LATIHAN KEPEMIMPINAN

II

|
| ||


|
| | |
|

 ADMINISTRASI

á Berasal dari bahasa Yunani µad¶-minis¶-¶trare¶ yang

mempunyai arti pengabdian, pelayanan atau service
á Administrasi dalam arti sempit yaitu tata usaha atau
office work yang meliputi kegiatan catat mencatat,
tulis-menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan
dan sebagainya.
á Administrasi dalam arti luas keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Administrasi umumnya dinisbahkan dengan tata
usaha yang berarti segala bentuk pekerjaan dalam
kantor meliputi tulis menulis, mengetik,
korespodensi (surat-menyurat), kearsipan dan
sebagainya
 PERSURATAN

SURAT ß Sarana komunikasi tertulis atau alat

untuk mengadakan hubungan dengan orang
lain yang menggunakan kertas dan tulisan
sebagai medianya.
SURAT ß Alat komunikasi tertulis untuk
mengadakan hubungan dengan pihak lain
 AKTIVITAS ADMINISTRASI

á Klasifikasi Data
á Pencatatan Data
á Penerimaan Data
á Pengiriman Data
á Penggandaan Data
á Pengetikan Data
á Penyimpanan Data
á Pengelolaan Data
 UNSUR ADMINISTRASI

Sekelompok
Orang

Adanya Tujuan Kerjasama

Unsur
Administrasi

Kegiatan yang
runut dalam Pembagian Tugas
rangkaian proses
 ]ENIS SURAT

á Menurut isi dan asalnya

á Menurut maksud dan tujuannya
á Menurut wujudnya
á Menurut sasarannya
á Menurut jaminan keamanan isinya
á Menurut urgensinya
á Menurut cara penyampaiannya
 Surat resmi
atau Dinas

Menurut Isi
dan asal surat

Surat Pribadi Surat Niaga

 SURAT MENURUT MAKSUD & TU]UAN

1. Surat Lamaran Kerja

2. Surat Keputusan
3. Surat Perintah
4. Surat Permohonan
5. Surat Peringatan
6. Surat Panggilan
7. Surat Penawaran
8. Surat Perjanjian
9. Surat Pesanan
10. Surat Laporan
11. Surat Pengantar
 SURAT MENURUT WU]UDNYA

á Kartu Pos
á Surat Bersampul
á Telegram
á Teleks
á Faksimile
 SURAT MENURUT SASARAN

áSURAT BIASA
áSURAT PENGUMUMAN
áSURAT EDARAN
SURAT MENURUT ]AMINAN & KEAMANAN ISI

á SURAT BIASA
á SURAT KONFIDENSIL (TERBATAS)
á SURAT RAHASIA
á SURAT SANGAT RAHASIA
 SURAT MENURUT URGENSINYA

áSURAT BIASA
áSURAT PENTING
áSURAT SANGAT RAHASIA
 SURAT MENURUT CARA PENYAMPAIAN

áSURAT BIASA
áSURAT KILAT
áSURAT KILAT KHUSUS
 BENTUK-BENTUK TUBUH SURAT

á Full block style (bentuk lurus penuh)

á Block style (bentuk lurus)
á Semi block style (bentuk setengah lurus)
á Simple style (bentuk sederhana)
á Square block style (bentuk persegi)
á Special Block paragraph ( bentuk alenia
tergantung)
á Lindiented style (bentuk lekuk)
á Official style (bentuk resmi dinas pemerintah)
 BAGIAN SURAT

á Kepala Surat
á Nomor surat
á Tanggal/bulan/tahun
á Lampiran
á Hal/perihal
á Alamat
á Salam pembuka
á Isi surat
á Salam penutup
á Nama Lembaga
á Nama TTD
á Tembusan
á Inisial
 SISTEM PENGARSIPAN ORGANISASI

Arsip adalah kumpulan data yang saling

berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan yang
tidak perlu, untuk memenuhi berbagai
kebutuhan.
Kumpulan file/tabel/arsip yang saling
berhubungan juga dapat disimpan dalam
media elektronik
 MANFAAT ARSIP

× Sebagai bahan pemgambilan keputusan

× Sebagai bahan membuat perencanaan
× Sebagai bahan penyusun program
× Sebagai bahan acuan melaksanakan
kegiatan
× Sebagai bahan evaluasi/laporan
× Bahan penulisan sejarah
 NILAI GUNA ARSIP

× Nilai guna administrasi

× Nilai guna hukum
× Nilai guna keuangan
× Nilai guna kebijaksanaan
× Nilai guna sejarah
× Nilai guna pelaksana kegiatan
 PROSES PENYIMPANAN ARSIP

× Memisah-misahkan arsip
× Meneliti arsip
× Memasukkan arsip
× Mengklasifikasikan arsip
× Mengindeks arsip
× Menyusun arsip
× Memfile arsip
 PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP

× Penyortiran
× Retensi
× Klasifikasi
× Inventarisasi
× Indeks
× Label/etiket
× Penyimpanan
 SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK

× Mudah dilaksanakan
× Mudah dimengerti
× Murah/ekonomi
× Tidak memakan tempat
× Mudah dicapai
× Cocok bagi organisasi
× Mempernudah pengawasan
 PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

SUATU USAHA UNTUK MENERAPKAN

IDE BARU DALAM SISTEM
ADMINISTRASI, SERTA DENGAN SADAR
MEMPERBAIKI SISTEM TERSEBUT BAGI
PENCAPAIAN TU]UAN & SASARAN YANG
POSITIF
 Berdasarkan definisi diatas dapat dipahami
bahwa ada 2 faktor sebagai hubungan sebagai
hubungan sebab akibat dalam
penyempurnaan administrasi. Faktor
penyebab yaitu perubahan tujuan, sikap,
struktur dan cara organisasi. Faktor akibat
yaitu efektivitas organisasi
 Berhasilnya penyempurnaan administrasi
tergantung dari berapa banyak jumlah orang
yang berpartisipasi secara langsung atau tidak
langsung dalam proses perubahan yang
dilaksanakan
 STRATEGI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

1. Strategi penyempurnaan menyeluruh.

Kepemimpinan dan anggota mendukung
2. Strategi penyempurnaan sepotong-sepotong
(incremental).
Kepemimpinan dan anggota mendukung
3. Tidak ada strategi penyempurnaan
Kepemimpinan dan anggota tidak ada yang
mendukung
 FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

1. Perubahan Struktural
Perubahan struktural dan fungsi anggota
dalam suatu organisasi mengoptimalkan
kebutuhan
2. Perubahan Kinerja
Menekankan terhadap kerja sama,
membedakan antara hasil dengan upaya yang
dilakukan dalam penyempurnaan
administrasi, efektivitas dan efisiensi.
 FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

1. Perubahan harus merupakan perbaikan

dari keadaan sebelumnya
2. Perbaikan diperoleh dengan upaya yang
disengaja dan bukan terjadi secara
kebetulan atau tanpa usaha
3. Perbaikan yang terjadi bersifat jangka
panjang dan tidak sementara