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Apostila - Eventos Esportivos - 2o. Ano

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Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 3

Organização de Eventos Esportivos

OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval

2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.
Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 4

Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que. .associar a marca ao evento ou atividade. assegurando sua lealdade. e geração de 3 milhões de empregos diretos. Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. criando um residual de lembrança. ICCA (International Congress and Convention Association). pelos brindes oferecidos. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras). o que representa 3. Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. .aproximar o público da empresa e do produto. permitem a entrada em novos mercados. pela alimentação disponibilizada. culturais. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas. terceirizados e indiretos 1. quando bem planejados e executados. . Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos. os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes.9 milhões de pessoas.criar imagem favorável junto à opinião pública – good will. . promovendo não apenas o engajamento do público. COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina).ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. pelo atendimento prestado. que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor. enfim. em comparação com outras ferramentas. 4) Características principais . Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 . 2004. ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras).reduzir barreiras existentes geradas por fatos. pela decoração escolhida.1% do PIB brasileiro. com a participação de 79. além disso: • • • • Como mídia itinerante. pelo glamour que a atividade confere. são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. sociais. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. pelas personalidades envolvidas. Oferecendo uma boa relação custo x benefício. FBC&VB/SEBRAE.Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual. 330 mil eventos por ano. etc. fatores ambientais. 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil.

dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros. organizar eventos é uma atividade que exige disciplina. 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos. bom humor. facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Mas. Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . organização. bom gosto. demandando sua classificação. critérios variados.

Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 .

Destacam-se. que começaram em 776 a. nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor.C e só terminaram no ano 393 d.C. percebido e tratado como empreendimento. entretanto.Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte. por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. cada qual subdividida em categorias. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados. b) Marcos fundamentais O esporte. médio porte. é produto de séculos de história. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia. servindo. Foram 1170 anos de Jogos. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . a) Definição Fundamentalmente. pela enorme visibilidade alcançada. o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. deste modo.

b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. criatividade. no Recife. • Olimpíada: evento suis generis. Em 1641. • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. um evento. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. na direção de objetivos previamente definidos. como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados.Organização de Eventos Esportivos No Brasil. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 . visão e acompanhamento. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. Independente de sua natureza. antes preferencialmente institucionais. comprometimento. tamanho ou importância. dedicação. portanto. São. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. é sempre administrado. qualquer que seja. de forma ordenada. portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. dado o seu caráter singular. bom senso.

• Desafios: atividade normalmente individual. meses e anos. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. costumes e práticas locais. o calendário esportivo segue um critério mais local. que é realizada em um curto espaço de tempo. bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. bem como a data específica. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). A observação de critérios como: o período do ano. deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. não desafiar hábitos. a freqüência. Neste tipo de competição. adequado aos costumes da região. normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. locais. mesmo que a luta seja silenciosa. sorridente. o horário. Sem medo de exageros. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . • Festival: atividade esportiva participativa e informal. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil. sem finalidade competitiva. semanas. que tem os processo de escala como referência. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano. regionais ou nacionais. b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias. usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis. não coincidir com outros eventos de grande porte. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. associando sua marca ou produto ao nome do evento. não coincidir com outros eventos similares. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Por isso. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. religiosas e culturais das sociedades. Voltada para o lazer. efusiva e estratégica. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. c) Local A localização geográfica do evento. Visa a integração e a promoção da modalidade. além de motivar os participantes e familiares.

Lideranças comunitárias. Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. Veículos de comunicação. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 . O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. Governo e políticos. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. fornecedores e revendedores. Associações e sindicatos. que são chamados segmentos. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas. os eventos esportivos.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público. dado seu caráter universal. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. para efeito esportivo. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. Funcionários.

Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo. O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas. organizado e dinâmico da mesma. locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 .

advirão do empreendimento. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . sistematiza-se as soluções. ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. parte do sucesso já está garantido. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente. por certo. as decisões acabam entregues ao improviso. Caberá a cada organizador. utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. gerando economia. Sem um planejamento adequado. observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que.Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . Ao planejar. pois permite a definição dos objetivos.

Shewart na década de 20. evita erros lógicos nas análises. Em verdade. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . e torna as informações mais fáceis de se entender. podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. se faz isso o tempo inteiro. conhecidos e fundamentados. por ter sido amplamente difundido por este. Padroniza as informações do controle da qualidade. É uma técnica simples que visa o controle do processo. Orientado por objetivos pré-estabelecidos. mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo.E. ainda que nem sempre adequadamente. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. sobretudo no Japão. que servem como referências para o seu gerenciamento. mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. a mais importante é a PDCA 2. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. Compatível com os recursos disponíveis. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. Mas não existe uma maneira única de planejar. Dentre as técnicas usadas. Deming) em 1950. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo.

4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE.C. qualquer que seja a área de atividade. por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes. direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando.C. descartadas ou reavaliadas. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. A sigla SWOT.Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica. o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento. Marplan/Sportv. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças). Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4. já era utilizada há mais de três mil. percorrer o evento do começo ao fim. uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento. não obstante a terminologia contemporânea. 3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. Deve. principalmente na fase de planejamento. o autor observava que. mas nem por isso menos eficiente. Weaknesses (fraquezas). 500 a. ao contrário. que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas. as atividades que a integram. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas).).) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga. pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. obedecendo a um fluxo contínuo. escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d. dentre as quais. Em uma fórmula mais sucinta. reconheça as fraquezas. No "Tratado sobre Oratória". A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado. IBOPE.

arquitetônica. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. outro decisivo mecanismo de viabilização. mais complexas. com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. E. modelo e padrão). Quanto maior o evento. nestas projeções. principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. Em linhas gerais. quase sempre. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. toda estimativa da infra-estrutura técnica.Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. necessários a concretização do projeto. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. ainda. mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 . ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento. quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador.

anúncios. tipo de evento. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. e. portanto. doações/permutas. etc. Deve ser feito detalhadamente. a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. etc. divididas por áreas de especialidade estratégicas. a mais demorada do processo da organização de eventos. cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. cotas de patrocínio. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. taxas de inscrição/ingresso. eventos paralelos. complexidade do empreendimento. merchandising. Processo intenso e trabalhoso. traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). alimentação. inevitavelmente. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. número de participantes. diversão. auxílio governamental. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. supervisionando. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente. convidados. temporada em que estiver se realizando (turística. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento. transportes. As receitas podem ser: recursos preexistentes. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. porém indispensável. financiamento. hospedagem. venda de espaços para exposição e anúncios. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. orçando-se tudo. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. convidados. lugar. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. compra de mailing. por exemplo). A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. cartas e envios postais. material impresso. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. pois antecede a execução e precisará lidar.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento. Para formular os custos necessários a realização do evento. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. como: duração. com toda ordem de problemas. decoração. contratações. promoções.

no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento. suporte técnico ao empreendimento como um todo. estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes. contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. ainda. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos. mala direta.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. Compreende. que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral.

a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento. “Administração consiste em orientar. os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações. Não é diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade. mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento.Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento.

Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual. atingindo maior número de pessoas. através do staff constituído para tal fim. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Boa expressão verbal -noções de oratória. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. sem ser servil. importante entender a psicologia humana. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática. e não de maneira imperativa. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral. Dominar regras de comportamento social. Permanente curiosidade intelectual. combinada a conhecimentos específicos. Capacidade gerencial -saber planejar. Mas. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. liderar e executar. que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Ser prestativo. convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. A finalidade do evento é cumprir-se.Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia. Busca pelo aperfeiçoamento constante.

mala direta. policiamento ou segurança particular. podium. fichas de inscrição. farmácias. compra. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. código disciplinar. definição de acordos de patrocínio. seleção musical. comandar trabalhos de justiça desportiva. bandeira. definir escala de serviços. ordens de pagamento. retirar materiais necessários. pagar. controle de uniformes das equipes da organização. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). som. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . súmulas. administração sala de imprensa. realização do cerimonial de abertura e encerramento. encaminhar ocorrências. organizar recepção. convênios. serviço de bilheteria. receber e encaminhar membros das equipes. placas de identificação. locais p/ autoridades. convites. ficha de inscrição. relação com gráficas de impressão regulamentos. materiais elétricos. levantamento de dados estatísticos. regulamentos e códigos. representar judicialmente os organizadores. ofícios. comunicados. web studio. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. envio de ofícios de agradecimento. controle de material de escritório e informática. relatório final. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. cartas. restaurantes. atendimento de telefone e fax. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. recebimentos de taxas. regulamentação. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. apoio e permutas. protocolo e arquivo de documentos. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. enviar tabela de jogos a coordenação geral. locais e horários competições e treinamento. funcionários. central de notícias sobre o evento. folhas de pagamento. • Coordenação técnica: especificação das premiações. apresentador. preparar homenagens. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. contratos de arbitragem. desfile (croquis). tabela de jogos. • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações. trabalho de fotografia e filmagem do evento. acompanhar reuniões. triagem dos dados dos competidores. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. regulamentação geral. cobertura jornalística. equipe de sonorização. hospital. comprar. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. hotéis. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem. registrar perda de materiais. • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. localização de participantes nas solenidades. entrega de premiação. estatística dos resultados. apresentar relação de materiais. memorandos. correspondência. equipe de arbitragem. recebimento e cadastramento de inscrições. programação e realização das fases finais. mastro. divulgação integral do evento. súmulas. hidráulico. arrecadar receita do evento. esquema de emergência no caso de chuvas. sistema de disputa. bandejas de medalhas. contratos. comando coordenadores de modalidade. controle de súmulas. enviar convites. venda e empréstimos de materiais. reuniões. crachás.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. prazos. membros.

corpo de bombeiros. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. contato com hospitais. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. conserto. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. segurança. vigilância. almoxarifado. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. reparo. manutenção. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores. ao final de cada evento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . • Equipe operacional: montagem. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. dos recursos alocados para a finalidade. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. escala de transportes. relacionar material de cozinha. atendimento médico de urgência. Para coroar de êxito tal experiência. durante a realização de uma dada competição esportiva. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. fisioterapêutica e medicamentos. planta e croqui da cidade. Das mais simples às mais sofisticadas. preparar alojamentos e cozinha. reservar acomodações. regimento interno. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. uniformidade. nutricionista. as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares. isenção de comentários. súmula. manual de procedimentos. no nível de competência dos envolvidos. limpeza. antecedência. regulamentos e normas. veículo para emergência. verificar segurança. verificar necessidade de reparos. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador. horários de refeições.Organização de Eventos Esportivos talações. desmontagem. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. divulgação e se necessário. responsabilidade para aplicar as regras. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. dentre outro fatores.

até finalizá-lo. códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. passando pela sua execução. através de ofícios solenes. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos. desde o período anterior. enfim. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. dos prestadores de serviços aos patrocinadores. Da equipe de colaboradores aos participantes. bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. dos agradecimentos a todos aqueles que. O formato. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. de planejamento. álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. de alguma maneira contribuíram para sua realização. recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. como vídeos editados (com as imagens do evento). perpassando todas as fases do trabalho de organização. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização.

A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. subsídios fundamentais a realização do evento. que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes. um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores. além de apontar níveis de satisfação. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo. ambas acabam conferindo ao organizador. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos. do que se quer saber. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é.

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