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NOÇÕES de arquivologia

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NOÇÕES

DE

ARQUIVOLOGIA - TRE

dos com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivos de documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservaDe acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( )

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1.

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01. 1. 2. 3. 4. 5. GABARITO CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses documentos são de origem funcional. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de empresas são em sua maioria de via única, e/ou exemplar único. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. c) Classificação 1 - Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas - ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 - Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, é necessário que se adote, em relação aos documentos, uma metodologia de organização e guarda. Para isso, foram definidas as três idades dos arquivos. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é constituído de documentos de uso freqüente, normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de terceira idade - é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor

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ARQUIVOLOGIA - TRE

legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 3 - Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. • Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. • Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 4 - Natureza dos documentos • Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle, conservação etc. • Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico, independentemente da forma física apresentada, como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos são também chamados, impropriamente, de arquivos técnicos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas, deslizantes, estantes etc.). Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar: • Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, restaurantes etc. • Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura etc. • Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depois carregado verticalmente. • Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papéis. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos, principalmente na parte denominada arquivo de movimento. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. 1. 2. 3. 4. 5. 01. 1. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia, preservando a sua inegibilidade. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. ( ) Servir à administração, para atender às necessidades de repasse de informações. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. GABARITO CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-

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NOÇÕES
to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia, esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade, que dá sentido de um documento desvalorizado. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente, os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações, as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes, João Bernardo, Walter Diamantes, Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março - julho de 1990 Agosto - dezembro de 1990 Janeiro - março de 1991 • Promoção OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-cronológico. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. A notação pode ser: A

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ARQUIVOLOGIA - TRE

2.

Notação alfabética

3. 4. 5.

010 Notação numérica

A-50

Notação alfanumérica

• Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. A Exemplo:

b)

GUIA PRIMÁRIA

b)

Guia secundária - indica uma subdivisão da primária. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA

c)

Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA

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NOÇÕES
d) Guia especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

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ARQUIVOLOGIA - TRE

É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.

Exemplo:

GUIA ESPECIAL

Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. PROJEÇÃO OU GUIA

Exemplos: - Carlos José José, Carlos. - Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos. Guimarães, Pedro Oliveira. - Pedro Oliveira Guimarães - Eliana Pena Pena, Eliana. OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética de prenome. Exemplos: - João Marques - Eliana Marques - Maria Marques - Ana Marques - Fernando Marques 2ª. Marques, Ana. Marques, Eliana. Marques, Fernando. Marques, João. Marques, Maria.

ILHÓ

PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal - enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: - Variadex - Automático - Soundex - Mnemônico - Rôneo - Duplex - Decimal - Unitermo ou - Indexação Coordenada - dicionário

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. Exemplos: - Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila. - Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana. Villa-Lobos, Heitor. - Heitor Villa-Lobos - Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando. 3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplos: - Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba. - Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo. Santos Anjos, Pedro Paulo. - Pedro Paulo Santos Anjos 4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplos: - J. Vasconcelos Vasconcelos, J. Vasconcelos, João. - João Vasconcelos - José Vasconcelos Vasconcelos, José. 5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplos: - Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de. Almeida, Lúcia d’. - Lúcia d´Almeida - Elvis do Socorro Socorro, Elvis do. Guia, Maria da. - Maria da Guia 6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

A) Método alfabético É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra.

Exemplos: - Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge. Socorro Neta, Maria do. - Maria do Socorro Neta - Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

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NOÇÕES
OBS.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: - Jorge de Abreu Sobrinho - Jorge de Abreu Neto - Jorge de Abreu Filho 7ª. Abreu Filho, Jorge de. Abreu Neto, Jorge de. Abreu Sobrinho, Jorge de

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ARQUIVOLOGIA - TRE
Congresso de Odontologia

- 1º Congresso de Odontologia (1º).

14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Exemplos: - Gerência de Atendimento da TELERJ - Superintendência Financeira da TELERJ - Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: - TELERJ - Gerência de Atendimento - TELERJ - Gerência de Finanças - TELERJ - Superintendência Financeira 15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplos: - 3 M do Brasil - Fábrica Estrela de 4 pontas - Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: - Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. - Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). - 3 (Três) M do Brasil. B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá a ordem alfabética. Exemplos: - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima Arquiva-se: - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz 2) nome da cidade, estado e correspondente. Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais. Exemplos: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - São Mateus - ES - Maria Augusta - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva Arquiva-se: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva - São Mateus - ES - Maria Augusta

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplos: - Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presidente). - Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro). Carlos, Francisco (Professor) - Professor Francisco Carlos - Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor). 8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

Exemplos: Aubert, Georges. - Georges Aubert - Paul McCartney McCartney, Paul. Jefferson, Thomas. - Thomas Jefferson - George Bush Bush, George. 9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.

Exemplos: - Guilio di Capri Capri, Guilio di. De Penedo, Esteban. - Esteban De Penedo - Charles Du Pont Du Pont, Charles. O´Brien, Gordon. - Gordon O´Brien 10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Exemplos: - José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de. - Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de. Arco y Molinero, Angel del. - Angel del Arco Y Molinero - Antonio de los Rios Rios, Antonio de los. 11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: - Chian Chin - Li Yutang Chian Chin. Li Yutang.

12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admitese, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: - Embratel Embratel. Colegial (A). - A Colegial - Fundação Getúlio Vargas - The Library of Congress

Fundação Getúlio Vargas. Library of Congress (The).

13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões, assembléias e semelhantes, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: - III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). - Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).

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Magalhães. Com isso. pois depende de interpretação dos documentos sob análise.1 a 3 anos . onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. nos Estados Unidos. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto.Santos. Normalmente é utilizada em repartições públicas. • Método Numérico Cronológico Neste método. onde além do número de registro são colocadas informações.Brasília (Capital) . Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. que as pastas tragam os nomes dos estados.687 Dígito-Terminal 04 .Antônio. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial.Pesquisas 2 . na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.calça . porém. exige-se. Embora a quantidade de classes seja ilimitada. fotografias etc. No segundo.Penteado. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos.Aragão. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) . contratos. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. de engenharia. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo.437 126.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey.Campos. No primeiro. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. Conseqüentemente.252 342. Juan.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. .meias de Crianças .TRE chas) alfabéticos-onomásticos. tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 . que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado.saia . para se localizar um documento ou pasta.: É um método direto e de fácil manuseio. do documento de um cliente. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. pareceres. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). Sérgio Itacoatiara (Bahia) .Mulher .027 98. Carolina Brasília (Minas Gerais) .blusa . abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). com vantagem. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos.NOÇÕES Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados.Brasil . 6 . Esta pasta montada será denominada processo. Hoje. que o ampliou. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. Pedro DE ARQUIVOLOGIA .50 . de funcionários etc. é universalmente conhecido. . Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. pela primeira vez.27 09 .Santiago . em segundo lugar.84 . OBS.37 12 . anotando em sua ficha alfabética a nova localização. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. que seguem dois critérios de arquivamento. atribui-se a cada cliente eventual um número.) e especializados (médicos. arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. alfabetase em primeiro lugar o país. É necessário. Exemplos: . Não esqueça de classificação do local e do correspondente. além da ordem alfabética.82 . ele é registrado. em princípios de 1950.recém-nascidos . de fácil aplicação. porém. No entanto.87 Quando se trata de correspondência com outros países. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades. Para que o número não fique vago. como classificação de assuntos: atas. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo.Altamira . .meia . acordos.camisa da Mulher . uma vez que.142 128.Cursos 3 .os referentes à administração interna e suas atividades-fim.cueca . Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos. e editar publicações técnicas. Luís. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização.52 34 . seguido da capital e do correspondente. correspondência recebida e expedida. após as respectivas capitais dos países a que se referem.Homem .).4 a 6 anos . • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.26 .Manjo. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos. nas gavetas ou estantes. Pablo. porém. fitas.42 12 . O método de arquivamento por assunto não é. Com relação aos clientes eventuais.Alvares. Quando um documento novo chega à repartição. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. telex etc. embora a disposição física das pastas. Roseli.Santa Cruz de La Sierra .vestido . Carlos Itacoatiara (Pernambuco) .6 a 10 anos de Calçados . cronológico ou digital-terminal. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. Tais métodos são indiretos.Brasil .Chile . ser arquivados por assunto .61 . Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente.Chile . Este número é dado quando há o recebimento. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas.

4. se sonoro ou mudo. acontecimentos. individualmente.. identificação das pessoas etc. o número de faixas de cada lado. CERTO . autores. dimensões etc. A fotografia recebe um número de registro. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. fitas magnéticas.o lado da fita. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. releases de jornais etc. em lugar visível e previamente determinado. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. de acordo com sua entrada no arquivo. também. fitas magnéticas . tais como: assuntos (de conferencistas. lugar. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. o tempo de duração. registro. acondicioná-los.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. 1. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. também será utilizado um banco de dados ou fichas.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. filmes . discos e recortes de jornais. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. Arquivos de Fita Magnética. 01. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. a quantidade (fotos e negativos). juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. títulos (congressos. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. relatórios técnicos etc. o sistema é alfabético. em fichas). individualmente. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. Esse número.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). ( ) É utilizado um arquivamento primário. 4. Também é utilizado o método numérico. Os demais documentos. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). o tempo de duração.Idem à explicação do item anterior. no seu verso. a rotação etc. anotando no banco de dados ou fichas. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. • Negativo . gêneros musicais etc. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. • Registro . Para a recuperação de sua localização. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. filmes etc. Como exemplo. no banco de dados. 3. 1.TRE ção. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. • Preparo . em cores ou preto e branco. • Recepção e identificação . denominado número de registro. só é apresentada uma letra na guia. com grande êxito. datas.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. preparo. Além dessas informações que são comuns aos três elementos.Não existe essa classificação. por exemplo. sua localização.depois de numeradas. filmes. iniciados pelos indicados na guia. evento. Entretanto. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. fitas magnéticas. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes.). Quando várias fotos tratam do mesmo evento. 5. não se pense que houve falha de registro ou extravio. filmes. o nosso. principalmente nos arquivos especiais e especializados. em suporte papel. GABARITO ERRADO . objetos etc. local. no mesmo envelope e/ou pasta. Esse conceito tornou-se obsoleto. 3. No caso de registro em fichas. assuntos. ERRADO . O século anterior foi o das grandes descobertas e.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- DE ARQUIVOLOGIA . a data da gravação. locais etc. 7 . deve ser assinalado no documento.o comprimento e a bitola do filme. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. discos duração da execução. datas. CERTO . filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. Estamos na era da globalização.). no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. futuramente.Quando só há citação de letras. • Pesquisa . retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. controlado através de livro próprio. independente de sua forma de acondicionamento. discos. devem ser arquivados em separado. em envelopes próprios para esse fim.Na classificação alfabética simples ou aberto. compositores etc.NOÇÕES Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. podemos citar um arquivo e um jornal.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. Deve-se incluir. 2. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. 2. colada na margem mais larga do filme. reunidas. 3. 2. EXERCÍCIO 01. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. como fotografias. • Álbum . em ordem crescente. arquivamento e pesquisa. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. Com relação aos assuntos. eventos. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. lugares. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. 5. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. músicas. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. assuntos. ERRADO .

• integridade de reprodução . Caso seja necessário. Cartórios. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. • segurança . seqüencialmente. Com o surgimento das novas tecnologias.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. livros. séries esgotadas etc. documentação rara.TRE • versatilidade na duplicação . São elas: Automação da Informação. no controle do acervo etc. Comércio. razão etc. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. Jornais. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. No preparo da documentação para a microfilmagem. Razão etc. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. a proximidade das informações. Caso haja algum sinistro (roubo. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. Como esse processo é mais trabalhoso. no registro de documentos. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. revistas. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. o que não acontece nos controles manuais.quando o suporte da informação é o próprio computador. incêndio.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. Entretanto. administrativos. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. assuntos etc. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser 8 . objetivando a imediata identificação do original e cópias. • racionalização da informação . para sua identificação.Computer Output Microfilm. revistas etc. podem ser geradas outras cópias para distribuição. Podemos citar os dossiês de empregados. Atualmente isso é completamente inviável. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. saída direta do computador para a microficha. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. Hotéis.NOÇÕES A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. em seus arquivos. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . de contratos etc. Indústria. Colégios. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . já que só podem ocorrer por falhas na digitação. podemos citar uma empresa que possua. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. assim. sem passar pelo papel.400 documentos de formato A4.400 documentos que serão numerados. Como exemplo. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. através da fita spooll.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações.quando não havia problemas no mercado imobiliário. falsificação etc. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. de empresas. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. por meio de terminais ou microcomputadores. por questões de segurança. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. não podendo sofrer alterações DE ARQUIVOLOGIA . . Órgãos Governamentais etc. se apresentam. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. • aquisição de coleções de jornais. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . atualmente.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta.cópias instantâneas do original em filme ou papel. As listagens. separam-se grupos de aproximadamente 2. simultaneamente. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. Paralelamente. • preservação e conservação de originais . Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. no Brasil e no exterior. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço .por matrícula). cheques. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. operacionais. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente .por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. O índice de erros é muito pequeno. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. Hospitais. a partir de filmes cópias. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. ou seja. números. jornais etc. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que.

um documento é copiado. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. 3. finalmente. usando software e hardware adequados. Nesta década. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina.Many (uma só gravação. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa.Conselho Nacional de Arquivos. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. Entretanto. c) levantamento do acervo. e) verificação da legislação em vigor. ERRADO . O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. ou seja. então. 5. 4. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. • extravio de documentos.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . ERRADO .461 de 25/04/1991. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade.Compact Disc . 2. os discos para o armazenamento dos documentos.. d) definição do cronograma de reuniões. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. vinte vezes. No ato da definição das prioridades de atuação. 3. A leitura é feita com um laser de baixa potência. 12 e 14 polegadas de diâmetro. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. 1 % meios magnéticos.Once . g) aplicação da TTD.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto.Preservação do documento e sua informação. 4. f) aprovação da TTD. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. É necessário. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. 01. formulários.NOÇÕES simples . sofrerá constantemente várias reorganizações. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. no mínimo. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários.Write . faturas. futuramente.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. 2. 5. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. em publicações (catálogos. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. sendo necessário que se analise pasta por pasta. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. Com isso. normalmente. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. enciclopédia. e. CERTO . • escassez de espaço físico.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . correspondências. 1. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. Depois surgiram os CDs usados para músicas. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. Caso uma empresa não defina sua tabela. • falta de definição de responsabilidade. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . i) revisão da TTD 9 . agricultura etc.) • WORM . outras mídias vão sendo criadas. gráfico e números. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. consideravelmente. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. saúde. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais.unicamente para a leitura .Read . rapidez na recuperação da informação e segurança. h) divulgação da TTD. os desenhos de engenharia etc. modificando. DE ARQUIVOLOGIA . Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. Um CDRom não pode ser alterado. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. CERTO .para a leitura e cópia em papel. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. desenhos de engenharia etc. b) indicação das pessoas responsáveis.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. 1. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano.A Lei nº 1. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. EXERCÍCIO 01. • demora ou não na localização do documento. 4% em microfilmes. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. sem risco de danificá-los. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento.

– muitas das vezes administradas por outro órgão. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa.) que também deverão ser analisados.TRE nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. Para a tradição arquivista americana. distribuição e tramitação). Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. técnicas ou científicas das instituições. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. Dentro deste contexto. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) 10 . Nesta fase. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. de expedição.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. com base na Lei nº 8. • Utilização . acarreta vantagens econômicas.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. de 08/01/1991. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. projetos.159.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense .Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. científica e culturalmente através dos séculos. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. tramitação. c) Garantia de melhor organização desses documentos. revistas. • Avaliação . normas internas. Devido ao grande avanço da tecnologia. formulário. diretrizes etc. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . OBS. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. se necessário. Deve-se ter cuidado. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados DE ARQUIVOLOGIA . c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes.Ou destinação de documentos. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. • Européia . no uso das instalações físicas e recursos humanos. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. que são responsáveis pela criação de seus documentos. OBS. registro. manuais. para as pessoas certas e com um custo possível. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. também com documentos que contam a história da empresa. ou seja. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. uso. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. Diante desta afirmativa. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. classificação. Em meados do século XX. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. principalmente a partir da II Guerra Mundial. Até há pouco tempo. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. que deve estar disponível no local certo. na hora exata. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. artigos etc. planejamentos etc.arquivos como fonte de pesquisa histórica.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.NOÇÕES a) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. como novo conceito de gestão de documentos. por isso. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais.

A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. CERTO . CERTO . d) nível máximo .Esta fase elabora normas de acesso. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. 2.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários.Esta fase inclui procedimentos de protocolo.remeter às seções competentes para o devido estudo.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. adicionando a ela.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . como: recebimento. Nos serviços de comunicações modernos. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. deve-se 11 . Antigamente. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. quando necessário. classificar.classificar . registrar e distribuir a correspondência recebida. à elaboração das folhas de referência. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. 5. Atualmente. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. OBS. a ficha nº 1. principalmente para consulta e empréstimo de documentos. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). constitucionais. variando o nome em função do movimento dos papéis. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos.distribuir Receber . circulares e toda forma de correspondência. Numerar. isto é. certa ou errada. CERTO . considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. ERRADO . Distribuir .: O registro. que são depois arquivados por destinatários. gestão de correspondências e documentos vitais etc. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. uso de recursos de automação (informática) etc. a utilização e a destinação.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc.registrar . A Terceira Via. Se houver necessidade. CERTO . Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . conferir.NOÇÕES profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. organiza-as e procede à atualização dos fichários. GABARITO 01. classificação.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . os antecedentes ou procedentes. 1. DE ARQUIVOLOGIA . utilização e destinação.Informação . conforme o método de arquivamento. quando necessário. 3. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. esse controle é feito pelas próprias unidades. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. Este núcleo pode ser chamado de serviço. elaboração de sistemas de arquivos correntes. as exposições. 4.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. depende dessa primeira atividade.A base do princípio da gestão de documentos são a produção. Tarefas (competências) do setor de conferência. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. de correspondência e telecomunicações. distribuição e tramitação de documentos.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). registro. Toda continuidade. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. Proceder. Seja ele mesmo serviço. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. de máquinas copiadoras. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. pois toda a movimentação do processo é aí anotada. b) nível mínimo ampliado . EXERCÍCIO 01. 2. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. no que se refere à sua recepção e expedição. este setor atende as pessoas nos “guichês”. c) nível intermediário . A Primeira Via do registro. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas).). informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. por assunto. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. os ofícios. de acordo com as séries. Classificar . por meio de arquivos correntes e/ou secretários. quando houver. de acordo com a procedência.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. 4. 1. As suas atribuições são: receber. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. se está redigido em termos próprios. legais e administrativas de cada país. conferindo os anexos. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. 5. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes).Tarefa principal de um órgão de comunicações. há sempre integrado.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. 3.Expedição .Entrada . seção ou turma de comunicações. Além de zelar pelos fichários. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. a Quarta Via.receber . é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. quando houver. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa.

Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. CERTO . a vários destinatários para informar de posições. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. destinatário etc. provas etc. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . ou seja. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. d) Secreta . ERRADO . EXERCÍCIOS 01. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. 1. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. Da divulgação de atos a fatos administrativos. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. porém menos protocolar. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. Fornecer dados à turma de informações . 3. e ) Ultra-Secreta .Refere-se ao item secreto. divulgações de concorrências. a todos que os solicitarem. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. que depende de um estudo minucioso. 01.Idem ao comentário do item anterior Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. ( ) distribuir. 5. GABARITO CERTO . sem comprometer a organização. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. ( ) descartar. c) Reservada .é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. d) DE ARQUIVOLOGIA . Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.elementos que identifiquem a classificação do documento. horário. 3. determinam providências ou fazem designações.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público.ou seja. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. Quanto à natureza do assunto da correspondência.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. 4. instituição ou empresa.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . b) Confidencial . 2. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. Fornecer antecedentes e precedentes .É a que pode ser exposta ao público.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. 5. ( ) arquivar. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. ( ) registrar.NOÇÕES b) conferir com o documento original.TRE c) d) e) O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. b) c) 12 . f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. 2. independente do veículo. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. 1. ERRADO . admissões e dispensas. simultaneamente. CERTO . Arquivar as cópias e documentos . o seu registro e distribuição. concursos. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. urgente . Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. 4. EXCETO: ( ) classificar. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. decisões e pareceres expedidos. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. quer administrativa ou historicamente. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta.não demanda de um procedimento especial. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. seja a nível de Estado ou empresarial.

AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO . em sua maioria textuais.Os documentos são em numerosos exemplares produzidos num único exemplar.Museus É uma instituição de interesse público. . disposto ordenadamente para estudo.Os julgamentos são fanais e irrevogáveis . organização. A informação é sempre incorpórea. ou limitado em número de cópias. pesquisa e consulta. *Informação: é a noção. ciência e arte dos arquivos. desenvolvimento e utilização dos arquivos. criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO .Preserva-se a documentação referente a uma atividade. colecionados de fontes provêm das atividades diversas. em sua maioria impresso. idéia ou mensagem contida num documento.ARQUIVOLOGIA • • • CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS SUPORTE FÍSICO PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg) GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartográfico Cartográfico ARQUIVOLOGIA Estudo.Os documentos são produzidos e conservados produzidos e conservados com com objetivos culturais objetivos funcionais ARQUIVISTICA Princípios e técnicas a serem observados na construção. e não de preservação ou perda total .Arquivos É a acumulação ordenada dos documentos.Os documentos são são objetos de coleção.Há uma significação acervo documental não orgânica entre os depende da relação que documentos os documentos tenham entre si DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém.A significação do . como um conjunto e não como unidades isoladas .O julgamento envolve questões de conveniência. . . . e preservados para a consecução de seus objetivos. por isso é definida como matéria prima abstrata.O julgamento não tem caráter irrevogável . no curso de sua atividade. BIBLIOTECA É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Arquivistas.Os documentos não . compra ou doação servidas pelo arquivo.Aplica-se a unidades isoladas .Os documentos existem . adquiridos por públicas ou privadas. ORIGEM ARQUIVO .Bibliotecas É o conjunto de material.Os documentos são . ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO .A documentação não raro existe em via única . criados por uma instituição ou pessoas. visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados.Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente.Exige conhecimento da relação entre as unidades. periódicos. que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. classificação e utilização.Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. portanto. .Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa. FINALIDADE 1º Servir à administração 2º Servir à história * Relação com valor primário e valor secundário dos documentos FUNÇÃO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.Acessibilidade e pesquisa 3ª Idade . conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.Guarda e conservação . . para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos. de arquivo MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO ..Aplica-se a conjuntos discriminadas de documentos . do conteúdo e da significação dos documentos a classificar . as atividades corrente.Utiliza métodos classificação específica predeterminados para cada instituição. organização ou firma no decorrer de suas atividades.. .) são unidades isoladas para catalogação . arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (Solon Buck) 2ª Idade . Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. ARQUIVO “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo.MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO .Aplica-se a unidades . a organização e o funcionamento dos órgãos CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO / ATUAÇÃO . documentos órgãos que instituição. São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato.As séries (anuários. . permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.Gerais / Centrais São os que se destinam aa receber os correntes provenientes dos diversos integram a estrutura de uma centralizando.As séries (órgãos e suas subdivisões.Estabelece . mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitálos. ditada pelas suas particularidades .Exige conhecimento do sistema. Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos. cumprindo funções de arquivo corrente. atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade .

. de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado” “Configuração que GÊNERO assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” “Configuração ESPÉCIE que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” “Configuração que assume uma TIPO espécie documental.Planta CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO * Arquivos de 3ª Idade . Arquivos Militares. consultados por pessoas CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS . microformas. como também no registro..Especializados Documentos resultantes da experiência humana num campo específico.Certidão de Nascimento .Privados Institucionais Comerciais Familiais Pessoais Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.Declaração . espécie. .Criação e recepção por uma entidade ..Documentação Iconográfica . conservação .Confidencial Que podem ser credenciadas. formalidades de consulta.Declaração de Imposto de Renda . fitas.Certidão .Boletim de Ocorrência . constitua elemento de prova ou de informação. e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento.Documentação Fonográfica . de acordo com a atividade que a gerou” EXEMPLOS Acetato / Papel / Filme de Nitrato / Fita Magnética . .Públicos Federal Estadual Municipal . slides.. formato. controle.Cópia . independente da forma física que apresentem.Documentação Audiovisual . no exercício de suas atividades.Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias. são também chamados de arquivos técnicos.Rascunho . acondicionamento.). . forma ou conteúdo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte. gênero. utilizando algumas .CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS .Cartaz .Original .Boletim .Exemplar único CARACTERÍSTICAS Conforme suas características. .Franqueado Franqueado ao público. DEFINIÇÃO TÉCNICA “Material sobre o SUPORTE qual as informações são registradas” “Estágio de FORMA preparação e de transmissão de documentos” “Configuração FORMATO física de um suporte.Relatório DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada.Livro .Restrito Arquivos que preservam a segurança nacional.Documentação Textual . tipo. Característica .Caráter orgânico ou administrativo . forma.Prova de transações passadas .

“audiovisual”. (E) administrativos e históricos. (B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (D) tipológicos e diplomáticos. 3) Para negativos de vidro. (C) correntes e permanentes. é correto afirmar que: (A) fotografia é o suporte e vidro é a forma. (B) fotografia é o formato e vidro é a técnica. . Aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção.QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinários Cuja divulgação não prejudica a Administração. prontuários e relatórios que teriam sido produzidos pelos órgãos de informação militares entre 1964. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie. com a descoberta. edital. manutenção. início da ditadura. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. uso e destinação final dos documentos. os documentos podem ser classificados em: (A) públicos e privados. (D) do gênero documental. 14/12/2004) O texto acima trata de documentos de custódia Militar. 5) No domingo. (E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte • • • • GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO PERMANENTE GESTÃO DE DOCUMENTOS 4) Carta. “cartográfico” ou “iconográfico” implica em definição (A) da espécie documental. ata. (D) fotografia é tanto o suporte como a espécie. RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 1) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”. . (C) do formato do documento.’’ (Correio Brasiliense. podemos afirmar que é: (A) Franqueado (B) Restrito (C) Ostensivo (D) Especializado (E) Público 2) Quanto à natureza do assunto. o programa Fantástico. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. O comandante Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’. relatório. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. requerem medias especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. (B) da forma do documento. (E) do tipo documental.Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito. (B) ostensivos e sigilosos. nove anos após o fim do regime. Quanto ao acesso a esses documentos. da TV Globo. Graus de Sigilo em ordem crescente: Reservados Confidencial Secreto Ultra-secreto (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. e 1994. mostrou reportagem sobre a incineração de fichas. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. ‘‘A Aeronáutica tem procurado contribuir ao máximo em relação à pesquisa de documentos que podem se tornar históricos.

bem como para a preservação do patrimônio documental. Análise do fluxo documental: origem. até o nível da seção. contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa. OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • • • • • Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. tramitação. classificação. seleção dos sistemas de reprodução. automatização do acesso. que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável. Conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção. Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documentos de arquivo é a etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos. mobiliário. tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida. implantação de sistemas de organização da informação. tramitação. para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. funções e atividades de cada uma de suas unidades. local. Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências. com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação. pontos de tramitação e encerramento do trâmite. PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO • Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. *Ciclo de Vida dos Documentos 1ª Idade – Arquivo Corrente 2ª Idade – Arquivo Intermediário 3ª Idade – Arquivo Permanente • • • • . em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição. Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários. responsáveis e encarregados. uso primário e avaliação de arquivos. VALOR SECUNDÁRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). materiais. aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. uso.Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação. Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo. • • VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO Qualidade inerente às razões da criação de todo documento.

• Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo. atualizando-a sempre que necessário. Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos. Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente. reprodução). transferência. Presenciar a eliminação dos documentos. Aprovar as amostragens. Propor critérios de organização. para a apreciação e aprovação da CCAD. fiscal. histórico. pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Para ser aplicada. e sua destinação final. que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação. a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa. Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados. técnico. racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos. • • COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS • A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar.). respeitada a legislação específica de cada órgão. para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade. Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. deixandoos disponíveis para eventuais verificações. adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão. recolhimento. • • COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS . lavrando a respectiva ata. recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão. sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão. exigem a constituição de equipes. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem. acompanhada das necessárias justificativas. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definirem critérios de valor. • • Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação. quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente. Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade. Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. digitalização etc. legal. de sua transferência ao arquivo central ou intermediário. em razão de sua especificidade ou volume. encaminhando-a. • • COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO • • Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente. Avaliar. um procurador ou assessor jurídico e um arquivista. • Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas. • • METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO • A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação. Acompanhar os trabalhos de organização.

precaução). Como a massa documental produzida e acumulada ainda é predominantemente papel. A inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos. antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. *Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade Área Responsável Cod. A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. recolhimento e eliminação. a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: AA AI AGI Cópia Observações . a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução. • Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato. É importante prever os procedimentos adequados à eliminação durante a elaboração de textos legais ou normativos que deverão disciplinar a matéria. O que será feito com o resíduo da eliminação. e determina prazos para sua transferência. eventualmente. Item Via Tempo de Documental Formulário Arquivamento Folha Nº Data / / • • Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os seguintes dados: • Órgão Produtor • Série Documental • Datas-limite • Quantidade Eliminada (em metros lineares) • Data da Eliminação • Assinatura dos Responsáveis _________________________________________ RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 6) Considerando a teoria das três idades. fiscais. PRAZO DE PRESCRIÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. define prazos para sua guarda temporária (vigência. ocorrem na legislação. que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. foram considerados sem valor para guarda permanente. Onde e quando será realizada. prescrição. PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que. no processo de avaliação. a empresa. ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. • • TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). De que maneira será processada. Não é recomendável do ponto de vista ecológico a incineração de papéis. PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos. administrativos etc. cada órgão público ou empresa deverá definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessários ao processamento de eliminação. Quem registra o ato.A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos. dependendo de seu suporte. por isso precisa ser periodicamente atualizada. em função de seus valores legais.

(D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico. organização. dados e imagens. (C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico. (B) corrente / intermediário. não houver compradores interessados na sua aquisição. devem ser • • . em diferentes graus de redução”.433/68 de 08 de maio de 1968 . tramitação. (C) Ciclo vital dos documentos.433/68. vulgarmente denominados “arquivo morto”. (D) Destinação de documentos. (C) intermediário / permanente. 3° Entende-se por microfilme. ser recolhidos ao arquivo • • MICROFILMAGEM GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS MICROFILMAGEM “Art. as tabelas de temporalidade (A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados. (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. 10) De acordo com a já citada Lei 8. probatório e informativo.159. mediante técnicas e práticas arquivísticas. (B) Gestão de documentos. (B) deveriam ser avaliados. por meios fotográficos ou eletrônicos. (E) Princípio da unidade protocolizadora. (B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente. de documentos. evitando o acúmulo. preservando-se os papéis permanentes.(A) intermediário.º5. 7) A administração da produção. (D) corrente. (E) somente ocorrerá se. o resultado do processo de reprodução em filme. Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 da Secretaria de Justiça .. (E) deveriam intermediário. (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos. (Decreto Nº 1. a eliminação de documentos públicos de valor permanente (A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação. uso e avaliação de documentos. 8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada. denomina-se: (A) Organização e Métodos (OM). após leilão oficial. (E) permanente. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano. de 08 de janeiro de 1991.dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos 9) Como instrumentos de destinação. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. para fins deste Decreto.regulamenta a Lei 5.799 de 30/01/1996). (E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador. • Lei Federal n. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. (D) indicam quais documentos recolhidos ao arquivo intermediário.regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 . a fim da racionalização e eficiência dos arquivos.

possível por meio de vários recursos como a datilografia. original e cópia. Plantas) 105 mm (Micropublicações. sendo que sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. Pode ser obtido em câmaras rotativas e planetárias.Fotogramas Deitado .O. Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. ou mistas. Microficha Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas. livros. normalmente da largura superior a 70mm. Segurança: Duas vias de microfilme.Vantagens: Integridade das informações. com auxílio de índices em banco de dados. Lei Nº 5433 de 08/05/1968. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes. servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico.Comic Mode • • • PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica. MICROFORMAS Principais Bitolas • • • 16mm (até A4) 35mm (Grandes Formatos. 35mm. a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas. Microfichas) A microficha nada mais é que uma folha de filme . transparentes e muito finas. . Proporciona perfeita integridade de arquivo.Fotograma em pé .Cine Mode . Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. proporcionando à Microfilmagem total segurança. etc. Apresenta o menor custo por imagem filmada. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens. ranhuras etc. mapas.M. Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa. As jaquetas podem ser de 16mm. busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm . Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo. As larguras mais documentm arquivos m usadas são 16mm para tiva e os de 35mm para as. entre elas as mais comuns são: Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma câmara planetária tipo “Step & Repeat” • Utilizando uma câmara C. Sendo mais usada a de 105mm x 148mm. MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento após o outro ao longo da película de microfilme. Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial. Redução de espaço: em até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. cores. a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura. unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm. formando canais. facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. por onde serão inseridas as tiras de microfilme. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto. que permanecem abertos nas extremidades.

possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina. A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema “duo” ou duplex.microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem. Na Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples possibilitam a impressão e/ou escanear a imagem. Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados. Processadoras Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis. . Duplicadores Utilizado para fazer cópias das microformas Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas. com uma única passagem do documento pela máquina. a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Duplex Frente e verso de um documento são microfilmados simultaneamente. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem. os leitores simples se restringem apenas a consulta. Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte inferior do mesmo. Só obtém-se o Duplex com microfilmadora rotativa. EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico.

imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. • OCR – Opitical Character Recignicion .. Imagem Dinâmica. • 13. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias. Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-óptica um documento analógico (impresso) em código binário (documento eletrônico. mirofilme. era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconheça o conteúdo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII). como papel.000 páginas A4 digitalizadas em 1 CD-ROM. Um sistema de GED é composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída. e acessibilidade pode ser restringida através de senhas. e serão convertidos para o formato digital. por exemplo. Workflow Ferramenta para armazenamento. na indexação são atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao conteúdo do documento. recuperação e tramitação de Documentos. o que vai definir o momento exato da digitalização é o grau de complexidade de identificação destes termos. Indexação: a indexação é o processo que garantirá a recuperação dos documentos. Câmeras Digitais. som. microfilme. Imagem Estática. ou seja. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo.papel. Esse processo pode ser realizado com a identificação destes termos antes da digitalização do documento ou após a digitalização. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes.. Placas de Captura (Vídeo e / ou Áudio). . Áudio. documento digital) pela detecção e medida da luz refletida ou transmitida. Com os documentos convertidos para imagens.) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. documentos que não tem versões. Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como. Para a realização destes procedimentos são utilizados Hardwares específicos: Scanners. Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos estáticos. GED – GERENCIAMENTO ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS Sistema de GED Definição É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel. Vantagens: • Incremento ao Tramite • Informação “just in time”. A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos.

• • Disquetes Hard Disk Saída (Output) A saída de um sistema de GED é a possibilidade de se obter o documento impresso novamente.Documentos Datilografados ou Digitados • ICR – Intelligent Character Recognition Texto Manuscrito um documento com a menor distorção de tamanho possível.O procedimento da microfilmagem: (A) substitui a etapa arquivística da avaliação de documentos. A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo. e um campo magnético faz a alteração necessária. • COLD – Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos ópticos. que processam a imagem.Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de arquivamento. Read Many) QUESTÕES 11 . (B) não elimina o prévio tratamento técnico da documentação. e para os monitores. (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas séries. • • • • • CD-ROM CD-R DVD DVD-R WORM (Write Once. Você. alteração e/ou exclusão dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado. • • CD-RW DVD-RW Consulta (Visualização) Para a realização de uma consulta adequada aos documentos é de grande importância a utlização de monitores de alta definição onde se possa visualizar 12 . exemplo: • COM – Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar microfilme. Nos processos de gravação. (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a seleção documental. Discos Ópticos Mídia que aceita e mantém informações sob a forma de marcas numa camada de gravação que pode ser lida com um raio óptico. então. . Outro aspecto relevante é possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos. Armazenamento (Storage) Discos Magnéticos Disco com superfície magnética na qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. No processo de leitura apenas o laser é utilizado no processo. Discos Magneto-Ópticos Utiliza um campo magnético que só pode ser alterado quando o disco é aquecido através do laser. para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resolução e com uma boa velocidade de impressão de páginas por minuto.

por meios fotográficos ou eletrônicos. que dizem respeito às funções / atividades detectadas. de documentos arquivísticos com grau de redução de 96. de 30 de janeiro de 1996.A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados. (B) automatizar a produção de guias e inventários. (B) um processo de reprodução fotográfica.5%.. .799. classes genéricas. facilitando a conservação física. (B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. (C) sugere a eliminação dos permanentes sem valor histórico. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas notas de empenho Movimentação Bancária conciliação bancária extratos bancários Receita A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. (D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária. deixando claras as ligações entre os documentos. de documentos.De acordo com o Decreto 1. de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. despesa. sobre a microfilmagem de documentos oficiais. esse esquema é chamado de Plano de Classificação. por exemplo: Uma classe Administração de Finanças. dados e imagens. 14 . (C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados. documentos • • CLASSIFICAÇÃO ORDENAÇÃO CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo. (E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos. 13 . Podemos entender que classificação é antes de tudo. comprovantes de pagamento.(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. notas de empenho. microfilmagem é (A) um processo de reprodução em filme. controle orçamentário geral. são criadas categorias. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de um arquivo. (D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. (E) divulgar documentos históricos pela Internet. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas Movimentação Bancária Receita Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas como. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente. subdividida em quatro outras. movimentação bancária. conciliação bancária. receita. que regulamenta a lei 5433. extratos bancários. com a finalidade de (A) otimizar e racionalizar a gestão documental.

Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Regras de Alfabetação 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: O elemento considerado para ordenação é o NOME.O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL. extratos bancários (ordem cronológica). e Arranjo englobaria as operações técnicas destinadas à organização da documentação de caráter permanente. ORDENAÇÃO MÉTODO ALFABÉTICO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos. pois. Critério Funcional: As classes correspondem estritamente a funções. Por exemplo. João MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO . mesmo no que se refere a uma mesma atividade. Aníbal Antunes. Paulino José Antunes Andrade Silveira. Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. • • • ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): • Simplicidade • Flexibilidade • Expansibilidade • Observação: * Plano de Classificação X Quadro de Arranjo Classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente. Pedro Paulo • Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) • Data • Local de procedência • Nome do emissor ou do destinatário Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. 2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabética do prenome → João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes ALFABETADO Antunes. e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. → ALFABETADO Paulino Macedo Andrade. cabe à ordenação definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqüência numérica). departamentos). José Antunes Pedro Paulo Silveira Macedo. Critério Estrutural: As classes correspondem a “estrutura” da empresa (setores. ou o critério ESTRUTURAL.

ALFABETADO Montes Claros. ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. romanos. os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação. Jorge Santo Antonio. Sebastião de 10º) Nos títulos de congressos. Marcelo Costa Villa-Lobos. são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separadas → Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto ALFABETADO Almeida Filho. os números arábicos. porém. → Governador Jarbas Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. Paulo 8º) Os nomes orientais (japonês. Waldemar São Bento. Sobrinho.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Rio Grande do Norte ALFABETADO Arco y Molinero. Paula (Dra. reuniões. Jarbas (Governador) Existem 3 (três) formas de arquivamento 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome. Júnior. A Colegial Ltda. Sebastião de Pádua Júnior. que corresponde ao sobrenome paterno. → EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. ALFABETADO Santa Cruz. → II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal ALFABETADO Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Penal (3º) Encontro de Turismo (Quarto) MÉTODO GEOGRÁFICO 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Luis Carlos da Silva ALFABETADO Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia.Antunes. → Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento 9º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam. sem inversão → → Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado. ALFABETADO Brito. não se separam. 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho. Neto. → Jose Oviedo y Baños Ramon del Arco y Molinero 1ª FORMA: Estado – Cidade . Wilson de Brito Neto. conferências. chinês e árabe) são registrados como se apresentam. Oscar (General) Vasconcelos. Jose . e aparecem no fim entre parênteses. Ramon del Oviedo y Baños. Heitor ALFABETADO Al Ben-Hur Li Yutang Li Yutang Al Ben-Hur 4º) Sobrenomes formados por Santo. Santa. não se separam.) Teixeira. Antonio de Oliveira Sobrinho. Paula Brito Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. ou ligados por hífen. São.

IMPORTANTE ...*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Cidade Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife Ex: • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto.Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento.) PERNAMBUCO Pernambuco – Recife – Ferreira.• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades.. pessoa. Ex: .Porto Ex: 2ª FORMA: Cidade – Estado . nº de registro ... Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. Manuel Mourinho (Dir. Carlos da Ex: • Dentro de cada divisão de cidade faz-se a divisão por documento (assunto..) Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira.. Paula Pernambuco – Recife – Silva. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró Recife .*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por País França Portugal Ex: • Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades.Pernambuco • Ex: Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto. Paula Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02 Recife – Pernambuco – Projeto 12/02 Recife – Pernambuco – Silva.. Carlos da Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02 3ª FORMA: País – Cidade . Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro .) Portugal – Coimbra – Clientes Ativos Portugal – Coimbra – Clientes Inativos Portugal – Porto – Clientes Ativos Portugal – Porto – Clientes Inativos • Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. nº de registro ..) PORTUGAL Portugal – Lisboa – Maia. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal . pessoa.... pessoa. nº de registro .

/10 Novembro / nov. / 09 Outubro / out..30095 Guerra Filho.. / 12 . os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo...... Edilson – 30021 EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE FORNECEDOR NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA ORDEM DE SERVIÇO TESTE DE ADMISSÃO MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. . .O método numérico simples é um método indireto pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. Luis Henrique . 1999 2000 2001 3º DIA EX: 2004 Outubro Novembro Dezembro 2005 Janeiro Fevereiro Março PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 Documento mais recente → 30095 30021 20241 ASSUNTO – ALFABÉTICO . EX: CONTABILIDADE 2º MÊS . .. . INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA DIA 1 2 3 4 5 .40072 Caldas.. e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas... / 11 Dezembro / dez. 1940 . / 06 Julho / jul / 07 ANO . / 03 Abril / abr. / 04 Maio / maio / 05 Junho / jun. João . MÊS Janeiro / jan. George . /01 Fevereiro / fev / 02 Março / mar. /08 Setembro / set.DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. .. ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar.. 1965 1966 1º ANO Seqüência da Ordenação ASSUNTO – ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. No momento da ordenação... Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula... Antonio .41737 Magalhães. .20241 Tenório.. 29 30 31 Agosto / ago...

O método permite a criação ilimitada de classes.DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD). o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. • Ex: para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 • Ex: Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões 1-2 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 1-1 1 1-1-1 • Ex: Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões.DUPLEX PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 NOTAS FISCAIS 1-2 Pastas Organizadas Pelo Método Duplex 1-2-3 1-2-2 1-2-1 Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. ASSUNTO – NUMÉRICO . CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2 .Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de fornecedor nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída Ordem de Serviço PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão Nota Fiscal de Saída 1-2-3 PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). ASSUNTO – NUMÉRICO . Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais.

codificações alfanuméricas. (D) expansões restritas. Ex: 612 616 616. (E) numérico simples. podendo ou não ter uma parte decimal.Método de arquivamento no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor serviços produtos Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída 18 .1 616. formatos e suportes. funções e atividades das instituições de origem dos documentos 17 . de assunto-numérico e sujeito a expansões. Ex: 100 110 111 112 120 121 121. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original. (E) sistema mnemônico. índices remissivos e mnemônico. (C) flexível.2 122 123 (A) sistema de notação mista. (D) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histórico.1 121. Trata-se do método: (A) decimal. (B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo. mnemônico. 16 . assunto-numérico. A desvantagem é que a cada nível temos um número de subdivisões limitado. (E) na estrutura. (C) enciclopédico. flexível e que admita expansões. (D) alfanumérico.0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos.As qualidades que são atribuídas por Schellenberg a um sistema de arquivamento são: .Um plano de classificação deve basear-se (A) nos gêneros documentais.A utilização de métodos numéricos de arquivamento (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos. Usa-se. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. também. (B) duplex. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. QUESTÕES 15 . Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Técnica e não o Sistema de Classificação. (C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos. (B) sistema simples de assunto.2 Após o ponto podem existir quantos números sejam necessários. de assunto-numérico. (B) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos.

que também prejudicam os documentos. porém. com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. A luz natural atua na desinfecção dos documentos. É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos. INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. Já a luz artificial branca possui uma incidência muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta). brocas. modificando cores. não permitindo que estes venham a se deteriorar. devemos manter da incidência os de PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos. Ataques a arquivos. isto é. entre outros. pouca circulação de ar. escurecendo. Vandalismo FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C. os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos. e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser . por isso. necessitam de conforto ambiental e alimentação. falta de higiene. Esse equilíbrio deve ser mantido pois. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. o controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. RESTAURAR Qualidade do Ar Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma parcial ou total. e as partículas sólidas que se encontram em suspensão. a incidência direta de raios solares sobre os documentos causa danos de forma irreversível. Neste caso devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra Violeta).Radiação da Luz • PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS O Controle da luminosidade é um elemento que pode garantir a preservação dos documentos. De uma forma geral documentos protegidos luminosidade direta. bem como garante características propícias para infestação por animais. os roedores e os fungos. CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”. cupins). os insetos (baratas. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias. e ressecando o papel. e garantir uma boa circulação do ar. e a umidade em 50%. tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja. CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deterioração já iniciado. È importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”.

D. CASTRO. M. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. SOUZA NETO.gov. Astréa de Moraes e. de. Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental.br GONÇALVES. A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes. Arquivo: teoria e prática.1). pastas. São Paulo: Arquivo do Estado. Disponível na integra em: http://www. Como avaliar documentos de arquivo.saesp. 1998. Marilena Leite. Deve-se utilizar o mobiliário com padrão arquivístico. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES. Ieda Pimenta. Norma Cianflone. Janice. FONTE AVEDON. CENADEM – http://www. 89 p.cenadem. Arquivologia = Ciência. caixas) também são importantes para garantir a integridade documental.minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos. Arquivística = Técnica. São Paulo: Arquivo do Estado. IMAGEWARE . (Como fazer. O microfilme. . visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros.br PAES. 1998.html CASSARES.com. danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda. J.sp. v. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos.br/cf1. São Paulo: CENADEM.http://www.com. M.imageware.

Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19. Marilena Leite. 93. e lidos da direita para a esquerda formando pares. Faz o registro do documento anotando dados de identificação. seguido do grupo secundário. Monteiro Montenegro MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Os documentos são numerados seqüencialmente.MÓDULO COMPLEMENTAR PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai . Grupo 2 • Registro • Movimentação Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. 1 . os números são dispostos em grupos de dois dígitos.PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. Grupo 1 • Recebimento • Classificação Recebe a documentação . (desconsiderar o espaço entre as palavras). Arquivo: teoria e prática.LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. faz a separação de acordo com a sua classificação. e do grupo terciário 82. adiciona o carimbo de data de recebimento. separados por hífen.ARQUIVOLOGIA . porém. Ex: 56212 05-62-12 ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Ex: Existem dois tipos de ordenação alfabética. e encaminha os documentos aos setores a que se destinam. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). . Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Arquivologia NUMÉRICO DÍGITOSIMPLES TERMINAL 56212 21-87-03 86212 05-62-12 94217 08-62-12 218703 09-42-17 672789 97-26-89 972689 67-27-89 Conteúdo transcrito de: PAES.

denomina-se: A) série. 1 . De imediato. 7. além da permanente. aplicação de normas internacionais. B) descrição.A divisão de gênero documental. seleção. C) não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica. aplicação de normas internacionais. inserção no Programa da Sociedade da Informação. C) avaliação. C) avaliação e organização da documentação. Sobre essa equação. E) a necessidade histórica independe do valor secundário e do valor primário. normas princípios 4 . D) subseção ou subgrupo. D) o documento que possui valor secundário agrega a necessidade histórica. para organizar a documentação armazenada. C) grupo.Observe a equação relativa à utilização de arquivos definitivos: arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica. Arquivologia E) fundamentos arquivísticos. D) seleção e restauração da documentação. conservação e restauração de documentos denominase: A) preservação. D) levantamento da produção documental. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: A) seleção e destinação dos documentos. C) relação custo benefício de sua implantação. (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. B) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas. E) controle do fluxo de documentos.Um arquivo público (federal. Carta. ela é uma entre outras. estadual ou municipal). armazenamento. legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação. bibliográfica. Rousseau e Couture esclarecem: A) os autores não aceitam a denominação valor secundário. comutação bibliográfica internacional.O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. relatório. D) restauração. o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: A) arranjo e destinação da produção documental. B) os arquivos definitivos só possuem documentos de valor histórico intrínseco. edital. E) transferência da documentação e sua fotogrametria. C) conservação. que reúne tipos documentais por suas características comuns da estruturação da informação. comutação de registros documentais nacionais e internacionais.A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: A) legislação em vigor. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. E) avaliação. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. D) comutação internacionais de arquivísticos. arquivamento e microfilmagem. B) higienização e acondicionamento. B) espécie documental. 2 . ata. 3 .ARQUIVOLOGIA – BATERIA DE QUESTÕES 1 . websites. B) preceitos técnicos da arquivologia. 5 . E) subsérie. 6 . aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. comutação de registros documentais internacionais.Na literatura arquivística.

Anos mais tarde. (C) o documento de arquivo em si é neutro. (E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa científica. 8. parte da repressão aos opositores foi feita pela via jurídicolegal. Durante o período da Ditadura Militar.(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo: (A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de São Paulo 9. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Arquivologia 2 . condicionando sempre os interesses de quem o manipula. O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas. tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. existindo diferentes possibilidades de aplicação. produzindo processos. revelando a verdadeira intenção documental. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. (B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso público. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros. (C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta. (E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público. Este episódio é bem ilustrativo de que (A) nenhum documento é neutro. 10. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente. condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.

11. reunidos pela semelhança de atividades. (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentação quando retratarem aspectos urbanos antigos. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios.678 322.206 151. seguindo o método proposto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2). a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados. para cada documento. visam distribuir os documentos de um arquivo. 13. As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem (A) ser organizadas por assuntos. (C) constituir fundos diferentes. (E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que. respeitando sempre os princípios da arquivologia. nas áreas e estruturas que lhes são destinadas. Indique. Nº do dossiê 103. de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora. (D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual. a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural. séries dentro dos fundos e. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os respectivos funcionários. se necessário. repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido. (A) O arranjo deve levar em consideração a ordem original dos documentos.020 Nome do funcionário Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit 12. há que remontar ao órgão governamental. conforme indica a tabela abaixo. em fundos. de acordo com o fotógrafo autor da imagem. ou seja. entre as alternativas.120 984.977 784. agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema. dos itens documentais dentro das séries. (A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues (B) Maria Júlia Rodrigues Antônio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (C) Antônio Heron Ferreira João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Arquivologia 3 . (C) Denomina-se arranjo à ordenação dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora. indique a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal.206 152.

O procedimento de microfilmagem elimina o prévio tratamento técnico da documentação. preservando o microfilme. passando pelos estágios corrente e intermediário. constituindo-se coleções temáticas. e) sala de consulta. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e de Cd-Roms. c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia. do mesmo assunto. (E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para o armazenamento.Os documentos de segunda idade são aqueles a) que retratam a origem da entidade. a partir do filme original. a confecção de um filme cópia.(D) ser agregadas às demais fotografias. b) arquivo corrente. Nesta situação específica. (B) é desnecessária. Usa-se. (V) (F) 14 Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes.A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos. ainda em curso. (C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. d) arquivo permanente. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. (D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático. Com tal equipamento. 17 . (V) (F) 18.Observe o quadro abaixo: 15 . 19. públicas ou privadas.O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. o seu procedimento e o seu funcionamento.Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática. 16 . já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas. que permite armazenar as informações microfilmadas em qualquer suporte informático. c) arquivo intermediário. também. receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de a) protocolo. (E) sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos. O equipamento. 20. foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de arquivos correntes. (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança. de Marilena Leite Paes. desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente. (V) (F) Arquivologia 4 .

b) ocorre durante a vigência do documento. a microfilmagem.Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática. Schellenberg. (V) (F) 22. d) pressupõe a garantia de direitos. a preservação do suporte original. assinale a que corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. julgue os itens subseqüentes. o recolhimento. de Marilena Leite Paes. 23. R. Arquivologia 27 Os usuários terão acesso somente às reproduções dos documentos. 26 Somente serão recolhidos à fase permanente os documentos com valor secundário. a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à a) b) c) d) e) duplex. na categoria de documentos iconográficos. dessa maneira. julgue os seguintes itens. é correto afirmar que a) se relaciona ao valor secundário. conceitos. a transferência. (V) (F) 21. 25 Compete às comissões setoriais de avaliação de documentos a aprovação das amostragens.Entre as atividades de conservação. c) se cumpre no arquivo corrente. as fotografias e as gravuras (V) (F) Com relação à política de avaliação a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivístico. julgue os itens subseqüentes. a destruição. práticas e finalidades das atividades desenvolvidas no âmbito da Arquivologia.Nas operações de destinação propostas por T. dicionária. os negativos. alfabética. na obra Arquivos Modernos. (V) (F) 5 . os diapositivos. decimal. a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação Considerando o universo de normas. enciclopédica. garantindo-se. e) se define durante a tramitação. 24 Quanto ao gênero.Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda de documentos de arquivo. Acerca do recolhimento de documentos. não consta a) b) c) d) e) a doação. inserem-se os desenhos.

desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução. c) relação orgânica entre documentos d) correspondência entre os documentos e a s atividades da instituição. poderá ser utilizado qualquer grau de redução. adotada em detrimento da emulação. a migração é a alternativa de mais baixo custo. (V) (F) 37 Na preservação dos documentos eletrônicos. formação típica dos arquivos. tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. em que há a) procedimentos seletivos de reunião de documentos. d) na distribuição hierárquica dos documentos em dez grandes classes. (V) (F) Com relação à preservação de documentos. é aconselhável a transferência periódica dos dados para outros suportes. (V) (F) 36 O documento eletrônico pode apresentar perdas da integridade do conteúdo. deve organizar seus arquivos com base a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes conteúdos. (V) (F) 33 A umidificação é um procedimento em que documentos ressecados são colocados em uma atmosfera úmida. sendo. apresentem um estado de conservação precário devem ser objeto de avaliação para posterior eliminação. Acerca dos documentos eletrônicos. funções e atividades por ela desenvolvidas. (V) (F) 32 A laminação corresponde à utilização de agentes químicos para a eliminação de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. portanto. e) nas competências. b) transferência natural de documentos. b) nos assuntos tratados na correspondência dos seus órgãos de cúpula. pública ou privada. julgue os itens a seguir. c) nos códigos de classificação dos documentos do governo federal. (V) (F) 38 A acumulação. e) ligação entre os valores primários e secundários dos documentos. (V) (F) 29 É vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo. sendo permitida a utilização de microfichas. opõe-se à coleção. para readquirirem flexibilidade pela absorção de vapor d’água. julgue os itens a seguir. As discussões em torno da produção e preservação dos documentos eletrônicos têm sido uma constante Arquivologia 6 . porventura. 35 Na conservação desses documentos. (V) (F) 30 Na microfilmagem. 28 A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações. julgue os itens subseqüentes. 39 Uma entidade. cujas bordas são seladas. (V) (F) 34 A encapsulação é um processo de preservação no qual o documento é colocado entre duas superfícies de plástico transparente. 31 Os documentos de terceira idade que. (V) (F) nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivística em todo o mundo.Tendo em vista a legislação que regula a microfilmagem de documentos oficiais.

b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do órgão produtor. c) depende de sua vigência jurídicoadministrativa. são em geral considerados de valor permanente a) as cópias cujos originais são conservados. e) manuscritos dos impressos dactiloscritos. formatos e suportes. Arquivologia 47 Um plano de classificação deve basear-se a) nos gêneros documentais. 43 Na avaliação de documentos de arquivo. d) relação de documentos a serem microfilmados. e) não favorece a pesquisa retrospectiva. e) a análise das informações básicas sobre arquivos. d) ativos dos semi-ativos e inativos. segundo recomendação do CONARQ. d) a liberação de espaço físico tem sido um argumento forte. e) recolhimento das séries documentais ao arquivo permanente. b) a adoção do método numérico-cronológico pelos protocolos dos órgãos públicos é um poderoso instrumento de apoio. o potencial informativo dos documentos a) é inversamente proporcional ao seu grau de sigilo. c) os documentos e as atividades da instituição. a) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos. b) as atividades da instituição e as de entidades congêneres. d) equivale ao que lhes permite o valor primário. b) públicos dos privados e notariais. b) a elaboração de planos de destinação de documentos. e) a eliminação de documentos. c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem. d) os documentos desprovidos de interesse para a administração.40 Por diagnóstico de arquivo entende-se a) o recolhimento da massa documental acumulada. 7 . d) os originais e as cópias dos documentos e) os documentos e os assuntos tratados. c) os documentos que comprovam a origem da entidade. 42 Na prática de avaliação. b) extrapola as razões pelas quais foram criados. d) a aplicação das normas da ISAD(G). c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermediário. não pode ser feita por meio de fragmentação manual ou mecânica. e) os documentos apócrifos. c) sigilosos dos reservados confidenciais. e 45 Nos arquivos permanentes. são atividades prévias: a) eliminação de documentos supérfluos e repetitivos. c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade. 46 O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre a) as atividades-fim e as atividades-meio. b) os documentos cujos textos estão reproduzidos em outros. 44 O gênero distingue os documentos a) textuais dos iconográficos audiovisuais. e e 41 Na elaboração da tabela de temporalidade.

pergaminho. deve-se a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa. 51 Na conservação dos arquivos. d) evitar colas a base de metilcelulose. 50 Na solução de problemas de mudança de suporte. disco rígido. a literatura arquivística recomenda o uso de a) b) c) d) e) disco óptico. pois a) b) c) d) não alcançam valor histórico. por meio do termo-higrômetro. têm espécies e tipos indeterminados. 48 Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel. funções e atividades das instituições de origem dos documentos. para que o papel não fique ressecado. interrompendo o processo de deterioração de seu suporte. e) promover a cultura de térmitas. c) utilizar fungicidas e água nocombate aos esporos ativos e dormentes. deve-se a) aplicar solventes na limpeza da superfície. e) na estrutura. e) tipo documental. b) expor o papel à radiação ultravioleta.b) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. c) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. 52 Para estabilizar os documentos. 49 Contrato de prestação de serviço é exemplo de a) espécie documental. e) passar borracha nos papéis de textura porosa para efetuar limpeza de superfície. para fins de guarda prolongada de documentos. fita magnética. d) permitir que os gases e partículas sólidas atuem no controle da qualidade do ar. são desprovidos de autenticidade. filme de sais de prata. b) gênero documental. Arquivologia 8 . c) suporte. demandam diferentes métodos de leitura e de conservação. d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse históricos. b) adotar procedimentos arquivísticos irreversíveis. c) utilizar materiais de qualidade arquivística. e) só podem ser analisados por cientistas da informação. d) formato.

identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como: a) item de série. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de: a) prescrição. No entanto. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de: a) proveniência. aumentar o índice de recuperação da informação. arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos modernos como: a) ar condicionado. “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade. Tal técnica é denominada descrição: a) multinível. c) Naturalidade. de uma época ou de uma região. 8. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público. c) avaliação. d) classe de referência. assegurar a preservação de certos documentos. d) simultaneidade. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da: a) Proveniência. b) relacionamento. c) levantamento. isto é. são mantidos em seu poder. 17. referentes à segurança da sociedade e do Estado. de uma forma geral. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. por meio de redes locais. expressão ou código que pode ser usado para pesquisar. se é necessária a descrição de suas partes..”: a) permanente. 14. e) estrutural. c) conservação. de acordo com a última versão da ISO3166. a contar da data de seu arquivamento. c) ponto de acesso. são corroborados mais adiante. d) destinação. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. c) descarte da sua documentação em instituições públicas. d) 50 anos. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte. assunto etc”. ou seja. são denominados: a) e-mail. d) dossiê. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. c) intermediário. e) deterioração. b) destinação. Assim. pode desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição. Essa é a definição de: a) carta. sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. a contar da data de sua organização. Assim. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. é o documento: a) sistemático. (UFRJ / Arquivista / 2004) A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. . e) identificação. b) prevenção. ao longo de sua existência. o código do detentor. 12. b) notação. c) triagem. 18. b) público e social. no arquivo de uma instituição de ensino superior. b) cela de fumigação. se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. e) Informalidade. b) 30 anos. b) ofício. e) acondicionamento. a contar da data de sua produção. Esses documentos. quando necessário. civil e administrativa. 11. c) sonoro. deverá ser representado numa só descrição. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. na maioria. 10. em memórias eletrônicas de massa”. sendo seu autor identificável por meio de um código. documentos importantes que contam a trajetória de sua vida. b) indexação. eles podem ser declarados de interesse: a) judicial e restrito. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome. 2. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. Nessa perspectiva. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. para uma investigação acadêmica. são várias as instituições que deixam de existir por diversos motivos. como término da atividade. haverá: a) transferência da sua documentação a organismos governamentais. b) mutável. e) área de relevância.(UFRJ / Arquivista / 2004) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística privada. e) triagem. b) excel. e) funcionalidade. A soma total de todas as descrições obtidas. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. e) termohigrógrafo. (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo.. de um estabelecimento. 16. e) eletrônico. b) levantamento. de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. 9. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. visando não apenas a eliminação. e) corrente. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidadão brasileiro reúne. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição. 3. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor. ligadas numa hierarquia. pois. de uma família ou de um indivíduo. 13. localizar o código. palavra-chave. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: a) 20 anos. a contar da data de sua movimentação. d) restauração. 15. 5. c) deonizador. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um computador. sem critérios técnicos ou científicos. se um fundo como um todo estiver sendo descrito. d) depuração. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. evento. falência etc. b) organização da sua documentação em órgãos públicos. b) relevante. e) 60 anos. c) determinação. como também os que possuem valor. pois ele é o responsável pelos documentos arquivados. d) imagnético. vinculáveis a redes remotas. c) memorando. d) classificação. utilizando o índice. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar. na forma da legislação em vigor. d) access. e) restauração. d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública. agregar documentos por fundos. c) organicidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais. c) avaliação. b) parte de arranjo. garantindo consistência da área. c) intranet. d) terciário. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento. a contar da data de sua destinação. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. mesmo refutados em princípio. termo. incorporação por outra instituição. d) obturador. temperatura e umidade relativa do ar. Paes e Bellotto. 6. c) contextualizada. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país. c) 40 anos. a sua cobertura deve ser total. em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento. 7. o 1. estas podem ser descritas em separado. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. segundo Bellotto (2004). d) disseminação. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. e) codificação. d) organização. alguns documentos classificados como sigilosos. Desse modo. e) resolução. mas principalmente. 4. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) racionalização. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. d) Temporalidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administração pública. b) viabilidade. em um ambiente de arquivo insalubre. b) especializado. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se: a) arranjo. a cultura e o desenvolvimento nacional. d) identificável. b) Territorialidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulação dos recursos da internet no interior das organizações. e) Microsoft.

d) intermediário. 24 . d) unitermo.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O art.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ. 4º da Lei 8. e) remissiva alfabética. formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial. b) especializado. b) permanente. informação e orçamento para 2005. Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ. b) climatização. d) Arquivo Histórico. na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ. c) inventário. e) Arquivo Judiciário. c) informação. d) fumigação. e) secretos. é a tabela de: a) temporalidade. c) permanentes. 31 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Na mensagem: “informamos que. o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. d) reunião ordinária. e) nove classes principais e uma classe geral. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória. e) corrente. c) organicidade. b) incineração de documentos. reunião e ordinária. 19. e) 300 anos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. d) Governo e da Política. além de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. c) especializado. e) histórico e administrativo. c) sete classes principais e três classes gerais. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. d) catálogo. c) restauração de documentos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos. b) Arquivo Municipal. b) Homem e da Comunidade. e) preservação de documentos. e) guia. c) Público e da Vida. c) dicionário. são finalidades do: a) índice. b) permanente. c) Arquivo Nacional.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição. sob pena de responsabilidade. c) esterilização. d) UNESCO.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetação.c) nacional e internacional. c) sistema de notações. b) resumo. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. 38 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ. c) destinação. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR. d) equivalência. b) numérico. e) conservação. b) intermediários. Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005. d) privado e individual. é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos. b) método de arquivamento. b) seis classes principais e quatro classes gerais. visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico. d) descarte de projeções. b) movimentação alfanumérica. de acordo com os valores informativos e probatórios. b) prescrição. de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus recursos. os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais . c) palavra-chave. 32 . que é a tabela de: a) operacionalidade. visando à gestão. d) oito classes principais e duas classes gerais. d) COLMARQ. d) sigilosos. 21 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações. UFRJ e ano de 2005. b) palavra-guia. por meio de instrumentos. d) palavra-índice. dos anos de 1973 a 1985. c) permanente. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do: a) Arquivo Estadual. d) 250 anos. para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia. c) guia. e) palavra-item. e) refrigeração. c) ARCAR. 23 . 36 . e) Estado e da Sociedade. c) especial. e) instrumento de pesquisa. 30 . c) 200 anos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais. d) inventário.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de: a) 100 anos. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do: a) CONAR. 25 . e) jurídico. 26 . (UFRJ / Arquivista / 2004) “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. d) intermediário.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal. visando a incluí-los num instrumento. b) SINAR. d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ. e) AAB. 22 . 35 . O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice. d) tabela de codificação. 39 . 37 . 40 . e) informação. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. cronológicos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário. foi discutido o orçamento para o ano de 2005”. d) temporalidade. 41 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gênero. c) REBARQ. onomásticos etc.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. administrativos e culturais em geral. b) 150 anos. e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) Arquivo e do Congresso. d) movimentação de documentos. 33 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga. 28 . utilizando critérios temáticos. b) caducidade. 34 . as palavras-chave principais são: a) informação. e) geográfico. c) ordenação alfabética. de umidade relativa e de poluentes. b) ABARQ. 29 . 20. 27 . denomina-se: a) monitoração. d) corrente. b) reunião ordinária. b) repertório.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura. e) originalidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. e) CONARQ. e) topográfico. e) estratégico.

numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 56 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os arquivos ou coleções são colocados. arranjo. organização. regimentos e normas. 1) Petrópolis (RJ) – Cia. alfabético.42 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporária c) permanente d) intermediária 43 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto à sua função. segundo o Método Geográfico. fisicamente. Martins de Exportação 2) Salvador (BA) – Farmácia Ramos 3) Belo Horizonte (MG) – Vila Rica Hotel 4) São Carlos (SP) – José Malgor & Cia. segundo o Método Geográfico. realiza-se a etapa preliminar de: a) análise b) avaliação c) prognóstico . incisos e alíneas. artigos. de acordo com a codificação dada aos mesmos. cidade e correspondente. é: a) 3 – 5 – 2 – 4 – 1 b) 3 – 2 – 5 – 4 – 1 c) 2 – 5 – 4 – 1 – 3 d) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 49 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. Assim. devem ser consultadas superpostas. dá-se o nome de: a) estatuto b) circular c) rotina d) edital 59 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático. distinguirá os tipos de arquivamento. na modalidade estado. é: a) 2 – 5 – 3 – 1 – 4 b) 5 – 2 – 3 – 1 – 4 c) 2 – 3 – 1 – 4 – 5 d) 3 – 5 – 1 – 2 – 4 50 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros 2) Pessoal 3) Auditoria 4) Transportes 5) Material A seqüência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é: a) 3 – 5 – 2 – 1 – 4 b) 3 – 2 – 1 – 4 – 5 c) 4 – 1 – 2 – 5 – 3 d) 5 – 4 – 1 – 2 – 3 51 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. que são: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrônico e) vertical e horizontal 63 . ao analisar estatutos. obedecendo às regras da ABNT é: a) 3 – 1 – 4 – 5 – 2 b) 2 – 5 – 1 – 3 – 4 c) 3 – 1 – 5 -4 – 2 d) 2 – 3 – 1 – 4 -5 48 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. é chamado de: a) destinação b) depósito c) acervo d) legado 57 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 58 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de regras fundamentais e orgânicas de uma entidade coletiva. cronogramas. capítulos. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. incluindo. normalmente subdividido em títulos. na modalidade cidade.2 – 102 – 103 52 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de arquivamento de documentos cuja pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave. Amadeo 4) Rafael Colorado Filho 5) Dr. seções. cronológico. que constituirão uma série à parte. segundo critério geográfico. denomina-se: a) lista de inclusão b) lista de eliminação c) inventário analítico d) inventário sumário 61 – (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos. sem que haja transferência de posse ou propriedade. de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 55 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia 60 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas. e não a forma dos móveis. transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição. todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. onomástico ou geográfico. as quais. desenvolvimento e utilização dos arquivos. partindo da classe 100 é: a) 100 – 200 – 300 – 400 – 500 . é: a) duplex b) decimal c) unitermo d) automático 53 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de princípios (análise. avaliação. em que é feito o arranjo dos documentos. 5) Brasília (DF) – Importadora Nacional A ordenação dos números. estado e correspondente. segundo o Método Decimal. é chamada de: a) subsidiária b) secundária c) primária d) especial 44 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Método Numérico Simples. visando estabelecer a sua destinação. descrição. denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 54 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de análise da documentação de arquivos. chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 45 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja inscrição na projeção é A – C possui uma notação do tipo: a) aberta b) fechada c) numérica d) alfanumérica 46 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operação de arquivamento. 1) Rio de Janeiro – Vassouras – Oliveira & Santos 2) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Irmãos Gonçalves S/A 3) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Sociedade Protetora dos Animais 4) Rio de Janeiro – Teresópolis – Jone’s – Shop 5) Rio de Janeiro – Resende – Hotel da Serra A ordenação dos números. Renato Figueroa A seqüência dos números que correspondem à ordem alfabética.1 – 101. parágrafos. denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 47 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes abaixo.600 b) 100 – 111 – 112 – 113 – 120 – 130 c) 100 – 110 – 111 – 112 – 120 – 130 d) 100 – 101 – 101. sob custódia de terceiros.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organização pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. F. 1) José Amadeo 2) Angel O’ Neil 3) J. Cursos Cursos da SMA Graduação Intensivo Cursos da FAE Cursos do DPE A codificação correta destes assuntos. a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 62 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posição em que são dispostas fichas e documentos.

(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo. Numera-se o documento depois de autuado. controle. a ordenação dos documentos em fundos. análise. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo PAES (1986:14).(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método geográfico é do sistema direto.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo. implantação e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetação. Igor Thiago d) (Dr. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 70 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual. a qual poderá variar em função de cláusulas restritas. Alba c) &Cia. Além do número. é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 84 . regulamentos. MATEUS Moysés b) MANTHEUS FILHO. os itens documentais dentro das séries.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como convites recebidos. é o: a) guia topográfico b) catálogo temático c) índice onomástico d) inventário sumário e) repertório alfabético 77 . é identificado como: a) especial b) corrente c) técnico d) especializado e) geral 85 . Arquivologia-Transferência / 1997) A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento. basicamente.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de arquivos podem assumir. como também os que detêm valor informativo ou probatório. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 76 .) c) (Dr. dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. Arquivologia-Transferência / 1997) A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. Arquivologia-Transferência / 1997) O documento. descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais. adequandoos aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir. independente da forma física que apresentam. sendo ligados da direita para a esquerda. conservar. se necessário. sendo a busca feita diretamente ao documento. retenção e expurgo c) avaliação. FILHO 68 . distribuição e movimentação e) planejamento. O técnico de arquivo se utilizou do seguinte método de arquivamento: a) dígito-inicial b) dígito-binário c) dígito-terminal d) dígito-secundário e) dígito-intermediário 79 .(UNI-RIO. Igor Thiago Silva a) (Dr. pela natureza de seu conteúdo informativo. a) ALBA. As atividades desenvolvidas no arranjo são: a) intelectuais e físicas b) científicas e culturais c) físicas e científica d) físicas e culturais e) culturais e físicas 81 – (UNI-RIO. pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Igor Thiago (Dr.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. movimentação e descarte d) recebimento. quanto à sua guarda e acesso público. a ordenação das séries dentro dos fundos e. como uma série. registro. 65 .d) planejamento e) levantamento 64 .(UNI-RIO. de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico. organogramas e . pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 74 .(UNI-RIO. como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. em arquivística. apresentando uma peculiaridade. são transcritas outras informações. Alba Amália Alves & 67 . fazendo com que os números ficassem dispostos em 3 grupos de 2 algarismos cada um.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo arrolamento. chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 82 . alfabético.) Igor Thiago. é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 83 . controle. ALVES &CIA. AMÁLIA ALVES & CIA b) AMÁLIA. Matheus Fillho e) Matheus Moysés.(UNI-RIO. determina medidas especiais de proteção. Thiago Silva (Dr.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos realizados por um técnico de arquivo foram numerados seqüencialmente. regimentos. podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 80 . O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo. levantamento. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para disposição do fundo.) Thiago Silva.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local. Alba Amália e) CIA. segundo critério geográfico. Arquivologia-Transferência / 1997) O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqüência alfabética. Silva b) IGOR.) Silva. Moysés c) FILHO.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moysés Matheus Filho a) FILHO. arranjar. ao analisarmos os estatutos. normas.(UNI-RIO. numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 78 . É o instrumento de pesquisa mais genérico. ordene os nomes das questões de nº 25 a 27. é efetivada no seguinte arquivo: a) inativo b) central c) corrente d) permanente e) intermediário 71 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a análise da documentação.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amália Alves & Cia. visando a tornálos úteis para fins administrativos. é entendida arquivisticamente como: a) distribuição b) divulgação c) gênero d) seleção e) acesso 86 . formando pares. análise e eliminação b) expedição. impõe-se a elaboração de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalência c) prescrição d) valoração e) descarte 72 .) 66 . colocando-o numa capa de cartolina. ou parte dele. material de divulgação de terceiros e correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediária e) administrativa 73 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir. IGOR e) SILVA. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a: a) palavra b) informação c) alfabetação d) procedência e) correspondência 69 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 75 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. Alba AMÁLIA ALVES d) ALVES & CIA. numérica ou alfanumérica. Moysés Mateus d) MOYSÉS.

Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e Coutoure. tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se: a) nível de descrição b) avaliação c) arranjo d) identificação e) descrição multinível 103 . é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 91 . Bibliotecas. é a: a) norma do documento b) origem do documento c) função do documento d) organização do documento e) subordinação do documento 92 . a diplomática é a atividade que se ocupa da descrição e da explicação dos atos escritos. arquivamento e conservação e) autuação.(UNI-RIO. científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos: a AAPE b) COEARJ c) ACARJ d) CEA e) CONEARQ 108 . organização e guarda b) produção.”. “. como embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento.(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Ao longo da história. Arquivologia-Transferência / 1997) Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento.. análise documental e arquivamento 107 . que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos.(UNI-RIO. teve seu início na: a) Inglaterra b) Espanha c) Venezuela d) Argentina e) França 95 .(UNI-RIO.. a natureza dos fundos que ele abriga. estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 100 . Arquivologia-Transferência / 1997) As projeções das guias. Arquivologia-Transferência / 1997) Dentro das ciências documentais. ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário. é um instrumento descritivo e feito com espírito prático. Arquivologia-Transferência / 1997) A descrição é tarefa típica do arquivo: a) corrente b) intermediário c) permanente d) especial e) especializado 98 . Arquivologia-Transferência / 1997) O instrumento de pesquisa. conservação. análise. de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas. avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 104 .(UNI-RIO. em um arquivo corrente. preservação e acesso aos documentos de arquivos. conservação e autuação c) tratamento.(UNI-RIO. Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. estantes ou caixas. com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação. geração/gestão e difusão d) organização.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A cristalização e a divulgação do termo arquivo ocorrem: a) no período de transição da idade antiga para a média b) no período de transição da idade média para a moderna c) no início da idade moderna até meados do séc. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários. Assim.demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo. Arquivologia-Transferência / 1997) De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia. os instrumentos de que dispõe e quais são as fontes complementares. Arquivologia-Transferência / 1997) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 96 . e que está universalmente consagrada. referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) físico c) funcional d) intelectual e) condicional 89 . em relação significativa de tais unidades entre si. as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação. memória. que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão. seu empacotamento.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notação dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenação dos documentos e) plano de destinação dos documentos 105 .. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo Michel Duchein. Arquivologia-Transferência / 1997) Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas. Seu campo de aplicação são os documentos gerados pela área: a) privada b) pública c) judicial d) policial e) cartográfica 101 – (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 102 . a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência tem o nome de: a) especial b) subsidiária c) primária d) secundária e) terciária 88 . tais como Arquivos.(UNI-RIO. tramitação. XVII d) no período de transição da idade moderna para a contemporânea e) no início da idade contemporânea até meados do séc.. Arquivologia-Transferência / 1997) A teoria dos fundos. possuem funções.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito. conservação. apensamento.(UNI-RIO. de forma a garantir seu pleno uso administrativo. A este instrumento denominamos: a) repertório b) inventário c) catálogo d) índice e) guia 99 . Arquivologia-Transferência / 1997) O fator norteador da constituição do fundo.(UNI-RIO. fixação de etiquetas etc. Arquivologia-Transferência / 1997) As atividades de colocação dos papéis nas galerias. estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliação b) levantamento c) planejamento d) implantação e) acompanhamento 87 . segundo Belloto.(UNI-RIO.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 94 . um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) órgãos d) itens e) conjuntos 93 . XIX 106 . “a seqüência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão 97 . e arquivamento b) armazenar.(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Órgão colegiado.(UNI-RIO..(UNI-RIO. o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos é: a) o ineditismo das informações ou novas interpretações b) a freqüência de utilização dos documentos c) a possibilidade de informações sobre documentos primários d) a novidade ou interpretação de fatos acontecidos e) o registro de informações sobre documentos secundários . o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 90 .(UNI-RIO.

nível de descrição. contábil-financeiros. inclui as: a) atividades-fim e notação pura b) atividades-fim. nível de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um dossiê / processo é geralmente uma unidade básica de um (a): a) tramitação b) série c) apenso d) consulta por derrogação e) plano de acesso 123 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. audiovisuais. dimensão da unidade de descrição. a utilização e a difusão b) os elementos formais e de conteúdo c) estrutural. em decorrência de suas atividades. audiovisuais. administrativos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Constituem documentação especial de arquivos os documentos: a) audiovisuais. jurídicas e geográficas por meio de: a) relação de identificadores comuns b) unidades de descrição relacionadas c) controle de autoridade d) referência cruzada e remissiva e) registro analítico para entidades e lugares 112 . deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral 129 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A gestão da informação orgânica permite que sejam realizadas: a) as revisões de literatura b) as análises de periódicos eletrônicos c) os repertórios de literatura d) as investigações em fontes terciárias e) as pesquisas retrospectivas 113 . 115 . de pessoal. título. arranjo. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. a expressão website é conhecida também como site. a expressão correta deveria ser sites b) não foram formuladas. nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinâmica da Internet e da sociedade da informação. O índice elaborado para um código de classificação de documentos é denominado: a) analítico-sintético b) declarativo c) pós-coordenado d) integrado e) relativo 118 . legais e técnicos d) históricos. notação mista e enumerativa c) atividades-meio. de pessoal 114 . resumo. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. armazenamento. técnica de energia elétrica e fisca e) tributária.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001). seleção.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8. além da permanente. os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais. filmográficos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração de Arquivo para a Administração Pública. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer.159). a expressão correta deveria ser web c) foram recomendadas. localização de originais.109 . De imediato. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente b) gerencial. nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental. administrativos. iconográficos. audiovisuais e) fonográficos. c) acumulação dos documentos da unidade de descrição. revisto e ampliado conforme Resolução nº 14/20001 (DOU 8/2/02). contábil. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente 120 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do conteúdo. contudo a natureza de sua composição poderá ser: a) o acesso. de pessoal. legal e histórica 110 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O método decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificação de Melvil Dewey. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. sistema de arranjo. microformas.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo objetivo básico de registro de autoridade arquivística e que descreve entidades de natureza diversas: a) ISSN b) ISAAR(CPF) c) ISGML (MAD2) d) ISDTD e) ISAD(G) 128 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) é feita a recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas. administrativos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional – ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação: a) fiscal. fonográficos d) filmográficos. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: a) seleção e destinação dos documentos . data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. audiovisuais. cartográficos. condições de acesso. conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 125 . em fase inicial. mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 119 . técnicos ou especializados e) técnicos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das três idades. os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica. fonográficos. técnicos e históricos b) administrativos. atividades-fim e notação pura d) atividades-meio e notação pura e) atividades-meio e notação mista 127 . histórico e / ou jurídico c) legal d) informativa de divulgação.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G). sonoros b) cartográficos. os órgãos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor: a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos metodológicos b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade 124 . determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva: a) código de referência. sonoros. b) título. e a forma portuguesa sítio é pouco usada d) estão sendo implantadas. arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 122 . dimensão da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O princípio norteador da série é o tipológico.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 117 . As discussões sobre a assinatura digital no Brasil estão centradas na (os): a) falta de capacitação de pessoal que domine esse tipo de tecnologia b) critérios não definidos para correspondência entre autora aparente e autoria real c) ausência de tecnologia para segurança da credibilidade dos documentos e da autoridade certificadora d) critérios de transferência e conservação das informações entre memória do computador e cd-rom e) formação de cyber notários 126 . estadual ou municipal). cartográficos. funcional ou por espécie documental d) os tipos de instrumentos de pesquisa e) as técnicas de armazenamento 121 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 111 . e está sendo realizada pela DWDM e) não foram aprovadas na instância responsável pela formulação da política brasileira de arquivos 130 . preservada por apresentar informações de valor funcional. para organizar a documentação armazenada.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construção de websites de instituições arquivísticas: a) estão em fase de implantação pelo SGML. contábil. iconográficos c) microformas. a comunicação por meio eletrônico é fundamental. d) dimensão da unidade de descrição. jurídico e técnicos c) diplomáticos. código de referência e) nível de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um arquivo público (federal.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na literatura. o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação. iconográficos 116 .

b) higienização e acondicionamento c) avaliação e organização da documentação d) seleção e restauração da documentação e) transferência da documentação e sua fotogrametria .

GABARITO: 1 21 41 61 81 101 2 22 42 62 82 102 3 23 43 63 83 103 4 24 44 64 84 104 5 25 45 65 85 105 6 26 46 66 86 106 7 27 47 67 87 107 8 28 48 68 88 108 9 29 49 69 89 109 10 30 50 70 90 110 11 31 51 71 91 111 12 32 52 72 92 112 13 33 53 73 93 113 14 34 54 74 94 114 15 35 55 75 95 115 16 36 56 76 96 116 17 37 57 77 97 117 18 38 58 78 98 118 19 39 59 79 99 119 20 40 60 80 100 120 A D C B A D C E A D B A C E C E A B B E B A E C B D B A D C E B D B C E B A E C C C D C B C A B D A C C D B D B D A A C B E E D E A B D E C A B C B A D B C E A B C A D E B A B A B B C D E D A C E A B D C B D A C E B B E C E E D A C E B D C 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 D B A A C D B B C C .

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