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2007
第 30 卷 第 3 期 Academic Journal of Shanxi Provincial Committee Party School of C. P. C Vol . 30 No. 3
试论公文写作应具备的若干基本意识
程建明
①
( 中共山西省委党校 , 山西 太原 030006)
① 〔收稿日期〕2007 - 04 - 18
〔作者简介〕程建明 (1960 - ) ,男 ,山西太谷人 ,中共山西省委党校文史教研部副主任 ,副教授 。
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根据客观需要制发公文 , 能不发的文就不发 , 公文要具有明 首先 ,在文体方面 。公文是应用文范畴中一个特殊的类
确的目的性与针对性 , 反对形式主义与文牍主义 。其次 , 公 别 ,撰写者要将其与一般应用文 、
理论文章 ,尤其是与文学作
文的内容务求符合客观实际 , 反映客观事物的本来面目 , 并 品严格区别开来 。公文的功能效力是在直接告诉 、
直接作
从实际出发 ,提出切实可行的工作原则与方法 , 使公文具有 用、
直接效应中实现的 。公文作者的意向 、
意图 、
意志也就是
真实性与可行性 。再次 ,制发公文必须注重时效 、
把握时机 , 公文的写作目的 ,包括各项方针 、
政策 、
措施 、
办法 ,包括要求
紧密适应机关行政管理的需要 , 使公文的效用得以尽快实 怎么办 、
不能怎么办 ,支持什么 、
提倡什么 、
反对什么 ,都要直
现 。要达到这些要求 , 公文撰写者就必须深入实际 , 在求实 接告诉给公文作品的读者及其作用对象 , 越直接越好 , 越明
创新上下工夫 ,在认真调查研究 、
深入研究和认识实际的基 白越好 , 不能含糊不清 , 不能模棱两可 , 不能似是而非 , 不能
础上思考公文的立意 、
主张和要求 , 使公文的主张与实践更 造成误解和歧义 。
好地衔接起来 。 公文所要求的直白 、
朴实决定了公文在表达方式上以说
三、
确立“代言”
意识 ,正确反映机关意志 明、
叙述 、
议论为主 。说明是公文最重要的表达方式 ,公文往
公文是法定的组织在从事公务的过程中为实现一定的 往在介绍 、
解说和阐释中体现自身的功能效力 。虽然议论和
目标制作的文书 , 公文的全部内涵 , 无论是对现实情况的判 记叙也是公文重要的表达方式 ,但在许多情况下公文的议论
断、
所提出的基本主张 , 或是制定的具体工作措施 、
要求 , 都 事理 、
铺陈事实都是为说明服务的 ,常常表现为说明式议论 、
是机关意志的体现 。公文写作与一般写作 ,尤其是与文学作 说明式记叙或者议论式说明 、
记叙式说明 。文学色彩比较强
品的写作极为不同的是 , 前者是受命性写作 , 撰写者不是根 烈的描写 、
抒情的表达方式在公文中往往少用或不用 , 文学
据自己的意愿写作 , 写作起因来自机关工作实际的需要 , 公 色彩特别强烈的渲染 、
铺陈 、
虚构等手法则基本不用 ,文学上
文中所体现的思想 、
判断 、
主张往往来自领导机关或机关领 常用的拟人 、
夸张 、
双关等修辞手法则绝不能出现于公文中 ,
导人 ,所以说公文写作是代机关立言的过程 。撰写者在写作 否则就会影响公文的真实性和严肃性 。
过程中必须确立“代言”
意识 ,在撰写的公文中准确体现领导 其次 ,在文种方面 。党的机关现行使用的正式公文文种
同志的发文意图 , 正确反映机关的意志 , 这样才能顺利完成 是 14 种 ,国家行政机关使用的正式公文文种是 13 种 ,军队等
撰文任务 ,保证行文目的的实现 。因此 , 正确体现领导意图 系统各自还有一些本系统工作中使用的文种 。
《中国共产党
是完成写作任务的关键环节 。 机关公文处理条例》《
、国家行政机关公文处理办法》中对所
接受领导部署只是准确反映领导意图 、
正确体现机关意 有正式公文的使用范围都有明确规定 。撰写者需要明确各
志的一个前提 ,接受部署后的深入体会和思考则是高质量完 种文种适用的范围 ,要能够根据行文意图辨析和准确使用公
成写作任务的另一个重要阶段 。一般来说 ,撰写者在深入思 文文种 。如何辨识适用的文种呢 ? 一是能够区分公文功能
考过程中需要细致梳理这样一些问题 : 领导交办的公文针对 的相同点和相异点 ,依据公文的具体事由确定适用文种 。二
的是什么情况和问题 ? 这些情况和问题与中心工作的关系 是能够区分行文的方向 ,依据隶属关系来确定适用文种 。三
是什么 ? 对特定情况和问题上级有关部门提出过什么主张 是能够区分发文的范围 ,依据不同的范围确定适用文种 。具
要求 ? 本机关对特定情况和问题的基本判断是什么 ? 从机 有以上辨别能力 ,是正确使用公文文种的前提条件 。
关职能出发本机关应提出什么基本主张 ? 为实现这些基本 第三 ,在格式方面 。为了体现公文庄重严肃的特点 , 同
主张应提出哪些具体工作措施 ? 这些措施由哪些部门承担 时为了使公文办理方便 ,党和国家对公文作出了严格明确的
完成 ? 这份公文的受文对象和发送范围是什么 ? 等等 。在 格式要求 。例如 , 对公文标识的规定 : 发文字号年份应标全
上述这些方面 ,撰写者都需要认真进行分析思考 , 使自己的 称 ,用六角“〔〕
”括入 ; 发文序号不编虚位 ,不加“第”字 ,等等 。
思维与客观的情况 、
与领导者的意图 、
与自己平时的认识积 对标识位置的规定 : 发文机关下 4mm 处印一条与版心等宽
累很好地衔接起来 ,形成系统周密的认识 。 的红色反线 ; 发文字号居左空 1 字 ,签发人姓名居右空 1 字 ;
接着就要精心谋划 、
系统思考 ,选定公文文种 ,再从具体 成文日期右空 4 字 , 等等 。对于公文格式方方面面的要求 ,
文种表述的规律出发 ,将系统周密的认识转换为特定公文的 撰文者应根据本机关部门性质按照各自的规定准确运用标
整体思路和框架结构 。例如 ,确定公文的基本观点通过哪几 识 。没有明确规定的 ,应按照《国家行政机关公文格式》( 中
个分观点阐述 ? 这几个分观点各针对哪些现实问题 ? 顺序 华人民共和国国家标准 GB/ T9704 —1999) 的规定标识进行运
如何排列 ? 从怎样的角度去阐述 ? 具体的理论依据各是什 用 。这样做有利于公文格式保持相对一致性 。公文格式方
么 ? 等等 ,都要具体入微地进行安排 。这个过程完成了 ,就可 面的许多规定虽然非常细微 , 但也是公文规范的组成部分 ,
以说撰文者已经把领导的意图转化为了撰写者自己的思想 , 撰文者有责任严格遵守规范要求 。
之后进行具体语言表述才会有坚实的认识基础和思维基础 。 从更广泛的意义上讲 , 公文写作质量的高低 , 与撰文者
四、
确立文体文种意识 ,恰当表达主张意图 的认识思维能力 、
理论政策水平 、
决策管理能力 、
文字表达能
完成公文写作任务 , 还需要确立公文的文体文种意识 , 力都有着密切关联 。写出高质量的公文 ,有赖于撰写者各方
在遵守公文特有的文体 、
文种 、
格式规范的基础上恰当地表 面素质的全面提高 。
达主张意图 。 责任编辑 冯耀明
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