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Modelo para Check List

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PRÉ-EVENTO REGIÃO DO EVENTO ‡ Nível de interesse técnico, científico, político e social da região ‡ Potencial da região para o sucesso

do evento ‡ Reputação da região ‡ Apoio de autoridades ‡ Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas) ‡ Infra-estrutura local ‡ Capacidade hoteleira ‡ Meios de transporte ‡ Restaurantes ‡ Comunicações ‡ Segurança ‡ Atrações turísticas LISTAGEM DOS PARTICIPANTES: ‡ Convites impressos ‡ Número de acompanhantes por convidado ‡ Questionário de participação ‡ Telemarketing de confirmação ‡ Convite a diretores e chefes ‡ Ofícios e circulares ‡ Programação do evento ‡ Confirmação de conferencistas ‡ Definição de equipamentos necessários TRAJE ‡ Definição do traje para o evento CONVIDADOS E ACOMPANHANTES ‡ Aviso sobre horários e locais ‡ Envio de programação CONTRATO COM FORNECEDORES ‡ Existência de um contrato-padrão da empresa DO TRANSPORTE ‡ Definição do meio de transporte, após questionário, de acordo com o número de participantes (incluindo a companhi a aérea oficial, se necessário, e um ônibus, caso haja visita para outros locais fora do local onde o evento será realizado) DOS EQUIPAMENTOS ‡ Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, band eiras, computadores, etc., de acordo com a necessidade do evento MATERIAL AOS PARTICIPANTES ‡ crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc. COORDENADORES DA EMPRESA ‡ Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes PROGRAMAÇÃO VISUAL ‡ Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc. PRODUTOS DA SUA EMPRESA A SEREM EXPOSTOS ‡ Transporte ‡ Local ‡ Pessoal técnico ‡ Tomada (110/220v) DIVULGAÇÃO ‡ Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.) ‡ Peças publicitárias específicas IMPRENSA ‡ Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos) ‡ Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc. RECURSOS HUMANOS ‡ Cerimônia inicial ‡ Coquetel de boas-vindas MESTRE DE CERIMÔNIA ‡ Mestre de cerimônia ‡ Definição de programação e sistema de integração dos convidados

TRADUÇÃO SIMULTÂNEA ‡ Contratação de tradutores RECEPCIONISTAS ‡ Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar, conduzir, secretariar, anotar presença, colocar crachás, etc. OPERADORES Contratação de serviços de: ‡ Vídeo, som, luz ‡ Fotografia ‡ Segurança ‡ Digitação LOCAL DO EVENTO ‡ Reserva ‡ Vistoria ‡ Cartão de boas-vindas e de citação ‡ Serviço de informações ‡ Meios de comunicação ‡ Entrega de credenciais ‡ Local para jantar/coquetel/show ‡ Comitê de recepção ‡ Ensaio ‡ Exposição paralela ‡ Seguro ‡ Assistência médica ‡ Estacionamento com manobrista EVENTO CAFÉ DA MANHà / ALMOÇO / COQUETEL / JANTAR ‡ Dimensionamento de espaço e alimentação ‡ Definição e quantificação de bebidas ‡ Inclusão de bebidas alcoólicas ‡ Telefone ‡ Púlpito ‡ Microfone ‡ Decoração adequada ‡ Iluminação ‡ Ar-condicionado ‡ Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo ‡ Formato do salão/auditório ‡ Sala VIP ‡ Estacionamento com manobrista ‡ Plano de assentos ‡ Ponto de luz e tomadas ‡ Mesas ‡ Mesa principal ‡ Mesa para diretoria ‡ Palco

CERIMONIAL ‡ Mesa para o receptivo ‡ Lista dos confirmados ‡ Reserva de mesas ‡ Mesa para a imprensa ‡ Lugares especiais ‡ Mesa principal (dimensionar) ‡ Ordem do dia SHOW ‡ Análise do perfil dos participantes (idade, nível cultural, financeiro, interesses, etc.) PÓS-EVENTO ‡ Notas fiscais ‡ Impostos ‡ Prestação de contas ‡ Relatório final ‡ Ofícios de agradecimento

‡ Material para a imprensa ‡ Edição de vídeo ‡ Álbum de fotos ‡ Anais do evento

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