ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ

Relatório
Para a formadora Margarida Medina
Do formando Hélder Lima
Assunto: Visita de estudo ao Arquivo municipal do Concelho da Ribeira Grande

Visita de Estudo
No dia 12 de Janeiro de 2011 pelas 14 horas realizamos uma visita de estudo ao Arquivo
Municipal do concelho da Ribeira Grande em que os objectivos desta foram perceber a
pratica da organização, manutenção e classificação de um arquivo de dimensão grande
como é o caso do arquivo Municipal do concelho da Ribeira Grande.
Fomos presenteados pela arquivista responsável que nesse caso é a doutora Ana Cristina
Moscatel que com a sua experiencia em arquivo consegui fazer com nos percebêssemos
a responsabilidade enorme em ter todos os documentos organizados para posterior
consulta.
No inicio da nossa visita, a Dr.ª Ana Cristina explicou-nos que este espaço em questão é
um arquivo histórico em que existem documentos de relevância histórico do foro municipal
e de individuais.
Conseguimos identificar a classificação existente que pode ser alfabética, numérica e
alfanumérica e ate mesmo cronológica. No arquivo em questão foi utilizada a cronológica,
que talvez seja mesmo a mais apropriada sendo que este é um arquivo histórico que data
desde de 1504.
Dentro da legislação existente, actualmente, na questão da destruição de documentos,
antes da destruição propriamente dita estes documentos têm que ser sempre consultados
e a destruição aprovada pela Comissão Coordenadora para o Arquivo da Região dos
Açores. Só então estes mesmos documentos são triturados para não haver fuga de
informação desses mesmos documentos, e colocados em reciclagem.
Ainda com a DRª Ana fomos informados de como se procede á manutenção de um
arquivo com valor histórico e tão antigo com informação preciosa sobre o nosso povo

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açoriano e a sua cultura. Devemos ter sempre me conta a preservação desses

documentos e sua limpeza procedesse com ferramentas próprias para a sua
conservação.
Houve ainda um pequeno espaço para expormos as nossa opiniões sobre como devia ser
um arquivo “perfeito”. Deve ser sempre tarefa divida entre os serviços administrativos e
os arquivistas porque assim, torna-se mais fácil arquivar por um plano especifico de
arquivo.
Como foi referido, também, actualmente com a importância da informática no contexto
profissional e ambiental, os documentos são regularmente digitalizados e guardados em
suporte digital. Mas ainda existem muitas dúvidas quanto a esse arquivamento de
documentos. Não se sabe exactamente qual o plano que deve ser utilizado nesses casos.
Hoje em dia, existem softwares capazes de fazer a arquivação e classificação por eles
próprios, contudo esses programas não são uniformizados em todas as câmaras e assim
torna-se difícil perceber qual o plano de arquivo de cada câmara. Tornando-se muito difícil
a consulta de documentos de câmara para câmara.
Tivemos o prazer de interagir com documentos e livros antigos, escritos por escrivães
com letra muito peculiar da época e com tinta com muito ferro incorporada, em que a
escrita realizada com a famosa pena de escrivão que se usava até então.
Na segunda parte da visita coordenada pela DRª Mónica Medeiros, podemos observar o
plano de classificação e catalogação dos livros existentes na biblioteca desse mesmo
edifício.
Estes exemplares de alguns autores muito famosos e de outros não tanto famosos, estão
expostos por assuntos, sendo mais fácil localizar na biblioteca.
Nesse mesmo segundo piso do edifício existe um espaço lúdico para as crianças
interessadas com a supervisão de uma monitora permanente e uma voluntaria em que as
crianças podem ler desenhar, enfim passar o tempo livre na biblioteca e assim escapar as
ruas e á iliteracia vivenciada no nosso país.
Pode-se encontrar, ainda, um espaço para pesquisa e informação utilizado, na sua
maioria, por estudantes, professores, entre outros para realizar pesquisas para um ou
mais trabalhos de categoria escolar.

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Na minha opinião, achei, deveras, relevante e educativa essa nossa deslocação ao

Arquivo municipal da Câmara da Ribeira Grande. Admito que de inicio estava pouco
receptivo á relevância de uma visita a um arquivo, mas foi muito importante perceber que,
na pratica, o arquivo é uma das peças mais importantes da vida e sobrevivência de uma
instituição.
Com a ajuda da DRª Ana Cristina, a qual foi muito simpática e elucidativa, consegui
entender a importância e como executar uma tarefa crucial para a sobrevivência da
empresa.

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