Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 3

Organização de Eventos Esportivos

OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval

2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.
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9 milhões de pessoas. 4) Características principais . pelo atendimento prestado. com a participação de 79. 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil.aproximar o público da empresa e do produto. etc. Oferecendo uma boa relação custo x benefício. 2004. 330 mil eventos por ano. promovendo não apenas o engajamento do público. além disso: • • • • Como mídia itinerante. ICCA (International Congress and Convention Association).associar a marca ao evento ou atividade. fatores ambientais. pela decoração escolhida. em comparação com outras ferramentas. pelos brindes oferecidos. pela alimentação disponibilizada. sociais. . COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina). pelas personalidades envolvidas. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 . os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes. culturais. FBC&VB/SEBRAE. ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras). Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor.reduzir barreiras existentes geradas por fatos. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. pelo glamour que a atividade confere. UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras). e geração de 3 milhões de empregos diretos. criando um residual de lembrança. .ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos. .1% do PIB brasileiro. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). quando bem planejados e executados. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. assegurando sua lealdade. enfim. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. terceirizados e indiretos 1. permitem a entrada em novos mercados. o que representa 3. .Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual. Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que. são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E.criar imagem favorável junto à opinião pública – good will. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas.

organizar eventos é uma atividade que exige disciplina. bom gosto. critérios variados. Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. organização. Mas. facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. demandando sua classificação. bom humor. 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos.

Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 .

Foram 1170 anos de Jogos.C e só terminaram no ano 393 d. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia. que começaram em 776 a.C. cada qual subdividida em categorias. a) Definição Fundamentalmente. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. médio porte. nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor. como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história. é produto de séculos de história. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. entretanto. o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. b) Marcos fundamentais O esporte. deste modo. percebido e tratado como empreendimento. pela enorme visibilidade alcançada. servindo. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados.Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte. Destacam-se.

a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. criatividade. b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. Independente de sua natureza. • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. São. comprometimento. qualquer que seja. dado o seu caráter singular. portanto. antes preferencialmente institucionais. visão e acompanhamento. • Olimpíada: evento suis generis. de forma ordenada. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. Em 1641. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. um evento. no Recife. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. bom senso. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). na direção de objetivos previamente definidos. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. dedicação. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. tamanho ou importância. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados.Organização de Eventos Esportivos No Brasil. é sempre administrado. portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 .

não desafiar hábitos. religiosas e culturais das sociedades. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. efusiva e estratégica. sorridente. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. bem como a data específica. Visa a integração e a promoção da modalidade. a freqüência. a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. • Desafios: atividade normalmente individual. Por isso. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. sem finalidade competitiva. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. regionais ou nacionais. costumes e práticas locais. o calendário esportivo segue um critério mais local. bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. A observação de critérios como: o período do ano. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). Neste tipo de competição. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. locais. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. Voltada para o lazer. que é realizada em um curto espaço de tempo. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil. semanas. c) Local A localização geográfica do evento. mesmo que a luta seja silenciosa. usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis. não coincidir com outros eventos de grande porte. adequado aos costumes da região. o horário. associando sua marca ou produto ao nome do evento. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). não coincidir com outros eventos similares. interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano. que tem os processo de escala como referência.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Sem medo de exageros. além de motivar os participantes e familiares. • Festival: atividade esportiva participativa e informal. meses e anos. b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias.

Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas. Lideranças comunitárias. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. Associações e sindicatos.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. Governo e políticos. Funcionários. fornecedores e revendedores. dado seu caráter universal. para efeito esportivo. Veículos de comunicação. que são chamados segmentos. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. os eventos esportivos. Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 .

locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 . organizado e dinâmico da mesma. O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas.Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo.

parte do sucesso já está garantido. Ao planejar. ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. sistematiza-se as soluções. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente.Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . pois permite a definição dos objetivos. as decisões acabam entregues ao improviso. utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. por certo. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que. observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade. advirão do empreendimento. Caberá a cada organizador. gerando economia. Sem um planejamento adequado.

e torna as informações mais fáceis de se entender. Deming) em 1950. se faz isso o tempo inteiro. evita erros lógicos nas análises. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando. Shewart na década de 20. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . por ter sido amplamente difundido por este.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização.E. Em verdade. Mas não existe uma maneira única de planejar. sobretudo no Japão. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais. Orientado por objetivos pré-estabelecidos. Compatível com os recursos disponíveis. que servem como referências para o seu gerenciamento. conhecidos e fundamentados. É uma técnica simples que visa o controle do processo. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência. a mais importante é a PDCA 2. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. Dentre as técnicas usadas. ainda que nem sempre adequadamente. Padroniza as informações do controle da qualidade. podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização.

3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . dentre as quais. pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que. mas nem por isso menos eficiente. o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. descartadas ou reavaliadas. que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas. uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças). percorrer o evento do começo ao fim. A sigla SWOT. qualquer que seja a área de atividade. direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. ao contrário. obedecendo a um fluxo contínuo.) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga. reconheça as fraquezas.C. já era utilizada há mais de três mil. Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4. Em uma fórmula mais sucinta. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU.C. não obstante a terminologia contemporânea.). 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE. o autor observava que. 500 a. No "Tratado sobre Oratória". principalmente na fase de planejamento. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. as atividades que a integram. Deve. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). Marplan/Sportv. o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. Weaknesses (fraquezas).Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento. por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado. IBOPE. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento.

quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização. principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. Quanto maior o evento. ainda. mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização.Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. Em linhas gerais. E. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. necessários a concretização do projeto. toda estimativa da infra-estrutura técnica. modelo e padrão). Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 . mais complexas. nestas projeções. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento. quase sempre. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. outro decisivo mecanismo de viabilização. arquitetônica.

financiamento. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente. venda de espaços para exposição e anúncios. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). transportes. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. material impresso. As receitas podem ser: recursos preexistentes. divididas por áreas de especialidade estratégicas. etc. garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. orçando-se tudo. hospedagem. anúncios. por exemplo). que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. cotas de patrocínio. diversão. portanto. Processo intenso e trabalhoso.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento. tipo de evento. Deve ser feito detalhadamente. alimentação. complexidade do empreendimento. convidados. compra de mailing. e. a mais demorada do processo da organização de eventos. que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. eventos paralelos. traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). Para formular os custos necessários a realização do evento. convidados. promoções. decoração. temporada em que estiver se realizando (turística. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. doações/permutas. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. auxílio governamental. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. com toda ordem de problemas. merchandising. etc. pois antecede a execução e precisará lidar. cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. cartas e envios postais. porém indispensável. número de participantes. supervisionando. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . lugar. inevitavelmente. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). como: duração. A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. taxas de inscrição/ingresso. contratações. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento.

que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. mala direta. estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento. dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes. Compreende. ainda. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria. suporte técnico ao empreendimento como um todo. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos.

Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. O gestor deste tipo de atividade. a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento. os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. Não é diferente com um evento. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. “Administração consiste em orientar. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações.

sem ser servil. Permanente curiosidade intelectual. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento. Dominar regras de comportamento social. Boa expressão verbal -noções de oratória. atingindo maior número de pessoas. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual. liderar e executar. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. através do staff constituído para tal fim. importante entender a psicologia humana. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Busca pelo aperfeiçoamento constante. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. Ser prestativo. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática. combinada a conhecimentos específicos. Capacidade gerencial -saber planejar. que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Mas. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. e não de maneira imperativa. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo.Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. A finalidade do evento é cumprir-se.

administração sala de imprensa. controle de súmulas. recebimento e cadastramento de inscrições. cobertura jornalística. desfile (croquis). relatório final. súmulas. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. recebimentos de taxas. controle de uniformes das equipes da organização. locais p/ autoridades. som. retirar materiais necessários. policiamento ou segurança particular. convênios. realização do cerimonial de abertura e encerramento. entrega de premiação. convites. comunicados. crachás. registrar perda de materiais. reuniões. representar judicialmente os organizadores.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. ordens de pagamento. folhas de pagamento. protocolo e arquivo de documentos. • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. equipe de arbitragem. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. restaurantes. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. seleção musical. farmácias. comandar trabalhos de justiça desportiva. enviar tabela de jogos a coordenação geral. membros. organizar recepção. arrecadar receita do evento. atendimento de telefone e fax. placas de identificação. hospital. cartas. prazos. tabela de jogos. ofícios. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. apresentador. acompanhar reuniões. definir escala de serviços. venda e empréstimos de materiais. materiais elétricos. controle de material de escritório e informática. locais e horários competições e treinamento. pagar. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). equipe de sonorização. • Coordenação técnica: especificação das premiações. súmulas. enviar convites. apoio e permutas. central de notícias sobre o evento. mala direta. contratos. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. serviço de bilheteria. comando coordenadores de modalidade. regulamentação geral. compra. receber e encaminhar membros das equipes. regulamentação. comprar. esquema de emergência no caso de chuvas. relação com gráficas de impressão regulamentos. mastro. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. triagem dos dados dos competidores. definição de acordos de patrocínio. envio de ofícios de agradecimento. localização de participantes nas solenidades. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . trabalho de fotografia e filmagem do evento. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. bandeira. regulamentos e códigos. hidráulico. contratos de arbitragem. hotéis. levantamento de dados estatísticos. • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações. preparar homenagens. código disciplinar. correspondência. ficha de inscrição. web studio. sistema de disputa. funcionários. apresentar relação de materiais. divulgação integral do evento. memorandos. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. fichas de inscrição. podium. estatística dos resultados. programação e realização das fases finais. bandejas de medalhas. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem. encaminhar ocorrências.

dentre outro fatores. uniformidade. Das mais simples às mais sofisticadas. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores. segurança. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. planta e croqui da cidade. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. horários de refeições. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. desmontagem. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. durante a realização de uma dada competição esportiva. escala de transportes. reparo. veículo para emergência. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. regulamentos e normas. dos recursos alocados para a finalidade.Organização de Eventos Esportivos talações. relacionar material de cozinha. limpeza. no nível de competência dos envolvidos. divulgação e se necessário. contato com hospitais. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. preparar alojamentos e cozinha. ao final de cada evento. antecedência. almoxarifado. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização. reservar acomodações. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes. súmula. isenção de comentários. vigilância. atendimento médico de urgência. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. • Equipe operacional: montagem. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. fisioterapêutica e medicamentos. responsabilidade para aplicar as regras. verificar necessidade de reparos. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. corpo de bombeiros. conserto. verificar segurança. regimento interno. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. manutenção. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. nutricionista. manual de procedimentos. Para coroar de êxito tal experiência. VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador.

dos prestadores de serviços aos patrocinadores. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. Da equipe de colaboradores aos participantes.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos. O formato. de alguma maneira contribuíram para sua realização. códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. dos agradecimentos a todos aqueles que. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. enfim. passando pela sua execução. desde o período anterior. de planejamento. perpassando todas as fases do trabalho de organização. através de ofícios solenes. álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização. bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. como vídeos editados (com as imagens do evento). o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. até finalizá-lo.

do que se quer saber.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores. subsídios fundamentais a realização do evento. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. além de apontar níveis de satisfação. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. ambas acabam conferindo ao organizador. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma. que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes.

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