Imbondeiro

Gestão Electrónica de Documentos do INEA

1
 Agenda
• Principais conceitos
• Controlo de versões (check-in e check-out)

• Fluxo de trabalho (revisão de documentos)

• Metadados

• Nuvem de tags

• Estructura de pastas
• Tipos de documentos
2
 Agenda
• Tela inicial
• Autenticação

• Painel

• Pastas
• Navegar Documentos

• Criar pasta

• Renomear pasta

• Carregar documentos

3
 Agenda
• Documentos
• Descarregar / Visualizar

• Editar (Check-out e Check-in)

• Apagar

• Mover

• Fluxo de trabalho

• Pesquisa

• Básica

• Avançada

4
Conceitos - Controlo de Versão
• Tem como objectivo gerenciar as diferentes
versões (histórico) no desenvolvimento de um
documento qualquer.
• Principais vantagens do controlo de versão:
• Controlo do histórico: facilidade em desfazer e
possibilidade de analisar o histórico do trabalho realizado,
como também facilidade no resgate de versões mais
antigas.

• Trabalho em equipe: um sistema de controlo de

versão permite que diversas pessoas trabalhem sobre o
mesmo conjunto de documentos ao mesmo tempo e
minimiza o desgaste provocado por problemas com
conflitos de edições.
5
Conceitos - Controlo de Versão

• Principais operações
• Check-out: consiste em reservar o documento para
edição. Desta forma, você estará sinalizando para os
outros utilizadores que o documento está a ser
editado por si, permitindo que eles apenas possam ler
o documento, mas não editá-lo.

• Check-in: consistem em finalizar a edição de um

documento, devolvendo o mesmo para o sistema. Após
esta operação, outros utilizadores poderão reservar o
documento para edição.

6
Conceitos - Fluxo de Trabalho
• Segundo a WfMC (Workflow Management
Coalition) fluxo de trabalho é a automação do
processo de negócio, na sua totalidade ou em
partes, onde documentos, informações ou tarefas
são passadas de um participante para o outro para
execução de uma ação, de acordo com um
conjunto de regras de procedimentos.
• No contexto do Imbondeiro, um fluxo de
trabalho representará o controlo de revisões de
um documento, onde este mesmo documento
passará de um utilizador para outro, o qual poderá
aprovar o documento ou solicitar alterações.
7
Conceitos - Metadados
• Todo documento armazenado pode ser visto
como um conjunto de informações (ou dados)
• Também conhecidos como
“metainformações”, os metadados nada mais
são do que dados (ou informações) sobre
estes dados presentes no documento.
• Tem como objectivo principal adicionar mais
valor ainda aos documentos armazenados,
permitindo classificá-los, facilitando, assim, a
busca e indexação dos mesmos
8
Conceitos - Nuvem de Tags
• Tag, também conhecido como “rótulo” ou “legenda”, nada mais é
do que uma forma de categorizar um documento de maneira
simples, através do uso de palavras-chave relacionadas ao
conteúdo do mesmo.
• Essencialmente, uma nuvem de tags nada mais é do que uma lista
hierarquizada visualmente, ou seja, é uma forma visual de
apresentar o conteúdo dos documentos cadastrados no sistema.
• Uma nuvem de tags em geral reúne um conjunto de tags
utilizadas nos documentos cadastrados disposto em ordem
alfabética, e o volume de conteúdos que o sistema apresenta em
cada tag é mostrado proporcionalmente pelo tamanho da fonte.
• Dessa forma, em uma mesma interface é possível localizar uma determinada
tag tanto pela ordem alfabética como pela frequência da incidência de
conteúdos marcados com a mesma tag no sistema.

• As tags disponibilizadas na nuvem são links que levam a coleções de itens

9
 Estructura de Pastas
RAÍZ

CDI DEQUI DPE SEDE

Luanda Biblioteca
Norte Dep.   Dep.   Dep.  de  Admin.  e   DG DGADJ GADG GJ GPC
Conservação Construção Serv.  Gerais

Huambo Biblioteca
Sul
Chefe  de   Chefe  de   Chefe  de   DG Gabinete   Acessoria  de   Gabinete   Chefe  de  
Departamento Departamento Departamento Director  Adjunto Imprensa Jurídico Gabinete

A  DEFINIR Divisão  de   Consultor Chefe  Div.   Secretaria  da   Secretaria Chefe  de   Div.  de  Estudos,  
Conservação Finanças DG Gabinete InformáKca  e  

A  DEFINIR Expediente Coordenação  do  

Grupo  ExecuKvo
Chefe  RH Secretariado   Chefe  Relações   GPC
da  DG Públicas

A  DEFINIR Fiscalização Sala  de   Contabilidade Div.  de  Imprensa  e  

Intercâmbio  Inter
Técnico  de  
Projectos Planeamento

Seguranca   Sala  de   Div.  Patrimônio Gabinete  de  

Rodoviária Reuniões Apoio  ao  DG

Secretaria Expediente   Secretaria  Relações  

Públicas
Geral

Força  de  
Trabalho

Processamento  
de  Salários

Secretaria  Div.  
Finanças

Tesouraria

10
 Estructura de Pastas
Div.  de  Estudos,  InformáKca  
e  Documentação

Manuais Modelos Normas Projectos

PMGI

Andamento Controlo Documentos Especificação Planeamento

Comunicação Aquisições Aceite BoleKm

Formação QA Apresentação Formação

Infra-­‐estrutura Relatório Compras  Realizadas Formulários

Processo Reunião Contractos Funcional

Projecto Correspondências Infra-­‐estrutura

Sistema Entregas  ao  INEA Processo

Formações  Realizadas Sistema

Protocolo

11
 Tipos de Documentos
• ACTAS • COPIADORES DE NOTAS E • FAXES • MODELOS • PROPOSTAS DE
OFÍCIOS DESLOCAÇÕES
• ADMISSÕES • FÉRIAS ANUAIS • NOMEAÇÕES
• CORRESPONDÊNCIA • PROPOSTAS DE DESPESAS DE
• ANÁLISES E PROPOSTAS • FICHA DE REGISTO • NOTAS PROJECTO E EXECUÇÕES
• DECLARAÇÕES BIOGRÁFICO FÍSICAS
• APROVEITAMENTO DA • NOTAS DE ENTREGA • PROTOCOLOS DE
BACIA DO RIO CUNENE • DESLOCAÇÕES • FICHAS DA PROGRAMAÇÃO COOPERAÇÃO TÉCNICA
FINANCEIRA
• OBRAS
• AUTOS CONSIGNAÇÃO • DESPACHOS • PROVINCIAS
• FICHAS INDIVIDUAIS • OFÍCIOS
• AUTOS DE VISTORIA • DIÁRIOS DA REPÚBLICA • REABILITAÇÃO DAS INFRA-
• FINANCIAMENTOS • ORDENS DE SAQUE ESTRUTURAS
• AUTOS RECEPÇÃO • DIVERSOS
• FUNDO RODOVIÁRIO • ORDENS DE SERVIÇO • RECORTES DE JORNAIS
• AVISOS • DÍVIDA PÚBLICA
• GARANTIAS BANCÁRIAS • ORGANIGRAMAS • REGISTO E EMPRESAS NOVAS
• BALANCETES • DOCUMENTOS DA
DIRECÇÃO GERAL (GPC) • GRUPOS OPERATIVOS • ORGANISMOS • REGULAMENTO
• BANCOS INTERNACIONAIS
• DOCUMENTOS INTERNOS • GUIAS DE MARCHA • RELATÓRIOS
• BRIGADAS DE • ORIENTAÇÕES
CONSTRUÇÃO/ • EMPRESAS • HOTELS
• REQUISIÇÕES
MANUTENÇÃO
• PATRIMÔNIO
• EMPRESAS DE • IMOBILIZADO • SECTOR DE DESMINAGEM
• CAIXA CONSTRUÇAO
• PEDIDOS DE DESLOCAÇÃO
• IMPOSTOS • SEGURANÇA RODOVIÁRIA
• CARTAS CONVITE • EMPRESAS DE • PEDIDOS DE LIQUIDAÇÃO
FISCALIZAÇÃO/ PROJECTOS
• INFORMAÇÕES • SEGUROS
• CENTRAL DE EMULSÃO • PEDIDOS DE PAGAMENTO
• ENEP • JUSTIFICAÇÕES DE FALTAS
• CIRCULARES • PONTES • SEMINÁRIOS E FORMAÇÃO
• EQUIPAMENTO • LICENCIAMENTO DE
DE QUADROS

• CLÍNICAS CONTRATOS
• PORTAGENS • SERVIÇOS
• EQUIPAS TÉCNICAS
• COMUNICADOS • LINHAS DE CRÉDITO • PROGRAMAÇÃO • SERVIÇOS DE SEGURANÇA
• ESTRADAS FINANCEIRA
• CONCURSOS • LIVRETES • SOLUÇÕES PONTUAIS
• EXTRACTOS BANCÁRIOS • PROGRAMAS
• CONFERÊNCIAS • MAPAS DE EFECTIVIDADE • TABELAS DE PREÇOS
• EXTRACTOS DE • PROGRAMAS DE TRABALHO
• CONSELHOS DE DIRECÇÃO ADIANTAMENTO
• MEMORANDOS • TAXAS DE CÂMBIO
• EXTRACTOS DE • PROJECTOS
• CONTRATOS
FORNECEDORES • MENSAGENS
• TERMOS
• PROPOSTAS
• CONVOCATÓRIAS • FACTURAS • MINISTÉRIOS • TRANSFERÊNCIAS
12
 Autenticação

Utilizar o nome e
a senha da rede

13
Painel Principal
Mensagem de
boas-vindas

14
Painel Principal

Nuvem de Tags

15
Painel Principal

Documentos mais
descarregados nos
últimos 7 dias

16
Painel Principal

Documentos vistos
recentemente por si

17
 Painel Principal

Itens que precisam de

sua atenção
(fluxo de trabalho)

18
 Painel Principal

Aceder directamente
um documento
(necessita do ID)

19
 Painel Principal

Documentos
recentemente
adicionados ou alterados

20
 Painel Principal

Pastas Órfãs - Pastas

que podem ser acedidas
cujos pais não podem ser
acedidos por si

21
Navegar Documentos

Lista a
estructura de
pastas do INEA

22
 Navegar Documentos
És automaticamente
redireccionado para
a pasta de sua
divisão

23
Navegar Documentos

Lista de pastas e
documentos

24
Opções de Pasta

Acções disponíveis
para a corrente pasta

25
Criar nova pasta

Criar uma nova pasta

26
Criar nova pasta

Defina o nome da
pasta a ser criada

27
Criar nova pasta

Confirme a adição da
nova pasta

28
Renomear pasta

Renomear a pasta
corrente

29
Renomear pasta

Defina o novo nome

da pasta

30
Renomear pasta

Confirme o novo
nome da pasta

31
Carregar documento

Carregar novos
documentos para o
sistema

32
Carregar documento

Escolha o ficheiro a
ser carregado

33
Carregar documento

Defina o título do
documento

34
Carregar documento

Defina o tipo do
documento: padrão
ou digitalização

35
Carregar documento

Confirme a adição
do documento

36
Carregar documento

Rótulos para a
nuvem de tags

37
Carregar documento

Informações adicionais
do documento
(metadados)

38
Opções de documento

Seleccione uma
pasta para aceder o
conteúdo da mesma

39
Opções de documento

Seleccione um
documento para ver
seus detalhes

40
Opções de documento

Acções disponíveis
para o corrente
documento

41
Opções de documento
Informações do
documento corrente

42
Opções de documento

Pré-visualização do
documento

43
Opções de documento

Acções disponíveis
para o corrente
documento

44
Descarregar documento

Descarregar uma
cópia do corrente
documento

45
Check-out de documento

Check-out do
documento (reservar
para edição)

46
Check-out de documento

Defina uma
justificativa \ razão
para realizar a edição

47
Check-out de documento

Marque se deseja
descarregar o
documento

48
Check-out de documento

Confirme que deseja

reservar o documento
para edição

49
Check-out de documento

Indica que o
documento está
reservado para edição

50
Check-in de documento

Check-in do
documento
(terminar edição)

51
Check-in de documento

Escolha o ficheiro
com a nova versão
do documento

52
Check-in de documento

Defina se esta é uma

actualização relevante
do documento

53
Check-in de documento

Informe as alterações
realizadas no
documento

54
Check-in de documento

Defina se o nome do
novo ficheiro deve ser
igual ao original

55
Check-in de documento

Confirme o check-
in do documento

56
Histórico do documento

Histórico de
alterações do
documento

57
Histórico do documento
Histórico de
alterações do
documento

58
Mover documento

Alterar a localização
de um documento

59
Mover documento

Escolha a nova
localização do
documento

60
Mover documento

Descreva a razão pela

qual o documento está
a ser movido

61
Apagar documento

Apagar o corrente
documento

62
Apagar documento

Descreva a razão pela

qual deseja apagar o
documento

63
Apagar documento

Confirme a exclusão
do documento

64
Fluxo de trabalho

Iniciar um novo
fluxo de trabalho para
o corrente

65
Fluxo de trabalho

Seleccione qual o
fluxo de trabalho
deseja realizar

66
Fluxo de trabalho

Confirme para iniciar

o fluxo de trabalho

67
Fluxo de trabalho

Seleccione o destinatário
do pedido de revisão do
documento

68
Fluxo de trabalho

Defina as observações
adicionais a serem feitas
para o revisor

69
Fluxo de trabalho

Confirme o envio do
documento para revisão

70
Fluxo de trabalho - Revisor

Comentários feitos pelo

solicitante do fluxo de
trabalho

71
Fluxo de trabalho - Revisor

Opções disponíveis para o

Revisor do documento:
aprovar ou rejeitar

72
Fluxo de trabalho - Revisor

Defina as observações a
serem feitas ao solicitante do
fluxo (aprovação ou rejeição)

73
Fluxo de trabalho - Revisor

Confirme a execução
da transição (aprovação
ou rejeição)

74
Histórico de transições

Histórico de todas as
transições de fluxos de
trabalho feitos no
documento

75
Histórico de transições

Histórico de todas as
transições de fluxos de
trabalho feitos no
documento
76
Pesquisa de documentos

Opções de
pesquisa

77
Pesquisa de documentos

Pesquisa
básica

78
Pesquisa de documentos

Pesquisa
avançada

79
Pesquisa de documentos
Defina os critérios
de busca

80
Pesquisa de documentos

Adicione mais
critérios, se
necessário

81
Pesquisa de documentos

Execute a
pesquisa

82
Pesquisa de documentos

Resultados da
pesquisa

83
E mais uma pequena
funcionalidade...

84
Integração com MS Office

Utilizar o nome e
a senha da rede

85
Integração com MS Office

Utilizar o nome e
a senha da rede

86
Integração com MS Office

Pesquisa de
documentos

87
Integração com MS Office

Estructura das
pastas

88
Integração com MS Office

Opções do
documento
corrente

89
Integração com MS Office

Guardar o
documento
corrente

90
Integração com MS Office

Informações
básicas do
documento

91
Integração com MS Office

Nuvem de Tags

92
Integração com MS Office

Informações
complementares
(metadados)

93
Integração com MS Office

Opções de
salvamento do
documento

94
Integração com MS Office

Para editar um
documento existente,
basta seleccioná-lo...

95
Integração com MS Office

...seleccionar a
opção de “Editar”...

96
Integração com MS Office

...e efetuar as
alterações no
texto...

97
Integração com MS Office

...ou em seus
metadados...

98
Integração com MS Office

...e depois salvar

as alterações no
sistema

99
 Dúvidas?

rodrigo.porto@orcangola.co.ao
100