BAHAGIAN D:

Soalan 7 :

a) Tindakan yang perlu diambil ialah :

i. Hendaklah mencarinya dengan segera. Laporan juga hendaklah dibuat kepada
Pegawai Keselamatan Jabatan dan Ketua Jabatan.
ii. Mereka seterusnya akan menyiasat dan mengemukakan laporan yang mengandungi
pandangan dan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada pergawai keselamatan
kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam tempoh 24 jam.
iii. Sekiranya kehilangan disahkan, pemula dokumen tersebut hendaklah dimaklumkan
agar taksiran risiko terhadap keselamatan dapat dibuat dan tindakan menyelamat
serta pembetulan keadaan dapat diambil.

b) Cara memusnahkan dokumen terperingkat :

i. Dokumen terperingat termasuk buangan terperingkat yang hendak dimusnahkan

hendaklah terlebih dahulu dikoyak kecil-kecil atau diricih dengan menggunakan
mesin pericih.
ii. Dokumen yang diricih dibakar, peraturan-peraturan yang selamat di bawah
penyeliaan penjawat awam yang dibenar mengendalikan dokumen itu. Abunya
hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali lagi.
iii. Buangan terperingkat hendaklah diberi perlindungan keselamatan yang sepaturnya
sehingga ianya dimusnahkan.

Soalan 8:

a) Sesungguhpun pegawai-pegawai dan keluarga mereka boleh diberi rawatan dan ubat-ubat
percuma dihospital –hospital atau di klinik-klinik, mereka akan dikehendaki membayar
bayaran wad apabila dimasukkan ke hospital mengikut kadar-kadar dalam Lampiran A,
melainkan dalam kes dimana pegawai mengalami kecederaan semasa menjalankan tugas
rasminya di luar ibu pejabat dan terpaksa dimasukkan ke hospital serta penyakit-penyakit
seperti tibi, kusta dan barah.

Gred Kelas Wad Bayaran Sehari

Gred Khas dan keatas, kategori Kelas I bilik seorang RM10.00
hingga III yang bergaji RM3,138
dan keatas
Kategori III yang bergaji RM3,137 Kelas I bilik berdua RM8.00
dan kebawah hingga kategori VI
 Kategori VII hingga VIII Kelas I bilik bertiga RM6.00
Kategori IX hingga XI Kelas II RM3.00
Kelas III Percuma

b)

i) Bagi pegawai lelaki, isteri dan anak-anaknya atau

ii) Bagi pegawai perempuan, suami dan anak-anaknya
iii) Anak-anak yang berkelayakan adalah, anak-anak yang ditanggung sepenuhnya oleh pegawai
yang berumur dibawah 18tahun atau sekiranya masih bersekolah dibawah umur 21 tahun
iv) Anak-anak daif (kelemahan otak atau jasmani) tidak ada had umur
v) Anak tiri dan anak angkat yang diambil mengikut undang-undang
vi) Balu seorang pegawai selagi dia belum berkahwin semula
vii) Ibu bapa kandung/ mengikut undang-undang pegawai berkenaan

BAHAGIAN E:

Soalan 9:

Setiap kementerian /jabatan/badan berkanun perseketuan/pihak berkuasa tempatan/agensi hendak lah

member perhatian sewajarnya kepada semua pengaduan awam dan mengendalikannya secara berikut:

i) mengeluarkan surat akuan terima dalam tempoh 2 minggu setelah menerima surat aduan
daripada orang awam atau pun yang dirujuk oleh biro pengaduan awam.

ii) memberi jawapan dalam masa yang ditetapkan atau kepada pengadu berkenaan pengaduan
yang diterimanya secara langsung ataupun dari biro aduan awam.

iii) menghantar surat jawapan sementara yang mengandungi penjelasan mengenai sebab sebab
jawapan/ulasan tidak dapat diberi dalam jangka masa yang ditetapkan dan memaklumkan juga jangka
masa jawapan/ulasan yang akan diberikan.

iv) memberi kerjasama yang penuh kepada biro aduan awam apabila siasatan terhadap aduan/kes
dijalankan.

v) mengambil tindakan-tindakan aduan untuk menyelesaikan aduan seperti yang diputuskan oleh
jawatan kuasa tetap pengaduan awam.

vi) mengemukakan laporan kemajuan mengenai tindakan-tindakan pembetulan yang diambil dari
semasa ke semasa kepada biro aduan awam.
 viii) Menyimpan rekod mengenai semua aduan yang dirujuk oleh biro aduan awam dan aduan
yang diterimanya secara langsung dengan mengandungi maklumat asas seperti tarikh aduan
diterima, tarikh surat akuan dikeluarkan, kedudukan terkini sesuatu aduan, keputusan
jawatankuasa dan tindakan pembetulan yang telah/sedang diambil.

Soalan 10 (a). Maksud rekod kerajaan

Rekod kerajaan ialah segala jenis dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan lukisan,
gambar, mikrofilem, filem, wayang gambar dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh
mana-mana Jabatan Kerajaan dalam apa-apa bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan
rasmi mereka.

10 (b). Memelihara rekod jabatan

i. Rekod mesti dipelihara dengan baik

Tiap tiap jabatan hendaklah mengambil tindakan yang bersesuaian untuk memelihara
rekod-rekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaan
mereka. Nasihat-nasihat pakar yang percuma tentang pemeliharaan rekod-rekod boleh
didapati dengan menghubungi Ketua Pengarah Arkib Negara

ii. Bilik simpanan mesti bersesuaian

Jabatan hendakalah menentukan bahawa rekod-rekod disimpan dalam bilik-bilik sesuai yang
tidak lembab, bocor atapnya atau berlubang-lubang dindingnya. Bilik simpanan rekod ini
mestilah terhindar dari bahaya banjir,api atau bahang matahari dan juga selamat dari tikus
dan serangga termasuk anai-anai. Untuk mengelak dari kelembapan, sistem pengudaraan
yang baik seperti kipas angin, penghawa dingin dan kipas ekzos diperlukan.

iii. Rekod patut disimpan di atas rak-rak

Rekod-rekod hendaklah jangan diletakkan di atas lantai. Sebaiknya digunakan rak-rak besi
yang member ruang sebanyak enam inci di antara lantai dan rak pertama supaya
memudahkan pengudaraan dan kerja-kerja pembersihan. Sekiranya rak-rak kayu digunakan
maka ini hendaklah diawasi daripada anai-anai atau bubuk-bubuk dengan menyemburkan
varnish dan bahan anti serangga perosak terlebih dahulu pada rak kayu

iv. Mengeringkan rekod dan lain-lain tindakan

Rekod-rekod yang basah hendaklah diudarakan supaya kering dan jangan sekali-kali dijemur
atau disalai. Rekod-rekod yang berlapuk hendaklah dibersihkan dari lapuknya dan yang
beranai-anai atau dimasuki semut atau lain-lain serangga hendaklah dikeluarkan dan
 dibinasakan serangga-serangga itu. Arkib Negara akan sedia membantu jabatan-jabatan
dalam hal ini.

v. Rekod koyak perlu dibaiki

Rekod-rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan kertas lain dengan menggunakan
pelekat yang boleh dibuat daripada tepung ubi kayu atau yang seumpama dengannya. GAm
cair atau tape selulosa tidaklah elok digunakan kerana ini boleh merosakkan dan
mencacatkan kertas-kertas. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada fail-
fail hendaklah disematkan semula dengan segera.

vi. Bilik rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan

Bilik-bilik rekod hendaklah jangan digunakan sebagai tempat makan-minum dan merokok
atau bagi menyimpan bahan-bahan pejabat yang lain terutama bahan-bahan berair seperti
asid, cat, dakwat, minyak, spirit dan sebagainya. Bilik-bilik hendaklah dibersihkan selalu dan
pencuci hampagas hendaklah digunakan supaya habuk-habuk tidak berkumpul.