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Dicas

Administração do Tempo

©2006 Reisner Consultores Associados 1 rev • 23/08/06

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Gerenciando o tempo

I O tempo é um bem limitado e não recuperável:

– pode-se fazer qualquer coisa, no entanto, cada
dia continuará a ter somente 24 horas
– o dia de ontem não voltará amanhã
I Portanto, para aproveitar temos que usá- lo
com inteligência
I Você é quem manda no seu tempo – evite ao
máximo interrupções e interferências externas

Administrar o tempo é uma necessidade pessoal e profissional que sempre pode ser
aperfeiçoada com o objetivo de: ganhar produtividade no trabalho, conseguir tempo
para se instruir mais, ter mais tempo para o lazer, etc...

Tempo é um recurso crítico e se você não o planejar e administrar, nada mais será
administrável.

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Gerenciando o tempo

I Faça já
I Organize
I Crie rotinas
I Acompanhe

O que fazer para nos tornarmos mais produtivos. A resposta está em gerenciarmos o
nosso tempo. O método apresentado a seguir é extremamente simples e eficiente
porém, para funcionar você precisa segui-lo intensamente. Somente assim você irá
conseguir os benefícios. Seja pró-ativo, você é o único responsável pelo seu próprio
tempo!

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Gerenciando o tempo
I Faça já!
– não adie - crie um novo habito
– faça da primeira vez
– faça o que mais te aborrece primeiro
– decida!
– bloqueie, sempre que possível, as interrupções

Não adie
Temos tendência de deixar para depois as tarefas que não nos são muito prazerosas. O
resultado disto, na maior parte das vezes, é que coisas que não eram nem urgentes, nem
importantes ganham esta condição nos causando estresse. Seja pró-ativo, não deixe que
isto aconteça.

Faça da primeira vez

De nada adianta você dar atenção a um assunto e não resolvê-lo (tirá-lo da sua frente).
Isto é pura perda de tempo. Por exemplo, de que adianta você verificar seus e-mails e
não respondê-los de imediato?

Faça o que mais te aborrece primeiro

As outras coisa parecerão mais fáceis!

Decida
O ato de decidir é muitas vezes mais importante que a qualidade da decisão. Existe
uma frase que gosto muito: “Melhor um fim horroroso do que um horror sem fim”

Bloqueie as interrupções
As interrupções causam perda de tempo, porque você é obrigado a parar de fazer algo
para atender alguma pessoa ou demanda. Sempre que isso ocorre e você retorna à
atividade inicial, você é obrigado a recompor a sua rotina, o que é perda de tempo.

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Gerenciando o tempo
I Organize

O “The Wall Street Journal” fez uma

pesquisa onde descobriu que se gasta 6
semanas por ano procurando por coisas em
um escritório.

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Gerenciando o tempo
I Organize
– primeiro culpado: papel
– outro culpado: “coisas que um dia vou precisar”
– longe dos olhos, longe da mente
– comece com a sua mesa e área de trabalho
I separe em coisas para o dia, semana, mês, etc.
I jogue fora o que não vai usar, mas sabe onde obtê-
obtê-la
de novo caso necessário

Coloque as coisas com as quais você vai lidar naquele dia próximo à você. Afaste
as coisas com as quais vai lidar em outro momento. Quanto mais tarde for o momento
que você dará atenção a um determinado assunto, mais distante fisicamente ele deve
ficar.

Organize seu espaço! Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a
eficiência é, sem dúvida, a organização, ou melhor, a desorganização de sua posição de
trabalho. O sintoma mais evidente é o excesso de papéis esperando pela sua atenção e
ação. As pessoas perdem tempo na busca de uma anotação, manuseando dezenas de
vezes os mesmos papéis. Além da perda de tempo causada pela distração visual, pela
presença de papéis não necessários, muitas vezes, isso acarreta uma sensação de peso,
de desespero e de trabalho infindável.

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Gerenciando o tempo
I Crie rotinas
– a rotina transforma as coisas em hábitos
– o hábito evita a necessidade de toda vez
termos que decidir = tempo ganho
– Lei de Parkinson: “O trabalho tende a
preencher todo o tempo disponível” Por isto
temos que determinar antecipadamente o
tempo que queremos dedicar à cada atividade
– capacidade de concentração ≤ 90 minutos

Se você repetir constantemente qualquer atividade, você irá realizá-la cada vez
melhor e mais eficientemente. Portanto, sempre que possível crie rotinas. Por exemplo,
que tal preencher os pedidos todos de uma vez no final do dia, ao invés de fazê-los a
cada venda?

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Gerenciando o tempo
I Crie rotinas
– crie blocos de trabalho repetitivo. Sua
eficiência vai aumentar
– uma forma de criar blocos de trabalho:
I anote tudo o que faz durante o dia

I verifique que atividades se repetem ao

longo do dia
I junte em blocos de trabalho

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Gerenciando o tempo
I Acompanhe
– a persistência é o ingrediente mais importante
para o sucesso
– o acompanhamento permite ter certeza de que
está se executando o que se planejou
– as coisas acontecem porque você fez elas
acontecerem
– crie um bom sistema de controle (agenda?)

Qualquer assunto que você passar para outra pessoa ou área, tem a tendência de
voltar para você não solucionado (acredite, isto acontece com freqüência). O resultado
disto é que estes assuntos voltam “urgentes” e acabam atrapalhando o seu dia-a-dia.
Como solucionar? Acompanhando constantemente o andamento feito por estas pessoas
ou áreas. Só isto!

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Gerenciando o tempo

I Faça já
I Organize
I Crie rotinas
I Acompanhe

O que fazer para nos tornarmos mais produtivos. A resposta está em gerenciarmos o
nosso tempo. O método apresentado a seguir é extremamente simples e eficiente
porém, para funcionar você precisa segui-lo intensamente. Somente assim você irá
conseguir os benefícios dele. Seja pró-ativo, você é o único responsável pelo seu
próprio tempo!

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