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Relatórios gerenciais

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Relatórios Gerenciais - Base para Tomadas de Decisão

Uma compilação de originais elaborados por: Francisca Moraes e Charbel Atalla Antonio Resumo Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz. Entre outros aspectos as atividades do administrador de empresas incluem a elaboração de relatórios gerenciais cuja finalidade principal é apresentar aos superiores hierárquicos os resultados de pesquisas e demais trabalhos por estes solicitados. Essas informações devem estar contidas em um sistema de relatórios periódicos definido, estratificado para os diversos níveis de cargos com poderes para decisão, com a profundidade de detalhes necessária que cada um dos executivos exigirem, sendo que as informações oportunas devem antecipar-se ao momento em que as decisões devem ser tomadas. A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição, que freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e resultados para vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que não possuem o elemento "lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de financiadores externos, a necessidade de apresentar os resultados obtidos ao longo do tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e complexa. Definição Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial. O que é um relatório gerencial? Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao longo de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados nos dados apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao qual se destina. Qual a importância de demonstrar o desempenho? A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de resultado. É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários) avaliar onde, como, quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os recursos recebidos pelas instituições e sua capacidade de execução de novos projetos. Como fazer um bom Relatório Gerencial 1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso. Página 1 de 16

2. Recomendações. O uso de ilustrações. Descrever ou relacionar os objetivos. e eles são gerados em segundos. justificativas. entre outras coisas. como o Excel. As páginas devem ser sempre numeradas e. Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página.) – softwares de planilhas. detalhes. 3. Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos. resumida e apresentada no Índice. Conclusões. apresentando-os ou não no próprio relatório. e quais os valores de meses anteriores. o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução. Criando relatórios gerenciais O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os relatórios devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode Página 2 de 16 . Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento. margens. desenhos. barras. Bibliografia ou Referências. preferencialmente já no título. Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível. Anexos. tabelas. Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio. Mas podem existir muitos outros. Sumários. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta. têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques. Merece destaque o uso de gráficos. Conteúdo . buscas e pesquisas. prazos e qualidade. além do título. Glossários. Relatórios periódicos devem estar assim identificados. o arquivamento. ou quando terá que chegar aos 100% ? Dependendo do tipo de Relatório Gerencial. entre outros. O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto. Uma exposição bem estruturada (tópicos. geralmente agrega um bom valor. capítulos.). gráficos. 4. etc. fotos. geralmente é de extrema valia. porém é uma falha comum.em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas. ou a tendência. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade . convém também que. etc. Objetivos. tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados. nas suas mais variadas formas possíveis (linhas. Geralmente elas abrangem três aspectos principais .Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. etc. pode ajudar bastante.custos. Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. mais ou menos específicos. pizza. A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações. Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado.

para o responsável por um projeto. Por outro lado. acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar. o quarto passo é selecionar o conteúdo que melhor pode satisfazê-las. Página 3 de 16 . a análise dessa evolução será muito mais extensa e complexa do que se for apresentado um gráfico com o comportamento das receitas e despesas da instituição e uma análise e justificativa das contas que tiveram maior oscilação no período. pois a partir deles vão poder tomar decisões sobre atividades do dia-a-dia. O acompanhamento da evolução dos indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a avaliação dos resultados passados. conseqüentemente. para os administradores internos. se forem apresentados todos os lançamentos contábeis mensais. isto pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos estabelecidos para a organização. para o planejamento das demais etapas e para elaborar o orçamento de projetos similares futuros. que não facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a tomada de decisões. conhecer o detalhe de cada um dos pagamentos que foram feitos com os recursos destinados ao mesmo projeto é imprescindível para a avaliação da situação atual. comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares). No entanto. uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução financeira da instituição ao longo do período. exigindo maior riqueza de detalhes. Alguns critérios básicos devem ser utilizados na escolha dos indicadores: importância (devem captar as principais características do que está sendo avaliado). O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados. registrar e armazenar). está sendo preparado o relatório da instituição para a Assembléia Anual. simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os responsáveis e usuários). não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos detalhados. estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em procedimentos padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento e tratamento). os dados analíticos mensais são de importância fundamental. que podem ser entendidos como formas quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos. desta forma. para um outro o importante pode ser o valor dos recursos utilizados para cada um dos beneficiários do projeto patrocinado ou o número de pessoas atendidas. Conhecendo as necessidades do público-alvo. O estabelecimento de indicadores deve ser feito cuidadosamente. tendências (variação do nível dos resultados em períodos consecutivos) e comparação (com outros produtos/serviços ou com outras instituições). que pode ser demonstrada de forma extremamente analítica ou simplificada e objetiva. Para um determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a contrapartida dada pela instituição. serviços e processos e. Provavelmente. por exemplo. Os dados que serão analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente incluindo demonstração em gráficos). É sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de informações esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados. pois servirão para a tomada de decisões estratégicas. de modo a garantir a disponibilização dos dados e resultados mais relevantes no menor tempo possível e com o menor custo. processo ou resultado em análise). serviço. abrangência (devem ser representativos do produto.ser avaliado. eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar atual dos resultados no período avaliado). o desempenho da instituição. O segundo passo é a escolha dos indicadores. Se.

Mas. enquanto um gráfico em forma de barra pode mostrar a evolução da quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico em forma de pizza é mais adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento no total de receitas. Utilize padrões que possam ser mantidos ao longo do tempo. peça para que outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao destinatário) leia o documento e diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode melhorar. por exemplo. evitando usar termos técnicos e utilizando expressões de uso mais comum. provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria. e conveniente. para isso. dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria – e. geralmente também é possível. mas a forma também é muito importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. tanto na seqüência como na forma. Após a elaboração do documento. quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com que eles deverão estar disponíveis para a elaboração do documento. com cuidado especial na escolha das cores e formas. se é de fato um bom Relatório Gerencial. Como usar um Relatório Gerencial Quem. as projeções futuras e a comparação entre períodos. O mais importante é o conteúdo. que deve ser cuidadosamente estudada. agora já é melhoria contínua! Kaizen! Página 4 de 16 . No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou expressões de uso comum em seu dia-a-dia. é ideal verificar se as informações estão adequadas ao público-alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final. tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. de alguma forma. A visualização gráfica das informações facilita o entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada sempre que possível. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações provavelmente não têm o mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os dados. Imagine-se no lugar de quem receberá o relatório e como ele poderá utilizar as informações para resolver seus próprios problemas (que são diferentes dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível para o entendimento do usuário da informação.A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de relatórios gerenciais. consolidação e análise dos dados. de modo a facilitar o entendimento da situação atual. um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posição geográfica das ações da instituição. é necessário identificar previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento. Facilite o entendimento das informações. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. O sexto passo é a apresentação das informações. mas que são de difícil entendimento para quem não atua na área. Também óbvio – também referente a uma falha comum. o melhor. Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e.

Para esta finalidade. é valido o conceito de que aproximações razoáveis da verdade dos fatos. valores acumulados do exercício. Os relatórios devem ter a maior concisão possível. e informações cujo custo de apuração seja razoável em face de seu valor. valores do mês. Os relatórios devem enquadrar-se na estrutura orgânica. Se necessários detalhes. variações de orçamento. isto é. em regime de exceção. como dados de períodos anteriores. Os relatórios devem ser consistentes e neles devem ser apresentados fatos em base comparativa.Características As principais características que um bom conjunto de relatórios deve possuir são: Utilidade Os relatórios devem ser instrumentos auxiliares das decisões e acioná-las e Os relatórios devem conter uma apresentação imparcial de todos os fatos relevantes de uma situação. termos técnicos de contabilidade. Rigor independência Consistência Clareza Concisão Oportunidade Economia Objetividade Segundo Perez et al (1999) Modelo de relatório gerencial A título de exemplo insere-se nas próximas páginas uma estrutura de relatório gerencial que poderá ser adaptada em elaboração de relatórios específicos. valores orçados. economia ou engenharia devem ser evitados sempre que possível. Os relatórios devem conter somente informações relevantes. estes devem ser incluídos em relatórios subsidiários. devem ser endereçados às pessoas certas contendo apenas os tipos de informação em que elas estão interessadas. sobre os fatos pelos quais são responsáveis. Página 5 de 16 . Os relatórios devem ser preparados cobrindo períodos definidos e serem produzidos com rapidez suficiente para habilitar a execução de ações corretivas em tempo hábil. para as pessoas a quem são endereçadas. informadas em tempo hábil. A este respeito. são mais valiosas do que dados meticulosos apresentados tardiamente para efeito de tomada de decisões. com um significado definido para as pessoas a quem são endereçados. consistente com a apresentação de uma visão rigorosa e independente dos fatos. Os relatórios devem apresentar-se de percepção rápida.

TÍTULO DO RELATÓRIO LOGOMARCA DA EMPRESA / INSTITUIÇÃO (quando houver) Relatório Gerencial (subtítulo) Data de entrega do relatório: dia/mês/ano Página 6 de 16 .

. Declaração do emitente do relatório ................................................................................................................................................................................................................... Considerações Finais........................................... xx xx xx xx xx xx xx xx Página 7 de 16 ..... Declaração do solicitante do relatório ...................................Sumário: 1 2 3 3........1 4 5 6 7 Introdução .............................. Detalhamento da realização das ações ... Desenvolvimento. Análise dos resultados................ Resultados...........................................................................................................................................................................................................................................

previdenciária e fiscal da XXXXX. será apresentado nesse relatório o comparativo entre as metas pactuadas e os resultados obtidos na condução das atividades propostas. O Termo de Parceria tem como objeto ___________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______. Em obediência ao parágrafo primeiro da Cláusula Oitava do Termo de Parceria e considerando a relevância da demonstração dos resultados obtidos. Ex: Este relatório de atividades é o mecanismo de acompanhamento e avaliação do Termo de Parceria firmado entre a Secretaria de Estado _________ e a XXXX ______. em dia/mês/ano. Visa demonstrar o desempenho da XXXX no desenvolvimento das atividades previstas no Termo de Parceria. Página 8 de 16 . Ainda em consonância com a legislação pertinente. será apresentado o demonstrativo consolidado das receitas e despesas realizadas na execução do Termo de Parceria e suas notas explicativas. Trata-se de um projeto de grande relevância.1 . sendo fornecidas informações complementares acerca dessas atividades. serão anexados a este relatório os comprovantes de regularidade trabalhista. De maneira complementar. no período do (dia) de (mês) de (ano) a (dia) (mês) de (ano).INTRODUÇÃO Inserir uma breve descrição do projeto/assunto/problema (1 a 2 páginas). a fim de permitir verificar se os resultados previstos nesta parceria estão sendo alcançados. considerando o Quadro de Indicadores e Metas e o Quadro de Ações previstas no Programa de Trabalho. pois ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________.

quadros. cronogramas. etc.2 – DESENVOLVIMENTO DO RELATÓRIO Nessa seção poderão ser incluídos: textos descritivos. gráficos. fluxogramas. tabelas. layouts. Página 9 de 16 .

Página 10 de 16 . os produtos obtidos.3.RESULTADOS Na descrição dos resultados alcançados deve-se explicitar as razões do cumprimento ou descumprimento de cada indicador. Descrever como foi o processo de realização da meta focando as atividades intermediárias relevantes envolvidas. e a forma com que tais resultados podem ser comprovados. apontando fatores facilitadores e fatores dificultadores de seu atingimento.

e a forma com que tal ação pode ser comprovada.3. Explicitar como se deu sua realização. Página 11 de 16 . indicando o processo ou etapas intermediárias relevantes e produtos obtidos.1 – Detalhamento da realização das ações: Inserir primeiramente os atributos da ação pactuados no termo de parceria e logo depois o detalhamento do resultado atingido. Descrever as razões do cumprimento ou descumprimento da ação. É importante também apontar fatores facilitadores e fatores dificultadores na consecução da ação.

explicitando a relevância e a necessidade de sua realização.4. 12 . bem como influências e impactos na organização. – ANÁLISE DOS RESULTADOS Fazer uma análise dos resultados obtidos.

identificando possíveis riscos e oportunidades na consecução do objeto do relatório. Exemplos: registro fotográfico e demais informações relevantes para o entendimento do relatório que não tenham sido inseridas diretamente em algum indicador ou ação. Caso julgue necessário apresentar outras informações que devem ser descritas em anexos. Deve-se relatar as dificuldades enfrentadas. bem como as expectativas para os períodos seguintes. as alternativas propostas. as soluções encontradas. 13 .5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS É importante que se faça um balanço das ações implementadas.

que são verídicas todas as informações contidas nesse Relatório Gerencial.6 – DECLARAÇÃO DO EMITENTE DO RELATÓRIO Declaro. Local. dia de mês de ano. __________________________________ Nome do solicitante do relatório Cargo do solicitante 14 . para todos os fins.

__________________________________ Nome do solicitante do relatório 15 . diante das informações nele contidas. ratifico e atesto a fidedignidade das informações nele contidas. dia de mês de ano. por mim analisadas. Aqui o solicitante pode apresentar alguma consideração ou ressalva. Local.7 – DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE DO RELATÓRIO Declaro ter lido o presente relatório gerencial e.

Elaboração das demonstrações contábeis.biblioteca. São Paulo: Pioneira. Disponível em: http://www. 4a. Oliveira. São Paulo.com.pdf 16 ..Princípios e Práticas. 1997 Perez Jr. disponível em: http://www. Luis M. Newton Tadachi. Antônio. Rogério G. Relatórios Gerenciais – Base para tomada de decisão.doc TAKASHINA. Mario Cesar Xavier. Charbel Atalla. ed. 1996 Moraes. Indicadores da qualidade e desempenho.Referências bibliográficas: DRUCKER.tangramsocial. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed. 2ª ed. e Costa.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/ $File/Relat%C3%B3rios%20Gerenciais. Administração de organizações sem fins lucrativos .com. 1999.sebrae. FLORES. José H.. Peter F. Relatórios Gerenciais.br/pdf/Artigo%20Relatorios%20Gerenciais%20%20revisto%2 0-%20Site%20Tangram%20Social. Francisca.br/bds/BDS. Atlas.

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