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REA DE DOCUMENTOS Y VALORES: DOCUMENTOS CONTABLES Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lgico tambin estn organizados en carpetas contenedoras segn el tipo y concepto, para un fcil acceso a la informacin. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una seleccin de documentos cuya fecha de expedicin est dentro de ese periodo. Los documentos contables son: Factura de crdito Es un documento que sigue sin aceptacin. Permite fijar una fecha cierta para pago de las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos de posicin dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemticamente utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales para obtener de manera desleal una mejor posicin competitiva, en perjuicio de las pequeas y medianas Orden de compra Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderas a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita. Recibo
CLASIFICACIN:
- NIVEL NACIONAL: este nivel cumple el ente rector del sistema
de contabilidad, que se encarga de uniformizar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, as como de elaborar la cuenta general de la repblica, adems tiene la funcin de proponer las normas centrales que deben regir un pas.
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CENTRAL O INSTITUCIONAL: se refiere a las operaciones registradas y reportadas por cada una de las entidades captadoras de recursos financieros y por los Ministerios o Direccin General de Administracin u Oficina que hagan sus veces: Oficina General de Administracin de cada Ministerio. Tesoro Pblico. SUNAT SUNAD Crdito Pblico
regionales contables establecidas por la entidades captadoras de recursos financieros, as como por aquellas dependencias regionales contables de cada uno de los pliegos presupuestarios, cuyo nivel se registran la operaciones que realizan o informan las entidades. PARALELISMO CONTABLE CONCEPTO.- A travs de este principio, las operaciones realizadas por las entidades pblicas son registradas tanto en la contabilidad patrimonial como en la contabilidad presupuestal; es decir, bajo este principio, a toda operacin real registrada en el proceso contable financiero corresponde paralela y simultneamente un registro en el proceso contable presupuestario. De tal manera que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes, pero en distintas reas contables se procesa informacin especializada simultneamente, con la finalidad de obtener estados financieros integrados que muestren en su conjunto las operaciones de bienes, fondos, presupuesto, rentas y operaciones complementarias ELEMENTOS BSICOS DEL PARALELISMO CONTABLE El sistema de contabilidad gubernamental establece elementos contabilidad con la finalidad de separar los aspectos importantes de la administracin del Estado. a. CONTABILIDAD PATRIMONIAL O FINANCIERA Destinada dentro de su concepto a registrar las operaciones propias del movimiento econmico-financiero, que debe repercutir en las fluctuaciones de patrimonio. En otras palabras,
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b. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL El Estado para cumplir con los planes y programas que debe desarrollar en el corto plazo, necesita de un instrumento que contenga metas, objetivos, polticas y estrategias, esto es lo que se denomina presupuesto; por lo tanto la contabilidad presupuestaria, es el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, etc., para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando as las incidencias del proceso presupuestario con criterio programtico c. CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN La funcin principal de las cuentas de orden es facilitar el control de diversos aspectos administrativos en un municipio, permitiendo el registro de operaciones derivadas de los derechos u obligaciones contingentes. En este rubro destacan principalmente las cuentas de Presupuesto de Ingresos, Presupuesto de Egresos, Control de Almacn, Control de Deuda Avalada, Control de Activos de Arrendamiento Financiero, entre otras. Con estas cuentas se pretende dar claridad a las cifras contables y presupuestales presentadas en los Estados Financieros. Al final del ejercicio las cuentas de orden presupuestales, invariablemente debern quedar con saldo cero. Una vez descrita la estructuracin de cuentas, se presenta el catlogo de cuentas autorizado. TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS PRESUPUESTARIAS DE INGRESOS Y GASTOS Cuentas de Orden Presupuestales de Ingresos y Egresos.- Con el propsito de contar con herramientas de control que permitan identificar los registros por ingresos y egresos de una entidad con el ejercicio presupuestal, se deben incluir en el catlogo de cuentas, dentro del grupo de Cuentas de Orden, las cuentas presupuestales de ingresos y egresos.
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Presupuesto de Ingresos Estimado: Representa el importe total del ingreso estimado por concepto, utilizando como contra-cuenta la de Presupuesto de Ingresos por Recaudar. Presupuesto de Ingresos Recaudados: En esta cuenta se registrarn los ingresos recibidos, independientemente deque su destino sea para cubrir su gasto corriente o de inversin. Presupuesto de Ingresos por Recaudar: En esta cuenta se refleja el saldo de los ingresos estimados por recibir. Presupuesto de Egresos Autorizado: Corresponde al monto total de Presupuesto Autorizado para gasto corriente y de inversin, con base en el decreto correspondiente y su contra-cuenta es Presupuesto de Egresos por Ejercer. Presupuesto de Egresos Comprometido: Se registrar en esta cuenta, los compromisos de gastos generados, desde que inicia el proceso adquisitivo, se utilizar como contracuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer, el movimiento se cancelar al afectar el Presupuesto de Egresos Ejercido, pagado. Presupuesto de Egresos Ejercido: En esta cuenta se registrarn los gastos generados en el transcurso del ejercicio se utilizar como contra-cuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer.
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ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE PROCESO CONTABLE.- Pacheco, al referirse al proceso contable indicaba, que el Sistema de Contabilidad Gubernamental, a efecto de robustecer el control interno ha establecido una serie de documentos utilizados en el proceso contable. A continuacin deca que el proceso contable comprende las siguientes etapas: los documentos fuente, establecidos por cada una de las reas; los informes de movimiento que centralizan las transacciones de cada rea recogiendo la informacin contenida en los documentos fuente; los libros principales; los estados financieros y presupuestarios Ayala, a diferencia de Pacheco indica que el proceso contable gubernamental comprende a los documentos fuente, los libros principales y auxiliares y los estados financieros y presupuestarios.
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DIAGRAMA BASICO DEL PROCESO CONTABLE DOCUMENTOS FUENTE PRESUPUESTARIOS LIBROS ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS
PRINCIPALES
AUXILIARES
ESTADO DE
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LIBROS Y/O REGISTROS CONTABLES Para acumular el resultado de las transacciones de cada rea, la oficina de contabilidad debe registrar en los libros principales: diario y mayor, los asientos contables a travs de la nota de contabilidad proveniente de los reportes o voucher de cada rea. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector Pblico PRINCIPALES Libro Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor AUXILIARES Caja Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes) Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Fondos para Pagos en Efectivo Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades CONFORMACIN DE LOS LIBROS Principales INVENTARIOS Y BALANCES El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelar:
Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 0013
La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el patrimonio con que inicia su gestin.
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Balance General. Estado de Ganancias y Prdidas. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Estado de flujo de efectivo
Las Notas a los Estados Financieros Los estados financieros se presentan acompaados de notas y cuadros, que "revelan" o aclaran puntos de inters que, por motivos tcnicos o prcticos, no son reflejados en el cuerpo principal. Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y grficos que permiten definir la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parmetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institucin. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situacin actual o pasada, aunque tambin es posible formular estados financieros proyectados. As, podr haber un estado de situacin proyectado, un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado. Objetivos El objetivo de los estados financieros es proveer informacin sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolucin econmica y financiera en el perodo que abarcan, para facilitar la toma de decisiones econmicas. Se considera que la informacin a ser brindada en los estados financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor:
Su situacin patrimonial a la fecha de dichos estados Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso;
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La evolucin de su patrimonio durante el perodo; La evolucin de su situacin financiera por el mismo perodo, Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirn del ente por distintos conceptos.
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