Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 3

Organização de Eventos Esportivos

OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval

2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.
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com a participação de 79. 2004. são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E. em comparação com outras ferramentas.ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. 330 mil eventos por ano. promovendo não apenas o engajamento do público. UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras). 4) Características principais . que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor. Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. . assegurando sua lealdade. COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina). pelas personalidades envolvidas. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 .associar a marca ao evento ou atividade. .Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual. pelo atendimento prestado. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas. quando bem planejados e executados. . e geração de 3 milhões de empregos diretos. pelos brindes oferecidos.reduzir barreiras existentes geradas por fatos.criar imagem favorável junto à opinião pública – good will. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. . ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras). além disso: • • • • Como mídia itinerante. Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que. criando um residual de lembrança.aproximar o público da empresa e do produto. terceirizados e indiretos 1. etc. pela decoração escolhida. os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes. ICCA (International Congress and Convention Association). o que representa 3. acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos.9 milhões de pessoas. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). culturais. 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil. fatores ambientais. Oferecendo uma boa relação custo x benefício. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. permitem a entrada em novos mercados. sociais. Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. FBC&VB/SEBRAE. pela alimentação disponibilizada. pelo glamour que a atividade confere.1% do PIB brasileiro. enfim. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos.

Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. demandando sua classificação. facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. organizar eventos é uma atividade que exige disciplina. dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros. organização. Mas. critérios variados. bom humor. bom gosto.

Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 .

Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. servindo. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia. o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos.C. médio porte. deste modo. por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente. cada qual subdividida em categorias.C e só terminaram no ano 393 d. que começaram em 776 a. Destacam-se. Foram 1170 anos de Jogos. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. entretanto. como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história.Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte. pela enorme visibilidade alcançada. b) Marcos fundamentais O esporte. percebido e tratado como empreendimento. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados. a) Definição Fundamentalmente. é produto de séculos de história.

Independente de sua natureza. Em 1641. um evento. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. no Recife. São. • Olimpíada: evento suis generis. antes preferencialmente institucionais. bom senso. portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. na direção de objetivos previamente definidos. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. qualquer que seja. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. é sempre administrado. visão e acompanhamento. dado o seu caráter singular. • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados.Organização de Eventos Esportivos No Brasil. tamanho ou importância. a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 . Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. dedicação. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). criatividade. portanto. de forma ordenada. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. comprometimento. Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração.

a freqüência. usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis. sorridente. dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. regionais ou nacionais. adequado aos costumes da região. que é realizada em um curto espaço de tempo. não desafiar hábitos. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. Visa a integração e a promoção da modalidade. normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. semanas. locais. Sem medo de exageros. Por isso. interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. que tem os processo de escala como referência. a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. • Festival: atividade esportiva participativa e informal. c) Local A localização geográfica do evento. bem como a data específica.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. não coincidir com outros eventos de grande porte. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. além de motivar os participantes e familiares. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil. Neste tipo de competição. associando sua marca ou produto ao nome do evento. deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. A observação de critérios como: o período do ano. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). o calendário esportivo segue um critério mais local. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). costumes e práticas locais. bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. religiosas e culturais das sociedades. efusiva e estratégica. meses e anos. não coincidir com outros eventos similares. sem finalidade competitiva. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. o horário. • Desafios: atividade normalmente individual. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. mesmo que a luta seja silenciosa. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . Voltada para o lazer. b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias.

Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 . que são chamados segmentos. Governo e políticos. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. Funcionários. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. Lideranças comunitárias. Associações e sindicatos. para efeito esportivo. Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. Veículos de comunicação. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. os eventos esportivos. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. fornecedores e revendedores. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. dado seu caráter universal.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público.

Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo. O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas. organizado e dinâmico da mesma. locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 .

observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade. Ao planejar. pois permite a definição dos objetivos. advirão do empreendimento.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso.Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. as decisões acabam entregues ao improviso. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente. parte do sucesso já está garantido. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que. Caberá a cada organizador. Sem um planejamento adequado. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . gerando economia. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. sistematiza-se as soluções. por certo.

sobretudo no Japão. podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando.E. Shewart na década de 20. mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . É uma técnica simples que visa o controle do processo. ainda que nem sempre adequadamente. Compatível com os recursos disponíveis. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais. e torna as informações mais fáceis de se entender. que servem como referências para o seu gerenciamento. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência. Orientado por objetivos pré-estabelecidos. conhecidos e fundamentados. por ter sido amplamente difundido por este. se faz isso o tempo inteiro.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo. Mas não existe uma maneira única de planejar. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. Deming) em 1950. Dentre as técnicas usadas. Padroniza as informações do controle da qualidade. Em verdade. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. a mais importante é a PDCA 2. evita erros lógicos nas análises. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A.

escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. IBOPE. Marplan/Sportv. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento. descartadas ou reavaliadas. A sigla SWOT. por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes. ao contrário. Em uma fórmula mais sucinta. direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. 500 a. o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando.C.) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga. reconheça as fraquezas. dentre as quais. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). as atividades que a integram. principalmente na fase de planejamento. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças). sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento. obedecendo a um fluxo contínuo.). 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU.Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica. não obstante a terminologia contemporânea. Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4.C. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas. • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. 3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. Weaknesses (fraquezas). qualquer que seja a área de atividade. Deve. No "Tratado sobre Oratória". A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que. percorrer o evento do começo ao fim. mas nem por isso menos eficiente. já era utilizada há mais de três mil. o autor observava que. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado.

arquitetônica. Em linhas gerais. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. nestas projeções. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. mais complexas. modelo e padrão). Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 . Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização. ainda. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se. E. outro decisivo mecanismo de viabilização. ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento.Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. quase sempre. necessários a concretização do projeto. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. toda estimativa da infra-estrutura técnica. Quanto maior o evento. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos.

que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. com toda ordem de problemas. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente. material impresso. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). alimentação. As receitas podem ser: recursos preexistentes. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. divididas por áreas de especialidade estratégicas. financiamento. eventos paralelos. decoração. como: duração. auxílio governamental. cartas e envios postais. A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. pois antecede a execução e precisará lidar. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. porém indispensável. garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. tipo de evento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . complexidade do empreendimento. merchandising. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. Para formular os custos necessários a realização do evento. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. portanto. traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). anúncios. taxas de inscrição/ingresso. doações/permutas. a mais demorada do processo da organização de eventos. orçando-se tudo. hospedagem. etc. compra de mailing. por exemplo). Sua posição é sempre nuclear no empreendimento. convidados. transportes.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento. Deve ser feito detalhadamente. e. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. Processo intenso e trabalhoso. cotas de patrocínio. etc. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. diversão. número de participantes. convidados. promoções. venda de espaços para exposição e anúncios. supervisionando. lugar. inevitavelmente. temporada em que estiver se realizando (turística. contratações.

Compreende. suporte técnico ao empreendimento como um todo. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . Organiza os fluxos de distribuição dos recursos. estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria. contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes. que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. ainda. mala direta. no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento.

Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. Não é diferente com um evento. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento. também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações. mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento. “Administração consiste em orientar. é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. O gestor deste tipo de atividade.

que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual. Busca pelo aperfeiçoamento constante. Ser prestativo. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. importante entender a psicologia humana. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. combinada a conhecimentos específicos. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . A finalidade do evento é cumprir-se. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável.Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. através do staff constituído para tal fim. Capacidade gerencial -saber planejar. e não de maneira imperativa. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Boa expressão verbal -noções de oratória. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento. Mas. sem ser servil. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral. liderar e executar. Dominar regras de comportamento social. convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. atingindo maior número de pessoas. Permanente curiosidade intelectual. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia.

restaurantes. enviar tabela de jogos a coordenação geral. central de notícias sobre o evento.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. prazos. bandeira. placas de identificação. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . mastro. protocolo e arquivo de documentos. divulgação integral do evento. receber e encaminhar membros das equipes. trabalho de fotografia e filmagem do evento. comandar trabalhos de justiça desportiva. sistema de disputa. podium. realização do cerimonial de abertura e encerramento. fichas de inscrição. folhas de pagamento. hotéis. policiamento ou segurança particular. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. código disciplinar. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. cartas. hospital. cobertura jornalística. atendimento de telefone e fax. • Coordenação técnica: especificação das premiações. convites. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. serviço de bilheteria. equipe de sonorização. relatório final. reuniões. apresentar relação de materiais. programação e realização das fases finais. comprar. comunicados. • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações. web studio. contratos de arbitragem. seleção musical. equipe de arbitragem. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. recebimento e cadastramento de inscrições. regulamentação. mala direta. tabela de jogos. locais p/ autoridades. bandejas de medalhas. enviar convites. ofícios. compra. desfile (croquis). envio de ofícios de agradecimento. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. recebimentos de taxas. controle de material de escritório e informática. ficha de inscrição. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. preparar homenagens. locais e horários competições e treinamento. pagar. contratos. venda e empréstimos de materiais. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. esquema de emergência no caso de chuvas. regulamentos e códigos. controle de uniformes das equipes da organização. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). controle de súmulas. farmácias. administração sala de imprensa. memorandos. convênios. materiais elétricos. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. relação com gráficas de impressão regulamentos. levantamento de dados estatísticos. som. triagem dos dados dos competidores. funcionários. correspondência. membros. apresentador. encaminhar ocorrências. representar judicialmente os organizadores. organizar recepção. ordens de pagamento. súmulas. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. comando coordenadores de modalidade. acompanhar reuniões. súmulas. entrega de premiação. definir escala de serviços. regulamentação geral. hidráulico. definição de acordos de patrocínio. arrecadar receita do evento. crachás. retirar materiais necessários. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem. estatística dos resultados. apoio e permutas. localização de participantes nas solenidades. registrar perda de materiais.

VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores. • Equipe operacional: montagem. no nível de competência dos envolvidos. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. nutricionista. atendimento médico de urgência. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. súmula. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares. preparar alojamentos e cozinha. Das mais simples às mais sofisticadas. divulgação e se necessário. antecedência. vigilância. reservar acomodações. planta e croqui da cidade. regimento interno. fisioterapêutica e medicamentos. corpo de bombeiros. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. ao final de cada evento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . contato com hospitais. as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. dentre outro fatores. horários de refeições. uniformidade. Para coroar de êxito tal experiência. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. responsabilidade para aplicar as regras. conserto. verificar segurança. veículo para emergência. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. relacionar material de cozinha. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. reparo. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização.Organização de Eventos Esportivos talações. limpeza. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. segurança. durante a realização de uma dada competição esportiva. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. dos recursos alocados para a finalidade. desmontagem. manual de procedimentos. almoxarifado. manutenção. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. escala de transportes. verificar necessidade de reparos. isenção de comentários. regulamentos e normas.

perpassando todas as fases do trabalho de organização. bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. dos prestadores de serviços aos patrocinadores. o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. como vídeos editados (com as imagens do evento). de alguma maneira contribuíram para sua realização. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . até finalizá-lo. desde o período anterior.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos. passando pela sua execução. dos agradecimentos a todos aqueles que. códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. Da equipe de colaboradores aos participantes. O formato. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. de planejamento. através de ofícios solenes. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização. recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. enfim. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento.

ambas acabam conferindo ao organizador. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. do que se quer saber. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento. dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é. subsídios fundamentais a realização do evento. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo. além de apontar níveis de satisfação. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos.

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