Organização de Eventos Esportivos

APOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES

CAMPUS: PORTO SEGURO

MARÇO / 2009

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Organização de Eventos Esportivos

OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval

2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas.
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. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. .ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. culturais. Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que.1% do PIB brasileiro. sociais. enfim. os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes. permitem a entrada em novos mercados. que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor. o que representa 3.reduzir barreiras existentes geradas por fatos. 330 mil eventos por ano.Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual. acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos. em comparação com outras ferramentas. etc. Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. ICCA (International Congress and Convention Association). Oferecendo uma boa relação custo x benefício. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. criando um residual de lembrança. quando bem planejados e executados. terceirizados e indiretos 1. e geração de 3 milhões de empregos diretos. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas. ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras). FBC&VB/SEBRAE.9 milhões de pessoas.criar imagem favorável junto à opinião pública – good will. . COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina). UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras). além disso: • • • • Como mídia itinerante. promovendo não apenas o engajamento do público.aproximar o público da empresa e do produto. 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). pelo glamour que a atividade confere. pelo atendimento prestado. são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E. com a participação de 79. . pelas personalidades envolvidas. 2004. 4) Características principais . pela decoração escolhida. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 .associar a marca ao evento ou atividade. fatores ambientais. pelos brindes oferecidos. Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. pela alimentação disponibilizada. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. assegurando sua lealdade.

demandando sua classificação. bom gosto. facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. bom humor. dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros. critérios variados.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. organização. organizar eventos é uma atividade que exige disciplina. 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos. Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . Mas.

Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 .

Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte.C. o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. médio porte. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. deste modo. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. que começaram em 776 a. é produto de séculos de história. por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente. Destacam-se. b) Marcos fundamentais O esporte. Foram 1170 anos de Jogos. percebido e tratado como empreendimento. servindo. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados. pela enorme visibilidade alcançada. como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia. entretanto. nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . cada qual subdividida em categorias. a) Definição Fundamentalmente.C e só terminaram no ano 393 d.

São. como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. Em 1641. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. é sempre administrado. dedicação. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. de forma ordenada. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. comprometimento. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. antes preferencialmente institucionais. portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. portanto. um evento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 . Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. • Olimpíada: evento suis generis. dado o seu caráter singular. bom senso. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. Independente de sua natureza. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. na direção de objetivos previamente definidos.Organização de Eventos Esportivos No Brasil. visão e acompanhamento. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. no Recife. qualquer que seja. criatividade. a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). tamanho ou importância.

bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. religiosas e culturais das sociedades. que tem os processo de escala como referência. • Desafios: atividade normalmente individual. bem como a data específica. o horário. costumes e práticas locais. não coincidir com outros eventos de grande porte. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). regionais ou nacionais. associando sua marca ou produto ao nome do evento. c) Local A localização geográfica do evento. deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. não desafiar hábitos. dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Sem medo de exageros. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil. meses e anos. usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. Visa a integração e a promoção da modalidade. não coincidir com outros eventos similares. o calendário esportivo segue um critério mais local. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. além de motivar os participantes e familiares. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. adequado aos costumes da região. a freqüência. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano. Neste tipo de competição. mesmo que a luta seja silenciosa. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. efusiva e estratégica. A observação de critérios como: o período do ano. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. sem finalidade competitiva. semanas. locais. • Festival: atividade esportiva participativa e informal. sorridente. b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. Por isso. que é realizada em um curto espaço de tempo. Voltada para o lazer.

os eventos esportivos. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público. para efeito esportivo. que são chamados segmentos. dado seu caráter universal. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. Governo e políticos. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 . Veículos de comunicação. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. Lideranças comunitárias. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. Associações e sindicatos. fornecedores e revendedores. Funcionários.

Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo. organizado e dinâmico da mesma. locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 . O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas.

pois permite a definição dos objetivos. Sem um planejamento adequado. observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. sistematiza-se as soluções. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente. por certo.Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . as decisões acabam entregues ao improviso. advirão do empreendimento. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que. Ao planejar. gerando economia. Caberá a cada organizador. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . parte do sucesso já está garantido. utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso.

que servem como referências para o seu gerenciamento. Shewart na década de 20. podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. e torna as informações mais fáceis de se entender.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo. por ter sido amplamente difundido por este. sobretudo no Japão. a mais importante é a PDCA 2. Compatível com os recursos disponíveis. ainda que nem sempre adequadamente. Mas não existe uma maneira única de planejar. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência. Em verdade. se faz isso o tempo inteiro.E. mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando. Dentre as técnicas usadas. evita erros lógicos nas análises. Deming) em 1950. Orientado por objetivos pré-estabelecidos. É uma técnica simples que visa o controle do processo. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. conhecidos e fundamentados. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. Padroniza as informações do controle da qualidade. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais.

ao contrário. escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d. reconheça as fraquezas. as atividades que a integram. Weaknesses (fraquezas). descartadas ou reavaliadas. principalmente na fase de planejamento. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças). sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento. Marplan/Sportv.C. pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que. Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3.C. 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE. • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. Em uma fórmula mais sucinta. 3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas. uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU. A sigla SWOT. não obstante a terminologia contemporânea.). o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. mas nem por isso menos eficiente. obedecendo a um fluxo contínuo. qualquer que seja a área de atividade. dentre as quais. já era utilizada há mais de três mil. No "Tratado sobre Oratória". 500 a. percorrer o evento do começo ao fim. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. Deve. o autor observava que. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado. por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes. IBOPE.Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica.) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando.

nestas projeções. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização. mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. necessários a concretização do projeto. quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. ainda. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo.Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. outro decisivo mecanismo de viabilização. modelo e padrão). E. arquitetônica. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 . ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. mais complexas. quase sempre. ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento. toda estimativa da infra-estrutura técnica. Em linhas gerais. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. Quanto maior o evento. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se.

Processo intenso e trabalhoso. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. material impresso. taxas de inscrição/ingresso. diversão. temporada em que estiver se realizando (turística. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. decoração. compra de mailing. Para formular os custos necessários a realização do evento. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. por exemplo). eventos paralelos. tipo de evento. portanto. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento. promoções. que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. a mais demorada do processo da organização de eventos. lugar. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. porém indispensável. merchandising. com toda ordem de problemas. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). pois antecede a execução e precisará lidar. alimentação. As receitas podem ser: recursos preexistentes. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. e. etc. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . doações/permutas. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. cartas e envios postais. garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). orçando-se tudo. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. transportes. venda de espaços para exposição e anúncios. etc. contratações. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. Deve ser feito detalhadamente. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. complexidade do empreendimento. financiamento. a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. como: duração. cotas de patrocínio. hospedagem. divididas por áreas de especialidade estratégicas. que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento. anúncios. convidados. inevitavelmente. cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. supervisionando. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. número de participantes. convidados. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento. traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). auxílio governamental.

Compreende. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . mala direta. estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria. suporte técnico ao empreendimento como um todo. ainda. contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos. que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral.

é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento. mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). Não é diferente com um evento. O gestor deste tipo de atividade. imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento. “Administração consiste em orientar. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações.Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas.

convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável. Capacidade gerencial -saber planejar. sem ser servil. A finalidade do evento é cumprir-se. através do staff constituído para tal fim. Boa expressão verbal -noções de oratória. Ser prestativo. que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. e não de maneira imperativa. Dominar regras de comportamento social. liderar e executar. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. Busca pelo aperfeiçoamento constante. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. combinada a conhecimentos específicos. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia. Mas. importante entender a psicologia humana. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. atingindo maior número de pessoas. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual.Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. Permanente curiosidade intelectual.

farmácias. prazos. definição de acordos de patrocínio. esquema de emergência no caso de chuvas. recebimentos de taxas. som. localização de participantes nas solenidades. enviar tabela de jogos a coordenação geral. funcionários. trabalho de fotografia e filmagem do evento. sistema de disputa. apresentador. entrega de premiação. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. tabela de jogos. regulamentação. levantamento de dados estatísticos. cobertura jornalística. placas de identificação. relação com gráficas de impressão regulamentos. comprar. cartas. triagem dos dados dos competidores. membros. ofícios. convênios. equipe de sonorização. arrecadar receita do evento. organizar recepção. bandeira. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). encaminhar ocorrências. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. divulgação integral do evento. acompanhar reuniões. controle de material de escritório e informática. controle de uniformes das equipes da organização. compra. ordens de pagamento. comando coordenadores de modalidade. protocolo e arquivo de documentos. registrar perda de materiais. folhas de pagamento. locais p/ autoridades. • Coordenação técnica: especificação das premiações. comandar trabalhos de justiça desportiva. reuniões. equipe de arbitragem. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. mala direta. regulamentação geral. venda e empréstimos de materiais. apresentar relação de materiais. atendimento de telefone e fax. administração sala de imprensa. fichas de inscrição. central de notícias sobre o evento. representar judicialmente os organizadores. recebimento e cadastramento de inscrições. crachás. estatística dos resultados. correspondência. comunicados. bandejas de medalhas. policiamento ou segurança particular. locais e horários competições e treinamento. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. relatório final. restaurantes. pagar. súmulas. hidráulico. receber e encaminhar membros das equipes. enviar convites. ficha de inscrição. hotéis. hospital. envio de ofícios de agradecimento. súmulas. convites. materiais elétricos. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. regulamentos e códigos. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. apoio e permutas. web studio. podium. seleção musical. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. realização do cerimonial de abertura e encerramento. definir escala de serviços. programação e realização das fases finais. desfile (croquis). • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. controle de súmulas. contratos. memorandos. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. contratos de arbitragem. serviço de bilheteria. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. mastro. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. preparar homenagens. código disciplinar. retirar materiais necessários. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem.

veículo para emergência. verificar necessidade de reparos. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização. atendimento médico de urgência. conserto. uniformidade. súmula.Organização de Eventos Esportivos talações. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. corpo de bombeiros. planta e croqui da cidade. VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador. as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. durante a realização de uma dada competição esportiva. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores. Para coroar de êxito tal experiência. fisioterapêutica e medicamentos. manutenção. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. regulamentos e normas. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. isenção de comentários. ao final de cada evento. Das mais simples às mais sofisticadas. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . no nível de competência dos envolvidos. divulgação e se necessário. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. • Equipe operacional: montagem. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. responsabilidade para aplicar as regras. segurança. horários de refeições. limpeza. desmontagem. almoxarifado. contato com hospitais. regimento interno. escala de transportes. dentre outro fatores. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. nutricionista. preparar alojamentos e cozinha. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. reparo. manual de procedimentos. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. vigilância. dos recursos alocados para a finalidade. antecedência. reservar acomodações. relacionar material de cozinha. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares. verificar segurança. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes.

de planejamento. desde o período anterior. dos agradecimentos a todos aqueles que.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos. através de ofícios solenes. Da equipe de colaboradores aos participantes. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. passando pela sua execução. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. até finalizá-lo. enfim. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização. recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. perpassando todas as fases do trabalho de organização. o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. dos prestadores de serviços aos patrocinadores. como vídeos editados (com as imagens do evento). De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. O formato. códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. de alguma maneira contribuíram para sua realização.

que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes. além de apontar níveis de satisfação. do que se quer saber. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores. É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. subsídios fundamentais a realização do evento. ambas acabam conferindo ao organizador. dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma. um evento começa com uma pesquisa e termina com outra.

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