Manuales Tema3

UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO DE SUCRE ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES PROGRAMA DE GERENCIA DE RECURSOSHUMANOS
Sistemas y Procedimientos Administrativos de Recursos Humanos

Cdigo: 681-5193
FACILITADOR:
Lcda. Oly Mata
Unidad III
FACILITADOR:
Lcda. Oly Mata
Los Manuales y su proceso de elaboracin Profesora Oly Mata
Objetivo General
Determinar las partes emocional a la estructura de un Respuesta afectiva o integrantes dediversos aspectos del manual de polticas, normas seprocedimientos de recursos trabajo que y desempea humanos Kinicki y Kreitner (2003:154)
Los Manuales y su proceso de elaboracin
Profesora Oly Mata
Objetivos Especficos
Definir manuales Identificar las ventajas y limitaciones de los manuales Identificar los diferentes tipos de manuales Identificar los responsables de elaborar los manuales
Describir los pasos para la elaboracin de manuales Describir las partes integrantes de los manuales
Profesora Oly Mata
Tema I
Si usted naufragara en una isla desierta
y dentro de lo poco que pudo salvar apareciera un libro cul libro le gustara encontrar?
Profesora Oly Mata
Tal vez, la mayora pensara en encontrar la Biblia o algn otro libro
Profesora Oly Mata
Definicin de Manuales
CONCEPTO
Una expresin formal de todas las informaciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo Continolo G
Profesora Oly Mata
Objetivos de los Manuales

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, determinar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
Medio de Comunicacin
Profesora Oly Mata
Objetivos de los Manuales

Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisin innecesarias Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo
Profesora Oly Mata
Ventajas de los Manuales

Segn Joaqun Rodrguez Valencia, entre las ventajas de los Manuales se encuentran:
Proporcionan una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones
Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a travs del tiempo.
Permiten delegar en forma efectiva Evita improvisaciones y /o decisiones apresuradas
Profesora Oly Mata
Desventajas o Limitaciones de los Manuales

Si no se les actualizan peridicamente pierden efectividad
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en la realizacin de las operaciones
El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamenta cin y rigidez
Si se sintetizan demasiado, pierden su utilidad, pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.
Profesora Oly Mata
Clasificacin de los Manuales

Segn Rodrguez Valencia os manuales se clasifican de la siguiente manera
Por su alcance
Por su contenido
Por su funcin especfica
Profesora Oly Mata
Clasificacinlos Manuales Ventajas de de los Manuales

Segn Joaqun Rodrguez Valencia
Manual de historia de la organizacin Manual de organizacin Manual de polticas

Por su Contenido
Manual de procedimientos Manual de Adiestramiento o instructivos, etc.
Profesora Oly Mata
Clasificacinlos Manuales Ventajas de de los Manuales

De acuerdo con esta clasificacin se pueden elaborar manuales con base a las funciones operacionales
Manual de Produccin Manual de Compras Manual de Ventas

Por su funcin especfica
Manual de Contabilidad Manual de Personal
Profesora Oly Mata

Estos manuales se basan en las necesidades especficas que surgen y de acuerdo con su mbito de aplicacin, pueden abarcar muchas o pocas actividades. Se clasifican en:
Manuales Generales
Por su Alcance
Manuales Especficos
Profesora Oly Mata

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Manuales Generales de Organizacin
Manual General de Procedimientos

Manuales Generales
Manual General de Polticas
Profesora Oly Mata

Contienen informacin de una unidad orgnica. En esta clasificacin se incluyen los siguientes manuales
Manual Especfico de Reclutamiento y Seleccin
Manual Especifico de Evaluacin de Desempeo
Manual Especifico de Polticas de Personal

Manuales Especficos
Manual Especifico de Procedimientos de Personal
Los
l s
su roceso e el
or ci
Profesora Oly Mata
Cul es el tipo de manual que se debe elaborar en la organizacin? Esto se determina respondiendo la siguiente pregunta:
Respuesta afectiva o emocional a diversos aspectos del trabajo que se desempea
Cul es el propsito que se Kinicki ylograr? (2003:154) desea Kreitner

Respuesta afectiva o emocional a Dependiendo de los requerimientos y las necesidades de cada diversos aspectos del trabajo que se organizacin se elaborarn los desempea
manuales respectivos Kinicki y Kreitner (2003:154)
Profesora Oly Mata
Responsables de Elaborar los Manuales

Elaborar Manuales
Crear un departamento centralizado
Consultores externos
Profesora Oly Mata
Pasos para Elaborar los Manuales

Presentacin del proyecto Recoleccin de Informacin Procesamiento de la Informacin Redaccin Diseo del Formato
Revisin y Aprobacin
Distribucin y control
Implantacin
Profesora Oly Mata
Partir de un Diagnstico Organizacional

Elaborar un Plan de Trabajo PERT CPM
(Ruta crtica)
Elaboracin del informe
Presentacin del Proyecto
Formular un programa de trabajo
Estudio de Factibilidad
Formulacin de un presupuesto
Profesora Oly Mata
Recoleccin de informacin
Elaborar oficios que se solicitando apoyo y cooperacin para la elaboracin de los manuales.
Determinar el mtodo para recolectar informacin
Profesora Oly Mata
Procesamiento de la informacin Debe hacerse es un anlisis y depuracin de la informacin para facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el manual
Organizar la informacin en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el borrador del manual.
Diseo y Formulacin de Polticas, Normas y Procedimientos de Recursos Humanos Profesora Oly Mata

Redaccin
Utilizar en ellos un lenguaje claro, preciso, sencillo y comprensible
Se debe esmerar el cuidado en relacin a la ortografa, analoga, y sintaxis Sin presentar la probabilidad de otras interpretaciones u omisiones valiosas por considerar que son hechos o frases obvias
Es conveniente que un especialista en correccin de estilo revise la versin final
Profesora Oly Mata

Diseo del Formato
Revisar el diseo, de los manuales existentes el propsito de unificar, el manual propuesto al contexto cultural donde ha de ser implantado Cada hoja de impresin debe presentar un mismo diseo, lo que en trminos de publicidad se denomina pantalla
Encabezado
LOGO
MANUAL DE DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIN DE CARGOS DE LA EMPRESA XYZ,CA
Pgina N
Fecha de Elaboracin: Fecha de Aprobacin:
ASUNTO: (INDICE O INTODUCCIN O OBJETIVO, ETC)
Cuerpo Central
Autorizaciones
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:
Profesora Oly Mata

Enumeracin del Manual
Es el mtodo ms sencillo, pero tambin menos flexible. Las pginas se enumeran en orden consecutivo a partir del nmero 1
Numeracin Consecutiva de Pginas
Profesora Oly Mata

Enumeracin del Manual
Se compagina individualmente cada asunto tratado en el manual, con lo cual pueden ser sustituido fcilmente cuando pierdan vigencia, sin alterar la numeracin de todo el manual
Enumeracin por asunto
Si el procedimiento de seleccin consta de 10 pginas se enumera 1/10; 2/10.10/10
Profesora Oly Mata

Revisin y Aprobacin
Verificar que la informacin sea suficiente, real y sin contradicciones Revisar el material de manera justa y objetiva Proporcionar criticas especficas y constructivas Revisar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio Revisin Evitar hacer cambios solo por gustos personales
Profesora Oly Mata

Aprobacin
Una vez terminada la revisin, las autoridades correspondientes deben aprobarlo. En cuanto se consiga la aprobacin se puede comenzar a reproducirlo y distribuirlo.
En la prctica, esta aprobacin se inserta en el manual de la siguiente manera:
a.- En la parte inferior de cada hoja

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:
Profesora Oly Mata

Aprobacin
b.- En una sola hoja al principio del manual, despus de la identificacin
HOJA DE APROBACION
Manual: _________________ _________________ _________________
Elabor: _________________________ _________________________ Fecha de elaboracin: _________________________ _________________________ Fecha de implantacin: _________________________ _________________________ Fecha de revisin: _________________________ ________________________ Firmas: _________________________ _________________________ __________________
Aprobacin: _________________ _________________ _________________ _________________
Profesora Oly Mata

Impresin Obviando los tipos manuscritos Script MT Bold, Eduardian
Script
HOJA PAPEL LETRA
Profesora Oly Mata

Distribucin y Control Distribucin
Se recomienda realizar una serie de charlas de difusin sobre su uso al personal encargado de realizar las funciones, actividades y operaciones indicadas en el mismo.
Profesora Oly Mata
Cul es el propsito que se desea lograr? (2003:154) Kinicki y Kreitner

Debe ser asignado a aquellos puestos que realmente lo necesitan para realizar adecuadamente su trabajo
Respuesta afectiva o emocional a diversos aspectos del A quin setrabajo que se desempea del manual? le debe asignar un ejemplar
Profesora Oly Mata

Distribucin y Control Control
Se recomienda que la unidad orgnica responsable de la racionalidad administrativa elabore una seleccin y registro de los diferentes manuales elaborados en la organizacin y de funcionarios y unidades administrativas que los poseen Asignar un nmero a cada ejemplar del manual
Llevar un registro del nombre de la unidad administrativa y de la persona que lo tiene en su poder
Profesora Oly Mata

Segn Rodrguez Valencia (2004: 76), existen 2 razones importantes para controlar los manuales:
Para evitar que los manuales lleguen a manos de la competencia
Si desaparecen los manuales habr que entregar otros ejemplares a los nuevos empleados y esto representa una prdida econmica.
Profesora Oly Mata

Implantacin
Representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones especficas
Profesora Oly Mata

Implantacin Mtodos de Implantacin
Mtodo Parcial Mtodo Paralelo Proyecto Piloto Mtodo Instantneo
Profesora Oly Mata
Partes Integrantes de los Manuales
Partes del Manual
Anexos
Parte Introductoria
Cuerpo Central
Profesora Oly Mata

Portada
Debe contener:
Logo de la institucin Nombre de la dependencia o entidad Parte Introductoria Nombre de la unidad administrativa responsable Titulo Fecha de elaboracin o actualizacin
Profesora Oly Mata

Portada
UNIVERSIDAD DE ORIENTE VICERECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
COPIA CONTROLADA N 014
ENERO 2009
Profesora Oly Mata
Introduccin Vigencia y Aprobacin Objetivo del Manual
Portada
Profesora Oly Mata
Estructura Organizativa
Caractersticas de la Organizacin
Alcance
ndice
Los Manuales y su proceso de elaboracin Profesora Oly Mata
Cuerpo Central del Manual
El contenido de esta seccin vara dependiendo del tipo de manual que se elabore
Profesora Oly Mata

Manual de Organizacin
Marco Jurdico de Actuacin Organigramas: General y Especficos Funciones y/o Responsabilidades Campo Decisional Relaciones entre las Unidades Administrativas
Profesora Oly Mata

Manual de Organizacin
Puestos Subordinados Directos e Indirectos
Perfil bsico del puesto
Directorio
Profesora Oly Mata

Manual de Procedimientos
Descripcin de los Procedimientos
Flujogramas
Formas
Profesora Oly Mata
Unidad III

Comprenden todos aquellos aspectos que se agregan al final, para ampliar los contenidos del objeto central del manual Simbologa del Flujograma
Anexos
Reportes
Glosario de trminos
Profesora Oly Mata
FORMA
Profesora Oly Mata
Formularios, Formas o Formatos
Las organizaciones estn invadidas por formularios
Profesora Oly Mata
Formularios, Formas o Formatos

CONCEPTO
Son los modelos que se utilizan para capturar la informacin para el registro, control y/o procesos de las operaciones de la entidad Catacora
Profesora Oly Mata
Objetivos de los Formatos

Proporcionar la informacin necesaria para la toma de decisiones
Mejorar la eficiencia de los procedimientos y disminuir las cargas de trabajo
Simplificar el trabajo en el desarrollo del quehacer administrativo
Servir como controles internos de los procedimientos de una organizacin
Profesora Oly Mata
Partes de un Formatos
PAPELERA EL SABER S.R.L.
NOTA DE CRDITO N
CIUDAD Y FECHA FACTURA N RFERENCIA FECHA ORDEN N FECHA
9893
EN ESTA FECHA HEMOS ACREDITADO A SU CUENTA LO SIGUIENTE:

CANTIDAD UNIDAD CDIGO DESCRIPCIN PRECIO UNITARIO. Bs. IMPORTE BS.
Total Bs.
CONCEPTO DEL CRDITO (PARA USO INTERNO)
PREPARADA:
REVISADA:
AUTORIZADA:
CONTABILIZADA:
Elaboracin de Manuales Profesora Oly Mata
Presentacin de los Manuales
Formato del Manual
Presentacin del Manual
Numeracin del Manual
Impresin y Encuadernacin
Estructura de los Manuales

Formato del Manual Encabezado
Asunto: ndice MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Pgina N
Fecha de Elaboracin:
Fecha de Aprobacin:
Cuerpo Central
Autorizaciones
Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:

Numeracin del Manual Mtodos para enumerar las pginas del manual
Numeracin consecutiva de pginas Las pginas se enumeran en orden consecutivo: 1, 2, 3,4, 5..
Numeracin de pginas por asunto Si el procedimiento de seleccin consta de 10 pginas se enumera 1/10; 2/10.10/10
Unidad III

Impresin Obviando los tipos manuscritos Script MT Bold, HOJA PAPEL
Eduardian Script
LETRA

Encuadernacin El manual se presenta en alguna forma de compaginacin sencilla, de fcil manipulacin por parte de los usuarios, tales como: 1.- Gusanillo plstico (plastic combs) de media o una pulgada 2.- Carpetas de 3 anillos de media o una pulgada (acordes a la cantidad de hojas)
Elaboracin de los Manuales Profesora Oly Mata

Encuadernacin Todo ejemplar del manual debe estar identificado en la cubierta y lomo, por lo menos, mostrando el logotipo de la organizacin y nombre de la misma, el tipo de manual y subsistema al cual pertenece y el ao de elaboracin . El color de la portada: segn la usanza de tonos propios de la organizacin, debiendo mantener la armona con ejemplares similares.
M a n u a l D e P r o c e d i m i e n t o s
M a n u a l d e C a r g o s
M a n u a l D e p o li t i c a s
M a n u a l D e N o r m a s
M a n u a l D e P r o c e d i m i e n t o
Asignaciones
Bibliografa Recomendada
ALVAREZ T., Martn. (2002). Manual para elaborar manuales de polticas y procedimientos. Editorial Panorama. Mxico. BENAVIDES, A. y FUENTES, Flor. 2004. Gua para la elaboracin de polticas, normas y procedimientos de Relaciones industriales. Universidad de Carabobo Gmez, F. (2000). Sistemas y procedimientos administrativo . Editorial Fragor. PICO R., Damelys. 2001. Lineamientos para la elaboracin de un manual de polticas, normas y procedimientos para el manejo de personal. UDO, Monagas Rodrguez Valencia, Joaqun (2004) . Cmo elaborar y usar los manuales administrativos . Cengaje Learn
Los manuales son a la organizacin, lo que los cimientos son a un edificio. El tenerlos facilita y soportan el crecimiento; y el no tenerlos, limitaran la carga y el nmero de pisos que el edificio podra soportar lvarez Torres Martn

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Los Manuales y su proceso de elaboracin Profesora Oly Mata

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Ventajas de los Manuales

Permiten delegar en forma efectiva Evita improvisaciones y /o decisiones apresuradas

Los Manuales y su proceso de elaboracin

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Desventajas o Limitaciones de los Manuales

Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en la realizacin de las operaciones

El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto

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Clasificacin de los Manuales

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Clasificacinlos Manuales Ventajas de de los Manuales

Manual de historia de la organizacin Manual de organizacin Manual de polticas

Manual de procedimientos Manual de Adiestramiento o instructivos, etc.

Los Manuales y su proceso de elaboracin

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Clasificacinlos Manuales Ventajas de de los Manuales

Manual de Produccin Manual de Compras Manual de Ventas

Manual de Contabilidad Manual de Personal

Los Manuales y su proceso de elaboracin

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Clasificacin de los Manuales

Los Manuales y su proceso de elaboracin

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Clasificacin de los Manuales

Manuales Generales de Organizacin

Manual General de Procedimientos

Manual General de Polticas

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Manual Especifico de Evaluacin de Desempeo

Manual Especifico de Polticas de Personal

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