Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 3

Organização de Eventos Esportivos

OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval

2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.
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aproximar o público da empresa e do produto. . pelos brindes oferecidos. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas.ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. FBC&VB/SEBRAE.1% do PIB brasileiro.associar a marca ao evento ou atividade. com a participação de 79. em comparação com outras ferramentas. são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E. culturais. COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina). 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil. promovendo não apenas o engajamento do público. Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que. quando bem planejados e executados. 330 mil eventos por ano. 4) Características principais . . pela decoração escolhida. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. o que representa 3. Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 . pelo glamour que a atividade confere. os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes. pelas personalidades envolvidas. e geração de 3 milhões de empregos diretos. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. . sociais. acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos. enfim.Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual. assegurando sua lealdade. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. pelo atendimento prestado. permitem a entrada em novos mercados. fatores ambientais. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). pela alimentação disponibilizada.9 milhões de pessoas. criando um residual de lembrança. além disso: • • • • Como mídia itinerante. ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras). etc. . que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor. 2004. ICCA (International Congress and Convention Association).criar imagem favorável junto à opinião pública – good will. terceirizados e indiretos 1. UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras).reduzir barreiras existentes geradas por fatos. Oferecendo uma boa relação custo x benefício.

demandando sua classificação. critérios variados.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . bom humor. facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. organização. bom gosto. Mas. organizar eventos é uma atividade que exige disciplina. dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros. 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos.

Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 .

cada qual subdividida em categorias. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos.C e só terminaram no ano 393 d. médio porte. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor. pela enorme visibilidade alcançada.C. servindo. como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história. que começaram em 776 a. é produto de séculos de história. percebido e tratado como empreendimento. Destacam-se. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia. b) Marcos fundamentais O esporte. a) Definição Fundamentalmente. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. Foram 1170 anos de Jogos. o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. entretanto. por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente.Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte. deste modo.

visão e acompanhamento.Organização de Eventos Esportivos No Brasil. antes preferencialmente institucionais. dedicação. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. portanto. de forma ordenada. Independente de sua natureza. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. tamanho ou importância. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 . na direção de objetivos previamente definidos. comprometimento. São. como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. Em 1641. criatividade. um evento. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. é sempre administrado. • Olimpíada: evento suis generis. a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. bom senso. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. no Recife. dado o seu caráter singular. qualquer que seja.

bem como a data específica. adequado aos costumes da região. Sem medo de exageros. c) Local A localização geográfica do evento. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. efusiva e estratégica. associando sua marca ou produto ao nome do evento. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. a freqüência. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. o horário. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). que é realizada em um curto espaço de tempo. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. regionais ou nacionais. Voltada para o lazer. bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . • Festival: atividade esportiva participativa e informal. dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. A observação de critérios como: o período do ano. mesmo que a luta seja silenciosa.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias. não coincidir com outros eventos de grande porte. costumes e práticas locais. meses e anos. o calendário esportivo segue um critério mais local. religiosas e culturais das sociedades. Visa a integração e a promoção da modalidade. locais. não coincidir com outros eventos similares. além de motivar os participantes e familiares. sorridente. que tem os processo de escala como referência. a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. semanas. não desafiar hábitos. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. • Desafios: atividade normalmente individual. sem finalidade competitiva. Por isso. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. Neste tipo de competição. interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano.

Veículos de comunicação. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas. os eventos esportivos. dado seu caráter universal. Funcionários. Associações e sindicatos. Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 . O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. fornecedores e revendedores. para efeito esportivo. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. Governo e políticos. que são chamados segmentos. Lideranças comunitárias.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo.

locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 . organizado e dinâmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas.Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo.

Ao planejar.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso. as decisões acabam entregues ao improviso. sistematiza-se as soluções. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . Caberá a cada organizador. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente. por certo. ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade.Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . pois permite a definição dos objetivos. advirão do empreendimento. gerando economia. parte do sucesso já está garantido. Sem um planejamento adequado. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que.

Dentre as técnicas usadas. ainda que nem sempre adequadamente. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando. sobretudo no Japão. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. Mas não existe uma maneira única de planejar. conhecidos e fundamentados. Em verdade. É uma técnica simples que visa o controle do processo. e torna as informações mais fáceis de se entender. Padroniza as informações do controle da qualidade. mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. Compatível com os recursos disponíveis. Orientado por objetivos pré-estabelecidos.E. se faz isso o tempo inteiro. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. Deming) em 1950. por ter sido amplamente difundido por este. Shewart na década de 20. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais. a mais importante é a PDCA 2. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo. evita erros lógicos nas análises. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. que servem como referências para o seu gerenciamento. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência.

sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento. Em uma fórmula mais sucinta. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento. 500 a. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. percorrer o evento do começo ao fim. o autor observava que. • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. mas nem por isso menos eficiente. principalmente na fase de planejamento.Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica. as atividades que a integram. A sigla SWOT. por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes. IBOPE. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. dentre as quais. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças). reconheça as fraquezas. escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d.C. No "Tratado sobre Oratória". pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que. Marplan/Sportv. uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. ao contrário. descartadas ou reavaliadas. o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando.).C. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). já era utilizada há mais de três mil. 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE. 3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . Weaknesses (fraquezas). Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4. que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas.) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado. não obstante a terminologia contemporânea. agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. obedecendo a um fluxo contínuo. qualquer que seja a área de atividade. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. Deve.

ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento. com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. nestas projeções. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. E. necessários a concretização do projeto. toda estimativa da infra-estrutura técnica. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. modelo e padrão). mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. quase sempre. ainda. Quanto maior o evento. arquitetônica. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. Em linhas gerais. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. outro decisivo mecanismo de viabilização. principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 .Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. mais complexas.

As receitas podem ser: recursos preexistentes. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. hospedagem. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. diversão. cartas e envios postais. A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. etc. alimentação. anúncios. taxas de inscrição/ingresso. como: duração. auxílio governamental. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. Processo intenso e trabalhoso. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. e. a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. por exemplo). supervisionando. compra de mailing. material impresso. pois antecede a execução e precisará lidar. divididas por áreas de especialidade estratégicas. transportes. Para formular os custos necessários a realização do evento. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento. que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. financiamento. com toda ordem de problemas. tipo de evento. venda de espaços para exposição e anúncios. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). eventos paralelos. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. merchandising. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente. inevitavelmente. cotas de patrocínio. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. número de participantes. temporada em que estiver se realizando (turística. porém indispensável. decoração. convidados. doações/permutas. traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. a mais demorada do processo da organização de eventos. lugar. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento. orçando-se tudo. promoções. complexidade do empreendimento. convidados. etc. portanto. contratações. Deve ser feito detalhadamente. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento.

suporte técnico ao empreendimento como um todo. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos. no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral. ainda. contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes. Compreende. mala direta.

• • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . “Administração consiste em orientar. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. Não é diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade. desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações. por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento. é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman).Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento.

e não de maneira imperativa. que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual. Dominar regras de comportamento social. convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. Boa expressão verbal -noções de oratória. através do staff constituído para tal fim. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável. Ser prestativo. Permanente curiosidade intelectual. importante entender a psicologia humana. Mas. A finalidade do evento é cumprir-se. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . sem ser servil. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. liderar e executar. Busca pelo aperfeiçoamento constante. Capacidade gerencial -saber planejar. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral. atingindo maior número de pessoas. combinada a conhecimentos específicos. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática.Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível.

serviço de bilheteria. recebimento e cadastramento de inscrições. controle de súmulas. farmácias. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. convites. bandeira. tabela de jogos. envio de ofícios de agradecimento. esquema de emergência no caso de chuvas. levantamento de dados estatísticos. cobertura jornalística. • Coordenação técnica: especificação das premiações. preparar homenagens. atendimento de telefone e fax. regulamentos e códigos. bandejas de medalhas. mala direta. ficha de inscrição. realização do cerimonial de abertura e encerramento. ordens de pagamento. divulgação integral do evento. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. localização de participantes nas solenidades. hidráulico. placas de identificação. memorandos. programação e realização das fases finais. controle de material de escritório e informática. sistema de disputa. folhas de pagamento. equipe de arbitragem. restaurantes. desfile (croquis). comandar trabalhos de justiça desportiva. som. hotéis. regulamentação geral. definição de acordos de patrocínio. locais p/ autoridades. acompanhar reuniões. triagem dos dados dos competidores. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . comprar. correspondência. compra. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. equipe de sonorização. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. venda e empréstimos de materiais. policiamento ou segurança particular. • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. representar judicialmente os organizadores. comunicados. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. receber e encaminhar membros das equipes. súmulas. regulamentação. relação com gráficas de impressão regulamentos. encaminhar ocorrências. código disciplinar. central de notícias sobre o evento. organizar recepção. reuniões. enviar tabela de jogos a coordenação geral. seleção musical. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. apresentador. cartas. recebimentos de taxas. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). mastro. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. crachás. controle de uniformes das equipes da organização. hospital. retirar materiais necessários. administração sala de imprensa. • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. fichas de inscrição. ofícios. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. enviar convites. registrar perda de materiais. trabalho de fotografia e filmagem do evento. definir escala de serviços. convênios. apresentar relação de materiais. entrega de premiação. relatório final. arrecadar receita do evento. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem. podium. membros. web studio. prazos. comando coordenadores de modalidade. pagar. materiais elétricos. estatística dos resultados. apoio e permutas. funcionários. protocolo e arquivo de documentos. contratos. súmulas. contratos de arbitragem. locais e horários competições e treinamento.

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . desmontagem. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. responsabilidade para aplicar as regras. regulamentos e normas. atendimento médico de urgência. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização. Das mais simples às mais sofisticadas. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. manutenção. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores. antecedência. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares. reparo. as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. escala de transportes. veículo para emergência. reservar acomodações. Para coroar de êxito tal experiência. no nível de competência dos envolvidos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. relacionar material de cozinha. VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador. divulgação e se necessário. isenção de comentários. conserto. • Equipe operacional: montagem. limpeza. dentre outro fatores. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. verificar segurança. preparar alojamentos e cozinha. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. corpo de bombeiros. dos recursos alocados para a finalidade. uniformidade. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. durante a realização de uma dada competição esportiva.Organização de Eventos Esportivos talações. horários de refeições. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. manual de procedimentos. almoxarifado. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. fisioterapêutica e medicamentos. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. ao final de cada evento. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. verificar necessidade de reparos. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. súmula. vigilância. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. planta e croqui da cidade. segurança. nutricionista. contato com hospitais. regimento interno.

A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. enfim. o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. de alguma maneira contribuíram para sua realização. até finalizá-lo. como vídeos editados (com as imagens do evento). Da equipe de colaboradores aos participantes. perpassando todas as fases do trabalho de organização. dos prestadores de serviços aos patrocinadores. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. passando pela sua execução. recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. O formato. desde o período anterior. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização. através de ofícios solenes. dos agradecimentos a todos aqueles que. de planejamento.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos.

dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é. um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes. do que se quer saber. subsídios fundamentais a realização do evento. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. ambas acabam conferindo ao organizador. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. além de apontar níveis de satisfação.

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