ACTIVIDAD 3

1. UNIDAD DE CORRESPONDICIA: Son todas las comunicaciones de carácter

privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.

2. MISION DE DEPAERTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Gestiona los procesos o programas de gestión documental pata promover la
conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles),
Facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización
de procedimientos y operaciones archivistas.

3. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de

correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan
regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus
sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará
conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia
entidad.

4. SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

5. MOBILIARIO Y EQUIPO SE REQUIERE EN LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA

6. CONCEPTO DE COMUNICACIONES

Sistema automático de trámites - radicación externa

El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar,

controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que
se reciba de las Entidades adscritas, otras Entidades, personas naturales o
jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Santa Fe de Bogotá, D.C.

Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente

correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y
controlados en el sistema automático del C.D.I.
 Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida la
correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son
cartas, memorandos, traslado de documentos, transmisiones vía fax o cualquier
otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y
controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha
y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia
responsable, número de folios y número de anexos.

Mensajería

Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro

de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes
horarios:
Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.
Tarde 1:30 3:30 p.m.

Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el
código de las dependencias.

Mensajería externa
El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería
externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas
dependencias, en los recorridos internos.

Fotocopiado
Las solicitudes de fotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe
estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico
correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.

Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos

que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a
los funcionarios o dependencias

Procedimientos operativos

Sistema automático de trámites - radicación externa

La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o

reservada y personal.

La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicación y

control se hace a través del sistema automático.
La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este
proceso de radicación.
Su radicación se hace por el sistema automático y para su direccionamiento se
hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rótulos que se
adhieren al original y a las copias de la comunicación.

De este proceso automático, se generan reportes de radicación por dependencias,

que son enviados en cada recorrido para verificación con la entrega física,
debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona
encargada y responsable de tal función.

La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra

dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo,
registrando la novedad en el reporte correspondiente. Así mismo, en el evento en
que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el
reporte deberá devolverse inmediatamente.

Sistema automático de trámites - radicación interna, de traslado y salida

Se han establecido dos clases de comunicación:

Comunicación interna - memorando 102-F-036. El memorando debe ser utilizado
para la correspondencia que se dirijan entre sí las dependencias de la secretaria
General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., desde y para todos los
niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.

Comunicación traslado de documentos 102-F-039

Para el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la
elaboración de memorando, se utilizará este formato y su diligenciamiento será
manuscrito por el nivel autorizado.

Comunicación externa - carta 102-F-032

Se utiliza para la correspondencia que se dirija a las demás Entidades Distritales,
a otras Entidades, personas naturales y jurídicas. Así mismo, la debe utilizar la
Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los
funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá,
D.C., sobre fines laborales tales como vacaciones, ascensos, salarios, etc.

Para esta correspondencia el centro de documentación e información utilizará

sobres ventanilla. Para aquellas radicaciones o envíos de correspondencia que
exijan un sobre de tamaño diferente al de ventanilla oficio, se deberá diligenciar el
del tamaño indicado, por parte de la dependencia responsable.
Juego de correspondencia
El juego de correspondencia para todos los casos (interna, externa y traslado) está
conformado por original y dos copias, con el siguiente destino:
Original: Destinatario

7. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración, Evaluación y Aplicación

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los
documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Análisis De La información Recolectada
Elaboración y representación de las tablas de retención.

Elaboración de propuesta de TRD (series y subsidies documentales que tramita y

administra cada dependencia)
Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración
y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto
administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas,
los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón
de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal,
científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

8. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Por qué es tan importante hoy en día la guía manual de gestión documental dentro
de las empresas. Porque el dinamismo de la gestión empresaria hace al guía
manual de gestión documental una área y a su vez herramienta indispensable
para el gerenciamiento del conocimiento. Una red de conocimiento bien
establecida y fortalecida es esencial. La empresa y los emprendimientos actuales
requieren necesariamente de métodos de trabajo que sean puestos bajo la
metodología de estos procesos y sistemas.
Captura - guía manual de gestión documental Captura primer lugar, de aceptar y
procesar las imágenes de los documentos de papel a partir de escáneres o
impresoras multifunción. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utiliza a
menudo, ya sea integrado en el hardware o software independiente, con el fin de
convertir las imágenes digitales en la máquina de texto legible. El reconocimiento
óptico de marcas (OMR) el software se utiliza a veces para extraer los valores de
las casillas o burbujas. Capture también puede implicar la aceptación de
documentos electrónicos y otros archivos informáticos. Indexación - guía manual
de gestión documental Pista de documentos electrónicos. Indexación puede ser
tan simple como mantener un registro de los identificadores de documento único,
pero a menudo toma una forma más compleja, proporcionando la clasificación a
través de metadatos de los documentos o incluso a través de índices de palabras
extraídas de los contenidos de los documentos. Indexación existe principalmente
para apoyar la recuperación. Una de las áreas de importancia crítica para la
recuperación rápida es la creación de una topología de índice.
Flujo de trabajo - guía manual de gestión documental Flujo de trabajo es un
problema complejo y algunos sistemas de gestión de documentos han incorporado
un módulo de flujo de trabajo. Hay diferentes tipos de flujo de trabajo. El uso
depende del entorno del sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS)
se aplica a. Manual de flujo de trabajo requiere un usuario para que el documento
y decidir a quién enviar. Flujo de trabajo basado en reglas permite a un
administrador para crear una ley que dicta el flujo del documento a través de una
organización: por ejemplo, una factura pasa a través de un proceso de aprobación
y luego se dirige al departamento de cuentas por pagar. Reglas dinámicas
permiten a las sucursales que se cree en un proceso de flujo de trabajo. Un
ejemplo simple sería la de introducir un importe de la factura y si el importe es
inferior a un importe determinado conjunto, se sigue diferentes rutas a través de la
organización. Mecanismos de flujo de trabajo avanzado puede manipular el
contenido o la señal de los procesos externos, mientras que estas normas están
en vigor.

9. PARTES DE LA CORRESPONDENCIA

10. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se
encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace
la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a