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Assistente administrativo

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO

PROSOL

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Assistente administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondência .

Instrutora: Elaine Cristina

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Conceitos Básicos

PROSOL

Nosso primeiro encontro da aula de Capacitação será bordado conhecimentos básicos: teoria da administração, habilidades do administrador e processo de administração.

ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS Houve diversos questionamentos acerca dos pontos de vista sobre a administração: Ciências ou arte? Atualmente, podemos afirmar que cada administração apresenta seu estilo, cada qual com as suas virtudes e sua forma ideal de gestão. Para o sucesso das mais variadas formas de administração, é preciso fazer uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades do mercado. A administração, também chamada gerenciamento ou gestão empresas, supõe a existência de uma instituição a ser administrada ou gerida, ou seja, um agrupamento de pessoas que se relacionem num determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um objetivo comum que é a empresa. Empresa, aqui significa o empreendimento, os esforços humanos organizados, feitos em comum, com um fim específico, um objetivo. As instituições (empresas) podem ser públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
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Técnica- Utiliza conhecimetnos, métodos e técnicas nec essarias para a realização de tarefas especificas; Humana ± Capacidade de conhecer o trabalho das pessoas, analizando as suas atitudes e motivações; Conceitual ±Analisa a complexidade da Empresa, ajustando o comportamento das pessoas com as técnicas implementadas.

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PODC Funções do Administrador PLANEJAR ±Traçar o plano de ação, visualizando um esttado futuro. ORGANIZAR ± Processo de ordenar o fluxo de pessoas e matériais, abtendo o máximo de resultado com um mínimo de recurso. DIRIGIR ± Delegar ás pes soas responsabilidade na execução do plano de ação. CONTROLAR ± Acompanhar tudoo que na Empresa analizando se está dentro do Planejamento.

Instrutora: Elaine Cristina

Falta de Comunicação. A remuneração do material humano.AUXILIAR ADMINISTRATIVO EMPRESA PROSOL Entidade que reunie os fatores de produção com a finalidade de desvolver uma atividade econômica TERRA TRABALHO CAPITAL EMPRESA A As empresas possuem três objetivos. de maneira eficiente e eficaz atendendo as expectativas de todos os envolvidos: y y Eficiência ± fazer certa coisa. y y y y y y A comunicação dentro da Empresa é fundamental para o andamento do processo. Falta de redefinição de Áreas eresponsabilidades. Fatlta de Coordenação. Falta de iniciativa e criatividade. Excesso de Burocracia. Falhas na Comunicação podem gerar problemas. Eficácia ± fazer a coisa certa. podendo ser aplicadas por todos. entre os depatarmentos. Os administradores buscam o alcance dos três objetivos. Falta de liderança. O lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço. COMUNICAÇÃO As empresas sofrem os principais desavios/problemas. Emissor CANAL DE INFORMAÇÃO Receptor Retorno ± Feed Back Instrutora: Elaine Cristina . A regra do processo de comunicação é simples. y y y A satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço . além de atritos pessoais.

Receptor. O Feedback. Culta. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. códigos e símbolos. Escrita ± a escrita. Não-verbal ± são gestos.Quais são as habilidades admirativas? __________________________ _____________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________ ________ 3-Cite os principais problemas que as empresas enfrentam e sua opinião para soluciona-los. dentre elas destaca -se: y y y Verbal. Popularou Regional. Este retorno pode ser tanto positivo quanto negativo.a fala. y Retorno Instrutora: Elaine Cristina . Podemos nós comunicar de diversas formas.Faça um texto onde se possa identificar: y y Emissor. o importante é saber expressar seus sentimentos e vontades.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL O processo bem aplicado pode gerar bons resultados para a empresa. y Canal de informação. o importante é conhece rmos esta diferença. Coloquial. A linguagem pode ser : y y y y ATIVIDADES 1-Defina com suas palavras o que é Administração? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________________________ ______ 2. sinais. representa a volta de mensagens enviada pelo emissor. Vulgar.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________ _________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ __________________ _____________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _____________________ __________________________________________ _______________________________________________________________ Instrutora: Elaine Cristina .

apurar opiniões. entre outras informações importantes. você terá noções de tipos de clientes e ações e podem ajudar a melhor definir o produto .AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2º CLIENTE PROSOL É fundamental o conhecimento do tipo de cliente que frequenta a empresa. sugestões e críticas. y Cliente Interno: conhecidos também como colaboradores . y Erros. saber qual o grau de satisfação. y Registar as informações recebidas. y Descortesia. O QUE AFASTA UM CLIENTE? y Falta de atenção. CONHECENDO O CLIENTE Ainda são raras as empresas que se preocupam em conhecer as necessidades de seus clientes. primeiramente. y Indiferença. CLIENTES: QUEM SÃO ELES? y Cliente Externo: é quem adquire os produtos e/ou serv iços da empresa. y Posicionar diariamente a gerencia sobre as ativid ades realizadas. y Cliente Intermediário: é que intermedeia a venda dos produtos. Instrutora: Elaine Cristina . Mas para que essas medidas sejam eficazes é preciso. PARA QUE OS PROBLEMAS DOS CLIENTES POSSAM SER SOLUCIONADOS É PRECISO: y Escutar. y Falta de Flexibilidade. sabermos quem são os nossos clientes. por isso nesta aula. anotar e levar o caso á gerencia. y Acompanhar os casos pendentes. y Dificuldades de acesso ás informações. a faixa etária e classe social. y Morosidade.

ATRAVÉS DO MARKETTING CONSEGUIMOS: y Conhecer as tendências e preferencias dos clientes. y Manter a imagem do produto ou serviço em alto nível. de acordo com a necessidade do mercado. criar atitudes e induzir a ações benéficas.AUXILIAR ADMINISTRATIVO QUAL O PIOR CLIENTE? PROSOL O PREÇO DA INSATISFAÇÃO DOS CLIENTES CONHECENDO O PRODUTO E/OU SERVIÇOS VENDAS MARKETING Marketing é o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa. ATIVIDADES 1-Quais são os tipos de clientes? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. y Comprar pelo melhor preço e vender por um preço competitivo. de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto. PRINCIPAIS FERRAMENTAS DO MARKETING  Pesquisa de Mercado ± refere.  Merchandising ± exposição do produto ou serviço. pois informações sobre a empresa ou produto. saber qual a sua necessidade. pois veicula.se a pesquisar o cliente. A mídia é uma importante ferramenta para a propaganda.O que afasta um cliente da empresa? Instrutora: Elaine Cristina . cujo objetivo é difundir informações. que tipo de produto ou serviços tem carência no mercado atual.  Propaganda ±é a comunicação em massa.

ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer aprender mais e mais sobre seu trabalho e sobreo mundo em geral.Quais são as principais ferramentas do Marketing? _______________________________________________ ________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4 . saber resolver conflitos em seu ambiente de trabalho. motiva r sua equipe e ainda. faça a simulação da venda de um produto. ter ideias criativas no desempenho das atividades e soluções de problemas. todas interessadas em um objetivo único e motivadas para alcançar tal objetivo. O trabalhador deve ter habilidades para trabalhar em equipe. ele deve possuir algumas habilidades que determinam sua conduta social. As idéias são comp artilhadas e estudadas em Instrutora: Elaine Cristina . além do trabalhador saber como desempenhar bem uma profissão. Analise estes dois exemplos: EMPRESA A: A empresa A é composta por pessoas com ótimashabilidades técnicas. Os trabalhadores desta empresa respeitam uns aos outros e há bastante cooperação entre eles.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL __________________________________ _____________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 3. o mercado de trabalho atual exigindo pessoascom habilidades relacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um.Com a ajuda do educador. utilizar corretamente os meios e ferramentas de seu trabalho. cooperar com o próximo. MERCADO DE TRABALHO PERFIL PROFISSIONAL Atuais exigências do mercado de trabalho Muito mais que habilidades técnica. Isso significa que. seguindo os passos para uma boa venda.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL grupo com a participação de todos. não ajudam uns aos outros na resolução de problemas ou na aquisição de novos conhecimentos. porém os trabalhadores desta empresa pensam apenas em seu próprio desenvolvimento. implementar soluções. colaborar comos membros da equipe. refletindo em aumento de salários. demonstrar interesse no autodesenvolvimento. Pare e pense: Qual destas empresas terá mais sucesso no futuro? Emqual delas você gostaria mais de trabalhar? Por que? Repare que os funcionários das duas empresas possuem as mesmascompetências técnicas. agir. empresários e patrões estão dando maior atenção atualmente? ‡ Aprender a aprender: ter curiosidade e vontade de aprender novatécnicas e competências. saber trabalhar efetivamente em grupo. benefícios e gratificações. controlar e avaliar os resultados. Instrutora: Elaine Cristina . ‡ Comunicação e colaboração: saber ouvir e comunicar-se com os colegas de trabalho. Tanto os sucessos quanto às derrotas são divididas. qual é o perfil do profissional do futuro? Quais as qualidades que gerentes. escondem as novas idéias para seu próprio mérito. Por fim. A redução do estresse no trabalho. ‡ Raciocínio criativo e resolução de problemas: saber definir ereconhecer problemas. gerar novas idéias. solucionar conflitos e compartilhar as melhorespráticas em seu ambiente de trabalho. porém são as habilidades de personalidade ecomportamento que farão a empresa A se destacar no mercado de trabalho. quanto para a empresa. aunião da equipe e a formação de laços afetivos se traduzem em maior produtividadepara a empresa. Taishabilidades comportamentais geram satisfação tanto para o trabalhador em seuambiente de trabalho. EMPRESA B: Esta empresa é composta por pessoas com asmesmas habilidades técnicas que as da empresa A. saber pesquisar sozinho sobre um assunto.

além de dados pessoais como endereço. a palavra currículo vem do latim"CurriculumVitae". Para que serveo currículo? O currículo é um documento que resume a sua trajetória profissional. asprincipais atividades e funções exercidas. que quer dizer "Carreira da Vida". cursos eestágios. Instrutora: Elaine Cristina . visualizar energizar e capacitar um grupo ou equipe paraatingir as iniciativas empresariais DICAS PARA UM CURRÍCULO COMPETITIVO Elaborando o Currículo Qualo significado da palavra currículo? Segundo o dicionário Aurélio. pois um currículomal elaborado pode desqualificar um candidato. Já o currículo bem feito facilita oingresso no mercado de trabalho. Quem busca uma vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículoeficiente. você deve ter todo o cuidado ao prepará-Io. telefone e data de nascimento. sua formação escolar.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ‡ Desenvolvimento de liderança: ser capaz de dar autonomia aos colegas de trabalho. portanto.

não ultrapasse duas páginas. Especifique a empresa. a empresa solicitará. a não ser que seja soli citado. Primeiro Emprego Se você ainda não tem experiência profissional. ressalte em seu currículo asua formação escolar e cursos realizados. portant o. Instrutora: Elaine Cristina . Sófaça uma terceira página se sua experiência for realmente longa. as atividades desenvolvidas. se forem necessários. Experiência Inicie pela experiência mais recente (último emprego). Cursos Não é preciso relacionar todos os cursos realizados. Dados como RG. Posteriormente. o tempo detrabalho e. utilize uma fotografia recente e de boa qualidade . Neste caso. o cargo exercido.AUXILIAR ADMINISTRATIVO Objetividade PROSOL O currículo não deve ser longo. Lembre-se que o selecionador tem muitos currículos para analisar. Fotografia Não anexe fotografia. Relacione somente os mais importantes (iniciando pelo mais recente) e que sejam afins ao cargo que você está pleiteando . Caso contrário. Mencione também suas habilidades maisrelevantes. resumidamente. Se você tem uma lista extensa de empregos anteriores selecionesomente os 05 últimos. oprofissional responsável pela seleção de pessoal na empresa poderá considerá-Iopouco prático e pode perder o interesse em lê -Io. CPF e Carteira de Trabalho não d evem ser colocados.

‡verificar sites de recrutamento na internet. cargo exercido. Ao procurar emprego você tem algumas opções como: ‡verificar anúncios em jornais. ‡contatar bolsas de empregos em sindicatos.indicar cursos diversos como: línguas. É importante fazer uma revisão antes da entrega ou remessa do currículo. Instrutora: Elaine Cristina . e as principais atividades desenvolvidas. ‡O currículo não deverá conter capa.AUXILIAR ADMINISTRATIVO MODELO DE RESENTAÇÃO ‡ DADOS PESSOAIS PROSOL Nome Idade Endereço Telefone e-mail ‡OBJETIVO. instituição e período.indicar o curso.locais. ou entregue pessoalmente. ‡CURSOS. ‡ procurar bolsas de empregos em órgãos e Secretarias do Trabalho. ‡Todos os dados informados no seu currículo devem ser precisos everdadeiros. ‡contatar agências ou consultorias de recrutamento. Para utilização da internet você deverá disponibilizar seu currículo em umahomepage (página da internet). O seu currículo poderá ser enviado via intern et. por e-mail (correio eletrônico). pelo correio convencional. Envio via Internet Atualmente a internet é um meio de seleção de pessoal cada vez maisuti lizado. Não esquecer de indicar a carga horária do curso ‡EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL .Área que pretende atuar ‡ESCOLARIDADE. tempo de trabalho. informática.

e religião. E possibilita aocandidato expor suas qualificações pessoais e profissionais. atente-se para a boaeducação e imagem que irá transmitir. Na entrevista o selecionadorbusca obter fatos relacionados ao histórico profissional e confirmar as informaçõescitadas no currículo. ‡Não use tênis. Seja objetivo. ‡ Confirme data. Os sapatos deverão estar limpos e engraxados. ‡Evite assuntos polêmicos como política. Instrutora: Elaine Cristina . aguarde a sua vez de falar. portanto. Caso você seja encaminhado a algum setor da empresa. ‡Chegue no mínimo 10 minutos antes do horário marcado. Tenha cuidad o com a gramática. O que é a entrevista de seleção? A entrevista é um Instrumento de seleção de pessoal. ‡Mãos e cabelos devem estar bem cuidados. ‡Seja ético. disposição e comprometimento com o trabalho. Exclua jeans. ‡Quando for marcada a entrevista procure conhecer mais sobre a empresa. 2 Apresentação e Postura na Entrevista de Seleção. não comentando fatos negati vos de outra empresa ou pessoas. e a qualidade da fluência verbal do candidato. sem se estenderdemais. Destaforma você estará demonstrando interesse no cargo. evite gírias e vícios de linguagem. A entrevista também permite ao selecionador de pessoal avaliar aaparência. mas eviterespostas como "sim" e "não". ‡Caso você não tenha experiência profissional. ‡Não exagere na maquiagem e no perfume. lembre-se queneste momento você já está sendo avaliado.AUXILIAR ADMINISTRATIVO Pessoalmente PROSOL Oriente-se na recepção ou portaria da empresa sobre como proceder para aentrega do currículo. en dereço e nome do entrevistador. fale das suas habilidades. bermudas. ‡Se a entrevista for coletiva. postura. ‡Não fume ou mastigue chiclete durante a entrevista. horário. ‡Fale com clareza e naturalidade. ‡Use roupas sóbrias e discretas. Desenvolva um raciocínio completo. roupas curtas e com Decotes.dedicação. futebol.

não deixando que o telefone toque mas de três vezes. aposte na sinceridade.Estes hábitos só se adquirem com a prática e bons métodos. ³um momento´ e ³obrigado (a)´. ‡Não minta em relação ao seu currículo. Instrutora: Elaine Cristina . fornecedores. alguns cuidados a observar nas comunicaçõestelefônicas. ‡ Atendimento Telefônico A comunicação telefônica e essencial para uma empresa. independente do seu ramo deatividades. Dicas ‡ Atenda ao telefone prontamente. ³Por favor´.a clareza e a atenção são. pois neste momento você está passando uma imagem sua eda empresa em que trabalha. Falar ao telefone pode parecer muito fácil. mas se engana quem pensa assim. ‡ Não atenda ao telefone apenas com ³Alo´. entre outros. afinal é aí que começamsuas chances de aprovação .outras empresas e o publico em geral é feita por telefone. sempre mencione o nome da empresa e o seu nome.O tom de voz. A sua responsabilidade como profissional ao fazer ligações ou receber chamadas telefônicase muito maior do que se pensa.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ‡Lembre-se de desligar o celular. INSTRUMENTOS Uso de Instrumentos de Atendimento e ferramentas de trabalho No ambiente de trabalho é importante que o profissional desenvolva uma conduta que tenha como objetivo a correta realização de suas ações. ‡ Diga sempre. uma vez que grande parte do rela cionamento com os clientes. pois suas informações serão verificadas. No momento da entrevista.

nunca. dificuldades. numero.Gírias (Ta legal. oi cara. 5. Tratamentos íntimos (querido(a). hora e data. 2. É considerado um modo econômico e rápido de enviar e receber informações. atendimento correto e atendimento incorreto´. ta. gostari a. pode crê . 6. Palavras e Expressões que não devem ser usadas 1. valeu. com duas cenas. 3. que são os ±profissionais-divisõesdepartamentos. 4. ultrapassando meios mais convencionais. se o senhor quisesse). registrando o nome de quem telefonou. Expressões que indiquem tempo(um momentinho. independente de onde se encontram. Ok). FAX Instrutora: Elaine Cristina . Expressões repetitivas (ne. faria. Palavras Negativas(Problemas. impossível) . tudo encima. Exageros(Nunca tivemos uma única reclamação). E-mail ± endereço eletrônico É um sistema de transmissão de informação. falou. meu amor. um minutinho. que permite a comunicação entre pessoas. ‡ Expresse suas idéias com clareza.rapinho). prejuízos. Expressões condicionais(poderia. que utilizam os serviços de outros profissionais dentro da própriaempresa. Lembre-se é a partir de sua postura ao tele fone que o publico vai formar a imagem daempresa. 7. demonstrando rapidez e se gurança nas informações.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ‡ Tenha sempre papel e caneta para anotação. ³Simular na sala de aula um atendimento telefônico. benzinho) . Não se esqueça de seus clientes internos. só um minuto. só ne).

pedir empréstimo bancários. Sociedade empresarial (Sociedade Limitada): formada por dois ou mais sócios (havendo limitações. tem como principal finalidade. Denominação: Recebe o nome das atividades da empresa. o Fax também conhecido como Fác-similie. transmitir cópias. A empresa para de considerar habilitada é necessário estar registrada em: y Junta Comercial. seus sócios podem ser pessoas físicas ou jurídicas.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL Equipamento utilizado pelas empresas e organização em geral. e até Conselhos). registrada no Registro Civil das Pessoas Jurídicas. objetivo: prestação de serviços relativos ao exercício de profissão legalmente regulamentada. ata. Sociedade civil de Profissão ou Sociedade Simples (S/S): Constitui exclusivamente por pessoas físicas domiciliadas no país. objetivo poderá ser mercantil ou civil. 5º EMPRESAS Toda empresa deve ser constituída devidamente para que seja Notas reconhecida e possa emitir entre outros. DADOS CADASTRAIS Razão Social: Nome da empresa. Este equipamento pode ser instalados diretamente na linha telefônica ou através do computador. residente ou não no Brasil. LEGALIZAÇÃO E LOCALIZAÇÃO DAS EMPRESAS CONTITUIÇÃO DE FORMA JURIDICA Empresa Individual: Formada por uma única pessoa e o objetivo é mercantil Fiscais. Instrutora: Elaine Cristina . pelo novo código civil passou a denominar ³Empresário´. (unipessoal).

Mista: È a junção de Empresas Pública e Privada. Receita Federal. Limpeza. APLICAÇÃO DO CONCEITO 5S Seiri: senso de utilização. EMPRESAS PÚBLICAS. Seguem abaixo algumas medidas que podem tornar ainda mais produtivo e agradável o ambiente de trabalho: y y y Ventilação Iluminação.E). Nº de Inscrição Estadual (I. y y Decoração. Este S focaliza-se na eliminação dos itens desnecessários. pretende-se identificar de forma rápida. fácil e de grande visibilidade. Instrutora: Elaine Cristina . os itens ou bens que. Prefeitura Municipal. separando-o do que de facto é necessário. Som. CONDIÇÕES DE TRABALHO Para obter qualidade e produtividade. PRIVADAS E MISTAS Públicas: A empresa é oriunda de órgãos governamentais. à partida. Privada: Provinda de uma firma individual ou sociedade. Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica ± CNPJ. que corresponde a eliminar o que é desnecessário. precisamos de um ambiente de trabalho agradável e favorável. Uma das metodologias mais utilizadas é a colocação de etiquetas vermelhas nos itens que não são necessários para a conclusão das tarefas. onde o capital é de origem particular. Com a colocação das etiquetas vermelhas.AUXILIAR ADMINISTRATIVO y y y y y PROSOL Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas.

consiste na Instrutora: Elaine Cristina . o que é conseguido mediante a realização de tarefas como: (i) Identificar a me lhor localização para os itens considerados como necessários. para que possam facilmente ser utilizados e arrumados. Seiton: senso de organização. Seiso: senso de limpeza que significa eliminação dos desperdícios. O que se pretende nesta fase. etc. (ii) Organizar a forma de manter esses itens nos locais definidos. periodicidade limpeza dos postos de trabalho. com a retirada de tudo o que é dispensável para a realização das tarefas. eliminando perdas de tempo e de eficácia. definição de níveis de stocks mínimos. de forma a que não se corra o risco de voltar à situação inicial. guardando de forma ordenada tudo que é necessário. (iv) Definir limites para stocks. A última fase dos 5S¶s. Para isso será necessário de finir por escrito os aspectos a controlar de forma a que se possam atingir os objectivos traçados. bem como criar metodologias de controlo para que as condições de limpeza e arrumação se mantenham. datas para a identificação dos destino a dar aos itens desne cessários. Depois de uma primeira arrumação dos locais de trabalho. procede-se à criação de uma nova forma de organização dos postos de trabalho. sempre com o objectivo de aumentar a produtividade do trabalho. que significa colocar em ordem. sejam eles. tendo apenas o que é necessário e nas quantidades necessárias. calibrações. etc. (iii) Conseguir fazer de uma forma visual fácil. Nesta fase deverão ser definidas regras e metodologias para sistematizar a manutenção do trabalho inicial. nomeadamente em termos de manutenções. (v) Definir e implementar indicadores para monitorizar a situação. O passo a seguir consiste em efectuar uma limpeza a fundo. que todos se apercebam quando algum item não está no local. Shitsuke : senso de ordem mantida que significa disciplina. deve -se também procurar analisar se os equipamentos se encontram em condições de uso. Seiketsu : senso de higiene que significa asseio. os locais ou postos de trabalho já se encontram devidamente organizados. Nesta fase. é repensar toda a forma de trabalho.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL não terão utilidade num determinado local e que podem ser deslocados para outras zonas. padronização. com o cumprimento rigoroso de tudo que foi estabelecido. aferições. Para além das tarefas normais de limpeza.

as principais preocupações são: (i) Assegurar a manutenção da aderência dos colaboradores à metodologia dos 5S¶s através de comunicação.Disciplina ATIVIDADES 1-Explique o que é Empresa Privada.Limpeza SEIKETSU .AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL execução de um trabalho contínuo de forma a que os esforços e recursos com a metodologia dos 5 S¶s seja mantida. Ordenação SEISO . formação e autodisciplina e (ii) assegurar que os 5 S¶s se tornem o hábito de todos os colaboradores. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________ ______________________ ______________________________________________________________ 3.Utilização SEITON . cada vez com mais e melhores resultados. SEIRI .Faça uma redação ressaltado a importância da aplicação dos 5s.Arrumação.Em uma empresa que você trabalha faça uma avaliação em relação as condições de trabalho. Pública e Mista. Nesta última fase. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2. Para isso será necessário definir um sistema de medição e monitorização das novas regras e práticas implementadas.Padronização SHITSUKE . Instrutora: Elaine Cristina .

sempre se colocam a data. o nome de quem recebeu e o numero do protocolo. Entretanto. anotada na carta. se o número está correto. Data de entrada. Os dados contidos neste recibo variam de lugar para lugar. existe uma seção denominada Seção de Protocolo. em virtude de ter a carta demorado a chega r ao destinatário. se. haja um grande período de tempo e ntre a resposta e a emissão dacorrespondência. providencia-se um recibo. para ser entregue ao remetente.possibilitando a sua localização rápida.realmente. Após a verificação.Algumas organizações acrescentam o assunto tratado na documentação. O protocolo é de tamanha importância que. onde todos osdocumentos destinados à empresa são entregues. Apresentamos abaixo alguns modelos de protocolo: Instrutora: Elaine Cristina . FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO Ao se receber uma documentação deve-se primeiro conferi-la. ela deve ser entregue naquele Departamento. nas grandesorganizações. Pode ocorrer ainda que. justificará o atraso na respost a estecontrole a que nos referimos denomina -se protocolo e apresenta também avantagem de controlar a movimentação do papel dentro da própria organização. paraverificar se não faltam anexos mencionados.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL DOCUMENTOS Documentos diversos PROTOCOLO CONCEITO DE PROTOCOLO: O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previneimprevistos desagradáveis.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL SECÃO DE ARQUIVO Protocolo nº__________ Data:___/___/____ Assinatura____________ TINTAS RUBI Protocolo Assunto: Pedido de catálogo Nome: Empresa Dois Irmãos N 007 Data: 03/04/78 Recebido por: Anota-se. Neles. Existem também cadernos de protocolo. o número seqüencial e o nome da seção. que circulam de uma seçãopara outra. cuja desvantagem éser feito em folha solta. para consultas fut uras. ARQUIVO Além de ser um móvel de escritório onde são guardados documentos. Este registro é feito na própria pasta ou envelope onde se coloca odocumento. Substituem o recibo de protocolo. o assunto de quetrata e nome quem recebeu. Normalmente. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Instrutora: Elaine Cristina . a data de en trada. confecciona-se um carimbo com estes dados e ele éutilizado para facilitar a anotação.é também conjunto de documentos recebidos ou produzidos oficialmente por umapessoa física ou jurídica no decorrer de suas atividades e conservadas por essapessoa ou assessores. podendo -se perder facilmente. Quando o funcionário recebe o document o. registra-se a data de entrega do documento. risca a anotação relativa àseção onde ele se encontrava. no documento. CARGA É o nome que se dá ao registro cumulativo das entradas e saídas dodocumento de cada seção.

feito sempre dentre de uma rigorosa seqüência alfabética. c) em ordem numérica.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL Deve ser determinado de acordo com o elemento mais importante e maisfreqüentemente procurado pela empresa. se essa pessoa assinar no verso. considerando letra por letra. ser arquivados por assunto. isto é. b) em ordem geográfica. suas relações etc. Toda empresa dispõe de um certo numero d documentos que devem. consiste em grupar os documentos de acordo com o assunto neles tratados. é a arrumação dos documentos em ordem de data de emissão ou de chegada. Instrutora: Elaine Cristina . etc. mediante identificação(porém. seja por países. d) visado____________ é aquele que recebe um visto do banco. municípios. bairros. Daí a preocupação em não perdereste tipo de cheque. b)nominal___________ é o que consta o nome da pessoa que deverecebê -lo. endossá -lo.. Podem ser classificados como: a) em ordem alfabética. cidades. Um cheque visado é como dinheiro. os que se referem à direção geral dos negócios. ou seja. outropessoa poderá recebê-lo. dispondo os documentos em seqüêncianumérica.. Estevisto garante que a pessoa que o emitiu tem dinheiro suficiente parapagá -lo. estados. O banco pagará a essa pessoa. d) em ordem cronológica. Existem vários tipos de cheques: a) portador__________ qualquer pessoa que o apresentar ao caixa debanco poderá retirar o dinheiro. prevalecendo a ordenação dos documentos dentre de uma divisão geográfica. com vantagem. desde que identificada a assinatura doendossante). e) em ordem de assunto. c) cruzado_____________ este che que é carimbado ou riscado comdois traços transversais.

OPI DE E UE e suma import ncia Esta ferramenta para a organi ação e controle e cheques emiti os. pagamentos financeira. Instr t r : l ine ristina ¡ AUXILIAR ADMINIS RATIV   PROSOL um e ¦ ¤¥ ¤ £¢ .Portanto.e) especi l cheque que co erente o pagamentoat certo limite. A pessoa que emite um cheque especial tem umcart o i entificação que etermina o limite garanti o pelo anco. assina uma ota Promissória. que é aceita. determinada data. prometendo pagar a dívida ouempréstimo ota Promissória é um a promessa de pagamento. ou vai a um anco fazer umempréstimo. arante e a comprovação a e rea organi ações NOTA P OMISSÓ IA uando você faz uma compra a prazo. isto é assinada pelo devedor .

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL RECIBO COMERCIAL O Recibo é muito importante em um acordo comercial. e qual operação está sendo realizada. tributadas pelo ICMS ±Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços -quando o cliente retira a mercadoria diretamente do estabelecimento comercial. NOTA FISCAL OPERAÇÕES MERCANTIS NOTAS FISCAIS Existem alguns modelos de Notas Fiscais. A sua utilização depende do tipo da empresa que a emitirá. cada uma para uma finalidade.  Nota Fiscal de Venda a consumidor: está Nota Fiscal é emitida nos casos de venda a consumidor. Instrutora: Elaine Cristina . pois é a sua única prova que a transação financeira foi concretizada e ambas as partes estão de acordo com o que está escrito no mesmo.

Emitimos este documento. quantidade . Instrutora: Elaine Cristina . impostos. nos casos de saída ou entrada de mercadorias. sendo fundamental a descrição do serviço prestado (este modelo de nota pode variar de acordo com o município ). é necessário a citação da natureza da operação.  Nota Fiscal ± Fatura: Comprova a origem da mercadoria.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL  Nota Fiscal de Prestação de Serviços: emitida para casos exclusivos de serviços. a descrição do produto. valores.

No Brasil usa-se também como documento fiscal... Uma nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal..... a definem como o título de crédito constituído por um saque vinculado a um crédito decorrente de contrato de compra e venda mercantil ou de prestação de serviços igualado aos títulos cambiários por determinação legal.. circulável por meio Instrutora: Elaine Cristina .... Humberto Piragibe Magalhães e ChristóvãoPiragibe Tostes Malta (Dicionário Jurídico. . principalmente as do IPI -ICMS-ISSQN........ pelo equipamento Emissor de Cupom Fiscal ..... nas vendas à vista.........  Fatura (português brasileiro) ou factura (português europeu) ...... ou jurídica não -contribuinte do imposto em que a mercadoria for retirada. ou prestação de serviços sem benefício financeiro á empresa emissora. empréstimos de bens...é uma espécie de título de crédito que constitui o instrumento de prova do contrato de compra e venda.. transporte de bens.. É título casual... como por exemplo na devolução de produtos ou cancelamento de contrat os de serviços..... as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos como na regularização de do ações... crédito... Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes.. qualquer que seja o valor da operação. a fatura só é emitida para pagamentos ainda não ef etuados (vendas à prazo ou contra-apresentação).AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL Fixando conceitos e tirando duvidas. quando inclui elementos da legislação fiscal. formal. ou consumida no próprio estabelecimento pelo comprador. a nota fiscal também destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal. Nesse caso o formulário denomina -se "nota fiscal/fatura".  A NOTA FISCAL é um documento fiscal e que tem por fim o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa e uma pessoa física ou outra empresa..  A DUPLICATA MERCANTIL OU SIMPLESMENTE DUPLICATA.. Entretanto.é um documento comercial que representa a venda para clientes domiciliados em território nacional...  O CUPOM FISCAL é o documento fiscal emitido... Em geral..ECF.. 1º:371).. à pessoa natural...

deve ser retirada de circulação. para cobrança de serviços prestados. A duplicata paga. porém de uma só fatura podem ser extraídas di ersas duplicatas. vencida.AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL    ©  de endosso e negoci ©  fat ra de mercadorias endidas a prazo. A duplicata de prestação de serviços é título emitido por profissionais ou por empresas. A duplicata tem origem em uma só fatura. com a sua assinatura de   A duplicata deve ser apresentada ao devedor dentro de  0 dias de sua aceite ou declaração escrita esclarecendo por uitação no próprio título. para segurança do devedor. uando  Carnê é uma ordem de pagamento impressa. emissão. Geral ente tít lo de crédito assinado elo ¨§ . identificada e com orientação de desconto ou acréscimo em decorrência da efetuação de uitação. para ue não a aceita. É obrigatória nas vendas  mercantis a prazo e pode ser protestada por falta de pagamento. com ue ele não possa ser cobrado por algum   endossário de má-fé. e ele deverá devolvê-la dentro de 0 dias. Instr t ra: Elaine Cristina    comprador em  e promessa de pagamento da antia correspondente  el.

o mesmo deve conter informaçõesnecessárias para a efetivação da venda. ATIVIDADES 1. Informações não citadas podem gerar problemas futuros e o descontentamento por parte do cliente.AUXILIAR ADMINISTRATIVO ORÇAMENTOS DE VENDAS PROSOL Quando é solicitado pelo cliente um orçamento para a sua empresa.Elabore um orçamento de venda. mercadorias compradas com eficiência resultam em maior lucros. Três fatores influenciam no momento certo de efetuar a compra: 1º .  Deve-se acompanhar a constante evolução do mercado. ____________________________ _____________________________________________________________ __________________________ ___________________________________ 2. 3º Condições atuais de mercado.______________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Instrutora: Elaine Cristina . preços e condições de pagamento. 2º Disponibilidade de Vendas para a compra. ORDEM DE COMPRA As compras são de vital importância para o bom funcionamento e andamento da empresa. 3.F existentes.Discorra sobre os benefícios da boa compra . em relação a tecnologia e beneficio. PRINCÍPIOS PARA A COMPRA FICAZ  Os métodos de compra devem adapta-se ás necessidades da empresa.  A decisão de compra deve ser com o pleno conhecimento das tendências de mercado.  Deve-se analisar a qualidade dos produtos.Necessidade da empresa.Cinte alguns tipos de N.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROSOL ASSISTENTE ADMINISTRATIVO COM ÊNFASE EM RH TRABALHO EM EQUIPE PAGINA 49 ASSISTENTE DE DEPARTAMENTO PESSOAL Instrutora: Elaine Cristina .

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