Características básicas das organizações formais

Sob o ponto de vista formal, uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânico deste conjunto de encargos está condicionada à natureza do ramo de atividade, aos meios de trabalho, às circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e à maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal são:
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1. Divisão do Trabalho; 2. Especialização; 3. Hierarquia; 4. Distribuição da autoridade e da responsabilidade; 5. Racionalismo.

1. Divisão do Trabalho O objetivo imediato e fundamental de todo e qualquer tipo de organização é a produção. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. O procedimento de dividir o trabalho começou a ser praticado mais intensamente com o advento da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção, principalmente no fabrico maciço de grandes quantidades através do uso da máquina, substituindo o artesanato, e o uso do trabalho especializado na linha de montagem. O importante era que cada pessoa pudesse produzir o máximo de unidades dentro de um padrão aceitável, objetivo que somente poderia ser atingido automatizando a atividade humana ao repetir a mesma tarefa várias vezes. Essa divisão do trabalho foi iniciada ao nível dos operários com a Administração Científica no começo deste século. 2. Especialização A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção. Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de aprendizagem, facilitando substituições de uns indivíduos por outros, permitindo melhorias de métodos de incentivos no trabalho e, conseqüentemente, aumentando o rendimento de produção. 3. Hierarquia Uma das conseqüências do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização. Porém, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Como

Racionalismo da Organização Formal Uma das características básicas da organização formal é o racionalismo. A autoridade é. O princípio básico desta forma de conceber uma organização é que. dentro de um certo padrão de qualidade. A autoridade formal é sempre um poder. Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros se devem sujeitar. existem pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais elevados. de uma estrutura hierárquica. A organização. dentro de limites toleráveis. via de regra. ao mesmo tempo. concedidos pela organização ao indivíduo que nela ocupe uma posição determinada em relação aos outros. toda organização se estrutura a fim de atingir os seus objetivos. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade A hierarquia na organização formal representa a autoridade e a responsabilidade em cada nível da estrutura. Fayol diza que a "autoridade" é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência. bem como o grau de autoridade em relação às demais. o que denota suas posições relativas. pelo menor custo. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Existem três tipos tradicionais básicos de estrutura organizacional: a . 5. Esta divide a organização em camadas ou escalas ou níveis de autoridade. isto é. surge inevitavelmente a de comando. a organização precisa. os seus membros se comportarão racionalmente. uma faculdade. a autoridade investe o administrador do direito reconhecido de dirigir subordinados. para dirigir e controlar todas as atividades para que sejam cumpridas harmoniosamente. Dito de outra forma. portanto. não é um fim. pois. além de uma estrutura de funções. como a condição básica para a tarefa administrativa. ela deve ser delimitada explicitamente. mas um meio de permitir à empresa atingir adequadamente determinados objetivos. Portanto. Em toda organização formal existe uma hierarquia. o maior lucro. Assim. De qualquer forma. Por toda a organização. conceituando-a. como poder formal e poder legitimado. Em outras palavras. o fundamento da responsabilidade. De um modo geral. À medida que se sobe na escala hierárquica. para que desempenhem atividades dirigidas pra a obtenção dos objetivos da empresa. dentro da organização formal. de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. procurando com a sua estrutura organizacional a minimização de esforços e a maximização do rendimento. aumenta a autoridade do ocupante do cargo. a generalidade do direito de comandar diminui à medida que se vai do alto para baixo na estrutura hierárquica. a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional. tendo os superiores autoridade sobre os inferiores.decorrência das funções especializadas. 4. cuja missão é dirigir as operações dos níveis que lhes estão subordinados.

Assim. que separa. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear.As unidades e posições de linha (que têm autoridade linear) passaram a se concentrar no alcance dos objetivos principais da empresa e a delegar autoridade sobre serviços especializados e atribuições marginais a outras unidades e posições da empresa. ORGANIZAÇÃO LINEAR É a estrutura organizacional mais simples e antiga. Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro. ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL A organização funcional é a estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas. vender etc. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade(que significa o direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas) e de responsabilidade (que significa o dever ou incumbência de seguir ordens e executar tarefas). as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa. como produzir. cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica. prestação de serviços como planejamento. Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade ocorre a cadeia escalar. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Taylor foi um dos defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear. influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões. Enquanto os especialistas de . levantamentos. o staff era constituído de chefes homéricos que aconselhavam os reis da Grécia e do conselho dos sábios que assessoravam os reis anglosaxões. aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais. a organização funcional e a organização linha-staff. a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia. relatórios etc. controle. Mais recentemente. baseada na autoridade linear.O staff ou assessoria funcional decorre desse princípio.organização linear. Assim. Na antigüidade. nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo. os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha por meio de sua especialização técnica. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional. recomendações. distingue e especializa. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-e assessoria (staff). consultoria.

agrupando-as em unidades maiores. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Quando uma empresa é pequena e constituída de poucas pessoas. um chefe de uma seção. a unidade de pesquisa e desenvolvimento ou o setor de compras. no sentido de alcançar operações mais eficientes e econômicas. enquanto o desenho departamental se refere ao nível intermediário e tem uma abordagem limitada às relações entre os objetivos e decisões estratégicas da empresa (nível institucional) e a realização das tarefas por meio da aplicação dos recursos disponíveis (nível operacional). Vimos que a diferenciação pode dar-se de duas maneiras vertical ehorizontal. supervisor etc) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas. enquanto a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializados dentro do mesmo nível hierárquico da empresa. As pequenas empresas não requerem diferenciaçãoou especialização para distinguir o trabalho de uma pessoa ou unidade dos demais. DESENHO DEPARTAMENTAL O desenho departamental refere-se à estrutura organizacional dos departamentosou divisões da empesa. um departamento ou divisão é empregado com um significado genérico e aproximativo: pode ser um órgão de produção. a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades. um gerente de um departamento. a terminologia é simplesmente casual e pouco ordenada. As funções são homogêneas na medida em que o seu conteúdo apresente semelhanças entre . A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar). a seção de contabilidade. O desenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa. chefe.staff se aprofundam em um determinado campo de atividades. nenhum arranjo formal para definir e agrupar as suas atividades é necessário. À medida que ocorre a especialização com o trabalho e o aparecimento de funções especializadas. Daí o princípio da homogeneidade: as funções devem ser atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade de conteúdo. à medida que as empresas se tornam maiores e envolvem atividades mais diversificadas. Departamento designa uma área. Daí a dificuldade de uma terminologia universal. O desenho organizacional é tratado no nível institucional da empresa e tem uma abordagem macro. Assim. ao esquema de diferenciação e de integração existente no nível intermediário da empresa. Em outras empresas. Em algumas empresas. a terminologia departamental é levada a sério e indica relações hierárquicas bem definidas: um superintendente cuida de uma divisão. um supervisor de um setor. gerente. Mas. divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor. ou seja. elas são forçadas a dividir as principais tarefas empresariais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização. uma divisão de vendas.

E a implementação exige planejamento. Isto é. a estratégia exige toda uma implementação dos meios necessários para a sua execução. sua capacidade atual ou potencial em se antecipar às necessidades e demandas do mercado ou em competir sob condições de risco com os concorrentes.o nível intermediário e o nível operacional. Como esses meios envolvem a empresa como um todo. A departamentalização é uma característica típica das grandes empresas e está relacionada com o tamanho da empresa e com a naturezade suas operações. a estratégia se preocupa com o "o que fazer" e não com "como fazer". combinando esforços para obter efeitos sinergísticos. O desenho departamental ou departamentalização apresenta uma variedade de tipos. Quando a empresa cresce. A estratégia empresarial é basicamente uma atividade racional que envolve a identificação das oportunidades e das ameaças do ambiente onde opera a empresa. trata-se aqui de atribuir incumbências a todos os níveis (ou subsistemas) da empresa: o nível institucional. Assim.para a empresa poder lidar com todas estas forças em conjunto. E o planejamento estratégico precisa apoiar-se em uma multiplicidade de planos situados carreira abaixo dentro da estrutura da organização. as suas atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou pelo diretor.Os principais tipos de departamentalização são: • • • • • • • a)funcional. Essa tarefa de supervisão pode ser facilitada atribuindo-se a diferentes departamentos a responsabilidade pelas diferentes fases ou aspectos dessa atividade.o planejamento estratégico. b)por produtos e serviços. Em outros termos. O desenho departamental é mais conhecido como departamentalização ou divisionalização. d) por clientela: e) por processo.si. a estratégia empresarial precisa de um plano básico . o planejamento estratégico é definido no nível institucional da empresa e exige a participação integrada dos demais níveis empresariais: . Em outros termos. bem como a avaliação das forças e fraquezas da empresa. relacionando as vantagens da emrpesa com os desafios do ambiente. no sentido de assegurar o alcance dos objetivos básicos da empresa. a estratégia deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial em um nível de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. f) por projeto. PLANEJAMENTO DA AÇÃO EMPRESARIAL As empresas não funcionam na base da pura improvisação. c)por base territorial. Para levar adiante o planejamento estratégico requer planos táticos e cada um deles requer planos operacionais. Todavia. g) matricial. A estratégia constitui uma abordagem integrada.

doutrinadas e treinadas: elas precisam conhecer aquilo que se espera delas e como elas devem desempenhar seus cargos. propaganda. manutenção etc.). Serão discutidas as comunicações de cima para baixo. assessoria. As pessoas precisam ser admitidas. b) Investidores: são as pessoas ou instituições que contribuem com os investimentos financeiros que proporcionam a estrutura de capital e os meios para o financiamento das operações da empresa e esperam um retorno para o seu investimento. chegando aos mais . c) Fornecedores: são as pessoas ou instituições que contribuem com recursos para a produção. e) Consumidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização para utilizá-los e consumi-los na expectativa de satisfação de suas necessidades. de baixo para cima. d) Distribuidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização e os distribuem para o mercado de clientes ou consumidores em troca da remuneração de suas atividades e continuidade de suas operações. PARTICIPANTES DE UMA ORGANIZAÇÃO • • • • • a) Empregados: São as pessoas que contribuem com seu tempo e esforço para a organização. Mas a comunicação também deve ser administrada em toda a organização. energia elétrica. sejam matérias primas. precisam ser guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se espera. DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL Após o planejamento e a organização da ação empresarial. tecnologia. serviços (como consultorias. aplicadas em seus cargos. horizontal e informal nas organizações.do nível intermediário por meio dos planos táticos e do nível operacional por intermédio dos planos operacionais. incontáveis bits de informação são transmitidos em uma organização. em troca da remuneração de seus produtos/serviços e condições de continuidade de suas operações. COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Ser um comunicador habilidoso é essencial para ser um bom administrador e líder de equipe. A cada minuto de cada dia. o próximo passo é a função de direção. fornecendo habilidades e conhecimentos em troca de salários e de outros incentivos que a organização proporciona. componentes etc. COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO A comunicação de cima para baixo refere-se ao fluxo de informação que parte dos níveis mais altos da hierarquia da organização.

Outro tipo de comunicação importante deve ocorrer entre pessoas de departamentos diferentes. a administração deve desenvolver procedimentos e políticas de comunicação. Por exemplo. Mas os administradores devem também motivar as pessoas a fornecer informações valiosas. Grande parte da informação não é muito importante. um agente de compras discute um problema com um engenheiro de produção. ou uma forçatarefa de chefes de departamento se reúne para discutir uma preocupação particular. a informação deve estar disponível àqueles que dela necessitam. A informação deve ser clara. Muitas vezes. Os administradores devem facilitar a comunicação de baixo para cima. consistente e pontual . Quanto menor o número de níveis de autoridade através dos quais as comunicações devem passar. Em terceiro lugar. a informação deve ser comunicada de forma adequada e eficiente. Entre os exemplos estão um gerente passando umas atribuições a sua secretária. um supervisor fazendo um anúncio a seus subordinados e o presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administração. . mas seu volume faz com que muitos pontos relevantes se percam. Os funcionários devem receber a informação de que precisam para desempenhar suas funções e se tornar (e permanecer) membros leais da organização.baixos. tanto menor será a perda ou distorção da informação. os funcionários ficam sem a informação adequada. Especialmente em ambientes complexos. a informação deve ser partilhada horizontalmente.nem muito precoce nem (o que é um problema mais comum) muito atrasada. nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra. COMUNICAÇÃO HORIZONTAL Muita informação precisa ser partilhada entre pessoas do mesmo nível hierárquico. breves e pessoais quanto possível. Essa comunicação horizontal pode ocorrer entre pessoas da mesma equipe de trabalho. Em segundo lugar. Em primeiro lugar. COMUNICAÇÃO DE BAIXO PARA CIMA A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia para os mais altos. Administração da comunicação de cima para baixo Os administradores podem fazer muitas coisas para melhorar a comunicação de cima para baixo. Um problema é a sobrecarga de informação: os funcionários são bombardeados com tanta informação que não conseguem absorver tudo. As linhas de comunicação devem ser tão diretas.

e reuniões trimestrais em que todos os altos executivos se reúnem informalmente para partilhar informações e idéias. a motivação pode ser conceituada como o esforço e tenacidade exercidos pela pessoa para fazer algo ou alcançar algo. O desempenho de cada pessoa está fortemente relacionado com suas aptidões e habilidades. informação. A GE atinge esse alto nível de comunicação e cooperação através de um fácil acesso entre as divisões e ao CEO. Em termos de comportamento.é um bem da sua humanidade . o homem não somente transforma a natureza. episódios de transmissão de informação sancionados pela organização. Os mesmos tipos de coisas são feitas também nos níveis inferiores. Podem mover-se de baixo para cima. Algumas sempre colocam em dia os afazeres e ficam até mais tarde no trabalho até completarem suas tarefas. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento. a organização ou a direção. mas também se realiza e até. CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento. MOTIVANDO A EQUIPE DE TRABALHO Em sua carta encíclica "Laborem Exercens". honestidade. de cima para baixo ou horizontalmente. idéias e dinheiro. A motivação é um dos inúmeros fatores que contribuem para o bom desempenho no trabalho. COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL As comunicações organizacionais diferem em sua formalidade. aptidões. Transferem entre si recursos técnicos. Outras são menos pontuais e tendem a realizar seus afazeres sem grande dedicação. A comunicação informal é menos oficial. habilidades etc. As comunicações formais são oficiais. pessoas. A razão pela qual se focaliza tão insistentemente a motivação é que ela é mais facilmente influenciável do que as demais características das pessoas como traços de personalidade.As empresas integrantes da GE poderiam operar de forma completamente independente. . Ao observar as pessoas trabalhando torna-se evidente seus diferentes estilos e hábitos de trabalho. O bom desempenho depende de quão motivado está o empregado. para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes. muitas vezes envolvendo papel.porque mediante o trabalho. Requer também motivação para trabalhar. se torna mais homem. a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação empresarial. Mas cada uma deve ajudar as outras. confiança e obrigação mútua. uma cultura de abertura. o Papa João Paulo II dizia que o trabalho é um bem do homem . num certo sentido.

O que é bom para uma pessoa em determinada época pode não interessá-la depois de algum tempo. Nem sempre o que está no papel corresponde à realidade. As empresas querem empregados motivados. um impulsionador do comportamento humano. Apesar da enorme quantidade de pesquisas sobre a motivação não existem ainda conclusões cientificamente corretas sobre o assunto. Quase uma raça em extinção. Há sempre um componente subjetivo na motivação que provoca uma enorme complicação. Nem sempre a ação organizacional corresponde ao discurso ou à intenção. A motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. O gerente tem um papel fundamental na motivação das pessoas. As ciências humanas carecem do rigor e do determinismo das ciências físicas. A motivação funciona como um dinamizador. E a ação organizacional nem sempre cria condições motivacionais suficientes para melhorar a qualidade de vida das pessoas e trazer interesse e satisfação no trabalho. Mas não sabem como motivá-los. Fica no ar a razão pela qual certas pessoas são impulsionadas por um forte desejo de realizar um ótimo trabalho e por que mantêm ao longo do tempo esse impulso de fazê-lo cada vez melhor. O terreno da motivação é ainda muito nebuloso. as diferenças individuais entre as pessoas dificultam enormemente a definição de parâmetros universais que as empresas possam utilizar para motivar as pessoas em igualdades de condições. funcionários motivados são avidamente procurados pelas empresas. Qual a empresa que não está interessada em ter funcionários motivados? Na realidade. Aliás. Mas são ainda criaturas raras. Por outro lado. . E também ainda não se descobriu se o comportamento é causado por fatores intrínsecos ou extrínsecos ao indivíduo ou ao grupo.Há muita literatura escrita sobre as características comportamentais típicas do funcionário motivado e muito mais ainda sobre o funcionário desmotivado. porque ainda não se sabe distinguir entre o aque é causa e o que é efeito no comportamento motivado. a motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. A influência gerencial sobre os subordinados exige liderança eficaz e uma contínua motivação da equipe. Por quê? De um lado.