NOÇÕES

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ARQUIVOLOGIA - TRE

dos com objetivos funcionais. Os documentos não são objeto de coleção. Provêm tão-somente das atividades, públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. É produzido um único exemplar do documento, ou um limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos. A documentação, não raro, existe em via única. HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Conceito de Arquivo a) “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo é a concentração de documentos de todas as espécies e categorias que são importantes para qualquer decisão na empresa, instituição ou até mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo “é o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental têm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A política de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ação obrigatória de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organização e sua história administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento é para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de órgãos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas não são obrigadas a processar o arquivos de documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos órgãos de guarda ou de acervo de documentação, os exemplos, geralmente, são as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos órgãos de documentação. Suas características principais são: a) Bibliotecas são documentos impressos, audiovisuais, cartográficos. Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. b) Arquivos são documentos textuais, audiovisuais e cartográficos. Esses documentos são produzidos e conservaDe acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prática (Marilena Leite Paes), o processo histórico sobre arquivamento surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. Ramiz Galvão (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunião Interamericana de Arquivos, que teve a participação de 42 arquivistas e historiadores de 18 países e de 29 arquivos. A legislação de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. É a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa política como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por força de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competências do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos públicos e privados, com vista ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. c) Estimular programas de gestão e de preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e autoridades, nos âmbitos federal, estadual e municipal, em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias. d) Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. e) Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municípios. f) Declarar como de interesse público social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a história e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei nº 8.159/91. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os órgãos de documentação (guarda) são representados basicamente por arquivos (públicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenciá-los porque: ( )

b)

c)

1. 2. 3.

01 1. 2. 3.

1.

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NOÇÕES
01. 1. 2. 3. 4. 5. GABARITO CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a maioria dos documentos nos arquivos são constituídos de cópias únicas. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses documentos são de origem funcional. CERTO - O princípio de “arquivamento” da biblioteca é manter um acervo mais elástico possível para os pesquisadores. ERRADO - Os documentos de arquivo, originários de empresas são em sua maioria de via única, e/ou exemplar único. ERRADO - Vide as respostas e comentários anteriores. PRINCÍPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir à administração que o possui atendendo às necessidades de informações atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. b) Função Guarda e conservação para obtenção e recuperação das informações. A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. c) Classificação 1 - Entidades mantenedoras • Públicas Federal Estadual Municipal • Institucionais Instituições educacionais Igrejas Associações Corporações não-lucrativas - ONG’S Cooperativas • Comerciais Firmas Corporações Companhias • Filiais ou Pessoais 2 - Estágios de Evolução Para que a recuperação da informação seja rápida e eficaz, é necessário que se adote, em relação aos documentos, uma metodologia de organização e guarda. Para isso, foram definidas as três idades dos arquivos. Essas fases são estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente. a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - é constituído de documentos de uso freqüente, normalmente nas próprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados até que cumpram seu tempo de vida útil especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo intermediário ou de segunda idade - é constituído de documentos que deixaram de ser consultados freqüentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como também de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CDROM. c) Arquivo permanente, custódia, morto ou de terceira idade - é constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor

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legal e/ou histórico. Normalmente são guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mídias visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 3 - Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. • Arquivos setoriais - são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. • Arquivos gerais ou centrais - são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 4 - Natureza dos documentos • Arquivos especiais - são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichês, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também no registro, acondicionamento, controle, conservação etc. • Arquivos especializados - são aqueles que têm sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo científico, independentemente da forma física apresentada, como, por exemplo, os arquivos médicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos são também chamados, impropriamente, de arquivos técnicos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. Normalmente são arquivados horizontalmente os mapas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais são mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em aço com gavetas, deslizantes, estantes etc.). Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar: • Arquivos Pombais - são aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotéis, de prédios, restaurantes etc. • Arquivos Sargento - são tubos metálicos utilizados pelo exército em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura etc. • Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de transposição do tipo horizontal. Os documentos são guardados em uma espécie de pasta com subdivisões horizontais, depois carregado verticalmente. • Arquivos Verticais - são aqueles em que os documentos são guardados rapidamente, sem a necessidade de remover outros papéis. Os arquivos de aço do tipo vertical são indicados para a guarda de correspondência e documentos, principalmente na parte denominada arquivo de movimento. EXERCÍCIO Marque C para CERTO e E para ERRADO: 01. 1. 2. 3. 4. 5. 01. 1. A finalidade básica do processo de arquivamento está diretamente relacionada a: ( ) Armazenar e disseminar informações que sejam úteis ao desenvolvimento empresarial. ( ) Classificar e selecionar as informações em um arquivo de custódia, preservando a sua inegibilidade. ( ) Coligir e selecionar todas as informações contidas no acervo, tornando-os inacessíveis a qualquer tipo de consulta. ( ) Servir à administração, para atender às necessidades de repasse de informações. ( ) Simplesmente selecionar e armazenar informações. GABARITO CERTA - A principal finalidade do processo de arquivamen-

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to é disseminar as informações armazenadas para que elas sejam utilizadas em prol do desenvolvimento empresarial. ERRADO - Os documentos não deverão ser classificados e selecionados no arquivo de custódia, esse processo deverá ser feito quando ele entrar no arquivo corrente. Outra expressão errada na questão é a palavra inegibilidade, que dá sentido de um documento desvalorizado. ERRADO - Os documentos estando tanto no arquivo corrente quanto no arquivo permanente, os mesmos terão que ser acessíveis para consulta. CERTO - A resposta é óbvia no seu conteúdo. ERRADO - A finalidade do arquivamento não se resume somente em selecionar e armazenar as informações, as mesmas terão que estar prontas para servir a quem os consulta. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. a) Exemplificando: Patrimônio • Brasília • Minas Gerais • Rio de Janeiro Pessoal • Admissão Antunes, João Bernardo, Walter Diamantes, Pedro • Demissão • Folhas de pagamento Março - julho de 1990 Agosto - dezembro de 1990 Janeiro - março de 1991 • Promoção OBS.: Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em folhas de pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal foi o do assunto, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico-cronológico. Estrutura das Pastas de Arquivo Toda pasta de arquivo possui uma guia, esta poderá estar em posição diferentes para indicar a notação. Na guia da pasta se utiliza a ficha para descrever as informações necessárias. A notação pode ser: A

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2.

Notação alfabética

3. 4. 5.

010 Notação numérica

A-50

Notação alfanumérica

• Notação aberta ou simples Inicia os nomes somente com a letra A: A Abelardo Ademir Aécio • Notação fechada Indica um princípio e fim para uma classificação alfabética de nomes. A-E Antônio Bernardo Cláudio Daniel Eduardo As guias ainda podem ser posicionadas quanto à sua função. a) Guia primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. A Exemplo:

b)

GUIA PRIMÁRIA

b)

Guia secundária - indica uma subdivisão da primária. AE Exemplo: GUIA SECUNDÁRIA

c)

Guia subsidiária - indica uma subdivisão secundária. AEC Exemplo: GUIA SUBSIDIÁRIA

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NOÇÕES
d) Guia especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.

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É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. • Regras de Alfabetação O arquivamento dos nomes obedece a 15 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1ª. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. É importante utilizar a vírgula para separar o sobrenome do prenome.

Exemplo:

GUIA ESPECIAL

Guia-fora - é o que tem como notação a palavra fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira e inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilhó. Por esse orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. PROJEÇÃO OU GUIA

Exemplos: - Carlos José José, Carlos. - Luís Carlos Marques Marques, Luís Carlos. Guimarães, Pedro Oliveira. - Pedro Oliveira Guimarães - Eliana Pena Pena, Eliana. OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética de prenome. Exemplos: - João Marques - Eliana Marques - Maria Marques - Ana Marques - Fernando Marques 2ª. Marques, Ana. Marques, Eliana. Marques, Fernando. Marques, João. Marques, Maria.

ILHÓ

PÉ Pasta de Arquivo É uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é. lisa, ou ter projeção. Elas se dividem: a) Pasta individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica. b) Pasta miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Classificação dos Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes: • Básico: a) b) Alfabético Geográfico Simples c) Numérico Cronológico Dígito-terminal - enciclopédico alfabético d) Ideográfico Numérico • Padronizado: - Variadex - Automático - Soundex - Mnemônico - Rôneo - Duplex - Decimal - Unitermo ou - Indexação Coordenada - dicionário

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

OBS.: Em alguns casos os sobrenomes compostos também são entendidos como sobrenome de domínio público. Exemplos: - Camila Índio do Brasil Índio do Brasil, Camila. - Juliana Castelo Branco Castelo Branco, Juliana. Villa-Lobos, Heitor. - Heitor Villa-Lobos - Fernando Campo Limpo Campo Limpo, Fernando. 3ª. Os sobrenomes formados por palavras como Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplos: - Elba Santa Ifigênia Santa Ifigênia, Elba. - Paulo Santo Cristo Santo Cristo, Paulo. Santos Anjos, Pedro Paulo. - Pedro Paulo Santos Anjos 4ª. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplos: - J. Vasconcelos Vasconcelos, J. Vasconcelos, João. - João Vasconcelos - José Vasconcelos Vasconcelos, José. 5ª. Os artigos e preposição, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados.

Exemplos: - Paulo de Alcântara Alcântara, Paulo de. Almeida, Lúcia d’. - Lúcia d´Almeida - Elvis do Socorro Socorro, Elvis do. Guia, Maria da. - Maria da Guia 6ª. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto e Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

A) Método alfabético É o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome e não a letra.

Exemplos: - Jorge Carlos Filho Carlos Filho, Jorge. Socorro Neta, Maria do. - Maria do Socorro Neta - Severino Sobrinho Sobrinho, Severino.

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NOÇÕES
OBS.: Os graus do parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplos: - Jorge de Abreu Sobrinho - Jorge de Abreu Neto - Jorge de Abreu Filho 7ª. Abreu Filho, Jorge de. Abreu Neto, Jorge de. Abreu Sobrinho, Jorge de

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Congresso de Odontologia

- 1º Congresso de Odontologia (1º).

14ª. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor, seção, gerência, departamento, superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Exemplos: - Gerência de Atendimento da TELERJ - Superintendência Financeira da TELERJ - Gerência de Finanças da TELERJ Arquiva-se: - TELERJ - Gerência de Atendimento - TELERJ - Gerência de Finanças - TELERJ - Superintendência Financeira 15ª. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplos: - 3 M do Brasil - Fábrica Estrela de 4 pontas - Madeiras Cachoeira dos 4 Arquiva-se: - Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. - Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). - 3 (Três) M do Brasil. B) Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a procedência ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 1) nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência). Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, obviamente, não seguirá a ordem alfabética. Exemplos: - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima Arquiva-se: - Maranhão - São Luiz - Maria do Carmo. - Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - João Alfredo - Rio de Janeiro - Campos - Lucas Marques - São Paulo - São Paulo - Lívia de Fátima - São Paulo - Campinas - Pedro Luiz 2) nome da cidade, estado e correspondente. Como a principal chave é a cidade, deve-se ordená-las alfabeticamente, não havendo destaque para as capitais. Exemplos: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - São Mateus - ES - Maria Augusta - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva Arquiva-se: - Araçatuba - SP - Luiz Carlos - Belém - PA - Adalberto Oliveira - Crateús - PE - Francisco Balbino - Diadema - SP - Dilma da Silva - São Mateus - ES - Maria Augusta

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplos: - Presidente Fernando Henrique Henrique, Fernando (Presidente). - Ministro Mário Simonsen Simonsen, Mário (Ministro). Carlos, Francisco (Professor) - Professor Francisco Carlos - Doutor Olávo Pinheiro Pinheiro, Olávo (Doutor). 8ª. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais.

Exemplos: Aubert, Georges. - Georges Aubert - Paul McCartney McCartney, Paul. Jefferson, Thomas. - Thomas Jefferson - George Bush Bush, George. 9ª. As partículas dos nomes estrangeiros podem não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula.

Exemplos: - Guilio di Capri Capri, Guilio di. De Penedo, Esteban. - Esteban De Penedo - Charles Du Pont Du Pont, Charles. O´Brien, Gordon. - Gordon O´Brien 10ª. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. Exemplos: - José de Oviedo Y Baños Oviedo Y Baños, José de. - Francisco de Pina de Mello Pina de Mello, Francisco de. Arco y Molinero, Angel del. - Angel del Arco Y Molinero - Antonio de los Rios Rios, Antonio de los. 11ª. Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam: Exemplos: - Chian Chin - Li Yutang Chian Chin. Li Yutang.

12ª. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admitese, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome: Exemplos: - Embratel Embratel. Colegial (A). - A Colegial - Fundação Getúlio Vargas - The Library of Congress

Fundação Getúlio Vargas. Library of Congress (The).

13ª. Nos títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões, assembléias e semelhantes, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: - III Conferência de Cirurgia Cardíaca Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). - Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitava).

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Além da ficha registro (também chamada de ficha protocolo ou ficha numérica) onde será anotada toda movimentação do documento/processo.meias de Crianças . C) Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. fitas.: É um método direto e de fácil manuseio. Exemplos: .recém-nascidos .6 a 10 anos de Calçados . fotografias etc.Brasil . ex-Presidente da Associação dos Bibliotecários Americanos. .) e especializados (médicos. Comparando-se a numeração dos métodos numérico simples e dígito-terminal: Numérico Simples 45. pode-se arquivá-los em pastas miscelâneas. de engenharia. uma vez que.Santa Cruz de La Sierra .). O método de arquivamento por assunto não é. que as pastas tragam os nomes dos estados. Este método é utilizado em arquivos especiais (discos. há que se recorrer a um índice alfabético (em ficha). nos Estados Unidos. atribui-se a cada cliente eventual um número.27 09 .camisa da Mulher .Campos. que o ampliou. sendo abertas novas classes à medida que outras necessidades forem surgindo. de procedência e de assunto para facilitar a recuperação de informação. No segundo.Crianças Existem outros métodos pouco utilizados.437 126.Santiago .52 34 . Exemplos: Brasília (Distrito Federal) . embora a disposição física das pastas.Brasília (Capital) . ele é registrado. Com isso. Esta pasta montada será denominada processo. com vantagem. pois depende de interpretação dos documentos sob análise. porém. É necessário. evita-se a utilização de um mesmo número para duas ou mais pastas. acordos. de funcionários etc.Cursos 3 . possa apresentar peculiaridades próprias a cada método.Pesquisas 2 .Magalhães.4 a 6 anos . tem-se de observar a data de entrada do documento no arquivo ou de sua emissão. que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. já que as pastas são arquivadas alfabeticamente por cidades.Chile . partindo-se do gênero para as espécies e desta para a minoria.142 128.61 .87 Quando se trata de correspondência com outros países. Quando um documento novo chega à repartição.26 . Por exemplo: há um cliente 22 que por qualquer razão deixou de ter relações com a entidade. Pablo. além da ordem alfabética. é universalmente conhecido. e editar publicações técnicas. seguido da capital e do correspondente. em princípios de 1950. No primeiro. arquivando-se na pasta sem considerar a ordenação alfabética. Comumente encontram-se pessoas que confundem-se assunto com tipo físico/espécie dos documentos e adotam.Penteado. Pedro DE ARQUIVOLOGIA .Antônio.42 12 .027 98.1 a 3 anos .cueca . na chegada de um novo cliente o número 22 é reaproveitado. . Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliográfico de Bruxelas. onde além do número de registro são colocadas informações. • Método Numérico Simples Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.50 . Os documentos referentes ao antigo cliente 22 são transferidos para o arquivo intermediário e/ou permanente. OBS. Exemplo: uma instituição é criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos. nas gavetas ou estantes. porém. e consiste em uma tábua ou tabela de mil assuntos e de um índice que permite a sua rápida localização. correspondência recebida e expedida. Luís.calça . pareceres. muito cuidado para não serem abertas pastas com a classificação de assuntos primários para assuntos já incluídos em subclasses. 6 . • Método Unitermo ou Indexação Coordenada O método unitermo ou indexação coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube. A classificação Decimal de Dewey foi publicada em 1876.os referentes à administração interna e suas atividades-fim.Homem . Carlos Itacoatiara (Pernambuco) . exige-se.Manjo. numerado e arquivado em uma pasta de cartolina aberta especificamente para ele. Hoje.Santos.Brasil . A numeração obedece somente à ordenação seqüencial. porém. do documento de um cliente.TRE chas) alfabéticos-onomásticos. onde os documentos serão arquivados alfabeticamente. telex etc. Juan.vestido . em segundo lugar.NOÇÕES Nesse caso não é necessário utilizar as divisórias de estados. As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Não esqueça de classificação do local e do correspondente. ser arquivados por assunto . No entanto. • Método Numérico Cronológico Neste método.687 Dígito-Terminal 04 . Tais métodos são indiretos. Roseli. Normalmente é utilizada em repartições públicas.saia . para se localizar um documento ou pasta. de fácil aplicação. Carolina Brasília (Minas Gerais) . Sérgio Itacoatiara (Bahia) . além de amplo conhecimento das atividades institucionais. Com relação aos clientes eventuais. abre-se uma pasta chamada M1 (Miscelânea 1). Este número é dado quando há o recebimento. Neste método pode-se arquivar o número de uma pasta que venha a vagar.blusa .252 342. Como exemplo prático para esse método podemos citar um arquivo elaborado para peças de vestuário: Roupas: do Homem . após as respectivas capitais dos países a que se referem.82 . Para que o número não fique vago.84 . anotando em sua ficha alfabética a nova localização. Faz-se o registro deste cliente ligando-o a um número retirado de uma tabela numérica seqüencial. tais como: E) Método Ideográfico • Método Duplex Nesse método a documentação é dividida em classes conforme os assuntos.37 12 .Altamira . Este método remove a dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente a previsão antecipada de todas as atividades. a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos: simples. que seguem dois critérios de arquivamento. pela primeira vez.Alvares.Mulher .Chile . Embora a quantidade de classes seja ilimitada. alfabetase em primeiro lugar o país.Aragão.Publicações • Método Decimal O método decimal empregado nos arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. são preparados índices auxiliares (em fi- D) Método por Assunto Quase toda organização dispõe de certo número de documentos que devem. cronológico ou digital-terminal. Conseqüentemente. seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais: 1 .meia . é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assunto. como classificação de assuntos: atas. . contratos.

de grandes desenvolvimentos tecnológicos. por exemplo. é necessário que se mantenha sempre um canal aberto entre as unidades para facilitar a solução de qualquer dúvida que venha a surgir. denominado número de registro.Não existe essa classificação. Também é utilizado o método numérico. se sonoro ou mudo. assuntos. juntamente com os negativos e as informações necessárias ao seu registro (data. Seu acervo é composto tanto de documentos administrativos. contendo informações que irão auxiliar a pesquisa. 1. A fotografia recebe um número de registro.Como os álbuns não possuem formatos e dimensões padronizadas. anotando no banco de dados ou fichas. discos duração da execução. compositores etc.Na classificação de um sistema fechado ou composto são utilizadas duas letras. datas. Esse mesmo número será atribuído ao negativo. releases de jornais etc. discos e recortes de jornais. Filme e Disco Os procedimentos a serem utilizados no arquivamento de fitas magnéticas. locais etc. em envelopes próprios para esse fim. O método consiste em se atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente. fitas magnéticas. 4. Para a recuperação de sua localização. acondicioná-los. principalmente nos arquivos especiais e especializados. 01. local.o comprimento e a bitola do filme. filmes . 1. arquivar as principais em ordem numérica e as demais em ordem alfabética de nomes. arquivamento e pesquisa. Esse conceito tornou-se obsoleto. TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Antigamente havia a idéia de que somente os documentos encontrados no suporte papel deveriam ser tratados no âmbito da arquivística. envelope e/ou pasta em que será acondicionada.. Essas informações deverão ser transcritas em um banco de dados (se não houver. O mesmo procedimento deve ser aplicado se o inverso ocorrer. CERTO . Como exemplo. no lugar destes será feita uma anotação da ocorrência para que. filmes. 3.TRE ção. ERRADO . Os demais documentos. Todo esse acervo deve ser tratado como um conjunto documental. necessitará de local com temperatura ambiente adequada ao seu tipo de suporte. independente de sua forma de acondicionamento. 2. em suporte papel.Devido ao suporte – filme – os negativos devem ser arquivados. podemos destacar as específicas de cada arquivo: 1.as unidades responsáveis pela emissão das fotografias devem encaminhá-las ao arquivo. • Preparo . a data da gravação. o nosso. com grande êxito. não se pense que houve falha de registro ou extravio. colada na margem mais larga do filme. no banco de dados. datas. A diferença entre um arquivo em papel e um especial está no armazenamento e conservação de seus documentos. Entretanto. filmes. Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os negativos. deve ser assinalado no documento. controlado através de livro próprio. reunidas.A pesquisa será efetuada através do banco de dados ou das fichas. 3. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado ou composto. como fotografias. títulos (congressos. em fichas). 2. fitas magnéticas.). • Recepção e identificação . em cores ou preto e branco. Estamos na era da globalização. autores. já que na visão arquivista atual o que importa é a informação e não o suporte em que ela se apresenta. em ordem crescente. filmes e discos são semelhantes aos aplicados no arquivo de fotos. podemos citar um arquivo e um jornal. ERRADO . dimensões etc.). onde se indica o princípio e o fim de nomes classificados. Além dessas informações que são comuns aos três elementos. filmes etc. também será utilizado um banco de dados ou fichas. devem ser arquivados em separado.depois de numeradas. em lugar visível e previamente determinado. • Negativo . Tecnologias Aplicadas aos Arquivos O mundo tem passado nos dois últimos séculos por várias transformações. deve-se atribuir um único número de registro para todas e acondicioná-las. de acordo com sua entrada no arquivo. individualmente. identificação das pessoas etc. deve-se elaborar uma lista de termos específicos para evitar o emprego de sinônimos. Nem sempre há necessidade de se numerar cada foto. no seu verso. individualmente. Um arquivo de fotografias ou de fitas magnéticas. No caso de negativos referentes a um mesmo evento. GABARITO ERRADO . iniciados pelos indicados na guia. só é apresentada uma letra na guia. preparo. objetos etc. Arquivos de Fita Magnética. o tempo de duração. CERTO . O mesmo procedimento deverá ser aplicado aos negativos. Com relação aos assuntos. O número correspondente ao negativo deve ser transcrito em uma tira adesiva. discos. informações complementares sobre as fotos: apresentação física preto e branco ou em cores). sua localização. O século anterior foi o das grandes descobertas e. registro.Quando só há citação de letras. lugar. futuramente. a rotação etc. músicas. o sistema é alfabético. Deve-se incluir. 5. Quando várias fotos tratam do mesmo evento. ( ) É utilizado um arquivamento primário. Os arquivos especiais mais comuns são os de fotografia. lugares. também. assuntos.) As informações necessárias à identificação das fotos já foram acordadas anteriormente com o(s) remetente(s). retiram-se das fotografias todos os elementos que irão servir de identificação na sua recuperação: nomes. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético fechado. o número de faixas de cada lado. a quantidade (fotos e negativos).Na classificação alfabética simples ou aberto. deveriam ser encaminhados às bibliotecas ou centros de documentação especializados. • Álbum . • Pesquisa . inserindo-se as demais letras naquele intervalo. 2.o lado da fita. como de documentos operacionais em outros suportes: fotos. relatórios técnicos etc. Esse número. 4. Os negócios que geralmente ficavam no âmbito familiar se transformaram em grandes companhias que não mais almejavam o mercado interno e sim o mundo. Arquivo fotográfico As atividades de um arquivo fotográfico podem ser divididas em recepção e identificação.NOÇÕES Embora não se recomenda sua aplicação nos arquivos convencionais a indexação coordenada vem sendo utilizada. No caso de registro em fichas.o método numérico é o mais adequado no arquivamento de fotografias devido a simplicidades de arquivamento e recupera- DE ARQUIVOLOGIA . gêneros musicais etc. fitas magnéticas . em envelopes próprios e depois arquivá-los em envelope kraft com o mesmo número de registro dado ao grupo. • Registro . podemos afirmar que: ( ) É utilizado um arquivamento alfa-numérico. 3. 5. o tempo de duração. EXERCÍCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Quando observamos em uma pasta de arquivo a sua guia com duas letras maiúsculas. ( ) É utilizado um arquivamento alfabético simples ou aberto. tais como: assuntos (de conferencistas. acontecimentos. 7 . Cada elemento recebido no arquivo será identificado por um número de registro seqüencial. evento. eventos. Cada vez mais há a interação entre os países e o computador é o agente fundamental para esse intercâmbio.Idem à explicação do item anterior. no mesmo envelope e/ou pasta.

a partir de filmes cópias.os documentos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu valor histórico. de empresas. São geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento. Jornais. ou seja. Depois são inseridas sinaléticas que irão completar o grupo a ser microfilmado. Os fotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dos respectivos empregados que encontravam-se arquivadas alfabeticamente (ou numericamente .por matrícula). Esse tipo de aquisição é muito comum em decorrência de sua dimensão e facilidade de transporte. Caso seja necessário.) o microfilme de segurança resgata a memória do acervo.as microformas possibilitam o acesso à informação em vários lugares. o número do filme e a data de início e encerramento da microfilmagem). São elas: Automação da Informação. números. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. Esse suporte é utilizado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros. seqüencialmente. no Brasil e no exterior. jornais etc. Microfilmagem e a Digitalização de Documentos. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. por meio de terminais ou microcomputadores. séries esgotadas etc.quando não havia problemas no mercado imobiliário. independente do período de emissão dos documentos a ele relacionados. podem ser geradas outras cópias para distribuição. saída direta do computador para a microficha. por questões de segurança. Hospitais. b) Microfilmagem O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas e são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. livros. Caso haja algum sinistro (roubo.NOÇÕES A conseqüência desse desenvolvimento se percebe através do enorme volume de papéis que tramitam nas empresas. Como exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados documentos de aproximadamente 150 empregados. a) Automação da Informação A automação da informação pode ser aplicada nos arquivos de duas maneiras: • o arquivo como usuário . revistas etc. Comércio. Atualmente isso é completamente inviável. Como exemplo. legal ou devido ao seu suporte físico (fichas) podem ser preservados e a utilização da informação será feita através do microfilme. que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio. Entretanto. razão etc. As microformas podem apresentar-se em três modos: Filme.TRE • versatilidade na duplicação . No preparo da documentação para a microfilmagem. no registro de documentos. Paralelamente. em seus arquivos.quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho na identificação de séries documentais. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. • preservação e conservação de originais . para sua identificação. revistas. A verticalização e o encarecimento do metro quadrado. Em ambas as situações a recuperação se dá de forma rápida e eficaz. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guarda no arquivo de segurança e o outro para consulta.a microfilmagem traz segurança a documentação já que o arquivamento do rolo é feito em dois lugares: junto ao usuário e em local afastado da Empresa. • o arquivo como órgão responsável pela guarda e tratamento técnico das informações . esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. administrativos. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. documentação rara. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. • segurança . Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados exigindo. falsificação etc.400 documentos que serão numerados. levaram à definição de diretrizes para um melhor gerenciamento de documentos. ocorridos nos últimos anos nos grandes centros. atualmente. sem passar pelo papel. Razão etc. Como esse processo é mais trabalhoso. • integridade de reprodução . Indústria. É gerado 1 filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e 1 cópia (diazo) para consulta. Colégios.por meio de catálogos informativos é possível adquirir coleções completas de jornais. As listagens. incêndio. milhares de documentos necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. cheques. Jaqueta e Microficha • Filme (Rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos.Computer Output Microfilm. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.cópias instantâneas do original em filme ou papel.400 documentos de formato A4.) • Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da metade do século no acervo da Biblioteca Nacional. através da fita spooll. operacionais. Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica em todo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla: Bancos. Com o advento das duas grandes guerras mundiais o avanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que. Como vantagens podemos citar: • economia de espaço . a assinatura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme. documentos de suas filiais que estão instaladas em outras cidades ou estados. sendo aconselhável a utilização de caixas para a guarda dos carretéis com cores diferentes. O microfilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% o espaço necessário para a guarda desses documentos. • racionalização da informação . • Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM . simultaneamente. no controle do acervo etc. A vida funcional do empregado está acondicionada em um só local. • aquisição de coleções de jornais. não podendo sofrer alterações DE ARQUIVOLOGIA .o microfilme reproduz integralmente o conteúdo de um documento. A recuperação da informação será rápida e não haverá o menor problema em atualizações futuras. podemos citar uma empresa que possua. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser 8 . as empresas guardavam seu acervo de valor permanente em galpões ou em suas próprias instalações. em um suporte que permite fácil consulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda. de contratos etc. se apresentam. Outra vantagem da utilização da automação é a descentralização da informação. de acordo com uma padronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocação dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas. os documentos convencionais começaram a migrar para novos suportes. separam-se grupos de aproximadamente 2. já que só podem ocorrer por falhas na digitação. Com o surgimento das novas tecnologias. Hotéis. que necessitam de um grau elevado de atenção para evitar a ocorrência de erros. . O índice de erros é muito pequeno. São os bancos de dados onde são armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento. Cartórios. a proximidade das informações. Podemos citar os dossiês de empregados. o que não acontece nos controles manuais. assuntos etc.quando o suporte da informação é o próprio computador. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. Várias pessoas podem acessar as mesmas informações em qualquer ponto da empresa. assim. objetivando a imediata identificação do original e cópias. os bancos e as repartições públicas nos Estados Unidos utilizavam essa tecnologia como solução para a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos. Órgãos Governamentais etc. Folha Zebrada e sinaléticas para separar as diversas informações (datas.

material contábil de empresas de consultoria/auditoria. ERRADO . garantindo assim a preservação dos documentos e seus conteúdos. 5.Na realidade a microfilmagem de documentos representa um avanço na política de tecnologia da informação. sofrerá constantemente várias reorganizações.. agricultura etc. 4% em microfilmes. Entretanto. em publicações (catálogos. É utilizado para armazenar documentos que necessitam de atualizações constantes como os legais. A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as empresas no que se refere a redução de espaço.TRE • Discos regraváveis ou apagáveis Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em cartuchos. A leitura é feita com um laser de baixa potência. Digitalização de Documentos Com o avanço da tecnologia. Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentos empresariais. correspondências. CERTO . enciclopédias) que são vendidas ao público de uma maneira geral. Depois surgiram os CDs usados para músicas. os discos para o armazenamento dos documentos. d) definição do cronograma de reuniões. Isso mostra que as empresas continuam gastando grande parte do seu tempo no gerenciamento dos documentos. É aconselhável que se elabore uma tabela para cada unidade objetivando. sendo necessário que se analise pasta por pasta. muitas leituras) Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4.ou conjugados (leitoras/ copiadoras) . CLASSIFICAÇÃO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS Definição e sua finalidade Estipular a temporalidade dos documentos de uma empresa é tarefa que cabe aos dirigentes dessa própria empresa.) • WORM . os arquivos das grandes e médias empresas são microfilmados. Com isso. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Hoje. já que a “limpeza” de seu acervo se dará sem nenhum critério. Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão de documentos são produzidos nos Estados Unidos todos os dias e que. c) levantamento do acervo. 3.Write . Este disco também pode ser lido milhares de vezes sem degradação e a informação também não pode ser alterada. 2.NOÇÕES simples . Ele está em branco quando é adquirido e é preenchido pelo usuário usando software e hardware adequados. O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Brasil através do serviço de assinaturas (medicina.unicamente para a leitura . f) aprovação da TTD. desenhos de engenharia etc. modificando. Nesta década. Os discos usados para o armazenamento dos documentos se apresentam de três formas: • CD-ROM . Caso uma empresa não defina sua tabela. Os sinais que irão desencadear o processo de criação de um TTD em uma empresa são: • excesso de papéis. Também são utilizados para publicar material específico de uma empresa como catálogos de peças para oficinas de manutenção. i) revisão da TTD 9 . • falta de definição de responsabilidade. EXERCÍCIO 01. que se elabore um Plano de Ação com as etapas a serem cumpridas na elaboração da sua TTD. vinte vezes. 5. 4. e. Principais etapas para a elaboração de uma TTD a) Levantamento das atividades da empresa.para a leitura e cópia em papel. tanto do arquivo corrente quanto do arquivo de custódia. A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as mídias em que as informações estavam armazenadas: 95% em papel. 1. ou seja. 3. A elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).A Lei nº 1. ( ) a uma política de melhor conservar os documentos das empresas. Eles são gravados e alterados pelos próprios usuários. • demora ou não na localização do documento. uma única tabela que irá abranger todos os documentos da empresa.Não existe ainda nenhuma legislação determinando a microfilmagem de documentos. consideravelmente. A diferença entre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro é criado pelo usuário e o segundo por um editor. outras mídias vão sendo criadas. deve-se iniciar pelo local que mais apresenta problemas.Once . finalmente. futuramente. e) verificação da legislação em vigor. • extravio de documentos.Compact Disc . Essas publicações são proprietárias e somente estão disponíveis no âmbito da organização.A microfilmagem ainda é um procedimento pessoal ou institucional. É necessário.Conselho Nacional de Arquivos. g) aplicação da TTD. normalmente. ela não abrange normalmente todos os arquivos da empresa. os desenhos de engenharia etc. b) indicação das pessoas responsáveis. no mínimo. Um CDRom não pode ser alterado. CERTO .Many (uma só gravação. O que vem a ser um sistema de imagens e de que maneira ele está relacionado com a administração de documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos ajudarão a responder esta questão. Geralmente nesse momento os executivos solicitam a ajuda da unidade responsável pela documentação da empresa. As transmissões em fax geram mais de 85 milhões de páginas por ano. já que sua utilização se dá no arquivo permanente e em alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. enciclopédia. então. ( ) a uma regulamentação da Lei nº 1. gráfico e números. os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas já existentes de texto. 1 % meios magnéticos. Como o computador é uma peça fundamental nesse desenvolvimento. e não existe nenhuma força de lei para tal exercício. Esses discos podem ser lidos milhares de vezes.461 apenas regulamenta a criação do CONARQ e SINAR. ( ) a um apoio do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) GABARITO ERRADO . 2.Read Only (memória só para leitura) Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado. 12 e 14 polegadas de diâmetro. a maioria dos documentos está no suporte papel nos arquivos correntes e intermediários. saúde. Atualmente o computador é um elemento fundamental no gerenciamento das informações.Preservação do documento e sua informação. definirá o tempo de vida útil dos documentos em suas três fases: corrente.461 de 25/04/1991. 4. Todos os sistemas de discos ópticos usam codificação binária para armazenar a informação e um facho de laser de alta potência para gravá-Ia. sem risco de danificá-los.Read . faturas. um documento é copiado. sua capacidade é ampliada dia-a-dia. h) divulgação da TTD. DE ARQUIVOLOGIA . usando software e hardware adequados. No ato da definição das prioridades de atuação. 1. • escassez de espaço físico. a execução dos serviços em qualquer ramo do conhecimento humano. 01. constituindo um procedimento vinculado: ( ) a uma determinação do CONARQ . intermediária e permanente e possibilitará um controle eficaz sobre a produção documental. ( ) a uma política de tecnologia da informação das instituições. formulários. ERRADO . rapidez na recuperação da informação e segurança. a) Apresentação dos discos ópticos Os discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos que foram lançados primeiro para filmes e outras formas de animação utilizadas para lazer ou treinamento.

caso chegassem a fase de arquivamento permanente. Deve-se ter cuidado. ter um documento arquivado com fonte de informação (imediata) para implementar programa. c) Arquivos Nacionais devem assegurar que os arquivistas b) c) d) 10 . uso. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. técnicas ou científicas das instituições. d) Dificultar a eliminação de documentos de valor permanente. Estes regulamentos envolvem a durabilidade do suporte documental e a administração do acesso público aos documentos e/ou informações governamentais.159. – muitas das vezes administradas por outro órgão. também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. distribuição e tramitação). Até há pouco tempo. hoje em dia encontramos nos arquivos um grande volume de materiais bibliográficos (teses. científica e culturalmente através dos séculos. Dentro deste contexto.: O princípio básico da gestão de documentos é o documento e/ou informação. para as pessoas certas e com um custo possível. por isso. como novo conceito de gestão de documentos. normas internas. o Brasil utilizava a metodologia européia para o arquivamento. de expedição.) que também deverão ser analisados.Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. artigos etc. formulário. somente com a implantação dos princípios da gestão da qualidade na administração. projetos. tramitação. principalmente a partir da II Guerra Mundial. Levantamento do acervo documental Esse levantamento deve ser executado por pessoas lotadas na unidade de documentação como o auxílio de funcionários da própria unidade. GESTÃO DE DOCUMENTOS Assim como a humanidade vem evoluindo técnica. se necessário. Essa etapa é a mais morosa visto que há a necessidade de se levantar toda a documentação arquivada. que são responsáveis pela criação de seus documentos.TRE nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda. • Principais ações na esfera da gestão de documentos: a) O Arquivo Nacional deve ser o órgão central para elaboração de normas e diretrizes referentes à criação e manutenção dos documentos dentro das agências governamentais. É importante que se cumpra o cronograma e que não haja atrasos nos horários pré-estabelecidos. revistas. cuja criação é marcada por uma atuação passiva de custódia de documentos de valor permanente para a pesquisa histórica. que deve estar disponível no local certo.NOÇÕES a) Levantamento das atividades da empresa É necessário que se faça um levantamento das unidades que a empresa possui e de suas atividades para melhor entendimento do seu negócio. Nesta fase. registro. Diante desta afirmativa. Isso pode ser feito através da leitura do organograma. as quais se viram forçados a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. OBS. desenvolvida mediante análise e avaliação dos documentos acumulados DE ARQUIVOLOGIA .: Há duas tradições arquivísticas: • Americana/canadense . diretrizes etc. também com documentos que contam a história da empresa. • Utilização . • Avaliação . acarreta vantagens econômicas. planejamentos etc. consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas.preocupada com a eficiência no gerenciamento de informações via documentos. Indicação das pessoas responsáveis Na reunião com o executivo da unidade solicite que sejam indicadas pessoas que possuam grande conhecimento do acervo para que auxiliem a equipe de documentação na definição da temporalidade dos documentos. visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. com base na Lei nº 8. Em meados do século XX. consideramos gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção. d) Papel histórico dos arquivos nacionais. apresentar estudos sobre adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos. Para a tradição arquivista americana. as atividades de administração de arquivos intermediários e a destinação de documentos possuem uma influência direta sobre as instituições arquivistas. o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e a emissão de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência. classificação. Já as atividades cujo primeiro objetivo vincula-se à eficiência da administração pública – administração de correspondência. manuais. • Européia . e) Garantir a preservação dos documentos que constituíram o patrimônio arquivístico de um país. ou seja. Devido ao grande avanço da tecnologia. OBS. É talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos. Estes arquivos podem ser gerenciados pelo nacional ou pelas agências governamentais. de 08/01/1991. Deve também sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários. e) Grande quantidade de massa documental em vários suportes e o arquivamento do uso das modernas tecnologias. Princípios da Gestão de Documentos para as funções arquivísticas: a) Garantia de que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente.Ou destinação de documentos. em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade. no uso das instalações físicas e recursos humanos. b) É preciso que medidas sejam tornadas para a guarda de documentos de valor intermediário. c) Tradições administrativas que não permitem uma reorganização radical dos sistemas vigentes.Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento. c) Garantia de melhor organização desses documentos. b) Garantia de que o menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente. Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo. na hora exata. Estrutura administrativa na gestão de documentos a serem arquivados • Fatores que podem comprometer a adoção das funções de gestão de documentos pelos arquivos: a) Limitação da ordem legal. b) Complexidade dos governos impedindo a centralização das ações deste campo em um único órgão. Desta conceituação podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a) Produção b) Utilização c) Destinação • Produção . de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. geralmente são administradas por essas mesmas instituições. só surgiu a teoria das três idades dos arquivos. a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições.arquivos como fonte de pesquisa histórica. Definição do cronograma de reuniões É necessário que se defina um cronograma de reuniões para que sejam apresentadas as minutas da TTD para a análise da temporalidade dos documentos. é que se passou a utilizar o sistema americano/canadense como método de arquivamento. visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos. determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Cabe ao protocolo a administração das correspondências externas.remeter às seções competentes para o devido estudo. 5. principalmente para consulta e empréstimo de documentos.: O registro. variando o nome em função do movimento dos papéis.TRE d) e) • Níveis de aplicação de um programa de gestão de documentos a) nível mínimo .Consiste em verificar se o documento está dirigido à autoridade competente. à elaboração das folhas de referência. uso de recursos de automação (informática) etc. CERTO . o protocolo ainda era responsável pela tramitação da correspondência interna (memorando/cartas/ofícios/etc.inclui todas as atividades descritas e completa com a gestão de diretrizes administrativas. A Segunda Via guarda-se em ordem alfabética (pelo nome). A seleção de documentos para a preservação permanente deve contar com a decisão final dos arquivistas do Arquivo Nacional. A Terceira Via. a utilização e a destinação. EXERCÍCIO 01. 2. 4. que vêm se organizando de acordo com os princípios de organização racional do trabalho. no que se refere à sua recepção e expedição. este setor atende as pessoas nos “guichês”. os antecedentes ou procedentes. CERTO . Distribuir .NOÇÕES profissionais ofereçam assistência técnica às agências governamentais e as outras instituições públicas na implementação dos sistemas de gestão de documentos. Se houver necessidade. Toda continuidade. PROTOCOLO Conhecimentos básicos Nas repartições. Além de zelar pelos fichários.Tarefa principal de um órgão de comunicações. por meio de arquivos correntes e/ou secretários. as exposições. há sempre integrado. numerar e expedir a correspondência elaborada no órgão e arquivar as cópias da correspondência e dos outros documentos. Seja ele mesmo serviço. Também irá sobrescritar os envelopes e atualizar o fichário referente aos recibos de correspondência.compreende os dois primeiros e agrega programas básicos em elaboração e gestão de formulários. conforme o método de arquivamento. d) nível máximo . a Quarta Via. se selado devidamente quando necessário e ainda conferir os anexos. b) nível mínimo ampliado .receber .Esta fase elabora normas de acesso. ERRADO .Entrada . Marque C para CERTO e E para ERRADO: Dentro dos princípios de gestão de documentos. distribuição e tramitação de documentos. ( ) A produção refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. ( ) A fase de avaliação decorre também dos princípios de descarte de documentos. gestão de correspondências e documentos vitais etc. conferir. legais e administrativas de cada país.certificar-se de o documento a ser arquivado conserva as mesmas características da entrada. classificação. OBS.Arquivo Cabe ao setor de entrada executar as seguintes tarefas: . registro. Nos serviços de comunicações modernos. Antigamente. 3. Proceder. c) nível intermediário . GABARITO 01. CERTO . quando necessário. Também faz parte desses serviços informar e orientar o público quanto ao andamento dos processos. elaboração de sistemas de arquivos correntes. conferindo os anexos.existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário. quando houver. numeração e expedição (de correspondência ou documentos) Este setor revê tudo que tem de ser expedido. os ofícios.distribuir Receber . Classificar é o processo de analisar a correspondência e outros documentos de modo a arrumálos logicamente em grupos (por assunto) ou séries para um arquivamento sistemático. de máquinas copiadoras. e fazendo a verificação do que deve ficar arquivado na repartição (principalmente no tocante a antecedentes e procedentes). quando necessário. que são depois arquivados por destinatários. Este núcleo pode ser chamado de serviço. não se usam mais livros-protocolo e sim recibos. registrar e distribuir a correspondência recebida. como: recebimento. 1. circulares e toda forma de correspondência. 2. 3. de acordo com a procedência. Atividade de Informação e Orientação ao Público Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado pelo primeiro setor (setor de entrada e execução de tarefas). classificar. de correspondência e telecomunicações. Numerar. A Primeira Via do registro.Expedição . ( ) A utilização dos documentos não tem referência com as atividades do protocolo. 4. esse controle é feito pelas próprias unidades. a ficha nº 1.). pois toda a movimentação do processo é aí anotada. de acordo com as séries. As suas atribuições são: receber. Outras atividades do setor de Protocolo a) Rever a classificação .Esta fase inclui procedimentos de protocolo. Tarefas (competências) do setor de conferência. depende dessa primeira atividade. DE ARQUIVOLOGIA . Dividem-se os órgãos de comunicações em quatro setores distintos: . se está redigido em termos próprios. ao grupo que atende às atividades de administração geral ou de atividades meio um núcleo onde se centraliza o movimento da correspondência e da documentação. deve-se 11 . seção ou turma de comunicações.abrange programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente. O protocolo é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma empresa. CERTO . ( ) A fase de utilização dos documentos elabora normas de acesso a documentação. informando-as e orientando-as em tudo que for necessário quanto aos processos em estudo na repartição. utilização e destinação.classificar . O papel que o Arquivo Nacional assume na administração dos documentos contemporâneos está relacionado com as circunstâncias históricas. isto é. Atualmente.Esta fase analisa a acumulação de documentos no arquivo permanente e quais serão objetos de eliminação (por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição). 1. 5. constitucionais.Informação .registrar . quando feito em fichas poderá ser tirado em quatro ou cinco vias. seção ou turma a finalidade dessa dependência é controlar toda a correspondência recebida ou expedida da organização de que faz parte. é guardada em ordem numérica cronológica e é a que constitui propriamente o registro. organiza-as e procede à atualização dos fichários.O princípio da produção elabora tratamento a serem dados aos documentos produzidos em determinados setores. quando houver. Classificar . adicionando a ela. por assunto. A 5ª via acompanhará o processo à seção competente e as outras quatro serão entregues à turma de informação.A base do princípio da gestão de documentos são a produção. considere os seguintes aspectos: ( ) Compreende três fases importantes: produção. certa ou errada. A recepção e a expedição de documentos representam a primeira atividade documental na empresa.

elementos que identifiquem a classificação do documento. Compete ainda a este setor controlar os prazos de empréstimo de documentos. Assim como controlar as publicações e despachos do Diário Oficial e Boletim de Pessoal. 3.TRE c) d) e) O órgão de comunicação tem ligação direta com os de documentação. urgente . b) Confidencial . horário. porém menos protocolar. classifica-se em: a) Ostensiva ou ordinária . Ofício Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou de alguém de posição inferior para uma autoridade de posição superior.Cabe ao setor de protocolo registrar o documento de chegada ou de saída. 3. ( ) descartar. ( ) arquivar. admissões e dispensas. seja a nível de Estado ou empresarial. 4.Cabe ao setor de protocolo classificar o documento quanto à sua origem. Geralmente é um documento enviado entre setores ou departamentos. h) Ordem de Serviço ou Instrução Documento determinando normas de trabalho e instruções a serem seguidas em relação a determinados serviços. n) Relatório Documento nos quais se relata a uma autoridade superior o desenvolvimento dos trabalhos relativos a certos serviços especiais ou a um determinado período. Nenhuma peça dessa correspondência deve ser destruída ou desviada sem a prévia e expressa autorização. com a identificação do local de chegada e/ou de saída. l) Edital Aviso ao público em geral ou a grupos interessados sobre atos. j) Memorando Forma de correspondência em uso interno expondo resumidamente ou recapitulando qualquer assunto. ERRADO .Cabe ao setor de protocolo encaminhar ao setor ou a quem de direito o documento. sem comprometer a organização. 1. determinam providências ou fazem designações. ou seja. d) DE ARQUIVOLOGIA . a própria palavra escrita em tinta vermelha permitirá que seja ela sempre expedida o mais rápido possível.Refere-se ao item secreto. 4. que depende de um estudo minucioso. e ) Ultra-Secreta . destinatário etc. c) Reservada . p) Nota Correspondência trocada entre Ministérios das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas estrangeiras. provas etc.É a correspondência sigilosa que diz respeito a informação de caráter pessoal ou a assunto cujo conhecimento deve ficar mais restrito possível.É a que pode ser exposta ao público.Idem ao comentário do item anterior Formas de correspondência dos atos de expediente A correspondência oficial pertence ao Estado.o mesmo deve ser feito nas respectivas pastas. b) c) 12 . A correspondência de uma determinada organização pode ser externa ou interna. o) Ato Exposição do que ocorrem durante uma reunião ou sessão. a vários destinatários para informar de posições. 01. 5. conforme seja trocada entre suas próprias dependências ou com autoridades estranhas à organização ou a particular. Aviso Forma de correspondência trocada entre Ministros de Estado. e cuja divulgação possa comprometer a segurança e a integridade do Estado ou as suas relações internacionais. 1. e ) Circular Documento do mesmo teor enviado. Classificação e Correspondência Correspondência oficial . Fornecer antecedentes e precedentes . simultaneamente. Da divulgação de atos a fatos administrativos. decisões e pareceres expedidos. EXCETO: ( ) classificar. g) Portaria Documento em que Ministros e Dirigentes de Repartições aprovam instruções e modelos.É a que se refere exclusivamente a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo.é constituída pelos documentos concernentes ao serviço público. independente do veículo. Presidentes e Diretores de Órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem expondo ou encaminhando assunto de sua pasta que depende de despacho ou decreto presidencial. q) Regimento Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de fornecimento interno de cada repartição. a) b) Ainda se pode classificar a correspondência em: comum .Não é competência do setor de protocolo arquivar documentos. Carta Documento em forma epistolar usada por autoridades. CERTO . Quanto à natureza do assunto da correspondência. ERRADO . mas cujo conteúdo da correspondência possa dizer respeito ao aspecto estratégico. concursos.É aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório. i) Despacho Atos pelos quais as autoridades solucionaram os assuntos submetidos a sua apreciação. o seu registro e distribuição. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Entre as atribuições do setor de protocolo podemos citar as alternativas abaixo. divulgações de concorrências. 5. Arquivar as cópias e documentos . 2. Principais tipos de correspondência: a) Exposição de motivos Documentos em que os Ministros. Governadores Estaduais e Presidentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República.NOÇÕES b) conferir com o documento original. quer administrativa ou historicamente. a fim de se julgar se de fato o documento nenhum valor apresenta. Fornecer certidões de pareceres e informações quando solicitados por escrito. GABARITO CERTO . ( ) registrar. CERTO . f) Requerimento ou Petição Documentos em que o signatário pede a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito. EXERCÍCIOS 01. Toda correspondência oficial é propriedade do Estado. d) Secreta . pois fornece todos os meios necessários para que este possa analisar os seus fichários de referência e divulgar o que for necessário ao conhecimento do público. 2. Fornecer dados à turma de informações . instituição ou empresa. m ) Certidão Documento em que são descritos de forma clara e precisa fatos registrados em outros documentos ou registros. a todos que os solicitarem. ( ) distribuir.ou seja.é sempre conveniente assinalar de uma forma bem visível a palavra URGENTE. r) Regulamento Conjunto de principais e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.não demanda de um procedimento especial.

. ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO .ARQUIVOLOGIA • • • CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS SUPORTE FÍSICO PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO (Schellenberg) GÊNERO DOS DOCUMENTOS BIBLIOTECA ARQUIVO Documentos impressos Documentos textuais Audiovisual Audiovisual Cartográfico Cartográfico ARQUIVOLOGIA Estudo.Os documentos são são objetos de coleção. e preservados para a consecução de seus objetivos. por isso é definida como matéria prima abstrata.A significação do .Preserva-se a documentação referente a uma atividade. e não de preservação ou perda total .Museus É uma instituição de interesse público. colecionados de fontes provêm das atividades diversas. criados por uma instituição ou pessoas.Bibliotecas É o conjunto de material.Os documentos existem . visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. . .Há uma significação acervo documental não orgânica entre os depende da relação que documentos os documentos tenham entre si DOCUMENTO Registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém.O julgamento não tem caráter irrevogável . ou limitado em número de cópias.Os documentos não . BIBLIOTECA É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Arquivistas.Os julgamentos são fanais e irrevogáveis . como um conjunto e não como unidades isoladas . em sua maioria impresso.Os documentos são em numerosos exemplares produzidos num único exemplar. desenvolvimento e utilização dos arquivos. ciência e arte dos arquivos. criada com a finalidade de conservar estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. disposto ordenadamente para estudo.Aplica-se a unidades isoladas . pesquisa e consulta.Os documentos são .Os documentos são produzidos e conservados produzidos e conservados com com objetivos culturais objetivos funcionais ARQUIVISTICA Princípios e técnicas a serem observados na construção. adquiridos por públicas ou privadas. MÉTODO DE AVALIAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO . A informação é sempre incorpórea. AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA BIBLIOTECA ARQUIVO . ORIGEM ARQUIVO . organização. em sua maioria textuais. idéia ou mensagem contida num documento. . compra ou doação servidas pelo arquivo.O julgamento envolve questões de conveniência. no curso de sua atividade.A documentação não raro existe em via única . *Informação: é a noção.Arquivos É a acumulação ordenada dos documentos.

Acessibilidade e pesquisa 3ª Idade . atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 1ª Idade . a organização e o funcionamento dos órgãos CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO / ATUAÇÃO .. organização ou firma no decorrer de suas atividades.MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO BIBLIOTECA ARQUIVO .Estabelece . as atividades corrente.Permanente Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa.Gerais / Centrais São os que se destinam aa receber os correntes provenientes dos diversos integram a estrutura de uma centralizando. permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. ditada pelas suas particularidades .Exige conhecimento da relação entre as unidades. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” (Solon Buck) 2ª Idade .Aplica-se a conjuntos discriminadas de documentos .Intermediário Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados.As séries (órgãos e suas subdivisões. ARQUIVO “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. . São de competência exclusiva da Administração dos Arquivos. classificação e utilização. cumprindo funções de arquivo corrente. . periódicos. do conteúdo e da significação dos documentos a classificar .Guarda e conservação . para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.Corrente Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente.Setoriais São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais.Utiliza métodos classificação específica predeterminados para cada instituição. . conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.As séries (anuários. documentos órgãos que instituição. FINALIDADE 1º Servir à administração 2º Servir à história * Relação com valor primário e valor secundário dos documentos FUNÇÃO Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. São conservados pela administração e somente o pessoal dessa administração tem competência para sobre o seu trato.. de arquivo MÉTODO DESCRITIVO BIBLIOTECA ARQUIVO . portanto. Saem do domínio exclusivo da administração que os produziu e tornam-se passivos de ação comum desta e da Administração de Arquivos.) são unidades isoladas para catalogação . mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitálos.Aplica-se a unidades . que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. .Exige conhecimento do sistema.

Característica .Planta CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO * Arquivos de 3ª Idade .Cópia . formato. utilizando algumas .Especializados Documentos resultantes da experiência humana num campo específico.Declaração .CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS . . forma ou conteúdo os documentos podem ser classificados de acordo com suporte. de acordo com a atividade que a gerou” EXEMPLOS Acetato / Papel / Filme de Nitrato / Fita Magnética . como também no registro. microformas.Boletim de Ocorrência . e que por esta razão merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento. constitua elemento de prova ou de informação.Exemplar único CARACTERÍSTICAS Conforme suas características. .). DEFINIÇÃO TÉCNICA “Material sobre o SUPORTE qual as informações são registradas” “Estágio de FORMA preparação e de transmissão de documentos” “Configuração FORMATO física de um suporte. formalidades de consulta.Boletim .Rascunho .Original . slides.Declaração de Imposto de Renda ..Documentação Fonográfica .. acondicionamento. independente da forma física que apresentem.Relatório DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada. controle. são também chamados de arquivos técnicos.Caráter orgânico ou administrativo . Arquivos Militares.Confidencial Que podem ser credenciadas..Certidão . .Prova de transações passadas .Franqueado Franqueado ao público. conservação .Documentação Iconográfica . . fitas. tipo.Públicos Federal Estadual Municipal .Restrito Arquivos que preservam a segurança nacional.Livro .Criação e recepção por uma entidade .Cartaz . forma. no exercício de suas atividades..Documentação Textual . gênero.Documentação Audiovisual .Certidão de Nascimento . espécie. de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado” “Configuração que GÊNERO assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” “Configuração ESPÉCIE que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” “Configuração que assume uma TIPO espécie documental.Especiais Tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (fotografias. consultados por pessoas CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS .Privados Institucionais Comerciais Familiais Pessoais Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.

(E) administrativos e históricos. é correto afirmar que: (A) fotografia é o suporte e vidro é a forma. Graus de Sigilo em ordem crescente: Reservados Confidencial Secreto Ultra-secreto (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. os documentos podem ser classificados em: (A) públicos e privados. . início da ditadura.’’ (Correio Brasiliense. edital. 14/12/2004) O texto acima trata de documentos de custódia Militar. (B) ostensivos e sigilosos. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO -Ostensivos / Ordinários Cuja divulgação não prejudica a Administração. ata. Quanto ao acesso a esses documentos. (C) do formato do documento. O comandante Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’. (E) do tipo documental. manutenção. nove anos após o fim do regime. Aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção. da TV Globo. ‘‘A Aeronáutica tem procurado contribuir ao máximo em relação à pesquisa de documentos que podem se tornar históricos. (D) fotografia é tanto o suporte como a espécie. podemos afirmar que é: (A) Franqueado (B) Restrito (C) Ostensivo (D) Especializado (E) Público 2) Quanto à natureza do assunto. 3) Para negativos de vidro. (B) da forma do documento. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. 5) No domingo. prontuários e relatórios que teriam sido produzidos pelos órgãos de informação militares entre 1964. (D) do gênero documental. relatório. com a descoberta. uso e destinação final dos documentos. (B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. (C) correntes e permanentes.Sigilosos Aqueles que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito. . o programa Fantástico. requerem medias especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. e 1994. (C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie. “cartográfico” ou “iconográfico” implica em definição (A) da espécie documental. (E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte • • • • GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO PERMANENTE GESTÃO DE DOCUMENTOS 4) Carta. (D) tipológicos e diplomáticos. “audiovisual”. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. mostrou reportagem sobre a incineração de fichas. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 1) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”. (B) fotografia é o formato e vidro é a técnica.

uso. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • • • • • Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (tramite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS Produção dos Documentos Inclui a elaboração de formulários. pontos de tramitação e encerramento do trâmite. com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação. contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS A avaliação de documentos de arquivo é a etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos. Destinação Final dos Documentos Programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências. VALOR SECUNDÁRIO Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). funções e atividades de cada uma de suas unidades. responsáveis e encarregados. automatização do acesso. Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação. seleção dos sistemas de reprodução. *Ciclo de Vida dos Documentos 1ª Idade – Arquivo Corrente 2ª Idade – Arquivo Intermediário 3ª Idade – Arquivo Permanente • • • • . tramitação. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu *ciclo de vida. Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários. Manutenção e Uso Implantação de sistemas de arquivo.Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação. até o nível da seção. • • VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO Qualidade inerente às razões da criação de todo documento. PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS DE AVALIAÇÃO • Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos. implantação de sistemas de organização da informação. para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades. tramitação. uso primário e avaliação de arquivos. Análise do fluxo documental: origem. que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável. em decorrência das atividades-fim e das atividades-meio de uma instituição. classificação. Conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção. materiais. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. bem como para a preservação do patrimônio documental. aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. mobiliário. local.

técnico. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem. Para ser aplicada. a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa. reprodução). para a apreciação e aprovação da CCAD. • • COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS . de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade. recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão. racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos. para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. • • COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS • A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente.). Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos. transferência. encaminhando-a. exigem a constituição de equipes. Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente. pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. • • METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO • A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação. legal. Elaborar a proposta da Tabela de Temporalidade. • Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas. Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade. • • COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO • • Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. • • Orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade (eliminação. Propor critérios de organização. adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação. visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente. sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão. deixandoos disponíveis para eventuais verificações. Avaliar. histórico.• Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo. digitalização etc. lavrando a respectiva ata. que poderão ser denominadas grupos ou comissões de avaliação. Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. Esse processo participativo de profissionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definirem critérios de valor. Aprovar as amostragens. respeitada a legislação específica de cada órgão. Acompanhar os trabalhos de organização. racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão. um procurador ou assessor jurídico e um arquivista. Presenciar a eliminação dos documentos. de sua transferência ao arquivo central ou intermediário. Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente. e sua destinação final. acompanhada das necessárias justificativas. recolhimento. Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados. fiscal. em razão de sua especificidade ou volume. atualizando-a sempre que necessário.

Item Via Tempo de Documental Formulário Arquivamento Folha Nº Data / / • • Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os seguintes dados: • Órgão Produtor • Série Documental • Datas-limite • Quantidade Eliminada (em metros lineares) • Data da Eliminação • Assinatura dos Responsáveis _________________________________________ RESOLUÇÃO DE QUESTÕES 6) Considerando a teoria das três idades. • • TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). ELIMINAÇÃO Destruição de documentos que. a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precaução. cumprindo as finalidades que determinaram sua produção. É importante prever os procedimentos adequados à eliminação durante a elaboração de textos legais ou normativos que deverão disciplinar a matéria. ocorrem na legislação. A inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos diversos. • Quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato. administrativos etc. PRAZO DE PRECAUÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. e determina prazos para sua transferência. fiscais. Quem registra o ato. que poderão ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem. eventualmente. define prazos para sua guarda temporária (vigência. recolhimento e eliminação. no processo de avaliação. a empresa. O que será feito com o resíduo da eliminação. em função de seus valores legais. ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que. antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. precaução). prescrição. Onde e quando será realizada. *Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade Área Responsável Cod. Não é recomendável do ponto de vista ecológico a incineração de papéis. foram considerados sem valor para guarda permanente. por isso precisa ser periodicamente atualizada. cada órgão público ou empresa deverá definir os métodos e adquirir os equipamentos (fragmentadoras de pequeno e grande porte) necessários ao processamento de eliminação. De que maneira será processada.A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos. PRAZO DE VIGÊNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos. A eliminação depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize. dependendo de seu suporte. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: AA AI AGI Cópia Observações . PRAZO DE PRESCRIÇÃO Intervalo de tempo durante o qual o poder público. Como a massa documental produzida e acumulada ainda é predominantemente papel.

(B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente. o resultado do processo de reprodução em filme. por meios fotográficos ou eletrônicos. (C) Ciclo vital dos documentos. preservando-se os papéis permanentes. mediante técnicas e práticas arquivísticas.º5. de 08 de janeiro de 1991. vulgarmente denominados “arquivo morto”. as tabelas de temporalidade (A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados. probatório e informativo. (Decreto Nº 1. devem ser • • .dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos 9) Como instrumentos de destinação. 8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a formação de grandes depósitos de massa documental acumulada. Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 da Secretaria de Justiça . após leilão oficial.433/68. (D) corrente. a eliminação de documentos públicos de valor permanente (A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação. (C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. • Lei Federal n. em diferentes graus de redução”.regulamenta a Lei 5. (B) Gestão de documentos.799 de 30/01/1996). denomina-se: (A) Organização e Métodos (OM).433/68 de 08 de maio de 1968 . (E) permanente. (E) deveriam intermediário. (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. (C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico. 3° Entende-se por microfilme. (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos documentos. 10) De acordo com a já citada Lei 8.159. Tais documentos (A) deveriam ser incinerados uma vez por ano. (D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico. tramitação. (E) Princípio da unidade protocolizadora. ser recolhidos ao arquivo • • MICROFILMAGEM GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS MICROFILMAGEM “Art. (B) deveriam ser avaliados. para fins deste Decreto.(A) intermediário. (E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador. (B) corrente / intermediário. a fim da racionalização e eficiência dos arquivos. (D) Destinação de documentos. não houver compradores interessados na sua aquisição. 7) A administração da produção. de documentos. evitando o acúmulo. (E) somente ocorrerá se. organização.regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 . uso e avaliação de documentos. (D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. (C) intermediário / permanente. dados e imagens. (D) indicam quais documentos recolhidos ao arquivo intermediário..

35mm. normalmente da largura superior a 70mm. Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto. Apresenta o menor custo por imagem filmada.Fotograma em pé . Microfichas) A microficha nada mais é que uma folha de filme . facilidade de pesquisas através de Leitores de Microfilme. etc. Suas principais vantagens são a possibilidade de atualização por itens independentes de arquivo. MODOS DE MICROFILMAGEM DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS Simplex Um documento após o outro ao longo da película de microfilme. Jaqueta A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster especial. original e cópia.Comic Mode • • • PRINCIPAIS MICROFORMAS Rolo de Microfilme O rolo de microfilme é a microforma básica. mapas. Segurança: Duas vias de microfilme. Redução de espaço: em até 98% de redução de espaço físico dos arquivos. Plantas) 105 mm (Micropublicações.Cine Mode . As larguras mais documentm arquivos m usadas são 16mm para tiva e os de 35mm para as. entre elas as mais comuns são: Duplicando uma jaqueta Montando tiras de filmes Utilizando uma câmara planetária tipo “Step & Repeat” • Utilizando uma câmara C. cores. que permanecem abertos nas extremidades. Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se total durabilidade de arquivo. por onde serão inseridas as tiras de microfilme. As microfichas podem ser geradas de muitas maneiras diferentes. O rolo de microfilme não se presta à microfilmagem de informações sujeitas a atualizações constantes em seus diversos itens.M. Pode ser obtido em câmaras rotativas e planetárias. Sendo mais usada a de 105mm x 148mm. transparentes e muito finas. formando canais. sendo que sua capacidade pode variar de 60 a 420 fotogramas. Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para indexação. servindo apenas nos casos de arquivos que possuam somente crescimento seqüencial numérico ou cronológico. ou mistas. ranhuras etc. unidas a intervalos regulares de 16mm ou 35mm. Lei Nº 5433 de 08/05/1968. MICROFORMAS Principais Bitolas • • • 16mm (até A4) 35mm (Grandes Formatos. Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa. Legalidade: A Microfilmagem possui uma legislação própria. possível por meio de vários recursos como a datilografia. busca das informações em poucos minutos e cópias em papel se necessário. As jaquetas podem ser de 16mm. . a facilidade de disseminação da informação e o baixo custo dos aparelhos de leitura.Vantagens: Integridade das informações. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e 35mm . Proporciona perfeita integridade de arquivo. livros. Microficha Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível com as mídias magnéticas e ópticas.O. a primeira a ser utilizada e que serviu de origem à maioria das microformas conhecidas.Fotogramas Deitado . proporcionando à Microfilmagem total segurança. com auxílio de índices em banco de dados. A microficha considerada padrão e a mais usada é a de 105mm x 148mm.

com uma única passagem do documento pela máquina. Na Leitores Copiadores Diferente dos leitores simples possibilitam a impressão e/ou escanear a imagem.microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o filme estão em movimento no momento da microfilmagem. A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no sistema “duo” ou duplex. os leitores simples se restringem apenas a consulta. Só obtém-se o Duplex com microfilmadora rotativa. Duo Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte inferior do mesmo. EQUIPAMENTOS Microfilmadoras Planetárias Composta de uma base fixa onde está o campo fotográfico. Processadoras Após a microfilmagem as processadoras transformam a imagem latente em imagens visíveis. a unidade filmadora deste equipamento está posicionada sobre o campo fotográfico. Duplex Frente e verso de um documento são microfilmados simultaneamente. . Microfilmadoras Rotativas Utilizada para microfilmar documentos padronizados. Duplicadores Utilizado para fazer cópias das microformas Leitores Simples Utilizados para a consulta das microformas. possui um sistema de transporte por meio de esteiras ou correias que conduzem o documento para o interior da máquina. Tanto o documento quanto o filme estão parados no momento da microfilmagem.

documento digital) pela detecção e medida da luz refletida ou transmitida. o termo Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados. microfilme.. ou seja. Outro aspecto importante é com relação à disponibilidade e acessibilidade. Surgiu então a tecnologia de Workflow para imagens de documentos O Work Flow é uma poderosa ferramenta no processo de tomadas de decisões onde é necessário um intenso trâmite de documentos muitas vezes até em cidades e países diferentes. Workflow Ferramenta para armazenamento. imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. Scanner: Dispositivo que converte de maneira eletro-óptica um documento analógico (impresso) em código binário (documento eletrônico. e serão convertidos para o formato digital. o que vai definir o momento exato da digitalização é o grau de complexidade de identificação destes termos. Os documentos originalmente em mídias analógicas (papel. na indexação são atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao conteúdo do documento. Com os documentos convertidos para imagens. Imagem Estática. Áudio. mirofilme. • OCR – Opitical Character Recignicion . Imagem Dinâmica. Document Imaging É o processo que permite armazenar e gerenciar imagens de documentos estáticos. Câmeras Digitais. por exemplo. . Um sistema de GED é composto por: Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída. Vantagens: • Incremento ao Tramite • Informação “just in time”. recuperação e tramitação de Documentos. Esse processo pode ser realizado com a identificação destes termos antes da digitalização do documento ou após a digitalização. Indexação: a indexação é o processo que garantirá a recuperação dos documentos. Entrada (Input) No processo de GED os documentos originais podem estar nos mais diversos suportes como. som.) deverão ser convertidos através de processos de digitalização. como papel.. GED – GERENCIAMENTO ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS Sistema de GED Definição É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. O mesmo documento pode ser disponibilizado para consulta de mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Para a realização destes procedimentos são utilizados Hardwares específicos: Scanners. era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em Duas tecnologias (via Software) permite que ao digitalizar uma imagem o software reconheça o conteúdo textual da imagem convertendo-a para texto em caracteres (ASCII). Placas de Captura (Vídeo e / ou Áudio). documentos que não tem versões.000 páginas A4 digitalizadas em 1 CD-ROM. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias. A principal vantagem é o armazenamento e a diminuição do volume físico dos documentos.papel. e acessibilidade pode ser restringida através de senhas. • 13.

• COLD – Computer Output to Laser Disk Utilizado para gerar discos ópticos. que processam a imagem. (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas séries. No processo de leitura apenas o laser é utilizado no processo. alteração e/ou exclusão dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado. . A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo. para isso as impressoras utilizadas devem ser de alta resolução e com uma boa velocidade de impressão de páginas por minuto. Armazenamento (Storage) Discos Magnéticos Disco com superfície magnética na qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície. O diretor da instituição lhe pede que encaminhe soluções para o problema. Discos Magneto-Ópticos Utiliza um campo magnético que só pode ser alterado quando o disco é aquecido através do laser.Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. • • CD-RW DVD-RW Consulta (Visualização) Para a realização de uma consulta adequada aos documentos é de grande importância a utlização de monitores de alta definição onde se possa visualizar 12 . Você.O procedimento da microfilmagem: (A) substitui a etapa arquivística da avaliação de documentos.Documentos Datilografados ou Digitados • ICR – Intelligent Character Recognition Texto Manuscrito um documento com a menor distorção de tamanho possível. • • Disquetes Hard Disk Saída (Output) A saída de um sistema de GED é a possibilidade de se obter o documento impresso novamente. e para os monitores. Outro aspecto relevante é possibilidade de converter o suporte de documentos para outros formatos. e um campo magnético faz a alteração necessária. (B) não elimina o prévio tratamento técnico da documentação. (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a seleção documental. Read Many) QUESTÕES 11 . (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de arquivamento. Discos Ópticos Mídia que aceita e mantém informações sob a forma de marcas numa camada de gravação que pode ser lida com um raio óptico. exemplo: • COM – Computer Output to Microfilm Utilizado para gerar microfilme. então. • • • • • CD-ROM CD-R DVD DVD-R WORM (Write Once. Nos processos de gravação.

sobre a microfilmagem de documentos oficiais.5%. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas Movimentação Bancária Receita Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas como. (D) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%. por meios fotográficos ou eletrônicos. dados e imagens. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. extratos bancários. de quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. Podemos entender que classificação é antes de tudo. (E) divulgar documentos históricos pela Internet. (B) um processo de reprodução fotográfica. despesa. controle orçamentário geral. que regulamenta a lei 5433. ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS Despesas notas de empenho Movimentação Bancária conciliação bancária extratos bancários Receita A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente.De acordo com o Decreto 1. (B) automatizar a produção de guias e inventários. de documentos. (B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. comprovantes de pagamento. de documentos arquivísticos com grau de redução de 96. receita. são criadas categorias. 13 . (C) um processo de reprodução em filme ou em microfichas.A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos informatizados. movimentação bancária. com a finalidade de (A) otimizar e racionalizar a gestão documental. 14 . deixando claras as ligações entre os documentos. esse esquema é chamado de Plano de Classificação. (C) sugere a eliminação dos permanentes sem valor histórico. classes genéricas. documentos • • CLASSIFICAÇÃO ORDENAÇÃO CLASSIFICAÇÃO O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e as atividades do organismo produtor do arquivo. (C) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente. (D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária. microfilmagem é (A) um processo de reprodução em filme. conciliação bancária. notas de empenho. facilitando a conservação física..799. que dizem respeito às funções / atividades detectadas. lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de um arquivo.(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. por exemplo: Uma classe Administração de Finanças. (E) qualquer processo de transferência de quaisquer informações documentais para suportes mais reduzidos. de 30 de janeiro de 1996. (D) substituir o acesso direto a documentos antigos ou delicados. subdividida em quatro outras. .

A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: O elemento considerado para ordenação é o NOME. Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. pois. Critério Funcional: As classes correspondem estritamente a funções. • • • ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): • Simplicidade • Flexibilidade • Expansibilidade • Observação: * Plano de Classificação X Quadro de Arranjo Classificação corresponde às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente. Paulino José Antunes Andrade Silveira. → ALFABETADO Paulino Macedo Andrade. João MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO . extratos bancários (ordem cronológica). Pedro Paulo • Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) • Data • Local de procedência • Nome do emissor ou do destinatário Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. Aníbal Antunes.O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL. departamentos). ou o critério ESTRUTURAL. cabe à ordenação definir a melhor maneira de dispor fisicamente notas de empenho (seqüência numérica). José Antunes Pedro Paulo Silveira Macedo. Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. e Arranjo englobaria as operações técnicas destinadas à organização da documentação de caráter permanente. Regras de Alfabetação 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome. e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. Por exemplo. Critério Estrutural: As classes correspondem a “estrutura” da empresa (setores. ORDENAÇÃO MÉTODO ALFABÉTICO Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos. 2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem alfabética do prenome → João Antunes Paulo Antunes Aníbal Antunes ALFABETADO Antunes. mesmo no que se refere a uma mesma atividade.

A Colegial Ltda. porém. Paula Brito Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Oscar (General) Vasconcelos. sem inversão → → Marcelo Costa Montes Claros Heitor Villa-Lobos 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado. são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separadas → Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Sobrinho Sebastião de Pádua Júnior Antonio de Brito Neto ALFABETADO Almeida Filho. Jose . Sobrinho.) Teixeira. ou ligados por hífen. → EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. → Jose Oviedo y Baños Ramon del Arco y Molinero 1ª FORMA: Estado – Cidade . ALFABETADO Santa Cruz. 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho. → Jorge Santa Cruz Waldemar Santo Antonio Luis Carlos da Silva São Bento 9º) Nomes de empresas e instituições devem ser transcritos como se apresentam. Ramon del Oviedo y Baños. → Governador Jarbas Vasconcelos General Oscar Teixeira Dra. Antonio de Oliveira Sobrinho. Waldemar São Bento. Santa. Paulo 8º) Os nomes orientais (japonês. Júnior. Heitor ALFABETADO Al Ben-Hur Li Yutang Li Yutang Al Ben-Hur 4º) Sobrenomes formados por Santo. romanos. Jorge Santo Antonio. que corresponde ao sobrenome paterno.Antunes. chinês e árabe) são registrados como se apresentam. Luis Carlos da Silva ALFABETADO Colegial Ltda (A) EMBRATEL Fundação Joaquim Nabuco Pesca do Vale e Cia. e aparecem no fim entre parênteses. ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. ALFABETADO Brito. Sebastião de Pádua Júnior. não se separam. os números arábicos. Marcelo Costa Villa-Lobos. → II Conferência da Saúde Quarto Encontro de Turismo 3º Congresso de Direito Penal ALFABETADO Conferência da Saúde (II) Congresso de Direito Penal (3º) Encontro de Turismo (Quarto) MÉTODO GEOGRÁFICO 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação. Jarbas (Governador) Existem 3 (três) formas de arquivamento 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome. Wilson de Brito Neto. conferências. Neto. ALFABETADO Montes Claros. Sebastião de 10º) Nos títulos de congressos. não se separam. Paula (Dra. reuniões. São.*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Estados Pernambuco Rio Grande do Norte ALFABETADO Arco y Molinero.

Ex: .. Paula Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02 Recife – Pernambuco – Projeto 12/02 Recife – Pernambuco – Silva. nº de registro .Porto Ex: 2ª FORMA: Cidade – Estado .) Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira..*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por País França Portugal Ex: • Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades.• Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por Cidades.) PORTUGAL Portugal – Lisboa – Maia. Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. nº de registro .*Nome • Ex: Os documentos são agrupados por Cidade Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife Ex: • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto.Pernambuco • Ex: Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a divisão por documento (assunto. nº de registro .. IMPORTANTE . Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro .. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A CAPITAL PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró Recife ..) Portugal – Coimbra – Clientes Ativos Portugal – Coimbra – Clientes Inativos Portugal – Porto – Clientes Ativos Portugal – Porto – Clientes Inativos • Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence.. Paula Pernambuco – Recife – Silva. Carlos da Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02 3ª FORMA: País – Cidade .) PERNAMBUCO Pernambuco – Recife – Ferreira. pessoa. pessoa.. Carlos da Ex: • Dentro de cada divisão de cidade faz-se a divisão por documento (assunto. Manuel Mourinho (Dir.Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda Pernambuco MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. pessoa.. FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal .....

.30095 Guerra Filho.. / 09 Outubro / out.. No momento da ordenação.. . . EX: CONTABILIDADE 2º MÊS . . / 12 .DICIONÁRIO Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética. Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula. INFORMAÇÃO CRONOLÓGICA DIA 1 2 3 4 5 .. ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar. 1999 2000 2001 3º DIA EX: 2004 Outubro Novembro Dezembro 2005 Janeiro Fevereiro Março PASTAS – Dossiês de Funcionários 41737 40072 Documento mais recente → 30095 30021 20241 ASSUNTO – ALFABÉTICO .. 29 30 31 Agosto / ago.. Edilson – 30021 EX: ATESTADO MÉDICO CONTA DE ÁGUA CONTA DE LUZ CONTRATO DE TRABALHO FOLHA DE PAGAMENTO NOTA FISCAL DE FORNECEDOR NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO NOTA FISCAL DE SAÍDA ORDEM DE SERVIÇO TESTE DE ADMISSÃO MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO Utiliza a informação cronológica do documento (DATA) para a ordenação... . /01 Fevereiro / fev / 02 Março / mar. /10 Novembro / nov.. George . / 06 Julho / jul / 07 ANO .... / 11 Dezembro / dez. Antonio .. os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo. 1965 1966 1º ANO Seqüência da Ordenação ASSUNTO – ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um TÍTULO GERAL. / 03 Abril / abr. e se forem pastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.20241 Tenório..41737 Magalhães.O método numérico simples é um método indireto pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. .. 1940 ... /08 Setembro / set... MÊS Janeiro / jan. João .. Luis Henrique . / 04 Maio / maio / 05 Junho / jun.40072 Caldas.

DUPLEX PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 CONTABILIDADE 1-1 CONTAS DE CONSUMO 1-1-1 Conta de Água 1-1-2 Conta de Luz 1-2 NOTAS FISCAIS 1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-3 Nota Fiscal de Saída ÍNDICE Conta de Água 1-1-1 Conta de Luz 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 NOTAS FISCAIS 1-2 Pastas Organizadas Pelo Método Duplex 1-2-3 1-2-2 1-2-1 Os assuntos são divididos em classes e sub-classes. o que exige cuidado para que não sejam criadas pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.Conta de Água Conta de Luz Notas Fiscais nota fiscal de fornecedor nota fiscal de imobilizado nota fiscal de saída Ordem de Serviço PESSOAL Atestado Médico Contrato de Trabalho Folha de Pagamento Teste de Admissão Nota Fiscal de Saída 1-2-3 PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico que deverá ser utilizado com base no assunto). • Ex: para cada assunto principal é atribuído um número CONTABILIDADE 1 PESSOAL 2 • Ex: Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisões 1-2 1-1-2 CONTABILIDADE 1 CONTAS DE CONSUMO 1-1 NOTAS FISCAIS 1-2 1-1 1 1-1-1 • Ex: Dentro das subdivisões podem ocorrer novas subdivisões. ASSUNTO – NUMÉRICO . O método permite a criação ilimitada de classes. Esta Classificação divide o conhecimento humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima reservada para assuntos gerais. CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor Nota Fiscal de Imobilizado 1 1-1 1-1-1 1-1-2 1-2 1-2-1 1-2-2 . ASSUNTO – NUMÉRICO .DECIMAL O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – Classificação Decimal de Dewey (CDD).

Ex: 612 616 616.1 121. CONTABILIDADE CONTAS DE CONSUMO Conta de Água Conta de Luz NOTAS FISCAIS Nota Fiscal de Fornecedor serviços produtos Nota Fiscal de Imobilizado Nota Fiscal de Saída 18 .Um plano de classificação deve basear-se (A) nos gêneros documentais. (E) numérico simples.2 Após o ponto podem existir quantos números sejam necessários. de assunto-numérico e sujeito a expansões. Trata-se do método: (A) decimal. flexível e que admita expansões.Método de arquivamento no qual as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. QUESTÕES 15 . Importante: Não há uma classificação universal para arquivos com uma listagem de assuntos que cubra toda espécie de documento produzida e recebida por uma entidade. mnemônico.1 616. (D) alfanumérico. assunto-numérico. Da Classificação de Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a Técnica e não o Sistema de Classificação. (B) duplex. Ex: 100 110 111 112 120 121 121. índices remissivos e mnemônico.2 122 123 (A) sistema de notação mista. (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. funções e atividades das instituições de origem dos documentos 17 . A desvantagem é que a cada nível temos um número de subdivisões limitado. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. (B) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. de assunto-numérico. (B) pode ser aplicado em correspondências se houver um índice alfabético. codificações alfanuméricas. podendo ou não ter uma parte decimal. (E) pode ser feita apenas em documentos que tenham passado pelo protocolo. Lembrando que cada novo número é um nível de especificidade e detalhamento maior do assunto.As qualidades que são atribuídas por Schellenberg a um sistema de arquivamento são: . formatos e suportes. (B) sistema simples de assunto. (E) sistema mnemônico. 16 .0 – Obras Gerais 1 – Filosofia 2 – Religião 3 – Ciências Sociais 4 – Filologia 5 – Ciências Puras 6 – Ciências Aplicadas 7 – Belas Artes 8 – Literatura 9 – História e Geografia O número de classificação é composto por uma parte inteira formada por três dígitos.A utilização de métodos numéricos de arquivamento (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de recebimento dos documentos. também. (D) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse histórico. (E) na estrutura. (C) flexível. (D) expansões restritas. Usa-se. (C) enciclopédico. (D) aplica-se somente a documentos que tenham um número de série original. (C) deve guardar estreita relação com a ordem alfabética dos documentos.

com esta troca de umidade com o meio ele sofre dilatação e contração das fibras. por isso. AGENTES BIOLÓGICOS Os agentes biológicos de deterioração de acervos são. os roedores e os fungos. Neste caso devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra Violeta). falta de higiene. CARACTERÍSTICAS DO PAPEL O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”. modificando cores. A luz natural atua na desinfecção dos documentos. e extravio e roubo de documentos são atos intencionais que podem ser . Ataques a arquivos. a incidência direta de raios solares sobre os documentos causa danos de forma irreversível. De uma forma geral documentos protegidos luminosidade direta. devemos manter da incidência os de PRESERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dos documentos. e ressecando o papel. escurecendo. cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. Esse equilíbrio deve ser mantido pois. Já a baixa umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. CONSERVAR Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar um processo de deterioração já iniciado. necessitam de conforto ambiental e alimentação.Radiação da Luz • PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS O Controle da luminosidade é um elemento que pode garantir a preservação dos documentos. bem como garante características propícias para infestação por animais. isto é. Já a luz artificial branca possui uma incidência muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta). INTERVENÇÃO HUMANA O homem é um dos maiores agentes de deterioração dos documentos. È importante fazer o monitoramento do ambiente através do “Termo-Higrômetro”. RESTAURAR Qualidade do Ar Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperar documentos que já sofreram um processo de deterioração e perderam informações de forma parcial ou total. Vandalismo FATORES AMBIENTAIS Temperatura e Umidade Relativa do AR A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos 20º C. que também prejudicam os documentos. cupins). os gases que provocam reações químicas formando ácidos que danificam os documentos. e a umidade em 50%. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas. entre outros. É importante controlar a qualidade do ar pois nele temos dois elementos que podem comprometer a segurança dos documentos. tem a capacidade de absorver e expelir umidade de acordo com o meio em que esteja. o controle do conjunto de elementos ambientais é fundamental para a preservação dos acervos. brocas. a umidade elevada associada com a temperatura alta atuam como agentes facilitadores da proliferação de fungos e bactérias. os insetos (baratas. não permitindo que estes venham a se deteriorar. Para que atuem sobre os documentos e proliferem. pouca circulação de ar. porém. e garantir uma boa circulação do ar. e as partículas sólidas que se encontram em suspensão.

Disponível na integra em: http://www. Arquivística = Técnica.html CASSARES. São Paulo: Arquivo do Estado. São Paulo: Arquivo do Estado. Marilena Leite. M. 89 p.com. São Paulo: CENADEM.com.saesp. CASTRO. Essa prática vai garantir a proteção física aos documentos. Como avaliar documentos de arquivo. de. Arquivologia = Ciência. O microfilme. D.cenadem. IMAGEWARE . (Como fazer. Acondicionamento O acondicionamento deve ser feito de forma adequada utilizando materiais próprios para cada suporte documental.http://www. Norma Cianflone. FONTE AVEDON.br GONÇALVES. Janice.minimizados com uma política de acesso e segurança dos documentos. visto que a prática mais comum é a superlotação dos invólucros. GED de A a Z: tudo sobre GED – gerenciamento eletrônico de documentos BERNARDES. CENADEM – http://www. Ieda Pimenta. M. .sp. caixas) também são importantes para garantir a integridade documental. A utilização de forma correta dos invólucros (envelopes.1). Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. Astréa de Moraes e. SOUZA NETO. pastas. danificando os documentos na sua manipulação de retirada e guarda. 1998. Deve-se utilizar o mobiliário com padrão arquivístico.imageware. 1998.gov. v.br/cf1. Arquivo: teoria e prática. J. Como classificar e ordenar documentos de arquivo.br PAES.

1 . Faz o registro do documento anotando dados de identificação. Monteiro Montenegro MÉTODO DÍGITO-TERMINAL Os documentos são numerados seqüencialmente. Arquivo: teoria e prática. Ex: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai . Ex: 56212 05-62-12 ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Ex: Existem dois tipos de ordenação alfabética. e lidos da direita para a esquerda formando pares. Marilena Leite. faz a separação de acordo com a sua classificação. porém. os números são dispostos em grupos de dois dígitos.PALAVRA por PALAVRA Considera a palavra como elemento de ordenação. e encaminha os documentos aos setores a que se destinam. separados por hífen. Grupo 1 • Recebimento • Classificação Recebe a documentação . (desconsiderar o espaço entre as palavras). Ex: Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Arquivologia NUMÉRICO DÍGITOSIMPLES TERMINAL 56212 21-87-03 86212 05-62-12 94217 08-62-12 218703 09-42-17 672789 97-26-89 972689 67-27-89 Conteúdo transcrito de: PAES. . 93. e do grupo terciário 82.ARQUIVOLOGIA . adiciona o carimbo de data de recebimento. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). seguido do grupo secundário.LETRA por LETRA Considera cada letra como elemento de ordenação. Grupo 2 • Registro • Movimentação Funciona como uma atividade de distribuição de documentos.MÓDULO COMPLEMENTAR PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos. Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19.

B) descrição. E) avaliação. Assinale a definição que melhor conceitua essa categorização. Arquivologia E) fundamentos arquivísticos. seleção. D) levantamento da produção documental. além da permanente. D) comutação internacionais de arquivísticos. estadual ou municipal). sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. B) os arquivos definitivos só possuem documentos de valor histórico intrínseco. Carta. aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação. para organizar a documentação armazenada. aplicação de normas internacionais.A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: A) legislação em vigor. 6 . C) avaliação. B) otimização dos procedimentos e das atividades arquivísticas.Na literatura arquivística. armazenamento. B) higienização e acondicionamento. relatório. 1 . ela é uma entre outras. (A) Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. C) não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica. E) a necessidade histórica independe do valor secundário e do valor primário. Sobre essa equação. conservação e restauração de documentos denominase: A) preservação. ata. bibliográfica. 5 .Um arquivo público (federal.ARQUIVOLOGIA – BATERIA DE QUESTÕES 1 . D) seleção e restauração da documentação.Observe a equação relativa à utilização de arquivos definitivos: arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica. arquivamento e microfilmagem. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: A) seleção e destinação dos documentos. C) grupo. edital. D) restauração. websites. e decreto são definidos segundo uma certa categorização de documentos arquivísticos. D) subseção ou subgrupo. o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: A) arranjo e destinação da produção documental. C) relação custo benefício de sua implantação. Rousseau e Couture esclarecem: A) os autores não aceitam a denominação valor secundário. E) subsérie. De imediato.A divisão de gênero documental. 3 . C) conservação. E) controle do fluxo de documentos. aplicação de normas internacionais. B) espécie documental. normas princípios 4 . denomina-se: A) série. B) preceitos técnicos da arquivologia. que reúne tipos documentais por suas características comuns da estruturação da informação. inserção no Programa da Sociedade da Informação. E) transferência da documentação e sua fotogrametria. comutação bibliográfica internacional. comutação de registros documentais internacionais. comutação de registros documentais nacionais e internacionais. 7.O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. 2 . D) o documento que possui valor secundário agrega a necessidade histórica. C) avaliação e organização da documentação. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias.

condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. (E) Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. (B) o uso secundário dos documentos fica escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa torne isso público. Indique a ordenação alfabética mais correta para as instituições abaixo: (A) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa (B) Central de Pesquisas Aplicadas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Central European University Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (C) Central de Pesquisas Aplicadas Central European University Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico (D) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidade de São Paulo Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidad Nacional Autonoma de Mexico (E) Central European University Central de Pesquisas Aplicadas Universidad de las Americas Universidad Nacional Autonoma de Mexico Universidade Estadual de Ponta Grossa Universidade de São Paulo 9. 10. O uso de condicionadores de ar para a climatização de um arquivo deve (A) ser substituído por umidificadores e vaporizadores em regiões secas e áridas. tais processos serviram de base para que o Projeto Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de práticas ilegais pelo regime ditatorial. existindo diferentes possibilidades de aplicação. (C) Configuração que assume um documento de acordo com a disposição das informações nele contidas. Durante o período da Ditadura Militar. (D) a pesquisa pode transformar documentos falsos em documentos verdadeiros. parte da repressão aos opositores foi feita pela via jurídicolegal. (E) ser suspenso nos horários em que o arquivo está fechado ao público. condicionando sempre os interesses de quem o manipula. (C) o documento de arquivo em si é neutro. Arquivologia 2 . produzindo processos. (B) garantir um controle de temperatura e umidade constantes em todo o acervo. (D) ter o uso restringido em dias mais frios para não resfriar demais o ambiente.(B) Denominação dos documentos conforme o estágio de preparação e de transmissão. 8. (E) documentos inverídicos podem ser transformados em documentos autênticos através de pesquisa científica. revelando a verdadeira intenção documental. Anos mais tarde. (C) integrar em uma única circulação de ar tanto o acervo como a sala de consulta. (D) Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Este episódio é bem ilustrativo de que (A) nenhum documento é neutro.

977 784. seguindo o método proposto pelo código de catalogação anglo-americano (AACR2).120 984. a frase que melhor define um sistema de arranjo estrutural.678 322.11. (E) Arranjar documentos significa aplicar um conjunto de operações que. Nº do dossiê 103. de acordo com as diferentes tipologias e atividades da entidade produtora. dos itens documentais dentro das séries. As fotografias resultantes de atividades desenvolvidas pelo poder público devem (A) ser organizadas por assuntos. Indique.206 151. (B) Por arranjo documental entendemos a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios.206 152. a forma em que estavam dispostos ao serem arquivados. há que remontar ao órgão governamental. reunidos pela semelhança de atividades. nas áreas e estruturas que lhes são destinadas. (A) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues (B) Maria Júlia Rodrigues Antônio Heron Ferreira Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (C) Antônio Heron Ferreira João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci (D) Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit (E) Paula da Silva Caruci Maria Vicente Afonso João Guilherme Smit Joaquim Manoel Sabóia Antônio Heron Ferreira Maria Júlia Rodrigues Arquivologia 3 . (B) ser encaminhadas para museus ou centros de documentação quando retratarem aspectos urbanos antigos. ou seja. conforme indica a tabela abaixo. em fundos.020 Nome do funcionário Maria Júlia Rodrigues Maria Vicente Afonso Paula da Silva Caruci Antônio Heron Ferreira Joaquim Manoel Sabóia João Guilherme Smit 12. (A) O arranjo deve levar em consideração a ordem original dos documentos. (C) Denomina-se arranjo à ordenação dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora. para cada documento. se necessário. indique a alternativa que corresponde à ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal. agrupando os documentos relacionados a um determinado assunto ou tema. de acordo com o fotógrafo autor da imagem. entre as alternativas. séries dentro dos fundos e. (C) constituir fundos diferentes. repartição administrativa ou instituição por que foi expedido ou recebido. visam distribuir os documentos de um arquivo. (D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos pelo qual. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os respectivos funcionários. 13. respeitando sempre os princípios da arquivologia.

(E) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o espaço climatizado para o armazenamento. (V) (F) Arquivologia 4 . 20.Os documentos de segunda idade são aqueles a) que retratam a origem da entidade. 19. (B) é desnecessária. preservando o microfilme. do mesmo assunto. (C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom for depositada junto ao cartório de títulos e documentos. um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas.Observe o quadro abaixo: 15 . e) sala de consulta. o seu procedimento e o seu funcionamento.(D) ser agregadas às demais fotografias. ainda em curso. também. (D) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema informático. Usa-se. desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente. constituindo-se coleções temáticas. d) arquivo permanente. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. estando perfeitamente inseridas no campo da arquivologia. (V) (F) 14 Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digitalizadora de microfilmes. a confecção de um filme cópia. (V) (F) 18. 17 . foi incorporado ao arquivo como um complemento ao projeto de microfilmagem de arquivos correntes. Nesta situação específica. receber de vários setores documentos a serem redistribuídos é uma rotina característica de a) protocolo.O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. espera-se poder divulgar e consultar os documentos através de terminais em rede e de Cd-Roms. c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. (E) sujeitar-se aos princípios e técnicas arquivísticos. O equipamento.Conforme consta na obra Arquivo: teoria e prática. passando pelos estágios corrente e intermediário. c) arquivo intermediário. (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais diferentes por questões de segurança.A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. 16 . já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas. a partir do filme original. Com tal equipamento. b) arquivo corrente. públicas ou privadas.O procedimento de microfilmagem elimina o prévio tratamento técnico da documentação. de Marilena Leite Paes. que permite armazenar as informações microfilmadas em qualquer suporte informático.

práticas e finalidades das atividades desenvolvidas no âmbito da Arquivologia. o recolhimento. na categoria de documentos iconográficos. os negativos.Quanto ao prazo precaucional utilizado para a definição de prazos de guarda de documentos de arquivo. conceitos. julgue os itens subseqüentes. julgue os seguintes itens. de Marilena Leite Paes. e) se define durante a tramitação. os diapositivos. assinale a que corresponde à utilização de agentes químicos para a destruição de insetos e microorganismos que causam danos aos documentos. é correto afirmar que a) se relaciona ao valor secundário. 25 Compete às comissões setoriais de avaliação de documentos a aprovação das amostragens. não consta a) b) c) d) e) a doação. 26 Somente serão recolhidos à fase permanente os documentos com valor secundário.Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografias Antropologia História História Antiga História Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática. 23. (V) (F) 22. Acerca do recolhimento de documentos.Entre as atividades de conservação. alfabética. a microfilmagem. b) ocorre durante a vigência do documento. d) pressupõe a garantia de direitos. garantindo-se. a destruição. c) se cumpre no arquivo corrente. enciclopédica. decimal. (V) (F) 21. 24 Quanto ao gênero. Arquivologia 27 Os usuários terão acesso somente às reproduções dos documentos. R. (V) (F) 5 . a) Laminação b) Umidificação c) Higienização d) Desacidificação e) Fumigação Considerando o universo de normas. julgue os itens subseqüentes. a preservação do suporte original.Nas operações de destinação propostas por T. as fotografias e as gravuras (V) (F) Com relação à política de avaliação a ser adotada no STJ para os documentos de cunho arquivístico. a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à a) b) c) d) e) duplex. dessa maneira. inserem-se os desenhos. na obra Arquivos Modernos. a transferência. dicionária. Schellenberg.

para readquirirem flexibilidade pela absorção de vapor d’água. formação típica dos arquivos. adotada em detrimento da emulação. pública ou privada. deve organizar seus arquivos com base a) nas linguagens ou sistemas de signos adotados para comunicar os diferentes conteúdos. 31 Os documentos de terceira idade que. (V) (F) 38 A acumulação. julgue os itens subseqüentes. portanto. b) transferência natural de documentos. 35 Na conservação desses documentos. (V) (F) nos eventos realizados pelos organismos internacionais de arquivística em todo o mundo. (V) (F) 29 É vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo. (V) (F) 36 O documento eletrônico pode apresentar perdas da integridade do conteúdo. (V) (F) 30 Na microfilmagem.Tendo em vista a legislação que regula a microfilmagem de documentos oficiais. porventura. b) nos assuntos tratados na correspondência dos seus órgãos de cúpula. sendo. As discussões em torno da produção e preservação dos documentos eletrônicos têm sido uma constante Arquivologia 6 . (V) (F) Com relação à preservação de documentos. a migração é a alternativa de mais baixo custo. opõe-se à coleção. c) relação orgânica entre documentos d) correspondência entre os documentos e a s atividades da instituição. Acerca dos documentos eletrônicos. e) nas competências. em que há a) procedimentos seletivos de reunião de documentos. julgue os itens a seguir. sendo permitida a utilização de microfichas. apresentem um estado de conservação precário devem ser objeto de avaliação para posterior eliminação. (V) (F) 37 Na preservação dos documentos eletrônicos. funções e atividades por ela desenvolvidas. é aconselhável a transferência periódica dos dados para outros suportes. 28 A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações. desde que sejam garantidas a legibilidade e a qualidade de reprodução. (V) (F) 33 A umidificação é um procedimento em que documentos ressecados são colocados em uma atmosfera úmida. c) nos códigos de classificação dos documentos do governo federal. (V) (F) 32 A laminação corresponde à utilização de agentes químicos para a eliminação de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos. julgue os itens a seguir. (V) (F) 34 A encapsulação é um processo de preservação no qual o documento é colocado entre duas superfícies de plástico transparente. e) ligação entre os valores primários e secundários dos documentos. d) na distribuição hierárquica dos documentos em dez grandes classes. cujas bordas são seladas. 39 Uma entidade. tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. poderá ser utilizado qualquer grau de redução.

46 O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre a) as atividades-fim e as atividades-meio. c) remissivas entre documentos do arquivo corrente e do arquivo intermediário. e e 41 Na elaboração da tabela de temporalidade. e) não favorece a pesquisa retrospectiva. c) os documentos e as atividades da instituição. e) recolhimento das séries documentais ao arquivo permanente. o potencial informativo dos documentos a) é inversamente proporcional ao seu grau de sigilo. d) a liberação de espaço físico tem sido um argumento forte. b) a adoção do método numérico-cronológico pelos protocolos dos órgãos públicos é um poderoso instrumento de apoio. 43 Na avaliação de documentos de arquivo. 7 . d) equivale ao que lhes permite o valor primário. d) ativos dos semi-ativos e inativos.40 Por diagnóstico de arquivo entende-se a) o recolhimento da massa documental acumulada. d) os documentos desprovidos de interesse para a administração. e) a eliminação de documentos. a) as grandes massas acumuladas facilitam o processo de triagem de documentos. b) as atividades da instituição e as de entidades congêneres. e) a análise das informações básicas sobre arquivos. 44 O gênero distingue os documentos a) textuais dos iconográficos audiovisuais. Arquivologia 47 Um plano de classificação deve basear-se a) nos gêneros documentais. não pode ser feita por meio de fragmentação manual ou mecânica. segundo recomendação do CONARQ. c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade. formatos e suportes. c) depende de sua vigência jurídicoadministrativa. b) extrapola as razões pelas quais foram criados. e) os documentos apócrifos. são atividades prévias: a) eliminação de documentos supérfluos e repetitivos. d) relação de documentos a serem microfilmados. b) os documentos cujos textos estão reproduzidos em outros. c) sigilosos dos reservados confidenciais. c) os documentos que comprovam a origem da entidade. são em geral considerados de valor permanente a) as cópias cujos originais são conservados. e 45 Nos arquivos permanentes. b) públicos dos privados e notariais. c) o descarte independe de instrumentos legais que o autorizem. b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento do órgão produtor. d) os originais e as cópias dos documentos e) os documentos e os assuntos tratados. b) a elaboração de planos de destinação de documentos. 42 Na prática de avaliação. e) manuscritos dos impressos dactiloscritos. d) a aplicação das normas da ISAD(G).

demandam diferentes métodos de leitura e de conservação. e) tipo documental. 51 Na conservação dos arquivos. têm espécies e tipos indeterminados. 48 Os documentos eletrônicos são distintos dos documentos em suporte-papel. a literatura arquivística recomenda o uso de a) b) c) d) e) disco óptico. d) nas classes ou assuntos dos documentos de interesse históricos. e) na estrutura. deve-se a) aplicar solventes na limpeza da superfície. por meio do termo-higrômetro. interrompendo o processo de deterioração de seu suporte. c) no grau de sigilo e no período de vigência dos documentos. para fins de guarda prolongada de documentos. funções e atividades das instituições de origem dos documentos. 50 Na solução de problemas de mudança de suporte. pois a) b) c) d) não alcançam valor histórico. Arquivologia 8 . pergaminho. disco rígido. b) gênero documental. d) evitar colas a base de metilcelulose. c) utilizar fungicidas e água nocombate aos esporos ativos e dormentes. c) utilizar materiais de qualidade arquivística. 52 Para estabilizar os documentos. 49 Contrato de prestação de serviço é exemplo de a) espécie documental. d) formato. e) passar borracha nos papéis de textura porosa para efetuar limpeza de superfície. filme de sais de prata. deve-se a) fazer o monitoramento de temperatura e da umidade relativa. fita magnética. e) promover a cultura de térmitas. b) expor o papel à radiação ultravioleta. c) suporte. e) só podem ser analisados por cientistas da informação. para que o papel não fique ressecado. b) adotar procedimentos arquivísticos irreversíveis. são desprovidos de autenticidade.b) no conteúdo informacional dos documentos que integram as diferentes séries. d) permitir que os gases e partículas sólidas atuem no controle da qualidade do ar.

. incorporação por outra instituição. e) triagem. 2. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. termo. e) eletrônico. Nessa perspectiva. referentes à segurança da sociedade e do Estado. assegurar a preservação de certos documentos. na maioria. segundo Bellotto (2004). Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. c) Naturalidade. se é necessária a descrição de suas partes. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. em que a poluição ácida do ar é um fator nefasto à preservação do documento. de acordo com a última versão da ISO3166. localizar o código. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) racionalização. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. b) destinação. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de: a) proveniência. d) imagnético. Ocorrendo a cessação de atividade de uma instituição pública de caráter público. d) disseminação. 3. é o documento: a) sistemático. Tal técnica é denominada descrição: a) multinível. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. b) especializado. d) obturador. b) prevenção. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. na forma da legislação em vigor. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: a) 20 anos. b) organização da sua documentação em órgãos públicos. d) dossiê. Esses documentos. e) 60 anos. c) ponto de acesso. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. a contar da data de sua produção. c) 40 anos. d) identificável. c) triagem. ou seja. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar. 17. d) restauração. a cultura e o desenvolvimento nacional. d) depuração. 4. (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo. e) estudo da incorporação da sua documentação à instituição arquivística privada. Assim. d) Temporalidade. Paes e Bellotto. e) corrente. ligadas numa hierarquia. c) intranet. e) estrutural. e) acondicionamento. b) levantamento. d) classificação. d) destinação. b) parte de arranjo. 6. 15. b) Territorialidade. agregar documentos por fundos. sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. 12. são mantidos em seu poder. b) viabilidade. e) funcionalidade. Desse modo. b) relacionamento. c) descarte da sua documentação em instituições públicas. (UFRJ / Arquivista / 2004) A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. o código do detentor. b) ofício. são corroborados mais adiante. d) simultaneidade. como também os que possuem valor. haverá: a) transferência da sua documentação a organismos governamentais. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. d) access. documentos importantes que contam a trajetória de sua vida. são várias as instituições que deixam de existir por diversos motivos. b) indexação. evento. estas podem ser descritas em separado. mesmo refutados em princípio. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administração pública. c) deonizador. b) relevante. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. aumentar o índice de recuperação da informação. c) contextualizada. 13. para uma investigação acadêmica. de uma forma geral. em um ambiente de arquivo insalubre. arquivista pode minimizar os prejuízos causados utilizando aparelhos modernos como: a) ar condicionado. d) terciário. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. a contar da data de sua organização. c) conservação. como término da atividade. c) sonoro. utilizando o índice. 5. a contar da data de seu arquivamento.”: a) permanente. 10. c) levantamento. 11. e) restauração. No entanto. em memórias eletrônicas de massa”. b) 30 anos. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um computador. de um estabelecimento. vinculáveis a redes remotas. c) memorando. identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como: a) item de série. visando não apenas a eliminação. de uma época ou de uma região. 9. e) identificação. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento. c) avaliação.(UFRJ / Arquivista / 2004) Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. b) público e social. Assim. 8. por meio de redes locais. temperatura e umidade relativa do ar. sendo seu autor identificável por meio de um código. 14. assunto etc”. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país.. e) resolução. deverá ser representado numa só descrição. eles podem ser declarados de interesse: a) judicial e restrito. sem critérios técnicos ou científicos. pois. isto é. e) área de relevância. c) determinação. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. c) avaliação. de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. a contar da data de sua destinação. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulação dos recursos da internet no interior das organizações. falência etc. mas principalmente. Essa é a definição de: a) carta. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor. e) codificação. quando necessário. . e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da: a) Proveniência. ao longo de sua existência. pois ele é o responsável pelos documentos arquivados. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. civil e administrativa. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. c) intermediário. 7. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidadão brasileiro reúne. c) organicidade. e) termohigrógrafo. palavra-chave. d) organização. d) recolhimento da sua documentação à instituição arquivística pública. expressão ou código que pode ser usado para pesquisar. “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade. b) excel. no arquivo de uma instituição de ensino superior. se um fundo como um todo estiver sendo descrito. b) cela de fumigação. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. d) classe de referência. alguns documentos classificados como sigilosos. de uma família ou de um indivíduo. 16. são denominados: a) e-mail. d) 50 anos. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais. e) deterioração. b) notação. a contar da data de sua movimentação. se houver alguns arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. garantindo consistência da área. A soma total de todas as descrições obtidas. pode desenvolver várias atividades decorrentes de sua atribuição. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se: a) arranjo. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de: a) prescrição. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. e) Microsoft. e) Informalidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome. a sua cobertura deve ser total. o 1. 18. b) mutável.

em decorrência de alteração no sistema de arranjo. o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos são competência do: a) Arquivo Estadual. d) catálogo. e) nove classes principais e uma classe geral. é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos. 34 . d) descarte de projeções. de acordo com os valores informativos e probatórios. Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ. os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais . d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ. a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga. b) repertório. e) guia. b) numérico. e) originalidade. e) conservação. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória. d) tabela de codificação.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário. c) palavra-chave. e) histórico e administrativo. d) UNESCO. b) climatização. 31 . c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ. 25 . e) topográfico. c) esterilização.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. c) guia. de modo a permitir ao pesquisador saber quais são os seus recursos. obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. d) palavra-índice. 23 . b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O art. 35 . visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico. e) geográfico. dos anos de 1973 a 1985.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal. d) inventário. c) ARCAR.c) nacional e internacional. 41 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gênero. b) Homem e da Comunidade. na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ. d) corrente. b) especializado. reunião e ordinária.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas. e) CONARQ. c) dicionário. c) restauração de documentos. e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. b) prescrição. b) reunião ordinária. c) ordenação alfabética. as palavras-chave principais são: a) informação.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos. d) equivalência. e) Arquivo Judiciário. b) incineração de documentos. e) 300 anos. b) caducidade. (UFRJ / Arquivista / 2004) “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. d) movimentação de documentos. c) Arquivo Nacional. d) intermediário. cronológicos. por meio de instrumentos. c) REBARQ. visando à gestão. b) seis classes principais e quatro classes gerais. 28 . c) sistema de notações. b) resumo. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. d) reunião ordinária. b) SINAR. b) intermediários. formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial. c) sete classes principais e três classes gerais. 19.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. c) especializado. b) permanente. e) secretos. que é a tabela de: a) operacionalidade. c) permanente. c) Público e da Vida. é a tabela de: a) temporalidade. 20. c) permanentes. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Na mensagem: “informamos que. c) inventário. d) Arquivo Histórico. e) Estado e da Sociedade. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. 22 . d) 250 anos. d) privado e individual. administrativos e culturais em geral. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do: a) CONAR. 29 . d) fumigação. O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice. b) 150 anos. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) Arquivo e do Congresso.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. onomásticos etc. 4º da Lei 8. b) palavra-guia. 27 .(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. d) intermediário. e) jurídico. denomina-se: a) monitoração.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações. b) permanente.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de: a) 100 anos. Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005. e) informação. informação e orçamento para 2005. e) refrigeração. d) sigilosos. c) especial. 26 . sob pena de responsabilidade. e) corrente. 30 . de umidade relativa e de poluentes. 37 . 38 . (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. e) AAB. d) Governo e da Política.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetação. e) preservação de documentos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ. 33 . UFRJ e ano de 2005. além de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) A Classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais. d) temporalidade. b) ABARQ. para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia. b) movimentação alfanumérica. d) oito classes principais e duas classes gerais.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo. são finalidades do: a) índice. 24 . 40 . 36 . e) instrumento de pesquisa. d) COLMARQ. c) organicidade. utilizando critérios temáticos.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição.(UFRJ / Técnico Arquivo / 2004) Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. c) destinação. c) informação. b) Arquivo Municipal. 39 . c) 200 anos. e) palavra-item.159 menciona que todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. 32 . d) unitermo. e) estratégico. foi discutido o orçamento para o ano de 2005”. e) remissiva alfabética. visando a incluí-los num instrumento. 21 . b) método de arquivamento.

devem ser consultadas superpostas. Cursos Cursos da SMA Graduação Intensivo Cursos da FAE Cursos do DPE A codificação correta destes assuntos. segundo o Método Geográfico. é: a) 3 – 5 – 2 – 4 – 1 b) 3 – 2 – 5 – 4 – 1 c) 2 – 5 – 4 – 1 – 3 d) 1 – 2 – 3 – 4 – 5 49 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. em que é feito o arranjo dos documentos. todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. visando estabelecer a sua destinação.42 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituição são considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporária c) permanente d) intermediária 43 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto à sua função. ao analisar estatutos. na modalidade cidade. que são: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrônico e) vertical e horizontal 63 . é: a) duplex b) decimal c) unitermo d) automático 53 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de princípios (análise.2 – 102 – 103 52 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de arquivamento de documentos cuja pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chave. denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 54 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de análise da documentação de arquivos. capítulos. chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 45 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja inscrição na projeção é A – C possui uma notação do tipo: a) aberta b) fechada c) numérica d) alfanumérica 46 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operação de arquivamento. descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia 60 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas. sem que haja transferência de posse ou propriedade. segundo critério geográfico. onomástico ou geográfico. Martins de Exportação 2) Salvador (BA) – Farmácia Ramos 3) Belo Horizonte (MG) – Vila Rica Hotel 4) São Carlos (SP) – José Malgor & Cia.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organização pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. de acordo com a codificação dada aos mesmos. dá-se o nome de: a) estatuto b) circular c) rotina d) edital 59 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático. é: a) 2 – 5 – 3 – 1 – 4 b) 5 – 2 – 3 – 1 – 4 c) 2 – 3 – 1 – 4 – 5 d) 3 – 5 – 1 – 2 – 4 50 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros 2) Pessoal 3) Auditoria 4) Transportes 5) Material A seqüência dos assuntos que correspondem à orientação alfabética dicionária é: a) 3 – 5 – 2 – 1 – 4 b) 3 – 2 – 1 – 4 – 5 c) 4 – 1 – 2 – 5 – 3 d) 5 – 4 – 1 – 2 – 3 51 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. na modalidade estado. e não a forma dos móveis. é chamada de: a) subsidiária b) secundária c) primária d) especial 44 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Método Numérico Simples. que constituirão uma série à parte. realiza-se a etapa preliminar de: a) análise b) avaliação c) prognóstico . 1) Rio de Janeiro – Vassouras – Oliveira & Santos 2) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Irmãos Gonçalves S/A 3) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Sociedade Protetora dos Animais 4) Rio de Janeiro – Teresópolis – Jone’s – Shop 5) Rio de Janeiro – Resende – Hotel da Serra A ordenação dos números. fisicamente. numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 56 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os arquivos ou coleções são colocados. segundo o Método Decimal. parágrafos. cronogramas. alfabético. as quais. desenvolvimento e utilização dos arquivos. obedecendo às regras da ABNT é: a) 3 – 1 – 4 – 5 – 2 b) 2 – 5 – 1 – 3 – 4 c) 3 – 1 – 5 -4 – 2 d) 2 – 3 – 1 – 4 -5 48 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. descrição. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. avaliação. incluindo. artigos. incisos e alíneas. partindo da classe 100 é: a) 100 – 200 – 300 – 400 – 500 . 1) José Amadeo 2) Angel O’ Neil 3) J. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas. Amadeo 4) Rafael Colorado Filho 5) Dr. organização. cronológico. seções. regimentos e normas. cidade e correspondente. 1) Petrópolis (RJ) – Cia. a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 62 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posição em que são dispostas fichas e documentos. denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 47 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes abaixo.600 b) 100 – 111 – 112 – 113 – 120 – 130 c) 100 – 110 – 111 – 112 – 120 – 130 d) 100 – 101 – 101. segundo o Método Geográfico. arranjo. normalmente subdividido em títulos. estado e correspondente. Assim. 5) Brasília (DF) – Importadora Nacional A ordenação dos números. denomina-se: a) lista de inclusão b) lista de eliminação c) inventário analítico d) inventário sumário 61 – (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos.1 – 101. é chamado de: a) destinação b) depósito c) acervo d) legado 57 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 58 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de regras fundamentais e orgânicas de uma entidade coletiva. sob custódia de terceiros. distinguirá os tipos de arquivamento. de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 55 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. F. Renato Figueroa A seqüência dos números que correspondem à ordem alfabética. transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição.

pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 74 . levantamento. fazendo com que os números ficassem dispostos em 3 grupos de 2 algarismos cada um. É o instrumento de pesquisa mais genérico.(UNI-RIO. chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 82 . retenção e expurgo c) avaliação. Moysés Mateus d) MOYSÉS. é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 84 . descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 76 .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo arrolamento. Arquivologia-Transferência / 1997) O documento. regimentos. é efetivada no seguinte arquivo: a) inativo b) central c) corrente d) permanente e) intermediário 71 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a análise da documentação. a) ALBA. quanto à sua guarda e acesso público. numérica ou alfanumérica. como uma série. é entendida arquivisticamente como: a) distribuição b) divulgação c) gênero d) seleção e) acesso 86 . regulamentos. impõe-se a elaboração de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalência c) prescrição d) valoração e) descarte 72 . numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 78 . Além do número. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para disposição do fundo.(UNI-RIO. Igor Thiago (Dr. AMÁLIA ALVES & CIA b) AMÁLIA. Alba Amália Alves & 67 . O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo. As atividades desenvolvidas no arranjo são: a) intelectuais e físicas b) científicas e culturais c) físicas e científica d) físicas e culturais e) culturais e físicas 81 – (UNI-RIO. os itens documentais dentro das séries. arranjar. são transcritas outras informações.) Thiago Silva. Alba c) &Cia.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo. conservar.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. basicamente.) c) (Dr. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos realizados por um técnico de arquivo foram numerados seqüencialmente. análise e eliminação b) expedição. Numera-se o documento depois de autuado. Arquivologia-Transferência / 1997) A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. Alba Amália e) CIA.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método geográfico é do sistema direto. Arquivologia-Transferência / 1997) A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de arquivos podem assumir. Thiago Silva (Dr. se necessário. a qual poderá variar em função de cláusulas restritas. ALVES &CIA. MATEUS Moysés b) MANTHEUS FILHO.(UNI-RIO.d) planejamento e) levantamento 64 . Silva b) IGOR. FILHO 68 . Moysés c) FILHO. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo PAES (1986:14). podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 80 . ou parte dele. IGOR e) SILVA. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 70 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicação de critérios de avaliação para distinguir não só os documentos de valor eventual. Arquivologia-Transferência / 1997) O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqüência alfabética. distribuição e movimentação e) planejamento. chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 75 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 83 .(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo. sendo ligados da direita para a esquerda. colocando-o numa capa de cartolina. ordene os nomes das questões de nº 25 a 27. dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos. análise. visando a tornálos úteis para fins administrativos. é o: a) guia topográfico b) catálogo temático c) índice onomástico d) inventário sumário e) repertório alfabético 77 . movimentação e descarte d) recebimento. pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. independente da forma física que apresentam. a ordenação dos documentos em fundos. registro. O técnico de arquivo se utilizou do seguinte método de arquivamento: a) dígito-inicial b) dígito-binário c) dígito-terminal d) dígito-secundário e) dígito-intermediário 79 . em arquivística.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local. adequandoos aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir. controle. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a: a) palavra b) informação c) alfabetação d) procedência e) correspondência 69 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. controle. como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. Igor Thiago Silva a) (Dr. de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.) Igor Thiago.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. sendo a busca feita diretamente ao documento.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como convites recebidos. Igor Thiago d) (Dr. formando pares. material de divulgação de terceiros e correspondências de congratulações são classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediária e) administrativa 73 – (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir. ao analisarmos os estatutos.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amália Alves & Cia. segundo critério geográfico. Matheus Fillho e) Matheus Moysés. como também os que detêm valor informativo ou probatório. alfabético. pela natureza de seu conteúdo informativo. determina medidas especiais de proteção.(Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moysés Matheus Filho a) FILHO. normas. é identificado como: a) especial b) corrente c) técnico d) especializado e) geral 85 . organogramas e .) Silva. a ordenação das séries dentro dos fundos e. implantação e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetação. 65 . Alba AMÁLIA ALVES d) ALVES & CIA.) 66 .(UNI-RIO.(UNI-RIO. apresentando uma peculiaridade.

e arquivamento b) armazenar. conservação e autuação c) tratamento.(UNI-RIO.(UNI-RIO.. análise documental e arquivamento 107 . conservação. em relação significativa de tais unidades entre si. que tem por finalidade fornecer uma visão do conjunto dos serviços de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos.(UNI-RIO. organização e guarda b) produção.. preservação e acesso aos documentos de arquivos. conservação.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento. e que está universalmente consagrada. Bibliotecas. Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Órgão colegiado.demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A cristalização e a divulgação do termo arquivo ocorrem: a) no período de transição da idade antiga para a média b) no período de transição da idade média para a moderna c) no início da idade moderna até meados do séc.(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e Coutoure. é um instrumento descritivo e feito com espírito prático.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arquivístico denominam-se: a) nível de descrição b) avaliação c) arranjo d) identificação e) descrição multinível 103 .” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 94 . o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 90 . de forma a garantir seu pleno uso administrativo.(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários. a guia que indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência tem o nome de: a) especial b) subsidiária c) primária d) secundária e) terciária 88 . um dos maiores obstáculos que precedem a identificação de fundos é a questão da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) órgãos d) itens e) conjuntos 93 . estantes ou caixas. arquivamento e conservação e) autuação. análise. ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário.(UNI-RIO. Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. seu empacotamento. Arquivologia-Transferência / 1997) As projeções das guias. referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) físico c) funcional d) intelectual e) condicional 89 . tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação. a natureza dos fundos que ele abriga. XIX 106 .”. Seu campo de aplicação são os documentos gerados pela área: a) privada b) pública c) judicial d) policial e) cartográfica 101 – (ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 102 . Arquivologia-Transferência / 1997) As atividades de colocação dos papéis nas galerias.. Assim. tramitação.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notação dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenação dos documentos e) plano de destinação dos documentos 105 .(UNI-RIO. Arquivologia-Transferência / 1997) A descrição é tarefa típica do arquivo: a) corrente b) intermediário c) permanente d) especial e) especializado 98 .(UNI-RIO. tais como Arquivos. A este instrumento denominamos: a) repertório b) inventário c) catálogo d) índice e) guia 99 . teve seu início na: a) Inglaterra b) Espanha c) Venezuela d) Argentina e) França 95 . estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliação b) levantamento c) planejamento d) implantação e) acompanhamento 87 . Arquivologia-Transferência / 1997) Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas. o que vai determinar o valor primário e o valor secundário dos documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos é: a) o ineditismo das informações ou novas interpretações b) a freqüência de utilização dos documentos c) a possibilidade de informações sobre documentos primários d) a novidade ou interpretação de fatos acontecidos e) o registro de informações sobre documentos secundários .. Arquivologia-Transferência / 1997) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 96 .. Arquivologia-Transferência / 1997) O instrumento de pesquisa. com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação. de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas. possuem funções. Arquivologia-Transferência / 1997) A teoria dos fundos. a diplomática é a atividade que se ocupa da descrição e da explicação dos atos escritos. os instrumentos de que dispõe e quais são as fontes complementares.(UNI-RIO.(UNI-RIO.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito. em um arquivo corrente. Arquivologia-Transferência / 1997) O fator norteador da constituição do fundo. é a: a) norma do documento b) origem do documento c) função do documento d) organização do documento e) subordinação do documento 92 . Arquivologia-Transferência / 1997) Dentro das ciências documentais. “. geração/gestão e difusão d) organização. estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 100 .(UNI-RIO.(UNI-RIO. segundo Belloto. científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos: a AAPE b) COEARJ c) ACARJ d) CEA e) CONEARQ 108 . XVII d) no período de transição da idade moderna para a contemporânea e) no início da idade contemporânea até meados do séc. as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Ao longo da história. Arquivologia-Transferência / 1997) Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento. apensamento.(UNI-RIO. é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 91 . avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 104 . Arquivologia-Transferência / 1997) De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia. como embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. memória. “a seqüência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão 97 . fixação de etiquetas etc. que tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas do Estado do Rio de Janeiro voltadas para a gestão. Arquivologia-Transferência / 1997) Segundo Michel Duchein.

data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A gestão da informação orgânica permite que sejam realizadas: a) as revisões de literatura b) as análises de periódicos eletrônicos c) os repertórios de literatura d) as investigações em fontes terciárias e) as pesquisas retrospectivas 113 . a expressão website é conhecida também como site. nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação. audiovisuais.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. 115 . técnicos ou especializados e) técnicos. audiovisuais.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um arquivo público (federal. funcional ou por espécie documental d) os tipos de instrumentos de pesquisa e) as técnicas de armazenamento 121 . revisto e ampliado conforme Resolução nº 14/20001 (DOU 8/2/02). data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. para organizar a documentação armazenada. notação mista e enumerativa c) atividades-meio. título.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendação da Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (2001). o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação. de pessoal. determinam como elementos essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva: a) código de referência. audiovisuais e) fonográficos. conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 125 . de pessoal. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G). a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente 120 . contudo a natureza de sua composição poderá ser: a) o acesso. dimensão da unidade de descrição. As discussões sobre a assinatura digital no Brasil estão centradas na (os): a) falta de capacitação de pessoal que domine esse tipo de tecnologia b) critérios não definidos para correspondência entre autora aparente e autoria real c) ausência de tecnologia para segurança da credibilidade dos documentos e da autoridade certificadora d) critérios de transferência e conservação das informações entre memória do computador e cd-rom e) formação de cyber notários 126 . e está sendo realizada pela DWDM e) não foram aprovadas na instância responsável pela formulação da política brasileira de arquivos 130 . técnicos e históricos b) administrativos. estadual ou municipal). de pessoal 114 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional – ELETROBRÁS informa que o seu acervo arquivístico consiste de documentação: a) fiscal. administrativos. sistema híbrido é a combinação de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados. nível de descrição. seleção. preservada por apresentar informações de valor funcional.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do conteúdo. sonoros. O índice elaborado para um código de classificação de documentos é denominado: a) analítico-sintético b) declarativo c) pós-coordenado d) integrado e) relativo 118 . dimensão da unidade de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) é feita a recomendação de que sejam padronizados os termos relativos a entidades físicas. As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral 129 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Constituem documentação especial de arquivos os documentos: a) audiovisuais.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O método decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificação de Melvil Dewey. c) acumulação dos documentos da unidade de descrição. jurídicas e geográficas por meio de: a) relação de identificadores comuns b) unidades de descrição relacionadas c) controle de autoridade d) referência cruzada e remissiva e) registro analítico para entidades e lugares 112 . cartográficos.109 . aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração de Arquivo para a Administração Pública. legal e histórica 110 . De imediato. audiovisuais. b) título. a comunicação por meio eletrônico é fundamental. filmográficos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinâmica da Internet e da sociedade da informação.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Um dossiê / processo é geralmente uma unidade básica de um (a): a) tramitação b) série c) apenso d) consulta por derrogação e) plano de acesso 123 . resumo. contábil-financeiros. fonográficos d) filmográficos. em decorrência de suas atividades. a expressão correta deveria ser sites b) não foram formuladas. administrativos. os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais. nível de descrição.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construção de websites de instituições arquivísticas: a) estão em fase de implantação pelo SGML.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental. localização de originais.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo objetivo básico de registro de autoridade arquivística e que descreve entidades de natureza diversas: a) ISSN b) ISAAR(CPF) c) ISGML (MAD2) d) ISDTD e) ISAD(G) 128 .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 111 . histórico e / ou jurídico c) legal d) informativa de divulgação.159). fonográficos. arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 122 . além da permanente. inclui as: a) atividades-fim e notação pura b) atividades-fim. sonoros b) cartográficos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Na literatura. administrativos. os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica. sistema de arranjo. mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 119 . condições de acesso.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das três idades. a expressão correta deveria ser web c) foram recomendadas. d) dimensão da unidade de descrição. nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental. microformas. atividades-fim e notação pura d) atividades-meio e notação pura e) atividades-meio e notação mista 127 . depois de selecionada é transferida para o arquivo conveniente b) gerencial. iconográficos c) microformas. armazenamento. iconográficos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) O princípio norteador da série é o tipológico. arranjo. técnica de energia elétrica e fisca e) tributária. a utilização e a difusão b) os elementos formais e de conteúdo c) estrutural. código de referência e) nível de descrição. contábil. São requisitos básicos para o êxito de qualquer método de reprodução: a) seleção e destinação dos documentos .(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8. e a forma portuguesa sítio é pouco usada d) estão sendo implantadas. iconográficos 116 . legais e técnicos d) históricos.(ELETROBRÁS / Arquivologia / 2002) A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnico-administrativas d) assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 117 . contábil. jurídico e técnicos c) diplomáticos. os órgãos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles deverão compor: a) Comissão Permanente de Avaliação e Grupo de Trabalho para execução de procedimentos metodológicos b) Comissão Permanente de Avaliação e Destinação c) Comitê Multidisciplinar de Gestão e Comissão de Avaliação dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualização das informações constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Técnica para Manutenção da Tabela de Temporalidade 124 . em fase inicial. cartográficos. data(s) de produção ou de acumulação dos documentos da unidade de descrição.

b) higienização e acondicionamento c) avaliação e organização da documentação d) seleção e restauração da documentação e) transferência da documentação e sua fotogrametria .

GABARITO: 1 21 41 61 81 101 2 22 42 62 82 102 3 23 43 63 83 103 4 24 44 64 84 104 5 25 45 65 85 105 6 26 46 66 86 106 7 27 47 67 87 107 8 28 48 68 88 108 9 29 49 69 89 109 10 30 50 70 90 110 11 31 51 71 91 111 12 32 52 72 92 112 13 33 53 73 93 113 14 34 54 74 94 114 15 35 55 75 95 115 16 36 56 76 96 116 17 37 57 77 97 117 18 38 58 78 98 118 19 39 59 79 99 119 20 40 60 80 100 120 A D C B A D C E A D B A C E C E A B B E B A E C B D B A D C E B D B C E B A E C C C D C B C A B D A C C D B D B D A A C B E E D E A B D E C A B C B A D B C E A B C A D E B A B A B B C D E D A C E A B D C B D A C E B B E C E E D A C E B D C 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 D B A A C D B B C C .