Relatórios Gerenciais - Base para Tomadas de Decisão

Uma compilação de originais elaborados por: Francisca Moraes e Charbel Atalla Antonio Resumo Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz. Entre outros aspectos as atividades do administrador de empresas incluem a elaboração de relatórios gerenciais cuja finalidade principal é apresentar aos superiores hierárquicos os resultados de pesquisas e demais trabalhos por estes solicitados. Essas informações devem estar contidas em um sistema de relatórios periódicos definido, estratificado para os diversos níveis de cargos com poderes para decisão, com a profundidade de detalhes necessária que cada um dos executivos exigirem, sendo que as informações oportunas devem antecipar-se ao momento em que as decisões devem ser tomadas. A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição, que freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e resultados para vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que não possuem o elemento "lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de financiadores externos, a necessidade de apresentar os resultados obtidos ao longo do tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e complexa. Definição Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial. O que é um relatório gerencial? Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao longo de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados nos dados apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao qual se destina. Qual a importância de demonstrar o desempenho? A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de resultado. É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários) avaliar onde, como, quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os recursos recebidos pelas instituições e sua capacidade de execução de novos projetos. Como fazer um bom Relatório Gerencial 1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso. Página 1 de 16

preferencialmente já no título. ou a tendência. Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio. tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados. mais ou menos específicos. Geralmente elas abrangem três aspectos principais . O uso de ilustrações. Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento. Bibliografia ou Referências. desenhos. o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. como o Excel. etc. resumida e apresentada no Índice. etc. porém é uma falha comum. 3. tabelas. capítulos. A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações. buscas e pesquisas.2. Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página.). Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta. prazos e qualidade.em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas. nas suas mais variadas formas possíveis (linhas. Objetivos. e eles são gerados em segundos. Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos. Descrever ou relacionar os objetivos. Conteúdo . gráficos. Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. Sumários. Recomendações. entre outros. pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução. Criando relatórios gerenciais O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os relatórios devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode Página 2 de 16 . geralmente é de extrema valia. têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques. Merece destaque o uso de gráficos. ou quando terá que chegar aos 100% ? Dependendo do tipo de Relatório Gerencial. Uma exposição bem estruturada (tópicos. 4. convém também que. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade . geralmente agrega um bom valor. justificativas. Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível. Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado. entre outras coisas. apresentando-os ou não no próprio relatório. detalhes. o arquivamento. Mas podem existir muitos outros. Conclusões. etc.) – softwares de planilhas.Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. além do título. Anexos. O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto. barras. Glossários. Relatórios periódicos devem estar assim identificados. e quais os valores de meses anteriores. margens. pizza. As páginas devem ser sempre numeradas e. fotos. pode ajudar bastante.custos.

O segundo passo é a escolha dos indicadores. Provavelmente. simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os responsáveis e usuários). acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar. No entanto. que pode ser demonstrada de forma extremamente analítica ou simplificada e objetiva. tendências (variação do nível dos resultados em períodos consecutivos) e comparação (com outros produtos/serviços ou com outras instituições). uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução financeira da instituição ao longo do período. que não facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a tomada de decisões. comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares). Os dados que serão analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente incluindo demonstração em gráficos). para o planejamento das demais etapas e para elaborar o orçamento de projetos similares futuros. Página 3 de 16 . Se. eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar atual dos resultados no período avaliado). desta forma. de modo a garantir a disponibilização dos dados e resultados mais relevantes no menor tempo possível e com o menor custo. O estabelecimento de indicadores deve ser feito cuidadosamente.ser avaliado. está sendo preparado o relatório da instituição para a Assembléia Anual. isto pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos estabelecidos para a organização. registrar e armazenar). O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados. pois servirão para a tomada de decisões estratégicas. pois a partir deles vão poder tomar decisões sobre atividades do dia-a-dia. conseqüentemente. serviço. estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em procedimentos padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento e tratamento). a análise dessa evolução será muito mais extensa e complexa do que se for apresentado um gráfico com o comportamento das receitas e despesas da instituição e uma análise e justificativa das contas que tiveram maior oscilação no período. exigindo maior riqueza de detalhes. para os administradores internos. conhecer o detalhe de cada um dos pagamentos que foram feitos com os recursos destinados ao mesmo projeto é imprescindível para a avaliação da situação atual. abrangência (devem ser representativos do produto. É sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de informações esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados. se forem apresentados todos os lançamentos contábeis mensais. não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos detalhados. que podem ser entendidos como formas quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos. serviços e processos e. por exemplo. Por outro lado. processo ou resultado em análise). o quarto passo é selecionar o conteúdo que melhor pode satisfazê-las. O acompanhamento da evolução dos indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a avaliação dos resultados passados. Conhecendo as necessidades do público-alvo. Para um determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a contrapartida dada pela instituição. para o responsável por um projeto. os dados analíticos mensais são de importância fundamental. para um outro o importante pode ser o valor dos recursos utilizados para cada um dos beneficiários do projeto patrocinado ou o número de pessoas atendidas. Alguns critérios básicos devem ser utilizados na escolha dos indicadores: importância (devem captar as principais características do que está sendo avaliado). o desempenho da instituição.

por exemplo. mas que são de difícil entendimento para quem não atua na área. que deve ser cuidadosamente estudada. um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posição geográfica das ações da instituição. as projeções futuras e a comparação entre períodos. de alguma forma. se é de fato um bom Relatório Gerencial. mas a forma também é muito importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com que eles deverão estar disponíveis para a elaboração do documento. O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e. consolidação e análise dos dados. com cuidado especial na escolha das cores e formas. No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos. Como usar um Relatório Gerencial Quem. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou expressões de uso comum em seu dia-a-dia. tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. agora já é melhoria contínua! Kaizen! Página 4 de 16 . geralmente também é possível. Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. enquanto um gráfico em forma de barra pode mostrar a evolução da quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico em forma de pizza é mais adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento no total de receitas. é ideal verificar se as informações estão adequadas ao público-alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final. Facilite o entendimento das informações.A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de relatórios gerenciais. A visualização gráfica das informações facilita o entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada sempre que possível. Imagine-se no lugar de quem receberá o relatório e como ele poderá utilizar as informações para resolver seus próprios problemas (que são diferentes dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível para o entendimento do usuário da informação. o melhor. para isso. Após a elaboração do documento. é necessário identificar previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento. dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria – e. evitando usar termos técnicos e utilizando expressões de uso mais comum. tanto na seqüência como na forma. Utilize padrões que possam ser mantidos ao longo do tempo. provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria. O mais importante é o conteúdo. de modo a facilitar o entendimento da situação atual. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações provavelmente não têm o mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os dados. Também óbvio – também referente a uma falha comum. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. O sexto passo é a apresentação das informações. Mas. e conveniente. peça para que outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao destinatário) leia o documento e diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode melhorar.

valores do mês. Os relatórios devem conter somente informações relevantes. devem ser endereçados às pessoas certas contendo apenas os tipos de informação em que elas estão interessadas. isto é.Características As principais características que um bom conjunto de relatórios deve possuir são: Utilidade Os relatórios devem ser instrumentos auxiliares das decisões e acioná-las e Os relatórios devem conter uma apresentação imparcial de todos os fatos relevantes de uma situação. em regime de exceção. como dados de períodos anteriores. Página 5 de 16 . economia ou engenharia devem ser evitados sempre que possível. variações de orçamento. são mais valiosas do que dados meticulosos apresentados tardiamente para efeito de tomada de decisões. estes devem ser incluídos em relatórios subsidiários. termos técnicos de contabilidade. sobre os fatos pelos quais são responsáveis. Os relatórios devem ter a maior concisão possível. A este respeito. é valido o conceito de que aproximações razoáveis da verdade dos fatos. Os relatórios devem apresentar-se de percepção rápida. e informações cujo custo de apuração seja razoável em face de seu valor. consistente com a apresentação de uma visão rigorosa e independente dos fatos. para as pessoas a quem são endereçadas. Rigor independência Consistência Clareza Concisão Oportunidade Economia Objetividade Segundo Perez et al (1999) Modelo de relatório gerencial A título de exemplo insere-se nas próximas páginas uma estrutura de relatório gerencial que poderá ser adaptada em elaboração de relatórios específicos. Os relatórios devem enquadrar-se na estrutura orgânica. valores acumulados do exercício. Os relatórios devem ser preparados cobrindo períodos definidos e serem produzidos com rapidez suficiente para habilitar a execução de ações corretivas em tempo hábil. valores orçados. Para esta finalidade. Se necessários detalhes. Os relatórios devem ser consistentes e neles devem ser apresentados fatos em base comparativa. informadas em tempo hábil. com um significado definido para as pessoas a quem são endereçados.

TÍTULO DO RELATÓRIO LOGOMARCA DA EMPRESA / INSTITUIÇÃO (quando houver) Relatório Gerencial (subtítulo) Data de entrega do relatório: dia/mês/ano Página 6 de 16 .

................... Declaração do emitente do relatório ....................................................................... Análise dos resultados...................................................................................... Declaração do solicitante do relatório ........................................................ Desenvolvimento..... Detalhamento da realização das ações ....................1 4 5 6 7 Introdução .............................................................................. Considerações Finais.................... xx xx xx xx xx xx xx xx Página 7 de 16 ............................................................................................................................................................................................... Resultados..Sumário: 1 2 3 3........................................

INTRODUÇÃO Inserir uma breve descrição do projeto/assunto/problema (1 a 2 páginas). Em obediência ao parágrafo primeiro da Cláusula Oitava do Termo de Parceria e considerando a relevância da demonstração dos resultados obtidos. a fim de permitir verificar se os resultados previstos nesta parceria estão sendo alcançados.1 . pois ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________. serão anexados a este relatório os comprovantes de regularidade trabalhista. Trata-se de um projeto de grande relevância. Visa demonstrar o desempenho da XXXX no desenvolvimento das atividades previstas no Termo de Parceria. Página 8 de 16 . será apresentado o demonstrativo consolidado das receitas e despesas realizadas na execução do Termo de Parceria e suas notas explicativas. considerando o Quadro de Indicadores e Metas e o Quadro de Ações previstas no Programa de Trabalho. Ainda em consonância com a legislação pertinente. Ex: Este relatório de atividades é o mecanismo de acompanhamento e avaliação do Termo de Parceria firmado entre a Secretaria de Estado _________ e a XXXX ______. previdenciária e fiscal da XXXXX. em dia/mês/ano. no período do (dia) de (mês) de (ano) a (dia) (mês) de (ano). será apresentado nesse relatório o comparativo entre as metas pactuadas e os resultados obtidos na condução das atividades propostas. O Termo de Parceria tem como objeto ___________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______. sendo fornecidas informações complementares acerca dessas atividades. De maneira complementar.

layouts.2 – DESENVOLVIMENTO DO RELATÓRIO Nessa seção poderão ser incluídos: textos descritivos. etc. fluxogramas. tabelas. Página 9 de 16 . cronogramas. quadros. gráficos.

RESULTADOS Na descrição dos resultados alcançados deve-se explicitar as razões do cumprimento ou descumprimento de cada indicador. os produtos obtidos. Descrever como foi o processo de realização da meta focando as atividades intermediárias relevantes envolvidas. apontando fatores facilitadores e fatores dificultadores de seu atingimento.3. e a forma com que tais resultados podem ser comprovados. Página 10 de 16 .

e a forma com que tal ação pode ser comprovada. Explicitar como se deu sua realização.1 – Detalhamento da realização das ações: Inserir primeiramente os atributos da ação pactuados no termo de parceria e logo depois o detalhamento do resultado atingido. Página 11 de 16 . Descrever as razões do cumprimento ou descumprimento da ação.3. É importante também apontar fatores facilitadores e fatores dificultadores na consecução da ação. indicando o processo ou etapas intermediárias relevantes e produtos obtidos.

– ANÁLISE DOS RESULTADOS Fazer uma análise dos resultados obtidos.4. explicitando a relevância e a necessidade de sua realização. bem como influências e impactos na organização. 12 .

Exemplos: registro fotográfico e demais informações relevantes para o entendimento do relatório que não tenham sido inseridas diretamente em algum indicador ou ação. Caso julgue necessário apresentar outras informações que devem ser descritas em anexos. as soluções encontradas. Deve-se relatar as dificuldades enfrentadas. as alternativas propostas. identificando possíveis riscos e oportunidades na consecução do objeto do relatório. bem como as expectativas para os períodos seguintes.5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS É importante que se faça um balanço das ações implementadas. 13 .

Local. __________________________________ Nome do solicitante do relatório Cargo do solicitante 14 .6 – DECLARAÇÃO DO EMITENTE DO RELATÓRIO Declaro. que são verídicas todas as informações contidas nesse Relatório Gerencial. para todos os fins. dia de mês de ano.

Aqui o solicitante pode apresentar alguma consideração ou ressalva. ratifico e atesto a fidedignidade das informações nele contidas. diante das informações nele contidas.7 – DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE DO RELATÓRIO Declaro ter lido o presente relatório gerencial e. Local. __________________________________ Nome do solicitante do relatório 15 . por mim analisadas. dia de mês de ano.

br/bds/BDS. Indicadores da qualidade e desempenho..sebrae. 4a. e Costa. Newton Tadachi. Rogério G.Referências bibliográficas: DRUCKER. Relatórios Gerenciais. Charbel Atalla.pdf 16 . Disponível em: http://www. Atlas. José H.br/pdf/Artigo%20Relatorios%20Gerenciais%20%20revisto%2 0-%20Site%20Tangram%20Social.com. Relatórios Gerenciais – Base para tomada de decisão. São Paulo: Pioneira. Luis M. Mario Cesar Xavier..com. Antônio. ed. 1999. Oliveira. FLORES. Elaboração das demonstrações contábeis.tangramsocial. 2ª ed. disponível em: http://www.biblioteca. Peter F.doc TAKASHINA. Francisca.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/ $File/Relat%C3%B3rios%20Gerenciais. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed.Princípios e Práticas. 1997 Perez Jr. 1996 Moraes. Administração de organizações sem fins lucrativos . São Paulo.