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Apostila_BasicMethodware

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Em um mercado cada vez mais globalizado e competitivo, que tem levado as organizações a viverem em permanente estado de
mudança, temos presenciado nos últimos anos, especialmente no Brasil, uma busca incessante das empresas no uso de melhores
práticas de gerenciamento de projetos. Essa busca tem sido incentivada e facilitada pelo PMI – Project Management Institute
organização referência mundial em Gerenciamento de Projetos (www.pmi.org). Essa instituição divulga “o que” é necessário para o
gerenciamento de projetos, sem entrar no mérito de “como” esses processos devem ser realizados e em que seqüência.
A metodologia de gerenciamento de projetos Methodware®, desenvolvida pela Beware Consultoria Empresarial
(www.beware.com.br), é direcionada para empresas e instituições que precisam aumentar a chance de sucesso de seus projetos,
através do estabelecimento de métodos para iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar e finalizar projetos. Totalmente
alinhada com o PMBOK® 4a edição (publicação do PMI), apresenta de forma objetiva “como” o gerenciamento de projetos deve ser
realizado.

Essa metodologia foi publicada no livro “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Methodware”, de Carlos Magno da
Silva, Flávio Vivacqua, Otualp Macedo e Luiz Xavier, que recebeu em junho de 2010 o prêmio "Melhor Livro Brasileiro de
Gerenciamento de Projetos da Década". Esta premiação foi organizada pelo PMI-Rio como parte do 8º Encontro Nacional de
Profissionais de Gerenciamento de Projetos, considerado um dos eventos anuais mais importantes nessa área no Brasil. Mais de mil
profissionais de gerenciamento de projetos, de todo o Brasil, participaram da votação.
A Basic Methodware® é uma versão simplificada da Methodware®, de utilização prática, para estudantes e gerentes de projetos
de pequeno e médio porte, utilizando o projeto de um treinamento para exemplificar os procedimentos de cada processo. Ela também

BASIC METHODWARE (www.methodware.com.br)

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
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Gerenciamento de Projetos

será útil para aqueles que estiverem iniciando na área de gerenciamento de projetos, que vão verificar que é possível gerenciar sem
burocratizar o trabalho, trazendo como benefício uma maior previsibilidade do projeto, aumentando a chance de seu sucesso.

Para utilizar a Basic Methodware®, veja abaixo cada processo do Mapa de Processos “Roadmap”:

MAPA DE PROCESSOS “ROADMAP”

I - INICIAR

P - PLANEJAR “PLAN”

E - EXECUTAR “DO”

M - MONITORAR “CHECK”

F - FINALIZAR

I - Autorizar o Início
do Projeto

P.1 – Identificar os Envolvidos E – Gerenciar a Execução do
Plano de Projeto

M – Checar o Trabalho do Projeto F - Encerrar o Projeto

Termo de Abertura (D1) P.2 – Escopo e a Qualidade Autorização do Trabalho (D3) Relatórios de Desempenho (D5) Aceite Final (D7)
P.3 – Respostas aos Riscos Equipe de Trabalho (D4)

C – CONTROLAR “ACT”

P.4 – Comunicações

C – Agir para Corrigir Distorções

P.5 – Tempo e Recursos

Pedidos de Mudança (D6)

P.6 – Aquisições
P.7 – Custo
P.8 – Aprovar Plano de Projeto
Plano do Projeto (D2)

1º MODULO: I – Autorizar o Início do Projeto

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Verificamos no dia-a-dia que diversas idéias, são denominadas de projetos, mas sucumbem antes mesmo de nascer. O objetivo
de se formalizar o início de um projeto é definir alguns parâmetros que servirão de base para desenvolvê-lo. Além disso, se o projeto
não tiver um "responsável" corre-se o risco de duplicidade ou ausência de comando e, conseqüentemente, grandes transtornos
esperados em sua condução.

Consideramos que uma vez decidido que o projeto será feito devemos comunicar esta decisão internamente. Essa comunicação
deve ser feita pelo patrocinador do projeto. Muitas vezes usamos um documento que pode ser denominado de Termo de Abertura do
Projeto
, onde é formalizado a existência do projeto designando seu gerente do projeto ou coordenador, e autorizando-o a utilizar
recursos humanos, materiais e financeiros na execução do mesmo. Esta autorização pode ser este termo de abertura do projeto, uma
proposta de projeto autorizada por um cliente interno ou externo, uma ordem de serviço ou até mesmo uma mensagem de correio
eletrônico. Mais importante do que a forma ou o nome do documento é a sua funcionalidade.
Nesta metodologia, como o intuito é de simplificação, vamos considerar uma mensagem eletrônica como a autorização para o
início do projeto, a ser enviada para o gerente do projeto com cópia para outros interessados como, por exemplo, o superior imediato do
gerente, caso este não seja o emissor da mensagem. Vale à pena ter nessa mensagem, pelo menos, os seguintes tópicos:

1. Justificativa

Descrição da necessidade ou do problema existente (Por quê?), com o histórico e, eventualmente, o público-alvo dos benefícios

do projeto (Para quem?).

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2. Objetivos e Metas

Descrição da contribuição ou auxílio que o projeto visa trazer para a solução do problema, ou benefícios que o projeto visa gerar
(Para quê?). O ideal é quantificarmos os objetivos, o que chamamos de "metas". O sucesso de um projeto está associado ao alcance
dos seus objetivos.

3. Escopo do Projeto

Quais produtos e serviços são esperados pelo patrocinador e onde será realizada a execução do projeto. Neste momento da
autorização a descrição do escopo é resumida, pois fará parte do planejamento do projeto o detalhamento do escopo.

4. Gerente do Projeto e Nível de Autoridade
Identifica o gerente do projeto (também podemos usar "líder" ou "coordenador") e, eventualmente, estabelece seus poderes e

limitações de autoridade.

5. Limites de Prazo e Custo (Restrições)
Identifica os limites orçamentários e de prazo que o gerente do projeto deve considerar no planejamento do projeto. O emissor
da mensagem não deve ser o próprio gerente do projeto, pois não seria uma boa prática ter algo como "eu me designo gerente do
projeto". O fato de ter um patrocinador (sponsor, padrinho), com um alto nível hierárquico, dá mais importância para o projeto na
empresa e o gerente do projeto sabe a quem se dirigir em caso de decisões fora de sua alçada.
O gerente do projeto ao receber a mensagem deve gerar um arquivo com extensão pdf desta mensagem, e arquivá-lo em um

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diretório do projeto, para gerar histórico e permitir futuras consultas.
Ao longo dos processos desta metodologia nós iremos exemplificar a aplicação das técnicas e ferramentas em um projeto de
um "Treinamento em Gerenciamento de Projetos". O texto abaixo exemplifica um e-mail de autorização do início desse projeto.

PROJETO EXEMPLO
Termo de Abertura do Projeto – E-mail (D1)

De : Diretor Executivo
Para : José das Couves
CC: Nélio Vieira (Gerente do José das Couves)
Assunto: Autorização para início do projeto.

1. Justificativa:

No momento atual, em que várias organizações estão passando por mudanças estruturais em direção a uma orientação por projetos, torna-se mais
evidente a necessidade de se estabelecerem metodologias de gestão que conduzam ao sucesso ou que, pelo menos, aumentem a probabilidade de
atingir o sucesso em seus projetos. Para tal, torna-se necessária a capacitação de profissionais das organizações em ferramentas e técnicas para o
gerenciamento desses projetos.
A nossa empresa possui um portfolio de projetos de cerca de R$ 15 milhões / ano. Pesquisa realizada em 2003 pelo Meta Group com executivos de TI
mostra que as empresas que vêm investido em treinamento em gerenciamento de projetos têm registrado uma melhora contínua na eficiência de seus
projetos, reduzindo seus custos em até 30%.

2. Objetivos e Metas:

Objetivo qualitativo: Otimização dos recursos físicos e financeiros da empresa, por meio de um melhor gerenciamento dos projetos.
Meta: Obter uma redução de, no mínimo, 10% nos custos dos projetos no próximo ano.

3. Escopo:

Este projeto tem como escopo a realização de uma turma de treinamento em gerenciamento de projetos (GP), tendo como público alvo os profissionais
que trabalham em projetos de Tecnologia da Informação e de Engenharia. Esse treinamento deve ter como base a metodologia "basic methodware" de
gerenciamento de projetos.

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4. Gerente do Projeto e Nível de Autoridade:

O Sr. José das Couves do Departamento de Administração será o gerente deste projeto. Sua escolha foi realizada em razão de sua experiência anterior
em outros treinamentos e por sua participação em diversos projetos da empresa.

5. Limite de Prazo e Custo:

O projeto deverá estar concluído em até 60 dias.
O orçamento para o projeto é de R$18.000,00.

Se você já tem um projeto para iniciar, prepare agora a mensagem de autorização de início do mesmo e solicite ao patrocinador
para divulgá-la na organização, tendo como destinatários os setores envolvidos / interessados no projeto. Também podem ser utilizadas
outras formas de divulgação do início do projeto: Intranet; newsletter etc.
Agora que o projeto já foi autorizado, você já pode começar a elaborar o planejamento do mesmo. Nesta metodologia, o
planejamento será consolidado em um "Plano do Projeto". Veja o modelo de plano do Projeto no Anexo 2 desta apostila. Transcreva
para a "Introdução" do mesmo os itens da mensagem do patrocinador, com exceção do texto referente ao escopo, que será utilizado
como ponto de partida para o texto a ser colocado no subitem 3.1.1 do plano, a ser preenchido durante o processo P2 da metodologia.

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