ESCOLA PROFISSIONAL DA

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Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
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E-mail: geral@aprodaz.com
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Para: Formadora da UFCD de Organização e Manutenção de Arquivo

De: Milene Medeiros
Assunto: Visita de Estudo à Câmara Municipal da Ribeira Grande

No âmbito do Curso Técnico Comercial, na UFCD de Organização e Manutenção de Arquivo,

ministrado pela formadora Margarida Medina realizamos uma visita de estudo.
Essa visita de estudo foi realizada no dia 12 de Janeiro do ano 2011, à Biblioteca/Arquivo
Municipal da Câmara Municipal da Ribeira Grande com o objectivo de visualizarmos como
funciona um arquivo de grande dimensão.

Chegámos à Biblioteca/Arquivo Municipal da Câmara Municipal da Ribeira Grande por volta das
14:30 h, onde fomos recebidos pela Dr.ª Ana Cristina Moscatel, técnica superior de arquivo, que
nos acompanhou até às salas onde permanece o arquivo.

Já, junto às salas de arquivo, a Dr.ª Ana Cristina apresentou se e começou por nos informar que a
Câmara Municipal da Ribeira Grande era a única na Região Autónoma dos Açores que tinha uma
técnica superior de arquivo. Antes de iniciarmos a visualizar o arquivo a Dr.ª Ana Cristina
Moscatel, relatou nos em que consistia o Arquivo e as suas funcionalidades.

O arquivo da Câmara Municipal da Ribeira Grande, funciona como arquivo intermédio e uma das
salas funciona como arquivo histórico desde 1509. Os sistemas de classificação utilizados nestes
são alfabético e cronológico, já a arrumação é feita por alfanumérico. Os documentos arquivados
mais antigos, e com danos devido à sua idade são digitalizados para que não se percam conteúdos,
devido ao desgaste. Após serem digitalizados ainda têm alguns anos de duração, após esses anos
quando os responsáveis de arquivo constatarem que já não têm condições para permanecerem no
arquivo é feito um pedido e, depois, é elaborada uma acta dirigida à Câmara Municipal da Ribeira
Grande, com a permissão para a destruição daquele documento.

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Anteriormente, o processo de destruição dos documentos do Arquivo da Câmara Municipal da

Ribeira Grande, incineração mas agora, devido a questões ambientais, são triturados por uma
máquina de triturar e, após esse processo, são envidas para a reciclagem.Existe um sistema de
gestão de documentos que regista a entrada e digitaliza os documentos que compõem o Arquivo
Municipal. Cada secção da Câmara Municipal da Ribeira Grande criou o seu próprio plano de
arquivo, mas a Dr.ª Ana Cristina Moscatel vai tentar que toda a Câmara crie um plano de arquivo
geral, para todas as secções.

Após a Dr.ª Ana Cristina Moscatel esclarecer todas as nossas dúvidas e de nos apresentar todo o
processo de arquivo da Câmara, pudemos visualizar as salas de arquivo e foram muitas as pastas
que visualizei para meu enorme espanto. Também tive a oportunidade de visualizar uma acta antiga
onde a caligrafia era tão antiga que não consegui ler nada.

Terminada a parte do arquivo, passámos para a segunda parte da visita, a biblioteca pública. Nessa
parte da visita fomos orientados pela Dr.ª Mónica Medeiros, que é a responsável daquela unidade. A
Dr.ª Mónica Medeiros fez-nos um resumo da história da biblioteca pública da Ribeira Grande, as
funções do seu trabalho como a câmara adquire tantos livros e qual o processo que é realizado para
a catalogação de cada um dos livros. Após isso visualizámos os livros que a biblioteca tinha, e
como eram organizados. E, por fim, visualizámos a sala de computadores e a sala infantil da
biblioteca onde se ajudam as crianças com os trabalhos de casa, se contam histórias e onde as
crianças desenvolvem várias actividades de divertimento.

Foi muito gratificante e interessante realizar essa visita de estudo, e fiquei a conhecer muita coisa
que eu nem sabia que existia na Câmara Municipal do meu concelho, sendo que sempre que eu
necessitar de requisitar um livro já sei que posso encontrá-lo na Biblioteca Pública da Ribeira
Grande. Quanto ao arquivo adquiri alguns conteúdos que me esclareceram algumas dúvidas que
ainda persistiam em mim quanto ao módulo de arquivo. Por fim, a nossa visita terminou pelas
16:30, hora em que regressámos rumo às nossas casas.

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Formadora: Margarida Formanda: Milene Medeiros

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