CADERNOS FUNDAP -Sio Paula - Ane 4-N&B- pgs 17-20- Abr/1988 Uma politica de gestao de documentos: preparar a documentacao do Século XX para o Século XX! Introdug&o e histérico A concsituacdo de arquivo pablico e, de maneirs mais pre. a formago dos arquivos nacionais acompanham a his- toria dos Estados modernos e permitem uma compreensio maior das crises e alternativas de sua realidade politico-ad- ministrative, Pode-se afirmar que as mudancas ocorridas nna arquivologia, dasde o final do Século XVIII, refletem as crises do modelo pol(tico-administrative contemporaneo. Embora a primeira idéia de centralizago de arquivos pi blicos tenha surgido na Peninsula Ibérica, durante a expan- fo ultramarina dos Séculos XVI e XVII, sua institucionali- ago $6 adquiriu forma na Franga a0 final do Século XVIII, durante a Revoluco Francesa, No perfodo medieval, 2 existéncia de arquivos secretos cofres, fracionados e particulares, traduzia a estrutura pes- soal @ incipiente do Estado, além de demonstrar a visio ex- lusivista da guarda dos documentos dos principes ¢ prola: dos. Com a instalaco do Estado nacional moderno, no en tanto, houve uma evidente reverso no entendimento das fi- nalidades dos arquivos. w Colina Varoas do Amaral Peixoto Morsira Franco Socisioga Dietors Gere! do Arquive Nacional Em 1789, através da Astombiéia Nacional Constituinte, criaramse os Arquivos Nacionais de Franga, Pela primeira vez, 0 Estado assumiu a responsabilidade pela conservacéo do sous segistros @ garantiu 0 acesso dos cidaddos 2 eles. Os ideais de nacionalidade e de democracia, reproduzidos nos arquivos franceses, expandiram-se pela Europa. Surct ram, assim, depdsitos centrais de documentos de arquivo ‘em diferentes palses, cada um atendendo &s especificidades politico-administrativas de seus respectivos Estados, Em ‘conseqiiéncia, ampliou-se @ dimensio coletiva dos acervos acionais, propiciando @ imediata centralizago. adminis trativa dos arquivas piablicos. ais medidas, entretanto, no prevaleceram em todos os arquivos nacionais, A formaco dos arquivos ingleses, por exemplo, no seguiu a linha centralizadora estabelecida na Franca. De acordo com a realidade politica britanica, os ar uivos ingleses foram organizados om 1833, segundo um modelo tipicamente descentralizante, Na Alemanha, cua unidade politica consolidou-se a0 final do Século XIX, as sim como na Italia, os arquivos centrais se instalaram apenas no Século XX, Até entdo houvere indmeras tentativas de se unificar a produggo documental do reino alemdo, o que foi retardado por forca de uma exprossiva autonomia dos Linder. A ceriagio do Arquivo Federal da Alemanha, subordinado 20 Ministério do Interior, sofreu profunda influéncia da neces-Politica de gestéo de documentos sidade de se reunir uma colegio arquivistica que expressasse (© conhecimento sobre a unidade alema. A estrutura desse arquivo & a expressio de tal contingéncia histérica. Possui ‘uma Divisio de Arquivo Militar, que organiza os documen- 108 do Exército e da Marinha com 0 objetivo de desenvolver ‘2 pesquisa cientifica sobre 0 parfodo de Bismarck e 2 Primeira Guerra Mundial. Da mesma forme, dispde de uma Divisio de Documentos Privados e Arquivos Perticulares, ‘com @ finalidade de reunir diversos tipos de documentos de partidos, propaganda e cartazes. As circunstincias determinantes do estabelecimento e con- solidago dos arquivos pUblicos privilegiam os seus propos tos histbricos, mais do que os cientificos ou administrati- vos. E no poderia ser de outra forma. A preocupacdo de voltar os arquivos no s6 3 acumulagio documental, como também & pesquisa historica e 8 viabilizacdo administrativa, associa-se intimamente & complexidade burocritica do Ee tado contemporéneo. ‘Apesar das diterengas encontradas nos arquivos pablicos na Europa podemos dizer.que a tradigfo arquivistica iniciada rna Franca, 20 final do Século XVIII, se manteve pratica- ‘mente intacta até meados do Século XX. Apés a Segunda Guerra Mundial, os Estados Unidos instauraram uma reforma administrativa de vulto, tendo em vista a necessi- dade de racionalizar @ controlar a informagio de grandes ‘mastas documentais, Coube a sagunda Comissio Hoover, em 1950, propor tal mudanca no ambite do governo federal, atingindo inclusive 0 seu Arquivo Nacional. Se até onto a arquivistica se preocupava preservagio de dacumentos antigos e de valor his reorganizago administrativa norte-americana criou_ um modelo que estabelecia o controle de documentos de arqui- vo, desde a sua producfo e armazenamento até a sua destinago final, como documento de vator permanente, A teoria das trés idades O reflexo dessas reformas se faz sentir na arquivologia pela grunciago da “teoria das trés idades", segundo a qual os, documentos de arquivo devem passer por trés fases: na de correnta, a utilizacdo administrativa dos documentos ain- dda é muito intensa e eles devem, portanto, permanecer pro ximot & administragSo que os produziu. A medida que a documentago passa a ser menos consultada, tem de ser transferida aos arquivos intermedisrios, onde aguarda sua dostinaglo final; aps @ aplicagdo das tabelas de temporal dade (instrumentos de avaliago de arquivos), podem ocor- fer a eliminagio ou o recothimento 20 arquivo permanente, 18 A partir dat, os documentos de arquivos correntes @ inter: medidrios s80 considerados tdo importantes como os do- ‘cumentos de valor hist6rico ou permanente, E 0 surgimento ‘do modelo sistémico de organizago de arquivos, no qual o documento publico ¢ controlado desde a sua producto, denominado pelos norte-americanos de records management, ‘ou seja, a geréncia de documentos com a participacio do ar- quivo pablico de ambito nacional. Uma das solugSes encontradas pelos norte-americanos a fim de agilizar 0 sistema de controle arquivistico foi a institu- ionalizago do arquivamento intermedidrio, Em decorrén- cia do grande volume de documentos produzidos durante 8 Segunda Guerra Mundial pela Marinha e pelo Exército, ins talou-se, em 1941, 0 primeiro depésito intermedisrio, Ao fim de algum tempo, jé existia nos Estados Unidos uma rede de arquives com tais caracter(sticas. ‘A economia proporcionada por esses depésitos foi tdo evi dente que 0 Arquivo Nacional, em Washington, resolveu ‘adotar institucionalmente a formula do arquivamento da se gunda idade. Assim, em 1947, com a primeira Comisséo Hoover, criowse um grupo de trabalho, sob a direcdo de Emest J. Lealy, incumbido de elaborar estudos destinados 2 implantaco de arquivos intermediérios. Em 1950, com 3 promulgagio do Federal Records Act, proposto pela segua- da Comissio Hoover, estabeleceu-se a divisio dos Estados Unidos em 10 regides administrativas, devendo cada uma elas possuir um arquivo intermediario de Ambito federal A. 19 de maio de 1950 era inaugurado, em Nova York, 0 primeiro Centro de Arquivamento Intermediério e, em se- guida, os de Washington, Chicago e Séo Francisco. Em 1954, 10 arquivos Intermedisrios j@ estavam definitivamen tw implantados, Dentre as vantagens do estabelecimento de arquivos inter- medidrios podemos citar a liberacio de espacos fi sicos, a re- dugio, a0 essencial, da massa documental a ser recolhida, @ ‘economia de custos pela simplicidade de instalacdes e equi pamentos, bem como a redueio de pessoal, Contudo, a sim. piles instalacio de arquivos intermediarios no resolve o pro- blema da agiliza¢o do modelo sistémico. Esse foi, inclush ‘© erro om que incorreu a maioria dos arquivos {atino-ame. ricanos, Pera se obter eficigncia em tal modelo 6 preciso ceriar condigBes para que se implante a formula da gestéo de documentos. ‘A UNESCO define gesto de documentos como a parte do proceso administrative relacionada a aplicacdo de princt- ios de economia e eficscia na criago, manutenco © uso de documentos, bem como na sua eliminago. Compreende, portanto, a planifica¢do, 0 controle, a direcdo, a organiza- fo, a capacitagdo, a promos e outras atividades geren- Ciais relativas a criagdo de arquivos ¢ sua manutengéo, in- cluindo © manejo de correspondéncia, formularios, diretri-