Relatórios Gerenciais - Base para Tomadas de Decisão

Uma compilação de originais elaborados por: Francisca Moraes e Charbel Atalla Antonio Resumo Relatórios Gerenciais – de boa qualidade – são de extrema importância para uma boa gestão. Observando alguns poucos princípios, é possível elaborar – e utilizar – os Relatórios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz. Entre outros aspectos as atividades do administrador de empresas incluem a elaboração de relatórios gerenciais cuja finalidade principal é apresentar aos superiores hierárquicos os resultados de pesquisas e demais trabalhos por estes solicitados. Essas informações devem estar contidas em um sistema de relatórios periódicos definido, estratificado para os diversos níveis de cargos com poderes para decisão, com a profundidade de detalhes necessária que cada um dos executivos exigirem, sendo que as informações oportunas devem antecipar-se ao momento em que as decisões devem ser tomadas. A elaboração de relatórios gerenciais é uma constante preocupação de qualquer instituição, que freqüentemente tem que apresentar a evolução dos seus projetos, atividades e resultados para vários públicos distintos. No caso das instituições sem fins lucrativos, que não possuem o elemento "lucro", e que, em geral atuam com recursos oriundos de financiadores externos, a necessidade de apresentar os resultados obtidos ao longo do tempo de diferentes formas se torna mais freqüente e complexa. Definição Relatório Gerencial, de maneira geral, é um documento escrito, baseado em fatos contendo informações relevantes para avaliação e possíveis tomadas de decisão. Perceba que – praticamente todo relatório é um Relatório Gerencial. O que é um relatório gerencial? Relatório gerencial é uma das formas objetivas utilizadas para demonstrar o desempenho ao longo de um período e deve possibilitar o planejamento e a tomada de decisões baseados nos dados apresentados. Portanto, deve ter linguagem e conteúdo adequados ao público ao qual se destina. Qual a importância de demonstrar o desempenho? A demonstração do desempenho é fundamental para o público interno (conselho, diretoria e executores) planejar o futuro, efetuar correções de rumo pela análise dos erros e acertos do passado e visualizar projeções futuras com base em dados históricos ou estimativas de resultado. É também necessária para o público externo (financiadores e beneficiários) avaliar onde, como, quando e com que nível de qualidade estão sendo utilizados os recursos recebidos pelas instituições e sua capacidade de execução de novos projetos. Como fazer um bom Relatório Gerencial 1. Destinatários – Deve estar claro para quem elabora um Relatório Gerencial quem terá acesso ao mesmo. Uma boa providência é relacionar – na capa do relatório – quem são os destinatários – sem esquecer de destacar a palavra “confidencial” quando for o caso. Página 1 de 16

Para que serve informar que 70% da produção está pronta para quem não sabe qual seria o valor adequado.2. preferencialmente já no título. etc. Mostrar apenas qual a despesa do mês não vai servir para muita coisa se não se souber qual a meta. apresentando-os ou não no próprio relatório. A exposição deve seguir sempre o esquema de pirâmide – o mais importante acima das explicações. tomando as possíveis decisões e providências necessárias perante objetivos determinados. 4. fotos. e eles são gerados em segundos. gráficos. além do título. O uso de ilustrações. O objetivo mais comum é controlar um determinado assunto. como o Excel. As páginas devem ser sempre numeradas e. justificativas.custos. Descrever ou relacionar os objetivos. etc.). geralmente agrega um bom valor. o Relatório Gerencial seja numerado como um documento. tabelas. Mas podem existir muitos outros. Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessárias – óbvio. Relatórios informatizados devem estar adequadamente formatados para impressão – tamanho de página. o arquivamento. 3. capítulos. Muito importante é identificar e atender os aspectos de relatividade . Anexos. Sumários. detalhes. desenhos. Conclusões. prazos e qualidade. Glossários. ou quando terá que chegar aos 100% ? Dependendo do tipo de Relatório Gerencial. porém é uma falha comum. têm esses gráficos praticamente prontos – alguns cliques. entre outros.) – softwares de planilhas. Criando relatórios gerenciais O primeiro passo para estabelecer as informações quantitativas ou qualitativas que os relatórios devem conter é analisar as formas pelas quais o desempenho da instituição pode Página 2 de 16 . Geralmente elas abrangem três aspectos principais . Objetivo – Quem elabora um Relatório Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele – o que se deseja conseguir com a sua utilização. Objetivos. pode ajudar bastante. pode ser importante a apresentação de tópicos como Introdução. mais ou menos específicos. Isso facilitará muito qualquer referência em outro documento. geralmente é de extrema valia. Forma – Deve ser a mais prática e comunicativa possível.Identifique e apresente o melhor possível as informações com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. pizza. e quais os valores de meses anteriores. nas suas mais variadas formas possíveis (linhas. Merece destaque o uso de gráficos. Relatórios periódicos devem estar assim identificados. entre outras coisas. margens. buscas e pesquisas. barras. Dados para eventuais conferências devem estar preferencialmente em anexos.em especial os relacionados ao tempo e às referências ou metas. Bibliografia ou Referências. resumida e apresentada no Índice. etc. Conteúdo . ou a tendência. convém também que. Uma exposição bem estruturada (tópicos. Recomendações.

Conhecendo as necessidades do público-alvo. eles devem possibilitar a análise de níveis (patamar atual dos resultados no período avaliado). estabilidade (devem possibilitar a continuidade ao longo do tempo e baseados em procedimentos padronizados) e baixo custo (utilizando-se formas fáceis para o levantamento e tratamento). pois a partir deles vão poder tomar decisões sobre atividades do dia-a-dia. desta forma. por exemplo. pois servirão para a tomada de decisões estratégicas. tendências (variação do nível dos resultados em períodos consecutivos) e comparação (com outros produtos/serviços ou com outras instituições).ser avaliado. para o responsável por um projeto. que não facilitam a visão global do desempenho da instituição e dificultam a tomada de decisões. simplicidade (de fácil compreensão e aplicação por todos os responsáveis e usuários). para os administradores internos. que podem ser entendidos como formas quantificáveis e objetivas de medir a quantidade e qualidade dos produtos. O segundo passo é a escolha dos indicadores. Página 3 de 16 . Para um determinado financiador talvez seja fundamental visualizar a contrapartida dada pela instituição. para um outro o importante pode ser o valor dos recursos utilizados para cada um dos beneficiários do projeto patrocinado ou o número de pessoas atendidas. abrangência (devem ser representativos do produto. conseqüentemente. uma das informações que o relatório deverá conter é a evolução financeira da instituição ao longo do período. isto pode ser feito a partir da missão institucional e dos objetivos estratégicos estabelecidos para a organização. Alguns critérios básicos devem ser utilizados na escolha dos indicadores: importância (devem captar as principais características do que está sendo avaliado). Se. o desempenho da instituição. se forem apresentados todos os lançamentos contábeis mensais. está sendo preparado o relatório da instituição para a Assembléia Anual. serviços e processos e. para o planejamento das demais etapas e para elaborar o orçamento de projetos similares futuros. os dados analíticos mensais são de importância fundamental. acessibilidade (os dados devem ser fáceis de levantar. conhecer o detalhe de cada um dos pagamentos que foram feitos com os recursos destinados ao mesmo projeto é imprescindível para a avaliação da situação atual. de modo a garantir a disponibilização dos dados e resultados mais relevantes no menor tempo possível e com o menor custo. o quarto passo é selecionar o conteúdo que melhor pode satisfazê-las. registrar e armazenar). O estabelecimento de indicadores deve ser feito cuidadosamente. serviço. É sempre importante consultar os destinatários dos relatórios para saber que tipo de informações esperam receber e de que forma preferem que sejam apresentados. Os dados que serão analisados pelo Conselho devem ser objetivos e simplificados (preferencialmente incluindo demonstração em gráficos). Por outro lado. que pode ser demonstrada de forma extremamente analítica ou simplificada e objetiva. O acompanhamento da evolução dos indicadores é fundamental tanto para o planejamento futuro como para a avaliação dos resultados passados. não é solução entregar um grosso volume somente com dados analíticos detalhados. exigindo maior riqueza de detalhes. a análise dessa evolução será muito mais extensa e complexa do que se for apresentado um gráfico com o comportamento das receitas e despesas da instituição e uma análise e justificativa das contas que tiveram maior oscilação no período. No entanto. comparabilidade (fáceis de comparação interna ou com instituições similares). Provavelmente. processo ou resultado em análise). O terceiro passo é definir o público-alvo e a utilização esperada dos dados apresentados.

de alguma forma. Facilite o entendimento das informações. Certamente ali estão informações relevantes para sua possível tomada de decisões. um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posição geográfica das ações da instituição. mas que são de difícil entendimento para quem não atua na área. Após a elaboração do documento. para isso. dar algum feed-back sobre a qualidade do relatório para quem o elabora – mais uma oportunidade de melhoria – e. tem acesso a um Relatório Gerencial – elaborado conforme exposto – deve dar a devida atenção ao mesmo. é necessário identificar previamente quem serão as pessoas responsáveis pelo levantamento. peça para que outra pessoa (preferencialmente alguém com perfil semelhante ao destinatário) leia o documento e diga-lhe com detalhes o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode melhorar. e conveniente. se é de fato um bom Relatório Gerencial. provavelmente conterá boas informações para a identificação e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria. O sexto passo é a apresentação das informações. é ideal verificar se as informações estão adequadas ao público-alvo e uma das formas é testar o relatório: antes de encaminhá-lo ao usuário final. por exemplo. Pode ser tão apenas decidir reconhecer algum sucesso – atitude esperada de muitos líderes. agora já é melhoria contínua! Kaizen! Página 4 de 16 . o melhor. No caso de Relatórios Gerenciais Periódicos. Imagine-se no lugar de quem receberá o relatório e como ele poderá utilizar as informações para resolver seus próprios problemas (que são diferentes dos seus) e utilize a linguagem mais fácil possível para o entendimento do usuário da informação. Também óbvio – também referente a uma falha comum. enquanto um gráfico em forma de barra pode mostrar a evolução da quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e um gráfico em forma de pizza é mais adequado para demonstrar a participação de cada tipo de financiamento no total de receitas. evitando usar termos técnicos e utilizando expressões de uso mais comum. com cuidado especial na escolha das cores e formas. O mais importante é o conteúdo. mas a forma também é muito importante: utilize uma estrutura lógica que facilite o entendimento do usuário. O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e. consolidação e análise dos dados. A visualização gráfica das informações facilita o entendimento na maior parte dos casos e deve ser utilizada sempre que possível. que deve ser cuidadosamente estudada. geralmente também é possível. Como usar um Relatório Gerencial Quem. Mas. Existe uma tendência natural dos técnicos a utilizarem palavras ou expressões de uso comum em seu dia-a-dia. quem os fornecerá e qual a periodicidade e formato com que eles deverão estar disponíveis para a elaboração do documento.A escolha da linguagem mais adequada ao público-alvo é o quinto passo na elaboração de relatórios gerenciais. as projeções futuras e a comparação entre períodos. Utilize padrões que possam ser mantidos ao longo do tempo. tanto na seqüência como na forma. Lembre-se que as pessoas que irão utilizar as informações provavelmente não têm o mesmo nível de conhecimento técnico do que as que geram os dados. de modo a facilitar o entendimento da situação atual.

isto é. valores do mês. Rigor independência Consistência Clareza Concisão Oportunidade Economia Objetividade Segundo Perez et al (1999) Modelo de relatório gerencial A título de exemplo insere-se nas próximas páginas uma estrutura de relatório gerencial que poderá ser adaptada em elaboração de relatórios específicos. sobre os fatos pelos quais são responsáveis. variações de orçamento. termos técnicos de contabilidade. devem ser endereçados às pessoas certas contendo apenas os tipos de informação em que elas estão interessadas. com um significado definido para as pessoas a quem são endereçados. Os relatórios devem ser consistentes e neles devem ser apresentados fatos em base comparativa. valores acumulados do exercício. Os relatórios devem ter a maior concisão possível. Os relatórios devem ser preparados cobrindo períodos definidos e serem produzidos com rapidez suficiente para habilitar a execução de ações corretivas em tempo hábil. é valido o conceito de que aproximações razoáveis da verdade dos fatos. como dados de períodos anteriores.Características As principais características que um bom conjunto de relatórios deve possuir são: Utilidade Os relatórios devem ser instrumentos auxiliares das decisões e acioná-las e Os relatórios devem conter uma apresentação imparcial de todos os fatos relevantes de uma situação. Se necessários detalhes. Página 5 de 16 . Os relatórios devem enquadrar-se na estrutura orgânica. Para esta finalidade. estes devem ser incluídos em relatórios subsidiários. e informações cujo custo de apuração seja razoável em face de seu valor. consistente com a apresentação de uma visão rigorosa e independente dos fatos. informadas em tempo hábil. são mais valiosas do que dados meticulosos apresentados tardiamente para efeito de tomada de decisões. para as pessoas a quem são endereçadas. economia ou engenharia devem ser evitados sempre que possível. A este respeito. em regime de exceção. valores orçados. Os relatórios devem apresentar-se de percepção rápida. Os relatórios devem conter somente informações relevantes.

TÍTULO DO RELATÓRIO LOGOMARCA DA EMPRESA / INSTITUIÇÃO (quando houver) Relatório Gerencial (subtítulo) Data de entrega do relatório: dia/mês/ano Página 6 de 16 .

....... Considerações Finais............ Detalhamento da realização das ações ............................................... xx xx xx xx xx xx xx xx Página 7 de 16 ........................................................................................................................................ Análise dos resultados.............................................................. Desenvolvimento.................................................................1 4 5 6 7 Introdução ................................Sumário: 1 2 3 3.... Declaração do emitente do relatório ......................................................... Resultados............................................................................................................. Declaração do solicitante do relatório .........................................................

1 . serão anexados a este relatório os comprovantes de regularidade trabalhista. será apresentado nesse relatório o comparativo entre as metas pactuadas e os resultados obtidos na condução das atividades propostas. Ex: Este relatório de atividades é o mecanismo de acompanhamento e avaliação do Termo de Parceria firmado entre a Secretaria de Estado _________ e a XXXX ______. no período do (dia) de (mês) de (ano) a (dia) (mês) de (ano). previdenciária e fiscal da XXXXX. Visa demonstrar o desempenho da XXXX no desenvolvimento das atividades previstas no Termo de Parceria. O Termo de Parceria tem como objeto ___________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______. Trata-se de um projeto de grande relevância. Ainda em consonância com a legislação pertinente. a fim de permitir verificar se os resultados previstos nesta parceria estão sendo alcançados. considerando o Quadro de Indicadores e Metas e o Quadro de Ações previstas no Programa de Trabalho. será apresentado o demonstrativo consolidado das receitas e despesas realizadas na execução do Termo de Parceria e suas notas explicativas. Em obediência ao parágrafo primeiro da Cláusula Oitava do Termo de Parceria e considerando a relevância da demonstração dos resultados obtidos. De maneira complementar. sendo fornecidas informações complementares acerca dessas atividades. Página 8 de 16 . em dia/mês/ano. pois ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________.INTRODUÇÃO Inserir uma breve descrição do projeto/assunto/problema (1 a 2 páginas).

gráficos. layouts. Página 9 de 16 . cronogramas. quadros. fluxogramas. etc. tabelas.2 – DESENVOLVIMENTO DO RELATÓRIO Nessa seção poderão ser incluídos: textos descritivos.

apontando fatores facilitadores e fatores dificultadores de seu atingimento. Página 10 de 16 . Descrever como foi o processo de realização da meta focando as atividades intermediárias relevantes envolvidas. os produtos obtidos.RESULTADOS Na descrição dos resultados alcançados deve-se explicitar as razões do cumprimento ou descumprimento de cada indicador.3. e a forma com que tais resultados podem ser comprovados.

3. Descrever as razões do cumprimento ou descumprimento da ação. É importante também apontar fatores facilitadores e fatores dificultadores na consecução da ação. Explicitar como se deu sua realização.1 – Detalhamento da realização das ações: Inserir primeiramente os atributos da ação pactuados no termo de parceria e logo depois o detalhamento do resultado atingido. e a forma com que tal ação pode ser comprovada. indicando o processo ou etapas intermediárias relevantes e produtos obtidos. Página 11 de 16 .

4. bem como influências e impactos na organização. – ANÁLISE DOS RESULTADOS Fazer uma análise dos resultados obtidos. 12 . explicitando a relevância e a necessidade de sua realização.

13 . as soluções encontradas. identificando possíveis riscos e oportunidades na consecução do objeto do relatório. bem como as expectativas para os períodos seguintes. Caso julgue necessário apresentar outras informações que devem ser descritas em anexos. Exemplos: registro fotográfico e demais informações relevantes para o entendimento do relatório que não tenham sido inseridas diretamente em algum indicador ou ação. as alternativas propostas.5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS É importante que se faça um balanço das ações implementadas. Deve-se relatar as dificuldades enfrentadas.

6 – DECLARAÇÃO DO EMITENTE DO RELATÓRIO Declaro. __________________________________ Nome do solicitante do relatório Cargo do solicitante 14 . para todos os fins. Local. que são verídicas todas as informações contidas nesse Relatório Gerencial. dia de mês de ano.

dia de mês de ano. __________________________________ Nome do solicitante do relatório 15 . diante das informações nele contidas. Aqui o solicitante pode apresentar alguma consideração ou ressalva.7 – DECLARAÇÃO DO SOLICITANTE DO RELATÓRIO Declaro ter lido o presente relatório gerencial e. Local. ratifico e atesto a fidedignidade das informações nele contidas. por mim analisadas.

4a. São Paulo: Pioneira. ed.tangramsocial. Francisca.pdf 16 . Relatórios Gerenciais.com.biblioteca.com. Oliveira. 2ª ed. Relatórios Gerenciais – Base para tomada de decisão. Atlas.sebrae.doc TAKASHINA.. Mario Cesar Xavier. Charbel Atalla. Antônio. 1997 Perez Jr.br/pdf/Artigo%20Relatorios%20Gerenciais%20%20revisto%2 0-%20Site%20Tangram%20Social.br/bds/BDS.. Indicadores da qualidade e desempenho.Referências bibliográficas: DRUCKER. Newton Tadachi. São Paulo. FLORES. disponível em: http://www. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed. 1999. Elaboração das demonstrações contábeis. e Costa. Rogério G. 1996 Moraes.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/ $File/Relat%C3%B3rios%20Gerenciais. Peter F. José H.Princípios e Práticas. Administração de organizações sem fins lucrativos . Luis M. Disponível em: http://www.

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