Relatórios Gerenciais - Base para Tomadas de Decisão

Uma compilação de originais elaborados por: Francisca Moraes e Charbel Atalla Antonio Resumo Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz. Entre outros aspectos as atividades do administrador de empresas incluem a elaboração de relatórios gerenciais cuja finalidade principal é apresentar aos superiores hierárquicos os resultados de pesquisas e demais trabalhos por estes solicitados. Essas informações devem estar contidas em um sistema de relatórios periódicos definido, estratificado para os diversos níveis de cargos com poderes para decisão, com a profundidade de detalhes necessária que cada um dos executivos exigirem, sendo que as informações oportunas devem antecipar-se ao momento em que as decisões devem ser tomadas. A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição, que freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e resultados para vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que não possuem o elemento "lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de financiadores externos, a necessidade de apresentar os resultados obtidos ao longo do tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e complexa. Definição Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial. O que é um relatório gerencial? Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao longo de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados nos dados apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao qual se destina. Qual a importância de demonstrar o desempenho? A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de resultado. É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários) avaliar onde, como, quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os recursos recebidos pelas instituições e sua capacidade de execução de novos projetos. Como fazer um bom Relatório Gerencial 1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso. Página 1 de 16

como o Excel. nas suas mais variadas formas possíveis (linhas. e quais os valores de meses anteriores. têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques. A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações. ou quando terá que chegar aos 100% ? Dependendo do tipo de Relatório Gerencial. Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página. tabelas. buscas e pesquisas.2. resumida e apresentada no Índice. preferencialmente já no título. Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível. geralmente é de extrema valia.).) – softwares de planilhas. desenhos. e eles são gerados em segundos. etc. prazos e qualidade. Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento. gráficos. geralmente agrega um bom valor. pizza. o arquivamento. 4. justificativas. entre outras coisas. mais ou menos específicos. Anexos. Descrever ou relacionar os objetivos. O uso de ilustrações. Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio. pode ajudar bastante. Geralmente elas abrangem três aspectos principais . fotos. porém é uma falha comum. Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado.Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. Uma exposição bem estruturada (tópicos. Glossários. margens. Merece destaque o uso de gráficos. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta. convém também que. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade . além do título. As páginas devem ser sempre numeradas e. Bibliografia ou Referências. Mas podem existir muitos outros. pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução. apresentando-os ou não no próprio relatório. capítulos. 3. Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. etc. Criando relatórios gerenciais O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os relatórios devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode Página 2 de 16 . O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto. ou a tendência. detalhes. etc. Relatórios periódicos devem estar assim identificados. Recomendações. Conclusões. entre outros.custos. Sumários. Objetivos. Conteúdo . Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos. barras. tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados.em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas.

por exemplo. conseqüentemente. pois servirão para a tomada de decisões estratégicas. estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em procedimentos padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento e tratamento). pois a partir deles vão poder tomar decisões sobre atividades do dia-a-dia. conhecer o detalhe de cada um dos pagamentos que foram feitos com os recursos destinados ao mesmo projeto é imprescindível para a avaliação da situação atual. Os dados que serão analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente incluindo demonstração em gráficos). processo ou resultado em análise). não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos detalhados. tendências (variação do nível dos resultados em períodos consecutivos) e comparação (com outros produtos/serviços ou com outras instituições). está sendo preparado o relatório da instituição para a Assembléia Anual. exigindo maior riqueza de detalhes. para o planejamento das demais etapas e para elaborar o orçamento de projetos similares futuros. os dados analíticos mensais são de importância fundamental. O estabelecimento de indicadores deve ser feito cuidadosamente. que pode ser demonstrada de forma extremamente analítica ou simplificada e objetiva. que podem ser entendidos como formas quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos. Se. simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os responsáveis e usuários). se forem apresentados todos os lançamentos contábeis mensais. Alguns critérios básicos devem ser utilizados na escolha dos indicadores: importância (devem captar as principais características do que está sendo avaliado). Provavelmente. O acompanhamento da evolução dos indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a avaliação dos resultados passados. que não facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a tomada de decisões. desta forma. o desempenho da instituição. Para um determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a contrapartida dada pela instituição. para um outro o importante pode ser o valor dos recursos utilizados para cada um dos beneficiários do projeto patrocinado ou o número de pessoas atendidas. O segundo passo é a escolha dos indicadores. serviços e processos e. de modo a garantir a disponibilização dos dados e resultados mais relevantes no menor tempo possível e com o menor custo. uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução financeira da instituição ao longo do período. abrangência (devem ser representativos do produto. serviço. registrar e armazenar). a análise dessa evolução será muito mais extensa e complexa do que se for apresentado um gráfico com o comportamento das receitas e despesas da instituição e uma análise e justificativa das contas que tiveram maior oscilação no período. para o responsável por um projeto. Página 3 de 16 . o quarto passo é selecionar o conteúdo que melhor pode satisfazê-las. O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados. eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar atual dos resultados no período avaliado). É sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de informações esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados.ser avaliado. comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares). Por outro lado. Conhecendo as necessidades do público-alvo. para os administradores internos. isto pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos estabelecidos para a organização. No entanto. acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar.

geralmente também é possível. por exemplo. é ideal verificar se as informações estão adequadas ao público-alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final. dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria – e. Mas. No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos. para isso. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. que deve ser cuidadosamente estudada. Imagine-se no lugar de quem receberá o relatório e como ele poderá utilizar as informações para resolver seus próprios problemas (que são diferentes dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível para o entendimento do usuário da informação. peça para que outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao destinatário) leia o documento e diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode melhorar. tanto na seqüência como na forma. de alguma forma. e conveniente. enquanto um gráfico em forma de barra pode mostrar a evolução da quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico em forma de pizza é mais adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento no total de receitas. um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posição geográfica das ações da instituição. O sexto passo é a apresentação das informações. Como usar um Relatório Gerencial Quem. as projeções futuras e a comparação entre períodos. O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e. é necessário identificar previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento. mas que são de difícil entendimento para quem não atua na área. com cuidado especial na escolha das cores e formas. A visualização gráfica das informações facilita o entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada sempre que possível. Utilize padrões que possam ser mantidos ao longo do tempo. se é de fato um bom Relatório Gerencial. evitando usar termos técnicos e utilizando expressões de uso mais comum. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações provavelmente não têm o mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os dados. provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria. mas a forma também é muito importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. O mais importante é o conteúdo. Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. Após a elaboração do documento. de modo a facilitar o entendimento da situação atual. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou expressões de uso comum em seu dia-a-dia. o melhor.A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de relatórios gerenciais. agora já é melhoria contínua! Kaizen! Página 4 de 16 . quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com que eles deverão estar disponíveis para a elaboração do documento. consolidação e análise dos dados. Também óbvio – também referente a uma falha comum. Facilite o entendimento das informações. tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo.

para as pessoas a quem são endereçadas.Características As principais características que um bom conjunto de relatórios deve possuir são: Utilidade Os relatórios devem ser instrumentos auxiliares das decisões e acioná-las e Os relatórios devem conter uma apresentação imparcial de todos os fatos relevantes de uma situação. em regime de exceção. Os relatórios devem ser consistentes e neles devem ser apresentados fatos em base comparativa. Página 5 de 16 . valores acumulados do exercício. variações de orçamento. devem ser endereçados às pessoas certas contendo apenas os tipos de informação em que elas estão interessadas. Para esta finalidade. Os relatórios devem enquadrar-se na estrutura orgânica. consistente com a apresentação de uma visão rigorosa e independente dos fatos. Os relatórios devem ter a maior concisão possível. isto é. termos técnicos de contabilidade. são mais valiosas do que dados meticulosos apresentados tardiamente para efeito de tomada de decisões. Os relatórios devem ser preparados cobrindo períodos definidos e serem produzidos com rapidez suficiente para habilitar a execução de ações corretivas em tempo hábil. Rigor independência Consistência Clareza Concisão Oportunidade Economia Objetividade Segundo Perez et al (1999) Modelo de relatório gerencial A título de exemplo insere-se nas próximas páginas uma estrutura de relatório gerencial que poderá ser adaptada em elaboração de relatórios específicos. valores do mês. é valido o conceito de que aproximações razoáveis da verdade dos fatos. informadas em tempo hábil. como dados de períodos anteriores. Os relatórios devem apresentar-se de percepção rápida. A este respeito. valores orçados. sobre os fatos pelos quais são responsáveis. estes devem ser incluídos em relatórios subsidiários. economia ou engenharia devem ser evitados sempre que possível. Se necessários detalhes. com um significado definido para as pessoas a quem são endereçados. e informações cujo custo de apuração seja razoável em face de seu valor. Os relatórios devem conter somente informações relevantes.

TÍTULO DO RELATÓRIO LOGOMARCA DA EMPRESA / INSTITUIÇÃO (quando houver) Relatório Gerencial (subtítulo) Data de entrega do relatório: dia/mês/ano Página 6 de 16 .

..... Desenvolvimento.......................................................................Sumário: 1 2 3 3....................... xx xx xx xx xx xx xx xx Página 7 de 16 ........................................................................................................................................................ Análise dos resultados.................................. Resultados.................................................................................................... Detalhamento da realização das ações ... Declaração do solicitante do relatório ........1 4 5 6 7 Introdução . Declaração do emitente do relatório ............................................................................................ Considerações Finais...................................................................................................

sendo fornecidas informações complementares acerca dessas atividades. será apresentado nesse relatório o comparativo entre as metas pactuadas e os resultados obtidos na condução das atividades propostas. previdenciária e fiscal da XXXXX.INTRODUÇÃO Inserir uma breve descrição do projeto/assunto/problema (1 a 2 páginas). O Termo de Parceria tem como objeto ___________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______. considerando o Quadro de Indicadores e Metas e o Quadro de Ações previstas no Programa de Trabalho. serão anexados a este relatório os comprovantes de regularidade trabalhista. a fim de permitir verificar se os resultados previstos nesta parceria estão sendo alcançados. em dia/mês/ano. De maneira complementar. será apresentado o demonstrativo consolidado das receitas e despesas realizadas na execução do Termo de Parceria e suas notas explicativas. Trata-se de um projeto de grande relevância.1 . Visa demonstrar o desempenho da XXXX no desenvolvimento das atividades previstas no Termo de Parceria. Ex: Este relatório de atividades é o mecanismo de acompanhamento e avaliação do Termo de Parceria firmado entre a Secretaria de Estado _________ e a XXXX ______. Ainda em consonância com a legislação pertinente. no período do (dia) de (mês) de (ano) a (dia) (mês) de (ano). pois ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________. Em obediência ao parágrafo primeiro da Cláusula Oitava do Termo de Parceria e considerando a relevância da demonstração dos resultados obtidos. Página 8 de 16 .

2 – DESENVOLVIMENTO DO RELATÓRIO Nessa seção poderão ser incluídos: textos descritivos. layouts. cronogramas. etc. gráficos. Página 9 de 16 . tabelas. fluxogramas. quadros.

Descrever como foi o processo de realização da meta focando as atividades intermediárias relevantes envolvidas. Página 10 de 16 .3. os produtos obtidos.RESULTADOS Na descrição dos resultados alcançados deve-se explicitar as razões do cumprimento ou descumprimento de cada indicador. e a forma com que tais resultados podem ser comprovados. apontando fatores facilitadores e fatores dificultadores de seu atingimento.

indicando o processo ou etapas intermediárias relevantes e produtos obtidos.1 – Detalhamento da realização das ações: Inserir primeiramente os atributos da ação pactuados no termo de parceria e logo depois o detalhamento do resultado atingido.3. Explicitar como se deu sua realização. É importante também apontar fatores facilitadores e fatores dificultadores na consecução da ação. Descrever as razões do cumprimento ou descumprimento da ação. e a forma com que tal ação pode ser comprovada. Página 11 de 16 .

– ANÁLISE DOS RESULTADOS Fazer uma análise dos resultados obtidos. explicitando a relevância e a necessidade de sua realização. bem como influências e impactos na organização. 12 .4.

as alternativas propostas.5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS É importante que se faça um balanço das ações implementadas. identificando possíveis riscos e oportunidades na consecução do objeto do relatório. bem como as expectativas para os períodos seguintes. 13 . Exemplos: registro fotográfico e demais informações relevantes para o entendimento do relatório que não tenham sido inseridas diretamente em algum indicador ou ação. as soluções encontradas. Deve-se relatar as dificuldades enfrentadas. Caso julgue necessário apresentar outras informações que devem ser descritas em anexos.

__________________________________ Nome do solicitante do relatório Cargo do solicitante 14 . para todos os fins.6 – DECLARAÇÃO DO EMITENTE DO RELATÓRIO Declaro. Local. que são verídicas todas as informações contidas nesse Relatório Gerencial. dia de mês de ano.

ratifico e atesto a fidedignidade das informações nele contidas. dia de mês de ano. por mim analisadas. Local. diante das informações nele contidas.7 – DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE DO RELATÓRIO Declaro ter lido o presente relatório gerencial e. Aqui o solicitante pode apresentar alguma consideração ou ressalva. __________________________________ Nome do solicitante do relatório 15 .

com. Relatórios Gerenciais. 1997 Perez Jr. Indicadores da qualidade e desempenho. São Paulo: Pioneira. Newton Tadachi.Referências bibliográficas: DRUCKER. Relatórios Gerenciais – Base para tomada de decisão.biblioteca.sebrae. 4a.br/pdf/Artigo%20Relatorios%20Gerenciais%20%20revisto%2 0-%20Site%20Tangram%20Social.pdf 16 . Charbel Atalla. Administração de organizações sem fins lucrativos . FLORES.com. Luis M.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/ $File/Relat%C3%B3rios%20Gerenciais. 1996 Moraes.Princípios e Práticas. e Costa. José H.. disponível em: http://www. 1999.doc TAKASHINA.. Oliveira. Atlas. ed. São Paulo. Disponível em: http://www. Francisca. Antônio. Peter F. Elaboração das demonstrações contábeis. 2ª ed.tangramsocial.br/bds/BDS. Rogério G. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed. Mario Cesar Xavier.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful