NOÇÕES

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ARQUIVOLOGIA - TRE

dos com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivos de documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservaDe acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( )

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1.

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NOÇÕES
01. 1. 2. 3. 4. 5. GABARITO CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses documentos são de origem funcional. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de empresas são em sua maioria de via única, e/ou exemplar único. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. c) Classificação 1 - Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas - ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 - Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, é necessário que se adote, em relação aos documentos, uma metodologia de organização e guarda. Para isso, foram definidas as três idades dos arquivos. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é constituído de documentos de uso freqüente, normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de terceira idade - é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor

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ARQUIVOLOGIA - TRE

legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 3 - Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. • Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. • Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 4 - Natureza dos documentos • Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle, conservação etc. • Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico, independentemente da forma física apresentada, como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos são também chamados, impropriamente, de arquivos técnicos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas, deslizantes, estantes etc.). Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar: • Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, restaurantes etc. • Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura etc. • Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depois carregado verticalmente. • Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papéis. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos, principalmente na parte denominada arquivo de movimento. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. 1. 2. 3. 4. 5. 01. 1. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia, preservando a sua inegibilidade. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. ( ) Servir à administração, para atender às necessidades de repasse de informações. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. GABARITO CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-

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NOÇÕES
to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia, esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade, que dá sentido de um documento desvalorizado. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente, os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações, as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes, João Bernardo, Walter Diamantes, Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março - julho de 1990 Agosto - dezembro de 1990 Janeiro - março de 1991 • Promoção OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-cronológico. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. A notação pode ser: A

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ARQUIVOLOGIA - TRE

2.

Notação alfabética

3. 4. 5.

010 Notação numérica

A-50

Notação alfanumérica

• Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. A Exemplo:

b)

GUIA PRIMÁRIA

b)

Guia secundária - indica uma subdivisão da primária. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA

c)

Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA

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NOÇÕES
d) Guia especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

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É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.

Exemplo:

GUIA ESPECIAL

Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. PROJEÇÃO OU GUIA

Exemplos: - Carlos José José, Carlos. - Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos. Guimarães, Pedro Oliveira. - Pedro Oliveira Guimarães - Eliana Pena Pena, Eliana. OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética de prenome. Exemplos: - João Marques - Eliana Marques - Maria Marques - Ana Marques - Fernando Marques 2ª. Marques, Ana. Marques, Eliana. Marques, Fernando. Marques, João. Marques, Maria.

ILHÓ

PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal - enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: - Variadex - Automático - Soundex - Mnemônico - Rôneo - Duplex - Decimal - Unitermo ou - Indexação Coordenada - dicionário

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. Exemplos: - Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila. - Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana. Villa-Lobos, Heitor. - Heitor Villa-Lobos - Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando. 3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplos: - Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba. - Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo. Santos Anjos, Pedro Paulo. - Pedro Paulo Santos Anjos 4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplos: - J. Vasconcelos Vasconcelos, J. Vasconcelos, João. - João Vasconcelos - José Vasconcelos Vasconcelos, José. 5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplos: - Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de. Almeida, Lúcia d’. - Lúcia d´Almeida - Elvis do Socorro Socorro, Elvis do. Guia, Maria da. - Maria da Guia 6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

A) Método alfabético É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra.

Exemplos: - Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge. Socorro Neta, Maria do. - Maria do Socorro Neta - Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

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NOÇÕES
OBS.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: - Jorge de Abreu Sobrinho - Jorge de Abreu Neto - Jorge de Abreu Filho 7ª. Abreu Filho, Jorge de. Abreu Neto, Jorge de. Abreu Sobrinho, Jorge de

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ARQUIVOLOGIA - TRE
Congresso de Odontologia

- 1º Congresso de Odontologia (1º).

14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Exemplos: - Gerência de Atendimento da TELERJ - Superintendência Financeira da TELERJ - Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: - TELERJ - Gerência de Atendimento - TELERJ - Gerência de Finanças - TELERJ - Superintendência Financeira 15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplos: - 3 M do Brasil - Fábrica Estrela de 4 pontas - Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: - Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. - Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). - 3 (Três) M do Brasil. B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá a ordem alfabética. Exemplos: - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima Arquiva-se: - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz 2) nome da cidade, estado e correspondente. Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais. Exemplos: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - São Mateus - ES - Maria Augusta - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva Arquiva-se: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva - São Mateus - ES - Maria Augusta

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplos: - Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presidente). - Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro). Carlos, Francisco (Professor) - Professor Francisco Carlos - Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor). 8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

Exemplos: Aubert, Georges. - Georges Aubert - Paul McCartney McCartney, Paul. Jefferson, Thomas. - Thomas Jefferson - George Bush Bush, George. 9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.

Exemplos: - Guilio di Capri Capri, Guilio di. De Penedo, Esteban. - Esteban De Penedo - Charles Du Pont Du Pont, Charles. O´Brien, Gordon. - Gordon O´Brien 10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Exemplos: - José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de. - Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de. Arco y Molinero, Angel del. - Angel del Arco Y Molinero - Antonio de los Rios Rios, Antonio de los. 11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: - Chian Chin - Li Yutang Chian Chin. Li Yutang.

12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admitese, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: - Embratel Embratel. Colegial (A). - A Colegial - Fundação Getúlio Vargas - The Library of Congress

Fundação Getúlio Vargas. Library of Congress (The).

13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões, assembléias e semelhantes, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: - III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). - Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).

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Tais métodos são indiretos. ser arquivados por assunto . Carolina Brasília (Minas Gerais) . Sérgio Itacoatiara (Bahia) . A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. Não esqueça de classificação do local e do correspondente. e editar publicações técnicas.61 .Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. Normalmente é utilizada em repartições públicas. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.os referentes à administração interna e suas atividades-fim. Para que o número não fique vago. . O método de arquivamento por assunto não é. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. com vantagem. Juan.). Esta pasta montada será denominada processo.vestido . • Método Numérico Cronológico Neste método.027 98.Antônio. Pedro DE ARQUIVOLOGIA . é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. OBS.Campos. de fácil aplicação.Penteado. Conseqüentemente.Altamira .Manjo. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. Hoje. nos Estados Unidos.252 342. fitas. do documento de um cliente.687 Dígito-Terminal 04 . que o ampliou.437 126. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.meia . Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1).meias de Crianças .26 .1 a 3 anos . na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. Roseli. alfabetase em primeiro lugar o país. correspondência recebida e expedida.) e especializados (médicos. como classificação de assuntos: atas.37 12 . É necessário. contratos. uma vez que. .Magalhães. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876.Santa Cruz de La Sierra . Exemplos: .27 09 . já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades.82 . em princípios de 1950.87 Quando se trata de correspondência com outros países. atribui-se a cada cliente eventual um número.Pesquisas 2 .Aragão. que seguem dois critérios de arquivamento. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.142 128.NOÇÕES Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados.52 34 . tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos.50 . de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação.Mulher .Brasil .camisa da Mulher .Santiago .Brasília (Capital) . nas gavetas ou estantes. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. em segundo lugar. pareceres. ele é registrado. . a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades.Chile . que as pastas tragam os nomes dos estados. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . seguido da capital e do correspondente. porém. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. além de amplo conhecimento das atividades institucionais. além da ordem alfabética.4 a 6 anos . telex etc. Embora a quantidade de classes seja ilimitada. porém. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) . tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. porém. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. fotografias etc. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. Pablo. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . exige-se. Quando um documento novo chega à repartição.Homem .6 a 10 anos de Calçados . Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. pela primeira vez.saia .42 12 . anotando em sua ficha alfabética a nova localização. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 . de funcionários etc. Luís. No primeiro. cronológico ou digital-terminal.cueca . Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas.blusa . para se localizar um documento ou pasta. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem.Alvares.calça . ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. Com relação aos clientes eventuais.Cursos 3 . Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos.recém-nascidos .84 . pois depende de interpretação dos documentos sob análise. 6 . No entanto. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética.: É um método direto e de fácil manuseio. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.TRE chas) alfabéticos-onomásticos.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. Este número é dado quando há o recebimento. acordos. de engenharia. onde além do número de registro são colocadas informações. No segundo. Com isso. embora a disposição física das pastas.Santos. é universalmente conhecido.Chile . • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube.Brasil . arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. após as respectivas capitais dos países a que se referem.

o tempo de duração. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que.Idem à explicação do item anterior. autores. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. individualmente.. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. 2. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo.o comprimento e a bitola do filme. filmes etc.o lado da fita. 01. também. podemos citar um arquivo e um jornal. iniciados pelos indicados na guia. ERRADO . 3. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. em ordem crescente. A fotografia recebe um número de registro. no seu verso. de acordo com sua entrada no arquivo. Os demais documentos. principalmente nos arquivos especiais e especializados. fitas magnéticas . O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva.NOÇÕES Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. músicas. O século anterior foi o das grandes descobertas e. acondicioná-los. em fichas). fitas magnéticas. o sistema é alfabético. controlado através de livro próprio.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. identificação das pessoas etc. Esse número. Como exemplo. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. Entretanto. discos e recortes de jornais. CERTO . deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. fitas magnéticas. sua localização.Na classificação alfabética simples ou aberto. 3. filmes. assuntos. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes.Quando só há citação de letras.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). com grande êxito. ( ) É utilizado um arquivamento primário. • Preparo . filmes. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. devem ser arquivados em separado. o nosso. Estamos na era da globalização. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. discos duração da execução. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. GABARITO ERRADO . colada na margem mais larga do filme. só é apresentada uma letra na guia. em lugar visível e previamente determinado.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- DE ARQUIVOLOGIA . locais etc. relatórios técnicos etc. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado.Não existe essa classificação. • Álbum . gêneros musicais etc. 5. 7 . arquivamento e pesquisa. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. 4. a data da gravação.depois de numeradas. 5. registro.TRE ção. como fotografias. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. em envelopes próprios para esse fim. futuramente. Para a recuperação de sua localização. ERRADO . deve ser assinalado no documento. títulos (congressos. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. datas. releases de jornais etc. no mesmo envelope e/ou pasta. Arquivos de Fita Magnética. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. 2. local. evento.). filmes . em suporte papel. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. no banco de dados. se sonoro ou mudo. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. o número de faixas de cada lado. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. Com relação aos assuntos. o tempo de duração. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. discos. • Pesquisa . por exemplo. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. 4. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. compositores etc. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. • Negativo . anotando no banco de dados ou fichas. lugar. de grandes desenvolvimentos tecnológicos.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. em cores ou preto e branco. independente de sua forma de acondicionamento. Também é utilizado o método numérico. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. objetos etc. preparo. • Recepção e identificação . tais como: assuntos (de conferencistas. eventos. denominado número de registro. • Registro . datas. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. No caso de registro em fichas. 2. lugares. também será utilizado um banco de dados ou fichas. EXERCÍCIO 01. a rotação etc. reunidas. acontecimentos. CERTO . O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. 1. dimensões etc. individualmente.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. Deve-se incluir.). assuntos. Esse conceito tornou-se obsoleto. a quantidade (fotos e negativos). deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. 1. envelope e/ou pasta em que será acondicionada. 3. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. não se pense que houve falha de registro ou extravio. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte.

legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. Podemos citar os dossiês de empregados. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. a proximidade das informações. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. objetivando a imediata identificação do original e cópias. O índice de erros é muito pequeno.cópias instantâneas do original em filme ou papel.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. não podendo sofrer alterações DE ARQUIVOLOGIA . Hospitais. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. Com o surgimento das novas tecnologias. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações .as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. Como exemplo. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. falsificação etc. Cartórios. Jornais. • racionalização da informação . separam-se grupos de aproximadamente 2. Como esse processo é mais trabalhoso. no controle do acervo etc. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. • segurança . esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. livros.NOÇÕES A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. razão etc. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. incêndio. saída direta do computador para a microficha.400 documentos que serão numerados. operacionais. • aquisição de coleções de jornais. por meio de terminais ou microcomputadores. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. séries esgotadas etc. no Brasil e no exterior. revistas etc. através da fita spooll. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . jornais etc. podem ser geradas outras cópias para distribuição. . o que não acontece nos controles manuais. Colégios. Paralelamente. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. São elas: Automação da Informação. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM .quando não havia problemas no mercado imobiliário. atualmente. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. Órgãos Governamentais etc. Entretanto. de empresas. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. podemos citar uma empresa que possua. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. sem passar pelo papel. Caso seja necessário.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. a partir de filmes cópias. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. assim.400 documentos de formato A4. • preservação e conservação de originais . Comércio. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. Hotéis. em seus arquivos. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. seqüencialmente.Computer Output Microfilm. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. No preparo da documentação para a microfilmagem. se apresentam. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. por questões de segurança. simultaneamente. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. de contratos etc. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. Caso haja algum sinistro (roubo. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa.quando o suporte da informação é o próprio computador. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. • integridade de reprodução . Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos.por matrícula). revistas. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser 8 . números. assuntos etc.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . administrativos. ou seja.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. para sua identificação.TRE • versatilidade na duplicação . Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). cheques. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. Razão etc. documentação rara. Atualmente isso é completamente inviável. As listagens. Indústria. no registro de documentos.

Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. Com isso. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. futuramente.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. ou seja. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. 2.Read . CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa. sendo necessário que se analise pasta por pasta. 1 % meios magnéticos. e. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. outras mídias vão sendo criadas. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje.Many (uma só gravação. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. Caso uma empresa não defina sua tabela. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. No ato da definição das prioridades de atuação. • escassez de espaço físico. um documento é copiado. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . correspondências. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. sem risco de danificá-los. A leitura é feita com um laser de baixa potência.) • WORM . h) divulgação da TTD.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional.Preservação do documento e sua informação. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. Nesta década. enciclopédia. g) aplicação da TTD. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . formulários. DE ARQUIVOLOGIA . Um CDRom não pode ser alterado.NOÇÕES simples . CERTO . constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. • falta de definição de responsabilidade. • demora ou não na localização do documento.Conselho Nacional de Arquivos. rapidez na recuperação da informação e segurança. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. EXERCÍCIO 01. ERRADO . A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. faturas. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. então. 4. usando software e hardware adequados. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. c) levantamento do acervo. 4. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção.para a leitura e cópia em papel. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. 4% em microfilmes. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. b) indicação das pessoas responsáveis. 5. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. desenhos de engenharia etc. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. • extravio de documentos. É necessário. os discos para o armazenamento dos documentos. vinte vezes.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. ERRADO . finalmente.A Lei nº 1. e) verificação da legislação em vigor.Write . 3. 3. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. 2. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. sofrerá constantemente várias reorganizações. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. saúde. d) definição do cronograma de reuniões. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. em publicações (catálogos.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. os desenhos de engenharia etc. Depois surgiram os CDs usados para músicas. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. modificando. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. 1. gráfico e números. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. 5.Once .461 de 25/04/1991. 12 e 14 polegadas de diâmetro. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. no mínimo. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. 1. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . agricultura etc. i) revisão da TTD 9 .Compact Disc .. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. f) aprovação da TTD.unicamente para a leitura . a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. Entretanto. consideravelmente. CERTO . Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. 01. normalmente.

formulário. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. de expedição. uso. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. Para a tradição arquivista americana. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica.159. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. artigos etc. tramitação. no uso das instalações físicas e recursos humanos. para as pessoas certas e com um custo possível. com base na Lei nº 8. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. registro. distribuição e tramitação). ou seja. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. como novo conceito de gestão de documentos. também com documentos que contam a história da empresa.) que também deverão ser analisados.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. na hora exata. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. OBS. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . se necessário. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. principalmente a partir da II Guerra Mundial. acarreta vantagens econômicas. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. • Européia . que deve estar disponível no local certo. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. • Utilização . • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. OBS. Nesta fase. planejamentos etc. manuais. c) Garantia de melhor organização desses documentos. • Avaliação . Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. Isso pode ser feito através da leitura do organograma.NOÇÕES a) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. projetos. – muitas das vezes administradas por outro órgão. Devido ao grande avanço da tecnologia. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. por isso. caso chegassem a fase de arquivamento permanente.arquivos como fonte de pesquisa histórica. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração.Ou destinação de documentos. científica e culturalmente através dos séculos.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. diretrizes etc. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) 10 . Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. Dentro deste contexto. revistas. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. Em meados do século XX. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. classificação. que são responsáveis pela criação de seus documentos. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. Deve-se ter cuidado. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças.TRE nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. normas internas.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados DE ARQUIVOLOGIA . Até há pouco tempo. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. técnicas ou científicas das instituições.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. Diante desta afirmativa. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. de 08/01/1991.

Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas. Distribuir . e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). constitucionais.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. ERRADO . as exposições.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: .O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. quando houver. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. quando necessário. por meio de arquivos correntes e/ou secretários.classificar . CERTO . o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. conforme o método de arquivamento.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. Classificar . de acordo com as séries. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. conferindo os anexos. Seja ele mesmo serviço. distribuição e tramitação de documentos. 3.). Nos serviços de comunicações modernos. este setor atende as pessoas nos “guichês”. Atualmente. d) nível máximo . ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. As suas atribuições são: receber. 4. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. gestão de correspondências e documentos vitais etc. 4. 5. 2. que são depois arquivados por destinatários.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). de acordo com a procedência. GABARITO 01. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. Antigamente. Além de zelar pelos fichários. elaboração de sistemas de arquivos correntes. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. por assunto.remeter às seções competentes para o devido estudo. uso de recursos de automação (informática) etc. de correspondência e telecomunicações. seção ou turma de comunicações. Se houver necessidade. conferir.: O registro.distribuir Receber .TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo .Tarefa principal de um órgão de comunicações. classificação. os ofícios. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). 5. principalmente para consulta e empréstimo de documentos. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo.Informação .A base do princípio da gestão de documentos são a produção. b) nível mínimo ampliado . OBS. EXERCÍCIO 01.Entrada . como: recebimento. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). legais e administrativas de cada país. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. isto é. Toda continuidade. registro. pois toda a movimentação do processo é aí anotada. à elaboração das folhas de referência. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. Tarefas (competências) do setor de conferência. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. circulares e toda forma de correspondência. A Primeira Via do registro. no que se refere à sua recepção e expedição.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. os antecedentes ou procedentes. a ficha nº 1. 2. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. classificar. A Terceira Via. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. 3. a Quarta Via. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. deve-se 11 . se está redigido em termos próprios. esse controle é feito pelas próprias unidades. DE ARQUIVOLOGIA . Este núcleo pode ser chamado de serviço. registrar e distribuir a correspondência recebida. 1.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. 1. utilização e destinação. certa ou errada. quando necessário. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. há sempre integrado.Expedição .receber . depende dessa primeira atividade. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. de máquinas copiadoras. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. a utilização e a destinação. CERTO . variando o nome em função do movimento dos papéis. quando houver. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos.Esta fase elabora normas de acesso. Proceder.NOÇÕES profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. Numerar. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos.registrar . não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. CERTO . adicionando a ela.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. CERTO . organiza-as e procede à atualização dos fichários. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. c) nível intermediário .

EXERCÍCIOS 01.Idem ao comentário do item anterior Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. CERTO . classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária .o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. a todos que os solicitarem. Arquivar as cópias e documentos . r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. divulgações de concorrências.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. c) Reservada . ou seja. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. Quanto à natureza do assunto da correspondência. seja a nível de Estado ou empresarial.Refere-se ao item secreto.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. determinam providências ou fazem designações. 2. Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. provas etc. ( ) registrar. simultaneamente.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. a vários destinatários para informar de posições. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. que depende de um estudo minucioso.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. urgente . CERTO . ( ) descartar. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. 5. d) DE ARQUIVOLOGIA . conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. e ) Ultra-Secreta . b) Confidencial . instituição ou empresa. ( ) distribuir. concursos. EXCETO: ( ) classificar. b) c) 12 . porém menos protocolar. quer administrativa ou historicamente. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. 4. d) Secreta .ou seja. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. Fornecer dados à turma de informações .É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. destinatário etc. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. ERRADO . g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. 01. ERRADO . Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. GABARITO CERTO . mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. com a identificação do local de chegada e/ou de saída.TRE c) d) e) O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. decisões e pareceres expedidos. ( ) arquivar. 1. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum .É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços.elementos que identifiquem a classificação do documento. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado. Fornecer antecedentes e precedentes . 4. admissões e dispensas. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. o seu registro e distribuição. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. horário. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. 3. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. 1.não demanda de um procedimento especial. 3.NOÇÕES b) conferir com o documento original. 2. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. independente do veículo. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. Da divulgação de atos a fatos administrativos. sem comprometer a organização.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. 5. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto.É a que pode ser exposta ao público.

em sua maioria textuais.ARQUIVOLOGIA • • • CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS SUPORTE FÍSICO PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg) GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartográfico Cartográfico ARQUIVOLOGIA Estudo. compra ou doação servidas pelo arquivo. ou limitado em número de cópias.Os documentos são são objetos de coleção. idéia ou mensagem contida num documento. MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO .Aplica-se a unidades isoladas . . ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO . por isso é definida como matéria prima abstrata.Os julgamentos são fanais e irrevogáveis . *Informação: é a noção. ciência e arte dos arquivos. como um conjunto e não como unidades isoladas . organização.Os documentos não . . e não de preservação ou perda total . AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO . em sua maioria impresso. adquiridos por públicas ou privadas.O julgamento não tem caráter irrevogável . BIBLIOTECA É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Arquivistas.A documentação não raro existe em via única .Os documentos são produzidos e conservados produzidos e conservados com com objetivos culturais objetivos funcionais ARQUIVISTICA Princípios e técnicas a serem observados na construção.Os documentos são em numerosos exemplares produzidos num único exemplar.Há uma significação acervo documental não orgânica entre os depende da relação que documentos os documentos tenham entre si DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém.A significação do . visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. no curso de sua atividade. desenvolvimento e utilização dos arquivos. criados por uma instituição ou pessoas. colecionados de fontes provêm das atividades diversas. criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.Bibliotecas É o conjunto de material. e preservados para a consecução de seus objetivos. . pesquisa e consulta. disposto ordenadamente para estudo.O julgamento envolve questões de conveniência.Arquivos É a acumulação ordenada dos documentos. .Os documentos são . A informação é sempre incorpórea. ORIGEM ARQUIVO .Preserva-se a documentação referente a uma atividade.Os documentos existem .Museus É uma instituição de interesse público.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. classificação e utilização. atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade . de arquivo MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO . .Exige conhecimento da relação entre as unidades.Acessibilidade e pesquisa 3ª Idade . arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (Solon Buck) 2ª Idade .Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitálos.As séries (anuários..) são unidades isoladas para catalogação . . São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato.Estabelece ..Aplica-se a unidades .Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. . periódicos.Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente.Guarda e conservação . a organização e o funcionamento dos órgãos CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO / ATUAÇÃO . permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.As séries (órgãos e suas subdivisões. portanto. São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos. Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos.Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. . organização ou firma no decorrer de suas atividades. documentos órgãos que instituição.MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO .Aplica-se a conjuntos discriminadas de documentos .Gerais / Centrais São os que se destinam aa receber os correntes provenientes dos diversos integram a estrutura de uma centralizando. cumprindo funções de arquivo corrente.Exige conhecimento do sistema. do conteúdo e da significação dos documentos a classificar . ARQUIVO “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. FINALIDADE 1º Servir à administração 2º Servir à história * Relação com valor primário e valor secundário dos documentos FUNÇÃO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. as atividades corrente. ditada pelas suas particularidades .Utiliza métodos classificação específica predeterminados para cada instituição. para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

.CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS .Certidão .. formalidades de consulta..Confidencial Que podem ser credenciadas. de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado” “Configuração que GÊNERO assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” “Configuração ESPÉCIE que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” “Configuração que assume uma TIPO espécie documental.Cópia .Caráter orgânico ou administrativo . Arquivos Militares.Privados Institucionais Comerciais Familiais Pessoais Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. controle. no exercício de suas atividades.Especializados Documentos resultantes da experiência humana num campo específico.Boletim de Ocorrência .Documentação Textual .Boletim . Característica .Declaração de Imposto de Renda . forma.. . DEFINIÇÃO TÉCNICA “Material sobre o SUPORTE qual as informações são registradas” “Estágio de FORMA preparação e de transmissão de documentos” “Configuração FORMATO física de um suporte.Documentação Iconográfica . utilizando algumas . consultados por pessoas CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS .Criação e recepção por uma entidade .Certidão de Nascimento . de acordo com a atividade que a gerou” EXEMPLOS Acetato / Papel / Filme de Nitrato / Fita Magnética .Original . microformas. espécie. acondicionamento.Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias.Cartaz .Rascunho . formato. gênero.Prova de transações passadas .Documentação Fonográfica . slides.Declaração . independente da forma física que apresentem. são também chamados de arquivos técnicos.Públicos Federal Estadual Municipal .Restrito Arquivos que preservam a segurança nacional.Franqueado Franqueado ao público..Relatório DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada. . conservação .).Documentação Audiovisual . constitua elemento de prova ou de informação. fitas. forma ou conteúdo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte.Exemplar único CARACTERÍSTICAS Conforme suas características.Livro . .Planta CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO * Arquivos de 3ª Idade . e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. tipo. como também no registro.

relatório. Graus de Sigilo em ordem crescente: Reservados Confidencial Secreto Ultra-secreto (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. (B) da forma do documento. e 1994. . manutenção. 5) No domingo. (D) fotografia é tanto o suporte como a espécie. (C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie. (D) tipológicos e diplomáticos. (E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte • • • • GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO PERMANENTE GESTÃO DE DOCUMENTOS 4) Carta. O comandante Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’. “cartográfico” ou “iconográfico” implica em definição (A) da espécie documental. Aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção. prontuários e relatórios que teriam sido produzidos pelos órgãos de informação militares entre 1964. (B) ostensivos e sigilosos. (E) do tipo documental. requerem medias especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. (B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. edital.Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito.QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinários Cuja divulgação não prejudica a Administração. (B) fotografia é o formato e vidro é a técnica. (C) correntes e permanentes. Quanto ao acesso a esses documentos. “audiovisual”. início da ditadura. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. nove anos após o fim do regime. (D) do gênero documental. é correto afirmar que: (A) fotografia é o suporte e vidro é a forma. o programa Fantástico. 14/12/2004) O texto acima trata de documentos de custódia Militar. da TV Globo. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. ata. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. os documentos podem ser classificados em: (A) públicos e privados. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. ‘‘A Aeronáutica tem procurado contribuir ao máximo em relação à pesquisa de documentos que podem se tornar históricos. mostrou reportagem sobre a incineração de fichas. uso e destinação final dos documentos. (E) administrativos e históricos. 3) Para negativos de vidro. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. (C) do formato do documento. podemos afirmar que é: (A) Franqueado (B) Restrito (C) Ostensivo (D) Especializado (E) Público 2) Quanto à natureza do assunto.’’ (Correio Brasiliense. com a descoberta. . RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 1) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”.

funções e atividades de cada uma de suas unidades. tramitação. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. *Ciclo de Vida dos Documentos 1ª Idade – Arquivo Corrente 2ª Idade – Arquivo Intermediário 3ª Idade – Arquivo Permanente • • • • . com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação. responsáveis e encarregados. uso primário e avaliação de arquivos. Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação. seleção dos sistemas de reprodução.Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação. mobiliário. tramitação. até o nível da seção. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários. automatização do acesso. em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição. implantação de sistemas de organização da informação. VALOR SECUNDÁRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável. uso. • • VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO Qualidade inerente às razões da criação de todo documento. aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. classificação. bem como para a preservação do patrimônio documental. Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências. pontos de tramitação e encerramento do trâmite. Análise do fluxo documental: origem. para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. Conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção. OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • • • • • Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários. materiais. PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO • Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos. Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida. local. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documentos de arquivo é a etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos. contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa. Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas.

quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. histórico. legal. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente. Aprovar as amostragens. recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão. • • COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO • • Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa. deixandoos disponíveis para eventuais verificações. • • Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação. respeitada a legislação específica de cada órgão. e sua destinação final. Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente. Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados. Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos. Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade. digitalização etc. • • COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS . visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente. que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação.). reprodução). Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade. Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. encaminhando-a. fiscal. Para ser aplicada. pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. lavrando a respectiva ata. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definirem critérios de valor.• Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo. transferência. • Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas. racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos. exigem a constituição de equipes. técnico. acompanhada das necessárias justificativas. de sua transferência ao arquivo central ou intermediário. para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. atualizando-a sempre que necessário. Presenciar a eliminação dos documentos. um procurador ou assessor jurídico e um arquivista. em razão de sua especificidade ou volume. • • COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS • A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar. de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. recolhimento. Propor critérios de organização. Acompanhar os trabalhos de organização. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem. para a apreciação e aprovação da CCAD. sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão. Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. Avaliar. racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão. • • METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO • A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação.

no processo de avaliação. A inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos. a empresa. PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. por isso precisa ser periodicamente atualizada. precaução). dependendo de seu suporte. prescrição. Quem registra o ato. O que será feito com o resíduo da eliminação. cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. • • TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). Item Via Tempo de Documental Formulário Arquivamento Folha Nº Data / / • • Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os seguintes dados: • Órgão Produtor • Série Documental • Datas-limite • Quantidade Eliminada (em metros lineares) • Data da Eliminação • Assinatura dos Responsáveis _________________________________________ RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 6) Considerando a teoria das três idades. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: AA AI AGI Cópia Observações .A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos. Não é recomendável do ponto de vista ecológico a incineração de papéis. recolhimento e eliminação. que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. foram considerados sem valor para guarda permanente. em função de seus valores legais. PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos. A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. fiscais. e determina prazos para sua transferência. De que maneira será processada. eventualmente. a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução. ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que. Como a massa documental produzida e acumulada ainda é predominantemente papel. ocorrem na legislação. • Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato. PRAZO DE PRESCRIÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. cada órgão público ou empresa deverá definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessários ao processamento de eliminação. administrativos etc. ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. É importante prever os procedimentos adequados à eliminação durante a elaboração de textos legais ou normativos que deverão disciplinar a matéria. *Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade Área Responsável Cod. define prazos para sua guarda temporária (vigência. a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que. Onde e quando será realizada.

(B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente. não houver compradores interessados na sua aquisição. (C) Ciclo vital dos documentos. 3° Entende-se por microfilme. de documentos. evitando o acúmulo. por meios fotográficos ou eletrônicos. (Decreto Nº 1. denomina-se: (A) Organização e Métodos (OM). 10) De acordo com a já citada Lei 8. (E) permanente. após leilão oficial.regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 . (C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico. as tabelas de temporalidade (A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados.regulamenta a Lei 5. preservando-se os papéis permanentes.799 de 30/01/1996). o resultado do processo de reprodução em filme. (C) intermediário / permanente. (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (B) corrente / intermediário. para fins deste Decreto. Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 da Secretaria de Justiça .dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos 9) Como instrumentos de destinação.º5. mediante técnicas e práticas arquivísticas. devem ser • • .(A) intermediário. (D) Destinação de documentos.433/68 de 08 de maio de 1968 . • Lei Federal n. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos. em diferentes graus de redução”. (E) deveriam intermediário. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. (D) corrente. uso e avaliação de documentos.433/68. (E) somente ocorrerá se. (E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador.. (E) Princípio da unidade protocolizadora. dados e imagens. vulgarmente denominados “arquivo morto”. 7) A administração da produção. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano. (D) indicam quais documentos recolhidos ao arquivo intermediário. a fim da racionalização e eficiência dos arquivos. 8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada. tramitação. ser recolhidos ao arquivo • • MICROFILMAGEM GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS MICROFILMAGEM “Art. organização. probatório e informativo. a eliminação de documentos públicos de valor permanente (A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação. (B) Gestão de documentos. de 08 de janeiro de 1991.159. (B) deveriam ser avaliados. (D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico.

original e cópia. unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm. possível por meio de vários recursos como a datilografia. Proporciona perfeita integridade de arquivo. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria.Cine Mode . busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Microficha Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas. que permanecem abertos nas extremidades. Segurança: Duas vias de microfilme. Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo. ou mistas. Redução de espaço: em até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. As jaquetas podem ser de 16mm. a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura. por onde serão inseridas as tiras de microfilme.Comic Mode • • • PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes. sendo que sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial. Lei Nº 5433 de 08/05/1968. etc. Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. formando canais. servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens. a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas. . proporcionando à Microfilmagem total segurança.Vantagens: Integridade das informações. Pode ser obtido em câmaras rotativas e planetárias. facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme.O. livros. Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa. com auxílio de índices em banco de dados. As larguras mais documentm arquivos m usadas são 16mm para tiva e os de 35mm para as. 35mm.M. mapas. Microfichas) A microficha nada mais é que uma folha de filme . normalmente da largura superior a 70mm. transparentes e muito finas.Fotogramas Deitado . Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação. ranhuras etc. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto. Apresenta o menor custo por imagem filmada. MICROFORMAS Principais Bitolas • • • 16mm (até A4) 35mm (Grandes Formatos. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm . Plantas) 105 mm (Micropublicações. cores. entre elas as mais comuns são: Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma câmara planetária tipo “Step & Repeat” • Utilizando uma câmara C. Sendo mais usada a de 105mm x 148mm. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm. MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento após o outro ao longo da película de microfilme.Fotograma em pé .

com uma única passagem do documento pela máquina. EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico. Processadoras Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis. os leitores simples se restringem apenas a consulta. Duplicadores Utilizado para fazer cópias das microformas Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas.microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem. Só obtém-se o Duplex com microfilmadora rotativa. Na Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples possibilitam a impressão e/ou escanear a imagem. a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem. Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte inferior do mesmo. Duplex Frente e verso de um documento são microfilmados simultaneamente. Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados. A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema “duo” ou duplex. .

Imagem Estática. Workflow Ferramenta para armazenamento. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias.) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. como papel. recuperação e tramitação de Documentos. Câmeras Digitais. Vantagens: • Incremento ao Tramite • Informação “just in time”. Áudio. e serão convertidos para o formato digital. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel. A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos.. Imagem Dinâmica. • OCR – Opitical Character Recignicion . som. Indexação: a indexação é o processo que garantirá a recuperação dos documentos. microfilme. era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconheça o conteúdo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII).000 páginas A4 digitalizadas em 1 CD-ROM. Com os documentos convertidos para imagens. o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. documentos que não tem versões. Placas de Captura (Vídeo e / ou Áudio). Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. ou seja. Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como. Esse processo pode ser realizado com a identificação destes termos antes da digitalização do documento ou após a digitalização. • 13. e acessibilidade pode ser restringida através de senhas. GED – GERENCIAMENTO ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS Sistema de GED Definição É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. mirofilme. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo. o que vai definir o momento exato da digitalização é o grau de complexidade de identificação destes termos. Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-óptica um documento analógico (impresso) em código binário (documento eletrônico. na indexação são atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao conteúdo do documento.papel. . documento digital) pela detecção e medida da luz refletida ou transmitida. imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes. Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos estáticos. Um sistema de GED é composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída. por exemplo.. Para a realização destes procedimentos são utilizados Hardwares específicos: Scanners.

• COLD – Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos ópticos. para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resolução e com uma boa velocidade de impressão de páginas por minuto. A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo. Nos processos de gravação.Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. Você. Discos Ópticos Mídia que aceita e mantém informações sob a forma de marcas numa camada de gravação que pode ser lida com um raio óptico. (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a seleção documental. (B) não elimina o prévio tratamento técnico da documentação. exemplo: • COM – Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar microfilme. • • Disquetes Hard Disk Saída (Output) A saída de um sistema de GED é a possibilidade de se obter o documento impresso novamente. e para os monitores. alteração e/ou exclusão dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado.Documentos Datilografados ou Digitados • ICR – Intelligent Character Recognition Texto Manuscrito um documento com a menor distorção de tamanho possível. Discos Magneto-Ópticos Utiliza um campo magnético que só pode ser alterado quando o disco é aquecido através do laser. . • • CD-RW DVD-RW Consulta (Visualização) Para a realização de uma consulta adequada aos documentos é de grande importância a utlização de monitores de alta definição onde se possa visualizar 12 . que processam a imagem. No processo de leitura apenas o laser é utilizado no processo. • • • • • CD-ROM CD-R DVD DVD-R WORM (Write Once. Armazenamento (Storage) Discos Magnéticos Disco com superfície magnética na qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Outro aspecto relevante é possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos. Read Many) QUESTÕES 11 . (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas séries. então. e um campo magnético faz a alteração necessária. (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de arquivamento.O procedimento da microfilmagem: (A) substitui a etapa arquivística da avaliação de documentos.

(B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de um arquivo. subdividida em quatro outras.. Podemos entender que classificação é antes de tudo. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas notas de empenho Movimentação Bancária conciliação bancária extratos bancários Receita A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. por meios fotográficos ou eletrônicos. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas Movimentação Bancária Receita Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas como. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados. controle orçamentário geral. facilitando a conservação física. 14 . dados e imagens. de documentos arquivísticos com grau de redução de 96. que regulamenta a lei 5433. por exemplo: Uma classe Administração de Finanças. . que dizem respeito às funções / atividades detectadas.799. (E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos. receita. (D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. (E) divulgar documentos históricos pela Internet. movimentação bancária. sobre a microfilmagem de documentos oficiais. documentos • • CLASSIFICAÇÃO ORDENAÇÃO CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo. de documentos. de 30 de janeiro de 1996. (C) sugere a eliminação dos permanentes sem valor histórico. são criadas categorias. notas de empenho. deixando claras as ligações entre os documentos.5%. esse esquema é chamado de Plano de Classificação.De acordo com o Decreto 1. despesa.(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. extratos bancários. (C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas. conciliação bancária. (B) um processo de reprodução fotográfica. 13 . (D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. microfilmagem é (A) um processo de reprodução em filme. com a finalidade de (A) otimizar e racionalizar a gestão documental. classes genéricas.A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados. (B) automatizar a produção de guias e inventários. comprovantes de pagamento.

extratos bancários (ordem cronológica). cabe à ordenação definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqüência numérica). Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. João MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO . mesmo no que se refere a uma mesma atividade. Pedro Paulo • Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) • Data • Local de procedência • Nome do emissor ou do destinatário Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. • • • ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): • Simplicidade • Flexibilidade • Expansibilidade • Observação: * Plano de Classificação X Quadro de Arranjo Classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente. departamentos). Paulino José Antunes Andrade Silveira. pois. ORDENAÇÃO MÉTODO ALFABÉTICO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos. → ALFABETADO Paulino Macedo Andrade. e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo.O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: O elemento considerado para ordenação é o NOME. Por exemplo. Critério Estrutural: As classes correspondem a “estrutura” da empresa (setores. Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. ou o critério ESTRUTURAL. José Antunes Pedro Paulo Silveira Macedo. Aníbal Antunes. 2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabética do prenome → João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes ALFABETADO Antunes. e Arranjo englobaria as operações técnicas destinadas à organização da documentação de caráter permanente. Critério Funcional: As classes correspondem estritamente a funções. Regras de Alfabetação 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Júnior. Heitor ALFABETADO Al Ben-Hur Li Yutang Li Yutang Al Ben-Hur 4º) Sobrenomes formados por Santo. 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho. os números arábicos.Antunes. sem inversão → → Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado. conferências. Santa. Ramon del Oviedo y Baños. e aparecem no fim entre parênteses. → Governador Jarbas Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. Oscar (General) Vasconcelos. Marcelo Costa Villa-Lobos. Jarbas (Governador) Existem 3 (três) formas de arquivamento 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome. A Colegial Ltda. ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. Jorge Santo Antonio. chinês e árabe) são registrados como se apresentam. Paula Brito Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. → Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento 9º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam. não se separam. ou ligados por hífen.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Rio Grande do Norte ALFABETADO Arco y Molinero. Waldemar São Bento. São. Neto. → Jose Oviedo y Baños Ramon del Arco y Molinero 1ª FORMA: Estado – Cidade . romanos. Sebastião de Pádua Júnior. Paula (Dra. Jose .) Teixeira. que corresponde ao sobrenome paterno. ALFABETADO Brito. os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação. ALFABETADO Santa Cruz. não se separam. porém. Sebastião de 10º) Nos títulos de congressos. reuniões. são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separadas → Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto ALFABETADO Almeida Filho. Antonio de Oliveira Sobrinho. → EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. ALFABETADO Montes Claros. → II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal ALFABETADO Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Penal (3º) Encontro de Turismo (Quarto) MÉTODO GEOGRÁFICO 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Luis Carlos da Silva ALFABETADO Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. Wilson de Brito Neto. Paulo 8º) Os nomes orientais (japonês. Sobrinho.

Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro .Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento.) PORTUGAL Portugal – Lisboa – Maia..... Paula Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02 Recife – Pernambuco – Projeto 12/02 Recife – Pernambuco – Silva. Manuel Mourinho (Dir.Porto Ex: 2ª FORMA: Cidade – Estado .) Portugal – Coimbra – Clientes Ativos Portugal – Coimbra – Clientes Inativos Portugal – Porto – Clientes Ativos Portugal – Porto – Clientes Inativos • Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. pessoa. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal . Ex: ... pessoa..*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por País França Portugal Ex: • Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Cidade Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife Ex: • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto. Carlos da Ex: • Dentro de cada divisão de cidade faz-se a divisão por documento (assunto..) Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira.. Carlos da Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02 3ª FORMA: País – Cidade . nº de registro .) PERNAMBUCO Pernambuco – Recife – Ferreira. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró Recife .. Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes.. Paula Pernambuco – Recife – Silva. nº de registro . IMPORTANTE . pessoa..• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades.Pernambuco • Ex: Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto. nº de registro .

1965 1966 1º ANO Seqüência da Ordenação ASSUNTO – ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. / 06 Julho / jul / 07 ANO . MÊS Janeiro / jan.. 29 30 31 Agosto / ago. / 09 Outubro / out. 1999 2000 2001 3º DIA EX: 2004 Outubro Novembro Dezembro 2005 Janeiro Fevereiro Março PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 Documento mais recente → 30095 30021 20241 ASSUNTO – ALFABÉTICO . João . / 03 Abril / abr... George .. /10 Novembro / nov. No momento da ordenação.DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. /08 Setembro / set. Edilson – 30021 EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE FORNECEDOR NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA ORDEM DE SERVIÇO TESTE DE ADMISSÃO MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas. / 11 Dezembro / dez.. Luis Henrique .30095 Guerra Filho.20241 Tenório. . . / 12 . 1940 .. EX: CONTABILIDADE 2º MÊS .. Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula. .. .. os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo... ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar. Antonio .... ..O método numérico simples é um método indireto pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca.. /01 Fevereiro / fev / 02 Março / mar. / 04 Maio / maio / 05 Junho / jun.41737 Magalhães. INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA DIA 1 2 3 4 5 ....40072 Caldas.. .

O método permite a criação ilimitada de classes. o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2 .DUPLEX PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 NOTAS FISCAIS 1-2 Pastas Organizadas Pelo Método Duplex 1-2-3 1-2-2 1-2-1 Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. ASSUNTO – NUMÉRICO . Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. • Ex: para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 • Ex: Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões 1-2 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 1-1 1 1-1-1 • Ex: Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. ASSUNTO – NUMÉRICO .Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de fornecedor nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída Ordem de Serviço PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão Nota Fiscal de Saída 1-2-3 PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto).DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD).

Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto.2 Após o ponto podem existir quantos números sejam necessários. (C) enciclopédico. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. assunto-numérico. flexível e que admita expansões.Um plano de classificação deve basear-se (A) nos gêneros documentais. de assunto-numérico e sujeito a expansões. (E) sistema mnemônico. QUESTÕES 15 . (B) duplex. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. A desvantagem é que a cada nível temos um número de subdivisões limitado. (D) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histórico. (E) numérico simples.1 121. (D) alfanumérico. mnemônico. Ex: 612 616 616. (E) na estrutura. (B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético. podendo ou não ter uma parte decimal. (C) flexível. Ex: 100 110 111 112 120 121 121.0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos.A utilização de métodos numéricos de arquivamento (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos. funções e atividades das instituições de origem dos documentos 17 . (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo. de assunto-numérico. também. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Técnica e não o Sistema de Classificação. (C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos.2 122 123 (A) sistema de notação mista. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original. CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor serviços produtos Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída 18 . (B) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. índices remissivos e mnemônico. (D) expansões restritas. codificações alfanuméricas. (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. (B) sistema simples de assunto.As qualidades que são atribuídas por Schellenberg a um sistema de arquivamento são: . Usa-se.1 616. 16 . Trata-se do método: (A) decimal. formatos e suportes.Método de arquivamento no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes.

A luz natural atua na desinfecção dos documentos. necessitam de conforto ambiental e alimentação. e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser . a incidência direta de raios solares sobre os documentos causa danos de forma irreversível. por isso. INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. cupins). entre outros. os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos. e ressecando o papel. brocas. Ataques a arquivos. devemos manter da incidência os de PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos. AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias. É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos. que também prejudicam os documentos. De uma forma geral documentos protegidos luminosidade direta. falta de higiene. o controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas.Radiação da Luz • PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS O Controle da luminosidade é um elemento que pode garantir a preservação dos documentos. pouca circulação de ar. bem como garante características propícias para infestação por animais. não permitindo que estes venham a se deteriorar. CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”. Esse equilíbrio deve ser mantido pois. e a umidade em 50%. Vandalismo FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C. Neste caso devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra Violeta). e garantir uma boa circulação do ar. porém. È importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. Já a luz artificial branca possui uma incidência muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta). os insetos (baratas. com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. e as partículas sólidas que se encontram em suspensão. escurecendo. CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deterioração já iniciado. os roedores e os fungos. isto é. modificando cores. RESTAURAR Qualidade do Ar Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma parcial ou total.

São Paulo: Arquivo do Estado. J. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos. Norma Cianflone. Deve-se utilizar o mobiliário com padrão arquivístico. Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental.cenadem.gov. 89 p. CASTRO.imageware.com. SOUZA NETO. . Arquivologia = Ciência. Astréa de Moraes e. 1998. IMAGEWARE . (Como fazer. FONTE AVEDON. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. de. Arquivo: teoria e prática. Marilena Leite.sp. danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES. Disponível na integra em: http://www. O microfilme.br GONÇALVES.saesp. D. Janice.1). M. caixas) também são importantes para garantir a integridade documental. pastas.minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos. v. visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros.br/cf1. Ieda Pimenta. M. São Paulo: CENADEM. São Paulo: Arquivo do Estado.br PAES. 1998. Como avaliar documentos de arquivo.com. CENADEM – http://www. A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes. Arquivística = Técnica.html CASSARES.http://www. Como classificar e ordenar documentos de arquivo.

os números são dispostos em grupos de dois dígitos. Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19. Marilena Leite. Grupo 2 • Registro • Movimentação Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. porém. Arquivo: teoria e prática. Ex: 56212 05-62-12 ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Ex: Existem dois tipos de ordenação alfabética. adiciona o carimbo de data de recebimento. Faz o registro do documento anotando dados de identificação. seguido do grupo secundário. (desconsiderar o espaço entre as palavras). 93. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai . . Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). Grupo 1 • Recebimento • Classificação Recebe a documentação . e encaminha os documentos aos setores a que se destinam.LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. Monteiro Montenegro MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Os documentos são numerados seqüencialmente. e lidos da direita para a esquerda formando pares. faz a separação de acordo com a sua classificação. separados por hífen.MÓDULO COMPLEMENTAR PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Arquivologia NUMÉRICO DÍGITOSIMPLES TERMINAL 56212 21-87-03 86212 05-62-12 94217 08-62-12 218703 09-42-17 672789 97-26-89 972689 67-27-89 Conteúdo transcrito de: PAES. 1 . e do grupo terciário 82.ARQUIVOLOGIA .PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.

Na literatura arquivística. De imediato. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. D) levantamento da produção documental.Um arquivo público (federal. C) avaliação e organização da documentação. aplicação de normas internacionais. websites. ata. Sobre essa equação. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: A) seleção e destinação dos documentos. ela é uma entre outras. B) os arquivos definitivos só possuem documentos de valor histórico intrínseco. C) relação custo benefício de sua implantação. para organizar a documentação armazenada. D) o documento que possui valor secundário agrega a necessidade histórica. 3 . 5 .A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: A) legislação em vigor. relatório. normas princípios 4 . armazenamento. E) a necessidade histórica independe do valor secundário e do valor primário. 1 . D) comutação internacionais de arquivísticos. B) higienização e acondicionamento. E) controle do fluxo de documentos. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização.ARQUIVOLOGIA – BATERIA DE QUESTÕES 1 . e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. B) espécie documental. denomina-se: A) série. que reúne tipos documentais por suas características comuns da estruturação da informação. estadual ou municipal). 7. 2 . (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. C) não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica. C) grupo. conservação e restauração de documentos denominase: A) preservação. E) avaliação. comutação de registros documentais nacionais e internacionais. D) restauração.A divisão de gênero documental. seleção. Rousseau e Couture esclarecem: A) os autores não aceitam a denominação valor secundário. B) preceitos técnicos da arquivologia. D) subseção ou subgrupo. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. comutação bibliográfica internacional. inserção no Programa da Sociedade da Informação. C) avaliação. edital. B) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas. E) transferência da documentação e sua fotogrametria. 6 . arquivamento e microfilmagem. legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação. Arquivologia E) fundamentos arquivísticos. comutação de registros documentais internacionais. D) seleção e restauração da documentação. aplicação de normas internacionais. B) descrição. Carta. o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: A) arranjo e destinação da produção documental. bibliográfica. E) subsérie.Observe a equação relativa à utilização de arquivos definitivos: arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica. além da permanente. C) conservação.O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento.

Arquivologia 2 . Anos mais tarde. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros. condicionando sempre os interesses de quem o manipula. (C) o documento de arquivo em si é neutro.(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso público. produzindo processos. (E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa científica. O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas. (C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta. (E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. Durante o período da Ditadura Militar. revelando a verdadeira intenção documental. Este episódio é bem ilustrativo de que (A) nenhum documento é neutro. condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. parte da repressão aos opositores foi feita pela via jurídicolegal. existindo diferentes possibilidades de aplicação. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente. 8. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. 10. tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo: (A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de São Paulo 9. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

dos itens documentais dentro das séries.11. em fundos. (A) O arranjo deve levar em consideração a ordem original dos documentos. reunidos pela semelhança de atividades. a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural. (C) Denomina-se arranjo à ordenação dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora. Nº do dossiê 103. ou seja. visam distribuir os documentos de um arquivo. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios.206 152. seguindo o método proposto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2). nas áreas e estruturas que lhes são destinadas. As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem (A) ser organizadas por assuntos. para cada documento. respeitando sempre os princípios da arquivologia.206 151.977 784. conforme indica a tabela abaixo. séries dentro dos fundos e.678 322. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os respectivos funcionários. se necessário. agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema.020 Nome do funcionário Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit 12. 13. Indique. (C) constituir fundos diferentes. entre as alternativas. a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados. (A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues (B) Maria Júlia Rodrigues Antônio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (C) Antônio Heron Ferreira João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Arquivologia 3 . (E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que. (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentação quando retratarem aspectos urbanos antigos. de acordo com o fotógrafo autor da imagem. indique a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal.120 984. de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora. há que remontar ao órgão governamental. (D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual. repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido.

já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas. 19. Usa-se. o seu procedimento e o seu funcionamento. e) sala de consulta. preservando o microfilme. Com tal equipamento.(D) ser agregadas às demais fotografias. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas.O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. c) arquivo intermediário. (B) é desnecessária. (C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos. (E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para o armazenamento.Observe o quadro abaixo: 15 . também. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de a) protocolo. passando pelos estágios corrente e intermediário.O procedimento de microfilmagem elimina o prévio tratamento técnico da documentação. O equipamento. (E) sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos. (D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático. 20. a confecção de um filme cópia. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. 17 . constituindo-se coleções temáticas. a partir do filme original. foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de arquivos correntes. (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança. de Marilena Leite Paes. 16 . Nesta situação específica.Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática. (V) (F) 14 Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente. d) arquivo permanente. ainda em curso. que permite armazenar as informações microfilmadas em qualquer suporte informático. b) arquivo corrente. (V) (F) 18. estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia. espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e de Cd-Roms.A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos. do mesmo assunto.Os documentos de segunda idade são aqueles a) que retratam a origem da entidade. (V) (F) Arquivologia 4 . públicas ou privadas.

c) se cumpre no arquivo corrente. o recolhimento.Entre as atividades de conservação. a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à a) b) c) d) e) duplex. Schellenberg. na categoria de documentos iconográficos. 24 Quanto ao gênero. decimal. inserem-se os desenhos. a destruição. a microfilmagem. as fotografias e as gravuras (V) (F) Com relação à política de avaliação a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivístico. dessa maneira. 26 Somente serão recolhidos à fase permanente os documentos com valor secundário. Acerca do recolhimento de documentos.Nas operações de destinação propostas por T. a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação Considerando o universo de normas. não consta a) b) c) d) e) a doação. d) pressupõe a garantia de direitos. a transferência. alfabética. assinale a que corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. na obra Arquivos Modernos. dicionária. os negativos. Arquivologia 27 Os usuários terão acesso somente às reproduções dos documentos. b) ocorre durante a vigência do documento. garantindo-se. R. (V) (F) 22. a preservação do suporte original. conceitos. (V) (F) 21.Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda de documentos de arquivo. julgue os itens subseqüentes. e) se define durante a tramitação. (V) (F) 5 . 25 Compete às comissões setoriais de avaliação de documentos a aprovação das amostragens. é correto afirmar que a) se relaciona ao valor secundário. práticas e finalidades das atividades desenvolvidas no âmbito da Arquivologia. 23. enciclopédica. julgue os seguintes itens.Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática. julgue os itens subseqüentes. os diapositivos. de Marilena Leite Paes.

sendo. funções e atividades por ela desenvolvidas. Acerca dos documentos eletrônicos. opõe-se à coleção. (V) (F) 36 O documento eletrônico pode apresentar perdas da integridade do conteúdo. julgue os itens subseqüentes. deve organizar seus arquivos com base a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes conteúdos. cujas bordas são seladas. (V) (F) 38 A acumulação. para readquirirem flexibilidade pela absorção de vapor d’água. porventura. julgue os itens a seguir. 31 Os documentos de terceira idade que. poderá ser utilizado qualquer grau de redução. (V) (F) 32 A laminação corresponde à utilização de agentes químicos para a eliminação de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. julgue os itens a seguir. pública ou privada. (V) (F) nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivística em todo o mundo. (V) (F) Com relação à preservação de documentos. é aconselhável a transferência periódica dos dados para outros suportes. apresentem um estado de conservação precário devem ser objeto de avaliação para posterior eliminação. (V) (F) 33 A umidificação é um procedimento em que documentos ressecados são colocados em uma atmosfera úmida. c) nos códigos de classificação dos documentos do governo federal. portanto. 28 A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações. b) transferência natural de documentos. desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução. (V) (F) 34 A encapsulação é um processo de preservação no qual o documento é colocado entre duas superfícies de plástico transparente. sendo permitida a utilização de microfichas. tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. d) na distribuição hierárquica dos documentos em dez grandes classes. em que há a) procedimentos seletivos de reunião de documentos. adotada em detrimento da emulação. 35 Na conservação desses documentos. a migração é a alternativa de mais baixo custo. e) ligação entre os valores primários e secundários dos documentos. c) relação orgânica entre documentos d) correspondência entre os documentos e a s atividades da instituição.Tendo em vista a legislação que regula a microfilmagem de documentos oficiais. (V) (F) 30 Na microfilmagem. 39 Uma entidade. e) nas competências. b) nos assuntos tratados na correspondência dos seus órgãos de cúpula. formação típica dos arquivos. (V) (F) 37 Na preservação dos documentos eletrônicos. As discussões em torno da produção e preservação dos documentos eletrônicos têm sido uma constante Arquivologia 6 . (V) (F) 29 É vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo.

44 O gênero distingue os documentos a) textuais dos iconográficos audiovisuais. d) relação de documentos a serem microfilmados. 43 Na avaliação de documentos de arquivo. são atividades prévias: a) eliminação de documentos supérfluos e repetitivos. d) a aplicação das normas da ISAD(G). b) a elaboração de planos de destinação de documentos. c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade. Arquivologia 47 Um plano de classificação deve basear-se a) nos gêneros documentais. b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do órgão produtor.40 Por diagnóstico de arquivo entende-se a) o recolhimento da massa documental acumulada. c) depende de sua vigência jurídicoadministrativa. e e 41 Na elaboração da tabela de temporalidade. o potencial informativo dos documentos a) é inversamente proporcional ao seu grau de sigilo. e) recolhimento das séries documentais ao arquivo permanente. c) os documentos e as atividades da instituição. b) a adoção do método numérico-cronológico pelos protocolos dos órgãos públicos é um poderoso instrumento de apoio. a) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos. segundo recomendação do CONARQ. e) não favorece a pesquisa retrospectiva. e) a eliminação de documentos. c) sigilosos dos reservados confidenciais. d) a liberação de espaço físico tem sido um argumento forte. d) equivale ao que lhes permite o valor primário. e) manuscritos dos impressos dactiloscritos. não pode ser feita por meio de fragmentação manual ou mecânica. c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermediário. são em geral considerados de valor permanente a) as cópias cujos originais são conservados. d) os documentos desprovidos de interesse para a administração. d) os originais e as cópias dos documentos e) os documentos e os assuntos tratados. 7 . c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem. e) os documentos apócrifos. e) a análise das informações básicas sobre arquivos. b) os documentos cujos textos estão reproduzidos em outros. 42 Na prática de avaliação. b) as atividades da instituição e as de entidades congêneres. d) ativos dos semi-ativos e inativos. e 45 Nos arquivos permanentes. formatos e suportes. c) os documentos que comprovam a origem da entidade. 46 O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre a) as atividades-fim e as atividades-meio. b) extrapola as razões pelas quais foram criados. b) públicos dos privados e notariais.

e) promover a cultura de térmitas. pergaminho. c) utilizar materiais de qualidade arquivística. pois a) b) c) d) não alcançam valor histórico.b) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. e) na estrutura. demandam diferentes métodos de leitura e de conservação. 52 Para estabilizar os documentos. b) gênero documental. e) só podem ser analisados por cientistas da informação. deve-se a) aplicar solventes na limpeza da superfície. fita magnética. Arquivologia 8 . deve-se a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa. têm espécies e tipos indeterminados. interrompendo o processo de deterioração de seu suporte. para que o papel não fique ressecado. e) passar borracha nos papéis de textura porosa para efetuar limpeza de superfície. d) permitir que os gases e partículas sólidas atuem no controle da qualidade do ar. b) expor o papel à radiação ultravioleta. filme de sais de prata. d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse históricos. funções e atividades das instituições de origem dos documentos. b) adotar procedimentos arquivísticos irreversíveis. 48 Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel. e) tipo documental. c) suporte. para fins de guarda prolongada de documentos. c) utilizar fungicidas e água nocombate aos esporos ativos e dormentes. 50 Na solução de problemas de mudança de suporte. d) evitar colas a base de metilcelulose. c) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. 51 Na conservação dos arquivos. 49 Contrato de prestação de serviço é exemplo de a) espécie documental. a literatura arquivística recomenda o uso de a) b) c) d) e) disco óptico. são desprovidos de autenticidade. d) formato. por meio do termo-higrômetro. disco rígido.

pode desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição. Paes e Bellotto. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se: a) arranjo. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidadão brasileiro reúne. Desse modo. c) ponto de acesso. mas principalmente. localizar o código. e) triagem. ou seja. ligadas numa hierarquia. (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo. e) eletrônico. civil e administrativa. b) parte de arranjo. c) descarte da sua documentação em instituições públicas. como término da atividade. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento. assunto etc”. No entanto. incorporação por outra instituição. a contar da data de seu arquivamento. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público. b) levantamento. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia. a sua cobertura deve ser total. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. de acordo com a última versão da ISO3166. 13. a contar da data de sua organização. mesmo refutados em princípio. e) 60 anos. de uma família ou de um indivíduo. pois. e) área de relevância. vinculáveis a redes remotas. d) organização. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. alguns documentos classificados como sigilosos. c) conservação. 14. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um computador. b) especializado. e) termohigrógrafo. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais. c) levantamento. são denominados: a) e-mail. se um fundo como um todo estiver sendo descrito. e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística privada. 8. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. de um estabelecimento. haverá: a) transferência da sua documentação a organismos governamentais. de uma época ou de uma região. e) restauração. sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. de uma forma geral.. em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento. b) relacionamento. e) Informalidade. 10. 5. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. b) destinação. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. e) codificação. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. d) obturador. c) Naturalidade. e) Microsoft. quando necessário. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. b) cela de fumigação. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos modernos como: a) ar condicionado. d) imagnético. Esses documentos. isto é. para uma investigação acadêmica. eles podem ser declarados de interesse: a) judicial e restrito. b) viabilidade. c) intermediário. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome.. são mantidos em seu poder. o 1. c) organicidade. d) depuração. estas podem ser descritas em separado. documentos importantes que contam a trajetória de sua vida. são várias as instituições que deixam de existir por diversos motivos. Tal técnica é denominada descrição: a) multinível. no arquivo de uma instituição de ensino superior. . b) excel. referentes à segurança da sociedade e do Estado. d) 50 anos. identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como: a) item de série. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da: a) Proveniência. c) triagem. d) Temporalidade. d) terciário. sem critérios técnicos ou científicos. 16. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos. se é necessária a descrição de suas partes. d) dossiê. em um ambiente de arquivo insalubre. 6. 11. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. expressão ou código que pode ser usado para pesquisar. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de: a) proveniência. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de: a) prescrição.(UFRJ / Arquivista / 2004) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor. se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. na forma da legislação em vigor. b) prevenção. b) indexação. e) resolução. e) deterioração. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. a contar da data de sua produção. ao longo de sua existência. b) 30 anos. b) organização da sua documentação em órgãos públicos. c) 40 anos. na maioria. b) relevante. Assim. c) deonizador. 3. é o documento: a) sistemático. e) funcionalidade. Essa é a definição de: a) carta. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte. d) access. pois ele é o responsável pelos documentos arquivados. por meio de redes locais. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) racionalização. palavra-chave. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulação dos recursos da internet no interior das organizações. b) Territorialidade. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz.”: a) permanente. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país. deverá ser representado numa só descrição. a contar da data de sua movimentação. 17. d) restauração. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. Assim. d) simultaneidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administração pública. 18. segundo Bellotto (2004). em memórias eletrônicas de massa”. c) sonoro. b) notação. (UFRJ / Arquivista / 2004) A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: a) 20 anos. c) avaliação. d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública. c) avaliação. aumentar o índice de recuperação da informação. e) acondicionamento. temperatura e umidade relativa do ar. d) destinação. e) corrente. c) determinação. A soma total de todas as descrições obtidas. d) classificação. termo. 2. como também os que possuem valor. de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. 9. d) disseminação. d) identificável. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. são corroborados mais adiante. assegurar a preservação de certos documentos. b) ofício. e) identificação. 12. 4. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. b) público e social. e) estrutural. Nessa perspectiva. 7. garantindo consistência da área. utilizando o índice. sendo seu autor identificável por meio de um código. a cultura e o desenvolvimento nacional. falência etc. a contar da data de sua destinação. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. c) memorando. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. evento. c) contextualizada. b) mutável. o código do detentor. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição. agregar documentos por fundos. d) classe de referência. “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade. 15. visando não apenas a eliminação. c) intranet.

c) informação. reunião e ordinária. para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia. b) resumo. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) Arquivo e do Congresso. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. as palavras-chave principais são: a) informação. 34 . são finalidades do: a) índice. os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais . e) originalidade. utilizando critérios temáticos. b) numérico. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados.c) nacional e internacional. c) sete classes principais e três classes gerais. b) movimentação alfanumérica. onomásticos etc. c) permanente.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações. e) nove classes principais e uma classe geral. d) COLMARQ. dos anos de 1973 a 1985. e) refrigeração. e) remissiva alfabética. d) reunião ordinária. sob pena de responsabilidade. que é a tabela de: a) operacionalidade.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. d) inventário. o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico. b) ABARQ. 19. e) geográfico. e) Arquivo Judiciário. Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005. b) método de arquivamento. 25 . 41 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gênero. c) especializado. b) climatização. UFRJ e ano de 2005. informação e orçamento para 2005. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. e) 300 anos. por meio de instrumentos. 32 . visando à gestão. e) palavra-item. visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico. e) corrente. e) estratégico. obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. 30 . d) 250 anos. e) Estado e da Sociedade. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do: a) CONAR. formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial. c) ARCAR. e) conservação.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetação. c) palavra-chave. e) informação. b) seis classes principais e quatro classes gerais. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do: a) Arquivo Estadual. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. d) Arquivo Histórico. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. d) catálogo. b) prescrição. na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ. b) Homem e da Comunidade.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. e) CONARQ. c) inventário. de acordo com os valores informativos e probatórios. e) AAB. e) preservação de documentos. d) fumigação.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de: a) 100 anos. b) 150 anos. c) REBARQ. c) sistema de notações. 37 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. é a tabela de: a) temporalidade. d) sigilosos. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. c) ordenação alfabética. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória. cronológicos. Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ. e) histórico e administrativo. 22 . denomina-se: a) monitoração. foi discutido o orçamento para o ano de 2005”. c) organicidade. e) jurídico. 21 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. d) intermediário. d) Governo e da Política.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais. c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ. c) Arquivo Nacional. 26 . 38 . e) secretos. b) reunião ordinária.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário. administrativos e culturais em geral. 28 . b) palavra-guia. e) instrumento de pesquisa. 35 . d) unitermo. de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus recursos. 24 . d) intermediário. 4º da Lei 8.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição. visando a incluí-los num instrumento. c) restauração de documentos. d) oito classes principais e duas classes gerais. b) SINAR. d) tabela de codificação.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O art. 20.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. 29 . e) topográfico. b) permanente. d) movimentação de documentos. e) guia. além de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares. 31 . contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. 23 . d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ. b) permanente.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos. O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice. de umidade relativa e de poluentes. 40 . d) UNESCO. d) equivalência. 33 . d) privado e individual. d) temporalidade. d) palavra-índice. c) destinação. c) especial. é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos. c) guia. 36 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ. c) dicionário. b) intermediários. e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Na mensagem: “informamos que. d) descarte de projeções. b) repertório. 27 . c) Público e da Vida. a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga. b) Arquivo Municipal.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal. b) especializado. c) esterilização. c) permanentes. d) corrente. c) 200 anos. b) incineração de documentos. b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR. 39 . b) caducidade.

é chamada de: a) subsidiária b) secundária c) primária d) especial 44 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Método Numérico Simples. Amadeo 4) Rafael Colorado Filho 5) Dr. e não a forma dos móveis. obedecendo às regras da ABNT é: a) 3 – 1 – 4 – 5 – 2 b) 2 – 5 – 1 – 3 – 4 c) 3 – 1 – 5 -4 – 2 d) 2 – 3 – 1 – 4 -5 48 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. é: a) 3 – 5 – 2 – 4 – 1 b) 3 – 2 – 5 – 4 – 1 c) 2 – 5 – 4 – 1 – 3 d) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 49 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organização pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. é: a) 2 – 5 – 3 – 1 – 4 b) 5 – 2 – 3 – 1 – 4 c) 2 – 3 – 1 – 4 – 5 d) 3 – 5 – 1 – 2 – 4 50 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros 2) Pessoal 3) Auditoria 4) Transportes 5) Material A seqüência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é: a) 3 – 5 – 2 – 1 – 4 b) 3 – 2 – 1 – 4 – 5 c) 4 – 1 – 2 – 5 – 3 d) 5 – 4 – 1 – 2 – 3 51 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 56 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os arquivos ou coleções são colocados. Martins de Exportação 2) Salvador (BA) – Farmácia Ramos 3) Belo Horizonte (MG) – Vila Rica Hotel 4) São Carlos (SP) – José Malgor & Cia. 1) Petrópolis (RJ) – Cia. que são: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrônico e) vertical e horizontal 63 . segundo critério geográfico. 1) José Amadeo 2) Angel O’ Neil 3) J. devem ser consultadas superpostas. de acordo com a codificação dada aos mesmos.2 – 102 – 103 52 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de arquivamento de documentos cuja pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave. avaliação. Assim. descrição. transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição. na modalidade estado. de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 55 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. Renato Figueroa A seqüência dos números que correspondem à ordem alfabética. seções. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.1 – 101. as quais. que constituirão uma série à parte. desenvolvimento e utilização dos arquivos. ao analisar estatutos. dá-se o nome de: a) estatuto b) circular c) rotina d) edital 59 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático. a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 62 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posição em que são dispostas fichas e documentos. fisicamente. na modalidade cidade. 1) Rio de Janeiro – Vassouras – Oliveira & Santos 2) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Irmãos Gonçalves S/A 3) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Sociedade Protetora dos Animais 4) Rio de Janeiro – Teresópolis – Jone’s – Shop 5) Rio de Janeiro – Resende – Hotel da Serra A ordenação dos números. descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia 60 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas. é: a) duplex b) decimal c) unitermo d) automático 53 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de princípios (análise. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas. segundo o Método Geográfico. normalmente subdividido em títulos. onomástico ou geográfico. arranjo. regimentos e normas. incluindo. organização. segundo o Método Geográfico. parágrafos. estado e correspondente. distinguirá os tipos de arquivamento. cidade e correspondente. 5) Brasília (DF) – Importadora Nacional A ordenação dos números. cronológico. denomina-se: a) lista de inclusão b) lista de eliminação c) inventário analítico d) inventário sumário 61 – (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos. segundo o Método Decimal.600 b) 100 – 111 – 112 – 113 – 120 – 130 c) 100 – 110 – 111 – 112 – 120 – 130 d) 100 – 101 – 101. denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 54 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de análise da documentação de arquivos. sob custódia de terceiros. capítulos.42 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporária c) permanente d) intermediária 43 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto à sua função. chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 45 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja inscrição na projeção é A – C possui uma notação do tipo: a) aberta b) fechada c) numérica d) alfanumérica 46 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operação de arquivamento. alfabético. em que é feito o arranjo dos documentos. Cursos Cursos da SMA Graduação Intensivo Cursos da FAE Cursos do DPE A codificação correta destes assuntos. sem que haja transferência de posse ou propriedade. artigos. visando estabelecer a sua destinação. partindo da classe 100 é: a) 100 – 200 – 300 – 400 – 500 . denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 47 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes abaixo. realiza-se a etapa preliminar de: a) análise b) avaliação c) prognóstico . é chamado de: a) destinação b) depósito c) acervo d) legado 57 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 58 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de regras fundamentais e orgânicas de uma entidade coletiva. cronogramas. F. todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. incisos e alíneas.

Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico. É o instrumento de pesquisa mais genérico. em arquivística.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 76 . Arquivologia-Transferência / 1997) A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 84 . cuja organização deve refletir o arranjo adotado para disposição do fundo.) 66 .(UNI-RIO.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amália Alves & Cia. quanto à sua guarda e acesso público. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo. a qual poderá variar em função de cláusulas restritas. Moysés c) FILHO. ao analisarmos os estatutos. descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais. se necessário. controle. 65 .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 82 . é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 83 . análise e eliminação b) expedição. a ordenação das séries dentro dos fundos e.(UNI-RIO. como também os que detêm valor informativo ou probatório.) Silva. pela natureza de seu conteúdo informativo.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como convites recebidos.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo arrolamento. visando a tornálos úteis para fins administrativos. pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 74 . basicamente. segundo critério geográfico. MATEUS Moysés b) MANTHEUS FILHO. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo PAES (1986:14). é efetivada no seguinte arquivo: a) inativo b) central c) corrente d) permanente e) intermediário 71 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a análise da documentação. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a: a) palavra b) informação c) alfabetação d) procedência e) correspondência 69 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 75 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo. implantação e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetação. organogramas e . Moysés Mateus d) MOYSÉS. Arquivologia-Transferência / 1997) A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento. os itens documentais dentro das séries. colocando-o numa capa de cartolina.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. Alba Amália Alves & 67 . distribuição e movimentação e) planejamento. adequandoos aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moysés Matheus Filho a) FILHO. retenção e expurgo c) avaliação. Numera-se o documento depois de autuado. ordene os nomes das questões de nº 25 a 27. regimentos. Alba Amália e) CIA. é entendida arquivisticamente como: a) distribuição b) divulgação c) gênero d) seleção e) acesso 86 . Arquivologia-Transferência / 1997) O documento. controle. ALVES &CIA. ou parte dele. Thiago Silva (Dr. sendo ligados da direita para a esquerda.) Thiago Silva. Alba AMÁLIA ALVES d) ALVES & CIA. Matheus Fillho e) Matheus Moysés. As atividades desenvolvidas no arranjo são: a) intelectuais e físicas b) científicas e culturais c) físicas e científica d) físicas e culturais e) culturais e físicas 81 – (UNI-RIO.(UNI-RIO.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de arquivos podem assumir. dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método geográfico é do sistema direto.(UNI-RIO. Além do número. Igor Thiago Silva a) (Dr. regulamentos. a ordenação dos documentos em fundos. normas. arranjar. Alba c) &Cia. Igor Thiago d) (Dr. como uma série. independente da forma física que apresentam. movimentação e descarte d) recebimento.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos realizados por um técnico de arquivo foram numerados seqüencialmente. pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. determina medidas especiais de proteção. FILHO 68 . a) ALBA. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 70 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual. é o: a) guia topográfico b) catálogo temático c) índice onomástico d) inventário sumário e) repertório alfabético 77 . IGOR e) SILVA.(UNI-RIO. alfabético. numérica ou alfanumérica.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local.d) planejamento e) levantamento 64 . Arquivologia-Transferência / 1997) O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqüência alfabética. conservar.) Igor Thiago. fazendo com que os números ficassem dispostos em 3 grupos de 2 algarismos cada um. Silva b) IGOR. formando pares. Igor Thiago (Dr. material de divulgação de terceiros e correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediária e) administrativa 73 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir. são transcritas outras informações. levantamento. de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. impõe-se a elaboração de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalência c) prescrição d) valoração e) descarte 72 . sendo a busca feita diretamente ao documento. AMÁLIA ALVES & CIA b) AMÁLIA. podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 80 . é identificado como: a) especial b) corrente c) técnico d) especializado e) geral 85 . numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 78 . apresentando uma peculiaridade.) c) (Dr. registro. análise. O técnico de arquivo se utilizou do seguinte método de arquivamento: a) dígito-inicial b) dígito-binário c) dígito-terminal d) dígito-secundário e) dígito-intermediário 79 .

“a seqüência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão 97 . preservação e acesso aos documentos de arquivos. conservação.(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e Coutoure. é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 91 . análise documental e arquivamento 107 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notação dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenação dos documentos e) plano de destinação dos documentos 105 .”. de forma a garantir seu pleno uso administrativo. o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos é: a) o ineditismo das informações ou novas interpretações b) a freqüência de utilização dos documentos c) a possibilidade de informações sobre documentos primários d) a novidade ou interpretação de fatos acontecidos e) o registro de informações sobre documentos secundários .(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) A descrição é tarefa típica do arquivo: a) corrente b) intermediário c) permanente d) especial e) especializado 98 . como embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. Arquivologia-Transferência / 1997) Dentro das ciências documentais. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência tem o nome de: a) especial b) subsidiária c) primária d) secundária e) terciária 88 . científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos: a AAPE b) COEARJ c) ACARJ d) CEA e) CONEARQ 108 . em relação significativa de tais unidades entre si. e que está universalmente consagrada. tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A cristalização e a divulgação do termo arquivo ocorrem: a) no período de transição da idade antiga para a média b) no período de transição da idade média para a moderna c) no início da idade moderna até meados do séc.(UNI-RIO. teve seu início na: a) Inglaterra b) Espanha c) Venezuela d) Argentina e) França 95 . referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) físico c) funcional d) intelectual e) condicional 89 . que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão.. Assim.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Ao longo da história.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Órgão colegiado. Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso. geração/gestão e difusão d) organização. XVII d) no período de transição da idade moderna para a contemporânea e) no início da idade contemporânea até meados do séc. que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos. Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. a diplomática é a atividade que se ocupa da descrição e da explicação dos atos escritos.(UNI-RIO.. Arquivologia-Transferência / 1997) Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas. “. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo Michel Duchein. A este instrumento denominamos: a) repertório b) inventário c) catálogo d) índice e) guia 99 . os instrumentos de que dispõe e quais são as fontes complementares.(UNI-RIO. tais como Arquivos. ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário. com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 94 . e arquivamento b) armazenar. Arquivologia-Transferência / 1997) O fator norteador da constituição do fundo. Arquivologia-Transferência / 1997) As projeções das guias. Arquivologia-Transferência / 1997) As atividades de colocação dos papéis nas galerias.(UNI-RIO.. segundo Belloto. o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 90 . Seu campo de aplicação são os documentos gerados pela área: a) privada b) pública c) judicial d) policial e) cartográfica 101 – (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 102 .(UNI-RIO. apensamento. análise. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento. conservação.(UNI-RIO. possuem funções. um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) órgãos d) itens e) conjuntos 93 . as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação. estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 100 .(UNI-RIO. a natureza dos fundos que ele abriga. arquivamento e conservação e) autuação. é um instrumento descritivo e feito com espírito prático.. Arquivologia-Transferência / 1997) A teoria dos fundos. Arquivologia-Transferência / 1997) O instrumento de pesquisa. XIX 106 . organização e guarda b) produção. em um arquivo corrente. tramitação.(UNI-RIO. estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliação b) levantamento c) planejamento d) implantação e) acompanhamento 87 . Arquivologia-Transferência / 1997) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 96 . é a: a) norma do documento b) origem do documento c) função do documento d) organização do documento e) subordinação do documento 92 . avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 104 .demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo. seu empacotamento. estantes ou caixas. Arquivologia-Transferência / 1997) Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento. fixação de etiquetas etc. Arquivologia-Transferência / 1997) De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia. memória.(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se: a) nível de descrição b) avaliação c) arranjo d) identificação e) descrição multinível 103 . de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários. Bibliotecas.(UNI-RIO.(UNI-RIO..(UNI-RIO. conservação e autuação c) tratamento.

audiovisuais. localização de originais. depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente b) gerencial. título. audiovisuais. sistema de arranjo. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. jurídicas e geográficas por meio de: a) relação de identificadores comuns b) unidades de descrição relacionadas c) controle de autoridade d) referência cruzada e remissiva e) registro analítico para entidades e lugares 112 . e está sendo realizada pela DWDM e) não foram aprovadas na instância responsável pela formulação da política brasileira de arquivos 130 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O método decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificação de Melvil Dewey.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional – ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação: a) fiscal. d) dimensão da unidade de descrição.159). sonoros. fonográficos d) filmográficos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 117 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um arquivo público (federal. nível de descrição. a utilização e a difusão b) os elementos formais e de conteúdo c) estrutural. filmográficos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na literatura. o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação. legal e histórica 110 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001). administrativos. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. legais e técnicos d) históricos. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: a) seleção e destinação dos documentos .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. técnica de energia elétrica e fisca e) tributária. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do conteúdo. arranjo. em decorrência de suas atividades. os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. cartográficos. cartográficos. determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva: a) código de referência. a expressão website é conhecida também como site.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8. os órgãos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor: a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos metodológicos b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade 124 . mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 119 . deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 122 . microformas. resumo. sonoros b) cartográficos. audiovisuais. conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 125 . iconográficos 116 . atividades-fim e notação pura d) atividades-meio e notação pura e) atividades-meio e notação mista 127 . O índice elaborado para um código de classificação de documentos é denominado: a) analítico-sintético b) declarativo c) pós-coordenado d) integrado e) relativo 118 . condições de acesso. os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais. a expressão correta deveria ser sites b) não foram formuladas. dimensão da unidade de descrição. administrativos. As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral 129 . código de referência e) nível de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo objetivo básico de registro de autoridade arquivística e que descreve entidades de natureza diversas: a) ISSN b) ISAAR(CPF) c) ISGML (MAD2) d) ISDTD e) ISAD(G) 128 . b) título. de pessoal. contudo a natureza de sua composição poderá ser: a) o acesso. histórico e / ou jurídico c) legal d) informativa de divulgação. contábil-financeiros.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) é feita a recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas. armazenamento.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 111 . de pessoal. audiovisuais e) fonográficos. contábil.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construção de websites de instituições arquivísticas: a) estão em fase de implantação pelo SGML. seleção. em fase inicial. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. a comunicação por meio eletrônico é fundamental. de pessoal 114 . notação mista e enumerativa c) atividades-meio. além da permanente.109 . c) acumulação dos documentos da unidade de descrição. iconográficos. revisto e ampliado conforme Resolução nº 14/20001 (DOU 8/2/02). técnicos e históricos b) administrativos. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente 120 . nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental. As discussões sobre a assinatura digital no Brasil estão centradas na (os): a) falta de capacitação de pessoal que domine esse tipo de tecnologia b) critérios não definidos para correspondência entre autora aparente e autoria real c) ausência de tecnologia para segurança da credibilidade dos documentos e da autoridade certificadora d) critérios de transferência e conservação das informações entre memória do computador e cd-rom e) formação de cyber notários 126 . fonográficos. jurídico e técnicos c) diplomáticos. funcional ou por espécie documental d) os tipos de instrumentos de pesquisa e) as técnicas de armazenamento 121 . inclui as: a) atividades-fim e notação pura b) atividades-fim.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G). administrativos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A gestão da informação orgânica permite que sejam realizadas: a) as revisões de literatura b) as análises de periódicos eletrônicos c) os repertórios de literatura d) as investigações em fontes terciárias e) as pesquisas retrospectivas 113 . nível de descrição. para organizar a documentação armazenada.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das três idades.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. e a forma portuguesa sítio é pouco usada d) estão sendo implantadas. iconográficos c) microformas.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um dossiê / processo é geralmente uma unidade básica de um (a): a) tramitação b) série c) apenso d) consulta por derrogação e) plano de acesso 123 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração de Arquivo para a Administração Pública.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O princípio norteador da série é o tipológico.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Constituem documentação especial de arquivos os documentos: a) audiovisuais. contábil. 115 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinâmica da Internet e da sociedade da informação. De imediato. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. técnicos ou especializados e) técnicos. estadual ou municipal). dimensão da unidade de descrição. a expressão correta deveria ser web c) foram recomendadas. preservada por apresentar informações de valor funcional.

b) higienização e acondicionamento c) avaliação e organização da documentação d) seleção e restauração da documentação e) transferência da documentação e sua fotogrametria .

GABARITO: 1 21 41 61 81 101 2 22 42 62 82 102 3 23 43 63 83 103 4 24 44 64 84 104 5 25 45 65 85 105 6 26 46 66 86 106 7 27 47 67 87 107 8 28 48 68 88 108 9 29 49 69 89 109 10 30 50 70 90 110 11 31 51 71 91 111 12 32 52 72 92 112 13 33 53 73 93 113 14 34 54 74 94 114 15 35 55 75 95 115 16 36 56 76 96 116 17 37 57 77 97 117 18 38 58 78 98 118 19 39 59 79 99 119 20 40 60 80 100 120 A D C B A D C E A D B A C E C E A B B E B A E C B D B A D C E B D B C E B A E C C C D C B C A B D A C C D B D B D A A C B E E D E A B D E C A B C B A D B C E A B C A D E B A B A B B C D E D A C E A B D C B D A C E B B E C E E D A C E B D C 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 D B A A C D B B C C .

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