Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 3

Organização de Eventos Esportivos

OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval

2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.
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etc. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 . Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que. pela decoração escolhida. em comparação com outras ferramentas.aproximar o público da empresa e do produto. além disso: • • • • Como mídia itinerante. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos. 4) Características principais . .associar a marca ao evento ou atividade. . quando bem planejados e executados. terceirizados e indiretos 1.1% do PIB brasileiro. UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras). culturais. e geração de 3 milhões de empregos diretos.ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. enfim. pelas personalidades envolvidas. ICCA (International Congress and Convention Association). 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil. 2004.9 milhões de pessoas. promovendo não apenas o engajamento do público. . pelos brindes oferecidos.Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual. Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. criando um residual de lembrança. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas. permitem a entrada em novos mercados. são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E. pela alimentação disponibilizada.criar imagem favorável junto à opinião pública – good will. 330 mil eventos por ano. sociais. assegurando sua lealdade. ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras). o que representa 3. COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina). Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. Oferecendo uma boa relação custo x benefício. que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor. . pelo atendimento prestado. FBC&VB/SEBRAE.reduzir barreiras existentes geradas por fatos. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. pelo glamour que a atividade confere. os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes. com a participação de 79. fatores ambientais.

critérios variados. bom humor. organização. bom gosto. demandando sua classificação. Mas. facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros. organizar eventos é uma atividade que exige disciplina.

Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 .

servindo. cada qual subdividida em categorias. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados. que começaram em 776 a. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. Foram 1170 anos de Jogos. b) Marcos fundamentais O esporte. como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. percebido e tratado como empreendimento.C e só terminaram no ano 393 d. a) Definição Fundamentalmente. o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. é produto de séculos de história. Destacam-se. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . médio porte. por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente.Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia. deste modo.C. entretanto. pela enorme visibilidade alcançada. nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor.

Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). portanto. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. comprometimento. Em 1641. dado o seu caráter singular. de forma ordenada. • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. • Olimpíada: evento suis generis. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. Independente de sua natureza. qualquer que seja. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. antes preferencialmente institucionais. no Recife. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. tamanho ou importância. na direção de objetivos previamente definidos. São. criatividade. um evento. é sempre administrado. Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 . portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis.Organização de Eventos Esportivos No Brasil. visão e acompanhamento. bom senso. dedicação. b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias.

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . Voltada para o lazer. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. adequado aos costumes da região. que tem os processo de escala como referência. meses e anos. sorridente. não desafiar hábitos. efusiva e estratégica. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. sem finalidade competitiva. bem como a data específica. associando sua marca ou produto ao nome do evento. o horário. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil. • Festival: atividade esportiva participativa e informal. dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Sem medo de exageros. mesmo que a luta seja silenciosa. não coincidir com outros eventos similares. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. regionais ou nacionais. costumes e práticas locais. semanas. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). Por isso. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. locais. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. • Desafios: atividade normalmente individual. interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano. b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias. usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis. c) Local A localização geográfica do evento.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. Visa a integração e a promoção da modalidade. A observação de critérios como: o período do ano. o calendário esportivo segue um critério mais local. que é realizada em um curto espaço de tempo. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. Neste tipo de competição. a freqüência. bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. não coincidir com outros eventos de grande porte. normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. religiosas e culturais das sociedades. além de motivar os participantes e familiares.

Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. que são chamados segmentos. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. fornecedores e revendedores. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. Associações e sindicatos. Veículos de comunicação. Governo e políticos. para efeito esportivo. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. Lideranças comunitárias. Funcionários. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. os eventos esportivos. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 . dado seu caráter universal.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas.

O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas. locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 .Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo. organizado e dinâmico da mesma.

observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade. gerando economia. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso. pois permite a definição dos objetivos. sistematiza-se as soluções. Ao planejar. parte do sucesso já está garantido.Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . Caberá a cada organizador. as decisões acabam entregues ao improviso.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. Sem um planejamento adequado. advirão do empreendimento. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que. por certo. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo.

Em verdade. Shewart na década de 20. Padroniza as informações do controle da qualidade.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. Deming) em 1950. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. Compatível com os recursos disponíveis. evita erros lógicos nas análises. Orientado por objetivos pré-estabelecidos. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . que servem como referências para o seu gerenciamento. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. a mais importante é a PDCA 2. conhecidos e fundamentados. se faz isso o tempo inteiro. por ter sido amplamente difundido por este. e torna as informações mais fáceis de se entender. sobretudo no Japão. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência. Mas não existe uma maneira única de planejar. podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização.E. ainda que nem sempre adequadamente. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. É uma técnica simples que visa o controle do processo. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais. Dentre as técnicas usadas.

por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes. principalmente na fase de planejamento. Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento. pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que.Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica.C. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). 500 a. direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. dentre as quais. não obstante a terminologia contemporânea. descartadas ou reavaliadas. reconheça as fraquezas.). • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca.) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga.C. 3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . Weaknesses (fraquezas). já era utilizada há mais de três mil. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. Deve. ao contrário. agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU. IBOPE. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças). escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). percorrer o evento do começo ao fim. o autor observava que. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado. Marplan/Sportv. No "Tratado sobre Oratória". o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. mas nem por isso menos eficiente. 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE. que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas. qualquer que seja a área de atividade. A sigla SWOT. obedecendo a um fluxo contínuo. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). as atividades que a integram. Em uma fórmula mais sucinta.

O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização. toda estimativa da infra-estrutura técnica. modelo e padrão). Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. ainda. mais complexas. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. necessários a concretização do projeto.Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. Quanto maior o evento. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. Em linhas gerais. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 . arquitetônica. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. outro decisivo mecanismo de viabilização. nestas projeções. principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. E. quase sempre.

promoções. Deve ser feito detalhadamente. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. divididas por áreas de especialidade estratégicas. transportes. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. etc. compra de mailing. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. como: duração. contratações. convidados. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. convidados. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. diversão. por exemplo). traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). temporada em que estiver se realizando (turística. decoração. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. eventos paralelos. doações/permutas. etc. Processo intenso e trabalhoso. merchandising. alimentação. anúncios. As receitas podem ser: recursos preexistentes. cartas e envios postais. e. com toda ordem de problemas. número de participantes. portanto. porém indispensável. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. venda de espaços para exposição e anúncios. supervisionando. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. taxas de inscrição/ingresso. material impresso. auxílio governamental. lugar. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. a mais demorada do processo da organização de eventos. cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. orçando-se tudo. hospedagem. cotas de patrocínio. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento. garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. tipo de evento. pois antecede a execução e precisará lidar. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento. Para formular os custos necessários a realização do evento. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. complexidade do empreendimento. financiamento. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente. inevitavelmente. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento.

mala direta. ainda.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. suporte técnico ao empreendimento como um todo. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria. contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento. Compreende. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . Organiza os fluxos de distribuição dos recursos. estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes. que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral.

os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades.Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. O gestor deste tipo de atividade. também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações. “Administração consiste em orientar. por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. Não é diferente com um evento.

Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. Boa expressão verbal -noções de oratória. Dominar regras de comportamento social. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática. liderar e executar. sem ser servil. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. Ser prestativo. atingindo maior número de pessoas. Permanente curiosidade intelectual. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual. A finalidade do evento é cumprir-se. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral. através do staff constituído para tal fim. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento. importante entender a psicologia humana. combinada a conhecimentos específicos. Busca pelo aperfeiçoamento constante. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. Capacidade gerencial -saber planejar. Mas. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável. e não de maneira imperativa. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia.

controle de uniformes das equipes da organização. controle de súmulas. crachás. convites. recebimentos de taxas. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. sistema de disputa. realização do cerimonial de abertura e encerramento. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. memorandos. tabela de jogos. policiamento ou segurança particular. cartas. programação e realização das fases finais. contratos. preparar homenagens. receber e encaminhar membros das equipes. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). regulamentos e códigos. controle de material de escritório e informática. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. seleção musical. hidráulico. podium. definição de acordos de patrocínio. web studio. reuniões. entrega de premiação. apresentar relação de materiais. envio de ofícios de agradecimento. administração sala de imprensa. regulamentação. contratos de arbitragem. central de notícias sobre o evento. apresentador. desfile (croquis). apoio e permutas. equipe de sonorização. protocolo e arquivo de documentos. restaurantes. serviço de bilheteria. membros. regulamentação geral. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. relação com gráficas de impressão regulamentos. ofícios. cobertura jornalística. enviar convites. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. súmulas. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . localização de participantes nas solenidades. locais p/ autoridades. relatório final. bandeira. venda e empréstimos de materiais. recebimento e cadastramento de inscrições. súmulas. folhas de pagamento. bandejas de medalhas. • Coordenação técnica: especificação das premiações. encaminhar ocorrências. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. acompanhar reuniões. compra. funcionários. fichas de inscrição. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem. correspondência. hospital. arrecadar receita do evento. • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações. definir escala de serviços. comprar. • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. mala direta. esquema de emergência no caso de chuvas. representar judicialmente os organizadores. levantamento de dados estatísticos. convênios. hotéis. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. comando coordenadores de modalidade. materiais elétricos. prazos. som. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. código disciplinar. registrar perda de materiais. ordens de pagamento. pagar. comandar trabalhos de justiça desportiva. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. trabalho de fotografia e filmagem do evento. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. ficha de inscrição. triagem dos dados dos competidores. farmácias. mastro.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. divulgação integral do evento. equipe de arbitragem. atendimento de telefone e fax. placas de identificação. enviar tabela de jogos a coordenação geral. comunicados. locais e horários competições e treinamento. retirar materiais necessários. estatística dos resultados. organizar recepção.

as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. preparar alojamentos e cozinha. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. fisioterapêutica e medicamentos. vigilância. súmula. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. dentre outro fatores. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores. relacionar material de cozinha. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. durante a realização de uma dada competição esportiva. atendimento médico de urgência. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares. regimento interno. responsabilidade para aplicar as regras. • Equipe operacional: montagem. veículo para emergência. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores.Organização de Eventos Esportivos talações. divulgação e se necessário. corpo de bombeiros. reparo. VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador. escala de transportes. reservar acomodações. no nível de competência dos envolvidos. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. uniformidade. segurança. horários de refeições. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. almoxarifado. planta e croqui da cidade. Para coroar de êxito tal experiência. contato com hospitais. nutricionista. antecedência. regulamentos e normas. dos recursos alocados para a finalidade. conserto. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. isenção de comentários. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . desmontagem. ao final de cada evento. verificar segurança. manual de procedimentos. Das mais simples às mais sofisticadas. verificar necessidade de reparos. limpeza. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. manutenção.

Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização. o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. através de ofícios solenes. até finalizá-lo. como vídeos editados (com as imagens do evento). Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. passando pela sua execução. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . O formato. códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. desde o período anterior. Da equipe de colaboradores aos participantes. de alguma maneira contribuíram para sua realização. perpassando todas as fases do trabalho de organização. dos agradecimentos a todos aqueles que.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos. enfim. dos prestadores de serviços aos patrocinadores. de planejamento.

um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. subsídios fundamentais a realização do evento. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . do que se quer saber. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. ambas acabam conferindo ao organizador. além de apontar níveis de satisfação. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores.