Relatórios gerenciais

Relatórios Gerenciais - Base para Tomadas de Decisão

Uma compilação de originais elaborados por: Francisca Moraes e Charbel Atalla Antonio Resumo Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz. Entre outros aspectos as atividades do administrador de empresas incluem a elaboração de relatórios gerenciais cuja finalidade principal é apresentar aos superiores hierárquicos os resultados de pesquisas e demais trabalhos por estes solicitados. Essas informações devem estar contidas em um sistema de relatórios periódicos definido, estratificado para os diversos níveis de cargos com poderes para decisão, com a profundidade de detalhes necessária que cada um dos executivos exigirem, sendo que as informações oportunas devem antecipar-se ao momento em que as decisões devem ser tomadas. A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição, que freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e resultados para vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que não possuem o elemento "lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de financiadores externos, a necessidade de apresentar os resultados obtidos ao longo do tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e complexa. Definição Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial. O que é um relatório gerencial? Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao longo de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados nos dados apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao qual se destina. Qual a importância de demonstrar o desempenho? A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de resultado. É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários) avaliar onde, como, quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os recursos recebidos pelas instituições e sua capacidade de execução de novos projetos. Como fazer um bom Relatório Gerencial 1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso. Página 1 de 16

geralmente é de extrema valia. Merece destaque o uso de gráficos. Mas podem existir muitos outros. Anexos. Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado. e quais os valores de meses anteriores. O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto. porém é uma falha comum. desenhos. Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento. Geralmente elas abrangem três aspectos principais . têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques. capítulos. apresentando-os ou não no próprio relatório. gráficos. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade . Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página.em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas. tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados. o arquivamento. Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio. Conteúdo . e eles são gerados em segundos. resumida e apresentada no Índice. etc. entre outros. Uma exposição bem estruturada (tópicos. Objetivos.) – softwares de planilhas.custos. entre outras coisas. preferencialmente já no título. Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos. etc. etc. pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução. O uso de ilustrações. o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. margens. prazos e qualidade. Sumários. como o Excel.Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. barras. justificativas. buscas e pesquisas. Criando relatórios gerenciais O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os relatórios devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode Página 2 de 16 . além do título. Descrever ou relacionar os objetivos. fotos. mais ou menos específicos. A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações. ou a tendência.2. As páginas devem ser sempre numeradas e. Relatórios periódicos devem estar assim identificados. pode ajudar bastante. tabelas. 4. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta. Bibliografia ou Referências. Glossários. ou quando terá que chegar aos 100% ? Dependendo do tipo de Relatório Gerencial. Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível. pizza. Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. nas suas mais variadas formas possíveis (linhas. geralmente agrega um bom valor.). convém também que. Conclusões. Recomendações. 3. detalhes.

para um outro o importante pode ser o valor dos recursos utilizados para cada um dos beneficiários do projeto patrocinado ou o número de pessoas atendidas. Alguns critérios básicos devem ser utilizados na escolha dos indicadores: importância (devem captar as principais características do que está sendo avaliado). que pode ser demonstrada de forma extremamente analítica ou simplificada e objetiva. desta forma. de modo a garantir a disponibilização dos dados e resultados mais relevantes no menor tempo possível e com o menor custo. para os administradores internos. Os dados que serão analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente incluindo demonstração em gráficos). a análise dessa evolução será muito mais extensa e complexa do que se for apresentado um gráfico com o comportamento das receitas e despesas da instituição e uma análise e justificativa das contas que tiveram maior oscilação no período. Para um determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a contrapartida dada pela instituição. pois a partir deles vão poder tomar decisões sobre atividades do dia-a-dia. Página 3 de 16 . O acompanhamento da evolução dos indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a avaliação dos resultados passados. isto pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos estabelecidos para a organização. o quarto passo é selecionar o conteúdo que melhor pode satisfazê-las. os dados analíticos mensais são de importância fundamental. Por outro lado. Conhecendo as necessidades do público-alvo. É sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de informações esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados. por exemplo. Provavelmente. o desempenho da instituição. conhecer o detalhe de cada um dos pagamentos que foram feitos com os recursos destinados ao mesmo projeto é imprescindível para a avaliação da situação atual. para o responsável por um projeto. não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos detalhados. eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar atual dos resultados no período avaliado). Se. serviço. registrar e armazenar). simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os responsáveis e usuários). uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução financeira da instituição ao longo do período. O estabelecimento de indicadores deve ser feito cuidadosamente. tendências (variação do nível dos resultados em períodos consecutivos) e comparação (com outros produtos/serviços ou com outras instituições). está sendo preparado o relatório da instituição para a Assembléia Anual. No entanto. processo ou resultado em análise). se forem apresentados todos os lançamentos contábeis mensais. exigindo maior riqueza de detalhes. para o planejamento das demais etapas e para elaborar o orçamento de projetos similares futuros. acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar. O segundo passo é a escolha dos indicadores. comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares). pois servirão para a tomada de decisões estratégicas. que não facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a tomada de decisões. O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados. estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em procedimentos padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento e tratamento). que podem ser entendidos como formas quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos. abrangência (devem ser representativos do produto. serviços e processos e. conseqüentemente.ser avaliado.

provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria. é necessário identificar previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento. Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. se é de fato um bom Relatório Gerencial. que deve ser cuidadosamente estudada. No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos. tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. por exemplo. e conveniente. é ideal verificar se as informações estão adequadas ao público-alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final. A visualização gráfica das informações facilita o entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada sempre que possível. agora já é melhoria contínua! Kaizen! Página 4 de 16 . mas a forma também é muito importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. Mas. Facilite o entendimento das informações. de alguma forma. Imagine-se no lugar de quem receberá o relatório e como ele poderá utilizar as informações para resolver seus próprios problemas (que são diferentes dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível para o entendimento do usuário da informação. Como usar um Relatório Gerencial Quem. O mais importante é o conteúdo. O sexto passo é a apresentação das informações. mas que são de difícil entendimento para quem não atua na área. geralmente também é possível. dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria – e. para isso.A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de relatórios gerenciais. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações provavelmente não têm o mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os dados. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou expressões de uso comum em seu dia-a-dia. O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e. Também óbvio – também referente a uma falha comum. com cuidado especial na escolha das cores e formas. Utilize padrões que possam ser mantidos ao longo do tempo. tanto na seqüência como na forma. as projeções futuras e a comparação entre períodos. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. de modo a facilitar o entendimento da situação atual. Após a elaboração do documento. evitando usar termos técnicos e utilizando expressões de uso mais comum. consolidação e análise dos dados. quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com que eles deverão estar disponíveis para a elaboração do documento. peça para que outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao destinatário) leia o documento e diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode melhorar. enquanto um gráfico em forma de barra pode mostrar a evolução da quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico em forma de pizza é mais adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento no total de receitas. o melhor. um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posição geográfica das ações da instituição.

Se necessários detalhes. variações de orçamento. Os relatórios devem conter somente informações relevantes. devem ser endereçados às pessoas certas contendo apenas os tipos de informação em que elas estão interessadas. Rigor independência Consistência Clareza Concisão Oportunidade Economia Objetividade Segundo Perez et al (1999) Modelo de relatório gerencial A título de exemplo insere-se nas próximas páginas uma estrutura de relatório gerencial que poderá ser adaptada em elaboração de relatórios específicos. e informações cujo custo de apuração seja razoável em face de seu valor. com um significado definido para as pessoas a quem são endereçados. valores do mês. valores orçados. Os relatórios devem enquadrar-se na estrutura orgânica. A este respeito. Os relatórios devem ser consistentes e neles devem ser apresentados fatos em base comparativa. economia ou engenharia devem ser evitados sempre que possível. sobre os fatos pelos quais são responsáveis. estes devem ser incluídos em relatórios subsidiários. consistente com a apresentação de uma visão rigorosa e independente dos fatos. Para esta finalidade. para as pessoas a quem são endereçadas. são mais valiosas do que dados meticulosos apresentados tardiamente para efeito de tomada de decisões. como dados de períodos anteriores. em regime de exceção. Os relatórios devem ser preparados cobrindo períodos definidos e serem produzidos com rapidez suficiente para habilitar a execução de ações corretivas em tempo hábil. termos técnicos de contabilidade. Página 5 de 16 . Os relatórios devem apresentar-se de percepção rápida. é valido o conceito de que aproximações razoáveis da verdade dos fatos.Características As principais características que um bom conjunto de relatórios deve possuir são: Utilidade Os relatórios devem ser instrumentos auxiliares das decisões e acioná-las e Os relatórios devem conter uma apresentação imparcial de todos os fatos relevantes de uma situação. isto é. informadas em tempo hábil. Os relatórios devem ter a maior concisão possível. valores acumulados do exercício.

TÍTULO DO RELATÓRIO LOGOMARCA DA EMPRESA / INSTITUIÇÃO (quando houver) Relatório Gerencial (subtítulo) Data de entrega do relatório: dia/mês/ano Página 6 de 16 .

........................................................ Detalhamento da realização das ações ....................................... Análise dos resultados...................................................... Declaração do emitente do relatório ................................................................................................................................... xx xx xx xx xx xx xx xx Página 7 de 16 ............. Desenvolvimento..................................................................................................................................................................... Considerações Finais........................................................................................................... Resultados.. Declaração do solicitante do relatório ...........1 4 5 6 7 Introdução .Sumário: 1 2 3 3.........

serão anexados a este relatório os comprovantes de regularidade trabalhista. em dia/mês/ano. Ex: Este relatório de atividades é o mecanismo de acompanhamento e avaliação do Termo de Parceria firmado entre a Secretaria de Estado _________ e a XXXX ______. a fim de permitir verificar se os resultados previstos nesta parceria estão sendo alcançados. Página 8 de 16 . será apresentado nesse relatório o comparativo entre as metas pactuadas e os resultados obtidos na condução das atividades propostas. Ainda em consonância com a legislação pertinente. O Termo de Parceria tem como objeto ___________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______. considerando o Quadro de Indicadores e Metas e o Quadro de Ações previstas no Programa de Trabalho.INTRODUÇÃO Inserir uma breve descrição do projeto/assunto/problema (1 a 2 páginas). pois ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________. Visa demonstrar o desempenho da XXXX no desenvolvimento das atividades previstas no Termo de Parceria. Em obediência ao parágrafo primeiro da Cláusula Oitava do Termo de Parceria e considerando a relevância da demonstração dos resultados obtidos. De maneira complementar. Trata-se de um projeto de grande relevância.1 . sendo fornecidas informações complementares acerca dessas atividades. será apresentado o demonstrativo consolidado das receitas e despesas realizadas na execução do Termo de Parceria e suas notas explicativas. previdenciária e fiscal da XXXXX. no período do (dia) de (mês) de (ano) a (dia) (mês) de (ano).

layouts.2 – DESENVOLVIMENTO DO RELATÓRIO Nessa seção poderão ser incluídos: textos descritivos. fluxogramas. tabelas. Página 9 de 16 . quadros. cronogramas. gráficos. etc.

e a forma com que tais resultados podem ser comprovados. os produtos obtidos. Descrever como foi o processo de realização da meta focando as atividades intermediárias relevantes envolvidas. apontando fatores facilitadores e fatores dificultadores de seu atingimento. Página 10 de 16 .3.RESULTADOS Na descrição dos resultados alcançados deve-se explicitar as razões do cumprimento ou descumprimento de cada indicador.

1 – Detalhamento da realização das ações: Inserir primeiramente os atributos da ação pactuados no termo de parceria e logo depois o detalhamento do resultado atingido.3. Explicitar como se deu sua realização. Descrever as razões do cumprimento ou descumprimento da ação. e a forma com que tal ação pode ser comprovada. Página 11 de 16 . É importante também apontar fatores facilitadores e fatores dificultadores na consecução da ação. indicando o processo ou etapas intermediárias relevantes e produtos obtidos.

4. – ANÁLISE DOS RESULTADOS Fazer uma análise dos resultados obtidos. explicitando a relevância e a necessidade de sua realização. bem como influências e impactos na organização. 12 .

as alternativas propostas. Deve-se relatar as dificuldades enfrentadas. bem como as expectativas para os períodos seguintes. identificando possíveis riscos e oportunidades na consecução do objeto do relatório. 13 . Caso julgue necessário apresentar outras informações que devem ser descritas em anexos. as soluções encontradas.5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS É importante que se faça um balanço das ações implementadas. Exemplos: registro fotográfico e demais informações relevantes para o entendimento do relatório que não tenham sido inseridas diretamente em algum indicador ou ação.

para todos os fins. dia de mês de ano. que são verídicas todas as informações contidas nesse Relatório Gerencial. Local. __________________________________ Nome do solicitante do relatório Cargo do solicitante 14 .6 – DECLARAÇÃO DO EMITENTE DO RELATÓRIO Declaro.

ratifico e atesto a fidedignidade das informações nele contidas. dia de mês de ano. por mim analisadas.7 – DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE DO RELATÓRIO Declaro ter lido o presente relatório gerencial e. Local. diante das informações nele contidas. __________________________________ Nome do solicitante do relatório 15 . Aqui o solicitante pode apresentar alguma consideração ou ressalva.

nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/ $File/Relat%C3%B3rios%20Gerenciais. José H.br/pdf/Artigo%20Relatorios%20Gerenciais%20%20revisto%2 0-%20Site%20Tangram%20Social. Luis M. Administração de organizações sem fins lucrativos . ed.com. Charbel Atalla. Antônio. Relatórios Gerenciais – Base para tomada de decisão.Referências bibliográficas: DRUCKER.Princípios e Práticas. Francisca. Indicadores da qualidade e desempenho. e Costa. FLORES. Peter F.sebrae.com. 1997 Perez Jr.biblioteca. Rogério G. Elaboração das demonstrações contábeis. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed. 1999. São Paulo.br/bds/BDS. 2ª ed. São Paulo: Pioneira. Disponível em: http://www. Newton Tadachi. Oliveira.. disponível em: http://www. Relatórios Gerenciais. 4a. 1996 Moraes. Atlas.pdf 16 ..tangramsocial. Mario Cesar Xavier.doc TAKASHINA.

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