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Características básicas das organizações formais

Características básicas das organizações formais

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Published by: Eduardo De Brito Dreyer on Jan 20, 2011
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Características básicas das organizações formais

Sob o ponto de vista formal, uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânico deste conjunto de encargos está condicionada à natureza do ramo de atividade, aos meios de trabalho, às circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e à maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal são:
• • • • •

1. Divisão do Trabalho; 2. Especialização; 3. Hierarquia; 4. Distribuição da autoridade e da responsabilidade; 5. Racionalismo.

1. Divisão do Trabalho O objetivo imediato e fundamental de todo e qualquer tipo de organização é a produção. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. O procedimento de dividir o trabalho começou a ser praticado mais intensamente com o advento da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção, principalmente no fabrico maciço de grandes quantidades através do uso da máquina, substituindo o artesanato, e o uso do trabalho especializado na linha de montagem. O importante era que cada pessoa pudesse produzir o máximo de unidades dentro de um padrão aceitável, objetivo que somente poderia ser atingido automatizando a atividade humana ao repetir a mesma tarefa várias vezes. Essa divisão do trabalho foi iniciada ao nível dos operários com a Administração Científica no começo deste século. 2. Especialização A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção. Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de aprendizagem, facilitando substituições de uns indivíduos por outros, permitindo melhorias de métodos de incentivos no trabalho e, conseqüentemente, aumentando o rendimento de produção. 3. Hierarquia Uma das conseqüências do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização. Porém, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Como

ao mesmo tempo. concedidos pela organização ao indivíduo que nela ocupe uma posição determinada em relação aos outros. conceituando-a. Em toda organização formal existe uma hierarquia. A organização. surge inevitavelmente a de comando. dentro de um certo padrão de qualidade. Assim. o fundamento da responsabilidade. dentro da organização formal. Dito de outra forma. procurando com a sua estrutura organizacional a minimização de esforços e a maximização do rendimento. Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros se devem sujeitar. além de uma estrutura de funções. pois. existem pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais elevados. para que desempenhem atividades dirigidas pra a obtenção dos objetivos da empresa. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Existem três tipos tradicionais básicos de estrutura organizacional: a . como poder formal e poder legitimado. cuja missão é dirigir as operações dos níveis que lhes estão subordinados. Racionalismo da Organização Formal Uma das características básicas da organização formal é o racionalismo. isto é. de uma estrutura hierárquica. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade A hierarquia na organização formal representa a autoridade e a responsabilidade em cada nível da estrutura. De qualquer forma. a generalidade do direito de comandar diminui à medida que se vai do alto para baixo na estrutura hierárquica. a autoridade investe o administrador do direito reconhecido de dirigir subordinados. a organização precisa. toda organização se estrutura a fim de atingir os seus objetivos. De um modo geral. como a condição básica para a tarefa administrativa. O princípio básico desta forma de conceber uma organização é que. para dirigir e controlar todas as atividades para que sejam cumpridas harmoniosamente. via de regra. Esta divide a organização em camadas ou escalas ou níveis de autoridade. aumenta a autoridade do ocupante do cargo. o maior lucro. Por toda a organização. A autoridade formal é sempre um poder. tendo os superiores autoridade sobre os inferiores. À medida que se sobe na escala hierárquica. portanto. não é um fim. 5. ela deve ser delimitada explicitamente. 4. bem como o grau de autoridade em relação às demais.decorrência das funções especializadas. os seus membros se comportarão racionalmente. uma faculdade. o que denota suas posições relativas. de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. dentro de limites toleráveis. a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional. mas um meio de permitir à empresa atingir adequadamente determinados objetivos. A autoridade é. pelo menor custo. Portanto. Em outras palavras. Fayol diza que a "autoridade" é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência.

cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade(que significa o direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas) e de responsabilidade (que significa o dever ou incumbência de seguir ordens e executar tarefas).organização linear. prestação de serviços como planejamento. relatórios etc. Mais recentemente. aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais.As unidades e posições de linha (que têm autoridade linear) passaram a se concentrar no alcance dos objetivos principais da empresa e a delegar autoridade sobre serviços especializados e atribuições marginais a outras unidades e posições da empresa. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-e assessoria (staff). Assim. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Taylor foi um dos defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear. Na antigüidade. vender etc. levantamentos. a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia. baseada na autoridade linear.O staff ou assessoria funcional decorre desse princípio. Assim. ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL A organização funcional é a estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. que separa. Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade ocorre a cadeia escalar. recomendações. distingue e especializa. as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa. controle. Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro. ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional. ORGANIZAÇÃO LINEAR É a estrutura organizacional mais simples e antiga. nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear. os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha por meio de sua especialização técnica. como produzir. influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões. o staff era constituído de chefes homéricos que aconselhavam os reis da Grécia e do conselho dos sábios que assessoravam os reis anglosaxões. a organização funcional e a organização linha-staff. Enquanto os especialistas de . A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. consultoria.

Em algumas empresas. a terminologia departamental é levada a sério e indica relações hierárquicas bem definidas: um superintendente cuida de uma divisão. supervisor etc) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas. a seção de contabilidade.staff se aprofundam em um determinado campo de atividades. uma divisão de vendas. os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização. agrupando-as em unidades maiores. As pequenas empresas não requerem diferenciaçãoou especialização para distinguir o trabalho de uma pessoa ou unidade dos demais. gerente. ao esquema de diferenciação e de integração existente no nível intermediário da empresa. A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar). a terminologia é simplesmente casual e pouco ordenada. enquanto a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializados dentro do mesmo nível hierárquico da empresa. ou seja. enquanto o desenho departamental se refere ao nível intermediário e tem uma abordagem limitada às relações entre os objetivos e decisões estratégicas da empresa (nível institucional) e a realização das tarefas por meio da aplicação dos recursos disponíveis (nível operacional). à medida que as empresas se tornam maiores e envolvem atividades mais diversificadas. no sentido de alcançar operações mais eficientes e econômicas. chefe. O desenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa. a unidade de pesquisa e desenvolvimento ou o setor de compras. As funções são homogêneas na medida em que o seu conteúdo apresente semelhanças entre . um gerente de um departamento. um chefe de uma seção. DESENHO DEPARTAMENTAL O desenho departamental refere-se à estrutura organizacional dos departamentosou divisões da empesa. Mas. um departamento ou divisão é empregado com um significado genérico e aproximativo: pode ser um órgão de produção. À medida que ocorre a especialização com o trabalho e o aparecimento de funções especializadas. Vimos que a diferenciação pode dar-se de duas maneiras vertical ehorizontal. Departamento designa uma área. elas são forçadas a dividir as principais tarefas empresariais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. Em outras empresas. Assim. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Quando uma empresa é pequena e constituída de poucas pessoas. nenhum arranjo formal para definir e agrupar as suas atividades é necessário. a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades. O desenho organizacional é tratado no nível institucional da empresa e tem uma abordagem macro. divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor. Daí a dificuldade de uma terminologia universal. um supervisor de um setor. Daí o princípio da homogeneidade: as funções devem ser atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade de conteúdo.

Como esses meios envolvem a empresa como um todo. Em outros termos. PLANEJAMENTO DA AÇÃO EMPRESARIAL As empresas não funcionam na base da pura improvisação. Todavia. A departamentalização é uma característica típica das grandes empresas e está relacionada com o tamanho da empresa e com a naturezade suas operações. O desenho departamental é mais conhecido como departamentalização ou divisionalização. combinando esforços para obter efeitos sinergísticos. o planejamento estratégico é definido no nível institucional da empresa e exige a participação integrada dos demais níveis empresariais: . a estratégia exige toda uma implementação dos meios necessários para a sua execução. a estratégia deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial em um nível de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. Assim. relacionando as vantagens da emrpesa com os desafios do ambiente. bem como a avaliação das forças e fraquezas da empresa. a estratégia se preocupa com o "o que fazer" e não com "como fazer".o nível intermediário e o nível operacional. Essa tarefa de supervisão pode ser facilitada atribuindo-se a diferentes departamentos a responsabilidade pelas diferentes fases ou aspectos dessa atividade.o planejamento estratégico. Quando a empresa cresce.para a empresa poder lidar com todas estas forças em conjunto. d) por clientela: e) por processo. A estratégia constitui uma abordagem integrada. E o planejamento estratégico precisa apoiar-se em uma multiplicidade de planos situados carreira abaixo dentro da estrutura da organização. trata-se aqui de atribuir incumbências a todos os níveis (ou subsistemas) da empresa: o nível institucional. f) por projeto. O desenho departamental ou departamentalização apresenta uma variedade de tipos. A estratégia empresarial é basicamente uma atividade racional que envolve a identificação das oportunidades e das ameaças do ambiente onde opera a empresa. b)por produtos e serviços. no sentido de assegurar o alcance dos objetivos básicos da empresa. c)por base territorial.si. g) matricial. Para levar adiante o planejamento estratégico requer planos táticos e cada um deles requer planos operacionais.E a implementação exige planejamento. as suas atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou pelo diretor. Isto é. Em outros termos.Os principais tipos de departamentalização são: • • • • • • • a)funcional. a estratégia empresarial precisa de um plano básico . sua capacidade atual ou potencial em se antecipar às necessidades e demandas do mercado ou em competir sob condições de risco com os concorrentes.

o próximo passo é a função de direção. componentes etc. b) Investidores: são as pessoas ou instituições que contribuem com os investimentos financeiros que proporcionam a estrutura de capital e os meios para o financiamento das operações da empresa e esperam um retorno para o seu investimento. aplicadas em seus cargos. d) Distribuidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização e os distribuem para o mercado de clientes ou consumidores em troca da remuneração de suas atividades e continuidade de suas operações. DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL Após o planejamento e a organização da ação empresarial. de baixo para cima.). COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Ser um comunicador habilidoso é essencial para ser um bom administrador e líder de equipe. c) Fornecedores: são as pessoas ou instituições que contribuem com recursos para a produção. em troca da remuneração de seus produtos/serviços e condições de continuidade de suas operações. horizontal e informal nas organizações. doutrinadas e treinadas: elas precisam conhecer aquilo que se espera delas e como elas devem desempenhar seus cargos. Mas a comunicação também deve ser administrada em toda a organização. Serão discutidas as comunicações de cima para baixo.do nível intermediário por meio dos planos táticos e do nível operacional por intermédio dos planos operacionais. sejam matérias primas. COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO A comunicação de cima para baixo refere-se ao fluxo de informação que parte dos níveis mais altos da hierarquia da organização. assessoria. A cada minuto de cada dia. incontáveis bits de informação são transmitidos em uma organização. energia elétrica. manutenção etc. chegando aos mais . e) Consumidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização para utilizá-los e consumi-los na expectativa de satisfação de suas necessidades. serviços (como consultorias. PARTICIPANTES DE UMA ORGANIZAÇÃO • • • • • a) Empregados: São as pessoas que contribuem com seu tempo e esforço para a organização. tecnologia. As pessoas precisam ser admitidas. precisam ser guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se espera. fornecendo habilidades e conhecimentos em troca de salários e de outros incentivos que a organização proporciona. propaganda.

Mas os administradores devem também motivar as pessoas a fornecer informações valiosas. Essa comunicação horizontal pode ocorrer entre pessoas da mesma equipe de trabalho. Muitas vezes. Os administradores devem facilitar a comunicação de baixo para cima. Especialmente em ambientes complexos. Em segundo lugar. Um problema é a sobrecarga de informação: os funcionários são bombardeados com tanta informação que não conseguem absorver tudo. a informação deve ser partilhada horizontalmente. As linhas de comunicação devem ser tão diretas. COMUNICAÇÃO HORIZONTAL Muita informação precisa ser partilhada entre pessoas do mesmo nível hierárquico. . a administração deve desenvolver procedimentos e políticas de comunicação.nem muito precoce nem (o que é um problema mais comum) muito atrasada. um agente de compras discute um problema com um engenheiro de produção. Em primeiro lugar. Por exemplo. consistente e pontual . Grande parte da informação não é muito importante. Entre os exemplos estão um gerente passando umas atribuições a sua secretária. COMUNICAÇÃO DE BAIXO PARA CIMA A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia para os mais altos. nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra. ou uma forçatarefa de chefes de departamento se reúne para discutir uma preocupação particular. um supervisor fazendo um anúncio a seus subordinados e o presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administração. Outro tipo de comunicação importante deve ocorrer entre pessoas de departamentos diferentes. mas seu volume faz com que muitos pontos relevantes se percam. a informação deve estar disponível àqueles que dela necessitam. A informação deve ser clara.baixos. os funcionários ficam sem a informação adequada. tanto menor será a perda ou distorção da informação. Em terceiro lugar. breves e pessoais quanto possível. Quanto menor o número de níveis de autoridade através dos quais as comunicações devem passar. a informação deve ser comunicada de forma adequada e eficiente. Os funcionários devem receber a informação de que precisam para desempenhar suas funções e se tornar (e permanecer) membros leais da organização. Administração da comunicação de cima para baixo Os administradores podem fazer muitas coisas para melhorar a comunicação de cima para baixo.

. COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL As comunicações organizacionais diferem em sua formalidade. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento. uma cultura de abertura. informação.porque mediante o trabalho. num certo sentido. honestidade. e reuniões trimestrais em que todos os altos executivos se reúnem informalmente para partilhar informações e idéias. habilidades etc. Requer também motivação para trabalhar. a organização ou a direção. Outras são menos pontuais e tendem a realizar seus afazeres sem grande dedicação. confiança e obrigação mútua. Ao observar as pessoas trabalhando torna-se evidente seus diferentes estilos e hábitos de trabalho. CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento. de cima para baixo ou horizontalmente. As comunicações formais são oficiais. se torna mais homem.As empresas integrantes da GE poderiam operar de forma completamente independente. A razão pela qual se focaliza tão insistentemente a motivação é que ela é mais facilmente influenciável do que as demais características das pessoas como traços de personalidade. para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes. Transferem entre si recursos técnicos. episódios de transmissão de informação sancionados pela organização. idéias e dinheiro. a motivação pode ser conceituada como o esforço e tenacidade exercidos pela pessoa para fazer algo ou alcançar algo. muitas vezes envolvendo papel. mas também se realiza e até. Em termos de comportamento.é um bem da sua humanidade . MOTIVANDO A EQUIPE DE TRABALHO Em sua carta encíclica "Laborem Exercens". O desempenho de cada pessoa está fortemente relacionado com suas aptidões e habilidades. a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação empresarial. Podem mover-se de baixo para cima. Os mesmos tipos de coisas são feitas também nos níveis inferiores. pessoas. O bom desempenho depende de quão motivado está o empregado. A GE atinge esse alto nível de comunicação e cooperação através de um fácil acesso entre as divisões e ao CEO. o homem não somente transforma a natureza. aptidões. A comunicação informal é menos oficial. Mas cada uma deve ajudar as outras. Algumas sempre colocam em dia os afazeres e ficam até mais tarde no trabalho até completarem suas tarefas. A motivação é um dos inúmeros fatores que contribuem para o bom desempenho no trabalho. o Papa João Paulo II dizia que o trabalho é um bem do homem .

Nem sempre a ação organizacional corresponde ao discurso ou à intenção. Quase uma raça em extinção. Fica no ar a razão pela qual certas pessoas são impulsionadas por um forte desejo de realizar um ótimo trabalho e por que mantêm ao longo do tempo esse impulso de fazê-lo cada vez melhor. Por outro lado. Apesar da enorme quantidade de pesquisas sobre a motivação não existem ainda conclusões cientificamente corretas sobre o assunto. A motivação funciona como um dinamizador. O que é bom para uma pessoa em determinada época pode não interessá-la depois de algum tempo. Há sempre um componente subjetivo na motivação que provoca uma enorme complicação. As ciências humanas carecem do rigor e do determinismo das ciências físicas. as diferenças individuais entre as pessoas dificultam enormemente a definição de parâmetros universais que as empresas possam utilizar para motivar as pessoas em igualdades de condições. O terreno da motivação é ainda muito nebuloso. E também ainda não se descobriu se o comportamento é causado por fatores intrínsecos ou extrínsecos ao indivíduo ou ao grupo. Mas não sabem como motivá-los. O gerente tem um papel fundamental na motivação das pessoas. A influência gerencial sobre os subordinados exige liderança eficaz e uma contínua motivação da equipe. Qual a empresa que não está interessada em ter funcionários motivados? Na realidade. . Nem sempre o que está no papel corresponde à realidade. a motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. porque ainda não se sabe distinguir entre o aque é causa e o que é efeito no comportamento motivado. funcionários motivados são avidamente procurados pelas empresas. As empresas querem empregados motivados. Mas são ainda criaturas raras. E a ação organizacional nem sempre cria condições motivacionais suficientes para melhorar a qualidade de vida das pessoas e trazer interesse e satisfação no trabalho.Há muita literatura escrita sobre as características comportamentais típicas do funcionário motivado e muito mais ainda sobre o funcionário desmotivado. Por quê? De um lado. Aliás. A motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. um impulsionador do comportamento humano.

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