrutura. cuja missão é dirigir as operações dos níveis que lhes estão subordinados. uma faculdade. bem como o grau de autoridade em relação às demais. Esta divide a organização em camadas ou escalas ou níveis de autoridade. o que denota suas posições relativas. concedidos pela organização ao indivíduo que nela ocupe uma posição determinada em relação aos outros. a generalidade do direito de comandar diminui à medida que se vai do alto para baixo na estrutura hierárquica. surge inevitavelmente a de comando. não é um fim. conceituando-a. mas um meio de permitir à empresa atingir adequadamente determinados objetivos. o fundamento da responsabilidade. tendo os superiores autoridade sobre os inferiores. Fayol diza que a "autoridade" é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência. 4. pois. os seus membros se comportarão racionalmente. isto é. À medida que se sobe na escala hierárquica. dentro de um certo padrão de qualidade. a autoridade investe o administrador do direito reconhecido de dirigir subordinados. Em outras palavras. a organização precisa. como a condição básica para a tarefa administrativa. de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. Em toda organização formal existe uma hierarquia. A organização. para dirigir e controlar todas as atividades para que sejam cumpridas harmoniosamente. Dito de outra forma.

influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões. que separa. ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL A organização funcional é a estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-e assessoria (staff). Taylor foi um dos defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear. cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica. Assim. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Na antigüidade. vender etc. recomendações. relatórios etc. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade(que significa o direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas) e de responsabilidade (que significa o dever ou incumbência de seguir ordens e executar tarefas). Mais recentemente. como produzir. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. controle.organização linear. o staff era constituído de chefes homéricos que aconselhavam os reis da Grécia e do conselho dos sábios que assessoravam os reis anglosaxões. as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa. consultoria. os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha por meio de sua especialização técnica.O staff ou assessoria funcional decorre desse princípio. a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia.As unidades e posições de linha (que têm autoridade linear) passaram a se concentrar no alcance dos objetivos principais da empresa e a delegar autoridade sobre serviços especializados e atribuições marginais a outras unidades e posições da empresa. prestação de serviços como planejamento. a organização funcional e a organização linha-staff. Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade ocorre a cadeia escalar. ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas. ORGANIZAÇÃO LINEAR É a estrutura organizacional mais simples e antiga. levantamentos. nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo. Assim. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional. aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais. baseada na autoridade linear. distingue e especializa. Enquanto os especialistas de . Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro.

Departamento designa uma área. a terminologia é simplesmente casual e pouco ordenada. nenhum arranjo formal para definir e agrupar as suas atividades é necessário. agrupando-as em unidades maiores. um chefe de uma seção. DESENHO DEPARTAMENTAL O desenho departamental refere-se à estrutura organizacional dos departamentosou divisões da empesa. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Quando uma empresa é pequena e constituída de poucas pessoas. no sentido de alcançar operações mais eficientes e econômicas. Daí a dificuldade de uma terminologia universal. O desenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa. As pequenas empresas não requerem diferenciaçãoou especialização para distinguir o trabalho de uma pessoa ou unidade dos demais. Mas. Em algumas empresas. A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar). um gerente de um departamento. Daí o princípio da homogeneidade: as funções devem ser atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade de conteúdo. ao esquema de diferenciação e de integração existente no nível intermediário da empresa. chefe. os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização. a unidade de pesquisa e desenvolvimento ou o setor de compras. As funções são homogêneas na medida em que o seu conteúdo apresente semelhanças entre . Assim. Em outras empresas. enquanto o desenho departamental se refere ao nível intermediário e tem uma abordagem limitada às relações entre os objetivos e decisões estratégicas da empresa (nível institucional) e a realização das tarefas por meio da aplicação dos recursos disponíveis (nível operacional). À medida que ocorre a especialização com o trabalho e o aparecimento de funções especializadas. gerente. O desenho organizacional é tratado no nível institucional da empresa e tem uma abordagem macro. Vimos que a diferenciação pode dar-se de duas maneiras vertical ehorizontal. divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor. a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades. elas são forçadas a dividir as principais tarefas empresariais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. a seção de contabilidade. supervisor etc) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas.staff se aprofundam em um determinado campo de atividades. à medida que as empresas se tornam maiores e envolvem atividades mais diversificadas. enquanto a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializados dentro do mesmo nível hierárquico da empresa. ou seja. uma divisão de vendas. um departamento ou divisão é empregado com um significado genérico e aproximativo: pode ser um órgão de produção. um supervisor de um setor. a terminologia departamental é levada a sério e indica relações hierárquicas bem definidas: um superintendente cuida de uma divisão.

relacionando as vantagens da emrpesa com os desafios do ambiente. Em outros termos. a estratégia empresarial precisa de um plano básico .para a empresa poder lidar com todas estas forças em conjunto.E a implementação exige planejamento. Assim. no sentido de assegurar o alcance dos objetivos básicos da empresa. c)por base territorial. E o planejamento estratégico precisa apoiar-se em uma multiplicidade de planos situados carreira abaixo dentro da estrutura da organização. sua capacidade atual ou potencial em se antecipar às necessidades e demandas do mercado ou em competir sob condições de risco com os concorrentes. A estratégia empresarial é basicamente uma atividade racional que envolve a identificação das oportunidades e das ameaças do ambiente onde opera a empresa.o nível intermediário e o nível operacional. b)por produtos e serviços. A estratégia constitui uma abordagem integrada. d) por clientela: e) por processo. A departamentalização é uma característica típica das grandes empresas e está relacionada com o tamanho da empresa e com a naturezade suas operações. f) por projeto. Todavia. Para levar adiante o planejamento estratégico requer planos táticos e cada um deles requer planos operacionais. O desenho departamental ou departamentalização apresenta uma variedade de tipos.si. bem como a avaliação das forças e fraquezas da empresa. combinando esforços para obter efeitos sinergísticos. Isto é. trata-se aqui de atribuir incumbências a todos os níveis (ou subsistemas) da empresa: o nível institucional.Os principais tipos de departamentalização são: • • • • • • • a)funcional. Essa tarefa de supervisão pode ser facilitada atribuindo-se a diferentes departamentos a responsabilidade pelas diferentes fases ou aspectos dessa atividade. as suas atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou pelo diretor. a estratégia deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial em um nível de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. PLANEJAMENTO DA AÇÃO EMPRESARIAL As empresas não funcionam na base da pura improvisação. a estratégia se preocupa com o "o que fazer" e não com "como fazer". g) matricial. a estratégia exige toda uma implementação dos meios necessários para a sua execução. O desenho departamental é mais conhecido como departamentalização ou divisionalização.o planejamento estratégico. Em outros termos. o planejamento estratégico é definido no nível institucional da empresa e exige a participação integrada dos demais níveis empresariais: . Como esses meios envolvem a empresa como um todo. Quando a empresa cresce.

sejam matérias primas.do nível intermediário por meio dos planos táticos e do nível operacional por intermédio dos planos operacionais. c) Fornecedores: são as pessoas ou instituições que contribuem com recursos para a produção. Mas a comunicação também deve ser administrada em toda a organização. energia elétrica. b) Investidores: são as pessoas ou instituições que contribuem com os investimentos financeiros que proporcionam a estrutura de capital e os meios para o financiamento das operações da empresa e esperam um retorno para o seu investimento. propaganda. Serão discutidas as comunicações de cima para baixo. o próximo passo é a função de direção. chegando aos mais . tecnologia. COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Ser um comunicador habilidoso é essencial para ser um bom administrador e líder de equipe. incontáveis bits de informação são transmitidos em uma organização. de baixo para cima. A cada minuto de cada dia. manutenção etc. As pessoas precisam ser admitidas. DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL Após o planejamento e a organização da ação empresarial. PARTICIPANTES DE UMA ORGANIZAÇÃO • • • • • a) Empregados: São as pessoas que contribuem com seu tempo e esforço para a organização. em troca da remuneração de seus produtos/serviços e condições de continuidade de suas operações. assessoria. precisam ser guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se espera. d) Distribuidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização e os distribuem para o mercado de clientes ou consumidores em troca da remuneração de suas atividades e continuidade de suas operações. doutrinadas e treinadas: elas precisam conhecer aquilo que se espera delas e como elas devem desempenhar seus cargos. serviços (como consultorias. e) Consumidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização para utilizá-los e consumi-los na expectativa de satisfação de suas necessidades. componentes etc. COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO A comunicação de cima para baixo refere-se ao fluxo de informação que parte dos níveis mais altos da hierarquia da organização. fornecendo habilidades e conhecimentos em troca de salários e de outros incentivos que a organização proporciona. horizontal e informal nas organizações. aplicadas em seus cargos.).

Em terceiro lugar. COMUNICAÇÃO DE BAIXO PARA CIMA A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia para os mais altos. breves e pessoais quanto possível. tanto menor será a perda ou distorção da informação. Essa comunicação horizontal pode ocorrer entre pessoas da mesma equipe de trabalho. ou uma forçatarefa de chefes de departamento se reúne para discutir uma preocupação particular. Por exemplo. a informação deve ser partilhada horizontalmente. Administração da comunicação de cima para baixo Os administradores podem fazer muitas coisas para melhorar a comunicação de cima para baixo. Especialmente em ambientes complexos. um agente de compras discute um problema com um engenheiro de produção. um supervisor fazendo um anúncio a seus subordinados e o presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administração. a administração deve desenvolver procedimentos e políticas de comunicação. Muitas vezes. Grande parte da informação não é muito importante. os funcionários ficam sem a informação adequada. Os funcionários devem receber a informação de que precisam para desempenhar suas funções e se tornar (e permanecer) membros leais da organização.baixos. Mas os administradores devem também motivar as pessoas a fornecer informações valiosas. Os administradores devem facilitar a comunicação de baixo para cima. Em primeiro lugar. Entre os exemplos estão um gerente passando umas atribuições a sua secretária. Outro tipo de comunicação importante deve ocorrer entre pessoas de departamentos diferentes. Quanto menor o número de níveis de autoridade através dos quais as comunicações devem passar.nem muito precoce nem (o que é um problema mais comum) muito atrasada. As linhas de comunicação devem ser tão diretas. consistente e pontual . Em segundo lugar. Um problema é a sobrecarga de informação: os funcionários são bombardeados com tanta informação que não conseguem absorver tudo. . nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra. COMUNICAÇÃO HORIZONTAL Muita informação precisa ser partilhada entre pessoas do mesmo nível hierárquico. A informação deve ser clara. a informação deve estar disponível àqueles que dela necessitam. a informação deve ser comunicada de forma adequada e eficiente. mas seu volume faz com que muitos pontos relevantes se percam.

confiança e obrigação mútua.é um bem da sua humanidade . O bom desempenho depende de quão motivado está o empregado. o homem não somente transforma a natureza. A GE atinge esse alto nível de comunicação e cooperação através de um fácil acesso entre as divisões e ao CEO. Algumas sempre colocam em dia os afazeres e ficam até mais tarde no trabalho até completarem suas tarefas. o Papa João Paulo II dizia que o trabalho é um bem do homem . e reuniões trimestrais em que todos os altos executivos se reúnem informalmente para partilhar informações e idéias. MOTIVANDO A EQUIPE DE TRABALHO Em sua carta encíclica "Laborem Exercens". Transferem entre si recursos técnicos. pessoas. se torna mais homem. de cima para baixo ou horizontalmente. Em termos de comportamento. uma cultura de abertura. As comunicações formais são oficiais. Podem mover-se de baixo para cima. episódios de transmissão de informação sancionados pela organização. Outras são menos pontuais e tendem a realizar seus afazeres sem grande dedicação. informação. O desempenho de cada pessoa está fortemente relacionado com suas aptidões e habilidades. Ao observar as pessoas trabalhando torna-se evidente seus diferentes estilos e hábitos de trabalho. A razão pela qual se focaliza tão insistentemente a motivação é que ela é mais facilmente influenciável do que as demais características das pessoas como traços de personalidade. a organização ou a direção. Mas cada uma deve ajudar as outras. idéias e dinheiro. A comunicação informal é menos oficial. habilidades etc. . para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes. a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação empresarial. aptidões. num certo sentido. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento. a motivação pode ser conceituada como o esforço e tenacidade exercidos pela pessoa para fazer algo ou alcançar algo.porque mediante o trabalho. CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento. A motivação é um dos inúmeros fatores que contribuem para o bom desempenho no trabalho. mas também se realiza e até.As empresas integrantes da GE poderiam operar de forma completamente independente. COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL As comunicações organizacionais diferem em sua formalidade. Os mesmos tipos de coisas são feitas também nos níveis inferiores. honestidade. Requer também motivação para trabalhar. muitas vezes envolvendo papel.

As ciências humanas carecem do rigor e do determinismo das ciências físicas. Nem sempre o que está no papel corresponde à realidade. Qual a empresa que não está interessada em ter funcionários motivados? Na realidade. O que é bom para uma pessoa em determinada época pode não interessá-la depois de algum tempo. Por outro lado. Aliás. As empresas querem empregados motivados. Mas são ainda criaturas raras. Apesar da enorme quantidade de pesquisas sobre a motivação não existem ainda conclusões cientificamente corretas sobre o assunto. Por quê? De um lado. Fica no ar a razão pela qual certas pessoas são impulsionadas por um forte desejo de realizar um ótimo trabalho e por que mantêm ao longo do tempo esse impulso de fazê-lo cada vez melhor. Há sempre um componente subjetivo na motivação que provoca uma enorme complicação. O terreno da motivação é ainda muito nebuloso. um impulsionador do comportamento humano. E a ação organizacional nem sempre cria condições motivacionais suficientes para melhorar a qualidade de vida das pessoas e trazer interesse e satisfação no trabalho. A motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. . Nem sempre a ação organizacional corresponde ao discurso ou à intenção.Há muita literatura escrita sobre as características comportamentais típicas do funcionário motivado e muito mais ainda sobre o funcionário desmotivado. Mas não sabem como motivá-los. A influência gerencial sobre os subordinados exige liderança eficaz e uma contínua motivação da equipe. O gerente tem um papel fundamental na motivação das pessoas. A motivação funciona como um dinamizador. as diferenças individuais entre as pessoas dificultam enormemente a definição de parâmetros universais que as empresas possam utilizar para motivar as pessoas em igualdades de condições. a motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. Quase uma raça em extinção. porque ainda não se sabe distinguir entre o aque é causa e o que é efeito no comportamento motivado. E também ainda não se descobriu se o comportamento é causado por fatores intrínsecos ou extrínsecos ao indivíduo ou ao grupo. funcionários motivados são avidamente procurados pelas empresas.

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