 1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de

una sesión de trabajo con Excel escribimos varias veces fechas,

y en muchos casos se trata de la fecha del día corriente. En
lugar de escribirla, simplemente estando posicionados en la
celda donde queremos que aparezca la fecha de hoy,
presionamos simultáneamente las teclas “CTRL” y “+”.

2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el

truco numero 1 escribe la fecha actual (en realidad, la que
tiene el ordenador), si presionamos “CTRL” y “:” aparecerá la
hora en la celda seleccionada.

3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos

escribir dentro de una celda el mismo contenido que esta en la
celda inmediatamente superior, la forma mas rápida
seguramente es presionar “CTRL” y “ ' “ (apóstrofe).

4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la

izquierda: De la misma manera que en el truco numero 3, si
presionamos “CTRL” y “D”, en la celda que se encuentre
seleccionada se copiara el contenido de la celda
inmediatamente a la izquierda.

5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos

cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el
contenido de una celda para que aparezca en negrita, la forma
más eficiente es presionar “CTRL” y “N”.

6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar

de usar la barra de herramientas es más rápido presionar
“CTRL” y “S”.

7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos

anteriores, si queremos poner en cursiva (itálica) la fuente de la
celda actual, basta con presionar simultáneamente “CTRL” y
“K”.
8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del
texto de la celda seleccionada a “tachado”, simplemente
presionemos “CTRL” y “5”.

9) Menú Formato: Si el formato que queremos aplicar a una

celda no es ninguno de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u
8, nos queda la posibilidad de entrar en el submenú “Formato
de Celdas” (figura 1) presionando simultáneamente “CTRL” y
“1”

10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es

posible tener filas o columnas ocultas, lo que evita tener “a la
vista” celdas con resultados intermedios, o que no nos interesa
ver. La forma más simple de ocultar una fila es presionar
“CTRL” y “9” a la vez. La fila en la que esta la celda actual habrá
“desaparecido”. Si la queremos recuperar, simplemente la
combinación de teclas “CTRL”, “Mayús.” y “8” la harán aparecer
nuevamente.

11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco

precedente, para ocultar la fila de la celda actual basta con
presionar “CTRL” y “0” (cero). Cuando deseemos que la
columna se haga visible nuevamente, deberemos presionar en
simultaneo tres teclas: “CTRL”, “Mayús.” y “9”.

12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro

nuevo, Excel poner por defecto tres hojas en el (este numero
se puede modificar desde el menú opciones). Si por algún
motivo nos resultan insuficientes, podemos presionar “Mayús.”
y “F11” y una nueva hoja se agregara en nuestro libro.

13) Realizar una copia rápida de una hoja existente: Para

reproducir una de las hojas del libro actual, debemos
seleccionar la hoja que queremos como modelo y luego,
mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro
arrastrarla horizontalmente con el mouse y la tecla “CTRL”
presionada. Veremos que en el cursor del mouse aparece un
signo “+”. Si la soltamos en ese momento, habremos creado
una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso
con el mismo formato.

14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos

con varios libros abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos
rápidamente, sin tener que pasar por todos ellos podemos
hacerlo pulsando la tecla “Mayús.” y sin soltarla entrar en la
opción [Archivo] del menú. Veremos que la opción [Cerrar]
habrá cambiado a [Cerrar todo].

15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar

comentarios en cada celda (figura 2). Para ello, podemos
pulsar simultáneamente “Mayús.” y “F2” dentro de la celda
deseada y aparecerá el comentario para que lo rellenemos.

16) Más de una línea en la misma celda: Es posible que el texto

dentro de una celda tenga más de un renglón. Para ello,
escribimos los datos que deseemos y pulsamos “ALT” e
“INTRO”, lo que hará que el cursor se desplace a una nueva
línea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para
permitir visualizar todo el texto de la celda.

17) Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la

barra de fórmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o
números, al pulsar la tecla “Supr” se borra la selección. Si pulsa
la combinación de teclas “CTRL” y “Supr” cuando no hay
caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres
desde el punto donde está el cursor hasta el final de la línea.

18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rápidamente un

mismo valor o texto en un rango de celdas, debemos primero
seleccionar el rango a rellenar y luego introducimos el valor de
relleno. Para finalizar pulsamos “CTRL” e “INTRO”
simultáneamente, y todo el rango tendrá el nuevo contenido.

19) Auto suma: Si bien el botón de “Autosuma” ha

desaparecido de las barras de herramientas por defecto de la
versión 2003 de Excel (aunque puede agregarse manualmente)
es posible acceder a esta útil función presionando
simultáneamente “Mayús”, “Alt” y “=”, con el mismo efecto
que si hubiéramos presionado el botón desaparecido (ver
figura 3).

20) Repetir la última acción: La tecla “F4” almacena la última

orden o formato aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o
un número en dos celdas y luego se aplica el formato de
fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la
segunda celda y pulsa “F4”, automáticamente esta celda
también adoptara el formato negrita.

 Figura 1.

 Figura 2.
  Figura 3.

21) Borrar celdas mediante “autorrelleno”: Se puede utilizar la

característica de autorrellenado para borrar el contenido de las
celdas. Sólo se ha de seleccionar el rango que quiere eliminar,
situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor
sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las
celdas toman el color gris y cuando suelte el botón del mouse
se borrará el contenido de todas las celdas con color gris
(Figura 4).

22) Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento:

Si bien arrastrando los controles deslizantes de las barras de
desplazamiento se puede ir bastante rápido de una zona a
otra de una planilla extensa, si además mantenemos pulsada la
tecla “Mayús.” mientras se arrastra con el ratón la barra de
desplazamiento, el movimiento será aun mas rápido.

23) Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo

complejas, muy grandes o con celdas muy pequeñas es difícil
seleccionar un conjunto de ellas “arrastrando” con el mouse.
Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y pulsar la
tecla MAYUS y luego al seleccionar la última celda, se
seleccionará todo el rango comprendido en ese rectángulo
imaginario.

24) Recálculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas

muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de
tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta
recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel
recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos
activar el cálculo manual desde el menú
[Herramientas/Opciones/Calcular] y ahí seleccionando la
opción [Manual] (Figura 5), que nos permitirá hacer el cálculo
cada vez que lo deseemos pulsando la tecla “F9”. Resulta útil
para evitar confusiones dejar marcada la opción [Recalcular
antes de guardar].

25) Números aleatorios: Excel permite la generación de

números aleatorios (al azar) por medio de la función
ALEATORIO(). Esta función devuelve un numero dentro del
rango 0…..1. Multiplicando la fórmula ALEATORIO() por un
número se obtiene el límite máximo de los números aleatorios.
Por ejemplo, si utilizamos ALEATORIO() *10, el numero estará
comprendido entre 0 y un máximo de 10. Si deseamos obtener
números sin decimales, debemos cambiar el formato de la
celda. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán
cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos
fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opción [Pegado
especial] del menú [Edición].

26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe

una manera ágil y sencilla de reubicar/eliminar los botones de
las barra de Tareas de casi todo el paquete Office.
Simplemente, mantenemos pulsada la tecla
“Alt” y arrastramos el botón deseado hasta su nueva ubicación.
En caso de querer eliminarlo, lo arrastramos hasta el
documento y lo soltamos allí. Para recuperar o agregar
botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir al
menú [Ver/Barras de herramientas/Personalizar…]

27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre

trabajamos con la misma plantilla, es posible que queramos
que esta se cargue automáticamente al abrir Excel. Para ello, la
podemos guardar dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE
PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE11\XLSTART. De esta
manera, el libro se abrirá automáticamente cada vez que
iniciemos el programa, independientemente de cómo lo
llamemos.

28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz

solución al problema de obtener columnas no contiguas de
idéntico ancho. Para obtener dos o mas columnas con el
mismo ancho, debemos seguir los siguientes pasos: 1º)
seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en
otra con un clic en la cabecera. 2º) Con el cursor sobre ella
haga un clic derecho con el mouse para abrir el menú
contextual. 3º) Haga un clic en el ítem Copiar. 4º) Haga clic en
la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el menú
contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado
especial. 5º) Marque la opción Ancho de las columnas y
presione Aceptar.

29) Números fraccionarios: Introducir números fraccionarios en

Excel puede resultar fastidioso, debido a que el carácter “/” se
utiliza para la introducción de fechas. Si se ingresa por ejemplo
2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en
consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una
fracción debemos cargar el número así: 0 2/5. En pantalla se
verá 2/5, mientras que internamente el programa almacena
0,4.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte
entera y otra fraccionaria.

30) Auto completar más rápido: Cargar datos repetitivos en

Excel con la función “Autocompletar” activada es un método
bastante veloz. Pero la propia herramienta tiene una
alternativa para agilizarla aún más. Si está cargando una lista
de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar)
utilice la combinación de teclas “Alt”+”Flecha abajo”. Esto
despliega un menú con los valores incorporados previamente
(figura 6). Seleccione el que corresponda y aparecerá escrito
en la celda siguiente.

 Figura 4.

 Figura 5.

 Figura 6.

Como decíamos al comienzo del artículo, siendo Excel un

programa tan completo y extenso existen muchas más que 30
formas de ganar en productividad. Hemos querido mostrar
solo las más comunes y útiles, sin entrar en temas como
gráficos o macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
No es difícil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo
en el uso de este programa, simplemente leyendo con
atención la completa ayuda que lo acompaña, lo invitamos a
que lo haga, y seguramente terminara descubriendo que solo
estaba utilizando un pequeño porcentaje de las funciones
disponibles en esta excelente planilla de cálculo.