Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 3

Organização de Eventos Esportivos

OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval

2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.
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além disso: • • • • Como mídia itinerante. . 2004. . acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos. enfim. 4) Características principais . são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E.associar a marca ao evento ou atividade. culturais. pela alimentação disponibilizada. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). fatores ambientais. COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina). com a participação de 79. pelas personalidades envolvidas. assegurando sua lealdade. quando bem planejados e executados. pelos brindes oferecidos.criar imagem favorável junto à opinião pública – good will.Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual.reduzir barreiras existentes geradas por fatos. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. FBC&VB/SEBRAE.9 milhões de pessoas.aproximar o público da empresa e do produto. pelo atendimento prestado. ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras). Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 . promovendo não apenas o engajamento do público. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas. terceirizados e indiretos 1. Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que. UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras). que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor. o que representa 3.ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. pelo glamour que a atividade confere.1% do PIB brasileiro. pela decoração escolhida. e geração de 3 milhões de empregos diretos. Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. permitem a entrada em novos mercados. 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil. criando um residual de lembrança. sociais. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. . Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes. 330 mil eventos por ano. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. Oferecendo uma boa relação custo x benefício. ICCA (International Congress and Convention Association). etc. . em comparação com outras ferramentas.

facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. demandando sua classificação.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. bom humor. organizar eventos é uma atividade que exige disciplina. organização. critérios variados. Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos. Mas. dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros. bom gosto.

Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 .

por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. pela enorme visibilidade alcançada. percebido e tratado como empreendimento. a) Definição Fundamentalmente.Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte. deste modo. cada qual subdividida em categorias. que começaram em 776 a. Destacam-se. nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor. b) Marcos fundamentais O esporte.C e só terminaram no ano 393 d. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. é produto de séculos de história. médio porte.C. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. entretanto. Foram 1170 anos de Jogos. servindo.

Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. Independente de sua natureza. b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. comprometimento. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas).Organização de Eventos Esportivos No Brasil. a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. visão e acompanhamento. • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. dado o seu caráter singular. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 . • Olimpíada: evento suis generis. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. de forma ordenada. dedicação. é sempre administrado. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. Em 1641. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. no Recife. qualquer que seja. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. portanto. portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. antes preferencialmente institucionais. na direção de objetivos previamente definidos. como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados. São. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. bom senso. criatividade. um evento. tamanho ou importância.

deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. Neste tipo de competição. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. não coincidir com outros eventos similares. normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). Por isso. Visa a integração e a promoção da modalidade. efusiva e estratégica. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. Sem medo de exageros. além de motivar os participantes e familiares. associando sua marca ou produto ao nome do evento. • Desafios: atividade normalmente individual. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. não desafiar hábitos. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. locais. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias. religiosas e culturais das sociedades. adequado aos costumes da região. semanas. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Voltada para o lazer. o calendário esportivo segue um critério mais local. que é realizada em um curto espaço de tempo. A observação de critérios como: o período do ano. bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis. a freqüência. não coincidir com outros eventos de grande porte. c) Local A localização geográfica do evento. o horário. • Festival: atividade esportiva participativa e informal. meses e anos. bem como a data específica. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. sorridente. que tem os processo de escala como referência. mesmo que a luta seja silenciosa. interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano. a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. sem finalidade competitiva. costumes e práticas locais. regionais ou nacionais.

fornecedores e revendedores. Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 . Veículos de comunicação. Lideranças comunitárias. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. Funcionários. que são chamados segmentos. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas. dado seu caráter universal. os eventos esportivos. Governo e políticos. Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. Associações e sindicatos.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. para efeito esportivo.

O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas. organizado e dinâmico da mesma.Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo. locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 .

Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . Sem um planejamento adequado. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . por certo. as decisões acabam entregues ao improviso.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso. gerando economia. parte do sucesso já está garantido. observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade. pois permite a definição dos objetivos. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que. sistematiza-se as soluções. Ao planejar. advirão do empreendimento. Caberá a cada organizador. ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto.

podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando. Compatível com os recursos disponíveis. É uma técnica simples que visa o controle do processo. Shewart na década de 20. se faz isso o tempo inteiro. Dentre as técnicas usadas. Deming) em 1950. mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. Em verdade. sobretudo no Japão. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência. Mas não existe uma maneira única de planejar. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. que servem como referências para o seu gerenciamento. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . Orientado por objetivos pré-estabelecidos. Padroniza as informações do controle da qualidade. e torna as informações mais fáceis de se entender. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. ainda que nem sempre adequadamente.E. evita erros lógicos nas análises. por ter sido amplamente difundido por este. conhecidos e fundamentados. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais. a mais importante é a PDCA 2.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo.

500 a.C. mas nem por isso menos eficiente. Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4. as atividades que a integram. que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas. uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. reconheça as fraquezas. qualquer que seja a área de atividade. o autor observava que. pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que. • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. percorrer o evento do começo ao fim. IBOPE. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento.). Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento. principalmente na fase de planejamento. não obstante a terminologia contemporânea. 3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). A sigla SWOT. obedecendo a um fluxo contínuo. o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE.) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. descartadas ou reavaliadas. Marplan/Sportv. ao contrário. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. já era utilizada há mais de três mil. agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU.C. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças). O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado. Em uma fórmula mais sucinta. por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes.Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica. Weaknesses (fraquezas). Deve. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). No "Tratado sobre Oratória". o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. dentre as quais.

com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. modelo e padrão). mais complexas. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. ainda. outro decisivo mecanismo de viabilização. toda estimativa da infra-estrutura técnica. quase sempre. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. Quanto maior o evento. nestas projeções. arquitetônica. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. necessários a concretização do projeto. quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento. E. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. Em linhas gerais.Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 . O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização.

Processo intenso e trabalhoso. tipo de evento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. cotas de patrocínio. decoração. traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). contratações. Deve ser feito detalhadamente. que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. etc. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. porém indispensável. pois antecede a execução e precisará lidar. diversão. portanto. convidados. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. a mais demorada do processo da organização de eventos. auxílio governamental. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. orçando-se tudo. etc. promoções. doações/permutas. que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. anúncios. temporada em que estiver se realizando (turística. cartas e envios postais. Para formular os custos necessários a realização do evento.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). número de participantes. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. inevitavelmente. convidados. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. venda de espaços para exposição e anúncios. A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. eventos paralelos. financiamento. divididas por áreas de especialidade estratégicas. como: duração. merchandising. por exemplo). compra de mailing. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. transportes. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento. taxas de inscrição/ingresso. alimentação. com toda ordem de problemas. cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. material impresso. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. hospedagem. e. complexidade do empreendimento. supervisionando. lugar. As receitas podem ser: recursos preexistentes. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente.

Organiza os fluxos de distribuição dos recursos. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . suporte técnico ao empreendimento como um todo. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria. contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral. ainda. no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento. mala direta.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. Compreende. dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes.

por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. O gestor deste tipo de atividade. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. Não é diferente com um evento. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades.Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento. mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações. “Administração consiste em orientar.

Dominar regras de comportamento social. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Boa expressão verbal -noções de oratória. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. liderar e executar. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral.Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. atingindo maior número de pessoas. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual. e não de maneira imperativa. combinada a conhecimentos específicos. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. Capacidade gerencial -saber planejar. sem ser servil. importante entender a psicologia humana. A finalidade do evento é cumprir-se. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . Permanente curiosidade intelectual. convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. Busca pelo aperfeiçoamento constante. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia. através do staff constituído para tal fim. Ser prestativo. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Mas. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento.

web studio. memorandos. correspondência. equipe de arbitragem. envio de ofícios de agradecimento. encaminhar ocorrências. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem. podium. hidráulico. relação com gráficas de impressão regulamentos. contratos de arbitragem. triagem dos dados dos competidores. restaurantes. atendimento de telefone e fax. comando coordenadores de modalidade.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. placas de identificação. regulamentação geral. apresentar relação de materiais. mastro. crachás. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. mala direta. divulgação integral do evento. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. código disciplinar. desfile (croquis). controle de uniformes das equipes da organização. comprar. ordens de pagamento. esquema de emergência no caso de chuvas. realização do cerimonial de abertura e encerramento. recebimento e cadastramento de inscrições. reuniões. seleção musical. estatística dos resultados. hospital. • Coordenação técnica: especificação das premiações. sistema de disputa. preparar homenagens. regulamentos e códigos. recebimentos de taxas. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). fichas de inscrição. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. comunicados. locais p/ autoridades. acompanhar reuniões. representar judicialmente os organizadores. tabela de jogos. enviar tabela de jogos a coordenação geral. definir escala de serviços. levantamento de dados estatísticos. venda e empréstimos de materiais. apoio e permutas. folhas de pagamento. enviar convites. comandar trabalhos de justiça desportiva. retirar materiais necessários. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. ofícios. cobertura jornalística. central de notícias sobre o evento. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . farmácias. prazos. cartas. regulamentação. relatório final. bandejas de medalhas. • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. administração sala de imprensa. compra. contratos. apresentador. arrecadar receita do evento. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. organizar recepção. locais e horários competições e treinamento. entrega de premiação. programação e realização das fases finais. policiamento ou segurança particular. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. som. registrar perda de materiais. receber e encaminhar membros das equipes. localização de participantes nas solenidades. trabalho de fotografia e filmagem do evento. protocolo e arquivo de documentos. definição de acordos de patrocínio. controle de material de escritório e informática. convênios. equipe de sonorização. ficha de inscrição. pagar. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. convites. controle de súmulas. • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações. serviço de bilheteria. hotéis. membros. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. bandeira. súmulas. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. materiais elétricos. funcionários. súmulas.

preparar alojamentos e cozinha. segurança. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. Das mais simples às mais sofisticadas. antecedência. manual de procedimentos. contato com hospitais. corpo de bombeiros. isenção de comentários. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização. horários de refeições. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. nutricionista. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. fisioterapêutica e medicamentos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. responsabilidade para aplicar as regras. limpeza. desmontagem. almoxarifado. verificar segurança. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. dentre outro fatores. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. uniformidade. reparo. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes. atendimento médico de urgência. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . regimento interno. vigilância. dos recursos alocados para a finalidade. ao final de cada evento. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores.Organização de Eventos Esportivos talações. súmula. regulamentos e normas. durante a realização de uma dada competição esportiva. as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. relacionar material de cozinha. VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador. conserto. escala de transportes. reservar acomodações. no nível de competência dos envolvidos. Para coroar de êxito tal experiência. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. planta e croqui da cidade. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. veículo para emergência. verificar necessidade de reparos. manutenção. • Equipe operacional: montagem. divulgação e se necessário.

Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. de alguma maneira contribuíram para sua realização. como vídeos editados (com as imagens do evento). códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. enfim. passando pela sua execução. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. de planejamento. álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. desde o período anterior.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos. perpassando todas as fases do trabalho de organização. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização. até finalizá-lo. dos prestadores de serviços aos patrocinadores. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . Da equipe de colaboradores aos participantes. dos agradecimentos a todos aqueles que. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. O formato. através de ofícios solenes. o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar.

E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. além de apontar níveis de satisfação. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes. ambas acabam conferindo ao organizador. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo. um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. subsídios fundamentais a realização do evento. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. do que se quer saber. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é.

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