NOÇÕES

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ARQUIVOLOGIA - TRE

dos com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivos de documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservaDe acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( )

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1.

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NOÇÕES
01. 1. 2. 3. 4. 5. GABARITO CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses documentos são de origem funcional. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de empresas são em sua maioria de via única, e/ou exemplar único. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. c) Classificação 1 - Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas - ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 - Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, é necessário que se adote, em relação aos documentos, uma metodologia de organização e guarda. Para isso, foram definidas as três idades dos arquivos. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é constituído de documentos de uso freqüente, normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de terceira idade - é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor

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ARQUIVOLOGIA - TRE

legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 3 - Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. • Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. • Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 4 - Natureza dos documentos • Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle, conservação etc. • Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico, independentemente da forma física apresentada, como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos são também chamados, impropriamente, de arquivos técnicos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas, deslizantes, estantes etc.). Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar: • Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, restaurantes etc. • Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura etc. • Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depois carregado verticalmente. • Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papéis. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos, principalmente na parte denominada arquivo de movimento. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. 1. 2. 3. 4. 5. 01. 1. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia, preservando a sua inegibilidade. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. ( ) Servir à administração, para atender às necessidades de repasse de informações. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. GABARITO CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-

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NOÇÕES
to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia, esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade, que dá sentido de um documento desvalorizado. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente, os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações, as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes, João Bernardo, Walter Diamantes, Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março - julho de 1990 Agosto - dezembro de 1990 Janeiro - março de 1991 • Promoção OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-cronológico. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. A notação pode ser: A

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2.

Notação alfabética

3. 4. 5.

010 Notação numérica

A-50

Notação alfanumérica

• Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. A Exemplo:

b)

GUIA PRIMÁRIA

b)

Guia secundária - indica uma subdivisão da primária. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA

c)

Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA

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NOÇÕES
d) Guia especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

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É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.

Exemplo:

GUIA ESPECIAL

Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. PROJEÇÃO OU GUIA

Exemplos: - Carlos José José, Carlos. - Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos. Guimarães, Pedro Oliveira. - Pedro Oliveira Guimarães - Eliana Pena Pena, Eliana. OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética de prenome. Exemplos: - João Marques - Eliana Marques - Maria Marques - Ana Marques - Fernando Marques 2ª. Marques, Ana. Marques, Eliana. Marques, Fernando. Marques, João. Marques, Maria.

ILHÓ

PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal - enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: - Variadex - Automático - Soundex - Mnemônico - Rôneo - Duplex - Decimal - Unitermo ou - Indexação Coordenada - dicionário

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. Exemplos: - Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila. - Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana. Villa-Lobos, Heitor. - Heitor Villa-Lobos - Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando. 3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplos: - Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba. - Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo. Santos Anjos, Pedro Paulo. - Pedro Paulo Santos Anjos 4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplos: - J. Vasconcelos Vasconcelos, J. Vasconcelos, João. - João Vasconcelos - José Vasconcelos Vasconcelos, José. 5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplos: - Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de. Almeida, Lúcia d’. - Lúcia d´Almeida - Elvis do Socorro Socorro, Elvis do. Guia, Maria da. - Maria da Guia 6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

A) Método alfabético É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra.

Exemplos: - Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge. Socorro Neta, Maria do. - Maria do Socorro Neta - Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

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NOÇÕES
OBS.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: - Jorge de Abreu Sobrinho - Jorge de Abreu Neto - Jorge de Abreu Filho 7ª. Abreu Filho, Jorge de. Abreu Neto, Jorge de. Abreu Sobrinho, Jorge de

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ARQUIVOLOGIA - TRE
Congresso de Odontologia

- 1º Congresso de Odontologia (1º).

14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Exemplos: - Gerência de Atendimento da TELERJ - Superintendência Financeira da TELERJ - Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: - TELERJ - Gerência de Atendimento - TELERJ - Gerência de Finanças - TELERJ - Superintendência Financeira 15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplos: - 3 M do Brasil - Fábrica Estrela de 4 pontas - Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: - Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. - Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). - 3 (Três) M do Brasil. B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá a ordem alfabética. Exemplos: - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima Arquiva-se: - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz 2) nome da cidade, estado e correspondente. Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais. Exemplos: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - São Mateus - ES - Maria Augusta - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva Arquiva-se: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva - São Mateus - ES - Maria Augusta

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplos: - Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presidente). - Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro). Carlos, Francisco (Professor) - Professor Francisco Carlos - Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor). 8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

Exemplos: Aubert, Georges. - Georges Aubert - Paul McCartney McCartney, Paul. Jefferson, Thomas. - Thomas Jefferson - George Bush Bush, George. 9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.

Exemplos: - Guilio di Capri Capri, Guilio di. De Penedo, Esteban. - Esteban De Penedo - Charles Du Pont Du Pont, Charles. O´Brien, Gordon. - Gordon O´Brien 10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Exemplos: - José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de. - Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de. Arco y Molinero, Angel del. - Angel del Arco Y Molinero - Antonio de los Rios Rios, Antonio de los. 11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: - Chian Chin - Li Yutang Chian Chin. Li Yutang.

12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admitese, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: - Embratel Embratel. Colegial (A). - A Colegial - Fundação Getúlio Vargas - The Library of Congress

Fundação Getúlio Vargas. Library of Congress (The).

13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões, assembléias e semelhantes, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: - III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). - Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).

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alfabetase em primeiro lugar o país. C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número.252 342.37 12 .TRE chas) alfabéticos-onomásticos. O método de arquivamento por assunto não é.Santiago . na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. porém. Carlos Itacoatiara (Pernambuco) .Chile .1 a 3 anos . além de amplo conhecimento das atividades institucionais. que o ampliou. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. Tais métodos são indiretos. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha).saia . Este número é dado quando há o recebimento.Brasil . No segundo. de engenharia. Luís. em segundo lugar.meia . Pablo. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação.NOÇÕES Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados.Pesquisas 2 . contratos.Cursos 3 . tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão.Brasil . Esta pasta montada será denominada processo.Chile . ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. . pela primeira vez.). pois depende de interpretação dos documentos sob análise.437 126.Mulher .Santa Cruz de La Sierra . . Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar. ser arquivados por assunto . Hoje. e editar publicações técnicas. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos.vestido . pareceres. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . após as respectivas capitais dos países a que se referem. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização.Penteado.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. Quando um documento novo chega à repartição. porém.: É um método direto e de fácil manuseio.6 a 10 anos de Calçados .Magalhães.Campos. além da ordem alfabética. Carolina Brasília (Minas Gerais) . exige-se. Não esqueça de classificação do local e do correspondente.142 128. Conseqüentemente. Exemplos: . fitas. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 . Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos.84 .) e especializados (médicos. Sérgio Itacoatiara (Bahia) . Normalmente é utilizada em repartições públicas.meias de Crianças .Homem . arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética.42 12 . partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria. uma vez que.Antônio. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. • Método Numérico Cronológico Neste método. fotografias etc. que seguem dois critérios de arquivamento. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45.recém-nascidos . são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem.Altamira . numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos. é universalmente conhecido. 6 . . Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo. possa apresentar peculiaridades próprias a cada método. que as pastas tragam os nomes dos estados. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. Embora a quantidade de classes seja ilimitada. do documento de um cliente.os referentes à administração interna e suas atividades-fim. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). OBS.027 98.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados. com vantagem. telex etc.cueca . é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. porém. Pedro DE ARQUIVOLOGIA .Alvares. nas gavetas ou estantes. Exemplos: Brasília (Distrito Federal) .52 34 . Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades.Aragão.Brasília (Capital) . para se localizar um documento ou pasta. Com isso. nos Estados Unidos. A numeração obedece somente à ordenação seqüencial.calça . correspondência recebida e expedida. Para que o número não fique vago.87 Quando se trata de correspondência com outros países. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. No primeiro.687 Dígito-Terminal 04 . cronológico ou digital-terminal. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876. embora a disposição física das pastas.82 .Santos. atribui-se a cada cliente eventual um número.blusa . onde os documentos serão arquivados alfabeticamente.61 . Roseli. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas.27 09 .50 .camisa da Mulher . porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. ele é registrado. anotando em sua ficha alfabética a nova localização.4 a 6 anos . onde além do número de registro são colocadas informações. como classificação de assuntos: atas. de fácil aplicação. Juan.Manjo.26 . Com relação aos clientes eventuais. No entanto. É necessário. em princípios de 1950. seguido da capital e do correspondente. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. acordos. de funcionários etc.

Deve-se incluir. a data da gravação. com grande êxito. em ordem crescente. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. se sonoro ou mudo. de grandes desenvolvimentos tecnológicos. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. o tempo de duração. Quando várias fotos tratam do mesmo evento.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- DE ARQUIVOLOGIA . é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação. assuntos.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. em lugar visível e previamente determinado. arquivamento e pesquisa. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. fitas magnéticas. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. EXERCÍCIO 01. deve ser assinalado no documento. tais como: assuntos (de conferencistas. sua localização.depois de numeradas. onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados.Quando só há citação de letras. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. assuntos. Com relação aos assuntos. objetos etc. podemos citar um arquivo e um jornal. gêneros musicais etc. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. discos e recortes de jornais. ( ) É utilizado um arquivamento primário. discos duração da execução. Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. individualmente. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. 3. também. Entretanto. 4. filmes . a rotação etc. • Registro . o nosso. anotando no banco de dados ou fichas. Arquivos de Fita Magnética. controlado através de livro próprio. 2. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. denominado número de registro. 2. 5. no banco de dados.. 2. O século anterior foi o das grandes descobertas e. locais etc. filmes. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. CERTO . dimensões etc. • Negativo .Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. 3. 3. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. envelope e/ou pasta em que será acondicionada.TRE ção. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. 5. lugar. devem ser arquivados em separado. datas.o comprimento e a bitola do filme. Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. colada na margem mais larga do filme. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos.o lado da fita. só é apresentada uma letra na guia. não se pense que houve falha de registro ou extravio. acondicioná-los. evento.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. o número de faixas de cada lado. ERRADO . individualmente. autores. 4. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. releases de jornais etc. principalmente nos arquivos especiais e especializados. inserindo-se as demais letras naquele intervalo. como fotografias. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. Para a recuperação de sua localização. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. • Recepção e identificação . Também é utilizado o método numérico. 01. identificação das pessoas etc. iniciados pelos indicados na guia. lugares. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. A fotografia recebe um número de registro. retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. em suporte papel. local. GABARITO ERRADO . 1. CERTO .A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas.Não existe essa classificação. discos. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. filmes. em cores ou preto e branco. Como exemplo. 7 . em fichas). fitas magnéticas. • Pesquisa . acontecimentos. no mesmo envelope e/ou pasta.). 1. por exemplo. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. Esse número. títulos (congressos. O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. o sistema é alfabético. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. filmes etc. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). independente de sua forma de acondicionamento. ERRADO . reunidas.). como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. no seu verso. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. a quantidade (fotos e negativos). de acordo com sua entrada no arquivo. futuramente. Esse conceito tornou-se obsoleto.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas.Idem à explicação do item anterior. o tempo de duração. relatórios técnicos etc. • Preparo . Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. fitas magnéticas . compositores etc. em envelopes próprios para esse fim. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1. • Álbum . eventos. datas. Estamos na era da globalização. também será utilizado um banco de dados ou fichas. registro.NOÇÕES Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. Os demais documentos. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. preparo.Na classificação alfabética simples ou aberto. músicas. No caso de registro em fichas.

a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas. livros. Podemos citar os dossiês de empregados. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. separam-se grupos de aproximadamente 2.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos.400 documentos que serão numerados. as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. por questões de segurança. de contratos etc. As listagens. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente . Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. assim. saída direta do computador para a microficha. • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . podem ser geradas outras cópias para distribuição. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo. por meio de terminais ou microcomputadores. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. atualmente. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas.cópias instantâneas do original em filme ou papel. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo.400 documentos de formato A4. cheques. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas.Computer Output Microfilm. a proximidade das informações. Órgãos Governamentais etc. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. números. simultaneamente. • segurança . No preparo da documentação para a microfilmagem. jornais etc. • racionalização da informação . Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. • preservação e conservação de originais . Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser 8 . documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. no controle do acervo etc. de empresas. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. Como esse processo é mais trabalhoso. objetivando a imediata identificação do original e cópias. operacionais. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta. razão etc.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. Jornais. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme. • integridade de reprodução . A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. Indústria. revistas etc.por matrícula). levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. Atualmente isso é completamente inviável. para sua identificação. incêndio. Razão etc. . independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. podemos citar uma empresa que possua. Colégios. Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. seqüencialmente. Hospitais. se apresentam. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. São elas: Automação da Informação.quando o suporte da informação é o próprio computador. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. no registro de documentos.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. administrativos. falsificação etc. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. documentação rara. assuntos etc. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. • aquisição de coleções de jornais. Cartórios. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros.NOÇÕES A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. Entretanto.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. revistas. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. O índice de erros é muito pequeno.o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. Com o surgimento das novas tecnologias. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. Comércio. Paralelamente. a partir de filmes cópias. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes.quando não havia problemas no mercado imobiliário. ou seja. em seus arquivos. no Brasil e no exterior. Hotéis. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. sem passar pelo papel. não podendo sofrer alterações DE ARQUIVOLOGIA . o que não acontece nos controles manuais. Caso seja necessário. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado.TRE • versatilidade na duplicação . Como exemplo. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. através da fita spooll. Caso haja algum sinistro (roubo. séries esgotadas etc. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.

b) indicação das pessoas responsáveis. • escassez de espaço físico. Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização. um documento é copiado. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente. i) revisão da TTD 9 . sua capacidade é ampliada dia-a-dia. A leitura é feita com um laser de baixa potência. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes. enciclopédia. Entretanto.A Lei nº 1.Write . ou seja. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . 3. intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. no mínimo.Preservação do documento e sua informação.Conselho Nacional de Arquivos. d) definição do cronograma de reuniões. modificando.461 de 25/04/1991. g) aplicação da TTD. 4. garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. f) aprovação da TTD. 01. 2. faturas. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas. formulários. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações. futuramente.Compact Disc . muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais.unicamente para a leitura .Read . 1. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. 1. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. EXERCÍCIO 01. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. vinte vezes. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. então. 3. 4% em microfilmes. rapidez na recuperação da informação e segurança. desenhos de engenharia etc. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa. CERTO . que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). e. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. • extravio de documentos. Nesta década. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. h) divulgação da TTD. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço. 5. 1 % meios magnéticos.Once . DE ARQUIVOLOGIA . A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. 2. sofrerá constantemente várias reorganizações. normalmente.) • WORM . 12 e 14 polegadas de diâmetro. Um CDRom não pode ser alterado. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. ERRADO . saúde. Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. c) levantamento do acervo.. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade.para a leitura e cópia em papel. Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. • falta de definição de responsabilidade. usando software e hardware adequados. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. correspondências. em publicações (catálogos. finalmente. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. 5. consideravelmente. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. CERTO . ERRADO . os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. Depois surgiram os CDs usados para músicas. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. Caso uma empresa não defina sua tabela. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. gráfico e números. outras mídias vão sendo criadas. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . No ato da definição das prioridades de atuação. • demora ou não na localização do documento.Many (uma só gravação. CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. os discos para o armazenamento dos documentos. enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. os desenhos de engenharia etc. sendo necessário que se analise pasta por pasta.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. e) verificação da legislação em vigor. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. agricultura etc. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. material contábil de empresas de consultoria/auditoria. É necessário. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. 4.NOÇÕES simples .ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . Com isso. sem risco de danificá-los.

revistas. se necessário. c) Garantia de melhor organização desses documentos. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. na hora exata. formulário. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. tramitação. normas internas. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados DE ARQUIVOLOGIA . de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. Nesta fase. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. por isso. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos.Ou destinação de documentos. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. no uso das instalações físicas e recursos humanos. • Avaliação . as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. também com documentos que contam a história da empresa. Diante desta afirmativa. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) 10 . acarreta vantagens econômicas. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. Em meados do século XX.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. projetos. Dentro deste contexto. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes. artigos etc. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. técnicas ou científicas das instituições. Devido ao grande avanço da tecnologia. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. para as pessoas certas e com um custo possível. científica e culturalmente através dos séculos.NOÇÕES a) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. de expedição. Para a tradição arquivista americana. com base na Lei nº 8.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. principalmente a partir da II Guerra Mundial. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. manuais.: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense .TRE nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. que deve estar disponível no local certo. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos.arquivos como fonte de pesquisa histórica.) que também deverão ser analisados. como novo conceito de gestão de documentos. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. diretrizes etc. distribuição e tramitação). caso chegassem a fase de arquivamento permanente. uso. registro. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. planejamentos etc.159. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. classificação.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. Até há pouco tempo. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . OBS. • Utilização . – muitas das vezes administradas por outro órgão. Deve-se ter cuidado. ou seja. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. que são responsáveis pela criação de seus documentos. de 08/01/1991. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. OBS. • Européia .

quando necessário. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação. a ficha nº 1.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. Proceder.remeter às seções competentes para o devido estudo.registrar . Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: .Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. quando houver. b) nível mínimo ampliado . constitucionais. 4. Numerar. conferindo os anexos.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). pois toda a movimentação do processo é aí anotada. 2. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). conferir. esse controle é feito pelas próprias unidades. CERTO . variando o nome em função do movimento dos papéis. ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. quando necessário. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. Toda continuidade. conforme o método de arquivamento. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). classificar.Esta fase elabora normas de acesso. Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas.Esta fase inclui procedimentos de protocolo. GABARITO 01. Seja ele mesmo serviço. organiza-as e procede à atualização dos fichários. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . Nos serviços de comunicações modernos.classificar .NOÇÕES profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. gestão de correspondências e documentos vitais etc. O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. utilização e destinação. c) nível intermediário . se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. seção ou turma de comunicações. certa ou errada. isto é. 2. ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos.receber . de máquinas copiadoras. circulares e toda forma de correspondência. DE ARQUIVOLOGIA . Este núcleo pode ser chamado de serviço. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. 5.A base do princípio da gestão de documentos são a produção. Se houver necessidade. principalmente para consulta e empréstimo de documentos. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. registrar e distribuir a correspondência recebida.Informação .abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência. as exposições. a Quarta Via. que são depois arquivados por destinatários.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas.).existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. 1. Antigamente. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. os ofícios. o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. Distribuir . Tarefas (competências) do setor de conferência. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. no que se refere à sua recepção e expedição. Classificar . ERRADO . seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. 3. CERTO . Atualmente. d) nível máximo . por assunto. de acordo com a procedência.: O registro. de correspondência e telecomunicações. As suas atribuições são: receber. elaboração de sistemas de arquivos correntes. 3. se está redigido em termos próprios. adicionando a ela. CERTO . A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. Além de zelar pelos fichários. deve-se 11 . Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. CERTO .Expedição .TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo .distribuir Receber . numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. os antecedentes ou procedentes. uso de recursos de automação (informática) etc. à elaboração das folhas de referência. legais e administrativas de cada país.Tarefa principal de um órgão de comunicações. quando houver. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). EXERCÍCIO 01.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação . 4. registro. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. 5. A Terceira Via. como: recebimento.Entrada . OBS. classificação. depende dessa primeira atividade. há sempre integrado. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. este setor atende as pessoas nos “guichês”. de acordo com as séries. a utilização e a destinação. 1. distribuição e tramitação de documentos. A Primeira Via do registro.

Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. divulgações de concorrências. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. 4. b) Confidencial . ( ) arquivar. Fornecer antecedentes e precedentes . seja a nível de Estado ou empresarial. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. CERTO . a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum . 5. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. 2. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. urgente . a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. 3.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito.É a que pode ser exposta ao público. EXERCÍCIOS 01. provas etc. que depende de um estudo minucioso. 1. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços.Refere-se ao item secreto. admissões e dispensas. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. simultaneamente. c) Reservada . concursos. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível. a vários destinatários para informar de posições. Arquivar as cópias e documentos .NOÇÕES b) conferir com o documento original. GABARITO CERTO .É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível. A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. ( ) distribuir. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República. 1. porém menos protocolar.TRE c) d) e) O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. ERRADO . 5.Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. independente do veículo.ou seja. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. 01. Quanto à natureza do assunto da correspondência.elementos que identifiquem a classificação do documento. ou seja. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. 4. d) Secreta . com a identificação do local de chegada e/ou de saída. p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. o seu registro e distribuição. EXCETO: ( ) classificar. ( ) registrar. decisões e pareceres expedidos. 2. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. 3. d) DE ARQUIVOLOGIA . horário. sem comprometer a organização. a todos que os solicitarem. e ) Ultra-Secreta . g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros.Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. ( ) descartar. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. determinam providências ou fazem designações. Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. instituição ou empresa. Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. quer administrativa ou historicamente. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . destinatário etc.Idem ao comentário do item anterior Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo. Da divulgação de atos a fatos administrativos.não demanda de um procedimento especial. Fornecer dados à turma de informações . ERRADO . b) c) 12 . CERTO .

Bibliotecas É o conjunto de material. compra ou doação servidas pelo arquivo. visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.Há uma significação acervo documental não orgânica entre os depende da relação que documentos os documentos tenham entre si DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém.A significação do . .Aplica-se a unidades isoladas .Os documentos são em numerosos exemplares produzidos num único exemplar.O julgamento não tem caráter irrevogável . colecionados de fontes provêm das atividades diversas.Os documentos não .Os documentos são produzidos e conservados produzidos e conservados com com objetivos culturais objetivos funcionais ARQUIVISTICA Princípios e técnicas a serem observados na construção. no curso de sua atividade. ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO . e não de preservação ou perda total . em sua maioria textuais.ARQUIVOLOGIA • • • CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS SUPORTE FÍSICO PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg) GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartográfico Cartográfico ARQUIVOLOGIA Estudo.Arquivos É a acumulação ordenada dos documentos. pesquisa e consulta. em sua maioria impresso. criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. criados por uma instituição ou pessoas. desenvolvimento e utilização dos arquivos. ou limitado em número de cópias. AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO .A documentação não raro existe em via única .Os documentos são são objetos de coleção. ciência e arte dos arquivos. . por isso é definida como matéria prima abstrata.Os documentos existem .Os documentos são .Museus É uma instituição de interesse público.O julgamento envolve questões de conveniência. adquiridos por públicas ou privadas. ORIGEM ARQUIVO . organização.Os julgamentos são fanais e irrevogáveis . BIBLIOTECA É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Arquivistas. idéia ou mensagem contida num documento. como um conjunto e não como unidades isoladas . *Informação: é a noção.Preserva-se a documentação referente a uma atividade. A informação é sempre incorpórea. MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO . e preservados para a consecução de seus objetivos. disposto ordenadamente para estudo. . .

Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos.Utiliza métodos classificação específica predeterminados para cada instituição. São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato. . ditada pelas suas particularidades .As séries (anuários. que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.) são unidades isoladas para catalogação . as atividades corrente.Estabelece . documentos órgãos que instituição. .. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (Solon Buck) 2ª Idade . atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade . . a organização e o funcionamento dos órgãos CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO / ATUAÇÃO .Aplica-se a unidades . permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO . para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. cumprindo funções de arquivo corrente. periódicos. portanto.Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente. FINALIDADE 1º Servir à administração 2º Servir à história * Relação com valor primário e valor secundário dos documentos FUNÇÃO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.Aplica-se a conjuntos discriminadas de documentos . organização ou firma no decorrer de suas atividades.Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa. do conteúdo e da significação dos documentos a classificar .Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais.Guarda e conservação . São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitálos. classificação e utilização.Acessibilidade e pesquisa 3ª Idade . conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.Gerais / Centrais São os que se destinam aa receber os correntes provenientes dos diversos integram a estrutura de uma centralizando. ARQUIVO “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo.Exige conhecimento da relação entre as unidades.As séries (órgãos e suas subdivisões.Exige conhecimento do sistema.. de arquivo MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO . .Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados.

Certidão .Boletim de Ocorrência .Original .Franqueado Franqueado ao público. consultados por pessoas CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS . acondicionamento.Criação e recepção por uma entidade .Boletim . . slides.Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias.Rascunho ..Caráter orgânico ou administrativo .Cópia .Públicos Federal Estadual Municipal . conservação . formato. constitua elemento de prova ou de informação.Documentação Audiovisual .Exemplar único CARACTERÍSTICAS Conforme suas características. e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento.CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS .Prova de transações passadas .. independente da forma física que apresentem. são também chamados de arquivos técnicos..Declaração . tipo. Característica . gênero. . no exercício de suas atividades.. . espécie. forma.Certidão de Nascimento .Relatório DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada.Documentação Iconográfica .Livro . Arquivos Militares.).Confidencial Que podem ser credenciadas. . utilizando algumas . de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado” “Configuração que GÊNERO assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” “Configuração ESPÉCIE que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” “Configuração que assume uma TIPO espécie documental. de acordo com a atividade que a gerou” EXEMPLOS Acetato / Papel / Filme de Nitrato / Fita Magnética . forma ou conteúdo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte.Documentação Textual . DEFINIÇÃO TÉCNICA “Material sobre o SUPORTE qual as informações são registradas” “Estágio de FORMA preparação e de transmissão de documentos” “Configuração FORMATO física de um suporte. formalidades de consulta.Cartaz .Declaração de Imposto de Renda . microformas.Documentação Fonográfica .Especializados Documentos resultantes da experiência humana num campo específico. como também no registro. fitas.Planta CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO * Arquivos de 3ª Idade . controle.Restrito Arquivos que preservam a segurança nacional.Privados Institucionais Comerciais Familiais Pessoais Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.

uso e destinação final dos documentos. 3) Para negativos de vidro. ata. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. (E) administrativos e históricos. 5) No domingo. O comandante Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’. requerem medias especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. (D) fotografia é tanto o suporte como a espécie. . relatório. (C) correntes e permanentes.QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinários Cuja divulgação não prejudica a Administração. é correto afirmar que: (A) fotografia é o suporte e vidro é a forma. Quanto ao acesso a esses documentos. mostrou reportagem sobre a incineração de fichas. (B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (B) da forma do documento. Aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção.Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. (C) do formato do documento. (D) tipológicos e diplomáticos. 14/12/2004) O texto acima trata de documentos de custódia Militar. o programa Fantástico.’’ (Correio Brasiliense. (E) do tipo documental. “audiovisual”. (B) ostensivos e sigilosos. “cartográfico” ou “iconográfico” implica em definição (A) da espécie documental. manutenção. ‘‘A Aeronáutica tem procurado contribuir ao máximo em relação à pesquisa de documentos que podem se tornar históricos. (C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie. início da ditadura. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. da TV Globo. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. podemos afirmar que é: (A) Franqueado (B) Restrito (C) Ostensivo (D) Especializado (E) Público 2) Quanto à natureza do assunto. os documentos podem ser classificados em: (A) públicos e privados. RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 1) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”. com a descoberta. nove anos após o fim do regime. (E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte • • • • GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO PERMANENTE GESTÃO DE DOCUMENTOS 4) Carta. (D) do gênero documental. . (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. prontuários e relatórios que teriam sido produzidos pelos órgãos de informação militares entre 1964. edital. e 1994. Graus de Sigilo em ordem crescente: Reservados Confidencial Secreto Ultra-secreto (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. (B) fotografia é o formato e vidro é a técnica.

PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO • Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos. VALOR SECUNDÁRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). Análise do fluxo documental: origem. Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação. em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição. classificação. até o nível da seção. Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo. tramitação. responsáveis e encarregados. implantação de sistemas de organização da informação. mobiliário. *Ciclo de Vida dos Documentos 1ª Idade – Arquivo Corrente 2ª Idade – Arquivo Intermediário 3ª Idade – Arquivo Permanente • • • • . visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. bem como para a preservação do patrimônio documental. OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • • • • • Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários. uso. tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas.Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação. local. Conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção. Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação. tramitação. Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida. para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. funções e atividades de cada uma de suas unidades. uso primário e avaliação de arquivos. automatização do acesso. que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável. contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa. seleção dos sistemas de reprodução. • • VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO Qualidade inerente às razões da criação de todo documento. materiais. pontos de tramitação e encerramento do trâmite. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documentos de arquivo é a etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos.

Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. Aprovar as amostragens. • • COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS . de sua transferência ao arquivo central ou intermediário. de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade.• Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo. lavrando a respectiva ata. Avaliar. legal. fiscal. Presenciar a eliminação dos documentos. encaminhando-a. adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. Acompanhar os trabalhos de organização. um procurador ou assessor jurídico e um arquivista. visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente. reprodução). a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa. e sua destinação final. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente. • Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas. para a apreciação e aprovação da CCAD. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem.). • • METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO • A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação. • • COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS • A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar. Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente. técnico. transferência. Propor critérios de organização. • • COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO • • Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. recolhimento. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definirem critérios de valor. atualizando-a sempre que necessário. • • Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação. Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade. deixandoos disponíveis para eventuais verificações. pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. histórico. que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação. racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos. respeitada a legislação específica de cada órgão. recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão. sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão. em razão de sua especificidade ou volume. racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão. Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade. Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos. Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. digitalização etc. acompanhada das necessárias justificativas. Para ser aplicada. Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados. exigem a constituição de equipes. quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos.

Como a massa documental produzida e acumulada ainda é predominantemente papel. A inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos. Item Via Tempo de Documental Formulário Arquivamento Folha Nº Data / / • • Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os seguintes dados: • Órgão Produtor • Série Documental • Datas-limite • Quantidade Eliminada (em metros lineares) • Data da Eliminação • Assinatura dos Responsáveis _________________________________________ RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 6) Considerando a teoria das três idades. recolhimento e eliminação. em função de seus valores legais. ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. define prazos para sua guarda temporária (vigência. O que será feito com o resíduo da eliminação. prescrição. Não é recomendável do ponto de vista ecológico a incineração de papéis. PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. no processo de avaliação. foram considerados sem valor para guarda permanente. dependendo de seu suporte. PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos. É importante prever os procedimentos adequados à eliminação durante a elaboração de textos legais ou normativos que deverão disciplinar a matéria. administrativos etc. cada órgão público ou empresa deverá definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessários ao processamento de eliminação. e determina prazos para sua transferência. De que maneira será processada. • • TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. Onde e quando será realizada. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: AA AI AGI Cópia Observações . Quem registra o ato. por isso precisa ser periodicamente atualizada. a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que. *Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade Área Responsável Cod.A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos. A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. ocorrem na legislação. precaução). cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que. a empresa. a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução. • Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato. que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. PRAZO DE PRESCRIÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. fiscais. eventualmente.

(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador. probatório e informativo. (B) deveriam ser avaliados. de documentos. a fim da racionalização e eficiência dos arquivos. 3° Entende-se por microfilme.433/68. uso e avaliação de documentos. 8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada. dados e imagens. (C) Ciclo vital dos documentos. (C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico. (D) Destinação de documentos. não houver compradores interessados na sua aquisição. 10) De acordo com a já citada Lei 8.regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 . tramitação. em diferentes graus de redução”. (D) corrente. organização. as tabelas de temporalidade (A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados. denomina-se: (A) Organização e Métodos (OM). (E) permanente. a eliminação de documentos públicos de valor permanente (A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação.º5. vulgarmente denominados “arquivo morto”.regulamenta a Lei 5. por meios fotográficos ou eletrônicos.(A) intermediário.159. (E) somente ocorrerá se. (D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico. (B) Gestão de documentos. (E) deveriam intermediário. • Lei Federal n. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano. preservando-se os papéis permanentes. devem ser • • .dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos 9) Como instrumentos de destinação.799 de 30/01/1996). o resultado do processo de reprodução em filme. Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 da Secretaria de Justiça . de 08 de janeiro de 1991. 7) A administração da produção. ser recolhidos ao arquivo • • MICROFILMAGEM GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS MICROFILMAGEM “Art. (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos. (B) corrente / intermediário. mediante técnicas e práticas arquivísticas. (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente. (Decreto Nº 1.. (C) intermediário / permanente. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades.433/68 de 08 de maio de 1968 . evitando o acúmulo. para fins deste Decreto. após leilão oficial. (E) Princípio da unidade protocolizadora. (D) indicam quais documentos recolhidos ao arquivo intermediário.

Microfichas) A microficha nada mais é que uma folha de filme . por onde serão inseridas as tiras de microfilme. servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico. Proporciona perfeita integridade de arquivo. ou mistas. a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas.Vantagens: Integridade das informações. . ranhuras etc. Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo.Comic Mode • • • PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica. unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm. Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo. MICROFORMAS Principais Bitolas • • • 16mm (até A4) 35mm (Grandes Formatos. livros. etc. Lei Nº 5433 de 08/05/1968. Sendo mais usada a de 105mm x 148mm. facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. Segurança: Duas vias de microfilme. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens. mapas.Fotograma em pé .Fotogramas Deitado . a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura. Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm . transparentes e muito finas. Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa.Cine Mode .O. formando canais. possível por meio de vários recursos como a datilografia. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. normalmente da largura superior a 70mm. original e cópia. As larguras mais documentm arquivos m usadas são 16mm para tiva e os de 35mm para as. MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento após o outro ao longo da película de microfilme. sendo que sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm. Apresenta o menor custo por imagem filmada. cores. As jaquetas podem ser de 16mm. Microficha Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas. proporcionando à Microfilmagem total segurança. entre elas as mais comuns são: Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma câmara planetária tipo “Step & Repeat” • Utilizando uma câmara C. Redução de espaço: em até 98% de redução de espaço físico dos arquivos.M. Plantas) 105 mm (Micropublicações. 35mm. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto. que permanecem abertos nas extremidades. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação. com auxílio de índices em banco de dados. busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Pode ser obtido em câmaras rotativas e planetárias.

EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico. Processadoras Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis. Na Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples possibilitam a impressão e/ou escanear a imagem. Duplex Frente e verso de um documento são microfilmados simultaneamente. com uma única passagem do documento pela máquina.microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem. a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Só obtém-se o Duplex com microfilmadora rotativa. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem. . A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema “duo” ou duplex. Duplicadores Utilizado para fazer cópias das microformas Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas. Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte inferior do mesmo. possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina. os leitores simples se restringem apenas a consulta. Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados.

Vantagens: • Incremento ao Tramite • Informação “just in time”. Áudio. o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel. e serão convertidos para o formato digital. e acessibilidade pode ser restringida através de senhas. Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Indexação: a indexação é o processo que garantirá a recuperação dos documentos. imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. . Esse processo pode ser realizado com a identificação destes termos antes da digitalização do documento ou após a digitalização. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias.) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. Câmeras Digitais. som.papel. ou seja. documento digital) pela detecção e medida da luz refletida ou transmitida. por exemplo. Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-óptica um documento analógico (impresso) em código binário (documento eletrônico. como papel..000 páginas A4 digitalizadas em 1 CD-ROM. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes. Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos estáticos. documentos que não tem versões. na indexação são atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao conteúdo do documento. Para a realização destes procedimentos são utilizados Hardwares específicos: Scanners. Imagem Dinâmica. Imagem Estática. Workflow Ferramenta para armazenamento. Um sistema de GED é composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída. • 13.. • OCR – Opitical Character Recignicion . o que vai definir o momento exato da digitalização é o grau de complexidade de identificação destes termos. era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconheça o conteúdo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII). GED – GERENCIAMENTO ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS Sistema de GED Definição É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como. microfilme. Placas de Captura (Vídeo e / ou Áudio). Com os documentos convertidos para imagens. mirofilme. recuperação e tramitação de Documentos.

Outro aspecto relevante é possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos. então. Armazenamento (Storage) Discos Magnéticos Disco com superfície magnética na qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície. alteração e/ou exclusão dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado. Read Many) QUESTÕES 11 . exemplo: • COM – Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar microfilme. Discos Magneto-Ópticos Utiliza um campo magnético que só pode ser alterado quando o disco é aquecido através do laser.O procedimento da microfilmagem: (A) substitui a etapa arquivística da avaliação de documentos. Nos processos de gravação. A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo. que processam a imagem. • COLD – Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos ópticos. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. • • CD-RW DVD-RW Consulta (Visualização) Para a realização de uma consulta adequada aos documentos é de grande importância a utlização de monitores de alta definição onde se possa visualizar 12 . e para os monitores. • • Disquetes Hard Disk Saída (Output) A saída de um sistema de GED é a possibilidade de se obter o documento impresso novamente.Documentos Datilografados ou Digitados • ICR – Intelligent Character Recognition Texto Manuscrito um documento com a menor distorção de tamanho possível. (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a seleção documental.Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. No processo de leitura apenas o laser é utilizado no processo. e um campo magnético faz a alteração necessária. para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resolução e com uma boa velocidade de impressão de páginas por minuto. (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas séries. (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de arquivamento. . Discos Ópticos Mídia que aceita e mantém informações sob a forma de marcas numa camada de gravação que pode ser lida com um raio óptico. • • • • • CD-ROM CD-R DVD DVD-R WORM (Write Once. Você. (B) não elimina o prévio tratamento técnico da documentação.

são criadas categorias. (C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas. notas de empenho. (C) sugere a eliminação dos permanentes sem valor histórico. esse esquema é chamado de Plano de Classificação. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas notas de empenho Movimentação Bancária conciliação bancária extratos bancários Receita A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. 13 .De acordo com o Decreto 1. dados e imagens. comprovantes de pagamento. (B) automatizar a produção de guias e inventários. que regulamenta a lei 5433. de documentos arquivísticos com grau de redução de 96. deixando claras as ligações entre os documentos. facilitando a conservação física. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente.5%.799. 14 . extratos bancários. (D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. receita. por exemplo: Uma classe Administração de Finanças. (D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária.(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. com a finalidade de (A) otimizar e racionalizar a gestão documental. Podemos entender que classificação é antes de tudo. de documentos. (E) divulgar documentos históricos pela Internet. que dizem respeito às funções / atividades detectadas. documentos • • CLASSIFICAÇÃO ORDENAÇÃO CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo. classes genéricas. de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas Movimentação Bancária Receita Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas como. . conciliação bancária. microfilmagem é (A) um processo de reprodução em filme. lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de um arquivo. despesa.. (B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. sobre a microfilmagem de documentos oficiais. (B) um processo de reprodução fotográfica. subdividida em quatro outras. (E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos. de 30 de janeiro de 1996. movimentação bancária. controle orçamentário geral.A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. por meios fotográficos ou eletrônicos.

Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. Critério Estrutural: As classes correspondem a “estrutura” da empresa (setores. e Arranjo englobaria as operações técnicas destinadas à organização da documentação de caráter permanente. departamentos). extratos bancários (ordem cronológica). Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. → ALFABETADO Paulino Macedo Andrade. • • • ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): • Simplicidade • Flexibilidade • Expansibilidade • Observação: * Plano de Classificação X Quadro de Arranjo Classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente. Por exemplo. 2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabética do prenome → João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes ALFABETADO Antunes. pois. Pedro Paulo • Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) • Data • Local de procedência • Nome do emissor ou do destinatário Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. José Antunes Pedro Paulo Silveira Macedo. João MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO . ORDENAÇÃO MÉTODO ALFABÉTICO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos. Critério Funcional: As classes correspondem estritamente a funções.O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL. Aníbal Antunes. Regras de Alfabetação 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. mesmo no que se refere a uma mesma atividade. Paulino José Antunes Andrade Silveira. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: O elemento considerado para ordenação é o NOME. ou o critério ESTRUTURAL. e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. cabe à ordenação definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqüência numérica).

→ Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento 9º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam. Paulo 8º) Os nomes orientais (japonês. Jose . que corresponde ao sobrenome paterno. Waldemar São Bento. Heitor ALFABETADO Al Ben-Hur Li Yutang Li Yutang Al Ben-Hur 4º) Sobrenomes formados por Santo. Ramon del Oviedo y Baños. ou ligados por hífen. não se separam. São. ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. chinês e árabe) são registrados como se apresentam. Sebastião de Pádua Júnior. conferências. Marcelo Costa Villa-Lobos. → EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. sem inversão → → Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado. ALFABETADO Brito. os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação. reuniões. Paula Brito Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separadas → Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto ALFABETADO Almeida Filho. → Governador Jarbas Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. Júnior. Sobrinho. Wilson de Brito Neto. Jarbas (Governador) Existem 3 (três) formas de arquivamento 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome. os números arábicos. Neto. Oscar (General) Vasconcelos. Jorge Santo Antonio. → II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal ALFABETADO Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Penal (3º) Encontro de Turismo (Quarto) MÉTODO GEOGRÁFICO 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. e aparecem no fim entre parênteses.Antunes.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Rio Grande do Norte ALFABETADO Arco y Molinero. ALFABETADO Montes Claros. Antonio de Oliveira Sobrinho. Sebastião de 10º) Nos títulos de congressos. A Colegial Ltda. não se separam. 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho. romanos. Santa. Luis Carlos da Silva ALFABETADO Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. ALFABETADO Santa Cruz. porém.) Teixeira. → Jose Oviedo y Baños Ramon del Arco y Molinero 1ª FORMA: Estado – Cidade . Paula (Dra.

.) PORTUGAL Portugal – Lisboa – Maia.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Cidade Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife Ex: • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto.. nº de registro . FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró Recife .. pessoa.. Paula Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02 Recife – Pernambuco – Projeto 12/02 Recife – Pernambuco – Silva.) Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira. IMPORTANTE . nº de registro . pessoa. Carlos da Ex: • Dentro de cada divisão de cidade faz-se a divisão por documento (assunto.... Manuel Mourinho (Dir.. Paula Pernambuco – Recife – Silva. pessoa.Pernambuco • Ex: Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto.) PERNAMBUCO Pernambuco – Recife – Ferreira.) Portugal – Coimbra – Clientes Ativos Portugal – Coimbra – Clientes Inativos Portugal – Porto – Clientes Ativos Portugal – Porto – Clientes Inativos • Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence.Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal .Porto Ex: 2ª FORMA: Cidade – Estado . Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro ..• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades.. nº de registro .. Ex: ..*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por País França Portugal Ex: • Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades. Carlos da Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02 3ª FORMA: País – Cidade .

. . George ... . / 12 .30095 Guerra Filho.41737 Magalhães.. /10 Novembro / nov. / 06 Julho / jul / 07 ANO .. 29 30 31 Agosto / ago. No momento da ordenação... e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas..20241 Tenório.40072 Caldas.. 1940 . Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula. INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA DIA 1 2 3 4 5 .. ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar... . MÊS Janeiro / jan. . Luis Henrique ..... Antonio . os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. / 03 Abril / abr. ...DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética.. / 04 Maio / maio / 05 Junho / jun..O método numérico simples é um método indireto pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. / 09 Outubro / out. João . /01 Fevereiro / fev / 02 Março / mar. Edilson – 30021 EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE FORNECEDOR NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA ORDEM DE SERVIÇO TESTE DE ADMISSÃO MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação. . 1965 1966 1º ANO Seqüência da Ordenação ASSUNTO – ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. / 11 Dezembro / dez. EX: CONTABILIDADE 2º MÊS . /08 Setembro / set. 1999 2000 2001 3º DIA EX: 2004 Outubro Novembro Dezembro 2005 Janeiro Fevereiro Março PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 Documento mais recente → 30095 30021 20241 ASSUNTO – ALFABÉTICO .

Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais.DUPLEX PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 NOTAS FISCAIS 1-2 Pastas Organizadas Pelo Método Duplex 1-2-3 1-2-2 1-2-1 Os assuntos são divididos em classes e sub-classes.Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de fornecedor nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída Ordem de Serviço PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão Nota Fiscal de Saída 1-2-3 PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. ASSUNTO – NUMÉRICO . CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2 . ASSUNTO – NUMÉRICO .DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD). O método permite a criação ilimitada de classes. • Ex: para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 • Ex: Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões 1-2 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 1-1 1 1-1-1 • Ex: Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões.

2 122 123 (A) sistema de notação mista.Um plano de classificação deve basear-se (A) nos gêneros documentais.A utilização de métodos numéricos de arquivamento (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos.0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos. Trata-se do método: (A) decimal. Ex: 612 616 616. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Técnica e não o Sistema de Classificação. (E) sistema mnemônico. Usa-se.As qualidades que são atribuídas por Schellenberg a um sistema de arquivamento são: . formatos e suportes. assunto-numérico. (C) flexível. funções e atividades das instituições de origem dos documentos 17 . A desvantagem é que a cada nível temos um número de subdivisões limitado. podendo ou não ter uma parte decimal. (C) enciclopédico. (E) na estrutura. de assunto-numérico e sujeito a expansões. (B) sistema simples de assunto. (B) duplex.2 Após o ponto podem existir quantos números sejam necessários.1 616. (C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos. (D) expansões restritas. (E) numérico simples. flexível e que admita expansões. Ex: 100 110 111 112 120 121 121. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original.Método de arquivamento no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo. também. (B) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. índices remissivos e mnemônico. (D) alfanumérico. (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. codificações alfanuméricas. de assunto-numérico. CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor serviços produtos Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída 18 . QUESTÕES 15 . Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. mnemônico. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas.1 121. 16 . (D) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histórico. (B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto.

e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser . Para que atuem sobre os documentos e proliferem. RESTAURAR Qualidade do Ar Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma parcial ou total. escurecendo. não permitindo que estes venham a se deteriorar. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. A luz natural atua na desinfecção dos documentos. com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. necessitam de conforto ambiental e alimentação. porém. os insetos (baratas. o controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos. a incidência direta de raios solares sobre os documentos causa danos de forma irreversível. Ataques a arquivos. Esse equilíbrio deve ser mantido pois. que também prejudicam os documentos. a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias. AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. modificando cores. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. Já a luz artificial branca possui uma incidência muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta). É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos. e garantir uma boa circulação do ar. tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja. isto é. bem como garante características propícias para infestação por animais. cupins). por isso.Radiação da Luz • PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS O Controle da luminosidade é um elemento que pode garantir a preservação dos documentos. entre outros. pouca circulação de ar. Vandalismo FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C. CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deterioração já iniciado. e a umidade em 50%. INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. os roedores e os fungos. brocas. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. devemos manter da incidência os de PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos. CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”. È importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”. e as partículas sólidas que se encontram em suspensão. De uma forma geral documentos protegidos luminosidade direta. e ressecando o papel. Neste caso devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra Violeta). os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos. falta de higiene.

saesp. Janice. SOUZA NETO. IMAGEWARE .imageware. danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda. A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos. visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros. Ieda Pimenta.minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos. de. J.html CASSARES.br PAES.1). CASTRO. Arquivologia = Ciência. Norma Cianflone.sp. v.com.gov. CENADEM – http://www.http://www. M.br/cf1. São Paulo: CENADEM. São Paulo: Arquivo do Estado.com. pastas. FONTE AVEDON. Disponível na integra em: http://www. D. M. Como avaliar documentos de arquivo. 1998. Marilena Leite. Arquivística = Técnica. Deve-se utilizar o mobiliário com padrão arquivístico. . Astréa de Moraes e. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. caixas) também são importantes para garantir a integridade documental. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES.br GONÇALVES. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. O microfilme. 89 p.cenadem. São Paulo: Arquivo do Estado. Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental. Arquivo: teoria e prática. (Como fazer. 1998.

Arquivo: teoria e prática. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). (desconsiderar o espaço entre as palavras).LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. Grupo 2 • Registro • Movimentação Funciona como uma atividade de distribuição de documentos. 93.PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação.ARQUIVOLOGIA . os números são dispostos em grupos de dois dígitos. faz a separação de acordo com a sua classificação. Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19. e do grupo terciário 82. Monteiro Montenegro MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Os documentos são numerados seqüencialmente. e encaminha os documentos aos setores a que se destinam. Grupo 1 • Recebimento • Classificação Recebe a documentação . Ex: 56212 05-62-12 ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Ex: Existem dois tipos de ordenação alfabética.MÓDULO COMPLEMENTAR PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Marilena Leite. e lidos da direita para a esquerda formando pares. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai . Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Arquivologia NUMÉRICO DÍGITOSIMPLES TERMINAL 56212 21-87-03 86212 05-62-12 94217 08-62-12 218703 09-42-17 672789 97-26-89 972689 67-27-89 Conteúdo transcrito de: PAES. Faz o registro do documento anotando dados de identificação. porém. 1 . separados por hífen. . adiciona o carimbo de data de recebimento. seguido do grupo secundário.

Um arquivo público (federal. B) os arquivos definitivos só possuem documentos de valor histórico intrínseco.Na literatura arquivística. B) descrição. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. para organizar a documentação armazenada. comutação bibliográfica internacional. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. que reúne tipos documentais por suas características comuns da estruturação da informação. C) não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica. E) a necessidade histórica independe do valor secundário e do valor primário. D) restauração. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. C) grupo. estadual ou municipal).A divisão de gênero documental. C) avaliação e organização da documentação. além da permanente. edital. 6 . 1 . Carta. E) avaliação. C) conservação. comutação de registros documentais nacionais e internacionais. 2 . E) controle do fluxo de documentos. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: A) seleção e destinação dos documentos. B) preceitos técnicos da arquivologia. legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação. B) espécie documental. Rousseau e Couture esclarecem: A) os autores não aceitam a denominação valor secundário. C) avaliação. D) o documento que possui valor secundário agrega a necessidade histórica. B) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas. (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. comutação de registros documentais internacionais. websites. De imediato. ata. ela é uma entre outras. normas princípios 4 . D) levantamento da produção documental.Observe a equação relativa à utilização de arquivos definitivos: arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica. D) subseção ou subgrupo. inserção no Programa da Sociedade da Informação.A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: A) legislação em vigor. E) subsérie.O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. conservação e restauração de documentos denominase: A) preservação. aplicação de normas internacionais.ARQUIVOLOGIA – BATERIA DE QUESTÕES 1 . denomina-se: A) série. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. arquivamento e microfilmagem. aplicação de normas internacionais. D) comutação internacionais de arquivísticos. armazenamento. bibliográfica. D) seleção e restauração da documentação. Arquivologia E) fundamentos arquivísticos. C) relação custo benefício de sua implantação. relatório. Sobre essa equação. seleção. 5 . B) higienização e acondicionamento. 3 . o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: A) arranjo e destinação da produção documental. E) transferência da documentação e sua fotogrametria. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. 7.

(B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo.(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. produzindo processos. O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas. Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo: (A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de São Paulo 9. condicionando sempre os interesses de quem o manipula. (C) o documento de arquivo em si é neutro. existindo diferentes possibilidades de aplicação. (B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso público. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. (E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa científica. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Anos mais tarde. revelando a verdadeira intenção documental. (C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta. Durante o período da Ditadura Militar. Arquivologia 2 . 8. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros. Este episódio é bem ilustrativo de que (A) nenhum documento é neutro. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. parte da repressão aos opositores foi feita pela via jurídicolegal. tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. (E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público. 10.

678 322. Indique. para cada documento. (E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que. respeitando sempre os princípios da arquivologia. (A) O arranjo deve levar em consideração a ordem original dos documentos. 13. séries dentro dos fundos e. a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural. há que remontar ao órgão governamental.120 984. (C) Denomina-se arranjo à ordenação dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora. As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem (A) ser organizadas por assuntos. (C) constituir fundos diferentes. entre as alternativas. agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema. seguindo o método proposto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2).020 Nome do funcionário Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit 12. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os respectivos funcionários. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios. de acordo com o fotógrafo autor da imagem. se necessário. Nº do dossiê 103.977 784. reunidos pela semelhança de atividades. conforme indica a tabela abaixo. a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados. nas áreas e estruturas que lhes são destinadas. repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido. visam distribuir os documentos de um arquivo. (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentação quando retratarem aspectos urbanos antigos.206 151.206 152. (A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues (B) Maria Júlia Rodrigues Antônio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (C) Antônio Heron Ferreira João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Arquivologia 3 . dos itens documentais dentro das séries. de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora. indique a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal. em fundos. (D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual. ou seja.11.

c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. que permite armazenar as informações microfilmadas em qualquer suporte informático. passando pelos estágios corrente e intermediário.Os documentos de segunda idade são aqueles a) que retratam a origem da entidade. a partir do filme original. 20. foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de arquivos correntes. (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança. (V) (F) 14 Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes. o seu procedimento e o seu funcionamento. O equipamento. receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de a) protocolo. (E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para o armazenamento. 19. (D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático. públicas ou privadas. Nesta situação específica. do mesmo assunto. também. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. constituindo-se coleções temáticas.Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática. a confecção de um filme cópia. (V) (F) 18. 16 . ainda em curso. b) arquivo corrente. (V) (F) Arquivologia 4 . (B) é desnecessária.A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos. de Marilena Leite Paes. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia. e) sala de consulta.Observe o quadro abaixo: 15 . desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente. (E) sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos. Usa-se. c) arquivo intermediário.O procedimento de microfilmagem elimina o prévio tratamento técnico da documentação. (C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos.(D) ser agregadas às demais fotografias. d) arquivo permanente. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. 17 . espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e de Cd-Roms. preservando o microfilme. já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas. Com tal equipamento.O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente.

práticas e finalidades das atividades desenvolvidas no âmbito da Arquivologia. 23. enciclopédica. a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação Considerando o universo de normas. Arquivologia 27 Os usuários terão acesso somente às reproduções dos documentos. R. 26 Somente serão recolhidos à fase permanente os documentos com valor secundário. é correto afirmar que a) se relaciona ao valor secundário. 25 Compete às comissões setoriais de avaliação de documentos a aprovação das amostragens.Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática. 24 Quanto ao gênero. (V) (F) 22. de Marilena Leite Paes. conceitos. a destruição. alfabética. a transferência. dessa maneira. dicionária. d) pressupõe a garantia de direitos. a microfilmagem. não consta a) b) c) d) e) a doação. (V) (F) 21. as fotografias e as gravuras (V) (F) Com relação à política de avaliação a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivístico.Nas operações de destinação propostas por T. julgue os seguintes itens.Entre as atividades de conservação. a preservação do suporte original. na categoria de documentos iconográficos. assinale a que corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. b) ocorre durante a vigência do documento. c) se cumpre no arquivo corrente. o recolhimento. garantindo-se. e) se define durante a tramitação. decimal. (V) (F) 5 .Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda de documentos de arquivo. a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à a) b) c) d) e) duplex. os diapositivos. Schellenberg. julgue os itens subseqüentes. os negativos. Acerca do recolhimento de documentos. inserem-se os desenhos. julgue os itens subseqüentes. na obra Arquivos Modernos.

julgue os itens a seguir. c) relação orgânica entre documentos d) correspondência entre os documentos e a s atividades da instituição. formação típica dos arquivos. poderá ser utilizado qualquer grau de redução. julgue os itens subseqüentes. e) ligação entre os valores primários e secundários dos documentos. (V) (F) 34 A encapsulação é um processo de preservação no qual o documento é colocado entre duas superfícies de plástico transparente. apresentem um estado de conservação precário devem ser objeto de avaliação para posterior eliminação. (V) (F) 38 A acumulação. (V) (F) 36 O documento eletrônico pode apresentar perdas da integridade do conteúdo.Tendo em vista a legislação que regula a microfilmagem de documentos oficiais. julgue os itens a seguir. tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução. a migração é a alternativa de mais baixo custo. c) nos códigos de classificação dos documentos do governo federal. sendo. b) nos assuntos tratados na correspondência dos seus órgãos de cúpula. (V) (F) 32 A laminação corresponde à utilização de agentes químicos para a eliminação de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. porventura. 39 Uma entidade. d) na distribuição hierárquica dos documentos em dez grandes classes. (V) (F) 29 É vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo. para readquirirem flexibilidade pela absorção de vapor d’água. (V) (F) 37 Na preservação dos documentos eletrônicos. e) nas competências. pública ou privada. Acerca dos documentos eletrônicos. (V) (F) Com relação à preservação de documentos. As discussões em torno da produção e preservação dos documentos eletrônicos têm sido uma constante Arquivologia 6 . em que há a) procedimentos seletivos de reunião de documentos. b) transferência natural de documentos. adotada em detrimento da emulação. 35 Na conservação desses documentos. 28 A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações. é aconselhável a transferência periódica dos dados para outros suportes. 31 Os documentos de terceira idade que. (V) (F) 33 A umidificação é um procedimento em que documentos ressecados são colocados em uma atmosfera úmida. (V) (F) 30 Na microfilmagem. deve organizar seus arquivos com base a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes conteúdos. cujas bordas são seladas. opõe-se à coleção. (V) (F) nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivística em todo o mundo. funções e atividades por ela desenvolvidas. portanto. sendo permitida a utilização de microfichas.

d) os documentos desprovidos de interesse para a administração. são atividades prévias: a) eliminação de documentos supérfluos e repetitivos. e e 41 Na elaboração da tabela de temporalidade. c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermediário. e) recolhimento das séries documentais ao arquivo permanente. e 45 Nos arquivos permanentes. Arquivologia 47 Um plano de classificação deve basear-se a) nos gêneros documentais. b) a adoção do método numérico-cronológico pelos protocolos dos órgãos públicos é um poderoso instrumento de apoio. e) os documentos apócrifos. 43 Na avaliação de documentos de arquivo. 7 . e) a análise das informações básicas sobre arquivos. b) extrapola as razões pelas quais foram criados. são em geral considerados de valor permanente a) as cópias cujos originais são conservados. c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem. d) a liberação de espaço físico tem sido um argumento forte. e) manuscritos dos impressos dactiloscritos. e) não favorece a pesquisa retrospectiva. d) equivale ao que lhes permite o valor primário. b) a elaboração de planos de destinação de documentos. d) relação de documentos a serem microfilmados. e) a eliminação de documentos. b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do órgão produtor. segundo recomendação do CONARQ. 44 O gênero distingue os documentos a) textuais dos iconográficos audiovisuais. c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade. b) as atividades da instituição e as de entidades congêneres. 46 O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre a) as atividades-fim e as atividades-meio. d) ativos dos semi-ativos e inativos. c) sigilosos dos reservados confidenciais. c) depende de sua vigência jurídicoadministrativa. a) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos.40 Por diagnóstico de arquivo entende-se a) o recolhimento da massa documental acumulada. 42 Na prática de avaliação. c) os documentos que comprovam a origem da entidade. b) públicos dos privados e notariais. formatos e suportes. c) os documentos e as atividades da instituição. o potencial informativo dos documentos a) é inversamente proporcional ao seu grau de sigilo. b) os documentos cujos textos estão reproduzidos em outros. não pode ser feita por meio de fragmentação manual ou mecânica. d) os originais e as cópias dos documentos e) os documentos e os assuntos tratados. d) a aplicação das normas da ISAD(G).

deve-se a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa. e) passar borracha nos papéis de textura porosa para efetuar limpeza de superfície. c) utilizar materiais de qualidade arquivística. demandam diferentes métodos de leitura e de conservação. pergaminho. são desprovidos de autenticidade. e) só podem ser analisados por cientistas da informação. filme de sais de prata. interrompendo o processo de deterioração de seu suporte. e) promover a cultura de térmitas. deve-se a) aplicar solventes na limpeza da superfície. b) gênero documental. 50 Na solução de problemas de mudança de suporte. têm espécies e tipos indeterminados. para que o papel não fique ressecado. funções e atividades das instituições de origem dos documentos. 51 Na conservação dos arquivos. c) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. 48 Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel. a literatura arquivística recomenda o uso de a) b) c) d) e) disco óptico. c) suporte. d) evitar colas a base de metilcelulose. 52 Para estabilizar os documentos. d) formato. b) adotar procedimentos arquivísticos irreversíveis. d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse históricos.b) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. b) expor o papel à radiação ultravioleta. pois a) b) c) d) não alcançam valor histórico. para fins de guarda prolongada de documentos. d) permitir que os gases e partículas sólidas atuem no controle da qualidade do ar. 49 Contrato de prestação de serviço é exemplo de a) espécie documental. Arquivologia 8 . disco rígido. por meio do termo-higrômetro. c) utilizar fungicidas e água nocombate aos esporos ativos e dormentes. fita magnética. e) tipo documental. e) na estrutura.

o 1.”: a) permanente. a contar da data de sua destinação. pode desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição. e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística privada. palavra-chave. falência etc. e) resolução. A soma total de todas as descrições obtidas. b) levantamento. referentes à segurança da sociedade e do Estado. 5. de uma forma geral. e) estrutural. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. b) cela de fumigação. d) dossiê. ligadas numa hierarquia.. (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo. c) ponto de acesso. de uma época ou de uma região. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da: a) Proveniência. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. vinculáveis a redes remotas. Assim. b) relacionamento. c) memorando. d) imagnético. a cultura e o desenvolvimento nacional. c) intermediário.(UFRJ / Arquivista / 2004) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. 10. c) avaliação. para uma investigação acadêmica. c) conservação. c) avaliação. a contar da data de sua organização. No entanto. c) triagem. e) 60 anos. d) classe de referência. Nessa perspectiva. são denominados: a) e-mail. é o documento: a) sistemático. e) deterioração. b) viabilidade. como também os que possuem valor. d) disseminação. b) parte de arranjo. são várias as instituições que deixam de existir por diversos motivos. se é necessária a descrição de suas partes. ou seja. b) ofício. e) Microsoft. d) organização. agregar documentos por fundos. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de: a) proveniência. localizar o código. c) intranet. c) organicidade. b) Territorialidade. no arquivo de uma instituição de ensino superior. aumentar o índice de recuperação da informação. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos. d) obturador. pois ele é o responsável pelos documentos arquivados. 14. se um fundo como um todo estiver sendo descrito. d) 50 anos. 2. e) acondicionamento. 8. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administração pública. 12. 13. haverá: a) transferência da sua documentação a organismos governamentais. Esses documentos. b) organização da sua documentação em órgãos públicos. . anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de: a) prescrição. evento. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. e) restauração. e) eletrônico. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. c) sonoro. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte. quando necessário. c) 40 anos. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. Assim. visando não apenas a eliminação. 18. temperatura e umidade relativa do ar. documentos importantes que contam a trajetória de sua vida. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) racionalização. estas podem ser descritas em separado. d) terciário. d) destinação. assegurar a preservação de certos documentos. mas principalmente. c) deonizador. 17. d) access. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país. e) identificação. mesmo refutados em princípio. expressão ou código que pode ser usado para pesquisar. por meio de redes locais. 3. de uma família ou de um indivíduo. e) área de relevância. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. 6. b) excel. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. b) mutável. d) identificável. c) determinação. c) levantamento. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: a) 20 anos. se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história.. e) termohigrógrafo. 15. d) depuração. d) Temporalidade. c) contextualizada. são mantidos em seu poder. d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública. incorporação por outra instituição. identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como: a) item de série. b) especializado. a contar da data de sua produção. b) indexação. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidadão brasileiro reúne. são corroborados mais adiante. o código do detentor. “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade. b) destinação. sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulação dos recursos da internet no interior das organizações. c) descarte da sua documentação em instituições públicas. alguns documentos classificados como sigilosos. b) 30 anos. 16. 11. utilizando o índice. e) corrente. pois. Paes e Bellotto. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar. sem critérios técnicos ou científicos. 9. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. garantindo consistência da área. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se: a) arranjo. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. d) simultaneidade. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. segundo Bellotto (2004). sendo seu autor identificável por meio de um código. Desse modo. b) notação. civil e administrativa. Essa é a definição de: a) carta. em memórias eletrônicas de massa”. 7. d) classificação. e) triagem. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público. na maioria. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento. e) funcionalidade. em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento. arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos modernos como: a) ar condicionado. a sua cobertura deve ser total. e) Informalidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. isto é. a contar da data de seu arquivamento. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais. d) restauração. a contar da data de sua movimentação. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um computador. de um estabelecimento. eles podem ser declarados de interesse: a) judicial e restrito. b) relevante. b) público e social. termo. Tal técnica é denominada descrição: a) multinível. b) prevenção. deverá ser representado numa só descrição. assunto etc”. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição. 4. em um ambiente de arquivo insalubre. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. c) Naturalidade. ao longo de sua existência. de acordo com a última versão da ISO3166. como término da atividade. na forma da legislação em vigor. (UFRJ / Arquivista / 2004) A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. e) codificação.

que é a tabela de: a) operacionalidade. b) 150 anos. c) restauração de documentos. onomásticos etc. por meio de instrumentos. d) UNESCO. e) 300 anos. d) unitermo.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. c) esterilização. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) Arquivo e do Congresso.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O art. visando à gestão. b) SINAR. de acordo com os valores informativos e probatórios.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura. c) REBARQ. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. c) guia. b) prescrição.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. e) CONARQ. 28 . c) sete classes principais e três classes gerais. e) Arquivo Judiciário. e) corrente. b) palavra-guia. informação e orçamento para 2005. 31 . UFRJ e ano de 2005. d) descarte de projeções. e) geográfico. c) informação. d) inventário. 23 . é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos. 20. c) palavra-chave. e) topográfico. e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetação. cronológicos. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do: a) Arquivo Estadual. c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ. b) incineração de documentos. b) numérico. b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de: a) 100 anos. 24 . (UFRJ / Arquivista / 2004) “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. e) secretos. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória. administrativos e culturais em geral. 19. d) Governo e da Política. além de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares.c) nacional e internacional. dos anos de 1973 a 1985.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. e) guia. b) ABARQ.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. 29 . c) 200 anos. obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. e) remissiva alfabética. d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ. c) organicidade. reunião e ordinária.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais. c) Público e da Vida. d) movimentação de documentos. b) repertório. o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico. 27 . b) caducidade. d) fumigação. de umidade relativa e de poluentes. d) sigilosos. 26 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos. d) COLMARQ. c) dicionário. d) intermediário. e) estratégico.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. e) jurídico.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário. Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus recursos. c) destinação. b) reunião ordinária. b) permanente. 32 . visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico. d) intermediário. 30 . na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ. e) AAB. d) privado e individual. 34 . c) especial. e) palavra-item. 21 . com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. b) intermediários. 37 . c) permanente. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005. para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia. b) permanente. e) conservação.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. e) informação.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição. d) temporalidade. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. d) oito classes principais e duas classes gerais. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. e) originalidade. denomina-se: a) monitoração. d) palavra-índice. b) seis classes principais e quatro classes gerais. d) catálogo. os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais . d) tabela de codificação. 40 . c) inventário. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do: a) CONAR. e) histórico e administrativo. e) Estado e da Sociedade. 41 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gênero. d) 250 anos. b) Arquivo Municipal. c) sistema de notações. b) método de arquivamento. as palavras-chave principais são: a) informação. 39 . d) reunião ordinária. c) Arquivo Nacional. d) equivalência.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ. e) nove classes principais e uma classe geral. b) climatização. b) resumo. a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga. b) movimentação alfanumérica. 35 . sob pena de responsabilidade. O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Na mensagem: “informamos que.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo. c) permanentes. é a tabela de: a) temporalidade. d) corrente. e) preservação de documentos. formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial. 36 . são finalidades do: a) índice.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. d) Arquivo Histórico.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. e) refrigeração. b) Homem e da Comunidade. 22 . e) instrumento de pesquisa. c) ARCAR. 4º da Lei 8. foi discutido o orçamento para o ano de 2005”.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal. c) ordenação alfabética. c) especializado. 25 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. b) especializado. visando a incluí-los num instrumento. 33 . 38 . utilizando critérios temáticos.

chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 45 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja inscrição na projeção é A – C possui uma notação do tipo: a) aberta b) fechada c) numérica d) alfanumérica 46 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operação de arquivamento. obedecendo às regras da ABNT é: a) 3 – 1 – 4 – 5 – 2 b) 2 – 5 – 1 – 3 – 4 c) 3 – 1 – 5 -4 – 2 d) 2 – 3 – 1 – 4 -5 48 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. devem ser consultadas superpostas. as quais. onomástico ou geográfico. é chamado de: a) destinação b) depósito c) acervo d) legado 57 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 58 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de regras fundamentais e orgânicas de uma entidade coletiva. visando estabelecer a sua destinação. transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição.42 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporária c) permanente d) intermediária 43 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto à sua função. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas. a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 62 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posição em que são dispostas fichas e documentos. sob custódia de terceiros. arranjo. cidade e correspondente. segundo o Método Geográfico. Amadeo 4) Rafael Colorado Filho 5) Dr. artigos. de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 55 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. segundo o Método Geográfico. numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 56 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os arquivos ou coleções são colocados. capítulos. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. desenvolvimento e utilização dos arquivos. avaliação. denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 47 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes abaixo.1 – 101. organização. é: a) 2 – 5 – 3 – 1 – 4 b) 5 – 2 – 3 – 1 – 4 c) 2 – 3 – 1 – 4 – 5 d) 3 – 5 – 1 – 2 – 4 50 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros 2) Pessoal 3) Auditoria 4) Transportes 5) Material A seqüência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é: a) 3 – 5 – 2 – 1 – 4 b) 3 – 2 – 1 – 4 – 5 c) 4 – 1 – 2 – 5 – 3 d) 5 – 4 – 1 – 2 – 3 51 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. incluindo. em que é feito o arranjo dos documentos. Renato Figueroa A seqüência dos números que correspondem à ordem alfabética. sem que haja transferência de posse ou propriedade. distinguirá os tipos de arquivamento. 5) Brasília (DF) – Importadora Nacional A ordenação dos números.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organização pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. segundo critério geográfico. é: a) duplex b) decimal c) unitermo d) automático 53 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de princípios (análise. seções. Assim. denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 54 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de análise da documentação de arquivos. 1) Rio de Janeiro – Vassouras – Oliveira & Santos 2) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Irmãos Gonçalves S/A 3) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Sociedade Protetora dos Animais 4) Rio de Janeiro – Teresópolis – Jone’s – Shop 5) Rio de Janeiro – Resende – Hotel da Serra A ordenação dos números.600 b) 100 – 111 – 112 – 113 – 120 – 130 c) 100 – 110 – 111 – 112 – 120 – 130 d) 100 – 101 – 101. partindo da classe 100 é: a) 100 – 200 – 300 – 400 – 500 . na modalidade estado. cronogramas. Cursos Cursos da SMA Graduação Intensivo Cursos da FAE Cursos do DPE A codificação correta destes assuntos. que constituirão uma série à parte. estado e correspondente. normalmente subdividido em títulos. é: a) 3 – 5 – 2 – 4 – 1 b) 3 – 2 – 5 – 4 – 1 c) 2 – 5 – 4 – 1 – 3 d) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 49 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. dá-se o nome de: a) estatuto b) circular c) rotina d) edital 59 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático. que são: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrônico e) vertical e horizontal 63 . ao analisar estatutos. descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia 60 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas. regimentos e normas. incisos e alíneas. 1) José Amadeo 2) Angel O’ Neil 3) J. na modalidade cidade. realiza-se a etapa preliminar de: a) análise b) avaliação c) prognóstico .2 – 102 – 103 52 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de arquivamento de documentos cuja pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave. segundo o Método Decimal. denomina-se: a) lista de inclusão b) lista de eliminação c) inventário analítico d) inventário sumário 61 – (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos. de acordo com a codificação dada aos mesmos. parágrafos. todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. Martins de Exportação 2) Salvador (BA) – Farmácia Ramos 3) Belo Horizonte (MG) – Vila Rica Hotel 4) São Carlos (SP) – José Malgor & Cia. e não a forma dos móveis. alfabético. descrição. 1) Petrópolis (RJ) – Cia. cronológico. fisicamente. F. é chamada de: a) subsidiária b) secundária c) primária d) especial 44 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Método Numérico Simples.

dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a: a) palavra b) informação c) alfabetação d) procedência e) correspondência 69 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. a ordenação das séries dentro dos fundos e.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqüência alfabética. ALVES &CIA. Igor Thiago Silva a) (Dr. a) ALBA. Alba c) &Cia. regimentos. As atividades desenvolvidas no arranjo são: a) intelectuais e físicas b) científicas e culturais c) físicas e científica d) físicas e culturais e) culturais e físicas 81 – (UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo PAES (1986:14). em arquivística. como uma série. movimentação e descarte d) recebimento. distribuição e movimentação e) planejamento.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como convites recebidos. visando a tornálos úteis para fins administrativos. fazendo com que os números ficassem dispostos em 3 grupos de 2 algarismos cada um. O técnico de arquivo se utilizou do seguinte método de arquivamento: a) dígito-inicial b) dígito-binário c) dígito-terminal d) dígito-secundário e) dígito-intermediário 79 .(UNI-RIO.) c) (Dr. adequandoos aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir. controle.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moysés Matheus Filho a) FILHO. pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 74 .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amália Alves & Cia. Igor Thiago (Dr. descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais.) Thiago Silva.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo. pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Matheus Fillho e) Matheus Moysés. pela natureza de seu conteúdo informativo. Alba AMÁLIA ALVES d) ALVES & CIA. formando pares. Moysés Mateus d) MOYSÉS. colocando-o numa capa de cartolina. FILHO 68 . Igor Thiago d) (Dr.(UNI-RIO. Além do número.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental.(UNI-RIO. quanto à sua guarda e acesso público. como também os que detêm valor informativo ou probatório. se necessário. numérica ou alfanumérica. basicamente. ordene os nomes das questões de nº 25 a 27. Arquivologia-Transferência / 1997) A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento.) 66 . é efetivada no seguinte arquivo: a) inativo b) central c) corrente d) permanente e) intermediário 71 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a análise da documentação. análise. arranjar. material de divulgação de terceiros e correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediária e) administrativa 73 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir. os itens documentais dentro das séries. segundo critério geográfico. é o: a) guia topográfico b) catálogo temático c) índice onomástico d) inventário sumário e) repertório alfabético 77 . Arquivologia-Transferência / 1997) O documento. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo. Alba Amália Alves & 67 . sendo ligados da direita para a esquerda. Moysés c) FILHO. Numera-se o documento depois de autuado. podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 80 .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. determina medidas especiais de proteção. alfabético. Silva b) IGOR. registro. normas. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 70 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual. Arquivologia-Transferência / 1997) A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. análise e eliminação b) expedição. a ordenação dos documentos em fundos. independente da forma física que apresentam. é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 83 . cuja organização deve refletir o arranjo adotado para disposição do fundo. Alba Amália e) CIA. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 76 . ou parte dele. MATEUS Moysés b) MANTHEUS FILHO.) Igor Thiago.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de arquivos podem assumir.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos realizados por um técnico de arquivo foram numerados seqüencialmente.) Silva. 65 . levantamento. são transcritas outras informações. chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 75 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 84 . é entendida arquivisticamente como: a) distribuição b) divulgação c) gênero d) seleção e) acesso 86 .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo. ao analisarmos os estatutos.d) planejamento e) levantamento 64 . como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. AMÁLIA ALVES & CIA b) AMÁLIA. sendo a busca feita diretamente ao documento. implantação e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetação. numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 78 . conservar. retenção e expurgo c) avaliação.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local. É o instrumento de pesquisa mais genérico. chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 82 . regulamentos. é identificado como: a) especial b) corrente c) técnico d) especializado e) geral 85 . de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. organogramas e .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo arrolamento. impõe-se a elaboração de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalência c) prescrição d) valoração e) descarte 72 . apresentando uma peculiaridade.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método geográfico é do sistema direto. controle. a qual poderá variar em função de cláusulas restritas.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico. IGOR e) SILVA. Thiago Silva (Dr.

é um instrumento descritivo e feito com espírito prático. XIX 106 . com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação. o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos é: a) o ineditismo das informações ou novas interpretações b) a freqüência de utilização dos documentos c) a possibilidade de informações sobre documentos primários d) a novidade ou interpretação de fatos acontecidos e) o registro de informações sobre documentos secundários . de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas.(UNI-RIO. “. tramitação. apensamento. Arquivologia-Transferência / 1997) A descrição é tarefa típica do arquivo: a) corrente b) intermediário c) permanente d) especial e) especializado 98 . ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário. é a: a) norma do documento b) origem do documento c) função do documento d) organização do documento e) subordinação do documento 92 . preservação e acesso aos documentos de arquivos. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento. de forma a garantir seu pleno uso administrativo.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se: a) nível de descrição b) avaliação c) arranjo d) identificação e) descrição multinível 103 .(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e Coutoure. avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 104 . Arquivologia-Transferência / 1997) O fator norteador da constituição do fundo. Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso. referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) físico c) funcional d) intelectual e) condicional 89 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notação dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenação dos documentos e) plano de destinação dos documentos 105 ... científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos: a AAPE b) COEARJ c) ACARJ d) CEA e) CONEARQ 108 . conservação. análise documental e arquivamento 107 . é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 91 . Assim.(UNI-RIO. o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 90 . memória. como embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. Arquivologia-Transferência / 1997) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 96 .(UNI-RIO.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários.(UNI-RIO. possuem funções. em relação significativa de tais unidades entre si.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Órgão colegiado.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 94 . análise. a natureza dos fundos que ele abriga. teve seu início na: a) Inglaterra b) Espanha c) Venezuela d) Argentina e) França 95 . estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 100 . conservação e autuação c) tratamento.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas.demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo. Arquivologia-Transferência / 1997) O instrumento de pesquisa.”.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo Michel Duchein. segundo Belloto.. XVII d) no período de transição da idade moderna para a contemporânea e) no início da idade contemporânea até meados do séc.. Seu campo de aplicação são os documentos gerados pela área: a) privada b) pública c) judicial d) policial e) cartográfica 101 – (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 102 . estantes ou caixas.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Ao longo da história. “a seqüência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão 97 . tais como Arquivos. seu empacotamento. que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão. geração/gestão e difusão d) organização. fixação de etiquetas etc. tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação. arquivamento e conservação e) autuação. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência tem o nome de: a) especial b) subsidiária c) primária d) secundária e) terciária 88 . as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação. organização e guarda b) produção. os instrumentos de que dispõe e quais são as fontes complementares. e arquivamento b) armazenar. Arquivologia-Transferência / 1997) As atividades de colocação dos papéis nas galerias. a diplomática é a atividade que se ocupa da descrição e da explicação dos atos escritos. Arquivologia-Transferência / 1997) Dentro das ciências documentais. Arquivologia-Transferência / 1997) As projeções das guias. um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) órgãos d) itens e) conjuntos 93 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A cristalização e a divulgação do termo arquivo ocorrem: a) no período de transição da idade antiga para a média b) no período de transição da idade média para a moderna c) no início da idade moderna até meados do séc. Bibliotecas.(UNI-RIO.(UNI-RIO. conservação. Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho..(UNI-RIO. em um arquivo corrente.(UNI-RIO.(UNI-RIO. estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliação b) levantamento c) planejamento d) implantação e) acompanhamento 87 . A este instrumento denominamos: a) repertório b) inventário c) catálogo d) índice e) guia 99 . Arquivologia-Transferência / 1997) A teoria dos fundos. Arquivologia-Transferência / 1997) Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento. que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos. e que está universalmente consagrada.

de pessoal. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. iconográficos 116 . arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 122 . Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental. c) acumulação dos documentos da unidade de descrição. a utilização e a difusão b) os elementos formais e de conteúdo c) estrutural.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A gestão da informação orgânica permite que sejam realizadas: a) as revisões de literatura b) as análises de periódicos eletrônicos c) os repertórios de literatura d) as investigações em fontes terciárias e) as pesquisas retrospectivas 113 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo objetivo básico de registro de autoridade arquivística e que descreve entidades de natureza diversas: a) ISSN b) ISAAR(CPF) c) ISGML (MAD2) d) ISDTD e) ISAD(G) 128 . estadual ou municipal). São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: a) seleção e destinação dos documentos . fonográficos d) filmográficos. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração de Arquivo para a Administração Pública.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinâmica da Internet e da sociedade da informação. notação mista e enumerativa c) atividades-meio. administrativos. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente 120 . e a forma portuguesa sítio é pouco usada d) estão sendo implantadas. cartográficos. técnicos ou especializados e) técnicos. a expressão website é conhecida também como site. audiovisuais. código de referência e) nível de descrição. de pessoal. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 111 . além da permanente.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O princípio norteador da série é o tipológico. a comunicação por meio eletrônico é fundamental. armazenamento. de pessoal 114 . legal e histórica 110 . microformas. em fase inicial. audiovisuais. d) dimensão da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um arquivo público (federal. nível de descrição. contábil.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001). O índice elaborado para um código de classificação de documentos é denominado: a) analítico-sintético b) declarativo c) pós-coordenado d) integrado e) relativo 118 .109 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. De imediato. os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais. b) título. determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva: a) código de referência. em decorrência de suas atividades. sonoros b) cartográficos. e está sendo realizada pela DWDM e) não foram aprovadas na instância responsável pela formulação da política brasileira de arquivos 130 . contábil.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na literatura.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional – ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação: a) fiscal. revisto e ampliado conforme Resolução nº 14/20001 (DOU 8/2/02). cartográficos. audiovisuais e) fonográficos. inclui as: a) atividades-fim e notação pura b) atividades-fim. para organizar a documentação armazenada. nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental. administrativos. jurídico e técnicos c) diplomáticos. funcional ou por espécie documental d) os tipos de instrumentos de pesquisa e) as técnicas de armazenamento 121 . a expressão correta deveria ser web c) foram recomendadas. audiovisuais.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O método decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificação de Melvil Dewey. 115 . nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação. administrativos. resumo.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G). sistema de arranjo. filmográficos. As discussões sobre a assinatura digital no Brasil estão centradas na (os): a) falta de capacitação de pessoal que domine esse tipo de tecnologia b) critérios não definidos para correspondência entre autora aparente e autoria real c) ausência de tecnologia para segurança da credibilidade dos documentos e da autoridade certificadora d) critérios de transferência e conservação das informações entre memória do computador e cd-rom e) formação de cyber notários 126 . título. sonoros. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. técnicos e históricos b) administrativos. histórico e / ou jurídico c) legal d) informativa de divulgação. contábil-financeiros. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. contudo a natureza de sua composição poderá ser: a) o acesso. a expressão correta deveria ser sites b) não foram formuladas. o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. dimensão da unidade de descrição. conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 125 . preservada por apresentar informações de valor funcional.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 117 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das três idades. jurídicas e geográficas por meio de: a) relação de identificadores comuns b) unidades de descrição relacionadas c) controle de autoridade d) referência cruzada e remissiva e) registro analítico para entidades e lugares 112 . As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral 129 . nível de descrição. arranjo.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construção de websites de instituições arquivísticas: a) estão em fase de implantação pelo SGML. atividades-fim e notação pura d) atividades-meio e notação pura e) atividades-meio e notação mista 127 . depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente b) gerencial. dimensão da unidade de descrição. legais e técnicos d) históricos. iconográficos c) microformas. os órgãos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor: a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos metodológicos b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade 124 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um dossiê / processo é geralmente uma unidade básica de um (a): a) tramitação b) série c) apenso d) consulta por derrogação e) plano de acesso 123 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do conteúdo.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Constituem documentação especial de arquivos os documentos: a) audiovisuais. localização de originais.159). fonográficos. seleção. mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 119 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) é feita a recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. iconográficos. condições de acesso. os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica. técnica de energia elétrica e fisca e) tributária.

b) higienização e acondicionamento c) avaliação e organização da documentação d) seleção e restauração da documentação e) transferência da documentação e sua fotogrametria .

GABARITO: 1 21 41 61 81 101 2 22 42 62 82 102 3 23 43 63 83 103 4 24 44 64 84 104 5 25 45 65 85 105 6 26 46 66 86 106 7 27 47 67 87 107 8 28 48 68 88 108 9 29 49 69 89 109 10 30 50 70 90 110 11 31 51 71 91 111 12 32 52 72 92 112 13 33 53 73 93 113 14 34 54 74 94 114 15 35 55 75 95 115 16 36 56 76 96 116 17 37 57 77 97 117 18 38 58 78 98 118 19 39 59 79 99 119 20 40 60 80 100 120 A D C B A D C E A D B A C E C E A B B E B A E C B D B A D C E B D B C E B A E C C C D C B C A B D A C C D B D B D A A C B E E D E A B D E C A B C B A D B C E A B C A D E B A B A B B C D E D A C E A B D C B D A C E B B E C E E D A C E B D C 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 D B A A C D B B C C .

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