P. 1
Serviço de protocolo e arquivo

Serviço de protocolo e arquivo

|Views: 3.114|Likes:
Publicado porHaroldo Matos

More info:

Published by: Haroldo Matos on Feb 17, 2011
Direitos Autorais:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/22/2013

pdf

text

original

NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO E DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO 1.

FINALIDADE A norma de procedimentos gerais de utilização dos serviços de protocolo do CEFET-SP visa a uniformizar os procedimentos ligados a processos, documentação, correspondência e arquivo, bem como controlar a produção e movimentação do fluxo da massa documental, conforme Portaria Normativa n.º 5, de 19.12.2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e resoluções n.º 1, de 18.10.1995, e n.º 4, de 28.04.1996, revogada pela resolução n.º 14, de 24.10.2001 – CONARQ, do Arquivo Nacional. As normas atentam, ainda, para os limites de responsabilidade no desempenho das atividades ligadas a registro, movimentação, aumento da eficiência e eficácia na recuperação de informações, assegurando a qualidade e excelência no atendimento ao usuário final. 2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO Todas as Unidades do Centro Federal de Educação Tecnológica de São Paulo. As coordenadorias responsáveis pelo Protocolo das Unidades de Ensino estão vinculadas à Coordenadoria de Documentação e Arquivo Central. 3. COMPETÊNCIAS 3.1. Competências do Protocolo Geral 3.1.1. Receber os documentos encaminhados à CDA/Central. 3.1.2. Encaminhar os documentos de âmbito interno e externo. 3.1.3. Padronizar os procedimentos dos serviços de protocolos das unidades. 3.1.4. Acompanhar o fluxo da distribuição única de número de processo, bem como da tramitação dos processos. 3.1.5. Instituir mecanismos de controle das correspondências da instituição. 3.1.6. Administrar despesas com postagens, bem como o controle do fluxo das correspondências enviadas diariamente ao correio das unidades de ensino. 3.1.7. Orientar os profissionais que executam as atividades relacionadas ao serviço de protocolo. 3.1.8. Organizar e modernizar o Arquivo Central do CEFET-SP. 3.1.9. Controlar a produção, trato, prazos de guarda e formas de armazenamento da massa documental por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos. 3.2. Competências das Unidades de Ensino 3.2.1. Serviços de protocolo da unidade protocolizadora. 3.2.2. Receber, triar e distribuir as correspondências enviadas à Unidade de Ensino devidamente postadas pela ECT aos diversos setores da escola. 3.2.3. Controlar o envio de correspondências à ECT. 3.2.4. Controlar a produção e trato da massa documental. 3.2.5. Acompanhar os serviços do contínuo, quando houver.

DE 30 DE MAIO DE 2008 4. Correspondência: a CDA é responsável pelo encaminhamento das correspondências aos Correios. também. a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurídica relacionados ao mesmo assunto. Apensar: união temporária a um processo. triagem e distribuição interna. despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe é submetida à apreciação. é um invólucro utilizado para proteger o conjunto de folhas que compõem um processo e. guarda. Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo ou expediente. ou requeira análises.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador. Avaliação de documentos: identifica valores dos documentos para definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. data do protocolo. mediante determinação de uma autoridade competente. Cartão de protocolo: papel encorpado (tipo papel cartão) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante. é importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos trâmites de processos. Atividade-fim: ação. local para fixar a etiqueta. bem como pelo recebimento. resumo do assunto. Por isso. 4. para trâmite generalizado. correspondências e documentos. encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório. Sobre Processos Anexar: união definitiva a um processo. servidor público. Atividade: ação. utilizada para formalizar juntada de documentos.1. e rubrica do protocolista. Deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábil-financeiras.é a separação física de processos apensados por já terem se encerrado as ações pelas quais foram apensados. encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Desapensação . encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função. Autuar/formação de processo: ato de reunir em uma só pasta. que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim. Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo número. Atividade-meio: ação. CONCEITOS BÁSICOS O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemáticas próprias e termos específicos que designam atos ou tarefas. . informações.

disco e fita magnética etc. como textuais. carta. f) Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. que é incorporada ao processo para dar prosseguimento. jornais. e) Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública é parte. notificação. jurídica ou privada. medalha. Documento: toda informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizado para consulta. expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. informáticos. intimação. filmográficos. São as duas faces de uma página do processo. Documentos públicos: documentos de qualquer suporte ou formato. Forma um conjunto orgânico. constitui elemento de prova ou de informação. Gerências e/ou Coordenadorias para decisão sobre o assunto. edital. c) Atos de Assentamento: são os configurados por registros. tamanho A4 com impressos (padrão utilizado pela CDA da Unidade São Paulo). Espécie: define a razão da natureza dos atos que lhes deram origem quanto à forma de registro de fatos. d) Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos. formas e conteúdos. manuscrito. pareceres. revistas. unidade administrativa ou acadêmica expectante da decisão acerca do assunto que originou o processo. telex. São fontes: livros. que deverá ser em papel sulfite branco. Também são aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. consubstanciado assentamento sobre fatos ou ocorrências. decisões etc. sonoros. Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa física. circular. iconográficos. como aviso. prova e pesquisa. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo. Assim. Gênero: define a representação nos diferentes suportes. natureza do suporte ou formato. temos: a) Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. informações. visando a fundamentar uma solução. filme. b) Atos Enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos. selo. . Juntada: união de um processo a outro. cartográficos. Interessado/solicitante/procedência: pessoa física ou instituição. telefax. micro gráficos. mensagem.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. Realiza-se por anexação ou apensação. refletindo as atividades a que se vincula. ofício. a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido determina a sua condição de arquivo. DE 30 DE MAIO DE 2008 Distribuição: remessa do processo às Diretorias. estudo. Juntada por anexação: união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto. no exercício de suas atividades. memorando. telegrama. Folha de despacho/informação: onde se fazem despachos. alvará. produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. ou de um documento a um processo. De acordo com seus diversos elementos. exposição de motivos. fotografia. os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero e a espécie.

convênios) cuja responsabilidade é da CDA de cada Unidade. 3. de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. referentes ao código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo. Livro de encaminhamento: registra para onde se enviará ou remeterá o processo. Numeração de peças: é a numeração atribuída às partes integrantes do processo. devendo número ser reiniciado a cada ano. devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV).o segundo grupo é constituído de seis dígitos.o quarto grupo. assunto. interessado.MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO 23059. Peça do processo: o documento que. caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal.05.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB.o terceiro grupo. resultando em 17 dígitos. integra o processo. fita de vídeo. IV . brochura. editais. constituído de dois dígitos. termo de convênio. contratos. de 16. mantendo-se inalterado. 23000 a 23999 . Os campos em branco deverão ser preenchidos pelo protocolista. separado do segundo grupo por uma barra. 3º. Ex: folha. constituído de quatro dígitos. número do processo e sigla do setor de destino. separado do terceiro grupo por hífen. indica o ano de formação do processo.o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos. contrato. Numeração única de processo: identifica ou caracteriza um processo. Página do processo: é cada uma das faces de uma folha de papel do processo. nota fiscal. separados do primeiro por um ponto e determina o registro seqüencial dos processos autuados. Livro de envio de documentação para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado às Unidades. É formada por 15 dígitos.CEFET-SP II . Procedência . indica os Dígitos Verificadores (DV). devendo constar do recebimento a data. III . Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios. folha de talão de cheque. passagem aérea.000000 . apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção para subsidiá-lo. conforme a seguinte descrição: I . utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas. sob diversas formas.2003. DE 30 DE MAIO DE 2008 Juntada por apensação: união provisória de um ou mais processos a um mais antigo. conforme Portaria nº. . Ex. entre outros. da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento. e atribui valor perante a Administração Pública Federal. Livro de distribuição de número dos atos de correspondência da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondência (ofícios. destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes.instituição que originou o documento.

financeira ou administrativa. informações e decisões. vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos. Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo. Protocolo setorial ou registro: reprodução dos dados do documento feita em sistema próprio. durante a sua tramitação. Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente principal. . pergaminho. ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. com a finalidade de análise. Romaneio: máscara de identificação que vai anexada aos envelopes contendo a documentação a ser enviados às Unidades.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. necessário ao esclarecimento de um mesmo assunto. Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo. Unidade protocolizadora: encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da Unidade a qual se pertence. Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspondências. Pode ser por meio de carimbo específico. fita magnética. por meio de sistema próprio. filme. Tramitação: movimentação do processo de uma unidade a outra. Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo. Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco. Termo de ressalva: informa que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação. Pode ser por meio de carimbo específico. Termo de retirada de folha ou peça: registra a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. Pode ser por intermédio de carimbo específico. isto é. Termo de juntada de folha ou peça: registra a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por meio de carimbo específico. disco magnético. Pode ser por intermédio de carimbo específico. Possui a mesma característica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios. disco ótico. Termo de desapensação: registra a separação física de dois ou mais processos apensados. vídeo disco e outros). originado por um documento que. DE 30 DE MAIO DE 2008 Processo: é um conjunto de documentos que implica responsabilidade técnica. papel. interna ou externa. papiro. Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. destinada a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

Arquivo central: unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos. qualquer que seja o suporte da informação. 4. Código: conjunto de símbolos. recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais. Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD): comissão de caráter permanente cuja competência é orientar e normalizar a produção e o fluxo de documentos. entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades. representam dados. de acordo com as diferentes funções e atividades da instituição. Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em média 300 folhas. Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produção à guarda permanente ou eliminação. recuperação e destinação. com o objetivo de facilitar a sua captura. Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos. Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.2. a elaboração do plano de . Unidade de procedência: local de origem do documento. Avaliação de documentos: processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos. Classe: Cada divisão que compõe o sistema de classificação. Classificação: analisa.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. arquivamento. instituições de caráter público. Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco freqüente que aguardam destinação final. Código de classificação: Sistema de código derivado de um plano de classificação. que. normalmente letras e/ou números. DE 30 DE MAIO DE 2008 Trâmite: seqüência de diligência e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução. mediante uma convenção. Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor. para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. Sobre Termos Arquivísticos Armazenamento: guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. identifica e codifica o conteúdo dos documentos em fase corrente.

Conservação de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração. produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa. Empréstimo: procedimento de ceder. como scanner. operacionais ou técnicos. Comissões Setoriais de Arquivos das Unidades de Ensino (CSArqs): propõe à CCAD prazos de guarda dos documentos em função dos valores que apresentem para fins administrativos. dossiê. não sendo permitidos juntadas e despachos complementares. DE 30 DE MAIO DE 2008 destinação de documentos. feito pelos responsáveis do . temporariamente. Encerramento: determina a finalização da ação que desencadeou o documento ou documentos. Eliminação: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo. a órgãos e entidades autorizadas os documentos correntes e intermediários de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle de devoluções. Documento-base: referência formal para abertura de um processo ou de um expediente.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. legais. Documento Arquivístico: ação registrada independentemente da forma ou do suporte. “secreto”. Destinação final: ações baseadas na tabela de temporalidade de documentos que permite a identificação. fundo ou coleção. a incorporação de acervos ao Arquivo Central e a preservação do patrimônio documental do CEFET-SP. de acordo com o grau de proteção que exige. Documento ativo: cuja ação não foi encerrada. série. Desapensamento: retirada de processo apensado a outro por ter encerrado a ação pela qual foi apensado. elaborando as tabelas de temporalidade. fiscais. por meio de dispositivo apropriado. assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos Arquivos Setoriais. seleção. “confidencial” e “reservado”. Documento semi-ativo ou intermediário: cuja ação foi encerrada. podendo ser classificado como “ultra-secreto”. e propor e acompanhar a organização de Arquivos Setoriais nas Unidades. eliminação e/ou reprodução e guarda permanente dos documentos. Digitalização: conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital. sempre que convocada. dotada de organicidade. O registro. Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso. assessorar a CCAD no processo de avaliação de documentos. e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades. Destinação do documento: determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente. Data-limite: identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo.

Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados. armazenamento. no entanto. Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade. independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas. Plano de classificação: esquema de distribuição de documentos em classes. condicionamento e restauração de documentos. Plano de classificação de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo. sendo o Arquivo Central responsável pelo acesso. 3. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. Localizar: rastreia documentos registrados que estejam em trâmite ou em arquivo. visando à gestão documental. de acordo com métodos de arquivamento específicos. Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. Lei 8. Permite juntada e despacho. Série documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo órgão. eliminação ou guarda permanente. vedado. Guarda permanente: recolhe à guarda permanente documentos de valor informativo/histórico. podendo ser providenciado por qualquer órgão envolvido nas decisões. aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinação final. Reativação: determina a continuidade da ação já dada como encerrada. em decorrência do exercício de igual função.159/91). Juntada de documento: anexa formalmente um documento ou folha contendo informações e despachos a um expediente ou processo. Estrutura de arquivamento: exibe a forma de organização dos documentos/processos em níveis que representam a estrutura física e conceitual do arquivo. tramitação. geralmente adotada em arquivos correntes. isto é. Preservação de documentos: assegura as atividades de acondicionamento. Tabela de temporalidade de documentos: determina prazo para a transferência. eliminação e reprodução de documentos. subfunção e atividade e que resultam de produção e tramitação de maneira análoga e obedecem à equivalente temporalidade e destinação. exceto em casos previstos em lei. recolhimento. divulgação e publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido. . bem como a preservação e o acesso ao patrimônio documental público. Pedido de vista: solicitação de acesso ao processo/expediente pelo interessado. o empréstimo de originais. Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. pública ou privada que. DE 30 DE MAIO DE 2008 encerramento no sistema. uso. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária.

1. 5. Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos considerados de guarda permanente.2. deverá ser entregue no endereço da CDA/Central. do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente. Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um arquivo. Verificar se está assinado pelo próprio remetente. por seu representante legal ou procurador. após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade. o protocolista deve seguir as seguintes instruções: 5. 5. reprodução ou exposição. Caso haja uma cópia de recebimento.2. compras) deverão ser entregues diretamente na unidade onde se encontra o fiscal para o ateste. 5. As notas fiscais (de contrato. 5. 5. AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO A autuação. se for o caso. . 5. de forma sucinta.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. Avaliar se a correspondência deve ser autuada ou não. também chamada formação de processo. específico da CDA. Termo de empréstimo de documentos: registra as informações relativas à cessão temporária de documentos para fins de consulta. é um ato restrito àqueles servidores designados pela direção ou empregados contratados para tal determinação e inclui a abertura de um novo número de processo que será gerado pelo Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA). a fim de extrair o assunto. deve-se providenciar devolução desta.2. Tipo de documento: espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Termo de transferência de documentos: registra a passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário. serviços.2. Via usuário do SIGA: Todo setor do CEFET-SP terá um usuário e senha para operar o sistema e deverá proceder conforme o manual de uso do SIGA. DE 30 DE MAIO DE 2008 Termo de abertura de volume de processo: utilizada para informar a abertura de um volume de processo. Ler o documento. 5. 5. apondo o carimbo de protocolo.3. Via CDA/Central e de Unidades de Ensino: Pelo SIGA.5. que constará da capa e na primeira folha do processo. Quando não tiver que ser atestada.3.2. Termo de eliminação: reúne informações sucintas sobre os documentos que. A autuação do processo se dará por meio da seqüência única de numeração de processo gerada pelo SIGA.4.2. serão eliminados. contendo número de processo data e assinatura do protocolista.1. caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração.2. Se está acompanhado dos respectivos anexos. conforme ordem ou seqüência numérica. clara e objetiva.

5.2.4.6.1. até a chegada da versão original. Transferência Externa ao CEFET-SP/Unidade 7. 6. Em caso de ausência do destinatário.5.17) para que. Notas Fiscais ou Faturas de Serviços .1. Deverá obedecer à formalidade do protocolo quando envolver petição para que se faça justiça ou se dê o que a lei concede ou autoriza pedir.3. o usuário poderá optar por não mandar imediatamente o processo. entregar cópias do documento de abertura do processo. 6.17) do SIGA. o remetente poderá pedir uma assinatura de entrega do processo no livro de recebimento. 7. deverá usar a opção de “saída” (2. o solicitante poderá. no entanto. devendo o destinatário proceder à informação ao via sistema o mais rapidamente possível. por um documento original.1.1. Quando o usuário entregar o processo.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. TIPOS DE PROTOCOLO 7.1. Os tipos de protocolo mais freqüentes são: 7. 6. Todo processo tem destinatário único. Memorando: correspondência interna utilizada para encaminhar ou solicitar algo. que ficará aguardando o usuário dar o encaminhamento.1.1. DA TRAMITAÇÃO 6. O processo deve ser autuado. Ofício: correspondência entre autoridades de caráter informativo ou solicitação ao dirigente máximo. eventualmente. 5. se for do seu interesse. Para isso. Requerimento: requere algo à autoridade competente. 6. Caso não seja possível. 6.1. no sistema. É vedado o encaminhamento de processos por parte da CDA/Central e ou das Unidades de Ensino para mais de um destinatário. 7. a menos que o constitua provisoriamente a fim de dar prosseguimento aos trâmites. pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento. Não será permitida a tramitação de processo entre setores sem os despachos via sistema e comandos de “entrada” e “saída” do SIGA. DE 30 DE MAIO DE 2008 5.3. considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas. 7.4.5. o processo deverá ser entregue à sua chefia imediata. basta não usar o comando de “saída” (2. o destinatário possa identificar como um processo irá receber por meio do comando “entrada”. A formalidade é direcionada ao: a) Diretor Geral do CEFET-SP b) Diretor da Unidade de Ensino c) Gerente de Recursos Humanos d) CPPD – Comissão Permanente de Pessoal Docente Nos dois últimos itens. A comprovação da entrega deverá ser prioritariamente pelo SIGA. preferencialmente.2. 6. Antes de efetuar o protocolo. se faz necessário o preenchimento do formulário específico da gerência e da comissão.4. 7. Os fac-símiles de documentos não poderão ser aceitos como peças de processos. Após imprimir a capa e montar a pasta. para os setores que julgar necessário.

deverá ser realizada via SIGA por meio de abertura de processo do tipo “protocolado”. telefone fixo ou móvel. Correspondência Expedida . Caso seja necessária autuação. com o devido recebimento dado. luz. comunicação de posse. A CDA/Central e as coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino não são responsáveis por correspondências de caráter pessoal e ou particular dos servidores ou dos prestadores de serviços terceirizados.1. Documento Protocolado Solicitação entre setores que não envolvam recursos financeiros.5.6. tais como convites para festividades. jornais) e entrega de compras feitas pela Internet. compras e contratação de serviços. tais como cartão de banco.4. 9. conta de água. extratos bancários. Não serão autuados os documentos que não necessitam de tramitação.1. pedido de cópia de processo e desarquivamento de processo. controlando por meio de sistema próprio. Em caso de recesso ou horário especial. gerências e coordenadorias a qual pertença o destinatário. devolverá ao remetente. 8.2.2. O aluno somente poderá abrir processo se a Secretaria ou a Coordenadoria de Ensino não solucionar o problema. RECEBIMENTO. os comprovantes deverão ser anexados ao novo processo. como.1. conforme procedimento interno do setor. como. por exemplo.3.1. transferências de turnos/cursos. 9. por exemplo. 9. solicitação de revisão de notas e faltas. A CDA/Central e as coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino remeterão a correspondência lacrada às diretorias. A correspondência não autuada seguirá as regras desta norma para ser registrada em sistema próprio e encaminhada ao setor responsável por sua abertura ou destinatário. 9. diplomas. DE 30 DE MAIO DE 2008 7.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. 9.7. registrando-as em livro e encaminhando-as à CDA para as providências. assinaturas de periódicos (revistas.1. PROCEDIMENTOS ACADÊMICOS 8. 9.2. em caso negativo. Os requerimentos acadêmicos.1. 9. Toda correspondência recebida por meio do serviço da ECT será entregue ao Protocolo Central ou às coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino do CEFET-SP. REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA.2.1. dentre outros serviços. 8. remessa para publicação. 9. 9. A CDA/Central e as coordenadorias responsáveis pelo serviço de protocolo das Unidades de Ensino farão a triagem e verificarão se o destinatário pertence àquela Unidade. a portaria receberá todas as correspondências registradas que exijam notificação de entrega.1. apondo o carimbo e identificando o motivo da devolução. serão solicitados na respectiva Secretaria do curso ou na Gerência de Apoio ao Ensino. carnês de IPTU.1.

de 1997.º 14. vinculada à Comissão Central.1.2. de 24/10/2001. Casos omissos serão resolvidos pelo Diretor Geral.2.4.2. conforme o que determina a Resolução N. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 10.2. . salvo aquelas recebidas às sextas-feiras.Aprovado pela Portaria nº 592/GAB. 9. 10. A CDA/Central do ou das Unidades de Ensino manterão o controle da expedição de correspondência por meio de sistema próprio.3. 10.º 04 do CONARQ. O controle da expedição de correspondência caberá a cada unidade de ensino. 10. Caberá a cada Unidade de Ensino instituir uma subcomissão de Avaliação e Classificação de Documentos para ordenar a massa documental acumulada. Nenhum documento.1. véspera de feriados ou em pontos facultativos. A Diretoria Geral instituirá uma Comissão Central de Avaliação e Classificação de Documentos. processo autuado ou correspondência recebida permanecerá por mais de 24 horas nos setores de protocolo. 10. devendo esta encaminhar os recibos dos gastos com a ECT à CDA/Central para providências necessárias. DE 30 DE MAIO DE 2008 9. alterada pela Resolução N.

You're Reading a Free Preview

Descarregar
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->