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SEIVA-PRO AGRO 001/09

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ELABORAÇÃO APROVAÇÃO REVISÃO


Gestão Operacional Direção de Negócios Gestão da Qualidade

1. Objetivo
Definir o procedimento a ser aplicada para estabelecer um padrão de qualidade referente a toda tarefa
relacionada a operações de vistoria de containers.

2. Aplicação
É aplicado a todas as pessoas que atuam nas operações de Vistoria de Containers.

3. Documentos Complementares
- Relatório de inspeção – Cotecna em 3 vias (Branca, amarela, azul) com numeração padrão único
- Relatório Anexo Obrigatório – Quando não for permitido fotografar

4. Responsabilidades
Equipe operacional – PSI da Seiva; Inspetores

5 – Procedimentos

5.1 – Definição
O PSI é a inspeção física das mercadorias à serem exportadas.

5.2 – Responsabilidades de um inspetor de campo


As tarefas e deveres fundamentais de um inspetor de campo são:
a. Quando marcada a inspeção, o inspetor deve estar disponível durante a inspeção no lugar e na
hora combinada.
b. Avaliar a conformidade das mercadorias consignadas com as informações providas em suas
instruções de inspeção;
c. Prover dados precisos e confiáveis das descrições, a identificação, a qualidade e a
quantidade das mercadorias, e containers quando aplicado.
d. Quando aplicadas, tenha a precisão inquestionável de que as mercadorias que foram
inspecionadas são as mesmas que as mercadorias estufadas dentro do container foi lacrado.
e. Requisitar quando possível, a fatura comercial que deve ser apresentada no momento da
inspeção.
f. Pedir permissão para tirar fotos no momento da inspeção. Caso não seja permitido, contatar
imediatamente o responsável operacional do PSI da Seiva e preencher o Relatório “Anexo
Obrigatório – Quando não for permitido fotografar”.
g. Ao coordenar a inspeção, se o exportador/fabricante ou despachante informar ao inspetor que
está impossibilitado de realizar a inspeção, o Inspetor deve entrar em contato imediatamente
com o responsável operacional do PSI da Seiva, antes de deixar o local.
h. Caso o inspetor estiver impossibilitado de fazer a inspeção, o inspetor deve informar ao
responsável operacional do PSI da Seiva, no período de 24 horas.

Requisitos da PSI normalmente pedidas para o inspetor no relatório:


a. Qualidade
b. Quantidade
c. Identificação precisa e descrição da mercadoria
d. Condições de armazenagem
e. Embalagem de exportação e marcas de embarque
f. Container estufado e lacrado.

5.3 Chegada no local da inspeção:


- Aparente arrumado e asseado no local de inspeção.
- Nunca se coloque em perigo quando realizar a inspeção
- Esteja acompanhado por um responsável no local de inspeção quando for realizá-la.
- As pessoas do local de inspeção são responsáveis em abrir as caixas a ser inspecionadas e pelo
fechamento delas depois de completada a inspeção.
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Leve os seguintes itens para acompanhar a inspeção:


- As instruções de inspeções;
- Os relatórios de preenchimento;
- Um bloco de anotações;
- Uma Calculadora de bolso;
- Uma câmara fotográfica digital (Todas as fotos devem ser coloridas)
- Lacres de container;
- Use, se requisitada, roupas/ equipamento de proteções adicionais no local de inspeção (As roupas de
proteção são normalmente fornecidas).

5.4 Atrasos – inspeções abortadas


Depois de chegar ao local da inspeção de acordo com a hora estipulada, e, se por algum motivo, não
for possível a realização da inspeção, entrar em contato imediatamente com responsável operacional
da PSI da Seiva. Caso confirmado a não realização da inspeção por parte da Seiva, o inspetor deverá
emitir o relatório de inspeção, descrevendo o motivo da não realização e deve indicar que será
necessária uma nova inspeção.
Observação: Não se deixar o local sem prévio consentimento do responsável operacional da PSI da
Seiva.

5.5 Realizar as Inspeções


5.5.1 – Informações Confidenciais
Todos os documentos utilizados na inspeção são confidenciais e não devem ser expostos a uma
terceira parte ou deixado abandonado.

5.5.2 – Mercadorias
a) Mercadorias Novas – Todas as mercadorias são supostamente novas e não usadas, a menos
que declarado diferente nas instruções da inspeção.
b) Mercadorias que não são novas – As mercadorias que não são novas constam em
mercadorias usadas, sobras e mercadorias recicladas.
c) Mercadorias Descritas Erradas – As mercadorias podem ser deliberadamente descritas
erroneamente por diversas razões: Enganar o importador; Evitar ou reduzir as taxas de
impostos pagos pelas mercadorias; reduzir o valor das mercadorias e assim tirar dinheiro do
país importador; exportar mercadorias que venham de um país onde as mercadorias são
proibidas dentro do país importador. Se a inspeção revelar que o exportador deliberadamente
descreveu as mercadorias erroneamente, deve informar imediatamente responsável
operacional da PSI da Seiva.

5.5.3 Qualidade
Quando inspecionar a qualidade das mercadorias, os seguintes critérios de qualidade devem ser
investigados:
- Identificação das mercadorias (de acordo com as descrições dos documentos)
- Especificações
- Integridade (danos, falsificação, ...)
- Riscos de saúde e segurança (para comidas, produtos farmacêuticos, químicos, equipamentos)
- Aparência (cor, limpeza, forma)
- Embalagem (Embalagem comercial, etiquetas, instruções de uso,...)
- Embalagem de Exportação (proteção, marcas,...)

5.5.3.1 Validade
Segue abaixo os prazos de validade para o resultado da inspeção PSI:

ANGOLA (AOLAD)
- Alimentos, Produtos Químicos e outros produtos que possuem prazo de vida: 25% da validade total
do produto no destino (Considerar 30 dias p/ que chegue no destino).
Exemplo 1: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 3
meses (25%) e 30 dias (tempo aproximado do transporte) p/ o vencimento, considerar satisfatório.
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Exemplo 2: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 3
meses p/ o vencimento, rejeitar.

- Medicamentos: 50% da validade total do medicamento no destino (Considerar 30 dias p/ que chegue
no destino).
Exemplo 1: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 6
meses (50%) e 30 dias (tempo aproximado do transporte) p/ o vencimento, considerar satisfatório.
Exemplo 2: Uma mercadoria que tenha validade de 12 meses, se na data da inspeção faltarem 6
meses p/ o vencimento, rejeitar.

Quanto aos outros produtos para Angola, ainda há informações precisas, adotaremos até uma
definição como 50% da validade total do produto no destino.
SENEGAL (SNDKR)
CONGO (CGBZV e CGPNR)
BURKINA FASO (BFOUA e BFCGU)
GUINEA EQUATORIAL (GQBSG)

- Alimentos, Medicamentos, Produtos Químicos, Cosméticos e todos os outros que possuem prazo de
vida: 50% da validade total na data da inspeção.

OBS: Todas os produtos que tem prazo de vida devem ter a informação da data fabricação, prazo de
validade e número do lote, e estes informados no relatório de inspeção ou nos anexos.
Vale lembrar que sempre que o resultado de uma inspeção não for satisfatório, deve-se contactar a
Cotecna antes de emitir o relatório.

5.5.4 Quantidade
Nas mercadorias fabricadas e embaladas a quantidade das mercadorias é geralmente dada pelo
número dos itens, pesos, comprimentos, volumes ou áreas.
Quando itens idênticos são apresentados em embalagens comerciais (como caixas, pacotes,...) e
colocadas em caixas externas, a verificação da quantidade será realizada em 2 fases como segue:
- Verificar a quantidade contida em cada umas das caixas, pacotes, caixas de papelão e etc.
- Conte o número de caixas externas e determine a quantidade total.

5.5.5 Pesos
O peso das mercadorias é a unidade de medida da quantidade das mercadorias.
- O inspetor deve presenciar a pesagem, e, solicitar cópias de todos os tickets das balanças.

5.5.6 Fotos
As fotos são partes integrantes do processo de desenvolvimento da inspeção de PSI.
As fotos devem ser tiradas conforme abaixo:
1. Container aberto e vazio
2. Container 25% estufado
3. Container 50% estufado
4. Container 75% estufado
5. Container 100% estufado
6. Container com a porta lado esquerda aberta e a porta do lado direita (onde está o número do
container) fechada.
7. Container lacrado aparecendo o número do container
8. Lacre da Cotecna bem próximo, a fim de aparecer a numeração do lacre.
9. O lacre deve ser colocado sempre em um dos dois pontos da porta do lado direito onde
aparece o número do container (é a última porta que fecha).
10. Fotos da mercadoria em geral, aparecendo às etiquetas das caixas, termômetro mostrando a
temperatura do produto, se possível fotos de algumas caixas abertas, entre outras (+ou- 12
fotos);
11. 01 fotografia do inspetor na frente do container vazio e com as portas abertas;
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12. 01 fotografia do inspetor na frente do container estufado e lacrado e com o número do


container visível.

NOTA: Em caso de Embarque LCL (CONSOLIDADO) OU AÉREO: fotografia do inspetor junto à


mercadoria inspecionada.

5.5.7 Container

Todo container deve ser fisicamente inspecionada quando vazias e antes que eles sejam estufados
com as mercadorias.

Os containers não devem estar sujos, contaminados, muito amassados ou deformados e não
devem estar significamente corroídos. Todas as estruturas do corpo e painéis devem estar
seguros.

Quando inspecionar containers refrigerados é importante assegurar que o registro de temperatura


está trabalhando na ordem em que a temperatura do container está adequada as mercadorias
carregadas.

O número do container dentro deve ser o mesmo que o número de fora do container.

As dobradiças, as barras de fechadura das portas, as trancas das portas e os encaixes da


maçaneta, devem ser seguras e permanentemente presas nos containers. Deverá ser impossível
remover tudo ou qualquer parte das portas do container sem quebrar o lacre da porta.

Tipos de Container:

a. Full – container carregado e lacrado


b. Open-Top – com facilidades de carregamento na parte de cima, para cargas pesadas e
desajeitadas.
c. C. Isotank – isolado contra a perda ou ganho de calor e usadas em conjunção com um
sistema de ar refrigerado.
d. Refrigerado – Instalado com sua própria unidade de refrigeração
e. Flat rack – Plataformas com terminais fixos, para cargas de dimensões excessivas disponíveis
em container geral.
f. Tank container – para o transporte de líquidos, com portas instaladas no topo e canos de
descarga no botão da parte traseira
g. Bulk Container – para carregamento de produtos em pó seco e substâncias à granel, com
carregamento na abertura no topo e abertura de descarga na porta da direita.
h. Open side – para transporte de certas cargas especiais, cargas perecíveis e gado.

5.5.7.1 – Dimensões Container:

COMPRIMENTO LARGURA ALTURA CAPACIDADE


3
40’ 12015mm 2345mm 2362mm 66.9 m
3
20’ 5890mm 2345mm 2400mm 33.3 m

5.5.8 Colocação de Lacre nos containers


O inspetor realizará a inspeção e lacrará o container. O trabalho realizado pelo inspetor deve ser
de alta confiabilidade com o máximo de proteção contra qualquer possibilidade de fraude.
O inspetor deve garantir que todas as mercadorias estufadas dentro do container são as
mesmas que as mercadorias já inspecionadas. Desta maneira a inspeção de um container, a
supervisão de uma estufagem e a colocação do lacre é de grande importância.
5.5.9 Testemunhar a estufagem do container
Quando realizar uma inspeção, deve seguir os seguintes critérios:
- Não deve supervisionar a estufagem das mercadorias que não foram inspecionadas pelo inspetor
ou inspecionadas em tempo ou lugar diferente.
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- O container deve ser apresentado inteiramente vazio para o começo da estufagem.


- Não deve deixar o local de inspeção entre a inspeção completa das mercadorias e o começo da
estufagem. Deverá pessoalmente presenciar a estufagem completa.
- Deve-se checar o carregamento contra os documentos de carregamento (packing list, proforma,
fatura comercial ou documento similar)
- Verificar a conformidade da carga estufada dentro do container com as informações mostradas
nos documentos de embarque pela contagem e checando número de caixas, pallets, itens,...
- Uma vez completa a estufagem, deve-se avaliar a porcentagem estufada do container e relatar no
relatório (100% indica que o container está cheio até o topo, espaços vazios nos lados ou no final
do container devem ser estimados e deduzidos dos 100%). Se alguma das mercadorias listadas no
documento de embarque não puder ser carregada no container e o exportador quiser fechar o
container, a estufagem e a colocação do lacre poderão proceder, mas deverá ser descrito no
relatório no item “comentários” indicando o tipo e a quantidade de mercadorias atualmente
estufadas.
- NUNCA deve lacrar o container já estufado com mercadorias que o inspetor não inspecionou ou
testemunhou a estufagem.
- Quando as portas forem fechadas (pelo pessoal do local de inspeção) cheque de que o topo e o
botão das fechaduras das portas estão presos e as fechaduras de trava estão presas nos encaixes
da maçaneta.

5.6 Como preencher o Relatório de Inspeção


- O relatório de inspeção possui 3 vias: Branca, amarela e azul. A via Branca e Azul deve ser
encaminhada para a Seiva e a via Amarela deixar com o exportador.
- O relatório deve ser preenchido com caneta esferográfica peta ou azul.
- Evite rasuras, pois este é o documento da exportação;
- Preencher o relatório em letra de forma e a escrita deve ser legível;
A forma de preenchimento está no anexo A deste procedimento.

5.7 Dados usados no preenchimento do relatório de inspeção


a. Resultado da inspeção:
O resultado da inspeção indica o nível da conformidade das mercadorias inspecionadas versus a
informação fornecida das instruções de inspeção e/ou dos requerimentos contidos neste
procedimento.
O resultado da inspeção deve ser registrado com uma das condições seguintes:
SATISFATÓRIO - Sem discrepâncias (física e não física). Incluir inspeção do container, mercadorias,
marcas, estufagem e colocação do lacre. – “Satisfatório” deve ser usado apenas quando há
100% de conformidade e sem reservas pendentes ou emissão de condicional.

CONDICIONAL – Discrepâncias não físicas. Uma discrepância não física é uma não conformidade
potencial associadas com as mercadorias, mas não afetam as mercadorias no momento da
inspeção. Exemplo: uma perda do certificado de análise ou certificado de testes, perdas das
documentações técnicas, mercadorias não identificadas, inspeções físicas incompletas,...

DISCREPANTE – quando uma ou diversas discrepâncias físicas for encontradas pelo inspetor
durante sua verificação de qualidade e quantidade das mercadorias e/ou containers e vestígios não
corrigidos na inspeção completa (incluir inspeção do container, mercadorias, marcas, estufagem e
colocação do lacre). Qualquer discrepância encontrada no momento da inspeção, deve ser
informada ao responsável operacional do PSI da Seiva antes de marcar o relatório.

INTERROMPIDO – Quando o inspetor chegar ao local de inspeção, e por algum motivo a inspeção
não poderá ser realizada, o inspetor deve informar imediatamente ao responsável operacional do PSI
da Seiva. Autorizada a interrupção, o inspetor deve preencher as razões da inspeção interrompida no
Relatório de Inspeção item 26.Comentários,

REJEITADO – uma, ou diversas discrepâncias físicas encontradas (veja acima) também qualificadas
com defeitos importantes ou críticos, embalagens/marcas inadequadas, container inadequado,
mercadorias que não estão conforme os requerimentos específicos de qualidade. Qualquer rejeição
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encontrada no momento da inspeção, deve ser informada ao responsável operacional do PSI


da Seiva antes de marcar o relatório.

5.8 Envio do Relatório de Inspeção

Assim que terminar a inspeção, o inspetor deve encaminhar o Relatório, os documentos da inspeção
(proforma, romaneio, ticket de pesagem, nota fiscal) e as fotos digitais por e-mail para o responsável
operacional do PSI da Seiva.
Após a conferência dos documentos por parte da Seiva, os relatórios originais devem ser
encaminhados via Correio para a Seiva Consultoria, para o endereço especificado na solicitação do
serviço.

5.9 Anexos

Anexo 01 – Relatório de Inspeção


Anexo 02 – Fotos da inspeção
Anexo 03 – Anexo para Alimentos/Sementes/Grãos
Anexo 04 – Anexo obrigatório para Químicos/Farmacêuticos/Perecíveis
Anexo 05 – Anexo quando não for permitido fotografar
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ANEXO 01 – Relatório de Inspeção

Data da inspeção Informado na Ordem de Serviço –


Selecione tipo de
AOLAD ... CGBZV.... CGPNR...
embarque Nome da empresa onde a inspeção será realizada.
Nome e endereço do exportador “ mercadorias exportadas para....” Quando for uma re-
Rua, Avenida, Número, Cidade inspeção o inspetor
Cidade da realização da inspeção será informado.
Exemplo: **A cada
È o documento e Brasil 100cxs verificar-se
número de inspeção
submetidos pelo (abre) 20, a cada 200
verifica-se 20 e ....
exportador ao
Inspetor 3. Assinalar Não ou Não informado
4. Ver item 5.5.3.1 deste procedimento
5. Se o inspetor não acomp. O teste será sempre VISUAL.
7. Qdo a mercadoria
6. Ver item 5.7 do procedimento
for usada será
informado ao inspetor 8. Quando NÃO
9. Data de Fabr. produto * 10. Data de Val. do permitido
11. Número do lote
Todo produto que produto * do produto * fotografar,
tem validade de 12. Descrever a marca do produto especificado na embalagem informar a Seiva
vida, devem ter ......... imediatamente e
informação, da data 13. Descrever o tipo de embalagem pegar declaração
de fabricação, prazo 14. A descrição das mercadorias apresentadas para inspeção. As descrições de “Proibido
de validade e n° do devem ser claras, concisas e as mercadorias descritas precisamente, e deve fotografar”
lote “utilizar planilha identificar os documentos contra o que foi inspecionado.
específica de
Alimentos”.

15. Anotar o Volume 16. EX. Quant. de


Selecionar o tipo Caxias abertas
de embalagem e verificadas. Este
anotar a item é referencia
quantidade de do item 2 deste
18. Checar o ticket de pesagem
volume 18. Checar o ticket de pesagem relatório

20. Ver item


5.4.7 do
procedimento
23. Anotar 24. 100% indica 25. 100% indica
21. Anotar 22.Capacidade 33.3m3 atentamente o o container o container
atentamente o número do Lacre. cheio até o cheio até o
número do São 06 números topo. topo.
22. Capacidade 66.9m3
container. 4
letras e 7
números. Descrever comentários importantes referente à inspeção.

27.Ver item 5.7


a. deste
procedimento
Horário início Horário término
28. Horá rio carregamento carregamento
inspetor chegou
no local. Nome do inspetor “ por extenso” Nome do Representante “ por extenso”

Assinatura do inspetor
Assinatura do representante local
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ANEXO 02 – Fotos da Inspeção

Foto 01 - Container aberto e vazio Foto 02 - Container 25% estufado Foto 03 - Container 50% estufado

Foto 04 - Container 75% estufado Foto 05 - Container 100% estufado Foto 06 – Container com a porta esquerda
aberta e a porta direita fechada

Foto 07 – Etiqueta da caixa Foto 08 – Termômetro da temperatura Foto 09 – Caixa aberta mostrando o produto

Foto 10 – Número do Container - Interno Foto 11 – Número do Container - Externo Foto 12 – Lacre da Cotecna

Foto 12 – Foto do inspetor frente


Foto 11 – Foto do inspetor – container vazio
frente container vazio
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Demais anexos:

F-BR-PSI-03 Relatório Anexo para Alimentos


F-BR-PSI-O4 Relatório para Químicos/Farmacêuticos/Perecíveis
F-BR-PSI-05 Relatório Anexo para Tecido
F-BR-PSI-06 Relatório Anexo para Veículos
F-BR-PSI-07 Relatório Anexo para Calçados
F-BR-PSI-08 Relatório Anexo para Papel
F-BR-PSI-09 Relatório Anexo para Máquinas
F-BR-PSI-10 Relatório Anexo quando não houver outro relatório anexo mais específico
F-BR-PSI-11 Relatório Anexo para Container, utilizar somente quando não houver mais espaços do
Relatório de inspeção
F-BR-PSI-12 Relatório Anexo Obrigatório – Quando não for permitido fotografar

Nota: O Relatório anexo citado acima será encaminhado juntamente com a solicitação da inspeção
específica.

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