NOÇÕES

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ARQUIVOLOGIA - TRE

dos com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivos de documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservaDe acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( )

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1.

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NOÇÕES
01. 1. 2. 3. 4. 5. GABARITO CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses documentos são de origem funcional. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de empresas são em sua maioria de via única, e/ou exemplar único. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. c) Classificação 1 - Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas - ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 - Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, é necessário que se adote, em relação aos documentos, uma metodologia de organização e guarda. Para isso, foram definidas as três idades dos arquivos. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é constituído de documentos de uso freqüente, normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de terceira idade - é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor

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ARQUIVOLOGIA - TRE

legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 3 - Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. • Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. • Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 4 - Natureza dos documentos • Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle, conservação etc. • Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico, independentemente da forma física apresentada, como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos são também chamados, impropriamente, de arquivos técnicos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas, deslizantes, estantes etc.). Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar: • Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, restaurantes etc. • Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura etc. • Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depois carregado verticalmente. • Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papéis. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos, principalmente na parte denominada arquivo de movimento. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. 1. 2. 3. 4. 5. 01. 1. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia, preservando a sua inegibilidade. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. ( ) Servir à administração, para atender às necessidades de repasse de informações. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. GABARITO CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-

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to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia, esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade, que dá sentido de um documento desvalorizado. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente, os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações, as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes, João Bernardo, Walter Diamantes, Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março - julho de 1990 Agosto - dezembro de 1990 Janeiro - março de 1991 • Promoção OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-cronológico. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. A notação pode ser: A

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2.

Notação alfabética

3. 4. 5.

010 Notação numérica

A-50

Notação alfanumérica

• Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. A Exemplo:

b)

GUIA PRIMÁRIA

b)

Guia secundária - indica uma subdivisão da primária. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA

c)

Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA

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NOÇÕES
d) Guia especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

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É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.

Exemplo:

GUIA ESPECIAL

Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. PROJEÇÃO OU GUIA

Exemplos: - Carlos José José, Carlos. - Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos. Guimarães, Pedro Oliveira. - Pedro Oliveira Guimarães - Eliana Pena Pena, Eliana. OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética de prenome. Exemplos: - João Marques - Eliana Marques - Maria Marques - Ana Marques - Fernando Marques 2ª. Marques, Ana. Marques, Eliana. Marques, Fernando. Marques, João. Marques, Maria.

ILHÓ

PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal - enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: - Variadex - Automático - Soundex - Mnemônico - Rôneo - Duplex - Decimal - Unitermo ou - Indexação Coordenada - dicionário

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. Exemplos: - Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila. - Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana. Villa-Lobos, Heitor. - Heitor Villa-Lobos - Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando. 3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplos: - Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba. - Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo. Santos Anjos, Pedro Paulo. - Pedro Paulo Santos Anjos 4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplos: - J. Vasconcelos Vasconcelos, J. Vasconcelos, João. - João Vasconcelos - José Vasconcelos Vasconcelos, José. 5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplos: - Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de. Almeida, Lúcia d’. - Lúcia d´Almeida - Elvis do Socorro Socorro, Elvis do. Guia, Maria da. - Maria da Guia 6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

A) Método alfabético É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra.

Exemplos: - Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge. Socorro Neta, Maria do. - Maria do Socorro Neta - Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

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NOÇÕES
OBS.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: - Jorge de Abreu Sobrinho - Jorge de Abreu Neto - Jorge de Abreu Filho 7ª. Abreu Filho, Jorge de. Abreu Neto, Jorge de. Abreu Sobrinho, Jorge de

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Congresso de Odontologia

- 1º Congresso de Odontologia (1º).

14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Exemplos: - Gerência de Atendimento da TELERJ - Superintendência Financeira da TELERJ - Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: - TELERJ - Gerência de Atendimento - TELERJ - Gerência de Finanças - TELERJ - Superintendência Financeira 15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplos: - 3 M do Brasil - Fábrica Estrela de 4 pontas - Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: - Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. - Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). - 3 (Três) M do Brasil. B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá a ordem alfabética. Exemplos: - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima Arquiva-se: - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz 2) nome da cidade, estado e correspondente. Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais. Exemplos: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - São Mateus - ES - Maria Augusta - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva Arquiva-se: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva - São Mateus - ES - Maria Augusta

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplos: - Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presidente). - Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro). Carlos, Francisco (Professor) - Professor Francisco Carlos - Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor). 8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

Exemplos: Aubert, Georges. - Georges Aubert - Paul McCartney McCartney, Paul. Jefferson, Thomas. - Thomas Jefferson - George Bush Bush, George. 9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.

Exemplos: - Guilio di Capri Capri, Guilio di. De Penedo, Esteban. - Esteban De Penedo - Charles Du Pont Du Pont, Charles. O´Brien, Gordon. - Gordon O´Brien 10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Exemplos: - José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de. - Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de. Arco y Molinero, Angel del. - Angel del Arco Y Molinero - Antonio de los Rios Rios, Antonio de los. 11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: - Chian Chin - Li Yutang Chian Chin. Li Yutang.

12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admitese, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: - Embratel Embratel. Colegial (A). - A Colegial - Fundação Getúlio Vargas - The Library of Congress

Fundação Getúlio Vargas. Library of Congress (The).

13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões, assembléias e semelhantes, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: - III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). - Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).

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porém. Carolina Brasília (Minas Gerais) . No segundo. com vantagem. partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria.Santiago . . nas gavetas ou estantes. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas.Brasília (Capital) . possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. seguido da capital e do correspondente.saia .meias de Crianças . Para que o número não fique vago. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. Conseqüentemente. Sérgio Itacoatiara (Bahia) . muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. telex etc. .meia .Pesquisas 2 . após as respectivas capitais dos países a que se referem.84 .142 128. Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade.: É um método direto e de fácil manuseio. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). Com relação aos clientes eventuais. anotando em sua ficha alfabética a nova localização. Esta pasta montada será denominada processo.437 126.687 Dígito-Terminal 04 . em segundo lugar. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. OBS. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades.Chile . embora a disposição física das pastas. Com isso. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) .os referentes à administração interna e suas atividades-fim. No primeiro.Alvares. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 .Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. que o ampliou. além da ordem alfabética. que seguem dois critérios de arquivamento. O método de arquivamento por assunto não é. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial.Homem .26 .Magalhães. Normalmente é utilizada em repartições públicas. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. • Método Numérico Cronológico Neste método.vestido . 6 .Altamira . atribui-se a cada cliente eventual um número. Quando um documento novo chega à repartição. pois depende de interpretação dos documentos sob análise. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética.Brasil . cronológico ou digital-terminal. contratos. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem .4 a 6 anos . porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.27 09 . para se localizar um documento ou pasta. Exemplos: .Penteado. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam.Chile . exige-se. de fácil aplicação.Manjo. e editar publicações técnicas. Pedro DE ARQUIVOLOGIA . do documento de um cliente. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas.Cursos 3 .camisa da Mulher .82 . além de amplo conhecimento das atividades institucionais. porém. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. como classificação de assuntos: atas. Este número é dado quando há o recebimento.252 342. nos Estados Unidos. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. fotografias etc. que as pastas tragam os nomes dos estados. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). Pablo. é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. pareceres.61 .1 a 3 anos . Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo.recém-nascidos . a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples.Aragão. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. onde além do número de registro são colocadas informações. alfabetase em primeiro lugar o país.). evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. fitas. Luís.027 98.Campos.Santa Cruz de La Sierra . Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. .87 Quando se trata de correspondência com outros países. Embora a quantidade de classes seja ilimitada. porém. Juan.52 34 . ele é registrado. na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado.Santos.Brasil . é universalmente conhecido.42 12 . Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. Não esqueça de classificação do local e do correspondente.Antônio. Roseli.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey.37 12 . tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética.) e especializados (médicos. uma vez que. ser arquivados por assunto . Tais métodos são indiretos. Hoje. acordos. de funcionários etc. de engenharia.NOÇÕES Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos.6 a 10 anos de Calçados . Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . em princípios de 1950. Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades.calça . É necessário. pela primeira vez. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização.TRE chas) alfabéticos-onomásticos.Mulher . No entanto. ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos.blusa .50 .cueca . Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos. correspondência recebida e expedida.

Com relação aos assuntos. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. 7 . dimensões etc. denominado número de registro. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. por exemplo. fitas magnéticas.TRE ção. Estamos na era da globalização. eventos. controlado através de livro próprio. GABARITO ERRADO .Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. datas. o sistema é alfabético. o tempo de duração. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. 1.). no seu verso. EXERCÍCIO 01. CERTO .o comprimento e a bitola do filme.Quando só há citação de letras. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. ( ) É utilizado um arquivamento primário. evento. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. Também é utilizado o método numérico. 4. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. também. se sonoro ou mudo. identificação das pessoas etc. não se pense que houve falha de registro ou extravio. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. músicas. o tempo de duração. Esse conceito tornou-se obsoleto. Os demais documentos. a rotação etc. no banco de dados. Entretanto. sua localização. devem ser arquivados em separado. Para a recuperação de sua localização. 5.depois de numeradas. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores).). retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. • Preparo . local. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. reunidas. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. 2. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. CERTO . Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. Quando várias fotos tratam do mesmo evento.. • Negativo .) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). preparo. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. arquivamento e pesquisa.NOÇÕES Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. assuntos.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. independente de sua forma de acondicionamento. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta.Idem à explicação do item anterior. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. no mesmo envelope e/ou pasta. Esse número. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. o número de faixas de cada lado. individualmente. fitas magnéticas . a quantidade (fotos e negativos). em ordem crescente. filmes. ERRADO . 3. relatórios técnicos etc. 01. 2. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. em lugar visível e previamente determinado. A fotografia recebe um número de registro. O século anterior foi o das grandes descobertas e. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. em fichas). em envelopes próprios para esse fim. • Álbum . acontecimentos. colada na margem mais larga do filme. deve ser assinalado no documento. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. principalmente nos arquivos especiais e especializados. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. iniciados pelos indicados na guia. acondicioná-los. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- DE ARQUIVOLOGIA . Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. filmes . 3. Arquivos de Fita Magnética. lugar. discos duração da execução. discos. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos.Na classificação alfabética simples ou aberto. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. ERRADO . futuramente. filmes etc. o nosso. discos e recortes de jornais.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados.o lado da fita. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. como fotografias.Não existe essa classificação. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. com grande êxito. locais etc. 4. autores. Deve-se incluir. Como exemplo. fitas magnéticas. também será utilizado um banco de dados ou fichas.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. filmes. objetos etc. assuntos. só é apresentada uma letra na guia. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. anotando no banco de dados ou fichas. • Registro . • Recepção e identificação . em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. releases de jornais etc. títulos (congressos. lugares. 3. podemos citar um arquivo e um jornal. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. compositores etc. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. • Pesquisa . envelope e/ou pasta em que será acondicionada. em cores ou preto e branco. de acordo com sua entrada no arquivo. em suporte papel. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. 5. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. 2. No caso de registro em fichas. 1. individualmente. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. gêneros musicais etc. tais como: assuntos (de conferencistas. a data da gravação. registro. datas.

São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. podemos citar uma empresa que possua. seqüencialmente. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM .as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. razão etc.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. administrativos.Computer Output Microfilm. separam-se grupos de aproximadamente 2. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. a partir de filmes cópias. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. Atualmente isso é completamente inviável. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. O índice de erros é muito pequeno. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. cheques.TRE • versatilidade na duplicação . Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. Hospitais. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. Como esse processo é mais trabalhoso. podem ser geradas outras cópias para distribuição. jornais etc. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. atualmente. em seus arquivos. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. para sua identificação. No preparo da documentação para a microfilmagem.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . operacionais. Razão etc. revistas etc. de empresas. números. São elas: Automação da Informação. não podendo sofrer alterações DE ARQUIVOLOGIA . somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte.quando o suporte da informação é o próprio computador. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. através da fita spooll.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. séries esgotadas etc. Caso haja algum sinistro (roubo. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. assim. • racionalização da informação . por meio de terminais ou microcomputadores. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . As listagens. Cartórios. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. • aquisição de coleções de jornais. Podemos citar os dossiês de empregados. de contratos etc. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. sem passar pelo papel.400 documentos de formato A4. • integridade de reprodução . Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados.NOÇÕES A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. a proximidade das informações. falsificação etc. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. Comércio. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. . • segurança . Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. Hotéis. simultaneamente. • preservação e conservação de originais . os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. no Brasil e no exterior. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. o que não acontece nos controles manuais. saída direta do computador para a microficha. documentação rara. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. assuntos etc. Entretanto. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações .400 documentos que serão numerados. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. Jornais. Indústria. livros. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. Colégios. Como exemplo. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser 8 . No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. Paralelamente. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. no registro de documentos.cópias instantâneas do original em filme ou papel. se apresentam. ou seja.quando não havia problemas no mercado imobiliário. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. Caso seja necessário. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. objetivando a imediata identificação do original e cópias. revistas.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. no controle do acervo etc. incêndio.por matrícula). Com o surgimento das novas tecnologias. por questões de segurança. Órgãos Governamentais etc. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local.

A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).ou conjugados (leitoras/ copiadoras) .Read . O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. modificando. um documento é copiado. normalmente.Preservação do documento e sua informação. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. 2.) • WORM . já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. vinte vezes.Write . já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. faturas. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. 4% em microfilmes.Once .unicamente para a leitura . 4. enciclopédia. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. formulários. Entretanto. • extravio de documentos. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. rapidez na recuperação da informação e segurança. 01. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. Caso uma empresa não defina sua tabela. b) indicação das pessoas responsáveis. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa.NOÇÕES simples .Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. g) aplicação da TTD. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. os desenhos de engenharia etc. CERTO . 1. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. ou seja. 1. c) levantamento do acervo. • demora ou não na localização do documento. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. Com isso.461 de 25/04/1991. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. 5.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. f) aprovação da TTD. 12 e 14 polegadas de diâmetro. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. sem risco de danificá-los. Nesta década. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel.Conselho Nacional de Arquivos. ERRADO . saúde. usando software e hardware adequados. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa.. 5. • escassez de espaço físico.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. agricultura etc. correspondências. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. 4. h) divulgação da TTD. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. 2. no mínimo. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. • falta de definição de responsabilidade. finalmente. d) definição do cronograma de reuniões. futuramente. ERRADO . Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. sendo necessário que se analise pasta por pasta. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa. em publicações (catálogos. 3. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. Um CDRom não pode ser alterado. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . Depois surgiram os CDs usados para músicas. CERTO . Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. É necessário. DE ARQUIVOLOGIA . os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . i) revisão da TTD 9 . A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. e. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. e) verificação da legislação em vigor. 1 % meios magnéticos. então. No ato da definição das prioridades de atuação.para a leitura e cópia em papel. 3. A leitura é feita com um laser de baixa potência. os discos para o armazenamento dos documentos. gráfico e números. desenhos de engenharia etc. os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados.Many (uma só gravação.A Lei nº 1. consideravelmente. EXERCÍCIO 01. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. sofrerá constantemente várias reorganizações. outras mídias vão sendo criadas.Compact Disc .461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR.

c) Garantia de melhor organização desses documentos. • Utilização . que deve estar disponível no local certo.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . uso. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. técnicas ou científicas das instituições. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. classificação. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. distribuição e tramitação). c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) 10 . Diante desta afirmativa. na hora exata. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. • Européia . É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. projetos. caso chegassem a fase de arquivamento permanente. Deve-se ter cuidado. Nesta fase. Até há pouco tempo. Em meados do século XX. com base na Lei nº 8. no uso das instalações físicas e recursos humanos. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. de expedição.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos.TRE nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. revistas. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. artigos etc. de 08/01/1991. diretrizes etc. OBS. planejamentos etc. formulário. normas internas. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. ou seja. acarreta vantagens econômicas. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão.) que também deverão ser analisados.NOÇÕES a) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. como novo conceito de gestão de documentos. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. Para a tradição arquivista americana. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. – muitas das vezes administradas por outro órgão. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. principalmente a partir da II Guerra Mundial. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados DE ARQUIVOLOGIA . científica e culturalmente através dos séculos. por isso. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos.Ou destinação de documentos.159. de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Dentro deste contexto. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. que são responsáveis pela criação de seus documentos. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. tramitação. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. para as pessoas certas e com um custo possível. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. também com documentos que contam a história da empresa. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. manuais. Devido ao grande avanço da tecnologia. OBS. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . • Avaliação . Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. se necessário. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. registro.arquivos como fonte de pesquisa histórica.

existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. de correspondência e telecomunicações. A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. adicionando a ela. CERTO .registrar .Entrada . 1. 5. registro. CERTO . A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. CERTO . ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. elaboração de sistemas de arquivos correntes. conferir. circulares e toda forma de correspondência.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. há sempre integrado. gestão de correspondências e documentos vitais etc. no que se refere à sua recepção e expedição. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. OBS. quando houver. de acordo com a procedência. Além de zelar pelos fichários. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. por assunto. A Primeira Via do registro. como: recebimento.NOÇÕES profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. organiza-as e procede à atualização dos fichários. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas.Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. classificar. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. se está redigido em termos próprios. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. Tarefas (competências) do setor de conferência. Classificar . 3. classificação. Atualmente. quando houver. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. ERRADO . à elaboração das folhas de referência.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. d) nível máximo . variando o nome em função do movimento dos papéis. Este núcleo pode ser chamado de serviço. Se houver necessidade. As suas atribuições são: receber.receber .Esta fase elabora normas de acesso.classificar . isto é. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. 2. deve-se 11 . Distribuir . CERTO . 1. 5. constitucionais. A Terceira Via. conferindo os anexos.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. registrar e distribuir a correspondência recebida. de máquinas copiadoras.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas.Expedição .: O registro.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo . Nos serviços de comunicações modernos. as exposições. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). a utilização e a destinação. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. Toda continuidade. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos.). este setor atende as pessoas nos “guichês”.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . pois toda a movimentação do processo é aí anotada.Informação . utilização e destinação. de acordo com as séries.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada.Tarefa principal de um órgão de comunicações. uso de recursos de automação (informática) etc. que são depois arquivados por destinatários. DE ARQUIVOLOGIA . distribuição e tramitação de documentos. a ficha nº 1. Numerar. Proceder. EXERCÍCIO 01. depende dessa primeira atividade. 2.distribuir Receber . 4. certa ou errada. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). c) nível intermediário . se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. esse controle é feito pelas próprias unidades. 3. conforme o método de arquivamento. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. Antigamente. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. seção ou turma de comunicações. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: .A base do princípio da gestão de documentos são a produção. b) nível mínimo ampliado . Seja ele mesmo serviço. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. principalmente para consulta e empréstimo de documentos. 4. legais e administrativas de cada país. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. GABARITO 01. a Quarta Via. os antecedentes ou procedentes. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. os ofícios. quando necessário. quando necessário.remeter às seções competentes para o devido estudo. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome).

( ) registrar. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. ERRADO . i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação.Refere-se ao item secreto. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. e ) Ultra-Secreta . Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . divulgações de concorrências. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. a todos que os solicitarem. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras.elementos que identifiquem a classificação do documento. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.Idem ao comentário do item anterior Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado. Fornecer antecedentes e precedentes . a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. 5. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. Fornecer dados à turma de informações . d) DE ARQUIVOLOGIA . Arquivar as cópias e documentos .é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. 2. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. CERTO . destinatário etc. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.não demanda de um procedimento especial.ou seja. 3.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. o seu registro e distribuição. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. determinam providências ou fazem designações. provas etc. Quanto à natureza do assunto da correspondência.NOÇÕES b) conferir com o documento original.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. b) c) 12 . 3.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. GABARITO CERTO . Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. urgente . admissões e dispensas. f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. ERRADO . a vários destinatários para informar de posições. 1. decisões e pareceres expedidos. horário. sem comprometer a organização. que depende de um estudo minucioso. ou seja. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. EXCETO: ( ) classificar. seja a nível de Estado ou empresarial. simultaneamente. porém menos protocolar. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível. quer administrativa ou historicamente.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. 2. c) Reservada . ( ) arquivar. independente do veículo. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. concursos. Da divulgação de atos a fatos administrativos. CERTO . d) Secreta .Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. 5. ( ) distribuir. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. b) Confidencial . 4.TRE c) d) e) O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. EXERCÍCIOS 01. 4.É a que pode ser exposta ao público. 1. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. 01. ( ) descartar. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. instituição ou empresa.

ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO . disposto ordenadamente para estudo.Os documentos existem . A informação é sempre incorpórea. adquiridos por públicas ou privadas. .Os documentos não .Os julgamentos são fanais e irrevogáveis . no curso de sua atividade. . *Informação: é a noção. organização. e não de preservação ou perda total .Museus É uma instituição de interesse público.Há uma significação acervo documental não orgânica entre os depende da relação que documentos os documentos tenham entre si DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém. MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO . . criados por uma instituição ou pessoas. em sua maioria textuais. ciência e arte dos arquivos.A significação do . colecionados de fontes provêm das atividades diversas. visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. e preservados para a consecução de seus objetivos.Os documentos são são objetos de coleção.Os documentos são .A documentação não raro existe em via única . ORIGEM ARQUIVO . como um conjunto e não como unidades isoladas . . criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. ou limitado em número de cópias.Arquivos É a acumulação ordenada dos documentos. em sua maioria impresso. compra ou doação servidas pelo arquivo. AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO .ARQUIVOLOGIA • • • CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS SUPORTE FÍSICO PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg) GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartográfico Cartográfico ARQUIVOLOGIA Estudo.Preserva-se a documentação referente a uma atividade. idéia ou mensagem contida num documento.O julgamento não tem caráter irrevogável .Aplica-se a unidades isoladas . pesquisa e consulta.Bibliotecas É o conjunto de material. desenvolvimento e utilização dos arquivos.O julgamento envolve questões de conveniência.Os documentos são produzidos e conservados produzidos e conservados com com objetivos culturais objetivos funcionais ARQUIVISTICA Princípios e técnicas a serem observados na construção.Os documentos são em numerosos exemplares produzidos num único exemplar. por isso é definida como matéria prima abstrata. BIBLIOTECA É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Arquivistas.

Guarda e conservação . atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade . portanto. ditada pelas suas particularidades .Acessibilidade e pesquisa 3ª Idade .) são unidades isoladas para catalogação .Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente. conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. cumprindo funções de arquivo corrente.Gerais / Centrais São os que se destinam aa receber os correntes provenientes dos diversos integram a estrutura de uma centralizando.Exige conhecimento do sistema. ARQUIVO “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo.MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO . de arquivo MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO . Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa.Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. a organização e o funcionamento dos órgãos CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO / ATUAÇÃO ... Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos.Exige conhecimento da relação entre as unidades.As séries (anuários.Aplica-se a conjuntos discriminadas de documentos . que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. . mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitálos.Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.Aplica-se a unidades . as atividades corrente. organização ou firma no decorrer de suas atividades. São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato. classificação e utilização.As séries (órgãos e suas subdivisões. periódicos. documentos órgãos que instituição. São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos. .Utiliza métodos classificação específica predeterminados para cada instituição. FINALIDADE 1º Servir à administração 2º Servir à história * Relação com valor primário e valor secundário dos documentos FUNÇÃO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. . permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (Solon Buck) 2ª Idade . do conteúdo e da significação dos documentos a classificar . .Estabelece .

forma. constitua elemento de prova ou de informação. no exercício de suas atividades.CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS . de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado” “Configuração que GÊNERO assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” “Configuração ESPÉCIE que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” “Configuração que assume uma TIPO espécie documental. utilizando algumas .Certidão . DEFINIÇÃO TÉCNICA “Material sobre o SUPORTE qual as informações são registradas” “Estágio de FORMA preparação e de transmissão de documentos” “Configuração FORMATO física de um suporte.Cartaz . gênero. consultados por pessoas CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS .. Característica .. tipo. formalidades de consulta.Especializados Documentos resultantes da experiência humana num campo específico. conservação .Franqueado Franqueado ao público.Públicos Federal Estadual Municipal .Documentação Fonográfica .Documentação Textual . acondicionamento.Documentação Iconográfica . são também chamados de arquivos técnicos. . .Declaração de Imposto de Renda .Caráter orgânico ou administrativo .Planta CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO * Arquivos de 3ª Idade . independente da forma física que apresentem. como também no registro.Declaração . . Arquivos Militares.Restrito Arquivos que preservam a segurança nacional...Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias. microformas. de acordo com a atividade que a gerou” EXEMPLOS Acetato / Papel / Filme de Nitrato / Fita Magnética . controle.Criação e recepção por uma entidade .). formato.Prova de transações passadas . e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento.Documentação Audiovisual .Exemplar único CARACTERÍSTICAS Conforme suas características. .Original .Boletim .Confidencial Que podem ser credenciadas.Boletim de Ocorrência .Cópia .Privados Institucionais Comerciais Familiais Pessoais Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.Relatório DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada. espécie.Certidão de Nascimento .Livro .Rascunho . forma ou conteúdo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte. slides. fitas.

(D) fotografia é tanto o suporte como a espécie. ata. Quanto ao acesso a esses documentos. (E) administrativos e históricos. (B) da forma do documento. . (D) do gênero documental. O comandante Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’. (C) correntes e permanentes. (C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie. relatório. prontuários e relatórios que teriam sido produzidos pelos órgãos de informação militares entre 1964. mostrou reportagem sobre a incineração de fichas. os documentos podem ser classificados em: (A) públicos e privados. RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 1) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”. uso e destinação final dos documentos. 14/12/2004) O texto acima trata de documentos de custódia Militar. (C) do formato do documento. (B) ostensivos e sigilosos. (E) do tipo documental. (B) fotografia é o formato e vidro é a técnica. Aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. nove anos após o fim do regime. 5) No domingo. (B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte • • • • GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO PERMANENTE GESTÃO DE DOCUMENTOS 4) Carta.Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito. é correto afirmar que: (A) fotografia é o suporte e vidro é a forma. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. com a descoberta. (D) tipológicos e diplomáticos. edital. “cartográfico” ou “iconográfico” implica em definição (A) da espécie documental. manutenção. “audiovisual”. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. podemos afirmar que é: (A) Franqueado (B) Restrito (C) Ostensivo (D) Especializado (E) Público 2) Quanto à natureza do assunto. da TV Globo. início da ditadura. ‘‘A Aeronáutica tem procurado contribuir ao máximo em relação à pesquisa de documentos que podem se tornar históricos. 3) Para negativos de vidro. . e 1994. requerem medias especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação.QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinários Cuja divulgação não prejudica a Administração. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. o programa Fantástico.’’ (Correio Brasiliense. Graus de Sigilo em ordem crescente: Reservados Confidencial Secreto Ultra-secreto (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

seleção dos sistemas de reprodução. contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa. aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. até o nível da seção. VALOR SECUNDÁRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição. Análise do fluxo documental: origem. PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO • Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos. mobiliário. Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo. que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável. Conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida. funções e atividades de cada uma de suas unidades. *Ciclo de Vida dos Documentos 1ª Idade – Arquivo Corrente 2ª Idade – Arquivo Intermediário 3ª Idade – Arquivo Permanente • • • • . Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação. automatização do acesso. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • • • • • Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários.Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação. com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação. Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências. tramitação. uso. tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. uso primário e avaliação de arquivos. • • VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO Qualidade inerente às razões da criação de todo documento. materiais. classificação. implantação de sistemas de organização da informação. bem como para a preservação do patrimônio documental. responsáveis e encarregados. local. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários. tramitação. pontos de tramitação e encerramento do trâmite. Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documentos de arquivo é a etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos.

Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. recolhimento. um procurador ou assessor jurídico e um arquivista.). racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão. Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade. • • COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS • A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar. legal. • • COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS . fiscal. que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação. quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. deixandoos disponíveis para eventuais verificações. lavrando a respectiva ata. Presenciar a eliminação dos documentos. pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão. exigem a constituição de equipes. transferência. em razão de sua especificidade ou volume. recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão. histórico. respeitada a legislação específica de cada órgão. Avaliar. adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. • • COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO • • Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade.• Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo. Acompanhar os trabalhos de organização. de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. acompanhada das necessárias justificativas. racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos. para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos. para a apreciação e aprovação da CCAD. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definirem critérios de valor. • • METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO • A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação. visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente. atualizando-a sempre que necessário. reprodução). • Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas. e sua destinação final. encaminhando-a. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem. Para ser aplicada. técnico. a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa. de sua transferência ao arquivo central ou intermediário. Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados. digitalização etc. Aprovar as amostragens. Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente. • • Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação. Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. Propor critérios de organização. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente.

A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. A inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: AA AI AGI Cópia Observações . e determina prazos para sua transferência. ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que. eventualmente. recolhimento e eliminação. a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que. ocorrem na legislação. PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. a empresa. Não é recomendável do ponto de vista ecológico a incineração de papéis. define prazos para sua guarda temporária (vigência. PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos. antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. O que será feito com o resíduo da eliminação. Item Via Tempo de Documental Formulário Arquivamento Folha Nº Data / / • • Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os seguintes dados: • Órgão Produtor • Série Documental • Datas-limite • Quantidade Eliminada (em metros lineares) • Data da Eliminação • Assinatura dos Responsáveis _________________________________________ RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 6) Considerando a teoria das três idades. *Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade Área Responsável Cod. em função de seus valores legais. fiscais. por isso precisa ser periodicamente atualizada. Onde e quando será realizada. administrativos etc. ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. • Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato. Quem registra o ato. no processo de avaliação.A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos. cada órgão público ou empresa deverá definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessários ao processamento de eliminação. Como a massa documental produzida e acumulada ainda é predominantemente papel. É importante prever os procedimentos adequados à eliminação durante a elaboração de textos legais ou normativos que deverão disciplinar a matéria. a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução. • • TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). dependendo de seu suporte. De que maneira será processada. foram considerados sem valor para guarda permanente. precaução). que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. PRAZO DE PRESCRIÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. prescrição.

(E) deveriam intermediário. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano.799 de 30/01/1996). mediante técnicas e práticas arquivísticas. (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. não houver compradores interessados na sua aquisição. 7) A administração da produção.433/68 de 08 de maio de 1968 . 3° Entende-se por microfilme. as tabelas de temporalidade (A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados.regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 . (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. evitando o acúmulo. em diferentes graus de redução”. devem ser • • . (D) corrente. (E) somente ocorrerá se.159.regulamenta a Lei 5.. 10) De acordo com a já citada Lei 8.433/68. probatório e informativo. por meios fotográficos ou eletrônicos.dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos 9) Como instrumentos de destinação. preservando-se os papéis permanentes. (D) Destinação de documentos. (B) Gestão de documentos.(A) intermediário. de documentos. organização. (C) intermediário / permanente. Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 da Secretaria de Justiça . a eliminação de documentos públicos de valor permanente (A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação. uso e avaliação de documentos. vulgarmente denominados “arquivo morto”. após leilão oficial. denomina-se: (A) Organização e Métodos (OM). 8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada. para fins deste Decreto. (E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. (D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico. a fim da racionalização e eficiência dos arquivos. tramitação. • Lei Federal n. (C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico. dados e imagens. (B) deveriam ser avaliados. o resultado do processo de reprodução em filme. de 08 de janeiro de 1991. (E) permanente. ser recolhidos ao arquivo • • MICROFILMAGEM GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS MICROFILMAGEM “Art.º5. (Decreto Nº 1. (C) Ciclo vital dos documentos. (B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente. (D) indicam quais documentos recolhidos ao arquivo intermediário. (B) corrente / intermediário. (E) Princípio da unidade protocolizadora.

com auxílio de índices em banco de dados. Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial. a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas.Comic Mode • • • PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica. ou mistas. Segurança: Duas vias de microfilme. As larguras mais documentm arquivos m usadas são 16mm para tiva e os de 35mm para as. Microficha Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas. formando canais. busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes. Plantas) 105 mm (Micropublicações. Lei Nº 5433 de 08/05/1968. Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa. entre elas as mais comuns são: Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma câmara planetária tipo “Step & Repeat” • Utilizando uma câmara C. 35mm. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm . normalmente da largura superior a 70mm.Fotograma em pé .Cine Mode . livros. mapas. servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico. transparentes e muito finas. Proporciona perfeita integridade de arquivo. Redução de espaço: em até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. Apresenta o menor custo por imagem filmada. proporcionando à Microfilmagem total segurança. original e cópia.Fotogramas Deitado . unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm. cores. ranhuras etc. sendo que sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens. Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo. etc. facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. que permanecem abertos nas extremidades. possível por meio de vários recursos como a datilografia. MICROFORMAS Principais Bitolas • • • 16mm (até A4) 35mm (Grandes Formatos. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto. . Sendo mais usada a de 105mm x 148mm. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm. por onde serão inseridas as tiras de microfilme. a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura. As jaquetas podem ser de 16mm. MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento após o outro ao longo da película de microfilme. Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo.Vantagens: Integridade das informações. Pode ser obtido em câmaras rotativas e planetárias.M.O. Microfichas) A microficha nada mais é que uma folha de filme .

Processadoras Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis. Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte inferior do mesmo. Na Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples possibilitam a impressão e/ou escanear a imagem. os leitores simples se restringem apenas a consulta. Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados. Só obtém-se o Duplex com microfilmadora rotativa. EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico. A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema “duo” ou duplex.microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem. a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Duplex Frente e verso de um documento são microfilmados simultaneamente. . com uma única passagem do documento pela máquina. Duplicadores Utilizado para fazer cópias das microformas Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem. possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina.

som. Placas de Captura (Vídeo e / ou Áudio).) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. microfilme. recuperação e tramitação de Documentos. GED – GERENCIAMENTO ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS Sistema de GED Definição É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. o que vai definir o momento exato da digitalização é o grau de complexidade de identificação destes termos. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel. documentos que não tem versões.. Indexação: a indexação é o processo que garantirá a recuperação dos documentos. Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos estáticos. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes. e acessibilidade pode ser restringida através de senhas. • OCR – Opitical Character Recignicion . Workflow Ferramenta para armazenamento. o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. . Câmeras Digitais. Esse processo pode ser realizado com a identificação destes termos antes da digitalização do documento ou após a digitalização. imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. • 13.papel. na indexação são atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao conteúdo do documento. como papel. Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-óptica um documento analógico (impresso) em código binário (documento eletrônico. por exemplo. Para a realização destes procedimentos são utilizados Hardwares específicos: Scanners. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Imagem Dinâmica. A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos.000 páginas A4 digitalizadas em 1 CD-ROM. e serão convertidos para o formato digital. era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconheça o conteúdo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII). mirofilme. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias. Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como. ou seja.. Vantagens: • Incremento ao Tramite • Informação “just in time”. Um sistema de GED é composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída. Áudio. Imagem Estática. documento digital) pela detecção e medida da luz refletida ou transmitida. Com os documentos convertidos para imagens.

. Armazenamento (Storage) Discos Magnéticos Disco com superfície magnética na qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície.O procedimento da microfilmagem: (A) substitui a etapa arquivística da avaliação de documentos.Documentos Datilografados ou Digitados • ICR – Intelligent Character Recognition Texto Manuscrito um documento com a menor distorção de tamanho possível. exemplo: • COM – Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar microfilme. A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo. então. alteração e/ou exclusão dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado. (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a seleção documental. e um campo magnético faz a alteração necessária. Read Many) QUESTÕES 11 . Discos Magneto-Ópticos Utiliza um campo magnético que só pode ser alterado quando o disco é aquecido através do laser. e para os monitores. para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resolução e com uma boa velocidade de impressão de páginas por minuto. (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas séries. Você. Discos Ópticos Mídia que aceita e mantém informações sob a forma de marcas numa camada de gravação que pode ser lida com um raio óptico. que processam a imagem. (B) não elimina o prévio tratamento técnico da documentação. Outro aspecto relevante é possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos. (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de arquivamento. • COLD – Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos ópticos.Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. • • • • • CD-ROM CD-R DVD DVD-R WORM (Write Once. No processo de leitura apenas o laser é utilizado no processo. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. • • CD-RW DVD-RW Consulta (Visualização) Para a realização de uma consulta adequada aos documentos é de grande importância a utlização de monitores de alta definição onde se possa visualizar 12 . • • Disquetes Hard Disk Saída (Output) A saída de um sistema de GED é a possibilidade de se obter o documento impresso novamente. Nos processos de gravação.

conciliação bancária. com a finalidade de (A) otimizar e racionalizar a gestão documental. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas Movimentação Bancária Receita Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas como. são criadas categorias. dados e imagens. por exemplo: Uma classe Administração de Finanças. sobre a microfilmagem de documentos oficiais. de documentos arquivísticos com grau de redução de 96.799. de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. que regulamenta a lei 5433. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. 14 . Podemos entender que classificação é antes de tudo.. lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de um arquivo. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados. classes genéricas. extratos bancários. que dizem respeito às funções / atividades detectadas. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas notas de empenho Movimentação Bancária conciliação bancária extratos bancários Receita A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente.A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados. (D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. comprovantes de pagamento. notas de empenho.De acordo com o Decreto 1. (B) um processo de reprodução fotográfica. (B) automatizar a produção de guias e inventários. (E) divulgar documentos históricos pela Internet. (C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas. movimentação bancária. deixando claras as ligações entre os documentos. despesa. de 30 de janeiro de 1996. . de documentos. 13 . por meios fotográficos ou eletrônicos.(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. microfilmagem é (A) um processo de reprodução em filme. controle orçamentário geral. (C) sugere a eliminação dos permanentes sem valor histórico. (B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. (E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos. (D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária. documentos • • CLASSIFICAÇÃO ORDENAÇÃO CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo. receita. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente. facilitando a conservação física.5%. subdividida em quatro outras. esse esquema é chamado de Plano de Classificação.

2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabética do prenome → João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes ALFABETADO Antunes. extratos bancários (ordem cronológica). Por exemplo. pois. João MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO . • • • ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): • Simplicidade • Flexibilidade • Expansibilidade • Observação: * Plano de Classificação X Quadro de Arranjo Classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente. mesmo no que se refere a uma mesma atividade. cabe à ordenação definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqüência numérica). ou o critério ESTRUTURAL. Regras de Alfabetação 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Critério Funcional: As classes correspondem estritamente a funções. e Arranjo englobaria as operações técnicas destinadas à organização da documentação de caráter permanente. ORDENAÇÃO MÉTODO ALFABÉTICO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos. Aníbal Antunes.O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL. Critério Estrutural: As classes correspondem a “estrutura” da empresa (setores. e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. Pedro Paulo • Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) • Data • Local de procedência • Nome do emissor ou do destinatário Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. departamentos). José Antunes Pedro Paulo Silveira Macedo. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: O elemento considerado para ordenação é o NOME. Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Paulino José Antunes Andrade Silveira. → ALFABETADO Paulino Macedo Andrade.

ou ligados por hífen. chinês e árabe) são registrados como se apresentam. ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação. → Governador Jarbas Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. → EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. ALFABETADO Montes Claros. são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separadas → Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto ALFABETADO Almeida Filho. 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho. Sobrinho. Sebastião de Pádua Júnior. → Jose Oviedo y Baños Ramon del Arco y Molinero 1ª FORMA: Estado – Cidade . Júnior. Luis Carlos da Silva ALFABETADO Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. Ramon del Oviedo y Baños.Antunes. e aparecem no fim entre parênteses. Neto. São. conferências. Heitor ALFABETADO Al Ben-Hur Li Yutang Li Yutang Al Ben-Hur 4º) Sobrenomes formados por Santo. → II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal ALFABETADO Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Penal (3º) Encontro de Turismo (Quarto) MÉTODO GEOGRÁFICO 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. Marcelo Costa Villa-Lobos. Jorge Santo Antonio. Paulo 8º) Os nomes orientais (japonês. ALFABETADO Brito. não se separam. Santa. Paula (Dra. romanos. → Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento 9º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam. Jose . os números arábicos. porém. Paula Brito Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Waldemar São Bento. Sebastião de 10º) Nos títulos de congressos. Wilson de Brito Neto. Antonio de Oliveira Sobrinho. Oscar (General) Vasconcelos. A Colegial Ltda.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Rio Grande do Norte ALFABETADO Arco y Molinero. que corresponde ao sobrenome paterno. Jarbas (Governador) Existem 3 (três) formas de arquivamento 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome. reuniões. não se separam.) Teixeira. ALFABETADO Santa Cruz. sem inversão → → Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado.

nº de registro .Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. Carlos da Ex: • Dentro de cada divisão de cidade faz-se a divisão por documento (assunto..... Manuel Mourinho (Dir.... pessoa.. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró Recife .. pessoa. Ex: ..) Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira. nº de registro . Paula Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02 Recife – Pernambuco – Projeto 12/02 Recife – Pernambuco – Silva..) Portugal – Coimbra – Clientes Ativos Portugal – Coimbra – Clientes Inativos Portugal – Porto – Clientes Ativos Portugal – Porto – Clientes Inativos • Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. nº de registro .*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por País França Portugal Ex: • Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades.) PORTUGAL Portugal – Lisboa – Maia.Pernambuco • Ex: Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto. Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro . Carlos da Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02 3ª FORMA: País – Cidade . Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Cidade Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife Ex: • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal .. pessoa.Porto Ex: 2ª FORMA: Cidade – Estado . Paula Pernambuco – Recife – Silva. IMPORTANTE .) PERNAMBUCO Pernambuco – Recife – Ferreira.• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades.

INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA DIA 1 2 3 4 5 . /01 Fevereiro / fev / 02 Março / mar.. George .. /10 Novembro / nov. / 12 . . MÊS Janeiro / jan. ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar.. Edilson – 30021 EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE FORNECEDOR NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA ORDEM DE SERVIÇO TESTE DE ADMISSÃO MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação.. os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. / 06 Julho / jul / 07 ANO .. João ..20241 Tenório. Antonio .. 29 30 31 Agosto / ago. / 11 Dezembro / dez... 1999 2000 2001 3º DIA EX: 2004 Outubro Novembro Dezembro 2005 Janeiro Fevereiro Março PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 Documento mais recente → 30095 30021 20241 ASSUNTO – ALFABÉTICO . .... /08 Setembro / set.. / 03 Abril / abr.. . No momento da ordenação.40072 Caldas.30095 Guerra Filho... . / 09 Outubro / out. ...DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. 1940 .O método numérico simples é um método indireto pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca.41737 Magalhães. 1965 1966 1º ANO Seqüência da Ordenação ASSUNTO – ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. ... EX: CONTABILIDADE 2º MÊS . Luis Henrique . Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula. / 04 Maio / maio / 05 Junho / jun. e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.

O método permite a criação ilimitada de classes. o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD).Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de fornecedor nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída Ordem de Serviço PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão Nota Fiscal de Saída 1-2-3 PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). ASSUNTO – NUMÉRICO . ASSUNTO – NUMÉRICO . CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2 . Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais.DUPLEX PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 NOTAS FISCAIS 1-2 Pastas Organizadas Pelo Método Duplex 1-2-3 1-2-2 1-2-1 Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. • Ex: para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 • Ex: Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões 1-2 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 1-1 1 1-1-1 • Ex: Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões.

índices remissivos e mnemônico. Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. (B) sistema simples de assunto.2 122 123 (A) sistema de notação mista. mnemônico.0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos. flexível e que admita expansões. A desvantagem é que a cada nível temos um número de subdivisões limitado. (D) alfanumérico.A utilização de métodos numéricos de arquivamento (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos.As qualidades que são atribuídas por Schellenberg a um sistema de arquivamento são: . (D) expansões restritas. (C) enciclopédico. Ex: 100 110 111 112 120 121 121. (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. (E) numérico simples. podendo ou não ter uma parte decimal. (C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos. Usa-se. (E) sistema mnemônico.Método de arquivamento no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. 16 . (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original. (B) duplex. de assunto-numérico. Trata-se do método: (A) decimal. (B) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. (C) flexível. (D) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histórico. (E) na estrutura. QUESTÕES 15 .Um plano de classificação deve basear-se (A) nos gêneros documentais. de assunto-numérico e sujeito a expansões. (B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético. também. formatos e suportes. assunto-numérico. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Técnica e não o Sistema de Classificação. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto.1 121. CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor serviços produtos Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída 18 . funções e atividades das instituições de origem dos documentos 17 .2 Após o ponto podem existir quantos números sejam necessários.1 616. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. Ex: 612 616 616. codificações alfanuméricas.

necessitam de conforto ambiental e alimentação. que também prejudicam os documentos. Esse equilíbrio deve ser mantido pois. falta de higiene. Vandalismo FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C. por isso. isto é. tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja. e ressecando o papel. A luz natural atua na desinfecção dos documentos. È importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”. e garantir uma boa circulação do ar. cupins). O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. a incidência direta de raios solares sobre os documentos causa danos de forma irreversível. escurecendo. É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos. os insetos (baratas. a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias. o controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos. e a umidade em 50%. não permitindo que estes venham a se deteriorar. De uma forma geral documentos protegidos luminosidade direta. e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser .Radiação da Luz • PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS O Controle da luminosidade é um elemento que pode garantir a preservação dos documentos. porém. brocas. entre outros. CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”. RESTAURAR Qualidade do Ar Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma parcial ou total. os roedores e os fungos. modificando cores. com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. devemos manter da incidência os de PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos. bem como garante características propícias para infestação por animais. CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deterioração já iniciado. e as partículas sólidas que se encontram em suspensão. Neste caso devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra Violeta). pouca circulação de ar. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. Ataques a arquivos. Já a luz artificial branca possui uma incidência muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta).

Norma Cianflone. Deve-se utilizar o mobiliário com padrão arquivístico. Astréa de Moraes e. Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental.http://www. Janice. São Paulo: CENADEM. 89 p. caixas) também são importantes para garantir a integridade documental. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. M. Ieda Pimenta. . 1998.1). Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas.br/cf1. São Paulo: Arquivo do Estado. O microfilme. visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros. Como avaliar documentos de arquivo. de.cenadem. M. CASTRO.com.saesp. CENADEM – http://www. pastas. danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda. J. Disponível na integra em: http://www.gov. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos.br PAES. SOUZA NETO. (Como fazer.imageware. IMAGEWARE . 1998.sp. v. FONTE AVEDON. Arquivística = Técnica.br GONÇALVES.com. D. Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES. São Paulo: Arquivo do Estado.html CASSARES. Arquivologia = Ciência.minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos. A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes.

seguido do grupo secundário. Ex: 56212 05-62-12 ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Ex: Existem dois tipos de ordenação alfabética. Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19.ARQUIVOLOGIA .PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. e do grupo terciário 82. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai . e lidos da direita para a esquerda formando pares. Grupo 1 • Recebimento • Classificação Recebe a documentação . 93.LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Arquivologia NUMÉRICO DÍGITOSIMPLES TERMINAL 56212 21-87-03 86212 05-62-12 94217 08-62-12 218703 09-42-17 672789 97-26-89 972689 67-27-89 Conteúdo transcrito de: PAES. adiciona o carimbo de data de recebimento. Monteiro Montenegro MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Os documentos são numerados seqüencialmente. porém. Marilena Leite. separados por hífen. 1 . Grupo 2 • Registro • Movimentação Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. e encaminha os documentos aos setores a que se destinam. Faz o registro do documento anotando dados de identificação. os números são dispostos em grupos de dois dígitos. . (desconsiderar o espaço entre as palavras). Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). faz a separação de acordo com a sua classificação.MÓDULO COMPLEMENTAR PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Arquivo: teoria e prática.

C) não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica. B) descrição.A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: A) legislação em vigor. ela é uma entre outras. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. C) avaliação. B) os arquivos definitivos só possuem documentos de valor histórico intrínseco. normas princípios 4 . edital.ARQUIVOLOGIA – BATERIA DE QUESTÕES 1 . Rousseau e Couture esclarecem: A) os autores não aceitam a denominação valor secundário. estadual ou municipal). relatório. Sobre essa equação. 7. D) subseção ou subgrupo. websites. B) espécie documental. E) subsérie. aplicação de normas internacionais. o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: A) arranjo e destinação da produção documental. aplicação de normas internacionais. 2 . que reúne tipos documentais por suas características comuns da estruturação da informação. conservação e restauração de documentos denominase: A) preservação. para organizar a documentação armazenada.Um arquivo público (federal. comutação bibliográfica internacional. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. C) conservação. inserção no Programa da Sociedade da Informação. denomina-se: A) série. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. 5 . D) restauração. D) levantamento da produção documental. seleção. D) seleção e restauração da documentação. comutação de registros documentais nacionais e internacionais. ata. E) a necessidade histórica independe do valor secundário e do valor primário. B) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. Arquivologia E) fundamentos arquivísticos. E) transferência da documentação e sua fotogrametria. armazenamento. 1 . C) relação custo benefício de sua implantação. além da permanente. 6 . E) avaliação. D) comutação internacionais de arquivísticos. D) o documento que possui valor secundário agrega a necessidade histórica. B) preceitos técnicos da arquivologia. Carta. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: A) seleção e destinação dos documentos. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer.A divisão de gênero documental. bibliográfica. E) controle do fluxo de documentos. (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. comutação de registros documentais internacionais. C) avaliação e organização da documentação.Observe a equação relativa à utilização de arquivos definitivos: arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica. De imediato. arquivamento e microfilmagem.O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. C) grupo.Na literatura arquivística. legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação. B) higienização e acondicionamento. 3 .

(C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. (C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta. Este episódio é bem ilustrativo de que (A) nenhum documento é neutro. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso público. (E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa científica. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros. 8. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente. O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas.(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo: (A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de São Paulo 9. tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. Arquivologia 2 . (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Durante o período da Ditadura Militar. produzindo processos. Anos mais tarde. parte da repressão aos opositores foi feita pela via jurídicolegal. (E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público. (C) o documento de arquivo em si é neutro. 10. condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. revelando a verdadeira intenção documental. existindo diferentes possibilidades de aplicação. condicionando sempre os interesses de quem o manipula.

206 152. (A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues (B) Maria Júlia Rodrigues Antônio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (C) Antônio Heron Ferreira João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Arquivologia 3 . repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido. reunidos pela semelhança de atividades. para cada documento. há que remontar ao órgão governamental. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os respectivos funcionários. 13. Nº do dossiê 103. respeitando sempre os princípios da arquivologia. (C) Denomina-se arranjo à ordenação dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora. (E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que. a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados.977 784. nas áreas e estruturas que lhes são destinadas. dos itens documentais dentro das séries. (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentação quando retratarem aspectos urbanos antigos. As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem (A) ser organizadas por assuntos. (C) constituir fundos diferentes. Indique. agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema.11.120 984. séries dentro dos fundos e. de acordo com o fotógrafo autor da imagem. indique a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal. se necessário. a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural.206 151. seguindo o método proposto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2). ou seja. visam distribuir os documentos de um arquivo.678 322. de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora.020 Nome do funcionário Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit 12. em fundos. (D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual. entre as alternativas. conforme indica a tabela abaixo. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. (A) O arranjo deve levar em consideração a ordem original dos documentos.

d) arquivo permanente. 16 . espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e de Cd-Roms. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. (E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para o armazenamento. do mesmo assunto. Usa-se. Com tal equipamento.A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. 19. passando pelos estágios corrente e intermediário. estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. (C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos. b) arquivo corrente. e) sala de consulta. já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas. (V) (F) Arquivologia 4 . 20. foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de arquivos correntes. (V) (F) 14 Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes. preservando o microfilme. que permite armazenar as informações microfilmadas em qualquer suporte informático. o seu procedimento e o seu funcionamento.Observe o quadro abaixo: 15 . c) arquivo intermediário. de Marilena Leite Paes. a partir do filme original. constituindo-se coleções temáticas.(D) ser agregadas às demais fotografias. O equipamento. 17 . (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança. (E) sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos. também.Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática. ainda em curso. (B) é desnecessária. desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de a) protocolo.Os documentos de segunda idade são aqueles a) que retratam a origem da entidade. Nesta situação específica. a confecção de um filme cópia. públicas ou privadas. (V) (F) 18. (D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático.O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente.O procedimento de microfilmagem elimina o prévio tratamento técnico da documentação. c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.

24 Quanto ao gênero. as fotografias e as gravuras (V) (F) Com relação à política de avaliação a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivístico. conceitos. (V) (F) 21. na categoria de documentos iconográficos. 26 Somente serão recolhidos à fase permanente os documentos com valor secundário. os negativos. dicionária. não consta a) b) c) d) e) a doação. julgue os itens subseqüentes. dessa maneira. a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação Considerando o universo de normas. assinale a que corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. enciclopédica. e) se define durante a tramitação. a preservação do suporte original. garantindo-se. os diapositivos. a microfilmagem. Schellenberg. na obra Arquivos Modernos. é correto afirmar que a) se relaciona ao valor secundário. alfabética. c) se cumpre no arquivo corrente. decimal. a destruição. julgue os seguintes itens. julgue os itens subseqüentes. R. práticas e finalidades das atividades desenvolvidas no âmbito da Arquivologia. d) pressupõe a garantia de direitos. inserem-se os desenhos. Arquivologia 27 Os usuários terão acesso somente às reproduções dos documentos.Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática. (V) (F) 5 .Nas operações de destinação propostas por T.Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda de documentos de arquivo. a transferência. de Marilena Leite Paes. a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à a) b) c) d) e) duplex. o recolhimento. Acerca do recolhimento de documentos. b) ocorre durante a vigência do documento. (V) (F) 22. 23. 25 Compete às comissões setoriais de avaliação de documentos a aprovação das amostragens.Entre as atividades de conservação.

35 Na conservação desses documentos. (V) (F) 33 A umidificação é um procedimento em que documentos ressecados são colocados em uma atmosfera úmida. julgue os itens a seguir. e) nas competências. (V) (F) 36 O documento eletrônico pode apresentar perdas da integridade do conteúdo. adotada em detrimento da emulação. Acerca dos documentos eletrônicos. (V) (F) 32 A laminação corresponde à utilização de agentes químicos para a eliminação de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. 31 Os documentos de terceira idade que. (V) (F) 38 A acumulação. (V) (F) 30 Na microfilmagem. apresentem um estado de conservação precário devem ser objeto de avaliação para posterior eliminação. 39 Uma entidade. é aconselhável a transferência periódica dos dados para outros suportes. (V) (F) 34 A encapsulação é um processo de preservação no qual o documento é colocado entre duas superfícies de plástico transparente. (V) (F) Com relação à preservação de documentos.Tendo em vista a legislação que regula a microfilmagem de documentos oficiais. opõe-se à coleção. (V) (F) 37 Na preservação dos documentos eletrônicos. julgue os itens subseqüentes. poderá ser utilizado qualquer grau de redução. c) nos códigos de classificação dos documentos do governo federal. (V) (F) nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivística em todo o mundo. a migração é a alternativa de mais baixo custo. portanto. sendo. desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução. (V) (F) 29 É vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo. c) relação orgânica entre documentos d) correspondência entre os documentos e a s atividades da instituição. para readquirirem flexibilidade pela absorção de vapor d’água. deve organizar seus arquivos com base a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes conteúdos. julgue os itens a seguir. As discussões em torno da produção e preservação dos documentos eletrônicos têm sido uma constante Arquivologia 6 . sendo permitida a utilização de microfichas. em que há a) procedimentos seletivos de reunião de documentos. funções e atividades por ela desenvolvidas. b) transferência natural de documentos. 28 A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações. e) ligação entre os valores primários e secundários dos documentos. d) na distribuição hierárquica dos documentos em dez grandes classes. porventura. b) nos assuntos tratados na correspondência dos seus órgãos de cúpula. tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. cujas bordas são seladas. pública ou privada. formação típica dos arquivos.

40 Por diagnóstico de arquivo entende-se a) o recolhimento da massa documental acumulada. e) não favorece a pesquisa retrospectiva. 46 O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre a) as atividades-fim e as atividades-meio. e e 41 Na elaboração da tabela de temporalidade. são em geral considerados de valor permanente a) as cópias cujos originais são conservados. d) ativos dos semi-ativos e inativos. a) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos. c) depende de sua vigência jurídicoadministrativa. c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermediário. 43 Na avaliação de documentos de arquivo. d) relação de documentos a serem microfilmados. 7 . c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade. e 45 Nos arquivos permanentes. c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem. não pode ser feita por meio de fragmentação manual ou mecânica. formatos e suportes. b) a adoção do método numérico-cronológico pelos protocolos dos órgãos públicos é um poderoso instrumento de apoio. b) públicos dos privados e notariais. segundo recomendação do CONARQ. o potencial informativo dos documentos a) é inversamente proporcional ao seu grau de sigilo. e) manuscritos dos impressos dactiloscritos. e) recolhimento das séries documentais ao arquivo permanente. d) a aplicação das normas da ISAD(G). c) os documentos que comprovam a origem da entidade. b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do órgão produtor. c) os documentos e as atividades da instituição. Arquivologia 47 Um plano de classificação deve basear-se a) nos gêneros documentais. e) a eliminação de documentos. d) equivale ao que lhes permite o valor primário. e) os documentos apócrifos. b) extrapola as razões pelas quais foram criados. 44 O gênero distingue os documentos a) textuais dos iconográficos audiovisuais. b) a elaboração de planos de destinação de documentos. b) as atividades da instituição e as de entidades congêneres. e) a análise das informações básicas sobre arquivos. d) a liberação de espaço físico tem sido um argumento forte. 42 Na prática de avaliação. d) os documentos desprovidos de interesse para a administração. d) os originais e as cópias dos documentos e) os documentos e os assuntos tratados. são atividades prévias: a) eliminação de documentos supérfluos e repetitivos. b) os documentos cujos textos estão reproduzidos em outros. c) sigilosos dos reservados confidenciais.

d) evitar colas a base de metilcelulose.b) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. c) utilizar fungicidas e água nocombate aos esporos ativos e dormentes. fita magnética. b) adotar procedimentos arquivísticos irreversíveis. Arquivologia 8 . 48 Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel. b) gênero documental. pois a) b) c) d) não alcançam valor histórico. são desprovidos de autenticidade. e) na estrutura. por meio do termo-higrômetro. e) só podem ser analisados por cientistas da informação. b) expor o papel à radiação ultravioleta. d) permitir que os gases e partículas sólidas atuem no controle da qualidade do ar. 49 Contrato de prestação de serviço é exemplo de a) espécie documental. para fins de guarda prolongada de documentos. deve-se a) aplicar solventes na limpeza da superfície. 51 Na conservação dos arquivos. 52 Para estabilizar os documentos. d) formato. c) suporte. e) passar borracha nos papéis de textura porosa para efetuar limpeza de superfície. c) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. 50 Na solução de problemas de mudança de suporte. demandam diferentes métodos de leitura e de conservação. c) utilizar materiais de qualidade arquivística. para que o papel não fique ressecado. funções e atividades das instituições de origem dos documentos. têm espécies e tipos indeterminados. a literatura arquivística recomenda o uso de a) b) c) d) e) disco óptico. pergaminho. e) tipo documental. filme de sais de prata. e) promover a cultura de térmitas. d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse históricos. deve-se a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa. interrompendo o processo de deterioração de seu suporte. disco rígido.

d) access. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulação dos recursos da internet no interior das organizações. No entanto. agregar documentos por fundos. arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos modernos como: a) ar condicionado. se um fundo como um todo estiver sendo descrito. b) viabilidade. e) restauração. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidadão brasileiro reúne. a sua cobertura deve ser total. se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento. e) resolução. a cultura e o desenvolvimento nacional. e) triagem. a contar da data de sua organização. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país. 16. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de: a) prescrição. b) organização da sua documentação em órgãos públicos. ou seja. d) restauração. 10. 13. e) Microsoft. são denominados: a) e-mail. e) funcionalidade. d) classe de referência. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. segundo Bellotto (2004). (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo. c) avaliação. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. garantindo consistência da área. d) dossiê. a contar da data de sua movimentação. 15. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. de uma época ou de uma região. e) identificação. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição. d) identificável. a contar da data de sua destinação. localizar o código. sem critérios técnicos ou científicos. 18. c) determinação. e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística privada. 12. d) Temporalidade. 3. são corroborados mais adiante. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. eles podem ser declarados de interesse: a) judicial e restrito. 4. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome. de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. na maioria. b) prevenção. pois ele é o responsável pelos documentos arquivados. visando não apenas a eliminação. Esses documentos. no arquivo de uma instituição de ensino superior. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. referentes à segurança da sociedade e do Estado. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) racionalização. e) acondicionamento. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da: a) Proveniência. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um computador. quando necessário. b) relacionamento. d) 50 anos. como término da atividade. como também os que possuem valor. e) estrutural. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais. mas principalmente. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administração pública. Assim. c) intermediário. o 1. ligadas numa hierarquia. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. d) disseminação. d) imagnético. d) classificação. e) corrente. utilizando o índice. assegurar a preservação de certos documentos. mesmo refutados em princípio. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia. e) eletrônico. em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento. e) área de relevância. Desse modo.. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar. e) termohigrógrafo. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se: a) arranjo. 7. c) conservação. vinculáveis a redes remotas. expressão ou código que pode ser usado para pesquisar. 6. e) 60 anos. estas podem ser descritas em separado. 8. de uma família ou de um indivíduo. b) mutável. b) notação. a contar da data de sua produção. incorporação por outra instituição. por meio de redes locais. sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. d) terciário. d) obturador. se é necessária a descrição de suas partes. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor. Nessa perspectiva. palavra-chave. termo. aumentar o índice de recuperação da informação. b) especializado. (UFRJ / Arquivista / 2004) A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. são mantidos em seu poder. c) deonizador. c) 40 anos. b) cela de fumigação. c) ponto de acesso. Paes e Bellotto. é o documento: a) sistemático. c) organicidade. em um ambiente de arquivo insalubre. c) contextualizada. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: a) 20 anos. A soma total de todas as descrições obtidas. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. b) público e social. d) destinação. evento. a contar da data de seu arquivamento. e) Informalidade. d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública. 14. b) excel. são várias as instituições que deixam de existir por diversos motivos. 17. b) destinação. civil e administrativa. Assim. c) triagem. de um estabelecimento. o código do detentor. b) indexação. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. d) organização. documentos importantes que contam a trajetória de sua vida. de acordo com a última versão da ISO3166. temperatura e umidade relativa do ar. pode desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição. pois. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. alguns documentos classificados como sigilosos. na forma da legislação em vigor. de uma forma geral. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de: a) proveniência. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público. . assunto etc”. sendo seu autor identificável por meio de um código. 5. b) Territorialidade. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. e) codificação. para uma investigação acadêmica. 2. e) deterioração. Essa é a definição de: a) carta.. b) parte de arranjo.”: a) permanente. b) relevante. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. em memórias eletrônicas de massa”. d) depuração. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte. Tal técnica é denominada descrição: a) multinível. c) descarte da sua documentação em instituições públicas. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. d) simultaneidade. c) Naturalidade. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. ao longo de sua existência. isto é. b) 30 anos. c) avaliação. 11. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. b) ofício. c) levantamento. b) levantamento. “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade. deverá ser representado numa só descrição. c) sonoro. identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como: a) item de série. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. haverá: a) transferência da sua documentação a organismos governamentais. 9.(UFRJ / Arquivista / 2004) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. c) memorando. falência etc. c) intranet.

c) ordenação alfabética.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. 35 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais. e) Estado e da Sociedade. UFRJ e ano de 2005. os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais . 39 . c) 200 anos. d) unitermo. sob pena de responsabilidade. e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. d) privado e individual. b) incineração de documentos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ. e) originalidade. b) permanente. d) temporalidade. 40 . c) informação. obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. por meio de instrumentos. na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos. 41 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gênero. 24 . c) Público e da Vida. d) palavra-índice. d) catálogo. e) secretos. d) COLMARQ. e) estratégico. e) instrumento de pesquisa.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal. c) REBARQ.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. b) seis classes principais e quatro classes gerais. d) 250 anos. 23 . 38 . e) 300 anos. d) intermediário.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. b) repertório. para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia. c) permanente.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus recursos. 22 . contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. 19.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. 4º da Lei 8.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. c) destinação. que é a tabela de: a) operacionalidade. b) ABARQ. 21 . o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. de acordo com os valores informativos e probatórios. é a tabela de: a) temporalidade. e) AAB. b) método de arquivamento. c) Arquivo Nacional. o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico. b) movimentação alfanumérica.c) nacional e internacional. de umidade relativa e de poluentes. além de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares. d) corrente. utilizando critérios temáticos. 26 . d) descarte de projeções. c) sistema de notações. e) guia.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. b) 150 anos. c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ. cronológicos. 29 . e) palavra-item.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição. Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ. e) remissiva alfabética.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. c) especial. c) permanentes. c) inventário. d) reunião ordinária. d) tabela de codificação. d) oito classes principais e duas classes gerais. c) restauração de documentos. e) topográfico. c) dicionário. é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos. b) reunião ordinária. d) UNESCO. 33 . com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. 30 . e) histórico e administrativo. c) ARCAR. b) Homem e da Comunidade. c) organicidade. c) esterilização. 37 . d) equivalência.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Na mensagem: “informamos que. visando à gestão. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. d) sigilosos. 25 . administrativos e culturais em geral. 31 . d) Arquivo Histórico. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) Arquivo e do Congresso. b) palavra-guia. b) numérico. b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR. a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga. e) jurídico. são finalidades do: a) índice. denomina-se: a) monitoração. b) permanente. c) guia. onomásticos etc. d) intermediário. 32 . visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura. e) preservação de documentos. b) intermediários. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. foi discutido o orçamento para o ano de 2005”. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do: a) CONAR. dos anos de 1973 a 1985. reunião e ordinária. b) caducidade. O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. informação e orçamento para 2005. visando a incluí-los num instrumento. 36 . (UFRJ / Arquivista / 2004) “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. e) geográfico. b) especializado.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O art. 27 . d) Governo e da Política. b) climatização. e) Arquivo Judiciário. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória. b) SINAR. b) resumo. b) prescrição. 20. d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ. 34 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetação. formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial. e) corrente. as palavras-chave principais são: a) informação.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. e) CONARQ. e) conservação. d) fumigação. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do: a) Arquivo Estadual. e) nove classes principais e uma classe geral. 28 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de: a) 100 anos. d) inventário. e) refrigeração. d) movimentação de documentos. b) Arquivo Municipal. c) especializado. c) palavra-chave. c) sete classes principais e três classes gerais. e) informação. Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005.

cronogramas. arranjo. Cursos Cursos da SMA Graduação Intensivo Cursos da FAE Cursos do DPE A codificação correta destes assuntos. capítulos. artigos. todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. é: a) 3 – 5 – 2 – 4 – 1 b) 3 – 2 – 5 – 4 – 1 c) 2 – 5 – 4 – 1 – 3 d) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 49 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. avaliação. segundo critério geográfico. descrição. fisicamente. sem que haja transferência de posse ou propriedade. organização. numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 56 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os arquivos ou coleções são colocados. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas. desenvolvimento e utilização dos arquivos. 1) José Amadeo 2) Angel O’ Neil 3) J. onomástico ou geográfico. chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 45 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja inscrição na projeção é A – C possui uma notação do tipo: a) aberta b) fechada c) numérica d) alfanumérica 46 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operação de arquivamento. incisos e alíneas. incluindo. Amadeo 4) Rafael Colorado Filho 5) Dr. parágrafos. normalmente subdividido em títulos. alfabético. é: a) duplex b) decimal c) unitermo d) automático 53 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de princípios (análise. 1) Petrópolis (RJ) – Cia. dá-se o nome de: a) estatuto b) circular c) rotina d) edital 59 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organização pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. distinguirá os tipos de arquivamento. ao analisar estatutos. em que é feito o arranjo dos documentos. sob custódia de terceiros. denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 47 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes abaixo. 1) Rio de Janeiro – Vassouras – Oliveira & Santos 2) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Irmãos Gonçalves S/A 3) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Sociedade Protetora dos Animais 4) Rio de Janeiro – Teresópolis – Jone’s – Shop 5) Rio de Janeiro – Resende – Hotel da Serra A ordenação dos números. de acordo com a codificação dada aos mesmos. Renato Figueroa A seqüência dos números que correspondem à ordem alfabética. segundo o Método Geográfico. regimentos e normas. 5) Brasília (DF) – Importadora Nacional A ordenação dos números. que constituirão uma série à parte. na modalidade cidade. que são: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrônico e) vertical e horizontal 63 . a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 62 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posição em que são dispostas fichas e documentos.2 – 102 – 103 52 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de arquivamento de documentos cuja pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave. cidade e correspondente. e não a forma dos móveis. seções. F. de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 55 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. segundo o Método Geográfico. visando estabelecer a sua destinação. denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 54 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de análise da documentação de arquivos. devem ser consultadas superpostas. segundo o Método Decimal. realiza-se a etapa preliminar de: a) análise b) avaliação c) prognóstico .600 b) 100 – 111 – 112 – 113 – 120 – 130 c) 100 – 110 – 111 – 112 – 120 – 130 d) 100 – 101 – 101. partindo da classe 100 é: a) 100 – 200 – 300 – 400 – 500 . transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição.1 – 101. denomina-se: a) lista de inclusão b) lista de eliminação c) inventário analítico d) inventário sumário 61 – (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos. as quais. é chamada de: a) subsidiária b) secundária c) primária d) especial 44 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Método Numérico Simples. estado e correspondente. Martins de Exportação 2) Salvador (BA) – Farmácia Ramos 3) Belo Horizonte (MG) – Vila Rica Hotel 4) São Carlos (SP) – José Malgor & Cia. Assim. é chamado de: a) destinação b) depósito c) acervo d) legado 57 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 58 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de regras fundamentais e orgânicas de uma entidade coletiva. descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia 60 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas.42 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporária c) permanente d) intermediária 43 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto à sua função. na modalidade estado. cronológico. é: a) 2 – 5 – 3 – 1 – 4 b) 5 – 2 – 3 – 1 – 4 c) 2 – 3 – 1 – 4 – 5 d) 3 – 5 – 1 – 2 – 4 50 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros 2) Pessoal 3) Auditoria 4) Transportes 5) Material A seqüência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é: a) 3 – 5 – 2 – 1 – 4 b) 3 – 2 – 1 – 4 – 5 c) 4 – 1 – 2 – 5 – 3 d) 5 – 4 – 1 – 2 – 3 51 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. obedecendo às regras da ABNT é: a) 3 – 1 – 4 – 5 – 2 b) 2 – 5 – 1 – 3 – 4 c) 3 – 1 – 5 -4 – 2 d) 2 – 3 – 1 – 4 -5 48 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo.

Arquivologia-Transferência / 1997) A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento. como uma série.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amália Alves & Cia. Moysés Mateus d) MOYSÉS.) Igor Thiago.(UNI-RIO.) Silva. Numera-se o documento depois de autuado.) c) (Dr. determina medidas especiais de proteção. em arquivística. É o instrumento de pesquisa mais genérico.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como convites recebidos. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 76 . como também os que detêm valor informativo ou probatório.(UNI-RIO. é efetivada no seguinte arquivo: a) inativo b) central c) corrente d) permanente e) intermediário 71 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a análise da documentação. a qual poderá variar em função de cláusulas restritas. IGOR e) SILVA. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo PAES (1986:14). são transcritas outras informações. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 70 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual. adequandoos aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir. é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 83 . sendo a busca feita diretamente ao documento. MATEUS Moysés b) MANTHEUS FILHO. colocando-o numa capa de cartolina. Alba AMÁLIA ALVES d) ALVES & CIA. Arquivologia-Transferência / 1997) O documento. arranjar. é o: a) guia topográfico b) catálogo temático c) índice onomástico d) inventário sumário e) repertório alfabético 77 . quanto à sua guarda e acesso público. regimentos. AMÁLIA ALVES & CIA b) AMÁLIA. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para disposição do fundo. análise. podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 80 . chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 82 . chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 75 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. levantamento. Alba Amália e) CIA. é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 84 . pela natureza de seu conteúdo informativo.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de arquivos podem assumir. a) ALBA.) 66 . retenção e expurgo c) avaliação. ALVES &CIA.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método geográfico é do sistema direto. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico. Alba Amália Alves & 67 . os itens documentais dentro das séries. implantação e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetação. Thiago Silva (Dr. Além do número.) Thiago Silva. controle.d) planejamento e) levantamento 64 . O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo. como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. ao analisarmos os estatutos. numérica ou alfanumérica. sendo ligados da direita para a esquerda. material de divulgação de terceiros e correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediária e) administrativa 73 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir. conservar. visando a tornálos úteis para fins administrativos. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a: a) palavra b) informação c) alfabetação d) procedência e) correspondência 69 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas.(UNI-RIO. 65 . Igor Thiago (Dr. pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 74 . formando pares.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental.(UNI-RIO. regulamentos.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local. distribuição e movimentação e) planejamento. apresentando uma peculiaridade. Alba c) &Cia. organogramas e . O técnico de arquivo se utilizou do seguinte método de arquivamento: a) dígito-inicial b) dígito-binário c) dígito-terminal d) dígito-secundário e) dígito-intermediário 79 . de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. FILHO 68 . alfabético.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos realizados por um técnico de arquivo foram numerados seqüencialmente. Silva b) IGOR. análise e eliminação b) expedição. registro. numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 78 . Moysés c) FILHO. pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. controle. é identificado como: a) especial b) corrente c) técnico d) especializado e) geral 85 . Igor Thiago Silva a) (Dr. dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos. descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais.(UNI-RIO. ou parte dele. As atividades desenvolvidas no arranjo são: a) intelectuais e físicas b) científicas e culturais c) físicas e científica d) físicas e culturais e) culturais e físicas 81 – (UNI-RIO. a ordenação dos documentos em fundos.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo arrolamento. é entendida arquivisticamente como: a) distribuição b) divulgação c) gênero d) seleção e) acesso 86 . impõe-se a elaboração de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalência c) prescrição d) valoração e) descarte 72 .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo. independente da forma física que apresentam. Arquivologia-Transferência / 1997) A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. ordene os nomes das questões de nº 25 a 27. segundo critério geográfico. a ordenação das séries dentro dos fundos e. se necessário. normas.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moysés Matheus Filho a) FILHO.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. Igor Thiago d) (Dr. basicamente. fazendo com que os números ficassem dispostos em 3 grupos de 2 algarismos cada um.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo. movimentação e descarte d) recebimento. Arquivologia-Transferência / 1997) O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqüência alfabética. Matheus Fillho e) Matheus Moysés.

(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se: a) nível de descrição b) avaliação c) arranjo d) identificação e) descrição multinível 103 . apensamento. avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 104 . tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação. Arquivologia-Transferência / 1997) O instrumento de pesquisa. os instrumentos de que dispõe e quais são as fontes complementares.demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo.(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Órgão colegiado. como embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. a natureza dos fundos que ele abriga. Arquivologia-Transferência / 1997) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 96 . análise documental e arquivamento 107 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notação dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenação dos documentos e) plano de destinação dos documentos 105 . o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos é: a) o ineditismo das informações ou novas interpretações b) a freqüência de utilização dos documentos c) a possibilidade de informações sobre documentos primários d) a novidade ou interpretação de fatos acontecidos e) o registro de informações sobre documentos secundários . científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos: a AAPE b) COEARJ c) ACARJ d) CEA e) CONEARQ 108 .(UNI-RIO..(UNI-RIO. e que está universalmente consagrada. em um arquivo corrente. estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 100 . fixação de etiquetas etc. Arquivologia-Transferência / 1997) As atividades de colocação dos papéis nas galerias.(UNI-RIO. Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso. ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário.(UNI-RIO. a diplomática é a atividade que se ocupa da descrição e da explicação dos atos escritos. o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 90 .”.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e Coutoure.(UNI-RIO. “. é a: a) norma do documento b) origem do documento c) função do documento d) organização do documento e) subordinação do documento 92 . teve seu início na: a) Inglaterra b) Espanha c) Venezuela d) Argentina e) França 95 . que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos.(UNI-RIO. A este instrumento denominamos: a) repertório b) inventário c) catálogo d) índice e) guia 99 . Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo Michel Duchein. que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão. de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas. Arquivologia-Transferência / 1997) Dentro das ciências documentais. é um instrumento descritivo e feito com espírito prático.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 94 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Ao longo da história. e arquivamento b) armazenar. Bibliotecas. estantes ou caixas.(UNI-RIO. de forma a garantir seu pleno uso administrativo. Arquivologia-Transferência / 1997) A teoria dos fundos. Arquivologia-Transferência / 1997) O fator norteador da constituição do fundo. Arquivologia-Transferência / 1997) Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas. Arquivologia-Transferência / 1997) De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia. as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação. Seu campo de aplicação são os documentos gerados pela área: a) privada b) pública c) judicial d) policial e) cartográfica 101 – (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 102 .(UNI-RIO. XIX 106 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A cristalização e a divulgação do termo arquivo ocorrem: a) no período de transição da idade antiga para a média b) no período de transição da idade média para a moderna c) no início da idade moderna até meados do séc. Assim. análise. segundo Belloto. Arquivologia-Transferência / 1997) As projeções das guias.. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento. arquivamento e conservação e) autuação. tais como Arquivos. possuem funções. Arquivologia-Transferência / 1997) Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento. memória.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários. conservação e autuação c) tratamento. conservação. tramitação. “a seqüência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão 97 .(UNI-RIO.. seu empacotamento... Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliação b) levantamento c) planejamento d) implantação e) acompanhamento 87 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito. preservação e acesso aos documentos de arquivos. é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 91 . um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) órgãos d) itens e) conjuntos 93 . geração/gestão e difusão d) organização.(UNI-RIO. organização e guarda b) produção.(UNI-RIO. em relação significativa de tais unidades entre si. Arquivologia-Transferência / 1997) A descrição é tarefa típica do arquivo: a) corrente b) intermediário c) permanente d) especial e) especializado 98 . XVII d) no período de transição da idade moderna para a contemporânea e) no início da idade contemporânea até meados do séc.(UNI-RIO. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência tem o nome de: a) especial b) subsidiária c) primária d) secundária e) terciária 88 . conservação. com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação. referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) físico c) funcional d) intelectual e) condicional 89 .

legais e técnicos d) históricos. para organizar a documentação armazenada.159). o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação. localização de originais. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A gestão da informação orgânica permite que sejam realizadas: a) as revisões de literatura b) as análises de periódicos eletrônicos c) os repertórios de literatura d) as investigações em fontes terciárias e) as pesquisas retrospectivas 113 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construção de websites de instituições arquivísticas: a) estão em fase de implantação pelo SGML. os órgãos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor: a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos metodológicos b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade 124 . técnicos ou especializados e) técnicos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do conteúdo. b) título. a utilização e a difusão b) os elementos formais e de conteúdo c) estrutural. de pessoal. nível de descrição. contábil-financeiros.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001). De imediato. condições de acesso. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. administrativos. sistema de arranjo. d) dimensão da unidade de descrição. arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 122 . 115 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 111 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinâmica da Internet e da sociedade da informação. audiovisuais. notação mista e enumerativa c) atividades-meio. cartográficos. preservada por apresentar informações de valor funcional.109 . e a forma portuguesa sítio é pouco usada d) estão sendo implantadas. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: a) seleção e destinação dos documentos . iconográficos c) microformas. conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 125 . contábil. a expressão website é conhecida também como site. filmográficos. em fase inicial.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das três idades. estadual ou municipal). e está sendo realizada pela DWDM e) não foram aprovadas na instância responsável pela formulação da política brasileira de arquivos 130 . de pessoal. técnica de energia elétrica e fisca e) tributária.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional – ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação: a) fiscal. nível de descrição. dimensão da unidade de descrição. armazenamento. além da permanente. resumo. nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental. jurídicas e geográficas por meio de: a) relação de identificadores comuns b) unidades de descrição relacionadas c) controle de autoridade d) referência cruzada e remissiva e) registro analítico para entidades e lugares 112 . a comunicação por meio eletrônico é fundamental. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente 120 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 117 . Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração de Arquivo para a Administração Pública. fonográficos d) filmográficos. arranjo. cartográficos. sonoros. revisto e ampliado conforme Resolução nº 14/20001 (DOU 8/2/02). sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. contábil. iconográficos. sonoros b) cartográficos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. fonográficos. seleção. os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica. nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação. contudo a natureza de sua composição poderá ser: a) o acesso. título. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. de pessoal 114 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo objetivo básico de registro de autoridade arquivística e que descreve entidades de natureza diversas: a) ISSN b) ISAAR(CPF) c) ISGML (MAD2) d) ISDTD e) ISAD(G) 128 . data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na literatura. a expressão correta deveria ser web c) foram recomendadas. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um dossiê / processo é geralmente uma unidade básica de um (a): a) tramitação b) série c) apenso d) consulta por derrogação e) plano de acesso 123 . iconográficos 116 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O princípio norteador da série é o tipológico. audiovisuais. As discussões sobre a assinatura digital no Brasil estão centradas na (os): a) falta de capacitação de pessoal que domine esse tipo de tecnologia b) critérios não definidos para correspondência entre autora aparente e autoria real c) ausência de tecnologia para segurança da credibilidade dos documentos e da autoridade certificadora d) critérios de transferência e conservação das informações entre memória do computador e cd-rom e) formação de cyber notários 126 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) é feita a recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas. funcional ou por espécie documental d) os tipos de instrumentos de pesquisa e) as técnicas de armazenamento 121 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um arquivo público (federal. determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva: a) código de referência. dimensão da unidade de descrição. código de referência e) nível de descrição. a expressão correta deveria ser sites b) não foram formuladas. histórico e / ou jurídico c) legal d) informativa de divulgação. inclui as: a) atividades-fim e notação pura b) atividades-fim. audiovisuais. em decorrência de suas atividades. microformas. O índice elaborado para um código de classificação de documentos é denominado: a) analítico-sintético b) declarativo c) pós-coordenado d) integrado e) relativo 118 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Constituem documentação especial de arquivos os documentos: a) audiovisuais. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral 129 . técnicos e históricos b) administrativos. administrativos. audiovisuais e) fonográficos. legal e histórica 110 . c) acumulação dos documentos da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O método decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificação de Melvil Dewey. depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente b) gerencial. mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 119 . administrativos. atividades-fim e notação pura d) atividades-meio e notação pura e) atividades-meio e notação mista 127 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G). data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais. jurídico e técnicos c) diplomáticos.

b) higienização e acondicionamento c) avaliação e organização da documentação d) seleção e restauração da documentação e) transferência da documentação e sua fotogrametria .

GABARITO: 1 21 41 61 81 101 2 22 42 62 82 102 3 23 43 63 83 103 4 24 44 64 84 104 5 25 45 65 85 105 6 26 46 66 86 106 7 27 47 67 87 107 8 28 48 68 88 108 9 29 49 69 89 109 10 30 50 70 90 110 11 31 51 71 91 111 12 32 52 72 92 112 13 33 53 73 93 113 14 34 54 74 94 114 15 35 55 75 95 115 16 36 56 76 96 116 17 37 57 77 97 117 18 38 58 78 98 118 19 39 59 79 99 119 20 40 60 80 100 120 A D C B A D C E A D B A C E C E A B B E B A E C B D B A D C E B D B C E B A E C C C D C B C A B D A C C D B D B D A A C B E E D E A B D E C A B C B A D B C E A B C A D E B A B A B B C D E D A C E A B D C B D A C E B B E C E E D A C E B D C 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 D B A A C D B B C C .

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