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略论公文写作的受命性

王春荣
华中科技大学同济医学院

摘要

受命性是公文写作有别于其他文体写作的一个最主要的原则。本文论述公文
写作的受命性这一原则,分析其在公文写作中的三种具体表现形式:1.完全受命
式,2.有限受命式,3.无限受命式;并着重于阐述这三种不同表现形式下公文的
写作方法及应注意的问题。

关键词 公文;写作;受命性

公文有规范的格式,本当不难写,但是实际工作中,有不少秘书人员却深感
其难,甚至常有反复修改多次,难如领导之意的情况发生。究其原因主要在于没
有认识并把握公文写作的受命性这一原则,不理解公文写作很大程度上、或者说
很多时候,不是取决于撰写者,而是取决于领导,撰写者的自主性必须服从于受
命性这个道理。

一、 公文写作的受命性原则

受命性是公文写作的重要原则,也是公文写作有别于其他文体写作的一个最
重要的特征。公文作为领导管理的一种手段,其制文意图必然源于领导,而作为
为其服务的秘书人员处于代拟者地位,只能是受命制文。其所制公文如果不符合
领导指定的内容范围,甚至违背领导的意图,当然不可能得到领导的认可。其实,
这个道理并不难理解,问题在于这些秘书没有能把握准自己的位置而已。要知道,
在进行公文写作时,作为撰写者的秘书,代表的不是自我,而是一定团体和机关,
或者是这个团体和机关的领导;表达的不是个人的思想,而是机关或者机关领导
的意志;其文思必然要受到领导意图,还有国家法律、现行政策、客观实际和行
文规则等各种客观因素的限制。从这个意义上说,秘书起草公文,除了必须熟悉
并掌握各类公文的性质与作用,公文的文种和特殊体式,以及用语特点之外,更
重要的问题是必须正确认识自己的代拟性地位,遵循受命性原则,完全听清和听
懂领导意图,真正明确领导制文的动机和目的,了解制文的背景或者说现实基础,
并且消解或部分消解自我的个性,转换表述角度,用发文机关或机关领导的语气,
准确表述出来。

同时,作为秘书人员不仅要认识公文写作具有受命性,还要认识到其受命性
的表现形式不是单一的。受命并不等于领导怎么说,秘书就怎么写。由于领导意
图的不同,受命程度也有区别。因此,要想准确体现公文写作的受命性,还必须
根据受命的不同程度,选择合适的表达内容和方式。可以这样认为,正确理解受

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命性,就是要正确处理好公文写作的受命性与自主性的关系;就是要准确把握机
关领导的制文动机和目的,真正弄明白需要传达的或报告的是什么,而自己在公
文中应该表达些什么和用什么方式去表达。

二、 受命性的三种表现形式

作为公文起草者的秘书人员,应当如何准确把握受命程度,完成公文的起草
任务呢?一般说来,由于公文写作受命性程度的差异,有三种表现形式。

1.完全受命式

完全受命式,是典型的受命写作。这种形式下,公文内容完全由领导决定,
无需秘书人员作任何发挥。即领导布置写作任务时,从文种到内容,都向秘书人
员作了全面的、具体的交代,秘书人员要做的,就是把领导的口头指示,准确无
误地用书面语言表述出来。这种表现形式下的公文写作基本上是完全被动的,撰
写者不能随意改变领导的指示,不能依照个人意愿确立主旨,不能把自己的看法
或情感倾注到笔下。公告、通告、发布令、一般性会议通知等一些内容较为简单
的公文大多属于此类。

起草此类公文,要注意以下问题。首先,要转变写作思维习惯,完成由主动
写作到被动写作的过程;要把“自我”转变为“大我”,即团体和机关,或团体和
机关的领导。要强制自己站在领导的思维角度,去认识,去理解,去表述,这也
是公文写作受命性的起点。其次,要培养敏捷而准确的听知能力和文字表达能力,
能够迅速听清和听懂领导所交代的全部内容,并且能够用公文语体准确无误地表
述出来。第三,要理解将领导口述的公文内容转换为正式文稿不是简单的笔录,
还需要秘书在不改变领导所述内容的前提下,根据公文写作的要求,组织语言,
安排结构。因为领导对写作内容的交代即使再全面、再具体,但由于是意图、是
口头表述,未经反复推敲,条理不一定清晰,语言也未必规范。

2.有限受命式

有限受命式的受命是有限度的,领导只指示要点,不具体交代公文的全部内
容,甚至主旨,而由作为撰写者的秘书人员根据要点,自己去发掘、去组织、去
充实、去完成。属于此类的文体主要有商洽或答复问题的公函、工作报告、总结、
计划,以及一些部署工作性的通知等。秘书人员在起草这类公文时必须凭借自己
的学识和能力,根据工作中收集到的有关资料,以领导指示的要点为纲,去确定
公文的主旨,并适当而有限的充实内容。

此类公文从构成内容说,主要包括以下四个方面。第一是原由,公文的开头
一般都应首先交代原由。原由即原因,是主体部分的有力支撑。但是通常情况下
领导只向秘书人员讲述公文的事项,至于发文的原由并不具体指示,得靠秘书按
照所发公文的目的和背景自己去撰写。其二是事实,指事例和数据,只有通过事
实,才能充实文章的内容,增强文章的说服力。而领导一般不仅不会向秘书交代

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应使用哪些事实材料,更不可能具体阐述事实。但是许多公文,如工作报告、总
结等,往往离开了事实便难以说明问题,这就更要靠秘书根据扩展要点的需要,
自己去收集、选择和运用有关材料。其三评议,指对公文精神实质的阐发,这也
是需要秘书凭借自己的学识和能力去发挥的内容。秘书应当根据实际的情况和问
题,相应的政策和原则、具体的任务和要求,有针对性地作出中肯的分析和评价。
最后是要求,是对执行任务的具体要求或者发文机关的号召和展望等。这部分内
容对公文的主体具有强调、补充和延伸的作用,也是必不可少的。

从以上写作内容可知有限受命式比之完全受命式来说,秘书写作的自由度明
显增大。有限受命最重要的是把握好“有限”二字,
“有限”指对自由度的把握要
适度。领导交代了制文意图或要点,撰写者首先要认真而深刻地领会领导意图,
从中发掘公文主旨,然后思考需要充实哪些材料才能表现主旨,如何阐述才能使
公文主旨明确而又突出。这里就有一个撰写者自由发挥的空间,但是不要忘了这
个空间是有限的,有一个“自由度”的问题。撰写者的充实和阐述,既不能超出
领导指定的要点,还必须牢记自己的代拟身份,要以领导或机关的语气,准确、
完全而充分地表现领导意图。

写作实践中,对“自由度”控制不当主要表现在两个方面:一是充实阐发不
足,二是充实阐发过度。

充实阐发不足的直接后果是公文内容单薄,主旨和要点得不到有力支持,说
服力不强。原因有三。一是思想过于拘谨,不敢放。怕违背领导的指示,怕不符
合领导或机关的语气,于是诚惶诚恐,过于谨慎,以致文字舒展不开;二是缺乏
发散思维能力,不会放。不善于围绕要点扩展开去,以事实材料和有力阐发有效
地充实领导指示的要点。三是缺乏实践经验和能力,不懂得或不善于收集和运用
有关材料。

充实阐发过度,相对充实阐发不足而言是一个更常见的错误,会造成公文主
旨不明确、缺乏深度和力度、说服力不强的后果。出现这一错误的原因之一,也
是主要原因,在于不少人没有把握好“自我”和“大我”的关系,误把自己当作
了机关或领导。因此,写作中不善于变换角色,不是站在机关或领导的角度,没
有依从领导指示的要点,具有过多的主观随意性。原因之二是缺乏思维收敛能力,
不能做到收放自如,不懂得思路一旦打开应如何有效控制。要避免充实阐发过度,
应考虑三个问题。一是充实阐发的必要性,即要从领导指示的要点及所制公文主
旨出发,看是否有充实阐发的必要,哪些方面需要充实和阐发。二是充实阐发的
实效性,即用于充实阐发的材料必须是最典型、最深刻、最新颖、最有说服力的;
必须是紧紧围绕并足以支持领导指示的要点和公文主旨的;而且能够体现简洁明
快、注重实效的原则。充实阐发之时,既要防止文不对题或离题万里,又要避免
材料堆砌、语言拖沓。三是变换角色,化“自我”为“大我”,以机关或领导的代
言者的身份,即以机关或领导的语气来撰写。

实际公文写作中,有限受命的情况最为常见。因此,对于秘书来说,在以敏
锐的洞察力,对工作中客观事实和现象,进行深层次体验、感知及把握的前提下,

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学会运用有限受命的表现形式非常重要。

3.无限受命式

无限受命式,也称受命创作式。这种表现形式的特点在于,领导可能提出一
个意向、一个问题或一个范围,但很少涉及甚至完全不涉及具体内容;也可能领
导没有提出任何意向或问题,但秘书本人出于工作需要,有了某种想法或建议。
毫无疑问,无限受命时,作为公文撰写者的秘书的自由度更大了,有了更广阔的
发挥空间。但是创作公文不同于创作文学作品,文学创作可说是完全自由的创作,
而公文创作只能是受命创作。不管是领导直接授命的,还是秘书本人的想法或建
议,其作都必须符合机关或机关领导的意愿和要求。用通俗的话说,文学创作是
“我手写我心”,而公文创作是“我手写他心”。所以,公文创作归根结底仍然是
被动的。对此,作为撰写者的秘书一定要明确认识。调查报告、宏观决策性或预
测性方案、领导讲话稿,以及一些综合性的或内容较复杂的工作报告等均属此类。

以宏观决策性或预测性方案(企划案)为例,由于发展速度的不断加快,一
个团体或组织,要紧跟形势,要获得更大的发展,宏观决策性或预测性方案必定
是该团体或组织中常见的一种公文体。秘书人员尤其必须具备撰写这种文体的能
力。这种文体也最能体现无限受命原则。首先从写作意向看,有时是领导提出的,
更多时候连其意向也是作为领导的参谋和助手的秘书根据发展需要建议的。至于
写作内容,毫无疑问必须靠秘书自己以现实为基础,用科学的方法,去预测、去
规划、去组织。

再说调查报告,领导通常只交代调查目的和对象,其后的调查、撰写,作品
的要点、主旨、内容,都由秘书自己安排和把握;有时甚至并未要求进行调查及
提交调查报告,而是秘书人员根据自己的工作经验,觉察到领导决策或解决问题
需要依据某方面的情况和材料,主动去进行某项调查,并在调查的基础上写出调
查报告。

这类公文撰写过程中,领导本身对情况缺乏了解,不可能发表具体的意见,
从写作主旨到写作内容,比之前两种写作方式,秘书确实有更大的创作自由;但
即便如此,其写作的目的和方向仍然受控于领导,或者说,受控于团体或机关的
工作和发展需要,仍然具有受命性质。从这一意义上说,作为撰写这类公文的秘
书,正确认识受命原则,把握准自己的位置,显得尤为重要。因为正确理解和把
握这个自由度更不容易。

至于领导讲话稿,虽然通常领导事先指示讲话要点,但洋洋数千言、甚至上
万言的稿件出自秘书之手,其无限受命的特点不言而喻。撰写领导讲话稿,比上
面两种公文更难让领导满意,因为不仅要准确把握领导意向或者目的,而且要符
合领导身份,符合领导思路,符合领导语气。要想写得让领导满意,最为重要的
是,在日常工作中要经常研究领导的思路和语言风格,学会以领导的思路思考问
题,学会模仿领导的讲话语气,使领导对你写的讲话稿真正产生一种“如同己出”
的感觉。

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无限受命主要应当明确以下几个问题。第一要明确目的和方向,即领导实施
管理所要达到的目标,或本团体工作发展的方向和趋势。这是无限受命形式下写
作的前提。如果背离或偏离领导管理目标,或本团体工作发展的方向和趋势,那
么其作品也就失去了存在的价值。要明确目的和方向,秘书就必须具备宏观理念
和创新精神,拥有敏锐的超前思维能力和换位思维能力,勤于观察和调查,善于
捕捉于有用信息。有宏观理念和创新精神,才能站在全局高度上,把握方向,小
心求证,大胆创新;有敏锐的超前思维能力和换位思维能力,才能从领导角度思
考问题,想领导所想,先领导所想,不背离领导管理目标;勤于观察和调查,善
于捕捉有用信息,才能立足实际,想得实在,厚积而薄发,写得对路。第二要有
过硬的写作能力。这是受命创作的基本保证。从产生创作意向(或受命创作),到
收集和分析材料;从确立主旨到选择安排材料,都是对撰写者能力的考验。否则,
即使有适合领导工作目标的新的见解、建议或做法,也难以表述出来,物化为让
领导满意的、有创意的、有价值的公文。可见只有写作能力强,文章的价值才能
得到明显的提升。第三要有较深厚的综合素质。公文写作,从一定角度说恐怕比
文学写作更难,公文写作的高层次或者说创新主要靠的不是写作技巧,而是撰写
者的内在综合素质,因为行政管理空间要比社会生活空间小得多。撰写者缺乏综
合素质,就会思想贫乏、学识偏狭,就难以看得更深、更远,即使面对新情况、
新问题、新成果、新经验,也可能因为没有深刻的认识而无法发现、无法挖掘。
因此秘书还应当从思想理论、文化知识、工作和生活实践、语言表达等诸方面,
培养训练自己的综合素质,以便适应公文写作的需要。当然认识和把握公文的规
范程式和语体风格,也是十分重要的,不过这个问题就在本文话题之外了。

总而言之,正确地理解和把握公文写作的受命性原则,了解公文写作受命性
的三种表现形式,不仅有利于提高秘书的公文写作水平,而且有利于增强秘书的
整体素质和能力,有利于现代管理工作的改革和发展。

参考文献

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