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COMPETENCIAS
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Responde por el manejo general del Archivo.
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO
PSICOSOCIALES
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel,
DE SEGURIDAD Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión),
Incendio
Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos
ERGONÓMICOS
repetitivos.
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
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_____________________
Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano
ARC
HIVO
OBJETIVO DEL CARGO
Resguardar documentos, Libranzas, Expedientes y demás
información, organizando y ejecutando actividades de
clasificación, archivo y custodia de documentos, a fin de
mantener información actualizada y organizada a disposición
de las diferentes áreas de la empresa.
PERFIL DEL CARGO
METODO DE
REQUISITO DESCRIPCION
VERIFICACION
Técnico en
Administración Diploma o
EDUCACIÓN
Documental Certificaciones.
( Archivistica )
Técnicas,
procedimientos y
sistemas de
archivo.
Procedimientos de
oficina.
Sistemas ( Excel y
FORMACIÓN Word) Certificaciones.
Software interno
de la empresa.
Relaciones
humanas y
atención al
público.
Un (1) año de
experiencia
Referencias y
progresiva de
EXPERIENCIA certificación
carácter operativo
laboral.
en el área de
archivo.
CARACTERÍSTICAS Empatica, Actitud Entrevista y
DE PERSONALIDAD de Servicio, Pruebas
Amable, Psicológicas.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
Organizado,
Recursiva.
FUNCION
FUNCION
diferentes áreas.
• Solicita al proveedor talonarios de libranzas, documentos
de entrega y de recibo, paz y salvo, hojas membreteadas
para certificados, hojas de clientes de las diferentes
sociedades.
• Clasificar de acuerdo a las sociedades, sucursales y tipo
de documento.
• Ingresar al sistema el consecutivo de los talonarios de
libranzas para las sucursales.
• Enviar por correo el pedido a las sucursales de acuerdo al
requerimiento por medio de servicios especializados de
mensajería
COMPETENCIAS Y HABILIDADES
HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina
Seguir instrucciones orales y escritas.
DESTREZAS EN:
Clasificación y ordenación de material a archivar.
Manejo de archivo y kardex.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas actualizadas de archivo.
Relaciones humanas y atención al público.
Técnicas de supervisión y control.
RESPONSABILIDAD
DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y
Documentos.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas,
en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos,
mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel
operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y
periódica de Auditoria.
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes
funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de
archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener
cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las
sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad
para obtener cooperación.
y brazos.
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Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano
y conduciendo moto.
Capacidad para
enrutar, Prudencia, Entrevista y Pruebas
CARACTERÍSTICAS DE
Paciencia, Cuidadoso, Psicológicas
PERSONALIDAD
Leal, Agilidad mental,
Diligente.
PROCESO Y/O
PROCEDIMIENTO
FUNCIONES
1. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en
cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas.
2. Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa
con el fin de recaudarlo oportunamente.
3. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en
cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera.
4. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas, mostrando el respectivo
soporte para llevar el control sobre estas..
5. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de
actividades de la empresa.
6. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad
7. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía
de sus competencia
HABILIDADES
TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV
Excelencia 5 EN EL CARGO
CORPORATIVAS
Compromiso 5 EN EL CARGO
( DE LA EMPRESA)
Respeto 5 EN EL CARGO
Efectividad 5 EN EL CARGO
Rapidez 5 EN EL CARGO
Pro actividad 5 EN EL CARGO
Organización 5 EN EL CARGO
Recursividad 5 EN EL CARGO
GENÉRICAS
Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO
( DEL CARGO)
Memoria 5 EN EL CARGO
Precavido 5 EN EL CARGO
Agilidad 5 EN EL CARGO
Solución de 4 EN EL CARGO
Problemas:
NIVEL
EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de
5
esta competencia
CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta
4
competencia 80%
ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles
3
aceptables 70%.
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FÍSICOS
Ruido.
QUIMICOS
Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales,
PSICOSOCIALES
Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato.
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, tránsito,
DE SEGURIDAD
Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio
ERGONÓMICOS Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos repetitivos.
NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de
Riesgos de la Empresa.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO
Estudios de Diploma o
EDUCACIÓN
Carreras Técnicas Certificaciones.
en el área
Administrativa
Manejo de Público,
FORMACIÓN Certificaciones.
Conocimientos de
Office,
Conmutador.
EXPERIENCIA Referencias y
certificación laboral.
Mínimo un año en
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cargos afines
Prudente,
Organizada,
CARACTERÍSTICAS Responsable, Entrevista y Pruebas
DE PERSONALIDAD Puntual, Servicial, Psicológicas.
Manejo de buenas
relaciones.
FUNCION
COMPETENCIAS Y HABILIDADES
RESPONSABILIDAD