Microsoft Excel

Informática
Engenharia das Ciências Agrárias

Informática Aplicada
Ciências e Tecnologia do Ambiente

#1

Características do Microsoft Excel

• O que é?
▪ É um programa de folha de cálculo
• Para que serve?
▪ Serve para facilitar a gestão de informação que envolva o cálculo
de dependências entre dados
• Exemplo

Produto Quantiadade Preço Unitário Valor IVA (19%) Total

A 50 15.000,00 € 750.000,00 € 142.500,00 € 892.500,00 €
B 50 100.000,00 € 5.000.000,00 € 950.000,00 € 5.950.000,00 €
C 1000 2.500,00 € 2.500.000,00 € 475.000,00 € 2.975.000,00 €
Total 8.250.000,00 € 1.567.500,00 € 9.817.500,00 €

Microsoft Excel #2
 Ambiente de trabalho
Barras de
ferramentas Barra de fórmulas
Barra de
menus

Colunas
Célula
activa
Coluna
activa
Linha
activa Folha de
cálculo
Linhas

Barra de Barras de deslocamento

Folhas existentes no
estado
livro e folha activa
Microsoft Excel #3

Manipular folhas

• Funcionalidade
▪ Inserir, remover, renomear, copiar e mover folhas
• Utilizando menus
▪ Menu “Editar”: remover, copiar e mover a folha actual
▪ Menu “Inserir →Folha de cálculo”: inserir uma folha nova
▪ Menu “Formatar→Folha”: renomear a folha actual
• Utilizando o menu contextual
▪ Clicar com o botão direito do rato na
área de identificação de uma folha
▪ Utilizar o menu contextual que aparece
para seleccionar a acção a realizar

Microsoft Excel #4
 Visualizar dados

• Tipos de conteúdos das células

▪ Rótulos (nomes para os dados) Valor
750.000,00 €
IVA (19%)
142.500,00 €
▪ Valores (dados)
▪ Fórmulas (calculam valores dependentes)
• Conteúdo de uma célula
▪ Conteúdo exacto na barra de fórmulas
▪ Valor formatado na folha de cálculo
• Ferramentas de visualização
▪ Barras de deslocamento e de divisão (menu “Janela”)
▪ Fixação de painéis (menu “Janela”)

Microsoft Excel #5

Formatar células

• Funcionalidade
▪ Permite formatar a
apresentação dos dados
▪ Permite alterar o aspecto das
células (tamanho, limites, cor
de fundo, alinhamento, etc.)
• Como?
▪ Seleccionar células, linhas, colunas, ou a folha toda
▪ Utilizar menus “Formatar→Células”, “Formatar→Linha” e
“Formatar→Coluna”
▪ Ou utilizar barras de ferramentas
▪ Ou invocar menu contextual com o botão direito do rato

Microsoft Excel #6
 Formatar tipos de dados

• Funcionalidade
▪ Indicar qual o tipo de dados contido em cada célula
▪ Influencia a visualização do conteúdo das células na folha
de cálculo (o mesmo conteúdo pode ser apresentado de
formas diversas) 0,5
▪ Exemplo: 0,5 como Número, Moeda, 0,50 €
e Percentagem 50%

• Como
▪ Seleccionar célula (ou células)
▪ Utilizar menu “Formatar→Formatar células→Número”
▪ Ou invocar menu contextual (botão direito do rato)
▪ Ou utilizar botões da barra de ferramentas (limitado)

Microsoft Excel #7

Pincel de formatação

• Funcionalidade
▪ Permite copiar a formatação entre células (não copia o
conteúdo)
• Como?
▪ Cópia simples
• Seleccionar a célula com a formatação desejada
• Clicar no pincel formatação (barra de ferramentas)
• Clicar na célula a formatar
▪ Cópia múltipla
• Seleccionar a célula com a formatação desejada
• Clique duplo no pincel de formatação
• Clicar nas diversas células a formatar
• Clicar novamente no pincel para finalizar

Microsoft Excel #8
 Formatação condicional

• Funcionalidade
▪ Permite variar a
formatação de células
de acordo com o seu
conteúdo
▪ Exemplo: fundo a
vermelho se a célula
contiver um número negativo; a verde se for entre 0 e 10;
senão formatação normal (a não condicional)
• Como?
▪ Seleccionar a célula (ou células)
▪ Utilizar o menu “Formatar→Formatação condicional”
▪ Indicar as condições e a formatação correspondente a cada
uma

Microsoft Excel #9

Documentar dados

• Funcionalidade
▪ Permite associar comentários a células
• Como?
▪ Seleccionar a célula e utilizar o menu “Inserir→Comentário”
▪ As células que contêm comentários aparecem com um
triangulo vermelho no canto superior direito
▪ O comentário associado a uma célula aparece quando o
rato é colocado sobre a célula
▪ Exemplo:

Microsoft Excel #10

 Validar dados

• Funcionalidade
▪ Permite definir regras para validar o conteúdo de células
(para evitar a introdução de dados inválidos)
• Como?
▪ Seleccionar célula e utilizar o menu “Dados→Validação”
(ou o menu contextual)
▪ É possível indicar uma
mensagem que aparece
quando a célula é seleccionada,
e outra que aparece quando se
introduzem dados inválidos

Microsoft Excel #11

Preenchimento automático

• Funcionalidade
▪ Permite preencher automaticamente um conjunto de células
• Como?
▪ Utilizando a alça de preenchimento
• Listas personalizadas: preencher e seleccionar a célula
inicial e depois arrastar a alça de preenchimento
(quadrado preto no canto inferior direito das células seleccionadas)
• Números separados por intervalos regulares: Preencher e seleccionar
pelo menos duas células e depois arrastar a alça de preenchimento
(exemplo: 1, 3, 5, 7, 9)
• Valores repetidos: preencher e seleccionar uma célula e depois
arrastar a alça de preenchimento (exemplo: 1, 1, 1, 1, 1)
• Visualizar e manipular as listas personalizadas (criar, alterar, etc.):
menu “Ferramentas→Opções→Listas personalizadas”
▪ Utilizando o menu “Editar→Preencher”
• Preencher e seleccionar a célula inicial e depois invocar o menu

Microsoft Excel #12

 Copiar e mover dados

• Utilizando menus
▪ Sub-menus do menu “Editar”
• Utilizando a barra de ferramentas
▪ Cortar, Copiar e Colar
• Utilizando o rato
▪ Seleccionar as células e arrastar uma das extremidades
(menos o canto inferior direito)
▪ Por defeito os dados são movidos
▪ Para copiar premir a tecla CONTROL
• Fórmulas
▪ Atenção à actualização das referências nas fórmulas
(referências absolutas/relativas)

Microsoft Excel #13

Exemplo de folha de cálculo

• Nome do livro (‘Exemplo
Teóricas.xls’)
• Nome da folha (‘Horário’)
• Célula activa (A3)
• Rótulos (B1:F13)
• Valores (A3:A13)
• Formatação básica
• Formatação tipo hora
(A3:A13)
• Formatação condicional
(B3:F13 – se não vazio
mudar cor preenchimento)
• Pincel de formatação
• Comentário (B1–F1)
• Listas personalizadas
(Seg–Sex e 8:00–18:00)
• Copiar e colar (professores)

Microsoft Excel #14

 Fórmulas
• O que são?
▪ As fórmulas são equações que efectuam cálculos em valores da
folha de cálculo (calculam valores com base noutros valores)
▪ Uma fórmula começa com um sinal de igual (=)
▪ Exemplo: =5+2*3 (devolve o valor 11)
• Uma fórmula pode conter:
▪ Funções: fórmulas pré-definidas (exemplos: MÉDIA, MÁXIMO);
para inserir uma função utilizar o menu “Inserir→função” ou o
botão corresponde da barra de fórmulas
▪ Referências a outras células (para utilizar o valor dessas células
em cálculos); exemplo (=A2+A3)
▪ Operadores: sinais ou símbolos que especificam o tipo de cálculo
a executar numa expressão (exemplos: +, -, *, >, >=).
▪ Valores constantes (exemplos: 210; “Rendimento trimestral”)

Microsoft Excel #15

Operadores

• Operadores aritméticos
▪ Executam as operação matemáticas básicas
▪ Adição (+); subtracção (-); multiplicação (*); divisão (/);
percentagem (%); exponenciação(^)
• Operadores de comparação
▪ Comparam valores lógicos
▪ Igual a (=); maior que (>); menor que (<); maior ou igual (>=);
menor ou igual (<=); diferente de (<>)
• Operadores de texto
▪ Combinam valores de texto
▪ União (&)

Microsoft Excel #16

 Referências

• Funcionalidade
▪ Permitem referenciar os valores contidos em células
• Referências simples
▪ Referenciar uma célula: A2
• Outras referencias
▪ Intervalo de células
• Operador: dois pontos (:)
• Exemplo: B1:C3
▪ Combinação de células
• Operador: ponto e vírgula (;)
• Exemplo: A2;B2:C3
▪ Intersecção de células
• Operador: espaço ( )
• Exemplo: A4:B5 B4:C5

Microsoft Excel #17

Referências relativas

• O que são?
▪ São as referências utilizadas por defeito em fórmulas
(exemplo: =A1*3)
▪ Referenciam células não pela sua posição absoluta na folha
de cálculo, mas pela sua posição relativamente à célula que
contém a referência
• Exemplo
▪ Na primeira imagem apresentada, a fórmula da célula A2
contém uma referência relativa à célula A1
▪ Como a referência é relativa, quando a fórmula é copiada
para A3, passa a referenciar a célula A2 (sempre a célula
uma linha acima)

Microsoft Excel #18

 Referências absolutas
• O que são?
▪ São referências que não variam quando as fórmulas que as
contêm são copiadas para outro local
▪ Referenciam células pela sua posição absoluta na folha de cálculo
(exemplo: =$A$1*3)
▪ O que faz a diferença é a utilização de cifrões ($)
▪ Para fixar a coluna coloca-se um $ antes da letra (exemplo: $A1)
▪ Para fixar a linha coloca-se um $ antes do número (exemplo: A$1)
▪ Referência mista: só a linha ou a coluna é absoluta
• Exemplo
▪ A fórmula da célula A2 permanece inalterada quando é copiada
para A3

Microsoft Excel #19

Valores de erro
• O que são?
▪ São valores que assinalam erros
• Exemplos
▪ #####: o valor numérico não cabe na célula (aumentar largura)
▪ #DIV/0!: divisão por zero numa fórmula
▪ #NULO!: intersecção de dois intervalos que não se intersectam
▪ #REF!: fórmula referencia células que já não existem (foram
eliminadas)
▪ #NOME?: o texto numa fórmula não é reconhecido (nome, rótulo
ou nome de uma função mal escrito ou não existente)
▪ #NÚM!: há um problema com um argumento numérico numa
fórmula (número demasiado grande ou não é número)
▪ #VALOR!: fórmula com argumentos inválidos (argumentos de um
dado tipo usados em expressões que requerem outro tipo)
▪ #N/D: fórmula referencia células com valores não disponíveis
(utiliza-se #N/D nas células cujos dados ainda não se conhecem)
Microsoft Excel #20
 Funções
• Inserir função
▪ Utilizar o menu “Inserir→função” ou
o botão corresponde da barra de
fórmulas
• Categorias
▪ As funções estão organizadas
em categorias
▪ Exemplos: “Financeiras”,
“Texto”, “Lógica”
▪ Categorias especiais:
“Todas” e
“Recém-utilizadas”
• Argumentos
▪ Cada função recebe
um conjunto de
argumentos

Microsoft Excel #21

Cálculo automático

• Funcionalidade
▪ Forma simplificada de introduzir funções
• Como?
▪ Seleccionar os valores a serem utilizadas pela função
▪ Escolher a função a utilizar utilizando o botão somatório da
barra de ferramentas e respectiva lista)
▪ A fórmula criada é introduzida abaixo
ou à direita dos valores seleccionados
(conforme os dados estejam em
linhas ou colunas)

Microsoft Excel #22

 Funções mais utilizadas

• Matemática e Estatística
▪ MÁXIMO, MÍNIMO, MAIOR, MENOR, MÉDIA, CONTAR,
CONTAR.SE, PRODUTO, FACTORIAL, ABS, ARRED,
TRUNCAR, PI
• Lógica
▪ NÃO, E, OU, SE
• Texto
▪ CONCATENAR, SUBS, NÚM.CARACT
• Data e Hora
▪ HOJE, AGORA, DATA, TEMPO, MÊS, MINUTO, DIA.SEMANA
• Consulta e Referência
▪ PROC, PROCV, PROCH

Microsoft Excel #23

Gráficos I

• Funcionalidade 16

14

▪ Permite criar gráficos 12

10
Not a
8

▪ Os gráficos facilitam a compreensão

Falt as
6

do significado de certos tipos de dados 0

An a Luis Rui

▪ As alterações na folha de cálculo

reflectem-se imediatamente nos gráficos
• Como?
▪ Seleccionar os dados e criar o gráfico (menu
“Inserir→Gráfico” ou utilizando o botão da
barra de ferramentas)
▪ Ou criar o gráfico e indicar depois quais são os dados
(arrastando os dados da folha de cálculo para o gráfico, ou
utilizando o menu “Gráfico→Dados de origem”)

Microsoft Excel #24

 Gráficos II

• Formatação (menu “Gráfico”)

▪ Tipo e subtipo de gráficos com possibilidade de pré-
visualização
▪ Opções do gráfico:
• Títulos
• Eixos
• Legendas
• Rótulos
▪ Localização como nova
folha ou como objecto
na folha actual
▪ Série em coluna ou em linha
▪ Nome e valores de cada série

Microsoft Excel #25

Ordenar e filtrar dados

• Ordenar dados
▪ Seleccionar os dados e utilizar o
menu “Dados→Ordenar”
▪ Escolher as opções de ordenação
(colunas, ascendente/descendente)
▪ Atenção: seleccionar dados
correctamente (exemplo: não
seleccionar notas sem os nomes,
senão trocam-se as notas aos alunos)
• Filtrar dados
▪ Seleccionar dados e utilizar o menu
“Dados→Filtro”
▪ Opções: “Filtro automático” ou “Filtro avançado”

Microsoft Excel #26

 Configurar página

• Funcionalidade
▪ Permite configurar a forma como as folhas serão impressas
• Como
▪ Utilizar o menu
“Ficheiro→Área
de impressão”
para seleccionar a área
a imprimir
▪ Utilizar o menu
“Ficheiro→Configurar
página” para seleccionar
as opções
a utilizar

Microsoft Excel #27