Características básicas das organizações formais

Sob o ponto de vista formal, uma organização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânico deste conjunto de encargos está condicionada à natureza do ramo de atividade, aos meios de trabalho, às circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e à maneira de conceber a atividade empresarial. As principais características da organização formal são:
• • • • •

1. Divisão do Trabalho; 2. Especialização; 3. Hierarquia; 4. Distribuição da autoridade e da responsabilidade; 5. Racionalismo.

1. Divisão do Trabalho O objetivo imediato e fundamental de todo e qualquer tipo de organização é a produção. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. O procedimento de dividir o trabalho começou a ser praticado mais intensamente com o advento da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção, principalmente no fabrico maciço de grandes quantidades através do uso da máquina, substituindo o artesanato, e o uso do trabalho especializado na linha de montagem. O importante era que cada pessoa pudesse produzir o máximo de unidades dentro de um padrão aceitável, objetivo que somente poderia ser atingido automatizando a atividade humana ao repetir a mesma tarefa várias vezes. Essa divisão do trabalho foi iniciada ao nível dos operários com a Administração Científica no começo deste século. 2. Especialização A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de produção. Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de aprendizagem, facilitando substituições de uns indivíduos por outros, permitindo melhorias de métodos de incentivos no trabalho e, conseqüentemente, aumentando o rendimento de produção. 3. Hierarquia Uma das conseqüências do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização. Porém, uma pluralidade de funções desarticuladas entre si não forma uma organização eficiente. Como

Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros se devem sujeitar. toda organização se estrutura a fim de atingir os seus objetivos. bem como o grau de autoridade em relação às demais. portanto. Em toda organização formal existe uma hierarquia. ela deve ser delimitada explicitamente. como a condição básica para a tarefa administrativa. De qualquer forma. de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. mas um meio de permitir à empresa atingir adequadamente determinados objetivos. aumenta a autoridade do ocupante do cargo. dentro da organização formal. A autoridade formal é sempre um poder. via de regra. Racionalismo da Organização Formal Uma das características básicas da organização formal é o racionalismo. procurando com a sua estrutura organizacional a minimização de esforços e a maximização do rendimento. À medida que se sobe na escala hierárquica. ao mesmo tempo. 4. o fundamento da responsabilidade. Portanto. para que desempenhem atividades dirigidas pra a obtenção dos objetivos da empresa. a generalidade do direito de comandar diminui à medida que se vai do alto para baixo na estrutura hierárquica. dentro de um certo padrão de qualidade. Fayol diza que a "autoridade" é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência. isto é. conceituando-a. TIPOS TRADICIONAIS DE ORGANIZAÇÃO Existem três tipos tradicionais básicos de estrutura organizacional: a . de uma estrutura hierárquica. 5. concedidos pela organização ao indivíduo que nela ocupe uma posição determinada em relação aos outros. Em outras palavras. o que denota suas posições relativas. o maior lucro. além de uma estrutura de funções. tendo os superiores autoridade sobre os inferiores. não é um fim. Assim. os seus membros se comportarão racionalmente. uma faculdade.decorrência das funções especializadas. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade A hierarquia na organização formal representa a autoridade e a responsabilidade em cada nível da estrutura. dentro de limites toleráveis. Dito de outra forma. para dirigir e controlar todas as atividades para que sejam cumpridas harmoniosamente. A autoridade é. O princípio básico desta forma de conceber uma organização é que. existem pessoas cumprindo ordens de outras situadas em níveis mais elevados. como poder formal e poder legitimado. pelo menor custo. a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de que os homens vão funcionar efetivamente de acordo com tal sistema racional. Esta divide a organização em camadas ou escalas ou níveis de autoridade. De um modo geral. cuja missão é dirigir as operações dos níveis que lhes estão subordinados. surge inevitavelmente a de comando. Por toda a organização. a organização precisa. pois. A organização. a autoridade investe o administrador do direito reconhecido de dirigir subordinados.

os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha por meio de sua especialização técnica. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear.As unidades e posições de linha (que têm autoridade linear) passaram a se concentrar no alcance dos objetivos principais da empresa e a delegar autoridade sobre serviços especializados e atribuições marginais a outras unidades e posições da empresa. ORGANIZAÇÃO LINEAR É a estrutura organizacional mais simples e antiga. a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia. aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais. relatórios etc. vender etc. nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo. Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. que separa. influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões. Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade ocorre a cadeia escalar. Assim. cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica. recomendações. distingue e especializa. ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. Na antigüidade. Enquanto os especialistas de .organização linear. Taylor foi um dos defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear. prestação de serviços como planejamento. consultoria. ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL A organização funcional é a estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. o staff era constituído de chefes homéricos que aconselhavam os reis da Grécia e do conselho dos sábios que assessoravam os reis anglosaxões. como produzir. Assim. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional.O staff ou assessoria funcional decorre desse princípio. Entre o superior e os supordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade(que significa o direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas) e de responsabilidade (que significa o dever ou incumbência de seguir ordens e executar tarefas). controle. baseada na autoridade linear. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-e assessoria (staff). a organização funcional e a organização linha-staff. levantamentos. Mais recentemente. as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa.

elas são forçadas a dividir as principais tarefas empresariais e transformá-las em responsabilidades departamentais ou divisionais. um departamento ou divisão é empregado com um significado genérico e aproximativo: pode ser um órgão de produção. enquanto o desenho departamental se refere ao nível intermediário e tem uma abordagem limitada às relações entre os objetivos e decisões estratégicas da empresa (nível institucional) e a realização das tarefas por meio da aplicação dos recursos disponíveis (nível operacional). agrupando-as em unidades maiores. uma divisão de vendas. chefe. a seção de contabilidade. Mas. Daí a dificuldade de uma terminologia universal. divisão ou um segmento distinto de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor. gerente. Em algumas empresas. Daí o princípio da homogeneidade: as funções devem ser atribuídas a unidades organizacionais na base da homogeneidade de conteúdo. À medida que ocorre a especialização com o trabalho e o aparecimento de funções especializadas. As pequenas empresas não requerem diferenciaçãoou especialização para distinguir o trabalho de uma pessoa ou unidade dos demais. ou seja. a empresa passa a necessitar de coordenação dessas diferentes atividades. A diferenciação vertical ocorre pelo arranjo hierárquico das unidades e posições na empresa (cadeia escalar). no sentido de alcançar operações mais eficientes e econômicas. Vimos que a diferenciação pode dar-se de duas maneiras vertical ehorizontal. ao esquema de diferenciação e de integração existente no nível intermediário da empresa. um chefe de uma seção. a unidade de pesquisa e desenvolvimento ou o setor de compras. Assim. enquanto a diferenciação horizontal ocorre pelo desdobramento de diversos departamentos ou divisões especializados dentro do mesmo nível hierárquico da empresa. nenhum arranjo formal para definir e agrupar as suas atividades é necessário. Em outras empresas. a terminologia departamental é levada a sério e indica relações hierárquicas bem definidas: um superintendente cuida de uma divisão. O desenho departamental decorre da diferenciação de atividades dentro da empresa. a terminologia é simplesmente casual e pouco ordenada. um gerente de um departamento. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Quando uma empresa é pequena e constituída de poucas pessoas. O desenho organizacional é tratado no nível institucional da empresa e tem uma abordagem macro. Departamento designa uma área. supervisor etc) tem autoridade para o desempenho de atividades específicas. As funções são homogêneas na medida em que o seu conteúdo apresente semelhanças entre .staff se aprofundam em um determinado campo de atividades. DESENHO DEPARTAMENTAL O desenho departamental refere-se à estrutura organizacional dos departamentosou divisões da empesa. os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização. um supervisor de um setor. à medida que as empresas se tornam maiores e envolvem atividades mais diversificadas.

Isto é.si.o nível intermediário e o nível operacional. as suas atividades não podem ser supervisionadas diretamente pelo proprietário ou pelo diretor. combinando esforços para obter efeitos sinergísticos. a estratégia se preocupa com o "o que fazer" e não com "como fazer".para a empresa poder lidar com todas estas forças em conjunto. c)por base territorial. O desenho departamental ou departamentalização apresenta uma variedade de tipos. Em outros termos. no sentido de assegurar o alcance dos objetivos básicos da empresa. bem como a avaliação das forças e fraquezas da empresa. d) por clientela: e) por processo. PLANEJAMENTO DA AÇÃO EMPRESARIAL As empresas não funcionam na base da pura improvisação. E o planejamento estratégico precisa apoiar-se em uma multiplicidade de planos situados carreira abaixo dentro da estrutura da organização.E a implementação exige planejamento. f) por projeto. A departamentalização é uma característica típica das grandes empresas e está relacionada com o tamanho da empresa e com a naturezade suas operações. Quando a empresa cresce. o planejamento estratégico é definido no nível institucional da empresa e exige a participação integrada dos demais níveis empresariais: . A estratégia constitui uma abordagem integrada. g) matricial. b)por produtos e serviços. Todavia.o planejamento estratégico. relacionando as vantagens da emrpesa com os desafios do ambiente. a estratégia exige toda uma implementação dos meios necessários para a sua execução.Os principais tipos de departamentalização são: • • • • • • • a)funcional. Essa tarefa de supervisão pode ser facilitada atribuindo-se a diferentes departamentos a responsabilidade pelas diferentes fases ou aspectos dessa atividade. A estratégia empresarial é basicamente uma atividade racional que envolve a identificação das oportunidades e das ameaças do ambiente onde opera a empresa. Em outros termos. a estratégia empresarial precisa de um plano básico . Como esses meios envolvem a empresa como um todo. O desenho departamental é mais conhecido como departamentalização ou divisionalização. sua capacidade atual ou potencial em se antecipar às necessidades e demandas do mercado ou em competir sob condições de risco com os concorrentes. trata-se aqui de atribuir incumbências a todos os níveis (ou subsistemas) da empresa: o nível institucional. a estratégia deve ser capaz de combinar as oportunidades ambientais com a capacidade empresarial em um nível de equilíbrio ótimo entre o que a empresa quer e o que ela realmente pode fazer. Assim. Para levar adiante o planejamento estratégico requer planos táticos e cada um deles requer planos operacionais.

c) Fornecedores: são as pessoas ou instituições que contribuem com recursos para a produção. Serão discutidas as comunicações de cima para baixo. assessoria. componentes etc. COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO A comunicação de cima para baixo refere-se ao fluxo de informação que parte dos níveis mais altos da hierarquia da organização. e) Consumidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização para utilizá-los e consumi-los na expectativa de satisfação de suas necessidades. d) Distribuidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela organização e os distribuem para o mercado de clientes ou consumidores em troca da remuneração de suas atividades e continuidade de suas operações. PARTICIPANTES DE UMA ORGANIZAÇÃO • • • • • a) Empregados: São as pessoas que contribuem com seu tempo e esforço para a organização. em troca da remuneração de seus produtos/serviços e condições de continuidade de suas operações. energia elétrica. de baixo para cima. As pessoas precisam ser admitidas. A cada minuto de cada dia. incontáveis bits de informação são transmitidos em uma organização. Mas a comunicação também deve ser administrada em toda a organização. horizontal e informal nas organizações. sejam matérias primas. manutenção etc. propaganda. o próximo passo é a função de direção. DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL DIREÇÃO DA AÇÃO EMPRESARIAL Após o planejamento e a organização da ação empresarial. serviços (como consultorias. chegando aos mais . precisam ser guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se espera.do nível intermediário por meio dos planos táticos e do nível operacional por intermédio dos planos operacionais.). tecnologia. b) Investidores: são as pessoas ou instituições que contribuem com os investimentos financeiros que proporcionam a estrutura de capital e os meios para o financiamento das operações da empresa e esperam um retorno para o seu investimento. aplicadas em seus cargos. COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Ser um comunicador habilidoso é essencial para ser um bom administrador e líder de equipe. doutrinadas e treinadas: elas precisam conhecer aquilo que se espera delas e como elas devem desempenhar seus cargos. fornecendo habilidades e conhecimentos em troca de salários e de outros incentivos que a organização proporciona.

Quanto menor o número de níveis de autoridade através dos quais as comunicações devem passar. a informação deve estar disponível àqueles que dela necessitam. Especialmente em ambientes complexos. Em segundo lugar. Em terceiro lugar. tanto menor será a perda ou distorção da informação. um supervisor fazendo um anúncio a seus subordinados e o presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administração. Entre os exemplos estão um gerente passando umas atribuições a sua secretária. Os funcionários devem receber a informação de que precisam para desempenhar suas funções e se tornar (e permanecer) membros leais da organização. Um problema é a sobrecarga de informação: os funcionários são bombardeados com tanta informação que não conseguem absorver tudo. consistente e pontual . . ou uma forçatarefa de chefes de departamento se reúne para discutir uma preocupação particular. A informação deve ser clara. Os administradores devem facilitar a comunicação de baixo para cima. os funcionários ficam sem a informação adequada. As linhas de comunicação devem ser tão diretas. Administração da comunicação de cima para baixo Os administradores podem fazer muitas coisas para melhorar a comunicação de cima para baixo. COMUNICAÇÃO HORIZONTAL Muita informação precisa ser partilhada entre pessoas do mesmo nível hierárquico. a informação deve ser partilhada horizontalmente.nem muito precoce nem (o que é um problema mais comum) muito atrasada. a administração deve desenvolver procedimentos e políticas de comunicação. Por exemplo. Muitas vezes. Outro tipo de comunicação importante deve ocorrer entre pessoas de departamentos diferentes. Essa comunicação horizontal pode ocorrer entre pessoas da mesma equipe de trabalho. um agente de compras discute um problema com um engenheiro de produção. COMUNICAÇÃO DE BAIXO PARA CIMA A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia para os mais altos. Mas os administradores devem também motivar as pessoas a fornecer informações valiosas. mas seu volume faz com que muitos pontos relevantes se percam.baixos. breves e pessoais quanto possível. Grande parte da informação não é muito importante. nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra. Em primeiro lugar. a informação deve ser comunicada de forma adequada e eficiente.

muitas vezes envolvendo papel. Outras são menos pontuais e tendem a realizar seus afazeres sem grande dedicação. a organização ou a direção. As comunicações formais são oficiais. Em termos de comportamento. a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação empresarial. honestidade. O desempenho de cada pessoa está fortemente relacionado com suas aptidões e habilidades. uma cultura de abertura. Podem mover-se de baixo para cima.porque mediante o trabalho. mas também se realiza e até. A razão pela qual se focaliza tão insistentemente a motivação é que ela é mais facilmente influenciável do que as demais características das pessoas como traços de personalidade. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento. Ao observar as pessoas trabalhando torna-se evidente seus diferentes estilos e hábitos de trabalho. A comunicação informal é menos oficial. CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o planejamento. idéias e dinheiro. Requer também motivação para trabalhar. Mas cada uma deve ajudar as outras. para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes. episódios de transmissão de informação sancionados pela organização. e reuniões trimestrais em que todos os altos executivos se reúnem informalmente para partilhar informações e idéias. o homem não somente transforma a natureza. Transferem entre si recursos técnicos. O bom desempenho depende de quão motivado está o empregado. habilidades etc. COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL As comunicações organizacionais diferem em sua formalidade. MOTIVANDO A EQUIPE DE TRABALHO Em sua carta encíclica "Laborem Exercens". se torna mais homem. aptidões. . o Papa João Paulo II dizia que o trabalho é um bem do homem . A GE atinge esse alto nível de comunicação e cooperação através de um fácil acesso entre as divisões e ao CEO. Algumas sempre colocam em dia os afazeres e ficam até mais tarde no trabalho até completarem suas tarefas.é um bem da sua humanidade . a motivação pode ser conceituada como o esforço e tenacidade exercidos pela pessoa para fazer algo ou alcançar algo. A motivação é um dos inúmeros fatores que contribuem para o bom desempenho no trabalho. informação. pessoas. confiança e obrigação mútua. Os mesmos tipos de coisas são feitas também nos níveis inferiores. de cima para baixo ou horizontalmente. num certo sentido.As empresas integrantes da GE poderiam operar de forma completamente independente.

Quase uma raça em extinção. A motivação funciona como um dinamizador. O gerente tem um papel fundamental na motivação das pessoas. Nem sempre a ação organizacional corresponde ao discurso ou à intenção. As ciências humanas carecem do rigor e do determinismo das ciências físicas. Fica no ar a razão pela qual certas pessoas são impulsionadas por um forte desejo de realizar um ótimo trabalho e por que mantêm ao longo do tempo esse impulso de fazê-lo cada vez melhor. O que é bom para uma pessoa em determinada época pode não interessá-la depois de algum tempo. O terreno da motivação é ainda muito nebuloso. Por quê? De um lado. Aliás. Por outro lado. . um impulsionador do comportamento humano. Há sempre um componente subjetivo na motivação que provoca uma enorme complicação. as diferenças individuais entre as pessoas dificultam enormemente a definição de parâmetros universais que as empresas possam utilizar para motivar as pessoas em igualdades de condições. A influência gerencial sobre os subordinados exige liderança eficaz e uma contínua motivação da equipe. porque ainda não se sabe distinguir entre o aque é causa e o que é efeito no comportamento motivado. As empresas querem empregados motivados. Mas são ainda criaturas raras. A motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. funcionários motivados são avidamente procurados pelas empresas. E a ação organizacional nem sempre cria condições motivacionais suficientes para melhorar a qualidade de vida das pessoas e trazer interesse e satisfação no trabalho. a motivação é uma das principais responsabilidades gerenciais. Apesar da enorme quantidade de pesquisas sobre a motivação não existem ainda conclusões cientificamente corretas sobre o assunto. E também ainda não se descobriu se o comportamento é causado por fatores intrínsecos ou extrínsecos ao indivíduo ou ao grupo. Nem sempre o que está no papel corresponde à realidade.Há muita literatura escrita sobre as características comportamentais típicas do funcionário motivado e muito mais ainda sobre o funcionário desmotivado. Qual a empresa que não está interessada em ter funcionários motivados? Na realidade. Mas não sabem como motivá-los.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful