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ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ

Organização e Manutenção do Arquivo

Relatório da Visita de Estudo


à Biblioteca e Arquivo da Ribeira Grande

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ


Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
Telefone 296 285 461  Fax 296 285 463
E-mail: geral@aprodaz.com
ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ
Organização e Manutenção do Arquivo

Relatório
Para: Formadora da UFCD Organização e manutenção do arquivo

De: Maura Helena Correia da Silva

Assunto: Visita de estudo ao Arquivo Câmara Municipal da Ribeira Grande

No dia 12 de Janeiro de 2011, pelas 14:00, a turma do curso Técnico


Comercial, da escola APRODAZ, fez uma visita de estudo ao Arquivo Municipal
e Biblioteca Pública, ambas valências da Câmara Municipal da Ribeira Grande.

Esta visita foi feita no âmbito da UFCD Organização e Manutenção do


Arquivo, acompanhados pela formadora Margarida Medina e teve como
principal objectivo ficarmos a perceber como se aplicam os conhecimentos
teóricos que temos vindo a trabalhar em contexto sala de aula, nomeadamente
como funciona o circuito de correspondência, a selecção, classificação e
arquivo dos documentos bem como a sua manutenção.

Partimos da escola às 14:00 e chegámos ao local da visita, cerca das


14:30, onde fomos recebidos pela Dra. Ana Cristina Moscatel, Técnica Superior
de Arquivo.

A visita teve duas fases distintas: uma em que pudemos visitar o Arquivo
e outra em que pudemos visitar a biblioteca.

Na primeira, a Dra. Ana Cristina deu-nos uma breve mas bem elucidativa
explicação acerca das funções de um arquivista, em que consiste um arquivo,
as suas principais características, que documentos podemos encontrar naquele
arquivo bem como se processa a sua selecção, classificação e posterior
arquivo. Falou-nos ainda do circuito de correspondência vigente naquela
valência da Câmara Municipal da Ribeira Grande.

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Após estas explicações houve espaço de interacção, onde foram


colocadas questões quer pelos formandos quer pela formadora, que
prontamente foram esclarecidas pela nossa anfitriã.

Depois, visitamos o Arquivo propriamente dito, tivemos contacto com os


documentos lá arquivados e simultaneamente a Dra. Ana Cristina foi
comentando o que víamos.

Posto isso, tivemos o privilégio de ter em nossas mãos documentos


históricos, no caso eram livros. Esses eram exemplares que datavam do século
XVIII, e pudemos constatar um exemplar em bom estado de conservação e
outro em mau estado. Vimos ainda, os utensílios utilizados para a conservação
e manutenção dos documentos. Por fim, tirámos fotos aos documentos e ao
arquivo.

Antes de terminada a visita ao Arquivo, surgiu uma questão muito


pertinente «o que acontece aos documentos, após o tempo legal de
conservação?». Perante isso, foi-nos explicado que no caso de documentos
sem cariz histórico, expirado o tempo de conservação do documento, previsto
na lei, os documentos deverão ser destruídos por reciclagem. Por sua vez, os
documentos de cariz histórico nunca poderão ser destruídos. Em caso de
dúvida em relação à importância do documento, este deverá ser analisado pela
entidade competente que é a Comissão Coordenadora para o Arquivo da
Região dos Açores, sendo ela quem avalia valor histórico ou não de um
documento.

No seguimento desta conversa, falou-se ainda do problema que é o


acumular de documentos que requerem espaços físicos, que com o passar do
tempo se tornam insuficientes bem como a conservação destes mesmos
documentos, expostos ao manuseamento e a condições climáticas.

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Foi-nos dito então que, actualmente, cada vez mais se recorrem às novas
tecnologias sendo que muitos documentos ficam só em suporte digital sendo
que muitos deles nunca chegam a ser impressos. Parecendo que é a solução
ideal para poupar espaço e papel este processo tem como desvantagem a falta
de conhecimento ainda de como se poderá fazer a sua classificação e plano de
arquivo.

Ainda na área do recurso às novas tecnologias, no Arquivo, falámos da


microfilmagem como sendo uma ajuda preciosa na manutenção de
documentos históricos, uma vez que, ao digitalizar e ou microfilmar estes
documentos, estaremos a preservá-los, as pessoas poderão consultá-los sem
que os documentos sofram desgaste pelo manuseamento.

Na segunda parte da visita, subimos ao primeiro andar do mesmo edifício


para visitarmos as instalações da Biblioteca Pública. Uma vez lá, fomos
recebidos pela Dra. Mónica Medeiros, que falou-nos um pouco da História da
Biblioteca, a sua origem, do funcionamento e organização, do seu espólio,
público que a frequenta bem como das actividades que levam a cabo. Falou-
nos ainda do processo de catalogação dos livros que se encontra ainda a
decorrer.

A Biblioteca Pública, para além do espaço de requisição e consulta de


livros, possuí também uma sala de leitura, uma sala equipada com
computadores ligados à internet e ainda uma sala infantil, que para além de
livros, tem jogos e material didáctico. Os seus utilizadores mais frequentes são
as crianças e jovens estudantes que aproveitam o espaço e ferramentas de
trabalho, nos estudos, realização de trabalhos e pesquisas ou para o lazer.
Com menos frequência, recebem senhoras domésticas que normalmente vão
requisitar livros ou ler revistas.

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Têm uma biblioteca itinerante que visita várias freguesias do concelho


proporcionando assim o acesso aos livros a todos aqueles que devido à
distância não podem se deslocar à biblioteca. A biblioteca possui ainda uma
vertente didáctica, trabalhando em parceria com as escolas do concelho, quer
recebendo nas suas instalações grupos de alunos quer indo às escolas.

Estas actividades são temáticas sendo muitas vezes criadas consoante as


necessidades das escolas como forma de dinamização das aulas.

Por fim, visitámos as várias áreas: o espaço destinado aos livros, a sala de
leitura, a de informática e a infantil. Lá estavam crianças e o nosso colega
Nuno Medeiros leu-lhes uma história.

Posto isso, para registar a nossa passagem e para mais tarde recordar,
tiramos uma foto de grupo. Já estando na hora de regressarmos, despedimo-
nos da nossa anfitriã a quem oferecemos flores como forma de agradecimento
por nos ter recebido. Regressamos à escola, onde chegámos pelas 17:00.

Maura Silva

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