Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
PENDAHULUAN
Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang luar biasa di
sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang Pencipta, yang telah menciptakan
segala sesuatu tanpa sia-sia, maka pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada
Sang Khalik Allah SWT, Dzat yang Maha Melihat dan Maha Mengetahui apa yang
tersembunyi.
Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang dipercaya
menjalankan amanah besar mahasiswa Universitas Trunojoyo Madura membutuhkan sebuah
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan. Manajemen
yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuat
sebuah “Standart Operational Procedure” yang selanjutnya disebut SOP.
SOP BEM FAPERTA adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh
BEM FAPERTA untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar
terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan
terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dan mekanisme kinerja dari
pelaksanaan program-program kerja yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan
melaksanakan kegiatan yang membawa nama Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian
Universitas Trunojoyo Madura. SOP dibuat secara tertulis sebagai panduan untuk
mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan sebuah program kerja yang
dilaksanakan Badan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Pertanian Universitas Trunojoyo
Madura.
1
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB I
VISI, MISI, LAMBANG, MOTTO DAN ATRIBUT
A. VISI ORGANISASI
Membangun KM-FAPERTA yang lebih Aktif, Inovatif dan Progresif dalam
menumbuhkan insan intelektual berwawasan Akademis, Organisatoris dan Religious serta
berdaya saing gobal dan berbasis kearifan local.
B. MISI ORGANISASI
1. Meningkatkan semangat akademis dan organisatoris melalui kegiatan-kegiatan berbasis
intelektual, profesi, sosial dan moral serta minat dan bakat.
2. Meningkatkan kreatifitas mahasiswa dibidang karya ilmiah melalui kegiatan-kegitan
berbasis ilmiah.
3. Meningkatkan manajemen organisasi kemahasiswaan yang lebih baik dan progresif
dilingkungan Fakultas Pertanian.
4. Menumbuh-kembangkan sikap solidaritas dan kebersamaan Mahasiswa Fakultas
Pertanian.
5. Menumbuh-kembangkan sikap kritis dan inovatif serta mejadi controlling kebijakan
baik di Fakultas Pertanian maupun pemerintah dibidang pertanian.
C. LAMBANG
1. Lambang BEM FAPERTA adalah lambang Universitas Trunojoyo Madura dengan
ditambahi tulisan BEM FAKULTAS PERTANIAN di bawah lambang perahu.
D. MOTTO
BEM FAPERTA 2011 memiliki motto “total dalam bekerja,kreatif dalam berkarya dan
loyal dalam mengabdi”. Bahwa melalui seluruh aktivitasnya BEM FAPERTA bekerja
sepenuh hati, dapat secara kreatif dalam memberikan karya atau manfaat yang dirasakan
secara konkrit oleh civitas akademika dan masyarakat serta loyal dan gigih dalam
mengabdi bagi bangsa, negara dan agama. BEM FAPERTA mampu memberikan
sumbangsih dalam mengatasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi oleh bangsa dan
umat manusia, sehingga eksistensi BEM FAPERTA sebagai Lembaga Kemahasiswaan
semakin kuat mengakar.
E. ATRIBUT
Atribut BEM FAPERTA adalah bendera berwarna hijau, bergambar lambang BEM
FAPERTA
3
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI & JOBDESCRIPTION
STRUKTUR PENGURUS
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
PERIODE 2011
GUBERNUR
BEM
SEKRETARIS BENDAHARA
WAKIL GUBERNUR
JENDRAL UMUM
WASEKJEN WABENDUM
KORDEP KORDEP
BIRO KESTARI
INTERNAL EKSTERNAL
4
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
B. JOBDESCRIPTION
Gubernur
Bertanggung jawab penuh terhadap aktivitas dan kinerja Badan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas Pertanian Universitas Trunojoyo Madura selama satu periode kepengurusan.
1. Sebagai koordinator kebijakan BEM FAPERTA, baik internal maupun eksternal
2. Menjalankan fungsi kepemimpinan lembaga kemahasiswaan di tingkat Universitas
3. Memberikan pengarahan dan pendampingan dalam berjalannya roda organisasi.
4. Membuat kebijakan strategis BEM FAPERTA.
5. Mengawasi dan mengkoordinasikan Strategic Planning BEM FAPERTA.
Wakil Gubernur
Bertanggung jawab penuh membantu Gubernur selama satu periode kepengurusan serta
berwenang dalam membantu menjalankan roda organisasi BEM FAPERTA
1. Menjalankan roda koordinasi dan komunikasi antar organ/perangkat kelembagaan
BEM FAPERTA
2. Melakukan pemantauan dan pendampingan pelaksanaan kegiatan BEM FAPERTA
3. Membantu pelaksanaan fungsi dan tugas Gubernur apabila berhalangan.
Sekretaris Jenderal
Bertanggung jawab terhadap aspek administrasi kesekretariatan organisasi meliputi
berkas surat, peraturan, izin dan dokumentasi arsip lainnya. Serta pengelolaan fasilitas
dan sarana serta melakukan iinventarisasi aset yang dimiliki BEM FAPERTA
1. Melakukan pendataan surat (dokumen) masuk dan keluar kelembagaan BEM
FAPERTA
2. Membuat dan menyusun surat kelembagaan BEM FAPERTA dan penjadwalan
kegiatan (Gubernur)
3. Melakukan penyusunan jadwal kegiatan kelembagaan BEM FAPERTA dalam setiap
periodenya
Bendahara Umum
Bertanggung jawab penuh terhadap alur dan lalu lintas (mekanisme administratif)
keuangan BEM FAPERTA
1. Melakukan pengajuan anggaran kemahasiswaan terhadap Birokrat.
2. Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) kas (keuangan) lembaga BEM
FAPERTA
3. Bertanggungjawab penuh terhadap pemantauan pengelolaan keuangan dari
departemen
4. Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan dari departemen
5. Melakukan pengelolaan (penerimaan dan pemasukan) kas (keuangan) lembaga BEM
FAPERTA
BIRO KESTARI
Bertanggung jawab penuh untuk melengkapi, merawat, mengelola administrasi dan
inventaris organisasi serta merawat dan memfungsikan sekret selama satu periode
kepengurusan BEM FAPERTA.
1. Melengkapi dan memfungsikan Administrasi BEM FAPERTA.
2. Menjaga dan merawat inventaris BEM FAPERTA.
3. Melengkapi dan memfungsikan perlengkapan Sekret BEM FAPERTA.
4. Menjaga, melengkapi inventari sekber KM-FAPERTA.
5. Mengelola dan memfungsikan sekber KM-FAPERTA dengan baik.
Koordinator Internal
Bertanggung jawab penuh untuk mengkoordinir departemen internal serta melaporkan
semua kegiatan departemen kepada Gubernur selama satu periode kepengurusan BEM
FAPERTA.
6
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
7
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
Koordinator Eksternal
Bertanggung jawab penuh untuk mengkoordinir departemen eksternal serta melaporkan
semua kegiatan departemen kepada Gubernur selama satu periode kepengurusan BEM
FAPERTA.
Departemen eksternal meliputi:
2. Departemen Agama
a. Membangun nuansa religious di lingkungan Fakultas Pertanian.
b. Menumbuh-kembangkan moral dan akhlaq Mahasiswa Fakultas Pertanian.
c. Mengadakan kegiatan-kegiatan berbasis keagamaan.
d. Menjalin silaturrohmi dengan seluruh badan kelengkapan Fakultas Pertanian.
e. Melakukan hubungan dan kerja sama dengan para ulama yang ada di lingkungan
kampus dan sekitarnya.
8
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB III
KOORDINASI PENGURUS
DAN TATA LAKSANA ORGANISASI
2. Rapat
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur, mengevaluasi
kemajuan kerja Departemen selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain
diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua
pengurus BEM FAPERTA dapat mengetahui hasil rapat tersebut.
a. Pimpinan Rapat
1) Rapat pengurus inti dipimpin oleh Gubernur BEM FAPERTA atau Sekteraris
Jendralatau pengurus inti yang diberikan wewenang.
2) Rapat Departemen dipimpin oleh Ketua Departemen atau Sekretaris Departemen,
atau anggota Departemen yang diberikan wewenang.
3) Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC,
Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen yang terkait.
b. Undangan Rapat
1) Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekteraris Jendral kemudian
disebarkan Ketua Departemen.
2) Undangan Rapat Departemen dibuat oleh sekretaris Departemen (setelah
melaksanakan konfirmasi dengan Ketua Departemen) dan diserahkan kepada
setiap anggota Departemen.
3) Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan diserahkan kepada
humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.
9
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
3. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Rapat kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja dilaksanakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal
pembentukan kepengurusan dan Pertengahan kepengurusan BEM FAPERTA).
2) Agenda
a) Rapat Kerja I
Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Gubernur BEM
FAPERTA.
Pembahasan Jobdescription pengurus BEM FAPERTA.
Pembahasan Standart Operasional Prosedur BEM FAPERTA.
Pembahasan Rencana Strategis BEM FAPERTA.
Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
Pembahasan Anggaran Keuangan
b) Rapat Kerja II
Laporan pengurus selama setengah periode
Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus
Analisis dan Pembahasan Program
Rekomitmen Pengurus
b. Rapat pimpinan
1) Rutin dilaksanakan sesuai kebutuhan.
2) Agenda
Menentukan kebijakan ditingkat fakultas bila tidak memungkinkan
dilangsungkan rapat pleno pengurus.
Silaturahmi pengurus
Evaluasi program kerja yang sedang dan akan dilaksanakan
Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
3) Diikuti seluruh pengurus inti
10
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
c. Rapat Departemen
1) Rutin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan
2) Agenda
Menentukan kebijakan teknis di tingkat departemen
Silaturahmi anggota departemen
Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
Penjadwalan aktivitas Departemen dalam dua pekan mendatang.
Strategi pencapaian program.
3) Diikuti ketua departemen, sekretaris departemen bendahara departemen dan
seluruh staf departemen
2. Hierarki kepengurusan
Hierarki hubungan antara pimpinan dan staff kepengurusan adalah komando sedangkan
antar staff kepengurusan adalah koordinasi.
3. Mekanisme Laporan
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada Gubernur BEM FAPERTA
paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan.
b. Pengurus BEM FAPERTA wajib melaporkan kegiatan kepada DPMF paling lambat
1 bulan setelah melaksanakan kegiatan.
c. Jika dalam waktu yang ditentukan BEM FAPERTA tidak memberikan laporan, maka
DPMF berhak memberikan surat teguran.
11
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
4. Mekanisme peringatan
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan
yang berlaku di BEM FAPERTA, maka akan diberikan peringatan pertama secara
lisan.
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua
berupa surat teguran
c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan.
12
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB IV
KEUANGAN
A. ADMINISTRASI KEUANGAN
1. Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pencatatan
pengikhtisaran dan pelaporan keuangan suatu organisasi.
2. Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat
dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar
dicatat dalam buku kas, buku tabungan disamping mendokumentasikan sumber asli dari
transaksi-transaksi.
3. Dana Kepanitiaan
a. Setiap bidang dan departemen yang akan menyelenggarakan kegiatan memperoleh
dana dari Fakultas melalui Bendahara umum.
b. Apabila terdapat dana sisa pasca kegiatan, maka seluruh dana yang masih ada harus
dikembalikan ke Bendahara umum.
c. Biaya pembubaran panitia diserahkan pada kebijakan Bendahara Umum dengan
persetujuan Gubernur.
d. Seluruh dana sosial disalurkan pada yang berhak menerima.
13
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
4. Dana Pendelegasian
Dana dari Fakultas dan atau kas BEM FAPERTA yang digunakan untuk pendelegasian
harus dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara :
a. Delegasi harus membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Sekretaris jendral
b. Membuat laporan keuangan pada Bendahara maksimal 7 hari pasca kegiatan
c. Sisa dana pendelegasian 100 % harus dikembalikan ke BEM FAPERTA.
14
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB V
ADMINISTRASI
A. PENDAHULUAN
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu
sekretaris umum, dan sekretaris Departemen. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen
yang paling penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi.
Selain kelancaran administrasi merupakan suatu tolok ukur keberhasilan organisasi (dalam
hal ini BEM FAPERTA). Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai
perlu dirapihkan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administrative semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi
dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukan bahwa pengelolaan
administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.
15
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
C. SURAT MENYURAT
1. Perlengkapan Surat
a. Kop surat
1) Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo Universitas dan logo
BEM FAPERTA).
2) Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di
bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan nama
kota, kode pos, nomor telepon, e-mail dan nomor faximili (bila ada). penggunaan
kertas (jenis dan ukuran kertas) harus sama/standar setiap kali BEM FAPERTA
mencetak kop surat baru.
3) Tipe huruf sebaiknya konsisten, terutama untuk nama BEM FAPERTA.
b. Memorandum
Yaitu suatu bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar departemen/biro).
Merupakan surat sederhana yang sifatnya formal, dengan ukuran ½ A4.
c. Amplop surat
Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat BEM
FAPERTA, sebaiknya desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar amplop
cabinet.
d. Stempel/cap
Stempel atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang dikeluarkan
BEM FAPERTA. Stempel harus disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena
menyangkut nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan
kepanitiaan besar. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang pembuatan
surat.
2. Pengelolaan Surat
Berkas dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan
klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan
dan pengelolaan berkas adalah biro administrasi.
a. Surat Masuk
Standarisasi Surat Masuk
1) Penerimaan surat
Berkas surat yang diterima Sekteraris Jendral terlebih dahulu di sortir mana yang
merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus atau surat-surat lainnya. Surat
organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan,
16
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
mana surat bagi Gubernur BEM FAPERTA, Sekteraris Jendral, Bendum dan
Ketua Departemen.
2) Pencatatan surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.
Berikut point-point yang dapat dicantumkan :
a) Nomor urut
b) Tanggal Masuk
c) Nama dan Alamat Pengirim
d) Tanggal dan Nomor surat
e) Perihal/ditujukan untuk urusan
f) Pihak yang dituju
g) Lampiran
h) Keterangan
Format Buku Registrasi Surat Masuk
No Tanggal masuk Alamat Pengirim Tgl & No Surat Prihal Tujuan Lampiran Ket.
3) Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam buku registrasi Surat masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi
stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal penerimaaan. Kemudian
dibuat lembar disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak yang
bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
4) Penindaklanjutan surat
Bila pihak/Departemen yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak
harus memberitahukan kepada Sekteraris Jendral ,untuk dibuatkan surat balasan.
Bila departemen/biro yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat
sendiri, Departemen tsb tetap harus memberitahu Sekteraris Jendral untuk
meminta nomor surat.
5) Penyimpanan Surat
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :
a) Sekteraris Jendral (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)
b) Departemen yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).
17
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
3. Klasifikasi Surat
Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi :
a. Surat Khusus
Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah keputusan yang
dikeluarkan oleh Gubernur BEM FAPERTA.
4. Jenis-Jenis Surat
Dalam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan surat
yang berbeda-beda. Jenis surat ini antara lain:
a. Surat Keputusan (SK)
b. Surat Undangan (SU)
c. Surat Permohonan (SPm)
d. Surat Pemberitahuan (SPb)
e. Surat Peminjaman (SPj)
f. Surat Pernyataan (SPn)
g. Surat Laporan Pertanggung Jawaban (SLPJ)
h. Surat Mandat (SM)
i. Surat Tugas (ST)
j. Surat Keterangan (SKet)
k. Surat Rekomendasi (SR)
l. Surat Balasan (SB)
m. Surat Ucapan Terima Kasih (STK)
7. Kode Surat
GUB : Ketua bem
S.J : Sekretaris Jenderal
B.U : Bendahara Umum
KORDEP. Int : Koordinator Internal
KORDEP.Eks : Koordinator Eksternal
BIRO. KESTARI : Biro Keseketariatan dan Administrasi
DEP. ADKESMA : Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa
DEP.PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
DEP.MBM : Departemen Minat dan Bakat Mahasiswa
DEP.LITBANG : Departemen Penelitian dan Pengembangan
DEP.KOMINFO : Departemen Komunikasi dan Informasi
DEP.AG : Departemen Agama
DEP.BIKERS : Departemen Bisnis dan Kewirausahaan
DEP.SOSLING : Departemen Sosial dan Lingkungan
20
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
8. Lembar Pengesahan
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Gubernur BEM
Gubernur BEM
CAP
Nama Jelas
NIM
d. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama,
ditandatangani oleh Gubernur BEM, ketua pelaksana dan sekretaris Pelaksana yang
bersangkutan
Ketua Pelaksana Sekretaris pelaksana
CAP
Nama Jelas
NIM
21
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
e. Surat kepada pihak intern atau memorandum, ditandatangani oleh Gubernur BEM
yang bersangkutan
Gubernur BEM
CAP
Nama Jelas
NIM
f. Surat ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/bantuan lain ditanda
tangani oleh Gubernur BEM dan Sekretaris Jendral
Nama Jelas
NIP
hal ini Sekteraris Jendral hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya
dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan.
2. Pihak yang menandatangani/menyetujui
Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Gubernur BEM FAPERTA / Sekteraris
Jendral
b. Surat kepada pihak luar BEM FAPERTA tetapi masih lingkup intra kampus yang
bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat
undangan) ditandatangani oleh Ketua Departemen dan Gubernur BEM FAPERTA
atau Sekteraris Jendral dan Gubernur BEM FAPERTA atau ketua pelaksana
kegiatan dan Gubernur BEM FAPERTA.
c. Surat kepada pihak luar BEM FAPERTA dalam lingkup ekstra kampus yang
bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangai oleh ketua
pelaksana, Gubernur BEM FAPERTA dan Pejabat yang berwenang
d. Surat kepada pihak internal BEM FAPERTA atau memorandum, ditandatangani
oleh Sekretaris Departemen dan Ketua Departemen yang bersangkutan.
e. Ucapan terima kasih atas sumbangan / paritipasi / sponsor / bantuan lain
ditandatangani oleh Sekteraris Jendral dan Gubernur BEM FAPERTA.
f. Surat Izin kegiatan kepada pejabat / birokrat kampus yang berwenang : Surat
ditandatangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan Gubernur BEM
FAPERTA
D. ADMINISTRASI KEARSIPAN
Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan yaitu pengelolaan
surat menyurat, surat masuk, maupun surat keluar, pengarsipannya dan dokumentasi agar
teratur dan sistematis, maka sistem pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-
unsur yang penting untuk dicatat adalah:
1. Nomor urut surat
2. Nomor surat
3. Tanggal diterima
4. Tanggal dikeluarkan
5. Isi surat
6. Asal surat
7. Keterangan
23
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
24
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
Notulen
Peserta
Agenda Rapat
Hasil rapat
3) Berita Acara Rapat Departemen disimpan oleh sekretaris Departemen kemudian
diserahkan pada Sekteraris Jendral sebagai lampiran laporan bulanan tiap
Departemen .
25
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
3) Kondisi Objektif
Kondisi objektif merupakan situasi ril yang dialami Departemen , biasanya
berhubungan dengan kinerja Departemen, jumlah personil, kerja sama dan
koordinasi anggota Departemen serta peran dan fungsi yang diemban Departemen
4) Program Kerja
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Departemen pada saat rapat
kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode
kepengurusan.
5) Realisasi Program Kerja
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan
oleh Departemen . Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut :
Nama Kegiatan
Tujuan Kegiatan
Waktu dan Tempat Kegiatan
Peserta Kegiatan
Nara sumber kegiatan
Gambaran Kegiatan
Alokasi Dana
Hambatan-hambatan
Evaluasi dan rekomendasi
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan
untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran
organisasi khususnya sesuai Departemen garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal
yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.
8) Penutup
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.
Laporan akhir Departemen diserahkan kepada Sekteraris Jendral 3 (tiga) minggu
sebelum MUSWA dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan
file dalam CD/disket/Flash disc.
26
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB VI
PROGRAM KERJA
27
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB VII
KEGIATAN BEM FAPERTA
A. PENDAHULUAN
Kegiatan BEM FAPERTA merupakan realisasi dari pelaksanaan rapat kerja yang
dilaksanakan oleh pengurus. Program Kerja yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan
prosedur sistematis dan terorganisir. Kegiatan ini melibatkan tim atau Departemen secara
kepanitiaan sebagai komponen pendukung berjalannya kegiatan Program Kerja BEM
FAPERTA. Unsur sumber daya manusia yang tergabung dalam tim kerja harus mengetahui
ruang lingkup tugasnya masing-masing selama pelaksanaan Program Kerja BEM
FAPERTA, untuk mendukung hal tersebut maka dibutuhkan kejelasan tugas dan teknis
pelaksanaannya, yang dikenal dengan SOP (Standar Operasional Prosedur).
B. PENGERTIAN
Standar Opeeasional Prosedur (SOP) merupakan Prosedur sistematis dan terorganisir yang
berisi kerja teknis dari satuan kerja yang dilakukan oleh anggota tim dalam suatu
organisasi dan atau panitia. Prosedur tersebut mendeskripsikan prosedur pelaksanaan suatu
kegiatan dan keadministrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang
dilakukan oleh seluruh pengurus BEM FAPERTA periode 2010-2011.
C. TUJUAN
Adapun tujuan yang di tetapkannya Standar Oprasional Prosedur adalah sebagai berikut :
1. Mempermudah pelaksanaan tugas
2. Mengawasi kinerja Departemen dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih
pekerjaan.
3. Memberi gambaran tugas spesifik sesuai manajemen kepanitiaan BEM FAPERTA.
28
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
d. Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta dan jumlah
peserta (bisa berupa prakiraan/target).
e. Narasumber Acara
Pada bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasi
termasuk lembaga asal narasumber.
f. Organisasi / Kepanitiaan
Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan
kegiatan.
g. Materi Kegiatan
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi
kegiatan.
h. Waktu dan tempat
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa
lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
i. Biaya
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang
diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tersebut.
29
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
f. Tujuan Kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan kongkret. Biasa juga
dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan.
g. Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam
rangka mendukung pencapaian tujuan.
h. Peserta Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin
kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur maka identitas komponen ini pun
harus dicantumkan pula.
i. Waktu dan tempat
Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan
digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan,
lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu
penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.
j. Materi Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan digelar.
Didalamnya tercantumkan juga pengisi materi kegiatan.
k. Jadwal Acara/Kegiatan
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan mulai dari
persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara
spesifik urutan/susunan acara dan para pelaksana yang terkait dengan dalam
kegiatan tersebut.
l. Pembiayaan
Dalam penyusunan anggaran, sebaiknya di dasarkan pada rincian kegiatan
yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan
memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana
harus dijelaskan agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian
biayanya.
m. Susunan kepanitiaan
a) Pelindung
Tingkat Universitas : Rektor
Tingkat Fakultas : Dekan
b) Penasehat
Pembantu Dekan III
c) Penanggung jawab
Gubernur BEM FAPERTA
d) Panitia Pelaksana
30
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
Panitia Pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-
seksi sesuai kebutuhan. Personil panitia pelaksana disertakan nama lengkap,
jurusan dan angkatan.
n. Anggaran Biaya (rekapitulasi tiap seksi)
o. Penutup
p. Lampiran
3) Proposal dibuat pada kertas berkop kepanitiaan dan berlogo BEM FAPERTA
dengan Header Footer panitia.
4) Penandatanganan Proposal
a. Acara internal
Proposal BEM FAPERTA ditandatangani oleh Sektetaris panitia, Ketua
panitia, Yang diketahui Gubernur BEM FAPERTA atas Persetujuan Pembantu
Dekan III.
b. Acara Eksternal
Proposal BEM FAPERTA ditandatangani oleh Sektetaris panitia, Ketua
panitia, Yang diketahui Gubernur BEM FAPERTA dan PRESMA UTM atas
Persetujuan Pembantu Dekan III dan Pembantu Rektor III
5) Proposal minimal dibuat 2 rangkap
a. Arsip BEM FAPERTA
b. Keperluan Panitia
B. Persiapan teknis
a. Rapat Panitia
b. Perencanaan waktu
c. Pembagian tugas
d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat.
e. Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.
Catatan : dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh
ketua pelaksana dan panitia.
31
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
D. Evaluasi Kegiatan
a. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan hingga pelaksanaan.
b. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
c. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan
criteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.
d. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.
32
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB VIII
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
A. PENYUSUNAN
Laporan Pertanggungjawaban yang selanjutnya disebut LPJ merupakan susunan laporan
kegiatan paska acara.LPJ paling lambat disusun 14 hari setelah pelaksanaan kegiatan. LPJ
dibuat rangkap dua, untuk arsip Sekretaris jenderal dan fakultas.
LPJ terdiri dari :
1. Kata Pengantar
Berisi kalimat-kalimat pengantar dari panitia.
2. Latar Belakang
Berisi tentang alasan-alasan diperlukannya pembuatan laporan pertanggungjawaban ini
dibuat.
3. Nama Kegiatan.
Berisi judul kegiatan
4. Proses jalannya acara.
Berisi laporan proses jalannya acara mulai dari awal hingga akhir acara. Terbagi dalam
2 tahapan :
a. Tahap Persiapan :
Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.
b. Tahap pelaksanaan :
Disusun berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan per seksi acara.
5. Evaluasi kegiatan
Berisi laporan mengenai jalannya kegiatan, jumlah peserta dan juga kendala atau
hambatan yang terjadi pada tahap persiapan maupun pelaksanaan acara.
7. Laporan Keuangan
Berisi :
a. Sumber pemasukan dana
b. Penggunaan dana
c. Keterangan Rugi atau Laba
8. Kesimpulan dan Rekomendasi
Berisi kesimpulan dari panitia mengenai acara tersebut, dan rekomendasi untuk kegiatan
selanjutnya.
34
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB IX
PENDELEGASIAN
Delegasi
Keterangan :
Tugas Gubernur:
Merekomendasikan siapa saja yang tepat untuk dijadikan delegasi dalam sebuah
kegiatan
Mencari informasi terkait dengan kegiatan yang akan dihadiri oleh peserta delegasi dan
memberikan pengarahan tentang segala sesuatu yang perlu dipersiapkan oleh peserta
delegasi
Memonitoring peserta delegasi
Mengupayakan agar tidak terjadi kemonotonan pengiriman delegasi
Mendata semua hasil yang diperoleh oleh peserta delegasi pasca kegiatan untuk
kemudian dikaji
Mendata institusi maupun organisasi yang mengundang delegasi dari BEM FAPERTA
dalam rangka menciptakan jaringan eksternal
Memberikan pembekalan kepada peserta delegasi sehubungan dengan kegiatan yang
akan dihadirinya, khususnya terkait dengan perluasan jaringan.
35
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB X
PERNYATAAN SIKAP
Pernyataan sikap dibuat bilamana dianggap perlu dalam rangka menyikapi berbagai
permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus. Ini dilakukan dalam rangka kepeduliaan
BEM FAPERTA terhadap lingkungan di sekitar kampus maupun masyarakat dan juga
eksistensi BEM FAPERTA.
36
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB XI
REWARD DAN PUNISHMENT
A. REWARD
Reward merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada Aktivis baik perseorangan
maupun atas nama Departemen yang ada di BEM FAPERTA.
Reward diberikan kepada Aktivis BEM FAPERTA yang :
1. Behasil menyelenggarakan kegiatan BEM FAPERTA dengan baik yang dinilai mulai
dari persiapan (pra-kegiatan), pada saat pelaksanaan kegiatan dan setelah pelaksanaan
kegiatan
2. Berperan aktif di setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM FAPERTA. Reward
diberikan oleh Gubernur BEM FAPERTA melalui mekanisme Rapat Pengurus Harian
berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Departemen/Kepala Bidang.
B. BENTUK-BENTUK REWARD
1. Pemberian ucapan selamat atas keberhasilan dalam menjalankan suatu event
2. Memberikan sertifikat kepada Aktivis maupun kepanitiaan
3. Prioritas untuk menjadi delegasi BEM FAPERTA pada suatu kegiatan yang akan diikuti
C. PUNISHMENT
Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada Aktivis BEM
FAPERTA. Punishment diberikan kepada kepada Aktivis yang :
1. Mangkir / tanpa ijin selama tujuh hari berturut – turut tanpa izin.
2. Pengurus Harian yang tidak hadir dalam rapat PH selama 2 kali berturut-turut tanpa
izin.
Pemberian Punishment merupakan hak dari Gubernur BEM FAPERTA kepada Aktivis
yang tidak aktif berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Departemen/ Kepala Bidang
terkait.
D. BENTUK-BENTUK PUNISHMENT
1. Aktivis yang selama tujuh hari berturut – turut tidak aktif tanpa izin akan dikenai sanksi
berupa teguran secara lisan.
2. Apabila 2 Minggu setelah teguran lisan tersebut diabaikan, maka akan diberikan sanksi
berupa peringatan secara tertulis.
3. Apabila 2 Minggu setelah peringatan tertulis juga diabaikan, maka Aktivis yang
bersangkutan akan dinonaktifkan melalui mekanisme Rapat Pengurus Harian.
4. Mekanisme penggantian Aktivis yang terkena sanksi merupakan hak Gunernur atas
pertimbangan dari Pengurus Harian.
37
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
Sekretariat : Sekber BEM FP, Jl. Raya Telang PO.BOX 02 Kamal–Bangkalan, Tlp.085733041250. E-mail.bemfaperta_utm@yahoo.com
BAB XII
PENUTUP
Demikian Standart Operational Procedure (SOP) ini dibuat. Semoga dengan adanya SOP
ini semua kegiatan BEM FAPERTA Periode 2011 dapat berjalan dengan baik. Segala aturan
yang belum tercantum dalam Standar Operational Procedure (SOP) Badan Eksekutif Mahasiswa
Universitas Trunojoyo Madura akan diatur dikemudian hari dan semoga SOP BEM FAPERTA
periode 2011 ini digunakan dengan sebaik-baiknya untuk kejayaan BEM FAPERTA.
38