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Controle interno

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SUMÁRIO

Capítulo 1 - Introdução............................................................................................................. 8 1.1. Definição do Problema ................................................................................................ 10 1.2. Justificativa.................................................................................................................. 11 1.3. Objetivos...................................................................................................................... 12 1.3.1. Objetivo Geral ...................................................................................................... 12 1.3.2. Objetivos Específicos ........................................................................................... 12 1.4. Metodologia................................................................................................................. 13 Capítulo 2 - Controle Interno ................................................................................................. 14 2.1. Conceito....................................................................................................................... 14 2.2. Princípios Fundamentais do Controle Interno ............................................................. 16 2.2.1. Responsabilidade .................................................................................................. 17 2.2.2. Rotinas Internas .................................................................................................... 18 2.2.3. Acesso aos Ativos................................................................................................. 18 2.2.4. Segregação de funções ......................................................................................... 19 2.3.5. Confronto dos ativos com os registros ................................................................. 19 2.2.6. Auditoria Interna................................................................................................... 20 2.3. A Importância do Controle Interno ............................................................................. 20 2.4. Ferramentas de Controle.............................................................................................. 22 2.4.1. Manuais de Instrução............................................................................................ 22 2.4.2. Controle de Seqüência e Formulários................................................................... 23 2.5. Os Principais Controle Interno .................................................................................... 23 2.5.1. Controle interno no Contas a Receber.................................................................. 24 2.5.2. Controle interno no Contas a Pagar...................................................................... 24 2.5.3. Controle interno na Tesouraria ............................................................................. 25 2.5.4. Controle interno no Departamento Pessoal .......................................................... 26 2.6. Limitação do Controle Interno .................................................................................... 28 2.7. Testes de observância do sistema de controle interno................................................. 29 2.8. O Controle Interno e a Auditoria Externa ................................................................... 29 Capítulo 3 – Estudo de Caso................................................................................................... 31

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3.1. Levantamento do Controle Interno.............................................................................. 31 3.1.1. Controle Interno no Contas a Pagar...................................................................... 32 3.1.2. Controle Interno no Contas a Receber.................................................................. 33 3.1.3. Controle Interno na Tesouraria............................................................................. 34 3.1.4. Controle Interno no Departamento Pessoal .......................................................... 36 Capítulo 4 – Conclusão .......................................................................................................... 39 Bibliografia............................................................................................................................. 41

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Capítulo 1 - Introdução

Atualmente as empresas necessitam de informações com um nível cada vez maior de qualidade e tempestividade, para que seus gestores possam tomar decisões com segurança e garantir sua continuidade em um mercado cada vez mais competitivo. Dessa forma as empresas necessitam se adaptar a esta nova realidade.Com o surgimento desse novo ambiente de negócios no qual as organizações estão inseridas, apresenta grandes desafios que podem comprometer a sobrevivência da empresa. Com essas mudanças, surge um novo ambiente de negócios, onde as empresas estão se tornando mais vulneráveis, o que demonstra a necessidade de acompanhamento e controle dos internos. Segundo Peleias (2003), “O novo ambiente de negócios é a realidade atual, na qual as organizações se inserem. Este cenário apresenta os mais variados desafios às empresas, que precisam garantir sua sobrevivência, continuidade e crescimento”. E complementa:
A sobrevivência é a capacidade de a organização adaptar-se ao meio em que atua, importando energia e transformando-a em produtos e serviços (...). A continuidade é a habilidade que a organização tem de se manter operando indefinidamente, pelo uso adequado dos recursos de que dispõe (...). O crescimento é o aumento contínuo do patrimônio e dos resultados da organização.

Essa dinâmica do mercado tem se tornado cada vez mais importante as empresas terem ferramentas adequadas para a tomada de decisões, e elas necessitam ser eficientes e eficazes, para que as organizações possam corrigir suas falhas. Surge a necessidade do uso de ferramentas que possibilitem o gerenciamento do negócio e que seja possível fazê-lo sob a ótica do custo x benefício que representará para a empresa, e uma ferramenta que está sendo bastante utilizada pelos gestores e tem contribuído diretamente no processo de tomada de

é o controle interno. uma das ferramentas que se encaixa ao projeto organizacional e que traz benefícios. mais qualificadas e seguras serão as informações que auxiliaram no processo de tomada de decisão. . Segundo Attie (1998). é a implantação de um sistema de controle interno e quanto maior a eficiência do sistema de controle interno.9 decisões.

Definição do Problema Com o crescimento tecnológico. necessitam cada vez mais de informações confiáveis e tempestivas. para salvaguardar seu patrimônio. por conseqüência. Segundo Attie (1998): O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas adotados pela empresa. Diante do exposto.1. As empresas evoluíram. conferir exatidão e fidedignidade dos dados contábeis. Tais fatos atingem todos os tipos de empresas.10 1. em um mercado cada vez mais competitivo. de modo que os controles internos passaram a ser bastante utilizados na consecução dos objetivos empresariais. a rápida expansão dos negócios e as alterações na estrutura organizacional nos últimos anos. desde de pequeno porte até grande porte. surgiu o problema de pesquisa: O sistema de controle interno proporciona confiabilidade das informações emitidas para a Contabilidade? . onde elas precisam manter a sua continuidade. têm afetado os negócios e. o sistema de controle interno das organizações. promover a eficiência operacional e encorajar a obediência às diretrizes traçadas pela administração da companhia.

para que os seus gestores possam tomar tempestivamente decisões para seu crescimento e garantir sua continuidade em um mercado cada vez mais competitivo. Justificativa As organizações nos dias atuais estão sempre reestruturando-se. que serve para medir o alcance dos objetivos fixados pela organização.11 1.000 clientes. . situada em Recife – PE. e atualmente a mais de 42 anos no mercado. confiabilidade e qualidade. Este estudo justifica-se pela contribuição do controle interno dentro das organizações. As empresas necessitam de informações com maior rapidez. e com mais de 20. e como fonte de informações necessárias ao processo decisório. Este trabalho monográfico é uma investigação feita em uma Distribuidora de peças para veículos automotores. A evolução da tecnologia da informação exige mudanças.2. Dessa forma as empresas necessitam se adaptar a esta nova realidade. Para qualquer organização é necessário responder o mais rápido às exigências do mercado que a cada dia torna-se mais exigente e competitivo.

Objetivo Geral Analisar sistema de controle interno utilizado por uma empresa Comercial de Peças Automotivas. Objetivos 1. Objetivos Específicos • Evidenciar o Controle Interno nas organizações.3.12 1.2. 1. • Identificar o processo de Controle Interno.3.1. • Investigar o Sistema de Controle Interno utilizado empresa Comercial de Peças automotivas com os propostos pela literatura especializada.3. .

O objetivo é comparar as informações obtidas no estudo do controle interno que será realizado em uma empresa comercial de peças automotivas com os propostos pela literatura. contemplando consulta às Normas e Resoluções do CFC.4. será utilizado o método descritivo. no mês de Maio de 2005. livros. situada em Recife – PE. Segundo Gil (1999). de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo. com aproximadamente 20. tarefa praticamente impossível mediante os outros tipos de delineamentos considerados”. revistas.13 1.000 clientes. Metodologia Na elaboração desse trabalho. atuante a mais de 42 anos no mercado. em uma Distribuidora de peças para veículos automotores. Será realizada uma investigação através de entrevista com Gerentes e funcionários da empresa. teses e dissertações. periódicos. O estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetivos. .

Controle Interno 2. que no ambiente de negócios. O controle Interno é a representação em uma organização de vários conjuntos de procedimentos. tendo como finalidade a identificação dos erros e falhas para poder corrigi-los. pode-se dizer então. visando ainda a otimização da aplicação dos recursos financeiros através da utilização dos controles contábeis e administrativos na tomada de decisões. Compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas. controlar significa certificar-se de que o trabalho está sendo realizado de acordo com o plano traçado. no entanto deve-se analisar a eficiência do controle interno para a qual devem ser observadas as seguintes características na sua implantação.1. métodos e rotinas e tem como objetivo a proteção dos ativos. e tomar decisões seguras. e está de acordo com as normas estabelecidas. produzir dados confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. adotados pela empresa. Conceito Segundo o conceito de Almeida (2003). conceitua o sistema de controle interno como sendo uma combinação de políticas. de informação e outros instrumentos. verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis. procedimentos. mantidos pelas organizações. controladores ou administradores. Peleias (2003). para proteger seu patrimônio. Vários autores conceituam o controle interno de forma mais técnica ou teórica. conforme consulta a diversos autores: .14 Capítulo 2 . Já para Attie (1998). promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. sistemas operacionais. Deve ser estabelecido por determinação dos proprietários. Com base no exposto.

segregação de funções de registro e elaboração de relatórios contábeis daquelas . deve possuir algumas características básicas como: a) b) c) d) e) f) g) confiabilidade. de forma que propicie um ambiente adequado. possibilitando o fornecimento de informações necessárias no momento da decisão. adequação à realidade da empresa. principalmente. promover e avaliar a eficiência operacional de todas as atividades empresariais. Esses controles incluem o sistema de autorização e aprovação. objetive a salvaguarda dos ativos. previna e detecte roubos e fraudes. estabilidade.15 - deve proteger o patrimônio e os resultados da empresa. permita a otimização no uso dos recursos. sistemas operacionais de informação entre outros instrumentos mantidos pela administração na condução das atividades operacionais. De uma maneira geral podemos dizer que o sistema de controle interno de uma é a combinação de políticas. Attie (1998). auxiliar a administração na condução eficiente e ordenada dos negócios. com a proteção do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. seja tempestivo. divide o controle interno em: Controles Contábeis – Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados. procedimentos. comunicar diretrizes administrativas e estimular o seu cumprimento Vale salientar que para que o sistema de controle interno seja adequado.

porém o auditor deve efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento. Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema. portanto o sistema de controle interno deve ser elaborado dentro dos padrões de cada empresa. A Resolução CFC Nº 820/97 nos trata sobre vários aspectos do controle interno. normalmente. adequando-se à realidade da organização e ao seu porte. Almeida (2003). se relacionam indiretamente com os registros contábeis.2. entre ele a responsabilidade da administração. não esquecendo de tentar alcançar uma relação custo x benefício favorável. Vale ressaltar que cada empresa tem as suas características próprias. à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas que. Entre seus objetivos. Controles Administrativos – compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos vinculados. principalmente. Tem como objetivo principal ajudar a administração na condução dos negócios.3 – O sistema contábil e de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade. o principal é a proteção dos ativos e produção de dados confiáveis para a contabilidade.5. Princípios Fundamentais do Controle Interno O controle interno deve ser conduzido para estar adequado aos objetivos da administração. bem como de auditoria interna. garantindo sua . decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho.16 ligadas às operações ou à custódia de ativos e controles físicos destes.2. ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias. 11. salvaguardar o patrimônio e definir o rumo da empresa. 2.

essa responsabilidade exige que a administração implante sistemas contábeis e de controle interno adequados. Responsabilidade Num sistema de controle interno deve haver de forma clara a delimitação de responsabilidades para evitar o comprometimento de sua eficiência.5. Detectar erros e irregularidades. Segundo a Resolução CFC Nº 974/03. . para assegurar que as transações com partes relacionadas sejam apropriadamente identificadas nos registros contábeis ou extra-contábeis e divulgadas nas demonstrações contábeis. Esta. A Resolução CFC Nº 820/97 trata sobre vários aspectos do controle interno. através de manuais internos.2. 2. decorrentes de constatações feitas no decorrer do seu trabalho. a administração da entidade é responsável por identificar e divulgar partes relacionadas e transações.17 continuidade e o cumprimento de sua missão. Almeida (2003). por sua vez é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno e verificar se esse sistema está sendo seguido de maneira correta pelos funcionários da empresa. entre ele a responsabilidade da administração. 11. (Schimt 2002). bem como fazer algumas alterações necessárias para adaptá-los às circunstâncias surgidas.1. porém o auditor deve efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento.3 – O sistema contábil e de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade. de preferência por escrito. com tais partes.2. destaca as razões para se definir as atribuições: • • Assegurar que todos os procedimentos de controle sejam executados.

com isso a pessoa que realiza uma operação não pode ser a mesma envolvida na função de registro. Custódia de ativos Os exemplos de controles físicos sobre ativos são: Local fechado para o caixa. A fábrica deve ser cercada e na saída todos os funcionários ou terceiros devem ser revistados. Segundo Franco (2001).2.2.2.18 • Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa. . Rotinas Internas As organizações através de seu manual interno devem definir as suas rotinas internas.Segundo Almeida (2003) essas rotinas devem compreender: • Formulários internos e externos. Almeida 2. o acesso aos ativos da empresa representa: Recebimento de numerários antes de ser depositado na conta bancária da empresa. Emissão de cheque com uma única assinatura. 2. • Procedimentos internos dos diversos setores da empresa.3. Acesso aos Ativos A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses.

se um funcionário tivesse livre acesso aos ativos e registros contábeis. o que levaria a ocultar permanentemente essa transação.5. pois essas funções são incompatíveis no sistema de controle interno. Inventário físico dos bens do estoque e do ativo imobilizado. Caso a empresa não execute o procedimento de comparar os ativos com os registros contábeis. destaca alguns exemplos desse confronto: Contagem de caixa e comparação com o saldo do razão geral. Por exemplo.19 2. Confronto dos ativos com os registros O objetivo desse procedimento é detectar desfalque de bens ou até mesmo registro contábil inadequado de ativos. Segregação de funções A segregação de funções. Ela consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis. Contagem física de títulos e comparação com o saldo da conta de investimentos do razão geral. confronto com os registros individuais e comparação do somatório dos saldos desses registros com o saldo da respectiva conta do razão geral. que consiste no fato de que numa estrutura de controles internos. Franco (2001).4.2. 2. Almeida (2003).3. também é conhecida como Princípio de Oposição de Interesse. ele poderia desviar fisicamente o ativo e baixa-lo contabilmente para despesa. existe a possibilidade de o funcionário apoderar-se indevidamente do ativo sem que .

Auditoria Interna Segundo Attie (1998). • Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades. ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias.2. conselho de administração ou órgão com autoridade equivalente. Para cumprir esta responsabilidade. ou seja: • Verificar se as normas internas estão sendo seguidas. os auditores internos devem manter os objetivos voltados para as atividades a serem auditadas. • Avaliar as necessidades de novas normas ou de modificações das já existentes.6. e outras informações úteis às decisões da administração da entidade. • Determinar o grau de confiança das informações contábeis e de outras naturezas. 2. • Revisar e avaliar a eficácia. suficiência e aplicação dos controles contábeis. sugestões. Os objetivos da auditoria interna são exatamente esses. garantias. A auditoria interna tem a função proporcionar à diretoria da empresa. financeiros e operacionais.3. 2.20 seja descoberto. A Importância do Controle Interno Peleias (2003). avaliações dos controles. destaca algumas razões para identificar e propor um sistema de controle interno: . não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema. Esse procedimento deve ser efetuado por funcionários que têm acesso aos ativos. informações relevantes tais como: análises.

eliminação de redundâncias e retrabalhos e fim da entrada de dados em vários pontos dos sistemas operacionais e administrativos. • Otimizar os investimentos em tecnologia da informação. nos sistemas operacionais e de informação. . • Permitir que os rituais de gestão da empresa ocorram em prazos menores. • O sistema de controle interno deve ser empregado em toda a empresa de forma que possibilite um acompanhamento constante dos negócios. • Redução do número de problemas apontados na carta de recomendação para melhoria dos controles internos. proporcionando confiabilidade através das informações geradas para que os gestores possam tomar as decisões mais viáveis para a empresa. é preciso considerar que a visão proposta é a dos ciclos de transações. • Reduzir o número de horas para os serviços de auditoria independente.21 • Materialização do ambiente de controle na organização. • A possibilidade de refletir a delegação de autoridade e a segregação de funções contidas na estrutura organizacional. pois um bom sistema de controle interno possibilitará aos auditores um razoável conhecimento e confiança nos controles operacionais e contábeis permitindo que estes alcancem os seus objetivos em um menos período de tempo. Nesse caso. reduzindo o intervalo de tempo entre a identificação das divergências entre planejado e realizado e as ações necessárias para trazer a empresa aos objetivos originalmente definidos. • A possibilidade de visualizar a empresa e seus processos de negócio de forma integrada. criando bases sustentadas para a adoção de boas práticas de governança corporativa. pela redução de custos administrativos.

22 2. a empresa deve utilizar as ferramentas que se fizerem necessárias. Segundo Peleias (2003).4. • Atribuições dos empregados.1. • Inventário físico.4. • Vendas. • Faturamento. 2. com vistas a garantir a uniformidade de rotinas e procedimentos. um manual bem elaborado deve conter instruções sobre: • Registro das Operações. • Elaboração de Demonstrações. é de responsabilidade plena da administração da empresa. as principais são: • Manuais de Instrução. Segundo Almeida (2003). • Pagamento de Salários e Descontos em folha. Manuais de Instrução A elaboração de manuais de controles internos. . • Movimentação do disponível. Ferramentas de Controle Objetivando o adequado funcionamento da estrutura de controles internos. • Elaboração de orçamento. • Apuração dos custos. • Controles de Seqüência e Formulários.

4.5.2. Peleias (2003). ou desvios. para fiscalizar os setores das operações. menor será a quantidade de formulários utilizados. eles têm papel importante no fluxo normal de rotinas. necessidades específicas da administração. 2. Os Principais Controle Interno A administração da empresa deve planejar seus controles de acordo com a sua complexidade organizacional. por indexação numérica de formulários e suas vias ou canhotos. • Controles de seqüência. e aqueles .23 2. Controle de Seqüência e Formulários O controle de seqüência é uma ferramenta de controle interno. Em relação aos formulários. • Controle das operações pelo acesso à informação por meio dos diversos setores envolvidos na execução e fiscalização das mesmas. sendo que o uso é inversamente proporcional ao nível de informatização da companhia. quanto maior o grau de informatização da empresa. onde cada operação tem um número próprio indexado e o correspondente valor da transação. • Confrontação e análise dos dados obtidos de fontes diversas. ou seja. Os principais controles exercidos pelos formulários são os seguintes: • Contra-assinatura em cópias de formulários para formalizar a responsabilidade nas operações. • Controles contra fraudes. Tem como característica básica a adoção de uma seqüência numérica para operações do mesmo tipo.

destaca alguns procedimentos de controle nesta área: a) Segregação de funções. Controle interno no Contas a Receber Os controles internos. 2. e demais valores a receber sejam registrados corretamente.24 indispensáveis para registrar e acompanhar os resultados. Peleias (2003). etc.2. • Controles internos na tesouraria. dentre outros fins. Entre eles destacamos: • Controles internos no contas a receber.5. os procedimentos de controle devem. 2. dentre outras finalidades. O manual de controle interno deve descrever os procedimentos a serem observados pelas pessoas envolvidas no processo. devem. as empresas devem está exercendo um adequado controle. Controle interno no Contas a Pagar No contas a pagar. sempre levando em conta a relação custo x benefício. no contas a receber. • Controles internos no contas a pagar. impedir duplicidade de pagamentos e evitar que esses pagamentos sejam efetuados sem a .1. b) Não efetuar vendas a prazo a clientes com débito vencido.5. Segundo Peleias (2003). • Controles internos na área de Recursos Humanos e Pessoal. por ser as áreas mais onde geram a entrada e saída de recursos financeiros. garantir que as vendas. efetuadas a prazo. c) Fixação de limite de crédito. fundamentais para o desenvolvimento das atividades.

nominativos e assinados à vista da documentação comprobatória. das disponibilidades. f) Somente pessoas autorizadas devem movimentar a conta bancária. os seguintes procedimentos: a) Segregação de funções. os controles nesta área requerem cuidados especiais por parte da administração da empresa. segundo Peleias (2003) englobam. devem ser cruzados. e) Conciliações bancárias periódicas.25 documentação comprobatória. são exemplos de procedimentos de controle nesta área: a) Segregação de funções. etc. Segundo Franco (2001). Controle interno na Tesouraria Os controles internos na área de tesouraria têm uma característica bem particular. c) Todos os pagamentos devem ser autorizados por pessoas competentes. 2. entre outros. c) O dinheiro recebido deve ser depositado de forma intacta. b) Todas as faturas pagas devem ser canceladas para eliminar reapresentação. para pagamentos. .3. pois cuidam da parte mais líquida do patrimônio da empresa. d) Os cheques. Sendo o ativo mais líquido da companhia.5. Os controles internos na tesouraria. Por estas razões. ou seja. b) Todos os recebimentos devem ser depositados diariamente. as disponibilidades estão mais sujeitas à ação de pessoas interessadas na prática de desfalques.

4. representa uma parcela significativa dos custos da maioria das empresas. salários e respectivos encargos/benefícios deve ser implantado. faltas e atrasos. a fim de eliminar riscos de irregularidades. Dentre as atividades do setor de Recursos Humanos em uma empresa destacamos algumas. Levantamento de horas trabalhadas. quais sejam: • • • • • As contratações e demissões. Os objetivos do sistema de controle interno na área de Recursos Humanos e os correspondentes riscos inerentes a falta de controle nesta área. Os cálculos de salário bruto e líquido e as deduções. Aprovações de horas-extras. Um bom controle sobre funcionários. Todas essas atividades envolvem sérios riscos de erros ou fraudes por parte dos funcionários. A elaboração da folha de pagamentos.5. o departamento Pessoal. Segundo Almeida (2003). conforme a metodologia adotada por uma empresa de auditoria externa são os seguintes: . Controle interno no Departamento Pessoal Para que uma empresa funcione.26 2. Os objetivos do sistema de controle interno na área de Departamento Pessoal e os riscos inerentes à falta de controle nesta área. por isso se torna tão importante o sistema de controle interno nesta área. A este recurso dá-se o nome de Recursos Humanos. um outro tipo de recurso: as pessoas. ela precisa manter empregados em suas operações.

Os pagamentos a realizar e os custos a distribuir são registrados e resumidos corretamente de acordo com a classificação de contas estabelecidas. Risco de Supervisão: Pagamento por horas indevidamente ou não trabalhadas. Pagamento a empregados que já foram demitidos ou encontra-se afastados da empresa. Controle de tempo: Os dados sobre as horas trabalhadas são devidamente processados. Riscos da Confecção da Folha de Pagamento: Erros no cálculo das contribuições e deduções salariais. demissões. documentados e corretamente codificados para a contabilização. salários e deduções são autorizados devidamente. Erros na codificação gerando contabilização em centro de custo indevido. Confecção da Folha de Pagamentos: Os cálculos do salário bruto e líquido e as deduções são corretos e embasados em tempos e importâncias autorizados. Riscos do Pessoal: Introdução de nomes fictícios ou não na folha. Cadastramentos na folha de níveis salariais superiores aos autorizados Supervisão: As horas trabalhadas pelos empregados são revisadas e aprovadas devidamente. Riscos do Controle de Tempo: Pagamento a empregados por tempo que permaneceram no local de trabalho. .27 Pessoal: É responsável pelas contratações.

Todos estes pontos devem ser analisados quando o auditor estiver realizando o seu trabalho de análise e avaliação de controle interno. não contemplando transações eventuais. Pagamentos de quantidades não autorizadas. Pagamentos: O pagamento de salários e demais gastos complementares de pessoal correspondem a serviços prestados e relacionam-se somente a empregados autênticos e são devidamente autorizados pela diretoria. Já Peleias (2003) destaca limitação do controle interno: o fato de a administração exigir que os controles sejam eficientes em relação ao seu custo.6. Pagamentos de benefícios sociais não autorizados. 2. Funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias. Limitação do Controle Interno Para Almeida (2003). Riscos no Pagamento Pagamentos a pessoas que não são funcionários da empresa. a . Os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas.28 As distribuições contábeis dos custos da folha de pagamento não se ajustam às classificações de contas estabelecidas. a maioria dos controles destina-se às transações conhecidas e rotineiras. o sistema de controle interno sofre algumas limitações com relação a: Conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa.

caso elas não sejam adotadas. anteriormente levantadas. Se o auditor contatar que o sistema em uso é diferente do descrito nos manuais internos. Testes de observância do sistema de controle interno Os testes de observância consistem em o auditor se certificar de que o sistema de controle interno levantado é o que realmente está sendo utilizado.29 possibilidade de os funcionários ignorarem os controles internos. Devido aos pontos relatados. e com o passar do tempo as normas e procedimentos podem se tornar inadequados.8. é seu dever alterar as informações sobre o sistema. entretanto. o auditor deve levar em consideração essas limitações e realizar procedimentos mínimos de auditoria para testar a eficiência dos mesmos. acontece com freqüência que uma empresa tem um excelente sistema de controle interno descrito em seu manual de procedimentos. 2. a situação é totalmente diferente. 2. dos controladores e dos administradores está ligado a auditoria interna e externa. informando sobre os possíveis efeitos no seu parecer. que segundo Peleias (2003) “é onde se busca o fortalecimento das operações e o monitoramento dos ciclos .7. de forma a ajusta-las à situação real existente. o auditor tem a obrigação de comunicá-los à administração da entidade e sugerir medidas corretivas. mesmo que a empresa possua um excelente sistema de controle interno. Almeida (2003). Ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos. na prática. CFC Nº 820/97 Se o controle interno for ruim ou inexistir o auditor deve abster-se de dar opinião ou rejeitar o trabalho. O Controle Interno e a Auditoria Externa Um dos enfoques dados ao controle interno por parte dos proprietários.

segundo Almeida (2003). o auditor independente. Para avaliação dos controles internos. proteger os interesses de proprietários.30 de transações. deve seguir os seguintes passos: Levantar o sistema de controle interno. Determinar tipo. além de garantir credibilidade à publicação das demonstrações contábeis aos diversos interessados. controladores acionistas e atender as regras impostas a determinadas atividades regulamentadas”. O auditor externo tem como objetivo principal emitir opinião sobre as demonstrações financeiras auditadas. para realizá-lo. data e volume dos procedimentos de auditoria. Avaliar a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e irregularidades. o auditor deve também avaliar esses controles. que afetem as demonstrações contábeis e possam levar o usuário destas informações ao entendimento errôneo sobre as mesmas. é necessário avaliar os controles internos relacionados com as demonstrações. Caso algum controle administrativo tenha influência nos relatórios da Contabilidade. referentes a erros ou fraudes. portanto. Verificar se o sistema levantado é o que está sendo seguido na prática. que são os controles contábeis. Para o auditor o interesse está voltado para valores relevantes. . como foi mencionado anteriormente.

contando com uma equipe de 500 colaboradores (Funcionários. Volkswagen. e leitura do manual interno. onde foram investigados os setores contas a pagar.1. Representantes) altamente qualificados. para a prestação do melhor serviço. situada em Pernambuco. Atualmente conta com mais de 20. foi a primeira distribuidora de autopeças a ser certificada pelo Instituto de Qualidade Automotiva. em 2000. na sua maioria certificados com ISO 9000.31 Capítulo 3 – Estudo de Caso O objetivo deste estudo de caso é analisar o Controle interno de uma empresa comercial de peças automotivas. e departamento pessoal e como essas informações são geradas e emitidas para a contabilidade. A empresa X teve a sua fundação em abril de 1963. a fim de demonstrar a importância do mesmo em uma Empresa Comercial de Peças Automotivas. afim de demonstrar a importância no processo de gestão. em todo o Brasil. Com o intuito de sempre atender o mercado com serviços de qualidade superior. . e conta com grandes parceiros comerciais que oferece estoque uma grande variedade de produtos de alta qualidade. no qual estão descritas todas as normas e procedimentos bem como as atividades e responsabilidades de cada setor. Volvo. tesouraria.000 m² de área. São mais de 250 fornecedores. contas a receber. 3. Scania. a empresa possui um estoque de aproximadamente 11. Ford e Caterpillar. ao longo dos seus 42 anos tem se firmado como a melhor distribuidora de peças para veículos automotores do Brasil. Estagiários. Levantamento do Controle Interno Este estudo foi realizado com base em entrevistas com gerentes e funcionários em uma empresa Comercial de Peças Automotivas.000 clientes. entre eles destacamos a Mercedes. Foi estudado o fluxo administrativo financeiro.

o que dificulta um pouco no momento de solicitar uma informação de um determinado pagamento ou até mesmo um agendamento do mesmo. existem três funcionários onde cada um fica responsável por uma parte das atividades do setor. De acordo com Peleias (2003) o controle do contas a pagar. nunca se sabe que está responsável por essa função. segundo os funcionários existe a troca de função.32 3. alguns pagamentos deixam de ser feitos na data correta. deve seguir alguns procedimentos para impedir a duplicidade de pagamentos e evitar que esses pagamentos . Por falta de controle por parte dos funcionários e um software de qualidade. Controle Interno no Contas a Pagar No contas a pagar.1. o que acarreta em pedir prorrogação do vencimento ao fornecedor ou prestador de serviço ou até mesmo o pagamento de juros por atraso. e mandar uma cópia da nota fiscal junto com a requisição de pagamento onde é anexado o boleto de pagamento para ser pago no vencimento. principalmente quando são feitos depósitos bancários. muitas vezes as faturas que já foram pagas e baixadas continuam aparecendo em aberto.1. como esse rodízio é feito aleatoriamente. o que em alguns momentos foi realizado o pagamento em duplicidade. todos os pagamentos feitos a fornecedores e prestadores de serviço são a prazo. Por não possuir um software de boa qualidade. mas também existem as desvantagens. Uma vantagem nesse rodízio que é feito é que todos sabem a função do outro e em caso de falta já existe uma pessoa capacitada para substituir sem que haja nenhum tipo de prejuízo para a empresa. enviar a primeira via para a contabilidade junto com um relatório do lançamento que deve ser assinado pelo gerente e pelo funcionário que está efetuando o lançamento. afeta diretamente o sistema de controle interno. Para que seja efetuado um pagamento é necessário lançar a nota fiscal no sistema. A empresa X não trabalha com adiantamento a fornecedores.

deixando a empresa exposta a erro e fraude. evitando assim a fraude nesse setor.1. O uso de um software com uma baixa qualidade. Observa-se que não existe a segregação de função. Fica evidenciado a falta de controle interno no contas a pagar. o que por muitas vezes acarreta do envio para cartório por falta de pagamento sendo que na maioria das vezes os títulos já estão quitados. só com uma promessa de pagamento da dívida em aberto. ou ser feito um lançamento errado do valor pago. em alguns casos o cliente que está bloqueado por falta de pagamento é liberado para que seja faturado para ele. não tendo sido feita a baixa no sistema bancário. 3. Existem muitas falhas principalmente nas baixas de duplicatas. possui dois funcionários. o que por muitas vezes acarreta não ser dada baixa em um pagamento realizado pelos clientes. O único controle que é adotado nesse processo é a assinatura do gerente autorizando o pagamento das faturas. Como existem muitas falhas no processo do contas a receber a provisão para devedores duvidosos não tem o valor correto por falta de um controle . há a mistura de função e com as atividades da cobrança. Controle Interno no Contas a Receber Os controles internos. esse desbloqueio é feito através de uma ordem por escrito do gerente. permite uma abertura a fraude. no contas a receber são bem parecidos com os do contas a pagar. a começar pelo software utilizado e outros por falta de uma boa gestão pois. pois em muitos momentos os pagamentos efetuados já baixados no sistema ainda continua aparecendo em aberto.2. fica mais difícil descobrir que cometeu. pois em caso de erro. onde todos os funcionários misturam suas funções o que dificulta bastante a administração desse setor.33 sejam efetuados sem a documentação comprobatória.

e muitas vezes por querer faturar mais. e não é fixado um limite de crédito para os clientes. e funcionários para resolverem algum tipo de problema. o gerente permite o desbloqueio de clientes com débito vencido que seja efetuadas vendas a prazo. No manual de controle interno estão descritos os procedimentos a serem adotados pelos funcionários. a começar pela segregação de funções. no contas a receber. entram clientes para efetuar pagamentos de vendas à vista. e demais valores a receber sejam registrados corretamente. dentre outros fins. contradizendo o que a literatura destaca e indo de contra o sistema de controle interno. na prática não é obedecido. pois o manual interno determina que só um funcionário tenha acesso as disponibilidades do caixa. devem. só que.3. efetuadas a prazo. pois o único local que o mesmo dispõe é a gaveta da sua mesa e mesmo assim quando ele se ausenta pra almoçar os caixas ficam por conta dos outros dois funcionários que estão na sala.34 Os controles internos. Controle Interno na Tesouraria Os controles internos na área de tesouraria são os mais deficientes. 3. garantir que as vendas. A empresa não trabalha com adiantamento a clientes. algumas vezes falta dinheiro no caixa de venda à vista e no fundo fixo. e não fica determinado o que cada um ficará responsável. pois como o setor só possui dois funcionários e como possui muitas coisas para fazer eles dividem as funções entre si. só que na prática é bem diferente. e nesse caso. O responsável pelo caixa fica totalmente desprovido de uma segurança maior para poder guardar o dinheiro do fundo fixo e das vendas a vista.1. a começar que a pessoa responsável pelo caixa não tem uma sala onde poucas pessoas tenham acesso. Por não possuir um controle mais eficaz com as disponibilidades da empresa. todas as compras são a vista ou a prazo. Os pagamentos das notas .

etc. o que dificultaria mais o erro e a fraude. • Somente pessoas autorizadas devem movimentar a conta bancária. • Todos os recebimentos devem ser depositados diariamente. para pagamentos. Não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa. pois só um funcionário tem acesso para efetuar algumas movimentações na conta. e segundo Almeida (2003) deve englobar alguns procedimentos. Por ser uma área mais exposta a fraude. . • O dinheiro recebido deve ser depositado de forma intacta. nominativos e assinados à vista da documentação comprobatória. devem ser cruzados. O único ponto em que o controle interno é seguido de forma correta é o acesso a conta bancária da empresa. o recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos é uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável. o que ocasiona a não quitação da dívida por falta de fundos no banco. são depositados no dia seguinte. o que dá uma grande margem a fraude e erro. • Os cheques. A conciliação bancária é feita semanalmente pelo analista contábil. os controles nesta área requerem cuidados especiais por parte da administração da empresa. entre eles destacamos: • Segregação de funções. O acesso a conta bancária da empresa para efetuar algumas transações é só por um funcionário que possui a senha. A conciliação bancária deveria ser feita diariamente. Com essa investigação constatamos que na prática muitos pontos descritos pela literatura não ocorrem. • Conciliações bancárias periódicas. é uma pratica comum receber cheques de terceiros para pagamento.35 fiscais à vista. expondo-a ao não recebimento da venda por falta de fundos. já que não é feito a consulta junto ao banco do cheque que está sendo recebido. o acesso total a essa conta é por conta da diretora financeira.

Durante esse período o funcionário passará pela avaliação do responsável da área. Portanto. O responsável pelo departamento pessoal. Caso as faltas sejam justificadas o funcionário deve . chamado EMS. através de um formulário de avaliação interna. caso não haja é descontado do funcionário. faltas ou horas extras.1.4.Após realizado todo o processo de recrutamento.36 3. Controle de Ponto . são emitidos relatórios. Mensalmente. e o encaminha para o Exame Médico Admissional. Na data de sua admissão o funcionário é cadastrado no Sistema de Folha de Pagamento. adesão ao vale transporte. a auxiliar do departamento pessoal solicita ao novo funcionário a documentação exigida pela empresa para que seja feito o cadastro do funcionário no sistema da empresa. atrasos e horas extras. assistência médica e logo após é encaminhado ao setor onde irá trabalhar. e em caso de atrasos. A empresa entrega ao funcionário uma carta de autorização. Controle Interno no Departamento Pessoal Admissão . faz as anotações e assina a Carteira de Trabalho e a devolve para o funcionário.O ponto de freqüência e horas trabalhadas dos funcionários é eletrônico e integrado com o sistema EMS de folha de pagamento. é feito um Contrato de Experiência. prorrogável por mais 45 dias. assina o contrato de trabalho. onde deverá ser apresentada ao banco para que o mesmo abra a conta salário do funcionário. pelo período de 45 dias. todas as faltas. através de seu crachá. não justificadas a mesmo procura o responsável da área e verifica se há alguma justificativa. A documentação é conferida e o candidato preenche um formulário de “Solicitação de Emprego”. No primeiro momento. são registrados quando funcionário entra e sai da empresa.

Após a elaboração da folha é feita a contabilização e impresso o resumo da folha. do qual é enviada uma cópia para a Contabilidade onde o analista contábil vai conferir se todos os lançamento foram efetuados corretamente. anexar o atestado ou algum outro documento que comprove a ausência. que é enviado para o contas a pagar para ser lançado no sistema o pagamento e autorizar o banco a fazer os devidos depósitos. partindo da definição de cálculo. efetuada pelo responsável do departamento pessoal. São processados os cálculos referentes às provisões de Férias e 13º Salário e são impressos duas vias. só que não existem um controle rígido dessas horas. O mesmo verifica se os parâmetros do sistema estão corretos. as horas-extras não passa pela gerencia. antes de gerar a folha. não são pagas as horas extras em dinheiro. Elaboração da folha de pagamentos . os números das contas correntes e os valores a serem creditados. elas vão para o banco de horas. Nesse setor verificamos que não existe um controle de horas e muitos descontos são feitos indevidamente em relação a atrasos e alguns outros que muitas vezes descontam e que ninguém explica o que significa. Na empresa X. mês de competência e código da operação. que nunca sabe quais os funcionários que estão .37 preencher o formulário de ausência. É emitida uma relação com os nomes dos funcionários. que é assinado pela gerência. constantemente há o extravio de documentos enviados pelos funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do mesmo. que é o único funcionário que tem acesso ao arquivo da Folha. e caso tenha alguma alteração na legislação referente a incidência na folha de pagamentos.A Folha de Pagamentos é elaborada através do sistema EMS. como período de apuração. e a outra é arquivada no departamento pessoal. junto com a folha. uma via é enviada para a Contabilidade. pois tem uma senha individual. ele as mudanças no sistema.

O que comprova uma grande falta de controle nesse departamento.38 fazendo e também para poder cobrar o pagamento das mesmas ao responsável pelo departamento. deixando a empresa exposta aos riscos de fraude e erro por parte dos funcionários. .

uma forma de contribuir com o sucesso de qualquer empresa é a melhoria do sistema de controle interno que deve ser acompanhado e revisado periodicamente. e isso influirá diretamente no resultado da empresa. porque as informações geradas pelos setores são incorretas. O Sistema de Controles Internos. para verificação da situação das empresas e qual foi a reação das ações planejadas e dos resultados esperados pela alta administração. são considerados ferramentas importantes e eficientes. por muitos autores. Em todos os setores contatamos que a empresa não possui um software. o que a deixa exposta a erros e fraude. As áreas de escolhidas para realização da investigação são necessárias a atividade da empresa já que estão mais expostas a erro e fraude. e a qualificação das pessoas envolvidas. o que a deixa exposta a erro e fraude. Na investigação realizada em uma empresa comercial de peças automotivas. conseqüentemente a contabilidade irá informar um valor que não condiz com a realidade. Observamos que esse novo cenário de negócios impõe a necessidade de mudanças para todos os tipos de empresas e para os profissionais que nela trabalham. . devem desenvolver estratégias de planejamento eficazes para otimizar os recursos nas suas operações.39 Capítulo 4 – Conclusão Todas as empresas que desejam manter-se de forma competitiva e obtendo bons resultados diante de um mercado tão complexo e desenvolvido economicamente. influenciando no processo de tomada de decisão e de gestão. contatamos que a mesma possui um sistema de controle interno ineficaz. para avaliar sua eficiência como sistema de controle.

Constantemente há o extravio de documentos enviados pelos funcionários como atestado médico e declarações que justificam a falta ou atraso do mesmo. as horas-extras não passa pela gerencia para que sejam autorizadas. No contas a receber. o que dificulta bastante a administração desse setor. O recebimento de cheques de terceiros e a não consulta dos mesmos é uma prática que deixa a empresa em uma situação desfavorável. Na tesouraria. podemos observar que a própria gerência passa por cima do controle interno.40 No contas a pagar constatamos que não existe a segregação de função. A conciliação bancária deveria ser feita diariamente. e fixa limite de crédito para os clientes. expondo-a ao não recebimento da venda por falta de fundos. No departamento pessoal verificamos que não existe um controle de horas e muitos descontos são feitos indevidamente. o mesmo permite o desbloqueio de clientes com débito vencido que seja efetuadas vendas a prazo. o que dificultaria mais o erro e a fraude. não existe só uma pessoa com o acesso ao caixa. o que dá uma grande margem à fraude e erro. pois em caso de erro ou fraude. . fica mais difícil descobrir que cometeu.

Acesso em 10 de Março de 2005. PELEIAS. Disponível em www. Elizabete Marinho Serra. Boletim Temática Contábil e Balanços – IOB. 3ª ed. Conselho Federal de Contabilidade. NEGRA.br. Resolução 820. Paulo. Manual de Trabalhos Monográficos de Graduação. 2001. São Paulo: Ed. Boletim Temática Contábil e Balanços – IOB. São Paulo: Atlas. Atlas. Acesso em 10 de Março de 2005.41 Bibliografia ALMEIDA. de 17 de dezembro de 1997.br.gov. 2003. São Paulo. São Paulo: Ed. Resolução 974 do CFC. Ernesto. de 31 de dezembro de 2003.cfc.gov. São Paulo. Bookman. Aprova a NBC T 11 – Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis com Alterações e dá outras providências. Controladoria: Agregando valor para a Empresa. Ivan Ricardo. São Paulo: Atlas. Falando sobre controle interno. MARRA. Antonio Carlos. Atlas. Aprova a NBC T 11 IT 10 . SCHMIDT. 4ª ed. Falando sobre controle interno. 6ª Edição.Transação com Partes Relacionadas. PELEIAS. Boletins Nº 37/2003. 1999. Ivan Ricardo. Disponível em www.cfc. FRANCO. São Paulo: Ed. Especialização. do CFC. Conselho Federal de Contabilidade. Métodos e técnicas de Pesquisa Social. NEGRA. Atlas. . Mestrado e Doutorado. Carlos Alberto Serra. 5ª ed. Auditoria (Um curso Moderno e completo). 1998. ATTIE. 2003. Porto Alegre: Ed. GIL. Willian. Hilário. Marcelo Cavalcanti. Boletins Nº 50/2003. Auditoria Contábil. 2002. Auditoria: Conceitos e Aplicações.

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