Relatórios Gerenciais - Base para Tomadas de Decisão

Uma compilação de originais elaborados por: Francisca Moraes e Charbel Atalla Antonio Resumo Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz. Entre outros aspectos as atividades do administrador de empresas incluem a elaboração de relatórios gerenciais cuja finalidade principal é apresentar aos superiores hierárquicos os resultados de pesquisas e demais trabalhos por estes solicitados. Essas informações devem estar contidas em um sistema de relatórios periódicos definido, estratificado para os diversos níveis de cargos com poderes para decisão, com a profundidade de detalhes necessária que cada um dos executivos exigirem, sendo que as informações oportunas devem antecipar-se ao momento em que as decisões devem ser tomadas. A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição, que freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e resultados para vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que não possuem o elemento "lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de financiadores externos, a necessidade de apresentar os resultados obtidos ao longo do tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e complexa. Definição Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial. O que é um relatório gerencial? Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao longo de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados nos dados apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao qual se destina. Qual a importância de demonstrar o desempenho? A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de resultado. É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários) avaliar onde, como, quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os recursos recebidos pelas instituições e sua capacidade de execução de novos projetos. Como fazer um bom Relatório Gerencial 1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso. Página 1 de 16

Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. e quais os valores de meses anteriores. entre outros. etc. prazos e qualidade. Criando relatórios gerenciais O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os relatórios devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode Página 2 de 16 . Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível. Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página. resumida e apresentada no Índice. pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução. Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos. convém também que. além do título. As páginas devem ser sempre numeradas e. Geralmente elas abrangem três aspectos principais . Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. como o Excel. Relatórios periódicos devem estar assim identificados. apresentando-os ou não no próprio relatório. O uso de ilustrações. margens. Recomendações. Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento. A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações. fotos. mais ou menos específicos. Anexos. O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto. porém é uma falha comum. o arquivamento. capítulos. Merece destaque o uso de gráficos. e eles são gerados em segundos. Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado. gráficos. Glossários. Mas podem existir muitos outros.) – softwares de planilhas. entre outras coisas. Descrever ou relacionar os objetivos. preferencialmente já no título. Uma exposição bem estruturada (tópicos. pizza.). 4. Bibliografia ou Referências. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta. Conclusões. geralmente é de extrema valia. barras. Sumários. ou quando terá que chegar aos 100% ? Dependendo do tipo de Relatório Gerencial. justificativas. geralmente agrega um bom valor. desenhos. Conteúdo . Objetivos. 3. o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade . buscas e pesquisas. etc.custos.2. ou a tendência. nas suas mais variadas formas possíveis (linhas. têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques.em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas. etc. detalhes. tabelas. pode ajudar bastante. tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados. Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio.

que podem ser entendidos como formas quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos. pois a partir deles vão poder tomar decisões sobre atividades do dia-a-dia. pois servirão para a tomada de decisões estratégicas. Para um determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a contrapartida dada pela instituição. a análise dessa evolução será muito mais extensa e complexa do que se for apresentado um gráfico com o comportamento das receitas e despesas da instituição e uma análise e justificativa das contas que tiveram maior oscilação no período. Provavelmente. O segundo passo é a escolha dos indicadores. O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados. uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução financeira da instituição ao longo do período. registrar e armazenar). exigindo maior riqueza de detalhes. de modo a garantir a disponibilização dos dados e resultados mais relevantes no menor tempo possível e com o menor custo. serviço. desta forma. não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos detalhados. para um outro o importante pode ser o valor dos recursos utilizados para cada um dos beneficiários do projeto patrocinado ou o número de pessoas atendidas.ser avaliado. está sendo preparado o relatório da instituição para a Assembléia Anual. para os administradores internos. O estabelecimento de indicadores deve ser feito cuidadosamente. serviços e processos e. que não facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a tomada de decisões. Os dados que serão analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente incluindo demonstração em gráficos). se forem apresentados todos os lançamentos contábeis mensais. o desempenho da instituição. Se. conseqüentemente. abrangência (devem ser representativos do produto. que pode ser demonstrada de forma extremamente analítica ou simplificada e objetiva. No entanto. conhecer o detalhe de cada um dos pagamentos que foram feitos com os recursos destinados ao mesmo projeto é imprescindível para a avaliação da situação atual. para o responsável por um projeto. os dados analíticos mensais são de importância fundamental. isto pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos estabelecidos para a organização. tendências (variação do nível dos resultados em períodos consecutivos) e comparação (com outros produtos/serviços ou com outras instituições). por exemplo. simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os responsáveis e usuários). o quarto passo é selecionar o conteúdo que melhor pode satisfazê-las. Alguns critérios básicos devem ser utilizados na escolha dos indicadores: importância (devem captar as principais características do que está sendo avaliado). O acompanhamento da evolução dos indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a avaliação dos resultados passados. Conhecendo as necessidades do público-alvo. estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em procedimentos padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento e tratamento). para o planejamento das demais etapas e para elaborar o orçamento de projetos similares futuros. Por outro lado. acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar. comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares). É sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de informações esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados. eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar atual dos resultados no período avaliado). processo ou resultado em análise). Página 3 de 16 .

mas a forma também é muito importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. por exemplo. é necessário identificar previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento. Facilite o entendimento das informações. consolidação e análise dos dados. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações provavelmente não têm o mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os dados. dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria – e. O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e. as projeções futuras e a comparação entre períodos. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou expressões de uso comum em seu dia-a-dia. e conveniente. o melhor. Imagine-se no lugar de quem receberá o relatório e como ele poderá utilizar as informações para resolver seus próprios problemas (que são diferentes dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível para o entendimento do usuário da informação. peça para que outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao destinatário) leia o documento e diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode melhorar. provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria. enquanto um gráfico em forma de barra pode mostrar a evolução da quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico em forma de pizza é mais adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento no total de receitas. Como usar um Relatório Gerencial Quem. se é de fato um bom Relatório Gerencial. é ideal verificar se as informações estão adequadas ao público-alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final. de modo a facilitar o entendimento da situação atual. que deve ser cuidadosamente estudada. de alguma forma. mas que são de difícil entendimento para quem não atua na área. No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos. Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. com cuidado especial na escolha das cores e formas. tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. tanto na seqüência como na forma. quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com que eles deverão estar disponíveis para a elaboração do documento. Utilize padrões que possam ser mantidos ao longo do tempo.A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de relatórios gerenciais. A visualização gráfica das informações facilita o entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada sempre que possível. Mas. O sexto passo é a apresentação das informações. agora já é melhoria contínua! Kaizen! Página 4 de 16 . Também óbvio – também referente a uma falha comum. geralmente também é possível. Após a elaboração do documento. um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posição geográfica das ações da instituição. evitando usar termos técnicos e utilizando expressões de uso mais comum. para isso. O mais importante é o conteúdo.

estes devem ser incluídos em relatórios subsidiários. Para esta finalidade. isto é. Os relatórios devem ser consistentes e neles devem ser apresentados fatos em base comparativa. Se necessários detalhes.Características As principais características que um bom conjunto de relatórios deve possuir são: Utilidade Os relatórios devem ser instrumentos auxiliares das decisões e acioná-las e Os relatórios devem conter uma apresentação imparcial de todos os fatos relevantes de uma situação. é valido o conceito de que aproximações razoáveis da verdade dos fatos. Os relatórios devem enquadrar-se na estrutura orgânica. informadas em tempo hábil. Os relatórios devem conter somente informações relevantes. Página 5 de 16 . devem ser endereçados às pessoas certas contendo apenas os tipos de informação em que elas estão interessadas. em regime de exceção. como dados de períodos anteriores. termos técnicos de contabilidade. para as pessoas a quem são endereçadas. Os relatórios devem ter a maior concisão possível. sobre os fatos pelos quais são responsáveis. variações de orçamento. Os relatórios devem apresentar-se de percepção rápida. com um significado definido para as pessoas a quem são endereçados. economia ou engenharia devem ser evitados sempre que possível. valores do mês. Rigor independência Consistência Clareza Concisão Oportunidade Economia Objetividade Segundo Perez et al (1999) Modelo de relatório gerencial A título de exemplo insere-se nas próximas páginas uma estrutura de relatório gerencial que poderá ser adaptada em elaboração de relatórios específicos. são mais valiosas do que dados meticulosos apresentados tardiamente para efeito de tomada de decisões. e informações cujo custo de apuração seja razoável em face de seu valor. consistente com a apresentação de uma visão rigorosa e independente dos fatos. Os relatórios devem ser preparados cobrindo períodos definidos e serem produzidos com rapidez suficiente para habilitar a execução de ações corretivas em tempo hábil. A este respeito. valores acumulados do exercício. valores orçados.

TÍTULO DO RELATÓRIO LOGOMARCA DA EMPRESA / INSTITUIÇÃO (quando houver) Relatório Gerencial (subtítulo) Data de entrega do relatório: dia/mês/ano Página 6 de 16 .

................................................................................. Declaração do emitente do relatório ................................................................................................................................................................................1 4 5 6 7 Introdução ................................................. Desenvolvimento.... Considerações Finais..........Sumário: 1 2 3 3....................................................................................... xx xx xx xx xx xx xx xx Página 7 de 16 ............................................ Declaração do solicitante do relatório ............................................................................... Resultados...... Detalhamento da realização das ações .................... Análise dos resultados................................

em dia/mês/ano. pois ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________. Ex: Este relatório de atividades é o mecanismo de acompanhamento e avaliação do Termo de Parceria firmado entre a Secretaria de Estado _________ e a XXXX ______. Página 8 de 16 . Em obediência ao parágrafo primeiro da Cláusula Oitava do Termo de Parceria e considerando a relevância da demonstração dos resultados obtidos. no período do (dia) de (mês) de (ano) a (dia) (mês) de (ano). será apresentado o demonstrativo consolidado das receitas e despesas realizadas na execução do Termo de Parceria e suas notas explicativas. O Termo de Parceria tem como objeto ___________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______. Visa demonstrar o desempenho da XXXX no desenvolvimento das atividades previstas no Termo de Parceria.INTRODUÇÃO Inserir uma breve descrição do projeto/assunto/problema (1 a 2 páginas). Ainda em consonância com a legislação pertinente. De maneira complementar. será apresentado nesse relatório o comparativo entre as metas pactuadas e os resultados obtidos na condução das atividades propostas. Trata-se de um projeto de grande relevância. a fim de permitir verificar se os resultados previstos nesta parceria estão sendo alcançados. sendo fornecidas informações complementares acerca dessas atividades. considerando o Quadro de Indicadores e Metas e o Quadro de Ações previstas no Programa de Trabalho.1 . serão anexados a este relatório os comprovantes de regularidade trabalhista. previdenciária e fiscal da XXXXX.

quadros. etc. layouts. tabelas. gráficos. fluxogramas. cronogramas.2 – DESENVOLVIMENTO DO RELATÓRIO Nessa seção poderão ser incluídos: textos descritivos. Página 9 de 16 .

os produtos obtidos. e a forma com que tais resultados podem ser comprovados.3.RESULTADOS Na descrição dos resultados alcançados deve-se explicitar as razões do cumprimento ou descumprimento de cada indicador. Página 10 de 16 . apontando fatores facilitadores e fatores dificultadores de seu atingimento. Descrever como foi o processo de realização da meta focando as atividades intermediárias relevantes envolvidas.

Explicitar como se deu sua realização.3.1 – Detalhamento da realização das ações: Inserir primeiramente os atributos da ação pactuados no termo de parceria e logo depois o detalhamento do resultado atingido. indicando o processo ou etapas intermediárias relevantes e produtos obtidos. Descrever as razões do cumprimento ou descumprimento da ação. Página 11 de 16 . e a forma com que tal ação pode ser comprovada. É importante também apontar fatores facilitadores e fatores dificultadores na consecução da ação.

4. – ANÁLISE DOS RESULTADOS Fazer uma análise dos resultados obtidos. explicitando a relevância e a necessidade de sua realização. 12 . bem como influências e impactos na organização.

as alternativas propostas. as soluções encontradas. Deve-se relatar as dificuldades enfrentadas. 13 .5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS É importante que se faça um balanço das ações implementadas. Exemplos: registro fotográfico e demais informações relevantes para o entendimento do relatório que não tenham sido inseridas diretamente em algum indicador ou ação. bem como as expectativas para os períodos seguintes. identificando possíveis riscos e oportunidades na consecução do objeto do relatório. Caso julgue necessário apresentar outras informações que devem ser descritas em anexos.

Local. que são verídicas todas as informações contidas nesse Relatório Gerencial.6 – DECLARAÇÃO DO EMITENTE DO RELATÓRIO Declaro. para todos os fins. __________________________________ Nome do solicitante do relatório Cargo do solicitante 14 . dia de mês de ano.

7 – DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE DO RELATÓRIO Declaro ter lido o presente relatório gerencial e. diante das informações nele contidas. Aqui o solicitante pode apresentar alguma consideração ou ressalva. __________________________________ Nome do solicitante do relatório 15 . por mim analisadas. dia de mês de ano. Local. ratifico e atesto a fidedignidade das informações nele contidas.

pdf 16 . Peter F. Luis M. 1997 Perez Jr. e Costa.. 2ª ed.com.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/ $File/Relat%C3%B3rios%20Gerenciais. 1996 Moraes. Atlas. José H.br/pdf/Artigo%20Relatorios%20Gerenciais%20%20revisto%2 0-%20Site%20Tangram%20Social.br/bds/BDS. Relatórios Gerenciais – Base para tomada de decisão. Newton Tadachi. São Paulo. Relatórios Gerenciais. Administração de organizações sem fins lucrativos . Charbel Atalla.biblioteca..doc TAKASHINA.sebrae. Francisca. Mario Cesar Xavier. Disponível em: http://www. ed. Oliveira. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed. Rogério G.Referências bibliográficas: DRUCKER.tangramsocial. São Paulo: Pioneira. FLORES. Indicadores da qualidade e desempenho. Elaboração das demonstrações contábeis. 4a. disponível em: http://www.Princípios e Práticas. Antônio.com. 1999.

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