COMPAÑÍA XYZ

BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA

TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Ciudad: Responsable:
Bodega: Fecha de Confirmación:

Propósito

El objeto de este papel de trabajo es validar por parte de la Gerencia que se han establecido los
elementos de control que se consideran acordes a la operación, para la preparación y ejecución
de la toma física de inventarios.

1. Aplicabilidad

Este papel de trabajo deberá ser completado y revisado en su totalidad por el funcionario
responsable de liderar la toma física del inventario y por los colaboradores asignados para dicha
labor según corresponda.

2. Evidencia de Revisión

Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó.

Nombre Fecha Firma

(dd/mm/aaaa):
Elaboró:

Revisó:

Revisó:

3. Procedimientos

Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando la implementación de cada una de las

actividades y controles que la compañía ha establecido de acuerdo a la Política y procedimientos
de Inventarios, de tal forma que se minimicen las desviaciones en los resultados del inventario y
se cuenten con adecuados elementos de seguridad.

4. Verificación

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Actividad Si No Comentarios

Previo al inventario

Comunique a todas las áreas de la

compañía la fecha proyectada para la
elaboración de los inventarios, de tal
forma que no se afecte la operación
de la compañía.

Solicite confirmación por escrito de

los funcionarios que solicita la
Política y el procedimiento deben
participar en dicho inventario (Gerente
de Producción, Contabilidad, colabores de
áreas etc). En caso de no ser posible
su participación, se deberá informar
oportunamente a la Comisión de
Inventarios.

Comunicar oficialmente a los clientes

con apoyo del área Comercial, las
fechas de inventario y por tanto
programar la entrega de productos
antes del mismo.

En caso de no ser posible retirar la

mercancía de los clientes que ya fue
facturada, deberá aislarla de los
productos a inventariar, así como
deberá estar plenamente identificada
y adjuntar una copia de su factura.

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Actividad Si No Comentarios

De ser necesario programe jornadas

de aseo y ordenamiento de la
bodega, garantizando que a la fecha
del inventario todos los productos se
encuentren en su correspondiente
localización y están plenamente
identificados con el código que les
corresponde.

Identifique los productos obsoletos

y/o dañados, proceda a separarlos de
los productos a inventariar, sin olvidar
dejarlos plenamente identificados.

Verifique que aquellos productos de

mayor valor, se encuentran
adecuadamente custodiados.

Programe la capacitación a los

funcionarios tanto administrativos
como operativos que participaran en
el conteo y asegúrese que todos
confirmen su asistencia.

En caso que un funcionario no pueda

participar en la capacitación o en el
inventario, su Jefe Inmediato será
quien presente dicha situación de
manera formal, explicando las
razones de su ausencia.

Elabore un instructivo preciso y no

muy extenso sobre la forma de
realizar el conteo de acuerdo a las
características de peso, tamaño y
medidas de los productos a
inventariar, de tal forma que los
participantes se familiaricen con los
productos. Igualmente incluya

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Actividad Si No Comentarios

ejemplos sobre el correcto

diligenciamiento de las tarjetas de
inventario, la instrucción de realizar el
conteo de forma ordenada, la función
de los líderes de los grupos de
conteo y la identificación de las rutas
de evacuación, entre otros.

En caso que la operación no pueda

pararse al 100%, no olvide seguir los
procedimientos establecidos para el
movimiento de mercancía. Dicho
procedimiento deberá informarse en
la capacitación a los participantes.

Durante la capacitación registre en

planilla la asistencia de los
participantes

Asegúrese de contar con los

elementos de seguridad (botas, batas,
guantes, arnez etc) suficientes para
todos los participantes en el
inventario. Si es necesario solicite
apoyo al área de seguridad industrial

Verifique que las rutas de evacuación

estén correctamente señalizadas, así
como el funcionamiento de la red anti
incendios.

Organice los grupos de conteo tanto

para el primero como segundo
conteo de acuerdo a las
localizaciones, verificando que un
mismo funcionario no cuente lo
mismo dos veces y que cada grupo
este conformado por un funcionario
administrativo y un operativo.

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Asigne los líderes de conteo para

cada grupo, así como los miembros
de la mesa de conteo (estos no pueden
ser funcionarios de la operación que esta
siendo objeto del inventario).

Genere las tarjetas de inventario sin

los saldos del sistema e informe a la
Comisión de inventario el número de
tarjetas a generar, estando cada
tarjeta pre numerada.

Genere las tarjetas de inventarios

utilizadas para la mercancía obsoleta
o de lenta rotación.

Realice el corte de documentos en el

sistema antes de iniciar el inventario
y entregue dichos soportes a los
organismos de control.

Verifique que se cuentan con todos

los elementos de trabajo necesarios
para el inventario (esferos,
calculadoras , etiquetas de conteo, etc)

Durante el inventario

Verifique la asistencia de todos los

participantes convocados. En caso
que alguien no asista informe a su
Jefe Inmediato, para tomar las
medidas disciplinarias que se
consideren.

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Actividad Si No Comentarios

Entregue los elementos de seguridad

a los participantes en el inventario
(guantes, tapabocas, batas, botas aceradas,
etc.).

Asigne los grupos de conteo a cada

líder, según previa programación.

Entregue al líder de los grupos de

conteo las etiquetas para identificar el
primer o segundo conteo según
corresponda, así como las tarjetas
para el registro del inventario

Verifique que los líderes de conteo

acompañen a los grupos asignados
durante el inventario.

Identifique la mercancía que se

encuentra en tránsito e informe a la
Mesa de Control.

Valide que no se acepten planillas

con tachaduras o enmendaduras por
la mesa de control

La investigación de las diferencias

generadas luego de cruzados los
resultados del inventario con los
saldos del sistema, deberán ser
realizados por funcionarios dos
funcionarios administrativos y un
operativo.

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Actividad Si No Comentarios

Finalizado el Inventario

Para las diferencias generadas

informe la razón de las mismas,
anexe documentación soporte y
solicite la correspondiente
autorización para su ajuste.

Establezca acuerdos sobre la entrega

de informes finales del inventario a
todas las áreas que requieran dichos
resultados.

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