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Correspondência Oficial

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C orrespondência oficial é aquela que tem origem em órgãos da administração


pública, é elaborada por agentes públicos credenciados a falar em nome da institui-
ção e tem como finalidade tratar de assuntos relacionados com o serviço público. A
correspondência oficial pode ser interna, quando se dá entre os setores de uma re-
partição, ou externa, quando ocorre entre dois órgãos públicos ou entre órgãos pú-
blicos e particulares.
Diversamente da particular, a correspondência oficial não põe em relação dois
indivíduos, mas sim dois órgãos públicos, ou um órgão público e um particu-
lar, por meio de seus agentes. Em razão disso, as marcas autorais do texto de
correspondência oficial tendem a dar lugar a fórmulas impessoais e, em grande
parte, padronizadas.
São documentos que constituem a correspondência oficial o ofício, o memoran-
do, a carta, o telegrama, como também as mensagens de correio eletrônico, o car-
tão ou qualquer texto escrito que tenha como origem um órgão público e por finali-
dade o tratamento de assuntos a ele relativos.
Este manual detém-se apenas no exemplo do ofício, por ser o documento mais
amplamente utilizado na Assembléia Legislativa.

Ofício

CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Modelos nos 66 a 72

O texto mais utilizado na correspondência oficial é certamente o do ofício,


documento de que faz uso o titular do órgão ou alguém por ele indicado, para
tratar dos mais variados assuntos – políticos, administrativos, culturais, finan-
ceiros, etc. – com outros órgãos públicos, com entidades privadas ou diretamente
com os cidadãos.
Por meio de ofícios, são feitos agradecimentos, convites, convocações, intimações,
solicitações, assim como são encaminhados requerimentos, proposições de lei, pedi-
dos de informação, relatórios finais de comissões, etc.
Na Assembléia, além do uso para correspondência externa, o ofício pode servir
também para correspondência interna entre o Presidente e os demais Deputados.
Essa opção justifica-se pelo fato de os gabinetes, mesmo sendo órgãos internos, fun-
cionarem com autonomia política dentro do Poder Legislativo.
O ofício é utilizado internamente, por exemplo, para formalizar o convite para
uma reunião do Colégio de Líderes, dar resposta a requerimento, fazer encaminha-
mento de documentos, entre outros propósitos.
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Estrutura Na Assembléia, adotam-se basica-
mente duas formas de se dirigir ao
Modelo nº 66 destinatário: Excelentíssimo Senhor ou
Excelentíssima Senhora, Ilustríssimo Senhor
ou Ilustríssima Senhora, além dos vocativos
O ofício apresenta as seguintes par-
eclesiásticos específicos. Em alguns ca-
tes:
sos, essas expressões são seguidas dos
a) Cabeçalho ou timbre: compõem o nomes dos cargos a que se referem.
cabeçalho o brasão e o nome do ór-
Não se usa Prezado Senhor ou Preza-
gão.
da Senhora, tratamento informal mais
b) Número de controle: os ofícios apropriado para a carta, por exemplo.
recebem numeração de ordem do se-
tor de origem dentro de cada ano ci- Um vocativo mais extenso pode in-
vil. Isso permite o controle do docu- dicar mais deferência para com o des-
mento, seu acompanhamento e arqui- tinatário, como, por exemplo, o uso da
vamento. Tendo em vista a diversida- expressão Excelentíssimo Senhor Gover-
de de assuntos tratados pelas diferen- nador no lugar de simplesmente Ex-
tes diretorias e gerências, é aconselhá- celentíssimo Senhor. Tais normas vari-
vel que cada setor tenha o seu próprio am de acordo com cada instituição.
controle e numeração. O importante é a uniformidade de
Na resposta a qualquer ofício (ou critérios.
a qualquer tipo de correspondência nu- Na Assembléia, usa-se o vocativo
merado), deve ser mencionado o seu sempre por extenso e seguido de dois
número de controle para que o desti- pontos. Nada impediria que ele fosse
natário possa localizar com facilidade seguido de vírgula ou que ficasse sem
o ofício que ensejou aquela resposta. sinal de pontuação.
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c) Local e data: são colocados no la- e) Texto: é recomendável que cada


do direito da mesma linha em que se ofício contenha um único assunto.
coloca o número de controle do ofício, Tratar de vários assuntos num único
devendo-se observar o uso, para o pri- ofício dificulta não só o seu controle
meiro dia do mês, de número ordinal. e o seu arquivamento, mas também a
No caso de o papel timbrado já compreensão do seu objetivo.
conter o nome da cidade, torna-se des- • introdução: deve-se iniciar o texto
necessário repetir o local, podendo-se da correspondência de forma objetiva
escrever simplesmente a data. e direta, sem deixar de ser polida. O
d) Vocativo: é a primeira referência que é mais importante deve vir em
que se faz, no texto, ao destinatário primeiro lugar. É recomendável evi-
do ofício e determina a forma de tar, na introdução, expressões re-
tratamento a ser utilizada no docu- dundantes como: Tem este o objetivo de
mento. ..., Venho por meio deste informar ..., Ve-
Um vocativo mais formal indica nho pelo presente ..., Sirvo-me do presente
um grau de formalidade maior com o para ... e outras semelhantes.
interlocutor, devendo-se manter a co- No lugar delas, pode-se introduzir
erência do registro no texto. o assunto com o uso de verbos no pre-
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sente do indicativo, tais como: Convido V. O fecho pontua, assim, o término da
Exa. ..., Informo V. Exa. de que ..., Subme- interação. A sua colocação destacada
to à apreciação de V. Exa. ..., Encaminho a cumpre, visualmente, o papel de marcar
V. Exa. Revma. ..., Solicito a V. Revma. a o final da “conversação” no ofício.
gentileza de ..., etc. Devem-se evitar os fechos longos e
Tal praxe não invalida, contudo, o rebuscados. Na correspondência oficial
uso de expressões de polidez como Te- da Assembléia, empregam-se apenas
nho o prazer de comunicar a V. Sa. que ... dois fechos: Respeitosamente e Atenciosa-
ou Tenho a honra de convidar V. Exa. ... mente, centralizados e seguidos de vírgu-
Pode-se também introduzir o ofício com la. Usa-se Respeitosamente para auto-
a fórmula Cumprimentando-o cordialmente ridades a quem se queira tratar com es-
... ou Dirijo-me a V. Sa. para ... . pecial deferência e Atenciosamente para as
• desenvolvimento: o texto deve ter tan- demais autoridades.
tos parágrafos quantos forem necessá- g) Assinatura: o signatário do ofício é
rios para o desenvolvimento do assun- o responsável pelo seu conteúdo. Quem
to, embora seja comum que se atinja assina o ofício é o titular do órgão ou
o objetivo da correspondência com ape- alguém por ele indicado para falar em
nas um parágrafo. nome da instituição, caso em que a situ-
Deve-se evitar o uso de parágrafos ação deve ser esclarecida no começo do
longos, que, além de desencorajarem a ofício: Por determinação do Exmo. Sr. Pre-
leitura, facilitam a ocorrência de tre- sidente desta Casa, encaminho ... .
chos confusos e obscuros. Frases cur- Recomenda-se que o ofício seja assi-
tas e na ordem direta favorecem a cla- nado por alguém de posição hierárquica

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reza e a objetividade da mensagem. É igual ou semelhante à do destinatário.
conveniente deixar que as idéias de A competência para o encaminha-
menor importância fiquem subordi- mento (a assinatura) de ofícios é esta-
nadas na construção da frase; as idéi- belecida, no caso da Assembléia Legis-
as centrais, por sua vez, devem vir no lativa, pelo seu Regimento Interno. In-
início ou no fim da frase para que te- cumbe ao Presidente, por exemplo, assi-
nham destaque.
nar os ofícios dirigidos ao Presidente da
É preciso ficar atento ao paralelismo,
República, aos Governadores de Estado
ou seja, ao arranjo de duas ou mais idéi-
as semelhantes em estruturas semelhan- e do Distrito Federal, aos Ministros e aos
tes, o que favorece a concisão e o equilí- Secretários de Estado, aos Presidentes do
brio do texto. Congresso Nacional, da Câmara dos
f) Fecho de cortesia: o ofício, assim Deputados, do Senado Federal, das As-
como as cartas, simula de alguma for- sembléias Legislativas e dos Tribunais,
ma o ritual de uma conversação. A sau- bem como a autoridades diplomáticas e
dação, a “conversa” e a despedida cor- religiosas. Já o 1°-Secretário assina a cor-
responderiam, respectivamente, ao respondência oficial que não for atribuí-
vocativo, ao assunto tratado e ao fecho. da ao Presidente.
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Permite-se, na Assembléia, que o no texto do ofício.
Presidente assine a resposta a toda a cor- Deve-se mencionar no ofício o nú-
respondência que lhe for diretamente mero de anexos, sem especificar o seu con-
dirigida, independentemente de quem a teúdo, salvo se, por questão de segurança,
tenha encaminhado. houver necessidade de conferência dos
anexos no ato da entrega do documento.
Deve-se lembrar que não é necessá-
rio mencionar, no nome do cargo, o i) Endereçamento interno: deve-se indi-
nome da instituição, pois esta é uma in- car, na primeira página do ofício, o
formação que já vem inscrita no timbre nome, o cargo e o endereço do destina-
do papel. Assim, abaixo do nome do tário. Este pode ser completo ou consti-
tuído simplesmente do nome do Muni-
Presidente da Assembléia Legislativa,
cípio e da sigla do Estado.
basta escrever Presidente.
Deve-se tomar especial cuidado com
a correção do nome e dos dados do des-
Ofício assinado por tinatário, a fim de evitar os constrangi-
mais de uma pessoa mentos que erros nesse registro costu-
A ordem de assinaturas segue a mam causar.
hierarquia dos cargos, começan- A forma de tratamento utilizada no
do do de nível inferior (é como endereçamento deve manter a coerência
se o ocupante do cargo mais alto tanto com o vocativo quanto com o tra-
desse seu aval às informações tamento utilizado no texto.
prestadas por aquele que tem Não importando quantas folhas te-
acesso direto a elas). No caso de nha o ofício, a assinatura deve vir no fi-
signatários de mesma hierarquia, nal do texto, e o endereçamento interno,
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as assinaturas devem vir lado a sempre na primeira página.


lado.
Quando se tratar de cargos hie- A elaboração do ofício:
rarquicamente do mesmo nível, particularidades
as assinaturas virão em lista al-
fabética.
Adequação ao contexto
Por exemplo, se houver vários sig-
natários de mesma posição hierár- Muito embora haja diretrizes gerais a
quica (todos os Líderes de banca- serem seguidas na elaboração de um ofí-
das, por exemplo) e o Presidente cio, vários fatores específicos de cada si-
da Casa, este assina primeiro, em tuação interferem no modo como ele é
destaque, e os demais, em segui- redigido e na modulação que se dá à sua
da, em ordem alfabética. linguagem. O redator deve avaliar os
elementos da interação no caso concre-
to: quem assina e a quem se destina o
h) Anexo: além de ser usado para en- ofício, o que se pode dizer, quais as cir-
caminhar documentos, pode servir tam- cunstâncias políticas, o significado de
bém como forma de apresentar informa- determinadas expressões no momen-
ções cuja articulação seria difícil de fazer to, etc.
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Adequação do texto ao destinatário pessoa do singular, não obstante haver
Ao contrário de documentos como quem ache que tal uso possa marcar o
o pronunciamento, o edital, a portaria texto com um tom impositivo ou per-
ou o projeto de lei, que possuem múl- sonalista. Na verdade, ao usar a 1ª pes-
tiplos e, por vezes, desconhecidos desti- soa do singular, o titular de uma institui-
natários, o ofício, com exceção do ofício ção nada mais faz que assumir o papel que
circular, é um documento personalizado, lhe é atribuído, por dever e por direito, de
que possui apenas um destinatário, clara- falar em nome daquele órgão.
mente identificado. Por isso, sempre que
possível, é conveniente, sem banaliza-
Informações implícitas
ções, observar aspectos como nível de
escolaridade, idade e interesses do des- As informações que o destinatário
tinatário, para que a mensagem possa do ofício partilha com o remetente in-
ser mais bem recebida por ele. dicam muitas vezes o que se pode omi-
É comum, por exemplo, o Presidente tir e o que pode ser mais bem explica-
da Assembléia receber dos cidadãos per- do no texto.
guntas sobre a tramitação de determina- Quando, por exemplo, o Presidente
do projeto de lei. Na resposta, é impor- da Assembléia encaminha uma proposi-
tante adequar a linguagem não só ao ção de lei ao Governador do Estado para
grau de instrução do destinatário, mas ao sanção, não é necessário que se explique
conhecimento que este demonstra ter do no ofício de encaminhamento todo o
processo legislativo. Os termos técnicos,
processo que deu origem àquela propo-
por exemplo, devem ser evitados ou es-
sição de lei, já que esse é um conheci-
clarecidos, e respostas mais concretas
mento dividido implicitamente pelos
devem ser buscadas.

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dois interlocutores.
É fato comum o remetente ignorar
questões ou solicitações formuladas por
seu interlocutor. Por isso, é muito impor- Linguagem
tante a atenção para responder ou aten-
der, da forma mais precisa possível, a to- Formalidade
das as perguntas formuladas ou itens so-
Na redação de ofícios, a caracte-
licitados.
rística mais marcante talvez seja a for-
malidade, que se expressa na adoção do
Adequação do texto ao signatário padrão culto de linguagem, no uso de
Quem assina o ofício é o titular do formas de tratamento como V. Exa.,
órgão, mas quem o elabora, na gran- V. Sa., V. Ema., etc., bem como na
de maioria dos casos, é um redator es- impessoalidade e na neutralidade com
pecializado no assunto, cujo papel é ten- que os assuntos e o destinatário são
tar, com o máximo de fidelidade e da tratados. Tais características conjugam-
melhor forma, traduzir, no seu texto, a se bem com um registro mais formal
intenção do signatário. e com a observância das regras pres-
Prefere-se na Assembléia o uso da 1ª critas pela gramática normativa.
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Objetividade Caso se queira demonstrar deferên-
O ofício tem-se aproximado, em cia com determinada autoridade, todas as
sua forma e linguagem, das cartas co- formas de tratamento devem vir por ex-
merciais, cuja principal característica é tenso, tanto no texto quanto no
a objetividade. Sem dispensar a poli- endereçamento interno.
dez e a cortesia, deve-se buscar um Digníssimo – A Assembléia eliminou,
texto acessível, direto e preciso, evitan- em todos os casos, o uso dos adjetivos
do-se o uso de jargões, clichês, frases Digníssimo (DD. ou Dig. mo), Mui Digno
feitas, arcaísmos e preciosismos e tam- (MD.) e Meritíssimo (MM. ou M.mo), tan-
bém as digressões e as frases vazias, to no encaminhamento quanto no enve-
destituídas de sentido. lope.
Doutor – Não é forma de tratamen-
Cordialidade to, mas um título acadêmico confe-
É regra que o ofício seja cordial rido àqueles que possuem doutora-
e amistoso. No entanto, dependen- do. No entanto, é praxe no Brasil o
do do assunto, o tom pode (e deve) uso desse título para tratar não só as
variar, uma vez que o documento pode autoridades de maneira geral, mas
também ser usado para protestar médicos e advogados, entre outras
contra determinada situação. De qual- categorias profissionais. Atendendo ao
quer forma, a elegância, a polidez e o costume, é aceitável, mas não reco-
respeito pelo destinatário devem ser mendável, usar Dr. ou Dra. antes do
mantidos. nome de autoridades públicas.
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A título de exemplo, fazer um pedi- Destinatário com dois cargos de hie-


do com Solicito-lhe a gentileza de enviar a esta rarquia diferente – Quando o desti-
Casa é diferente de fazê-lo com Solicito- natário do ofício ocupa, simultanea-
lhe enviar a esta Casa. mente, dois cargos de hierarquia dife-
rente, que mereçam formas distintas
Formas de tratamento de tratamento, deve-se tratar a pes-
soa pela forma usada para o cargo
A forma de tratamento é escolhi- hierarquicamente superior.
da em função do cargo, e não da pes-
Exemplo:
soa que o ocupa, e o termo que será usa-
Se o destinatário for um Secretário de
do varia, considerando-se a relação hi-
Estado que seja também Presidente de
erárquica entre remetente e destinatá- um Conselho Estadual, cargos que são
rio. O quadro constante neste manual tratados, respectivamente, pelas formas
apresenta as convenções adotadas na V. Exa. e V. Sa., e o ofício for dirigido
Assembléia. ao cargo hierarquicamente inferior, de-
vem-se mencionar, no endereçamento
Na dúvida, deve-se dar preferência à interno, os dois cargos e tratar o desti-
forma de tratamento que confira maior natário pela forma hierarquicamente su-
distinção. perior:
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Exmo. Sr.
...
Secretário de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável e
Presidente do Conselho Estadual de Política Ambiental - Copam
CAPITAL

Nesse caso, pode-se iniciar o ofício usando a seguinte expressão:


Encaminho a V. Exa., Presidente do Conselho Estadual de Política Ambiental,
cópia do ...

Estrangeirismos se o uso de letra tamanho 12 (Arial ou


Usam-se estrangeirismos no caso de Times New Roman), espaçamento entre as
não existir a palavra em língua portu- linhas de 1,5 cm, margens direita e su-
guesa ou no caso de o termo em por- perior com 3 cm, e esquerda e inferior
tuguês dificultar o entendimento do com 2 cm.
texto. É bom lembrar que há palavras Não é costume, na Assembléia, nu-
ou expressões em língua estrangeira merar os parágrafos do ofício. Tal praxe
que se incorporaram de tal forma ao só se justifica no caso de ofícios exten-
nosso cotidiano, que, se traduzidas, sos, com mais de cinco ou seis parágra-
mais dificultariam que facilitariam a fos, de modo a permitir ao destinatário
compreensão do conteúdo. Como fazer a precisa remissão a este ou àquele
exemplo, podemos citar termos como período em sua resposta. Deve-se evitar
videogame, shopping center, status quo, a numeração do primeiro parágrafo e do
outdoor, mouse. fecho de cortesia.

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Além do uso de papel timbrado, é in-
Siglas teressante já vir nele impresso o endere-
Na primeira vez em que forem usa- ço completo do órgão, com a inclusão de
das nos ofícios, devem ser precedidas da dados como número de telefone, fax, cai-
explicitação de seu significado, a não ser xa postal, endereço eletrônico e da pági-
que sejam de amplo conhecimento do na na internet, ou qualquer outro dado
público ou do destinatário. que se faça necessário para facilitar o
contato com o remetente.
Padronização O que não se pode esquecer é que
depõe contra os princípios da padroni-
Estética zação e da uniformidade a utilização, por
A aparência do documento é fator diferentes setores de um mesmo órgão,
relevante no caso de ofícios. Deve-se de modelos variados.
atentar para o arranjo gráfico do texto, No modelo adotado pela Assembléia,
o tipo, o tamanho e a cor da fonte utili- não se usa, por exemplo, o item “Assun-
zada, o tipo de papel, o envelope, etc. to”. Mas, caso o ofício tenha mais de
Como orientação geral, recomenda- uma folha, com mais de cinco parágra-
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fos, este é um dado que se revela útil, por Preenchimento de envelopes
facilitar a triagem, pelo destinatário, O envelope utilizado no encami-
quanto à prioridade com que deva ser nhamento de ofício deve ser timbrado,
tratado aquele documento, sem a neces- assim como a folha do papel utilizado,
sidade de se fazer uma leitura completa e deve ser sobrescritado da seguinte
do ofício naquele momento. forma:

Of. 530/2006/SGM ó nº do documento que está dentro do envelope


Exmo. Sr. ó forma de tratamento
xxxxxx xxxxxx xxxx ó nome do destinatário
Secretário de Estado de Cultura ó cargo do destinatário
Av. Cristovão Colombo, 317 ó rua, número e complementos
Funcionários ó bairro
30140-010 BELO HORIZONTE - MG ó CEP, localidade e sigla da unidade federativa

Cartas e memorandos
A carta é um tipo de correspondência que, no âmbito do parlamento, pode ser
utilizada pelos gabinetes parlamentares como forma de intercâmbio entre o Depu-
tado e seus eleitores e que admite, por possuir caráter mais informal, uma lingua-
gem e estrutura mais flexíveis que as do ofício.
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Já o memorando é usado exclusivamente para comunicações internas, com o obje-


tivo de tratar de assuntos administrativos. De estrutura mais simples, tem na agili-
dade sua maior virtude.
Entre o ofício e o memorando, observa-se uma clara diferença: o primeiro é
polivalente, podendo ser externo ou interno, ao passo que o segundo é emi-
nentemente interno. O que determina o uso do ofício internamente é a im-
portância do assunto tratado e a necessidade de controle e arquivamento mais
rigorosos.
Na Assembléia Legislativa, os memorandos têm sido paulatinamente substituídos
por comunicações realizadas por meio do sistema de informática ou do correio
eletrônico, como os “e-mails”, que se têm revelado um meio mais rápido e eficaz
para essa finalidade, resultando em economia de tempo e material e evitando a
circulação desnecessária de pessoas e papéis.