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MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR

Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A:
COORDINADOR DE JEFE DE TALENTO HUMANO
ARCHIVO (2 Personas)
PROCESO CARGOS QUE LE REPORTAN:
ALMACENAMIENTO Y Practicantes y/o Asistentes del Sena de
GESTION DE Archivo.
DOCUMENTOS
OBJETIVO DEL CARGO
1. Custodiar y Garantizar la permanencia y durabilidad de los diferentes
Documentos que son archivados, para prestar un servicio oportuno a
los diferentes clientes cuando se solicite información, almacenando los
documentos de una manera organizada y estandarizada para facilitar
la consulta.
PERFIL DEL CARGO
METODO DE
REQUISITO DESCRIPCION
VERIFICACION
Diploma o
EDUCACIÓN Técnico de Archivo
Certificaciones.
FORMACIÓN
Mínimo 3 años en
funciones Referencias y
EXPERIENCIA relacionadas con el certificación laboral.
Archivo
CARACTERÍSTICAS DE Entrevista y Pruebas
PERSONALIDAD Psicológicas.
FUNCIONES
1. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer las Libranzas
2. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer los Egresos.
3. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer los Recibos de Cajas.
4. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer las Notas Crédito y Débito
5. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer los Listados por
Descuento.
6. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer toda la documentación
generada por la actividad de los diferentes procesos, para que esta
sea clasificada y organizada de manera central
7. Coordinar con el Proveedor de Empaste de los diferentes documentos,
el empaste de los egresos, los recibos de Caja y los Listados por
Descuento, efectuar la verificación de estos trabajos.
8. Clasificar y ordenar los documentos a almacenar con el objetivo de
facilitar las consultas.
9. Atender las solicitudes y requerimientos de los clientes internos, que
solicitan información al Centro de Almacenamiento Documental.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

10. Verificar el estado de las instalaciones del archivo y en caso de


solicitar adecuaciones solicitarlas al Jefe Inmediato.
11. Monitorear diariamente el estado de los documentos (preservación)
en los depósitos de archivo, y en caso de detectar anomalías avisar al
Jefe inmediato
12. Responder por cualquier actividad relacionada con el manejo y
organización de los Depósitos de Archivo.
13. suministrar oportunamente a los diferentes procesos, clientes
internos, el material solicitado, papelería y artículos de oficina, o
cualquier otro insumo que se necesite para el desarrollo de actividades
que se llevan a cabo en los procesos de las entidades.
14. Realizar las cotizaciones de los materiales y equipos o herramientas de
oficina para presentar a la Gerencia
15. Efectuar las órdenes de compra de los materiales, equipos y
herramientas de oficina que se necesiten.
16. Responde por el Inventario de artículos de oficina.

COMPETENCIAS

Definir con la Dra. Maribel. Las competencias para este cargo.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Responde por el manejo general del Archivo.
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO
PSICOSOCIALES
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel,
DE SEGURIDAD Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión),
Incendio
Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos
ERGONÓMICOS
repetitivos.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

__________________
_____________________
Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


NOMBRE DEL
REPORTA A:
CARGO:
AUXILIAR DE COORDINADOR TALNTO HUMANO
ARCHIVO
AREA
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

ARC
HIVO
OBJETIVO DEL CARGO
Resguardar documentos, Libranzas, Expedientes y demás
información, organizando y ejecutando actividades de
clasificación, archivo y custodia de documentos, a fin de
mantener información actualizada y organizada a disposición
de las diferentes áreas de la empresa.
PERFIL DEL CARGO
METODO DE
REQUISITO DESCRIPCION
VERIFICACION
Técnico en
Administración Diploma o
EDUCACIÓN
Documental Certificaciones.
( Archivistica )
Técnicas,
procedimientos y
sistemas de
archivo.
Procedimientos de
oficina.
Sistemas ( Excel y
FORMACIÓN Word) Certificaciones.
Software interno
de la empresa.

Relaciones
humanas y
atención al
público.
Un (1) año de
experiencia
Referencias y
progresiva de
EXPERIENCIA certificación
carácter operativo
laboral.
en el área de
archivo.
CARACTERÍSTICAS Empatica, Actitud Entrevista y
DE PERSONALIDAD de Servicio, Pruebas
Amable, Psicológicas.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

Organizado,
Recursiva.
FUNCION

Coordinar y controlar la recepción de la documentación


• Recibir las novedades (Libranzas) para archivar.
• Clasificar las libranzas en orden alfabético por cliente
• Identificar las carpetas donde va a ser archivado el
documento
• Archivar los documentos de acuerdo a los parámetros
establecidos.
• Ubicar las carpetas en sus respectivos archivadores
• Recibir los documentos contables ( egresos y recibos de
caja)
• Revisar los documentos contables que estén en orden
consecutivo para enviarlo a empastar.
• Velar por la conservación, restauración y mantenimiento
de la documentación
• Proporcionar información del material archivado, según
las normas establecidas
• Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y
procedimientos del área
• Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de
expedientes de inactivos y documentos que han
caducado.
• Participar en el diseño y ejecución de instrumentos
técnicos.

• Atender y resolver problemas que se presentan en el


archivo.
FUNCION

Controlar la entrega de documentos solicitados por las


diferentes áreas de la empresa.
• Suministrar documentos a los funcionarios de las
diferentes áreas previa autorización del jefe inmediato.
• Realizar acta de entrega cuando el documento es original
• Sacar fotocopia del documento cuando se requiera.
• Sentar la información detallada en el libro de préstamos
de documentos originales para consulta.
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• Revisar los controles de préstamos mediante inventarios


de documentos, chequeo del libro para verificar la fecha
de vencimiento de entrega ( 3 días Hábiles)

• Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y


procedimientos del área
FUNCION

Realizar cotizaciones y compras de útiles de oficina


• Solicitar mensualmente a las diferentes áreas el
requerimiento de papelería
• Enviar a Auditoria los diferentes requerimientos para la
previa revisión de la mismo.
• Consolidar los requerimientos recibidos
• Enviar por correo electrónico o por fax el consolidado de
la papelería a los diferentes proveedores para la
cotización respectiva
• Remitir las cotizaciones a la Dirección administrativa para
Visto Bueno de la orden de compra
• Enviar por correo electrónico o fax la orden de compra
autorizada por alguno de los socios, al proveedor
seleccionado
• Recibir la mercancía y verificar junto con auditoria el
pedido
• Remitir la factura autorizada a contabilidad para
causación y cancelación
• Informar al proveedor para entrega del pago.
• Realizar devoluciones de artículos cuando haya
inconformidad de estos.
• Clasificar la mercancía y ordenarla por áreas en la
estantería
• Entregar de acuerdo a la solicitud de cada área.
• Realizar inventario mensual de la mercancía en stock
• Cotizar y comprar previamente autorizadas las medicinas
para mantener dotado el botiquín

FUNCION

Realizar pedidos de papelería membreteada utilizada por las


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diferentes áreas.
• Solicita al proveedor talonarios de libranzas, documentos
de entrega y de recibo, paz y salvo, hojas membreteadas
para certificados, hojas de clientes de las diferentes
sociedades.
• Clasificar de acuerdo a las sociedades, sucursales y tipo
de documento.
• Ingresar al sistema el consecutivo de los talonarios de
libranzas para las sucursales.
• Enviar por correo el pedido a las sucursales de acuerdo al
requerimiento por medio de servicios especializados de
mensajería

COMPETENCIAS Y HABILIDADES
HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina
Seguir instrucciones orales y escritas.

DESTREZAS EN:
Clasificación y ordenación de material a archivar.
Manejo de archivo y kardex.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas actualizadas de archivo.
Relaciones humanas y atención al público.
Técnicas de supervisión y control.

RESPONSABILIDAD

MATERIALES: Maneja constantemente Documentos


(Libranzas, Comprobantes de egreso, Recibos de caja, Notas
contables, Pagos directos, Pagos Net.). Materiales, Equipos y
herramientas ( Archivador Rodante, Estantería, Computador,
Escritorio, Teléfono, Botiquín, Mueble con Papelería.) de fácil
uso, siendo su responsabilidad directa y maneja
periódicamente documentos medianamente complejos, siendo
su responsabilidad indirecta.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

DINERO:
Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y
Documentos.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas,
en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos,
mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel
operativo.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y
periódica de Auditoria.

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes
funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de
archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener
cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las
sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad
para obtener cooperación.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO


PSICOSOCIAL Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos
ES interpersonales, Monotonía de la tarea.
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel,
DE
Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja
SEGURIDAD
tensión), Incendio
BIOLOGICOS Ácaros, Polvo, Humedad.
ERGONÓMICO Posiciones prolongadas de pie y sentado,
S Movimientos repetitivos. Flexiones de piernas
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y brazos.

__________________
_____________________
Aprobado Gerencia
Realizado por talento humano

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A:
MENSAJERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
ÁREA: CARGOS QUE LE REPORTAN:
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NO APLICA
OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar ante las diferentes entidades los requerimientos solicitados por las
áreas contribuyendo al normal funcionamiento de la empresa...
PERFIL DEL CARGO
METODO DE
REQUISITO DESCRIPCION
VERIFICACION
EDUCACIÓN Bachiller. Diploma o Certificaciones
Cursando carrera Certificaciones
FORMACIÓN
técnica
EXPERIENCIA Mínimo 1 año en Referencias y
cargos similares, certificación laboral
conocimientos de vías
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y conduciendo moto.
Capacidad para
enrutar, Prudencia, Entrevista y Pruebas
CARACTERÍSTICAS DE
Paciencia, Cuidadoso, Psicológicas
PERSONALIDAD
Leal, Agilidad mental,
Diligente.
PROCESO Y/O
PROCEDIMIENTO
FUNCIONES
1. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en
cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas.
2. Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa
con el fin de recaudarlo oportunamente.
3. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en
cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera.
4. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas, mostrando el respectivo
soporte para llevar el control sobre estas..
5. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de
actividades de la empresa.
6. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad
7. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía
de sus competencia
HABILIDADES
TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV
Excelencia 5 EN EL CARGO
CORPORATIVAS
Compromiso 5 EN EL CARGO
( DE LA EMPRESA)
Respeto 5 EN EL CARGO
Efectividad 5 EN EL CARGO
Rapidez 5 EN EL CARGO
Pro actividad 5 EN EL CARGO
Organización 5 EN EL CARGO
Recursividad 5 EN EL CARGO
GENÉRICAS
Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO
( DEL CARGO)
Memoria 5 EN EL CARGO
Precavido 5 EN EL CARGO
Agilidad 5 EN EL CARGO
Solución de 4 EN EL CARGO
Problemas:
NIVEL
EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de
5
esta competencia
CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta
4
competencia 80%
ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles
3
aceptables 70%.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%.


1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia.
RESPONSABILIDADES
Manejo de Dinero ( Cheques o Efectivo)
Transacciones Bancarias
ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO
Compras, Contabilidad, Talento Humano, Presupuesto, Facturación
AUTORIDAD
No Aplica
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

FÍSICOS
Ruido.
QUIMICOS
Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales,
PSICOSOCIALES
Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato.
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, tránsito,
DE SEGURIDAD
Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio
ERGONÓMICOS Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos repetitivos.
NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de
Riesgos de la Empresa.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A:
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
CARGOS QUE LE
ÁREA:
REPORTAN:
SERVICIOS GENERALES NO APLICA
OBJETIVO DEL CARGO
Mantener aseadas las instalaciones internas de la empresa y atender al
personal interno y visitantes en lo relacionado con cafetería.
PERFIL DEL CARGO
METODO DE
DESCRIPCION
REQUISITO VERIFICACION
Diploma o
EDUCACIÓN Bachiller
Certificaciones
Atención a clientes,
FORMACIÓN Preparación de bebidas Certificaciones
de cafetería
Mínimo 1 año de
Referencias y
EXPERIENCIA experiencia en funciones
certificación laboral
similares
Servicial, Atenta,
CARACTERÍSTICAS DE Entrevista y Pruebas
Amable, Cuidadosa,
PERSONALIDAD Psicológicas
Reciprocidad, Empática.
PROCESO Y/O
PROCEDIMIENTO
FUNCIONES
1. Mantener aseada el área interna de las instalaciones utilizando los
implementos adecuados para preservar la buena imagen de la empresa.
2. Limpiar minuciosamente los equipos y muebles de oficina para la
preservación y buena presentación de estos.
3. Atender los requerimientos de cafetería teniendo en cuenta las necesidades
del personal el cual le permita brindar un buen servicio.
4. Organizar el área de cafetería, ubicando en el sitio adecuado los insumos a
utilizar para tener fácil acceso al momento de necesitarlos.
5. Mantener un stock mínimo de insumos de aseo y cafetería, revisando
periódicamente las provisiones para el normal funcionamiento de esta área.
6. Cumplir con las responsabilidades del sistema de Gestión de calidad.
7. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de
sus competencias
HABILIDADES
TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

CORPORATIVAS Excelencia 5 EN EL CARGO


( DE LA Compromiso 5 EN EL CARGO
EMPRESA) Respeto 5 EN EL CARGO
Efectividad 5 EN EL CARGO
Recursividad 4 EN EL CARGO
Aptitud de Servicio 5 EN EL CARGO
Organización 5 EN EL CARGO
Dinamismo 5 EN EL CARGO
GENÉRICAS
Orden y Limpieza 5 EN EL CARGO
( DEL CARGO)
Seguimiento de 5 EN EL CARGO
Instrucciones
Rapidez 5 EN EL CARGO
Orientación al Logro 4 EN EL CARGO
Precisión y Exactitud 4 EN EL CARGO
NIVEL
EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de
5
esta competencia
CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta
4
competencia 80%
ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles aceptables
3
70%.
2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%.
1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia.
RESPONSABILIDADES
Mantener aseada la infraestructura de la Empresa..
ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO
Talento Humano, Dirección Administrativa y Financiera
AUTORIDAD
NO APLICA
RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO
FÍSICOS
Ruido.
QUIMICOS
Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales,
PSICOSOCIALES
Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato.
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, Contacto
DE SEGURIDAD
indirecto ( alta y baja tensión), Incendio
ERGONÓMICOS Posiciones de pie prolongadas, Movimientos repetitivos.
NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de
Riesgos de la Empresa.
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Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


NOMBRE DEL
REPORTA A:
CARGO:
RECEPCIONISTA GERENCIA Y TALENTO HUMANO
AREA
TALENTO HUMANO
OBJETIVO DEL CARGO
Asistir a la Gerencia, atendiendo los requerimientos exigidos para el
buen desarrollo de la gestión empresarial.
PERFIL DEL CARGO
METODO DE
DESCRIPCION
REQUISITO VERIFICACION

Estudios de Diploma o
EDUCACIÓN
Carreras Técnicas Certificaciones.
en el área
Administrativa

Manejo de Público,
FORMACIÓN Certificaciones.
Conocimientos de
Office,
Conmutador.
EXPERIENCIA Referencias y
certificación laboral.
Mínimo un año en
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

cargos afines

Prudente,
Organizada,
CARACTERÍSTICAS Responsable, Entrevista y Pruebas
DE PERSONALIDAD Puntual, Servicial, Psicológicas.
Manejo de buenas
relaciones.

FUNCION

Elaborar correspondencia externa e interna solicitada por la


gerencia.
Llevar el respectivo consecutivo para cada una de las
correspondencias elaboradas.
Llevar controles de reuniones y citas asignadas
Manejo de caja menor
Atención directa del personal que se dirige a la empresa.
Recepción telefónica de llamadas.
Envío y Recepción de correspondencia a las diferentes sucursales

COMPETENCIAS Y HABILIDADES

Precisión y exactitud en el desarrollo de actividades


Habilidad y Destreza en el manejo de equipos y herramientas
Agilidad y cumplimiento en la ejecución de actividades

RESPONSABILIDAD

Es responsable por la información confidencial de sus Jefes,


Programación de cita y reuniones para la Gerencia.

Documentos que salen y llegan a la empresa

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO


PSICOSOCIALE Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales,
S Monotonía de la tarea.
Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel,
DE SEGURIDAD Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja
tensión), Incendio
MANUAL DE FUNCIONES COORDINADOR
Y PERFIL DEL CARGO DE ARCHIVO

ERGONÓMICOS Posiciones prolongadas ( Sentados)

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